Vergabeunterlagen - B) Verbleib beim Bieter, Vertragsbestandteil.pdf

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614 (Rahmenvereinbarung - Besondere Vertragsbedingungen)

Vergabenummer

Rahmenvereinbarung im Bereich

Leistung

BESONDERE VERTRAGSBEDINGUNGEN

1 Rahmenvereinbarung, Leistungspflicht 1.1 Diese Rahmenvereinbarung ist ein Vertrag für die Zeit

vom bis 1.2 Dieser Vertrag verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn nicht sechs Monate vor Ablauf der Vertragszeit eine Partei erklärt, dass sie den Vertrag nicht fortsetzen will. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt Jahre.

1.3 Die Rahmenvereinbarung verpflichtet den/die Auftragnehmer, die mit Einzelaufträgen abgerufenen Leistungen zu den in der Rahmenvereinbarung und dem Einzelauftrag festgelegten Bedingungen auszuführen.

1.4 Die Einzelaufträge werden grundsätzlich in Textform erteilt. Einzelaufträge können ausnahmsweise für sofort zu erledigende Arbeiten mündlich oder fernmündlich erteilt werden; sie werden nachträglich in Textform bestätigt.

Einzelaufträge 2 Zur Erteilung von Einzelaufträgen sind folgende Stellen der in der Rahmenvereinbarung genannten 2.1 Auftraggeber berechtigt:

2.2 Anordnungen dürfen nur von der Stelle getroffen werden, die den jeweiligen Einzelauftrag erteilt hat. Anordnungen Dritter dürfen nicht befolgt werden.

2.3 Rechnungen sind bei dem Auftraggeber einzureichen, der den Einzelauftrag erteilt hat.

3 Kleinstaufträge Verlangt der Auftraggeber die Ausführung eines Einzelauftrages, dessen Vergütung ohne Umsatz- steuer 500 Euro (Kleinstauftragswertgrenze) nicht überschreitet, und kann die Ausführung nicht mit anderen Arbeiten zusammengefasst werden, wird ein Zuschlag in Höhe von Euro (Betrag ohne Umsatzsteuer) gewährt. Dies gilt auch bei Stundenlohnarbeiten.

4 Stundenlohnarbeiten und Zuschläge 4.1 Für vom Auftraggeber angeordnete Stundenlohnarbeiten werden die vereinbarten Stundenverrechnungssätze zuzüglich Umsatzsteuer nach den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten ohne Wegezeiten bezahlt.

© VHB - Bund - Ausgabe 2017 - Stand 2019; Anpassungen der Vergabestelle Seite 1 von 2

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614 (Rahmenvereinbarung - Besondere Vertragsbedingungen) 4.2 Zuschläge für Mehr-, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeiten werden für die nachgewiesenen zuschlagspflichtigen Stunden neben den vereinbarten Preisen sowie neben gesondert vereinbarten Preisen für im Leistungsverzeichnis nicht vorgesehene Leistungen vergütet.

5 Sicherheitsleistungen entfällt

6 Bürgschaften entfällt

6 Weitere Besondere Vertragsbedingungen

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635 (Zusätzliche Vertragsbedingungen - Liefer-/Dienstleistungen) Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

1 Art und Umfang der Leistungen (§ 1 VOL/B) Die vereinbarten Preise enthalten auch die Kosten für Verpackung, Aufladen, Beförderung bis zur Anlieferungs- oder Annahmestelle und Abladen, wenn in der Leistungsbeschreibung nichts anderes angegeben ist. Der Auftragnehmer hat Packstoffe zurückzunehmen und ggf. auf seine Kosten zu beseitigen. Etwaige Patentgebühren und Lizenzvergütungen sind durch den Preis für die Leistung abgegolten.

2 Änderung der Leistung (§ 2 Nummer 3 VOL/B) 2.1 Beansprucht der Auftragnehmer aufgrund von § 2 Nummer 3 eine erhöhte Vergütung, muss er dies dem Auftraggeber unverzüglich - möglichst vor Ausführung der Leistung und möglichst der Höhe nach - schriftlich mitteilen. 2.2 Der Auftragnehmer hat auf Verlangen die durch die Änderung der Leistung bedingten Mehr- oder Minderkosten nachzuweisen.

3 Ausführung der Leistung (§ 4 VOL/B) Der Auftraggeber kann sich über die vertragsgemäße Ausführung der Leistung unterrichten.

4 Güteprüfung (§ 12 Nummer 2 VOL/B) Verlangt der Auftraggeber eine im Vertrag nicht vereinbarte Güteprüfung, werden dem Auftragnehmer die dadurch entstandenen Kosten erstattet.

5 Abnahme (§ 13 VOL/B) 5.1 Die Lieferung oder Leistung wird förmlich abgenommen. 5.2 Die Gefahr geht, wenn nichts anderes vereinbart ist, auf den Auftraggeber über

• bei Lieferleistungen mit der Übernahme an der Anlieferungsstelle,
• bei Aufbauleistungen mit der Abnahme.

6 Mängelansprüche (§ 14 VOL/B) Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt mit der Abnahme der Leistung.

7 Rechnungen (§§ 15 und 17 VOL/B) 7.1 Die Rechnungen sind mit den Vertragspreisen ohne Umsatzsteuer (Nettopreise) aufzustellen; der Umsatzsteuerbetrag ist am Schluss der Rechnung mit dem Steuersatz einzusetzen, der zum Zeitpunkt des Entstehens der Steuer, bei Schlussrechnungen zum Zeitpunkt des Bewirkens der Leistung gilt.

Beim Überschreiten von Vertragsfristen, die der Auftragnehmer zu vertreten hat, wird die Differenz zwischen dem aktuellen Umsatzsteuerbetrag und dem bei Fristablauf maßgebenden Umsatzsteuer- betrag nicht erstattet. 7.2 In jeder Rechnung sind Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben.

8 Leistungen nach Stundenverrechnungssätzen (§ 16 VOL/B) Der Auftragnehmer hat über Leistungen nach Stundenverrechnungssätzen arbeitstäglich Listen in zweifacher Ausfertigung einzureichen. Diese müssen

• das Datum,
• die genaue Bezeichnung des Ausführungsortes,
• die Art der Leistung,
• die Namen der Arbeitskräfte und deren Berufs-, Lohn- oder Gehaltsgruppe,
• die geleisteten Arbeitsstunden je Arbeitskraft, ggf. aufgegliedert nach Mehr-, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, sowie nach im Verrechnungssatz nicht enthaltenen Erschwernissen und
• die Gerätekenngrößen enthalten. Rechnungen über Stundenverrechnungssätze müssen entsprechend den Listen aufgegliedert werden. Die Originale der Listen behält der Auftraggeber, die bescheinigten Durchschriften erhält der Auftragnehmer.

© VHB - Bund - Ausgabe 2017 Seite 1 von 1

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Weitere besondere Vertragsbedingungen gemäß

§ 12 (Kontrollen) und § 13 Abs. 1 bis 3 (Sanktionen) ThürVgG

Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbaren folgende weitere besondere Vertrags- bedingungen:

1. Kontrollen (§ 12 Abs. 1 S. 2 ThürVgG)

Gemäß § 12 Abs. 1 S. 1 Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG) ist der Auftraggeber berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung der dem Auftragnehmer aufgrund des ThürVgG bestehenden Anforderungen zu überprüfen. Zu diesem Zweck ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber auf dessen Verlangen die Entgeltabrechnungen des Auftragnehmers und der/s Nachunternehmer/s sowie die Unterlagen über die Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen nach § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 ThürVgG und die zwischen Auftragnehmer und Nach- unternehmer abgeschlossenen Werkverträge vorzulegen. Der Auftragnehmer ver- pflichtet sich, die Beschäftigten sowie ggf. gebundene Nachunternehmen auf die Möglichkeit solcher Kontrollen hinzuweisen.

2. Sanktionen (Vertragsstrafe, § 13 Abs. 1 ThürVgG)

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für jeden schuldhaften Verstoß gegen die Verpflichtungen nach den §§ 6, 7 und 12 Abs. 2 ThürVgG eine Vertragsstrafe in Höhe von 5 % des Auftragswerts (netto) an den Auftraggeber zu bezahlen; bei mehreren Verstößen ist die Summe der Vertragsstrafen auf 5 % des Auf- tragswerts (netto) begrenzt.

(2) Der Auftragnehmer ist zur Zahlung einer Vertragsstrafe nach Absatz 1 auch für den Fall verpflichtet, dass der Verstoß durch einen von ihm eingesetzten Nach- unternehmer oder einen von diesem eingesetzten Nachunternehmer began- gen wird, es sei denn, dass der Auftragnehmer den Verstoß weder kannte noch kennen musste.

(3) Gemäß § 13 Abs. 4 ThürVgG kann der Auftraggeber neben der vorgenannten Vertragsstrafe auch Vertragsstrafen aus anderen Gründen sowie sonstige An- sprüche geltend machen.

3. Sanktionen (Kündigungsrecht, § 13 Abs. 2 ThürVgG)

Der Auftraggeber ist zur fristlosen Kündigung des Vertrags berechtigt,

(a) falls der Auftragnehmer oder einer seiner Nachunternehmer die aus § 6 ThürVgG resultierenden Anforderungen schuldhaft nicht erfüllt

oder

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(b) im Falle eines schuldhaften Verstoßes gegen die Verpflichtungen der §§ 7 und 12 Abs. 2 ThürVgG.

4. Sanktionen (Ausschluss vom Vergabeverfahren, § 13 Abs. 3 ThürVgG)

Der Auftraggeber ist berechtigt, das Unternehmen für die Dauer von bis zu drei Jah- ren von den Vergabeverfahren auszuschließen, wenn der Auftragnehmer, Bewerber oder Bieter gegen die Verpflichtungen aus den §§ 6, 7 und 12 Abs. 2 ThürVgG ver- stoßen hat. Gleiches gilt für den Ausschluss von Nachunternehmern.

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Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB) zum elektronischen Rechnungseingang

Im Weiteren sind für die Bauvorhaben der LEG und Bauvorhaben im Namen Dritter folgende Erläuterungen zum Elektronischen Rechnungseingang zu beachten: Ab dem 01. Januar 2025 sind zwischen inländischen Unternehmen die Rechnungen und Gutschriften gemäß § 14 UStG regelmäßig elektronisch zu übersenden. Elektronische Rechnungen werden ausschließlich in folgenden Formaten akzeptiert: − ZUGFeRD − XRechnung Darüber hinaus sind innerhalb der gesetzlichen Übergangsfristen neben Rechnungen in Papierform weiterhin Rechnungen im PDF-Format als „Sonstige Rechnung“ zulässig. Andere Formate (z. B. Word, Excel, Archive wie RAR, ZIP, usw.) und Bilddateien (JPG, TIF, etc.) werden nicht akzeptiert. Die elektronischen Rechnungen und Gutschriften sind in einem der vorgenannten Formate an folgende E-Mail-Adresse zu senden: leg.rechnungseingang@leg-thueringen.de

Zur Sicherstellung einer zeitnahen und ordnungsgemäßen Bearbeitung der Rechnungen sind zudem folgende Rahmenbedingungen und Hinweise zu beachten: • Für den Rechnungsversand ist ausschließlich die o. g. E-Mail-Adresse zu nutzen. Ein Versand an die persönlichen E-Mail-Adressen der Mitarbeiter ist nicht zulässig. • Bei PDF-Rechnungen sind die Rechnung sowie alle zugehörigen Anlagen (Lieferschein, Rapportzettel, Leistungsnachweise, etc.) in einer PDF-Datei zusammenzufassen. • Die E-Mail darf neben dem Rechnungsdokument keine weiteren Dokumente (Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, etc.) enthalten. • Werden Anlagen (z. B. Aufmaße) als GAEB-Datei (z. B. in den Formaten X31, X83, usw.) übermittelt, so ist eine Kopie im PDF-Format zur Verfügung zu stellen. • Sämtliche Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 5 UStG müssen in der Rechnung enthalten sein. • Jede Rechnung ist mit einer separaten E-Mail zu senden. • Der E-Mail-Text wird nicht automatisiert verarbeitet. Deshalb darf er keine umsatzsteuerlich oder sonstige für die Rechnungslegung relevanten Informationen enthalten. • Ein Download der Rechnungen über Portallösungen, wie bspw. Kundenportale, Kundenkonten oder Kundenbereiche, ist nicht möglich.

Die folgenden internen Bearbeiterhinweise sowie die erläuternden Kommentare sind vor dem Versenden des Dokumentes an den Auftragnehmer zu löschen.

Bearbeiterhinweise zum Rechnunngsdurchlauf bei Beteiligung eines externen Dienstleisters (Planer, Bauüberwacher, Projektsteuerer) Sofern ein anderer Buchungskreis als die LEG betroffen ist, ist die jeweils korrekte E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang (siehe Dienstanweisung 02/2025 „Eingangsrechnungsverarbeitung und Auszahlungen“) einzutragen. Um sicherzustellen, dass die LEG immer im Besitz der (unveränderten) Originalrechnung (XRechnung, ZUGFeRD, PDF, Papier) ist, haben die Kreditoren / Auftragnehmer die Rechnungen direkt an die LEG zu senden. Der bislang teilweise praktizierte Weg, die Rechnung zuerst an einen zwischengeschalteten Dienstleister (s.o.) zu senden, ist auszuschließen. Im Übrigen sind die Regelungen der Dienstanweisung 02/2025 „Eingangsrechnungsverarbeitung und Auszahlungen“ (insb. Punkt 1, Satz 5) in Verbindung mit der Anwenderdokumentation Rechnungseingangsworkflow (insb. Punkt 4.3.2) zu beachten.

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Informationen zur Datenverarbeitung

gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO

– Datenverarbeitung von Kunden und Lieferanten (B2B) –

Hiermit unterrichten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf Sie als natürliche Person be- ziehen):

Datenverarbeitung

Wir – die Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH (LEG Thüringen), Main- zerhofstraße 12, 99084 Erfurt – verarbeiten als Vertragspartner Ihres Unternehmens die personenbezogenen Daten im Hinblick auf Ihre Person zur Angebotserstellung, zur Erfüllung der Verträge, Buchhaltung und Kostenrechnung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung von vertraglichen und rechtlichen Ver- pflichtungen (beispielsweise Handels- und Steuerrecht) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c DSGVO. Die Geschäftsbeziehung besteht zwischen uns und Ihrem Unternehmen. Im Zuge von externen Anforderungen (beispielsweise im Rahmen des Zoll-/Steuerrechts) kann es dazukommen, dass personenbezogene Daten zu Ihrer Person mit von Behörden veröffentlichten Listen abgeglichen werden.

Die von Ihnen bereit gestellten Daten sind zur Durchführung des Vertragsverhältnis- ses erforderlich. Ohne diese Daten können wir den mit Ihrem Unternehmen ge- schlossenen Vertrag nicht erfüllen.

Ferner können Daten auch zu berechtigten Zwecken gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e und f DSGVO verarbeitet werden, wie Vermarktung des Standorts Thüringen, interne Marktforschungs- und Marketingzwecke, betriebsinterne Statistiken. Zum Teil werden hierzu aus öffentlich zugänglichen Quellen – wie dem Handelsregister – bezogenen Unternehmensdaten (inkl. personenbezogener Daten) genutzt. Die berechtigten Inte- ressen liegen insbesondere in der Optimierung von Prozessen, dem öffentlichen Inte- resse des Freistaats Thüringen und der kostengerechten Zurechnung; hierbei wer- den Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten gebührend berücksichtigt.

Sofern Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben oder wir Sie im Rahmen der Da- tenerhebung gemäß § 7 UWG angemessen informiert haben, nutzen wir Ihre Daten, um Ihnen auf elektronischen Wege Informationen über Dienstleistungen, Veranstal- tungen und anderes Wissenswertes zu unserem Hause zuzusenden. Auch über den postalischen Weg können Sie von uns entsprechende Informationen erhalten. Dieser Zusendung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

Informationspflichten gemäß Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (Kunden B2B) [Stand: 11.04.2018] Seite 1

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Weitergabe und Dienstleister

Ihre personenbezogenen Daten werden teilweise an externe Dienstleister (beispiels- weise Abrechnungsunternehmen, Mailing-Dienstleister, Steuerberater, Rechtsbera- ter) weitergeben. Zum Teil können externe IT-Dienstleister (im Rahmen einer Auf- tragsdatenverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO) auf Ihre Daten zugreifen. Hierbei agieren die Dienstleister weisungsgebunden, was durch entsprechende Verträge si- chergestellt wurde.

Wir weisen Sie darauf hin, dass wir zu oben genannten Zwecken Ihre personenbe- zogenen Daten ggf. auch an andere Gesellschaften innerhalb unseres Verbunds wei- tergeben [siehe Rubrik „Über uns“ auf unserer Internetpräsenz www.leg- thueringen.de]. Der Datentransfer findet auf Basis eines berechtigten Interesses statt, um Ihnen ein ganzheitliches Angebot unserer Leistungen anbieten zu können.

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die jeweiligen o. g. Zwecke er- forderlich ist. Die Daten werden spätestens nach Beendigung des Vertragsverhält- nisses und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Zivil-, Handels- und Steuerrechts gelöscht.

Ihre Rechte

Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO unter den dort definierten Voraussetzungen folgende Rechte des Betroffenen haben: Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch haben Sie ge- mäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz- Aufsichtsbehörde.

Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO beruht (Einwilligung) haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Der für die LEG Thüringen zuständige Datenschutzbeauftragte ist Dr. Jörn Voßbein (UIMC; datenschutz@leg-thueringen.de).

Informationspflichten gemäß Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (Kunden B2B) [Stand: 11.04.2018] Seite 2