DMS4HU_C_Lastenheft_2025_12_12.pdf

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Lastenheft

Dokumenten Management System

Humboldt-Universität zu Berlin

Version 1.00

Datum Dezember 2025

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Lastenheft DMS Humboldt-Universität zu Berlin

Inhaltsverzeichnis

I. Einleitung ................................................................................................................................. 1 I.1 Vorbemerkung zum Dokument ............................................................................................................................ 1 I.2 Wesentliche Projektziele ...................................................................................................................................... 1 II. Mindestanforderungen DMS-Lösung .................................................................................... 2 III. Rahmenbedingungen .............................................................................................................. 5 III.1 Mitarbeiter, Ausbauphasen .................................................................................................................................. 5 III.2 Arten und Mengen ................................................................................................................................................ 5 III.3 IT-Rahmenbedingungen ....................................................................................................................................... 5 III.3.1 Server-Plattformen ................................................................................................................................. 6 III.3.2 Client-Plattformen .................................................................................................................................. 6 III.3.3 Datenbanken ............................................................................................................................................ 7 III.3.4 Integration Benutzerverwaltung/ Single-Sign-On ............................................................................. 7 III.3.5 Sicherheit .................................................................................................................................................. 7 III.4 Systemverwaltung ................................................................................................................................................. 8 III.4.1 Berechtigungskonzept ............................................................................................................................ 8 III.4.2 Protokollierung DMS-Nutzung ............................................................................................................. 9 III.4.3 System-Monitoring ................................................................................................................................. 9 III.4.4 Massenexport Dokumente ..................................................................................................................... 9 III.4.5 Transportwesen ....................................................................................................................................... 9 IV. Allgemeine funktionale Anforderungen an eine DMS-Lösung ......................................... 11 IV.1 Dokumentverwaltung .......................................................................................................................................... 11 IV.1.1 Dokumentart .......................................................................................................................................... 11 IV.1.2 Aktenart .................................................................................................................................................. 11 IV.1.3 Dokumentablage ................................................................................................................................... 12 IV.1.4 Versionsverwaltung .............................................................................................................................. 12 IV.1.5 Indizierung Dokumentformate ........................................................................................................... 12 IV.1.6 Formatkonvertierung ........................................................................................................................... 12 IV.1.7 Volltextindizierung ............................................................................................................................... 12 IV.1.8 Schriftgutverwaltung über Aktenpläne .............................................................................................. 13 IV.1.9 Aufbewahrungsfristen und Löschen von Akten/Dokumenten ....................................................... 13 IV.1.10 Elektronische Signaturen ............................................................................................................. 13 IV.2 Standard DMS-Client .......................................................................................................................................... 14 IV.2.1 Bedienoberfläche und Anpassbarkeit Standard-Client ................................................................... 14 IV.3 Suchfunktionen ................................................................................................................................................... 14 IV.4 Trefferliste ........................................................................................................................................................... 14 IV.4.1 Dokumenten-Anzeige ........................................................................................................................... 15 IV.4.2 Annotationsfunktionen ........................................................................................................................ 16 IV.5 Mobiler Client ...................................................................................................................................................... 16 IV.6 Dokumenterfassung Papier ............................................................................................................................... 16 IV.6.1 Nacherfassen mit Barcode ................................................................................................................... 16 IV.6.2 Ad-Hoc Scannen in der Abteilung/am Arbeitsplatz ........................................................................ 17 IV.7 Erfassung elektronischer Dokumente ............................................................................................................... 17 IV.7.1 Ablage von E-Mails ............................................................................................................................... 17 IV.7.2 Ablage von Dokumenten aus MS Office-Anwendungen ................................................................. 17 IV.7.3 Generische Ablage von Dokumenten aus anderen Anwendungen ................................................ 17 IV.7.4 Dokumenterstellung aus Vorlagen ..................................................................................................... 17 IV.7.5 Massenimport von Dokumenten ........................................................................................................ 17 IV.8 E-Akten ................................................................................................................................................................. 18 IV.8.1 Grundsätzliche Aktenfunktionen ........................................................................................................ 18 IV.8.2 Aktenrecherche ...................................................................................................................................... 18 IV.8.3 Aktenbearbeitung .................................................................................................................................. 18 IV.8.4 Dokumentbearbeitung in Aktenplänen/Schriftgutverwaltung ...................................................... 19 IV.9 Postkorb/Workflow ............................................................................................................................................. 20 IV.9.1 Grundfunktionen ................................................................................................................................... 20 IV.9.2 Einzel- und Gruppenpostkorbfunktionen ......................................................................................... 20 IV.9.3 Ad-Hoc Workflow ................................................................................................................................. 20 IV.9.4 Vertretung .............................................................................................................................................. 21 IV.9.5 Formularbasierter Workflow ............................................................................................................... 21 IV.10 Zusammenarbeit mit externen Partnern (Collaboration) ................................................................................. 21 IV.11 Integration SAP .................................................................................................................................................... 22 IV.12 Integration sonstiger Anwendungen .................................................................................................................. 23 IV.12.1 Integration Behördenpostfächer ................................................................................................. 24

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Lastenheft DMS Humboldt-Universität zu Berlin

V. Anforderungen an DMS-Anbieter ........................................................................................ 25 V.1 Beratung .............................................................................................................................................................. 25 V.2 Umfang erforderlicher Dienstleistungen ........................................................................................................... 25 V.2.1 DMS-Basisinstallation .......................................................................................................................... 26 V.2.2 Support-Struktur ................................................................................................................................... 28 V.2.3 Option: Managed Services ................................................................................................................... 28 VI. Sollkonzeption Anwendungsszenarien ................................................................................ 30 VI.1 Umsetzungsprojekt: SAP-Integration ................................................................................................................. 30 VI.2 Umsetzungsprojekt: Elektronischer Aktenplan/Elektronische Schriftgutverwaltung .................................... 31 VI.2.1 Anlegen Aktenplan ................................................................................................................................ 31 VI.2.2 Dokumenterfassung .............................................................................................................................. 31 VI.2.3 Sonstige Anforderungen ....................................................................................................................... 32 VI.3 Umsetzungsprojekt: Elektronische Vertragsverwaltung ................................................................................... 33 VI.3.1 Aktenkopf ............................................................................................................................................... 33 VI.3.2 Aktenstruktur ......................................................................................................................................... 33 VI.3.3 Berechtigungen ...................................................................................................................................... 34 VI.3.4 Anlegen von Akten ................................................................................................................................ 34 VI.3.5 Dokumenterfassung .............................................................................................................................. 34 VI.3.6 Recherche Dokumente ......................................................................................................................... 34 VI.3.7 Vorlagenverwaltung .............................................................................................................................. 34 VI.3.8 Regelwerke Vertragsverwaltung ......................................................................................................... 35 VI.3.9 Auswertungsfunktionen ....................................................................................................................... 35 VI.4 Umsetzungsprojekt: Elektronische Studierendenakte ..................................................................................... 36 VI.4.1 Elektronische Bewerbendenakte ......................................................................................................... 36 VI.4.2 Elektronische Bewerbungsakte ........................................................................................................... 37 VI.4.3 Elektronische Studierendenakte ......................................................................................................... 39 VI.4.4 Elektronische Studiengangakte ........................................................................................................... 40 VI.5 Umsetzungsprojekt: Elektronische Personalakte ............................................................................................. 44 VI.5.1 Aktenstruktur ......................................................................................................................................... 44 VI.5.2 Anlegen von Akten ................................................................................................................................ 45 VI.5.3 Dokumenterfassung .............................................................................................................................. 45 VI.5.4 Recherche Dokumente ......................................................................................................................... 45 VI.5.5 Integrationen Anwendungen ............................................................................................................... 45 VI.6 Umsetzungsprojekt Buchhaltung ....................................................................................................................... 45 VI.7 Umsetzungsprojekt Workflows ........................................................................................................................... 45 VII. Anlagen ................................................................................................................................... 46 VII.1 Vertragskategorien und Vertragsarten .............................................................................................................. 46

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Zu erfassende Dokumente/Mengen ................................................................................................................... 5 Tabelle 2: Eingesetzte IT-Infrastruktur ............................................................................................................................... 6 Tabelle 3: Vorhandene Fachverfahren .............................................................................................................................. 23

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: EInsatzbereiche SAP-Anwendungen ............................................................................................................... 22 Abbildung 2: Darstellungen Zusammenhänge Elektronische Studierendenakte .............................................................. 36

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I. Einleitung

I.1 Vorbemerkung zum Dokument Das vorliegende Dokument dient der Beschreibung der Anforderungen der Hum- boldt-Universität zu Berlin (nachfolgend auch als HU bezeichnet) an ein Dokumenten Management System (nachfolgend auch als DMS bezeichnet).

I.2 Wesentliche Projektziele Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele bei der HU erreicht werden:

• Dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Do- kumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen.

• Unmittelbare Integration in Fachverfahren der bestehenden Systemland- schaft bestehend aus SAP und dem Campusmanagementsystem HISinOne.

• Breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten HU.

• Entlastung klassischer Dateiablagen und der aktuell eingesetzten Mail-Umge- bung.

• Unterstützung der Fall- und Sachakten-orientierten Bearbeitung

• Nutzung möglichst einheitlicher Verfahren und Ablagen mit möglichst einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen.

• Schrittweise Einführung – zunächst in Pilotbereichen. In späteren Projekt- schritten auch in weiteren Bereichen.

• Nutzung einer einheitlichen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der ordnungsgemäßen Erfassung von Dokumenten (wie Scan- nen, Mail-, Office-Ablage etc.), des Dokumenten Managements (z.B. Versio- nierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektroni- schen Aktenverwaltung und der Postkorb- / Vorgangsbearbeitung (z.B. Ge- nehmigungs- und Formularworkflows).

Ziel ist - so weit wie möglich - die Nutzung eines einheitlichen Verfahrens in der Verwaltung der HU und der HU-weite Einsatz der ausgewählten DMS-Lösung.

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II. Mindestanforderungen DMS-Lösung

Aus fachlichen, aber auch technischen Betriebsgründen, sowie aus wirtschaftlicher Sicht stellen folgende Rahmenbedingungen Mindestanforderungen dar, die von ei- ner DMS-Lösung erfüllt werden müssen:

Allgemeine Anforderungen

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IT-Infrastruktur

Die DMS-Lösung ist für einen Betrieb - on Premises - bei der HU verfügbar.

Die DMS-Server-Komponenten sind auf der bei der HU vorhandenen Virtualisie- rungs-Plattform KVM (Open Virtualization Alliance (OVA)) ohne Einschränkun- gen lauffähig.

Die DMS-Server-Komponenten müssen auf MS Windows Server 2019 aufwärts und LINUX lauffähig sein. Der Bieter unterstützt die jeweilige Plattform im Rah- men der Wartung durch den Bieter unterstützt werden.

Der Standard DMS-Client muss auf der MS Windows 10 & 11 Client-Plattform lauffähig sein die Plattform im Rahmen der Wartung durch den Bieter unterstützt werden.

Der DMS Web-Client muss die Browser: Google Chrome, Firefox, Safari in der je- weils aktuellen Version unterstützen.

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Schnittstellen und Integrationsanforderungen

Das DMS muss zum Erzeugen von E-Mails für die Benachrichtigung von Benut- zer*innen über zu bearbeitende Vorgänge, Wiedervorlagen etc. die Anbindung an Mailserver via SMTP und IMAP zur Verfügung stellen.

Das DMS muss die Anbindung an die HU Authentifizierungsdienste und Verzeich- nisdienste über Shibboleth / SAML2 zur Verfügung stellen.

Das DMS muss den SCIM – Standard (system for cross-domain identity manage- ment) unterstützen.

Das DMS muss eine Integration in das bei der HU eingesetzte Hochschulverwal- tungssystem für Campus- und Forschungs-Management HISinOne über die darin zur Verfügung gestellte Schnittstelle zur Verwaltung von Studierendenakten mit folgenden Funktionen zur Verfügung stellen: • Ablage von Dokumenten aus HISinOne mit über die Schnittstelle gelieferten Metadaten • Anzeige von im DMS gespeicherten Dokumenten aus der HISinOne-Oberflä- che • Nachträgliche Aktualisierung von Attributen

Das DMS muss eine Integration in das bei der HU eingesetzte SAP-System über eine Schnittstelle zur Verfügung stellen. • Die Schnittstelle muss das an der HU konfigurierte Datenmodell abbilden • Ablage von Dokumenten aus den jeweiligen SAP-Transaktionen und den dort angebotenen Kontextfunktionen • Die Ablage und der Aufruf der Dokumente müssen aus SAP ohne Absprung in ein DMS-System möglich sein • Nachträgliche Aktualisierungen von Dokumenten müssen aus SAP möglich sein

Service Anforderungen

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III. Rahmenbedingungen

In den nachfolgenden Kapiteln werden die wesentlichen Rahmenbedingungen darge- stellt, die im Zusammenhang mit der Einführung einer DMS-Lösung bei der HU zu beachten sind.

III.1 Mitarbeiter, Ausbauphasen Die folgende Tabelle soll einen Überblick über alle DMS-relevanten Anwendungen und damit verbundene Benutzer*innen in der ersten Umsetzungsphase geben. Wei- tere Anwendungen kommen in späteren Ausbauphasen dazu.

In der ersten Ausbaustufe sollen ca. 300 Benutzer*innen mit der DMS-Lösung ar- beiten. Im Endausbau sollen ca. 6.000 Beschäftigte das System nutzen.

III.2 Arten und Mengen Folgende Dokumentarten und Mengen sind bei der DMS-Konzeption zu berücksich- tigen.

Tabelle 1: Zu erfassende Dokumente/Mengen Insgesamt ist in der ersten Ausbaustufe von ca. 110.000 jährlich neu im DMS zu er- fassenden Dokumenten für die Anwendungen in der DMS-Einführungsphase auszu- gehen.

III.3 IT-Rahmenbedingungen Die folgende Tabelle gibt Aufschluss über die bei der HU vorhandenen IT-Umgebung, in die DMS- Lösung integriert werden muss.

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Tabelle 2: Eingesetzte IT-Infrastruktur

III.3.1 Server-Plattformen Bei der HU werden sowohl Windows Server 2019 aufwärts oder Linux eingesetzt. Die DMS-Lösung sollte mindestens eine dieser Plattformen unterstützen.

III.3.2 Client-Plattformen Grundsätzlich sind alle Clientsysteme nativ zu unterstützen, wahlweise auch durch einen vollfunktionalen Webclient.

III.3.2.1 Apple MacOS-Clients Bei der HU sind bei einigen Anwendergruppen Apple MacOS-Geräte im Einsatz. Diese Client-Plattform sollte nativ mit einem möglichst voll funktionalen DMS-Client (bspw. auch Browser-Client) für Erfassung, Suche, Anzeige und Bearbeitung der dort abgelegten Dokumente unterstützt werden.

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III.3.2.2 Linux-Clients Bei der HU sind bei einigen Anwendergruppen Linux-Geräte im Einsatz. Diese Client- Plattform sollte nativ mit einem möglichst voll funktionalen DMS-Client (bspw. auch Browser-Client) für Erfassung, Suche, Anzeige und Bearbeitung der dort abgelegten Dokumente unterstützt werden.

III.3.2.3 Mobile Clients In verschiedenen Anwendungsszenarien sollte der Einsatz von mobilen Endgeräten unterstützt werden. Hierunter wird eine Client-Anwendung verstanden, die auf einem mobilen Endgerät (aktuell: iPhone, iPad, Android oder Windows Tablet) läuft und ei- nen Zugriff auf das DMS ermöglicht und folgende Funktionen zur Verfügung stellt:

• Recherche und Anzeige von Dokumenten

• Teilnahme an einer elektronischen Vorgangsbearbeitung

• Optionale Dokumenterfassung per Scan mit Kamera für eine zentrale Weiter- bearbeitung

III.3.3 Datenbanken Bei vielen in der HU eingesetzten Anwendungen ist PostgreSQL-Server im Einsatz. Das DMS sollte daher möglichst diese Datenbankplattform auch nutzen können und auch im Standard-Support unterstützen. Alternativ ist auch der Einsatz von MS SQL-Server als Datenbank möglich.

III.3.4 Integration Benutzerverwaltung/ Single-Sign-On Als Verfahren zur Authentifizierung und Autorisierung für Webanwendungen und Webservices wird Shibboleth unter Nutzung des Standards SAML2.0 genutzt.

Der Anbieter muss darstellen, wie eine Single-Sign-On-Verfahren mit der angebote- nen DMS-Lösung unter den genannten Rahmenbedingungen der HU realisiert wer- den kann.

III.3.5 Sicherheit Die Einhaltung aktueller Sicherheitsstandards (z.B. DSGVO, BDSG) sollte gewähr- leistet werden, unter anderem durch zeitnahe Bereitstellung von updates.

Die Verschlüsselung sensibler Daten sowohl im Ruhezustand als auch bei der Über- tragung sollte gewährleistet sein.

Integritätssicherung: Versionskontrolle mit eindeutigen Änderungsnachweisen.

Es sollten Zugriffskontrollmechanismen zur Protokollierung von Datenzugriffen (trace) zur Verfügung stehen.

Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Protokollierung aller relevan- ten Aktionen (Wer? Was? Wann? Warum?). Automatische Erstellung von revisions- sicheren Audit-Trails.

Langzeitverfügbarkeit: Sicherstellung der langfristigen Lesbarkeit durch standardi- sierte Formate (z. B. PDF/A, XML). Regelmäßige Datenmigration auf neue Speicher- medien.

Rechtliche Konformität: Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. HGB, AO). Berücksichtigung branchenspezifischer Vorgaben (z. B. GDPdU, GoBD).

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III.4 Systemverwaltung

III.4.1 Berechtigungskonzept Der SCIM – Standard (system for cross-domain identity management) muss unter- stützt werden. Daneben sollten vom DMS Massenänderungen von Berechtigungen für definierte Berechtigungsobjekte (z.B. Wechsel von Zuständigkeiten) unterstützt werden.

III.4.1.1 Berechtigungsobjekte Im Berechtigungskonzept sollten folgende einzeln einrichtbaren Berechtigungsob- jekte für unterschiedliche Zugriffsarten zur Verfügung stehen:

• Zugriff auf Mandanten/Teilarchive

• Zugriff auf Aktenarten (z.B. Studierendenakten, Vertragsakten)

• Zugriff auf Register innerhalb einer Akte

• Zugriff auf Dokumentarten

• Zugriff auf Dokumentebene (einzelnes Dokument)

• Zugriff auf Vorgänge (mehrere Dokumente)

• Zugriff auf Anwendungsfunktionen im Client (z.B. Check-in / -out, Drucken)

• Administration von Mandanten/Teilarchiven

Benutzer*innen, die auf ein DMS-Objekt kein Zugriffsrecht haben, sollten dieses auch nicht sehen dürfen.

III.4.1.2 Fachliche Rollen Das DMS sollte neben Berechtigungsobjekten, wie einzelne Benutzer*innen und Gruppen, auch fachlich orientierte Rollen unterstützen. Dazu muss es möglich sein, generell für bestimmte Aktenarten vorhandene Berechtigungen bspw. auf Basis der im elektronischen Aktendeckel vorhandenen Metadaten (wie z.B. Vertraulichkeitsstu- fen) einzuschränken.

III.4.1.3 Delegieren von Fachadministration Die DMS-Lösung sollte innerhalb eines Mandanten/Teilarchivs eine Trennung der fachlichen von der technischen Administration ermöglichen. Dazu gehört auch die Vergabe von Berechtigungen zur

• Verwaltung von Bereichsbezogenen Zugriffsberechtigungen auf Aktenarten, Dokumentarten etc.

• Verwaltung (Erstellen, Bearbeiten) von Aktenarten (z.B. Projektakten)

• Verwaltung (Ergänzen von Registern) auf definierten Registerebenen im vorde- finierten elektronischen Aktenplan/elektronischer Schriftgutverwaltung

III.4.1.3.1 Auswertung Berechtigungen Das DMS sollte für berechtigte Benutzer*innen aufrufbare Standardfunktionen zur Auswertung und Anzeige von aktuell gültigen Berechtigungen wie folgt bieten:

• Aktuelle Berechtigungen einer Gruppe/eines Benutzers auf DMS-Objekte (Aktenarten/Register/Dokumentarten).

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• Aktuell berechtigte Gruppen/Benutzer auf eine ausgewählte Akte/ausge- wähltes Dokument.

III.4.2 Protokollierung DMS-Nutzung Die Nutzung bestimmter Funktionen soll im DMS festgehalten und über Protokolle ausgegeben werden können (trace). Dazu gehören u.a. neben der Anmeldung von Benutzer*innen auch die Bearbeitung von DMS-Objekten bis hin zu Löschvorgän- gen.

Die Protokolle sollen aus Revisionsgründen und Nachvollziehbarkeit aufbewahrt werden und von berechtigten Personen ausgewertet werden können.

III.4.3 System-Monitoring Beim der HU werden Monitoring-Tools wie CA-Spektrum, Nagios oder ZABBIX zur Überwachung des Anwendungsnetzwerks eingesetzt. Die angebotene DMS-Lösung sollte sich dort integrieren lassen und einen Versand von kritischen Systemmeldun- gen über dort verfügbare Schnittstellen wie bspw. SNMP-Traps unterstützen.

Grundsätzlich sollte eine Überwachung von Log-Dateien auf Veränderung und inhalt- liche Auswertungen auf definierte Begriffe wie bspw. „Error“ möglich sein.

III.4.4 Massenexport Dokumente Das System sollte über Werkzeuge verfügen, die es erlauben, sämtliche Dokumentbe- stände oder Teilbestände mit den jeweils aktuellen Metadaten und allen Versionen inkl. Aktenplanstrukturen / -verknüpfungen und Fachaktenstrukturen / -verknüp- fungen aus dem DMS in ein Dateiverzeichnis zu exportieren. Der Anbieter soll dar- stellen, welche Werkzeuge zur DMS-Migration zur Verfügung stehen.

Ebenso sollte eine Schnittstelle zu dem im Land Berlin eingesetzten Langzeitarchiv DIMAG (Digitales Magazin) zur Verfügung stehen.

III.4.5 Transportwesen Die HU plant den Betrieb der DMS-Lösung in einer mehrstufigen Systemumgebung:

• Entwicklungsumgebung

• Testumgebung

• Produktivumgebung.

Die Umsetzung von Änderungen von einem System in ein anderes System soll über ein mitgeliefertes Transportsystem erfolgen. D. h. in der Entwicklungsumgebung um- gesetzte Änderungen werden nach Entwicklertests über das Transportsystem in die Testumgebung und nach Anwendertests und -freigabe in die Produktionsumgebung überführt.

Zum Transport von technischen und fachlichen Änderungen / Anpassungen aus der DMS-Test- in die DMS-Produktionsumgebung sollten entsprechende Werkzeuge und definierte Verfahren vorhanden sein.

Hierbei soll per Konfiguration auch nur eine gezielte Auswahl von Änderungen über die jeweiligen Umgebungen transportiert und andere bereitgestellte Änderungen vom Transport ausgeschlossen werden können.

Es soll auch die umgekehrte Möglichkeit bestehen, Systemeinstellungen aus der Pro- duktivumgebung in die Test- und Entwicklungsumgebung zu überführen.

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Die vorgenommenen Änderungen sollen bei Bedarf auch wieder zurückgesetzt wer- den können.

Jegliche Transporte müssen für die Nachvollziehbarkeit protokolliert werden.

Der Anbieter muss darzustellen, welche Transportverfahren für:

• Änderungen der Systemsoftware

• Änderungen der Datendefinition

• Änderungen der Systemeinstellungen und

• Änderungen der Anwendungsfunktionen

zur Verfügung gestellt werden und ob und wie Änderungen wieder rückgängig ge- macht werden können (z.B. über Meilensteine oder Wiederherstellungspunkte).

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IV. Allgemeine funktionale Anforderungen an eine DMS-Lösung

Dieses Kapitel dient der Erläuterung der wesentlichen Anforderungen und Zusam- menhänge für die einzuführende DMS-Anwendung.

IV.1 Dokumentverwaltung Das Datenmodell des DMS sollte zwischen einer Aktenart inkl. Kopfdaten für eine Akte und damit zusammenhängender Register- / Ordnerstrukturen und rein doku- mentbezogenen Attributen unterscheiden können.

Die Kopfdaten einer Akte sollen nur einmalig und nicht zu jedem Dokument gespei- chert werden. Über eine Register- / Ordnerstruktur sollte eine feste, gleichartige Struktur für alle Akten, z.B. in Verbindung mit Fachverfahren, vorgegeben werden.

Zusätzlich sollte die Definition von dokumentenbezogenen Kriterien möglich sein, wie bspw. Dokumentenart oder das Datum bei Vertragsdokumenten.

IV.1.1 Dokumentart Unter einer Dokumentart wie Rechnungen, Anträge, Verträge etc. wird eine Katego- risierung auf Basis eines fixen Sets von Attributen (fachliche Attribute, techn. Attri- bute, Aufbewahrungsfristen etc.) verstanden. Es sollte möglich sein, bei den fachli- chen Attributen eine Differenzierung zwischen Muss- und Kann-Attribute vorzuneh- men und neben einfachen auch Mehrfach-Attribuierung zu definieren (Beispiel: Das Attribut „Freigebende Person“ kann mehrere Einträge verwalten).

Eine nachträgliche Anpassung der Attributstrukturen, auch für bereits bestehende In- stanzen von Dokumenten, sollte möglich sein.

IV.1.2 Aktenart Unter einer Aktenart wird eine vordefinierte Struktur von Ordnern, Unterordnern oder Registern für eine bestimmte Akte (z.B. Studierendenakte etc.) verstanden, die über für alle Dokumente gemeinsame Indexwerte (elektronischer Aktenkopf) klassi- fiziert wird.

Beim Anlegen einer Akte bestimmt die Aktenart den Grundaufbau der Akte, die In- dex- und die Berechtigungsgrundstruktur.

IV.1.2.1 Oberflächenfunktionen zur Pflege von Aktentypen Das DMS sollte eine Rolle zur Verfügung stellen, die eine Oberflächenfunktion für die Pflege von Aktentypen ermöglicht.

Die Pflege von Aktentypen muss folgende Funktionen ermöglichen:

• Anlegen neuer Aktentypen, möglichst auch: Kopieren von Aktentypen

• Ändern bestehender Aktentypen

• Löschen/deaktivieren bestehender Aktentypen

Folgende Eigenschaften von Aktentypen müssen über die Oberfläche zu pflegen sein:

• Bezeichnung des Aktentyps

• Aktenattribute (z.B. Vertragsnummer, Personalnummer, Aktenstatus)

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• Aktenstruktur mit Registern und Unterregistern und deren Bezeichnungen

• Fristen und Regeln zur Aufbewahrung und Löschen von Akten; Aktionen bei Eintreten des Löschdatums: unbedingtes Löschen, Löschanforderung bestäti- gen etc.

• Anwenderrechte innerhalb der instanziierten Akte: Lesen, Dokumentzuord- nung ändern, Struktur ändern

• Ggf. Umfang Protokollierung der Bearbeitung

IV.1.3 Dokumentablage Das DMS sollte optional bereits abgelegte Objekte erkennen und eine nochmalige Ab- lage durch einen Anwender verhindern bzw. darauf hinweisen. Dieses sollte über Checksummen / Prüfziffernverfahren - unabhängig von Speichersystemen - abgebil- det werden.

Das DMS sollte über einen systemeigenen Mechanismus verfügen, der unabhängig von eingesetzten Speichertechnologien Dokumente vor der Ablage auf einem ange- schlossenem SAN/NAS-Speichersystem verschlüsselt und für die Anzeige im DMS- Client entschlüsselt.

IV.1.4 Versionsverwaltung Das DMS sollte möglichst eine anwendergesteuerte Versionierung unterstützen. Es sollte möglich sein, noch aus verschiedenen Gründen ausgecheckte Dokumente zu finden, um über deren weitere Bearbeitung entscheiden zu können.

IV.1.5 Indizierung Dokumentformate Das DMS sollte möglichst die Dokumentformate der gespeicherten Dokumente mit- verwalten, damit ggf. im Fall einer Format-Migration alle davon betroffenen Doku- mente gefunden werden können.

IV.1.6 Formatkonvertierung Bei der Ablage von elektronischen Objekten im DMS sollte die Möglichkeit bestehen, dass diese in das PDF- oder PDF/A-Format gewandelt werden.

Dazu sollte entweder ein anwendungsunabhängiger virtueller DMS-Druckertreiber zur Verfügung stehen, mit dem aus Anwendungen heraus PDF-Dokumente erzeugt und archiviert werden können, oder alternativ eine zentrale PDF-Konvertierung als Option für den oder die Benutzer*in bei der Dokumenterfassung ausgewählt werden können.

IV.1.7 Volltextindizierung Das DMS muss eine Volltextindizierung - unter Einsatz einer OCR-Software zur Zei- chenerkennung bei gescannten Dokumenten - anbieten, um nach Begriffen oder Textpassagen in Dokumentinhalten, Indexwerten und Aktenstrukturen recherchie- ren zu können. Es müssen Volltextfilter für mindestens folgende Dokumentformate angeboten werden: MS Office, PDF, txt, xml, rtf, msg, eml, Zip-Dateien sollten geöff- net und hinsichtlich der o. g. Formate in die Volltextindizierung einbezogen werden.

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IV.1.8 Schriftgutverwaltung über Aktenpläne Bei der HU soll für die Verwaltung von sachlich orientierten Akten (Sachakten) ein möglichst einheitlicher Aktenplan für die Ablage der damit verbundenen Dokumente eingesetzt werden.

Der Aktenplan sollte so im DMS hinterlegt werden können, dass neue Akten, Vor- gänge und Dokumente automatisch entsprechend den im Aktenplan hinterlegten Re- gisterknoten abgelegt werden. Aktenzeichen sollten automatisch generiert und ma- nuell angepasst werden können. Eine Überprüfung auf bereits vorhandene Aktenzei- chen ist erforderlich.

Das zukünftige DMS muss entsprechende administrative Werkzeuge zur Einrichtung und Pflege von elektronischen Aktenplänen und auch Bearbeitungsfunktionen für An- wender zur Verfügung stellen.

Dazu gehören bspw.:

• Definition und Konfiguration von Regelwerken für die automatische Generie- rung von Aktenzeichen bei der Ablage von Dokumenten im Aktenplan

• Verwaltung von individuellen Strukturebenen, auch ggf. eigenverantwortlich durch berechtigte Anwendende in den jeweiligen Bereichen

• Vorgabe von definierten Vorgangsarten als Auswahl zur Erleichterung der spä- teren Dokumentsuche

IV.1.9 Aufbewahrungsfristen und Löschen von Akten/Dokumenten Die DMS-Lösung sollte folgende Funktionen unterstützen:

• Aufbewahrungsfristen auf der Ebene von Vorgängen, Aktenarten

• Bereitstellung von Anwendungsfunktionen:

o zur Erzeugung einer Aufbewahrungsfrist aufgrund eines Ereignisses (z.B. kaufmännische Aufbewahrungsfrist nach Ablauf von Verträgen)

o zum Ändern / Verlängern von Aufbewahrungsfristen o zur Anzeige von angelaufenen Aufbewahrungsfristen und optionalem Lö- schen von Dokumenten nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist

• Verwaltung von archivierungsrelevanten Metadaten z.B. in einem elektroni- schem Aktenplan

• Verwaltung von Aussonderungsarten (archivwürdig, vernichten, bewerten)

• Aussonderungsfunktionen für Dokumente und Metadaten

IV.1.10 Elektronische Signaturen Die Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) oder qualifizierten elektronischen Siegeln (QSiegel) sind typischerweise keine DMS-Funktion, sondern erfolgt über qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter (QTSP).

Das DMS sollte eine Standardschnittstelle für die Integration von Signaturanwen- dungskomponenten von Drittanbietern für Einzel- oder Massenverfahren zur Verfü- gung stellen.

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Dazu gehören auch entsprechende Funktionen im Standard-Client, sodass Doku- mente bei Bedarf mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) oder qualifi- zierten elektronischen Siegeln (QSiegel) im Rahmen einer Vorgangsbearbeitung oder zur Ablage in elektronischen Akten versehen werden können.

Auf der anderen Seite sollte es möglich sein, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene eingehende Dokumente gegen den relevanten externen Verzeich- nisdienst zu prüfen, die Prüfergebnisse zu protokollieren und diese zusammen mit dem Dokument im DMS zu speichern.

Die Anzeige von signierten Dokumenten sollte auch automatisch eine Anzeige oder auch den Export des dazugehörigen Prüfprotokolls ermöglichen.

IV.2 Standard DMS-Client Es besteht keine Präferenz für eine bestimmte Client-Technologie. Der Standard DMS-Client sollte der mit der größten Funktionalität sein.

Die Anwendungsoberfläche sollte über eine intuitiv zu bedienende Oberflächenfunk- tionalität verfügen und sollte sich an Richtlinien wie bspw. Apple Human Interface Guidelines oder die für Microsoft Windows orientieren.

IV.2.1 Bedienoberfläche und Anpassbarkeit Standard-Client Neben einer zentral vorgegebenen Konfiguration des DMS-Clients sollte die Möglich- keit bestehen, individuelle Anpassungen der in der Arbeitsoberfläche verfügbaren Be- reiche wie Startbildschirme (Dash Boards), Fenstergrößen, Position Dokumentan- zeige, Layout von Trefferlisten etc. durch die Anwendenden mit dauerhafter Speiche- rung der persönlichen Einstellungen vorzunehmen.

Die Anzeige von Dokumenten sollte auf einen zweiten Bildschirm ausgelagert werden können.

IV.3 Suchfunktionen Das DMS sollte für die Recherche nach Dokumenten im Standard-Client folgende we- sentlichen Funktionen zur Verfügung stellen:

• Suche von Dokumenten über Indexfelder (z.B. Aktenzeichen, Name etc.) mit und- / oder- Verknüpfung sowie Volltextsuche über Suchbegriffe

• Unterstützung während der Eingabe des Suchwerts in einem Metadatenfeld durch Vorschlaglisten oder durch Autovervollständigung

• Speicherung und Aufruf von individuell definierten Suchen und häufig genutz- ten Akten (Favoritenverwaltung)

IV.4 Trefferliste In der nach einer Suche bereitgestellten Trefferliste sollte der Standard-Client fol- gende wesentlichen Funktionen zur Verfügung stellen:

• Anzeige einer Trefferliste mit individuell wählbaren Sortiermöglichkeiten auf Basis der vorhandenen Indexwerte

• Alternative Darstellung der Trefferliste in einer hierarchisch sortierten Ansicht (Explorer-Struktur)

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• Einschränkung der Trefferliste einer Volltextsuche durch gefundene Trefferka- tegorien (facettieren)

• Anzeige der ersten Seite aller Dokumente in der Trefferliste als Vorschaubild (Thumbnail)

• Versand von markierten Dokumenten als Link oder Anhang einer Standard- Mail oder einer vordefinierten Template-E-Mail direkt über Mozilla Thunder- bird mit optionaler Speicherung der versendeten E-Mail

• Möglichkeit zur Dokumentbearbeitung: Check-in / Check-out

• Setzen von Wiedervorlagen und Abonnements auf Dokumente

• Anzeige ausgewählter Dokumente in einer formatunabhängigen Vorschau

• Drucken von ausgewählten Dokumenten in ein PDF-Dokument mit optionalem Ausdruck von Anmerkungen zu den Dokumenten

• Export von ausgewählten Dokumenten als Kopie in ein lokales Dateiverzeichnis

• Export einer Trefferliste inkl. aller Indexwerte in eine Komma-getrennte Datei (z.B. .csv), MS Excel-Format o. ä.

Alle Dokumente in der Trefferliste, die sich in einer Vorgangsbearbeitung befinden, sollten entsprechend gekennzeichnet sein.

Die Anzeigefunktion des DMS sollte eine Möglichkeit bieten, mit einem Funktions- aufruf zwei markierte Dokumente inhaltlich zu vergleichen und die Unterschiede dar- zustellen. Dies betrifft sowohl gescannte Dokumente (z.B. Zeichnungen) im PDF-For- mat als auch Dokumente in Office-Formaten (z.B. unterschiedliche Vertragsversionen in MS Word).

IV.4.1 Dokumenten-Anzeige Die Anzeigefunktion des DMS sollte gängige Dokumentformate unterstützen. Erwar- tet wird hier vor allem eine Unterstützung von: TIFF G4, JPEG, PDF, PDF/A, MS Office/eml/msg.

Die Anzeige unterschiedlicher Dokumentformate, bspw. beim Blättern durch eine Trefferliste oder Akte, sollte durch eine Vorschau der Dokumente ohne Wechsel des Fensters ermöglicht werden.

Die Dokumentanzeige muss auf einen 2. Bildschirm ausgelagert werden können und folgende Funktionen unterstützen:

• Gleichzeitige Anzeige mehrerer Dokumente (mehrere Instanzen der Anzeige- funktion)

• Gleichzeitige Anzeige verschiedener Seiten eines Dokuments

• Vergrößerung der angezeigten Seite in mehreren Schritten

• Speicherung der zuletzt verwendeten Einstellungen des Anzeigefensters, vor al- lem die Fensterposition und Vergrößerung, mit Verwendung beim nächsten Aufruf einer Dokumentanzeige

Bei Verwendung der Volltextsuchfunktion, sollen formatunabhängig im angezeigten Dokument alle Fundstellen des gesuchten Textes farblich hervorgehoben werden, so dass der Anwender auf schnelle Weise erkennt, warum das angezeigte Dokument in

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der Trefferliste erscheint. Hierbei sollte es zudem möglich sein, innerhalb eines Do- kuments von Textfundstelle zu Textfundstelle zu springen (z.B. über eine „nächste“- Treffer-Anzeige).

Volltextinhalte müssen markiert und über die Zwischenablage-Funktion der jeweili- gen Client-Plattform bspw. in eine Textverarbeitung eingefügt werden können.

IV.4.2 Annotationsfunktionen Der DMS-Viewer sollte die Möglichkeit bieten, möglich einheitliche Anmerkungen auf Dokumenten mit unterschiedlichen Ursprungsformate anzubringen. Dabei soll- ten neben Textanmerkungen auch farbige Markierungen unterstützt werden.

Darüber hinaus sollte das Anbringen von Textanmerkungen / Kommentaren zu Do- kumenten, unabhängig von der Anzeige möglich sein.

IV.5 Mobiler Client Zur Nutzung von DMS-Funktionen auf mobilen Endgeräten wie iOS- oder Android- basierte Smartphones oder Tablets sollte die DMS-Lösung entsprechende Apps an- bieten. Nicht gemeint ist eine Standard Browser-Funktionalität, die auch auf diesen Endgeräten läuft, sondern eine native Anwendung, die die Besonderheiten dieser Client-Plattformen nutzt (z.B. Touch-Funktionen). Folgende Funktionen sollen zur Verfügung stehen:

• Recherche und Anzeige von Dokumenten

• Teilnahme an einer elektronischen Vorgangsbearbeitung

• Dokumenterfassung per Scan mit Kamera für eine zentrale Weiterbearbeitung

IV.6 Dokumenterfassung Papier Das Erfassen von Papierunterlagen soll sowohl zentral als auch in einzelnen Abteilun- gen oder Fachbereichen erfolgen. Dazu sollte eine in das DMS integrierte Scan-An- wendung für das Scannen vor und nach der Sachbearbeitung genutzt werden können.

Die Scan-Anwendung sollte folgende Anforderungen erfüllen:

• stapelorientiertes Scannen

• Barcodeerkennung von 1D und 2D Barcodes (auch zur Dokumenttrennung)

• Durchführen von Qualitätsprüfung/Vorindizierung der Dokumente an einem separaten Arbeitsplatz (nicht Scan-Arbeitsplatz)

• Protokollierungsfunktionen (stapelbezogen: Anzahl gescannter Dokumente / Seiten, Anzahl übergebener Dokumente etc.)

• Schnittstellen zu DMS-basierter Postkorb- / Workflow-Komponenten

IV.6.1 Nacherfassen mit Barcode Um eine automatisierte Erfassung von Papierdokumenten nach der Sachbearbeitung zu ermöglichen, sollte die DMS-Client-Anwendung über eine entsprechende Erfas- sungsfunktion verfügen. D.h. Benutzer*innen können ein Papierdokument wie bspw. einen Vertrag in einer Akte oder dem Aktenplan mit einem Barcode versehen, regist- rieren und anschließend zum Scannen weitergeben. Über den aufgebrachten Barcode soll das Dokument nach dem Scan-Vorgang automatisch der richtigen Akte bzw. dem Register oder einem Vorgang im Aktenplan zugeordnet werden.

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IV.6.2 Ad-Hoc Scannen in der Abteilung/am Arbeitsplatz Für gelegentliche Scantätigkeiten sollen hauptsächlich die bei der HU vorhandenen Multifunktionsgeräte genutzt werden. Dabei sollen die gescannten Dokumente ent- weder per E-Mail (Scan2Mail) an eine Mail-Adresse geschickt und von dort aus im DMS ablegt werden, oder in einem Benutzer-/Team-orientierten Dateiverzeichnis ab- gelegt werden (Scan2File).

Alternativ sollten Benutzer*innen für das Scannen einzelner Unterlagen Scan-Funk- tionen am Arbeitsplatz bereitgestellt werden können. Im Idealfall wird diese Scan- Funktion als Bestandteil des DMS-Clients bereitgestellt.

IV.7 Erfassung elektronischer Dokumente Für die DMS-Nutzung ist es von hoher Bedeutung, dass Dokumente aus ihrer Desk- top-Umgebung (vor allem Office- und E-Mail-Dokumente) heraus direkt im DMS ab- gelegt werden können.

IV.7.1 Ablage von E-Mails Für eine vorgangsorientierte E-Mail-Speicherung sollte eine Integration des bei der HU eingesetzten Mail-Clients Mozilla Thunderbird mit dem DMS im Kontext der je- weiligen Geschäftsprozesse unterstützt werden.

In diesem Fall erfolgt die Ablage von wahlweise einzelnen Anhängen oder der gesam- ten E-Mail aus dem Mozilla Thunderbird-Client in die definierte Akte oder Abla- gestruktur manuell.

Für die Indizierung der abzulegenden Mail sollten neben den dokumenten- / akten- artspezifischen Indexwerten grundsätzlich auch vorhandene Metainformationen (z.B. Absender, Datum, Betreff etc.) automatisiert zur Verfügung gestellt werden können.

E-Mails müssen im eml-Format abgelegt werden können, damit die originalen Inhalte und die Mail-Struktur erhalten bleiben.

IV.7.2 Ablage von Dokumenten aus MS Office-Anwendungen Für die Speicherung von elektronischen Dokumenten und den Zugriff aus MS Office– Anwendungen (MS Word, MS Excel etc.), sollte eine integrierte Menüauswahl in der jeweiligen Anwendung zur Verfügung gestellt werden.

IV.7.3 Generische Ablage von Dokumenten aus anderen Anwendungen Das Speichern von Desktop-Objekten im DMS sollte über Drag & Drop, Menüeintrag o. ä. (aus dem MS Windows Explorer) erfolgen können.

IV.7.4 Dokumenterstellung aus Vorlagen Es sollte möglich sein, individuell erstellte MS Office-Vorlagen im DMS zu hinterle- gen. Diese Vorlagen sollen dann von Anwendern über eine im DMS-Client inte- grierte Funktion aufgerufen werden können. Vorlagen sollten mit kontextbezogenen Daten aus dem DMS (z. B. Personalnummer) automatisch gefüllt und nach Fertig- stellung der Bearbeitung direkt gespeichert werden können.

IV.7.5 Massenimport von Dokumenten Das DMS sollte eine konfigurierbare Import-Funktion für den automatisierten Mas- senimport von Dokumenten anbieten, die in einem Dateiverzeichnis bereitgestellt werden.

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Neben der Auswertung von im Kontext der Dokumente bereitgestellten Indexwerten (z.B. in begleitenden XML-, csv-Dateien), sollte beim Import von gescannten Doku- menten auch eine Barcode-Erkennung, Volltext-OCR und Speicherung im PDF-For- mat inkl. Volltext-Layer unterstützt werden.

IV.8 E-Akten

IV.8.1 Grundsätzliche Aktenfunktionen Die Aktenanwendung sollte Benutzer*innen in Abhängigkeit von Berechtigungen fol- gende wesentliche Funktionen bereitstellen:

• Anlegen neuer Akten mit vordefiniertem Aktenmodell

• Zeitgleiches Öffnen mehrere unterschiedliche Akten (z.B. zum Vergleich von Akten).

• Verknüpfung zusammengehörender Akten

IV.8.2 Aktenrecherche Folgende Suchfunktionen sollten zur Verfügung stehen:

• Suche nach Aktenattributen und Registern sowie dokumentartspezifischer In- dexwerte auch in und- / oder-Kombination

• Volltextrecherche nach Aktenbeschreibungsdaten und -inhalten

• Speicherung von ausgewählten Akten, Vorgängen / Registern und Dokumenten als persönliche Favoriten

IV.8.3 Aktenbearbeitung Folgende Bearbeitungsfunktionen sollten mit entsprechender Berechtigung zur Ver- fügung stehen:

• Bearbeiten (Check-in / Check-out) von Dokumenten

• Annotationen

• Versenden von archivierten Dokumenten aus der DMS-Aktensicht oder Treffer- liste per E-Mail mit optionaler Speicherung der versandten E-Mail

• Verlinkung von Dokumenten oder Strukturelementen (wie bspw. Register / Vorgänge) in unterschiedliche Akten.

• Einfaches Verknüpfen bereits archivierter Dokumente in Aktenordner / Regis- ter

• Verschieben von Dokumenten von einer Akte in eine andere Akte (z.B. bei Fehl- ablage)

• (logisches) Löschen und Wiederherstellen von Dokumenten (elektronischer Pa- pierkorb vergleichbar mit MS Windows)

• Setzen einer Wiedervorlage auf Akten für angemeldete Benutzerinnen oder auch andere Benutzerinnen mit automatischer Benachrichtigung bei Eintritt des definierten Termins

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• Setzen von Abonnements auf Akten für angemeldete Benutzerinnen oder auch andere Benutzerinnen mit automatischer Benachrichtigung bei Änderung der Akte bzgl. Inhalte (neue Dokumente, Änderungen bestehender Dokumente etc.)

• Export von einer vollständigen Akte oder markierter Dokumente in ein definier- tes Dateiverzeichnis

• Druckfunktionen für Akteninhalte in PDF-Ausgabedokument mit optionaler automatisch erzeugter fortlaufender Nummerierung

• Anpassung der Aktenstruktur, z.B. durch Hinzufügen von Registern.

• Umbenennen von Akten bzw. Änderung von Aktenattributen, ohne diese geän- derten Werte allen in der Akte enthaltenen Objekten einzeln vergeben zu müs- sen (ggf. Vererbung der Indexwerte von Akten auf abhängige Objekte). Umbe- nennungen sollten zudem keine Auswirkung auf Verbindungen zwischen Akten auslösen, d.h. die Verbindung zwischen Akten bleibt aufrechterhalten.

IV.8.4 Dokumentbearbeitung in Aktenplänen/Schriftgutverwaltung Die Aktenplansicht sollte für Benutzer*innen folgende wesentlichen Funktionen be- reitstellen:

• Suche über Aktenplanattribute und Registerstrukturen sowie dokumentspezifi- schen Indexwerten oder Volltext, auch in und/oder-Kombination

• Verknüpfung von fachlich orientierten Akten (z.B. Personalakten) in den Akten- plan

• Navigation in der grafischen Darstellung des Aktenplans

• Anlegen neuer Dokumente innerhalb des Aktenplans

• Bearbeiten (Check-in / Check-out) von Dokumenten

• Versand von markierten Dokumenten als Link oder Anhang einer Standard- oder vordefinierten Template-E-Mail direkt über Mozilla Thunderbird mit op- tionaler Speicherung der versendeten E-Mail in der aktuellen Position im Ak- tenplan

• Einfaches Verknüpfen vorhandener, bereits archivierter Dokumente in den Ak- tenplan

• Verschieben von Dokumenten, Vorgängen oder Akten innerhalb des Aktenplans (z.B. bei Fehlablage)

• Setzen einer Wiedervorlage auf einzelne Dokumente oder Vorgänge für ange- meldete Benutzerinnen oder auch andere Benutzerinnen mit automatischer Benachrichtigung bei Eintritt des definierten Termins

• Setzen eines Abonnements für angemeldete Benutzerinnen oder auch andere Benutzerinnen mit automatischer Benachrichtigung bei Änderung im Akten- plan bzgl. neuer Dokumente, Änderungen bestehender Dokumente etc.

• Druckfunktionen für markierte Dokumente in ein PDF-Ausgabedokument mit optionaler automatisch erzeugter fortlaufender Nummerierung jeder im Aus- druck vorhandenen Seite

• Export von vollständigen Registern oder markierten Dokumenten innerhalb des Aktenplans in ein definiertes Dateiverzeichnis

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• Individuelle Ergänzung von Registern in einer Akteninstanz für bereits erstellte Akten durch berechtigte Anwender

• Verwaltung von individuellen Aufbewahrungsfristen für abgelegte Dokumente, Vorgänge und Akten

IV.9 Postkorb/Workflow

IV.9.1 Grundfunktionen Die vom DMS bereitgestellte Komponente zur elektronischen Vorgangsbearbeitung sollte Vorgänge mit 1 - n Dokumenten, Registern oder auch ganzen Akten unterstüt- zen.

In Gruppenpostkörben können ausgewählte Vorgänge durch Benutzer*innen wieder zur Bearbeitung durch andere Mitglieder freigegeben werden.

Der Ablauf und die einzelnen Bearbeitungsschritte der Prozesse sollten dauerhaft pro- tokolliert und das Protokoll optional als PDF-Dokument gespeichert werden können.

IV.9.2 Einzel- und Gruppenpostkorbfunktionen Zur Bearbeitung von elektronischen Vorgängen sollten neben Einzelpersonenpost- körben auch Gruppenpostkörbe zur Unterstützung von Teamarbeit genutzt werden können.

Benutzer*innen sollten optional per E-Mail-Benachrichtigung über zu bearbeitende Vorgänge mit Link auf den Postkorbvorgang informiert werden können.

Dokumente, die in Gruppenpostkörben vorliegen, müssen von allen Mitgliedern der Gruppe bearbeitet werden können.

Erforderliche Bearbeitungsfunktionen sind:

• Anzeigen und Bearbeiten der Vorgangsdaten, z.B. „Freigabe“ erteilen, Kennt- nisnahme bestätigen etc.

• Darstellen der Anhänge je nach Art als Aktensicht, Registersicht, Dokumenten- ansicht

• Bearbeiten der Akten- bzw. Dokumenten-Indexwerte

• Weiterversand von Vorgang (an Personen oder Gruppen) per DMS-Post- korbfunktion und (optional) per E-Mail (Link für interne Benutzer*innen, An- hänge für externe Personen)

• Zuordnung einzelner oder mehrerer bereits vorhandener Dokumente zu einem Vorgang

• Definition eines Wiedervorlagetermins

• Vorgangsstatus einsehen, festlegen / ändern inkl. Vorgang beenden oder abbre- chen (sollte in einem Protokoll einsehbar sein)

IV.9.3 Ad-Hoc Workflow Die Abläufe zur Bearbeitung von Vorgängen (durch eine oder mehrere Personen oder Gruppen) müssen Ad-hoc durch Benutzerinnen in einer grafischen Oberfläche indi- viduell definiert werden können. Dabei sollte es möglich sein, für die Vorgangsschritte entsprechende Eskalationsfristen zu vergeben, nach deren Ablauf die Initiatorenin- nen des Workflows benachrichtigt werden.

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Sich wiederholende Abläufe müssen als persönliche oder allgemeine, zur öffentlichen Nutzung freigegebene, Vorlagen gespeichert werden können.

Vorgänge müssen sowohl auf Basis neu eingehender (Scannen, E-Mail, Import Office- Dokumente etc.), als auch vorhandener DMS-Objekte manuell oder automatisiert ge- neriert werden können.

IV.9.4 Vertretung Für jeden Postkorb (Einzel- und Gruppenpostkorb) sollte eine individuelle „Vertre- tung“ hinterlegt werden können, die alle in den zugeordneten Postkörben befindli- chen Vorgänge sehen und bearbeiten kann.

Optional sollte die Vertretung auf bestimmte, zu vertretende Postkörbe oder Vor- gangstypen von Personen eingeschränkt werden können.

Berechtigte vorgesetzte Personen sollten die Möglichkeit haben, bspw. im Falle von ungeplanten Abwesenheiten, Vertretungen zu pflegen oder Vorgänge an entspre- chende Personen weiterzuleiten.

IV.9.5 Formularbasierter Workflow Um formularbasierte Prozesse, wie z.B. Anträge, durchzuführen, muss die DMS-Lö- sung folgende Funktionen zur Verfügung stellen:

• Definition von elektronischen Formularen mit unterschiedlichen Feldern, Checkboxen etc. über einen DMS-integrierten grafisch orientierten Editor per Customizing (keine Programmierung von Oberflächen)

• Möglichkeit zur Integration von externen Datenquellen über konfigurierbare Schnittstellen (z.B. ODBC-Zugriffe auf Datenbanken)

• Prüfung und Validierung von Eingaben im elektronischen Formular gegen Stammdaten im DMS oder ggf. gegen Stammdaten in Fachanwendungen (z.B. SAP)

• Bearbeitung / Erfassung von Formularinhalten auf Basis von Eingaben (z.B. an- gekreuzte Checkbox)

• Anzeige und Bearbeitung von Formularinhalten aufgrund von Berechtigungen oder Rollen der Benutzer*innen

• Protokollierung der einzelnen Workflow-Schritte durch Benutzer*innen-Ken- nung, Datum, Zeitstempel, Art der Aktion (Arbeitsschritt)

Die Erzeugung eines elektronischen Ausdrucks des ausgefüllten Formulars inkl. der Bearbeitungshistorie als Dokument im PDF-Format sollte möglich sein.

IV.10 Zusammenarbeit mit externen Partnern (Collaboration) Im Rahmen der Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie bspw. Architekten und Planungsbüros, Behörden sollte das DMS eine Möglichkeit bieten, über eine außer- halb des Netzwerks der HU (z.B. in der DMZ) installierte DMS-basierte Austausch- plattform Dokumente oder Akten nachvollziehbar und dokumentiert zu bearbeiten bzw. austauschen zu können.

Folgende wesentlichen Funktionen sollten in der Kommunikation zwischen der ex- ternen Austauschplattform und dem DMS der HU unterstützt werden:

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• Anlegen von Austauschverzeichnissen/-strukturen zur Nutzung von externen Personen.

• Einladen, Registrieren und Berechtigen von externen Anwendern.

• Suche nach Dokumenten/Akten durch externe Personen.

• Anzeige Dokumente in verschiedenen Formaten durch externe Personen.

• Bearbeitungsfunktionen für Dokumente/Akten durch externe Personen wie:

§ Erstellen Akten/Ordner

§ Erstellen Dokumente

§ Versionieren Dokumente

§ Kommentieren Dokumente

• Beteiligung von externen Partnern an intern erzeugten Dokumentbearbeitungs- prozessen mit Benachrichtigung.

• Synchronisation von Dokumenten oder Akten zwischen Austauschplattform und interner DMS-Umgebung.

• Deaktivieren/Löschen von externen Anwendern.

• Löschen von Austauschverzeichnissen/-strukturen.

Die angebotene Kollaboration -Funktion sollte eine sichere Kommunikation zwi- schen dem Netzwerk der DMZ (Demilitarized Zone) und dem privaten Netzwerk des HU-intern genutzten DMS bspw. über einen Proxy Server, auch über Firewalls hin- weg, unterstützen.

Ein direkter Zugriff von externen Nutzern auf das DMS im Netzwerk der HU muss ausgeschlossen werden können.

IV.11 Integration SAP Die HU setzt SAP-basierte Anwendungen in den nachfolgend beschriebenen Berei- chen ein:

Abbildung 1: EInsatzbereiche SAP-Anwendungen

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Neben der seitens der DMS-Lösung erforderlichen zertifizierten Integration über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle, sollten darüber hinaus folgende Integrationen, in die bei der HU vorhandenen SAP-Systeme und darin genutzten Anwendungen unter- stützt werden.

IV.11.1.1 Datenaustausch Dokumente mit DMS Neben der Integration der Dokumente in SAP über die SAP ArchiveLink-Schnitt- stelle müssen die Dokumente auch unabhängig von SAP-Objekten recherchierbar gemacht werden können. Dazu müssen je nach Dokumentart definierte SAP-Daten automatisiert in das DMS zur Indizierung der Dokumente übertragen werden. Dies beinhaltet auch die Synchronisation von Änderungen der Daten im SAP-System.

Für die Definition und Konfiguration der zu übertragenden Daten muss von der DMS-Lösung in SAP eine Standard-Anwendung mit einer grafischen Oberfläche zur Verfügung gestellt werden.

Es muss auch möglich sein, auf Basis von in SAP neu erstellten Objekten automati- siert im DMS neue Akten auf Basis von dort hinterlegten Vorlagen zu erzeugen und mit definierten SAP-Daten zu indizieren. Die Akten müssen automatisch mit den entsprechenden SAP-Objekten verknüpft und direkt aus der SAP-Anwendungsober- fläche zur Anzeige aufgerufen werden können.

Ebenso muss es möglich sein, im DMS bereits erfasste Dokumente zusätzlich für eine spätere Recherche aus der SAP-Oberfläche nachträglich in SAP zu SAP-Objek- ten zu verknüpfen.

IV.12 Integration sonstiger Anwendungen Die HU nutzt neben SAP weitere Anwendungen in verschiedenen Bereichen der Ver- waltung. Die nachfolgende Übersicht zeigt die aktuell genutzten Anwendungen mit Relevanz für eine DMS-Integration:

Tabelle 3: Vorhandene Fachverfahren Falls die Fachanwendung keine eigene Standardschnittstelle zu Verfügung stellt, sollte das DMS eine generisch nutzbare Massenablagefunktion (Batch Import-Funk- tion) bereitstellen.

Werden regelmäßig Anfragen an das DMS aus vorhandenen Anwendungen gestellt und die Fachanwendung keine eigene Standardschnittstelle zur Verfügung stellt, sollte eine generische Recherche aus der führenden Anwendung möglich sein. Das Rechercheergebnis soll bei Aufruf aus der führenden Anwendung im DMS-Client an- gezeigt werden, ohne dass der Anwender hierfür in DMS weitere Eingaben tätigen muss. Dies beinhaltet auch die Forderung nach automatischer Anmeldung bei Start des Clients (sog. „Single Sign On“).

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IV.12.1 Integration Behördenpostfächer Zur Integration des elektronischen Rechtsverkehrs z.B. mit Gerichten über das „Elektronisches Gerichts – und Verwaltungspostfach“ (EGVP) und Behörden über das „Elektronische Behördenpostfach“ (beBPo) sollte das DMS eine Schnittstelle zur Kommunikation zur Verfügung stellen. Folgende Funktionen sollten dabei unter- stützt werden:

• Empfang von Nachrichten

• Erstellung eines Elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) bei Nachrichten mit Fristen

• Antworten auf Nachrichten

• Versand von Nachrichten Die Integration sollte sowohl eine integrierte Ablage von empfangenen Dokumenten als auch einen integrierten Versand von bereits im DMS in e-Akten verwalteten Do- kumenten ermöglichen.

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V. Anforderungen an DMS-Anbieter

V.1 Beratung Bereits bei der Planung, aber auch bei der Einführung der DMS-Lösung, wird vom Anbieter der DMS-Lösung eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte erwartet, damit notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können. Insbesondere ist in Angeboten, Rechnungen und allen Dienstleistungsaktivitäten die Unterscheidung von IT-Leis- tungen (z.B. Lokalisierung, Customizing) und Organisationsentwicklungsleistungen darzustellen.

Die Vermittlung von Best-Practice Ansätzen bei der Umsetzung der Teilprojekte wird erwartet. Die Erfahrung bei vergleichbaren Projekten sind zu berücksichtigen.

V.2 Umfang erforderlicher Dienstleistungen Der Anbieter der DMS-Lösung muss folgende Leistungen zur Umsetzung der be- schriebenen Anforderungen und Umsetzungsprojekte erbringen:

• Lieferung der DMS-Lösung als Generalunternehmer für die HU

• Einrichtung der DMS-Test-, -Entwicklungs- und -Produktivumgebung

• Dienstleistungen für:

o Beratung, Analyse und Erfassung der notwendigen Informationen, um sämtliche Aufgabenstellungen in den genannten Projektphasen abzude- cken

o Erstellung, Vorstellung und Verabschiedung eines Gesamtkonzeptes o Installation aller für die Umsetzung erforderlichen DMS-Komponenten o Einrichtung, Konfiguration und – soweit erforderlich – Erstellung, Pro- grammierung der Softwarekomponenten zur Dokumentenerfassung, In- dexierung, Recherche, Aktenverwaltung, Workflow-/Vorgangssteuerung gemäß den Anforderungen der jeweiligen Umsetzungsprojekte o Integration in die bestehende IT-Infrastruktur (u.a. auch Schnittstellen zu Fachverfahren)

o Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für Systemverwalter (Administratoren) und Endbenutzer inkl. Anwender für die Dokumen- tenerfassung von Papier

o Einführungsbegleitung o Test und Abnahme der jeweiligen Teilprojekte o Dokumentation der Gesamtlösung: Erstellung und Lieferung der zur Lö- sung gehörenden Dokumentation (inkl. Konzepte, Handbücher, techni- sche Dokumentationen, Testpläne/Abnahmeprotokolle, Release Notes, Installationsdokumentation, etc.) in deutscher Sprache

o Projektleitung/-koordination für die Realisierung des jeweiligen DMS- Teilprojektes

In den folgenden Kapiteln sind die aus Sicht der HU wesentlichen Dienstleistungen dargestellt, die im Rahmen der Umsetzung der DMS-Umgebung relevant sind.

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V.2.1 DMS-Basisinstallation Der DMS-Anbieter muss die angebotene Software als Generalunternehmer liefern, installieren und die Betriebsbereitschaft herstellen. Die DMS-Basisinstallation muss alle benötigten Leistungen umfassen, die zur Inbetriebnahme der zugesicherten Standardfunktionen der gelieferten Produkte erforderlich sind.

Das DMS-Basissystem umfasst das Produktivsystem und auch die angebotene Test- bzw. Entwicklungsumgebung.

In der DMS-Basisinstallation müssen die notwendigen Dienstleistungen für die fol- genden Punkte enthalten sein:

• Installation DMS-Basiskomponenten

• DMS-Integration in die bestehende HU IT-Infrastruktur.

• Unterstützung bei der Konzeption und Einrichtung eines Backup-Verfah- rens, inkl. Wiederherstellungstests auf Basis der bei der HU vorhandenen Tools

• Testplanerstellung sowie die Durchführung und Protokollierung der durch- geführten Tests für Basisfunktionen

• Abnahme des DMS-Basissystems (Produktions-, Test-, Entwicklungs-Umge- bung)

• Dokumentation der DMS-Installation (System-/ Konfigurations-/Schnitt- stellendokumentation)

V.2.1.1 Implementierung der Umsetzungsprojekte Zur Implementierung der in Kapitel VI dargestellten Umsetzungsprojekte müssen jeweils folgende Dienstleistungen erbracht werden

• Erstellung eines Feinkonzepts für die Aufgabenstellung des beschriebenen Umsetzungsprojekts mit:

o Workshop zur Abstimmung über Anforderungen, Vorgehensweise und Planung

o Detailanalyse, Erhebung der notwendigen Informationen o Erstellung und grundsätzliche Qualitätssicherung des Feinkonzeptes o Vorstellung, Abstimmung und Verabschiedung des Feinkonzeptes

• Erstellung und Lieferung der jeweiligen Anwendung:

o Customizing/Programmierung DMS-Funktionalitäten inkl. Installa- tion aller Komponenten, die im Rahmen der DMS-Basisinstallation noch nicht implementiert wurden

o Falls erforderlich: Implementierung Schnittstellen zu Fachanwen- dungen

o Integration in die bestehende IT-Infrastruktur o Clientseitiger Roll-out der Anwendung für alle vorgesehenen Arbeits- plätze (anhand einer beispielhaften Musterinstallation aller Client- Komponenten).

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• Erstellung von Testplänen sowie Vorbereitung, Begleitung und Protokollie- rung der durchgeführten Tests.

• Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für die Key-User der jewei- ligen AnwendungV.2.1.3.

• Abnahme der Anwendung.

• Dokumentation der Anwendung (Technische Konfiguration, fachliche Konfi- guration und Anwenderdokumentation).

• Unterstützung der Anwender vor Ort in der Einführungsphase.

V.2.1.2 Dokumentation Der Anbieter muss umfassende Dokumentationen für folgende Bereiche erstellen und liefern:

• Technische Dokumentation und Handbücher zu den lizenzierten Produkten.

• Dokumentation der kundenspezifischen Systemkonfiguration und -parame- ter für alle installierten DMS-Module.

• Dokumentation der Programme, die kundenspezifisch entwickelt wurden (u.a. mögliche selbsterstellte Schnittstellen zu Fachverfahren).

Sämtliche Dokumentationen sind in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen.

V.2.1.3 Schulungen Für die Einrichtung und Produktivsetzung der DMS-Umgebung müssen auf unter- schiedlicher Ebene Schulungsmaßnahmen vor Ort bei der HU oder Online durchge- führt werden.

Die HU erwartet vom Bieter eine Empfehlung für alle notwendigen und sinnvollen Schulungsmaßnahmen und Schulungsinhalte.

Der Anbieter der DMS-Lösung muss dazu folgende Schulungen vorbereiten und durchführen:

• Schulung über das Systemkonzept für dedizierte Personen zur Koordination und Betreuung der DMS-Lösung.

• Schulung über die Systemadministration für die Systembetreuer.

• Schulung von Key-Usern (z.B. Scan-Personal, Sachbearbeiter*innen) für die Nutzung der jeweils umgesetzten Anwendungsszenarien.

Schriftliche Schulungsunterlagen sind vom Bieter für Teilnehmerinnen elektro- nisch bereitzustellen. Der HU muss es erlaubt sein, die Schulungsunterlagen an wei- tere Benutzerinnen zu verteilen, auch wenn diese nicht an den Schulungsmaßnah- men teilnehmen.

Um eine erfolgreiche Schulung für die jeweiligen Teilnehmer*innen zu gewährleis- ten, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

• Die Schulung muss termingerecht geplant und entsprechend vorbereitet wer- den.

• Die Durchführung einer Schulung muss kontinuierlich an den geplanten Ta- gen durchgeführt werden und darf nicht unterbrochen werden.

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• Die Schulung muss eine Lernkontrolle für die Teilnehmer und Bewertung durch die Teilnehmer beinhalten.

• Ggf. nicht erfolgreich durchgeführte Schulungen müssen vom Anbieter kos- tenfrei wiederholt werden.

V.2.1.4 Projektbetreuung Die HU geht davon aus, dass für die gesamte Laufzeit des Projekts eine möglichst stabile persönliche Betreuung durch den Bieter erfolgen wird. Hier wird ein An- sprechpartner*in, der als Projektleiter in vergleichbaren Kundenumgebungen ähn- lich geartete Aufgabenstellungen bereits erfolgreich abgewickelt hat, benötigt.

Zum Nachweis der Kompetenz müssen daher folgende Informationen zu den zuge- ordneten Projektmitarbeitern beigefügt werden:

• Vorname, Name, Alter

• Funktion, in der er oder sie dem Projekt bei der HU zur Verfügung steht.

• Dauer der Betriebszugehörigkeit beim Anbieter (Anforderung: mind. 2 Jahre)

• Durchgeführte Projekte beim Anbieter mit Angabe der wahrgenommenen Funktion (Anforderung: mind. 4 Projekte)

• Ausbildung, beruflicher Werdegang und Erfahrung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters mit den angebotenen Produkten

• Erfahrung der Ansprechpartner*in mit der angebotenen Lösung (Anforde- rung: mind. 2 Jahre)

• Projekte mit der Funktion (z.B. Systemberaterin, Projektleiterin, Trai- ner*in, etc.), in der er oder sie dem Projekt bei HU zur Verfügung steht (An- forderung: mind. 4 Projekte)

• Aussage zur dauerhaften Zuordnung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin, u.a. zum zeitlichen Umfang und der Dauer, die er oder sie diesem Projekt zur Verfügung steht

Es müssen mindestens die o.g. Angaben zur Person des vorgesehenen Projektleiters und jeweils für einen fachlichen und technischen DMS-Experten gemacht werden.

V.2.2 Support-Struktur Es wird erwartet, dass der Anbieter der DMS-Lösung ein Support-Zentrum für die Behandlung von Kunden- und Systemproblemen unterhält. Anforderungen und De- tails dazu werden im beigefügten EVB-IT Systemvertrag geregelt.

Jede Veränderung der Systemumgebung (z.B. Release-Upgrade) muss vom Auftrag- nehmer vorher angekündigt werden. Alle Änderungen sind nachvollziehbar in der Kundenumgebung zu protokollieren.

V.2.3 Option: Managed Services Der Bieter sollte optional eine externe Betreuung der DMS-Lösung mit folgenden Merkmalen leisten können:

Monitoring

• Überwachung der Lauffähigkeit und Auslastung des DMS-Produktivsystems

• Überwachung von Schnittstellen zu Fachverfahren

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• Automatische Erzeugung von Tickets aufgrund von Fehlersituationen

• Beschaffung notwendiger technischer Informationen für die Störungsbearbei- tung (bspw. Versionsstände, Konfigurationsdateien, Protokolldateien)

• Reaktion und Störungsbehebung der in Pflege befindlichen DMS-Komponen- ten im Rahmen der vereinbarten Supportzeiten und Support-Levels

• Bereitstellung von monatlichen Berichten mit Informationen zur DMS-Nut- zung, -Performance und dem Status vorhandener Tickets.

• Prüfung der Systeme auf grundsätzliche Funktionsfähigkeit

Produktaktualisierung

• Abstimmung und Planung von Updates

• Aktualisierungen (updates) und Fehlerkorrekturen

• Einspielen aller Sicherheits- sowie funktionaler Software-Updates (inkl. Ma- jor-Releases) auf allen vorhandenen Systemen (Produktions-, Test-, Entwick- lungsumgebung)

Aufgrund des integrierten Betriebs mit SAP und HISinOne sind Releasewechsel und Testmatrizen gemeinsam zu beplanen.

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VI. Sollkonzeption Anwendungsszenarien

Die nachfolgenden Kapitel beschreiben die geplanten Anwendungsszenarien. Für alle Dienstleistungen soll eine Unterscheidung in IT-Dienstleistung und Organisations- entwicklungsleistung dargestellt werden.

VI.1 Umsetzungsprojekt: SAP-Integration Es ist geplant Dokumente mit folgenden Anwendungen zu integrieren (siehe auch Über- sichtsdarstellung unter IV.11):

Rechnungswesen: • Kaufmännisches Rechnungswesen mit SAP-Finanz- und Anlagenbuchhal- tung (SAP FI) • Controlling / Berichtswesen mit SAP Controlling (SAP CO) und Profit-Cen- ter-Rechnung • Drittmittelmanagement mit SAP-Projektsystem (SAP PS), SAP Folders Ma- nagement • Haushaltsmanagement mit SAP Public Sector Management (SAP PSM) • Elektronische Zeiterfassung mit Computer Aided Timesheet (CATS) • Reisemanagement (SAP FI-TV)

Beschaffung: • Beschaffung mit SAP S/4 Logistics (SAP LO) und Materialwirtschaft /Mate- rial Management (SAP MM) und • SAP Ariba (webbasiertes SAP-Cloudprodukt für Beschaffung) • Instandhaltung (SAP PM)

Personal: auf SAP R/3 • Personal-Administration (PA) • Organisationsmanagement (OM) • Personalabrechnung (PY)

ESS (Employee Self-Services): webbasierte SAP-Anwendung • Ermöglicht Mitarbeitenden auf persönlichen Daten zuzugreifen und diese zu verwalten. Zu den genutzten Funktionen gehören das Einsehen und Än- dern von persönlichen Daten und das Abrufen von Gehaltsabrechnungen.

Objektmanagement: • (kaufmännisch, technisch, infrastrukturell) mit SAP Real Estate Manage- ment (RE-FX), SAP Plant Maintenance (Instandhaltung) (SAP PM) und ei- nem Add-On Produkt der Korasoft GmbH für CAD-Grafiken (Schnittstelle zu Objektstammdaten)

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Übergreifendes Berichtswesen: • SAP Embedded BW

Zukünftig sollen die in SAP verknüpften Dokumente in der DMS-Lösung gespeichert werden.

Die bisher in SAP verknüpften Dokumente sollen aus dem SAP Content Server in die neue DMS-Lösung überführt und die in SAP vorhanden Verknüpfungen aktualisiert werden. Die angebotene DMS-Lösung sollte dafür ein entsprechendes Werkzeug zur Verfügung stellen.

Zur Vorbereitung der Migration der Dokumentbestände aus dem SAP Content Ser- ver muss ein entsprechendes Gesamtkonzept erstellt werden. Dazu müssen mindes- tens folgende Aktivitäten durchgeführt werden:

• Durchführung eines initialen Analyse-Workshops mit Abstimmung der An- forderungen zur Übernahme der vorhandenen Dokumentbestände.

• Ggf. Durchführung von Detailanalysen zu Migrationsbeständen.

• Erstellung eines Gesamtkonzeptes für die Datenmigration (Migrationskon- zept)

• Erstellung einer Projektplanung für den Ablauf der Migration.

Das Ergebnis der Migration ist zu protokollieren. Dazu gehören insbesondere Fehlerprotokolle zu nicht übertragenen bzw. fehlerhaften Dokumente.

VI.2 Umsetzungsprojekt: Elektronischer Aktenplan/Elektronische Schriftgutverwaltung In den nachfolgenden Kapiteln werden die wesentlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen an die Umsetzung des elektronischen Aktenplans dargestellt.

VI.2.1 Anlegen Aktenplan Erzeugen eines elektronischen Aktenplans durch Import einer hausinternen Vorlage auf Basis einer MS Excel-/csv-Datei durch berechtigte Fachadministratoren der HU.

Ebenso muss es möglich sein, die aktuell eingerichtete Aktenplanstruktur als MS Excel-/csv-Datei zu exportieren

VI.2.2 Dokumenterfassung Papierdokumente sollen über vorhandene Multifunktionsgeräte per Scan2Mail/ Scan2File oder Scan2Folder erfasst und manuell im elektronischen Aktenplan abge- legt werden.

Per E-Mail empfangene oder intern elektronisch erzeugte Dokumente sollen manu- ell aus den jeweiligen MS Office-Anwendungen und Mozilla Thunderbird im elektro- nischen Aktenplan gespeichert werden.

Für jedes im Aktenplan abgelegte Dokument oder jeden dort abgelegten Vorgang soll vom DMS automatisch ein Aktenzeichen vergeben und mit dem jeweiligen Ob- jekt gespeichert werden.

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VI.2.3 Sonstige Anforderungen Berechtigte Personen in den jeweiligen Bereichen müssen die vorhandenen Regis- terstrukturen im Aktenplan gemäß den zugelassenen Möglichkeiten (z. B. auf Regis- terebene) individuell erweitern können.

Für bestimmte Aktenknoten soll es möglich sein, Aktenstrukturen, Vorgangs- und Dokumentarten als Vorlagen zu definieren, die dann bei der Anlage von konkreten Akten ausgewählt werden können.

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VI.3 Umsetzungsprojekt: Elektronische Vertragsverwaltung Nachfolgend sind die wesentlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen an die Umsetzung eines Vertragsmanagements auf Basis der zukünftigen DMS-Lösung dar- gestellt.

VI.3.1 Aktenkopf Für den elektronischen Aktendeckel einer Vertragsakte sollten folgende Attributgrup- pen mit dazugehörigen Indexwerten vorgesehen werden: • Stammdaten o Vertragskategorie (Auswahlliste: vordefinierte Vertragskategorie) o Vertragstyp (Auswahlliste in Abhängigkeit von definierter Vertragska- tegorie) o Vertragskennung intern (Vorbelegung durch eindeutige Nummerie- rung der VM-Anwendung) o Vertragskennung extern (manuelle Eingabe) o Vertragsgegenstand/-bezeichnung (manuelle Eingabe) o Zuständige Organisationseinheit (Auswahlliste Organisationseinhei- ten) o Vertragsverantwortlichkeit (Auswahlliste Liste der dem Fachbereich zugeordneten Benutzer*innen) o Vertragsstatus (Auswahlliste mit bspw. Erstellung, Prüfung, Verhand- lung, Freigabe, aktiv, gekündigt, abgeschlossen) o Vertragssumme (manuelle Eingabe) • Vertragspartner o Name (Vorbelegung mit SAP-Name in Abhängigkeit von Debitor/Kre- ditor) o Debitor Auswahlliste SAP-Debitoren) o Kreditor (Auswahlliste SAP-Kreditoren) o Kontakt (manuelle Eingabe Name, Vorname, Tel.-Nr. E-Mail) • Fristen o Vertragsbeginn (manuelle Eingabe) o Vertragslaufzeit (manuelle Eingabe Monate) o Vertragsende (Automatische Berechnung auf Basis Vertragsbeginn + Laufzeit als Vorbelegung) o Kündigungsdatum (manuell Eingabe) o Verlängerung (Auswahlliste mit gängigen Regeln) o Wiedervorlage (manuelle Eingabe) o Aufbewahrungsfrist (Automatische Berechnung nach Vertragsstatus- änderung auf „abgeschlossen + 132 Monate als Vorbelegung)

VI.3.2 Aktenstruktur Folgende Registerstruktur sollte vorgesehen werden:

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VI.3.3 Berechtigungen Das Vertragsmanagement soll von mehreren Organisationseinheiten innerhalb der HU genutzt werden können. Der Zugriff und die Bearbeitung von Verträgen sollten primär auf die eigenen Verträge der jeweiligen Organisationseinheit beschränkt sein.

Ausnahmen davon bilden der Rechtsbereich sowie der Bereich Steuern oder auch der Vorstand, die bereichsübergreifend Vertragsunterlagen sichten und dort auch mitbearbeiten sollen.

VI.3.4 Anlegen von Akten Neue Vertragsakten sollen manuell durch die berechtigten Benutzer*innen mit allen Mussfeldern angelegt werden.

Bei der Anlage soll automatisch eine eineindeutige fortlaufende HU-interne Ver- tragsnummer und der Status „Entwurf“ vergeben werden.

VI.3.5 Dokumenterfassung Alle Dokumente werden manuell durch berechtigte Benutzer*innen in den entspre- chenden Vertragsakten erfasst.

VI.3.6 Recherche Dokumente Die Recherche und Anzeige der Akten und darin enthaltener Dokumente sollen nur über den DMS-Client erfolgen.

VI.3.7 Vorlagenverwaltung Es muss möglich sein, bei der Erstellung von neuen Vertragsunterlagen auf ein DMS-basiertes Vorlagenmanagement mit vorab geprüften und freigegebenen Doku- mentarten zugreifen zu können.

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VI.3.8 Regelwerke Vertragsverwaltung Es muss eine Fristenverwaltung unterstützt werden, d. h. aufgrund der hinterlegten Zeitpunkte für definierte Aktivitäten (Kündigung, Verlängerung etc.) müssen die je- weils dafür verantwortlichen und hinterlegten Mitarbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt werden. Dazu gehören bspw. folgende Funktionen:

• Berechnung von Wiedervorlagen basierend auf Laufzeit + Kündigungsfrist + individueller Vorlaufzeit (bzw. Auswahl aus Liste)

• Hinterlegung von Erinnerungsfunktion und Wiedervorlagen aufgrund der In- halte definierter Vertragsdaten (z. B. Vertragsstatus)

VI.3.9 Auswertungsfunktionen Die Vertragsverwaltung muss für berechtigte Benutzer Auswertungsfunktionen über den Vertragsbestand zur Verfügung stellen. Dazu gehören Auswertungen von Ver- trägen über die Vertragsmerkmale (Aktenkopf). Die VM-Lösung sollte dazu eine Ergebnisdarstellung in grafischer Form (z. B. Ku- chen-, Tortendiagramme) unterstützen. Alternativ sollte ein Export der Auswer- tungsergebnisse im Excel- oder csv-Format möglich sein.

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VI.4 Umsetzungsprojekt: Elektronische Studierendenakte

Dabei wird von verschiedenen Teilakten ausgegangen, die miteinander wie nachfol- gend dargestellt verknüpft werden sollen.

Studierendenakte Bewerbendenakte

Studiengangsakte 1 Bewerbungsakte 1

Studiengangsakte n Bewerbungsakte n

Bewerbungsakte 1

Bewerbungsakte 1

Abbildung 2: Darstellungen Zusammenhänge Elektronische Studierendenakte

VI.4.1 Elektronische Bewerbendenakte

VI.4.1.1 Aktenkopf Für jede Bewerbenden an der HU soll eine Bewerbendenakte mit folgenden Attribu- ten auf dem elektronischen Aktendeckel erzeugt werden: • Person ID (aus HISinOne) • Bewerbendennummer (aus HISinOne) • Vorname (aus HISinOne) • Nachname (aus HISinOne) • Art der HZB / Bildungstyp (aus HISinOne) • E-Mail-Adresse (aus HISinOne) • Geburtsdatum (aus HISinOne) • Geburtsname (aus HISinOne) • Geburtsort (aus HISinOne) • Geschlecht / Anrede (aus HISinOne) • Land (aus HISinOne) • Matrikelnummer (aus HISinOne) • Adresse (Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land aus HISinOne)

VI.4.1.2 Aktenstruktur Folgende Registerstruktur sollte vorgesehen werden:

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VI.4.1.3 Berechtigungen Die Zugriffberechtigungen auf Bewerbungsakten sollen noch im Rahmen der Fein- konzeption geklärt werden.

VI.4.1.4 Dokumenterfassung/Aktenbildung Die über den HISinOne-Connector im DMS abgelegten Dokumente sollen aufgrund der mit in HISinOne hinterlegten Werten den entsprechenden Bewerbendenakten zugeordnet werden.

Dazu sollen regelmäßig (täglich) über die verfügbaren HISinOne Web Services ent- sprechende Personendaten recherchiert und festgestellt werden, ob zu den abgeleg- ten Dokumenten bereits entsprechende Bewerbendenakten im DMS existieren. Wenn dies nicht der Fall ist, sollen diese entsprechend angelegt werden.

Für bereits vorhandenen Akten sollten die Personendaten synchronisiert werden.

VI.4.1.5 Recherche Dokumente Das DMS sollte eine Anzeige, der über den HISinOne DMS-Connector abgelegten und verknüpften Bewerbendendokumente unterstützen.

Parallel sollte eine Anzeige der Bewerbendenakten über die DMS-Anwendung mög- lich sein.

VI.4.1.6 Integrationen Anwendungen Das DMS sollte eine Anbindung an den HISinOne DMS-Connector und die Schnitt- stelle über die HISinOne Web Services zur Verfügung stellen.

VI.4.2 Elektronische Bewerbungsakte Die Dokumente zu Bewerbungsanträgen in HISinOne sollen in Bewerbungsakten geführt werden, die mit den Bewerberakten über die Bewerbendennummer der ent- sprechenden Personen verknüpft sind.

Bei einer erfolgreichen Immatrikulation wird die jeweilige Bewerbungsakte mit der Studierendenakte über die Matrikelnummer verknüpft.

Für den elektronischen Aktendeckel einer Bewerbungsakte sollten folgende Index- werte vorgesehen werden: • Bewerbendennummer (aus HISinOne) • Antragsnummer / Bewerbungsnummer (aus HISinOne)

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• Bewerbungsstatus (aus HISinOne)

• Exmatrikulationsdatum (aus HISinOne)

• Fach (aus HISinOne)

• Fach (aus HISinOne)

• Fachsemester (aus HISinOne)

• Fakultät (aus HISinOne) • PO-Version (aus HISinOne)

• Schwerpunkt (aus HISinOne)

• Semester Typ (aus HISinOne)

• Semester Jahr (aus HISinOne) • Studiengang-ID (=techn. Schlüssel) • Studiengang (aus HISinOne) • Abschlussziel (techn. Schlüssel) • Vertiefung (aus HISinOne)

VI.4.2.1 Aktenstruktur Folgende Registerstruktur sollte vorgesehen werden:

VI.4.2.2 Berechtigungen Die Zugriffberechtigungen auf Bewerbungsakten sollen noch im Rahmen der Fein- konzeption geklärt werden.

VI.4.2.3 Dokumenterfassung/Aktenbildung Die über den HISinOne -Connector im DMS abgelegten Dokumente sollen aufgrund der mit in HISinOne hinterlegten Werten den entsprechenden Bewerbungsakten zu- geordnet werden.

Dazu sollen regelmäßig (täglich) über die verfügbaren HISinOne Web Services ent- sprechende Bewerbungsdaten recherchiert und festgestellt werden, ob zu den abge- legten Dokumenten bereits entsprechende Bewerbendenakten und Bewerbungsak- ten im DMS existieren. Wenn dies nicht der Fall ist, sollen diese entsprechend ange- legt werden.

Für bereits vorhandenen Akten sollten die Personendaten und Bewerbungsdaten synchronisiert werden.

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VI.4.2.4 Recherche Dokumente Das DMS sollte eine Anzeige, der über den HISinOne DMS-Connector abgelegten und verknüpften Bewerbungsdokumente unterstützen.

Parallel sollte eine Anzeige der Bewerbungsakten über die DMS-Anwendung mög- lich sein.

VI.4.2.5 Integrationen Anwendungen Das DMS sollte eine Anbindung an den HISinOne DMS-Connector und die Schnitt- stelle über die HISinOne Web Services zur Verfügung stellen.

VI.4.3 Elektronische Studierendenakte Die Studierendenakte soll alle Dokumente der jeweiligen Studierenden, die im Rah- men des Studierendenlebenszyklus anfallen, zusammenführen.

VI.4.3.1 Aktenkopf Für den elektronischen Aktendeckel einer Studierendenakte sollten folgende Index- werte vorgesehen werden: • Person ID (aus HISinOne) • Matrikelnummer (aus HISinOne) • Studierendenstatus (aus HISinOne) • Bewerbendennummer (aus HISinOne) • Exmatrikulationsdatum (aus HISinOne) • Vorname (aus HISinOne) • Nachname (aus HISinOne) • E-Mail-Adresse (aus HISinOne) • Geburtsdatum (aus HISinOne) • Geburtsname (aus HISinOne) • Geburtsort (aus HISinOne) • Geschlecht / Anrede (aus HISinOne) • Land (aus HISinOne) • Adresse (Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land aus HISinOne)

VI.4.3.2 Aktenstruktur Folgende Registerstruktur sollte vorgesehen werden:

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VI.4.3.3 Berechtigungen Die Zugriffberechtigungen auf Studierendenakten sollen noch im Rahmen der Fein- konzeption geklärt werden.

VI.4.3.4 Dokumenterfassung/Aktenbildung Die über den HISinOne -Connector im DMS abgelegten Dokumente sollen aufgrund der mit in HISinOne hinterlegten Werten den entsprechenden Studierendenakten zugeordnet werden.

Dazu sollen regelmäßig (täglich) über die verfügbaren HISinOne Web Services ent- sprechende Personendaten recherchiert und festgestellt werden, ob zu den abgeleg- ten Dokumenten bereits entsprechende Studierendenakten im DMS existieren. Wenn dies nicht der Fall ist, soll geprüft werden, ob zu der Person die Rolle „Stu- dent“ vergeben wurde und diese entsprechend angelegt werden.

Für bereits vorhandenen Akten sollten die Personendaten synchronisiert werden.

VI.4.3.5 Recherche Dokumente Das DMS sollte eine Anzeige, der über den HISinOne DMS-Connector abgelegten und verknüpften Studierendendokumente unterstützen.

Parallel sollte eine Anzeige der Studierendenakten über die DMS-Anwendung mög- lich sein.

VI.4.3.6 Integrationen Anwendungen Das DMS sollte eine Anbindung an den HISinOne DMS-Connector und die Schnitt- stelle über die HISinOne Web Services zur Verfügung stellen.

VI.4.4 Elektronische Studiengangakte Dokumente mit einem direkten und eindeutigen Bezug zu einem Studiengang sollen in einer zugehörigen Studiengangakte abgelegt werden.

Eine Besonderheit sind hierbei Mehrfachstudiengänge. Diese sollen in einer gemein- samen Studiengangakte, unabhängig von den studierten Fächern, dargestellt wer- den. Die jeweiligen Teilstudiengänge eines Mehrfachstudiengangs erhalten daher keine eigene Studiengangakten.

VI.4.4.1 Aktenkopf Für den elektronischen Aktendeckel einer Studiengangakte sollten folgende Index- werte vorgesehen werden: • Person ID (aus HISinOne)

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• Abschluss (aus HISinOne) • PO-Version (aus HISinOne) • Studiengang (aus HISinOne) • Vertiefung (aus HISinOne) • Schwerpunkt (aus HISinOne) • Fach (aus HISinOne) • Fakultät (aus HISinOne)

VI.4.4.2 Aktenstruktur Folgende Registerstruktur sollte vorgesehen werden:

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VI.4.4.3 Berechtigungen Die Zugriffberechtigungen auf Studiengangakten sollen noch im Rahmen der Fein- konzeption geklärt werden.

VI.4.4.4 Dokumenterfassung/Aktenbildung Die über den HISinOne -Connector im DMS abgelegten Dokumente sollen aufgrund der mit in HISinOne hinterlegten Werten den entsprechenden Studiengangakten zu- geordnet werden.

Dazu sollen regelmäßig (täglich) über die verfügbaren HISinOne Web Services ent- sprechende Studiengangdaten recherchiert und festgestellt werden, ob zu den abge- legten Dokumenten bereits entsprechende Studiengangakten im DMS existieren.

Für bereits vorhandenen Akten sollten die Studiengangdaten synchronisiert werden.

VI.4.4.5 Recherche Dokumente Das DMS sollte die Anzeige, der über den HISinOne DMS-Connector abgelegten und verknüpften Studiengangdokumente unterstützen.

Parallel sollte eine Anzeige der Studiengangakten über die DMS-Anwendung mög- lich sein.

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VI.4.4.6 Integrationen Anwendungen Das DMS sollte eine Anbindung an den HISinOne DMS-Connector und die Schnitt- stelle über die HISinOne Web Services zur Verfügung stellen.

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VI.5 Umsetzungsprojekt: Elektronische Personalakte Im DMS soll eine elektronische Personalakte im Zusammenhang mit der bereits vor- handenen Personalverwaltungslösung SAP HCM genutzt werden.

Aktenkopf

Die folgenden Metadaten sollen DMS im zu den Personalakten aus SAP HCM zur Verfügung gestellt werden können. Diese können sich aber innerhalb der Feinkon- zeption der DMS-Lösung ggf. noch verändern: • Personalnummer • Geschlecht • Name, Vorname • Anschrift • Geburtsdatum • Fachbereich • Kostenstelle • Standort • Tätigkeit • Eintrittsdatum

VI.5.1 Aktenstruktur Folgende Aktenstruktur ist für die elektronische Personalakte geplant, kann sich aber innerhalb der Feinkonzeption der DMS-Lösung ggf. noch verändern:

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VI.5.2 Anlegen von Akten Für die aktuell aktiven Personalakten soll nur automatisiert jeweils eine elektroni- sche Akte erzeugt werden. Dazu müssen für alle in SAP HCM vorhandenen aktuellen Personalstammdatensätze im DMS neue Akten mit der festgelegten Struktur erzeugt werden.

Für alle zukünftigen neuen Mitarbeiter soll nach der Anlage eines neuen Personal- stamms in SAP automatisch eine neue Personalakte im DMS erzeugt und in SAP HCM mit diesem verknüpft werden.

VI.5.3 Dokumenterfassung In SAP HCM werden einige der in der elektronischen Personalakte geführten Doku- mente (z.B. Verdienstabrechnungen) erzeugt. Diese sollen im DMS über die SAP Ar- chiveLink-Schnittstelle abgelegt und automatisiert in die entsprechende Personal- akte eingefügt werden.

Andere extern eingehende wie z.B. E-Mails oder deren Anhänge sollen manuell durch berechtigte Benutzer*innen in den entsprechenden Vertragsakten erfasst wer- den.

VI.5.4 Recherche Dokumente Die Personalakten sollen direkt aus dem SAP HCM Personalstammdatensatz aufge- rufen und angezeigt werden können. Alternativ muss für berechtigte Anwender auch eine Recherche über DMS-Clients möglich sein.

VI.5.5 Integrationen Anwendungen SAP HCM soll die führende Anwendung für die Verwaltung von Personalstammda- ten sein. Neue oder geänderte Daten müssen zeitnah in die DMS-Umgebung über- tragen werden. Dies betrifft in der Hauptsache die Kopfdaten der elektronischen Personalakte und Nachindizierung von in SAP erzeugten Dokumenten.

VI.6 Umsetzungsprojekt Buchhaltung Die im Bereich Buchhaltung in SAP geführten Belege sollen im DMS revisionssicher abge- legt werden.

VI.7 Umsetzungsprojekt Workflows Für den Präsidialbereich, die Personalabteilung und den Bereich Gremien sind verschie- dene Workflows zu realisieren, die den Bereich Sachakten betreffen.

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VII. Anlagen

VII.1 Vertragskategorien und Vertragsarten In der nachfolgenden Tabelle sind beispielhaft möglich Vertragskategorien und Ver- tragstypen aufgeführt, die im Vertragsmanagement zur Auswahl hinterlegt werden sollten.

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