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Vergabeunterlagen

der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung

der Wissenschaften e. V.

– Max Planck Information & Technology–

Landsberger Straße 346

D–80687 München

für das Offene Verfahren

Dienstleistung Unified Communication 2026

(„UC DL 2026“)

Az.: 09-MaxIT-2026

Vertragsaktennummer: MXIT-2026-00034

Allgemeines

Einleitung

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur und über 80 Instituten und Einrichtungen. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.

Die MaxIT unterstützt Wissenschaftler*innen und Informationsdienstleistende aller Max-Planck-Institute mit einem breiten Portfolio an Services in den Feldern Informations-versorgung, Datenanalyse, Publikationsdienstleistungen und Forschungsdaten-management sowie Lizenzversorgung für Software-Produkte. Darüber hinaus liefert sie alle für die Verwaltung benötigten IT-Systeme sowie IT-Basisdienstleistungen.

Die hier verwendeten Begriffe entsprechen hinsichtlich des verwendeten Geschlechts in der Darstellung den Vorschriften des nationalen und europäischen Vergaberechts bzw. anderen einschlägigen Rechtsnormen.

Auftraggeber

Auftraggeber ist die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. („MPG“, „Auftraggeber“ oder „AG“).

Verantwortlich für das Vergabeverfahren:

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Max Planck Information & Technology (MaxIT)

Landsberger Straße 346

80687 München

Grundsätzliche Bestimmungen

Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als Offenes Verfahren durchgeführt. Alle interessierten Unternehmen werden hiermit zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

Gegenstand des Vergabeverfahrens

Gegenstand der vorgesehenen Vergabe ist die Ausschreibung von Betriebs-, Support-, Projekt- und Fortschreibungsleistungen für zentrale Unified-Communication- und Kollaborationsplattformen. Hierzu zählen insbesondere für den Bereich Telefonie die bestehende zentrale Cisco-VoIP-Infrastruktur einschließlich ergänzender Kommunikationskomponenten (u. a. Vermittlungsstellenlösungen, DECT, Fax- und Alarmierungsdienste) sowie für den Bereich Video Conferencing (mit Telefonie-Funktionen) die zentrale Webex-Cloudplattform und künftig vorgesehene Microsoft Teams Lösung beziehungsweise Microsoft 365.

Folgende Losaufteilung ist vorgesehen:

• Los 1: Dienstleistungen im Bereich VoIP
• Los 2: Dienstleistungen im Bereich Video Conferencing (mit Telefonie-Funktionen)

Die Leistungen dienen der Sicherstellung eines stabilen, wirtschaftlichen und zukunftsfähigen Betriebs der Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur für derzeit rund 40 Institute im Bereich der VoIP-Telefonie sowie rund 60 Institute im Umfeld der Webex-Nutzung. Zusätzlich sind projektbezogene Leistungen für Migrationen, Rollouts, technische Weiterentwicklungen sowie die kontinuierliche Fortschreibung der Plattformen erforderlich.

Die Vergabe erfolgt zentral, um technische und organisatorische Standards zu vereinheitlichen, Betriebs- und Supportaufwände zu reduzieren, Skaleneffekte zu nutzen sowie eine wirtschaftliche und koordinierte Weiterentwicklung der Kommunikationsplattformen sicherzustellen. Aufgrund der erwarteten zukünftigen Nutzung von Microsoft Teams ist zudem eine skalierbare Betriebsstruktur erforderlich, die eine wirtschaftliche Integration weiterer Kommunikations- und Kollaborationsdienste ermöglicht.

Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insb. der Leistungsbeschreibung (Anlagenrubrik A) sowie dem Vertrag (Anlagenrubrik B) zu entnehmen.

Hinweis:

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.

Vertragsschluss und -laufzeit

Der Vertragsschluss auf den in Anlagenrubrik B beigefügten Vertrag erfolgt mit der Erteilung des Zuschlags; eine Unterzeichnung des Vertragswerkes ist nicht erforderlich.

Der Zuschlagserteilung schließt sich ab Leistungsbeginn am 01.01.2027 eine ca. einmonatige Transitionsphase an, in welcher sich der Auftragnehmer auf die Hauptleistungserbringung vorbereiten muss (01.01.2027 – 01.02.2027). Die Transitionsphase zu Vertragsbeginn ist in Kapitel 3.1 der Leistungsbeschreibung beschrieben.

Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn mindestens 24 Monate und höchstens 48 Monate.

Leistungsumfang, Volumina und Losaufteilung

Für Los 1 – Dienstleistungen im Bereich VoIP wird ein geschätztes Auftragsvolumen von 2,154 Mio. € netto erwartet. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 2,585 Mio. € netto.

Für Los 2 - Dienstleistungen im Bereich Video Conferencing (mit Telefonie-Funktionen) wird ein geschätztes Auftragsvolumen von 1,981 Mio. € netto erwartet. Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 2,377 Mio. € netto.

Die genannten Auftragsvolumina beruhen auf einer Schätzung des voraussichtlichen Bedarfs. Die Höchstwerte legen die maximale Inanspruchnahme der jeweiligen Rahmenvereinbarung fest. Ein Anspruch auf Ausschöpfung der geschätzten Auftragsvolumina oder der Höchstwerte besteht nicht.

Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt.

Eine Aufteilung des Vergabegegenstandes in Lose erfolgt wie folgt:

Los 1: VoIP

Los 2: Video Conferencing

Weitere Details entnehmen Sie bitte der Anlage A.1 Leistungsbeschreibung.

Abruf aus Rahmenvereinbarung

Abrufberechtigt aus der Rahmenvereinbarung („RV“) sind für

Los 1 sämtliche Organisationseinheiten (Entitäten) der MPG.

Der Auftragnehmer hat Bestellungen aller abrufberechtigten Entitäten im Rahmen dieses Loses zu bedienen.

Für Los 2 ist ausschließlich die MaxIT abrufberechtigt.

Bestellungen im Rahmen dieses Loses dürfen ausschließlich durch MaxIT erfolgen

Fristen und vergaberechtliche Verfahrensbelange

Alle für dieses Verfahren maßgeblichen Fristen sowie die einschlägigen vergaberechtlichen Belange sind Anlage C.1 zu entnehmen.

Geforderte Erklärungen zu Ausschlussgründen und Eignung

Die geforderten Angaben sind unter Verwendung der in Anlagenrubrik D enthaltenen Dokumente vorzunehmen.

Wichtiges zur Angebotsabgabe

Alle für dieses Verfahren relevanten Punkte zur Angebotsabgabe sind den Unterlagen in Anlagenrubrik C zu entnehmen.

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Prüfung und Bewertung der Angebote

Alle für die Prüfung und Wertung der Angebote relevanten Punkte sind Anlagenrubrik E zu entnehmen.

Auftragsausführung

Maßgeblich für die Auftragsausführung sind der in Anlagenrubrik B enthaltene Vertrag (nebst den darin aufgeführten Anlagen), der mit Zuschlag wirksam wird, sowie die Ausführungsbedingungen in Anlage D.1.

Stelle für Nachprüfungsverfahren

Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen können sich die Bieter an folgende Vergabekammer wenden:

Regierung von Oberbayern

Vergabekammer Südbayern

Maximilianstraße 39, 80534 München

Tel.: +49 89 2176 2411

Fax: +49 89 2176 2847

E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de

Anlagen/ Einzureichende Unterlagen

Die Vergabeunterlagen enthalten folgende Anlagen:

Unterlagen, die mit einem „A“ gekennzeichnet sind, sind vom Bieter vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen; Unterlagen, die mit einem „E“ gekennzeichnet sind, sind konstellationsabhängig, d. h., soweit zutreffend/einschlägig, einzureichen.

Daneben sind mit dem Angebot folgende Unterlagen zwingend einzureichen:

• Konzepte

Weitere Unterlagen können, wenn dies aus Bietersicht erforderlich oder zielführend erscheint, zusätzlich mit dem Angebot eingereicht werden. Eine Abänderung der Vergabe- und Vertragsunterlagen darf allerdings nicht erfolgen; erfolgt sie doch, ist das Angebot auszuschließen.

Verwenden Sie bitte für alle Dateien jeweils einen Dateinamen, aus dem sich der Inhalt der jeweiligen Datei unproblematisch ergibt. Die Unterlagen müssen sich entweder mit vorinstallierter MS-Windows-Software, den gängigen MS-Office Produkten und/oder Adobe Acrobat öffnen lassen, soweit in der Leistungsbeschreibung nichts anderes vermerkt ist. Unterlagen, die ein Format verwenden, das sich nicht mit diesen Programmen öffnen lässt, werden nicht berücksichtigt.