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Leistungsbeschreibung für eine

Beratung und Begleitung beim Interimsma-

nagement am Fraunhofer-Institut für Bauphysik

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Inhalt

1. Beschreibung des Vorhabens 3
2. Inhaltliche Anforderungen 4
3. Ausarbeitung des Angebots 5
4. Leistungszeitraum 8
5. Zahlungsbedingungen 9
6. Eignungskriterien 9
7. Zuschlagskriterien 10
8. Reisekosten 13

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1. Beschreibung des Vorhabens

Allgemeine Vorstellung der Organisation:

Die Fraunhofer-Gesellschaft mit Sitz in Deutschland ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Im Innovationsprozess spielt sie eine zentrale Rolle – mit For- schungsschwerpunkten in zukunftsrelevanten Schlüsseltechnologien und dem Transfer von For- schungsergebnissen in die Industrie zur Stärkung unseres Wirtschaftsstandorts und zum Wohle unserer Gesellschaft.

Die 1949 gegründete Organisation betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungs- einrichtungen. Die gegenwärtig knapp 32 000 Mitarbeitenden, überwiegend mit natur- oder in- genieurwissenschaftlicher Ausbildung, erarbeiten das jährliche Finanzvolumen von 3,4 Mrd. €. Davon fallen 3,0 Mrd. € auf den Bereich Vertragsforschung, der sich in drei Finanzierungssäulen gliedert: Einen Anteil davon erwirtschaftet Fraunhofer mit Aufträgen aus der Industrie und aus Lizenzerträgen, die sich auf insgesamt 836 Mio. € belaufen. Der hohe Anteil an Wirtschaftser- trägen ist das Fraunhofer-Alleinstellungsmerkmal in der deutschen Forschungslandschaft. Ein weiterer Teil aus dem Bereich Vertragsforschung stammt aus öffentlich finanzierten Forschungs- projekten. Bund und Länder komplettieren die Vertragsforschung durch die Grundfinanzierung. Damit ermöglichen die Zuwendungsgeber, dass die Institute schon heute Problemlösungen ent- wickeln können, die in einigen Jahren für Wirtschaft und Gesellschaft relevant werden.

Das Fraunhofer-Institut für Bauphysik IBP wurde 1929 gegründet und zählt damit zu den erfah- rensten und etabliertesten Instituten der Fraunhofer-Gesellschaft. Mehr als 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an den Standorten – Stuttgart und Holzkirchen – beschäftigt. Die Kompe- tenzen des Fraunhofer IBP konzentrieren sich auf Forschung, Entwicklung, Prüfung, Demonstra- tion und Beratung auf den Gebieten der Bauphysik. Leistungsfähige Labore und Prüfeinrichtungen sowie das größte bekannte Freilandversuchsgelände am Standort Holzkirchen ermöglichen kom- plexe bauphysikalische Untersuchungen. Moderne Labormesstechnik und Berechnungsmethoden optimieren Bauprodukte für den praktischen Einsatz. Untersuchungen in Modellräumen, im Prüf- feld und am ausgeführten Objekt dienen der bauphysikalischen Erprobung von Komponenten und Gesamtsystemen für den Neubau wie für den Sanierungsfall.

Konkrete Vorstellung des Vorhabens:

Als Reaktion auf ein wirtschaftlich und förderpolitisch anhaltend schwieriges Umfeld plant das Fraunhofer IBP seine Organisation, Prozesse und Strukturen neu zu justieren und anzupassen. Für diese Transformation wurden Maßnahmen identifiziert und eine zugehörige Planung bis Ende 2028 initiiert. Für die Umsetzung dieser soll nun ein Interimsmanagement implementiert werden, für das mit dieser Ausschreibung eine Beratung und Begleitung zur Projektsteuerung und opera- tiven Implementierung der Maßnahmen gefunden werden soll. Ziel ist, dass die Transformation bis Ende 2028 umgesetzt und in der Organisation des Fraunhofer IBP verankert ist. Vor diesem Hintergrund werden mit dieser Ausschreibung Organisationsberatungen angesprochen, die das Interimsmanagement von konkretem Projektmanagement und -steuerung über Prozessmodellie- rung und SAP-/IT-/Infrastruktur-Transformation bis hin zu Organisationsdesign und Change Ma- nagement übernehmen und Erfahrungen mit der Transformation von Organisationen im öffentli- chen Sektor haben.

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2. Inhaltliche Anforderungen

Arbeitspaket 1: Projektmanagement und -steuerung

Für die Umsetzung der Maßnahmenplanung am Fraunhofer IBP sollen das Projektmanagement und die Projektsteuerung übernommen werden. Hierbei müssen sowohl interne Abläufe am Institut zwischen Institutsleitung, Verwaltung und Führungskreis, als auch die Berichtspflichten des Instituts an die Zentralverwaltung und den Vorstand der Fraunhofer-Gesellschaft geplant, koordiniert und nachverfolgt werden. Hierzu ist eine regelmäßige und engmaschige Abstim- mung mit der Institutsleitung sowie die Vorbereitung und Begleitung der quartalsweisen Bericht- erstattung der Institutsleitung an die Zentralverwaltung vorzusehen. Für die Projektabwicklung kann die am Institut etablierte Collaboration-Platform MS Teams verwendet werden. Etwaige Vor-Ort-Einsätze (mit Angabe Anzahl der Einsätze) werden im Einzelfall einvernehmlich abge- stimmt.

Die Aufwandsschätzung liegt bei 12 Arbeitstagen in 2026, 26 Arbeitstagen in 2027 und 26 Ar- beitstagen in 2028.

Arbeitspaket 2: Implementierung einer IT-Strategie

Die IT-Strategie des Instituts muss auf die aktuellen Anforderungen hinsichtlich digitaler Zusam- menarbeit, Einsatz von Werkzeugen der Künstlichen Intelligenz, CyberSecurity, mobilem Arbei- ten und moderner Laborinfrastruktur angepasst werden, so dass mit konsolidierter Personal- stärke das Management der digitalen Infrastukturen, die Client-Betreuung bis hin zur Prozessau- tomatisierung gewährleistet werden.

Die Aufwandsschätzung liegt bei 12 Arbeitstagen in 2026, 26 Arbeitstagen in 2027 und 26 Ar- beitstagen in 2028.

Arbeitspaket 3: Analyse und Einführung von Rentabilitätssteigerungsmaßnahmen

Für effiziente Abläufe der Service- und operativen Einheiten sowie deren Zusammenspiel sollen Maßnahmen zur Steigerung der Rentabilität identifiziert und mit den betroffenen Einheiten um- gesetzt werden. Dies soll durch Prozessautomatisierung zur Senkung von Gemeinkosten und Be- schleunigung von Abläufen sowie durch effektiven Einsatz der Infrastrukturen und Kompe- tenzerweiterung im Einsatz künstlicher Intelligenz erfolgen.

Die Aufwandsschätzung liegt bei 6 Arbeitstagen in 2026, 52 Arbeitstagen in 2027 und 26 Ar- beitstagen in 2028.

Arbeitspaket 4: Begleitung von Maßnahmen der Neuorganisation

Am Fraunhofer IBP sollen verstärkt Rollen des Business Developments über alle Fachabteilungen hinweg eingeführt werden. Durch personelle Konsolidierung müssen Abläufe in Projekten und Infrastrukturen überarbeitet und die Service-Bereiche organisatorisch angepasst werden. Diese Maßnahmen der Neuorganisation sollen begleitet werden – sowohl hinsichtlich der erforderli- chen Strukturierung, Implementierung und Nachverfolgung von Prozessen, Neubewertung von externen Dienstleistungen, als auch der Begleitung von Führungskräften und Mitarbeitenden im Change-Prozess sowie bei eventuell erforderlichen Überarbeitungen von institutsinternen Rege- lungen.

Die Aufwandsschätzung liegt bei 12 Arbeitstagen in 2026, 52 Arbeitstagen in 2027 und 26 Ar- beitstagen in 2028.

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Arbeitspaket 5: Durchführung von Vor-Ort-Terminen

Zur Projektsteuerung mit den Führungskräften des IBP sowie der Durchführung von Implemen- tierungsarbeiten für neue Prozesse und Prozesswerkzeuge, Personalmaßnahmen oder organisa- torischer Anpassungsmaßnahmen sollen jeweils 2-tägige Vor-Ort-Termine an den Standorten Stuttgart (Nobelstr. 12, Stuttgart) sowie Holzkirchen (Fraunhoferstr. 10, Valley) vorgesehen wer- den. Folgendes Mengengerüst ist für die Kalkulation von Personal- und Reisekosten vorzusehen:

Die Arbeiten können bei passendem Umsetzungskonzept remote gestaltet werden. Um aller- dings auf akute Handlungsbedarfe - insbesondere im Personalwesen, bei denen unter anderem ein Zugriff auf die vertraulichen (SAP-)Systeme am Institut und der persönliche Austausch vor Ort erforderlich sein wird - reagieren zu können, muss an Werktagen zwischen 9h und 17h die Ver- fügbarkeit von mindestens einer Person aus dem Kernteam an beiden Standorten innerhalb von maximal 3h gewährleistet sein.

Arbeitspaket 5a: Option der ad hoc Durchführung vor Ort

Von der vorgenannten ad hoc Durchführung vor Ort soll maximal zweimal pro Monat Gebrauch gemacht werden. Die inhaltlichen Fragestellungen entfallen dabei auf die Arbeitspaketen 1 bis 4 und der zeitliche Einsatz vor Ort entfällt auf die dort veranschlagten Aufwände. Hinzu kommen die hier angefragten optionalen Kosten für die Präsenz vor Ort - der Einfachheit halber wird da- bei eine Gleichverteilung der Reisen nach Stuttgart und Holzkirchen angenommen.

Die Abrechnung erfolgt monatlich je nach Anforderung einer ad-hoc Durchführung vor Ort.

3. Ausarbeitung des Angebots

Die Fraunhofer-Gesellschaft bittet um ein – dem oben genannten Bedarf entsprechendem – An- gebot. Dieses muss folgende Angaben und Bestandteile enthalten:

I. Die Angabe einer konkreten Ansprechperson inkl. Kontaktdaten, welche für die Aus- schreibung verantwortlich ist II. Eine Beschreibung der angefragten Leistungen in einem Umsetzungskonzept (s.u.) III. Eine Aufstellung eines Personalkonzepts mit Kern- und Ergänzungsteams für die Bearbei- tung (s.u.) IV. Die Angabe des kalkulierten Stunden- und Tagesaufwandes je Arbeitspaket sowie für die Gesamtleistung V. Die Angabe von Stunden- sowie Tagessätzen (Basis: 8h), incl. Reisekosten und Spesen, für die angefragten Leistungen

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VI. Die Angabe des resultierenden Gesamtpreises für die angefragten Leistungen inklusive Reisekosten und Spesen

Anforderungen an das Umsetzungskonzept

Der Bieter reicht mit dem Angebot ein auftragsbezogenes Umsetzungskonzept ein. Dieses soll ein konkretes, schlüssiges und realistisch umsetzbares Vorgehen für die organisatorische, perso- nelle und IT-bezogene Transformation des Instituts beschreiben. Allgemeine Darstellungen von Beratungsmethoden sind nicht ausreichend.

Das Umsetzungskonzept muss folgende Bestandteile abdecken:

I. Auftragsverständnis und Prioritäten: Einordnung der wirtschaftlichen, organisatorischen, personellen und IT-bezogenen Herausforderungen für ein wissenschaftliches Institut so- wie Benennung der wichtigsten Erfolgsfaktoren. II. Vorgehen in den ersten zwölf Wochen: Darstellung der Phasen, Arbeitspakete, Meilen- steine und vorgesehenen ersten Ergebnisse. III. Wirtschaftliche und unternehmerische Steuerung: Vorgehen zur Steuerung von Kosten, Umsatz und Rentabilität sowie zur Entwicklung und Bewertung von Business Cases, Leis- tungsangeboten und Umsatzpotenzialen. IV. Governance, Organisation und IT: Vorgehen zur Klärung von Rollen, Entscheidungsrech- ten, Eskalationswegen und Verwaltungsstrukturen sowie zur Bewertung von IT-, Prozess- und Digitalisierungspotenzialen. V. Change, Kommunikation und Zusammenarbeit: Vorgehen für die Einbindung von we- sentlichen Beteiligten über die Standorte hinweg, wie Institutsleitung, Führungskräfte, Mitarbeitende, Betriebsräte, Zentrale. VI. Ergebnisse und Übergang: Erwartete Arbeitsergebnisse, Maßnahmencontrolling, Wissen- stransfer und Übergang in eine dauerhafte Führungs- und Verwaltungsstruktur

Das Umsetzungskonzept darf höchstens vier DIN-A4-Seiten umfassen. Für das Konzept ist Arial, eine Schriftgröße von mindestens 10 pt, ein einfacher Zeilenabstand und Seitenränder von min- destens 2 cm zu verwenden. Dies gilt auch für Texte in Tabellen, Abbildungen und Grafiken. Über die zulässige Seitenzahl hinausgehende Seiten werden nicht bewertet. Ein Deckblatt sowie ein Inhaltsverzeichnis werden auf den Seitenumfang angerechnet.

Anforderungen an das Personalkonzept

Der Bieter stellt ein Personalkonzept mit einem verbindlich benannten Kernteam aus zwei Perso- nen sowie einem Ergänzungs- und Vertretungsteam mit weiteren Expert:innen auf und für den Auftrag zur Verfügung. Darin stellt der Bieter in einem Rollen-, Einsatz- und Vertretungskonzept dar, wie das angebotene Personal über die gesamte Vertragslaufzeit eingesetzt, koordiniert und im Ausnahmefall vertreten wird. Aus der Darstellung muss insbesondere die Aufgabenvertei- lung, Verfügbarkeit, Zusammenarbeit, sowie die Sicherstellung einer kontinuierlichen und quali- tativ gleichwertigen Leistungserbringung nachvollziehbar hervorgehen.

Anforderungen an das Kernteam:

Die Rolle A im Kernteam adressiert die Schlüsselworte „Executive Lead & strategische Prozess- und IT-Transformation“ – entsprechend verfügt die vorgesehene Person im Kernteam mindes- tens über:

 mindestens 15 Jahre einschlägige Berufserfahrung;  davon mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer organisationsweiten Leitungsfunktion mit Budget-, Personal-, Organisations- oder Ergebnisverantwortung;

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 davon mindestens drei Jahre mit unmittelbarer Verantwortung für die strategische Aus- richtung, Steuerung oder Transformation von IT und Digitalisierung, beispielsweise in ei- ner CIO-/CDO-Funktion oder einer vergleichbaren organisationsweiten Leitungsfunktion;  Erfahrung in der Beratung oder Steuerung auf Geschäftsführungs-, Vorstands- oder ver- gleichbarer Leitungsebene;  Einschlägiger Hochschulabschluss (mindestens Bachelor oder gleichwertiger Abschluss) unter Vorlage eines Nachweises (z.B. Kopie der Urkunde),  staatlich anerkannter Abschluss einer Berufsakademie oder eine gleichwertige Qualifika- tion unter Vorlage eines Nachweises (z.B. Kopie der Urkunde);  Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem beziehungsweise C2-/verhandlungssicherem Niveau unter Vorlage eines Nachweises (z.B. Kopie des Zertifikats bzw. Eigenerklärung der Muttersprachlichkeit),  Vier personenbezogene Projektreferenzen mit fachlichen Erfahrungen in mindestens vier der folgenden Bereiche: o Aufbau eines Unternehmens oder einer neuen Organisationseinheit, o Entwicklung von Geschäftsmodellen und Leistungsportfolios, o Erstellung oder Bewertung von Business Cases, o Kosten-, Erlös-, Finanzierungs- oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, o Umsatzgenerierung und Entwicklung neuer Leistungs- oder Geschäftsfelder, o Restrukturierung oder wirtschaftliche Stabilisierung, o IT-Strategie, IT-Transformation oder IT-Betriebsmodelle, o Organisations-, Führungs- und Governance-Strukturen, o operative Linien- oder Ergebnisverantwortung, o Steuerung komplexer Stakeholder-, Entscheidungs- oder Eskalationssituationen. Mindestens eine Referenz muss dabei ein IT-geprägtes Transformationsvorhaben (insbe- sondere in den Bereichen IT-Strategie, IT-Organisation, IT-Betriebsmodell, IT-Carve-out, Cloud Transformation, Digital Workplace oder Modernisierung gewachsener IT-Struktu- ren) und mindestens eine Referenz den Aufbau oder die wirtschaftliche Weiterentwick- lung einer Organisation umfassen.  mindestens zwei relevante Weiterbildungen in einem der folgenden Bereiche (unter Vor- lage eines Nachweises (z.B. Kopie des Zertifikats)): o General Management, o Verhandlungsführung, z. B. Negotiation Mastery, o Konfliktmanagement, o Leadership, z. B. eine Future Leadership Ausbildung, o IT-Management, o strategisches Management, o Projekt- oder Transformationsmanagement.

Die Rolle B im Kernteam adressiert die Schlüsselworte „Operative Transformationsleitung, Perso- nal- und Organisationsentwicklung“ – entsprechend verfügt die vorgesehene Person im Kern- team mindestens über:

 mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung in Transformations-, Organisations- entwicklungs- oder Veränderungsvorhaben;  Erfahrungen in der operativen Projektleitung; Erfahrung mit Arbeitspaketen, Ressourcen, Risiken, Meilensteinen und Managementreporting;  abgeschlossenes Hochschulstudium in einer für die Leistungserbringung einschlägigen Fachrichtung, insbesondere Personalentwicklung/-management, Personal- und Organisa- tionsentwicklung, (Wirtschafts-)Psychologie, Betriebswirtschaftslehre mit personalwirt- schaftlichem Schwerpunkt oder einer vergleichbaren Fachrichtung unter Vorlage eines Nachweises (z.B. Kopie der Urkunde);  Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem beziehungsweise C2-/verhandlungssicherem Niveau (unter Vorlage eines Nachweises (z.B. Kopie des Zertifikats)).

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 Vier personenbezogene Projektreferenzen mit fachlichen Erfahrungen in mindestens vier der folgenden Bereiche o operative Steuerung eines komplexen Transformationsvorhabens, o Organisationsentwicklung und Organisationsdesign, o Rollen-, Aufgaben- und Verantwortungsklärung, o Change- und Kommunikationsmanagement, o Führungskräftebegleitung und -befähigung, o Beteiligung von Mitarbeitenden und Stakeholdern, o Ressourcen- oder Personalplanung, o Risiko-, Maßnahmen- und Meilensteinmanagement, o Übergang neuer Strukturen oder Prozesse in den Regelbetrieb, o digitale Prozess- oder Softwareeinführung.  mindestens zwei relevante Weiterbildungen in einem der folgenden Bereiche (unter Vor- lage eines Nachweises (z.B. Kopie des Zertifikats)): o mindestens eine Qualifikation im klassischen oder agilen Projektmanagement auf Senior Ebene, beispielsweise PRINCE2 (Practitioner), IPMA (Level C), Scrum (PSM II) oder gleichwertig; o mindestens eine weitere Qualifikation in Führung – zum Beispiel Tight-Loose- Tight Foundations (oder vergleichbar), Change Management, Coaching oder Or- ganisationsentwicklung; o ausgewiesene Expertise / Veröffentlichungen / Hochschullehre für die einschlägi- gen Themen Change Management/Organisationsentwicklung.

Anforderungen an das Ergänzungs- und Vertretungsteam:

Der Bieter stellt mindestens eine, optional zwei ergänzende Fachpersonen zur Verfügung, die das Kernteam insbesondere in den Bereichen Organisationsberatung, PMO, Prozessmanagement und Digitalisierung unterstützen. Das Ergänzungsteam soll gemeinsam abdecken:

 mindestens fünf Jahre Erfahrung im öffentlichen, öffentlich finanzierten oder regulierten Umfeld;  mindestens zwei Jahre Erfahrung in einer organisationsweiten Leitungsfunktion;  Projektmanagement, Projektcontrolling oder PMO;  Organisations- oder Prozessanalyse;  Digitalisierung oder IT-nahe Transformation;  Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Managementberichten;  mindestens eine einschlägige Zertifizierung oder gleichwertige Weiterbildung (z. B. PRINCE2 Foundation oder Practitioner, Scrum Master oder vergleichbar, BPMN bzw. be- ziehungsweise Prozessmanagementqualifikation, Design Thinking oder vergleichbare In- novationsmethoden) - unter Vorlage eines Nachweises (z.B. Kopie des Zertifikats).

Das Personalkonzept inklusive Rollen-, Einsatz- und Vertretungskonzept darf höchstens vier DIN- A4-Seiten umfassen, die benannten Personen werden in Form von Kurzprofilen beschrieben, für die ebenfalls jeweils höchstens zwei DIN-A4-Seiten zur Verfügung stehen. Hierbei ist die Schrift- art Arial in einer Schriftgröße von mindestens 10 pt, ein einfacher Zeilenabstand und Seitenrän- der von mindestens 2 cm zu verwenden. Dies gilt auch für Texte in Tabellen, Abbildungen und Grafiken. Über die zulässige Seitenzahl hinausgehende Seiten werden nicht bewertet. Zertifikats- kopien werden separat eingereicht und nicht auf den Seitenumfang angerechnet.

4. Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum für dieses Vorhaben nach Bezsuchlagung bis 31.12.2028.

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5. Zahlungsbedingungen

Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage netto nach Rechnungseingang.

6. Eignungskriterien

Projektreferenzen des Bieters

Der Bieter weist anhand von zwei Referenzprojekten in Form von Kurzprofilen nach, dass er über die erforderliche Erfahrung mit Beratungs-, Steuerungs- oder Interimsleistungen in komple- xen Organisationen verfügt. Die Referenzen müssen gemeinsam mindestens drei der folgenden Themenfelder abdecken:

 Transformation oder Restrukturierung einer Organisation,  IT-Transformation, IT-Strategie oder Entwicklung eines IT-Betriebsmodells,  wirtschaftliche Steuerung, Kostenoptimierung oder Effizienzsteigerung,  Entwicklung von Governance, Rollen-, Entscheidungs- und Eskalationsstrukturen,  operative Umsetzung eines komplexen Veränderungsvorhabens – inklusive dessen Steue- rung im unmittelbaren Zusammenwirken mit C-Level, Geschäftsführung, Vorstand, Insti- tutsleitung oder einer vergleichbaren obersten Leitungsebene, einschließlich der Vorbe- reitung und Begleitung strategischer Entscheidungen.

Beide Referenzen müssen aus einem der folgenden Umfelder stammen:

 öffentliche oder öffentlich finanzierte Organisation,  Forschung, Wissenschaft oder Hochschule,  regulierter Bereich, wie Gesundheitswesen, Versicherungswirtschaft, öffentliche IT oder kritische Infrastruktur.

Jedes Kurzprofil muss hierzu ausreichende Angaben enthalten und darf höchstens zwei DIN-A4- Seiten umfassen. Für die Kurzprofile ist Arial, eine Schriftgröße von mindestens 10 pt, ein einfa- cher Zeilenabstand und Seitenränder von mindestens 2 cm zu verwenden. Dies gilt auch für Texte in Tabellen, Abbildungen und Grafiken. Über die zulässige Seitenzahl hinausgehende Sei- ten werden nicht bewertet.

Mindestens eine Referenz muss dem Bieter unmittelbar zurechenbar sein. Eine weitere Referenz darf als personenbezogene Projektreferenz einer angebotenen Schlüsselperson des Bieters aus dem Kernteam eingereicht werden. Bei Projekten aus früheren Beschäftigungsverhältnissen sind der damalige Arbeitgeber sowie die persönliche Rolle und Verantwortung transparent anzuge- ben.

Maßgeblich sind die inhaltliche Vergleichbarkeit mit den vorgenannten Themenfeldern, die Pass- fähigkeit in den geforderten Umfeldern und die Rolle/Verantwortung des eingesetzten Personals für die erzielten Ergebnisse.

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6. Zuschlagskriterien

Der Auftrag wird nach den folgenden Zuschlagskriterien vergeben:

Preis – Gewichtung: 35%

Bewertet wird der Gesamtpreis für die in diesem Leistungsverzeichnis geforderten Arbeitspakete inklusive der darin explizit mit anzubietenden Reisen nach folgender Gewichtung:

Für jedes Arbeitspaket wird wie folgt bewertet: das günstigste Angebot erhält 100 Punkte. 0 Punkte entsprechen dem Doppelten dieses Preises. Dazwischen wird linear interpoliert.

Personalkonzept – Gewichtung 35%

Nachzuweisen sind:

 namentliche Benennung der Personen im Kern- und Ergänzungsteam,  tabellarische Lebensläufe aller Personen,  personenbezogene Projektreferenzen,  Rollen- und Aufgabenverteilung,  Verfügbarkeit im vorgesehenen Leistungszeitraum,  Darstellung des vorgesehenen zeitlichen Einsatzes,  Vertretungs- und Ausfallkonzept,  individuelle Verfügbarkeitsbestätigungen.

Für alle angebotenen Personen sind zudem mindestens zur jeweiligen Rolle passende Qualifika- tion, Zertifizierung oder dokumentierte Weiterbildung nachzuweisen.

Die Bewertung des Angebots und die Zuschlagsentscheidung beruhen auf der Qualifikation, Er- fahrung und persönlichen Eignung der angebotenen Personen. Die im Angebot benannten Per- sonen im Kern- und Ergänzungsteam werden deshalb verbindlicher Bestandteil des Vertrags. Sämtliche für die Leistungserbringung angebotenen Personen müssen zum Zeitpunkt der Ange- botsabgabe und während der Leistungserbringung verfügbar sein. Der Austausch von Personen ist nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers und gegen mindestens gleichwertig qua- lifizierte Personen möglich.

Sämtliche Personen mit unmittelbarem Kontakt zur Institutsleitung, zu Führungskräften, Mitar- beitenden, Interessenvertretungen und zur Fraunhofer-Zentrale müssen über Deutschkenntnisse auf verhandlungssicherem Niveau verfügen. Erwartet wird mindestens Niveau C2 des Gemeinsa- men Europäischen Referenzrahmens oder ein gleichwertiger Nachweis durch langjährige berufli- che Tätigkeit in deutschsprachigen Leitungs-, Beratungs-, Moderations- oder Verhandlungs-situ- ationen. Die Personen müssen insbesondere in der Lage sein:

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 komplexe Sachverhalte präzise und adressatengerecht zu vermitteln,  Leitungs-, Konflikt- und Eskalationsgespräche zu führen,  Entscheidungsvorlagen und Managementberichte auf Deutsch zu erstellen,  Workshops und Beteiligungsformate sicher zu moderieren,  sensible Personal- und Veränderungsthemen sprachlich angemessen zu begleiten.

Bewertet werden die Qualifikation, Erfahrung, Rollenpassung, Verfügbarkeit und Leistungskonti- nuität des verbindlich angebotenen Personals. Maßgeblich sind ausschließlich die mit dem Ange- bot eingereichten Kurzprofile mit Lebensläufen und personenbezogenen Referenzen, Qualifikati- onsnachweise und verbindlichen Einsatzangaben. Jede personenbezogene Referenz darf höchs- tens zwei Seiten umfassen und muss folgende Angaben enthalten:

 Auftraggeber und Auftraggebertyp (reguliertes, öffentliches oder wissenschaftsnahes Umfeld)  Projektzeitraum,  Ausgangssituation und Zielsetzung,  IT-, Organisations- und Wirtschaftlichkeitsbezug,  Persönliche Rolle im Projekt inkl. Umfang,  Entscheidungs-, Führungs- oder Umsetzungsverantwortung,  Persönlich bearbeitete fachliche Themen,  Eingesetzte Methoden,  Konkrete Ergebnisse und Wirkungen,  Referenzkontakt (soweit zulässig).

Für die beiden Personen im Kernteam müssen jeweils vier personenbezogene Referenzen einge- reicht werden.

Die Kurzprofile für Personen im Ergänzungsteam müssen zudem folgende Angaben enthalten:

 über welche für den Auftrag relevanten Kompetenzen und Erfahrungen die einzelnen Personen verfügen,  warum und in welcher Funktion sie das Kernteam fachlich oder methodisch ergänzen und  wie die Zusammenarbeit, Aufgabenverteilung und Abstimmung zwischen Kern- und Er- gänzungsteam organisiert wird.

Qualifikation und Erfahrung der Person A im Kernteam – Gewichtung: 35% des Kriteriums

Bewertet wird:

1. tatsächliche Geschäftsführungs- oder Linienverantwortung,
2. Erfahrung im Unternehmens- oder Organisationsaufbau,
3. Entwicklung von Geschäftsmodellen und Business Cases, nachgewiesene Kostenoptimie- rung oder wirtschaftliche Wirkung,
4. Durchführung einer IT-Strategie und IT-Transformation,
5. Erfahrung in regulierten Bereichen,
6. Verhandlungs- und Konfliktkompetenz,
7. Zusammenarbeit mit hochrangigen Leitungsebenen,
8. Abdeckung der beim Profil genannten fachlichen Erfahrungsanforderungen,
9. Passfähigkeit der personenbezogenen Referenzen
10. Verfügbarkeit im angeforderten Leistungszeitraum

Für jedes Bewertungskriterium wird die Passfähigkeit nach folgendem Schema bepunktet:

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Qualifikation und Erfahrung der Person B im Kernteam – Gewichtung: 35% des Kriteriums

Bewertet wird:

1. operative Verantwortung für komplexe Transformationen,
2. Verbindung von Projektsteuerung und Change Management,
3. Führungskräfte- und Mitarbeitendenbegleitung,
4. Ressourcen-, Risiko- und Maßnahmensteuerung,
5. Überführung neuer Strukturen in den Regelbetrieb,
6. Führungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation,
7. Erfahrung in wissenschaftsnahen oder öffentlichen Organisationen,
8. Abdeckung der beim Profil genannten fachlichen Erfahrungsanforderungen.
9. Passfähigkeit der personenbezogenen Referenzen
10. Verfügbarkeit im angeforderten Leistungszeitraum

Für jedes Bewertungskriterium wird die Passfähigkeit nach folgendem Schema bepunktet:

Qualität des Ergänzungs- und Vertretungsteams – Gewichtung: 20% des Kriteriums

Bewertet wird:

1. fachlicher und methodischer Mehrwert für das Kernteam,
2. PMO-, Prozess-, Organisations- und Digitalisierungskompetenz,
3. Erfahrung im öffentlichen, wissenschaftsnahen oder regulierten Umfeld,
4. Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Managementberichten,
5. Relevanz und Niveau der nachgewiesenen Zertifizierungen und Weiterbildungen.

Für jedes Bewertungskriterium wird die Passfähigkeit nach folgendem Schema bepunktet:

Rollen-, Einsatz und Vertretungskonzept – Gewichtung: 10% des Kriteriums

Bewertet wird:

1. sinnvolle Zusammensetzung und klare Aufgabenverteilung von Kern- und Ergän- zungsteam,
2. verbindlicher zeitlicher Einsatz und gesicherte Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen, Si- cherstellung personeller Kontinuität über die Vertragslaufzeit,
3. kurzfristige Einsatzfähigkeit,
4. Reaktionsfähigkeit und zugesagte Reaktionszeiten sowie Vor-Ort-Verfügbarkeiten in kri- tischen Situationen mit einem bedarfsgerechten Präsenzmodell für Stuttgart und Holzkir- chen,

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5. Vertretungsregelung und Verfahren für eine mindestens gleichwertige Nachbesetzung.

Für jedes Bewertungskriterium wird die Passfähigkeit nach folgendem Schema bepunktet:

Umsetzungskonzept – 30%

Bewertet wird das Umsetzungskonzept anhand der Angaben zu Aufgabenspezifik, Schlüssigkeit, Realisierbarkeit und Umsetzungsorientierung des dargestellten Vorgehens. Allgemeine Darstel- lungen von Beratungsmethoden ohne konkreten Bezug zum Auftrag erhalten keine positive Be- wertung. Die Bewertung erfolgt anhand der oben beschriebenen Bestandteile:

1. Auftragsverständnis und Prioritäten, Vorgehen in den ersten zwölf Wochen
2. Herangehensweise zur wirtschaftlichen und unternehmerischen Steuerung
3. Herangehensweise zu Governance, Organisation und IT
4. Herangehensweise zu Change, Kommunikation und Zusammenarbeit
5. Herangehensweise zur Übergabe von Ergebnissen und Übergang

Für jedes Bewertungskriterium wird die Passfähigkeit nach folgendem Schema bepunktet:

7. Reisekosten

Reisekosten und Spesen für die im Leistungsverzeichnis geforderten Reisen sind im Angebots- preis zu inkludieren. Darüber hinaus anfallende Reisekosten und Spesen werden unter Beach- tung des Bundesreisekostengesetztes separat und unter vorheriger Abstimmung mit Fraunhofer abgerechnet.

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