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Leistungsbeschreibung

Forschungsprogramm: Europäische Zusammenarbeit / Zusammenarbeit in der Raumentwicklung Forschungsprojekt: Ergebnistransfer und Fachöffentlichkeitsarbeit für Interreg B und das Bundesprogramm Transnationale Zusammenarbeit Kurztitel (bitte maximal 85 Zeichen): ÖA Interreg 2026ff Aktenzeichen: 10.08.09.13-26.9

1. Projektdarstellung

Hintergrund Die Bundesrepublik Deutschland beteiligt sich zwischen 2021 und 2027 im Rahmen von Interreg B an sechs transnationalen Kooperationsprogrammen. Ziel der Interreg-B-Programme ist es, die Entwicklung des jeweiligen Programmraums durch transnationale Projekte unter anderem in den Bereichen Klimawandelanpassung, Energiewende und -sicherheit, Verkehr und Mobilität sowie Risikovorsorge und Resilienz zu fördern. In der aktuellen Förderperiode gibt es viele transnationale Projekte, die mit integrierten Ansätzen Herausforderungen vor Ort adressieren. In staaten- und zum Teil fachübergreifender Zusammenarbeit werden dabei innovative Lösungen für die räumliche Entwicklung erarbeitet und umgesetzt. Hier setzt die Fachöffentlichkeitsarbeit an: Sie übersetzt Projektergebnisse in anwendungsbezogene Inhalte, verbreitet sie über geeignete Kanäle und stärkt damit den Wissenstransfer aus der europäischen Zusammenarbeit in die deutsche Raumentwicklung.

Ab 2028 beginnt eine neue siebenjährige EU-Förderperiode. Mit dem Vorschlag für den Mehrjährigen Finanzrahmen 2028–2034 vom Juli 2025 hat die Europäische Kommission zentrale Rahmenbedingungen für die künftige Kohäsionspolitik vorgelegt – auch mit Blick auf Interreg. Die endgültigen Rahmenbedingungen für die künftige transnationale Zusammenarbeit (Interreg B) werden erst nach den abschließenden Verhandlungen im Rahmen des Trilogs zwischen Europäischen Rat, Europäischem Parlament und Europäischer Kommission feststehen. Die Verhandlungen werden über das Jahr 2026 hinaus andauern. Es zeichnet sich aber bereits ab, dass die transnationale Zusammenarbeit (Interreg B) als eine der bekannten vier Interreg-Stränge bestehen bleibt. Auch die sechs transnationalen Programme mit deutscher Beteiligung werden voraussichtlich fortgeführt. Für das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) besteht ein besonderes Interesse daran, dass sich deutsche Städte und Regionen auch künftig intensiv an der transnationalen Zusammenarbeit beteiligen. Programm- und Projektakteure, Multiplikatoren, Fachverbände sowie potenzielle Antragsteller sollen daher rechtzeitig über die künftige Ausrichtung, Beteiligungsmöglichkeiten und den praktischen Nutzen von Interreg B informiert werden.

Ziel des Projektes Der Auftrag unterstützt BMWSB und BBSR1 beim Ergebnistransfer und bei der Fachöffentlichkeitsarbeit zu Interreg B. Ziel des Projektes ist es

1 Das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) koordiniert in Deutschland die transnationale Zusammenarbeit (Interreg B). Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) informiert die Fachöffentlichkeit und unterstützt den Ergebnistransfer, organisiert den bundesweiten Austausch, vertritt den Bund in den Leistungsbeschreibung Version 0.11 1

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• übertragbare Ergebnisse sichtbar und nutzbar zu machen. Erfolgreiche Ansätze aus Interreg-B- Projekten werden so aufbereitet, dass Akteure der Stadt- und Regionalentwicklung ihren Nutzen, die Voraussetzungen einer Übertragung und geeignete Ansprechpartner schnell erkennen, • geeignete neue Akteure zu erreichen. Insbesondere kommunale und regionale Behörden sowie ihre Netzwerke werden frühzeitig über die Förderperiode ab 2028 informiert und mit verständlichen, handlungsorientierten Angeboten an Interreg B herangeführt, • den Mehrwert transnationaler Zusammenarbeit zu belegen. Die Kommunikation zeigt anhand konkreter Ergebnisse, welchen zusätzlichen Nutzen die Zusammenarbeit über Staats- und Fachgrenzen hinweg für Aufgaben vor Ort schafft, • die Kommunikationsarbeit von BBSR und BMWSB im Bereich der transnationalen Zusammenarbeit zu stärken und die Aktivitäten darzustellen. Inhalte werden anschlussfähig für interreg.de, BBSR- und BMWSB-Kanäle sowie für die Kommunikation fachlicher Multiplikatoren erstellt.

Zielgruppen Vor diesem Hintergrund soll die Fachöffentlichkeitsarbeit folgende Zielgruppen ansprechen: • primär: kommunale und regionale Verwaltungen, Regionalmanagements, Zweckverbände und weitere öffentliche Träger der Raumentwicklung • sekundär: Länder, Fachverbände, kommunale Spitzenverbände, nationale Kontaktstellen, Wissenschaft und weitere Multiplikatoren • Ergänzend: bestehende Programm- und Projektakteure als Wissensgeber, Botschafter und mögliche Partner künftiger Vorhaben.

2. Aufgabendarstellung Das Vorhaben knüpft an das Projekt „Ergebnistransfer und Fachöffentlichkeitsarbeit für Interreg und das Bundesprogramm Transnationale Zusammenarbeit“ an. Die laufende Kommunikations- und Fachöffentlichkeitsarbeit soll fortgesetzt, bewährte Produkte genutzt, weiterentwickelt und umgesetzt werden.

Laufzeit des Projektes: 15.12.2026 bis 30.09.2029 (33 Monate).

2.1 Arbeitsschritte, methodische Vorgehensweise, Zeitschiene

Um die mit dem Projekt verfolgten Ziele zu erreichen, hat der Auftragnehmer folgende Leistungsbausteine im Bereich der transnationalen Zusammenarbeit zu erbringen. Alle Arbeiten sind eng mit dem Auftraggeber abzustimmen.

AP (Arbeitspaket) 1: Kommunikationskonzept und Planung

1.1. Kommunikationskonzept und integrierter Redaktionsplan Zu Beginn des Auftrags erstellt der Auftragnehmer ein kompaktes Kommunikationskonzept. Es beschreibt Zielgruppen, Informationsbedarfe, Kernbotschaften, geeignete Kanäle, redaktionelle Schwerpunkte und messbare Erfolgskriterien. Grundlage sind die vorhandenen Kommunikationskanäle von interreg.de, BBSR und BMWSB sowie die absehbaren Meilensteine beim Übergang in die Förderperiode ab 2028.

Begleitausschüssen und unterstützt im Auftrag des BMWSB Projekte von besonderem Bundesinteresse im Rahmen des Bundesprogramms Transnationale Zusammenarbeit. Leistungsbeschreibung Version 0.11 2

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Darauf aufbauend erstellt und pflegt der Auftragnehmer einen integrierten Redaktionsplan. Dieser führt die vorgesehenen Inhalte und ihre Mehrfachverwertung über Website, Social Media, Newsletter, Fachmedien und Multiplikatoren zusammen. Der Plan wird vierteljährlich aktualisiert und enthält mindestens: • Themen, Anlässe und geplante Veröffentlichungszeitpunkte, • Wirkungsziele, Zielgruppen und Kernbotschaften, • federführende Formate sowie vorgesehene Ableitungen für weitere Kanäle, • einbezogene Projekte, Programmräume und Ansprechpartner, • Zuständigkeiten, Abstimmungsbedarf und Bearbeitungsstand. Aktionstage und aktuelle Debatten werden nur berücksichtigt, wenn ein belastbarer Bezug zu einem Projektergebnis oder zu Fördermöglichkeiten besteht. Der Auftragnehmer nimmt an regelmäßigen, in der Regel quartalsweisen Redaktionsabstimmungen mit dem Auftraggeber und dem BMWSB teil. Ergebnisse: ein Kommunikationskonzept zu Beginn des Auftrags; ein fortlaufender Redaktionsplan mit quartalsweiser Aktualisierung; kurze jährliche Auswertung und Priorisierung für das Folgejahr.

1.2 Zielgerichtete Ansprache zur Förderperiode ab 2028 Der AN entwickelt eine kompakte Ansprachestrategie, um insbesondere kommunale und regionale Behörden sowie relevante Multiplikatoren frühzeitig über Interreg B ab 2028 zu informieren. Die Strategie baut auf bestehenden Netzwerken und Kanälen von BMWSB, BBSR, Ländern, Programmen, kommunalen Spitzenverbänden und Fachverbänden auf. Sie soll keine neue Kommunikationsstruktur schaffen, sondern geeignete, vorhandene Zugänge systematisch nutzen. Der AN erbringt hierzu folgende Leistungen: • Identifikation und Priorisierung der wichtigsten Zielgruppen und Multiplikatoren einschließlich ihrer Informationsbedarfe und geeigneter Kontaktzeitpunkte, • Entwicklung einer klaren Nutzenargumentation für unterschiedliche Akteursgruppen, • Erstellung eines modularen Informationspakets mit Kurztexten, häufigen Fragen und Antworten, Verweisen auf Beratungsmöglichkeiten sowie wiederverwendbaren Textbausteinen für Partnerkanäle, • Vorbereitung von bis zu zwei zeitlich konzentrierten Kommunikationsschwerpunkten, insbesondere zu neuen Rahmenbedingungen, Förderaufrufen oder Beteiligungsmöglichkeiten, • gezielte Ansprache ausgewählter Multiplikatoren mit dem Ziel, Inhalte über deren Newsletter, Websites, Veranstaltungen und Social-Media-Kanäle zu verbreiten. • Kommentierung eines vom Auftraggeber entwickelten digitalen Informations- oder Dialogformats. Die Konzeption, redaktionelle Vorbereitung, technische Durchführung und Veranstaltungsorganisation sind nicht Bestandteil des Leistungspakets. Die Umsetzung erfolgt in enger Verbindung mit aktuellen Informationen auf interreg.de.

1.3 Erfolgskontrolle und Weiterentwicklung Der AN dokumentiert knapp, ob und wie die Kommunikationsziele erreicht werden. Die Erfolgskontrolle soll mit vertretbarem Aufwand erfolgen und sich auf steuerungsrelevante Kennzahlen und qualitative Rückmeldungen konzentrieren. • Reichweite und Nutzung der zentralen Web- und Social-Media-Inhalte, soweit Daten durch den Auftraggeber bereitgestellt werden, • Zahl und Qualität der Übernahmen durch Multiplikatoren und Fachmedien, • Abrufe beziehungsweise Downloads der Transferdossiers, • Rückmeldungen, Beratungsanfragen oder Interessenbekundungen aus den priorisierten Zielgruppen, • erkennbare Beiträge zur Beteiligung neuer Akteure, soweit im Auftragszeitraum feststellbar.

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Der Auftragnehmer legt einmal jährlich eine kurze Auswertung mit Schlussfolgerungen für die weitere Redaktionsplanung vor (siehe auch 1.1). Eine umfassende Evaluation oder repräsentative Wirkungsmessung ist nicht Gegenstand des Auftrags.

AP (Arbeitspaket) 2: Erstellung von Beiträgen für Website www.interreg.de

2.1. Erstellung „Guter Beispiele“: Transfergeschichten für interreg.de und die BBSR-Kommunikation Der AN bereitet im Auftragszeitraum bis zu zwölf ausgewählte Projekte (davon voraussichtlich je sechs in den Jahren 2027 und 2029) als Transfergeschichten auf. Vorrang haben Projekte von besonderem Bundesinteresse (insbesondere aus dem Bundesprogramm Transnationale Zusammenarbeit geförderte Projekte) und Vorhaben mit gut belegbaren, für andere Regionen übertragbaren Ergebnissen. Die Auswahl trifft der Auftraggeber auf Grundlage begründeter Vorschläge des AN. Eine Transfergeschichte beantwortet insbesondere folgende Fragen: • Welche konkrete Herausforderung vor Ort wurde bearbeitet? • Welches Ergebnis oder Instrument ist entstanden und wie wird es genutzt? • Welchen zusätzlichen Nutzen brachte die transnationale Zusammenarbeit? • Für welche deutschen Städte oder Regionen ist der Ansatz relevant? • Welche Voraussetzungen, Materialien und Ansprechpartner erleichtern die Übertragung?

Zum Leistungsumfang je Transfergeschichte gehören Recherche und Sichtung vorhandener Materialien, die Kontaktaufnahme und ein leitfadengestütztes Interview, das Verfassen und Abstimmen eines Webbeitrags, die Beschaffung beziehungsweise redaktionelle Auswahl geeigneter Bilder sowie ein Social-Media-Paket. Dieses umfasst in der Regel einen LinkedIn-Beitrag und eine Kurzfassung für X; bei Bedarf kann daraus ein kurzer Interviewkasten oder ein persönlicher Blogbeitrag abgeleitet werden. Ein zusätzlicher Blogbeitrag ist kein verpflichtendes Parallelprodukt. Die Texte werden veröffentlichungsfertig für interreg.de geliefert. Soweit technisch erforderlich, liefert der Auftragnehmer strukturierte Inhalte, Bildnachweise, Alternativtexte, Metadaten und Verlinkungen. Neben einer html-Fassung ist für jedes Gute Beispiel eine Layout-Datei (in InDesign) als internetfähige, barrierefreie pdf-Datei anzufertigen. Als Muster können bisherige „Gute Beispiele“ dienen (siehe z.B. https://www.interreg.de/INTERREG2021/DE/Projekte/GuteBeispiele/UmweltUndNatuerlicheRessourcen/MARGIN /margin-start.html und https://www.interreg.de/INTERREG2021/DE/Projekte/GuteBeispiele/Downloads/dl- margin.pdf?__blob=publicationFile&v=2). . Der Auftraggeber übernimmt die Einstellung und Verbreitung.

2.2 Bearbeitung von Blogbeiträgen Das BBSR bietet mit dem Interreg-Blog https://www.interreg.de/INTERREG2021/SiteGlobals/Forms/Suche/blogsuche_Formular.html?nn=1175596 seinen Lesern auch einen persönlicheren Zugang zu Interreg. Die Blogbeiträge werden hauptsächlich von externen Autoren, wie Projekt- und Programmakteuren, Ländervertretern, den nationalen Kontaktstellen erstellt, die dabei durch den Auftragnehmer unterstützt werden. Es sind pro Monat zwei Blogbeiträge zu erstellen. Die Auswahl trifft der Auftraggeber auf Grundlage begründeter Vorschläge des AN. Zum Leistungsumfang je Blog-Beitrag gehören die Kontaktaufnahme und Autorenanfrage, ggfs. die Vorbereitung von Interviewfragen, das Redigieren und Überarbeiten der von den Autoren gelieferten Texten, die Beschaffung beziehungsweise redaktionelle Auswahl geeigneter Bilder, die Abstimmung der Beiträge mit dem Autor und Auftraggeber sowie die Erstellung eines Social-Media-Pakets. Dieses umfasst in der Regel einen LinkedIn- Beitrag und eine Kurzfassung für X. Die Texte werden veröffentlichungsfertig für interreg.de geliefert. Soweit

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technisch erforderlich, liefert der Auftragnehmer strukturierte Inhalte, Bildnachweise, Alternativtexte, Metadaten und Verlinkungen. Der Auftraggeber publiziert den Blogbeitrag und verbreitet die Infos über LinkedIn und / oder die Platform X.

2.3 Erstellung weiterer Artikel Im Rahmen des Auftrags hat der Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Auftraggeber insgesamt drei weitere zielgruppenspezifische Artikel (vor allem in 2028) zur Zukunft und zum Mehrwert der transnationalen Zusammenarbeit zu erstellen. Der Auftragnehmer unterbreitet Vorschläge zu Themen und einschlägigen Fachzeitschriften, übernimmt Recherchearbeiten zum Thema, erstellt die Texte (Umfang jeweils 2-5 Seiten) und ggfs. Tabellen/Abbildungen, stimmt diese mit dem Auftraggeber ab und übernimmt die redaktionelle Überarbeitung. Der Auftragnehmer übernimmt ebenfalls Fotorecherchen/-kauf.

In Absprache mit dem Auftragnehmer sind die Artikel entweder als Artikel für eine Veröffentlichung als HTML- Seite (Artikel) auf der Interreg Website vorzubereiten oder im Namen des Auftraggebers in einschlägigen Fachzeitschriften, Newslettern von Verbänden oder anderen geeigneten Kanälen zu platzieren. Im ersteren Fall formuliert der Auftragnehmer zusätzlich eine Nachricht zur Verbreitung des Artikels auf LinkedIn und der Plattform X. Der Auftraggeber publiziert den Artikel auf interreg.de und verbreitet die Infos über LinkedIn und X. Für den letzteren Fall recherchiert der Auftragnehmer nach geeigneten einschlägigen Fachzeitschriften, Newslettern von Verbänden oder anderen geeigneten Kanälen, kontaktiert diese zwecks Platzierung von Artikeln und übernimmt die weitere Kommunikation und Abstimmung mit diesen.

AP (Arbeitspaket) 3 Thematische Transferdossiers Der AN erstellt bis zu drei kompakte, digital ausgerichtete Transferdossiers zu Themen von besonderer Bedeutung für kommunale und regionale Behörden. Mögliche Themen werden aus dem Projektportfolio und den fachpolitischen Schwerpunkten von BMWSB und BBSR abgeleitet. Die endgültige Auswahl trifft der Auftraggeber. Die Dossiers bündeln mehrere Projekte zu einer anwendungsbezogenen Fragestellung. Sie sollen das Spektrum erprobter Ansätze zeigen, Orientierung geben und den direkten Zugang zu weiterführenden Ergebnissen ermöglichen. Im Vordergrund stehen kurze Texte, anschauliche Abbildungen und konkrete Hinweise für die Praxis. Jedes Dossier enthält grundsätzlich: • eine kurze Einordnung der Herausforderung und der Relevanz für Städte und Regionen, • eine übersichtliche Darstellung ausgewählter Ansätze und Ergebnisse aus mehreren Interreg-B- Projekten, • Hinweise zu Nutzen, Übertragbarkeit und Voraussetzungen der Anwendung, • Verlinkungen zu Werkzeugen, Leitfäden, Projektwebsites und Ansprechpartnern, • eine kurze Schlussseite zum Mehrwert transnationaler Zusammenarbeit. Die Dossiers werden als barrierefreie, für Bildschirmnutzung optimierte PDF-Dateien erstellt. Der Richtwert beträgt acht bis zwölf Seiten je Dossier. Der Auftragnehmer übernimmt Konzeption, Recherche, Text, Redaktion, Bildauswahl- und -beschaffung, einfache grafische Aufbereitung, Layout und Abstimmung. Für jedes Dossier werden außerdem eine Webmeldung und ein Social-Media-Paket erstellt.

AP (Arbeitspaket) 4: Mediengerechte Aufbereitung und Social Media Social Media ist kein eigenständiger Kommunikationsstrang, sondern Bestandteil der entwickelten Inhalte. Der AN bereitet die jeweiligen Themen so auf, dass BBSR und gegebenenfalls BMWSB sie über ihre bestehenden

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Kanäle verbreiten können. Die Website interreg.de bleibt die zentrale Informationsquelle; Social-Media-Beiträge führen auf vertiefende Inhalte und Beteiligungsmöglichkeiten. Der Auftragnehmer erstellt im Rahmen der vereinbarten Themenpakete: • zielgruppengerechte Textfassungen für LinkedIn, X und Instagram • bis zu zwölf einfache visuelle Kommunikationsmittel, etwa Sharepics, Postkarten, Ablaufschaubilder oder kompakte Infografiken, • barrierearme Alternativtexte sowie die erforderlichen Bild- und Quellenangaben, • bei Bedarf Textbausteine für Newsletter oder Partnerkanäle. Grafiken sollen vorrangig aus den erarbeiteten Inhalten abgeleitet werden. Der Auftragnehmer legt je Kommunikationsmittel einen mit dem Auftraggeber abgestimmten Entwurf und höchstens eine Korrekturfassung vor. Die offenen Dateien und die für Website und Social Media erforderlichen Ausgabeformate sind zu übergeben. Für eine Veröffentlichung im Internet müssen die erstellten Infografiken etc. mit dem Government Site Builder kompatibel sein.

Hinweis: Der Auftragnehmer hat ein Budget für kommerziell zu erwerbende Fotos sowie für den Druck einzelner Bausteine (Postkarten Auflage: 500) einzuplanen (siehe oben bei den einzelnen Arbeitspaketen). Die Kosten werden auf Nachweis erstattet.

2.2 Veranstaltungen

• Keine Veranstaltungen

3. Ergebnistransfer

3.1 Internetauftritt – gemäß Dokumentationsrichtlinie für Internetbeiträge

Es handelt sich bei dem Auftrag um Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, die Durchführung einer Konferenz sowie um die Vernetzung von Projektakteuren. Eine Präsentation des Projekts im Rahmen des Internetauftritts des BBSR ist nicht erforderlich.

3.2 Publikation – gemäß Gestaltungsrichtlinien

Projektverlauf: Sind während des Projektverlaufs Flyer oder Informationen etc. vorgesehen, so gelten die Anforderungen an Manuskripte für Print-Erzeugnisse (abrufbar bbsr.bund.de > Service > Informationen für Auftragnehmer).

• Nur die oben beschriebenen Produkte – keine weiteren Publikationen geplant.

Die Auftragnehmerin oder der Auftragnehmer ist verpflichtet, für alle oben genannten Publikationen die folgenden Arbeitsschritte auszuführen (ggf.: jeweils für deutsche und englische (britische Rechtschreibung) Fassung):

• Redaktion • Grafische Gestaltung entsprechend den Gestaltungsrichtlinien der Schriftenreihen (abrufbar unter bbsr.bund.de > Service > Informationen für Auftragnehmer)

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Wir empfehlen die bereitgestellten InDesign Vorlagen zu nutzen, da sich das Grafikprogramm für die Erstellung von Druck- und barrierefreien PDF bewährt hat. • Ggfs. Erstellung einer druckfertigen PDF für den Offsetdruck (entfällt bei BBSR-Online-Publikation) (siehe AP 3) • Erstellung einer internettauglichen, barrierefreien PDF gemäß Barrierefreie-Informationstechnik- Verordnung (BITV 2.0) in der jeweils aktuellen Fassung, abrufbar unter https://www.gesetze-im- internet.de/bitv_2_0. Die Auftragnehmerin oder der Auftragnehmer kann zu gegebener Zeit unter bbsr.bund.de > Service > Informationen für Auftragnehmer ein Handbuch zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente abrufen.

Planen Sie für die Erstellung von barrierefreien Dokumenten genügend Zeit sowie finanzielle und personelle Ressourcen ein.

Sämtliche Projektdaten und -ergebnisse sowie Grafiken, Bilder, Zeichnungen, Pläne etc. sind frei von Rechten Dritter zu liefern.

4. Berichterstattung

Die Berichte sind jeweils zu folgenden Terminen und in folgender Anzahl / folgendem Format vorzulegen:

Die Zwischenberichte dienen der Unterrichtung des Auftraggebers und sind zugleich Voraussetzung für die Abschlagszahlungen. Der Zwischenbericht ist anhand des verbindlichen Ablauf-, Zeit- und Finanzierungsplans zu erstellen und wie folgt zu gliedern:

1. laut Ablaufplan geplante Arbeitsschritte während des abgelaufenen Berichtszeitraums
2. tatsächlich durchgeführte Arbeitsschritte
3. Vergleich des Projektstandes mit dem vertraglich vereinbarten Ablauf-, Zeit- und Finanzierungsplan mit Angabe der Gründe für eventuelle Abweichungen
4. Ergebnisse
5. Zusammenfassung

Eventuell aus sonstigen Gründen erforderliche Sachstandsberichte umfassen die Punkte 1 bis 3 und erfolgen in standardisierter Form (Muster ist unter bbsr.bund.de > Service > Informationen für Auftragnehmer abrufbar).

Sollen Berichte im Internet als Download zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise anstelle einer Veröffentlichung, so sind diese als internettaugliche, barrierefreie PDF-Datei gemäß Barrierefreie- Informationstechnik-Verordnung in der jeweils aktuellen Fassung zu erstellen (s. Anlage). Die Auftragnehmerin

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oder der Auftragnehmer kann zu gegebener Zeit unter bbsr.bund.de > Service > Informationen für Auftragnehmer ein Handbuch zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente abrufen.

Alle Berichte werden, soweit nichts Anderes festgelegt ist, in Papierfassung in der jeweiligen Auflage und als Word-Datei inkl. Fotos und Grafiken auf CD-ROM zur Verfügung gestellt. Gleiches gilt für PDF-Fassungen.

Hinweis: Soweit im Rahmen des Projektes Adressdateien für Fachöffentlichkeitsarbeit zusammengestellt worden sind, werden diese dem Auftraggeber bei Projektende im Excel-Format übergeben. Der Aufbau der Adressdatei ist mit dem Stab Direktor (Stab D) abzustimmen.

☐ Die Herstellung von Videos oder Podcasts ist vorgesehen. Hinweis zu Videos oder Podcasts: Soweit im Rahmen des Projektes Videos oder Podcasts erstellt werden, ist die Anlage „Video_Podcastvorgaben.pdf“ der LB hinzuzufügen.

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Anlage: Erstellung barrierefreier Dokumente

Die Behörden der Bundesverwaltung sind verpflichtet, ihre Informationsangebote im Internet barrierefrei zu gestalten. Für alle Veröffentlichungen, die vom Auftraggeber online bereitgestellt werden sollen, sind die Vorgaben der derzeit gültigen Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV 2.0, zu erfüllen. Damit verbundene Leistungsbestandteile sind vom Auftragnehmer stets entsprechend der Verordnung vorzubereiten, nachzubessern oder zu erbringen.

Um für die Veröffentlichungen im PDF-Format einheitliche und vergleichbare Ergebnisse zu erzielen, ist die Norm DIN ISO 14289 – PDF/UA, also der PDF-Standard für barrierefreie PDF-Dokumente, anzuwenden. Die Prüfkriterien des PDF/UA-Standards sind im so genannten Matterhorn-Protokoll öffentlich einsehbar dokumentiert.

Je nach Art und Umfang der Inhalte ist es sehr aufwändig, eine Veröffentlichung mit komplexen Strukturen, umfangreichen Tabellen, Fußnoten, Grafiken oder Formeln durchgängig barrierefrei zu erstellen. Daher ist eine saubere Gliederungsstruktur und die richtige Verwendung von Formatvorlagen eine Grundvoraussetzung für jede Dokumenterstellung. Sie werden idealerweise direkt im Ausgangsdokument beispielsweise in InDesign oder Word vorgenommen, bevor es in ein PDF-Dokument konvertiert wird. Die konsequente Verwendung korrekter Formatvorlagen sowie in Word vorhandener Funktionen um Tabellen, Listen, Querverweisen oder Fußnoten zu erstellen, reduziert die anschließende Nachbearbeitung im PDF. Neben konzeptionellen Vorüberlegungen sind viele manuelle Arbeitsschritte im Ursprungsdokument wie auch im PDF notwendig, die sich teilweise durch kostenpflichtige Programme vereinfachen lassen.

Besteht seitens des Auftragnehmers keine oder nur wenig Erfahrung, sind für die technische Umsetzung des Endproduktes nicht nur ausreichend Zeit und Aufwand, sondern eventuell auch zusätzliche Kosten einzuplanen. Alternativ ist ein entsprechend erfahrener Dienstleister mit der Aufgabe zu betrauen.

Die Anforderung auf barrierefreie Zugänglichkeit ist anzuwenden, wenn der Auftraggeber Herausgeber, Mitherausgeber oder Beauftragender der Veröffentlichung ist. Ebenso gelten die Bestimmungen, wenn die Veröffentlichung unabhängig vom Herausgeber in einem Internetangebot des Auftraggebers erscheinen soll. Zu Veröffentlichungen zählen neben Broschüren, Faltblättern und Postern auch jegliche Form von Berichten, Gutachten, Studien, Dokumentationen, technische Anleitungen und Vergleichbares.

Um die Zugänglichkeit der gelieferten PDF-Dokumente nachzuweisen, sind Prüfberichte einzureichen, die mit den jeweils aktuellsten Versionen des PDF Accessibility Checkers (PAC) sowie der vollständigen Prüfung von Adobe Acrobat Pro XI bzw. Acrobat DC erzeugt wurden (technische Prüfung). Zusätzlich zur technischen Prüfung erfolgt eine Sichtprüfung anhand der Screenreadervorschau im PAC, der Tagbaumstruktur in Adobe Acrobat, ergänzt nach Möglichkeit durch eine akustische Prüfung mit Hilfe eines Screen Readers (z. B. NVDA). Hier werden die Prüfschritte des Matternhorn-Protokolls (Prüfmodell für PDF/UA-Konformität) „Mensch“ herangezogen.

Der Auftraggeber prüft die gelieferten Dokumente eingehend technisch und manuell. Dazu werden die kostenfreien Hilfsmittel PAC, Acrobat-Plugin callas pdfGoHTML und gegebenenfalls der Screenreader NVDA verwendet.

Die maßgebliche Prüfung auf Barrierefreiheit erfolgt abschließend durch SWD.

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Falls sich das Dokument als nicht Barrierefrei anhand der Prüfung durch FWD 4 herausstellt, wird das Dokument mit entsprechenden Hinweisen zur Korrektur zurückgespielt.

Weiterführende Links

Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung – BITV 2.0: https://www.gesetze-im-internet.de/bitv_2_0

Erläuterung der PDF Association zur DIN ISO 14289 – PDF/UA: https://www.pdfa.org/wp-content/until2016_uploads/2013/08/PDFUA-kompakt-PDFUA.pdf

Prüfkriterien Matterhorn-Protokoll: https://www.pdfa.org/wp-content/until2016_uploads/2016/08/MatterhornProtokoll_1-02-2016-06-29.pdf

Übersicht über Software, die PDF/UA unterstützt (englischsprachig): https://pdfa.org/supporting-pdf-ua/

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