Vergabeunterlagen - A) Zuschlagskriterien.pdf

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Zuschlagskriterien

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1. Honorar, gewichtet mit 20 %

Bewertet wird der Gesamtpreis des Angebots ohne Umsatzsteuer für die ausgeschriebene Leistung. Für das Angebot ist jeweils der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Vordruck (Preisblatt) zu verwenden. Erläuterungen zur Tabelle sind in einem (separaten Dokument) erlaubt, wenn sie dazu dienen, die Kosten klar aufzuschlüsseln.

Bei unterschiedlich gestaffelten Tagessätzen ist bereits im Angebot festzulegen, wie die Aufgaben im Team verteilt werden und welcher Tagessatz für die Erfüllung des Auftrages gilt. Bei der Angebotserstellung ist verbindlich anzugeben, wie viele Personentage bzw. Leads der Bieter auf Basis der Leistungsbeschreibung für die Auftragserfüllung einplant. Das zur Verfügung stehende Maximalbudget darf nicht überschritten werden.

Der Anbieter hat im Angebot anzugeben, welche umsatzsteuerliche Behandlung auf seine Leistung voraussichtlich Anwendung findet.

Bewertet wird jeweils der Nettogesamtpreis für die ausgeschriebene Leistung. Die Bewertung erfolgt unter Anwendung der einfachen Richtwertmethode (vgl. Pkt. 5).

2. Auswahl und Zusammenstellung des Projektteams, gewichtet mit 30 %

Der Bieter hat ein Personal- und Servicekonzept vorzulegen, aus dem hervorgeht, wie die vertragsgegenständlichen Leistungen organisatorisch und personell erbracht werden sollen. Das Konzept hat insbesondere folgende Angaben zu enthalten: • Benennung der vorgesehenen Ansprechpersonen sowie der für die Leistungserbringung vorgesehenen weiteren Schlüsselpersonen, • Darstellung der Aufgaben- und Verantwortungsverteilung innerhalb des Projektteams, • Darstellung der projektrelevanten Qualifikationen, Fachkenntnisse und Erfahrungen der eingesetzten Personen, • Darstellung vergleichbarer Referenzprojekte der vorgesehenen Schlüsselpersonen, • Beschreibung der organisatorischen Abläufe sowie der internen Qualitätssicherung, • Darstellung der personellen Verfügbarkeit und Vertretungsregelungen.

Die benannten Ansprechpersonen sind für die Vertragsdurchführung verbindlich vorzusehen. Ein Austausch während der Vertragslaufzeit bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. Die Ersatzperson muss über eine mindestens gleichwertige Qualifikation und projektrelevante Erfahrung verfügen.

Bewertet wird, inwieweit das dargestellte Projektteam und die vorgesehene Organisation eine qualitativ hochwertige, effiziente und verlässliche Leistungserbringung erwarten lassen. Hierbei werden insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt: • Plausibilität und Zweckmäßigkeit der Aufgaben- und Verantwortungsverteilung, • Projektrelevanz und Umfang der dargestellten fachlichen Qualifikationen und Erfahrungen, • Nachgewiesene Erfahrungen des Projektleiters und der Schlüsselpersonen in vergleichbaren Projekten, insbesondere im Bereich • internationaler Delegationsreisen, • Außenwirtschaft, • Standortmarketing, • Ansiedlungsmanagement, • Netzwerk- und Kooperationsmanagement,

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• Eignung der dargestellten Personalstruktur für die Erfüllung der ausgeschriebenen Leistungen, • Nachvollziehbarkeit der Sicherstellung der personellen Verfügbarkeit, • Qualität und Belastbarkeit der Vertretungsregelungen.

Das vorgenannte Personalkonzept wird nicht im Rahmen des § 56 VgV nachgefordert!

Innerhalt dieses Zuschlagskriteriums werden die einzelnen Kategorien wie folgt gewichtet: • Aufgaben- und Rollenverteilung: 15 % • Qualifikation und Erfahrung der Ansprechpersonen: 35 % • Qualifikation und Erfahrung des Teams: 25 % • Personelle Verfügbarkeit: 15 % • Vertretungsregelung: 10 %

2.1. Aufgaben- und Rollenverteilung Bewertet wird die Nachvollziehbarkeit, Schlüssigkeit und Zweckmäßigkeit der Aufgabenverteilung innerhalb des Projektteams.

2.2. Qualifikation und Erfahrung der Ansprechpersonen Bewertet werden die projektrelevanten fachlichen Qualifikationen und Erfahrungen der benannten Ansprechpersonen.

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2.3. Qualifikation und Erfahrung des weiteren Projektteams Bewertet werden die fachlichen Kompetenzen, Qualifikationen und Erfahrungen der weiteren vorgesehenen Teammitglieder.

2.4. Personelle Verfügbarkeit Bewertet wird die Sicherstellung der personellen Ressourcen über die gesamte Vertragslaufzeit.

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2.5. Vertretungsregelung und organisatorische Absicherung Bewertet wird die Qualität der vorgesehenen Vertretungs- und Ausfallregelungen.

3. Methodisches Vorgehen und Umsetzungskonzept, gewichtet mit 30%

Der Bieter hat ein Umsetzungskonzept vorzulegen, aus dem der strategische und operative Ansatz zur Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen hervorgeht. Das Konzept muss erkennen lassen, wie die in der Leistungsbeschreibung definierten Aufgaben und Zielsetzungen konkret umgesetzt werden sollen.

Das Konzept hat insbesondere darzustellen: • das Verständnis der Aufgabenstellung und der mit den ausgeschriebenen Leistungen verfolgten Zielsetzungen, • die methodische Vorgehensweise zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der ausgeschriebenen Leistungen, • die Maßnahmen zur Identifizierung, Ansprache und Einbindung geeigneter Unternehmen, Multiplikatoren, Institutionen sowie wirtschafts- und innovationspolitischer Akteure, • die Vorgehensweise bei der Konzeption, Organisation und Durchführung von Netzwerkveranstaltungen, Unternehmensbesuchen, Fachgesprächen, Roundtables und weiteren Programmbestandteilen, • die Nutzung bestehender Netzwerke sowie Maßnahmen zum Aufbau zusätzlicher relevanter Kontakte, • die Projektorganisation einschließlich Projektsteuerung, Meilensteinplanung und Zeitmanagement,

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• gegebenenfalls vorgesehene zusätzliche Maßnahmen, die über die Mindestanforderungen hinausgehen und einen erkennbaren Mehrwert für die Zielerreichung erwarten lassen.

Eine bloße Wiedergabe oder Zusammenfassung der Leistungsbeschreibung genügt den Anforderungen nicht. Das Konzept auf dem von der Vergabestelle herausgegebenen Formblatt oder in der im Formblatt vorgegebenen Form mit der vorgeschriebenen Formatierung einzureichen.

Bewertungsmaßstab

Bewertet wird, inwieweit das Konzept eine strukturierte, nachvollziehbare, realistische und zielgerichtete Umsetzung der ausgeschriebenen Leistung erwarten lässt.

Hierbei werden insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt:

• Qualität und Nachvollziehbarkeit der methodischen Vorgehensweise, • Verständnis der Aufgabenstellung und Überführung in konkrete Maßnahmen, • Plausibilität und Erfolgsaussichten der dargestellten Ansprache- und Vernetzungsstrategie, • Qualität der organisatorischen Umsetzung der vorgesehenen Programmpunkte, • Schlüssigkeit der Projektplanung einschließlich Meilenstein- und Zeitmanagement, • zusätzliche konzeptionelle Ansätze, soweit diese gegenüber den Mindestanforderungen einen erkennbaren Mehrwert für die Zielerreichung erwarten lassen.

Bewertet wird jeweils die zu erwartende Qualität der Leistungserbringung auf Grundlage der eingereichten Unterlagen.

Das vorgenannte Ausführungskonzept wird nicht im Rahmen des § 56 VgV nachgefordert!

Innerhalt dieses Zuschlagskriteriums werden die einzelnen Kategorien wie folgt gewichtet: • Verständnis der Aufgabenstellung und Übersetzung in konkrete Maßnahmen: 20 % • Methodik zur Zielerreichung und operative Umsetzung: 25 % • Identifizierung, Ansprache und Einbindung relevanter Akteure: 20 % • Organisation und Durchführung der Leistungen: 15 % • Projektplanung und Zeitmanagement: 10 % • Innovationsgrad und Mehrwert: 10 %

3.1. Verständnis der Aufgabenstellung und Übersetzung in konkrete Maßnahmen Bewertet wird, inwieweit der Bieter die Aufgabenstellung, Zielsetzungen und Rahmenbedingungen der zu erbringenden Leistungen zutreffend erfasst und in ein schlüssiges, zielgerichtetes und nachvollziehbares Maßnahmenkonzept überführt.

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3.2. Methodik zur Zielerreichung und operative Umsetzung Bewertet wird die Nachvollziehbarkeit, Struktur, Schlüssigkeit und Eignung der dargestellten Vorgehensweise zur Erreichung der in der Leistungsbeschreibung definierten Projektziele.

3.3. Identifizierung, Ansprache und Einbindung relevanter Akteure Bewertet wird die Plausibilität und Erfolgsaussicht der dargestellten Vorgehensweise zur Identifizierung, Ansprache und Einbindung geeigneter Unternehmen, Multiplikatoren, Institutionen sowie weiterer relevanter Akteure.

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3.4. Organisation und Durchführung der Leistungen Bewertet wird die Qualität und Umsetzbarkeit des Konzepts zur Planung, Organisation und Durchführung der vorgesehenen Leistungen, und die konkrete Planung von konkreten Maßnahmen zu Erreichung der Ziele.

3.5. Projektplanung und Zeitmanagement Bewertet wird die Schlüssigkeit, Realisierbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Projektplanung unter Berücksichtigung der vorgesehenen Meilensteine, Abläufe und zeitlichen Strukturierung.

3.6. Zusätzliche Maßnahmen und Mehrwert für die Zielerreichung Bewertet wird, inwieweit die dargestellten zusätzlichen Maßnahmen über die Mindestanforderungen hinaus einen nachvollziehbaren Mehrwert für die Erreichung der Projektziele erwarten lassen.

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4. Netzwerk und Kommunikationskanäle, gewichtet mit 20 %

Bewertet wird, inwieweit die dargestellten Netzwerke und Kommunikationskanäle geeignet erscheinen, einen wirksamen Zugang zu relevanten Unternehmen, Investoren, Multiplikatoren und weiteren wirtschaftsrelevanten Entscheidungsträgern zu ermöglichen und die Sichtbarkeit der Delegationsreise zu unterstützen. Dabei werden insbesondere berücksichtigt: • Relevanz und Belastbarkeit des Netzwerks, • regionale und fachliche Abdeckung der dargestellten Kontakte, • Aktualität und Nutzbarkeit der bestehenden Verbindungen, • Zielgruppenrelevanz der Kommunikationskanäle, • Eignung der Kommunikationskanäle zur Ansprache relevanter Akteure, • erwartbarer Beitrag zur Sichtbarkeit und Reichweite der Delegationsreise.

Die Bewertung erfolgt nicht anhand der bloßen Anzahl von Netzwerkpartnern, Followern, Abonnenten oder Beiträgen. Maßgeblich ist vielmehr die Relevanz, Belastbarkeit und Nutzbarkeit der dargestellten Netzwerke und Kommunikationskanäle für die Erreichung der Projektziele

Innerhalt dieses Zuschlagskriteriums werden die einzelnen Kategorien wie folgt gewichtet: • Netzwerkstruktur und Marktzugang: 70 % • Kommunikationskanäle und digitale Reichweite: 30 %

4.1. Netzwerkstruktur und Marktzugang Der Bieter hat sein bestehendes Netzwerk zu relevanten Wirtschaftsakteuren im Zielland darzustellen.

Bewertet wird, inwieweit die dargestellten Netzwerke einen unmittelbaren Zugang zu für die Auftragsdurchführung relevanten Unternehmen, Investoren, Wirtschaftsverbänden, Clustern, Kammern, Wirtschaftsförderungseinrichtungen und weiteren wirtschaftsrelevanten Multiplikatoren erwarten lassen.

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4.2. Kommunikationskanäle und digitale Reichweite Der Bieter hat die für die Projektumsetzung nutzbaren Kommunikationskanäle sowie deren Zielgruppen, Reichweite und geplante Nutzung darzustellen.

Bewertet wird, inwieweit die dargestellten Kommunikationskanäle geeignet erscheinen, relevante Zielgruppen anzusprechen, die Sichtbarkeit der Delegationsreise zu erhöhen sowie die Anbahnung von Kontakten und die Erreichung der Projektziele zu unterstützen.

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Es liegt keine oder keine bewertbare Darstellung der Kommunikationskanäle 0 vor.

Hinweise für die Bewertung der Angebote: Die Bewertung erfolgt durch eine Kommission bestehend aus mit mindestens 3 Mitarbeitern des AG, deren Einzelbewertungen jeweils zu einem durchschnittlichen Gesamtergebnis zusammengeführt werden. Die insoweit beste Netzwerkstruktur und Kommunikationsstrategie erhält vor Wichtung maximal 100 Punkte.

Der Bewertungskommission wird der oben aufgeführte Bewertungsbogen vorab zur Verfügung gestellt. Das Ergebnis wird auf drei Stellen nach dem Komma gerundet. Der Bewertungsbogen spiegelt den Erwartungshorizont des AG wider.

5. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

5.1. Einfache Richtwertmethode Die Bewertung erfolgt unter Anwendung der einfachen Richtwertmethode mit Gewichtungsfaktor. Aus allen wertbaren Angeboten wird eine Kennzahl (Z) gebildet – als Quotient aus der Summe der gewichteten Leistungspunkte (L) und dem gewichteten Angebotspreis (P):

Z = Kennzahl für die Leistung-Preis-Bewertung

L = Leistungspunktzahl

P = Preis

ωL = Gewichtungsfaktor für den Leistungspunktzahl

ωP = Gewichtungsfaktor für Angebotspreis

Dabei wird die Summe der Leistungspunkte mit dem Skalierungsfaktor 1000 multipliziert. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z) gilt als „wirtschaftlichste Angebot“ und erhält den Zuschlag.

5.2. Allgemeine Hinweise zur Bewertung der Angebote

1. Die Bewertung aller Kriterien erfolgt durch eine Kommission bestehend aus mindestens 3 Vertreter des Auftraggebers, deren Einzelbewertungen jeweils zu einem durchschnittlichen Gesamtergebnis zusammengeführt werden.
2. Der Bewertungskommission wird der oben aufgeführte Bewertungsbogen vorab zur Verfügung gestellt. Der Bewertungsbogen spiegelt den Erwartungshorizont des Auftraggebers wider.
3. Für die Bewertung der Leistung ist eine Punkteskala von 0 bis 100 festgelegt. Das insoweit beste Angebot erhält 100 Punkte. Danach verringert sich die Punktzahl gemäß den Festlegungen in der Bewerbungsmatrix um jeweils 10 Punkt (zweitbestes Angebot – 80 Punkte, drittbestes – 60 Punkte usw.).
4. Aus den Punkten für die einzelnen Kriterien und der dazugehörigen Gewichtung wird die jeweils gewichtete Punktzahl ermittelt. Die Summe aller so ermittelten Werte ergibt eine Gesamtpunktzahl. Das Ergebnis wird auf vier Stellen nach dem Komma gerundet. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

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