E.1_Zuschlagskriterien.pdf

[Seite 1]

Max-Planck-Gesellschaft zur Anlage E.1 Förderung der Wissenschaften e. V. für das offene Verfahren UC DL 2026

Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot anhand der nachfolgend dargestellten Bewertungsmethodik erteilt.

Berücksichtigt werden nur solche Angebote, die sämtliche Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) erfüllen und bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen. Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots.

1 Bewertungsmethode

Das wirtschaftlichste Angebot ergibt sich aus dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis mit der höchsten Wirtschaftlichkeitskennzahl anhand folgender Formel:

𝐿

𝑍 = ∙ 𝑆𝑘𝑎𝑙𝑖𝑒𝑟𝑢𝑛𝑔𝑠𝑓𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟

𝑃

Z = Kennzahl für die Wirtschaftlichkeit des Angebots

P = Wertungspreis des Angebots

L = Leistungspunktzahl des Angebots

Skalierungsfaktor = Ein einheitlicher Faktor zur Verbesserung der Lesbarkeit, der auf alle Angebote gleichermaßen angewendet wird.

Die Wirtschaftlichkeit des Angebots (Z) bestimmt die Rangreihenfolge.

Erreichen zwei Angebote dieselbe Wirtschaftlichkeit Z, wird der Zuschlag auf das Angebot mit der niedrigeren Preisangabe erteilt.

2 Bewertungskriterien

Der Wertungspreis (P) des Angebots ergibt sich aus den im Angebotsschreiben (Anlage A.2) vom Bieter einzutragenden Angaben. Die Leistungspunktzahl (L) ergibt sich aus der Summe der vom Bieter bei den jeweiligen Leistungs-Zuschlagskriterien erreichten Leistungspunkte.

Die Zuschlagskriterien (ZK) werden wie folgt differenziert:

Bei der Kriterien-Art sind die Ausschlusskriterien mit A, die Bewertungskriterien (inkl. des Preises) mit B gekennzeichnet. Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots.

Seite 1 von 8

[Seite 2]

Max-Planck-Gesellschaft zur Anlage E.1 Förderung der Wissenschaften e. V. für das offene Verfahren UC DL 2026

2.1 Zuschlagskriterium „Preis“

Jeder Bieter hat das Angebotsschreiben (Anlage A.2) mit den dort erbetenen Angaben vollständig ausgefüllt einzureichen.

Alle angegebenen Preise verstehen sich in Euro, netto.

Für Leistungen auf Tagespauschalpreisbasis gilt: Ein Personentag (PT) entspricht 8 Personenstunden.

2.2 Zuschlagskriterium Leistung „Fachliche Qualifikation“ (Ausschlusskriterium)

Der Auftraggeber legt Wert auf ein hoch qualifiziertes und über die gesamte Projektdauer hinweg möglichst gleichbleibendes Projektteam. Die Zusammensetzung des Projektteams unter Angabe von Namen und Position sowie von Fähigkeiten und Erfahrungen der Teammitglieder, insbesondere Berufserfahrung im hier einschlägigen Tätigkeitsfeld, ist unter Verwendung der „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ im Angebot darzustellen die vorgesehenen Mitarbeiter namentlich einzutragen und entsprechende Mitarbeiterprofile gemäß Anlage „E.3_Muster Mitarbeiterprofil“ einzureichen.

Anlage E.2 muss ausgefüllt und mit den darin geforderten Nachweisen i. F. v. Referenzen und Zertifikaten mit dem Angebot eingereicht werden. Alle Zertifikate müssen jeweils bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Vergabeverfahrens erbracht worden sein (Entsprechende Angaben zur Berufserfahrung der benannten Mitarbeiter sowie zu Referenzen sind gemäß Anlage E.3_ vorzunehmen). Bereits die Nicht-Erfüllung eines Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebots.

Die Angabe der Personennamen ist datenschutzrechtlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DS-GVO i. V. m. § 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV zulässig.

Für das Projektteam und das Betriebsteam sind einige wahrzunehmende Rollen für die Max-Planck-Gesellschaft von zentraler Bedeutung. Diese Rollen werden als Schlüsselpositionen in der Beschreibung markiert. Für eine Schlüsselposition werden ergänzende Bedingungen definiert. Neben den u.g. Schlüsselpositionen wird auch der zentrale Ansprechpartner (vgl. Kapitel 2.4 Leistungsbeschreibung) im jeweiligen Los als Schlüsselposition festgelegt.

2.2.1 Los 1: VoIP

2.2.1.1 Rolle Projekt Manager (Schlüsselposition)

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.5.4 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

Seite 2 von 8

[Seite 3]

Max-Planck-Gesellschaft zur Anlage E.1 Förderung der Wissenschaften e. V. für das offene Verfahren UC DL 2026

2.2.1.2 Rolle Lead Architekt (Schlüsselposition)

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.5.4 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

2.2.1.3 Rolle Technical Consultant Cisco

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.5.4 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

2.2.1.4 Rolle Technical Consultant Ascom

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.5.4 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

2.2.2 Los 2: Videoconferencing

2.2.2.1 Rolle Technical Consultant Cisco Webex

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.6.3.2 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

2.2.2.2 Rolle Cisco Collaboration-Techniker

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.6.3.2 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

2.2.2.3 Rolle Projekt Manager MS Teams (Schlüsselposition)

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.6.5.3 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

Seite 3 von 8

[Seite 4]

Max-Planck-Gesellschaft zur Anlage E.1 Förderung der Wissenschaften e. V. für das offene Verfahren UC DL 2026

2.2.2.4 Rolle Lead Architekt MS Teams (Schlüsselposition)

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.6.5.3 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

2.2.2.5 Rolle Technical Consultant MS Teams

Gefordert wird mindestens 1 Profil, welche die Qualifikationsanforderungen gemäß „Anlage E.2 _Fachliche Qualifikationen“ erfüllt. Die Aufgaben des Projektmanagers sind in Kapitel 1.6.5.3 der von „A.1_Leistungsbeschreibung“ beschrieben.

2.3 Zuschlagskriterium Leistung: Ermittlung der Leistungspunktzahl L

Die Qualität der Leistung wird anhand der gem. Ziff. 3 geforderten und vorzulegenden Konzepte bewertet. Maßgeblich für die Wertung sind die in Ziff. 3 dargestellten Wertungsaspekte der einzelnen Konzepte. Die Bewertung wird dabei - je Konzept gesondert - vergleichend unter Abwägung der positiven und negativen Aspekte vorgenommen.

2.3.1 Bewertungsmaßstab für die Leistungskriterien

Es können bei der Bewertung der einzelnen Kriterien jeweils 0 bis maximal 3 Punkte erreicht werden.

Bei der Bewertung der einzelnen Kriterien erhält die – unter Berücksichtigung der Anforderungen des Auftraggebers und im Vergleich zu den übrigen – jeweils beste Darstellung/Bearbeitung des jeweiligen Kriteriums die höchste Bewertung. Die weitere Punktevergabe erfolgt dann vergleichend, d. h. im Verhältnis zu dieser besten Darstellung/Bearbeitung abnehmend, gemessen an dem Grad der Nachteile gegenüber der am besten bewerteten Darstellung/Bearbeitung. Sollten mehrere Angebote bei einzelnen Kriterien die Aspekte gleichermaßen erfüllen, so werden die Darstellungen/Bearbeitungen jeweils mit der gleichen Punktzahl bewertet. Es ist daher auch möglich, dass mehr als eine Darstellung/Bearbeitung eine gleich hohe Bewertung erhalten oder auch mehrere Darstellungen/Bearbeitungen mit der maximal erreichbaren Punktzahl bewertet werden.

Seite 4 von 8

[Seite 5]

Max-Planck-Gesellschaft zur Anlage E.1 Förderung der Wissenschaften e. V. für das offene Verfahren UC DL 2026

2.3.2 Matrix der Leistungskriterien: Bewertungskriterien B

Die pro Kriterium/Konzept vom Bieter auf Grundlage seiner Ausführungen erreichten Punkte werden jeweils mit der für das jeweilige Konzept festgelegten Gewichtung multipliziert und zur Gesamtleistungspunktzahl (L) addiert.

Maßgeblich ist hierfür folgende Matrix:

Los 1: VoIP

Los 2: Videoconferencing

Seite 5 von 8

[Seite 6]

Max-Planck-Gesellschaft zur Anlage E.1 Förderung der Wissenschaften e. V. für das offene Verfahren UC DL 2026

Gesamt 100 % 3 (=L)

2.3.3 Mindestleistungspunktzahl

Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf die Qualität der Angebote. Daher kommen nur solche Angebote in die engere Wahl, die mindestens 1 von maximal 3 erreichbaren Punkten erzielen. Angebote mit einer geringeren Punktzahl werden vom Verfahren ausgeschlossen.

2.3.4 Einzureichende Konzepte (B – Kriterien)

Hinweis:

Der Bieter hat mit seinem Angebot zu Wertungszwecken jeweils zwei Konzepte pro Los von jeweils maximal drei (3) DIN A4-Seiten (Schriftgröße 11pt) einzureichen. Schaubilder oder andere Darstellungen können als Anlage eingereicht werden. Seiten oberhalb des Limits werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt.

Dieses Formblatt stellt je einzureichendem Konzept die Anforderungen und die für die Wertung maßgeblichen Aspekte dar, auf die im Konzept einzugehen ist.

In welchem Ausmaß die eingereichten Konzepte und Darstellungen den Anforderungen des Auftraggebers im Sinne der vorbezeichneten Notenstufen entsprechen, beurteilt der Auftraggeber anhand der folgenden Kriterien:

 Vollständigkeit der Darstellung, d.h.: o das Konzept ist spezifisch zur Leistungsbeschreibung / zum Kontext der Ausschreibung o das Konzept geht auf alle Anforderungen und Parameter der Aufgabenstellung ein o das Konzept zeigt branchenübliche Lösungsmöglichkeiten sowie kundenindividuelle Lösungsmöglichkeiten auf

 Schlüssigkeit/Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellung,  Herangehensweise und Methodik des Bieters,  Differenzierungsgrad der Darstellung und der dargestellten Szenarien (z. B. Ausführlichkeit der Lösungsansätze, Aufzeigen von Prozessabläufen und Strategien, Berücksichtigung der Rahmenbedingungen).

Der Bieter hat mit seinem Angebot die nachfolgenden Konzepte einzureichen. Die Bewertung erfolgt anhand des Bewertungsmaßstabs in Kap. 2.3.1!

Seite 6 von 8

[Seite 7]

Max-Planck-Gesellschaft zur Anlage E.1 Förderung der Wissenschaften e. V. für das offene Verfahren UC DL 2026

2.3.4.1 Los 1: VoIP

Konzept 1 Migrationskonzept zur Überführung der bestehenden Cisco CallManager- On-Premises-Infrastruktur in die Cisco Cloud

Anforderung

Der Bieter hat ein Konzept zur Migration der bestehenden Cisco CallManager-On-Premises- Infrastruktur in eine Cisco Cloud-Lösung zu erstellen. Ziel ist die Überführung der bestehenden Kommunikationsplattform unter weitgehender Beibehaltung der vorhandenen Funktionalitäten sowie unter Minimierung von Betriebsunterbrechungen und Risiken.

Das Konzept soll die fachliche und technische Vorgehensweise nachvollziehbar darstellen und aufzeigen, wie eine strukturierte, sichere und wirtschaftliche Migration durchgeführt werden kann.

Das Konzept soll insbesondere auf folgende Aspekte eingehen:

 Darstellung des Migrationsvorgehens einschließlich der Übernahme der bestehenden Konfigurations- und Bestandsdaten in die Cisco Cloud unter Beibehaltung der vorhandenen Funktionalitäten.

 Beschreibung der Projektplanung und -steuerung einschließlich der wesentlichen Projektphasen, Meilensteine und Verantwortlichkeiten.

 Darstellung der technischen Umsetzung einschließlich Test-, Produktivsetzungs- und Rückfallkonzept.

 Benennung der wesentlichen Risiken sowie der kritischen Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Cloud-Migration.

Konzept 2 „Betriebs- und Supportkonzept“

Anforderung

Erstellen Sie ein Betriebs- und Supportkonzept welches explizit auf die Verantwortung & Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eingeht und Herausforderungen bei verteilten Standorten berücksichtigt.

Im Konzept soll auf die nachfolgenden Parameter eingegangen werden:

• Wie stellen Sie sicher, dass Support- und Betriebsleistungen über alle Standorte hinweg konsistent, nachvollziehbar und in vereinbarter Qualität erbracht werden.

Seite 7 von 8

[Seite 8]

Max-Planck-Gesellschaft zur Anlage E.1 Förderung der Wissenschaften e. V. für das offene Verfahren UC DL 2026

• Welche Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse sehen Sie auf Seiten des Auftragnehmers vor, um eine zentrale Steuerung und klare Verantwortungszuordnung zu gewährleisten.
• Welche Kommunikations-, Reporting- und Abstimmungsformate schlagen Sie vor, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Steuerbarkeit für den Auftraggeber sicherzustellen

2.3.4.2 Los 2: Video Conferencing

Konzept 1 „Konzept zum Wechsel von Webex auf MS Teams“

Anforderung

Erstellen Sie ein Konzept zum Wechsel von Webex auf MS Teams in einer Umgebung mit ca 700 Usern und ca. 20 Cisco-Videokonferenzanlagen.

Im Konzept soll auf die nachfolgenden Parameter eingegangen werden:

Chat und Online-Meetings gewährleistet sein müssen.

• Stellen Sie im Konzept detailliert dar, wie die Umstellung von Webex auf MS Teams die Planung, Durchführung und technische Qualität von Online-Meetings sowie hybriden Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmern sicherstellt

• Stellen Sie detailliert dar, welche organisatorischen Aspekte aus Ihrer Sicht bei der Umstellung von 700 Usern von Webex auf MS Teams zu berücksichtigen sind

Konzept 2 „Betriebs- und Supportkonzept“

Anforderung

Erstellen Sie ein Betriebs- und Supportkonzept welches explizit auf die Verantwortung & Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber eingeht und Herausforderungen bei verteilten Standorten berücksichtigt.

Im Konzept soll auf die nachfolgenden Parameter eingegangen werden:

• Wie stellen Sie sicher, dass Support- und Betriebsleistungen über alle Standorte hinweg konsistent, nachvollziehbar und in vereinbarter Qualität erbracht werden.
• Welche Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse sehen Sie auf Seiten des Auftragnehmers vor, um eine zentrale Steuerung und klare Verantwortungszuordnung zu gewährleisten.
• Beschreiben Sie die vorgesehenen Einarbeitungs-, Schulungs- und Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie Verfahren zur kontinuierlichen Wissensvermittlung und -aktualisierung für die eingesetzten Mitarbeitenden.

Seite 8 von 8