Anhang 4 zur Anlage 18: Entwurf der Geschäftsordnung der Controlling-Gruppe (siehe Ziffer 4.3.1.3)
Präambel
Die Bayerische Eisenbahngesellschaft mbH (BEG) hat am [Datum] mit [Verkehrsunternehmen (EVU)] einen Verkehrsdurchführungsvertrag über die Erbringung von Leistungen im Schienenpersonennahverkehr auf den Strecken
- Nürnberg – Fürth – Erlangen – Forchheim – Bamberg;
- Nürnberg – Lauf l.d.P. – Hartmannshof;
- Nürnberg – Schwabach – Roth;
- Nürnberg – Feucht – Altdorf;
- Nürnberg – Feucht – Neumarkt;
- Nürnberg – Ansbach – Dombühl;
- Nürnberg – Allersberg
– nachfolgend kurz „S-Bahn Nürnberg“ – abgeschlossen. Die Verkehrsleistungen sind ab dem 15.12.2030 bis zum einheitlichen Leistungsende am 10.12.2044 zu erbringen.
Zur Erleichterung der Finanzierung der für die Erbringung der Verkehrsleistungen erforderlichen Fahrzeuge durch DB Regio haben die BEG und der Freistaat Bayern dem EVU eine Kapitaldienstgarantie ausgesprochen. Die vom Freistaat Bayern gegenüber der Helaba am 23.05.2017 ausgesprochene Garantie gilt für einen Zeitraum von 24 Jahren, ein- schließlich der Leasingrate für den am 12. Dezember 2044 endenden Abrechnungsmonat.
Die Bereitstellung der zur Verkehrsdurchführung erforderlichen Fahrzeuge hat die DB Regio AG vorgenommen. Sie hat mit dem Hersteller Alstom Transport Deutschland GmbH am 16.03.2017 einen vertraglichen Abruf über die Herstellung und Lieferung von 27 neuen E-Triebfahrzeugen des Typs „Coradia Continental“ abgeschlossen (nachfolgend „Fahrzeuge“).
Als Garantiegeber haben die BEG und der Freistaat Bayern ein hohes Interesse an einer werthaltigen Beschaffung und Instandhaltung der Fahrzeuge durch [EVU], damit diese im Verkehrsdurchführungsvertrages der S-Bahn Nürnberg zuverlässig und in hoher Qualität eingesetzt werden können. Zugleich sind die Beschaffung sowie die Instandhaltung der Fahrzeuge durch [EVU] so zu dokumentieren, dass nach Ablauf der Verkehrsdurchführungsverträge Transparenz über die Pflege, den Zustand sowie die Haltbarkeit der Fahrzeuge während der verbleibenden Lebensdauer hergestellt werden kann.
Um seitens der BEG gemeinsam mit [EVU] den Prozess während der Laufzeit des VDV S-Bahn Nürnberg 2031+ zu begleiten, wird eine Controlling‐Gruppe (CG) eingesetzt. Die Aufgaben der CG sind in der Anlage 18 beschrieben.
Zur detaillierten Umsetzung dieser Vorgaben vereinbaren die Parteien für die Controlling-Gruppe die nachfolgende Geschäftsordnung (GO).
§ 1 Mitglieder der Controlling‐Gruppe
Die BEG benennt als ihre stimmberechtigten Vertreter in der Controlling‐Gruppe:
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Stellvertreter(pool):
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[EVU] benennt als ihre stimmberechtigten Vertreter in der Controlling‐Gruppe:
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Stellvertreter(pool):
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Beide Parteien sind berechtigt, ihre stimmberechtigten Vertreter auszutauschen oder Stellvertreter zu benennen. Sie zeigen der anderen Partei einen Austausch der regelmäßigen Ansprechpartner unverzüglich an, spätestens 30 Kalendertage vor der nächstfolgenden Sitzung der Controlling‐Gruppe. Die in der Controlling‐Gruppe ein‐ vernehmliche Vornahme einer kurzfristigere Stellvertretungsbenennung, z.B. infolge von Krankheit, bleibt davon unbenommen.
§ 2 Sitzungen der Controlling‐Gruppe
- Die Einladungen zu Sitzungen der Controlling‐Gruppe werden von der BEG spätestens 14 Kalendertage vor dem Sitzungstermin unter Angabe des Entwurfs zur Tagesordnung schriftlich oder in Textform per Email übersandt.
- Jede Partei kann zur Teilnahme an der Sitzung der Controlling‐Gruppe jeweils bis zu drei Gäste (weitere Vertreter der BEG bzw. der Gesellschafter der BEG, [des EVU] sowie Berater der Parteien hinzuziehen, insofern diese die Arbeit der Controlling‐Gruppe bei spezifischen Frage‐ bzw. Problemstellungen durch ihre Fachkenntnis unterstützen können und sollen. Sie hat diese spätestens fünf Werktage vor der Sitzung der anderen Partei namentlich anzuzeigen und unverzüglich gemäß Anlage 1 zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Soweit erforderlich, können einvernehmlich weitere Gäste hinzugezogen werden. Die hinzugezogenen Gäste haben kein Stimmrecht.
- In dringenden Fällen kann von der unter Abs. 1 genannten Frist abgewichen werden.
- Die BEG als protokollführende Partei ist berechtigt, zusätzlich zu den unter § 1 genannten Vertretern eine/n Protokollführer/in zur Teilnahme an den Sitzungen zu bestimmen. Diese sind zur Verschwiegenheit gemäß Anlage 1 zu verpflichten. Sitzungsprotokolle werden unmittelbar in der Sitzung für alle Teilnehmer einsehbar erstellt.
- Die Controlling Gruppe legt in einer ihrer ersten Sitzungen fest, auf welchem Wege Daten und Dokumente ausgetauscht und abgelegt werden.
- Unter den Parteien besteht Einvernehmen, dass alle Daten und Unterlagen gemäß Absatz 4 und 5 den Teilnehmern im Wettbewerb um die Anschlussleistung elektronisch und erforderlichenfalls in Papierform zur Verfügung gestellt werden können. Im Übrigen sind alle Mitglieder der Controlling‐Gruppe und ihre Stellvertreter zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten über sämtliche im Zusammenhang mit ihrer Mitgliedschaft in der Controlling‐Gruppe zugänglich gewordenen Daten, Informationen und Ergebnisse verpflichtet.
- Es ist vorgesehen, dass die Controlling Gruppe mindestens zwei Mal im Jahr tagt.
- Zur Vorbereitung der Fahrzeugübergabe an ein etwaiges drittes EVU als Folgenutzer im Rahmen der Anschlussleistungen und dessen Einbeziehung in den dazu erforderlichen Abstimmungsprozess gemäß Anlage 18 ist die BEG berechtigt, Sondersitzungen unter Teilnahme von nicht stimmberechtigten Vertretern des Folgenutzers zu verlangen.
§ 3 Beschlussfähigkeit und Entscheidungsfindung
- Die Controlling-Gruppe ist beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder anwesend sind.
- Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der in der Sitzung anwesenden Mitglieder gefällt.
- In Fällen besonderer Eilbedürftigkeit können Beschlüsse auch im Stern‐ bzw. Umlaufverfahren ohne Einberufung einer Sitzung getroffen werden. Hierbei werden die zu entscheidenden Fragestellungen parallel (Sternverfahren, ggf. digital) bzw. nacheinander (Umlaufverfahren) an alle Mitglieder der Controlling‐Gruppe sowie deren Stellvertreter versandt. Beschlüsse werden – analog zu der Beschlussfassung in der Sitzung – mit einfacher Mehrheit der innerhalb der gesetzten Abstimmungsfrist abgegebenen Stimmen gefasst. Die Frist zur Abgabe der Stimme darf fünf Arbeitstage nicht unterschreiten, es sei denn die besondere Eilbedürftigkeit erfordert eine kürzere Frist. Soll bei der Abstimmung ersatzweise mindestens ein Stellvertreter abstimmen, so ist dies der anderen Partei anzuzeigen.
§ 4 Aufgaben und Rechte der Controlling-Gruppe sowie Fristen
- Der Aufgabenkanon der Controlling-Gruppe wird im Wesentlichen durch die Anlage 18 definiert.
- Zur Wahrnehmung der Aufgaben erhält die Controlling‐Gruppe Informations‐, Einsichts‐, Betretungs‐, Beteiligungs‐ und Prüfrechte, die in der Anlage 18 beschrieben sind. Sie erstrecken sich auf die Phasen der Instandhaltung im laufenden Betrieb, die Vorbereitung eines Folgeverfahrens und die etwaige Übergabe der Fahrzeuge an einen Folgebetreiber sowie auf phasenübergreifende Querschnittsthemen.
§ 5 Hinzuziehung von Sachverständigen
- Die Anlage 18 definiert für bestimmte Sachverhalte Verfahrensregeln für den Fall, dass in der Controlling‐Gruppe keine Mehrheitsentscheidung zustande kommt.
- Hiervon unbenommen kann jede Partei die Hinzuziehung neutraler Sachverständiger einfordern, wenn sie ein konkretes Informations‐ oder Prüfbedürfnis geltend macht.
- Die Controlling‐Gruppe strebt eine schnelle Entscheidungsfindung über die Auswahl eines Sachverständigen nach Absatz 1 und 2 an. Hierzu werden die Parteien innerhalb von 14 Tagen nach der Feststellung, dass ein Sachverständiger benötigt wird, jeweils eine Liste mit mindestens zwei qualifizierten Sachverständigen vorschlagen. Die Controlling‐Gruppe strebt an, auf Basis dieser Vorschläge eine zeitnahe einvernehmliche Entscheidungsfindung herbeizuführen. Gelingt dies nicht, gilt das in Anlage 18, Ziffer 4.3.2 beschriebene Verfahren.
- Die Sachverständigen werden zur Verschwiegenheit gemäß Anlage 1 verpflichtet.