Vergabeunterlagen - B) Leistungsbeschreibung.pdf

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Bewerbungs- und

Auftragsbedingungen

A llgemeine Bewerbungs- und

Auftragsbedingungen

bei Beteiligungen in den Auftragsverga ben der LEG Thüringen / AIC

Ausschreibung

zur Rahmenvereinbarung

für eine Auslandsrepräsentanz der LEG Thüringen

an der Ostküste der USA

(AIC TI 26 AB USA)

Ausbau und Vertiefung der wirtschaftlichen Zusammenarbeit

zwischen Thüringen und Nordamerika

sowie

die Identifikation und Ansprache

von ansiedlungsinteressierten Unternehmen aus Nordamerika

für den Standort Thüringen

im Interesse und im Auftrag der LEG Thüringen

durch feste Ansprechpartner

Leistungsbeschreibung

Stand: Oktober 2026

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Bewerbungs- und

A uftragsbedingungen

Inhaltsverzeichnis

A1. llVgorbeemmerkuneg ziunm Aeuftr agB .....e......w.......e......r...b......u.....n......g......s.....-... ...u.....n......d...... ............................................ 3 1.1 Unternehmensprofil des Auftraggebers ........................................................................................................ 3

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...... ................................................................................ 3 1.2.1 Aktivitäten zur Internationalisierung der Thüringer Wirtschaft ...................................................................... 3 1.2.2 Aktivitäten zur Förderung von US-Investitionen in Thüringen ...................................................................... 4

bei Beteiligungen in den Auftragsvergaben der LEG Thüringen / AIC

2. Leistungsbeschreibung ................................................................................................................................. 4 2.1 Leistungsblock 1: Trade – Ausbau und Vertiefung der wirtschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Thüringen und den USA (bedarfsweise Nordamerika) ..................................... 4 2.2 Leistungsblock 2: Invest – Identifikation und Ansprache ansiedlungsinteressierten Unternehmen aus den USA für den Standort Thüringen (Lead-Generierung) ............................................. 6

3. Rahmenbedingungen .................................................................................................................................. 10 3.1 Datenschutzrechtliche Regelungen ............................................................................................................ 10 3.2 Location – Adresse der Repräsentanz ....................................................................................................... 10 3.3 Preisgestaltung und Budget ........................................................................................................................ 10

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1. Vorbemerkung zum Auftrag

Bewerbungs- und

A1.1u ftUrnatergneshbmeensdpironfilg deusn Augfteragngebers Die Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen (LEG) begleitet die internationalen Aktivitäten des Wirtschafts- und Technologiestandortes Thüringen. Als „One-Stop-Agency“ ist die LEG Thüringen, Partner in allen Fragen der Ansiedlung und der Wirtschaftsförderung in Thüringen.

Allgemeine Bewerbungs- und

Der Bereich „Thüringen International" (TI) der LEG erfüllt im Auftrag des Thüringer Ministeriums für Wirtschaft, Landwirtschaft und Ländlichen Raum (TMWLLR), gefördert aus Mitteln des Europäischen Fonds für regionale AEntwuickflutngr a(EgFRsE) buend dkoifninangzieurt nmigt eMittneln des Freistaates Thüringen, Aufgaben der Außenwirtschaftsförderung und bearbeitet außenwirtschaftspolitische Themen. Mit diesem Bereich gibt die LEG wichtige Impulse bei der Anbahnung, der Pflege und dem Ausbau internationaler Wirtschaftskooperationen. Sie bbieetie tB Tehtüeriinlgigeru Unngteernne hinm edne enin eAnu ufmtrfaasgssenvdeerng Saebrveicne udnedr k LonEkrGet eT Wheürrkiznegugeen, u /m A dIeCn Z ugang zu neuen Märkten effizienter und nachhaltiger zu gestalten.

Die Aktivitäten von Thüringen International helfen insbesondere klein- und mittelständischen Unternehmen, sich mit den jeweiligen Zielmärkten vertraut zu machen, eigene Chancen und Risiken realistisch einzuschätzen sowie Türen zu wichtigen Entscheidungsträgern aus der Politik und Wirtschaft zu öffnen. In der Regel haben die Aktivitäten bestimmte Schwerpunktthemen (z. B. Digitalisierung, Nachhaltigkeit, Industrie im Wandel usw.) und werden für ausgewählte Zielgruppen (Thüringer Unternehmen - insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, wirtschaftsnahe Forschungseinrichtungen, Netzwerkeinrichtungen und Cluster) angeboten. Einzelne Maßnahmen werden von der Thüringer Politik flankiert.

Weitere Informationen unter: www.leg-thueringen.de und www.thueringen-international.de

Der LEG-Bereich „Invest in Thüringen“ ist verantwortlich für das Standortmarketing sowie die Identifizierung, Ansprache und Begleitung von Investoren. Zum Aufgabenspektrum gehören in diesem Zusammenhang u.a.:

– Marketing für den Wirtschafts- und Investitionsstandort Thüringen in ausgewählten Zielregionen – Organisation von Seminaren, Workshops und Messeauftritten mit dem Ziel der Investorenwerbung – Standortfindung und –beratung – Bereitstellen von Wirtschafts- und Regionaldaten – Beratung zu Förder- und Finanzierungskonzepten – Optimierung der Investitionsbeihilfen – Behördenmanagement – Unterstützung bei Fachkräfterekrutierung und Qualifizierung – Projektmanagement und Technologiekompetenz – umfassende Investorenbetreuung und langfristige Partnerschaft

Weitere Informationen unter: www.invest-in-thuringia.de

1.2 Aktivitäten von LEG Thüringen in den USA

1.2.1 Aktivitäten zur Internationalisierung der Thüringer Wirtschaft

Als Exportförderteam der LEG Thüringen begleitet Thüringen International seit 2012 Unternehmen aus Thüringen bei ihren Internationalisierungsaktivitäten. Das Leistungsspektrum umfasst unter anderem die Beratung zum Markteintritt, Informationen zu Förderprogrammen für die Internationalisierung, die Organisation von Unternehmens- und Delegationsreisen sowie die gezielte Anbahnung von Kooperationen mit Partnern in den USA.

Die Beratung erfolgt länderspezifisch: Aktuell stehen sieben (7) Auslandsbeauftragte zur Verfügung, die jeweils für bestimmte Zielmärkte zuständig sind. Sie betreuen die Unternehmen individuell und unterstützen sie bei der Ausweitung ihrer internationalen Aktivitäten. Leistungen eines Auslandsbeauftragten für den US-amerikanischen Markt sind im Punkt 2.1 dieser Leistungsbeschreibung detailliert aufgeführt.

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Die USA sind seit Jahren der bedeutendste Exportmarkt für Thüringen – mit einem Anteil von fast 12 % an den Gesamtausfuhren. Jüngstes Projekt von Thüringen International in den USA war die Organisation der Delegationsreise USA 2025 – „Inspire. Connect. Engage.“, bei der Thüringer Unternehmen unter der Leitung des Thüringer Ministerpräsidenten nach Washington, New York City und Boston reisten. Ziel war es, die Innovationskraft der US-Ostküste für Thüringer Firmen zu erschließen – insbesondere in den Bereichen: • Smart Manufacturing & Robotics • Medical Technologies & Biotech • Digital Technologies & e-Commerce • Optics, Laser Technologies & Defense Diese Themenfelder spiegeln zentrale Stärken der Thüringer Exportwirtschaft wider. Durch den Austausch mit potenziellen Geschäftspartnern an der Ostküste der USA erhoffen sich die Landesregierung und die Unternehmen neue Impulse und konkrete Geschäftschancen. Als Ergebnis dieser Reise wurde entschieden, die Repräsentanz der Thüringer Wirtschaft an der Ostküste der USA zu installieren.

1.2.2 Aktivitäten zur Förderung von US-Investitionen in Thüringen

Die USA zählen zu den bedeutendsten Herkunftsländern ausländischer Direktinvestitionen in Thüringen. Diese Investitionen leisten einen maßgeblichen Beitrag zur wirtschaftlichen Entwicklung des Freistaats. Seit der deutschen Wiedervereinigung im Jahr 1990 wurden rund 70 US-Investitionsprojekte im verarbeitenden Gewerbe mit einem Gesamtvolumen von etwa 2,5 Milliarden Euro realisiert. Dadurch konnten rund 15.000 Arbeitsplätze geschaffen und langfristig gesichert werden. Zahlreiche namhafte US-Unternehmen aus der Fortune 500-Liste sind heute in Thüringen aktiv – darunter Amazon, Salesforce, IBM, BorgWarner, Abbott, Carlisle, Parker Hannifin, Jabil und Avery Dennison. Zu den jüngsten Ansiedlungen zählen unter anderem Amazon in Erfurt und Novanta in Sonneberg.

Das Invest-Team der LEG Thüringen ist seit Jahren mit großem Engagement in den USA präsent. Durch regelmäßige Lead-Generation-Reisen (zwei bis drei pro Jahr) sowie durch die Teilnahme an internationalen Leitmessen wie Photonics West, IMTS, Battery Show und CES werden gezielt Kontakte zu potenziellen Investoren aufgebaut. Die Aktivitäten konzentrieren sich auf wirtschaftlich starke Regionen wie den Mittleren Westen (insbesondere Michigan, Ohio und Illinois), Kalifornien, die Südstaaten sowie ausgewählte Regionen der Ostküste. Ergänzt wird dieses Engagement durch Investorenseminare mit branchenspezifischem Fokus, die im Rahmen von Unternehmens- und Delegationsreisen durchgeführt werden. Ziel ist es, Thüringen als innovativen, wettbewerbsfähigen und verlässlichen Investitionsstandort in den USA sichtbar zu machen und neue Ansiedlungsprojekte zu initiieren.

2. Leistungsbeschreibung

Der Auftragnehmer fungiert für die Dauer der Vertragslaufzeit als Ansprechpartner/ Repräsentant der LEG Thüringen in den USA. Diese Aktivitäten können auf den gesamten nordamerikanischen Kontinent ausgedehnt werden. In diesem Zusammenhang erbringt der Auftragnehmer die folgenden Leistungen: 2.1 Leistungsblock 1: Trade – Ausbau und Vertiefung der wirtschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Thüringen und den USA (bedarfsweise Nordamerika)

Zur Erfüllung dieses Aufgabenbereichs wird der Bieter aufgefordert, folgende Leistungen umfassend abzudecken:

1. Erster Ansprechpartner für Thüringer, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU), aber auch für wirtschaftsnahe Forschungseinrichtungen und Clusterorganisationen, bei der Suche nach potenziellen Geschäftspartnern und für den Markteintritt; Der Auftragnehmer ist für eine umfassende Beratung des interessierten Thüringer Unternehmens verantwortlich. Der Auftragnehmer unterstützt aktiv die Kommunikation zwischen dem jeweiligen Thüringer Unternehmen und den identifizierten, potenziellen und interessierten Partnern. Der Auftragnehmer ist für die Ansprache von potenziellen Geschäftspartnern im Sinne des Thüringer Unternehmens verantwortlich. Für die Ansprache nutzt der Auftragnehmer alle gängigen Kommunikationsmittel. Über alle (neu) Kontaktaufnahmen informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber.

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2. Erhebung branchenspezifischer Marktinformationen, Erstellung von allgemeinen Marktberichten und Prüfung der Relevanz einzelnen Produkten für den Markteintritt;

3. Recherche konkreter Projektansätze für die Einbeziehung Thüringer Unternehmen aus den relevanten Sektoren und Technologiefeldern; Der Auftragnehmer ist für eine umfassende Informationslage verantwortlich und sondiert proaktiv Geschäftschancen (z.B. große Investitionsprojekte, staatliche Programme o.ä.). Auf Anfrage der Unternehmen betreibt der Auftragnehmer kurze Marktrecherchen (keine Tiefenanalysen) zu den Produkten oder Leistungen des Unternehmens. Er identifiziert potenzielle Geschäftspartner und nimmt auf Wunsch auch den ersten Kontakt auf. Aus der ständigen Marktbeobachtung entwickelt der Auftragnehmer neue Projektideen, um weitere Thüringer Unternehmen hinzuzuziehen. Diese werden in Absprache mit dem Auftraggeber identifiziert und akquiriert.

4. Kontaktpflege und -ausbau zu wirtschaftspolitischen Entscheidungsträgern, regionalen Unternehmen, Institutionen, Verbänden; Der Auftragnehmer pflegt aktiv eine regelmäßige Kommunikation mit wirtschaftspolitischen Akteuren und Entscheidungsträgern, sofern sie für das Ziel eines erfolgreichen Markteintritts der Thüringer Unternehmen nützlich sind. Besonders die Kontakte zu den öffentlichen Stellen, die in Vorbereitung und während Thüringer Reisen entstehen könnten, sollen im Namen von Thüringen gepflegt, weiterentwickelt und vertieft werden.

5. Unterstützung von Firmen bei der Suche nach Rechtsberatung, in versicherungs-, steuerrechtlichen und rechtlichen sowie in Zoll-Fragen und bei Bedarf bei der Anmietung von Immobilien (Geschäftsräume);

6. Individuelle Unterstützung von Thüringer Unternehmen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Messen, Ausstellungen, Dienstreisen, Tagungen sowie Kontakt- und Kooperationsbörsen zum Akquirieren von Erstkontakten; Der Auftragnehmer organisiert individuelle Geschäftsreisen auf Wunsch eines Thüringer Unternehmens oder unterstützt bei der Organisation einer Messeteilnahme. Der Auftragnehmer ist für die Organisation des Programms nach den Vorgaben des beauftragenden Unternehmens verantwortlich. Der Auftragnehmer organisiert die Termine der Reise und begleitet auf Wunsch das beauftragende Unternehmen. Reisekosten des Auftragnehmers bei der individuellen Betreuung Die bei der individuellen Betreuung des Unternehmens entstehenden Reisekosten des Auftragnehmers (Flüge innerhalb der USA und Nordamerikas, Hotelübernachtungen während der Reise, Tagegeld), übernimmt das beauftragende Thüringer Unternehmen. Weitere Kosten, die durch die Organisation der Geschäftsreise z.B. durch die Überschreitung des vereinbarten Zeitfonds entstehen, werden ebenfalls auf das beauftragende Unternehmen umgelegt. Über die zu erwartenden Kosten werden das beauftragende Unternehmen und der Auftraggeber frühzeitig informiert.

7. Aktive Bewerbung und Unterstützung bei der Akquise von Teilnehmenden für Veranstaltungen von Thüringen International

8. Inhaltliche Vorbereitung und organisatorische Unterstützung von Maßnahmen von Thüringen International in der Zielregion Bei Bedarf unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber inhaltlich und organisatorisch bei der Planung und Durchführung von Maßnahmen zur Markterschließung. Darunter sind vor allem Informationsveranstaltungen im Online-/Hybrid- oder Präsenzformat, Unternehmens- und Delegationsreisen zur Marktbearbeitung zu verstehen:

• Informationsveranstaltungen: Der Auftragnehmer recherchiert Themen für eine solche Veranstaltung, schlägt passende Referenten vor und beteiligt sich an der Teilnehmerakquise. Er/sie ist bei der Veranstaltung anwesend (zumindest online), beteiligt sich ggf. mit einem Vortrag und steht für Fragen und Beratungsgespräche zur Verfügung.

• Unternehmensreisen: Der Auftragnehmer unterbreitet Vorschläge für das Programm und recherchiert Themen für wirtschaftspolitische Gesprächstermine. Darüber hinaus unterstützt er den Auftraggeber sowie die teilnehmenden Thüringer Unternehmen durch die Vermittlung von Kontakten, Vereinbarung von

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individuellen Treffen und Gesprächsterminen, Aufbereitung von Argumentationshilfen sowie Begleitung zu Gesprächen bei Institutionen und/oder Unternehmen. Dabei koordiniert der Auftragnehmer die Termine eng mit dem Auftraggeber bzw. mit weiteren in die Organisation einer solchen Reise involvierten Institutionen.

• Delegationsreisen: Der Auftragnehmer nimmt an der Organisation der Delegationsreisen teil, die unter Leitung eines oder mehreren Mitgliedern der Thüringer Landesregierung stattfinden. Er unterstützt gegebenenfalls den für die inhaltliche Organisation der Delegationsreise beauftragten Dienstleister.

Bei Bedarf begleitet der Auftragnehmer die Unternehmensreise/ Delegationsreise im Sinne der Betreuung der teilnehmenden Unternehmen und im Sinne der inhaltlichen und organisatorischen Unterstützung von Thüringen International.

9. Berichtwesen Der Auftragnehmer legt für jedes Quartal für die Aufgaben einen Bericht seiner Tätigkeiten vor, welcher über die Betreuung der Unternehmen und den Stand der Begleitung informiert:

• Welche Unternehmen wurden betreut? In welchem Umfang?
• Welche Aufgaben wurden für die betreuten Unternehmen ausgeführt?
• Welche Aufgaben wurden für Thüringen International ausgeführt?

Die Kosten für Abstimmungstermine und Berichte werden nicht gesondert vergütet und sind in die jeweiligen Einzelpreise einzukalkulieren.

2.2 Leistungsblock 2: Invest – Identifikation und Ansprache ansiedlungsinteressierten Unternehmen aus den USA für den Standort Thüringen (Lead-Generierung)

Ziel in diesem Aufgabenbereich ist die Generierung und Übergabe klar definierter Unternehmenskontakte (Leads) aus den USA mit Potenzial für kurzfristige Investitionsprojekte. Der Fokus liegt auf der Identifikation und Ansprache von Unternehmen in folgenden Zielbranchen (u. a.):

• Advanced/Smart Manufacturing (z. B. IIoT, 3D-Druck, additive Fertigung, KI, Robotik, VR/AR)
• Industrielle Energiespeicher- und Batterietechnologien / Wasserstofftechnologien
• Medizintechnik, Biotechnologie, Pharma und Therapeutika
• Automobilzulieferindustrie / Next-Generation Mobility (z. B. autonomes Fahren, E-Mobilität, Batterie- und Brennstoffzellentechnologien)
• Optik und Photonik
• Sensorik
• Quantentechnologien und Cybersicherheit
• Halbleiter, Nano- und Mikrotechnologie
• Society 5.0 (z. B. Smart City, Smart Farming, Smart Home, Wearables)
• Neue Materialien
• Softwareindustrie, New Space, Internet of Things (IoT)
• Wertschöpfende Vertriebs- und Servicezentren Besonderes Interesse besteht an Unternehmen mit eigenen F&E-Aktivitäten.

1. Ansprechpartner für US-Unternehmen und Investoren im Namen der LEG Thüringen a) Beantwortung von Anfragen zur Ansiedlung in Deutschland – insbesondere in Thüringen – und Weiterleitung an den Auftraggeber b) Begleitung des Auftraggebers bei Unternehmensbesuchen in den USA (1–2-mal jährlich) sowie bei der Übergabe von Leads – sowohl vor Ort als auch virtuell bei Terminen in Deutschland

Definition des Begriffs „Lead“ Ein „Lead“ ist definiert als ein Unternehmen, das in einem der festgelegten Zielsektoren tätig ist und ein klar definiertes, mobiles Investitionsprojekt innerhalb der nächsten 18 Monate plant, wobei Thüringen als potenzieller Standort in Betracht gezogen wird. In Frage kommende Investitionsprojekte können Folgendes umfassen:

• Produktionsstätten
• Vertriebs- oder Servicezentren
• Produktionsnahe Dienstleistungen

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Das Projekt muss voraussichtlich innerhalb von drei (3) Jahren mindestens fünf (5) neue Arbeitsplätze schaffen.

Unternehmen, deren Hauptinteresse in der Suche nach Vertriebspartnern oder in M&A-Aktivitäten (Merger & Acquistion) liegt, sind von dieser Definition ausgeschlossen.

Ein Lead kann sein:

• Ein Unternehmen mit bestehender Präsenz in Europa/Deutschland, oder
• Ein Unternehmen, das beabsichtigt, eine neue Präsenz in Europa aufzubauen, einschließlich Vertriebs- und Servicezentren.

Ein Lead wird vom Auftraggeber offiziell anerkannt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Ein erstes Treffen oder eine Telefon-/Videokonferenz hat zwischen Vertretern des Auftraggebers und den relevanten Entscheidungsträgern des Zielunternehmens stattgefunden.
2. Während dieses Treffens hat das Unternehmen seine Investitionspläne für Deutschland/Europa klar kommuniziert.
3. Es gibt Hinweise auf eine nachhaltige Folgekommunikation mit der klaren Absicht, Thüringen in naher Zukunft zu besuchen.

Zielpersonen für die Ansprache sind insbesondere:

• Vorstandsvorsitzende (CEOs)
• Finanzvorstände (CFOs)
• Für weltweite Geschäftsentwicklungen verantwortlichen Führungskräfte
• Weitere Führungskräfte vergleichbarer Ebene

Ziel ist es, Unternehmen mit ausreichender operativer Größe und organisatorischer Reife für eine internationale Expansion zu gewinnen. Größere Unternehmen – insbesondere in kapitalintensiven Branchen wie der Automobil- und Fertigungsindustrie – werden bevorzugt, jedoch können auch kleinere Unternehmen nach Rücksprache mit dem Auftraggeber berücksichtigt werden.

Der Auftragnehmer und der Auftraggeber arbeiten während des gesamten Lead-Generierungsprozesses eng zusammen, insbesondere bei:

• Prüfung potenzieller Leads und Projekte nach deren Identifikation
• Koordination von Terminen und Besuchen
• Regelmäßigen Abstimmungsgesprächen zur Bewertung neuer Leads und deren Qualifizierung

2. Eigenständige Generierung von Unternehmenskontakten und Ansprache von US-Firmen a) Listenrecherche und -erstellung: Identifikation und Zusammenstellung von Unternehmenslisten in den definierten Zielbranchen. b) Leadidentifikation und -qualifizierung: Generierung neuer Leads durch Kaltakquise, Netzwerke und bestehende Kontakte. c) Unternehmensdossiers zu qualifizierten Leads: Erstellung detaillierter Dossiers zu qualifizierten Leads (siehe Punkt 3.4) und sofortige Weiterleitung an den Auftraggeber. d) Dokumentation langfristiger Prospects: Pflege einer “Long List” mit Informationen zu Unternehmen mit langfristigem Investitionspotenzial. e) Kontaktanbahnung: Einleitung von Kontakten zu Entscheidungsträgern in Zielunternehmen. f) Koordination von Unternehmensbesuchsprogrammen: Organisation und Terminierung von Unternehmensbesuchen inkl. logistischer Unterstützung und Reiseplanung. Vorstellung von Leads vor Dienstreisen: Vorstellung ausgewählter Leads vor geplanten Reisen zur optimalen Vorbereitung und Ansprache.

3. Unternehmensbesuchsprogramme in den Vereinigten Staaten Während der Vertragslaufzeit sollen bis zu zwei (2) Unternehmensbesuchsprogramme mit einer Dauer von jeweils fünf (5) Arbeitstagen organisiert werden. Diese Besuche beinhalten Treffen mit hochrangigen Führungskräften (z. B. CEOs, CFOs, Direktoren für Geschäftsentwicklung) von Unternehmen, die ein klares Interesse an einer Expansion nach Europa – insbesondere nach Deutschland – bekundet haben. Wenn möglich, sollen die Termine geografisch gebündelt werden, um Reisezeit und -kosten zu minimieren. Reiseorganisation:

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1. Alle Inlandsreisen in den USA (z. B. Mietwagen, Hotels, Inlandsflüge) werden vom Auftragnehmer organisiert und vom Auftraggeber bezahlt.

2. Transatlantikflüge werden vom Auftraggeber organisiert und bezahlt.

3. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber im Vorfeld detaillierte Unternehmensprofile und Reisepläne zur Verfügung.

4. Der Zeitpunkt der Reisen wird vom Auftraggeber in enger Abstimmung mit dem Auftragnehmer festgelegt.

5. Nachbetreuung (Follow-up Support) Der Auftragnehmer unterstützt bei der Nachverfolgung bestehender Leads und Investitionsprojekte, die sich bereits in der Entwicklung befinden. Diese Aktivitäten werden individuell mit dem Auftraggeber abgestimmt und richten sich nach den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Leads.

Zusätzlich zu den Kernaktivitäten kann der Auftragnehmer – vorbehaltlich Verfügbarkeit und Vereinbarung mit dem Auftraggeber – folgende ergänzende Leistungen erbringen:

5. Unterstützung bei internationalen Messen Identifikation von US-Unternehmen, Lead-Ansprache und Terminvereinbarungen für Vertreter des Auftraggebers auf ausgewählten internationalen Fachmessen (z. B. Hannover Messe, Photonics West, IMTS, MEDICA)

6. Markt- und Brancheneinblicke USA Bereitstellung von Informationen zu relevanten Markttrends, Branchenentwicklungen und Investitionsdynamiken in den USA zur Unterstützung strategischer Entscheidungen

7. Marketing- und Veranstaltungsunterstützung Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Marketingmaßnahmen und investorenbezogenen Veranstaltungen

8. Vernetzung mit Intermediären Kontaktpflege zu relevanten Mittlern (z. B. Berater, Verbände, Handelskammern) zur Erweiterung der Reichweite und Identifikation potenzieller Leads

9. Planung und Durchführung von Investorenevents zur Standortwerbung und Investorengewinnung Der Leistungsumfang betrifft die Teilnehmerakquise, das Einladungsmanagement, Gewinnung von Rednern und Testimonials, die Planung, Organisation, Vorbereitung und Durchführung eines Investorenseminars in Form einer Abendveranstaltung inkl. Dinners. Die Planung und Organisation dieses Events erfolgen in Abstimmung mit dem Auftraggeber unter Berücksichtigung der Eckdaten dieser Leistungsbeschreibung.

9.1 Eventplanung

Der Auftragnehmer übernimmt in Abstimmung mit dem Aufraggeber und unter Berücksichtigung landesspezifischer Gegebenheiten folgende Aufgaben: a) Programmplanung unter Berücksichtigung landesspezifischer Gegebenheiten b) Vorschlag eines repräsentativen Veranstaltungsortes. c) Anmietung von Räumlichkeiten d) Anmietung bzw. Bereitstellung von Präsentationstechnik bzw. zur Nutzung der Räumlichkeiten notwendiger Ausstattung, wie Bestuhlung, Tische etc. e) Buchung des Caterings und der hierfür notwendigen Räumlichkeiten zur Durchführung des Abends unter Berücksichtigung des verfügbaren Maximalbudgets; entsprechende Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer hinsichtlich Umfangs, Menü, Getränke und Kosten f) Bereitstellung von Flächen zur Auslage von Werbe- und Informationsmaterial durch die LEG Thüringen

9.2 Teilnehmerakquise

Der Auftraggeber ist primär für die Akquise der Teilnehmer für das Investorenseminar verantwortlich. Vom Auftragnehmer werden in diesem Zusammenhang folgende Leistungen erwartet:

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a) Berücksichtigung landesspezifischer Gegebenheiten bei der Einladung der Teilnehmer b) Erstellung eines individuell ausgeformten Kontaktepools potenzieller US-amerikanischen Investoren mit Interesse am Wirtschafts- und Investitionsstandort Deutschland/Thüringen (Unternehmen mit Expansions- und Investitionsabsichten in Deutschland sowie Multiplikatoren wie VC-Gesellschaften, Banken, Berater) c) Sicherung einer hohen Qualität des Kontaktepools (Unternehmen mit dynamischen Wachstumszahlen bezüglich Mitarbeiter und Umsatz, mit Präsenz auf Auslandsmärkten oder Teilnahme an großen Branchenveranstaltungen und Messen) d) Vermarktung des Events vor Ort: Definition von relevanten Multiplikatoren, Social Media, Presse e) Akquise von Teilnehmern in USA (Einladungsmailing, Erfassen und Bearbeiten der Rückmeldungen, Beantwortung von Nachfragen seitens potenzieller Teilnehmer in Abstimmung mit dem Auftraggeber, Reminder) f) Telefonische Nachfassaktion und Aktivierung des lokalen Netzwerks durch den Auftragnehmer, um eine qualitativ hochwertige und quantitativ relevante Teilnehmerzahl zu gewährleisten

9.3 Praktische Organisation und Durchführung

Der Auftragnehmer ist für die Organisation und Durchführung des Investorenevents verantwortlich und übernimmt in diesem Zusammenhang folgende Aufgaben:

a) Anmietung und Bezahlung der Veranstaltungsräumlichkeiten b) Anmietung bzw. Bereitstellung von Präsentationstechnik bzw. zur Nutzung der Räumlichkeiten notwendiger Ausstattung, wie Bestuhlung, Tische etc. c) Praktische Durchführung der Veranstaltung: Briefing für die Vertreter aus Thüringen, Vorbereitung der Räumlichkeiten, Teilnehmerlisten, Namensschilder, Teilnehmerregistrierung, Koordination der Referenten und Präsentationsunterlagen d) Buchung, Bereitstellung und Bezahlung des Caterings und der hierfür notwendigen Räumlichkeiten zur Durchführung eines Lunches/Imbisses zum Netzwerken im Anschluss an die Veranstaltung e) Bereitstellung von Flächen zur Auslage von Werbe- und Informationsmaterial durch die LEG Thüringen f) Stellen eines Moderators sowie Begleitung und Unterstützung während der Veranstaltung durch qualifizierte und englischsprachige Mitarbeiter des Auftragnehmers

9.4 Abschlussbericht und Firmenkontaktliste

Der Auftragnehmer erstellt spätestens 4 Wochen nach dem Investorenevent einen schriftlichen Abschlussbericht und übermittelt diesen an den Auftraggeber. Dieser Abschlussbericht muss die wesentlichen Aktivitäten der Leistungserbringung, eine Firmenkontaktliste, eine Evaluierung der Veranstaltung sowie Empfehlungen zur Umsetzung der erzielten Ergebnisse beinhalten.

Die Firmenkontaktliste ist eine ausführliche Liste aller angemeldeten Teilnehmer. Dazu kann der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Vordruck verwendet werden. Dieser muss folgende Mindestangaben enthalten:

• Firmennamen
• komplette Adressdaten (insbesondere Emailadresse und Telefonnummer)
• Website
• Sektor / Branche / Technologiefeld
• Mitarbeiterzahl
• Umsatz
• Direkten Ansprechpartner
• Kurzes Firmenprofil
• Informationen über konkret geäußertes Interesse / Investitionsabsichten

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10. Berichtwesen Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Auftraggeber kontinuierlich über den Fortschritt und die Ergebnisse der Leadgenerierung für Aufgaben gem. Punkt 2.2 informiert wird. Neben der laufenden Kommunikation gelten folgende formale Berichtspflichten:

a) Wöchentliche Abstimmungsgespräche: Regelmäßige Telefonate zur Besprechung aktueller Aktivitäten, vorläufiger Ergebnisse und strategischer Anpassungen.

b) Einreichung eines monatlichen Tätigkeitsberichts einschließlich:

• Kurzer quantitativer Übersicht der kontaktierten Unternehmen
• Statusupdates zur Leadentwicklung und Ergebnissen der Ansprache

c) Detaillierter Abschlussbericht nach Programmende einschließlich:

• Zusammenfassung der Inhalte aus den wöchentlichen und monatlichen Berichten
• Strategischer Bewertung der Programmdurchführung
• Empfehlungen zur Effizienzsteigerung künftiger Leadgenerierungsmaßnahmen

Die Kosten für Abstimmungstermine und Berichte werden nicht gesondert vergütet und sind in die jeweiligen Einzelpreise einzukalkulieren.

3. Rahmenbedingungen

3.1 Datenschutzrechtliche Regelungen

Der künftige Auftragnehmer hat in seinem Angebot die Verarbeitung – insbesondere die Speicherung personenbezogener Daten darzustellen und zu erläutern, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen er ergreifen wird, um dem europäischen Datenschutzniveau zu entsprechen. Sofern die ergriffenen Maßnahmen dem europäischen Datenschutz nicht entsprechen, hat der Bieter einen gesonderten Vertrag mit individuell anzupassenden Datenschutzklauseln abzuschließen. Die entsprechenden Muster sind den Vergabeunterlagen beigefügt.

3.2 Location – Adresse der Repräsentanz

Der Auftragnehmer muss über eine Geschäftsadresse und ein Büro in den USA verfügen, idealerweise an der Ostküste/ im mittleren Westen. Diese Räumlichkeiten sind repräsentativ und können für Thüringer Aktivitäten (z. B. Besprechungen, Veranstaltungen) genutzt werden.

3.3 Preisgestaltung und Budget

Das maximal verfügbare Jahresbudget beträgt 145.000 €. Dieses setzt sich wie folgt zusammen:

1. Festes Budget (max.): 125.000 € a) Aufgaben gem. Abschnitt 2.1 Das maximal verfügbare Jahresbudget für die fixe Vergütung beträgt 75.000 € und darf nicht überschritten werden. Auf dieser Basis erwartet der Auftraggeber eine wirtschaftliche Preiskalkulation, die eine optimale Anzahl an Personentagen (X) mit jeweils 8 Stunden Arbeitszeit ermöglicht. Im Angebotspreis müssen alle Sachkosten enthalten sein, insbesondere:

• Allgemeine Kosten, die mit der Ausübung der Tätigkeit vor Ort zusammenhängen (z.B. Infrastruktur, Arbeitsmittel etc.)
• Zwei (2) Reisen pro Jahr innerhalb der USA,
• Zwei (2) Reisen pro Jahr nach Deutschland, inkl. Flugkosten und jeweils drei (3) Übernachtungen.

b) Aufgaben gem. Abschnitt 2.2 Das maximal verfügbare Jahresbudget für die fixe Vergütung beträgt 50.000 €. Dieses Budget gilt für die Aufgaben Nr. 1, 2 und 4 gemäß Abschnitt 2.2 und darf nicht überschritten werden.

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2. Variables Budget (max.): 20.000 € Zusätzlich kann eine leistungsabhängige Vergütung gezahlt werden. Diese gilt für die Aufgaben Nr. 2 und 3 gem. Abschnitt 2.2 und wird nur für Leads gezahlt, die der Definition entsprechen. Das maximal verfügbare variable Jahresbudget für die variable Vergütung beträgt 20.000 €. Auf dieser Basis erwartet der Auftraggeber eine wirtschaftliche Preiskalkulation für eine optimale Anzahl an Leads (X). Der Preis pro angebotenes Lead darf dabei 4.000 € nicht überschreiten.

Grundlage für die Kalkulation ist das jeweilige Vertragsjahr.

Für die Kalkulation des Preises ist das beigefügte Formblatt Preisblatt zu verwenden. Die dort enthaltenen Ausfüllhinweise sind zu beachten.

Sachkosten (Hotelkosten ohne Verpflegung sowie Reisekosten) werden gesondert auf Nachweis auf Grundlage des Thüringer Gesetz über die Reisekostenvergütung der Beamten und Richter sowie der Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder vergütet.

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