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Anlage 3
Wentzel Dr. Immobilienmanagement GmbH Büro Hamburg Stresemannallee 102 - 104 22529 Hamburg Stresemannallee 102 - 104 22529 Hamburg
An alle Kreditoren vbl@wentzel-dr.de
- November 2020
Auftraggeber: Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (Format XRechnung) 2. Informationsschreiben
Sehr geehrte Damen und Herren,
unser gemeinsamer Auftraggeber, die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) ist eine von Bund und Ländern getragene rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. Gemäß der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO) müssen leider ab 27.11.2020 zwingend alle Rechnun- gen in strukturierter elektronischer Form an die VBL gestellt werden.
Bezugnehmend auf unser erstes Informationsschreiben aus Mai 2020 möchten wir Ihnen noch weitere Informationen mitteilen.
Als Stichdatum wird das Ausstellungsdatum der Rechnung herangezogen.
Die VBL nutzt für die strukturierte elektronische Form ab dem 27.11.2020 das Rechnungsein- gangsportal der Bundesdruckerei (https://xrechnung-bdr.de/).
XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden.
Sie können Rechnungen im Portal manuell eingegeben, im Format XRechnung hochladen oder eine XRechnung mittels einer E-Mail an das Portal schicken. Ihre individuelle Empfänger-E-Mail- Adresse entnehmen Sie bitte nach Ihrer erfolgreichen Anmeldung dem Portal. In einer E-Mail darf lediglich eine Rechnung an das Portal geschickt werden.
Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente (z. B. Aufmaße, Material-/Stundenzettel) ist auf 200 be- schränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderun- gen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
Darüber hinaus ist von Ihnen sicherzustellen, dass in der XRechnung:
- entweder die VBL vertreten durch die Property Manager als Rechnungsempfänger oder
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- die Property Manager als Rechnungsempfänger und die VBL als Leistungsempfänger auf- geführt werden. Sollte nur die Property Manager als Rechnungsempfänger aufgeführt sein, müsste die Rechnung zurückgewiesen werden.
- Sofern es sich um Einzelaufträge handelt, ist unsere Auftragsnummer mit anzugeben.
- Für überregionale Kreditoren: Achten Sie bitte darauf, dass für die VBL verschiedene Hausverwaltungen in Deutschland tätig sind. Stellen Sie daher über die folgende Leitweg- ID nur Rechnungen zu, die Objekte betreffen, die durch uns betreut werden. Von den an- deren Hausverwaltungen sollten Sie ein ähnliches Schreiben mit einer anderen Leitweg- ID erhalten.
Ausnahme von der Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung bilden nur Direktaufträge bis 1.000,00 € zzgl. MwSt. (§ 3 Abs. 3 E-Rech-VO). In der Praxis betrifft diese Ausnahme nur Einzelaufträge im Handwerks- und Dienstleistungsbereich, die nicht über ein öffentlich-rechtliches Vergabeverfahren vergeben wurden. Bei diesen Rechnungen ist es Ihnen freigestellt, ob Sie den herkömmlichen Rechnungsversand oder das Portal der Bundesdruckerei nutzen. Alle wiederkeh- renden Wartungen und Dienstleistungen unter 1.000 € zzgl. MwSt. zählen nicht unter diese Aus- nahme.
Städte und Gemeinden fallen nicht unter die E-Rechnungsverordnung und müssen keine elektro- nische Rechnung stellen.
Welche Schritte sind zu beachten:
- Sie müssen sich einmal als Unternehmen in dem Portal registrieren.
- Die Übermittlung der Rechnung erfolgt im Portal über eine sogenannte Leitweg-ID. Die Leitweg-ID lautet: 992-80135-36
Was ändert sich nicht:
- Wir bleiben Ihr erster Ansprechpartner für die Beauftragung, Rechnungsprüfung und Be- zahlung der Rechnung.
- Für alle anderen gemeinsamen Auftraggeber ändert sich die gewohnte Rechnungsstel- lung nicht.
Es ist ein Testportal unter https://test.xrechnung-bdr.de eingerichtet. Über die Leitweg-ID: 992-80052-91 können Sie mögliche Proberechnungen übermitteln. Schicken Sie uns gern paral- lel eine E-Mail an vbl@wentzel-dr.de, damit wir den korrekten Eingang zeitnah prüfen können.
Wir bedanken uns für Ihre Mitwirkung bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und stehen für Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Wentzel Dr. Immobilienmanagement GmbH