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Die elektronische Rechnung (E-Rechnung)
Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist das digitale Pendant zu einer Papierrechnung. Sie ist eine Computerdatei mit einem nach genauen Vorgaben strukturiertem Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format der E-Rechnung muss eine automatische und elektronische Verarbeitung der Daten ermöglichen. Das bedeutet, dass die E-Rechnung automatisch in das ITVerfahren der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers einfließen können muss. Die XRechnung ist eine Form der E-Rechnung.
Die E-Rechnung bietet gegenüber einer papierbasierten Rechnungsstellung viele Vorteile. Die E-Rechnung ist wirtschaftlich, ökologisch und digital. Damit vereinfacht sich die Rechnungsstellung, es bestehen Einsparpotenziale durch den Wegfall der Portokosten, die Umwelt wird durch weniger Papierverbrauch sowie die nicht erforderlichen Transporte geschont und auf beiden Seiten verkürzen sich die Durchlaufzeiten in der Bearbeitung.
Ab dem 1. April 2020 haben Lieferanten für öffentliche Aufträge in Nordrhein-Westfalen die Möglichkeit, die Rechnungen auf dem elektronischen Wege zu stellen.
Die über das Bereitstellungsportal.NRW oder anderweitig erstellte E-Rechnungen können damit im Format XRechnung (das in Deutschland übliche E-Rechnungsformat) hochgeladen und versendet werden.
Die Rechnungsstellung erfolgt unter Angabe der Leitweg-ID; die Leitweg-ID dient der eindeutigen Identifizierung der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers.
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Das Bereitstellungsportal.NRW nimmt die XRechnung an und prüft diese formal auf die Einhaltung des Standards XRechnung sowie im Hinblick auf die Virenfreiheit aller zugehörigen Dateien.
Eine fehlerfreie XRechnung wird anschließend an die Rechnungsempfängerin bzw. den Rechnungsempfänger weitergeleitet. Fehlerhafte XRechnungen werden vom Bereitstellungsportal.NRW zurückgewiesen. Die Zurückweisung sowie dessen Grund wird der Rechnungsstellerin bzw. dem Rechnungssteller per E-Mail mitgeteilt, sofern beim Versand eine E-Mail-Adresse angegeben wurde.
Der registrierten Rechnungsstellerin bzw. dem registrierten Rechnungssteller gibt das Bereitstellungsportal.NRW (bis zur Abholung durch die Rechnungsempfängerin bzw. den Rechnungsempfänger) Auskunft über den Bearbeitungsstatus.
Ebenfalls besteht die Möglichkeit, bereits im Portal erstellte Rechnungen zu kopieren und anschließend auf den neuen Rechnungsvorgang anzupassen.
Wie kann ich der Stadt Bochum eine E-Rechnung senden? Die Stadt Bochum bedient sich beim Empfang Ihrer elektronischen Rechnung der Dienstleistung des Landes NRW. Über das Web-Erfassungsmodul des ERechnungsportal.NRW – dem sogenannten Bereitstellungsportal NRW – können Sie Ihre Rechnungen unter https://erechnung.nrw direkt im Standard XRechnung erstellen und versenden.
Auszug aus dem Bereitstellungsportal NRW
Weitere Informationen zum Umgang mit E-Rechnungen in Nordrhein-Westfalen finden Sie unter:
https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-informationen-fuer-rechnungssteller https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw
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Ihre XRechnung adressieren Sie bitte über den Reiter „Rechnungsempfänger“ unter Angabe der Leitweg-ID. Bitte geben Sie in dem Feld „Leitweg-ID“ die entsprechende Leitweg-ID (hier der Rechnungsempfängerin Stadt Bochum 05911-31001-89) an. Um Ihre eingegangene XRechnung eindeutig dem konkreten Fachamt zuordnen zu können, ist es unbedingt erforderlich, in dem Feld „Name“ die die Kontaktdaten des Fachamtes angeben. Nähere Informationen zu den Kontaktdaten des Fachamtes entnehmen Sie bitte der Folgeseite (Wo finde ich die Leitweg-ID´s und / oder die Ämterbezeichnungen?). Bitte beachten Sie hierzu folgende Schreibweise: Amt xy [Amt, ein Leerzeichen, 2-stellige Amtskennziffer] z.B. Amt 49
Auszug aus dem Bereitstellungsportal NRW
Damit ist eine automatisierte Weiterleitung Ihrer XRechnung an das entsprechende Fachamt gewährleistet; Ihre Rechnung kann somit schneller bearbeitet und bezahlt werden.
Hier finden Sie Informationen für die technische Umsetzung der Leitweg-ID und der Ämtermitgabe; leiten Sie diese gerne an die hauseigene IT weiter:
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Leitweg-ID:
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Ämtermitgabe:
Quelle: Spezifikation XRechnung Standard und Extension Version XRechnung 2.2.0 / Fassung 27.01.2022 Herausgeberin: Koordinierungsstelle für IT-Standards Bezugsquelle: https://www.xoev.de/xrechnung
Wo finde ich die Leitweg-ID´s und / oder die Ämterbezeichnungen? Unter folgendem Link können Sie nähere Informationen zu den Leitweg-ID´s der Stadt Bochum (sowie der Schreibweise der Ämter für eine automatisierte Zuordnung), der kommunalen Bochumer Schulen und der Zentralen Dienste ermitteln. https://www.bochum.de/C125830C0042AB74/CurrentBaseLink/W2C4X99A527BOCMDE
Auszug aus der Liste der Leitweg - I D ´s
Eine Auflistung aller Leitweg-ID´s in Nordrhein-Westfalen finden Sie hier: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-informationen-fuer-rechnungssteller
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Auszug https://www.vergabe.nrw.de
Über folgenden Link / QR-Code kommen Sie zurück zu den Informationen rund um die Elektronische Rechnung (E-Rechnung): https://www.bochum.de/Amt-fuer-Personalmanagement-Informationstechnologie-und- Organisation/Elektronische-Rechnung-E-Rechnung
Bei Fragen zum Thema E-Rechnung wenden Sie sich ab sofort bitte direkt an das Fachamt.
Stand: 02.05.2022
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