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Leitfaden zur Nutzung des
Vergabemarktplatzes Brandenburg
Die Zentrale Vergabestelle der Stadt Spremberg/Grodk stellt Ihnen mit dieser Zusammenstellung von wichtigen Hinweisen eine Hilfe zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg und zur Unterstützung bei der Abgabe von elektronischen Teilnahmeanträgen und Angeboten bei Vergabeverfahren zur Verfügung. Weiterhin ist in der Anlage ein Dokument mit häufig gestellten Fragen enthalten.
Je nach Version des Programms können sich einzelne Schritte verändern, das System bleibt jedoch gleich.
Diese Hilfe ist in jeder Hinsicht unverbindlich. Sie als Wettbewerbsteilnehmer oder Bieter sind weiterhin allein dafür verantwortlich, dass uns Ihr Teilnahmeantrag oder Ihr Angebot form- und fristgerecht erreicht.
Unsere Wettbewerbe und Vergabeverfahren werden über den „Vergabemarktplatz Brandenburg“https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/company/welco me.do) veröffentlicht.
- Bekanntmachung finden und öffnen
Wenn Sie den Vergabemarktplatz Brandenburg als „Unternehmen“ öffnen, sehen Sie eine Übersicht, welche Verfahren zu diesem Zeitpunkt von verschiedenen Vergabestellen veröffentlicht wurden. In das Suchfeld „Bekanntmachung finden“ tragen Sie „Spremberg“ ein.
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Leitfaden zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
Nun öffnen sich alle Bekanntmachungen aus Spremberg/Grodk und Umgebung. Durch Anklicken des Aktionsfeldes neben einem Verfahren öffnet sich der dazugehörige Projektraum. Sie erhalten jetzt Gelegenheit, an der Vergabe teilzunehmen.
Die weiteren Beschreibungen beziehen sich hauptsächlich auf die Abgabe von elektronischen Angeboten. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen verläuft in ähnlicher Weise, jedoch ohne Preisangaben u. ä.
- Teilnahme am Verfahren
Wenn Sie nicht an einem Verfahren teilnehmen (Anklicken eines der grün unterlegten Felder „Teilnehmen“ bzw. „Anmelden“), werden Sie nicht automatisch über eingehende Informationen der Vergabestelle informiert und können keine elektronischen Angebote einreichen.
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Leitfaden zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
Es öffnet sich das Login-Fenster. Bitte loggen Sie sich nun mit Ihrem Anmeldenamen (E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort ein.
Haben Sie das Passwort vergessen oder sind Sie noch nicht registriert, so klicken Sie den entsprechenden Button unterhalb des Logins an. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an. Sie erhalten ein neues Passwort per E-Mail.
- Der Projektraum
Nach erfolgreicher Anmeldung (Registrierung) erhalten Sie die Ansicht über den Projektraum des ausgewählten Verfahrens. Sie sollten alle Verfahrensangaben und die Vergabeunterlagen einsehen können. In der Übersicht sind in der linken - blau unterlegten - Spalte, die Inhalte der zu vergebenen Leistung und Verfahrensangaben hinterlegt. Durch Anklicken öffnet sich die jeweilige Rubrik.
In den einzelnen Verfahrensangaben werden Ihnen Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Bedingungen, Verfahren und weitere Angaben angezeigt. Hier können Sie die einzelnen Informationen zum Verfahren im Detail entnehmen. Sie können beliebig oft zwischen den einzelnen Rubriken wählen.
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Leitfaden zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
Wenn Sie Fragen zu den Vergabeunterlagen haben oder auf Fehler hinweisen wollen, hat dies zwingend über den Vergabemarktplatz unter Nutzung der Rubrik „Kommunikation“ unter „Ausgehend“ im Projektraum zu erfolgen. Die Nachrichten gehen sofort bei der Vergabestelle ein. Diese wird die Anfragen unverzüglich bearbeiten. Über den Eingang einer Antwort werden Sie per E-Mail informiert. Sie können diese und andere Informationen im Projektraum unter „Eingehend“ einsehen. Achtung: Vermeiden Sie bei Fragestellungen Hinweise auf Ihr Unternehmen, da mit den Antworten grundsätzlich auch die Anfragen allen Wettbewerbsteilnehmern zur Kenntnis gegeben werden.
Zum Verfassen einer Nachricht geben Sie bitte unter „Ausgehende“ – „neue Nachricht“ – im „Betreff“ einen Nachrichtentitel an und formulieren im Textfeld Ihre Nachricht (eventuell mit Dateianhängen – dazu einfach die Dateien in das Feld ziehen oder auf „Dateien Auswählen“ klicken) und versenden Sie diese.
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Leitfaden zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
- Elektronische Angebotsabgabe über das Bietertool
Angebote und auch Teilnahmeanträge müssen über das Bietertool eingereicht bzw. abgegeben werden. Unter der Rubrik „Angebote“ erhalten Sie nun die Information, dass Sie die „Projektdatei herunterladen“ sollen.
Haben Sie das Bietertool noch nicht installiert, wählen Sie die Aktion „Installationsdatei herunterladen“ und beachten Sie die Hinweise während der Installation.
Es erfolgen erweiterte Routinen zur automatischen Aktualisierung, wenn neue Versionen bereitstehen. Eine mehrsprachige Umsetzung (aktuell Deutsch und Englisch) ist möglich. Das Bietertool ist ein „Multi-Plattform-Bieter-Client“, sodass an Vergabeverfahren auf allen (E-)Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatzes über eine zentrale Installation des Bietertools teilgenommen werden kann.
Nach dem Sie die Projektinfos heruntergeladen haben, lassen Sie sich die Projektinfos anzeigen und öffnen diese.
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4.1 Das Bietertool
Nach dem Herunterladen der Projektdatei öffnet sich das Bietertool und Sie sehen auf der linken Seite 5 verschiedene Rubriken, die Sie nacheinander öffnen und bearbeiten müssen.
4.1.1 Allgemeine Informationen
Hier erhalten Sie noch einmal Informationen über den Titel des Verfahrens, die Vergabenummer, die Vergabe- bzw. Verfahrensart und über die Frist, bis zu der die Angebote eingereicht sein müssen (Angebotsfrist).
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4.1.2 Dokumente aus den Vergabeunterlagen
Hier sind in 4 verschiedenen Reitern alle Vergabeunterlagen enthalten sowie sonstige Informationen. Sie müssen alle Dokumente lesen. Ungelesene Dokumente haben den Status „ungeöffnet“. Bleiben Dokumente „ungeöffnet“, können Sie kein Angebot einreichen. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit, damit Sie nichts vergessen. Zum Öffnen der Dokumente klicken Sie diese an und öffnen mit Dokument „öffnen“.
4.1.3 Basisdaten zum Angebot
In dieser Rubrik gibt es zwei Reiter (Allgemeine Angaben und Preisangaben), die Sie bearbeiten.
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Vergessen Sie im Reiter „Preisangaben“ nicht anzugeben, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenangebot handelt und geben Sie Ihre Preisangaben ein. Möchten Sie neben Ihrem Hauptangebot ein Nebenangebot einreichen, müssen Sie dazu eine zweite Angebotsdatei erstellen und abgeben.
Beachten Sie bei den Zahlungszielen die Vorgaben der Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes Brandenburg. Bieten Sie „Skonto“ an, darf das Zahlungsziel in Brandenburg nicht unter 14 Tagen liegen. Bei Angeboten ohne Skonto ist das Zahlungsziel mit 30 Tagen vorgegeben. Wenn Sie ein Zahlungsziel eintragen, welches diese Mindestfristen unterschreitet, muss Ihr Angebot zwingend ausgeschlossen werden.
Manchmal kann die Abgabe von Gesamtpreisen nicht vorgegeben oder möglich sein. In diesem Fall müssen Sie unter „Begründung für nicht eingegebene Preise“ Bemerkungen eintragen
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4.1.4 Dokumente zum Angebot
In dem Reiter „Auszufüllende Dokumente“ erkennen Sie, welche Dokumente unbedingt auszufüllen und dem Angebot beizufügen sind. Klicken Sie die Dokumente an und öffnen Sie diese jeweils mit „öffnen“. Auszufüllende Dokumente können direkt im Bietertool bearbeitet werden
Im Reiter „Eigene Dokumente“ können Sie ebenfalls geforderten Dokumente und auch eigene Unterlagen hinzufügen. Klicken Sie dazu einfach auf „Hinzufügen“ und wählen Sie Ihre Datei aus.
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4.1.5 Abgabe
In dieser Rubrik haben Sie nun die Wahl der Signatur (ersetzt die Unterschrift). Wählen Sie daher die Signatur durch Anklicken aus, die Sie benutzen möchten (und dürfen). Durch die Stadtverwaltung Spremberg wird i.d.R. die „Textform“ zugelassen. Dafür benötigen Sie keine kostenpflichtige elektronische Signatur.
Im Weiteren wird daher die Nutzung der „Textform“ beschrieben.
Wählen Sie Ihre Signaturart aus und starten Sie den „Abgabe-Assistenten“.
4.1.6 Abgabe-Assistent
Ihnen werden an dieser Stelle einige Sicherheitsfragen gestellt, ob Sie auch keine Unterlagen vergessen haben. Weiterhin erhalten Sie eine Übersicht über die von Ihnen eingestellten Dokumente.
Haben Sie trotz unserer bisherigen Hinweise nicht alle Dokumente „geöffnet“, erfahren Sie an dieser Stelle, dass Sie kein Angebot abgeben können.
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- Möglichkeit
Sollte dies bei Ihnen zutreffen, gehen Sie zurück in die Rubrik „Basisdaten zum Angebot“ in die „Preisangaben“ und tragen in die mit „1)“ gekennzeichneten Felder Ihre Werte ein.
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- Möglichkeit
Sollte dies bei Ihnen zutreffen, gehen Sie zurück in die Rubrik „Dokumente zum Angebot“ und öffnen Sie nun die als ungeöffnet angezeigten Dokumente
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Starten Sie danach den „Abgabe-Assistent“ neu. Die Prüfung mit den Sicherheitsabfragen erfolgt ein weiteres Mal. Haben Sie alle Dokumente geöffnet bzw. Felder ausgefüllt kommen Sie nun zum nächsten Schritt
Der Abgabe-Assistent arbeitet mit Ihnen in 7 Schritten. Klicken Sie nach jedem Schritt auf „Weiter“. Der Assistent stellt in der ersten Stufe „Prüfung“ fest, dass die elektronische Angebotsabgabe möglich ist.
In der zweiten Stufe erhalten Sie eine komplette Zusammenfassung zu Ihrem Angebot und können dieses bei Bedarf drucken.
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Leitfaden zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
Im dritten Punkt „Authentifizierung“ benötigen Sie nun Ihre E-Mail und Ihr Passwort, welches Sie für den Vergabemarktplatz nutzen.
Im vierten Reiter folgt die Signierung. Dort müssen Sie Ihre Firmenangaben eintragen.
Der Assistent hat Ihr Angebot im fünften Punkt „Erstellung“ zusammengefasst. Hier finden Sie nochmals Ihre Unternehmensbezeichnung und Registrierungsnummer sowie eine Zusammenstellung des Angebotes. Jetzt müssen Sie noch einen Titel für Ihr Angebot vergeben. Anschließend können Sie Ihr Angebot abgeben, indem Sie auf „Abgabe starten“ drücken.
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Im sechsten Punkt können Sie sehen, dass Ihr Angebot erfolgreich übertragen wurde.
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Leitfaden zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
Als siebentes und letztes müssen Sie bestätigen, dass Sie Ihr Angebot geöffnet und gespeichert haben. Sie können nun die Angebotsabgabe beenden. Vergessen Sie jedoch nicht, Ihr Angebot zu speichern, damit Sie immer nachvollziehen können, welche Unterlagen Sie Ihrem Angebot beigefügt haben.
Vielen Dank für Ihr Angebot!
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Leitfaden zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
Hinweis
Sie finden Ihr Angebot mit der Dokumentation des Eingangsdatums im Projektraum. Von hier aus können Sie es auch innerhalb der Angebotsfrist zurückziehen.
Der Status ändert sich auf „zurückgezogen“.
Wenn Sie auf das Infofeld im Reiter „Aktion“ klicken, können Sie eine kleine Übersicht über Ihr Angebot erhalten.
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