Deckblatt
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 |
|---|---|---|
| - Leistungskatalog - Ausschreibung: "Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)" | ^^ | |
| Humboldt-Universität zu Berlin | ||
| 09.12.2025 | ||
| Bitte beachten: Wichtige Vorbemerkungen zum Ausfüllen der Unterlage | ||
| Die Register: "Punkteübersicht", "Lösungskonzept" und "Lösungspräsentation" dienen nur zur Erläuterung der Bewertungskategorien und Bewertungsmaßstäbe und dürfen nicht ausgefüllt werden! Der" Technische Anforderungskatalog" (= Register mit grüner Markierung) muss elektronisch in MS-Excel ausgefüllt werden. Der ausgefüllte "Leistungskatalog" muss der Humboldt-Universität zu Berlin in elektronischer Form (als Excel-Datei) zur Verfügung gestellt werden. | ||
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Punkteübersicht
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 |
|---|---|---|---|---|
| Humboldt-Universität zu Berlin | ||||
| Ausschreibung: "Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)" Verfahrensnummer: xxxxx | ||||
| Leistungskatalog | ||||
| Bewertungskategorie: Technischer Anforderungskatalog | ||||
| Pos. | Unterkategorien | Max.Anz. ungew. Pkt. | Anteil an Bewertung | Max. Anz. Gewicht. Pkt. |
| 1 | IT-Rahmenbedingungen | 80 | 0.02 | 87 |
| 2 | Systemverwaltung | 460 | 0.05 | 217.5 |
| 3 | Dokumentenverwaltung | 445 | 0.1 | 435 |
| 4 | Standard DMS-Client | 655 | 0.1 | 435 |
| 5 | Standard Browser-Client | 665 | 0.1 | 435 |
| 6 | Mobiler Client | 120 | 0.05 | 217.5 |
| 7 | Dokumenterfassung Papier | 380 | 0.05 | 217.5 |
| 8 | Erfassung elektronische Dokumente | 395 | 0.1 | 435 |
| 9 | E-Akten | 275 | 0.1 | 435 |
| 10 | Postkorb-Workflow | 510 | 0.1 | 435 |
| 11 | Integration SAP | 130 | 0.08 | 348 |
| 12 | Integration Anwendungen | 80 | 0.08 | 348 |
| 13 | Vertragsverwaltung | 155 | 0.07 | 304.5 |
| Ergebnis Bewertung: Technischer Anforderungskatalog | 4350 | 1.0 | 4350 | |
| Bewertungskategorie: Lösungskonzept | ||||
| Pos. | Unterkategorienkategorien | Max.Anz. ungew. Pkt. | Anteil an Bewertung | Max. Anz. Gewicht. Pkt. |
| 1 | Darstellung der technischen Systemumgebung (Entwicklung, Test und Produktion) | 5 | 0.05 | 5 |
| 2 | Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS Kap.: IV Allgemeine funktionale Anforderungen an eine DMS-Lösung | 15 | 0.15 | 15 |
| 3 | Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS Kap. VI.1 Umsetzungsprojekt: SAP-Integration | 10 | 0.1 | 10 |
| 4 | Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS Kap. VI.2 Umsetzungsprojekt: Elektronischer Aktenplan/Elektronische Schriftgutverwaltung | 10 | 0.1 | 10 |
| 5 | Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS in Kap.: VI.3 Umsetzungsprojekt: Elektronische Vertragsverwaltung | 10 | 0.1 | 10 |
| 6 | Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS in Kap.: VI.4 Umsetzungsprojekt: Elektronische Studierendenakte | 20 | 0.2 | 20 |
| 7 | Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS in Kap.: VI.5 Umsetzungsprojekt: Elektronische Personalakte | 20 | 0.2 | 20 |
| 8 | Angaben zu Projektvorgehen und Projektplan | 10 | 0.1 | 10 |
| Ergebnis Bewertung: Lösungskonzept | 100 | 1.0 | 100 | |
| Bewertungskategorie: Lösungspräsentation | ||||
| Pos. | Unterkategorienkategorien | Max.Anz. ungew. Pkt. | Anteil an Bewertung | Max. Anz. Gewicht. Pkt. |
| 1 | Ergonomie der DMS-Clientfunktionen, insbesondere des DMS-Standardclients (inkl. verschiedener Bedienszenarien am Beispiel von Aktenplan/Schriftgutverwaltung, Vertragsverwaltung, elektronische Studierendenakte und Elektronische Personalakte) | 120 | 0.6 | 120 |
| 2 | Ergonomie der DMS-Administrationsfunktionen | 60 | 0.3 | 60 |
| 3 | Projektdurchführungskompetenz | 20 | 0.1 | 20 |
| Ergebnis Bewertung: Lösungspräsentation | 200 | 1.0 | 200 |
Lösungskonzept
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Lösungskonzept | 1.00 | 100.0 | ||
| Darstellung der technischen Systemumgebung (Entwicklung, Test und Produktion) | 0.05 | 5.0 | ||
| Bewertung der Darstellung der technischen Systemumgebung (Entwicklung, Test und Produktion). Erwartet wird eine Auflistung aller für den Betrieb der angebotenen Lizenzen benötigten Systemkomponenten mit Angabe der benötigten technischen Ausstattung sowie eine Systemskizze. | 100%: Die notwendige DMS-Systemumgebung ist klar und eindeutig definiert und erscheint wirtschaftlich. Auf Basis der Darstellung kann eine Beschaffungs- und Einrichtungsplanung vollständig durchgeführt werden. 75%: Die notwendige DMS-Systemumgebung ist klar und eindeutig definiert, erscheint aber aufwendig und weniger wirtschaftlich. 50%: Die notwendige DMS-Systemumgebung ist dargestellt. Es fehlen jedoch Details für die Ausstattung der technischen Komponenten. 25%: Die notwendige DMS-Systemumgebung ist nur teilweise dargestellt und daher nicht vollständig nachvollziehbar 0%: Die Darstellung der notwendigen DMS-Systemumgebung fehlt oder ist nicht nachvollziehbar. | 5.0 | ||
| Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS Kap.: IV Allgemeine funktionale Anforderungen an eine DMS-Lösung | 0.15 | 15.0 | ||
| Bewertung der Lösungskonzeptangaben zu den im Lastenheft DMS Kap.: IV Allgemeine funktionale Anforderungen an eine DMS-Lösung gemachten Angaben. | 100%: Auf alle funktionalen DMS-Anforderungen im Lastenheft DMS wurde eingegangen und die Lösung vollkommen nachvollziehbar und verständlich beschrieben. 75%: Auf alle funktionalen DMS-Anforderungen im Lastenheft DMS eingegangen, diese allerdings sehr allgemein beschrieben (es sind undeutliche Stellen vorhanden, aber insgesamt noch nachvollziehbar und gut verständlich). 50%: Auf fast alle funktionale DMS-Anforderungen im Lastenheft DMS wurde eingegangen, diese allerdings sehr allgemein mit Standardvorgehen und Standardtexten beschrieben (einige Dinge sind nur befriedigend verständlich, der Lösungsansatz wird nicht immer nachvollziehbar dargestellt). 25%: Auf viele funktionale DMS-Anforderungen des Lastenhefts DMS wurde nicht eingegangen. Das Lösungskonzept ist schwer verständlich bzw. nachvollziehbar. 0%: Das Lösungskonzept ist nicht verständlich, und nicht auf die Anforderungen des Lastenhefts DMS ausgerichtet, es ist kein Lösungsansatz erkennbar. | 15.0 | ||
| Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS Kap. VI.1 Umsetzungsprojekt: SAP-Integration\t | 0.10 | 10.0 | ||
| Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungskonzept vorgeschlagenen Lösung für das im Lastenheft DMS in Kap. VI.1 Umsetzungsprojekt: SAP-Integration beschriebenen Anforderungen. | 100%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen an die Umsetzung der Anwendung, beschreibt diese vollkommen nachvollziehbar und sehr klar verständlich. 75%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen der Anwendung, beschreibt diese allerdings sehr allgemein aber noch verständlich. 50%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nicht alle Anforderungen der Anwendung, ist sehr allgemein mit Standardvorgehen und Standardtexten (einige Erläuterungen sind nur befriedigend verständlich, der Lösungsansatz nicht immer nachvollziehbar). 25%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nur wenige Anforderungen der Anwendung, und geht auf die anderen nicht weiter ein (schwer verständlich, Lösungsansatz schwer nachvollziehbar, viele unklare Stellen). 0%: Das Lösungskonzept ist größtenteils nicht verständlich, nicht nachvollziehbar bzw. nicht auf die geforderte Anwendung ausgerichtet. | 10.0 | ||
| Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS Kap. VI.2 Umsetzungsprojekt: Elektronischer Aktenplan/Elektronische Schriftgutverwaltung\t | 0.10 | 10.0 | ||
| Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungskonzept vorgeschlagenen Lösung für das im Lastenheft DMS in Kap.: V.2 Umsetzungsprojekt: Elektronische Vertragsverwaltung beschriebenen Anforderungen. | 100%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen an die Umsetzung der Anwendung, beschreibt diese vollkommen nachvollziehbar und sehr klar verständlich. 75%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen der Anwendung, beschreibt diese allerdings sehr allgemein aber noch verständlich. 50%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nicht alle Anforderungen der Anwendung, ist sehr allgemein mit Standardvorgehen und Standardtexten (einige Erläuterungen sind nur befriedigend verständlich, der Lösungsansatz nicht immer nachvollziehbar). 25%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nur wenige Anforderungen der Anwendung, und geht auf die anderen nicht weiter ein (schwer verständlich, Lösungsansatz schwer nachvollziehbar, viele unklare Stellen). 0%: Das Lösungskonzept ist größtenteils nicht verständlich, nicht nachvollziehbar bzw. nicht auf die geforderte Anwendung ausgerichtet. | 20.0 | ||
| Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS in Kap.: VI.3 Umsetzungsprojekt: Elektronische Vertragsverwaltung | 0.10 | 10.0 | ||
| Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungskonzept vorgeschlagenen Lösung für das im Lastenheft DMS in Kap.: VI.3 Umsetzungsprojekt: Elektronische Vertragsverwaltung beschriebenen Anforderungen. | 100%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen an die Umsetzung der Anwendung, beschreibt diese vollkommen nachvollziehbar und sehr klar verständlich. 75%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen der Anwendung, beschreibt diese allerdings sehr allgemein aber noch verständlich. 50%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nicht alle Anforderungen der Anwendung, ist sehr allgemein mit Standardvorgehen und Standardtexten (einige Erläuterungen sind nur befriedigend verständlich, der Lösungsansatz nicht immer nachvollziehbar). 25%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nur wenige Anforderungen der Anwendung, und geht auf die anderen nicht weiter ein (schwer verständlich, Lösungsansatz schwer nachvollziehbar, viele unklare Stellen). 0%: Das Lösungskonzept ist größtenteils nicht verständlich, nicht nachvollziehbar bzw. nicht auf die geforderte Anwendung ausgerichtet. | 40.0 | ||
| Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS in Kap.: VI.4 Umsetzungsprojekt: Elektronische Studierendenakte | 0.20 | 20.0 | ||
| Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungskonzept vorgeschlagenen Lösung für das im Lastenheft DMS in Kap.: VI.4 Umsetzungsprojekt: Elektronische Studierendenakte beschriebenen Anforderungen. | 100%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen an die Umsetzung der Anwendung, beschreibt diese vollkommen nachvollziehbar und sehr klar verständlich. 75%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen der Anwendung, beschreibt diese allerdings sehr allgemein aber noch verständlich. 50%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nicht alle Anforderungen der Anwendung, ist sehr allgemein mit Standardvorgehen und Standardtexten (einige Erläuterungen sind nur befriedigend verständlich, der Lösungsansatz nicht immer nachvollziehbar). 25%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nur wenige Anforderungen der Anwendung, und geht auf die anderen nicht weiter ein (schwer verständlich, Lösungsansatz schwer nachvollziehbar, viele unklare Stellen). 0%: Das Lösungskonzept ist größtenteils nicht verständlich, nicht nachvollziehbar bzw. nicht auf die geforderte Anwendung ausgerichtet. | 40.0 | ||
| Angaben zur Lösung von Anforderungen lt. Lastenheft DMS in Kap.: VI.5 Umsetzungsprojekt: Elektronische Personalakte | 0.20 | 20.0 | ||
| Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungskonzept vorgeschlagenen Lösung für das im Lastenheft DMS in Kap.: VI.5 Umsetzungsprojekt: Elektronische Personalakte beschriebenen Anforderungen. | 100%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen an die Umsetzung der Anwendung, beschreibt diese vollkommen nachvollziehbar und sehr klar verständlich. 75%: Das Lösungskonzept berücksichtigt alle Anforderungen der Anwendung, beschreibt diese allerdings sehr allgemein aber noch verständlich. 50%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nicht alle Anforderungen der Anwendung, ist sehr allgemein mit Standardvorgehen und Standardtexten (einige Erläuterungen sind nur befriedigend verständlich, der Lösungsansatz nicht immer nachvollziehbar). 25%: Das Lösungskonzept berücksichtigt nur wenige Anforderungen der Anwendung, und geht auf die anderen nicht weiter ein (schwer verständlich, Lösungsansatz schwer nachvollziehbar, viele unklare Stellen). 0%: Das Lösungskonzept ist größtenteils nicht verständlich, nicht nachvollziehbar bzw. nicht auf die geforderte Anwendung ausgerichtet. | 40.0 | ||
| Angaben zu Projektvorgehen und Projektplan | 0.10 | 10.0 | ||
| Sinnhaftigkeit und Vollständigkeit des Projektvorgehens und des Projektplans (Umsetzungsprojektübergreifend). | 100%: Das Vorgehen und der Terminplan sind vollständig nachvollziehbar skizziert; das skizzierte Vorgehen erscheint gut umsetzbar. 50%: Es gibt Defizite im Vorgehen und der Terminplanung vorhanden oder das skizzierte Vorgehen erscheint nur beschränkt umsetzbar (z.B. Fehlen von Test- und Einführungsphasen). 0%: Das Vorgehen ist nicht skizziert oder es fehlen wesentliche Darstellungen oder das skizzierte Vorgehen oder Projektplanung erscheint nicht umsetzbar. | 10.0 |
Lösungspräsentation
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Lösungspräsentation | 1.0 | 200.0 | ||
| Ergonomie der DMS-Clientfunktionen, insbesondere des DMS-Standardclients (inkl. verschiedener Bedienszenarien am Beispiel von Aktenplan/Schriftgutverwaltung, Vertragsverwaltung, elektronische Studierendenakte und Elektronische Personalakte) | 0.6 | 120.0 | ||
| allg. Bedienung, Personalisierung, Dokumentenvorschau | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 10.0 | ||
| . Funktionalität Browser-Client | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 10.0 | ||
| Funktionalität Mobile-App (für iOS. Android) | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 5.0 | ||
| Bedienszenarien im Standard-Client | ||||
| Bearbeitung von elektronischen Akten am Beispiel von elektronischen Personalakten in Verbindung mit SAP HCM | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 10.0 | ||
| Ablage von E-Mails aus Mozilla Thunderbird | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 5.0 | ||
| Ablage MS Office-Dokumente | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 5.0 | ||
| Dokument-Bearbeitung, Versionierung | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 5.0 | ||
| Suchfunktionen | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 10.0 | ||
| Ad-Hoc Workflow-Prozesse mit Akten/Vorgängen/Dokumenten erstellen und bearbeiten | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 10.0 | ||
| Bedienszenarien Aktenplan / Schriftgutverwaltung | ||||
| Aktenplan bearbeiten (laden, anpassen, exportieren) | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 5.0 | ||
| Akten bearbeiten 1. Erstellen Akte 2. Erstellen Vorgang 3. Ablage Dokument(e) 4. Ändern Metadaten, 5. Dokument zwischen Vorgängen/Akten verschieben, 6. Vorgang verschieben, 7. Wiedervorlage- und Abo-Funktionen, 8. Favoriten für Akten definieren | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 5.0 | ||
| Export/Druck von Akten (nativ, PDF) | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 5.0 | ||
| Lösungsansatz für Umsetzung Anwendung Kap. V.2 Umsetzungsprojekt: Elektronische Vertragsverwaltung | ||||
| Bewertung für die Funktionalität für die elektronische Vertragsverwaltung | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, ergonomisch bedienbare Benutzeroberfläche 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt bedienbar und mehrere ergonomische Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, größere ergonomische Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, sehr große ergonomische Schwächen | 15.0 | ||
| Lösungsansatz für Umsetzung Anwendung Kap. VI.4 Umsetzungsprojekt: Elektronische Studierendenakte | ||||
| Bewertung der Funktionalität für die Bearbeitung von elektronischen Studierendenakten | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 20.0 | ||
| Lösungsansatz für Umsetzung Anwendung Kap. VI.5 Umsetzungsprojekt: Elektronische Personalakte | ||||
| Ergonomie der DMS-Administrationsfunktionen | 0.3 | 60.0 | ||
| Bewertung Administration DMS | ||||
| Darstellung Berechtigungskonzept und -verwaltung | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 5.0 | ||
| Einrichtung Archivbereiche | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 5.0 | ||
| Einrichten von Indexwerten, Dokumentarten, Aktenstrukturen, Aktenmodellen | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 10.0 | ||
| Anlage und Verwendung von Indexfeldern/Attributen | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 5.0 | ||
| Erstellung von Indexmasken und Suchmasken | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 5.0 | ||
| Administration der MS Word-Vorlagen | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 10.0 | ||
| Einrichtung Workflow-Funktionen | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 10.0 | ||
| Darstellung Schnittstellen-Funktionen für die DMS-Anbindung an SAP | 100% = Sehr gute, leicht verständliche, gewohnt bedienbare Benutzeroberfläche und Funktionalität 75% = Gute Benutzeroberfläche, nur einige ergonomische und funktionale Schwächen erkennbar 50% = Benutzeroberfläche nicht wie gewohnt, bedienbar und nicht sehr ergonomisch, funktionale Schwächen 25% = Benutzeroberfläche komplex und unübersichtlich, ungewohnte Bedienung, funktionale Schwächen 0% = Benutzeroberfläche schwer verständlich, größere funktionale Schwächen | 10.0 | ||
| Projektdurchführungskompetenz | 0.1 | 20.0 | ||
| Bewertung der Vorgehensweise zur Einführung der angebotenen Lösung | 100% = Bieter hat die Vorgehensweise DMS-Einführung auf die Anforderungen des Projektes bezogen detailliert und plausibel erläutert, die Vorgehensweise berücksichtigt alle erforderlichen Schritte. 75% = Bieter hat die Vorgehensweise DMS-Einführung auf die Anforderungen des Projektes bezogen erläutert, die Vorgehensweise berücksichtigt aber nur grob die erforderlichen Schritte. 50% = Bieter hat die Vorgehensweise DMS-Einführung nur allgemein, aber nicht projektbezogen erläutert, die Vorgehensweise berücksichtigt nur grob die erforderlichen Schritte. 25% = Bieter hat die Vorgehensweise DMS-Einführung nur teilweise erläutert, viele Fragen sind noch offen. 0% = Bieter hat die Vorgehensweise zur DMS-Einführung nicht plausibel erläutern können. | 5.0 | ||
| Bewertung der Darstellung möglicher Herausforderungen für die Projektarbeit und Lösungserstellung | 100% = Bieter hat alle möglichen Herausforderungen unter Berücksichtigung der projektbezogenen Rahmenbedingungen dargestellt und plausibel erläutert. 75% = Bieter hat fast alle möglichen Herausforderungen unter Berücksichtigung der projektbezogenen Rahmenbedingungen dargestellt und erläutert, einige Aspekte wurden nicht berücksichtigt. 50% = Bieter hat die möglichen Herausforderungen nur sehr allgemein und nicht projektbezogen dargestellt. 25% = Bieter hat die möglichen Herausforderungen nur teilweise erläutert, viele Fragen sind noch offen. 0% = Bieter hat die möglichen Herausforderungen nicht plausibel erläutern können. | 5.0 | ||
| Bewertung der Darstellung der Maßnahmen wie der Projekterfolg sichergestellt wird | 100% = Bieter hat alle erforderlichen Maßnahmen unter Berücksichtigung der projektbezogenen Rahmenbedingungen dargestellt und plausibel erläutert. 75% = Bieter hat fast alle erforderlichen Maßnahmen unter Berücksichtigung der projektbezogenen Rahmenbedingungen dargestellt und erläutert, einige Aspekte wurden nicht berücksichtigt. 50% = Bieter hat die erforderlichen Maßnahmen nur sehr allgemein und nicht projektbezogen dargestellt. 25% = Bieter hat die erforderlichen Maßnahmen nur teilweise erläutert, viele Fragen sind noch offen. 0% = Bieter hat die erforderlichen Maßnahmen nicht plausibel erläutern können. | 5.0 | ||
| Bewertung der Darstellung weiterer projektbezogener Empfehlungen | 100% = Bieter hat viele weitere wichtige Projektempfehlung unter Berücksichtigung projektbezogener Rahmenbedingungen dargestellt und plausibel erläutert. 75% = Bieter einige weitere wichtige Projektempfehlung unter Berücksichtigung projektbezogener Rahmenbedingungen dargestellt. 50% = Bieter hat einige weitere Projektempfehlungen allgemein erläutert, aber nicht projektbezogen dargestellt. 25% = Bieter hat kaum weitere Projektempfehlungen dargestellt. 0% = Bieter hat keine weiteren Projektempfehlungen dargestellt. | 5.0 |
Regeln Techn. Anforderungskat.
| Unnamed: 0 |
|---|
| Leistungskatalog |
| Humboldt-Universität zu Berlin |
| Ausschreibung: "Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)" Verfahrensnummer: |
| 1. Das Hinzufügen oder Entfernen von Spalten oder Zeilen ist nicht zulässig. |
| 2. Alle Antworten sind in die Spalte C einzutragen. Hierfür sind entsprechende Platzhalter eingefügt. |
| 3. [ ]-Felder sind mittels x zu beantworten |
| 4. …-Felder sind zum Eintragen von Zahlen und Texten vorgesehen. Durch die Aktivierung des Zeilenumbruchs ist sichergestellt, dass mehr als eine Zeile Text eingegeben werden kann. |
| 5. Längere oder ausführlichere Bewertungen können vom Bieter durch Excel-Kommentarfelder gekennzeichnet sein (erkennbar am roten Dreieck in der rechten oberen Excel-Zelle). |
| 6. Anlagen zur näheren Erläuterung der Antworten in gängiger Form (Word, PDF, etc.) können durch den Bieter beigefügt werden mit entsprechender Referenzierung auf die jeweilige Nummer, aber NICHT durch Veränderung der Excel-Unterlage selbst (keine Zeilen und Spalten einfügen ändern oder löschen!!) |
| 7. Rückfragen bei Unklarheiten oder Hinweise auf Fehler sind zugelassen. |
| Bitte beachten: Wichtige Vorbemerkungen zum Ausfüllen der Unterlagen |
| Zahlreiche der im Katalog gestellten Fragen bieten vordefinierte Antwortmöglichkeiten. Hierbei sind häufig die Antwortmöglichkeiten "Standard", "Konfigurierbar" und "Wird als Projektleistung angeboten" anzutreffen. Die folgenden Definitionen dieser Antwortmöglichkeiten dienen dem einheitlichen Verständnis der Angaben des Bieters. Die Angaben des Bieters werden als zugesicherte Eigenschaften Vertragsgrundlage. |
| Standard, Standardfunktion, Konfigurierbar: Wenn diese Antwortmöglichkeiten angekreuzt werden, gewährleistet der Bieter, dass die betreffende Funktion oder Eigenschaft im Standard-Umfang der angebotenen Lizenzen funktional und preislich enthalten ist. Das bedeutet, diese Funktion wäre auch ohne spezifische Anfrage im Umfang enthalten, sie wird nicht für den Kunden entwickelt und die Funktion unterliegt der Standard-Releasepflege und steht direkt nach Installation zur Verfügung. Die Nutzbarkeit dieser Funktion oder Eigenschaft ist ggf. durch Konfiguration, die mit Hilfe mitgelieferter Dialogfunktionen geleistet wird, vorhanden. Die Tätigkeiten zur Konfiguration sind preislich im Angebot berücksichtigt. |
| Wird als Projektleistung angeboten: Sobald Scripting- oder Programmieraufwand anfällt, also mehrzeilige Befehlsdateneingaben in syntaktisch vorgegebener Weise (z.B. SQL oder andere Datenbank- bzw. Programmiersprachen) benötigt werden, handelt es sich im Verständnis dieses Fragenkataloges nicht um Konfiguration sondern um Scripting bzw. Programmierung. In diesen Fällen ist die Antwortmöglichkeit "Konfigurierbar" nicht zu verwenden! Es ist auch nicht zulässig Scripting bzw. Programmierleistungen an dieser Stelle zu berücksichtigen, selbst dann nicht, wenn diese Bestandteil des Angebots wären. Stattdessen ist es notwendig, in diesen Fällen die Antwortmöglichkeit "Wird als Projektleistung angeboten" (falls verfügbar) oder "Nein" zu verwenden. Wenn die Antwortmöglichkeit "Wird als Projektleistung angeboten" angekreuzt ist, dann ist die betreffende Funktion oder Eigenschaft nicht im Standard-Umfang der angebotenen Lizenzenenthalten und kann auch nicht durch Konfiguration bereitgestellt werden. Beinhaltet das Angebot dennoch die Bereitstellung dieser Funktion oder Eigenschaft durch Scripting bzw. Programmierleistung, so ist diese Antwortmöglichkeit zu verwenden. Für alle Punkte mit "wird als Projektleistung angeboten" muss eine entspechende Angabe in der Preisabfrage im Register Dienstleistungen aufgeführt werden. |
| Nein: Die Funktionsanforderung ist nicht im Standardprodukt enthalten und kann nicht oder nicht mit vertretbarem Aufwand zur Verfügung gestellt werden oder es wird nicht empfohlen, diese Funktion projektseitig umzusetzen. |
| Der Leistungskatalog ist urheberrechtlich geschützt und darf vom Anbieter nicht an Dritte weitergegeben werden. |
IT Rahmenbedingungen
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| IT-Rahmenbedingungen | 80.0 | |||
| Der folgenden Abschnitt soll Verständnis darüber schaffen, welche Architektur die DMS-Anwendung besitzt und welche Betriebs-Plattformen und Technologien unterstützt werden. | ||||
| Server-Plattformen | 20.0 | |||
| DMS-Installationen auf folgenden Linux-Plattformen werden durch den Hersteller offiziell unterstützt und und über die Standard-Wartung supported. | [ ] Ja, gilt für Ubuntu [ ] Ja, gilt für (andere) | 50% 50% | 20.0 | |
| Client-Plattformen | 30.0 | |||
| DMS-Funktionen werden auf Apple MacOS-Clients offiziell unterstützt und und über die Standard-Wartung unterstützt | [ ] Ja, durch eine nativen DMS-Client oder -App [ ] Ja, durch DMS Browser-Client [ ] Nein | +50% +50% +0% | 5.0 | |
| DMS-Funktionen werden auf Linux-Clients offiziell unterstützt und und über die Standard-Wartung unterstützt | [ ] Ja, durch einen nativen DMS-Client oder -App [ ] Ja, durch DMS Browser-Client [ ] Nein | +50% +50% +0% | 5.0 | |
| DMS-Funktionen werden auf iOS für iPhoneClients offiziell unterstützt und und über die Standard-Wartung supported. | [ ] Ja, durch eine DMS-App [ ] Ja, durch DMS Browser-Client [ ] Nein | +50% +50% +0% | 5.0 | |
| DMS-Funktionen werden auf iOS für iPad als optimierte Anwendung offiziell unterstützt und und über die Standard-Wartung supported. | [ ] Ja, durch eine DMS-App [ ] Ja, durch DMS Browser-Client [ ] Nein | +50% +50% +0% | 5.0 | |
| DMS-Funktionen werden auf Android Smartphones offiziell unterstützt und und über die Standard-Wartung supported. | [ ] Ja, durch eine DMS-App [ ] Ja, durch DMS Browser-Client [ ] Nein | +50% +50% +0% | 5.0 | |
| DMS-Funktionen werden auf Android Tablets offiziell unterstützt und und über die Standard-Wartung supported. | [ ] Ja, durch eine DMS-App [ ] Ja, durch DMS Browser-Client [ ] Nein | +50% +50% +0% | 5.0 | |
| Datenbanken | 30.0 | |||
| Die Verwendung einer PostgreSQL-Datenbank für die Datenhaltung des DMS wird durch den DMS-Hersteller offiziell unterstützt und supported. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Die Verwendung einer MS SQL-Datenbank für die Datenhaltung des DMS wird durch den DMS-Hersteller offiziell unterstützt und supported. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 |
Systemverwaltung
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Systemverwaltung | 460.0 | |||
| Berechtigungskonzept | 100.0 | |||
| Im Standard der angebotenen Lösung können folgende Objekte in Dokumentablagestrukturen mit eigenständigen Berechtigungen versehen werden: | [ ] Archive / Mandanten [ ] Dokumentarten (= Set von Indexwerten) [ ] einzelne Dokumente [ ] einzelne Attribute [ ] Aktenart (= def. Struktur mit Attributen und Registern) [ ] einzelne Register innerhalb eines Aktenmodells [ ] Andere: …. | +10% +10% +20% +20% +20% +20% Info | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls Berechtigungsvergabe auf Dokumentklassen oder einzelne Dokumente im Standard möglich: Welche Funktionsrechte für Anwendende lassen sich mittels der Rechteverwaltung selektiv einrichten und abschalten? | [ ] Lesen: Suchen und Anzeigen von Dokumenten [ ] Schreiben: Ablegen von Dokumenten [ ] Ändern: Anbringen von Annotationen / Notizen [ ] Ändern: Erstellen einer neuen Inhaltsversion [ ] Ändern: Erfassen/Ändern Attribute [ ] Löschen: Löschen von Dokumenten [ ] Berechtigungsvergabe: Vergeben/Einschränken von Zugriffsrechten für Benutzer*innen [ ] Weitere: … | +15% +15% +15% +15% +15% +15% +10% Info | 10.0 | |
| Zugriffsrechte werden im System vererbt (bspw. von der Dokumentenart oder vom Ordner/Register in einer elektronischen Akte auf das einzelne Dokument). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Berechtigungen können in fachlich orientierten Rollen zusammengefasst werden, die mit Attribut-bezogenen Berechtigungen versehen werden können. D.h. In Abhängigkeit eines Attributs bzw. der Kombination von Attributen können Berechtigungsregeln auf Dokumente definiert werden. (Beispiel: Wenn ein Dokument-Attribut auf "Vertraulich" gesetzt ist, dürfen nur mit dieser Rolle verknüpfte Anwendende/Gruppen auf diese Dokumente zugreifen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Benutzer*innen ohne Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente, können weder deren Attribute noch Auszüge von Inhalten, auch bei einer Volltextsuche, sehen. | [ ] Nicht-Sichtbarkeit ist Standard [ ] Nicht-Sichtbarkeit kann über Projektleistung umgesetzt werden [ ] Sichtbarkeit kann nicht vollständig deaktiviert werden | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Es steht eine Funktion zur Massenänderung von Berechtigungen von Dokumenten zur Verfügung (bspw. Anpassungen von Berechtigungen bei organisatorischen Änderungen). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Berechtigungen auf Dokumente können so definiert werden, dass selbst Administratoren keinen Zugriff auf Dokumenteninhalte haben: | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Es steht eine Report-Funktion zur Verfügung, die für alle Benutzer*innen die eingerichteten Berechtigungen und Rollen auflistet. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Protokollierung DMS-Nutzung | 170.0 | |||
| Die Nutzung bestimmter Funktionen soll im DMS festgehalten und über Protokolle ausgegeben werden können. Die Protokolle sollen aus Revisionsgründen und Nachvollziehbarkeit aufbewahrt werden können. Folgende DMS-bezogene Ereignisse werden registriert und dokumentiert: | ||||
| Erfolgreiche und abgelehnte Anmeldeversuche inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 5.0 | |
| Erstellung von Dokumenten/Objekten inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Durchführen von Suchabfragen inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Zugriff auf Dokumente (Anzeige) inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Ändern von Dokumentenattributen inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Versand von Dokumenteninhalten per Mail inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Löschen von Dokumenten (Administrationsprozess) inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 5.0 | |
| Löschen von Akten inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 5.0 | |
| Löschen von Vorgängen in Akten inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 5.0 | |
| Export von Vorgängen und Akten inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Ändern von Berechtigungen inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Aufruf und Nutzung von administrativen Anwendungen inkl. vorgenommener Änderungen inkl. Benutzerkennung | [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und nicht ausschaltbar ODER [ ] Protokollierung im Standard vorhanden und konfigurierbar ODER [ ] Nein | 100% 75% 25% 0% | 10.0 | |
| Auf protokollierte Informationen (Systemlog, Benutzeraktivitäten etc.) inkl. Benutzerkennung kann zugegriffen werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Bearbeitungs-/Zugriffsprotokolle können automatisiert im DMS archiviert werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Das System verfügt über eine eigene Reporting-Anwendung, mit der die Protokolldaten ausgewertet werden können. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Das System verfügt über eine Schnittstelle für die Auswertung von Protokolldaten mittels externer Anwendungen. | [ ] Ja, Standardfunktion: [ ] über vordefinierte Views für Zugriff per SQL/ODBC [ ] über vordefinierten Export als csv- oder strukturiertes ASCII-Format [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] nein | 50% +25% +25% 25% 0% | 20.0 | |
| System-Monitoring | 20.0 | |||
| DMS-Systemkomponenten beinhalten Funktionen, die im Falle eines kritischen Verarbeitungsfehlers schnell einen Status melden. | [ ] Ja, Standardfunktion für alle DMS-Serverkomponenten [ ] Ja, mit folgenden Einschränkungen für Serverkomponenten: …. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Die nächsten Fragen nur beantworten, wenn Frage zuvor mit: Ja, Standardfunktion für alle DMS-Serverkomponenten beantwortet wurde. | ||||
| Fehlersituation/Systemmeldungen der DMS-Server-Software werden im Standard angezeigt: | [ ] DMS-eigene Monitoring-Anwendung [ ] per Netzwerk-Monitoring, das System erzeugt SNMP-Messages [ ] durch Erzeugen von E-Mail Nachrichten an definierte Benutzer*innen [ ] Sonstige Möglichkeiten: ……. | +25% +25% +25% +25% | 10.0 | |
| Massenexport Dokumente | 110.0 | |||
| Für die Migration von Dokumenten in ein anderes System, das ggf. von einem anderen Hersteller stammen kann, wird eine offene Export-Schnittstelle benötigt, die geeignet ist, auch massenhaft Dokumente zu exportieren (keine programmierbare "Speichern-unter-Funktion“). | ||||
| Die Exportfunktion basiert auf einer……. | [ ] Server-Funktion [ ] Client-Funktion | 100% 25% | 20.0 | |
| Die Funktion exportiert im Standard: | Dokumenteninhalte (Dokumentendateien) [ ] inkl. aller vorhandener Versionen [ ] nur die letzte Version [ ] Dokumenten-Metadaten [ ] Anmerkungen an Dokumenten [ ] Bearbeitungsprotokolle bei Versionierung [ ] Signatur-Prüfprotokolle bei Dokumenten mit QES [ ] Akten-Strukturen und -Metadaten [ ] Dokumenten-Akten/Register-Zuordnungen [ ] Berechtigungsstrukturen [ ] Weitere Inhalte: ... | +10% +5% +10% +10% +10% +10% +15% +15% +10% +5% | 20.0 | |
| Bei einem Export von Akten oder Vorgängen werden mehrfach in verschiedene Akten/Vorgänge verknüpfte, aber nur einmal physikalisch gespeicherte Dokumente (Single Instance) jeweils als Kopie mit exportiert. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Vom DMS verschlüsselte Dokumente werden unverschlüsselt wiederhergestellt. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die Export-Schnittstelle unterstützt für die Ausgabe von Metadaten folgende Formate: | [ ] XML [ ] ASCII [ ] JSON [ ] Andere:... | +50% +25% +25% | 10.0 | |
| Das angebotene System verfügt über eine XDOMEA-Schnittstelle 2.x für den Export von Akten und Dokumenten für die Übergabe zur Archivierung. | [ ] Ja, Version:... [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Für den Export erzeugt das System ein Protokoll, das für jedes exportierte Objekt (Dokument, Akte, Beschreibungssatz) einen Eintrag erhält. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Eine Beschreibung der Funktionalität der Export-Software ist beigelegt. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Transportwesen | 60.0 | |||
| Es ist der Aufbau einer zweistufigen DMS-Systemlandschaft geplant. Somit besteht die Anforderung, Customizing und Änderungen, die im Entwicklungs-/Testsystem erarbeitet wurden, in das Produktionssystem zu übertragen. Das System soll einen geeigneten Mechanismus zur Verfügung stellen, der einen verlustfreien Transport des Customizings ermöglicht. | ||||
| Das DMS-Produkt stellt im Standard einen Transportmechanismus zur Verfügung, der einen verlustfreien Transport aller Konfigurationseinstellungen ermöglicht. | [ ] Ja, ohne Einschränkung für alle Einstellungen [ ] Ja, mit folgenden Einschränkungen: ... [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die nächsten Fragen nur beantworten, wenn Frage zuvor mit Ja beantwortet wurde: | ||||
| Folgende Einrichtungen können über den mitgelieferten Transportmechanismus transportiert werden: | [ ] Anlage & Pflege von Dokumentenklassen [ ] Anlage & Pflege von Metadatenstrukturen [ ] Anlage & Pflege von Aktenmodellen [ ] Anlage & Pflege von Workflows [ ] Anlage & Pflege von Index- und Recherchemasken [ ] Anlage & Pflege von Scan-Parametern [ ] Anlage & Pflege von Benutzerrollen [ ] Anlage & Pflege von Berechtigungsprofilen [ ] Anlage & Pflege von Berechtigungszuordnungen [ ] Scripting Client [ ] Scripting Server | +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +5% +5% | 10.0 | |
| Der Transportmechanismus läuft komplett innerhalb des Systems, d.h. ein manuelles Verschieben von Dateien aus dem Quell- in das Zielsystem o.ä. ist nicht erforderlich. | [ ] Ja, Steuerung nur über GUI-Funktionen [ ] Anders (bitte beschreiben):… | 100% 25% | 10.0 | |
| Transporte sind Rollback-fähig. Das bedeutet es ist möglich, das Einspielen eines Transports zurückzunehmen und das System somit in den Zustand vor dem Transport zu versetzen. | [ ] Ja, Standardfunktion ohne Einschränkungen [ ] Ja, Standardfunktion mit folgenden Einschränkungen: ... [ ] Anders (bitte beschreiben):… | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Eine Beschreibung der Funktionalität des Transportmechanismus ist beigelegt | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
Dokumentverwaltung
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Dokumentverwaltung | 445.0 | |||
| Dokumentart | 10.0 | |||
| Unter einer Dokumentart wie Rechnungen, Anträge, Verträge etc. wird eine Kategori-sierung auf Basis eines fixen Sets von Attributen (fachliche Attribute, techn. Attribute, Aufbewahrungsfristen etc.) verstanden. | ||||
| Das System stellt auf folgender Weise Indexmasken zur Verschlagwortung von Dokumenten bei der Ablage im DMS zur Verfügung: | [ ] automatisch durch System erstellt nach Anlegen eines entsprechenden Dokumententyps [ ] individuelle Erstellung durch Konfiguration über grafischen Editor [ ] programmierbar über Tool; Tool Name:… | +50% +50% 0% | 10.0 | |
| Aktenart | 60.0 | |||
| Unter einem Aktenmodell wird eine vordefinierte Struktur von Beschreibungsdaten und Registern für einen bestimmten Aktentyp (z.B. Vertragsakten, Bauakten, Projektakten etc.) verstanden, welcher als Vorlage beim Anlegen einer Akte dieses Typs dient. Eine konkrete Akte (z.B. Vertragsakte Maier GmbH) wird auch als Akteninstanz bzw. instanziierte Akte bezeichnet. | ||||
| Die angebotene Lösung bietet die Verwaltung von Akten mit eigenen Attribut-Strukturen (Aktendeckel), die nicht zwingend identisch mit Attributstrukturen von Dokumenten sind (z.B. Aktenstatus). Diese Metainformationen unterscheiden sich von denen der Dokumente und werden daher unabhängig von Dokumenten-Metadaten verwaltet. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| In einem Aktenmodell können im Standard folgende Elemente als (Muster-)Vorlage definiert werden: | [ ] Aktenattribute (Aktenkopf) [ ] Register [ ] Trefferlisten [ ] Berechtigungen auf Ebene von Akten [ ] Berechtigungen auf einzelne Register [ ] Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsart für Akten [ ] Aufbewahrungsfristen und für Register [ ] Aufbewahrungsfristen für Dokumentarten [ ] zulässige Dokumentarten in einer Akte [ ] zulässige Dokumentarten in einem Register [ ] Sonstiges: ... | +5% +5% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% | 20.0 | |
| Akten können miteinander verknüpft werden (bspw. "Vertragsakte" wird mit "Projektakte" verknüpft). Aus der jeweiligen Akte kann in die dazu verknüpften Akten und vice versa gesprungen werden. | [ ] Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Eine Akte kann Dokumente unterschiedlicher Dokumententypen - mit unterschiedlichen Indexwerten pro Dokumententyp - aufnehmen? | [ ] Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Dokumentablage | 20.0 | |||
| Die angebotene DMS-Lösung verfügt über einen systemeigenen Mechanismus, der unabhängig von eingesetzten Speichertechnologien für Dokumente eindeutig feststellt, dass ein bereits identisches Objekt im DMS abgelegt ist und dadurch eine Doppelablage von identischen Objekten (z.B. E-Mail-Anhängen, Office-Dokumenten etc.) im DMS verhindert wird (Single Instance Speicherung). | Ja, Single Instance Speicherung im Standard konfigurierbar für definierte .. [ ] Archivbereiche [ ] Dokumentarten [ ] Aktenarten [ ] Andere Parameter: ….. [ ] Nein | +25% +25% +25% +25% 0% | 10.0 | |
| Die angebotene DMS-Lösung verfügt über einen systemeigenen Mechanismus, der unabhängig von eingesetzten Speichertechnologien Dokumente vor der Ablage auf einem angeschlossenem SAN/NAS-Speichersystem verschlüsselt und für die Anzeige im DMS-Client entschlüsselt. | [ ] Ja, Verschlüsselung im Standard konfigurierbar für definierte .. [ ] Archivbereiche [ ] Dokumentklassen [ ] Aktenarten [ ] Andere Parameter: ….. [ ] Nein | +25% +25% +25% +25% 0% | 10.0 | |
| Versionsverwaltung | 30.0 | |||
| Beim Check-In eines Dokuments erzeugt das System automatisch eine neue Dokumentenversion , | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Beim Check-In eines Dokuments erzeugt das System erst nach Entscheidung durch die/den Benutzer*in eine neue Dokumentenversion – die vorherigen Dokumentenversionen bleiben zusätzlich im System erhalten. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Alle Dokumente im Status: "Check-Out" können gezielt gesucht werden. | [ ] Standardfunktion für Benutzer*innen für eigene Dokumente [ ] Standardfunktion für Administrator für alle Dokumente [ ] Nein | +50% +50% 0% | 10.0 | |
| Indexierung Dokumentformate | 10.0 | |||
| Das Speicherformat (also z.B. .tif- oder .doc-Objekte - Mime-Typ) von Dokumenten wird automatisch im DMS hinterlegt. Nach diesen Dokumentenformaten kann selektiv recherchiert werden (z.B. Suche nach allen Dokumenten im docx-Format). | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Nein | 100% 75% 0% | 10.0 | |
| Formatkonvertierung | 45.0 | |||
| Bei der Ablage von Office-Dokumenten in das DMS besteht die Anforderung, eine Konvertierung eines Dokuments in ein Langzeitformat durchzuführen. | ||||
| Bei der Ablage von Office-Dokumenten können Anwendende individuell entscheiden, ob das Dokument im Ursprungsformat oder zusätzlich auch im PDF/A-2-Format gewandelt gespeichert werden soll. | [ ] Ja, Standard über Server-Prozess [ ] Ja, Standard über Client-Prozess [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 75% 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Dokumente können automatisch (also nicht nur von Anwendenden ausgelöst) auf Basis von Regeln im Hintergrund zusätzlich auch in das PDF/A-2-Format konvertiert werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die nächsten Fragen nur beantworten, wenn Frage zuvor mit Standardfunktion beantwortet wurde: | ||||
| Die Konvertierung kann regelbasiert gesteuert werden über: | ||||
| - definierte Dokumentenklassen | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| - definierte Dokumentenformate | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| - definierte Versionsnummer | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| - definierter Inhalt von Indexwert (z.B. "Freigabe") | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| - Sonstiges: | Weitere im Standard vorhandene oder konfigurierbare Steuerungsparameter: ….. | 100% (je weiteren Steuerungsparameter je 10%) | 5.0 | |
| Schriftgutverwaltung über Aktenpläne | 140.0 | |||
| Allgemeines Schriftgut soll gemäß einem elektronischen Aktenplan im DMS verwalten. Der Aktenplan ist das Ordnungssystem für den Aktenbestand, nach dem sich die Vergabe des Aktenzeichens und die Aufbewahrung (Registratur) des Schriftguts in einer Organisation richtet. | ||||
| Vordefinierte elektronische Aktenpläne können importiert und automatisch in der angebotenen DMS-Lösung erstellt werden. | [ ] Ja, über eine Standard-Schnittstelle für Excel-kompatible Dateiformate wie XLSX, CSV etc. [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| im DMS gepflegte Aktenpläne können in einem Excel-kompatiblen Dateiformate wie XLSX, CSV exportiert werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Es können unterschiedliche Aktenpläne parallel in einer DMS-Instanz verwaltet werden. Die Anzahl der Aktenpläne ist unbegrenzt. | [ ] Ja [ ] Nein, max. Anzahl: … | 100% 0% | 20.0 | |
| Die Anzahl der Hierarchie-Ebenen innerhalb eines Aktenplans ist unbegrenzt. | [ ] Ja [ ] Nein, max. Anzahl: … | 100% 0% | 10.0 | |
| Die Aktenzeichen-Erweiterungen (bei Anlage einer Akte unter einem Aktenplanposition) sollen frei konfiguriert werden können (Format und Inhalt) | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Es besteht die Möglichkeit, das Aktenzeichen, welches beim Erstellen einer Akte gewählt wurde, mit einer fortlaufenden Nummer bzw. einer bestimmten Zeichenkette zu ergänzen und somit ein Geschäftszeichen pro Akte abzubilden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Folgende Aktenplanbeschreibungsfelder (Metadaten des Aktenplans) stehen im Produktstandard zur Verfügung und können angepasst werden: | [ ] Aktenzeichensystematik/-aufbau [ ] Titel der Aktenplanposition [ ] Aussonderungsart (z.B. Archivieren, Bewerten, Vernichten) [ ] Federführende Organisationseinheit [ ] Transferfrist [ ] Aufbewahrungsfrist [ ] Weitere: ... | +20% +20% +15% +15% +15% +15% Info | 10.0 | |
| Ist die Anzahl der Vorgänge in einer Akte begrenzt? | [ ] Die Anzahl der Vorgänge ist unbegrenzt [ ] Die Anzahl der Vorgänge ist begrenzt auf: … | 100% 25% | 10.0 | |
| Für Vorgänge sind von den Akten abweichende Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsarten definierbar. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Aufbewahrungsfristen und Aussonderung | 130.0 | |||
| Für die im DMS abgelegten Akten, Vorgänge und Dokumente gelten oftmals unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsarten. Die Regeln, nach denen die Aufbewahrungsfrist beginnt, können sich aus verschiedenen Kriterien ableiten (z.d.A.-Schreibung, Löschen eines Datensatzes in der führenden Anwendung, Löschen eines Kundendatensatzes etc.) | ||||
| Der Abschluss der Bearbeitung von Akten/Vorgängen (zdA-Verfügung) ist möglich. Dadurch wird automatisch eine Unveränderbarkeit der Akten/Vorgänge und deren Inhalte herbeigeführt und eine definierte Aufbewahrungsfrist gesetzt. | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 75% 25% | 30.0 | |
| Das Wiedereröffnen einer zdA-verfügten Akte während der Transferfrist durch berechtigte Anwendende ist möglich. Dazu gehört auch das automatisierte Anpassen der Berechtigung zur Bearbeitung. | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 75% 25% | 30.0 | |
| Bei einer vorhandenen Transferfrist für eine Akte oder einem Vorgang, wird nach deren Ablauf die Akte/der Vorgang automatisch gegen Änderung der Inhalte gesperrt und nur noch ein lesender Zugriff ermöglicht. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die nachträgliche Vergabe bzw. Änderung von Aussonderungsarten für bereits im DMS befindliche Akten/Vorgänge oder Dokumente als Stapelverarbeitung/Massenjob durch berechtigte Anwendende ist möglich. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von einer Aussonderung betroffene Akten (Fallakten/Sachakten), Vorgänge, Dokumente können nur von der aktenführenden Organisationseinheit als Anbietungsliste erstellt und dem Archiv zur Bewertung angeboten werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Aussonderung: Bei Bewertung durch die Archivare sollen keine Attribute außer der Aussonderungsart geändert werden können. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 0% | 10.0 | |
| Wenn der Lösch-Job für die zu vernichtenden Akten, Vorgänge und Dokumente definiert ist, erfolgt die Löschung der Objekte (Akten, Vorgänge, Dokumente inkl. aller dazugehöriger Attribute aus dem DMS automatisch. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Das Löschen eines Dokuments wird physisch erst dann durchgeführt werden, wenn die (letzte) Akte/der (letzte) Vorgang gelöscht wird, in dem das Dokument bzw. ein Link auf das Dokument abgelegt ist. | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 75% 25% | 10.0 | |
| Löschen nach Export in externes Archiv: Wenn Akten, Vorgänge und Dokumente zur Aussonderung in ein anderes System exportiert werden sollen, soll nach Export die Löschung der Vorgänge, Dokumente und Akten im DMS automatisch erfolgen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 |
Standard DMS-Client
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Standard DMS-Client | 655.0 | |||
| Es besteht keine Präferenz für eine bestimmte Client-Technologie. Die Angaben in diesem Kapitel beziehen sich auf den Standard-Client der angebotenen DMS-Lösung mit der größten Funktionalität. Wird ein Browser-Client als Standard-Client angeboten, müssen zusätzlich zu diesem Abschnitt auch die Angaben zum Browser Client im nachfolgendem Abschnitt vorgenommen werden. | ||||
| Technologie Standard-DMS Client | ||||
| Der Standard-Client ist ein … | [ ] Browser-Client, Bezeichnung: ... [ ] Rich-Client, Bezeichnung: …. | Info | ||
| Bedienoberfläche und Anpassbarkeit Standard-Client | 60.0 | |||
| Ein Administrator kann an zentraler Stelle nicht benötigte Anwendungsfunktionen für einzelne Anwendergruppen/Rollen aber auch für alle Anwender*innen einheitlich ausblenden. | [ ] Standard [ ] Standard, aber mit folgenden Einschränkungen:................ [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die Anwendungs-Oberfläche kann von der Anwenderin/vom Anwender individuell angepasst und die persönlichen Einstellungen dauerhaft gespeichert werden, d. h. automatischer Start des DMS-Clients mit letzter gespeicherter Einstellung bei der nächsten Anmeldung. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Wenn Antwort in der vorherigen Frage: Ja, Standardfunktion, bitte die folgenden Fragen beantworten. | ||||
| Welche Funktionen lassen sich im Standard anpassen und speichern? | [ ] Schriftgröße Dialoge [ ] Farbeinstellung Oberfläche [ ] Fensterpositionen [ ] Gestaltung Suchmaske [ ] Gestaltung Trefferliste [ ] Viewing-Funktionen (Zoom-Faktor) [ ] Struktur und Inhalt von Menüleisten [ ] Struktur und Inhalt von Kontextmenüs [ ] Andere: .... | +15% +15% +10% +10% +10% +10% +15% +15% Info | 10.0 | |
| Über einen Funktionsaufruf (z.B. Menü, Taste) kann von der Anwenderin/vom Anwender eine Grundeinstellung wiederhergestellt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Persönliche Veränderungen an der Anwendungsoberfläche werden gespeichert in: | [ ] der Datenbank der DMS-Lösung [ ] im Windows Benutzerprofil [ ] anders:… [ ] werden nicht gespeichert und sind beim nächsten Anmelden am DMS-Client nicht mehr verfügbar | 100% 25% 25% 0% | 20.0 | |
| Suchfunktionen | 150.0 | |||
| Je Benutzergruppe können verschiedene Recherchemasken und verschiedene Trefferlisten für den Zugriff auf den gleichen Dokumentbestand konfiguriert werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Die Speicherung einer Suchabfrage als Favorit und Wiederaufruf bei späterer Verwendung ist möglich. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Der Versand einer Suchabfrage per E-Mail zum Wiederaufruf durch andere Anwender*innen ist möglich. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Recherche-Anwendung verfügt über eine "Verlauf-Funktion", d.h. durchgeführte Suchabfragen werden automatisch als Historie gespeichert und dargestellt, Wiederaufruf durch Benutzer*innen bei erneuter Verwendung ist möglich. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Die Inhalte der Eingabefelder der Abfragemaske können erhalten bleiben, um sie z.B. bei einer neuen Abfrage teilweise wieder verwenden zu können. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Bereits während der Eingabe des Suchwerts in einem Metadatenfeld werden Anwendende durch Vorschlaglisten (Autovervollständigung, vgl. Ebay od. Google) unterstützt. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Eine Näherungssuche (Suche nach ähnlichen Einträgen, z.B. finden von "ae", wenn nach "ä" gesucht wird etc.) wird unterstützt. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Eine Volltextsuche umfasst auch die Suche in Dokumentattributen, Aktenkopfdaten, Vorgangsdaten, Registerdaten. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Eine Recherche nach Inhalten von Text-Annotationen (gemeint sind die Annotationen auf dem Dokument, nicht etwa Textfelder in der DB) wird unterstützt. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Trefferliste | 315.0 | |||
| Die Abfrage im DMS führt zu einer Trefferliste, aus der die gewünschten Dokumente ausgewählt werden können. | ||||
| Es wird die Gesamtzahl der gefundenen Dokumente angezeigt, für die die Anwenderin/der Anwender eine Berechtigung hat, d.h. die Zugriffsberechtigung wird vor der Erstellung der Trefferliste geprüft. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Die Spalten der Trefferliste können von der Endanwenderin/vom Endanwender selbst bestimmt werden, d.h. Felder wie z.B. Dokumentklasse, Eingangsdatum etc. können als Spaltenköpfe zur Bestimmung der Sortierreihenfolge in beliebiger Position von der Endbenutzerin/vom Endbenutzer hinzugefügt oder weggenommen und die Reihenfolge der Spaltenköpfe geändert werden. | [ ] Ja, alle Attributfelder der angezeigten Dokumente können als Spaltenkopf gewählt werden [ ] Ja, die Position aller angezeigten Attributfelder als Spalten kann frei gewählt werden | +50% +50% | 10.0 | |
| Bei einer Volltextsuche wird der im jeweiligen Dokument gefundene Fundstellentext in der Trefferliste angezeigt - z.B. Extrakt (Textauszug). | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 30.0 | |
| Bei einer Volltextsuche werden die Treffer kategorisiert (z.b. Dokumenten. Akten, Vorgängen) und die Anzahl Treffer pro Kategorie ausgewiesen. Die/Der Anwender*in kann durch Auswahl der Kategorie die Trefferliste einschränken. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 30.0 | |
| Die Trefferliste kann nach beliebig gewählten Attributen gruppiert werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Beim Anklicken eines Dokumentes aus der Trefferliste wird die erste Seite des Dokumentes in einem Vorschaufenster angezeigt. | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| In der Trefferliste wird auch angezeigt, ob zum Dokument Anmerkungen gespeichert sind. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| In der Trefferliste wird angezeigt, ob das Dokument sich aktuell in einer Vorgangsbearbeitung (Workflow) befindet. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| In der Trefferliste wird angezeigt, ob ein Dokument mehrfach in verschiedene Vorgänge/Akten verknüpft ist. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Dokumente können von Anwender*innen mit anderen Dokumenten verknüpft werden (Dokumentenverweis). Aus den jeweils miteinander verknüpften Dokumenten ist jeweils ein direkter Sprung zu dem anderen Dokument möglich. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls vorherige Frage mit Standardfunktion beantwortet wurde: Verknüpfungen zwischen Dokumenten (Dokumentenverweis) können durch eine/einen Anwender*in wieder entfernt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Dokumente können auf Wiedervorlage zu individuellen Terminen gesetzt werden. | [ ] Ja, Standard für sich selbst [ ] Ja, Standard auch für andere Anwender*innen [ ] Nein | +50% +50% 0% | 10.0 | |
| Ein Abonnieren von Dokumenten ist möglich. Bei dort vorgenommenen Änderungen erfolgt eine automatische Benachrichtigung an die Abonnenten. | [ ] Ja, Standard nur für sich selbst [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls vorherige Frage mit: Ja, Standard nur für sich selbst beantwortet wurde: Welche Ereignisse bezogen auf ein Dokument können abonniert werden? | [ ] Neue Version [ ] Löschen Dokument [ ] Ändern von Indexdaten [ ] andere:… | +25% +25% +25% +25% | 10.0 | |
| Mehrere von Anwendenden gleichzeitig ausgewählte Dokumente können direkt aus der Trefferliste als Attachment (Kopie) an eine E-Mail angehängt werden (ohne vorherige Anzeige). | [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über Mozilla Thunderbird-Client [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über ein SMTP-Gateway [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Mehrere von Anwendenden gleichzeitig ausgewählte Dokumente können direkt aus der Trefferliste als Link an eine E-Mail angehängt werden (ohne vorherige Anzeige). | [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über Mozilla Thunderbird-Client [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über ein SMTP-Gateway [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Die nächsten beiden Fragen nur beantworten, falls vorherige Frage mit: Ja, Standardfunktion beantwortet wurde: | ||||
| Beim Versand eines Dokuments aus dem DMS per E-Mail wird gefragt, ob diese E-Mail direkt archiviert werden soll. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Beim Versand einer E-Mail aus dem DMS heraus können Anwendende aus unterschiedlichen Mail-Vorlagen auswählen. | [ ] Ja, im Standard konfigurierbar [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Ausgewählte Trefferlisteneinträge können für die Weiterbearbeitung außerhalb des DMS in eine Datei im MS Excel-Format exportiert werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Mehrere ausgewählte Dokumente können zusammen aus der Trefferliste in ein lokales Arbeitsverzeichnis exportiert werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Mehrere markierte Dokumente können parallel zur Anzeige geöffnet werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Zwei markierte Dokumente können miteinander verglichen werden. Die Dokumente werden automatisch nebeneinander angezeigt und Änderungen für die Anwenderin/den Anwender visualisiert (z.B. durch Farbe). | [ ] Ja, Standard, Vergleich wird formatunabhängig unterstützt [ ] Ja, Standard, gilt für nur für einen Vergleich mit Formaten: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Innerhalb des Suchergebnisses (Trefferliste) ist eine Freitextsuche (spaltenübergreifender Textfilter, o.ä.) möglich. Fundstellen werden in der Trefferliste markiert/hervorgehoben. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 25.0 | |
| Innerhalb der DMS-Trefferliste können die gefundenen Treffer im Standard durch eine weitere einschränkende Suche oder durch Facettierung verringert werden. | [ ] Facettierung (Vorschläge zur Eingrenzung der Suche) [ ] Ergänzungssuche kann ausgeführt werden [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 75% 25% | 25.0 | |
| Dokumenten-Anzeige | 110.0 | |||
| Im System sollen Dokumente in unterschiedlichen Formaten verwaltet werden. In den Fällen, in denen das Ursprungsprogramm für das angezeigte Dokumentformat nicht zur Verfügung steht, soll ein sogenannter "Multi-Format-Viewer" aufgerufen werden, der das Lesen und evtl. einfaches Kopieren von Texten ermöglicht. Unter einem Multiformat-Viewer verstehen wir die Funktionalität zur Anzeige von verschiedenen Raster- und codierten Formaten (MS Word etc.) in einer Anwendung, ohne das Ursprungsprogramm (z.B. MS Word) nativ oder als Plug-In laden zu müssen. | ||||
| Zum angebotenen DMS-Lösung gehört ein DMS-eigener Viewer zur Anzeige von Dokumenten. Folgende Dateiformate können ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. ein Plug-In dargestellt werden. | [ ] Ja, DMS-eigener Viewer zeigt folgende Formate an: [ ] TIFF G3/G4 [ ] PDF / PDF/A [ ] txt [ ] jpg [ ] gif [ ] png [ ] MS Office-Formate [ ] Open Office-Formate [ ] msg [ ] eml [ ] weitere:... [ ] Nein, wir empfehlen folgendes Drittprodukt: … | 25% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +10% +10% +10% +10% +5% 0% | 20.0 | |
| Der angebotene DMS-Viewer kann In Place, d.h. als Viewer-Fenster innerhalb des DMS-Clients, Dokumente anzeigen. | [ ] Im Standard konfigurierbar [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls Antwort in vorheriger Frage: Im Standard konfigurierbar: Bein Blättern durch die Trefferliste wird das im Viewer angezeigte Dokument automatisch mit dem ausgewähltem Trefferlisteneintrag aktualisiert. | [ ] Ja [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Der angebotene DMS-Viewer kann Out Place, d.h. als eigenständiges Viewer-Fenster außerhalb des DMS-Clients, Dokumente anzeigen. | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls Antwort in vorheriger Frage: Standard oder Konfigurierbar: Bein Blättern durch die Trefferliste wird das im Viewer angezeigte Dokument automatisch mit dem ausgewähltem Trefferlisteneintrag aktualisiert. | [ ] Ja [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Im angebotenen DMS-Viewer kann das Dokument, ohne einen entsprechenden Original-Editor für das Dokumentformat bzw. Plug-In zu laden, vergrößert werden ("Lupe"). | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Aus dem angebotenen DMS-Viewer können, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden, Seiten von-bis gedruckt werden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Im angebotenen DMS-Viewer werden bei einer Volltextsuche die im Dokument gefundenen Textstellen angezeigt, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Beim einer Volltextsuche können im angebotenen DMS-Viewer, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden, alle im Dokument gefundenen Stellen angesprungen werden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Im angebotenen DMS-Viewer können innerhalb des angezeigten Dokuments beliebig große Textstellen markiert und in die Zwischenablage kopiert werden, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Aus dem angebotenen Viewer kann, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden, das angezeigte Dokument als Link an eine E-Mail angehängt werden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Aus dem angebotenen Viewer kann, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden, das angezeigte Dokument als Attachment an eine E-Mail angehängt werden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Annotationsfunktionen | 20.0 | |||
| Im dem im vorherigen Abschnitt angebotenen DMS-Viewer können einheitliche Annotationen auf der Anzeige folgender Dokumentenformate angebracht werden: | [ ] Ja, Standardfunktion, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standardfunktion, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Die nächsten beiden Fragen nur beantworten, falls vorherige Frage mit: Ja, Standardfunktion beantwortet wurde: | ||||
| Die aufgebrachten Annotationen können mit Berechtigungen versehen werden | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 57 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Folgende Anmerkungen können direkt auf dem im Viewer gezeigten Dokument angebracht und gespeichert werden: | [ ] Textanmerkungen [ ] Farbige Markierungen (Highlights) [ ] Elektronische Stempel (z.B. "Erledigt" ) [ ] Weitere Anmerkungstypen: … | +30% + 30% + 30% +10% | 5.0 | |
| Annotationen werden versionsbezogen gespeichert und angezeigt, d.h. in neuen Dokumentversionen neu angebrachte oder geänderte Annotationen werden nur dort angezeigt und nicht in Vorgängerversionen. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle in diesem Abschnitt genannten Anmerkungstypen [ ] Ja, Standard, gilt für Anmerkungstypen: ….. [ ] Nein, Anmerkungen werden versionsunabhängig gespeichert | 100% 50% 0% | 5.0 |
Standard Browser-Client
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Browser-Client | 665.0 | |||
| Die folgenden Fragen beziehen sich auf den Browser-Client der angebotenen DMS-Lösung. Falls der DMS Standard-Client ein Browser-Client ist, bitte trotzdem auch dieses Kapitel ausfüllen. | ||||
| Bedienoberfläche und Anpassbarkeit Browser-Client | 60.0 | |||
| Ein Administrator kann an zentraler Stelle nicht benötigte Anwendungsfunktionen für einzelne Anwendergruppen/Rollen aber auch für alle Anwender*innen einheitlich ausblenden. | [ ] Standard [ ] Standard, aber mit folgenden Einschränkungen:................ [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die Anwendungs-Oberfläche kann von der Anwenderin/vom Anwender individuell angepasst und die persönlichen Einstellungen dauerhaft gespeichert werden, d. h. automatischer Start des DMS-Clients mit letzter gespeicherter Einstellung bei der nächsten Anmeldung. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Wenn Antwort in der vorherigen Frage: Ja, Standardfunktion, bitte die folgenden Fragen beantworten. | ||||
| Welche Funktionen lassen sich im Standard anpassen und speichern? | [ ] Schriftgröße Dialoge [ ] Farbeinstellung Oberfläche [ ] Fensterpositionen [ ] Gestaltung Suchmaske [ ] Gestaltung Trefferliste [ ] Viewing-Funktionen (Zoom-Faktor) [ ] Struktur und Inhalt von Menüleisten [ ] Struktur und Inhalt von Kontextmenüs [ ] Andere: .... | +15% +15% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% | 10.0 | |
| Über einen Funktionsaufruf (z.B. Menü, Taste) kann von der Anwenderin/vom Anwender eine Grundeinstellung wiederhergestellt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Persönliche Veränderungen an der Anwendungsoberfläche werden gespeichert in: | [ ] der Datenbank der DMS-Lösung [ ] im Windows Benutzerprofil [ ] anders:… [ ] werden nicht gespeichert und sind beim nächsten Anmelden am DMS-Client nicht mehr verfügbar | 100% 25% 25% 0% | 20.0 | |
| Suchfunktionen | 150.0 | |||
| Je Benutzergruppe können verschiedene Recherchemasken und verschiedene Trefferlisten für den Zugriff auf den gleichen Dokumentbestand konfiguriert werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Die Speicherung einer Suchabfrage als Favorit und Wiederaufruf bei späterer Verwendung ist möglich. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Der Versand einer Suchabfrage per E-Mail zum Wiederaufruf durch andere Anwender*innen ist möglich. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Recherche-Anwendung verfügt über eine "Verlauf-Funktion", d.h. durchgeführte Suchabfragen werden automatisch als Historie gespeichert und dargestellt, Wiederaufruf durch Benutzer*innen bei erneuter Verwendung ist möglich. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Die Inhalte der Eingabefelder der Abfragemaske können erhalten bleiben, um sie z.B. bei einer neuen Abfrage teilweise wieder verwenden zu können. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Bereits während der Eingabe des Suchwerts in einem Metadatenfeld wird die Anwenderin/der Anwender durch Vorschlaglisten (Autovervollständigung, vgl. Ebay od. Google) unterstützt. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Eine Näherungssuche (Suche nach ähnlichen Einträgen, z.B. finden von "ae", wenn nach "ä" gesucht wird etc.) wird unterstützt. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Eine Volltextsuche umfasst auch die Suche in Dokumentattributen, Aktenkopfdaten, Vorgangsdaten, Registerdaten. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Eine Recherche nach Inhalten von Text-Annotationen (gemeint sind die Annotationen auf dem Dokument, nicht etwa Textfelder in der DB) wird unterstützt. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Trefferliste | 315.0 | |||
| Die Abfrage im DMS führt zu einer Trefferliste, aus der die gewünschten Dokumente ausgewählt werden können. | ||||
| Es wird die Gesamtzahl der gefundenen Dokumente angezeigt, für die die Anwenderin/der Anwender eine Berechtigung hat, d.h. die Zugriffsberechtigung wird vor der Erstellung der Trefferliste geprüft. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Die Spalten der Trefferliste können von der Endanwenderin/vom Endanwender selbst bestimmt werden, d.h. Felder wie z.B. Dokumentklasse, Eingangsdatum etc. können als Spaltenköpfe zur Bestimmung der Sortierreihenfolge in beliebiger Position von der Endbenutzerin/vom Endbenutzer hinzugefügt oder weggenommen und die Reihenfolge der Spaltenköpfe geändert werden. | [ ] Ja, alle Attributfelder der angezeigten Dokumente können als Spaltenkopf gewählt werden [ ] Ja, die Position aller angezeigten Attributfelder als Spalten kann frei gewählt werden | +50% +50% | 10.0 | |
| Bei einer Volltextsuche wird der im jeweiligen Dokument gefundene Fundstellentext in der Trefferliste angezeigt - z.B. Extrakt (Textauszug). | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 30.0 | |
| Bei einer Volltextsuche werden die Treffer kategorisiert (z.b. Dokumenten. Akten, Vorgängen) und die Anzahl Treffer pro Kategorie ausgewiesen. Die/Der Anwender*in kann durch Auswahl der Kategorie die Trefferliste einschränken. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 30.0 | |
| Die Trefferliste kann nach beliebig gewählten Attributen gruppiert werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Beim Anklicken eines Dokumentes aus der Trefferliste wird die erste Seite des Dokumentes in einem Vorschaufenster angezeigt. | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| In der Trefferliste wird auch angezeigt, ob zum Dokument Anmerkungen gespeichert sind. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| In der Trefferliste wird angezeigt, ob das Dokument sich aktuell in einer Vorgangsbearbeitung (Workflow) befindet. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| In der Trefferliste wird angezeigt, ob ein Dokument mehrfach in verschiedene Vorgänge/Akten verknüpft ist. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Dokumente können von Anwender*innen mit anderen Dokumenten verknüpft werden (Dokumentenverweis). Aus den jeweils miteinander verknüpften Dokumenten ist jeweils ein direkter Sprung zu dem anderen Dokument möglich. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls vorherige Frage mit Standardfunktion beantwortet wurde: Verknüpfungen zwischen Dokumenten (Dokumentenverweis) können durch eine/einen Anwender*in wieder entfernt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Dokumente können auf Wiedervorlage zu individuellen Terminen gesetzt werden. | [ ] Ja, Standard für sich selbst [ ] Ja, Standard auch für andere Anwender*innen [ ] Nein | +50% +50% 0% | 10.0 | |
| Ein Abonnieren von Dokumenten ist möglich. Bei dort vorgenommenen Änderungen erfolgt eine automatische Benachrichtigung an die Abonnenten. | [ ] Ja, Standard nur für sich selbst [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls vorherige Frage mit Standard beantwortet wurde: Welche Ereignisse bezogen auf ein Dokument können abonniert werden? | [ ] Neue Version [ ] Löschen Dokument [ ] Ändern von Indexdaten [ ] andere:… | +25% +25% +25% +25% | 10.0 | |
| Mehrere von Anwendenden gleichzeitig ausgewählte Dokumente können direkt aus der Trefferliste als Attachment (Kopie) an eine E-Mail angehängt werden (ohne vorherige Anzeige). | [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über Mozilla Thunderbird-Client [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über ein SMTP-Gateway [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Mehrere von Anwendenden gleichzeitig ausgewählte Dokumente können direkt aus der Trefferliste als Link an eine E-Mail angehängt werden (ohne vorherige Anzeige). | [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über Mozilla Thunderbird-Client [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über ein SMTP-Gateway [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Die nächsten beiden Fragen nur beantworten, falls vorherige Frage mit: Ja, Standardfunktion beantwortet wurde: | ||||
| Beim Versand eines Dokuments aus dem DMS per E-Mail wird gefragt, ob diese E-Mail direkt archiviert werden soll. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Beim Versand einer E-Mail aus dem DMS heraus können Anwendende aus unterschiedlichen Mail-Vorlagen auswählen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Ausgewählte Trefferlisteneinträge können für die Weiterbearbeitung außerhalb des DMS in eine Datei im MS Excel-Format exportiert werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Mehrere ausgewählte Dokumente können zusammen aus der Trefferliste in ein lokales Arbeitsverzeichnis exportiert werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Mehrere markierte Dokumente können parallel zur Anzeige geöffnet werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Zwei markierte Dokumente können miteinander verglichen werden. Die Dokumente werden automatisch nebeneinander angezeigt und Änderungen für die Anwenderin/den Anwender visualisiert (z.B. durch Farbe). | [ ] Ja, Standard, Vergleich wird formatunabhängig unterstützt [ ] Ja, Standard, gilt für nur für einen Vergleich mit Formaten: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Innerhalb des Suchergebnisses (Trefferliste) ist eine Freitextsuche (spaltenübergreifender Textfilter, o.ä.) möglich. Fundstellen werden in der Trefferliste markiert/hervorgehoben. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 25.0 | |
| Innerhalb der DMS-Trefferliste können die gefundenen Treffer im Standard durch eine weitere einschränkende Suche oder durch Facettierung verringert werden. | [ ] Facettierung (Vorschläge zur Eingrenzung der Suche) [ ] Ergänzungssuche kann ausgeführt werden [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 75% 25% | 25.0 | |
| Dokumenten-Anzeige | 120.0 | |||
| Im System sollen Dokumente in unterschiedlichen Formaten verwaltet werden. In den Fällen, in denen das Ursprungsprogramm für das angezeigte Dokumentformat nicht zur Verfügung steht, soll ein sogenannter "Multi-Format-Viewer" aufgerufen werden, der das Lesen und evtl. einfaches Kopieren von Texten ermöglicht. Unter einem Multiformat-Viewer verstehen wir die Funktionalität zur Anzeige von verschiedenen Raster- und codierten Formaten (MS Word etc.) in einer Anwendung, ohne das Ursprungsprogramm (z.B. MS Word) nativ oder als Plug-In laden zu müssen. | ||||
| Zum angebotenen DMS gehört ein herstellereigener Viewer zur Anzeige von Dokumenten. | [ ] Ja, Name: … [ ] Nein, wir empfehlen folgendes Drittprodukt: … | 100% 0% | 10.0 | |
| Zum angebotenen DMS-Lösung gehört ein herstellereigener Viewer zur Anzeige von Dokumenten. Folgende Dateiformate können ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. ein Plug-In dargestellt werden. | [ ] TIFF G3/G4 [ ] PDF / PDF/A [ ] txt [ ] jpg [ ] gif [ ] png [ ] MS Office-Formate [ ] Open Office-Formate [ ] msg [ ] eml [ ] weitere:... | +5% +5% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% | 20.0 | |
| Der angebotene DMS-Viewer kann In Place, d.h. als Viewer-Fenster innerhalb des DMS-Clients, Dokumente anzeigen. | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls Antwort in vorheriger Frage: Standard oder Konfigurierbar: Bein Blättern durch die Trefferliste wird das im Viewer angezeigte Dokument automatisch mit dem ausgewähltem Trefferlisteneintrag aktualisiert. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Der angebotene DMS-Viewer kann Out Place, d.h. als eigenständiges Viewer-Fenster außerhalb des DMS-Clients, Dokumente anzeigen. | [ ] Standard [ ] Konfigurierbar [ ] Nein | 75% 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten, falls Antwort in vorheriger Frage: Standard oder Konfigurierbar: Bein Blättern durch die Trefferliste wird das im Viewer angezeigte Dokument automatisch mit dem ausgewähltem Trefferlisteneintrag aktualisiert. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Im angebotenen DMS-Viewer kann das Dokument, ohne einen entsprechenden Original-Editor für das Dokumentformat bzw. Plug-In zu laden, vergrößert werden ("Lupe"). | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 60 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Aus dem angebotenen DMS-Viewer können, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden, Seiten von-bis gedruckt werden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 60 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Im angebotenen DMS-Viewer werden bei einer Volltextsuche die im Dokument gefundenen Textstellen angezeigt, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 60 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Beim einer Volltextsuche können im angebotenen DMS-Viewer, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden, alle im Dokument gefundenen Stellen angesprungen werden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 60 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Im angebotenen DMS-Viewer können innerhalb des angezeigten Dokuments beliebig große Textstellen markiert und in die Zwischenablage kopiert werden, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 60 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Aus dem angebotenen Viewer kann, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden, das angezeigte Dokument als Link an eine E-Mail angehängt werden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 60 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Aus dem angebotenen Viewer kann, ohne einen entsprechenden Original-Editor bzw. Plug-In zu laden, das angezeigte Dokument als Attachment an eine E-Mail angehängt werden. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 60 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Annotationsfunktionen | 20.0 | |||
| Im dem im vorherigen Abschnitt angebotenen DMS-Viewer können einheitliche Annotationen auf der Anzeige folgender Dokumentenformate angebracht werden: | [ ] Ja, Standardfunktion, gilt für alle unter Zeile 63 genannten Formate [ ] Ja, Standardfunktion, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Die nächsten beiden Fragen nur beantworten, falls vorherige Frage mit: Ja, Standardfunktion beantwortet wurde: | ||||
| Die aufgebrachten Annotationen können mit Berechtigungen versehen werden | [ ] Ja, Standard, gilt für alle unter Zeile 55 genannten Formate [ ] Ja, Standard, gilt für Formate: ….. [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Folgende Anmerkungen können direkt auf dem im Viewer gezeigten Dokument angebracht und gespeichert werden: | [ ] Textanmerkungen [ ] Farbige Markierungen (Highlights) [ ] "Stempel" wie z.B. "Erledigt" [ ] Weitere Anmerkungstypen: … | +30% + 30% + 30% +10% | 5.0 | |
| Annotationen werden versionsbezogen gespeichert und angezeigt, d.h. in neuen Dokumentversionen neu angebrachte oder geänderte Annotationen werden nur dort angezeigt und nicht in Vorgängerversionen. | [ ] Ja, Standard, gilt für alle in diesem Abschnitt genannten Anmerkungstypen [ ] Ja, Standard, gilt für Anmerkungstypen: ….. [ ] Nein, Anmerkungen werden versionsunabhängig gespeichert | 100% 50% 0% | 5.0 |
Mobiler Client
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Mobiler Client | 120.0 | |||
| Hierunter wird eine Client-Anwendung verstanden, die auf einem mobilen Endgerät mit iOS/iPhone, iOS/ iPad und ggf. Android nativ lauffähig ist. Nicht gemeint ist eine Standard-Web-Funktionalität, die auch auf diesen Endgeräten läuft, sondern eine native Anwendung, die die Besonderheiten dieser Client-Plattformen nutzt (Touchfunktionen, etc.). | ||||
| Mobile Client-Software | 20.0 | |||
| Die Anwendungen der mobilen Clients und des Standard DMS-Clients basieren auf einer gemeinsamen "Metadaten-Definition". D.h. Anpassungen an den Metadaten im DMS wirken sich auf die mobilen Anwendungen aus, bzw. Änderungen müssen nur einmal zentral vorgenommen werden. | [ ] Standard, gilt für alle Änderungen [ ] Standard, gilt nicht für folgende Ausnahmen: ….. [ ] Nein, die Anwendungen für mobile Clients werden eigenständig gepflegt. | 100% 50% 0% | 20.0 | |
| Apple iOS-Endgeräte | 50.0 | |||
| Hinweis: Folgende Fragen nur beantworten, falls native Apps für iOS-Plattformen verfügbar sind! | ||||
| Folgende Basisfunktionen sind als App für Apple iOS im Standard oder per Customizing verfügbar wenn Online mit dem DMS verbunden: | [ ] Recherchieren per Attributsuche [ ] Volltextrecherche nach (nicht nur "in") Dokumenten [ ] Anzeigen von Dokumenten [ ] Bearbeiten von Dokumenten (Check in/out) [ ] Bearbeiten von Attributen [ ] Navigieren in fachlichen Aktenstrukturen [ ] Navigieren in Aktenplänen [ ] Auslösen von Workflows [ ] Teilnehmen an Workflows [ ] Kommentieren von Dokumenten [ ] Ablegen von neuen E-Mails [ ] Scannen und Ablegen Dokumente | +5% +10% +5% +10% +5% +10% +5% +10% +10% +10% +10% +10% | 20.0 | |
| Wie werden die Dokumente auf einem iOS-Client angezeigt? | [ ] in einer DMS-eigener Viewer App [ ] anders:… | 100% 50% | 10.0 | |
| Bitte nur beantworten, falls Antwort in vorheriger Frage: Dokumentanzeige über eine DMS-eigene Viewer App. Welche Dokumentformate werden dort im Standard unterstützt? | [ ] TIFF G3/G4 [ ] PDF / PDF/A [ ] txt [ ] jpg [ ] gif [ ] png [ ] MS Office-Formate [ ] Open Office-Formate [ ] msg [ ] eml [ ] weitere:... | +5% +5% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% | 20.0 | |
| Android-Endgeräte | 50.0 | |||
| Hinweis: Folgende Fragen nur beantworten, falls native Apps für Android-Geräte verfügbar sind! | ||||
| Folgende Basisfunktionen sind im Android-Client als App für im Standard oder per Customizing verfügbar wenn Online mit dem DMS verbunden: | [ ] Recherchieren per Attributsuche [ ] Volltextrecherche nach (nicht nur "in") Dokumenten [ ] Anzeigen von Dokumenten [ ] Bearbeiten von Dokumenten (Check in/out) [ ] Bearbeiten von Attributen [ ] Navigieren in fachlichen Aktenstrukturen [ ] Navigieren in Aktenplänen [ ] Auslösen von Workflows [ ] Teilnehmen an Workflows [ ] Kommentieren von Dokumenten [ ] Ablegen von neuen E-Mails [ ] Scannen und Ablegen Dokumente | +5% +10% +5% +10% +5% +10% +5% +10% +10% +10% +10% +10% | 20.0 | |
| Wie werden die Dokumente auf einem Android-Client angezeigt? | [ ] in einer DMS-eigener Viewer App [ ] anders:… | 100% 50% | 10.0 | |
| Bitte nur beantworten, falls Antwort in vorheriger Frage: Dokumentanzeige über eine DMS-eigene Viewer App. Welche Dokumentformate werden dort im Standard unterstützt? | [ ] TIFF G3/G4 [ ] PDF / PDF/A [ ] txt [ ] jpg [ ] gif [ ] png [ ] MS Office-Formate [ ] Open Office-Formate [ ] msg [ ] eml [ ] weitere:... | +5% +5% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% +10% | 20.0 |
Dokumenterfassung Papier
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Dokumenterfassung Papier | 380.0 | |||
| Die meisten Dokumente sollen zukünftig zentral oder bereichsbezogen stapelorientiert erfasst und indexiert werden. Dazu wird eine geeignete Erfassungs-Software benötigt. | ||||
| Capture-Software (inkl. Viewer, etc.) | 30.0 | |||
| Die Software zum stapelorientierten Scannen von Dokumenten ist: | [ ] eigenes Produkt, Name: ….. [ ] Drittprodukt, Name: … | Info | ||
| Benutzer*innen, Gruppen und Berechtigungen für die Erfassung… | [ ] werden automatisch aus der DMS-Anwendung übernommen [ ] müssen parallel gepflegt werden | 100% 0% | 10.0 | |
| Indexmasken, Indexfelder, Auswahllisten… | [ ] werden automatisch aus der DMS-Anwendung übernommen [ ] müssen parallel gepflegt werden | 100% 0% | 10.0 | |
| Postkorb/Workflow-Strukturen zur Dokumentübergabe … | [ ] werden automatisch aus der DMS-Anwendung übernommen [ ] müssen parallel gepflegt werden | 100% 0% | 10.0 | |
| Funktionalität Scan-Software | 50.0 | |||
| Die nachfolgenden Fragen beziehen sich auf native Funktionen der angebotenen Scan-Software, die unabhängig von Funktionen der eingesetzten Scanner angeboten werden und somit bspw. auch bei Import von extern gescannten Dokumenten genutzt werden können. | ||||
| Automatisches Geraderücken schräg gescannter bzw. importierter Dokumente. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Ausblenden schwarzer Ränder. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Entfernen Locherränder. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Ändern der Seitenreihenfolge nach dem Scannen. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Löschmöglichkeit einzelner Seiten nach Scannen. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Manuelle Zuordnung einzelner gescannter Seiten zu anderen Dokumenten per Drag & Drop. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Folgende Barcodes werden im Standardumfang erkannt: | [ ] eindimensionale Barcodes [ ] zweidimensionale Barcodes [ ] QR-Barcodes [ ] weitere | +25% +25% +40% +10% | 5.0 | |
| Eine automatische Dokumententrennung während des Scannens ist möglich durch … | [ ] Trennblatt mit Barcode [ ] Trennblatt mit Patchcode [ ] Leeres Trennblatt (weißes Blatt) [ ] anders:… | +30% +30% +30% +10% (für weitere plausible Funktionen) | 5.0 | |
| Automatisches Erkennen leerer Rückseiten. | [ ] Im Standard konfigurierbar [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Gescannte Seiten können schrittweise gedreht (min. 90°) und gespeichert werden. | [ ] Im Standard konfigurierbar [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Speicher- und Exportformate der Scan-Anwendung | 120.0 | |||
| Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen kann es notwendig sein, Dokumente in unterschiedlichen Formaten direkt aus der Scan-Anwendung (also ohne nachträgliche Konvertierung) zu erzeugen. | ||||
| [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | ||
| PDF/A | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Falls Antworten in den beiden vorherigen Fragen Standardfunktionalität: Werden die Bitmap-Elemente getrennt nach Text und Grafik separat komprimiert? | [ ] Ja, es erfolgt eine Trennung von Text und Grafik in separaten Layern mit getrennter Kompression. [ ] Nein, es erfolgt keine Layer-separierte Kompression. | 100% 0% | 20.0 | |
| Automatische Farberkennung: In einem Scanstapel gemischt enthaltene Schwarz/weiß- und Farb-Dokumente werden erkannt und das resultierende Bildformat automatisch umgestellt. | [ ] Ja, Standardfunktionalität der angebotenen Scan-Lösung mit automatischer Erkennung [ ] Ja, Standardfunktionalität der angebotenen Scan-Lösung mit Erkennung über Trennblätter [ ] Ja, über folgende Zusatz-Komponenten: …….. [ ] Nein | 100% 50% 25% 0% | 20.0 | |
| Für welche Formate werden spezielle Komponenten oder Zusatztools benötigt: | [ ] Es werden keine speziellen Plug-Ins oder Zusatztools benötigt Es werden für nachfolgende Formate spezielle Komponenten oder Zusatztools benötigt (Führt zur Reduktion der max. Punktzahl) [ ] PDF bzw. PDF/A [ ] PDF / komprimiert (Layer) [ ] JPEG & Tiff | 100% -25% -25% -50% | 20.0 | |
| Die Volltext-OCR von gescannten Dokumenten (Scan-PDFs) läuft automatisch während bzw. nach dem Scannen | [ ] Ja, Standardfunktionalität der angebotenen Scan-Lösung [ ] Ja, automatisiert als zentraler Service der angebotenen Scan-Lösung [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 100% 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Qualitätsprüfung | 45.0 | |||
| Abbildprüfung kann an anderem Arbeitsplatz, zeitlich unabhängig vom eigentlichen Scannen erfolgen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Löschen einzelner Seiten während der Qualitätssicherung (zum Beispiel nicht erkannter leerer Rückseiten) ist möglich. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Verwerfen und Neuscannen einzelner Seiten ist auch nach der Zuordnung von Seiten zu Dokumenten möglich. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Falsche Trennung der Dokumente kann ohne Neu-Scan korrigiert werden (z.B. durch Drag & Drop von Einzelseiten zu einem anderen Dokument). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Umsortieren von Seiten in grafischer Oberfläche: Verschieben einer oder mehrerer Seiten innerhalb eines Dokuments. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 5.0 |
Erfassung elektron. Dokumente
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Erfassung elektronische Dokumente | 395.0 | |||
| Für die Ablage von bereits elektronisch vorhandenen Dokumenten wie bspw. E-Mail oder Office werden entsprechende DMS-Funktionen benötigt. Darüber hinaus sollte eine Dokumenterstellung auf Basis von im DMS hinterlegter Vorlagen benötigt. | ||||
| Ablage von E-Mails | 150.0 | |||
| Die anwendergetriebene Ablage von E-Mails bzw. Anhängen aus Mozilla Thunderbird in das DMS wird ermöglicht über: | [ ] Standardschnittstelle mit Erweiterung in Ribbon Bar/Menüleiste oder als Plugin-Anwendung ODER [ ] "Speichern in DMS"-Funktion ODER [ ] Anders: …. | 100% 50% 25% | 10.0 | |
| Die Eigenschaftenfelder in einer Mail (Absender, Empfänger etc.) können bei der Ablage im DMS-System ausgelesen und deren Inhalt als Indexwerte den Indexfeldern des DMS zugewiesen werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Die Werkzeuge zur Zuordnung von Eigenschaftsfeldern der E-Mail-Dokumente zu Indexfeldern im DMS sind im Angebot enthalten. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Die Ablage einer E-Mail als Container im DMS erfolgt als Standardfunktion und konfigurierbar in folgenden Formaten | [ ] eml ODER [ ] Andere: …. | 100% 25% | 10.0 | |
| Die Ablage von E-Mail-Anhängen erfolgt im Standard oder Konfigurierbar im DMS in folgenden Formaten | [ ] Originalformat des Anhangs [ ] Konvertiert als PDF | +25% +75% | 10.0 | |
| Anwender können mehrere in Mozilla Thunderbird markierte E-Mails per Drag&Drop in das DMS übernehmen. Die Indizierung der einzelnen E-Mails kann durch Übernahme/Vorbelegung mit Indexwerten aus der Indizierung der erstem E-Mail erfolgen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Vermeidung Mehrfachablage von E-Mails Bsp.: Eine E-Mail geht per Verteiler an 5 unterschiedliche Personen. Wie wird sichergestellt, dass diese Mail nicht 5 mal im DMS abgelegt wird? Bitte beschreiben Sie, wie dieses Szenario mit der angebotenen DMS Lösung funktional abgedeckt werden kann. | … | 0% - 100% (Bewertung erfolgt je nach Beschrei-bung der Funktion-alität und Nachvoll-ziehbarkeit der Beschrei-bung) | 20.0 | |
| Über den Mail-Client individuell im DMS abgelegte Mails werden anschließend im Mail-System automatisch gelöscht. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Individuell im DMS abgelegte Mails werden anschließend automatisch gekennzeichnet, bei dem Versuch einer erneuten Ablage derselben Mail im DMS werden die Anwendenden darauf hingewiesen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Individuell im DMS abgelegte Mails werden anschließend im Mail-System durch einen DMS-Link ersetzt, nur die Kopfdaten der abgelegten Mail verbleiben noch in der Mail-DB. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Möglichkeiten der Ablage von Mails bzw. deren Anhänge können für Anwendende wie folgt eingerichtet werden: | [ ] Individuelle Entscheidung zum Zeitpunkt der Ablage einer Mail [ ] Feste Voreinstellung der Ablage für alle Mails [ ] anders:... | +50% +25% +25% | 20.0 | |
| Ablage von Dokumenten aus Office-Anwendungen | 30.0 | |||
| Die Ablage von Dokumenten aus MS Word 2019 / Office 365 in das DMS wird ermöglicht über: | [ ] Standardschnittstelle mit Erweiterung in Ribbon Bar/Menüleiste oder als Plugin-Anwendung ODER [ ] "Speichern in DMS"-Funktion ODER [ ] Anders: …. | 100% 50% 25% | 10.0 | |
| Die Ablage von Dokumenten aus MS Excel 2019 / Office 365 in das DMS wird ermöglicht über: | [ ] Standardschnittstelle mit Erweiterung in Ribbon Bar/Menüleiste oder als Plugin-Anwendung ODER [ ] "Speichern in DMS"-Funktion ODER [ ] Anders: …. | 100% 50% 25% | 10.0 | |
| Die Ablage von Dokumenten aus MS PowerPoint 2019 / Office 365 in das DMS wird ermöglicht über: | [ ] Standardschnittstelle mit Erweiterung in Ribbon Bar/Menüleiste oder als Plugin-Anwendung ODER [ ] "Speichern in DMS"-Funktion ODER [ ] Anders: …. | 100% 50% 25% | 10.0 | |
| Generische Ablage von Dokumenten aus anderen Anwendungen | 40.0 | |||
| Dokumente müssen nicht nur aus MS Office sondern auch aus einer Vielzahl anderer Anwendungen (Adobe Acrobat und andere) im DMS abgelegt werden. Wir benötigen daher eine generische Ablage, die es erlaubt, Dokumente und Dateien abzulegen, deren Erstellungswerkzeuge und Formate wir heute noch nicht komplett kennen. | ||||
| Die Ablage von Dokumenten aus anderen MS Windows Desktop-Anwendungen durch Anwendende in das DMS (außer Drag & Drop) wird generisch unterstützt über: | [ ] Integration in "Speichern unter"-Dialog der MS Windows-Anwendungen [ ] "Drucken in DMS" als Druckertreiber in MS Windows-Anwendungen mit zusätzlicher PDF-Konvertierung [ ] "Senden an DMS"-Funktionen im MS Windows Desktop für Dateien | +40% +40% +20% | 20.0 | |
| Die Ablage von Dokumenten auf Apple MacOS-Clients in das DMS wird unterstützt über: | [ ] Drag&Drop in DMS-Client [ ] Upload in DMS-Client [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Die Ablage von Dokumenten auf Linux-Clients in das DMS wird unterstützt über: | [ ] Drag&Drop in DMS-Client [ ] Upload in DMS-Client [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Dokumenterstellung aus Vorlagen | 40.0 | |||
| Im angebotenen DMS sollen Office-Vorlagen und Formulare verwaltet werden, d.h. bei der Funktion "Neu…" in der betreffenden Office-Anwendung oder als Menüfunktion im DMS Standard-Client stehen die Vorlagen aus dem DMS zur Auswahl bereit. | ||||
| Das DMS bietet eine eigene Vorlagenverwaltung mit Versionierung der Vorlagen an, mit Hilfe derer DMS-Attribute zu Office-Vorlagen zugeordnet werden können. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Nur wenn Antwort in der vorherigen Frage: Standard / Eingerichtet, bitte die folgenden Fragen beantworten. | ||||
| Es werden vorkonfigurierte Schnittstellenfunktionen zur Datenübernahme für Vorlagen in folgende Anwendungen bereitgestellt: | [ ] MS Word 2019 / Office365 und Folgeversionen [ ] MS Excel 2019 / Office365 und Folgeversionen [ ] Mozilla Thunderbird [ ] weitere:… | +30% +30% +30% +10% | 10.0 | |
| Vorlagen können Anwendenden kontextbezogen in einer vordefinierten Liste zur Auswahl zur Verfügung gestellt werden. | [ ] Ja, konfigurierbar im Zusammenhang mit Gruppen/Benutzer*innen [ ] Ja, konfigurierbar im Zusammenhang mit Aktenmodellen [ ] Ja, konfigurierbar im Zusammenhang mit Workflows [ ] Andere konfigurierbare Zuordnungen:… | +50% +30% +10% +10% | 20.0 | |
| Massenimport von Dokumenten | 135.0 | |||
| Für die Massenübernahme von Dokumenten, die ggf. aus einem anderen System oder definierten Übergabeverzeichnissen stammen können, wird eine konfigurierbare Import-Schnittstelle benötigt. | ||||
| Diese Komponente zum Massenimport von Dokumenten basiert auf einer……. | [ ] Server-Funktion [ ] Client-Funktion | 100% 25% | 10.0 | |
| Attribute und Metadaten zu den Dokumenten können aus folgenden Quellformaten extrahiert werden: | ||||
| - ASCII-Listen | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| - Exporte aus Tabellen/Datenbanktabellen in csv-Format, Mapping der "Spaltenköpfe" mit Attributen im Zielsystem. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| - Direkt aus den Inhalten von PDF-Dateien | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| - XML-Objekte | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| - Dateinamen | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | ||
| Folgende Druckdatenströme können von der Import-Komponente gelesen, Dokumente auf Basis von konfigurierten Regeln daraus separiert und einzeln im DMS abgelegt werden: | ||||
| - PDF-Drucklisten | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| - MS Word-Serienbriefe | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Im Fehlerfall beim Import der Dokumente reagiert das System mit folgendem Verhalten: | [ ] Jobabbruch bei Fehlerfall [ ] fehlerhaftes Dokument wird übersprungen, Job läuft weiter [ ] anders:… | 25% 100% 25% (je nach plausibler Erläuterung) | 10.0 | |
| Für den Import erzeugt das System ein Protokoll, das für jedes übernommene Dokument einen Eintrag erhält. | [ ] Standard, es wird ein Protokoll inkl. Fehler erzeugt [ ] Standard, Fehler werden in einer separaten Liste ausgewiesen | 75% 100% | 10.0 | |
| Im Falle eines Import-Abbruchs setzt der Prozess wieder an der betroffenen Stelle auf (Restart). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Wie werden Dokumente, die der Importprozess nicht berücksichtigen konnte (fehlerhafte Index- oder Objektdaten) vom Importprozess für die einfache Nachbearbeitung markiert. | Kurze Beschreibung: …. | je nach Plausibilität bis zu 100% | 10.0 | |
| Eine Beschreibung der Funktionalität der Import-Software ist beigelegt. | [ ] Ja ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 |
E-Akten
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| E-Akten | 275.0 | |||
| Gefragt sind Funktionalitäten zur Bearbeitung von elektronischen Akten mit der Möglichkeit, fachbezogene Informationen und Dokumente in hierarchischen Strukturen anzuzeigen. Wesentliche Merkmale einer elektronischen Akte sind der sog. Aktendeckel, der eigene, von Dokumenten unabhängige Fachattribute aufweisen kann und die Strukturierung der Akteninhalte (Dokumente) in hierarchisch gegliederter Form (Register/Vorgänge, Ordner) ermöglicht. Erweiterte Funktionen erlauben bspw. das mehrfache Zuordnen desselben Dokuments in unterschiedliche Akten (Verlinkungen). | ||||
| Grundsätzlich Aktenfunktionen | 30.0 | |||
| Innerhalb einer DMS-Client Instanz können zeitgleich mehrere unterschiedliche Akten geöffnet sein (z.B. zum Vergleich von Akten). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Akten können ad hoc durch Anwendende mit andere Akten verknüpft werden (z.B. mehrere Vertragsakten je Geschäfts-/Projektpartner. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Anwendende können sich eigene, individuelle Aktensichten (d.h. geöffnete Akten, Suchkriterien etc.) speichern und diese wieder aufrufen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Aktenrecherche | 70.0 | |||
| Akten können unter ausschließlicher Nutzung aller verfügbarer Aktenbeschreibungsfelder (elektronischer Aktenkopf) gesucht werden. Nicht gemeint sind dokumentbezogene Attribute. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Die Suche nach Dokumenten kann in Kombination über Akten-, Register- und Dokumentenattribute erfolgen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| In der Aktentrefferliste wird für jede Akte die Anzahl der enthaltenen bzw. der dort zugänglichen Dokumente angezeigt. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Bei der Akteninhaltsanzeige wird für jedes Register die Anzahl der dort enthaltenen bzw. der dort zugänglichen Dokumente und/oder Register angezeigt. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Bei der aktenübergreifenden Suche können ein oder mehrere ausgewählte Register eines Aktenmodells als Suchkriterien verwendet werden, z.B. um ausschließlich Dokumente des Registers "Vertragsunterlagen" über verschiedene Akten hinweg finden zu können. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Es besteht die Möglichkeit, Dokumente über einer erneute Suche nur innerhalb der angezeigten Akte zu finden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Anwendende können sich eine Liste mit Favoriten aus ausgewählten Akten, Vorgängen / Registern und Dokumenten individuell einrichten. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Aktenbearbeitung | 125.0 | |||
| Innerhalb eines Registers können im Produktstandard folgende Elemente abgelegt werden: | [ ] Inhaltselemente (Dokumente, E-Mails, CAD-Dateien, Audio-Dateien, Video-Dateien etc.) [ ] Inhaltsleere Dokumente (Dokumente ohne Datei, z.B. Registriereinträge) [ ] beliebige URLs [ ] Verweise auf Papierakten [ ] Verweise auf andere Akten [ ] Register [ ] Sonstiges: ... | +20% +20% +20% +10% +10% +10% +10% | 10.0 | |
| Bei einer nicht systemseitig hinterlegten Aufbewahrungsfrist muss eine Aufbewahrungsfrist eingegeben werden können. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Anwendende können zusätzliche Dokumentenverweise (Link) für in der Akte enthaltene Dokumente in andere Akten und Register einstellen, ohne das Dokument selbst zu kopieren. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten falls Antwort in vorheriger Frage: Standard / Eingerichtet: Vorhandene Dokumentenverweise (Link) in Akten und Registern können gelöscht werden, ohne das Dokument selbst zu löschen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Zu einem Dokument können alle Verwendungsnachweise (Verknüpfungen in andere Akten und Register) angezeigt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion, es werden nur Verweise auf Akten/Register angezeigt, für die eine Zugriffsberechtigung besteht. [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Dokumente können aus der Akte gelöscht werden, verbleiben aber weiter im DMS, solange Verknüpfungen zu anderen DMS-Objekten (Akten, Vorgänge etc.) vorhanden sind. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Akten können auf Wiedervorlage zu individuellen Terminen gesetzt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion für sich selbst [ ] Ja, Standardfunktion auch für andere [ ] Nein | +50% +50% 0% | 10.0 | |
| Ein Abonnieren von Änderungshinweisen auf der Ebene von Akten ist möglich. Bei Änderungen erfolgt eine Benachrichtigung der Abonnenten, | [ ] Ja, Standardfunktion für sich selbst [ ] Ja, Standardfunktion auch für andere [ ] Nein | +50% +50% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten falls Antwort in vorheriger Frage: Ja, Standardfunktion: Welche Ereignisse bezogen auf ein Akte können abonniert werden? | [ ] Ablage neue Dokumente [ ] Ablage neue Version von Dokumenten [ ] Verschieben Dokumente [ ] Löschen Dokumente [ ] Ändern von Aktenattributen [ ] Änderung Register (Anlegen, Löschen) [ ] andere:… | +15% +15% +15% +15% +20% +10% +10% | 10.0 | |
| Von Anwendenden ausgewählte Akten/Register können direkt aus der Aktenanzeige als Attachment (Kopie) an eine E-Mail angehängt werden (ohne vorherige Anzeige). | [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über Thunderbird-Client [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über ein SMTP-Gateway [ ] Nein | 100% 50% 0% | 5.0 | |
| Von Anwendenden ausgewählte Akten/Register können direkt aus der Aktenanzeige als Link an eine E-Mail angehängt werden (ohne vorherige Anzeige). | [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über Thunderbird-Client [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über ein SMTP-Gateway [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Aus der Aktenanwendung können markierte Dokumente mit einem einzigen Funktionsaufruf im Ursprungsformat als ZIP-Datei erzeugt werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Aus der Aktenanwendung können dort markierte Dokumente mit einem einzigen Funktionsaufruf als PDF-Dokument erzeugt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion [ ] Ja. Standardfunktion mit optionaler fortlaufender Paginierung der enthaltenen Seiten. [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 75% 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Es ist möglich sein, eine Akte umzubenennen bzw. geänderte Metainformationen zur Akte zu vergeben, ohne diese geänderten Werte allen in der Akte enthaltenen Objekten einzeln vergeben zu müssen, | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Dokumentbearbeitung in Aktenplänen | 50.0 | |||
| Fachlich orientierte Akten (z.B. Personalakten)können in den Aktenplan verknüpft werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Anwendende können sich eine Liste mit Favoriten aus ausgewählten Akten, Vorgängen / Registern und Dokumenten individuell einrichten. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Endbenutzer*innen können Objekte wie Akten, Vorgänge oder Dokumente in Objekte in unterschidlichen Knoten innerhalb des Aktenplans verlinken. Die Verknüpfungen werden in der Anwendungsoberfläche angezeigt. | [ ] Ja, Standard für Verknüpfung zwischen Akten [ ] Ja, Standard für Verknüpfung von Vorgängen in mehreren Akten [ ] Ja, Standard für Verknüpfung von Vorgängen mit anderen Vorgängen [ ] Ja, Standard für Verknüpfung von Dokumenten in unterschiedlichen Vorgängen | +25% +25% +25% +25% | 10.0 | |
| Bei einer Verschiebung von Akten aus einer Aktenplanposition in eine andere Aktenplanposition wird ein neues Aktenzeichen vergeben. Das ursprüngliche Aktenzeichen wird automatisch weiter als Attribut an der Akte und dem Inhalt mitgeführt. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Endbenutzer*innen können Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Vorgänge und Akten können individuell anpassen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 |
Postkorb-Workflow
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Postkorb/Workflow | 510.0 | |||
| Für die elektronische Bearbeitung von Dokumenten muss die angebotene DMS-Lösung über Postkorb-/ Workflow-Funktionen verfügen. Diese sollen vornehmlich für Ad-hoc getriebene Vorgänge, wie z.B. 4-Augen-Freigabe, aber auch für eine elektronische Posteingangsverteilung oder andere strukturierte vordefinierte Prozesse genutzt werden. | ||||
| Grundfunktionen | 60.0 | |||
| Die angebotene Workflow-/Postkorb-Lösung zur elektronischen Verarbeitung ist …. | [ ] dokumentenbasiert. Dies bedeutet, dass es keine Vorgänge ohne Dokumente im System geben kann. Es gibt kein eigenes Datenmodell für Vorgänge, sondern nur für Dokumente. [ ] vorgangsorientiert. Dies bedeutet, dass es Vorgänge ohne Dokumente geben kann. Es gibt eine eigene Datenmodellierung für Vorgänge, die aber mit Dokumenten und Akten in Beziehung stehen können. [ ] Anders (bitte erläutern): ….. | 25% 100% 25% | 20.0 | |
| Vorgänge im Postkorb können sich auf folgende Objekte beziehen: | [ ] Mehrere Dokumente [ ] Ganze Akten [ ] Einzelne Register | +20% +40% +40% | 20.0 | |
| In Gruppenpostkörben können ausgewählte Vorgänge durch Anwender:innen wieder zur Bearbeitung durch andere Mitglieder freigegeben werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Der Ablauf und die einzelnen Bearbeitungsschritte der Vorgangsbearbeitung werden dauerhaft protokolliert und das Protokoll optional als PDF-Dokument gespeichert werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die beteiligten Anwendenden können die Vorgangshistorie einsehen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Die Vorgangshistorie kann automatisch als PDF-Dokument erzeugt und mit den Vorgangsdokumenten verknüpft werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Einzel- und Gruppenpostkorbfunktionen | 130.0 | |||
| Bereits gesichtete Vorgänge werden anders dargestellt als noch nicht bearbeitete (z.B. fett, normal, Farbe)? | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Bereits im DMS abgelegte Dokumente können aus einer DMS-Suche/Trefferliste direkt einem bestehenden Vorgang zugeordnet werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Berechtigte Anwendende können Vorgänge über mehrere Postkörbe suchen. | [ ] Ja, Standardfunktion mit Suche über beliebige Indexwerte, die in der Postkorbsicht verfügbar sind [ ] Ja, Standardfunktion mit Suche über eine eingeschränkte Menge an Indexwerten: ...... [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Vorgänge können aus dem Postkorb heraus gelöscht werden (zum Beispiel irrtümlich oder falsch gescannte Dokumente). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Vorgänge können von Anwendenden mit einer Wiedervorlage versehen werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die folgenden Fragen nur beantworten, falls Antwort in vorheriger Frage Standardfunktion: | ||||
| Anwendende werden nach Ablauf der Wiedervorlage über die Vorgänge zusätzlich per E-Mail benachrichtigt. | [ ] Konfigurierbar [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Das Wiedervorlagedatum von zugewiesenen Vorgängen kann von Anwendenden geändert werden. | [ ] Standardfunktion [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Mehrere Vorgänge können gleichzeitig (durch Mehrfachauswahl von "Zeilen") an andere Gruppen oder Einzelpersonen weitergeleitet werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Vorgänge können an andere Personen zur Rückfrage weitergeleitet werden. Der Vorgang kehrt nach Erledigung der Rückfrage wieder in den eigenen Postkorb zurück. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die Weiterleitung eines Vorgangs kann mit einem Eskalationstermin versehen werden. Der Vorgang eskaliert, wenn die Bearbeitung bis zum gesetzten Termin nicht erfolgt ist. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Dokumente/Vorgänge können aus der Postkorbsicht per E-Mail als Link auf Vorgangs-ID(s) verschickt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über Mozilla Thunderbird-Client [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über ein SMTP-Gateway [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Dokumente/Vorgänge können aus der Postkorbsicht per E-Mail als Anhänge der einzelnen im Vorgang enthaltene Dokumente verschickt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über Mozilla Thunderbird-Client [ ] Ja, Standardfunktion, Versand erfolgt über ein SMTP-Gateway [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Ad-Hoc Workflow | 90.0 | |||
| Ad hoc-Abläufe für Vorgänge über einen grafischen Editor definiert und gestartet werden. | Ja, Standardfunktion für [ ] Sequenziellen Workflow zur Freigabe [ ] Parallelen Workflow zur Freigabe [ ] Sequenziellen Workflow zur Kenntnisnahme [ ] Parallelen Workflow zur Kenntnisnahme [ ] weitere:... [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | +20% +20% +20% +20% +20% 25% 0% | 20.0 | |
| Die nächsten Fragen nur beantworten, falls Antwort aus vorheriger Frage Ja, Standardfunktion: | ||||
| Ad hoc definierte Vorgänge können durch die Anwendenden mit einer individuellen Eskalationsfrist versehen werden. | Ja, Standardfunktion in der Anwendungsoberfläche verfügbar für Eingabe [ ] von individuellen Fristen pro Vorgangsschritt [ ] einer festgelegten Frist für gesamten Vorgang [ ] Nein | 100% 50% 0% | 20.0 | |
| Bei Erreichen der Eskalationsfrist können beteiligte Anwendende per E-Mail benachrichtigt werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die/Der Initiator*in des Ad-hoc-Workflows kann sich während der Laufzeit jederzeit im DMS-Client über den aktuellen Status informieren. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Für die Teilnahme an Ad-hoc-Workflows können auch Anwendende ohne Berechtigung auf die zugrundeliegenden Objekte (Akten, Register, Dokumente) durch dynamische Rechteerweiterung beteiligt werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 20.0 | |
| Nur beantworten falls Antwort aus vorheriger Frage: Standard / Eingerichtet: Die temporäre Berechtigung während der Aufgabenbearbeitung kann wie folgt vergeben werden: | [ ] Für einen definierten Zeitraum [ ] Für die Lebensdauer des jeweiligen Vorgangs | 50% 100% | 10.0 | |
| Vertretung | 60.0 | |||
| In der Postkorbanwendung steht eine Funktion zur Verfügung, um sich abwesend zu melden. | [ ] Ja, persönliche Vorgänge werden an die Vertretung weitergeleitet [ ] Ja, der Postkorb kann von der hinterlegten Vertretung eingesehen werden [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | +50% +50% 25% 0% | 20.0 | |
| Vertretungen können direkt aus der DMS Client-Anwendung individuell auswählt werden. | [ ] Ja, Standardfunktion für Gruppen [ ] Ja, Standardfunktion für einzelne Benutzer*innen [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | +50% +50% 25% 0% | 10.0 | |
| Berechtigte Personen im Fachbereich (nicht der Administrator) sollten für zugeordnete Mitarbeiter*innen Vertretungen pflegen können, so dass Vorgänge für die Dauer der Vertretung automatisch weitergeleitet werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Berechtigte Personen (z.B. Vorgesetzte) haben die Möglichkeit, sich alle Vorgänge zugeordneter Mitarbeiter*innen in einer gemeinsamen Übersicht mit deren Zuordnung anzuzeigen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Berechtigte Personen im Fachbereich (z.B. Vorgesetzte) können Vorgänge manuell von einem in einen anderen Postkorb verteilen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Formularbasierte Workflows | 170.0 | |||
| Die angebotene DMS-Lösung ermöglicht die Definition, Ausführung und Verwaltung von Dokumenten-unabhängigen Prozessen (z.B. Urlaubsantrag, Investitionsantrag, Bewirtungsantrag) basierend auf Formularen | [ ] Ja, DMS-eigene Formularfunktion [ ] Ja, über Integration folgender externer Formulartechniken: [ ] Adobe Forms [ ] beliebige PDF-Formulare [ ] beliebige HTML-Formulare [ ] Andere:… [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Die nächsten Fragen nur beantworten falls Antwort in Frage in Zeile 44 = Ja, DMS-eigene Formularfunktion | ||||
| Es steht ein DMS-integrierter grafischer Formular-Editor zur Erstellung der Formulare zur Verfügung. | [ ] Ja, in den Formularen werden die DMS-Felder verwendet. [ ] Nein, die Formularerstellung erfolgt über eine integrierte Anwendung: … | 100% 25% | 10.0 | |
| Die Formulare werden in folgendem Format angelegt | [ ] HTML5 [ ] HTML [ ] PDF [ ] DMS-eigenes Format [ ] Anders: … | 100% 75% 50% 25% 0% | 10.0 | |
| Das Formulardesign kann über CSS-Einstellungen zentral als Vorlage für neue Formulare definiert oder individuell für einzelne Formulare angepasst werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Formularfelder können mit kontextbezogenen Hilfetexten mit individuellen Inhalten beschrieben werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Formulare werden versioniert, eine frühere Formularversion kann wieder für die Bearbeitung aktiviert werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Es gibt die Möglichkeit Formularkomponenten (Bausteine) zentral zu definieren, die beim Formulardesign eingebettet werden können (z.B. Bereich Benutzer-Informationen) und bei Änderung im Baustein von den Formularen automatisch übernommen werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Formulardaten können tabellarisch (z.B. über Trefferliste, Datenbrowser) angezeigt werden. Die tabellarische Formulardatenanzeige ermöglicht das Sortieren und Filtern der Daten und beinhaltet Exportfunktionen (z.B. Excel, .csv). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Dokumente aus dem DMS können mit Formularen verknüpft und somit formularbasiert bearbeitet und freigegeben werden (z.B. Eingangsrechnung mit Kontierungs-Formular). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Formulare können ausgedruckt und im DMS als PDF-Dokumente abgelegt werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Abgeschlossene Formular-Workflows können jederzeit von Nutzer*innen eingesehen werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Formularbasierte Workflows sind ohne Anpassung der Formulare in folgenden Client-Umgebungen parallel und ohne Einschränkungen einsetzbar: | [ ] DMS Standard-Client [ ] DMS Browser-Client [ ] DMS Mobil-Client [ ] Sonstige Clients: … | +30% +30% +30% +10% | 10.0 | |
| Formulare können in andere Anwendungen folgendermaßen eingebunden werden: | [ ] als IFrame [ ] als Web Component [ ] Anders: … | +40% +40% +20% | 10.0 | |
| Formularfelder können dynamisch für die Bearbeitung gesperrt werden (z.B. nach Einleiten des Genehmigungsprozesses). | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die nächsten beiden Fragen nur beantworten falls Antwort zu vorheriger Frage = Ja, Standardfunktion | ||||
| Gesperrte Felder durch berechtigte Personen und/oder Administratoren bearbeitet werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Alle Änderungen an Formularinhalten werden protokolliert. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 |
Integration SAP
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Integration SAP | 130.0 | |||
| Es besteht die Notwendigkeit, das DMS in verschiedene bei der Humboldt-Universität zu Berlin genutzten SAP-Systeme zu integrieren. | ||||
| Relevante Schnittstellen | 50.0 | |||
| Für die angebotene DMS-Lösung stehen folgende von SAP zertifizierte Lösungen für die Archivierung von SAP-Objekten über die SAP ILM-Schnittstelle zur Verfügung: | [ ] BC-ILM 3.1, Produktname: ... [ ] S/4-BC-ILM 1.0, Produktname: ... | + 50% + 50% | 10.0 | |
| Der DMS-Viewer wurde für die Dokumentanzeige in SAPGUI integriert und ist über das SAP Customizing alternativ nutzbar. | [ ] Ja, der Funktionsumfang entspricht den Angaben unter dem Kapitel "Standard DMS Client" bzw. "Standard Browser-Client". [ ] Ja, der Funktionsumfang ist eingeschränkt gegenüber den Angaben unter dem Kapitel "Standard ECM Client" bzw. "Standard Browser-Client". [ ] Nein | 100% 75% 0% | 20.0 | |
| Eine Prüfung der Vollständigkeit von Verknüpfungen, ob zu jeder in SAP hinterlegten Verknüpfung auch ein entsprechendes im DMS vorhanden ist, ist möglich. | [ ] Ja, über konfigurierbare Standardkomponente für SAP ERP verfügbar, Name: … [ ] Ja, über konfigurierbare Standardkomponente für S/4HANA verfügbar, Name: … [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 50% +50% 25% 0% | 20.0 | |
| SAP-Datenaustausch mit DMS | 40.0 | |||
| Für die SAP-unabhängige Recherche von Dokumenten im DMS sollen definierte Indexwerte aus SAP in das DMS übertragen werden. | ||||
| Für den Datenexport aus SAP und Import in das DMS zur automatischen Nachindexierung von in SAP per ArchiveLink verknüpften Dokumenten stehen konfigurierbare Standardprogramme zur Verfügung. Wenn ja, bitte Funktionalität separat erläutern. | [ ] Ja, über konfigurierbare Standardkomponente für SAP ERP verfügbar, Name: … [ ] Ja, über konfigurierbare Standardkomponente für S/4HANA verfügbar, Name: … [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 50% +50% 25% 0% | 20.0 | |
| Für die nachträgliche Verknüpfung von im DMS bereits vorhandenen Dokumenten als Anlage zu SAP-Objekten stehen konfigurierbare Standardprogramme zur Verfügung. Wenn ja, bitte Funktionalität separat erläutern. | [ ] Ja, über konfigurierbare Standardkomponente für SAP ERP verfügbar, Name: … [ ] Ja, über konfigurierbare Standardkomponente für S/4HANA verfügbar, Name: … [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 50% +50% 25% 0% | 20.0 | |
| Integration DMS-Akten in SAP | 40.0 | |||
| Die HU benötigt eine Verwaltung von Dokumenten in DMS-basierten Aktenstrukturen, die direkt aus SAP-Anwendungen aufgerufen werden können. | ||||
| Das DMS bietet eine Möglichkeit, DMS-basierte Akten mit SAP-Objekten zu verknüpfen und von dort aus direkt aufzurufen. | [ ] Ja, über konfigurierbare Standardkomponente verfügbar, Name: … [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 100% 25% 0% | 20.0 | |
| Die folgende Frage nur beantworten, falls Antwort in vorheriger Frage Ja, konfigurierbare Standardkomponente. | ||||
| DMS-basierte Akten können automatisiert auf Basis eines Ereignisses in SAP angelegt werden (z.B. Anlage eines Personalstamms erzeugt eine elektronische Personalakte). | [ ] Standard, Anlegen der Akten erfolgt synchron [ ] Standard, Anlegen der Akte erfolgt asynchron [ ] Wird als Projektleistung angeboten [ ] Nein | 100% 75% 25% 0% | 20.0 |
Integration Anwendungen
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Integration Anwendungen | 80.0 | |||
| Das DMS sollte sich in verschiedene, bei der Humboldt-Universität zu Berlin genutzt, Fachverfahren integrieren können. | ||||
| Relevante Anwendungen | 50.0 | |||
| HISinOne (HIS eG) | [ ] Standardschnittstelle, bereits in produktiven Projekten eingesetzt [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 25% | 15.0 | |
| Nur beantworten falls Antwort in vorheriger Frage: Standardschnittstelle. Es liegt eine Schnittstellenbeschreibung und Dokumentation als Anlage bei. | [ ] Ja [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Elektronisches Gerichts – und Verwaltungspostfach (EGVP) | [ ] Standardschnittstelle, bereits in produktiven Projekten eingesetzt [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 25% | 10.0 | |
| Nur beantworten falls Antwort in vorheriger Frage: Standardschnittstelle. Es liegt eine Schnittstellenbeschreibung und Dokumentation als Anlage bei. | [ ] Ja [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Elektronische Behördenpostfach (beBPo) | [ ] Standardschnittstelle, bereits in produktiven Projekten eingesetzt [ ] Wird als Projektleistung angeboten | 100% 25% | 10.0 | |
| Nur beantworten falls Antwort in vorheriger Frage: Standardschnittstelle. Es liegt eine Schnittstellenbeschreibung und Dokumentation als Anlage bei. | [ ] Ja [ ] Nein | 100% 0% | 5.0 | |
| Standardschnittstellen DMS | 30.0 | |||
| Für die generische Integration des DMS in andere Anwendungen werden entsprechende Schnittstellen benötigt. | ||||
| Das DMS bietet für den Zugriff aus Client-Anwendungen eine CMIS-Schnittstelle. | [ ] Ja, Standardfunktion für CMIS 1.1 [ ] Ja, Standardfunktion für CMIS 1.0 [ ] Nein | 100% 50% 0% | 10.0 | |
| Das angebotene DMS-Lösung verfügt über eine RESTful Web-Services-Schnittstelle | [ ] Ja [ ] Nein | 100% 0% | 10.0 | |
| Nur beantworten falls Antwort in vorheriger Frage: Ja. Folgende Funktionen werden über RESTful Web-Services zur Verfügung gestellt: | [ ] Neue Akte auf Basis einer Vorlage anlegen [ ] Dokument mit zugehörigen Metadaten ablegen [ ] Dokumente mit Parameter suchen und Trefferliste liefern [ ] Dokument recherchieren und anzeigen [ ] Akte mit Parameter suchen und anzeigen [ ] Neuen Workflow-Vorgang mit Dokument anlegen [ ] Vorhandenes Dokument exportieren | +15% +15% +15% +10% +15% +15% +15% | 10.0 |
Vertragsverwaltung
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Bewert. | Max. Pkt. |
|---|---|---|---|---|
| Vertragsverwaltung | 155.0 | |||
| Bei der Humboldt-Universität zu Berlin soll eine auf dem DMS basierende Vertragsverwaltung eingeführt werden. Idealerweise hat der Anbieter ein Modul, Template o.ä. für die Vertragsverwaltung, welches bereits möglichst viele der Standardanforderungen abdeckt. | ||||
| Grundlagen Vertragsverwaltung | 50.0 | |||
| Die DMS-basierte Vertragsverwaltung wird wie folgt zur Verfügung gestellt: | [ ] Konfigurierbare Anwendung mit lfd. SW-Pflege [ ] Template-Anwendung mit kundenspezifischer Anpassung ohne SW-Pflege [ ] Kundenspezifisch entwickelte Lösung | 100% 50% 25% | 20.0 | |
| Die nächste Frage nur beantworten falls Antwort in Frage in Zeile 7 = Konfigurierbare Anwendung mit lfd. SW-Pfleg oder Template-Anwendung mit kundenspezifischer Anpassung ohne SW-Pflege. | ||||
| Folgende Funktionsbereiche werden im Standard bereits zur Verfügung gestellt | ||||
| - Vertragsverwaltungsfunktionen | [ ] Vertragskategorien und Vertragsarten [ ] Attribute und Strukturen Vertragsakten [ ] Berechtigungen auf Vertragsarten [ ] Fristenverwaltung Verträge [ ] Workflows Vertragsbearbeitung [ ] Vorlagenverwaltung Vertragsunterlagen [ ] Auswertungsfunktionen Vertragsverwaltung [ ] Vertragscontrolling Zahlungen [ ] Sonstige: ... | +20% +20% +10% +10% +10% +10% +10% +10% Info | 20.0 | |
| Die nächste Frage nur beantworten falls Antwort in Frage in Zeile 7 = Konfigurierbare Anwendung mit lfd. SW-Pflege | ||||
| Kundenspezifisch konfigurierte Vertragsdaten beeinflussen nicht Releasewechsel und werden jeweils mit übernommen. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Umfang Vertragsdaten | 20.0 | |||
| Die nächsten Fragen nur beantworten falls Antwort in Frage in Zeile 7 = Konfigurierbare Anwendung mit lfd. SW-Pflege oder Template-Anwendung mit kundenspezifischer Anpassung ohne SW-Pflege. | ||||
| Folgende Daten zur Verwaltung von Vertragsdaten zu einem Vertrag werden im Standard bereits zur Verfügung gestellt: | ||||
| - Allgemeinen Vertragsdaten | [ ] Unternehmen/Mandant [ ] Unternehmensbereich [ ] Kostenstelle [ ] Auftragsnummer [ ] Vertragskategorie [ ] Vertragsart [ ] Interne Vertragskennung [ ] Externe Vertragskennung [ ] Vertragsbezeichnung [ ] Vertragssprache [ ] Vertragsdatum [ ] Vertragsverhältnis (Kunde, Lieferant) [ ] Vertragsstatus (Liste) [ ] Vertragsverantwortlichkeit intern ( Bereich/Person/Rolle) [ ] Vertragssumme [ ] Zahlungsplan [ ] Anmerkungen [ ] Weitere: ... | +5% +5% +5% +5% +10% +10% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +10% +5% Info | 10.0 | |
| - Vertragspartnerdaten | [ ] Name, Adresse [ ] Ansprechpartner (Name, Kontaktdaten) [ ] Weitere: ... | +40% +40% +20% | 10.0 | |
| Fristenverwaltung | 25.0 | |||
| Die nächsten Fragen nur beantworten falls Antwort in Frage in Zeile 7 = Konfigurierbare Anwendung mit lfd. SW-Pfleg oder Template-Anwendung mit kundenspezifischer Anpassung ohne SW-Pflege. | ||||
| Folgende Daten zur Verwaltung von Zahlungsinformationen zu einem Vertrag werden im Standard bereits zur Verfügung gestellt: | ||||
| - Vertragsfristen | [ ] Vertragsbeginn [ ] Laufzeit [ } Datum Vertragsende (autom. Berechnung) [ ] Verlängerungsoption [ ] Dauer Verlängerung [ ] Kündigungsfrist [ ] Kündigungsdatum (autom. Berechnung) [ ] Wiedervorlagefrist [ ] Widervorlagedatum (Automat. Berechnung aus Kündigungs- oder Verlängerungsfrist und WV-Frist) [ ] Weitere: ... | +10% +10% +15% +10% +10% +15% +10% +15% +5% | 10.0 | |
| Fristen können in die Kalenderfunktion der bei der HU eingesetzten Kalendersoftware SOGo als Termin bzw. Erinnerung übertragen werden. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| Die vertragsverantwortliche Person/Rolle wird bei Eintreten der Wiedervorlagefrist automatisch benachrichtigt. | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 5.0 | |
| Auswertungsfunktionen | 40.0 | |||
| Die nächsten Fragen nur beantworten falls Antwort in Frage in Zeile 7 = Konfigurierbare Anwendung mit lfd. SW-Pfleg oder Template-Anwendung mit kundenspezifischer Anpassung ohne SW-Pflege. | ||||
| Folgende Auswertungsfunktionen zum Vertragsbestand werden im Standard bereits zur Verfügung gestellt: | ||||
| - Darstellung von Verträgen nach Status | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 5.0 | |
| - Darstellung von Verträgen nach Geschäftspartner | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 5.0 | |
| - Darstellung von Verträgen nach Vertragsende | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 5.0 | |
| - Darstellung von Verträgen nach Kündigungsfrist | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 10.0 | |
| - Darstellung von Verträgen nach Vertragsvolumen | [ ] Standard / Eingerichtet ODER [ ] Wird als Projektleistung angeboten ODER [ ] Nein | 100% 25% 0% | 5.0 | |
| Die Ergebnisse der Auswertungen können im Standard für eine grafische Darstellung folgender zur Verfügung gestellt werden: | [ ] Grafische Darstellung innerhalb der DMS-Anwendung per Customizing [ ] Export-der Auswertungsergebnisse in Excel- oder csv-Dateien für eine externe aufbereitung und Darstellung [ ] Anders: …. | +50% +40% +10% | 10.0 | |
| Vertragscontrolling | 20.0 | |||
| Die nächsten Fragen nur beantworten falls Antwort in Frage in Zeile 7 = Konfigurierbare Anwendung mit lfd. SW-Pflege oder Template-Anwendung mit kundenspezifischer Anpassung ohne SW-Pflege. | ||||
| Folgende Daten zur Verwaltung von Vertragsdaten zu einem Vertrag werden im Standard bereits zur Verfügung gestellt: | ||||
| - Allgemeinen Vertragsdaten | [ ] Unternehmen/Mandant [ ] Unternehmensbereich [ ] Kostenstelle [ ] Auftragsnummer [ ] Vertragskategorie [ ] Vertragsart [ ] Interne Vertragskennung [ ] Externe Vertragskennung [ ] Vertragsbezeichnung [ ] Vertragssprache [ ] Vertragsdatum [ ] Vertragsverhältnis (Kunde, Lieferant) [ ] Vertragsstatus (Liste) [ ] Vertragsverantwortlichkeit intern ( Bereich/Person/Rolle) [ ] Vertragssumme [ ] Zahlungsplan [ ] Anmerkungen [ ] Weitere: ... | +5% +5% +5% +5% +10% +10% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +5% +10% +5% Info | 10.0 | |
| - Vertragspartnerdaten | [ ] Name, Adresse [ ] Ansprechpartner (Name, Kontaktdaten) [ ] Weitere: ... | +40% +40% +20% | 10.0 |