Hinweise_VergabeverfahrenVertragsbedingungen_2026_1026.pdf

[Seite 1]

Öffentliche Ausschreibung

1151-2026-1026-ÖA

Microsoft-Softwarelizenzen – Windows Ser-

ver 2025 Standard und Remote Desktop

Services 2025 User CALs

Hinweise zum Vergabeverfahren und

den Vertragsbedingungen

[Seite 2]

Inhaltsverzeichnis

1. Anlagen .............................................................................................................................. 1
2. Vorbemerkungen ............................................................................................................... 1 2.1 Erklärung der Gleichstellungsorientierten .................................................................... 1 2.2 Wichtige Hinweise für die Angebotserstellung ............................................................. 1 2.3 Form, Anforderungen und Einreichung der Angebote .................................................. 1 2.4 Bietergemeinschaften/Mehrfachangebote ................................................................... 2 2.5 Unterauftragnehmer/Nachunternehmer ....................................................................... 2 2.6 Erklärungen und Nachweise ....................................................................................... 3

2.6.1 Erklärungen und Nachweise, die ausgefüllt auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen sind .......................................................................................... 3 2.7 Fragen zum Vergabeverfahren sowie zu den Vergabeunterlagen ............................... 4 2.8 Rechtsbelehrung ......................................................................................................... 4 2.9 Zeitlicher Rahmen des Vergabeverfahrens ................................................................. 4 2.10 Lose ............................................................................................................................ 4 2.11 Nebenangebote .......................................................................................................... 4 2.12 EVB-IT Überlassungsvertrag ....................................................................................... 5 2.13 Sprache ...................................................................................................................... 5 2.14 Angebotsaufwendungen ............................................................................................. 5 2.15 Bietergespräche .......................................................................................................... 5 2.16 Preisgestaltung ........................................................................................................... 6 2.17 Zuschlagserteilung ...................................................................................................... 6 2.18 Schadenshaftung ........................................................................................................ 6 2.19 Zwingende Angebotsbestandteile ............................................................................... 6 2.20 Einreichung der Angebote/Kommunikation .................................................................. 7 2.21 Verschwiegenheit ........................................................................................................ 7 2.22 Geheimhaltung und Datenschutz ................................................................................ 7 2.23 Rechnungslegung ....................................................................................................... 7 2.24 Sonstiges .................................................................................................................... 8 3. Technische Leistungsbeschreibung ................................................................................ 8

[Seite 3]

Landratsamt Zwickau 1151-2026-1026-ÖA Hinweise zum Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen – 08.10.2026

1. Anlagen

Anlage 1 Eigenerklärung bzw. Nachweis über das Bestehen einer Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung und der Zahlung der Versicherungsbeiträge Anlage 2 Eigenerklärung zum Mindestlohn Anlage 3 Eigenerklärung zu Gebrauchtsoftware Weitere Anlagen Angebotspreisblatt EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A (lang ohne Pflege) Ergänzende Vertragsbedingungen für die Überlassung von Standardsoft- ware gegen Einmalvergütung – EVB-IT Überlassung-AGB (Typ A) Aufstellung der geforderten Erklärungen/Nachweise Datenschutzrechtliche Hinweise Information zu Nebenangeboten

2. Vorbemerkungen

2.1 Erklärung der Gleichstellungsorientierten Zur Wahrung des Textflusses und der Leserfreundlichkeit werden in den gesamten Unterlagen geschlechtsneutrale Begriffe verwendet. Soweit Begriffe wie z. B. „Bieter“ verwendet werden, sind diese geschlechtsneutral zu verstehen.

2.2 Wichtige Hinweise für die Angebotserstellung

2.3 Form, Anforderungen und Einreichung der Angebote Die Angebote sind ausschließlich in elektronischer Form über das Vergabeportal www.vergabe.rib.de einzureichen. Es sind ausschließlich die zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen für die Angebotserstel- lung zu nutzen. Grundlage für die Erstellung des Angebotes sind hierbei die Vergabeunterlagen in der aktuellsten Version. Durch den Bieter selbstgefertigte Angebotsunterlagen werden nicht akzeptiert! Soweit ergänzende Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erschei- nen, müssen Sie diese Ihrem Angebot auf einer gesonderten Anlage beifügen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei nachvollziehbar sein und sind in der Regel mit Datum und Kürzel zu versehen. Es dürfen an den vorgegebenen Texten keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden; vom Bieter ausdrücklich ge- forderte Angaben, Eintragungen und sonstige Erklärungen sind davon selbstverständlich ausge- nommen.

1

[Seite 4]

Landratsamt Zwickau 1151-2026-1026-ÖA Hinweise zum Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen – Stand 08.10.2026

Das heißt, Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen bzw. Angebotsunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes. Vom Bieter zur Grundlage seines Angebots gemachte eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten als Änderung der Vergabeunterlagen und führen zum Ausschluss des Angebotes. Dieses gilt auch, wenn die eigenen Geschäftsbedingungen dem Angebot beigefügt sind, z. B. auf der Rückseite von Geschäftsbögen bzw. wenn in einer Fußnote darauf verwiesen wird. Die in den Vergabeunterlagen aufgeführten Anforderungen stellen, sofern nicht explizit anders formuliert, Mindestanforderungen dar und sind zwingend einzuhalten. Alle Preise sind in Euro mit höchstens zwei Nachkommastellen und inklusive Umsatzsteuer an- zugeben. Mit Abgabe eines Angebotes werden die bestehenden Anforderungen dieses Vergabe- verfahrens ausdrücklich anerkannt!

2.4 Bietergemeinschaften/Mehrfachangebote Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass es für Unternehmen, die an Bietergemeinschaften betei- ligt sind, nicht zulässig ist, neben dem Angebot der Gesamtleistung durch die Bietergemeinschaft auch noch ein Angebot als Einzelbewerber aufrechtzuerhalten bzw. abzugeben. Das parallele Anbieten von Leistungen als Einzelanbieter und zugleich Mitglied einer Bieterge- meinschaft verstößt gegen die Grundsätze des geheimen Wettbewerbs, wonach kein Bieter Kenntnis von dem Inhalt der anderen Angebote haben soll. Dies führt zum Ausschluss des An- gebotes der Bietergemeinschaft sowie des Angebotes des jeweiligen Mitgliedes. Mehrfachbewerbungen sind aufgrund des Aspekts des wettbewerbswidrigen Verhaltens unzuläs- sig! Als Mehrfachbewerbung gelten Angebote von miteinander verflochtenen Bietern aufgrund identischer Gesellschafter- und/oder Geschäftsführer, gleicher Servicetelefonnummer, identi- scher Anschriften o. ä. Dies führt zum Ausschluss der Angebote aller betroffenen Bieter. Die Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung mit folgendem Inhalt abzugeben:

• Im Auftragsfall wird die Bildung der Arbeitsgemeinschaft erklärt. • Alle Mitglieder sind aufgeführt und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter ist bezeichnet. • Der bevollmächtigte Vertreter vertritt die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsver- bindlich. • Alle Mitglieder haften als Gesamtschuldner. Bietergemeinschaften werden wie Einzelbieter behandelt. Die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit muss bei jedem Mitglied der Bietergemeinschaft gegeben sein, d. h. die ge- forderten Erklärungen/Nachweise/Zertifikate (vgl. Pkt. 2.6 und 2.19) sind von jedem Mitglied zu leisten. Die Erklärungen/Nachweise/Zertifikate sind nur für den Leistungsteil des einzelnen Mit- gliedes der Bietergemeinschaft abzugeben.

2.5 Unterauftragnehmer/Nachunternehmer Die Übertragung der Leistung oder geschuldeter Leistungsteile an Unterauftragnehmer ist nur nach den Regelungen des § 6 Sächsisches Vergabegesetz (SächsVergabeG) und unter den Vo- raussetzungen des § 4 Nr. 4 VOL/B möglich. Die Haftung des Hauptauftragnehmers gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber bleibt unberührt. Bei der Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer/Nachunternehmer ist der Bieter ver- pflichtet, nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen gem. § 2 VOL/A zu verfahren. Den Verträgen mit Unterauftragnehmer/Nachunternehmer müssen die „Allgemeinen Vertragsbe- dingungen für die Ausführung von Leistungen“ (VOL/B) zugrunde gelegt werden. Dem Unterauftragnehmer/Nachunternehmer sind insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere hinsichtlich Gewährleistung, Vertragsstrafe, Zahlungsweise und Sicherheitsleis- tungen – zu stellen, als zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber vereinbart werden. Der Bieter hat in den Angebotsunterlagen Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer/Nachunternehmer übertragen will. Gleichfalls sind mit dem Angebot die Un- terauftragnehmer/Nachunternehmer zu benennen.

2

[Seite 5]

Landratsamt Zwickau 1151-2026-1026-ÖA Hinweise zum Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen – Stand 08.10.2026

Die mit dem Angebot vorzulegenden Nachweise und Erklärungen (vgl. Ziffer 2.6) sind von den Unterauftragnehmern/Nachunternehmern für die zu erbringenden Teilleistungen von diesen bei- zubringen.

Sofern im Auftragsfall auf Ressourcen bzw. Kapazitäten von Unterauftragnehmern/Nachunter- nehmen zurückgegriffen werden soll, ist im Ergebnis eine Verpflichtungserklärung des Unterauf- tragnehmers/Nachunternehmers mit dem Angebot einzureichen, dass diese dem Bieter zur Auf- tragsdurchführung zur Verfügung gestellt werden. Das Landratsamt Zwickau weist ferner darauf hin, dass verbundene Unternehmen, wie z. B. Schwester- und Tochterunternehmen des Bieters, gleichermaßen Unterauftragnehmer sind.

2.6 Erklärungen und Nachweise Bei der Auswahl der Angebote, die für die Zuschlagserteilung in Betracht kommen, sind nur Bieter zu berücksichtigen, die die erforderliche Eignung für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtun- gen besitzen. Nachfolgend benannte Erklärungen und Nachweise, nachfolgend Unterlagen genannt, sind u. a. zum Zwecke der Beurteilung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters dem Angebot vollständig und aktuell beizufügen. Ferner ist darauf zu achten, dass jegliche Ei- generklärungen unterzeichnet sind. Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen oder der verspätete Eingang können zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren führen.

• Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen (Formblatt 124 LD) • Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung und der Zahlung der Versicherungsbeiträge. (Anlage1) • Eigenerklärung zum Mindestlohn (Anlage 2) • Eigenerklärung hinsichtlich der ordnungsgemäßen Eintragung in das Handelsregister (Kopie, max. 6 Monate alt). Sofern das Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist und keine handelsrechtliche Eintragungspflicht besteht, ist die Kopie der Gewerbeanmeldung bzw. -ummeldung einzureichen. Sofern auch die Gewerbeanmeldung entbehrlich ist, ist dies zu er- klären. • Darstellung zum Unternehmens- und Leistungsprofil, • Es sind mindestens zwei Referenzprojekte, in den letzten drei abgeschlossenen Geschäfts- jahren mit vollständiger Angabe des Auftraggebers zu benennen, die mindestens einen Um- fang einer Lieferung von 500 Microsoft-Lizenzen hatten. Es muss angegeben werden, welchen genauen Umfang an Lizenzen die jeweiligen Referenzprojekte hatten. Gleichfalls sind der Auf- tragswert sowie der Leistungszeitpunkt oder -zeitraum zu benennen. • Eigenerklärung zu Gebrauchtsoftware (Anlage 3 - sofern zutreffend) • geforderte Eignungsnachweise die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig. Ist dem Bieter die Erfüllung eines der vorgenannten Kriterien nicht möglich, so hat er auf einem Beiblatt die Gründe hierfür zwingend darzulegen. Hinweis: Die o. g. Eigenerklärungen (Anlage 1- 2) sind Bestandteil der Vergabeunterlagen (siehe Eigenerklärungen A).

2.6.1 Erklärungen und Nachweise, die ausgefüllt auf gesondertes Verlangen der Verga- bestelle einzureichen sind

Die im Formblatt 124 LD jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise/Eigenerklärungen können auf gesondertes Verlangen der ausschreibenden Stelle innerhalb einer kurzen gesetzten Frist, von den Bietern deren Angebote in die engere Wahl kommen, nachgefordert werden. Diese Eigenerklärungen sind:

• Eigenerklärung zum Gesamtumsatz und der Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

3

[Seite 6]

Landratsamt Zwickau 1151-2026-1026-ÖA Hinweise zum Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen – Stand 08.10.2026

• Aktuell gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft Diese vorgenannte Eigenerklärung ist gesonderter Bestandteil der Vergabeunterlagen (siehe Ei- generklärungen B). Der Landkreis beabsichtigt das Vergabeverfahren zügig abzuschließen. Da- her wäre es vorteilhaft, wenn die vorgenannten Eigenerklärungen gleichfalls dem Angebot ver- vollständigt beiliegen.

Hinweis: Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen bzw. der verspätete Eingang können zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren führen.

2.7 Fragen zum Vergabeverfahren sowie zu den Vergabeunterlagen Fragen der Bieter zum Vergabeverfahren bzw. zu den Vergabeunterlagen sind über das Verga- beportal www.vergabe.rib.de zu richten an: Landkreis Zwickau, Landratsamt Dezernat Finanzen und Service Zentrales Vergabebüro Königswalder Straße 18 08412 Werdau Fragen, die der o. g. Stelle nicht spätestens bis 22.10.2026, 09:00 Uhr vorliegen, werden nicht beantwortet. Das Gleiche gilt für mündliche Anfragen sowie für Anfragen, die nicht an die o. g. Stelle gerichtet werden. Der Auftraggeber wird auf Fragen der Bieter ausschließlich über das Vergabeportal www.vergabe.rib.de antworten.

2.8 Rechtsbelehrung Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Landratsamt Zwickau unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens 22.10.2026, 09:00 Uhr.

2.9 Zeitlicher Rahmen des Vergabeverfahrens Veröffentlichung der Bekanntmachung: 08.10.2026 Ende der Angebotsfrist: 29.10.2026, 09:00 Uhr Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist: 15.12.2026 Auftragsrealisierung: bis spätestens 30.12.2026

2.10 Lose Die Leistung ist nicht in Lose aufgeteilt.

2.11 Nebenangebote Nebenangebote sind in Form von Gebrauchtsoftware unter Einhaltung der Mindestanforderungen und der nachstehend erweiterten Anforderungen zugelassen und als Nebenangebot zu kenn- zeichnen. In diesem Fall muss die Anlage 3 (Eigenerklärung zu Gebrauchtsoftware) Bestandteil des Ange- botes sein. Sollte ein Nebenangebot über eine Gebrauchtsoftware nach Wertung in die engere Zuschlags- wahl gelangen, so wird der Auftraggeber den betreffenden Bieter noch vor der Zuschlagserteilung auffordern darzulegen, dass sich das Verbreitungsrecht des Herstellers Microsoft an der angebo- tenen Software erschöpft hat. Hierzu sind folgende Erklärungen und Unterlagen zwingend im Rahmen der Fristsetzung vorzulegen:

4

[Seite 7]

Landratsamt Zwickau 1151-2026-1026-ÖA Hinweise zum Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen – Stand 08.10.2026

• Den Namen des Ersterwerbers sowie die Namen aller nachfolgenden Erwerber, („Rechte- kette") unter Offenlegung der zugrundeliegenden Lizenzvertragsnummern, • Kopie der Originalrechnung über den Ersterwerb aller Lizenzen und Nachweis der Bezahlung • Auszug aus dem Volume Licensing Service Center (VLSC) oder aus dem Microsoft 365 Admin Center des Ersterwerbers auf dem die ausgeschriebenen Lizenzen sichtbar sind • Erklärung über die Unbrauchbarmachung aller Kopien der Software beim Ersterwerber und aller nachfolgenden Erwerber, • Vorlage mindestens der Produktnutzungsrechte zwischen dem Rechtsinhaber und dem Ersterwerber, • Bestätigung, dass Verbesserungen und Aktualisierungen, die das vom Nacherwerber herun- tergeladene Computerprogramm gegenüber dem vom Ersterwerber heruntergeladenen Com- puterprogramm aufweist, von einem zwischen dem Rechteinhaber und dem Ersterwerber ab- geschlossenen Wartungsvertrag gedeckt sind, • Erklärung, dass der Bieter im Fall der Beauftragung vor Überlassung der Software sämtliche bei ihm verbliebenen Kopien unbrauchbar macht.

Die Vorlage eines Wirtschaftsprüfertestats, wie in Anlage 3 (Eigenerklärung Gebrauchtsoftware letzter Abschnitt) vorgesehen, ist gleichermaßen zulässig.

Sollte dem Bieter die Darlegung misslingen, muss das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

2.12 EVB-IT Überlassungsvertrag Der EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A (lang ohne Pflege) ist Gegenstand der Vergabeunterlagen und bereits durch den Landkreis Zwickau teilweise ergänzt. Der Bieter hat den vorgenannten Vertrag zu vervollständigen und als Anerkenntnis zum Gegenstand seines Angebotes zu machen.

2.13 Sprache Das Angebot mit sämtlichen geforderten Unterlagen ist in deutscher Sprache abzufassen. Erfor- derlichenfalls sind neben dem Original auch eine deutsche Übersetzung der Nachweise und Er- klärungen beizulegen. Die deutsche Übersetzung hat von einem öffentlich bestellten und verei- digten Übersetzer zu erfolgen. Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieter zu tragen. Der Bieter trägt die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklärun- gen.

2.14 Angebotsaufwendungen Für die Teilnahme am Vergabeverfahren steht dem Bieter kein Anspruch auf Entschädigung sei- nes Aufwands zu. Dies gilt auch für den Fall, dass sich das Vergabeverfahren verzögert bzw. die Zuschlags- und Bindefrist verlängert oder das Vergabeverfahren aufgehoben oder auf die Vergabe verzichtet wird. Wird das Verfahren aufgehoben, sind zudem Schadenersatz- und Entschädigungsansprüche der Bieter ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für nicht in der Sphäre des Auftraggebers liegende und zum Zeitpunkt des Vergabeverfahrens nicht oder nicht eindeutig erkennbare Sachverhalte, die eine Aufhebung rechtfertigen. In derartigen Fällen entsteht bei den Bietern kein Vertrauens- schutz auf Durchführung des Beschaffungsvorhabens oder eines Vertragsschlusses.

2.15 Bietergespräche Zum Zwecke der abschließenden Beurteilung der Angebote behält sich das Landratsamt Zwickau vor Bietergespräche durchzuführen. Die Angebote, welche die vierte Wertungsstufe erreichen und im Ranking den ersten und zweiten Platz einnehmen, werden sofern erforderlich zum Bietergespräch eingeladen

5

[Seite 8]

Landratsamt Zwickau 1151-2026-1026-ÖA Hinweise zum Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen – Stand 08.10.2026

Während der Bietergespräche haben die Bieter ihr Angebot zu erörtern und gegebenenfalls An- gebotsaufklärung zu leisten. Die Bietergespräche finden am Standort des Landratsamtes Zwickau, Königswalder Straße 18, in 08412 Werdau statt. Für die Bietergespräche ergeht seitens des Landkreises Zwickau eine separate Einladung. Es wird erwartet, dass die Vertreter des Bieters vollumfänglich das Angebot erörtern können. Die Teilnahme am Bietergespräch wird nicht vergütet!

2.16 Preisgestaltung Die Kalkulation des Angebotspreises hat in der Art und Weise zu erfolgen, dass jegliche mit der Auftragsrealisierung in Zusammenhang stehenden Aufwendungen enthalten sind. Nachforderungen des Bieters wegen gestiegener Kosten sind grundsätzlich ausgeschlossen.

2.17 Zuschlagserteilung Primär müssen die Anforderungen des Auftraggebers eingehalten werden. Nur unter den Ange- boten, welche vollumfänglich die Anforderungen erfüllen, entscheidet letztendlich das wirtschaft- lichste Angebot. Das heißt, der Zuschlag wird dem Anbieter erteilt, der unter Berücksichtigung aller Umstände das wirtschaftlichste Angebot unterbreitet. Im Falle eines Zuschlages werden die Anforderungen aus den Vergabeunterlagen, das Leis- tungsverzeichnis, das Angebot, der Auftrag sowie die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) Bestandteil des Vertrages.

2.18 Schadenshaftung Der Auftragnehmer haftet für sämtliche Schäden aus dem bestehenden Vertragsverhältnis. Diese Haftung gilt unabhängig davon, ob es sich um Fremd- oder Eigenschäden handelt. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von allen Haftungsansprüchen Dritter, die im Zusam- menhang mit der Leistungserbringung entstehen, frei. Weiterhin hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber Schadensersatzbeträge zu ersetzen, die er an Dritte leisten muss, weil der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflichten verletzt hat. Dies gilt auch dann, wenn der Schaden lediglich auf einfache Fahrlässigkeit des Auftragnehmers oder seiner Erfüllungs-/Verrichtungsgehilfen beruht. Der Auftragnehmer haftet nicht für höhere Gewalt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich hierfür eine ausreichende Versicherung abzuschließen. Sämtliche Schadensfälle, die sich im Zusammenhang mit der Leistungserbringung ereignen sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen.

2.19 Zwingende Angebotsbestandteile Entsprechend diesem Leistungsverzeichnis müssen zum Zwecke der Prüfung und Wertung des Angebotes folgende Unterlagen zwingend Bestandteil des Angebotes sein.

• Angebotsschreiben FB 633 (vervollständigt + unterzeichnet) • Angebotspreisblatt (vervollständigt + unterzeichnet) • Erklärungen/Nachweise gemäß Pkt. 2.6 • Eigenerklärung zu Gebrauchtsoftware (Anlage 3) • Vervollständigter und unterzeichneter EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A (lang ohne Pflege) • Erklärung Bietergemeinschaft (Formblatt 234) soweit zutreffend, • Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (Formblatt 235) - soweit zutreffend, • Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt 236) - soweit zutreffend Ein gänzliches bzw. teilweises Fehlen dieser Unterlagen kann zum Ausschluss des Angebotes vom weiteren Vergabeverfahren führen.

6

[Seite 9]

Landratsamt Zwickau 1151-2026-1026-ÖA Hinweise zum Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen – Stand 08.10.2026

2.20 Einreichung der Angebote/Kommunikation Das Einreichen der Angebote in Papierform bzw. mittels Post, Telefax oder mittels E-Mail ist nicht zulässig! Die Angebote sind ausschließlich in elektronischer Textform über die Vergabeplattform www.vergabe.rib.de einzureichen. Wenn Sie an diesem Vergabeverfahren teilnehmen und die Vergabeunterlagen elektronisch be- arbeiten möchten, müssen Sie sich vorher bewerben. Um sich zu bewerben, klicken Sie im Bereich Ihrer Ausschreibungen auf den Link Bewerben. Um Vergabeunterlagen bearbeiten und ein Angebot abgeben zu können, benötigen Sie immer auch den Bieterclient ava-sign, den Sie im Downloadbereich von iTWO tender laden können. Die Aktion Bewerben ist zusätzlich dafür außerordentlich wichtig, dass Sie für den AG in der sogenannten Firmenliste sichtbar werden und im Ergebnis über Bieterfragen/Antworten, Nach- schreiben und Änderungen der Vergabeunterlagen zeitnah informiert werden können. Im Resü- mee bleiben Sie damit stets auf dem aktuellen Stand. Die Angebote müssen vor Ablauf der Angebotsfrist auf elektronischem Weg über die Vergabe- plattform eingereicht werden. Maßgeblich für den fristgerechten Eingang Ihres Angebotes ist der von der Vergabeplattform ge- nerierte Zeitstempel der Einreichung des Angebotes. Später eingehende Angebote sind gemäß § 16 VOL/A von der Wertung ausgeschlossen. Das Risiko der fristgerechten Zustellung liegt beim Bieter. Die bearbeiteten Angebotsunterlagen werden nur im Format PDF, Zip bzw. Word oder Excel akzeptiert. Angebote in anderen Dateiformaten sind nicht zulässig! In den vorgenannten Anla- gen sind Bietereintragungen erforderlich. Da nicht die gesamten Bestandteile der Vergabeunterlagen online ausgefüllt werden können, sind die betreffenden Unterlagen (vgl. Pkt. 2.14) zu drucken, auszufüllen, zu unterzeichnen, zu scan- nen, die Dateien eindeutig zu benennen und in den Angebotsordner hochzuladen (auch als Zip- Datei möglich). Achtung: Das Angebotsdokument, auch Angebotspreisblatt o. ä. genannt, muss in den hierfür vorgesehenen Ordner im gleichen Dateiformat vervollständigt hochgeladen/gespeichert werden. Die Erklärung, in der die Person des Handelnden gemäß § 126b BGB genannt wird, ersetzt die Unterschriften bzw. Stempel unter den einzelnen Dokumenten. Nähere Informationen zum Stellen von Bieterfragen und zum Einreichen von Angeboten finden Sie im o. g. Vergabeportal.

2.21 Verschwiegenheit Jeder Bieter hat - auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens - über die ihm dabei bekannt gewordenen Angelegenheiten zwingend Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die mit der Sache befassten Mitarbeiter zu verpflichten.

2.22 Geheimhaltung und Datenschutz Die von den Bietern erbetenen personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabe- verfahrens verarbeitet und gespeichert. Die Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebotes. Näheres hierzu ent- nehmen Sie bitte den beiliegenden Datenschutzhinweisen. Jeder Vertragspartner verpflichtet sich, die vom anderen Vertragspartner schriftlich oder mündlich erhaltenen Informationen und Kenntnisse vertraulich zu behandeln, vor unbefugter Kenntnis- nahme zu schützen und nur für Vertragszwecke zu nutzen. Die Vertragspartner verpflichten sich zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften, insbesondere zur Einhaltung der Regelungen der DSGVO.

2.23 Rechnungslegung Die Rechnungslegung ist erst nach Realisierung des Gesamtauftrages möglich. Teilrechnungen werden nicht anerkannt.

7

[Seite 10]

Landratsamt Zwickau 1151-2026-1026-ÖA Hinweise zum Vergabeverfahren und den Vertragsbedingungen – Stand 08.10.2026

Die Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen (§ 17 VOL/B) nach Rechnungslegung fällig. Ver- zögerungen, z. B. wegen Vorlage nicht aufgegliederter oder unvollständiger Rechnungen, fal- scher Preise etc. hat der Auftragnehmer zu vertreten. Für die Rechnungsstellung auf elektronischem Weg ist der OZG-konforme Rechnungseingang (OZG-RE - xrechnung-bdr.de) als zentrale Verwaltungsplattform zu nutzen. Hierfür sind folgende Voraussetzungen notwendig:

• Registrierung in der Verwaltungsplattform OZG-RE • Angabe der Leitweg-ID: 14524-VB01-04 • Rechnungsadresse: Landkreis Zwickau GBH – Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Postfach 100251 08068 Zwickau Für die Angabe „GBH - Amt für Informationstechnik und Digitalisierung“ muss das Feld ‚Name‘ in den Kontaktdaten des Käufers genutzt werden (XML-Element: )

• Eine elektronische Rechnung im Standard xRechnung in der jeweils aktuellsten Version gemäß §16 SächEGovGDVO

• Jede Rechnung muss in einer separaten Datei erstellt und im Portal eingereicht werden. Sollten Sie den Upload per E-Mail nutzen, darf pro E-Mail nur eine Rechnungsdatei enthal- ten sein.

Falls Sie die elektronische Rechnungsstellung nutzen, senden Sie uns die Rechnung nicht zu- sätzlich per Post zu! Für den Rechnungsversand auf dem Postweg ist ausschließlich die folgende Rechnungsanschrift zu verwenden: Landkreis Zwickau Geschäftsbuchhaltung Amt für Informationstechnik und Digitalisierung Postfach 10 02 51 08068 Zwickau Bitte nutzen Sie die angegebene Postanschrift und die Möglichkeit der elektronischen Rech- nungsstellung nur für die Rechnungsstellung. Alle anderen Schriftstücke, wie Angebote, Auftragsbestätigungen usw. senden Sie direkt an das jeweilige Sachgebiet unserer Kreisverwaltung.

2.24 Sonstiges Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebots und zur Erfüllung des evtl. fol- genden Auftrags benutzt werden und sind vertraulich zu behandeln. Jede Benutzung für andere Zwecke, jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte ist ohne die ausdrückliche Genehmigung des Landratsamtes Zwickau nicht statthaft.

3. Technische Leistungsbeschreibung

Die technische Leistungsbeschreibung in Form des Angebotspreisblattes enthält alle Leistungs- oder Funktionsanforderungen.

8