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Einkaufskooperation Studentenwerke Ost Zusätzliche Vertragsbedingungen EK-Ost 26-10

Zusätzliche Vertragsbedingungen der Einkaufskooperation

Studentenwerke OST – NON FOOD

1. Vertrag

1.1 Die nachfolgend genannten Bedingungen gelten für alle Verträge im Zusammenhang mit dem unter o. g. Kurzzeichen durchgeführten Vergabeverfahren. Die ausschreibende Stelle wird Auftraggeber im Auftrag der teilnehmenden Studentenwerke und schließt nach Zuschlagserteilung eine Rahmenvereinbarung ab. Die teilnehmenden Studentenwerke schließen auf der Basis der Rahmenvereinbarung Einzellieferverträge ab. Dies gilt auch, wenn der Einzelliefervertrag nicht schriftlich fixiert wird.

1.2 Vertragsbestandteile sind – bei Unstimmigkeiten in der nachfolgenden Reihenfolge

• das Auftragsschreiben (Bestellabruf zu Einzelliefervertrag), • der Einzelliefervertrag, • die Rahmenvereinbarung, • das Lieferstellenverzeichnis, • das Angebot mit der Leistungsbeschreibung (Preisblatt), sowie sämtlichen (weiteren) Anlagen, • die Besonderen Vertragsbedingungen, • diese Zusätzlichen Vertragsbedingungen, • die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)

1.3 Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht Bestandteil des Vertrages. Dies gilt auch, wenn anderslautende Regelungen des Auftragnehmers in einem Bestätigungsschreiben des Auftragnehmers enthalten sind. Abweichungen wie auch mündliche Abreden bezüglich der Rahmenvereinbarung gelten nur, wenn die ausschreibende Stelle sie schriftlich bestätigt hat. Abweichungen und mündliche Abreden bezüglich der Einzellieferverträge müssen von dem betreffenden Studentenwerk schriftlich bestätigt werden.

1.4 Die Vertrags- und Verhandlungssprache ist deutsch. Sollten Übersetzungen gefertigt werden, gilt allein die Fassung in deutscher Sprache.

1.5 Die Rechte und Pflichten der Parteien aus den allgemeinen gesetzlichen Vorschriften bleiben unberührt, soweit in diesen Vertragsbedingungen nichts anderes bestimmt ist.

1.6 Durch die Unwirksamkeit einzelner Vertragsbestimmungen wird die Wirksamkeit des Vertrags im Übrigen nicht berührt.

1.7 Werden weitere Artikel im Rahmen des Einzelliefervertrages bei einem Kooperationspartner nachgelistet, so gelten die Konditionen für diese Artikel für alle Kooperationspartner.

1.8 Nach Ablauf der Vertragslaufzeit besteht die Option auf Verlängerung des Vertrages.

2. Preise

2.1 Die Aufträge sind zu den vom Auftragnehmer angebotenen Preisen auszuführen. Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass sich die Preise im Rahmen der jeweils einschlägigen preisrechtlichen Vorschriften zu bewegen haben. Alle Zahlungen erfolgen unter dem Vorbehalt der preisrechtlichen Überprüfung. Dieser Vorbehalt wird vom Auftragnehmer ausdrücklich anerkannt. Er verpflichtet sich eventuelle Überzahlungen zurückzuerstatten.

2.2 Sonderangebote, deren Preis unter den Preisen dieses Vertrages liegt, bilden für den Zeitraum der Gültigkeit dieser Sonderangebote die Grundlage für die Preisberechnung.

2.3 Für das Vertragsverhältnis gilt die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen.

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2.4 Die vereinbarten Preise sind Festpreise und für den gesamten Vertragszeitraum gültig. Sie enthalten auch die Kosten für Verpackung, Aufladen, Beförderung bis zur Anlieferung- oder Annahmestelle und Abladen, wenn in der Leistungsbeschreibung nichts anderes angegeben ist.

2.5. Logistikkosten (z.B. Transportkosten, Energiekosten etc.) welche für den Bieter zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe kalkulierbar sind, werden in den angebotenen Artikelpreisen integriert und nicht als separate Kosten in den späteren Rechnungen ausgewiesen.

2.6 Bei Ausschreibungen mit vereinbaren Preisen die mit einer Marktangleichungsklausel (MAK) versehen sind, greifen die Vereinbarungen dazu, (z.B. ein Preiserhöhungsverlangen laut vereinbarter Referenzpreisliste) laut den Vertragsbedingungen der (jeweiligen) Ausschreibung.

2.7. Mindermengenzuschläge und Mindestauftragswerte werden prinzipiell nicht akzeptiert.

3. Bestellung und Lieferung

3.1 Der Abruf der Artikel erfolgt in der Regel EDV-gestützt auf elektronischem Weg.

3.2 Erfüllungsort und Ort des Gefahrenüberganges ist der auf der Bestellung genannte Lieferort (Annahmestelle).

3.3 Auf Verlangen des Auftraggebers hat der Auftragnehmer alle in der Verpackungsverordnung festgelegten Verpackungen von der Empfangsstelle abzuholen und zu entsorgen. Etwaige Patentgebühren und Lizenzvergütungen sind durch den Preis für die Leistung abgegolten.

3.4 Dem Umweltschutz ist bei der Wahl des Transportmittels und der Verpackungsart durch den Auftragnehmer besondere Bedeutung beizumessen.

3.5 Jeder Warenlieferung ist ein Lieferschein beizulegen.

4. Lieferschein und Rechnung

4.1 Die Rechnung ist auf die im Einzelliefervertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem jeweiligen Studentenwerk bezeichneten Dienststelle auszustellen.

4.2 Die Rechnung ist, wenn nichts anderes vereinbart ist, in einfacher Ausfertigung einzureichen. Die zweite und ggf. weitere Ausfertigung sind deutlich als Duplikat zu kennzeichnen. In der Regel stellen die Studentenwerke dem Auftragnehmer ein Rechnungspostfach zur Verfügung, sodass in Absprache mit den einzelnen Studentenwerken die Rechnung in elektronischer Form gesendet werden kann. Elektronisch erstellte Rechnungen in den in Deutschland üblichen Formaten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen. Sie müssen maschinenlesbar und visuell darstellbar sein. Das konkrete Format einer E-Rechnung kann gemäß Einzelliefervertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem jeweiligen Studentenwerk vereinbart werden.

4.3 Lieferschein und Rechnung müssen folgende Angaben enthalten:

• Nummer und Datum der Rechnung • Nummer und Datum des Lieferscheines • Adresse und Kundennummer der Lieferstelle • Artikelbezeichnung • Liefermengen mit Mengeneinheiten entsprechend der Ausschreibung • Auftragsnummer • Einzelpreise entsprechend der Mengeneinheiten der Ausschreibung • Gesamtpreis

4.4 In der Rechnung ist die Leistung in Einzelansätzen nach Einheit und Menge aufzuführen. Auftragnehmer haben die Rechnung mit den Vertragspreisen ohne Umsatzsteuer (Nettopreis) aufzustellen. Von Auftragnehmern aus der Bundesrepublik Deutschland ist die Umsatzsteuer im Falle

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der Auftragsvergabe mit dem am Tag des Entstehens der Steuer (§ 13 UStG) geltenden Steuersatz zu berechnen und am Schluss hinzuzusetzen.

4.5 Auftragnehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten haben bei der Aufstellung der Rechnung die besonderen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten.

4.6 Enthält ein Preis je Mengeneinheit Bruchteile der kleinsten Währungseinheit, so ist mit ihnen weiter zu rechnen.

4.7 Die Rechnung ist an die Geschäftsanschrift des Auftraggebers zu senden. Das Beilegen der Rechnung an die Warenlieferung ist prinzipiell nicht zulässig. Zahlungsverzögerungen durch Rechnungszusendung an den Warenempfänger (Lieferanschrift) gehen zu Lasten des Auftragnehmers. Andere Regelungen zum Rechnungsdurchlauf können im Rahmenvertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem jeweiligen Studentenwerk festgelegt werden.

4.8 Zahlungsverzögerungen infolge unvollständig ausgestellter Rechnungen oder fehlender Unterlagen fallen dem Auftragnehmer zur Last.

4.9 Die zu beliefernden Einrichtungen sind vom Auftragnehmer mit einer Kundennummer zu versehen. Vor Leistungsbeginn übergibt der Auftragnehmer an die in der Rahmenvereinbarung bezeichnete Stelle des Auftraggebers eine entsprechende Aufstellung der Kundennummern mit den zugeordneten Lieferstellen.

5. Bezahlung

5.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Überzahlungen, die bei der Rechnungsprüfung durch die Aufsichtsinstanzen der anweisenden Behörde oder besondere Prüfungsinstanzen mit Einschluss des Rechnungshofs festgestellt werden, unverzüglich zurückzuerstatten.

5.2 Der Auftragnehmer hat eine zu erstattende Überzahlung vom Empfang der Schlusszahlung an mit dem Zinssatz für Kredite des Landes zur Deckung von Ausgaben zu verzinsen.

5.3 Die Zahlungen erfolgen innerhalb von 14 Tagen rein netto bei Sammelrechnungen, die mindestens Lieferungen aus 10 Tagen zusammenfassen, und innerhalb von 30 Tagen rein netto bei Einzelrechnungen. Anderslautende Zahlungsziele werden nach Zuschlagserteilung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer separat geregelt.

5.4 Die Zahlungsfrist beginnt mit dem auf den Tag des Eingangs der prüfungsfähigen Rechnung folgenden Tag bei der benannten Dienststelle, jedoch nicht vor dem Tag, der auf den Tag der Abnahme der Lieferung oder Leistung folgt, falls die Rechnung vorher eingeht.

5.5 Zahlungen einschließlich Voraus- und Abschlagszahlungen können um Forderungsbeträge des Auftraggebers gegen den Auftragnehmer auch dann gekürzt werden, wenn die Forderungsbeträge nicht auf dem gleichen Vertragsverhältnis beruhen.

6. Ausführung der Leistungen und Reklamationen

6.1 Der Auftraggeber ist berechtigt, sich von der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung zu unterrichten. Dazu sind ihm auf Wunsch die erforderlichen Auskünfte zu erteilen sowie Zutritt zu den in Betracht kommenden Arbeitsplätzen und Lagerräumen zu gewähren.

6.2 Die vereinbarten Ausführungsfristen sind verbindlich. Schwierigkeiten, die der fristgerechten Fertigstellung der Leistung oder Einhaltung der Lieferfrist entgegenstehen, hat der Auftragnehmer unter Angabe der Gründe und der zur Behebung der Schwierigkeiten getroffenen Maßnahmen dem Auftraggeber ohne Ausnahme unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Dies gilt auch dann, wenn der Auftraggeber nicht Empfänger der Leistung ist.

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6.3 Änderungen am Leistungszustand, wie Änderungen in den Verpackungseinheiten, Herstellerwechsel und sonstige Artikeländerungen gegenüber den vertraglich vereinbarten Artikeln, bedürfen der Zustimmung der ausschreibenden Stelle. Sondervereinbarungen mit einzelnen Kooperationspartnern sind unzulässig.

6.4 Sind bestellte Artikel vorübergehend aus vom Bieter nicht zu vertretenden Gründen nicht lieferbar, können in Einzelfällen mindestens gleichwertige Ersatzartikel geliefert werden. Die Lieferung dieser Ersatzartikel bedarf der Zustimmung des Zentraleinkaufes des Auftraggebers. Die Preise der Ersatzartikel dürfen die Ausschreibungspreise des bestellten Artikels nicht übersteigen.

6.5 Die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Abnahmemengen sind voraussichtliche Gesamtmengen für den Lieferzeitraum. Sie dienen als Orientierungsgrundlage auf der Basis des Vorjahresbedarfes für den Bieter. Der Auftraggeber verpflichtet sich nicht, die angegebenen Mengen tatsächlich abzunehmen. Bei Über- und Unterschreitungen der angegebenen Mengen gelten die Einheitspreise über den gesamten Vertragszeitraum als vereinbart.

6.6 Reklamationen nach der Sachmängelhaftung und in Bezug auf Preis, Verpackung usw. erfolgen durch die im jeweiligen Einzelliefervertrag benannten Studentenwerke.

6.7 Bei Reklamationen bezüglich Menge oder Qualität erfolgt die Information an den Bieter binnen 24 Stunden nach Lieferung. Verdeckte Mängel können jederzeit reklamiert werden. Die reklamierte Ware wird aufbewahrt und kann durch den Lieferanten begutachtet werden. Die berechtigt reklamierte Ware wird spätestens bei der nächsten Lieferung oder maximal innerhalb von fünf Arbeitstagen durch den Auftragnehmer kostenlos zurückgenommen.

6.8 Nach einer Reklamation erfolgt die Rechnungslegung auf der Basis der korrigierten Lieferscheine oder als separate Gutschrift zu den bereits erstellten Rechnungen.

6.9 Sollten berechtigte Reklamationen nicht zeitnah und qualitativ befriedigend abgestellt werden oder sollten bestimmte Beanstandungen mehrfach festgestellt werden, erfolgt durch den Auftraggeber eine schriftliche Mängelrüge an den Auftragnehmer.

6.10 Falls der Auftragnehmer mehrfach nicht rechtzeitig oder nicht vertragsgemäß geliefert hat, kann nach erfolgter Abmahnung eine fristlose Kündigung des Vertrages erfolgen. Dabei kann das betroffene Studentenwerk seinen Einzelliefervertrag oder die ausschreibende Stelle die Rahmenvereinbarung kündigen. Die Kündigung der Rahmenvereinbarung zieht die Beendigung der Einzellieferverträge aller teilnehmenden Studentenwerke nach sich. Die Gesamtabnahmemenge verringert sich bei einer Einzelkündigung entsprechend des Bedarfs des kündigenden Studentenwerkes und dem anteiligen Zeitablauf. Etwaige Schadensersatzansprüche bleiben davon unberührt.

7. Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und Vorschriften

7.1 Die gelieferten Produkte entsprechen den in Deutschland und der EU geltenden gesetzlichen Regelungen in der jeweils gültigen Fassung. Dies umfasst insbesondere das Lebensmittel-, Bedarfsgegenstände- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB), die Fertigverpackungsverordnung (FpackV), die VO (EG) Nr. 178/2002 (Lebensmittelbasisverordnung), die VO (EG) Nr. 852/2004 (Verordnung über Lebensmittelhygiene), die VO (EG) Nr. 853/2004 (Spezifische Hygienevorschriften für Lebensmittel tierischen Ursprungs), die Lebensmittelinformationsverordnung VO (EU) Nr. 1169/2011 (LMIV), die VO (EG) Nr. 1935/2004 (Verordnung über Materialien und Gegenstände, die dazu bestimmt sind, mit Lebensmitteln in Berührung zu kommen), die VO (EU) 2023/1115 (Verordnung über entwaldungsfreie Lieferketten) in Verbindung mit der Änderungsverordnung (EU) 2025/2650 und deren jeweiligen Anwendungsfristen sowie die VO (EU) 2025/40 (Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle / PPWR) sowie alle jeweils dazugehörigen Durchführungs-, Änderungs- und Folgeverordnungen.

7.2 Die Eigenschaften vorgelegter Proben und Muster sowie die im Angebot bzw. in den Produktspezifikationen, Datenblättern und Konformitätserklärungen genannten Eigenschaften der angebotenen Artikel bzw. Dienstleistungen gelten für den gesamten Vertragszeitraum als zugesichert.

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Artikel mit veränderten Produktspezifikationen oder Beschaffenheitsmerkmale dürfen nur ausgeliefert werden, wenn die Bedingungen und Fristen nach 6.3 und 6.4 eingehalten werden. Die geforderten Konformitätserklärungen und technischen Datenblätter für Non-Food-Produkte müssen den spezifischen Anforderungen der Ausschreibung vollumfänglich entsprechen.

7.3 Angebotene Garantien für eine bestimmte Dauer stellen eine Haltbarkeitsgarantie im Sinne des § 443 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) dar, sofern sich aus dem Angebot oder der Garantieerklärung nichts Abweichendes ergibt.

7.4 Ergänzend zu den Verordnungen der Europäischen Union gelten weiterhin die nationalen gesetzlichen Vorschriften, Gesetze und Verordnungen der Bundesrepublik Deutschland. Die gelieferten Produkte sowie deren Verpackungen entsprechen insbesondere den Anforderungen: des Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuches (LFGB), des Infektionsschutzgesetzes (IfSG), der Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV), der Fertigpackungsverordnung (FPackV), der Verordnung über tiefgefrorene Lebensmittel (TLMV), der Lebensmittelbestrahlungsverordnung (LMBestrV), der Bedarfsgegenstände-Verordnung (BedGgstV), der Lebensmittelzusatzstoff-Durchführungsverordnung (LMZDV) sowie des Verpackungsgesetzes (VerpackG) in Verbindung mit den Pflichten der europäischen Verpackungsverordnung (PPWR) und den geltenden europäischen Material- und Nachhaltigkeitsanforderungen, jeweils in ihrer aktuellen und gültigen Fassung. Der Lieferant garantiert, dass alle nationalen und europäischen Kennzeichnungs-, Registrierungs- und Meldepflichten (insbesondere die ordnungsgemäße Systembeteiligung und die Registrierung im Verpackungsregister LUCID) lückenlos und vollumfänglich erfüllt sind.

8. Lösung des Vertragsverhältnisses, Verzug

8.1 Der Auftraggeber bzw. die ausschreibende Stelle können aus wichtigem Grund vom Vertrag zurücktreten oder den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen. Dieser wichtige Grund liegt insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer Personen, die auf Seiten des Auftraggebers mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind oder ihnen nahestehenden Personen Vorteile anbietet, verspricht oder gewährt. Solchen Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind. Dabei ist es gleichgültig, ob die Vorteile den vorgenannten Personen oder in ihrem Interesse einem Dritten angeboten, versprochen oder gewährt werden.

8.2 Der Auftraggeber bzw. die ausschreibende Stelle behalten sich bei Eigentümerwechsel, Betriebsübergang, Verkauf, Änderung der Rechtsform und ähnlichen Vorgängen ein Sonderkündigungsrecht vor. Das Sonderkündigungsrecht beginnt mit der Rechtswirksamkeit der Vorgänge, endet sechs Monate nach Kenntnis der ausschreibenden Stelle von den genannten Vorgängen und hat eine Kündigungsfrist von einem Monat ab Kündigungstag.

8.3 Kommt der Auftragnehmer mit der Leistung/Lieferung in Verzug, so ist der Auftraggeber berechtigt, nach seiner Wahl Ersatz des Verzugsschadens oder nach Ablauf einer von ihm gesetzten Nachfrist Schadenersatz wegen Nichterfüllung zu verlangen oder vom Vertrag zurückzutreten. Wird die Leistung bis zum Ablauf der Frist teilweise nicht bewirkt, oder hat der Auftraggeber in Folge des Verzugs kein Interesse mehr an der Erfüllung des Vertrages, so gelten die Vorschriften des § 326 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Der Auftragnehmer hat ein Verschulden seiner Erfüllungsgehilfen und der Unterlieferer, soweit letztere nicht vom Auftraggeber vorgeschrieben sind, in gleicher Weise wie eigenes Verschulden zu vertreten.

8.4 Bei Ankündigung eines Liefer- oder Leistungsausfalls oder zur Abwendung von drohenden Schäden ist der Auftraggeber auch berechtigt, den noch nicht vollendeten Teil der Leistungen durch einen Dritten ausführen zu lassen und Ersatz der hierdurch entstehenden angemessenen Mehrkosten von dem Auftragnehmer zu fordern. Der Auftraggeber hat unverzüglich eine Aufstellung über die Art seiner Ansprüche dem Auftragnehmer mitzuteilen. Die endgültige Aufstellung über die entstandenen Mehrkosten und über seine anderen Ansprüche hat der Auftraggeber dem Auftragnehmer spätestens binnen 12 Werktagen nach Abrechnung mit dem Dritten zuzustellen.

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9. Datenschutz

9.1 Die Vertragsparteien verarbeiten personenbezogene Daten (insbesondere Namen und Kontaktdaten der zuständigen Ansprechpersonen) ausschließlich zur Durchführung dieses Vertragsverhältnisses. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Jede Partei ist dabei für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften in ihrem eigenen Verantwortungsbereich selbst zuständig.

9.2 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die ihm im Rahmen der Vertragsbeziehung bekanntgewordenen personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

9.3 Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Vertragsabwicklung nicht mehr benötigt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9.4 Informationen zu den Betroffenenrechten sowie Kontaktdaten des zuständigen Datenschutzbeauftragten sind den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Verantwortlichen zu entnehmen.

10. Gerichtsstand

Der Gerichtsstand ist der Sitz des im Einzelliefervertrag bzw. Einzelauftrag (Bestellabruf) benannten Auftrag gebenden Studentenwerks.

Anerkannt:

.................................. ................. ......................... Firmenstempel Datum Unterschrift

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