20240220_Vergabestelle_ Informationsschreiben Datenschutz V6.pdf

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Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) im Landesamt für Finanzen im Bereich der Vergabe von öffentlichen Aufträgen (öffentliches Auftragswesen)

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in diesem Dokument die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Sehr geehrte Damen und Herren,

das Landesamt für Finanzen (LfF) verarbeitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogenen auch personenbezogene Daten. Wir informieren Sie deshalb, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir die Daten erheben und über weitere Hintergründe zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Darüber hinaus informieren wir Sie über Ihre Rechte im Datenschutz und Ihre Ansprechpartner im LfF für Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten.

1. Das LfF Das LfF ist eine Landesbehörde und unterliegt dementsprechend den gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergaberecht). Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die rheinland- pfälzische Landeshaushaltsordnung (LHO).

2. Ihre Ansprechpartner Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Landesamt für Finanzen Hoevelstraße 10 56073 Koblenz

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Landesamt für Finanzen Datenschutzbeauftragter Hoevelstraße 10 56073 Koblenz

Version: 6.0 Stand 20.02.2024

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Bitte nutzen Sie für telefonische oder elektronische Anfragen folgende Kontaktdaten:

Telefon: 0261-4933-37921 Telefax: 0261-4933-67921 E-Mail: DSGVO.Poststelle@lff.rlp.de

3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir personenbezogene Daten? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer dienstlichen Aufgaben. Diese Aufgaben ergeben sich aus und aufgrund der oben genannten gesetzlichen Vorgaben gemäß derer insbesondere die Eignung der Bieter sowie die Angebote im Hinblick auf das wirtschaftlichste Angebot zu prüfen sind. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten mit dem Ziel, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und mit dem erfolgreichen Bieter einen Vertrag abzuschließen (Erfüllung eines Vertrags).

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir? Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten:

• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnern von Bietern (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail Adresse, Telefonnummer)

• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Arbeitskräfte

5. Wie erheben wir Ihre personenbezogenen Daten? In erster Linie werden die personenbezogenen Daten durch Sie selbst im Rahmen der Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten sowie Nachweisen mitgeteilt bzw. durch Anforderung und Nachforderung von Unterlagen bei Ihnen erhoben.

6. Welche Empfänger erhalten personenbezogene Daten? Alle personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen verarbeiten, werden von uns nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.

Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung gehören insbesondere

• Gewerbezentralregister, Melde- und Informationsstelle des Landes Rheinland-Pfalz und ggfls. Wettbewerbsregister bezüglich der Anfrage hinsichtlich vergaberechtsrelevanter Verstöße
• Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 1 VOL/A (§ 46 Abs. 1 UVgO) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.

Version: 6.0 Stand 20.02.2024

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• Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer)
• Gerichte im Falle von Klagen
• der Rechnungshof im Rahmen seiner Prüfungsbefugnis und gesetzlichen Aufgaben.

7. Wie lange werden personenbezogene Daten verarbeitet? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie sie für das jeweilige Vergabeverfahren und die Dokumentation der Prüfung des wirtschaftlichen Angebotes erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Rahmen und unter Einhaltung der gesetzlichen Löschungs- und Verjährungsfristen.

8. Wie erfolgt die Datenverarbeitung? Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt überwiegend manuell.

9. Datenübermittlung an ein Drittland Eine Datenübermittlung an ein Drittland erfolgt grundsätzlich nicht.

10. Welche Rechte haben betroffene Personen? Die DS-GVO gewährt betroffenen Personen verschiedene Rechte, die im Nachfolgenden kurz aufgeführt sind. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Artikeln 15 – 18 und 20, 21 der DS-GVO.

• Recht auf Auskunft Die betroffene Person kann Auskunft über ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In den Antrag sollte sie ihr Anliegen vortragen, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
• Recht auf Berichtigung Sollten die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sein, kann sie eine Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.
• Recht auf Löschung Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Der Anspruch hängt u.a. davon ab, ob die betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Die betroffene Person kann die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
• Recht auf Widerspruch Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nur nachkommen, wenn an der Verarbeitung kein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder keine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.

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• Widerruf der Einwilligung Erfolgt die Verarbeitung der Daten der betroffenen Person aufgrund einer Einwilligung, hat sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Darüber hinaus hat die betroffene Person ein Beschwerderecht: Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe nach Art. 77 DS-GVO mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden.

Aufsichtsbehörde in Rheinland-Pfalz: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Prof. Dr. Dieter Kugelmann Hintere Bleiche 34 55116 Mainz Telefon: 06131 8920-0 Telefax: 06131 8920-299 E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

Allgemeiner Hinweis zu diesen Rechten: In einigen Fällen können oder dürfen wir dem Anliegen der betroffenen Person nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir ihr in diesem Fall den Grund für die Verweigerung mit. Grundsätzlich werden wir ihr innerhalb eines Monats nach Eingang des Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhält sie zeitnah eine Zwischennachricht.

11. Hier finden Sie weiterführende Informationen Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Homepage unter https://www.lff.rlp.de und auf der Homepage des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz unter https://www.datenschutz.rlp.de.

Version: 6.0 Stand 20.02.2024