EK Ost 26 10 - E06_Leistungsbeschreibung digitales HACCP.pdf

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Einkaufskooperation Studentenwerke Ost Leistungsbeschreibung EK Ost 26-10

Leistungsbeschreibung

Einführung eines digitalen HACCP-Qualitätsmanagementsystems

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Inhaltsverzeichnis

1 Beschreibung des Unternehmens und der Projektbeteiligten ............................................................. 3

1.1 Unternehmensbeschreibung ......................................................................................................... 3

1.2 Aufgaben und Rollen der Projektbeteiligten ................................................................................. 3

2 Rahmenbedingungen zur Einführung einer digitalen Lösung .............................................................. 4

2.1 Anlass der Einführung einer digitalen Lösung ............................................................................... 4

2.2 Kurzbeschreibung der zu erbringenden Leistungen für den Auftragnehmer ............................... 4

2.3 Kenngrößen für die Einführung der digitalen Lösung ................................................................... 5

3 Systemanforderungen an die digitale Lösung ...................................................................................... 5

3.1 Zielgruppe ...................................................................................................................................... 5

3.2.1 Datenerfassung und Aufgabenmanagement ......................................................................... 5

3.2.2 Strukturierte Ablage von Daten, Checklisten und Berichten ................................................. 6

3.3 Schnittstellen ................................................................................................................................. 6

3.4 Systemtechnische Anforderungen ................................................................................................ 6

3.5 Sonstige Anforderungen ................................................................................................................ 8

3.5.1 Benutzerfreundlichkeit ........................................................................................................... 8

3.5.2 Rechtemanagement ............................................................................................................... 8

3.5.3 Administrative Anforderungen ............................................................................................... 8

4 Anforderungen in Hinblick auf die Angebotsabgabe ........................................................................... 9

4.1 Eignung der Bieter ......................................................................................................................... 9

4.2 Vertragsdauer ................................................................................................................................ 9

4.2 Preise ............................................................................................................................................. 9

4.3 Abrechnung ................................................................................................................................... 9

4.4 Vertragsdurchführung ................................................................................................................. 10

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Art der Leistung: Digitalisierung des HACCP-Qualitätsmanagementsystems

Leistungsorte: Studentenwerk in Dresden, Studierendenwerk Greifswald und Studierendenwerk Thüringen

Vertragslaufzeit: 01.12.2026 – 30.11.2030 (Los 1 – STW Dresden)

mit der Möglichkeit um 1 weitere Vertragsverlängerungen

01.03.2027 – 28.02.2031 (Los 2 – STW Greifswald)

mit der Möglichkeit um 1 weitere Vertragsverlängerung

01.03.2027 – 28.02.2031 (Los – STW Thüringen)

mit der Möglichkeit um 1 weitere Vertragsverlängerung

1 Beschreibung des Unternehmens und der Projektbeteiligten

1.1 Unternehmensbeschreibung

Auftraggeber: Studentenwerk Dresden, Abteilung Hochschulgastronomie

Studierendenwerk Greifswald, Abteilung Hochschulgastronomie

Studierendenwerk Thüringen, Abteilung Hochschulgastronomie

Anwender: Mensen, Cafeterien und zentrale Verwaltung

1.2 Aufgaben und Rollen der Projektbeteiligten

Die Auftraggeber für das digitale HACCP-Qualitätsmanagementsystem sind das Studentenwerk

Dresden, das Studierendenwerk Greifswald und das Studierendwerk Thüringen. Die Aufgliederung der

bestehenden HACCP-Prozesse sind als Anlage beigefügt. Den Auftraggebern wird die angebotene

Lösung für alle Mensen und Cafeterien an den 51 Standorten zur Verfügung gestellt. Die alleinigen

Ansprechpartner für den Auftragnehmer sind die Abteilungsleitungen und Ökotrophologen der

Abteilungen Mensen / Cafeterien und zentraler Einkauf und Hochschulgastronomie.

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2 Rahmenbedingungen zur Einführung einer digitalen Lösung

2.1 Anlass der Einführung einer digitalen Lösung

Innerhalb der Mensen und Cafeterien wird derzeit noch kein digitales HACCP-

Qualitätsmanagementsystem eingesetzt. Die Aufzeichnungen der erfassten Daten befinden sich in

Papierform an den jeweiligen Standorten.

Somit ist aktuell eine einheitliche und zeitgerechte Prüfung, sowie eine schnelle

Wiederauffindbarkeit der Dokumente, nicht zwingend gewährleistet. Aus diesem Grund soll ein

digitales HACCP-Qualitätsmanagementsystem etabliert werden. Das schafft eine Steigerung der

Datensicherheit, Transparenz und Prozessoptimierung, auch in Hinblick des Energiemanagements. Die

Speicherung von Daten soll zentral erfolgen. Eine papierlose Dokumentation fördert zusätzlich die

Nachhaltigkeit im Unternehmen.

2.2 Kurzbeschreibung der zu erbringenden Leistungen für den Auftragnehmer

Der Auftragnehmer übernimmt während der gesamten Vertragslaufzeit die Gesamtverantwortung

für die Bereitstellung, den ordnungsgemäßen Betrieb und die Funktionsfähigkeit des angebotenen

Gesamtsystems.

Die Verantwortung umfasst sämtliche zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen

Komponenten und Leistungen, insbesondere:

• Installation/Bereitstellung der Anwendung

• Hardware und technische Infrastruktur (z.B. Cloud)

• erforderliche Lizenzen und Nutzungsrechte

• Schnittstellen und Kommunikationsverbindungen

• Konfigurationen und Systemeinstellungen

• Updates, Upgrades, Patches und Sicherheitsaktualisierungen

• Handbuch

• Schulungen von Administratoren und Hauptanwendern

• Support

• Umsetzung der beschriebenen Prozesse

• Einweisung in Durchführung einfacher Anpassungen

• weitere Beratung nach Aufwand

Der Auftragnehmer hat durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen

sicherzustellen, dass das Gesamtsystem im vereinbarten Umfang dauerhaft funktionsfähig,

verfügbar, sicher, leistungsfähig und miteinander kompatibel betrieben werden kann.

Der Auftragnehmer ist für die vollständige Koordination aller zur Leistungserbringung eingesetzten

Hersteller, Dienstleister und Unterauftragnehmer verantwortlich. Der Auftraggeber ist nicht

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verpflichtet Störungen einzelner Systemkomponenten oder beteiligten Unternehmen zuzuordnen

oder zwischen verschiedenen Leistungserbringern zu vermitteln.

Sämtliche Störungen des Gesamtsystems sind durch den Auftragnehmer zentral entgegenzunehmen,

zu analysieren, zu koordinieren und innerhalb der vertraglich vereinbarten Reaktions-, Lösungs- und

Wiederherstellungszeiten zu beheben. Dies gilt unabhängig davon, ob die Störungsursache in einer

Hardware-, Cloud-, Hosting-, Schnittstellen- oder sonstigen Drittanbieterkomponente und in seinem

Verantwortungs- und Einflussbereich liegt.

2.3 Kenngrößen für die Einführung der digitalen Lösung

Für die Studentenwerke Dresden, Greifswald und Thüringen wird der Umfang der Standorte wie folgt angegeben:

Für weitere Funktionen / Anwendungen muss das System skalierbar sein.

3 Systemanforderungen an die digitale Lösung

3.1 Zielgruppe

Das System soll von verschiedenen Beschäftigten mit unterschiedlichen Fähigkeiten genutzt werden

können. Es muss demnach leicht bedienbar und auch für Menschen mit einer Sehbehinderung

anwendbar sein, indem zum Beispiel die Schriftgröße individuell angepasst werden kann.

3.2 Funktionale Anforderungen an das neue System

3.2.1 Datenerfassung und Aufgabenmanagement Die angebotene Lösung ermöglicht eine voll- bzw. teilautomatisierte Datenerfassung und die manuelle

Eingabe in einem Aufgabenmanagementsystem. Zur manuellen Eingabe ist die Benutzererkennung

durch eine personifizierte Anmeldung zwingende Voraussetzung.

Das System muss dem Auftraggeber die eigenständige Konfiguration von Aufgaben, Alarmierungs- und

Grenzwerten sowie die Verwaltung von Empfängergruppen ermöglichen. Weiter identifiziert es

Abweichungen, Fristüberschreitungen sowie Grenzwertverletzungen automatisiert, generiert

zielgerichtete Benachrichtigungen und ermöglicht einen strukturierten, nachvollziehbaren

Bearbeitungsprozess. Jede Meldung muss mit einer dokumentierten Korrekturmaßnahme versehen

werden können. Betriebszustände und/oder Störungen können in der angebotenen digitalen Lösung

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eingesehen werden. Daraus resultierende Störmeldungen/Warnmeldungen werden an einen

festgelegten Personenkreis über geeignete Kommunikationswege versendet.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für die Dauer der Nutzung die gesamte erforderliche

Kommunikation für die angebotene Hardware zu gewährleisten und bereitzustellen.

Sollte eine Verbindungsunterbrechung zwischen der eingesetzten Hardware und der zur Verwaltung

eingesetzten digitalen Lösung bestehen, muss die Hardware die erfassten Messwerte für mind. 30 Tage

vorhalten, so dass es zu keinem Informationsverlust durch die Unterbrechung kommt.

Eine Sicherungsmöglichkeit/Export der erfassten Daten in Standard-Dateiformate muss gegeben sein.

3.2.2 Strukturierte Ablage von Daten, Checklisten und Berichten Innerhalb der Anwendung gibt es eine strukturierte und übersichtliche Ablage von Daten, Checklisten

und Berichten, die der dem Filesystem ähnelt. Sie können in Oberordner strukturiert werden. So

können auch über die Ordnerebene Rechte verwaltet werden, sodass in bestimmten Ordnern nur

Daten für eine Organisationseinheit abgelegt werden. Die Aufbewahrungsfristen sind an den einzelnen

Daten/Berichten hinterlegt und bestimmen somit die jeweilige Ablagezeit. Mit Ablauf der festgelegten

Aufbewahrungsfristen können die Daten, Checklisten und Berichte gelöscht werden.

Das System verfügt zudem über eine Such- und Filteroberfläche zur zielgerichteten Recherche in den

gespeicherten Datensätzen, Aufgaben und Berichten. Die Filterung muss mindestens auf Basis der

Dimensionen Standort, Bereich, Zeitraum und Status erfolgen können. Eine Mehrfachauswahl sowie

die Kombination mehrerer Filterkriterien (Filter-Chaining) sind zwingend erforderlich, um die

Ergebnismenge adäquat einzugrenzen.

3.3 Schnittstellen Für das digitale HACCP-Qualitätsmanagementsystem sind Schnittstellen zur angebotenen Hardware,

zum E-Mailsystem der jeweiligen Studenten- bzw. Studierendenwerke sowie zum

Warenwirtschaftssystem tl1 erforderlich. Die finale, detaillierte Spezifikation dieser Schnittstellen

erfolgt nach Auftragsvergabe gemeinsam mit dem Auftragnehmer. Als unabdingbare und nicht

verhandelbare Mindestanforderung gilt hierbei das Vorhandensein einer Schnittstelle zur täglich

automatisierten Aufgabenerstellung für Kerntemperaturmessungen von Komponenten direkt aus dem

ERP-System tl1.

3.4 Systemtechnische Anforderungen Das System ist mehrmandantenfähig. So muss es möglich sein, unterschiedliche Kunden und deren

Bereiche als voneinander abgeschottete Einheiten zu betreiben. Des Weiteren besteht die

Anforderung, dass je Kunde unterschiedliche Speicherorte einstellbar sind.

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Hauptvoraussetzung für die Anwendung ist ein durchgehend performantes Arbeiten mit minimalen

Zugriffszeiten. Das System muss vollständig skalierbar sein, sodass wachsende Nutzerzahlen und

steigende Datenmengen weder die Stabilität noch die Verarbeitungsgeschwindigkeit der Anwendung

beeinträchtigen.

Zusätzlich ist eine Webfähigkeit erwünscht. So soll das System ohne lokale Installation mittels Browser

bedient werden können. Welche Browser notwendig sind, ist zeitnah mitzuteilen.

Welche Hardware für das System benötigt wird, soll durch den Auftragnehmer empfohlen werden. Die

Datenübertragung zur übergeordneten Plattform hat vollständig autark über integrierte

Mobilfunktechnologien zu erfolgen. Lokale Netzwerkinfrastrukturen wie WLAN oder LAN dürfen für

den Regelbetrieb nicht erforderlich sein. Es muss demnach zwingend für alle datenübertragenden

Hardware-Systeme eine WLAN-/ LAN-freie Datenübertragung gewährleistet sein. Sämtliche

Verbindungskosten und Bereitstellungen sind in den entsprechenden Positionen einzukalkulieren.

Mobile Messgeräte (insb. Einstechthermometer) müssen über eine integrierte Bluetooth-Schnittstelle

zur automatisierten und nahtlosen Kopplung verfügen. Es ist eine skalierbare Systemarchitektur

vorzusehen, die die flexible Einbindung und modulare Erweiterung diverser Sensor- und

Messgerätetypen gewährleistet. Zur Sicherstellung der Messgenauigkeiten sind eine regelmäßige

Wartung und eine turnusmäßige Kalibrierung zu gewährleisten.

Das System muss über eine automatisierte, manipulationssichere und nicht deaktivierbare

Protokollierungsfunktion (Audit Trail) verfügen. Sämtliche benutzer- und systemseitigen

Interaktionen, insbesondere Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten, Systemkonfigurationen

sowie Benutzerrechten und Berechtigungsstrukturen, sind lückenlos und chronologisch

aufzuzeichnen.

Der Auftragnehmer stellt einen deutschsprachigen Support bereit, der zu den vereinbarten

Supportzeiten über ein E-Mail- und Ticket-System erreichbar sein muss. Für das Störungsmanagement

ist ein transparentes Modell mit klar definierten Eskalationsstufen sowie verbindlichen Reaktions- und

Lösungszeiten zu implementieren. Der aktuelle Bearbeitungsfortschritt und relevante

Statusinformationen müssen dem Auftraggeber übermittelt werden.

Der Datensicherheit ist ebenso Rechnung zu tragen. So sind sichere Datenübertragungsverfahren und

das verschlüsselte Speichern der Dateien erforderlich.

Für die zum Einsatz kommende Cloud-Lösung, weist der Anbieter den sicheren Betrieb durch

entsprechende Zertifikate (z.B. ISO 27001/27018, StarAudit von EuroCloud oder TÜV Rheinland) nach.

Zum Schutz des Systems und der Daten ist eine zuverlässige Backupstrategie inklusive praxiserprobter

Wiederherstellungsverfahren zu implementieren. Das System muss definierte Wiederanlaufzeiten

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einhalten, deren Einhaltung durch regelmäßige Disaster-Recovery-Tests verifiziert wird. Die Plattform

ist über ein geregeltes Schwachstellenmanagement sowie regelmäßige Sicherheitsupdates

technologisch abzusichern. Für das Schließen kritischer Sicherheitslücken müssen dokumentierte

Prozesse und Sofortmaßnahmen greifen. Der Systemzugriff selbst wird über ein professionelles

Identitäts- und Berechtigungsmanagement gesteuert, das auf einem granularen Rollenmodell basiert.

Alle Komponenten und Funktionalitäten müssen den einschlägigen Normen, gesetzlichen Vorschriften

und dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

3.5 Sonstige Anforderungen

3.5.1 Benutzerfreundlichkeit Die Anwendung ist benutzerfreundlich. Da ein Großteil der Anwender nicht aus dem IT-Umfeld kommt,

sollte die Oberfläche der Anwendung übersichtlich und intuitiv sein. Ebenso ist eine barrierefreie

Anwendung erwünscht, sodass diese auch für Menschen mit einer Seheinschränkung verwendet

werden kann. Das bedeutet, dass eine Vergrößerung innerhalb der Anwendung zu keinem

Informationsverlust führen darf.

3.5.2 Rechtemanagement Innerhalb des Systems gibt es eine Zugriffsrechteverwaltung. So sollten sowohl auf Ordner- aber auch

auf Analyseebene Zugriffsrechte vergeben werden können. Dabei kann dies für ganze

Organisationseinheiten als auch bestimmte Nutzer eingestellt werden.

Im Sinne des Datenschutzes und der vermeidbaren Leistungskontrolle, muss es möglich sein,

verschiedene Protokolle für Nutzer auszublenden. Eine automatisierte Leistungskontrolle soll mit dem

System nicht möglich sein.

Die Dokumente und zugehörigen Daten müssen im Laufe ihrer Aufbewahrungsfrist verfügbar sein. Bei

erfassten Daten ist ihre Unveränderbarkeit sicherzustellen.

Die Anwendung hat die Vorgaben der EU-DSGVO zu erfüllen.

3.5.3 Administrative Anforderungen Das System sollte durch den Auftraggeber mit den geeigneten Administratoren-Schulungen

konfigurierbar sein. Es ist demnach ein flexibel konfigurierbares System gewünscht. Folgende

Tätigkeiten sollten durch den Auftraggeber unter anderem an dem bestehenden System

konfigurierbar sein:

• Erstellung eigener Dokumententypen – inklusive eigener Metadaten

• Eigene Benutzer- und Rechteverwaltung

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4 Anforderungen in Hinblick auf die Angebotsabgabe

4.1 Eignung der Bieter

Die Bieter sollten Erfahrung bei der Inbetriebnahme und Wartung eines digitalen HACCP-

Qualitätsmanagementsystems haben. Der Bieter soll 3 Referenzen für vergleichbare Projekte

benennen.

Die Bieter erhalten die Möglichkeit, vor Angebotsabgabe, die vorhandenen Gegebenheiten in den

Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig und des Studentenwerks Freiberg anzuschauen.

Eine Aufforderung zur kostenneutralen Teststellung vor Zuschlagserteilung zum Nachweis der

Erfüllung aller geforderten Parameter und der vom Bieter angebotenen Leistungen behalten sich die

Auftraggeber jeweils vor Ort vor.

4.2 Vertragsdauer

Der Vertrag beginnt am 01.12.2026 und endet am 30.11.2030. (Los 1 – STW Dresden)

mit der Möglichkeit um 1 weitere Vertragsverlängerung.

Der Vertrag beginnt am 01.03.2027 und endet am 28.02.2031. (Los 2 – STW Greifswald)

mit der Möglichkeit um 1 weitere Vertragsverlängerung.

Der Vertrag beginnt am 01.03.2027 und endet am 28.02.2031. (Los 3 – STW Thüringen)

mit der Möglichkeit um 1 weitere Vertragsverlängerung.

4.2 Preise

Für den Vertragszeitraum gelten die Preise entsprechend des Preisblattes (Vordruck Preisblatt) im Angebot der Ausschreibung.

Die Abrechnung erfolgt mit dem angebotenen Preis zzgl. der gesetzlichen MwSt.

Die vereinbarten Preise sind Festpreise und bleiben für den gesamten Vertragszeitraum gültig.

4.3 Abrechnung

Die Rechnungslegung erfolgt vorzugsweise als Monatsrechnung.

Die Zahlungen erfolgen vorzugsweise innerhalb von 14 Tagen rein netto. zzgl. der gesetzlichen MwSt.

Die Rechnungslegung erfolgt in einfacher Ausfertigung an folgende Anschriften

Studentenwerk Dresden:

Studentenwerk Dresden

Anstalt des öffentlichen Rechts

Fritz-Löffler-Straße 18

01069 Dresden

oder vorzugsweise per E-Mail an: dre@studentenwerk-dresden.de

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Studierendenwerk Greifswald:

Studierendenwerk Greifswald

Anstalt des öffentlichen Rechts

Bahnhofsstraße 44 b

17489 Greifswald

oder vorzugsweise per E-Mail an: rechnungen@stw-greifswald.de

Studierendenwerk Thüringen:

Studierendenwerk Thüringen

Abteilung Rechnungswesen

Postfach 100822

07708 Jena

oder vorzugsweise per E-Mail an: rechnungenwesen@stw-thueringen.de

4.4 Vertragsdurchführung

Alle Maßnahmen, die zur Durchführung dieser Verträge und nachfolgende Regelungen erforderlich sind, werden durch das Studentenwerk Dresden, Abteilung Hochschulgastronomie / Beschaffung; das Studierendenwerk Greifswald, Abteilung Hochschulgastronomie und das Studierendenwerk Thüringen, Abteilung Hochschulgastronomie / Vergabestelle einzeln wahrgenommen.

Änderungen zu den ausgeschriebenen Leistungen bedürfen der Schriftform.

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Datum / Unterschrift / Stempel der Firma