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Anlage 100 - Teilnahmebedingungen
Teilnahmewettbewerb zum Vergabeverfahren:
Rahmenvertrag Druck- und Scanservice Bund - Fortführung eines zentralen Druck- und Scanservices inkl. Geräte und Zubehör des Herstellers RICOH sowie zugehörige Dienstleistungen
Aktenzeichen: Z42-2026-0066
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Anlagenverzeichnis
Teilnahmewettbewerb
Anlage 100 - Teilnahmebedingungen Version 1 (dieses Dokument)
Anlage 110 - Anschreiben an Bewerber Version 1
Anlage 120 - Anschreiben zum Teilnahmewettbewerb Version 1
Anlage 130 - Erklärung Bewerbergemeinschaft Version 1
Anlage 140 - Vergaberechtliche Verpflichtungserklärung Version 1
Anlage 150 - Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen Version 1
Anlage 151 - Eigenerklärung Umsatz Version 1
Anlage 152 - Vordruck Referenzen Version 1
Anlage 153 - Eigenerklärung Beschäftigte Version 1
Anlage 160 - VS_NfD – Erklärung Version 1
Anlage 170 - Verpflichtung zum VS-NfD-Merkblatt Version 1
Anlage 180 - Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD-Merkblatt)
Anlage 190 - Checkliste Teilnahmeantrag Version 1
Anlage 200 - Leistungsbeschreibung
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Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeine Erläuterungen ............................................................................................................... 5
2 Auftraggeber und Gegenstand der Beschaffung ......................................................................... 5
2.1 Auftraggeber .............................................................................................................................. 5
2.2 Gegenstand der Beschaffung ................................................................................................. 5
3 Regelungen zum Vergabeverfahren ............................................................................................... 6
3.1 Definitionen ............................................................................................................................... 6
3.2 Teilnahmeunterlagen ............................................................................................................... 8
3.3 Verfahrensart, Verfahrensregeln und Phasen des Verfahrens ........................................ 9
3.4 Bereitstellung der Teilnahmeunterlagen ............................................................................. 9
3.5 Kommunikationswege .......................................................................................................... 10
3.6 Terminplan .............................................................................................................................. 10
3.7 Verfahrenssprache ................................................................................................................. 11
3.8 Wahrheitsgetreue Angaben ................................................................................................. 11
3.9 Form und Übersendung der Teilnahmeanträge .............................................................. 12
3.10 Weitere Anforderungen an die Ausgestaltung der Teilnahmeanträge ...................... 13
3.11 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme von Teilnahmeanträgen .................. 13
3.12 Änderungen an den Vergabeunterlagen ........................................................................... 14
3.13 Mehrfache Einreichung von Teilnahmeanträgen ............................................................ 14
3.14 Keine Rückgabe von Unterlagen ........................................................................................ 14
3.15 Umgang mit Unklarheiten ................................................................................................... 14
3.16 Bewerberfragen ...................................................................................................................... 15
3.17 Ansprechpartner für technische Fragen ........................................................................... 16
3.18 Keine Entschädigung / Vergütung für Teilnahmeanträge und Angebote sowie Verfahrensteilnahme .......................................................................................................................... 16
3.19 Bewerbergemeinschaften .................................................................................................... 16
3.20 Eignungsleihe .......................................................................................................................... 17
3.21 Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen als reine Unterauftragnehmer ........................................................................................................................... 19
3.22 Information zum Datenschutz nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ............................................................................................................................................... 19
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3.23 Belehrung über die Möglichkeit eines Nachprüfungsverfahrens ................................ 22
3.24 Angabe der zuständigen Vergabekammer ....................................................................... 23
4 Hinweise zu Inhalt, Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge .................................. 24
4.1 Inhalt und Aufbau der Teilnahmeanträge ........................................................................ 24
4.2 Formale Prüfung der Teilnahmeanträge .......................................................................... 25
4.3 Nachforderung von Unterlagen .......................................................................................... 26
4.4 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen............................................................................ 26
4.5 Prüfung der Erfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung ............................ 27
4.5.1 Wirtschaftliche und Finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 45 VgV ................ 27
4.5.2 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV ......................... 28
4.5.3 Hinweise ......................................................................................................................... 33
4.6 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrages ............................................................... 33
5 Verschlusssachen (VS-NfD) .......................................................................................................... 34
5.1 Anforderungen an den Schutz von Verschlusssachen ................................................... 34
5.2 Erklärung zum VS-NfD-Merkblatt mit Anhang VS-NfD-Merkblatt........................... 36
6 Mit dem Teilnahmeantrag einzureichende Unterlagen .......................................................... 37
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1 Allgemeine Erläuterungen
Im Interesse der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung geschlechterspezifischer Sprachformen grundsätzlich verzichtet. Entsprechende Bezeichnungen und Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich geschlechtsunabhängig. Die verkürzte Sprachform hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung
2 Auftraggeber und Gegenstand der Beschaffung
2.1 Auftraggeber
Öffentlicher Auftraggeber ist die Bundesrepublik Deutschland.
In Vertretung der Bundesrepublik Deutschland ist das
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als zentraler IT-Dienstleister der Bundesverwaltung verantwortlich für die Durchführung des gegenständlichen Vergabeverfahrens. Mit vielfältigen Services unterstützt das ITZBund die Geschäftsbereiche des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), des Bundesministeriums des Innern, des Bundesministeriums für Verkehr und auftragsorientiert ebenfalls die gesamte Bundesverwaltung. Mit seinem umfassenden Leistungsspektrum positioniert sich das ITZBund als Shared-Service-Center für IT-Dienstleistungen innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
Es wird darauf verwiesen, dass die Kommunikation in dem gegenständlichen Vergabeverfahren ausschließlich über die E-Vergabe-Plattform eVergabe des Bundes (E- Vergabe-Plattform) zu erfolgen hat.
2.2 Gegenstand der Beschaffung
Die Ausschreibung umfasst die Beschaffung von Ricoh Endgeräten, die notwendige Service- und Dienstleistung als auch die notwendige Software samt Lizenzen und Service, um den Betrieb der vorhandenen Softwarelösung im Kontext des am IT-Arbeitsplatz bereitgestellten DSSB als Teil des Bundesclients gemäß der Sollkonzeption zur IT-Konsolidierung sicherstellen zu können.
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Mit dem Auftragnehmer wird ein Rahmenvertrag geschlossen. Dieser Rahmenvertrag beginnt mit der Erteilung des Zuschlags. Der Rahmenvertrag wird für eine Laufzeit von 2 Jahren (24 Monaten) geschlossen. Der Rahmenvertrag kann optional zweimal um jeweils 1 Jahr (12 Monate) verlängert werden. Die Ausübung der Option wird dem Auftragnehmer schriftlich spätestens drei Monate vor Vertragsende mitgeteilt. Die Gesamtlaufzeit beträgt mit Optionen maximal 4 Jahre (48 Monate).
Weitere Details der Beschaffung sind der Anlage Leistungsbeschreibung samt Anlagen zu entnehmen.
3 Regelungen zum Vergabeverfahren
Das Vergabeverfahren erfolgt unter Beachtung der Vorschriften des Vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV).
3.1 Definitionen
▪ „Vergabeunterlagen“ (auch synonym als „Auftragsunterlagen“ bezeichnet) sind sämtliche Unterlagen, die vom Auftraggeber erstellt werden oder auf die er sich bezieht, um Bestandteile der Auftragsvergabe oder des Verfahrens zu beschreiben oder festzulegen, insbesondere diese „Teilnahmebedingungen“, die „Bewerbungsbedingungen zur Angebotsphase“ jeweils samt aller Anlagen; zu den Vergabeunterlagen zählen weiter die Auftragsbekanntmachung, etwaige Änderungsbekanntmachung(en), die technischen Spezifikationen, die Beschreibung, die vorgeschlagenen Auftragsbedingungen, Formate für die Einreichung von Unterlagen seitens der interessierten Wirtschaftsteilnehmer, Informationen über allgemeingültige Verpflichtungen sowie sonstige zusätzliche Unterlagen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Vergabeunterlagen bei Bedarf, insbesondere aufgrund von Bewerber- / Bieterfragen anzupassen. ▪ Als „Wirtschaftsteilnehmer“ wird eine natürliche oder juristische Person oder öffentliche Einrichtung oder eine Gruppe solcher Personen und / oder Einrichtungen bezeichnet, einschließlich jedes vorübergehenden Zusammenschlusses von Unternehmen, die beziehungsweise der auf dem Markt die Lieferung von Waren beziehungsweise die Erbringung von Dienstleistungen anbietet. Anstatt des Begriffs „Wirtschaftsteilnehmer“ wird in diesem Vergabeverfahren synonym auch die Begrifflichkeit „Unternehmen“ verwendet. ▪ Interessierte Wirtschaftsteilnehmer, die sich an dem Teilnahmewettbewerb beteiligen, werden auch „Bewerber“ genannt. Wird ein Bewerber mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Angebotsabgabe aufgefordert, wird dieser ab diesem
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Zeitpunkt als „Bieter“ bezeichnet. Der Bewerber transformiert somit im Falle der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu einem „Bieter“. ▪ Nehmen mehrere interessierte Wirtschaftsteilnehmer gemeinsam im Teilnahmewettbewerb an dem Vergabeverfahren teil, werden diese teilweise auch als „Bewerbergemeinschaft“ konkretisiert. Eine Bewerbergemeinschaft wird aus Vereinfachungsgründen teilweise auch als „Bewerber“ bezeichnet. Der Begriff „Bewerber“ umfasst dann den (Einzel-)Bewerber und die Bewerbergemeinschaft. ▪ Wird eine Bewerbergemeinschaft mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Angebotsabgabe aufgefordert, wird diese als „Bietergemeinschaft“. Die Bewerbergemeinschaft geht somit im Falle der Aufforderung zur Angebotsabgabe in eine Bietergemeinschaft über. Eine Bietergemeinschaft wird aus Vereinfachungsgründen teilweise auch als „Bieter“ bezeichnet. Der Begriff „Bieter“ umfasst dann den (Einzel-)Bieter und die Bietergemeinschaft. ▪ Ein „Unterauftragnehmer“ ist ein Wirtschaftsteilnehmer, der vornehmlich aufgrund eines Unterauftrags (bspw. eines Werk- oder Dienstvertrages) im Auftrag des Bewerbers bzw. Bieters oder als Unterauftragnehmer eines Unterauftragnehmers des Bewerbers bzw. Bieters (sog. Unter-Unterauftragnehmer) oder auf weiteren Stufen in der Kette der Unterauftragsvergabe, die gesamte oder einen Teil der von dem Bewerber bzw. Bieter gegenüber dem Auftraggeber geschuldeten Leistung erbringt. ▪ In Bezug auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und die Kriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit kann ein Bewerber (sog. „eignungsleihendes Unternehmen“) die Kapazitäten anderer Unternehmen im Wege der sog. „Eignungsleihe“ (sog. „eignungsverleihender Unterauftragnehmer“) in Anspruch nehmen. ▪ Unter anderen Unternehmen sind allgemein alle Unternehmen und freiberuflich Tätige zu verstehen, die weder Bewerber / Mitglied einer Bewerbergemeinschaft bzw. Bieter / bzw. Mitglied einer Bietergemeinschaft sind. Das betrifft auch konzernverbundene Unternehmen eines Bewerbers / Mitglieds einer Bewerbergemeinschafts bzw. eines Bieters / bzw. Mitglieds einer Bietergemeinschaft. ▪ Auch als „Dritte“ werden in diesem Vergabeverfahren sowohl „reine Unterauftragnehmer“ bezeichnet als auch solche Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bewerber für die Eignungsleihe in Anspruch nimmt (sog. „eignungsverleihendes Unternehmen“) sowie Unternehmen, bei denen beide Voraussetzungen (eignungsverleihendes Unternehmen als Unterauftragnehmer) gleichzeitig gegeben sind (sog. „eignungsverleihender Unterauftragnehmer“).
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3.2 Teilnahmeunterlagen
Im vorliegenden Dokument Teilnahmebedingungen wird der Ablauf für den Teilnahmewettbewerb der geplanten Beschaffung im Rahmen eines nicht offenen Verfahrens dargelegt. Die Bestimmungen sind von allen interessierten Wirtschaftsteilnehmern zu beachten. Diese Teilnahmebedingungen gelten auch fort für die anschließende Angebotsphase.
Grundlage des Teilnahmewettbewerbs ist die im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (https://ted.europa.eu/TED/) unter dem Titel Rahmenvertrag Druck- und Scanservice Bund - Fortführung eines zentralen Druck- und Scanservices inkl. Geräte und Zubehör des Herstellers RICOH sowie zugehörige Dienstleistungen veröffentlichte Auftragsbekanntmachung.
Weitere wichtige Begleitunterlagen zum Teilnahmewettbewerb sind folgende Dokumente:
▪ Anlage 100 – Teilnahmebedingungen Version 1 (dieses Dokument) ▪ Anlage 110 – Anschreiben an Bewerber Version 1 ▪ Anlage 120 – Anschreiben zum Teilnahmewettbewerb Version 1 ▪ Anlage 130 – Erklärung Bewerbergemeinschaft Version 1 ▪ Anlage 140 – Vergaberechtliche Verpflichtungserklärung Version 1 ▪ Anlage 150 – Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen Version 1 ▪ Anlage 151 – Eigenerklärung Umsatz Version 1 ▪ Anlage 152 – Vordruck Referenzen Version 1 ▪ Anlage 153 – Eigenerklärung Beschäftigte Version 1 ▪ Anlage 160 - VS_NfD – Erklärung Version 1 ▪ Anlage 170 – Verpflichtung zum VS-NfD-Merkblatt Version 1 ▪ Anlage 180 - Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD-Merkblatt) ▪ Anlage 190 - Checkliste Teilnahmeantrag Version 1 ▪ Anlage 200 – Leistungsbeschreibung Version 1
Die Auftragsbekanntmachung und die Begleitunterlagen zum Teilnahmewettbewerb werden innerhalb der Vergabeunterlagen auch als Teilnahmeunterlagen bezeichnet.
Im vorliegenden Dokument Teilnahmebedingungen werden die Regelungen und Bestimmungen zum Ablauf des Vergabeverfahrens, zur Teilnahme am Vergabeverfahren sowie zur Prüfung und Bewertung von Teilnahmeanträgen geregelt.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Vergabeunterlagen bei Bedarf, insbesondere aufgrund von Bewerber- / Bieterfragen anzupassen.
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Hinweis:
Für die Angebotsphase nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs stellt der Auftraggeber Bewerbungsbedingungen für die Angebotsphase samt Anlagen zur Verfügung.
3.3 Verfahrensart, Verfahrensregeln und Phasen des Verfahrens
Die in diesem Vergabeverfahren zu beschaffenden Leistungen sind Gegenstand eines nicht offenen Verfahrens. Für die Abwicklung des Vergabeverfahrens gilt deutsches Recht. Die Anwendung von UN-Kaufrecht wird ausgeschlossen.
Dem Verfahren liegen die zum Datum der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung geltenden vergaberechtlichen Vorschriften zu Grunde. Insbesondere auf die Vorschriften des Vierten Teils des GWB und der VgV wird diesbezüglich verwiesen. Das Vergabeverfahren wird nach den geltenden vergaberechtlichen Vorschriften abgewickelt.
Das Vergabeverfahren wird in zwei Phasen durchgeführt.
In Phase 1, der Teilnahmephase mit dem Teilnahmewettbewerb, stellt der Auftraggeber anhand der mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen fest, welche Bewerber, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen, geeignet sind und auf der Grundlage der Bewertung der Auswahlkriterien zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden.
In Phase 2, der Angebotsphase, werden die ausgewählten Bewerber vom Auftraggeber aufgefordert, ein Angebot einzureichen.
Die vorliegenden Teilnahmebedingungen enthalten die maßgeblichen Regelungen für die Teilnahmephase mit Teilnahmewettbewerb einschließlich der Einreichung, Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge.
3.4 Bereitstellung der Teilnahmeunterlagen
Grundlage für den Teilnahmewettbewerb sind die Auftragsbekanntmachung sowie die Teilnahmeunterlagen. Die Teilnahmeunterlagen sind frei zugänglich und werden zum Download ohne Registrierungsnotwendigkeit auf der E-Vergabe-Plattform
https://www.evergabe-online.de/
in unverschlüsselter Form zur Verfügung gestellt.
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3.5 Kommunikationswege
Jeder interessierte Wirtschaftsteilnehmer, der einen Teilnahmeantrag abgeben möchte, ist verpflichtet, regelmäßig auf der Internetseite
https://www.evergabe-online.de/
Änderungen bzw. Konkretisierungen der Teilnahmeunterlagen abzurufen. Ein Teilnahmeantrag kann regelmäßig nur berücksichtigt werden, wenn der Bewerber alle veröffentlichten Informationen sowie aktuellen Teilnahmeunterlagen seinem Teilnahmeantrag zugrunde legt.
Jedem interessierten Wirtschaftsteilnehmer, der die Teilnahme am Vergabeverfahren beabsichtigt, steht es frei, sich auf der vorstehenden E-Vergabe-Plattform kostenfrei anzumelden und eine eindeutige Unternehmensbezeichnung sowie eine E-Mail-Adresse anzugeben. Nur wenn interessierte Wirtschaftsteilnehmer und Bewerber sich zum Vergabeverfahren registriert und die Teilnahme am Vergabeverfahren aktiviert haben, können sie ab dem Registrierungszeitpunkt über etwaige ergänzende Informationen und Änderungen sowie Ergänzungen der Teilnahmeunterlagen (beispielsweise Antworten auf Bewerberfragen) proaktiv informiert werden. Wenn – zum Beispiel anlässlich von Bewerberfragen – Teilnahmeunterlagen geändert oder ergänzt werden müssen, wird eine neue Version der Teilnahmeunterlagen auf der E-Vergabe-Plattform veröffentlicht.
Eine Registrierung für dieses Vergabeverfahren ist bis zum Ablauf der Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge möglich.
Die Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und den Bewerbern bzw. Bietern erfolgt ausschließlich über die E-Vergabe-Plattform. Eine Übersendung von Fragen direkt an den Auftraggeber ist nicht zulässig.
3.6 Terminplan
Der Teilnahmeantrag ist bis zu dem in der Auftragsbekanntmachung genannten Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge einzureichen.
Die angegebenen Fristen und Termine sind bindend, soweit und solange der Auftraggeber hiervon nicht abweicht. Je nach Verlauf des Vergabeverfahrens können sich terminliche Änderungen ergeben und bei Bedarf Termine angepasst werden. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die den Bewerbern bzw. Bietern kommunizierten Fristen und Termine anzupassen. Die jeweils aktuelle Teilnahmefrist ist den Angaben zu den Verfahrensfristen bzw. der Kommunikation mit den Bewerbern (Antwort auf Fragen) zum Vergabeverfahren
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auf der E-Vergabe-Plattform zu entnehmen. Änderungen der im Vergabeverfahren geltenden Fristen werden im Fragen- und Antwortkatalog abgebildet.
Es wird darauf hingewiesen, dass der rechtzeitige und vollständige Eingang des Teilnahmeantrags auf der E-Vergabe-Plattform gemäß Kapitel 3.10. vor Ablauf der auf der E-Vergabe-Plattform zuletzt ausgewiesenen Teilnahmefrist erforderlich ist, um weiter an dem Vergabeverfahren teilnehmen zu können. Dazu muss der Teilnahmeantrag vor Fristablauf vollständig auf der E-Vergabe-Plattform hochgeladen sein. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist der elektronische Zeitstempel.
Interessierte Wirtschaftsteilnehmer sind gut beraten, spätestens zwei (2) Arbeitstage vor Ablauf der Teilnahmefrist bzw. der jeweiligen Angebotsfrist ihren Teilnahmeantrag bzw. ihr jeweiliges Angebot rechtzeitig elektronisch über die E-Vergabe-Plattform einzureichen, damit im Falle von technischen Schwierigkeiten noch ausreichend Zeit bestünde, diese zu beheben.
3.7 Verfahrenssprache
Teilnahmeanträge, spätere Angebote und die sonstige Kommunikation sind in deutscher Sprache abzufassen. Teilnahmeanträge, spätere Angebote und die sonstige Kommunikation bzw. Teile dieser Unterlagen in einer anderen Sprache werden nicht berücksichtigt. Technische oder fachbezogene Fachbegriffe (z. B. „Service Level“) dürfen in englischer Sprache formuliert sein.
Nachweise, die ggf. nicht in deutscher Sprache verfasst sind, sind zusätzlich in beglaubigter deutscher Übersetzung einzureichen.
3.8 Wahrheitsgetreue Angaben
Die Angaben sämtlicher mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Dokumente, die Unternehmen im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs einreichen, haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, entsprechende Angaben zu verifizieren und aufzuklären.
Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss führen. Jeder Umstand, der Angaben nachträglich in Frage stellt, ist vom Bewerber bzw. Bieter dem Auftraggeber unverzüglich über die E-Vergabe-Plattform mitzuteilen.
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3.9 Form und Übersendung der Teilnahmeanträge
Zum Einreichen eines Teilnahmeantrages ist die Anlage „Anschreiben zum Teilnahmewettbewerb“ auszufüllen und von dem Bewerber bzw. dem vertretungsberechtigten Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit einer
▪ einfachen Signatur (Textform)
zu versehen und mit allen weiteren geforderten Unterlagen ausschließlich über die E- Vergabe-Plattform zu übermitteln.
Die Übersendung des Teilnahmeantrags ist ausschließlich in elektronischer Form zugelassen. Eine anderweitige Abgabe von Teilnahmeanträgen (auch per E-Mail) ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss des betreffenden Teilnahmeantrags.
Die einfache Signatur (Textform) ist ausreichend. Zur Wahrung der Textform genügt es, den Teilnahmeantrag unter Benennung der Person des Erklärenden (Angabe des Namens) sowie die geforderten Unterlagen auf der E-Vergabe-Plattform hochzuladen. Eine eigenhändige Unterschrift oder das Verwenden eines Stempels sind nicht erforderlich.
Die elektronische Abgabe des Teilnahmeantrags erfolgt mit der auf der E-Vergabe-Plattform des Bundes bereitgestellten Softwarekomponente AnA-Web (Angebotsassistent). AnA-Web verschlüsselt und versieht dieses mit dem elektronischen Zeitstempel; der Bewerber erhält eine Eingangsbestätigung. Eine zusätzliche Verschlüsselung durch den Bewerber ist nicht erforderlich und kann zum Ausschluss führen, falls der Teilnahmeantrag aufgrund dessen nicht geöffnet werden kann.
Weiterführende Informationen zur elektronischen Abgabe stehen auf der E-Vergabe- Plattform (https://www.evergabe-online.de/) unter „Unternehmen“ => „Anleitungen“ zur Verfügung. Unter anderem finden Sie dort einen Benutzerleitfaden zur Anwendung des AnA- Web sowie eine Kurzanleitung mittels AnA-Web. Bei technischen Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Antragsabgabe ist der Service Desk zu kontaktieren. Die gemäß § 11 Abs. 3 VgV erforderlichen Informationen stehen auf der E-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) unter „Vergabestellen“ => „Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 VgV“ bereit.
Teilnahmeanträge und Angebote sind auf Basis der vom Auftraggeber vorgegebenen Vorlagen für Erklärungen für die Erstellung und Einreichung des Teilnahmeantrages und der Angebote zwingend zu verwenden und vollständig zu übermitteln.
Hinweis:
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Eine anderweitige Abgabe des Teilnahmeantrags (bzw. eines später betreffenden Angebots) als dem vorbezeichneten elektronischen Weg über die E-Vergabe-Plattform des Bundes
https://www.evergabe-online.de/
(z. B. per Post, Fax, E-Mail) ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags (bzw. eines später betreffenden Angebots).
3.10 Weitere Anforderungen an die Ausgestaltung der
Teilnahmeanträge
Im Übrigen sind bei der Erstellung des Teilnahmeantrages folgende Aspekte zu berücksichtigen:
▪ Vorgaben zu Inhalt und Aufbau der Teilnahmeanträge (Kapitel 4.) ▪ sämtliche Unterlagen eines elektronischen Teilnahmeantrags sind in einem allgemein lesbaren Dateiformat einzureichen (z. B. *.txt, *.docx, *.pdf etc.) ▪ Die Inhalte des Teilnahmeantrages sind anhand der abgefragten Eignungskriterien sowie Auswahlkriterien und mittels der Vorlagen für Erklärungen darzustellen. Die Einreichung von Unternehmensbroschüren und Präsentationen o. ä. ist nicht vorgesehen, weshalb solche Unterlagen bei der Prüfung und Auswertung des Teilnahmeantrages nicht berücksichtigt werden. ▪ Ein Verweis aus den Unterlagen auf Internet-Links ist nicht zulässig und wird bei der Prüfung der Teilnahmeanträge nicht berücksichtigt.
3.11 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme von
Teilnahmeanträgen
Soweit die eigenen Eintragungen des Bewerbers im Teilnahmeantrag geändert werden, muss zweifelsfrei erkennbar sein, worauf sich eine Änderung bezieht und welche Eintragung gültig ist. Derartige Änderungen des Teilnahmeantrags müssen als solche gekennzeichnet sein.
Nachträgliche Änderungen des Teilnahmeantrags müssen innerhalb der Teilnahmefrist in der für die Abgabe der Teilnahmeanträge vorgeschriebenen Form eingereicht werden.
Änderungen sind nur bis zum Ablauf der Teilnahmefrist zulässig. Nur bis zum Ablauf der Teilnahmefrist können Teilnahmeanträge über die E-Vergabe-Plattform zurückgezogen werden.
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3.12 Änderungen an den Vergabeunterlagen
Änderungen an den Vergabeunterlagen durch den Teilnahmeantrag sind unzulässig. Hierunter fällt auch das etwaige Beifügen von vorformulierten Vertragsbedingungen (AGB) des Bewerbers oder Dritter oder auch von – ggf. auch standardisierten – Formulierungen zur Wahrung von Schutzrechten an dem Teilnahmeantrag (z. B. sogenannte „Rechtliche Hinweise“, Erklärungen zum „Copyright“, „Vertraulichkeitserklärung“ und Ähnliches) oder die Aufnahme solcher Formulierungen in den Teilnahmeantrag.
An den vorgegebenen Texten der Teilnahmeunterlagen dürfen keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden. Die zu verwendenden Vorlagen dürfen außerhalb der für Einträge vorgesehenen Stellen nicht geändert oder ergänzt werden.
Soweit Erläuterungen zur Beurteilung des Teilnahmeantrags für erforderlich gehalten werden, sind diese auf einer gesonderten Anlage beizufügen, für welche jedoch inhaltlich ebenfalls das Änderungs- und Ergänzungsverbot des vorstehenden Absatzes gilt.
3.13 Mehrfache Einreichung von Teilnahmeanträgen
Eine mehrfache Einreichung von Teilnahmeanträgen ist nicht vorgesehen. Jeder Bewerber darf also nur einen Teilnahmeantrag einreichen. Für den Fall, dass nach Fristablauf mehrere Teilnahmeanträge eines Bewerbers eingegangen sind und der Bewerber auch nicht zuvor eingegangene Teilnahmeanträge über die E-Vergabe-Plattform zurückgezogen hat, bezieht der Auftraggeber in die Wertung der Teilnahmeanträge nur den Teilnahmeantrag des Bewerbers mit dem hinsichtlich des relevanten Fristablaufs zeitlich jüngsten Eingangsdatum (Datum und Uhrzeit) ein, wie es die E-Vergabe-Plattform dokumentiert hat. Zuvor eingegangene zeitlich ältere Teilnahmeanträge desselben Bewerbers gelten automatisch als zurückgenommen.
3.14 Keine Rückgabe von Unterlagen
Eine Rückgabe von Unterlagen erfolgt nicht. Alle Teilnahmeanträge – auch von Bewerbern, die nicht zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden bzw. von späteren Bietern, die keinen Zuschlag erhalten – verbleiben beim Auftraggeber in der Vergabeakte.
3.15 Umgang mit Unklarheiten
Der Bewerber hat sich vor Abgabe eines Teilnahmeantrags über alle Einzelheiten des Teilnahmewettbewerbs in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen.
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Bestehen nach Ansicht des Bewerbers bei der Auslegung der Teilnahmeunterlagen mehrere Möglichkeiten bzw. erscheint etwas unklar, so hat der Bewerber vor Abgabe des Teilnahmeantrags mittels Bewerberfragen eine Klärung herbeizuführen.
3.16 Bewerberfragen
Interessierte Wirtschaftsteilnehmer bzw. Bewerber haben die Möglichkeit, Bewerberfragen zu stellen bzw. Anmerkungen zu den Teilnahmeunterlagen an dem Auftraggeber zu übermitteln. Bewerberfragen sind ausschließlich über die E-Vergabe-Plattform einzureichen. Dazu ist eine Registrierung zum Verfahren notwendig. Auf anderem Weg außerhalb der E- Vergabe-Plattform eingereichte Bewerberfragen sind nicht zulässig und werden nicht berücksichtigt.
Damit dem Auftraggeber eine angemessene Zeit zur Beantwortung von Bewerberfragen bleibt, ist eine rechtzeitige Einreichung von Bewerberfragen notwendig. Fragen oder Hinweise gelten als rechtzeitig, wenn sie spätestens zum Zeitpunkt der Frist, bis wann Bewerberfragen möglichst gestellt werden sollten, über die o. g. E-Vergabe-Plattform eingereicht werden. Fragen und Hinweise, die nicht rechtzeitig im vorgenannten Sinne eingehen, können ggf. nicht bis zum Ablauf der Teilnahmefrist beantwortet werden. Eine Verlängerung der Teilnahmefrist findet in diesen Fällen grundsätzlich nicht statt. § 20 Abs. 3 VgV gilt entsprechend.
Der Auftraggeber wird den Bewerbern rechtzeitig angeforderte Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Teilnahmeanträge ersichtlich ist. Solche Auskünfte werden allen Bewerbern gleichzeitig und in anonymisierter Form mitgeteilt. Die Antworten des Auftraggebers werden über die E-Vergabe-Plattform in Form eines Fragen- und Antwortkataloges zur Verfügung gestellt.
Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
Die Fragen und deren Beantwortung werden in der aktuellsten Fassung zum Bestandteil der Teilnahmeunterlagen und der Vergabeunterlagen und sind dementsprechend von allen Bewerbern und Bietern bei der Erstellung bzw. Einreichung der Teilnahmeanträge und Angebote zu berücksichtigen.
Der Auftraggeber weist ausdrücklich darauf hin, dass der Bewerber- und Bieterbereich auf der E-Vergabe-Plattform für die Zustellung rechtserheblicher Erklärungen genutzt wird.
Im Falle von Widersprüchen in den auf die Bewerberfragen gegebenen Antworten in dem Fragen- und Antwortkatalog gehen die Antworten mit einer höheren Nummerierung denjenigen Antworten mit einer niedrigeren Nummerierung vor.
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3.17 Ansprechpartner für technische Fragen
Bei technischen Fragen im Rahmen des elektronisch abgewickelten Vergabeverfahrens steht ein Service Desk zur Verfügung, dessen Kontaktdaten und Geschäftszeiten auf der E- Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) unter dem Menüpunkt „Kontakt“ veröffentlicht sind.
Die zum Zeitpunkt der Absendung der Auftragsbekanntmachung des Vergabeverfahrens aktuellen Kontaktdaten und Geschäftszeiten (außerhalb von Feiertagen) der telefonischen Hotline lauten wie folgt:
Telefon: +49 (0)228 99 610-1234
Mo. bis Do.: 08:00 bis 16:00 Uhr
Fr. 08:00 bis 14:00 Uhr
Sollten dem Bewerber bzw. Bieter informationstechnische Störungen bzw. Beeinträchtigungen usw. innerhalb des elektronisch abgewickelten Verfahrens auffallen (z. B. mit dem Angebotsassistenten AnA), ist umgehend zwecks Fehlerbeseitigung die genannte technische Hotline zu kontaktieren.
3.18 Keine Entschädigung / Vergütung für Teilnahmeanträge und
Angebote sowie Verfahrensteilnahme
Für die Erstellung bzw. Einreichung der Teilnahmeanträge wird ebenso wie für die Teilnahme am Vergabeverfahren, die Erstellung bzw. Einreichung der Angebote, Präsentationen, usw. jeweils keine Vergütung, Entschädigung oder sonstige Kostenerstattung gewährt.
3.19 Bewerbergemeinschaften
Interessierte Wirtschaftsteilnehmer können sich zu einer Bewerbergemeinschaft zusammen- schließen. Im Falle der Bildung einer Bewerbergemeinschaft, hat das vertretungsberechtigte Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung Bewerbergemeinschaft abzugeben,
▪ in der alle Mitglieder (dieser Bewerbergemeinschaft) aufgeführt sind und das für das Vergabeverfahren und die Durchführung des Vertrages vertretungsberechtigte Mitglied der Bewerbergemeinschaft bezeichnet ist,
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▪ in der erklärt wird, dass das vertretungsberechtigte Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber vertritt, ▪ in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft aus allen Mitgliedern im Auftragsfall erklärt ist, und ▪ in der erklärt wird, dass alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft und (im Auftragsfall der Arbeitsgemeinschaft) als Gesamtschuldner haften.
Die Bewerbergemeinschaft hat für diese Erklärung die Anlage „Erklärung Bewerbergemeinschaft“ zu verwenden. Diese Anlage ist von dem vertretungsberechtigten Mitglied der Bewerbergemeinschaft als Bestandteil des Teilnahmeantrags einzureichen.
Eine parallele Beteiligung eines interessierte Wirtschaftsteilnehmers an diesem Vergabeverfahren als Einzelbewerber und zugleich als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft ist grundsätzlich unzulässig.
Das Gleiche gilt für eine parallele Beteiligung eines interessierten Wirtschaftsteilnehmers als Mitglied zweier oder mehrerer Bewerbergemeinschaften.
Im Falle solcher Doppelbeteiligungen von interessierten Wirtschaftsteilnehmern werden grundsätzlich alle von der Doppelbeteiligung betroffenen Teilnahmeanträge von dem Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Wird ein Unterauftragnehmer für mehrere Bewerber eingesetzt, ist darauf zu achten, dass es nicht zu einer Beeinträchtigung des Wettbewerbsprinzips kommt.
Teilnahmeanträge von Bewerbergemeinschaften, die über die E-Vergabe-Plattform des Bundes eingereicht werden, müssen über das Benutzerkonto des in der Anlage „Erklärung Bewerbergemeinschaft“ ausgewiesenen vertretungsberechtigten Mitglieds der Bewerbergemeinschaft hochgeladen werden. Andernfalls wird der Teilnahmeantrag wegen fehlender Authentifizierung auf der E-Vergabe-Plattform nicht berücksichtigt.
3.20 Eignungsleihe
In Bezug auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle und die Kriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit kann ein Bewerber die Kapazitäten anderer Unternehmen ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe).
In Bezug auf die Kriterien für die einschlägige berufliche Erfahrung (unternehmensbezogene Referenzprojekte) können die Bewerber jedoch nur die Kapazitäten anderer Unternehmen (sog. „eignungsverleihender Unterauftragnehmer“) in Anspruch nehmen, wenn
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letztgenannte die Arbeiten ausführen beziehungsweise die Dienstleistungen erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden. Beabsichtigt ein Bewerber im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit oder Fachkunde die Kapazitäten eignungsverleihender Unterauftragnehmer in Anspruch zu nehmen, hat er nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten dieser eignungsverleihenden Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen.
Der Bewerber muss in dem Teilnahmeantrag Art und Umfang der Inanspruchnahme angeben und die eignungsverleihenden Unterauftragnehmer benennen. Der Bewerber hat dabei für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer den Namen, den Ansprechpartner sowie die Kontaktdaten des jeweiligen eignungsverleihenden Unterauftragnehmers anzugeben.
Der Bewerber muss ferner mit dem Teilnahmeantrag nachweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser eignungsverleihender Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise die diesbezüglichen verpflichtenden Zusagen dieser Unternehmen vorlegt, beispielsweise mittels einer ausreichenden Verpflichtungserklärung im Sinne des § 47 VgV. Bewerber können hierzu die Anlage „Vergaberechtliche Verpflichtungserklärung“ verwenden und ausgefüllt mit ihrem Teilnahmeantrag einreichen.
Zum gleichen Zeitpunkt hat der Bewerber die in diesen Teilnahmebedingungen geforderten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) zum Beleg der Erfüllung der entsprechenden Eignungskriterien, hinsichtlich derer die Inanspruchnahme der Kapazitäten der eignungsverleihenden Unterauftragnehmer erfolgt, für diese eignungsverleihender Unterauftragnehmer vorzulegen.
Der Bewerber muss dem Auftraggeber ferner den Nachweis über das Nichtvorliegen vergaberechtlicher Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB) für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer mittels der Anlage „Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen“ erbringen.
Nimmt ein Bewerber im Hinblick auf Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit die Kapazitäten eignungsverleihenden Unterauftragnehmer in Anspruch, so ist dies nur zulässig, soweit mit dem Teilnahmeantrag eine gemeinsame Haftung des Bewerbers und des bzw. der eignungsverleihenden Unterauftragnehmer für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe erklärt wird.
Unter denselben Voraussetzungen kann eine Bewerbergemeinschaft die Kapazitäten von Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder von anderen Unternehmen (eignungsverleihenden Unterauftragnehmern) in Anspruch nehmen.
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3.21 Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen als
reine Unterauftragnehmer
Beabsichtigt der Bewerber Teile der zu vergebenden Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen, ohne dass auf deren Eignung bzw. Kapazitäten Bezug genommen wird, (reine Unterauftragnehmer), so kann der Bewerber in seinem Teilnahmeantrag den Anteil des Auftrags ((Teil-)Leistungen des zu vergebenden Auftrags), den er gegebenenfalls im Wege von Unteraufträgen (bzw. Unter-Unteraufträgen oder auf weiteren Stufen in der Kette der Unterauftragsvergabe) an Dritte zu vergeben gedenkt, sowie die gegebenenfalls vorgeschlagenen Unterauftragnehmer angeben.
Der Bewerber kann in diesem Fall in der Anlage „Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen“ die Teile der Leistung benennen, die er im Falle der Auftragserteilung an ihn durch reine Unterauftragnehmer erbringt.
Der Bewerber kann in diesem Fall ferner in der Anlage „Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen“ die Erklärung über die Beauftragung von Unterauftragnehmern ausfüllen und als Bestandteil des Teilnahmeantrags einreichen.
Je reinem Unterauftragnehmer ist eine eigene Anlage „Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen“ auszufüllen; verpflichtend einzureichen ist / sind diese nur auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers. In der Anlage „Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen“ ist von jedem reinen Unterauftragnehmer auch eine Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen abzugeben.
Vor Zuschlagserteilung kann der Auftraggeber von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, die Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen (vgl. § 36 Abs. 1 Satz 2 VgV).
3.22 Information zum Datenschutz nach Art. 13 und 14
Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
- Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung von Vergabeverfahren, insbesondere
▪ zum Bereitstellen von Vergabeunterlagen; ▪ zur Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen; ▪ zur Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen;
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▪ zur Abfrage und Überprüfung der Eignung, Fachkunde und Leistungsfähigkeit; ▪ zum Erfüllen vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen; ▪ zur Aufnahme und Pflege der Bewerber-/Bieterkartei (Fachabteilung); ▪ zu Dokumentationszwecken; ▪ zur Durchführung in der Vertrags- bzw. Bestellabwicklung; ▪ zu Kommunikationszwecken.
Die Datenerhebung ist notwendig zur Durchführung des Vergabeverfahrens sowie für die Abwicklung des Vertragsverhältnisses. Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erhoben.
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden - soweit dies erforderlich ist - weitergegeben an
▪ das Bundesamt für Justiz zur Einholung von Gewerbezentralregister - Auskünften gem. § 150a Gewerbeordnung ▪ Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzenbeauftragte externe Dienstleister (z. B. Projektsteuerer, Planungs- bzw. Ingenieurbüros, Ausschreibungsdienstleister, u. ä.) ▪ Teilnehmer von Vergabeverfahren zur Information über die Vergabeentscheidung im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen ▪ die Fachabteilung zur Prüfung der eingegangenen Angebote und Erteilung des Zu- schlags ▪ an die zuständige Nachprüfungsstelle, Vergabekammer bzw. Rechtsanwälte / Gerichte im Falle von Rechtsstreitigkeiten.
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland / eine internationale Organisation zu übermitteln.
- Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Die Aufbewahrungsdauer von Vergabeunterlagen beträgt 10 Jahre.
- Betroffenenrechte
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DS-GVO insbesondere folgende Rechte:
a. Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Artikel 15 DS-GVO).
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b. Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Artikel 16 DS-GVO). c. Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraus- setzungen von Artikel 17 DS-GVO zutrifft.
Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Artikel 17 Absatz 3 DS-GVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DS-GVO.
d. Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen des / der Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Artikel 18 Absatz 1 lit. b, c und d DS-GVO). Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung. e. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht das die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient (Artikel 21 DS-GVO).
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann möglicherweise das Vergabeverfahren nicht erfolgreich durchgeführt und / oder der Vertrag nicht abgewickelt werden.
- Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden (Artikel 77 DS-GVO).
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Telefon: +49 228 997799-0
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E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
De-Mail: poststelle@bfdi.de-mail.de
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Informationstechnikzentrum Bund
Bernkasteler Straße 8
53175 Bonn
Telefon: +49 22899 680-0
E-Mail: poststelle@itzbund.de
Der Datenschutzbeauftragte des ITZBund:
E-Mail: datenschutzbeauftragte@itzbund.de
3.23 Belehrung über die Möglichkeit eines Nachprüfungsverfahrens
Nach §§ 160 ff. GWB kann ein Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens gestellt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig,
▪ soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, ▪ Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, ▪ Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, ▪ mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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§ 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die E-Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
- gegen § 134 GWB verstoßen hat oder
- den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der In- formation der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
3.24 Angabe der zuständigen Vergabekammer
Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein (§ 160 Abs. 1 GWB). Dazu ist ein Antrag auf Nachprüfung nach §§ 160 ff. GWB bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen.
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Anschrift der Vergabekammer:
Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Kaiser-Friedrich-Str. 16
53113 Bonn
Tel.: 0049 (0)228 9499-0
Fax: 0049 (0)9499-163
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
4 Hinweise zu Inhalt, Prüfung und Bewertung der
Teilnahmeanträge
4.1 Inhalt und Aufbau der Teilnahmeanträge
Grundlage für den Teilnahmeantrag ist die aktuellste Version der Vergabeunterlagen, insbesondere der Teilnahmeunterlagen ergänzt um Antworten auf Bewerberfragen. Die Nichtberücksichtigung dieser Vorgaben kann zum Ausschluss des Teilnahmeantrages führen.
Der Teilnahmeantrag muss alle erforderlichen Informationen enthalten, die in den Teilnahmeunterlagen gefordert werden.
Die Teilnahmeanträge sind wie folgt zu gliedern:
▪ ausgefüllte Anlage 120 - Anschreiben zum Teilnahmewettbewerb als Rahmendokument des Teilnahmeantrags ▪ ausgefüllte Anlage 150 - Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen ggf. für jeden Wirtschafsteilnehmer einzureichen ▪ [soweit relevant] ausgefüllte Anlage 130 - Erklärung Bewerbergemeinschaft ▪ [soweit relevant] ausgefüllte Anlage 140 - Vergaberechtliche Verpflichtungserklärung ▪ Eigenerklärung Umsatz unter Verwendung der ausgefüllten Anlage 151 - Eigenerklärung Umsatz ▪ Vordruck Referenzen (bzw. Vordrucke Referenzen jeweils) unter Verwendung der ausgefüllten Anlage 152 - Vordruck Referenzen ▪ Eigenerklärung Beschäftigte unter Verwendung der ausgefüllten Anlage 153 – Eigenerklärung Beschäftigte ▪ Nachweise (soweit erforderlich)
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▪ Bewerbereigene Anlagen (soweit erforderlich) ▪ ausgefüllte Anlage 170 - Verpflichtung zum VS-NfD-Merkblatt Version 1 ggf. für jeden Wirtschafsteilnehmer einzureichen ▪ ausgefüllte Anlage 180 - Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD-Merkblatt) ggf. für jeden Wirtschafsteilnehmer einzureichen
Aus der Anlage „Checkliste Teilnahmeantrag“ ergibt sich, welche Erklärungen und Nachweise von Bewerbern und weiteren Teilnehmern am Vergabeverfahren (zum Beispiel (eignungsverleihende) Unterauftragnehmer) einzureichen sind.
Anlagen sind jeweils in der aktuellsten zur Verfügung gestellten Version zu verwenden. Anlagen sind nach Möglichkeit unter Beibehaltung des originalen Dateinamens zu verwenden, die eine Sortierung ermöglichen. Daneben sind möglichst am Ende Unternehmenskennungen zu verwenden, sofern verschiedene Unternehmen am Verfahren teilnehmen.
Der Bewerber berücksichtigt die o. g. aufgeführten Punkte in seinem Teilnahmeantrag, fügt die geforderten Unterlagen bei und nimmt – soweit gefordert – ausführlich zu den einzelnen Punkten und Fragen Stellung (z. B. durch Beifügen aussagekräftiger Unterlagen).
Die Verwendung vom Auftraggeber vorgegebener Formulare ist zwingend. Die bereitgestellten Formulare sind auszufüllen. Hierfür stehen größtenteils freigegebene Textfelder bzw. Zellen zur Verfügung.
Änderungen an diesen Formularen sowie den weiteren Teilnahmeunterlagen sind im Übrigen unzulässig und können zum Ausschluss führen.
4.2 Formale Prüfung der Teilnahmeanträge
Vor einer Bewertung des Teilnahmeantrags werden die fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge auf Vollständigkeit und Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft.
Teilnahmeanträge von Bewerbergemeinschaften werden nur berücksichtigt, wenn sie auf der E-Vergabe-Plattform über das Benutzerkonto des vertretungsberechtigten Mitglieds der Bewerbergemeinschaft eingereicht wurden.
Teilnahmeanträge müssen vollständig sein und alle geforderten Erklärungen und Nachweise enthalten.
Teilnahmeanträge, die nicht den formalen Anforderungen genügen, werden ausgeschlossen werden.
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4.3 Nachforderung von Unterlagen
Die Vergabestelle des ITZBund entscheidet sowohl bei fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften unternehmensbezogenen Unterlagen, als auch bei fehlenden oder unvollständigen leistungsbezogenen Unterlagen nach pflichtgemäßem Ermessen gemäß §56 Abs. 2 VgV über eine Nachforderung.
Bitte beachten Sie, dass fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen den Ausschluss Ihres Angebots zur Folge haben können.
4.4 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Der Auftraggeber wird bezüglich aller Teilnehmer am Vergabeverfahren das Vorliegen von zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen prüfen.
Bei einem Unternehmen darf keiner der in § 123 GWB aufgeführten zwingenden Ausschlussgründe vorliegen bzw. das Unternehmen muss eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB nachweisen.
Mit dem Teilnahmeantrag ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB nachzuweisen. Der Bewerber, jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und jeder (eignungsverleihende) Unterauftragnehmer hat eine entsprechende Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen auszufüllen.
Darüber hinaus ist diese Erklärung auszufüllen von jedem reinen Unterauftragnehmer, allerdings verpflichtend nur auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers einzureichen; ggf. erst in der Angebotsphase. Diese Erklärungen sind als Teil der Anlage „Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen“ auszufüllen.
Der Bewerber / das vertretungsberechtigte Mitglied der Bewerbergemeinschaft hat diese Anlage(n) „Erklärungsbogen zur Eignung sowie sonstige Erklärungen“ als Bestandteil des Teilnahmeantrags einzureichen.
Der Auftraggeber wird das Vorliegen von zwingenden Ausschlussgründen prüfen. Bei einem Unternehmen soll keiner der in § 124 GWB aufgeführten fakultativen Ausschlussgründe vorliegen bzw. das Unternehmen muss eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB nachweisen. Ebenso wenig soll keiner der in §§ 147, § 124 GWB bzw. § 21 des Arbeitnehmer- Entsendegesetzes (AentG), § 19 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) aufgeführten fakultativen Ausschlussgründe vorliegen. Sofern fakultative Ausschlussgründe vorliegen, wird der Auftraggeber nach Ermessen über die Notwendigkeit eines Ausschlusses entscheiden.
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Der Auftraggeber behält sich vor, gemäß § 150a Abs. 1 S. 1 Nr. 4 Gewerbeordnung (GewO) für das Unternehmen Auskünfte zu betreffenden Unternehmen aus dem Gewerbezentralregister einzuholen bzw. entsprechende Auskünfte eigenständig zu beantragen. Erkenntnisse hieraus werden bei der Beurteilung der Eignung (auch nachträglich) berücksichtigt.
4.5 Prüfung der Erfüllung der Mindestanforderungen an die
Eignung
4.5.1 Wirtschaftliche und Finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 45 VgV
4.5.1.1 Mindestumsatz Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Gesamtjahresumsatz und der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags für die letzten drei Geschäftsjahre anzugeben.
Übersenden Sie bitte die ausgefüllte Anlage Eigenerklärung Umsatz, welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre vor Auftragsbekanntmachung belegt.
Im Falle von Bewerbergemeinschaften werden die Umsätze der jeweiligen Bewerberkonstellation addiert. Bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft ist die Anlage Eigenerklärung Umsatz von dem bevollmächtigten Mitglied der Bewerbergemeinschaft für die jeweiligen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft auszufüllen. Im Falle von Bewerbern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, ist der o.g. Mindestumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre vom eignungsverleihenden Unternehmen anzugeben. Übersenden Sie bitte für jedes eignungsverleihendes Unternehmen die ausgefüllte Anlage Eigenerklärung Umsatz.
Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe der Vergabestelle des ITZBund mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Die Vergabestelle entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie die Vergabestelle unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist in Form einer Bewerber- /Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
4.5.1.1.1 Mindestjahresumsatz Es wird ein Mindestumsatz in Höhe von 20.000.000 Euro netto pro Geschäftsjahr gefordert.
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4.5.1.1.2 Spezifischer Mindestjahresumsatz Der geforderte bereichsspezifische Netto-Mindestumsatz für jedes Geschäftsjahr beträgt 10.000.000 EUR (netto).
Der Netto-Jahresumsatz ist dann bereichsspezifisch, wenn er sich auf die dargestellten Leistungsinhalte der Anlage „Leistungsbeschreibung“ bezieht.
4.5.2 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV
4.5.2.1 Referenzen Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte mittels der Vorlage Referenzen drei geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand für Endgeräte zur Miete sowie zugehörige Dienstleistungen und Betriebsunterstützung für die eingesetzte Software sowie Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand von drei (3) Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung dar.
Im Falle von Bewerbergemeinschaften und Bewerbern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden ist im Vordruck Referenzen im Feld „Referenz des Bewerbers“ der Leistungserbringer der Referenz, d.h. das betroffene Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. das eignungsverleihende Unternehmen, anzugeben.
Nutzen Sie die Vorlage Referenzen, soweit erforderlich, bitte mehrfach.
Zu den Referenzen sind insbesondere folgende Angaben zu machen:
▪ Beschreibung der ausgeführten Leistungen, ▪ Wert des Auftrages in Euro, bezogen auf den maßgeblichen Referenzeitraum, ▪ Zeitraum der Leistungserbringung, ▪ Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. ▪ Darüber hinaus gelten die folgenden Mindestanforderungen an die benannten Referenzen: a) Eine (1) der drei (3) Referenzen muss im Kontext der öffentlichen Verwaltung (öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB) erbracht worden sein; b) Der Auftragsgegenstand umfasst: a. In einer Referenz die Lieferung von mindestens 500 Drucker und Multifunktionsgeräte an mindestens zwei unterschiedliche Standorte inklusive Zubehör, Software und Service,
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b. In einer weiteren Referenz die Lieferung von mindestens 200 Drucker und Multifunktionsgeräte inklusive Zubehör, Software und Service. Zusätzlich unterstützen Sie aktiv den Betrieb der beim Auftraggeber der Referenz eingesetzten Software der Firma Ricoh für diese Geräte. Dabei sind die Geräte übergreifend an mind. drei unterschiedlichen Standorten im Einsatz und an der Software registriert. Die eingesetzten Server für den Betrieb der Software werden für die Sicherstellung des Betriebs georedundant an mind. zwei Standorten des Kunden betrieben. c. In einer weiteren Referenz die Lieferung von mindestens 20 Großformatdrucker/ Großformatmultifunktionsgeräte inklusive Zubehör, Software und Service, c) Die Referenz darf nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Datum der Auftragsbekanntmachung); d) Zwei (2) der drei (3) Referenzen haben eine Mindestlaufzeit von 4 Jahren, etwaige Unterbrechungen der Leistungserbringung zählen nicht zur Mindestlaufzeit (maßgeblich ist die bis zum bis zum Datum der Auftragsbekanntmachung erreichte Laufzeit);
Sofern es sich um eine Referenz handelt, die noch nicht abgeschlossen wurde, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
Es sind hier nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bewerbers nach sich zieht, empfiehlt die Vergabestelle des ITZBund, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das ITZBund behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe der Vergabestelle des ITZBund mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Die Vergabestelle entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie die Vergabestelle unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist in Form einer
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Bewerberfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsausschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
4.5.2.2 Personelle Leistungsfähigkeit 4.5.2.2.1 Durchschnittliche Gesamtbeschäftigtenanzahl Bitte geben Sie die durchschnittliche Gesamtbeschäftigtenanzahl pro Jahr in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren an.
Es wird eine Mindestmitarbeiteranzahl von 100 Beschäftigten pro Jahr im Jahresdurchschnitt gefordert, die bezogen auf den Leistungsgegenstand für Endgeräte zur Miete sowie zugehörige Dienstleistungen eingesetzt wurden und somit auch umfassenden Support für die Hardware und Software bieten können.
Reichen Sie dazu bitte einen Nachweis in Form der ausgefüllten Anlage „Eigenerklärung Beschäftigte“ ein.
Im Falle von Bewerbergemeinschaften werden die Zahlen der Mitarbeitenden der jeweiligen Bewerberkonstellation addiert. Im Falle von Bewerber, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, reicht jedes eignungsverleihende Unternehmen die ausgefüllte Anlage „Eigenerklärung Fachkräfte“ ein. Es gelten daher die Mitarbeiterzahlen des jeweiligen eignungsverleihenden Unternehmens.
Reichen Sie als Beleg für das Vorliegen der Anforderungen der technischen Leistungsfähigkeit die Eigenerklärung zur Anzahl der Gesamtbeschäftigten mit der Anlage "Eigenerklärung Beschäftigte" ein.
4.5.2.2.2 Technische Fachkräfte Zum Nachweis der personellen Leistungsfähigkeit geben Sie bitte in der Anlage „Eigenerklärung Beschäftigte“ die Anzahl der technischen Fachkräfte an, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen
Reichen Sie dazu bitte einen Nachweis in Form der ausgefüllten Anlage „Eigenerklärung Beschäftigte“ ein.
Im Falle von Bewerbergemeinschaften werden die Zahlen der Mitarbeitenden der jeweiligen Bewerberkonstellation addiert. Im Falle von Bewerber, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, reicht jedes eignungsverleihende Unternehmen die ausgefüllte Anlage „Eigenerklärung Beschäftigte“ ein. Es gelten daher die Mitarbeiterzahlen des jeweiligen eignungsverleihenden Unternehmens.
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Reichen Sie als Beleg für das Vorliegen der Anforderungen der technischen Leistungsfähigkeit die Eigenerklärung zur Anzahl der Fachkräfte mit der Anlage "Eigenerklärung Beschäftigte " ein.
4.5.2.2.2.1 Rolle 1 der technischen Fachkräfte: Druckertechnikerin Im Bereich Druckertechnikerin wird folgende Mindestzahl pro Vertragsjahr gefordert:
▪ Druckertechniker*in: 50 technische Fachkräfte (Vollzeitäquivalente).
Der/die Druckertechniker*in muss die Anforderungen gemäß Kapitel 3.8.1.1 der Leistungsbeschreibung sowie folgende Anforderungen erfüllen:
▪ abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, ▪ mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Installation, Wartung, Instandsetzung oder Support von Druck- und Multifunktionssystemen sowie ▪ nachgewiesene praktische Kenntnisse im Umgang mit den ausgeschriebenen oder vergleichbaren Systemen.
4.5.2.2.2.2 Rolle 2 der technischen Fachkräfte: Systemspezialistin Im Bereich Systemspezialistin wird folgende Mindestzahl pro Vertragsjahr gefordert:
▪ Systemspezialist*in: 20 technische Fachkräfte (Vollzeitäquivalente).
Der/die Systemspezialist*in muss die Anforderungen gemäß Kapitel 3.8.1.2 der Leistungsbeschreibung sowie folgende Anforderungen erfüllen:
▪ abgeschlossene einschlägigen Berufsausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, ▪ mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Administration, Integration oder dem Betrieb von IT-Systemlandschaften sowie ▪ nachgewiesene Kenntnisse in den für den Auftragsgegenstand relevanten Systemumgebungen, insbesondere [z. B. Windows-Server, Active Directory, Netzwerkdruckumgebungen, Druckmanagementsysteme].
4.5.2.2.2.3 Rolle 3 der technischen Fachkräfte: Softwarespezialistin Im Bereich Softwarespezialistin wird folgende Mindestzahl pro Vertragsjahr gefordert:
▪ Softwarespezialist*in: 5 technische Fachkräfte (Vollzeitäquivalente).
Der/die Softwarespezialist*in muss die Anforderungen gemäß Kapitel 3.8.1.3 der Leistungsbeschreibung sowie folgende Anforderungen erfüllen:
▪ eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, ▪ mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Einführung, Konfiguration, Anpassung oder Betreuung von Softwarelösungen im auftragsgegenständlichen Umfeld sowie
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▪ nachgewiesene Kenntnisse in den für den Auftragsgegenstand relevanten Softwarekomponenten und Schnittstellen, insbesondere Software der Fa. Ricoh, Softwarearchitektur, Scan- und Print, Zertifikatsverwaltung, Follow-me.
4.5.2.2.2.4 Rolle 4 der technischen Fachkräfte: Projektleiterin Im Bereich Projektleiterin wird folgende Mindestzahl pro Vertragsjahr gefordert:
▪ Projektleiter*in: 5 technische Fachkräfte (Vollzeitäquivalente).
Der/die Projektleiter*in muss die Anforderungen gemäß Kapitel 3.8.1.4 der Leistungsbeschreibung sowie folgende Anforderungen erfüllen:
▪ eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, ▪ mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Leitung vergleichbarer Projekte sowie ▪ nachgewiesene Erfahrung in der Steuerung von Rollout-, Migrations-, Betriebs- oder Serviceprojekten vergleichbarer Größe und Komplexität.
4.5.2.3 Zertifizierung nach ISO 9001 Der Bewerber weist durch die Vorlage eines Zertifikats nach, dass er im Bereich des Qualitätsmanagements nach ISO 9001:2015 (bzw. aktuelle Fortschreibungen) oder vergleichbar gem. § 49 Abs. 1 Satz 2 VgV zertifiziert ist.
Soweit der Bewerber anstelle der geforderten Zertifizierung eine gleichwertige Bescheinigung oder sonstige Unterlagen vorlegt, hat er mit Teilnahmeantrag die Gleichwertigkeit nachvollziehbar darzulegen. Als maßgebliche Anforderungen gelten insbesondere ein dokumentiertes Prozessmanagement, festgelegte Verantwortlichkeiten, Verfahren zur Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle, Maßnahmen zur Überwachung und Verbesserung der Prozesse sowie eine nachvollziehbare Dokumentation. Der Bewerber hat die Gleichwertigkeit durch geeignete Unterlagen nachvollziehbar darzulegen und nachzuweisen. Die Entscheidung über das Vorliegen der Gleichwertigkeit trifft der Auftraggeber.
Teilnahmeanträge, welche die vorstehend geforderten Unterlagen – auch nach etwaiger Nachforderung – nicht enthalten, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
4.5.2.4 Energiemanagementsystem nach ISO 50001 Der Bewerber weist nach, dass er über ein Energiemanagementsystem nach DIN EN ISO 50001:2018 (bzw. aktuelle Fortschreibungen) oder an EMAS III oder vergleichbar gem. § 49 Abs. 1 Satz 2 VgV verfügt. "
Abgabe in Form eines Zertifikats oder Vorlage der Validierungsurkunde des EMAS- Umweltgutachters oder Anbietererklärung - als gleichwertiger Nachweis, dass die
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Anforderungen der DIN EN ISO 50001 erfüllt sind - mit folgenden Informationen: Energiestrategie des Unternehmens, Effizienzsteigerungsziele, Optimierungsmaßnahmen, Verantwortlichkeiten sowie Monitoring.
Teilnahmeanträge, welche die vorstehend geforderten Unterlagen – auch nach etwaiger Nachforderung – nicht enthalten, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
4.5.2.5 Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 Der Bewerber weist nach, dass er über ein Umweltmanagementsystem nach DIN EN ISO 14001:2015 (bzw. aktuelle Fortschreibungen) oder an EMAS III oder vergleichbar gem. § 49 Abs. 1 Satz 2 VgV verfügt. "
Abgabe in Form eines Zertifikats oder Vorlage der Validierungsurkunde des EMAS- Umweltgutachters oder Anbietererklärung - als gleichwertiger Nachweis, dass die Anforderungen der DIN EN ISO 14001 erfüllt sind - mit folgenden Informationen: Umweltstrategie des Unternehmens, Optimierung des Managementsystems, kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung, Verantwortlichkeiten sowie Monitoring.
Teilnahmeanträge, welche die vorstehend geforderten Unterlagen – auch nach etwaiger Nachforderung – nicht enthalten, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
4.5.3 Hinweise
Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen akzeptiert der Auftraggeber die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nach § 50 VgV.
Eine Übermittlung fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen eines interessierten Wirtschaftsteilnehmers kann ausweislich § 124 Abs. 1 Nr. 9 lit. c) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zum Ausschluss von Vergabeverfahren durch öffentliche Auftraggeber führen.
4.6 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrages
Nach Ablauf der Teilnahmefrist und Öffnung der Teilnahmeanträge werden die Teilnahmeanträge einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Teilnahmeantrages gem. §§ 56 ff. VgV wird geprüft, ob ein Bewerber die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach den §§ 123, 124 GWB sowie gemäß § 57 VgV oder aus anderen Gründen ausgeschlossen werden muss.
Die Eignung unterliegt folgenden Mindestanforderungen:
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Erfüllung aller Ausschlusskriterien (A-Kriterien) sind innerhalb des Fragebogens zur Eignungsprüfung zu bestätigen. Werden vorstehende Mindestanforderungen durch ein Teilnahmeantrag nicht erfüllt, so wird dieses von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
Auf Grundlage der Bedingungen und Anforderungen an die Teilnahmeanträge wird der Auftraggeber – soweit anforderungskonforme Teilnahmeanträge vorhanden sind –zur Abgabe eines Angebotes auffordern.
Diejenigen Bewerber, die nicht zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, werden vom Auftraggeber zum Abschluss des Teilnahmewettbewerbes über die Nichtberücksichtigung ihres Teilnahmeantrags unter Angabe von Gründen informiert.
5 Verschlusssachen (VS-NfD)
5.1 Anforderungen an den Schutz von Verschlusssachen
Das ITZBund wird in der Funktion als VS-Herausgeber zur Auftragsausführung auch Unterlagen herausgeben bzw. Informationen zugänglich machen, die als Verschlusssachen mit dem Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD) eingestuft sind. Derart eingestufte Unterlagen sind mit
„VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“
gekennzeichnet.
Der künftige Auftragnehmer hat alle Bestimmungen bzw. Vorgaben strikt einzuhalten und Verpflichtungen zu befolgen, die sich ergeben aus dem „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS- NfD-Merkblatt)“ (Anlage 180) und den darin enthaltenen Vereinbarungen, weshalb der Bieter zu diesem Zweck die Erklärung zum VS-NfD-Merkblatt (Anlage 170) mit dem Anhang „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD-Merkblatt)“ (Anlage 180) einreichen muss.
Dies betrifft insbesondere die Verpflichtung, eine Verschlusssache an Dritte – wie etwa Unternehmen bzw. Leistungserbringer des Auftragnehmerkonsortiums (Unterauftragnehmer bzw. andere Konsortialpartner) – nur weiterzugeben, wenn zuvor
• diese ebenfalls die „Erklärung zum VS-NfD-Merkblatt“ (Anlage 170) mit dem Anhang „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD-
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Merkblatt)“ (Anlage 180) abgegeben haben und diese Erklärung vom künftigen Auftragnehmer beim Auftraggeber eingereicht wurde
und
• der Auftraggeber diese Dritten als „Empfänger von VS-NfD“ (siehe unten) jeweils durch Erklärung in Schriftform zugelassen hat
und
• der Auftraggeber in die Weitergabe von Verschlusssachen an diese Dritten jeweils durch Erklärung in Schriftform eingewilligt hat.
Es wird darauf hingewiesen, dass die im „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS- NfD-Merkblatt)“ im Teil 1.a) unter Ziffer 3.2 vorgesehene Möglichkeit/Notwendigkeit der Verpflichtung von sogenannten VS-NfD-(Unter-)Auftragnehmern den künftigen Auftragnehmer nicht von den vorstehenden Auflagen, die vor Weitergabe von Verschlusssachen an Dritte zu erfüllen sind, entbindet.
Daneben ist der künftige Auftragnehmer verpflichtet, dafür zu sorgen, dass alle Personen, die bei der Auftragsdurchführung Kenntnis von VS-NfD bekommen, die Bestimmungen des VS- NfD-Merkblatts („Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD-Merkblatt)“ in Anlage 180) kennen und sich schriftlich verpflichten, diese einzuhalten.
Alle auf Seiten des künftigen Auftragnehmers involvierten Unternehmen (dies betrifft also Bewerber sowie - in Aussicht genommene - Konsortialpartner wie etwa Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft bzw. Unterauftragnehmer), die im Zusammenhang mit einer Auftragsdurchführung oder im Rahmen einer Auftragsanbahnung Kenntnis von Unterlagen bzw. Informationen erlangen werden, die VS – NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft sind, werden nachfolgend als „Empfänger von VS-NfD“ bezeichnet.
Solche Unternehmen haben – als Empfänger von VS-NfD – gemäß Ziffer 1.7 Geheimschutzhandbuch der freien Wirtschaft (GHB) (analog § 4 Abs. 1 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum materiellen Geheimschutz (Verschlusssachenanweisung - VSA) vom 13. März 2023, (GMBl. 2023 Nr. 26–29, S. 542-620)) vor Kenntnisnahme von als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGE-BRAUCH (VS-NfD) eingestuften Dokumenten bzw. Informationen Kenntnis zu nehmen von den Bestimmungen des „Merkblatts für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS- NfD Merkblatt)“ (siehe Erklärung zum „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen
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des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ in Anlage 180) und sich zur Einhaltung dieser Bestimmungen zu verpflichten.
Alle Personen, die im Zusammenhang mit einer Auftragsdurchführung oder im Rahmen einer Auftragsanbahnung, Kenntnis von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Dokumenten bzw. Informationen erlangen werden, sind durch das betreffende Unternehmen von den Bestimmungen des VS-NfD Merkblatts (siehe „Erklärung zum „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD Merkblatt)“ in Anlage 180) in Kenntnis zu setzen und auf die Einhaltung zu verpflichten.
Vor diesem Hintergrund muss die Erklärung zum VS-NfD-Merkblatt (Anlage 170) mit dem Anhang „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD-Merkblatt)“ (in Anlage 180) einreicht werden (siehe dazu Ziffer 12.3).
Wichtiger Hinweis:
Der Bewerber, der den Zuschlag erhält, muss bei der Auftragsdurchführung - also unmittelbar nach Zuschlagserteilung - bezüglich Unterlagen bzw. Informationen, die als Verschlusssachen mit dem Geheimhaltungsgrad VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft sind, die Anforderungen und Vorgaben aus dem „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ befolgen und umsetzen.
5.2 Erklärung zum VS-NfD-Merkblatt mit Anhang VS-NfD-
Merkblatt
Aufgrund der Anforderungen an den Schutz von Verschlusssachen müssen Bewerber sowie alle auf Bewerberseite involvierten Unternehmen (dies betrifft also Bewerber sowie - in Aussicht genommene - Konsortialpartner wie etwa Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft bzw. Unterauftragnehmer), die im Zusammenhang mit einer Auftragsdurchführung oder im Rahmen einer Auftragsanbahnung Kenntnis von Unterlagen bzw. Informationen erlangen werden, die VS – NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft sind, die Erklärungen zum VS-NfD-Merkblatt (Anlage 170) und den Anhang „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS- NfD-Merkblatt)“ (Anlage 180) ausfüllen und diese Erklärungen eigenhändig zu unterschreiben und mit dem Teilnahmeantrag an das ITZBund zu übersenden.
Wichtiger Hinweis:
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Aufgrund des Schriftformerfordernisses sind die beiden genannten Erklärungen zum VS- NfD-Merkblatt (Anlage 170) und zum Anhang „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS- NfD-Merkblatt)“ (Anlage 180) auszufüllen und von einer vertretungsberechtigten Person des Unternehmens, das die Erklärung abgibt, eigenhändig zu unterschreiben.
Diese Erklärung ist in jedem Fall vom Bewerber auszufüllen und zu unterschreiben.
Von allen auf Seiten des künftigen Auftragnehmers involvierten Unternehmen - dies betrifft neben dem Bewerber - in Aussicht genommene - Konsortialpartner wie etwa Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft bzw. Unterauftragnehmer (Empfänger von VS-NfD), die im Zusammenhang mit einer Auftragsdurchführung oder im Rahmen einer Auftragsanbahnung Kenntnis von Unterlagen bzw. Informationen erlangen werden, die VS – NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft sind, sind diese Erklärungen ebenfalls auszufüllen und von einer vertretungsberechtigten Person des Unternehmens, das die Erklärung abgibt, eigenhändig zu unterschreiben.
Die betreffenden ausgefüllten und unterschriebenen Erklärungen zum VS-NfD-Merkblatt (Anlage 170) und zum Anhang „Merkblatt für die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD-Merkblatt)“ (Anlage 180) des Bewerbers und etwaiger Empfänger von VS-NfD sind vom Bewerber eigenhändig zu unterschreiben und mit dem Teilnahmeantrag an das ITZBund zu übersenden.
Sofern die ausgefüllten und unterschriebenen Erklärungen (Anlage 170 und 180) nicht fristgerecht innerhalb der Teilnahmefrist vorgelegt werden, ist der Teilnahmeantrag nicht vollständig und vom Vergabeverfahren auszuschließen. Auf die Möglichkeit einer etwaigen Nachforderung gemäß Ziffer 4.3 wird verwiesen.
6 Mit dem Teilnahmeantrag einzureichende Unterlagen
Mit dem Teilnahmeantrag übermittelt der Bewerber die vom Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.
Als Anlage ist eine „Checkliste Teilnahmeantrag“ beigefügt, die der Bewerber entsprechend für sich abhaken kann, um sicherzustellen, dass der Teilnahmeantrag vollständig ist. Ein nicht vollständiger Teilnahmeantrag führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags aus dem Verfahren.
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