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Anlage 11 Sonstige Vereinbarungen
- Schulungen Der Auftragnehmer schult die Administratoren sowie systembetreibenden User des Auftraggebers im Rahmen der Herstellung des Gesamtsystems. Dies sind circa 30 Personen. Die übrigen Nutzerschulungen übernimmt der Auftraggeber („Train the Trainer-Ansatz“).
Der Auftragnehmer erbringt nicht nur Schulungen für das Gesamtsystem, sondern auch hinsichtlich der Nutzung, des Betriebs, des Monitorings etc. der „Optionen KI“, sofern der Auftraggeber die Optionen ausübt. Der Auftragnehmer wird den Umfang der Schulungen entsprechend der Komplexität / Neuartigkeit der jeweils ausgeübten Option ausrichten. Der Schulungsaufwand für die Schulungen bei Einführung der KI-Services ist in die „Option KI Herstellungskosten“ zu inkludieren. Zusätzliche Schulungen nach Abnahme der realisierten KI-Services fallen unter Option 4. Diese gilt auch in den Verlängerungszeiträumen.
- Optionsausübung Die Ausübung der Option 1 (zusätzliche Nutzer inkl. Systemservice), vgl. Anlage 5 (Preisblatt, Zeile 37) kann jederzeit seitens des Auftraggebers in Textform erfolgen. Der Auftragnehmer wird die Freischaltung innerhalb einer Woche bzw. zu dem gewünschten Startdatum umsetzen.
Die Ausübung der Option 2 (Verlängerung der Mietzeit inkl. Systemservice für 1.000 Nutzer), vgl. Anlage 5 (Preisblatt, Zeile 40), kann bis spätestens 3 Monate vor Ablauf der 60-monatigen Erstmietzeit seitens des Auftraggebers in Textform erfolgen.
Die Ausübung der Option 3 (zusätzliche Nutzer inkl. Systemservice in den Jahren 6 -8 und 9 - 10), vgl. Anlage 5 (Preisblatt, Zeile 43) kann jederzeit seitens des Auftraggebers in Textform erfolgen. Der Auftragnehmer wird die Freischaltung innerhalb einer Woche bzw. zu dem gewünschten Startdatum umsetzen.
Die Ausübung der Option 4 und 5 (zusätzliche Schulungen bzw. Produktionsunterstützung), vgl. Anlage 5 (Preisblatt, Zeile 46 / 51) kann jederzeit seitens des Auftraggebers in Textform erfolgen. Der Auftragnehmer unterbreitet entsprechende Terminvorschläge innerhalb von 1 Woche, die innerhalb eines Zeitraums von 1 Monat nach Optionsausübung liegen sollen.
Die Ausübung der Option 6 (KI-Optionen), vgl. Anlage 5 (Preisblatt, Zeile 55 ff.) kann jederzeit seitens des Auftraggebers in Textform erfolgen. Der Auftraggeber kann die Option hinsichtlich aller oder nur einzelner KI-Services ausüben. Es gilt ergänzend Ziffer 3 dieser Anlage.
- Vorgehen nach Ausübung einer KI-Option
Sofern der Auftraggeber eine oder mehrere Optionen nach Herstellung des Gesamtsystems ausübt, wird hierfür ein eigenes Projekt (je KI-Service, sofern mehrere Optionen ausgeübt werden) aufgesetzt. Der Auftragnehmer wird innerhalb einer Frist von 2 Wochen nach Optionsausübung einen Einführungsplan inkl. eines Projekt- und Terminplans für die Implementierung an den Auftraggeber
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übersenden. Danach wird in der Regel ein Konzept durch den Auftragnehmer erstellt, der Auftragnehmer stellt die für den Dienst derzeit geeigneten KI-Modelle inkl. Fremdkosten vor und berät den Auftraggeber bei der Auswahl (Kosten-Nutzen-Effizienz, der Auftragnehmer trainiert sodann das ausgewählte KI-Modell, welches sodann vom Auftraggeber getestet wird.
Hierbei werden alle Anforderungen des Auftraggebers, u.a. aus Anlage B 9.1 und 9.2 (Anhang zu Anlage 3), erfüllt. Eine Aufspielung und Freischaltung im Produktivsystem setzt die schriftliche Freigabe des Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers voraus. Dies erfordert eine gesonderte Datenschutzprüfung sowie weitere interne Freigaben beim Auftraggeber.
Die Regelungen zur Fälligkeit der Implementierungsvergütungen des Auftragnehmers aus Nr.10 EVB- IT Systemvertrag gelten hinsichtlich der Herstellungskosten des jeweiligen KI-Services entsprechend. Gleiches gilt für die laufenden Kosten KI pro Monat während der Mietzeit, vgl. hierzu auch Ziffer 5 a) dieser Anlage. Der Auftragnehmer weist bei Rechnungsstellung jeweils die angefallenen Fremdkosten des KI-Anbieters nach.
Die Mietzeit beginnt erst ab der Abnahme des eingebundenen KI-Services und ist monatlich seitens des Auftraggebers unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 2 Wochen zum Monatsende ordentlich kündbar.
Für den KI-Systemservice gelten die Regelungen hinsichtlich des Systemservices für das Gesamtsystem entsprechend, sofern sich nichts Abweichendes aus dem Vertrag ergibt. Der jeweilige KI-Systemservice ist monatlich seitens des Auftraggebers unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 2 Wochen zum Monatsende ordentlich kündbar.
Die Vergütung ist monatlich nach Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung über das eRechnungsportal Rheinland-Pfalz innerhalb von 45 Tagen zu zahlen.
Auf Anforderung des Auftraggebers wird der Auftragnehmer jederzeit den KI-Service vorübergehend deaktivieren. Liegt ein berechtigter Grund für diese Aufforderung vor, der in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers fällt, entfällt während der Deaktivierung der Vergütungsanspruch des Auftragnehmers.
- Unterstützung in der Produktion (Option 5) / Abrechnung
Auf Abruf durch den Auftraggeber erbringt der Auftragnehmer zusätzliche IT-Leistungen nach der Abnahme, beispielsweise unterstützt bei neu benötigten Schnittstellen, berät den Auftraggeber etc. (diese Option ist beliebig oft ausübbar und gilt auch in den Verlängerungszeiträumen). Die Unterstützung erfolgt nach Wahl des Auftraggebers remote oder vor Ort. Es besteht keine Abrufverpflichtung des Auftraggebers („Unterstützung in der Produktion“).
Der Auftragnehmer kalkuliert nach Anforderung der Leistung, wie hoch der voraussichtliche Zeitaufwand zur Erbringung der angeforderten Abrufleistung ist. Sollte für den Auftragnehmer erkennbar werden, dass der kalkulierte Aufwand nicht ausreicht, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich hierauf hinweisen und keine darüber hinausgehenden Leistungen erbringen.
Der Auftragnehmer erstellt nach Erhalt der Informationen des Auftraggebers eine verbindliche Termin- und Personaleinsatzplanung. Soweit es auch um Beratung und / oder Programmierung geht, erstellt der Auftragnehmer auch eine verbindliche Aufwandsschätzung. Diese umfasst alle erforderlichen Leistungen.
Die Aufwandsschätzung enthält
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o die notwendigen Leistungsbestandteile, o Umfänge (insbesondere Zeitaufwand des Auftragnehmers für die einzelnen Umsetzungsschritte unter Berücksichtigung des Stundensatzes), o Kosten der vorübergehenden Nutzung etwaiger kostenpflichtiger Drittkomponenten (Einreichung entsprechender Angebote Dritter), o den beabsichtigten Einsatz eigener Tools (Angabe des nach Auffassung des Auftragnehmers hierfür üblichen angemessenen Marktpreis) o alle Koordinierungsaufwände mit den Auftraggebern und Dritten o Fertigstellungstermin sowie o den Dokumentationserstellungsaufwand o sonstige übliche bzw. projektbezogene Inhalte.
Der Auftragnehmer beantwortet etwaige Rückfragen des Auftraggebers und passt ggf. die Schätzung bzw. Leistungsinhalte auf Anforderung des Auftraggebers an. Die Beauftragung / der Abruf erfolgt erst durch verbindliche Bestellung seitens des Auftraggebers in Textform in Kenntnis des Aufwands.
Im Falle der Beauftragung erfolgt eine Abnahme der vom Auftragnehmer erbrachten Leistung. Die Vergütung der Leistungen des Auftragnehmers wird erst mit Abnahme fällig. Dies gilt nicht für reine Beratungsleistungen.
Auch hinsichtlich der zusätzlichen Leistungen erhalten die Auftraggeber mindestens einfache Nutzungsrechte eingeräumt.
Sollten während der Durchführung der Leistungen Änderungen der Leistungen erforderlich werden, zeigt der Auftragnehmer dies und den Umfang / Auswirkungen etc. unverzüglich in Textform an und stellt einstweilen die Leistungen ein.
Die gesondert beauftragten zusätzlichen Leistungen des Auftragnehmers sind im Detail zum 1. eines Monats für den vorherigen Monat in Textform zu Händen des Projektleiters des Auftraggebers nachzuweisen. Der Auftragnehmer wird hierzu auch eine konkrete Aufschlüsselung der eingesetzten Personen und der erbrachten Tätigkeiten (der Auftragsnummer und sonstiger Zuordnungsmerkmale, der jeweils erbrachten Leistungen und des genauen Zeitraums, z.B. erbracht am 10.10.2026 zwischen 8 – 9:30 Uhr durch Mitarbeiter XY) nebst etwaigen Nachweisen (Dokumentation über die erbrachten Leistungen) sowie etwaiger eingesetzter Tools o.ä. beifügen. Dies gilt auch für jede Rechnungsstellung. Der Auftragnehmer gibt zudem an, welcher Position der vorausgegangenen verbindlichen Aufwandsschätzung die jeweilige Tätigkeit / Kosten zuzuordnen sind.
Der Zahlungsanspruch des Auftragnehmers besteht nur in dem Umfang, in dem die Leistungen erbracht wurden, und diese der wirtschaftlichen Betriebsführung bei einer Abrechnung nach Aufwand entsprechen, d.h. effizient, unter Berücksichtigung einer etwaigen Obergrenze/ eines Festpreises und der noch ausstehenden Leistungen und zielgerichtet mit dem vereinbarten fachlich geeigneten Personal erbracht wurden.
Sofern der Auftragnehmer vereinbarte Termine nicht oder nur teilweise eingehalten und / oder Leistungen für den fraglichen Zeitraum nicht vertragsgemäß erbracht hat, kann der Auftraggeber die Vergütung angemessen kürzen.
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- Vergütung Softwaremiete, u.a. Nr. 4.4.1 EVB-IT Systemvertrag, sowie für weitere Leistungen im Falle der Optionsausübung, vgl. Anlage 5 (Preisblatt)
a) Erste Laufzeit von 60 Monaten ab Abnahme
Der Auftraggeber entrichtet die Vergütung für die Miete des Ticketmanagementsystems jährlich ab Abnahme. Die Vergütung ist jeweils 6 Monate nach Abnahme (Jahr 1) bzw. 18 Monate / 30 Monate (Jahr 2 / Jahr 3) und im Monat 42 (Jahr 4) sowie Monat 54 (Jahr 5) nach der Abnahme fällig.
Der monatliche Mietpreis ergibt sich aus Anlage 5 Preisblatt, dort Zeile 21.
b) Im Falle der Ausübung der Option 2
Der Auftraggeber entrichtet die Vergütung im Falle der Ausübung der Option 2 ebenfalls jährlich, nämlich in den Monaten 66 / 78 / 90 (Jahr 6 -8) bzw. in den Monaten 102/ 114 (Jahr 9 und 10) nach Abnahme.
c) Im Falle der Ausübung der Option 1 / Option 3
Der Auftraggeber entrichtet die Vergütung im Falle der Ausübung der Option 1 / 3 monatlich. Der AG gibt jeweils bei Ausübung der Option die Anzahl und das jeweilige Startdatum der Freischaltung (Mietbeginn) an. Der Auftraggeber zahlt sodann monatlich je hinzugebuchtem User den in Zeile 37 bzw. 43 des Preisblatts angegebenen Betrags zzgl. USt.
d) Im Falle der Ausübung der Option 4
Der Auftraggeber entrichtet die Vergütung nach Durchführung der Schulung und Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung innerhalb von 45 Tagen.
e) Deinstallation eines KI-Services Sofern der Auftraggeber die Deinstallation eines KI-Services fordert, entrichtet er die hierfür nach dem Preisblatt, Anlage 5, vereinbarte Vergütung nach deren Durchführung und Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung innerhalb von 45 Tagen.
- Vergütung Systemservice und Weiterentwicklung, vgl. Nr. 5.4.1 Systemvertrag
Der Auftraggeber entrichtet die Vergütung für Systemservice und Weiterentwicklung jährlich ab Abnahme des Gesamtsystems.
- Kündigungen der Optionen 1 und 3 Der Auftraggeber kann die per Option 1 und Option 3 gebuchten zusätzlichen Nutzerlizenzen inkl. Systemservice einzeln oder insgesamt mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsende ordentlich kündigen (abbestellen).
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- Gewährleistung und Haftung
Dem Auftraggeber stehen die gesetzlichen Rechte für die ab Abnahme zu erbringenden Leistungen in vollem Umfang zu, u.a. auf Erhaltung und Gewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs der Ticketmanagementlösung wegen Mängeln der gemieteten Lösung.
Die Ziffern 15.1 bis 15.4 EVB-IT System-AGB gelten nicht. Der Auftragnehmer haftet nach den gesetzlichen Vorschriften. Die VOL/B gelten nicht.
- Fälligkeit der Vergütung
Abweichend von Ziffer 8.4 EVB-IT Systemvertrag-AGB ist eine fällige Vergütung innerhalb von 45 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer prüffähigen Rechnung zu zahlen.
- Teilabnahmen
Es erfolgen keine Teilabnahmen.
- Abänderung von vereinbarten Leistungen
Um die Funktionalität der Leistungen zu verbessern oder die Leistungen dem Stand der Technik anzupassen, kann der Auftragnehmer die Leistungen nach Vertragsbeginn mit Zustimmung des Auftraggebers anpassen. Eine solche Änderung darf aber nicht dazu führen, dass dem Auftraggeber die ursprünglich vereinbarten Funktionalitäten nicht mehr zur Verfügung stehen oder ursprünglich vereinbarte Anforderungen nur noch wesentlich eingeschränkt erfüllt werden.
Zur Abänderung von vereinbarten Leistungen ist lediglich der Projektleiter bzw. der benannte Ansprechpartner des Auftraggebers berechtigt. Entsprechende Abänderungen müssen ausdrücklich unter Nennung der alten Regelung in Schriftform in einem gesonderten Dokument erfolgen.
Die Zustimmung zu Projektplänen oder sonstigen Mitteilungen des Auftragnehmers stellt keine ausdrückliche Zustimmung zur Abänderung der vereinbarten Leistungen gemäß des vorstehenden Satzes dar.
- Projektmanagement und Lenkungsausschuss
Die Verantwortung für die erfolgreiche Herstellung der Betriebsbereitschaft liegt ausschließlich beim Auftragnehmer. Die Leistungspflichten des Auftragnehmers umfassen insbesondere auch
• Projektplanung und -leitung;
• Projektorganisation und -management sowie
• Projektüberwachung und -controlling.
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