Anlage 160 - Verschwiegenheitsverpflichtung
Teilnahmewettbewerb zum Vergabeverfahren:
Rahmenvertrag Druck- und Scanservice Bund - Fortführung eines zentralen Druck- und Scanservices inkl. Geräte und Zubehör des Herstellers RICOH sowie zugehörige Dienstleistungen
Aktenzeichen: Z42-2026-0066
- Alle Unterlagen und Informationen, die dem Bewerber/Bieter vom Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens oder nach Zuschlag zur Auftragsdurchführung offengelegt wurden, und die nicht als Verschlusssachen gekennzeichnet sind, sind als vertraulich zu erachten (nachfolgend „vertrauliche Informationen“), ungeachtet dessen, ob sie besonders gekennzeichnet sind oder nicht. Dies schließt alle im Zuge der Kommunikation zwischen Auftraggeber und dem Bewerber/Bieter ausgetauschten Unterlagen und Informationen ein, insbesondere auch Diskussions- und Verhandlungsergebnisse sowie Protokolle usw.
- Der Bewerber/Bieter wird alle vertraulichen Informationen ausschließlich zum Zweck der Teilnahme am Vergabeverfahren bzw. – im Zuschlagsfall - der Ausführung des Auftrages in Übereinstimmung mit den Regelungen gemäß dieser Verschwiegenheitsverpflichtung verwenden. Jede andere Nutzung ist untersagt und darf durch den Bewerber/Bieter nicht erfolgen.
- Sämtliche vertraulichen Informationen werden vom Bewerber/Bieter an einem gesicherten Ort aufbewahrt bzw. auf einer nach Stand der Technik gesicherten Dateiablage gespeichert. Der Zugriff auf die vertraulichen Informationen in physikalischer und elektronischer Form wird auf solche Mitarbeiter sowie Mitarbeiterinnen und Vertreter sowie Vertreterinnen beschränkt, die in angemessener und notwendiger Weise Informationen zum Zweck der Teilnahme am Vergabeverfahren bzw. – im Zuschlagsfall – der Ausführung des Auftrages benötigen. Im Falle einer Dateiablage sind die Zugriffrechte auf vorgenannte Mitarbeiter sowie Mitarbeiterinnen und Vertreter sowie Vertreterinnen zu beschränken.
- Vertrauliche Informationen dürfen nicht kopiert oder in anderer Weise vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden, es sei denn, dies ist zum Zweck der Teilnahme am Vergabeverfahren bzw. – im Zuschlagsfall – Ausführung des Auftrages erforderlich. Vertrauliche Informationen dürfen an Dritte, die als Konsortialpartner bzw. in Aussicht genommene Konsortialpartner auf Bewerber-/Bieterseite am Vergabeverfahren teilenehmen, nur weitergegeben werden, wenn diese zuvor die Verschwiegenheitserklärung zur Kenntnis genommen haben und entsprechend zur Verschwiegenheit verpflichtet wurden.
- Der Bewerber/Bieter hat den Zugriff unserer Mitarbeiter sowie Mitarbeiterinnen und Vertreter sowie Vertreterinnen auf vertrauliche Informationen zu überwachen, um die Einhaltung der Regelungen gemäß dieser Verschwiegenheitserklärung sicherzustellen. Der Bewerber/Bieter wird Tochtergesellschaften, sonstige verbundene Unternehmen, Mitarbeiter sowie Mitarbeiterinnen und Vertreter sowie Vertreterinnen, die Zugriff zu den vertraulichen Informationen haben, anweisen, die Verpflichtungen gemäß dieser Verschwiegenheitserklärung einzuhalten.
- Jede vertrauliche Information verbleibt im Eigentum des Auftraggebers, es sei denn, es wird ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart. Sämtliche vertraulichen Informationen sind zusammen mit allen Vervielfältigungen dem Auftraggeber zurück zu gewähren oder zu vernichten, nachdem ein Bedürfnis zur Nutzung der Information durch den Bewerber/Bieter nicht mehr besteht oder der Auftraggeber dies verlangt. Dateien mit vertraulichen Informationen sind entsprechend zu löschen.
- Diese Verschwiegenheitserklärung und sämtliche daraus resultierenden Verpflichtungen gelten für die Dauer des Vergabeverfahrens unabhängig davon, ob das Unternehmen sich als Bewerber/Bieter beteiligt oder nicht, und wirken auch nach der Beendigung des Vergabeverfahrens fort.
- Die Verpflichtungen gemäß dieser Verschwiegenheitserklärung wirken auch im Zuschlagsfall fort. Es gelten dann allerdings vorrangig die vertraglichen Regelungen.