17_Leistungsbeschreibung - Aktendigitalisierung Abt. 321.pdf

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Leistungsbeschreibung der Ausschreibung:

Digitalisierung der Akten der Ausländerbehörde (Abt. 321)

Inhaltsverzeichnis

1. Gegenstand der Leistung ............................................................................................................................. 1 1.1 Allgemeine Beschreibung ....................................................................................................................... 1 1.2 Leistungsumfang ..................................................................................................................................... 1 1.3 Zeitlicher Umfang ................................................................................................................................... 2 1.4 Standort der Leistungserbringung ........................................................................................................ 2
2. Ausgangslage und Projektumfang .............................................................................................................. 2 2.1 Aktuelle Aktenhaltung ........................................................................................................................... 2 2.2 Umfang der zu digitalisierenden Akten ................................................................................................ 2 2.3 Örtliche Gegebenheiten .......................................................................................................................... 3 2.4 Aktenaufbau und typische Inhalte ........................................................................................................ 3
3. Leistungsbeschreibung Digitalisierung ....................................................................................................... 4 3.1 Abholung, Transport und Zwischenlagerung ...................................................................................... 4 3.2 Vor- und Aufbereitung der Akten ......................................................................................................... 5 3.3 Scanprozesse und Qualitätsanforderungen .......................................................................................... 5 3.4 Strukturierung, Benennung und Indexierung...................................................................................... 5
4. Bereitstellung der Digitalisate...................................................................................................................... 6 4.1 Datenübergabe ........................................................................................................................................ 6
5. Umgang mit Originalakten, Vernichtung und Zwischenlagerung ........................................................... 6 5.1 Rückführung von Originalakten ........................................................................................................... 6 5.2 Vernichtung von Papierakten ................................................................................................................ 6
6. Datenschutz, IT-Sicherheit und Notfallkonzept ......................................................................................... 7 6.1 Rechtliche Grundlagen ........................................................................................................................... 7 6.2 Technische und organisatorische Maßnahmen ............................................................................... 7 6.3 Backups, Redundanz und Notfallkonzept ............................................................................................ 7
7. Qualitätsmanagement und Fehlerbehandlung ........................................................................................... 7 7.1 Qualitätsanforderungen und Prüfungen .............................................................................................. 7 7.2 Umgang mit Fehlern ............................................................................................................................... 8
8. Projektsteuerung und Kommunikation ...................................................................................................... 8 8.1 Projektorganisation ................................................................................................................................ 8 8.2 Abstimmungstermine und Berichterstattung ....................................................................................... 8 8.3 Projektplan / Konzept und Projektsteuerung ...................................................................................... 8
9. Besondere Anforderungen / Dringende Fälle ............................................................................................. 9
10. Leistungskriterium ................................................................................................................................... 10
11. Zuschlagskriterien .................................................................................................................................... 10 11.1. Mindestanforderungen ...................................................................................................................... 10 11.2 Wertungskriterien .............................................................................................................................. 10 11.3 Testphase im Vergabeverfahren ........................................................................................................ 12

Stand: 13.10.2026

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0. Einleitung

Die Ausländerbehörde des Landkreises Wolfenbüttel verarbeitet umfangreiche personenbezogene Daten in Aktenform.

Bisher werden diese Akten überwiegend in Papierform geführt und in verschiedenen Aktenschränken in drei Aktenräumen der Ausländerbehörde aufbewahrt. Parallel dazu werden das Fachverfahren ADVIS und das Dokumentenmanagementsystem enaio® eingesetzt, die eine digitale Aktenführung unterstützen.

Um die digitalen Prozesse in der Ausländerbehörde zu stärken, rechtliche Anforderungen an eine moderne Aktenführung zu erfüllen und räumliche Ressourcen zu entlasten, sollen die papiergebundenen Aktenbestände der Ausländerbehörde im Rahmen dieses Projektes digitalisiert werden.

Die vorliegende Leistungsbeschreibung bildet die Grundlage für die Ausschreibung der Dienstleistung zur Digitalisierung dieser Aktenbestände und definiert sämtliche Anforderungen an den Digitalisierungsprozess.

1. Gegenstand der Leistung

1.1 Allgemeine Beschreibung

Die Leistung umfasst die schrittweise Digitalisierung der in der Ausländerbehörde geführten Bestandsakten des Landkreises Wolfenbüttel. Die Digitalisate sollen so erzeugt, strukturiert und bereitgestellt werden, dass sie in den bestehenden IT-Systemen des Auftraggebers (Fachverfahren sowie Dokumentenmanagementsystem enaio®) als Grundlage der digitalen Fallbearbeitung genutzt werden können.

1.2 Leistungsumfang

Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:

• die Abholung, den Transport und die Zwischenlagerung der papiergebundenen Akten, • die Vor- und Aufbereitung der Akten für den Scanprozess, • die Digitalisierung der Akten einschließlich OCR-Texterkennung, • die Strukturierung, Benennung und Indexierung der digitalen Akten, • die chargenweise Bereitstellung und Komprimierung der Digitalisate und Metadaten in einem mit den Systemen des Auftraggebers kompatiblen Format, • die Zwischenlagerung der nach dem Scanvorgang digitalisierten Originalakten bis zur Freigabe zur Vernichtung durch den Auftraggeber (mindestens 12 Wochen), • die Rückführung und/oder Vernichtung der Papierakten nach Freigabe, • die Projektsteuerung, Qualitätssicherung und laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Die Angebote der Bieter haben die in den Vergabeunterlagen enthaltene Anlage „Anforderungs- und Leistungsverzeichnis Aktendigitalisierung Ausländerbehörde“ zu enthalten.

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1.3 Zeitlicher Umfang

• Beginn der Dienstleistung: zeitnah nach Auftragserteilung • Ende der Dienstleistung: spätestens 31.05.2027

Die Digitalisierung und Bereitstellung der gescannten Akten ist bis zum 31.05.2027 abzuschließen. Der Rücktransport der im Einzelfall nicht zu vernichtenden physischen Akten (kopierend gescannt) hat bis zum 31.05.2027 zu erfolgen.

1.4 Standort der Leistungserbringung

Die Leistungen im Rahmen der Aktendigitalisierung (insbesondere Abholung und Transport der Akten, Aktenaufbereitung, Scanvorgang, Qualitätskontrolle, Zwischen- und Endspeicherung der Digitalisate sowie etwaige Nacharbeiten) sind ausschließlich an Standorten innerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erbringen. Die Beauftragung von Unterauftragnehmern ist nur zulässig, wenn diese die vollständige Leistungserbringung ebenfalls ausschließlich in Deutschland gewährleisten. Eine Verarbeitung der Originalakten oder der dabei entstehenden Digitalisate außerhalb des Staatsgebiets der Bundesrepublik Deutschland, einschließlich Remote-Zugriffen aus dem Ausland, ist ausgeschlossen.

Die vollständige Leistungserbringung ausschließlich innerhalb des Staatsgebietes der Bundesrepublik Deutschland ist ein zwingendes Mindest- bzw. KO-Kriterium. Angebote, die eine Verarbeitung oder Zugriffe außerhalb Deutschlands vorsehen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

2. Ausgangslage und Projektumfang

2.1 Aktuelle Aktenhaltung

2.1.1 Standorte und Organisation

Die Akten der Ausländerbehörde werden derzeit überwiegend papierbasiert geführt. Sie befinden sich in verschiedenen Aktenschränken in drei Aktenräumen der Ausländerbehörde in der 2. Etage der Außenstelle Lindener Straße 15 in 38300 Wolfenbüttel.

2.1.2 Aktenarten

Die Akten werden in Ordnern, Heftern oder Hängeregistern aufbewahrt. Sie umfassen insbesondere Fallakten der Ausländerbehörde

2.2 Umfang der zu digitalisierenden Akten

2.2.1 Gesamtumfang

Der Umfang der zu digitalisierenden Akten beträgt ungefähr 176 Aktenmeter (nach grober Hochrechnung ca. 630.000 Blatt Papier in 9.450 Akten).

Ein Blatt entspricht einem physisch vorhandenen Papierblatt und wird standardmäßig im Duplexverfahren (Vorder- und Rückseite) gescannt, wodurch sich bis zu zwei Seiten ergeben. Ein Blatt ist somit die maßgebliche Einheit für die Mengenermittlung und die preisliche Abrechnung.

Vorgesehen ist, die Aktenbestände der Ausländerbehörde in mehreren Chargen zu digitalisieren.

Der durchschnittliche Umfang pro Akte beträgt 70 Blatt größtenteils in DIN A4-Format und vereinzelt anderen bzw. ausländischen Formaten. Die Struktur wird unter 2.4.1 detailliert beschrieben.

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2.2.2 Chargenbildung

Die Chargenbildung erfolgt anhand der alphabetischen Reihenfolge der Akten. Die endgültige Größe der einzelnen Chargen richtet sich nach der Menge an Akten, die der Auftragnehmer innerhalb eines Zeitraumes von zwei Wochen digitalisieren kann. Die Chargengröße ist so festzulegen, dass die jeweils gebildete Charge einschließlich Abholung, Aufbereitung der Akten, Scanvorgang, Qualitätskontrolle und Datenbereitstellung innerhalb dieser Zwei-Wochen-Periode bearbeitet werden kann.

Die geplante Chargengröße und -anzahl inklusive zeitlicher Abfolge der Bearbeitung ist im mit der Angebotsabgabe einzureichenden Konzept zur Aktendigitalisierung (vgl. 8.3) darzustellen.

2.3 Örtliche Gegebenheiten

2.3.1 Standorte

Die zu digitalisierenden Aktenbestände lagern an folgendem Standort der Ausländerbehörde:

• Standort Lindener Straße des Landkreises Wolfenbüttel in der Lindener Straße 15, 38300 Wolfenbüttel. • Lagerort: 2. Obergeschoss (Eingrenzung auf die Akten-/Büro-/Archivräume der Ausländerbehörde). • Zugänglichkeit: Die Etage ist über zwei Personenaufzüge sowie ein Treppenhaus erreichbar. Logistik-Hinweis: Für den Abtransport der Chargen ist ein Personenaufzug mit einer 1.150 kg Belastung vorhanden.

2.3.2 Erreichbarkeit und Wege

Die Archiv-, Akten- und Büroräume sind über das Treppenhaus und zwei Fahrstühle erreichbar. Die Anliefer- und Abholbereiche (z. B. am Nebeneingang des Gebäudes) sind mit einem Transporter oder LKW anfahrbar.

2.3.3 Lagerung der Akten

Der Auftragnehmer hat bei der Planung von Abholung und Transport die örtlichen Gegebenheiten (Zugänge, Wege, Höhen, Brandschutzvorgaben) zu berücksichtigen.

2.3.4 Ortsbesichtigung

Einzelheiten zu den Räumlichkeiten und Wegen werden dem Auftragnehmer im Rahmen einer Ortsbesichtigung nach Auftragserteilung erläutert. Die Ortsbesichtigung ist Bestandteil der Leistungsumsetzung und dient der konkreten Planung von Logistik und Ressourcen.

2.4 Aktenaufbau und typische Inhalte

2.4.1 Aufbauformen

Die Akten der Ausländerbehörde weisen unterschiedliche Aufbauformen auf, z. B.:

• Einzelhefter oder Ordner pro Fall/Familie, • Hängeregistermappen, • Akten mit mehreren Aktenbänden, • ggf. Sammelakten mit mehreren Vorgängen.

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2.4.2 Inhaltliche Struktur

Typische Inhalte der Akten sind u. a.:

• Schriftverkehr, • Gesprächsprotokolle und Verlaufsdokumentationen, • Unterlagen für die Prüfung der Aufenthaltserlaubnis, • Berichte und Stellungnahmen, • gerichtliche Entscheidungen und Beschlüsse, • Urkunden (teilweise im Original), • Bescheide, • interne Vermerke und Notizen, • ggf. Fotos und sonstige Anlagen.

2.4.3 Mehrfachakten und Zusammenhänge

In einzelnen Fällen bestehen zu einer Familie oder einem Kind mehrere Aktenbände. Der Auftraggeber legt fest, wie diese Akten zueinander in Beziehung stehen und wie sie im Rahmen der Digitalisierung zu behandeln sind (z. B. nur die Digitalisierung der neuesten Aktenbände, getrennte digitale Akten mit Verweisen).

2.4.4 Berücksichtigung beim Scanprozess

Der Auftragnehmer hat den beschriebenen Aktenaufbau bei der Digitalisierung zu berücksichtigen, um eine sachgerechte Bildung der digitalen Akten und eine korrekte Zuordnung der Metadaten zu gewährleisten.

3. Leistungsbeschreibung Digitalisierung

3.1 Abholung, Transport und Zwischenlagerung

Der Auftragnehmer holt die zu digitalisierenden Akten zu den mit dem Auftraggeber abgestimmten Terminen an den benannten Standorten ab. Der Auftraggeber stellt die Akten chargenweise bereit und versieht sie mit einer eindeutigen Zuordnung (z. B. durch Aktenlisten und Boxkennzeichnungen).

Der Auftragnehmer stellt geeignete Transportbehälter (z. B. versiegelbare Archivboxen mit eindeutiger Kennung) zur Verfügung. Die Übergabe der Akten wird durch Übergabeprotokolle dokumentiert, aus denen mindestens Folgendes hervorgeht:

• Datum der Übergabe, • Anzahl der übergebenen Behälter, • Zuordnung der Behälter zu den vom Auftraggeber benannten Chargen, • Unterschriften der Verantwortlichen.

Der Transport erfolgt unter Beachtung geeigneter Schutzmaßnahmen gegen Verlust, Diebstahl, unbefugten Zugriff und Beschädigung der Akten. Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Behandlung der Akten vom Zeitpunkt der Übernahme bis zur Rückgabe bzw. Vernichtung.

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Die Zwischenlagerung der Akten beim Auftragnehmer hat in gesicherten Räumlichkeiten zu erfolgen, die den Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit, Brandschutz und Zugriffskontrolle entsprechen.

3.2 Vor- und Aufbereitung der Akten

Der Auftragnehmer übernimmt die zur Digitalisierung notwendigen Vorbereitungsarbeiten, insbesondere:

• Entfernen von Heftklammern, Büroklammern, Heftstreifen, Gummibändern und sonstigen Verbindungselementen, • Glätten von stark geknickten oder gefalteten Seiten, • sachgerechter Umgang mit Sonderformaten (z. B. Fotos, Karten, gefaltete Dokumente), • Markierung von Dokumenten, die aufgrund ihrer Beschaffenheit nur manuell oder mit besonderen Einstellungen gescannt werden können.

Die ursprüngliche Reihenfolge der Unterlagen innerhalb einer Akte ist grundsätzlich beizubehalten. Notizzettel, Einlagen und ähnliche Beiblätter sind in ihrer Position zu erfassen; falls technisch erforderlich, sind sie so zu digitalisieren, dass der inhaltliche Zusammenhang erkennbar bleibt (z. B. Anordnung im Scan vor dem Blatt, an dem sie ursprünglich angeheftet waren).

Datenträger (z. B. CDs, DVDs, USB-Sticks), die in den Akten enthalten sind, werden nicht digitalisiert. Sie sind vom Auftragnehmer aus den Akten zu entnehmen, zu kennzeichnen, gesondert aufzubewahren und dem Auftraggeber mit der jeweiligen Charge zurückzugeben.

3.3 Scanprozesse und Qualitätsanforderungen

Der Auftragnehmer digitalisiert die Akten mit professionellen Scansystemen nach folgenden Grundsätzen:

• Auflösung, Farbmodus und Dateiformat sind so zu wählen, dass eine gute Lesbarkeit und ein angemessenes Verhältnis von Qualität und Dateigröße erreicht werden. Es soll farbig gescannt werden und die Mindestanforderungen an Auflösung beträgt 300 dpi. • Standardmäßig sind alle Blätter im Duplexverfahren zu scannen. Leerseiten sind automatisch zu entfernen, wenn eindeutig erkennbar. • Dokumente in schlechter Ausgangsqualität (schwacher Durchschlag, verblassende Kopien, handschriftliche Notizen) sind mit Einstellungen zu digitalisieren, die eine bestmögliche Lesbarkeit ermöglichen. • Es ist eine volltextfähige OCR-Texterkennung auf allen Seiten durchzuführen, soweit dies die Dokumentenqualität zulässt. Die OCR-Ergebnisse werden in die Dateien eingebettet, sodass eine Volltextsuche möglich ist. • Die Einhaltung relevanter technischer Standards (z. B. TR-Resiscan, soweit im Einzelfall anwendbar) ist anzustreben. Abweichungen oder Einschränkungen sind transparent darzustellen.

3.4 Strukturierung, Benennung und Indexierung

Grundsatz ist die Bildung einer digitalen Akte pro Fall- bzw. Vorgangsakte. Alle Dokumente einer Papierakte werden unter Beibehaltung der Reihenfolge zu einer digitalen Akte zusammengeführt. Bei extrem umfangreichen Akten können im Einzelfall abweichende Regelungen (z. B. Aufteilung in mehrere Dateien mit sinnvoller Benennung) in Abstimmung mit dem Auftraggeber getroffen werden.

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Die Benennung der digitalen Akten erfolgt nach einem vorab zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmten Schema. Dieses Schema orientiert sich insbesondere an:

• Aktenzeichen, • Name und Vorname des Ausländers, • Geburtsdatum, • Herkunftsland Der Auftraggeber stellt sicher, dass die zuvor genannten Informationen der Aktenbeschriftung bzw. dem Aktenvorblatt entnommen werden können.

Zusätzlich sind die digitalen Akten mit Metadaten zu versehen, damit sie in die IT-Systeme des Auftraggebers (Dokumentenmanagementsystem enaio®) importiert und dort recherchiert werden können. Der genaue Umfang der Metadaten (z. B. Aktenzeichen, Name, Geburtsdatum, Herkunftsland, Aufenthaltsstatus, ggf. weitere Identifikatoren) wird gemeinsam mit dem Auftraggeber definiert und dem Auftragnehmer vor Beginn der Scanprozesse zur Verfügung gestellt.

Die Metadaten sind in einem strukturierten Format (z. B. XML) bereitzustellen, das die eindeutige Zuordnung zu den jeweiligen Dateien zulässt.

4. Bereitstellung der Digitalisate

4.1 Datenübergabe

Die Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten erfolgt chargenweise. Die Übergabe soll über eine gesicherte Online-Verbindung (Cloud) erfolgen. Der Cloudserver wird vom Auftraggeber bereitgestellt. Das konkrete Verfahren wird mit der IT-Abteilung des Auftraggebers abgestimmt.

5. Umgang mit Originalakten, Vernichtung und Zwischenlagerung

5.1 Rückführung von Originalakten

Der Auftraggeber legt fest, welche Akten nach der Digitalisierung im Original zurückzugeben sind (z. B. bestimmte Unterlagen mit gesetzlicher Papieraufbewahrungspflicht). Der Auftragnehmer hat diese Akten nach der Digitalisierung in geordneter Form (z. B. in der ursprünglichen Heftung oder in einer vereinbarten Ersatzheftung) an den Auftraggeber zurückzuführen. Eine eindeutige Zuordnung zur ursprünglichen Charge ist sicherzustellen.

5.2 Vernichtung von Papierakten

Für die Akten, die entsprechend datenschutzrechtlicher Vorgaben nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen, übernimmt der Auftragnehmer die Vernichtung. Die Vernichtung erfolgt erst nach schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber und nach erfolgreicher Prüfung der Digitalisate. Zwischen dem Abschluss des Scanvorgangs und der Vernichtung hat der Auftragnehmer die Originalakten in gesicherten Räumlichkeiten zwischenzulagern, die den Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit, Brandschutz und Zugriffssteuerung entsprechen. Die Zwischenlagerung ist so zu organisieren, dass eine eindeutige Zuordnung zu den jeweiligen Digitalisaten (Charge, Aktenzeichen etc.) jederzeit möglich ist und bei Bedarf eine Wiederaufnahme der Akten vor der Vernichtung erfolgen kann. Hierfür ist ein Rahmen von 12 Wochen vorgesehen.

Die Vernichtung ist nach den einschlägigen Datenschutz- und Sicherheitsstandards (z. B. DIN 66399) durchzuführen und durch Vernichtungsprotokolle nachzuweisen. Die Protokolle sind dem

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Auftraggeber zur Dokumentation zu übergeben. Der Auftragnehmer hat eine Zertifizierung nach ISO/IEC 21964 nachzuweisen.

6. Datenschutz, IT-Sicherheit und Notfallkonzept

6.1 Rechtliche Grundlagen

Für die Verarbeitung der Akten gelten insbesondere:

• die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), • das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), • die technische Richtlinie zum rechtssicheren Digitalisieren von Dokumenten (TR-RESISCAN), herausgegeben vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

6.2 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der verarbeiteten Daten sicherzustellen. Hierzu gehören insbesondere:

• Zugangskontrollen zu den Räumlichkeiten und Systemen,

• Berechtigungskonzepte und Benutzerverwaltung, • Verschlüsselung von Datenträgern und Datenübertragungen, • Protokollierung von Zugriffen und administrativen Tätigkeiten, • Schutzmaßnahmen gegen Verlust, Diebstahl, Beschädigung und unbefugten Zugriff.

Mit den vom Auftraggeber beauftragten Personen wird eine Vertraulichkeitserklärung abgeschlossen.

6.3 Backups, Redundanz und Notfallkonzept

Der Auftragnehmer hält für die Dauer der Verarbeitung geeignete Sicherungskonzepte vor. Dazu zählen insbesondere:

• regelmäßige Datensicherungen der bereits erzeugten digitalisierten Akten (bis zur vollständigen Übergabe an den Auftraggeber), • redundante Speicherung zur Vermeidung von Datenverlusten, • ein Notfallkonzept für den Fall von Datenverlust oder Datenbeschädigung. Im Falle von Sicherheitsvorfällen oder Datenpannen ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren.

7. Qualitätsmanagement und Fehlerbehandlung

7.1 Qualitätsanforderungen und Prüfungen

Der Auftragnehmer hat ein Qualitätsmanagementsystem einzusetzen, das sicherstellt, dass:

• die Scanqualität (Auflösung, Kontrast, Lesbarkeit) den vereinbarten Anforderungen entspricht, • die Akten vollständig erfasst werden (keine ausgelassenen Seiten), • die OCR-Texterkennung eine angemessene Trefferqualität erreicht,

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• die Strukturierung, Benennung und Indexierung mit dem vereinbarten Schema übereinstimmen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Qualität durch Stichproben oder, in besonderen Fällen, durch Vollprüfungen zu kontrollieren. Chargen, die die Qualitätsanforderungen nicht erfüllen, sind vom Auftragnehmer auf eigene Kosten nachzubessern (z. B. durch Nachscan oder Korrektur der Metadaten).

Optional kann der Auftraggeber einzelne Qualitätskriterien (z. B. Scanqualität, Farbwiedergabe, Dateigröße, OCR-Qualität) im Rahmen der Angebotswertung – insbesondere anhand von Testdigitalisaten – bewerten und gewichten.

7.2 Umgang mit Fehlern

Für festgestellte Fehler oder Unvollständigkeiten (z. B. fehlende Seiten, unlesbare Scans, falsche Zuordnung, unvollständige Metadaten) ist ein nachvollziehbares Fehler- und Korrekturverfahren vorzusehen. Dieses umfasst insbesondere:

• die Dokumentation des Fehlers (Akte, Charge, Art des Fehlers), • die Abstimmung mit dem Auftraggeber, sofern eine Nachbearbeitung nicht eindeutig ist, • die zeitnahe Durchführung von Nachscans und Metadatenkorrekturen, • die Bereitstellung korrigierter Digitalisate und aktualisierter Metadaten.

8. Projektsteuerung und Kommunikation

8.1 Projektorganisation

Der Auftragnehmer benennt eine verantwortliche Projektleitung sowie eine stellvertretende Ansprechperson für die gesamte Projektdauer. Der Auftraggeber benennt seinerseits feste Ansprechpersonen für das Projekt.

8.2 Abstimmungstermine und Berichterstattung

Es sind regelmäßige Abstimmungstermine (z. B. Jour fixe) zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer durchzuführen. Zu Projektbeginn finden diese Termine in kürzeren Abständen statt; im weiteren Verlauf können die Intervalle angepasst werden.

Inhalte der Abstimmungstermine sind insbesondere:

• der aktuelle Status der Digitalisierung, • Qualitätsergebnisse und Auffälligkeiten, • aufgetretene Probleme und Risiken, • offene Punkte und abgestimmte Maßnahmen. Der Auftragnehmer erstellt zudem in vereinbarten Intervallen (z. B. monatlich) schriftliche Statusberichte, aus denen der Fortschritt, Qualitätsergebnisse, Probleme und geplante Schritte hervorgehen.

8.3 Projektplan / Konzept und Projektsteuerung

Der Auftragnehmer erstellt zu Projektbeginn in Abstimmung mit dem Auftraggeber einen detaillierten Projekt- und Zeitplan für die Aktendigitalisierung, der die geplante Durchführung des Gesamtprojektes beschreibt und im Laufe der Projektdurchführung bei Bedarf fortgeschrieben wird und mindestens folgende Inhalte umfasst:

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• die Projektorganisation (Verantwortlichkeiten, Rollen, eingesetzte Ressourcen und Vertretungsregelungen), • die Chargengröße und -anzahl inklusive zeitlicher Abfolge der Digitalisierung (inkl. voraussichtlicher Start- und Endtermine, Meilensteine), • die organisatorischen und technischen Abläufe für • Abholung und Transport der Akten, • Zwischenlagerung der Akten beim Auftragnehmer, • Vor- und Aufbereitung der Akten für den Scanprozess, • Scanprozess (einschließlich Duplexverfahren, Umgang mit Sonderformaten und Leerseiten), • Qualitätskontrolle (Bildqualität, Vollständigkeit, OCR-Qualität, Metadaten), • Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten auf dem vom Landkreis bereitgestellten Cloud-Server, • Zwischenlagerung der bereits gescannten Originalakten bis zur Freigabe zur Vernichtung durch den Auftraggeber, • Vernichtung der Papierakten und Dokumentation der Vernichtung, • die vorgesehenen Kommunikations- und Abstimmungswege mit dem Auftraggeber (regelmäßige Statusberichte, Jour fixe, Eskalationswege), • Maßnahmen zur Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit (insbesondere Zugriffssteuerung, Transport- und Lagerkonzept, technische und organisatorische Maßnahmen nach DSGVO, Umgang mit Unterauftragnehmern), • das Verfahren zur Behandlung dringlicher Fälle (z. B. Scan-on-Demand, priorisierte Bearbeitung einzelner Akten). Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Projektsteuerung anhand dieses Projektplans durchzuführen. Bei Abweichungen vom Projekt- und Zeitplan ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Risiken und Verzögerungen sind transparent darzustellen und gemeinsam Gegenmaßnahmen zu vereinbaren. Ein Konzept für das Projekt ist unter Berücksichtigung der zuvor genannten Punkte als zwingende Angebotsunterlage einzureichen. Fehlt das Konzept oder werden die vorgenannten Mindestinhalte nicht erkennbar abgedeckt, gilt das Angebot als nicht wertungsfähig und wird vom Vergabeverfahren ausgeschlossen (K.o.-Kriterium).

9. Besondere Anforderungen / Dringende Fälle

Während der Projektlaufzeit muss sichergestellt sein, dass die Ausländerbehörde in dringenden Fällen kurzfristig auf benötigte Akten zugreifen kann. Hierzu zählt insbesondere:

• Fälle mit akutem Handlungsbedarf, • kurzfristige Gerichtstermine, • weitere Vorgänge mit hoher fachlicher Dringlichkeit. Der Auftragnehmer richtet ein Verfahren für Scan-on-Demand bzw. kurzfristige Aktenbereitstellung ein. Dieses Verfahren umfasst:

• Bereitstellung digitaler Kopien innerhalb von 24 Stunden werktags • definierte Meldewege (z. B. zentrale E-Mail-Adresse, Telefonnummer), • Kennzeichnung dringlicher Anforderungen,

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• Dokumentation der bearbeiteten Anfragen.

10. Leistungskriterium

Beschreibung des geplanten technischen und organisatorischen Vorgehens für Transport, Digitalisierung, Qualitätssicherung, Datenbereitstellung, Datenschutz und Projektsteuerung in dem unter 8.3 geforderten Konzept.

11. Zuschlagskriterien

Die Wertung der Angebote erfolgt in mehreren Stufen. Nach der formalen Prüfung durch die Vergabestelle werden die Angebote einer fachlichen und inhaltlichen Überprüfung durch den Fachbereich unterzogen.

Die finale Zuschlagswertung erfolgt ausschließlich für Angebote, die sämtliche in den Vergabeunterlagen und der Leistungsbeschreibung benannten Mindestanforderungen erfüllen. Angebote, die mindestens eines dieser K.o.-Kriterien nicht erfüllen oder die geforderten Mindestinhalte (z. B. im Rahmen des einzureichenden Konzepts) nicht erkennbar abdecken, sind nicht wertungsfähig und werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

11.1. Mindestanforderungen

Die nachfolgenden Anforderungen sind zwingende Mindestanforderungen/K.o.-Kriterien. Werden sie von einem Angebot nicht erfüllt, wird das Angebot nicht weiter gewertet und vom Vergabeverfahren ausgeschlossen: a) Umsetzung in Deutschland Die vollständige Leistungserbringung (inkl. Verarbeitung der Originalakten und Digitalisate sowie aller Zugriffe) erfolgt ausschließlich innerhalb des Staatsgebiets der Bundesrepublik Deutschland. Unterauftragnehmer haben diese Vorgaben ebenfalls einzuhalten. b) Einreichung eines Konzepts/Projektplans Ein schriftliches Konzept/Projektplan zur Aktendigitalisierung (vgl. Abschnitt 8.3 und 10) ist dem Angebot beizufügen und muss die dort beschriebenen Mindestinhalte abdecken. c) Kalkulation / Ausführungen zu den Positionen des Preisblattes Das in den Vergabeunterlagen enthaltene Preisblatt ist vollständig auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Zu jeder Preisposition sind nachvollziehbare Angaben zur Kalkulationsgrundlage (z. B. angesetzte Blattmengen, Stück-/Blattpreise, etwaige Pauschalen) bzw. eine kurze Ausführung zum Leistungsinhalt zu machen. d) Vollständiges Anforderungs- und Leistungsverzeichnis Die Anlage „Checkliste Anforderungs- und Leistungskatalog Aktendigitalisierung Ausländerbehörde“ ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Sämtliche als „zwingend“ gekennzeichneten Anforderungen müssen mit „erfüllt“ gekennzeichnet sein.

11.2 Wertungskriterien

Die Angebote werden nach den in den Vergabeunterlagen benannten Kriterien bewertet. Hierzu zählen

• Preis, • Qualität des Konzepts zur Aktendigitalisierung,

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• Qualität der Testakte (Scanqualität, OCR, Strukturierung, Metadaten).

Beschreibung der Angebotskriterien:

1. Preis Der Preis des Angebots und die dazugehörige Kalkulation wird auf seine Angemessenheit und Wettbewerbsfähigkeit geprüft. Es wird bewertet, ob das Angebot innerhalb des Budgets liegt und ob der Preis gerechtfertigt ist, angesichts der angebotenen Leistungen und der Menge. Dabei wird auch überprüft, wie realistisch die Einschätzung der erforderlichen Ressourcen und des Arbeitsaufwands für die Digitalisierung der Akten ist. Die Ressourcen und der Arbeitsablauf gehen aus dem Projektplan hervor. Der Preis wird anhand folgender linearer Gleichung bewertet: Wertung = niedrigster Preis * höchste Punkte / Bieterpreis

2. Qualität des Konzepts zur Aktendigitalisierung Das Konzept (Nr. 8) verdeutlicht, wie das Projekt abläuft und wie viele Akten bis zu welchem Zeitpunkt gescannt werden sollen. Die digitalisierten Akten sollen als Teillieferung (Dateiupload) bereitgestellt werden. Die Termine gehen aus dem Konzept hervor. Es liegt eine Dokumentation des Ablaufs vom Scanprozess beginnend bei der Abholung, über die Indexierung, das Einscannen und die Bereitstellung des Digitalisats bis hin zur Vernichtung vor.

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3. Qualität der Testakte Bei der Testakte wird geprüft, wie gut die Anforderungen an die Digitalisierung und Qualität der Akten umgesetzt wird. Dies umfasst die Lesbarkeit der Digitalisate, die Erfassung relevanter Metadaten sowie die technische Qualität (z. B. Bildauflösung, OCR-Qualität). Auch die Strukturierung und der Umgang mit schwierigen oder untypischen Akteninhalten werden bewertet. Es wird vorausgesetzt, dass gescannte Akten die gleiche Qualität haben wie die Testakte.

11.3 Testphase im Vergabeverfahren

Die Auftragsvergabe erfolgt nach allen in dieser Leistungsbeschreibung genannten Kriterien. Die drei bestbewerteten Angebote erhalten vor Zuschlagserteilung jeweils eine vergleichbare, originale Testakte, die mit einer Frist von 5 Arbeitstagen gescannt und dem Auftraggeber physisch und digital zur Verfügung stehen muss. Nach Prüfung der digitalen Akte, wird eine endgültige Bewertung des Angebots vorgenommen. Aufgrund sensibler Daten und zur bestmöglichen Angebotswertung ist die Testakte bei der Ausländerbehörde abzuholen und dort nach 5 Arbeitstagen auch wieder abzugeben. Die Testakte ist unter den in Nr. 3 genannten Kriterien zu scannen. Das Digitalisat wird über einen vom Auftraggeber bereitgestellten Cloud-Link zur Verfügung gestellt. Die Akte bzw. Datei enthält folgende Informationen in der Bezeichnung: • Aktenzeichen, • Name und Vorname des Ausländers, • Geburtsdatum • Herkunftsland

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