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Landesamt für Finanzen | 56062 Koblenz
Hoevelstraße 10 An 56073 Koblenz alle Bieter, die zur Angebotsab- Telefon 0261 4933-0 Telefax 0261 4933-37014 gabe aufgefordert werden www.lff.rlp.de
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Mein Aktenzeichen Ihr Schreiben vom Ansprechpartner(in)/E-Mail Telefon/Fax (O 1080 V 25) 014 Frau Maur 0261 4933-37920 Vergabe@lff.rlp.de 0261 4933-67920 Bitte verwenden Sie beim Schriftverkehr mit dem LfF immer das angegebene Aktenzeichen!
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Vergabe Ticketsystem beim Landesamt für Finanzen, Hoevelstraße, Koblenz Verhandlungsverfahren mit vorgeschalteENTWURF tem Teilnahmewettbewerb gemäß VgV
Anlagen: Unterlagen zur Angebotsphase Vergabeunterlagen
Sehr geehrte Damen und Herren,
zur Abbildung verschiedener Ticketprozesse benötigt das Landesamt für Finanzen (LfF) ein neues Ticketsystem, welches im landeseigenen Rechenzentrum des LDI betrieben werden muss (On Premise oder in der rlp-Cloud). Mit dem neuen Verfahren sollen der bisher eingesetzte SAP SOLUTION MANAGER 7.2 mit dem SP Stack 20 -Stand 11/2025- und das bisher eingesetzte Ticketverfahren Zammad abgelöst werden. In das neue Verfahren sollen zudem auch Tickets aus anderen, nicht SAP-basierenden Berei- chen abgebildet werden.
Die vollständige Einführung des neuen Ticketsystems (einschließlich der notwendigen Anbindung an Folgesysteme, Abnahmetest und Multiplikatorenschulung) soll dabei bis zum 31.07.2027 erfolgt sein. Eine produktive Nutzung des neuen Ticketsystems muss
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somit für alle angebundenen Nutzer (auch Nutzer anderer Behörden im Land Rhein- land-Pfalz) spätestens ab dem 01.08.2027 gegeben sein.
Sie werden gebeten, hierzu ein Angebot nach Maßgabe der nachstehenden Bestim- mungen einzureichen.
Nähere Einzelheiten können Sie den beigefügten Vergabeunterlagen entnehmen.
- Informationen
1.1 Name und Adresse des Auftraggebers
Land Rheinland-Pfalz, vertreten durch das LANDESAMT FÜR FINANZEN Hoevelstraße 10 56073 Koblenz Deutschland Kontaktstelle: Vergabestelle, ReferaENTWURF t 24a Vergabe@lff.rlp.de Hauptadresse: www.lff.rlp.de (nachfolgend und in allen Anlagen und Dokumenten wird aus Vereinfachungs- gründen vom „Landesamt für Finanzen“ bzw. „LfF“ gesprochen)
1.2 Kommunikation
Die Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den Bietern bei Bieterfra- gen und deren Beantwortung wird ausschließlich über den Vergabesatelliten "Rheinland-Pfälzische Landesverwaltung Hochschulen Fachhochschulen" ge- führt.
Fragen der Bieter zu den Vergabeunterlagen sind unter Angabe der Dokumen- tenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen bis
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Sachdienliche Fragen und Auskünfte der Vergabestelle werden allen Bietern in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt. Die Antworten der Vergabestelle auf Bieterfragen sind bei der Erarbeitung der Angebote zu beachten.
1.3 Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter die Vergabestelle unverzüglich nach Erhalt der Unterlagen vor Abgabe des Angebotes in Textform darauf hinzuweisen.
1.4 Die Vergabestelle behält sich eine Optimierung/Ergänzung der Vergabeunter- lagen ausdrücklich vor, wenn und soweit sich dies nach dem Fortgang des wei- teren Verfahrens, insbesondere aufgrund von Hinweisen und Fragen der Bieter als zweckmäßig oder als geboten erweist.
- Art, Umfang und Ort der Leistungen, Optionen, Lose
2.1 Bezeichnungen/Codes: ENTWURF
CPV-Code:
| Vergabe Ticketsystem LfF | 72260000-5: Dienstleistungen in Verbindung mit Software |
|---|---|
| 48000000-8: Softwarepaket und Informationssys- teme |
2.2 Das Landesamt für Finanzen (LfF) beabsichtigt die Beschaffung eines neuen Ticketsystems.
Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungs- beschreibung, zu entnehmen.
2.3 Ort der Leistung/Ausführungsort
Gebäude des LfF
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Hoevelstraße 10 56073 Koblenz
NUTS-Code: DEB11
2.4 Losvergabe
entfällt
- Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen sind über den Vergabesatelliten unentgeltlich, uneinge- schränkt und vollständig direkt verfügbar. Die Vergabeunterlagen stehen dort für Sie direkt zum Download bereit. Um über neue Nachrichten der Vergabestelle automatisch per E-Mail informiert zu werden oder den Kommunikationsbereich zu nutzen, ist eine Bestätigung der Teilnahme/Registrierung am Verfahren erforderlich. Ohne Registrierung liegt es in derENTW URF Verantwortung des Unternehmens selbst, solche Informationen in Erfahrung zu bringen (Holschuld).
- Änderungsvorschläge/Nebenangebote
Nebenangebote und/oder Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen.
- Laufzeit/Ausführungsfrist/Auftragsdauer
Ab Produktivsetzung: 5 Jahre mit zusätzlich 3 und 2 Jahren (also gesamt max. 5 Jahren) optionaler Verlängerung (5 + 3 + 2).
Eine produktive Nutzung des neuen Ticketsystems muss für alle angebunde- nen Nutzer (auch Nutzer anderer Behörden im Land Rheinland-Pfalz) spätes- tens ab dem 01.08.2027 gegeben sein.
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- Angebote
6.1 Allgemeines
Angebote sind in Schriftform gem. § 126 b BGB mit allen geforderten Unterla- gen und Nachweisen bis zum
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elektronisch via Vergabesatellit einzureichen.
Bei der Einreichung in Schriftform kann auf die eigenhändige Unterschrift ver- zichtet werden. In diesem Fall genügt es, wenn der Name der ausfüllenden/ein- reichenden Person anstatt der Unterschrift in dem entsprechenden Feld des Dokumentes eingetragen wird.
Angebote, die nach Ablauf der vorgenannten Frist eingehen, können nicht be- rücksichtigt werden. ENTWURF
Die Angebote sind grundsätzlich in deutscher Sprache abzufassen. Die Ver- wendung handelsüblicher Abkürzungen und Produktbezeichnungen bleibt un- benommen und zulässig.
Die Angebote und/oder relevante Bestandteile sind ggf. – möglichst mit „ver- traulich“ – zu kennzeichnen, wenn und soweit sie dem Geheimschutz unterlie- gen und/oder Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten.
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6.2 Einzureichenden Unterlagen
Das Angebot muss folgende Unterlagen in der nachstehend bezeichneten Reihenfolge (zugleich Gliederungsstruktur) enthalten:
| Dokument/Nachweis | Hinweis |
|---|---|
| Angebotsvordruck mit Unterschrift/ Namen | Vordruck von Vergabestelle |
| Produktinformation | Vordruck von Vergabestelle |
| Preisblatt | Vordruck von Vergabestelle |
| Konzepte/Darstellungen | selbst erstellen, vgl. zu Umfang und Inhalten insbe- sondere die Dokumente „Bewer- tungsmatrix“ und „Leistungsbe- schreibung“ |
Für das Angebot sind die vom Auftraggeber überlassenen Unterlagen/Vordru- cke zu verwenden (Vordrucke mit den Unterlagen im Vergabesatelliten ENTWURF hochgeladen). Anderes gilt nur, wenn dies in den Vergabeunterlagen aus- drücklich zugelassen ist.
Kosten für die Erstellung der Angebote/das Ausfüllen der Unterlagen werden vom Auftraggeber nicht erstattet.
6.3 Informationen zum weiteren Verfahren
6.3.1 Angebotsphase
Der Auftraggeber behält sich vor, etwaige Verhandlungen mit den Bietern in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln und so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskrite- rien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV).
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Im Übrigen behält sich der Auftraggeber nach § 17 Abs. 11 VgV vor, den Auftrag auf der Grundlage der jeweiligen ersten Angebote zu vergeben, ohne in Ver- handlungen einzutreten. Ein Anspruch auf Verhandlungen besteht demnach nicht.
Sobald die Vertragsverhandlungen mit dem Ergebnis eines unterschriftsreifen Vertrages abgeschlossen sind, wird der Auftraggeber die interne Vergabeent- scheidung treffen. Danach wird das Informationsschreiben gemäß § 134 GWB an die nicht berücksichtigten Bieter versendet. Nach Ablauf der gesetzlichen Wartefrist erfolgt die rechtsförmliche Zu- schlagserteilung. Der Zuschlag ist bis zum [DATUM] vorgesehen.
Der Bieter ist an sein Angebot bis zum [DATUM] gebunden.
Der Auftraggeber behält sich vor, bereits nach Angebotseingang diejenigen Bieter abzuschichten, deren Angebote nach Maßgabe der gemäß Ziffer 7 be- kannt gemachten Zuschlagskriterien keinerlei Chancen auf den Zuschlag ha- ben.
ENTWURF
- Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot im Sinne des § 127 Abs. 1 GWB, § 58 VgV auf Grund der nachfolgenden Kriterien (unter Angabe der Ge- wichtung) erteilt:
Einzelkriterien in der Reihenfolge ihrer Gewichtung sind:
-
Gesamtpreis (50 %)
-
Güte der eingereichten Konzepte (50 %).
Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Anlage „Zu- schlagskriterien“ sowie der „Bewertungsmatrix“ zu entnehmen.
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- Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen richten sich nach den Vertragsbedingungen (siehe Vertrag).
- Vertraulichkeit von Informationen/Vernichtung von Vergabeunterlagen
Die mit den Vergabeunterlagen und im weiteren Verfahren gegebenenfalls zu- sätzlich vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen sind für die Bieter auch nach Abschluss des Verfahrens vertraulich zu behandeln, soweit diese nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder vom Auftraggeber öf- fentlich bekannt gegeben werden.
Falls sich ein zur Angebotsabgabe aufgeforderter Bewerber dazu entschließt, kein Angebot abzugeben, ist er verpflichtet, die überlassenen Vergabeunterla- gen sowie etwa hergestellte Abschriften vollständig zu vernichten.
- Nicht berücksichtigte Bewerber ENTWURF
Bewerber unterliegen mit der Abgabe ihres Teilnahmeantrages den besonde- ren Bestimmungen über nicht berücksichtigte Bewerbungen (§ 62 VgV).
- Vergabekammer - Rechtsschutz
Vergabekammer beim Ministerium für Wirtschaft, Tourismus, Energie und Klima Stiftsstraße 9 55116 Mainz, Deutschland
Hinweis: Der Auftraggeber weist auf die Rechtsfolge des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hin, wonach ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn die Nach- prüfung vom Bieter nicht innerhalb von 15 Tagen nach Zurückweisung einer Rüge durch den Auftraggeber beantragt wird. Der Auftraggeber weist ferner da- rauf hin, dass Rügen im Sinne des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB 10 Kalen- dertage nach Erkennen des Verstoßes zu erheben sind.
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Wir sehen Ihrem Angebot erwartungsvoll entgegen.
Mit freundlichen Grüßen
Sabine Westhoff
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