18_Checkliste Anforderungs-Leistungskatalog.docx

I/11/11.3-Kr

13.10.2026

Checkliste Anforderungs- und Leistungskatalog Aktendigitalisierung Ausländerbehörde

Hinweise für Bieter:

Diese Checkliste ist vollständig auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Sämtliche als zwingend gekennzeichneten Anforderungen sind Mindest- bzw. K.o.-Kriterien. Werden sie nicht erfüllt oder nicht bestätigt, wird das Angebot vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

1. Allgemeine Bieterangaben

1.1 Bieter

1.2 Unterauftragnehmer

[ ] Es werden keine Unterauftragnehmer eingesetzt.

[ ] Es werden folgende Unterauftragnehmer eingesetzt (Name, Leistungsanteil, Standort):

2. Mindestanforderungen / K.o.-Kriterien

2.1 Leistungserbringung ausschließlich in Deutschland (zwingend)

[ ] Die vollständige Leistungserbringung (Abholung, Transport, Zwischenlagerung, Scanvorgang, Qualitätskontrolle, Datenbereitstellung, Zwischenlagerung der Originalakten bis zur Vernichtung, Vernichtung) erfolgt ausschließlich innerhalb des Staatsgebiets der Bundesrepublik Deutschland.

[ ] Sämtliche Unterauftragnehmer erbringen ihre Leistungen ebenfalls ausschließlich innerhalb des Staatsgebiets der Bundesrepublik Deutschland oder keine Unterauftragnehmer eingesetzt.

[ ] Es findet keine Verarbeitung der Originalakten oder der Digitalisate im Ausland sowie kein Remote-Zugriff aus dem Ausland statt.

2.2 Konzept / Projektplan zur Aktendigitalisierung (zwingend)

[ ] Dem Angebot ist ein schriftliches Konzept/Projektplan zur Aktendigitalisierung beigefügt.

Das Konzept/der Projektplan beschreibt mindestens:

[ ] Projektorganisation,

[ ] Chargenplanung und zeitliche Abfolge der Digitalisierung,

[ ] Ablauf von Abholung, Transport, Zwischenlagerung, Aktenvor- und -aufbereitung, Scanprozess, Qualitätskontrolle, Datenbereitstellung,

[ ] Zwischenlagerung der Originalakten nach dem Scanvorgang und vor der Vernichtung,

[ ] Maßnahmen zur Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit.

2.3 Preisblatt und Kalkulation der einzelnen Positionen (zwingend)

[ ] Das vom Auftraggeber vorgegebene Preisblatt „Preisblatt Aktendigitalisierung Ausländerbehörde“ ist vollständig ausgefüllt.

[ ] Zu jeder Position des Preisblattes ist eine nachvollziehbare Kalkulationsgrundlage angegeben (z. B. zugrunde gelegte Blattmengen, Blattpreise, Pauschalen, Zuschläge).

2.4 Vollständiges Ausfüllen dieses Anforderungs- und Leistungsverzeichnisses (zwingend)

[ ] Dieses Anforderungs- und Leistungsverzeichnis ist vollständig ausgefüllt und vom Bieter rechtsverbindlich unterschrieben.

[ ] Sämtliche als „zwingend“ gekennzeichneten Anforderungen sind mit „erfüllt“ bestätigt.

3. Technische Anforderungen an die Digitalisierung

3.1 Scannertechnik und Scanverfahren

[ ] Es werden professionelle Scansysteme eingesetzt, die die in der Leistungsbeschreibung geforderten Qualitätsanforderungen erfüllen (Auflösung, Farbmodus, Duplexverfahren, OCR).

[ ] Mindestauflösung von 300 dpi wird eingehalten.

[ ] Standardmäßig werden alle Blätter im Duplexverfahren gescannt.

[ ] Leerseiten werden entsprechend der mit dem Auftraggeber abgestimmten Regeln behandelt (z. B. Entfernen eindeutig leerer Rückseiten).

3.2 OCR und Dateiformate

[ ] Für alle gescannten Seiten wird eine volltextfähige OCR-Texterkennung durchgeführt, soweit die Dokumentenqualität dies zulässt.

[ ] Die OCR-Ergebnisse werden in den Dateien eingebettet, sodass eine Volltextsuche möglich ist.

3.3 Aktenstrukturierung, Benennung und Metadaten

[ ] Pro Fall- bzw. Vorgangsakte wird grundsätzlich eine digitale Akte gebildet.

[ ] Die Reihenfolge der Unterlagen innerhalb einer Akte wird grundsätzlich beibehalten.

[ ] Die digitale Akte wird nach einem mit dem Auftraggeber abgestimmten Schema benannt (z. B. Aktenzeichen, Name, Geburtsdatum, Herkunftsland).

[ ] Die Digitalisate werden mit den erforderlichen Metadaten versehen (z. B. Aktenzeichen, Name, Geburtsdatum, Herkunftsland, Aufenthaltsstatus), sodass ein Import in das Dokumentenmanagementsystem möglich ist.

4. Prozessablauf: Abholung, Transport, Zwischenlagerung, Scan, Datenbereitstellung, Vernichtung

4.1 Abholung und Transport der Akten

[ ] Der Bieter stellt geeignete Transportbehälter (z. B. versiegelbare Archivboxen mit eindeutiger Kennung) bereit.

[ ] Die Übergabe der Akten wird durch Übergabeprotokolle dokumentiert (Datum, Anzahl der Behälter, Zuordnung zu Chargen, Unterschriften).

[ ] Der Transport erfolgt unter Beachtung geeigneter Schutzmaßnahmen gegen Verlust, Diebstahl, unbefugten Zugriff und Beschädigung.

4.2 Zwischenlagerung der Akten beim Auftragnehmer

[ ] Die Akten werden beim Auftragnehmer in gesicherten Räumlichkeiten zwischenlagert, die den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit entsprechen.

[ ] Die Zwischenlagerung ist so organisiert, dass eine eindeutige Zuordnung der Akten zu den jeweiligen Chargen und Digitalisaten jederzeit gewährleistet ist.

[ ] Für die Phase nach dem Scanvorgang bis zur Freigabe zur Vernichtung sind eigene Bereiche/Lagerzonen vorgesehen.

Scanprozess und Qualitätskontrolle

[ ] Es besteht ein dokumentierter Prozess zur Vor- und Aufbereitung der Akten (Entfernen von Klammern, Umgang mit Sonderformaten, Glätten geknickter Blätter etc.).

[ ] Es besteht ein dokumentierter Prozess zur regelmäßigen Qualitätskontrolle der Scans (Bildqualität, Vollständigkeit, OCR-Qualität, Metadaten).

[ ] Fehlerhafte oder unvollständige Scans werden nach einem festgelegten Verfahren korrigiert und erneut bereitgestellt.

4.4 Bereitstellung der Digitalisate

[ ] Die Digitalisate und Metadaten werden chargenweise bereitgestellt.

[ ] Die Datenübergabe erfolgt über eine gesicherte Online-Verbindung (z. B. Cloud-Lösung) nach Abstimmung mit der IT-Abteilung des Auftraggebers.

[ ] Es ist ein Verfahren zur Dokumentation der übergebenen Daten (Chargenprotokolle, Übertragungsprotokolle) vorhanden.

Vernichtung der Papierakten

[ ] Die Vernichtung der Papierakten erfolgt erst nach schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber und nach erfolgreicher Prüfung der Digitalisate.

[ ] Die Vernichtung erfolgt in einem Verfahren, das die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt (z. B. nach DIN 66399, Sicherheitsstufe angemessen zur Schutzbedürftigkeit).

[ ] Die Vernichtung wird dokumentiert (Vernichtungsprotokoll mit Datum, Umfang, Charge, Dienstleister).

5. Besondere Anforderungen / Dringende Fälle

[ ] Während der Projektlaufzeit ist ein Verfahren „Scan-on-Demand“ bzw. kurzfristige Aktenbereitstellung eingerichtet.

[ ] Digitalisate dringlicher Akten werden innerhalb von 24 Stunden werktags bereitgestellt.

[ ] Es existieren definierte Meldewege (z. B. zentrale E-Mail-Adresse, Telefonnummer) für dringliche Anforderungen.

[ ] Dringliche Anforderungen werden gekennzeichnet und dokumentiert.

6. Datenschutz, IT-Sicherheit und Nachweise

6.1 Datenschutz und IT-Sicherheit

[ ] Es liegt ein Datenschutzkonzept für die Verarbeitung der Akten und Digitalisate vor.

[ ] Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß DSGVO sind umgesetzt und dokumentiert.

[ ] Es sind geeignete Zugriffsberechtigungs- und Rollenmodelle für Mitarbeiter und Unterauftragnehmer implementiert.

6.2 Zertifizierungen und Referenzen

[ ] Der Bieter verfügt über einschlägige Zertifizierungen (z. B. ISO 27001) im Bereich Informationssicherheit und hat diese dem Angebot beigefügt.

[ ] Der Bieter verfügt über Referenzen im Bereich Aktendigitalisierung öffentlicher Verwaltungen und hat diese dem Angebot beigefügt.

7. Erklärung des Bieters

Der unterzeichnende Bieter erklärt:

[ ] Alle Angaben in diesem Anforderungs- und Leistungsverzeichnis sind wahrheitsgemäß und vollständig.

[ ] Sämtliche als „zwingend“ gekennzeichneten Anforderungen werden erfüllt.

[ ] Das Angebot steht im Einklang mit der Leistungsbeschreibung „Digitalisierung der Akten der Ausländerbehörde (Abt. 321)“ sowie den sonstigen Vergabeunterlagen.

Ort, Datum: _______________________________________________

Stempel/Unterschrift des Bieters: