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Firma

Datum 20.10.2025

Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes im Verhandlungsverfahren

Vergabenummer: 54/26-E39945913

Projekt: Neubau Verwaltungsgebäude Kreis Dithmarschen Im Grund, 25746 Heide Leistung: Wirtschaftliche Beratungs-/Begleitungsleistung - ÖPP-Umsetzung -Los 01- Teilnahmefrist: 28.01.2026, 12:00 Uhr

Bindefrist: 60 Tage nach Abgabefrist der Erstangebote

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bedanken uns für Ihren Teilnahmeantrag und freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass Sie zu dem begrenzten Kreis der Bewerber gehören, die am weiteren Verfahren beteiligt werden.

Namens und im Auftrag des Kreises Dithmarschen möchten wir Sie nunmehr bitten, auf der Grundlage der auf der Vergabeplattform bereit gestellten Vergabeunterlagen ein Angebot für die ausgeschriebenen Leis- tungen wirtschaftliche Berater-/Begleitungsleistungen für eine Umsetzung des Neubaus als ÖPP-Maßnahme (Planung, Bau, Betrieb und Finanzierung) abzugeben, welches die Anforderungen der Vergabeunterlagen vollständig erfüllt.

Einzelheiten zur Aufgabenstellung und den anzubietenden Leistungen ergeben sich aus den in der Anlage aufgeführten und auf der Vergabeplattform bereit gestellten Unterlagen.

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Falls Sie bereit sind, die ausgeschriebenen Leistungen auszuführen, werden Sie gebeten, die anliegende Leistungsbeschreibung - Aufwandskalkulationblatt (Anlage 2.1.4) auszufüllen und mit den nachfolgend unter Ziff. 6 geforderten Unterlagen auf der Plattform bis spätestens zum

28.01.2026, 12.00 Uhr

(Einreichungstermin) hochzuladen. Angebote, die nicht fristgerecht oder nicht ordnungsgemäß eingehen, können nicht berücksichtigt werden.

Das Angebot muss gültig bleiben bis zum 28.04.2026.

Falls Sie nicht die Absicht haben, ein Angebot abzugeben, werden Sie gebeten, die mit der Durchführung des Vergabeverfahrens befasste Zentrale Vergabestelle des Kreises Dithmarschen davon umgehend über die Vergabeplattform zu unterrichten und die Vergabeunterlagen unverzüglich zu vernichten.

Fragen zu den Vergabeunterlagen oder Hinweise auf etwaige Unklarheiten sind rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen.

Die Antworten auf Bewerber-/ Bieterfragen werden auf der Vergabeplattform veröffentlicht. Auf der Vergabeplattform veröffentlichte Auskünfte gelten als den Bewerbern/ Bietern zugegangen.

Es besteht die Möglichkeit, die Flächen, auf denen der geplante Neubau errichtet werden soll, zu besichtigen. Anfragen zur Terminierung einer Ortsbesichtigung sind bitte über die Vergabeplattform einzureichen.

Die Auftragsvergabe erfolgt nach den Bestimmungen der bei Einleitung des Vergabeverfahrens gültigen Vergabeordnung VgV im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Im Übrigen gelten die folgenden Bewerbungsbedingungen:

5.1

Das Angebot muss die nachfolgend unter Ziff. 6 geforderten Angaben und Unterlagen enthalten. Im Angebot fehlende Angaben und/ oder Unterlagen sind auf Verlangen innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen nach- zureichen. Die Frist beginnt am Tag nach Absendung der Aufforderung. Werden die fehlenden Angaben und/ oder Unterlagen nicht innerhalb der Frist nachgereicht, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen. Ein Anspruch des Bieters auf Nachforderung fehlender Angaben/ Unterlagen besteht nicht.

5.2

Das Angebot muss eindeutig, verständlich, plausibel und glaubwürdig die Erfüllung der Anforderungen dar- legen. Im Hinblick auf die Vergleichbarkeit der Angebote und der darin enthaltenen Vorschläge müssen sich die Inhalte an der in den Vergabeunterlagen getroffenen Struktur orientieren. Änderungen des Bieters an eigenen Angaben/ Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

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5.3

Es werden grundsätzlich nur solche Angebote gewertet, die den in den Vergabeunterlagen aufgestellten Anforderungen vollständig entsprechen. Abweichungen von den Vergabeunterlagen sind nicht zulässig. Et- waige Vorbehalte zu einem Angebot oder Abweichungen von den Anforderungen der Vergabeunterlagen müssen vor Abgabe des Angebotes bei der Vergabestelle aufgegeben sein. Anderenfalls kann das Angebot nicht berücksichtigt werden.

Vom Bieter unaufgefordert dem Angebot beigefügte Unterlagen werden bei der Angebotswertung nicht be- rücksichtigt.

5.4

Ein im Auftragsfall beabsichtigter Einsatz von Nachunternehmen ist im Angebotsschreiben mitzuteilen. So- weit nicht bereits mit dem Teilnahmeantrag erfolgt, sind für die Nachunternehmer zum Nachweis einschlägi- ger Erfahrung Angaben zu bereits durchgeführten Leistungen vergleichbarer Art zu machen. Ferner ist der Nachweis zu erbringen, dass die benannten Unternehmen im Auftragsfall mit ihren Kapazitäten zur Verfü- gung stehen (Verpflichtungserklärung des vorgesehenen Nachunternehmers).

5.5

Mit der Abgabe seines Angebotes bestätigt der Bieter, dass er die Vergabeunterlagen einer vollständigen Prüfung unterzogen hat, alle einzusehenden Unterlagen erforderlichenfalls tatsächlich eingesehen und etwa offene Fragen gestellt hat, so dass er die zu erbringenden Leistungen sowie die damit verbundenen Kosten mit der erforderlichen Genauigkeit beurteilen kann.

5.6

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass der Kreis Dithmarschen im Hinblick auf einen transparenten und chancengleichen Wettbewerb gehalten ist, ein Angebot unberücksichtigt zu lassen, dass die vorstehend fest- gelegten formalen Anforderungen - auch nach Ablauf einer zulässigerweise gesetzten Nachfrist - nicht erfüllt. Angebote, die nicht frist- und/ oder nicht formgerecht eingereicht werden, werden unmittelbar vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

5.7

Die Vergabeunterlagen und ihre Anlagen sowie die darin enthaltenen Informationen und alle weiteren von uns zur Verfügung gestellten Informationen sind vom Bewerber/ Bieter auch nach Abschluss des Verfahrens vertraulich zu behandeln, soweit sie nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder ohne Mitwirkung des Bewerbers/ Bieters bekannt werden.

5.8

Informationen und Angebotsinhalte, insbesondere Vorschläge, soweit sie Urheberrechtsschutz genießen, werden vertraulich behandelt.

Die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens von den Bewerbern/ Bietern vorgelegten Unterlagen, Erklärungen usw. gehen in das Eigentum des Kreises Dithmarschen über. Die Rechte des Bewerbers/ Bieters an dem in diesen Unterlagen enthaltenen geistigen Eigentum bleiben unberührt.

5.9

Für die Erstellung des Angebots ist keine Kostenerstattung vorgesehen.

5.10

Zuständige Stelle für die Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen ist die Vergabe- kammer Schleswig-Holstein beim:

Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport des Landes Schleswig-Holstein Vergabeprüfstelle Düsternbrooker Weg 95 24105 Kiel Fax +49 …..

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Mail: …..de

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antragsteller den aus seiner Sicht erfolgten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat und/ oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. hierzu im Einzelnen § 107 Abs. 3 GWB a.F. mit den dort festgelegten Rügefristen).

Es sind folgende Unterlagen vorzulegen/ einzureichen:

a) Formblätter Allgemein

Formblätter/ Formulare entsprechend Angabe in Formblatt 211 (Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes)

b) Bepreiste Leistungsbeschreibung

Bitte nennen Sie auf Basis der Leistungsbeschreibung - Aufwandskalkulation - wirtschaftlicher Berater-/Be- treuerleistungen (Anlage 2.1.4) und des enthaltenen Kostenblattes, die angebotenen Einzelkosten als Fest- preisangebot für die beschriebenen Grundleistungen mit Angabe der Nebenkosten sowie die angebotenen Einzelkosten als Festpreis für die beschriebenen besonderen Leistungen incl. der Nebenkosten. Sämtliche Angaben sind als Festpreise – netto – anzugeben, die geschätzte Angabe der Bearbeitungszeiträume sind nur informativ und bilden nicht das Recht auf Änderung des Grundpreises der Einzelpositionen bei geänder- ter Bearbeitungszeiten des AN. Bei der Abgabe von Los 1 und 2 sind ggf. Auf- bzw. Abschläge der Einzel- positionen als Summe netto in der letzten Spalte zusätzlich anzugeben.

c) Unterschriebener Vertrag

Mit dem Angebot ist ein unterschriebener Vertrag durch den Bieter vorzulegen. Die gelb hinterlegten Felder sind auszufüllen.

Sofern an dem Vertragsentwurf Änderungswünsche bestehen, müssen diese im Vorfeld über das Vergabe- portal angefragt werden, um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten.

Nach Auswertung und Bewertung der eingegangenen konkreten Erstangebote mit Präsentationstermin er- folgt eine Aufforderung zur Abgabe eines finalen Angebotes. Der Auslober behält sich jedoch vor nach §17 Abs. 11 VgV, den Auftrag bereits auf das Erstangebot, bei Vorliegen der entsprechenden Bedingungen, zu vergeben.

Nach der Auswahl des Bieters, der im Rahmen der bekannt gemachten Zuschlagskriterien und deren Ge- wichtung die bestmögliche Leistung erwarten lässt und dementsprechend mit den zu vergebenden Leistun- gen beauftragt werden soll, werden allenfalls noch redaktionelle Änderungen der Vertragsbedingungen vor- genommen.

Es ist vorgesehen, den Auftrag über die ausgeschriebenen Leistungen noch im 4. Quartal 2026 zu vergeben.

Maßgebende Kriterien für die Angebotswertung und Zuschlagsentscheidung sind:

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Darstellung Referenzen/ Unterlage Präsentationsmappe gewichtet mit 9 %
Darstellung Leistungsfähigkeit/ Unterlage Präsentationmappe gewichtet mit 16 %
Qualität der persönlichen Präsentation und Diskussion gewichtet mit 30 %
Honorar – Festpreisangebot gewichtet mit 45 %

Die Angebotsbewertung bzw. Entscheidung über die Auftragsvergabe erfolgt auf der Grundlage der unter Ziff. 6 Buchstabe a) – c) geforderten schriftlichen Angebotsbestandteile.

Der Kreis Dithmarschen legt größten Wert auf eine möglichst transparente Wertungsmethodik. Es wird darum gebeten, etwaige Unklarheiten unverzüglich mitzuteilen.

8.1

Die Bewertung der eingereichten Unterlagen erfolgen nach Vorgaben in Anlage 2.3.1 der Ausschreibungs- unterlage entsprechend der Unterpunkte:

Eine Liste der wesentlichen in den letzten 10 Jahren erbrachten Leistungen für die wirtschaftliche Betreu- ung/Begleitung von vergleichbaren ÖPP-Hochbauprojekten (Einzelmindestanforderungen für die Wertung entsprechend der Anlage 2.1.3 Referenz 1 bis 3, z.B. Bürogebäude, Verwaltungsgebäude, sonstige Ge- bäude mit ggf. Sitzungsbereich/ Tagungsbereich, öffentlicher Auftraggeber, Projektvolumen (Planung und Bau mind. 20 Mio € zuzüglich Finanzierungskosten und Unterhaltsleistungen), mit Darstellung der Gesamt- baukosten, der geplanten Betriebskosten, Finanzierungskosten, der erbrachten Leistungsbilder, der Leis- tungszeit sowie der jeweiligen Auftraggeber der Dienstleistung. Das Vorliegen von Referenzschreiben der Auftraggeber ist wünschenswert.

Sämtliche Angaben sind vollständig, wahrheitsgemäß und widerspruchsfrei zu machen. Insbesondere wur- den die Referenzen von den jeweils genannten Unternehmen bzw. Personen verantwortlich bearbeitet.

 1.1 Referenzen - allgemeine Projekte für öffentliche Auftraggeber Ohne Punktebewertung

 1.2 Referenzen - ÖPP-Projekte Punktebewertung: 0,0 = nicht vorhanden 1,0 = widersprüchlich, lückenhaft 3,0 = durchschnittlich 5,0 = aussagekräftig, plausibel Max. Punkte: 15,0 Punkte je Referenz Wichtung: 6 – fach Max. Wertungspunkte: 90,0 Punkte

 1.3 Referenzen – Auflistung Erfahrungen im öffentlichen Förderrecht Punktebewertung: 0,0 = liegt nicht vor 1,0 = liegt vor Max. Punkte: 1,0 Punkte Wichtung: 1,5 - fach Max. Wertungspunkte: 1,5 Punkte

 1.4 Referenzen – Bescheinigungen öffentliche Auftraggeber Ohne Punktebewertung 0,0 = liegt nicht vor 1,0 = liegt vor Max. Punkte: 1,0 Punkte Wichtung: 1,5 - fach Max. Wertungspunkte: 1,5 Punkte

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8.2 Unterlagen/ Präsentation (Anlage 2.3.1, Punkt 1.1 bis 1.12)

Die Bewertung der eingereichten Unterlagen erfolgt nach Vorgaben in Anlage 2.3.1 der Ausschreibungsun- terlage entsprechend der Unterpunkte:

Darstellung der Gesamtunternehmen, Ansprechpartner, Zuständigkeiten, Organigramm.

Angaben zur Person der Projektleitung, der Stellvertretung der Projektleitung, der weiteren Projektmitarbeiter mit Angaben zur Funktion, Qualifikation (Nachweise und Bescheinigungen über die berufliche Qualifikation) sowie einschlägiger Berufserfahrung.

Darstellung, aus der hervorgeht, welche der oben genannten Berater jeweils an den Referenzprojekten mit- gewirkt haben und für welche Leistungen sie verantwortlich waren.

Veränderungen der Projektbeteiligten auf der Ebene des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft sind unzu- lässig. Der Bewerber bestätigt verbindlich, dass die genannten Leistungen im Angebotsverfahren im Falle der Beauftragung vollständig durch die in diesem Teilnahmeantrag genannten Beteiligten erbracht werden.

 1.5 Persönliche Leistungsfähigkeit (Anlage 2.1.1) Punktebewertung: Max. Punkte: 60,0 Punkte Wichtung: 2 - fach Max. Wertungspunkte: 120,0 Punkte

Der Auftragnehmer soll darlegen, welche methodische Vorgehensweise er für die Durchführung der zu er- bringenden Leistungen (Abstimmung, Kommunikation, Vorortpräsenz, Qualitätssicherung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen bzw. im Verhandlungsverfahren) vorschlägt und ob und mit welchen Erfahrungen er diese Methoden bereits bei anderen Projekten im öffentlichen Bereich angewandt hat.

Das Beratungskonzept muss auch Aussagen zur Teamfähigkeit, d.h. Verarbeitung bzw. Abgrenzung von Leistungen anderer Berater bzw. des Auftraggebers enthalten.

 1.6 Beschreibung der techn. Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Kommunikation -

Punktebewertung: 0,0 P. = nicht vorhanden 0,5 P. = widersprüchlich, lückenhaft 1,0 P. = wenig aussagekräftig 1,5 P. = durchschnittlich 2,0 P. = aussagekräftig und plausibel 3,0 P. = überdurchschnittlich Max. Punkte: 3,0 Punkte Wichtung: 2 - fach Max. Wertungspunkte: 6,0 Punkte

 1.7 Beschreibung der techn. Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Qualität -

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 1.8 Beschreibung der techn. Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Präsenz -

Punktebewertung: 0,0 P. = nicht vorhanden 0,5 P. = widersprüchlich, lückenhaft 1,0 P. = wenig aussagekräftig 1,5 P. = durchschnittlich 2,0 P. = aussagekräftig und plausibel 2,5 P. = überdurchschnittlich Max. Punkte: 2,5 Punkte Wichtung: 2 - fach Max. Wertungspunkte: 5,0 Punkte

 1.9 Beschreibung der techn. Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Steuerinstrumente -

 1.10 Beschreibung der techn. Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Dokumentationstechniken -

 1.11 Beschreibung der techn. Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Risikenverteilung -

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 1.12 Beschreibung der techn. Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

Kostenmechanismen -

8.3 Präsentationstermin (Anlage 2.3.1/ 2.3.2, Punkt 2.1 bis 2.6)

 Vorstellung der geplanten Projektmitarbeiter (Ansprechpartner, Zuständigkeiten, Organigramm). Angaben zur Person der Projektleitung, der Stellvertretung der Projektleitung sowie zu den weiter- hin genannten Mitarbeitern mit Angaben zur Funktion, Qualifikation sowie einschlägiger Berufser- fahrung.

(Zeitansatz: ca. 10 Minuten)

Punktebewertung: 0 Punkte = nicht vorhanden 2 Punkte = unterdurchschnittlich (widersprüchlich, lückenhaft) 4 Punkte = nicht aussagekräftig 6 Punkte = durchschnittlich 8 Punkte = aussagekräftig und plausibel 10 Punkte = überdurchschnittlich Max. Punkte: 10 Punkte Wichtung: 5 - fach Max. Wertungspunkte: 50,0 Punkte

 Ganzheitliche Darstellung (inkl. Terminierung) eines ausgewählten Referenzobjektes aus den Angebotsunterlagen.

(Zeitansatz: ca. 15 Minuten)

Punktebewertung: 0 Punkte = nicht vorhanden 3 Punkte = unterdurchschnittlich (widersprüchlich, lückenhaft) 6 Punkte = nicht aussagekräftig 9 Punkte = durchschnittlich 12 Punkte = aussagekräftig und plausibel 15 Punkte = überdurchschnittlich Max. Punkte: 15 Punkte Wichtung: 5 - fach Max. Wertungspunkte: 75,0 Punkte

 Aktueller Praxisbericht zu wirtschaftlichen Rahmenbedingungen aus den Bereichen Vergabe- recht/Ausschreibung allgemein und Umsetzung bei ÖPP-Maßnahmen.

(Zeitansatz: ca. 10 Minuten)

Punktebewertung: 0 Punkte = nicht vorhanden

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2 Punkte = unterdurchschnittlich (widersprüchlich, lückenhaft) 4 Punkte = nicht aussagekräftig 6 Punkte = durchschnittlich 8 Punkte = aussagekräftig und plausibel 10 Punkte = überdurchschnittlich Max. Punkte: 10 Punkte Wichtung: 5 - fach Max. Wertungspunkte: 50,0 Punkte

 Erläuterungen zum Beratungskonzept, inkl. Teamfähigkeit.

(Zeitansatz: ca. 10 Minuten)

 Vortrag und Diskussion, Schlüssigkeit des Vortrags, Gesamteindruck der vorgesehenen Berater, Beantwortung offener Fragen, Einhalten der Zeitvorgabe (ca. 50 Min.).

 Anwesenheit der vorgesehenen Projektmitarbeiter im Präsentationstermin.

Punktebewertung: 0 Punkte = nicht vorhanden 1 Punkt = unterdurchschnittlich (widersprüchlich, lückenhaft) 2 Punkte = nicht aussagekräftig 3 Punkte = durchschnittlich 4 Punkte = aussagekräftig und plausibel 5 Punkte = überdurchschnittlich Max. Punkte: 5 Punkte Wichtung: 5 - fach Max. Wertungspunkte: 25,0 Punkte

8.4

Die Bewertung des Angebots zum Pauschalfestpreis erfolgt anhand der vom Bieter genannten Preisparame- ter in der Anlage 2.1.4 - Aufwandskalkulation - wirtschaftliche Berater-/Begleitleistungen. Bewertet wird der voraussichtliche Gesamt-Pauschalfestpreis (Berechnung gem. Ziff. 6 Buchst. b)) für die ausgeschriebenen Grundleistungen und besonderen Leistungen, sowie den in den besonderen Leistungen beinhalteten anteili- gen Stunden- und Tagessätze für zusätzliche Leistungen ergänzend der Leistungsbeschreibung.

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Das preisgünstigste Angebot (auf Basis der in der anliegenden Aufwandskalkulation genannten angebotenen Kosten) erhält 10 Punkte jeweils 10 Punkte für die Grundleistungen sowie der besonderen Leistungen. Ho- norarangebote, welche das 2-fache oder mehr über dem niedrigsten Angebot liegen, erhalten 0 Punkte.

Die Punktebewertung für die dazwischen liegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu zwei Stellen hinter dem Komma.

Die Gesamtbepunktung für das Honorar ergibt sich aus der Zusammenführung der oben beschriebenen Punkte aus Grundleistungen (multipliziert mit der Wichtung 40%) sowie der Punkte aus den besonderen Leistungen (multipliziert mit der Wichtung 5%).

Nebenangebote (Angebote, die von den vorgegebenen Vertragsbedingungen oder den Anforderungen der Aufgabenbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen nebst Anlagen/ Anhängen abweichen) sind gem. Ziff. 5.1 (Formular 631 EU) der Bekanntmachung nicht zugelassen.

Ihrem Angebot sehen wir mit Interesse entgegen. Für den mit der Erstellung des Angebots verbundenen Aufwand möchte ich mich auch im Namen des Kreises Dithmarschen bereits jetzt bedanken.

Mit freundlichen Grüßen

Im Auftrag

Vergabestelle

Anlagen (zum Download auf der Vergabeplattform):

Anlage 00: Inhaltsverzeichnis

Anlage 2.1: Leistungsbeschreibung

2.1.1 Bewertungsbogen - Leistungsfähigkeit

2.1.2 Zusammenstellung Referenzen

2.1.3 Bewertungsbogen – Referenzen

2.1.4 Leistungsbeschreibung - Aufwandskalkulation - juristische Beraterleistungen

2.1.5 Mustervertrag juristische Beraterleistungen

Anlage 2.2: Planung

2.2.1 Grobterminplan Soll

Anlage 2.3: Bewertungsmatrix

2.3.1 Bewertungsmatrix/ Summenblatt – Verhandlungsverfahren

2.3.2 Wertungsmatrix - VV - Präsentationstermin

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02_Aufforderung zur Angebotsabgabe.pdf