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Verhandlungsverfahren Dokumentenmanagementsystem der Humboldt-Universität zu Berlin Bewerbungsbedingungen

B. Bewerbungsbedingungen

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Inhaltsverzeichnis I. Einleitung ......................................................................................................................... 3

Auftraggeberin ................................................................................................................ 3
Nachgefragte Leistung .................................................................................................... 3
Gliederung der Vergabeunterlagen .............................................................................. 3
Prüfung der Vergabeunterlagen .................................................................................... 3

II. Angaben zum Verfahren ................................................................................................ 4

Verfahrensart .................................................................................................................. 4
Struktur des Verfahrens ................................................................................................ 4

2.1. Phase I – Teilnahmewettbewerb .................................................................................... 4

2.2. Phase II – Verhandlungsverfahren ............................................................................... 4

Nebenangebote, mehrere Hauptangebote ..................................................................... 5
Beachtung mittelständischer Interessen ....................................................................... 5
Keine Vergütung der Teilnahme ................................................................................... 5
Kontaktstelle für Auskünfte .......................................................................................... 6
Interessenteninformationen ........................................................................................... 6
Pflicht zur Verschwiegenheit / Vertraulichkeit ............................................................ 6
Datenschutz ..................................................................................................................... 6
Nachprüfung .................................................................................................................... 7

III. Verhandlungsverfahren (Phase II) .............................................................................. 7

Phase 1 – Erste Angebotsaufforderung und Verhandlungen ..................................... 7
Phase 2 – Finale Angebotsaufforderung und Vergabeentscheidung ......................... 8
Änderungen ..................................................................................................................... 9
Einzureichende Unterlagen für das erste indikative und weitere Angebote ............. 9
Adresse und Form zur Einreichung des Angebots ...................................................... 9
Umsatzsteuer ................................................................................................................... 9
Wertungsgrundlagen ...................................................................................................... 9

7.1 Bewertungskategorie: Technischer Anforderungskatalog ....................................... 10

7.2 Bewertungskategorie Lösungskonzept ....................................................................... 11

7.3 Bewertungskategorie: Lösungspräsentation .............................................................. 14

7.4 Bewertungskategorie Preisangebot ............................................................................. 15

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Rückgabe von Unterlagen ............................................................................................ 16
Wichtige Daten .............................................................................................................. 16

I. Einleitung

Auftraggeberin

Humboldt-Universität zu Berlin Unter den Linden 6 10999 Berlin

Nachgefragte Leistung

Die Auftraggeberin fragt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) nach.

Diese Leistung ist insgesamt ein Dienstleistungsauftrag i. S. d. § 103 Abs. 4 GWB. Details der Leistung ergeben aus den Vertragsunterlagen.

Gliederung der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen gliedern sich in

• Aufforderung zur Angebotsabgabe (Teil A) • Bewerbungsbedingungen samt Eignungsformulare (Teil B, vorliegend) • Vertragsunterlagen (Teil C)

Sämtliche Vergabeunterlagen werden im Laufe des Verhandlungsverfahrens als Prozess der gegenseitigen Annäherung von Auftraggeber und Bietern weiterentwickelt.

Prüfung der Vergabeunterlagen

Interessenten haben die Bekanntmachung sowie die Vergabeunterlagen unmittelbar nach dem Erhalt auf ihre Vollständigkeit zu überprüfen und dem Auftraggeber unverzüglich auf fehlende Dokumente hinzuweisen. Sollten sich Dateien als beschädigt oder nicht zu öffnend erweisen, hat der betroffene Interessent dem Auftraggeber ebenfalls hierüber unverzüglich zu informieren.

Enthalten die Vergabeunterlagen Unklarheiten, Lücken oder Widersprüche, die die Einreichung des Teilnahmeantrags erschweren oder beeinflussen können, so hat der Interessent dem Auftraggeber unverzüglich und rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahmefrist darauf hinzuweisen.

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II. Angaben zum Verfahren

Verfahrensart

Das vorliegende Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Vergabe eines Dienstleistungsauftrags nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt.

Struktur des Verfahrens

Das Verfahren wird in zwei Phasen durchgeführt:

2.1. Phase I – Teilnahmewettbewerb

Auf der ersten Stufe des Verfahrens wird die Bekanntmachung im EU-Amtsblatt und zusätzlich in nationalen Bekanntmachungsportalen veröffentlicht. Interessenten können ab diesem Zeitpunkt sämtliche Vergabeunterlagen unter der angegebenen Internetadresse downloaden.

Interessierte Unternehmen sind in dieser Phase zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Auf der Grundlage der in der Auftragsbekanntmachung dargestellten Kriterien, werden die geeigneten Bewerber im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählt.

Durch formgerechte Einreichung der ausgefüllten und an den entsprechenden Stellen unterschriebenen Teile der Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb können Bewerber einen Teilnahmeantrag unter Wahrung der technischen Teilnahmebedingungen der Vergabeplattform bis zum

16.01.2026, 10 Uhr,

einreichen. Nach Prüfung der Teilnahmeanträge auf Vollständigkeit wird auf Grundlage der Angaben und Erklärungen die Eignung der Bewerber geprüft.

Die Auftraggeberin wird maximal drei Bewerber nach den bekanntgemachten Anforderungen auswählen und zur Angebotsabgabe sowie zur Teilnahme an Verhandlungen für das nachfolgende Verhandlungsverfahren auffordern.

Weitere Details zum Teilnahmewettbewerb sind der Bekanntmachung, insbesondere den „Allgemeinen Informationen“ zu entnehmen.

2.2. Phase II – Verhandlungsverfahren

Auf der zweiten Stufe des Verfahrens werden die zuvor ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots und zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert.

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Die Auftraggeberin wird mit den Bietern Verhandlungen über die Erstangebote führen. Die Bieter erhalten im Rahmen der Verhandlungsgespräche die Möglichkeit einer Bieterpräsentation. Zudem sind Verhandlungen über Inhalt und Umfang der Leistungen sowie über die kommerziellen Aspekte vorgesehen.

Die Auftraggeberin entscheidet im Anschluss an die Verhandlungsgespräche, ob die Vergabeunterlagen gegebenenfalls der nochmaligen Präzisierung und/oder Fortschreibung bedürfen und gibt den Bietern in einem solchen Fall – zeitgleich mit der Aufforderung zur Abgabe eines (weiteren) Angebots – die aktualisierten Vergabeunterlagen zur Kenntnis.

Die Auftraggeberin behält sich ausdrücklich vor, eine oder mehrere weitere Angebots- bzw. Verhandlungsrunden durchzuführen.

Zum Schluss des Verhandlungsverfahrens reichen die Bieter ihre finalen verbindlichen Angebote ein. Auf dieser Grundlage wird die Auftraggeberin die Entscheidung über den Bestbieter nach den unten in Ziffer III.7. mitgeteilten Wertungsgrundlagen vornehmen.

Weitere Details des Verhandlungsverfahrens sind der untenstehenden Ziffer III. dieser Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.

Nebenangebote, mehrere Hauptangebote

Nebenangebote sind nicht zulässig. Werden dennoch Nebenangebote vorgelegt, werden diese vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Ebenso ist die Abgabe mehrerer eigenständiger Hauptangebote nicht zulässig. Derartiges führt zum Ausschluss sämtlicher Angebote des Bieters vom weiteren Vergabeverfahren.

Beachtung mittelständischer Interessen

Die Auftraggeberin hat die Vorgaben aus § 97 Abs. 4 GWB überprüft und ist nach Abwägung aller Umstände zu einer Gesamtvergabe gekommen. Die nachgefragte Leistung der Einführung, eines DMS wird üblicherweise aus einer Hand erbracht und vom Markt dergestalt erwartet, weshalb keine weitere Unterteilung der Leistung erfolgt. Es wird darauf hingewiesen, dass es allein der Auftraggeberin obliegt, den Inhalt der Leistung zu bestimmen (Freiheit in der Definition des Beschaffungsgegenstands).

Keine Vergütung der Teilnahme

Für die Beteiligung an diesem Vergabeverfahren einschließlich der Erstellung der Teil- nahmeanträge, der Angebote sowie der Teilnahme an den Verhandlungen wird von der Auftraggeberin keine Vergütung/Aufwandsentschädigung gewährt.

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Kontaktstelle für Auskünfte

Fragen von Interessenten sind ausschließlich über die Vergabeplattform grundsätzlich bis spätestens

09.01.2026

an die Auftraggeberin zu richten.

Interessenteninformationen

Sowohl Fragen als auch Antworten werden, soweit sie wichtige Informationen enthalten, gleichzeitig allen Interessenten in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Auftraggeberin Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Auftraggeberin Auskünfte, die nur den fragenden Interessenten betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Interessenten nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Interessenten verletzen.

Interessenteninformationen wird es nicht ausschließlich wegen einer Interessentenfrage geben, sondern z. B. auch, wenn die Auftraggeberin einen Aspekt der Nachfrage ändern möchte.

Die Auftraggeberin stellt die Informationen über die Vergabeplattform zum Abruf bereit. Registrierte Interessenten erhalten automatisch einen Hinweis darüber. Ungeachtet dessen sind Interessenten verpflichtet, sich regelmäßig eigeninitiativ über neue Interessenteninformationen zu informieren.

Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass sie von einem Interessenten in einer Frage dargestellte, denkbare Inhalte seines Teilnahmeantrags oder Angebots nicht vorab bewerten wird.

Pflicht zur Verschwiegenheit / Vertraulichkeit

Mit der Abgabe eines Teilnahmeantrags verpflichtet sich Bewerber zur vertraulichen Behandlung aller im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs und des Verhandlungsverfahrens zur Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen. Etwaige in diesem Zusammenhang von der Aufraggeberin überlassene Unterlagen dürfen von den Bewerbern/Bietern nicht weitergegeben werden.

Datenschutz

Auftraggeberseits vom Bewerber/Bieter erbetene personenbezogene Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Diese Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Teilnahmeantrags bzw. des Angebots.

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Weitergehende Erläuterungen enthält das den Teilnahmeunterlagen beigefügte Erläuterungsblatt „Datenschutzhinweise“.

Nachprüfung

Bewerber/Bieter haben in diesem Vergabeverfahren einen Rechtsanspruch auf Einhaltung der Vergabebestimmungen (§ 97 Abs. 6 GWB). Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen diese Bestimmungen können Sie sich unter Beachtung der einschlägigen Ver- fahrensbestimmungen an die zuständige Vergabekammer wenden:

Vergabekammer des Landes Berlin Martin-Luther-Str. 105 10825 Berlin Tel.: (030) 9013 8316 Fax: (030) 9013 7613 E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de

III. Verhandlungsverfahren (Phase II)

Die Auftraggeberin plant die Durchführung des Verhandlungsverfahrens in zwei Phasen. Dabei beachtet die Auftraggeberin selbstverständlich jederzeit die Prinzipien von Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung aller Bieter.

Phase 1 – Erste Angebotsaufforderung und Verhandlungen

Mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden in der ersten Phase zunächst zuvor ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines ersten indikativen Angebots bis zum

02.03.2026, 10:00 Uhr (Ortszeit),

unter Beachtung der in der Aufforderung zur Angebotsabgabe enthaltenen Formvorgaben gebeten.

Das erste indikative Angebot muss sich auf alle Leistungen der Leistungsbeschreibung beziehen und alle geforderten oder nachgeforderten Erklärungen enthalten. Die Angebote werden zunächst formal überprüft. Gegebenenfalls werden formalwidrige Angebote ausgeschlossen oder Bietern wird eine Heilung bestimmter Formfehler i. S. d. § 58 VgV ermöglicht.

An die formale Prüfung schließt sich eine inhaltliche Prüfung an. Die Auftraggeberin wird auf Basis der Bewertungsmethode in Ziffer III.7. dieser Bewerbungsbedingungen eine erste Rangliste der Bieter erstellen. Angebote von Bietern, die einen sehr deutlichen Punkterückstand

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zum Rest des Wettbewerbs haben und/oder die sehr deutlich nicht die Anforderungen an die Nachfrage erfüllen, werden gegebenenfalls nicht weiter berücksichtigt (Abschichtung).

Angesichts der Komplexität der nachgefragten Leistung ist beabsichtigt, mit jedem Bieter Verhandlungsgespräche zu führen. Dies setzt gleichwohl voraus, dass das Angebot eines Bieters – unabhängig von formalen Aspekten oder der ersten Rangliste inklusive etwaiger Aussortierung im Rahmen der Abschichtung – die Mindestbedingungen laut Leistungsbeschreibung erfüllt.

Die Verhandlungsgespräche werden mutmaßlich als Präsenztermin in der 13. KW 2026 stattfinden. Sie werden je Bieter vermutlich maximal zwei Stunden dauern. Die konkreten Termine je Bieter werden von der Auftraggeberin spätestens eine Woche vor Beginn der Termine festgelegt und den Bietern mitgeteilt. Im Rahmen dieser Mitteilung wird auch eine Tagesordnung kommuniziert. In jedem Fall wird eine Präsentation des Bieters verlangt, die jeweils maximal 6 Stunden dauern soll (Beamer wird bereitgestellt, ein Laptop o. ä. ist vom Bieter mitzubringen). Der Bieter hat fünf Handouts der Präsentation an die Auftraggeberin auszuhändigen.

Jeder Bieter hat jedenfalls eine vertretungsberechtigte Person sowie den vorgesehenen Projektleiter samt Stellvertreter für die Verhandlungsgespräche zu stellen. Es wird erwartet, dass die Personen auf Seiten des Bieters zu jedem Aspekt des Angebots Stellung nehmen können. Die Ergebnisse jedes Verhandlungsgesprächs werden Teil des jeweiligen Angebots eines Bieters.

Auf Basis der Erkenntnisse aus den Verhandlungsgesprächen wird wiederum eine Rangliste auf Basis der Bewertungsmethode in Ziffer III. 7. dieser Bewerbungsbedingungen erstellt. Angebote von Bietern, die einen sehr deutlichen Punkterückstand zum Rest des Wettbewerbs haben und/oder die sehr deutlich nicht die Anforderungen an die Nachfrage erfüllen, werden gegebenenfalls nicht weiter berücksichtigt (Abschichtung).

Nach Abschluss der ersten Verhandlungsrunde wird gegebenenfalls auf ein zweites indikatives Angebot und eine zweite Verhandlungsrunde verzichtet, wenn bereits mit der ersten Verhandlungsrunde alle angestrebten Ziele erreicht wurden. In diesem Fall würde die Auftraggeberin dann zur Abgabe eines finalen verbindlichen Angebots auffordern.

Phase 2 – Finale Angebotsaufforderung und Vergabeentscheidung

In der zweiten Phase werden alle noch im Wettbewerb befindlichen Bieter über den Abschluss der Verhandlungen informiert und daraufhin zur Abgabe eines finalen verbindlichen Angebots bis zum

15.05.2026, 10:00 Uhr (Ortszeit),

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unter Beachtung der in der Aufforderung zur Angebotsabgabe enthaltenen Formvorgaben aufgefordert.

Änderungen

Der vorbezeichnete Ablauf des Vergabeverfahrens kann zu jedem Zeitpunkt strukturell und/oder inhaltlich neu von der Auftraggeberin bestimmt werden. Dazu zählen auch die Wer- tungsgrundlagen nach Ziffer III.7. dieser Bewerbungsbedingungen, die jedenfalls bis zur Auf- forderung zur Abgabe des finalen verbindlichen Angebots geändert werden können.

Gegebenenfalls wird erneut in Verhandlungen eingetreten, wenn sich herausstellen sollte, dass entgegen der Annahme der Auftraggeberin die Auftragsbedingungen noch nicht vollständig ausverhandelt sind.

Über etwaige Änderungen werden die Bieter selbstverständlich in transparenter und nichtdiskriminierender Weise vorab informiert.

Einzureichende Unterlagen für das erste indikative und weitere Angebote

Die konkret mit dem ersten indikativen und den weiteren Angeboten vorzulegenden Unterlagen werden mit der entsprechenden Angebotsaufforderung mitgeteilt.

Adresse und Form zur Einreichung des Angebots

Die Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform unter der Vergabeplattform unter Wahrung dort erläuterten technischen Teilnahmebedingungen einzureichen.

Umsatzsteuer

Bieter aus anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union haben die besonderen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten. Hierzu ist unter anderem die aktuelle Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer im Angebotsschreiben anzugeben.

Wertungsgrundlagen

Die Angebote werden anhand preislicher und sachlicher Bewertungskategorien bewertet. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Das wirtschaftlichste Angebot ist jenes, bei dem das Preis-Leistungs-Verhältnis am günstigsten ist. Das günstigste Preis-Leistungs- Verhältnis wird durch Ermittlung einer Wirtschaftlichkeitskennzahl bestimmt, deren Berechnung nachfolgend erläutert wird:

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	Bewertungskategorie	Wertigkeitsfaktor		Kriterium /
				Gewichtung
a)	Technischer Anforderungskatalog	30 %	Leistung 70%
b)	Lösungskonzept	20 %
c)	Lösungspräsentation	20 %
d)	Preisblatt	30 %	Preis 30%
Gesamt		100%	100 %

Nachfolgend wird die Bewertung innerhalb der einzelnen Bewertungskategorien detailliert dargestellt.

7.1 Bewertungskategorie: Technischer Anforderungskatalog

Die im technischen Anforderungskatalog vorhandenen bewertungsrelevanten Unterkategorien werden mit folgender Gewichtung in der jeweiligen Unterkategorie bewertet:

Unterkategorie		Gewichtung
		in der
		Bewertungs-
		kategorie
IT-Rahmenbedingungen	2%
Systemverwaltung	5%
Dokumentenverwaltung	10%
Standard DMS-Client	10%
Standard Browser-Client	10%
Mobiler Client	5%
Dokumenterfassung Papier	5%
Erfassung elektronische Dokumente	10%
E-Akten	10%
Postkorb-Workflow	10%

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Unterkategorie		Gewichtung
		in der
		Bewertungs-
		kategorie
Integration SAP	8%
Integration Anwendungen	8%
Vertragsverwaltung	7%
Gesamt:	100%

Die ermittelten Punkte werden entsprechend der prozentualen Gewichtung des technischen Anforderungskataloges in die Gesamtwertung einbezogen.

7.2 Bewertungskategorie Lösungskonzept

In dieser Bewertungskategorie wird das vom Bieter gelieferte Lösungskonzept bewertet.

Das Lösungskonzept darf maximal 30 DIN A 4 Seiten (Hochformat) lang sein, Schriftart Arial, Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1 ½, PDF-Dokument. Werden die formalen Vorgaben nicht eingehalten oder kein Lösungskonzept abgegeben, erhält der Bieter in dieser Bewertungskategorie 0 Punkte.

Das Lösungskonzept muss folgende Struktur (Gliederung) haben, durch die eine Vergleichbarkeit erreicht und über die verifiziert werden kann, ob in allen vertragsrelevanten Punkten ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vorliegt:

• Darstellung der technischen Systemumgebung (Entwicklung, Test und Produktion):

Klar verständliche Systemskizze mit Beschreibung aller benötigter Hardware- Ressourcen (Speicher, RAM, Prozessoren/Kerne, etc.) mit Zuordnung der angebotenen Softwaremodule für einen Betrieb bei der HU sowohl für ca. 300 (Stufe 1) als auch für 6.000 (geplanter Endausbau) parallel arbeitende Anwender*innen.

• Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS Kap.: IV Allgemeine funktionale Anforderungen an eine DMS-Lösung:

Kompakte und zielgerichtete Stellungnahme zu fachlich funktionalen Anforderungen im Lastenheft DMS.

Von allgemeinen, nicht projektrelevanten Produkt- und Funktionsbeschreibungen sollte Abstand genommen werden.

• Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS Kap. VI.1 Umsetzungsprojekt: SAP-Integration:

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