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Anlage
Lieferantenleitfaden SAP Ariba und SAP Fieldglass
- Kurzüberblick
Fraunhofer plant zum 10.01.2022 die Kommunikation mit den Lieferanten über das SAP Ariba Netzwerk/SAP Fieldglass zu digitalisieren.
Ziel ist die Nutzung des Netzwerks, um mit den Lieferanten die Belege von der Bestellung bis hin zur Rechnung digital auszutauschen. Ferner soll den Lieferanten die Möglichkeit gegeben werden, ihre Kataloge über das SAP Ariba Netzwerk/ SAP Fieldglass für die Fraunhofer-Nutzer bereitzustel- len.
Zu beachten ist, dass sich jeder Lieferant zunächst im SAP Ariba Netzwerk registrieren muss. So- fern ein Lieferant auch an Ausschreibungen für Arbeitnehmerüberlassung oder Dienstleistungen teilnehmen möchte, ist darüber hinaus eine Registrierung in SAP Fieldglass nötig.
Weiterführende Informationen:
https://www.ariba.com/de-de/ariba-network
- Zugangsvoraussetzungen
SAP Ariba:
| Um auf das Lieferantenportal zuzugreifen, sind ein Internetzugang und ein Webbrowser notwen- | |
|---|---|
| dig. ( | https://www.ariba.com/de-de/support/supplier-support/integration) |
dig. (https://www.ariba.com/de-de/support/supplier-support/integration)
SAP Fieldglass:
Um auf das Lieferantenportal zuzugreifen, sind ein Internetzugang und ein Webbrowser notwen- dig. (https://fieldglass.eu/)
- SAP Ariba Netzwerk – Konten
Das SAP Ariba Network bietet zwei Konten-Modelle:
- Standard-Konto: Kostenfreies Modell, um die wesentlichen Belege auszutauschen mit der Einschränkung, dass das Hochladen der Kataloge oder die System-zu-System-Integration über das Netzwerk nicht möglich sind.
- Enterprise-Konto: Gebührenpflichtiges Konto (ab Erreichen eines gewissen Transaktions- volumens), das auch eine System-zu-System-Integration als auch das Hochladen von Ka- talogen bietet.
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Anlage zu den Vergabeunterlagen des Verfahrens „XXX“
| Eigenschaft | Standard-Konto | Enterprise-Konto | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zugriff | per Email-Benachrichtigung | Online-Dashboard | ||||||
| Bestellung, Auftragsbestäti- | Ja | Ja | Ja | Ja | ||||
| gung, Versandbestätigung, | ||||||||
| Leistungserfassungsblatt, | ||||||||
| Rechnung, Mahnung | ||||||||
| Elektronische | Nein | Ja | ||||||
| Kataloge | ||||||||
| Rechnungsstatus | Rechnungsstatus | per Email-Benachrichtigung | Postausgang mit Zugriff über ei- | |||||
| nen beliebigen Browser | ||||||||
| Rechnungs-Archivierung | Email-Benachrichtigungen und online Download | Langfristige Rechnungsarchivie- | ||||||
| rung, Möglichkeit zum Massen- | ||||||||
| Download von Rechnungen | ||||||||
| Ariba Support | Online Help Center | • Support per Telefon, Chat oder | ||||||
| • Direkter Zugriff auf einen Exper- | ||||||||
| ten für den Onboarding Prozess | ||||||||
| • Technischer Support für die | ||||||||
| Konfiguration und Integration | ||||||||
| • Online Lernvideos | ||||||||
| Integration mit Lieferanten- | Nicht möglich | Möglich | Möglich | |||||
| ERP-System | ||||||||
| Reporting | Nein | Ja | ||||||
| Multi-User | Ja | Ja | ||||||
| Mobile App | Ja | Ja | ||||||
| Gebühren | Gebührenfrei | Ggfs. Gebühren gemäß Kapitel 4 |
Tabelle 1: Übersicht der Konten
- Gebührenübersicht für das SAP Ariba Enterprise-Konto
Bei Überschreiten des Transaktionsvolumens von mehr als 5 Belegen UND 43.250 EUR wird das Enterprise-Konto gebührenpflichtig. Die Gebühren gliedern sich in Transaktionsgebühren (propor- tional zum Transaktionsvolumen, jedoch mit einer Obergrenze von 17.300 € pro Geschäftsbezie- hung) und Abonnementgebühren (gestaffelt nach Anzahl der Dokumente). Genauere Details fin- den Sie in der Abbildung 1.
Aktuelle Informationen und Erklärungen zu den Preisen finden Sie unter
https://www.ariba.com/de-de/ariba-network/ariba-network-for-suppliers/subscriptions-and-pri- cing
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Anlage zu den Vergabeunterlagen des Verfahrens „XXX“
Abbildung 1: Gebührenübersicht für das SAP Ariba Enterprise-Konto
- Registrierung auf dem SAP Ariba Netzwerk, Bereitstellung der SAP Ariba Kataloge Das SAP Ariba-Team unterstützt Lieferanten mit dem Enterprise-Konto aktiv bei der Registrierung und bei der Bereitstellung der Kataloge.
a. Prozess-Teil 1 – Kontoregistrierung zum Austausch von Belegen
Im ersten Schritt erhält der Lieferant ein Anschreiben von Fraunhofer, das ihn über das Projekt (Inhalte, Zeitleiste) informiert. Dieses Schreiben enthält auch einen Link zu einer Online-Veranstal- tung, das sogenannte Lieferanten-Summit. Beim Summit werden die Lieferanten im Detail über den Onboarding-Prozess, das SAP Ariba-Netzwerk, das Gebührenmodel und die weiteren Schritte zur Registrierung informiert. Nach dem Summit assistiert ein SAP Ariba-Experte telefonisch bei der Konfiguration des Kontos.
b. Prozess-Teil 2 – Hochladen der Kataloge
Prinzipiell hat der Lieferant die Möglichkeit, statische Kataloge (Excel, CIF, BMEcat) oder Pun- chOut-Kataloge anzubinden. Nach der Konfiguration des Kontos unterstützen ein SAP Ariba Ka- talogexperte die Lieferanten beim Hochladen der Kataloge (in Test- als auch Produktivumgebung). Hier gelten folgenden Durchlaufzeiten (je nach Erfahrungsgrad des Lieferanten mit den Katalogen können diese wesentlich kürzer ausfallen).
c. Projektstart
Für die Vorlaufphase des Projektes, die Kataloganbindung, stehen dem Lieferanten maximal fol- gende Zeitspannen zur Verfügung:
• Statische Kataloge: 6 Wochen • Punch-Out Kataloge: 12 Wochen.
Die genaue Zeitspanne wird, sofern nicht in den Vergabeunterlagen bereits benannt, mit der Zu- schlagserteilung mitgeteilt.
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Anlage zu den Vergabeunterlagen des Verfahrens „XXX“
Abbildung 2: Wesentliche Katalog-Onboardingschritte und Durchlaufzeiten
- SAP Fieldglass – Konten
SAP Fieldglass hat nicht verschiedene Kontomodelle und ist von SAP-Seite aus für Lieferanten kostenfrei. Falls ein Kunde SAP Fieldglass über einen MSP (Managed Service Provider) verwalten lässt, stellt dieser MSP den Lieferanten unter Umständen Kosten in Form von einer Gebühr oder einem Abschlag in Rechnung. Dies liegt jedoch im Ermessen des Kunden bzw. dessen MSP.
- Registrierung auf der SAP Fieldglass Plattform
Grundsätzlich ist festzuhalten, dass sich jeder Lieferant, der über SAP Fieldglass an Ausschrei- bungen teilnehmen möchte, auch bei SAP Fieldglass registrieren muss. Dies gilt auch für Liefe- ranten, die sich bereits bei SAP Ariba registriert haben.
SAP Fieldglass bietet dem PMO (Project Management Office) bzw. Managed Service Provider (MSP) des Kunden ein Training zum Lieferanten-Onboarding an. Das Onboarding und Schulen der Lieferanten selbst liegt jedoch in der Verantwortung des Kunden beziehungsweise dessen PMO/MSP.
Es gibt zwei Arten, wie sich Lieferanten bei SAP Fieldglass registrieren können:
a) Elektronische Einladung durch Fraunhofer
Fraunhofer kann einen neuen Lieferanten auf der SAP Fieldglass Plattform anlegen. Dort kann auch eingestellt werden, welche Leistungen der Lieferant bereitstellt (Arbeitnehmerüberlassung oder Dienstleistungen). Der Lieferant erhält dann eine Einladung per Email mit der Aufforde- rung, sich bei SAP Fieldglass zu registrieren.
b) Selbständige Registrierung des Lieferanten
Lieferanten können sich unabhängig von Fraunhofer bei SAP Fieldglass registrieren. Nach erfolg- reicher Registrierung erscheinen diese dann in der Lieferantendatenbank von SAP Fieldglass, in der sie von Fraunhofer gefunden und eingeladen werden können.
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Anlage zu den Vergabeunterlagen des Verfahrens „XXX“
- Benötigte Daten von SAP Ariba Kataloglieferanten
Alle Angaben sind von den Lieferanten vollständig sowohl in Deutsch als auch in Englisch in die Liste einzutragen.
Der Registrierungsprozess in SAP Fieldglass entspricht dem Standardprozess, sprich es sind keine Fraunhofer-spezifischen Felder von Lieferantenseite auszufüllen.
- Datenspeicherung
SAP Ariba:
- Sicherheitsrichtlinien für SAP Ariba Online Services https://www.ariba.com/legal/ariba-online-services-security-disclosures-07-07-2006
- SAP Ariba-Vertraulichkeitserklärung für Cloud-Services https://www.ariba.com/legal/ariba-privacy-statement-05-18-2018
SAP Fieldglass:
- Datenschutzrichtlinie für SAP Fieldglass https://www.fieldglass.eu/PrivacyPolicy.de_DE.pdf
- Nutzungsbedingungen für SAP Fieldglass https://www.fieldglass.eu/TermsOfUse.de_DE.pdf
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