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JENAKULTUR. Eigenbetrieb der Stadt Jena

Leistungsbeschreibung

Öffentliche Ausschreibung 024/ÖA/2026

Zentraler Flyervertrieb für JenaKultur 2027

Der städtische Eigenbetrieb JenaKultur besteht aus zahlreichen Kultureinrichtungen sowie dem Bereich Tourismus/Convention. Jährlich wird eine große Anzahl von Printprodukten zur Information und Bewerbung unserer vielfältigen Angebote hergestellt. Um unsere Kunden gezielt erreichen zu können, schreiben wir den Vertrieb unserer Publikationen für das Jahr 2027 aus.

Zielgruppen

Die JenaKultur-Publikationen richten sich in erster Linie an zwei Zielgruppen:  kultur- und bildungsinteressierte Bürger:innen aus Jena und der Region  Tourist:innen in Jena

Auftragsgegenstand

1. 14-tägige Bestückung der JenaKultur-Route 9 feststehende Aufsteller in JenaKultur- und Partner-Einrichtungen (siehe Anlage Stellenliste).
2. 14-tägige Bestückung einer Kulturroute Gefordert sind insgesamt 25 Stellen in Jena, die sich zur Ansprache kultur- und bildungsinteressierter Bürger:innen eignen (Gastronomie, Kulturstätten, Freizeit- und bildungswissenschaftliche Einrichtungen, Stadtteilbüros etc.).
3. 14-tägige Bestückung einer Tourismusroute in Jena Gefordert sind insgesamt 12 Stellen in Jena, die sich zur Ansprache von Gästen in Jena eignen (Hotels, Pensionen und andere Arten von Ferienunterkünften).

Stellen

Alle 14 Tage müssen alle JenaKultur-Einrichtungen und Häuser bestimmter Partner (JenaKultur-Route) sowie eine Kulturroute mit mehrheitlich veranstaltungsspezifischen Publikationen bestückt werden. Die Tourismusroute ist ebenfalls 14-tägig mit mehrheitlich touristischen Publikationen zu bestücken.

Die Anbieter unterbreiten in der Anlage Stellenliste einen Vorschlag mit konkreten belieferbaren Stellen für die Kulturroute unter den genannten Kriterien. Dabei ist mindestens die geforderte Anzahl von 25 Stellen anzubieten, max. 10 weitere Stellen können je nach

JENAKULTUR. Eigenbetrieb der Stadt Jena Tel. 03641 49-8000 | jenakultur@jena.de | www.jenakultur.de Knebelstr. 10, 07743 Jena | Werkleitung: Friedrun Vollmer, Carsten Müller, Jana Gründig Sparkasse Jena-Saale-Holzland | IBAN DE32830530300000035050 | BIC HELADEF1JEN

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Verfügbarkeit als Vorschlag zur Auswahl eingebracht werden. Die Entscheidung, ob die vorgeschlagenen Stellen den Kriterien entsprechen, obliegt dem Auftraggeber.

Der Anbieter gibt außerdem an, ob eine Belieferung der 9 fest vorgegebenen Stellen auf der JenaKultur-Route sowie mindestens 12 der zur Auswahl gestellten Stellen auf der Tourismusroute möglich ist.

Die Stellen auf den einzelnen Routen können sich ohne Zutun der Vertragsparteien während der Vertragszeit ändern. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, in diesem Fall in Abstimmung mit JenaKultur für Ersatz zu sorgen, falls die Mindeststückzahl an Stellen nicht mehr beliefert werden kann. Bei Bedarf unterstützt JenaKultur.

Ablauf

Die Publikationen werden für den Auftragnehmer im Volksbad Jena (1. OG über barrierefreien Zugang erreichbar) durch das Team Marketing von JenaKultur gesammelt und müssen im regelmäßig festgelegten Turnus zweiwöchentlich dort abgeholt werden. Der Auftragnehmer wird vorab schriftlich über den aktuellen Umfang benachrichtigt. Die Zeitläufe, bis wann jeweils die Benachrichtigung und die Abholung erfolgen, werden zwischen den Vertragspartnern nach Auftragsvergabe vereinbart.

Es können zeitgleich maximal und i.d.R. 15 Publikationen auf der JenaKultur- und der Kulturroute laufen, auf der Tourismusroute 10 verschiedene Publikationen. Davon können bei jeder Verteilung bis zu fünf neue Werbemittel mitgegeben werden. Sollten auf der Kulturroute in einzelnen Displays aus Platzgründen nicht alle JenaKultur- Publikationen ausgestellt werden können, müssen trotzdem mind. 8 der angemeldeten Werbemittel untergebracht werden. Dabei ist auf eine gleichmäßige Sichtbarkeit aller Titel auf der gesamten Route zu achten.

Im Vertrieb sind die Displays zu aktualisieren, aufzufüllen und in ein ordentliches Erscheinungsbild zu bringen; abgelaufene und fremde Publikationen müssen entfernt und ordnungsgemäß entsorgt werden. Beachten Sie bei der Verteilung die unterschiedliche Auslagedauer der Werbemittel und die verschiedene Bestückung der einzelnen Routen (wird jeweils vorgegeben).

Bei hoher Beanspruchung soll es möglich sein, einzelne Publikationen über einen gewissen Zeitraum für die spätere Wiederverwendung zu pausieren. Dafür sollte beim Auftragnehmer eine ausreichende Lagerkapazität vorhanden sein.

Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Grundlage der Rechnungslegung des Anbieters.

Angebotsausführung

Der Anbieter legt ein aufgeschlüsseltes Angebot inklusive ausgefülltem Preisblatt, die Angaben über die belieferbaren Stellen und die geforderten Referenzen vor. Die Pauschalen für die einzelnen Routen beinhalten alle anfallenden Kosten zur Erfüllung der oben aufgeführten Leistungen. Der angebotene Preis gilt unabhängig von der Anzahl der zu verteilenden Werbemittel. Preisverhandlungen sind ausgeschlossen.

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Der Anbieter unterbreitet zugleich einen Vorschlag zu Verteilnachweis und -dokumentation mit Stempel- oder Unterschriftenliste und nachvollziehbarer Fotodokumentation.

Wertung und Zuschlagserteilung

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung folgender Kriterien:  60 % Preis  30 % angebotenen Stellen Für zusätzliche Stellenangebote können insgesamt max. 14 Punkte erreicht werden. Je einen Punkt pro zusätzlicher Stelle gibt es: o wenn der Anbieter für die Kulturroute zzgl. zu den verpflichtend geforderten 25 Stellen max. 10 weitere geeignete Stellen zur Auswahl stellt. Die Bewertung der Eignung erfolgt nach Einschätzung der Zielgruppenrelevanz durch JenaKultur: passend zur Route nach geografischer Verteilung und voraussichtlicher Breitenwirksamkeit. (max. 10 Punkte) o wenn der Anbieter für die Tourismusroute zzgl. zu den 12 verpflichtend geforderten Stellen max. 4 weitere der zur Auswahl gestellten Stellen beliefern kann, aus denen der Auftraggeber insgesamt 12 wählen kann (max. 4 Punkte).

 10 % Referenzen Es sind insgesamt max. 10 Unternehmen als Referenz zu nennen, die JenaKultur in der Zielgruppenstruktur ähneln. Für die Referenzen können insgesamt max. 10 Punkte erreicht werden, die zu 10 % in die Gesamtbewertung eingehen. Die Anzahl der Punkte richtet sich nach der Art und Anzahl der eingereichten Referenzen:

Um die maximale Punktzahl zu erreichen, sind 5 Referenzen von Kulturunternehmen und 5 von touristischen Unternehmen anzugeben.

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