Vergabeunterlagen_Callcenter - Final - Stand 20.08.2026.pdf

Betriebskrankenkasse der BMW AG (BMW BKK)

– Vergabestelle –

Dostlerstraße 3 80809 München

An alle interessierten Wirtschaftsteilneh- mer / Bieter

Bearbeiter: Thomas Polke

Telefon: +49(0)89/382-11115

E-Mail: ausschreibung@bmwbkk.de

Vergabenummer: CXP4YMTMXM2

20.08.2026

V E R G A B E U N T E R L A G E N

(Ausschreibungsunterlagen)

über die Beschaffung

von Callcenter-Dienstleistungen

im Bereich der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 1 von 33

I N H A L T S V E R Z E I C H N I S

I. Allgemeines zu den Vergabeunterlagen ................................................... 5

1. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ............................................... 5

2. Definitionen ................................................................................................ 5

3. Ausschreibende Stelle ............................................................................... 5

4. Auftraggeber ............................................................................................... 6

5. Kurzbeschreibung des Auftragsgegenstands und des Umfangs ........... 6

6. Ansprechpartner ........................................................................................ 6

7. Kontaktstelle und Kommunikation ............................................................ 7

8. EU-Bekanntmachung ................................................................................. 7

9. Vergaberechtsregime ................................................................................. 7

10. Vergabeverfahrensart ................................................................................ 7

11. Nebenangebote .......................................................................................... 7

12. Weitere Informationen / Bereitstellung der Vergabeunterlagen .............. 7

13. Art und Umfang der Leistung (Leistungsbeschreibung) ......................... 8

14. Vertragsbedingungen ................................................................................ 8

15. Zeitplan ....................................................................................................... 8

16. Bewerbungsbedingungen.......................................................................... 8

16.1. Zugelassene Sprachen ................................................................................. 8

16.2. Keine Kostenerstattung ................................................................................ 9

16.3. Eigentum an den Angeboten ........................................................................ 9

16.4. Abgabe der Angebote................................................................................... 9

16.5. Fristen für die Angebote ............................................................................... 9

16.6. Bindefrist .................................................................................................... 10

16.7. Angaben der Preise .................................................................................... 10

16.8. Formblätter des Auftraggebers ................................................................... 10

16.9. Änderungen der Vergabeunterlagen ........................................................... 10

16.10. Gewerbliche Schutzrechte .......................................................................... 10

16.11. Abfrage des Wettbewerbsregisters ............................................................. 10

16.12. Sicherstellung des Wettbewerbs ................................................................ 10

16.13. Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ........................ 11

16.14. Vertraulichkeit und Geheimhaltung ............................................................. 11

16.15. Beschaffung weiterer Informationen ........................................................... 11

16.16. Ergänzungen / Überarbeitungen der Vergabeunterlagen ............................ 12

16.17. Fragen / Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ................. 12

16.18. Bietergemeinschaften ................................................................................. 13

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 2 von 33

16.19. Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren .................... 13

16.20. Rechtsbehelfsbelehrung ............................................................................. 13

II. Angebot..................................................................................................... 15

1. Aufforderung zur Abgabe von Angeboten ............................................. 15

1.1. Erstellung und Einreichung des Angebots .................................................. 15

1.2. Öffnung der Angebote ................................................................................ 15

1.3. Allgemeines Vorgehen bei der Prüfung und Wertung der Angebote ........... 15

1.4. Formale Prüfung der Angebote .................................................................. 15

1.5. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ...................................................... 16

1.6. An Unterauftragnehmer zu vergebene Teile des Auftrags .......................... 16

1.7. Inhaltliche Prüfung der Angebote ............................................................... 16

1.7.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung .......................................... 17

1.7.1.1. Handelsregisterauszug ........................................................................... 17 1.7.1.2. Alternativer Nachweis ............................................................................. 17 1.7.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ....................................... 17

1.7.2.1 Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung ........................................... 18 1.7.2.2 Umsatz .................................................................................................... 18

1.7.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ............................................. 18

1.7.3.1 Allgemeine Anforderungen an die Referenzen: ....................................... 18 1.7.3.2 Mindestanforderungen an die Referenzen ............................................... 20

1.8. Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) 20

1.8.1. Bedingungen zum Nachweis der Eignung .................................................. 20

1.8.2. Nachweis für die berufliche Leistungsfähigkeit ............................................ 21

1.8.3. Überprüfung durch den Auftraggeber.......................................................... 21

1.8.4. Gemeinsame Haftung ................................................................................. 21

1.9. Ergänzende Hinweise................................................................................. 21

1.10. Umfang des Angebots ................................................................................ 21

1.10.1. Anschreiben................................................................................................ 22

1.10.2. Angaben zum Bieter / zum bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft ..................................................................................... 22

1.10.3. Angaben zur Bietergemeinschaft ................................................................ 22

1.10.4. Eignungsnachweis ...................................................................................... 22

1.10.5. Allgemeine Anforderungen an das Angebot ................................................ 22

1.10.6. Eintragungen des Bieters und Änderungen hieran ...................................... 22

1.11. Preisblatt .................................................................................................... 23

2. Allgemeine Anforderungen an die Angebote ......................................... 23

2.1. Frist zur Abgabe der Angebote (Angebotsfrist) ........................................... 23

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 3 von 33

2.2. Umgang mit verspätet eingegangenen Angeboten ..................................... 23

2.3. Änderungen des Angebots durch den Bieter .............................................. 23

2.4. Eintragungen des Bieters und Änderungen hieran ..................................... 24

2.5. Änderungen der Vergabeunterlagen ........................................................... 24

2.6. Formblätter des Auftraggebers ................................................................... 24

3. Bieterfragen .............................................................................................. 24

3.1. Hinweispflicht bei Unklarheiten oder Fehlern in den Vergabeunterlagen .... 24

3.2. Beantwortung von Bieterfragen und sonstigen Mitteilungen des Auftraggebers ............................................................................................. 25

4. Etwaige Aufhebung des Vergabeverfahrens .......................................... 25

5. Datenschutz .............................................................................................. 25

6. Wertung der Angebote ............................................................................. 26

6.1. Zuschlagskriterien und deren Gewichtung .................................................. 26

6.1.1. Migrationsprozess .................................................................................... 28 6.1.2. Durchführendes Personal beim Auftragnehmer ..................................... 28 6.1.3. Prozessorganisation und Notfallkonzept ................................................ 30 6.1.4. Qualität ...................................................................................................... 30 6.1.5. Datenschutz .............................................................................................. 31 6.1.6. Nachhaltigkeit ........................................................................................... 32

Anlagen: ………………………………………………………………………………………33

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 4 von 33

I. Allgemeines zu den Vergabeunterlagen

1. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots

Auf Grundlage dieser Vergabeunterlagen (auch als „Ausschreibungsunterlagen“ be- zeichnet) einschließlich aller Anlagen werden alle interessierten Wirtschaftsteilneh- mer gemäß § 15 Abs. 1 VgV zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

2. Definitionen

• Unternehmen werden auch als „Wirtschaftsteilnehmer“ bezeichnet.

• Die Unternehmen, die sich direkt um den Auftrag bewerben, werden „Hauptwirtschaftsteilnehmer“ genannt.

• Die Unternehmen, deren Kapazitäten ein Wirtschaftsteilnehmer (der sich direkt bewirbt) in Anspruch nimmt, werden „Dritte“ genannt.

• Der Dritte leiht die oder einen Teil der Eignung an den Hauptwirtschaftsteil- nehmer (sog. „Eignungsleihe“).

• Die Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, wer- den als „Bieter“ bezeichnet. Nehmen mehrere Wirtschaftsteilnehmer gemein- sam an dem Vergabeverfahren teil, werden diese als „Bieter“ oder „Bieterge- meinschaft“ bezeichnet.

• Der Hauptwirtschaftsteilnehmer (Bieter oder Bietergemeinschaft), der den Zu- schlag erhält, wird als „Auftragnehmer“ bezeichnet.

3. Ausschreibende Stelle

Ausschreibende Stelle ist die

Betriebskrankenkasse der BMW AG (im Folgenden auch als „BMW BKK“, „Auftraggeber“ oder „Vergabestelle“ bezeichnet)

vertreten durch den Vorstand

Mengkofener Str. 6 84130 Dingolfing

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 5 von 33

4. Auftraggeber

Auftraggeber der hier ausgeschriebenen Leistungen ist die BMW BKK, eine Körper- schaft des öffentlichen Rechts.

Die BMW BKK ist eine Betriebskrankenkasse exklusiv für BMW Mitarbeiter und ih- ren Familien. Im Falle eines Ausscheidens aus dem Unternehmen können bisherige Versicherte bei der BMW BKK versichert bleiben.

Die BMW BKK wurde am 1. Juli 1990 gegründet und betreut ca. 230.000 Versi- cherte. Der Hauptsitz der Krankenkasse ist in Dingolfing. Zentrale Aufgaben werden in Dingolfing (Mengkofener Straße 6) und München (Dostlerstraße 3) gesteuert. Ins- gesamt betreibt die BMW BKK an folgenden deutschen BMW Standorten Regional- büros: München FIZ, München Dostlerstraße, Landshut, Regensburg, Dingolfing Werk, Dingolfing Mengkofener Straße, Berlin und Leipzig, in denen die Versicherten vor Ort Beratung und Unterstützung erhalten.

Ziel und Aufgabe der BMW BKK ist es, die Versicherten zu unterstützen, ihre Ge- sundheit und Leistungsfähigkeit zu erhalten oder zu verbessern und sie im Krank- heitsfall optimal zu versorgen. Prävention und Früherkennung sind der BMW BKK besonders wichtig.

5. Kurzbeschreibung des Auftragsgegenstands und des Umfangs

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Vergabe von Callcenter-Dienstleistungen.

Diese umfassen die Annahme und Durchführung von telefonischen Kundenanfra- gen außerhalb der Öffnungszeiten (7.00 – 8.00 Uhr und 16:30 bis 20.00 Uhr) sowie in Zeiten erhöhten Telefonaufkommens während der Öffnungszeiten der BMW BKK (8.00 bis 17.00 Uhr).

Alle angenommen und durchgeführten Gespräche sind zu dokumentieren. Die jeweils erforderlichen Eintragungen im Kundensystem des Auftraggebers sind vorzunehmen.

Für eingehende Anrufe zwischen 20.00 Uhr und 7.00 Uhr sowie an Wochenende und Feiertagen (24 Stunden) soll die telefonische Erreichbarkeit z.B. durch einen Anrufbeantworter beim Auftragnehmer sichergestellt werden. Die Anrufe werden entsprechend geroutet.

Ausführliche Angaben zum Auftragsgegenstand sind in der Leistungsbeschrei- bung (Anlage 1) enthalten.

6. Ansprechpartner

Ansprechpartner bei dem Auftraggeber ist Herr Thomas Polke.

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 6 von 33

7. Kontaktstelle und Kommunikation

Folgende Stelle ist für das Vergabeverfahren als Kontaktstelle zuständig:

BMW BKK Dostlerstraße 3 80809 München Herr Thomas Polke E-Mail: ausschreibung@bmwbkk.de Telefon: +49(0)89/382-11115

8. EU-Bekanntmachung

Der Auftraggeber hat seine Absicht über die Vergabe des hier gegenständlichen Auftrags

„Callcenter-Dienstleistungen im Bereich der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung“

im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union europaweit bekannt ge- macht.

9. Vergaberechtsregime

Der Auftraggeber verfährt nach Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschrän- kungen (GWB) sowie nach den Regelungen der Verordnung zur Modernisierung des Vergaberechts (Vergaberechtsmodernisierungsverordnung – VergRModVO), insbesondere nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Verga- beverordnung – VgV).

10. Vergabeverfahrensart

Das Gesamtvolumen der Dienstleistungen über die maximale Vertragslaufzeit von vier Jahren (inklusive optionaler Verlängerungen) wird netto über 214.000 Euro er- wartet.

Die Auswahl des Wirtschaftsteilnehmers und dessen Beauftragung mit der hier aus- geschriebenen Leistung erfolgt daher im offenen Verfahren (vgl. §§ 119 Abs. 3 GWB, 14 Abs. 2; 15 VgV).

11. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

12. Weitere Informationen / Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Unter https://www.dtvp.de/ und der Vergabenummer CXP4YMTMXM2 finden Sie weitere Informationen zu dem Vergabeverfahren.

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 7 von 33

Sie können dort die Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen. Ein anderweitiger Versand der Vergabeunterlagen erfolgt nicht.

13. Art und Umfang der Leistung (Leistungsbeschreibung)

Anlage 1 enthält die Leistungsbeschreibung.

14. Vertragsbedingungen

Über die auftragsgegenständlichen Leistungen wird ein Vertrag geschlossen.

Anlage 2 enthält diesen Vertrag.

15. Zeitplan

Der vom Auftraggeber aufgestellte Zeitplan gestaltet sich wie folgt:

Die Fristen sind für die Bieter bindend, soweit und solange der Auftraggeber hiervon nicht abweicht. Somit behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den voraussichtli- chen Zeitplan anzupassen.

16. Bewerbungsbedingungen

16.1. Zugelassene Sprachen

Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Der gesamte Schriftverkehr mit dem Auftragge- ber ist in deutscher Sprache zu führen.

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 8 von 33

Für Angaben und Nachweise, die nicht in deutscher Sprache gefasst sind (z.B. Be- scheinigungen ausländischer Behörden), sind neben Kopien der fremdsprachigen Originale auch beglaubigte Übersetzungen beizufügen.

Die Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen.

16.2. Keine Kostenerstattung

Für die Bearbeitung und Erstellung der Angebote werden den Wirtschaftsteilneh- mern etwaig entstehende Kosten nicht erstattet.

16.3. Eigentum an den Angeboten

Die eingereichten Angebote gehen in das Eigentum des Auftraggebers über.

16.4. Abgabe der Angebote

Die Angebote sind einschließlich der jeweils geforderten Unterlagen ausschließlich in elektronischer Form auf dem E-Vergabe-Portal

https://www.dtvp.de/

einzureichen.

Ausführliche Hinweise zur Nutzung des E-Vergabeportals finden die Bieter unter: https://support.cosinex.de/unternehmen/display/company/Bietertool

Eine Angebotsübermittlung per Post, Kurier, direkt, anderweitig elektronisch (bspw. per E-Mail) oder fernschriftlich ist nicht zugelassen.

Die Angebote müssen vollständig sein. Für die Angebote sind die vom Auftraggeber bereitgestellten Formblätter zu verwenden.

Bieter dürfen bei der Öffnung der Angebote nicht anwesend sein (§ 55 Abs. 2 Satz 2 VgV).

16.5. Fristen für die Angebote

Die Bieter haben ihr Angebot bis spätestens

Di. 22.09.2026 (12:00 Uhr) einzureichen.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können die Angebote über das E-Vergabe-Portal

https://www.dtvp.de/ zurückgezogen werden.

Berichtigungen, Ergänzungen oder Änderungen können hinsichtlich des Angebots bis zum Ablauf der Angebotsfrist ausschließlich über das E-Vergabe-Portal

https://www.dtvp.de/ vorgenommen werden.

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 9 von 33

16.6. Bindefrist

Die Bieter sind an ihre abgegebenen Angebote bis zum Mo. 30.11.2026 gebunden (Bindefrist), soweit sie ihre Angebote nicht vor Ablauf der Frist rechtmäßig zurück- genommen haben.

Die Benachrichtigung gemäß § 134 GWB (Absageschreiben an unterlegene Bieter) erfolgt voraussichtlich am Do. 15.10.2026.

Nach Ablauf der Stillhaltefrist wird der Zuschlag voraussichtlich am Mo. 02.11.2026 erteilt.

16.7. Angaben der Preise

Alle Preise sind in Euro (EUR), Bruchteile in vollen Cent anzugeben. Die Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlich gültigen Mehrwertsteuer.

16.8. Formblätter des Auftraggebers

Es sind ausschließlich diejenigen Formblätter zu verwenden, welche den Vergabe- unterlagen beigefügt sind.

16.9. Änderungen der Vergabeunterlagen

Änderungen in und an den Vergabeunterlagen durch die Bieter sind unzulässig und stellen einen Ausschlussgrund dar (vgl. § 53 Abs. 7 Satz 1, § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

16.10. Gewerbliche Schutzrechte

Der Bieter hat in seinem Angebot anzugeben, wenn für den Gegenstand des Ange- bots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von dem Bieter oder anderen bean- tragt sind. Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.

16.11. Abfrage des Wettbewerbsregisters

Der Auftraggeber wird, vor Erteilung des Zuschlags an den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, beim Bundeskartellamt eine Abfrage des Wettbewerbsregisters stellen (gemäß § 6 Abs. 1 Satz 1 Wettbewerbsregistergesetz – WregG).

16.12. Sicherstellung des Wettbewerbs

Vereinbarungen zwischen Unternehmen, Beschlüsse von Unternehmensvereinigun- gen und aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen, die eine Verhinderung, Ein- schränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, sind verboten und können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Die Wirtschaftsteilnehmer (Bieter) haben insbesondere zu beachten, dass der Ge- heimwettbewerb nicht durch eine Mehrfachbeteiligung unzulässig beeinflusst wird. Bei Vorliegen von Zweifeln wird der Auftraggeber von den Wirtschaftsteilnehmern (Bietern) den Nachweis verlangen, dass der Geheimwettbewerb gewahrt worden ist.

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 10 von 33

Kann ein Wirtschaftsteilnehmer (Bieter) diesen Nachweis nicht erbringen, kann dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.

16.13. Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen des Vergabeverfahrens erbetene personenbezogene Angaben werden hierfür gespeichert und verarbeitet. Die Wirtschaftsteilnehmer (Bieter) erklären sich mit Abgabe ihres Angebots mit diesem Vorgehen einverstanden.

Hinweis: Informationsblatt in Anlage 14.

16.14. Vertraulichkeit und Geheimhaltung

Die Vergabeunterlagen sind vertraulich zu behandeln und bleiben Eigentum des Auftraggebers. Sie dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung und jede nicht durch den vorgenannten Verwendungszweck gedeckte Weitergabe an Dritte – auch auszugsweise – und jede Nutzung für andere Zwecke sind ohne die ausdrückliche schriftliche vorherige Zustimmung des Auftrag- gebers nicht gestattet.

Wird kein Angebot abgegeben, so sind die Vergabeunterlagen in eigener Zuständig- keit zu vernichten.

Die Nichtbeachtung der Vertraulichkeitsanforderungen hat – unbeschadet weiterer Folgen – zwangsläufig Einfluss auf die Beurteilung der Zuverlässigkeit des Bieters, insbesondere auch bei zukünftigen Maßnahmen des Auftraggebers.

Die Bieter haben in ihren Angeboten diejenigen Stellen zu bezeichnen oder zu mar- kieren, die dem Geheimschutz im Sinne des § 165 Abs. 2 GWB unterfallen.

16.15. Beschaffung weiterer Informationen

Damit der Auftraggeber mit den Bietern / der Bietergemeinschaft besser kommuni- zieren kann, empfehlen wir dringend, dass sich diese – soweit nicht bereits gesche- hen – auf der Vergabeplattform

https://www.dtvp.de/

freiwillig und kostenlos registrieren.

Ohne eine solche Registrierung kann der öffentliche Auftraggeber die nicht re- gistrierten Bieter / die Bietergemeinschaft über nachträgliche Informationen nicht ak- tiv informieren. In diesem Fall obliegt es den nicht registrierten Bietern / der Bieter- gemeinschaft, sich auf der Vergabeplattform

https://www.dtvp.de/

unter der Suche [Eingabe in die Suchfunktion: CXP4YMTMXM2] des hier gegen- ständlichen Vergabeverfahrens regelmäßig selbst über etwaige Änderungen, wie

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 11 von 33

beispielsweise über neue beantwortete Bieterfragen, etwaig überarbeitete Vergabe- unter-lagen sowie Miteilungen des Auftraggebers zu informieren. Diese Obliegen- heit besteht bis zum Ablauf der Angebotsfrist.

Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen ist eine Registrierung nicht erforderlich (vgl. § 41 Abs. 1 VgV).

Die Unternehmen können sich jedoch freiwillig auf dem Internet-Portal

https://www.dtvp.de/

registrieren und sich unter der Suche [Eingabe in die Suchfunktion: [CXP4YMTMXM2] über das hier gegenständliche Vergabeverfahren informieren.

Hierzu registriert sich das Unternehmen mit einer eindeutigen Unternehmensbe- zeichnung sowie einer E-Mail-Adresse. Änderungen oder Ergänzungen dieser An- gaben sind unverzüglich auf dem angegebenen Internet-Portal vorzunehmen.

Ab der erfolgten Registrierung informiert das angegebene Internet-Portal die Unter- nehmen, die sich freiwillig registriert haben, ob neue beantwortete Bieterfragen, et- waig überarbeitete Vergabeunterlagen sowie Mitteilungen des Auftraggebers zum Download auf dem Internet-Portal

https://www.dtvp.de/

unter der Suche Eingabe in die Suchfunktion: CXP4YMTMXM2] des hier gegen- ständlichen Vergabeverfahrens bereitgestellt werden.

Hierzu erhalten die registrierten Bieter eine entsprechende Information.

Im Falle von Abwesenheitsmitteilungen eines registrierten Bieters erfolgt kein erneu- ter Versand der Informationen, weder an dieselbe E-Mail-Adresse noch an irgend- eine in der Abwesenheitsmitteilung angegebene E-Mail-Adresse.

16.16. Ergänzungen / Überarbeitungen der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen ändernde, ergänzende, berichtigende oder klarstellende An- gaben behält sich der Auftraggeber in jeder Phase des Vergabeverfahrens vor.

16.17. Fragen / Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat die Vollständigkeit der Vergabeunterlagen zu überprüfen und fehlende Unterlagen beim Auftraggeber anzufordern.

Ergeben sich für die Bieter / Bietergemeinschaft Fragen oder enthalten die Vergabe- unterlagen Unklarheiten bzw. Fehler, so obliegt es diesen, gegenüber dem Auftrag- geber unverzüglich, spätestens bis Di. 15.09.2026 digital über das Internet-Portal

ausschreibung@bmwbkk.de

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 12 von 33

seine Bieterfragen unter der Bezugnahme auf dieses Vergabeverfahren zu stellen und auf die Unklarheiten bzw. Fehler hinzuweisen (das Zugangsrisiko liegt beim Bieter / Bietergemeinschaft).

16.18. Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften haben mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern getragene Erklärung abzugeben,

• in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft aus allen Mitgliedern im Auftragsfall erklärt ist, • in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für das Vergabeverfahren und die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, • dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, und • dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft und (im Auftragsfall) der Arbeitsge- meinschaft als Gesamtschuldner haften.

Die rechtlichen Anforderungen an die Bildung von Bietergemeinschaften sind einzu- halten.

Die Bietergemeinschaften haben für diese Erklärung das als Anlage 7 beigefügte Formblatt „Bietergemeinschaft“ zu verwenden und dieses Formblatt mit ihrem An- gebot ausgefüllt einzureichen.

16.19. Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Bundeskartellamt Die Vergabekammern des Bundes Villemombler Straße 76 53123 Bonn Tel: +49 (0)228 9499-0 Fax: +49 (0)228 9499-163 E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de Internet: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/ Vergabekammern.html

16.20. Rechtsbehelfsbelehrung

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit

• der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auf- traggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 13 von 33

• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung er- kennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung be- nannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auf- traggeber gerügt werden, • Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen er- kennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, • mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, ei- ner Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 14 von 33

II. Angebot

1. Aufforderung zur Abgabe von Angeboten

Der Auftraggeber fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines offenen Verfahrens öffentlich zur Abgabe eines Angebots auf. Jedes interes- sierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Mit dem Angebot übermitteln die Unternehmen die vom Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung (vgl. § 15 Abs. 5 VgV). Der Auftrag wird nach Durchführung des Vergabe- verfahrens an ein fachkundiges und leistungsfähiges (geeignetes) Unternehmen vergeben.

1.1. Erstellung und Einreichung des Angebots

Interessierte Unternehmen werden gebeten, ein Angebot zu erarbeiten und dieses form- sowie fristgerecht ausschließlich über das E-Vergabe-Portal

https://www.dtvp.de/ einzureichen.

Mit dem Angebot übermitteln die interessierten Unternehmen die vom Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung. Als Anlage 15 ist eine „Checkliste“ beigefügt, die der Bieter / die Bietergemeinschaft entsprechend für sich abhaken kann, um sicherzustellen, dass das Angebot vollständig ist. Ein nicht vollständiges Angebot kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

1.2. Öffnung der Angebote

Die Öffnung der Angebote erfolgt unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist. Die Öffnung der Angebote findet unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt. Bieter sind daher zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

1.3. Allgemeines Vorgehen bei der Prüfung und Wertung der Angebote

Der Auftraggeber überprüft die Eignung der Bieter anhand der gemäß § 122 GWB festgelegten Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne des § 123 und § 124 GWB.

1.4. Formale Prüfung der Angebote

Der Auftraggeber prüft die vorliegenden Angebote zunächst auf die Einhaltung der in diesen Vergabeunterlagen festgelegten formalen und inhaltlichen Anforderungen gemäß § 56 Abs. 1 VgV. Dabei überprüft er die Vollständigkeit und Richtigkeit des jeweiligen Angebots und wird diese gegebenenfalls gemäß § 53, § 57 Abs. 1 VgV ausschließen. Das Angebot muss vollständig sein und alle geforderten Unterschrif- ten, Angaben und Erklärungen enthalten.

Im Rahmen der formalen Prüfung werden gemäß § 57 VgV Angebote ausgeschlos- sen, die nicht den Erfordernissen des 53 VgV genügen, insbesondere:

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 15 von 33

• Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (§ 57 Abs. 1, Nr. 1 VgV). • Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV). • Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zwei- felsfrei sind (§ 57 Abs. 1 Nr. 3 VgV). • Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

Ferner werden Angebote ausgeschlossen,

• die nicht in deutscher Sprache verfasst sind.

Der Auftraggeber kann die Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte un- ternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Be- scheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.

Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den Auftraggeber inner- halb einer festzulegenden angemessenen Frist vorzulegen.

Ein Anspruch der Bieter auf eine Nachforderung von Unterlagen besteht nicht. An- gebote, die nicht die geforderten bzw. bei Ausübung der vorgenannten Möglichkeit nicht die nachgeforderten Unterlagen enthalten, werden ausgeschlossen.

1.5. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Wirtschaftsteilnehmer haben das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 bis § 125 GWB zu erklären. Hierzu müssen die Wirtschaftsteilnehmer die An- lage 10 – Formblatt „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ ausfüllen und mit ihrem Angebot einreichen.

1.6. An Unterauftragnehmer zu vergebene Teile des Auftrags

Wirtschaftsteilnehmer haben Angaben zu machen, welche Teile des Auftrags der Wirtschaftsteilnehmer unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

Der entsprechende Abschnitt in Anlage 13 – Formblatt „Technische und berufli- che Leistungsfähigkeit“ sowie die Anlage 8 – Formblatt „Unterauftragnehmer“ ist soweit einschlägig auszufüllen und ggf. um eigene Anlagen zu ergänzen.

1.7. Inhaltliche Prüfung der Angebote

Nach der formalen Prüfung der Angebote prüft der Auftraggeber die Eignung der Bieter für die ausgeschriebenen Leistungen (vgl. § 122 GWB, § 42 Abs. 1 VgV).

Der Vertrag wird an ein fachkundiges und leistungsfähiges (geeignetes) Unterneh- men vergeben, das nicht gemäß den §§ 123 bis 125 GWB ausgeschlossen wird (vgl. § 122 Abs. 1 GWB).

Vergabeunterlagen Vergabenummer CXP4YMTMXM2 Seite 16 von 33

Ein Wirtschaftsteilnehmer (Bieter / Bietergemeinschaft) ist geeignet, wenn er die durch den Auftraggeber im Einzelnen zur ordnungsgemäßen Ausführung des öffent- lichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllt (vgl. § 122 Abs. 2 GWB).

Diese betreffen die:

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Anlage 11) • wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Anlage 12) • technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Anlage 13)

Ergibt die Eignungsprüfung, dass die gemäß § 122 GWB festgelegten Eignungskri- terien nicht erfüllt werden oder Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen, so sind gegebenenfalls Bieter vom Vergabeverfahren auszuschließen.

Zur Prüfung und Bewertung der Bietereignung gilt im Einzelnen Folgendes:

1.7.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Ziffer III.1.1 der EU-Auftragsbekanntmachung) Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung muss der Bie- ter oder das jeweilige Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie Dritte (im Falle der Eignungsleihe) die Anlage 11 – Formblatt „Befähigung und Erlaubnis zur Be- rufsausübung“ jeweils ausfüllen und mit dem Angebot einreichen.

Folgende Angaben und Erklärungen sind auf gesondertes Verlangen des Auftrag- gebers abzugeben bzw. Unterlagen als Nachweis vorzulegen:

1.7.1.1. Handelsregisterauszug Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter nie- dergelassen ist, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als drei Monate sein darf.

1.7.1.2. Alternativer Nachweis Sofern der Bieter, das Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Dritte (im Falle der Eignungsleihe) nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise. Auf § 44 Abs. 1 VgV wird hingewie- sen.

1.7.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Ziffer III.1.2 der EU- Auftragsbekanntmachung) Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit fordert der Auftraggeber eine ausreichende Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung so- wie Angaben zum Umsatz der letzten drei Jahre. Hierzu hat der Bieter / die Bietergemeinschaft die Anlage 12 – Formblatt „Wirt- schaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ auszufüllen und diese mit dem Angebot einzureichen. Folgende Eigenerklärung wird verlangt:

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1.7.2.1 Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung Der Bieter / die Bietergemeinschaft verpflichtet sich, im Falle der Auftragserteilung – sofern und soweit nicht bereits vorhanden – spätestens 14 Kalendertage nach Zuschlagserteilung (dann als Auftragnehmer) eine Berufs- bzw. Betriebshaft- pflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitglieds- staat der Europäischen Union mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000,- EUR pro Versicherungsfall für Personenschäden, von 1.500.000,- EUR pro Versicherungsfall für Sachschäden, 1.000.000,- EUR pro Versicherungs- fall für Vermögensschäden jeweils pro Kalenderjahr zweifach maximiert abzu- schließen und dem Auftraggeber unaufgefordert nachweisen. Der Auftragnehmer wird diesen Versicherungsschutz bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags auf- rechterhalten, mindestens jedoch bis zur Verjährung von Gewährleistungsansprü- chen.

Hinsichtlich des Umfangs der Betriebshaftpflichtversicherung stellt der Auftragge- ber folgende Mindestanforderungen auf:

Die Deckungssumme der Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung muss je Versicherungsfall jeweils pro Kalenderjahr zweifach maximiert für

• Personenschäden: 3.000.000,- EUR • Sachschäden: 1.500.000,- EUR • Vermögensschäden: 1.000.000,- EUR

betragen.

1.7.2.2 Umsatz Der Bieter / die Bietergemeinschaft gibt Auskunft über die Nettoumsätze gemäß Jahresabschluss der letzten drei Jahre.

1.7.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Ziffer III.1.3 der EU-Auftragsbekanntmachung) Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Ziffer III.1.3 der EU-Auftragsbekanntmachung) fordert der Auftraggeber geeignete Referen- zen. Hierzu hat der Bieter / die Bietergemeinschaft sowie Dritte (im Falle der Eig- nungsleihe) die Anlage 13 – Formblatt „Technische und berufliche Leistungs- fähigkeit“ auszufüllen und der Bieter / die Bietergemeinschaft hat diese Formblät- ter mit dem Angebot einzureichen.

1.7.3.1 Allgemeine Anforderungen an die Referenzen:

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Der Bieter, ein Mitglied der Bietergemeinschaft oder Dritte (im Falle der Eignungs- leihe), müssen die Referenzleistungen selbst durchgeführt haben. Hat der Bieter / ein Mitglied der Bietergemeinschaft die Referenzleistungen gemeinsam mit ande- ren Unternehmen durchgeführt und beruft sich der Bieter / ein Mitglied der Bieter- gemeinschaft im Wege der wirksamen Eignungsleihe auf die Kapazitäten dieser anderen Unternehmen, so werden die Parameter für die Erfüllung der Anforderun- gen kumulativ betrachtet. In diesem Fall muss aus der Darstellung der Projektre- ferenz hervorgehen, welches Unternehmen welche Leistungsanteile (inhaltlich, zeitlich und nach Volumen) erbracht hat.

Folgende Angaben und Erklärungen sind mit dem Angebot abzugeben bzw. Un- terlagen als Nachweis vorzulegen:

Für die Darstellung der Referenzen hat der Bieter / ein Mitglied der Bietergemein- schaft die Anlage 13 – Formblatt „Technische und berufliche Leistungsfähig- keit zu verwenden, wobei alle Abschnitte zu befüllen sind; falls Angaben fehlen oder unvollständig sind, kann die Referenz nicht als vergleichbar gewertet wer- den.

Für die Darstellung der geeigneten Referenzen ist zwingend folgende Gliederung zu verwenden:

1. Bezeichnung der Referenz;
2. Angabe: Eigene Referenz oder Eignungsleihe (von wem?);
3. Angabe: Öffentlicher oder privater Empfänger (Referenzgeber); ein öffent- licher Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB, wie beispielsweise eine Be- triebskrankenkasse, wird als öffentlicher Empfänger eingestuft;
4. Kontaktdaten eines aussagefähigen Ansprechpartners bei dem öffentli- chen oder privaten Empfänger (Referenzgeber); unter Angabe von: a. Name, b. Telefonnummer und c. E-Mailadresse;
5. Erbringungszeitpunkt oder Erbringungszeitraum (von Monat/Jahr bis Mo- nat/Jahr);
6. Rolle des Referenznehmers: a. Auftragnehmer, b. Unterauftragnehmer (von wem?), c. Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft (gemeinsam mit?; für welche Leistung verantwortlich);
7. Projektumfang in Personentagen (= Arbeitstag = 8 Stunden) und/oder Euro netto gesamt (für den Fall, dass die Personentage nicht mehr genau

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angegeben werden können, ist eine der Wahrheit entsprechende Mindest- zahl an Personentagen zu benennen, die in jedem Fall ausgeführt worden ist); 8. Kurze Beschreibung (2-5 Sätze) zum Projektinhalt;

1.7.3.2 Mindestanforderungen an die Referenzen Hinsichtlich Art, Verwendungszweck, Menge und Umfang stellt der Auftraggeber folgende Mindestanforderungen an die Referenzen auf:

Es ist mindestens zwei Referenzen beizubringen, bei der in den letzten drei Jah- ren die geforderte Referenzleistung vom Bieter in vergleichbarer Art und Weise durchgeführt worden ist.

Vergleichbar ist die Referenzleistung, wenn in den letzten drei Jahren die gefor- derte Dienstleistung (Callcenter-Dienstleistung im Bereich der gesetzlichen Kran- ken- und Pflegeversicherung) erbracht wurde.

Sollte diese Anforderung nicht vorliegen, ist das Angebot auszuschließen.

1.8. Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) In Bezug auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und die Kriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit kann ein Wirt- schaftsteilnehmer die Kapazitäten anderer Unternehmen (Dritte) – ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen – in Anspruch nehmen. Ein Bieter kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten Dritter (beispielsweise Nachunternehmer) bedienen.

1.8.1. Bedingungen zum Nachweis der Eignung Jeder Dritte, auf dessen Eignung sich der Bieter oder das Mitglied einer Bieterge- meinschaft bezieht, muss die Anlage 9 – Formblatt „Eignungsleihe" ausfüllen. Dieses Formblatt muss der Bieter / die Bietergemeinschaft mit dem Angebot ein- reichen. Zudem muss dieser Dritte seine technische und berufliche Leistungsfä- higkeit nach Maßgabe der EU-Auftragsbekanntmachung und dieser Vergabeun- terlagen unter Verwendung der vorgeschriebenen Anlage 13 Formblatt „Techni- sche und berufliche Leistungsfähigkeit“ in dem Umfang nachweisen, in dem sich der Bieter / die Bietergemeinschaft darauf beruft.

Unabhängig davon muss auch der Dritte, auf dessen Eignung sich der Bieter / die Bietergemeinschaft beruft, seine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung; Anlage 11 – Formblatt „Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung" sowie das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 123 bis § 125 GWB nach-

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weisen und die Anlage 10 – Formblatt „Nichtvorliegen von Ausschlussgrün- den“ ausfüllen. Dieses Formblatt muss der Bieter / die Bietergemeinschaft mit dem Angebot einreichen.

1.8.2. Nachweis für die berufliche Leistungsfähigkeit Ein Bieter/ eine Bietergemeinschaft kann im Hinblick auf Nachweise für die erfor- derliche berufliche Leistungsfähigkeit (wie Ausbildungs- und Befähigungsnach- weise oder einschlägige berufliche Erfahrung) die Kapazitäten anderer Unterneh- men (Dritte) nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese (Dritte) die Leistung er- bringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

1.8.3. Überprüfung durch den Auftraggeber Der Auftraggeber überprüft im Rahmen der Eignungsprüfung, ob die Unterneh- men (Dritte), deren Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung bestimmter Eignungs- kriterien in Anspruch nehmen will, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen und ob Ausschlussgründe vorliegen.

Erfüllt der Dritte die entsprechenden Eignungskriterien nicht vollständig oder liegt ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vor, muss der Bieter dieses Unternehmen ersetzen.

Der Auftraggeber behält sich vor, die Ersetzung des Dritten zu verlangen, wenn ein fakultativer Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt. Hierfür setzt er dem Bieter eine angemessene Frist.

1.8.4. Gemeinsame Haftung Der Auftraggeber verlangt, dass der Bieter / die Bietergemeinschaft und das an- dere Unternehmen (Dritte) gemeinsam für die Auftragsausführung entsprechend des Umfangs der Eignungsleihe haften, § 47 Abs. 3 VgV.

1.9. Ergänzende Hinweise Der Auftraggeber kann Bieter / die Bietergemeinschaft auffordern, die eingereich- ten Unterlagen zu erläutern (vgl. § 48 Abs. 7 VgV). Bieter / die Bietergemeinschaft, die nach dem Ergebnis dieser Prüfung die Anfor- derungen an die Eignung nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausge- schlossen.

1.10. Umfang des Angebots Ein Angebot muss bestehen aus • dem ausgefüllten Anschreiben-Angebot (Anlage 5), • dem ausgefüllten Formblatt „Bietererklärung“ (Anlage 6) • dem ausgefüllten Formblatt "Bietergemeinschaft" (Anlage 7) (falls zutreffend) • dem ausgefüllten Formblatt "Unterauftragnehmer" Anlage 8

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(falls zutreffend) • dem ausgefüllten Formblatt "Eignungsleihe“ Anlage 9 (falls zutreffend) • den ausgefüllten Formblättern zum Eignungsnachweis (Anlagen 10 bis 13 + Anlage 15 und 16) sowie ggf. weiteren Unterlagen zum Nachweis der Eig- nung entsprechend den Vorgaben. • dem ausgefüllten Formblatt „Preisblatt“ (Anlage 3), • dem ausgefüllten Formblatt „Zuschlagskriterien“ (Anlage 4) und den entsprechenden Ausführungen zu den Punkten:

1. Migrationsprozess
2. Durchführendes Personal beim Auftragnehmer
3. Notfallkonzept
4. Qualität
5. Datenschutz
6. Nachhaltigkeit • Unternehmensdarstellung

1.10.1. Anschreiben Für die Erstellung des Anschreibens ist das als Anlage 5 beigefügte Formblatt „Anschreiben-Angebot“ zwingend zu verwenden. Dieses ist vollständig auszufül- len. Der Bieter benennt im Anschreiben einen verantwortlichen Ansprechpartner mit dem die Vergabestelle während des gesamten weiteren Vergabeverfahrens in al- len Angelegenheiten, die das Angebot betreffen, Kontakt aufnehmen kann.

1.10.2. Angaben zum Bieter / zum bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat in dem als Anlage 6 beigefügten Form- blatt „Bietererklärung“ Angaben zum Bieter / zum bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft zu machen. Dieses Formblatt ist vollständig auszufüllen.

1.10.3. Angaben zur Bietergemeinschaft Im Falle einer Bietergemeinschaft hat diese in dem als Anlage 7 beigefügten Formblatt „Bietergemeinschaft“ Angaben zum Bieter / zum bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft zu machen; dieses Formblatt ist dann vollständig auszufüllen.

1.10.4. Eignungsnachweis Der Bieter hat zum Nachweis der Eignung die ausgefüllten Formblätter Anlagen 4, 10 bis 13 sowie ggf. weitere Unterlagen zum Nachweis der Eignung entspre- chend den Vorgaben dieser Vergabeunterlagen einzureichen.

1.10.5. Allgemeine Anforderungen an das Angebot Das Angebot hat die geforderten Angaben und Erklärungen vollständig zu enthal- ten und ist rechtzeitig einzureichen (vgl. § 53 Abs. 7 Satz 2 VgV).

1.10.6. Eintragungen des Bieters und Änderungen hieran

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Eintragungen des Bieters müssen klar und eindeutig sein. Der Bieter trägt das Ri- siko unklarer und nicht eindeutiger Eintragungen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

1.11. Preisblatt

Die auf dem Formblatt „Preisblatt“ (Anlage 3) hinterlegten Felder sind vollständig auszufüllen.

2. Allgemeine Anforderungen an die Angebote

Die Angebote haben die geforderten Angaben, Erklärungen und Preise vollständig zu enthalten und sind rechtzeitig ausschließlich über das E-Vergabe-Portal

https://www.dtvp.de/

einzureichen (vgl. § 53 Abs. 7 Satz 2 VgV).

2.1. Frist zur Abgabe der Angebote (Angebotsfrist)

Das Angebot muss einschließlich der jeweils geforderten Unterlagen ausschließlich in elektronischer Form auf dem E-Vergabe-Portal

https://www.dtvp.de/

rechtzeitig und zwar spätestens bis

Di. 22.09.2026 (12:00 Uhr)

eingereicht werden.

Bieter dürfen bei der Öffnung der Angebote nicht anwesend sein (§ 55 Abs. 2 Satz 2 VgV).

2.2. Umgang mit verspätet eingegangenen Angeboten

Angebote, die verspätet eingehen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlos- sen, es sei denn, der verspätete Eingang ist durch Umstände verursacht worden, die nicht vom Bieter zu vertreten sind. Der Bieter trägt die Darlegungslast und Be- weislast, dass diese ihn entlastenden Umstände tatsächlich gegeben sind.

2.3. Änderungen des Angebots durch den Bieter

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können die jeweiligen Angebote über das E-Vergabe-Portal https://www.dtvp.de/ zurückgezogen werden. Berichtigungen, Ergänzungen oder Änderungen können hinsichtlich des jeweiligen

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Angebots bis zum Ablauf der jeweiligen Angebotsfrist ausschließlich über das E- Vergabe-Portal

https://www.dtvp.de/

vorgenommen werden.

Hinweise: • Der Bieter hat sicherzustellen, dass nur ein finales Angebot hochgeladen wird. • Es wird empfohlen das Angebot 24 Stunden vor Ablauf der Angebotsfrist hoch- zuladen.

2.4. Eintragungen des Bieters und Änderungen hieran

Eintragungen des Bieters müssen klar und eindeutig sein. Der Bieter trägt das Ri- siko unklarer und nicht eindeutiger Eintragungen. Änderungen des Bieters an sei- nen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

2.5. Änderungen der Vergabeunterlagen

Änderungen in und an den Vergabeunterlagen durch die Bieter sind unzulässig (vgl. § 53 Abs. 7 Satz 1 VgV).

2.6. Formblätter des Auftraggebers

Es sind ausschließlich diejenigen Formblätter zu verwenden, welche den Vergabe-

unterlagen beigefügt sind.

3. Bieterfragen

3.1. Hinweispflicht bei Unklarheiten oder Fehlern in den Vergabeunterlagen

Enthalten die für die Abgabe der Angebote erforderlichen Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Fehler, so hat er den Auftraggeber unver- züglich und vor Ablauf der jeweiligen Frist zur Angebotsabgabe ausschließlich digi- tal über das Portal

https://www.dtvp.de/

darauf hinzuweisen.

Telefonische oder direkt mündlich oder schriftlich gestellte Fragen, die nicht über das oben genannte Portal eingehen, sind nicht zulässig und werden nicht beantwor- tet.

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3.2. Beantwortung von Bieterfragen und sonstigen Mitteilungen des Auftraggebers

Sowohl Fragen als auch Antworten werden, gleichzeitig allen Bietern in anonymi- sierter Form über das Portal https://www.dtvp.de zur Verfügung gestellt. Dies gilt auch für sonstige Mitteilungen des Auftraggebers (z.B. Änderung der Vergabeunter- lagen oder sonstige Hinweise).

4. Etwaige Aufhebung des Vergabeverfahrens

Der Auftraggeber ist insbesondere berechtigt, das Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufzuheben, wenn kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde (vgl. § 63 Abs. 1 Nr. 3 VgV).

In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass insbesondere Angebote von Bie- tern unannehmbar sind, die nicht über die erforderlichen Qualifikationen verfügen, und Angebote, deren Preis die vor Einleitung des Vergabeverfahrens festgelegten und doku- mentierten eingeplanten Haushaltsmittel des öffentlichen Auftraggebers übersteigt (vgl. § 14 Abs. 3 Nr. 5 Satz 2 VgV).

5. Datenschutz

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten und diese Einhaltung dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Der Auftragnehmer wird dafür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der BMW BKK abschließen, die als Anlage AV des Vertrages (Anlage 2) vorliegt.

Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder der Durchführung des gegenständlichen Vertrags betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Die nach Datenschutzrecht erforderli- che Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen schriftlich zu bestäti- gen.

Soweit der Auftraggeber wegen der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften im Rahmen des Vertragsverhältnisses zum Schadensersatz gegenüber Betroffenen ver- pflichtet ist, bleibt ihm der Rückgriff beim Auftragnehmer vorbehalten.

Der Auftragnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftraggeber sowie der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers jederzeit berechtigt sind, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarung im erforderlichen Umfang zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Ein- sichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme.

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6 Wertung der Angebote

Die Wertung der Angebote erfolgt folgendermaßen:

6.1. Zuschlagskriterien und deren Gewichtung

Bei der fachlichen Bewertung werden auf die o.g. Wertungsnachweise (Nr. 1 bis 6) Punkte vergeben.

Zur fachlichen Bewertung muss auf die in „Anlage 4 Zuschlagskriterien“ gestellten Aspekte eingegangen werden. Die Vergabe der Punkte erfolgt in Abhängigkeit der je- weils vorgeschlagenen Lösung und der Schlüssigkeit des Konzeptes. Bei der Bewer- tung werden in jedem Teilbereich die dargestellten Wertungsnachweise zwischen den Bietern miteinander verglichen. Die Wertungen werden entsprechend abgestuft, wo- bei jede Punktzahl auch mehrfach vergeben werden kann. Die Punktvergabe erfolgt nur in ganzen Punkten. Wird auch nur einer der Wertungsnachweise nicht vorgelegt, so ist das Angebot auszuschließen.

Hinweis: Der Beantwortung der Fragen soll bewusst Freiraum zur Verfügung gestellt werden, um den unternehmerischen Gestaltungsspielraum des Bieters nicht einzuen- gen. Entsprechend der Rechtsprechung des BGH kann der öffentliche Auftraggeber bei der Wertung der technischen, wirtschaftlichen, gestalterischen und funktionsbe- dingten Gesichtspunkte seinen Beurteilungsspielraum voll ausschöpfen.

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Eine etwaige Umrechnung des Angebotspreises in Punkte findet nicht statt; der An- gebotspreis fließt vielmehr unmittelbar in die nachfolgend dargestellte Wertungsfor- mel ein.

Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches das beste Preis-Leistungsverhält- nis aufweist, das heißt nach folgender Formel die größte Zuschlagszahl Z erzielt:

𝑾𝑾𝑾𝑾𝑾𝑾𝑾𝑾 𝒏𝒏𝒏𝒏𝑾𝑾𝒏𝒏𝑾𝑾𝒏𝒏𝒏𝒏𝒏𝒏𝑾𝑾𝑾𝑾𝒏𝒏 𝑨𝑨𝒏𝒏𝒏𝒏𝑾𝑾𝑨𝑨𝑨𝑨𝑾𝑾 𝒙𝒙 𝟓𝟓𝟓𝟓 𝒁𝒁= + 𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋+𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋+𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋+𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋+𝐋𝐋𝐋𝐋𝟓𝟓+𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋𝐋 𝑷𝑷

Z = Zuschlagszahl (mathematisch gerundet auf zwei Stellen nach dem Komma)

LP = Leistungspunkte (je Zuschlagkriterium)

P = Wertungspreis (netto) in EUR

Der Wertungspreis P wird aus den Angaben im Preisblatt (Formblatt Anlage 3) wie folgt ermittelt:

P = [einmaliges Setup + P1 + P2]

Das Angebot mit der höchsten Zuschlagszahl Z erhält den Zuschlag.

Hinweis: Sollten zwei (oder mehr) Angebote die gleiche Zuschlagskennzahl Z erzie- len und auf den vordersten Rängen liegen, dann gilt dasjenige Angebot mit dem nied- rigsten Angebotspreis als das wirtschaftlichste Angebot.

Nachfolgend wird das Zuschlagskriterium erläutert und worauf es dem Auftraggeber besonders ankommt:

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6.1.1. Migrationsprozess

Die Ausführungen hierzu sind in Anlage 4 Zuschlagskriterien Ziffer 1 hinterlegt.

Wertung des Zuschlagskriteriums:

6.1.2. Durchführendes Personal beim Auftragnehmer

Die Ausführungen hierzu sind in Anlage 4 Zuschlagskriterien Ziffer 2 hinterlegt.

Wertung des Zuschlagskriteriums:

5 Leistungspunkte Ein ausführliches Profil der eingesetzten Führungskraft und Vertretung liegt vor. Die eingesetzte Führungskraft verfügt über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Callcenter-Dienstleistungen in- nerhalb der letzten 5 Jahren (2021-2025), oder Tätigkeit in

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6.1.3. Notfallkonzept

Die Ausführungen hierzu sind in Anlage 4 Zuschlagskriterien Ziffer 3 hinterlegt.

Wertung des Zuschlagskriteriums:

6.1.4. Qualität Die Ausführungen hierzu sind in Anlage 4 Zuschlagskriterien Ziffer 4 hinterlegt.

Wertung des Zuschlagskriteriums:

10 Leistungspunkte Hervorragende, vollständige, überdurchschnittliche Ausar- beitung aller Aspekte; die beschriebenen Maßnahmen sind in sich und untereinander völlig stimmig, plausibel, nachvollziehbar und im Detail begründet. Eine ISO 9001 Zertifizierung Qualitätsmanagement oder vergleichbare Zertifizierung liegt vor. Der DL verfügt über qualifizierte Trainer für Schulungen.

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6.1.5. Datenschutz Die Ausführungen hierzu sind in Anlage 4 Zuschlagskriterien Ziffer 5 hinterlegt.

Wertung des Zuschlagskriteriums:

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6.1.6. Nachhaltigkeit Die Ausführungen hierzu sind in Anlage 4 Zuschlagskriterien Ziffer 6 hinterlegt.

Wertung des Zuschlagskriteriums:

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Anlagen:

Anlage 1 – Leistungsbeschreibung

Anlage 2 – Vertrag

Anlage 3 – Formblatt „Preisblatt“

Anlage 4 – Formblatt „Zuschlagskriterien“

Anlage 5 – Formblatt „Anschreiben-Angebot“

Anlage 6 – Formblatt „Bietererklärung“

Anlage 7 – Formblatt „Bietergemeinschaft“

Anlage 8 – Formblatt „Unterauftragnehmer“

Anlage 9 – Formblatt „Eignungsleihe“

Anlage 10 – Formblatt „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“

Anlage 11 – Formblatt „Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung“

Anlage 12 – Formblatt „Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“

Anlage 13 – Formblatt „Technische und berufliche Leistungsfähigkeit“

Anlage 14 – Information nach Art. 13 DSGVO

Anlage 15 – Formblatt „Eigenerklärung Sanktions-VO“

Anlage 16 – Formblatt „Besondere Vertragsbedingungen BTTG“

Anlage 17 – Formblatt „Checkliste“

Anlage AV zu Anlage 2 – Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Anlage KI zu Anlage 2 – Einsatz von Künstlicher Intelligenz gem. EU AI Act und ISO 42001

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