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Wertungsmatrix

Wiederkehrende Prüfung der elektrotechnischen Anlagen gemäß Prüfverordnung -PrüfVO vom 01.01.2026-

Konzept: Gewichtung gesamt 30 % - 30 Punkte entsprechen 100 % der möglichen Punktzahl für das Konzept

(1) Konzept: Die Bewertung des Konzepts erfolgt auf Grundlage einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Konzept-Unterlagen. Die Bewertung erfolgt zudem im Rahmen eines Vergleichs der Bieter untereinander (relativer Vergleich). Maßgeblich ist, in welcher Qualität die jeweiligen Konzepte die Anforderungen erfüllen und im Vergleich zu den übrigen Bietern überzeugen.

(2) Formale Anforderungen an das Konzept: Für das eingereichte Konzept gelten folgende Anforderungen: Der Umfang des Konzepts ist auf maximal 5 Seiten (DIN A4) begrenzt, die Schriftgröße darf 11 pt nicht unterschreiten. Abbildungen, Inhaltsverzeichnisse sowie Verweise (z. B. Links) auf externe Dokumente werden nicht in die Wertung einbezogen. Inhalte, die über den zulässigen Umfang hinausgehen, werden nicht berücksichtigt. Sofern mehr als fünf Seiten eingereicht werden und/oder eine kleinere Schriftgröße verwendet wird, werden ausschließlich die ersten fünf Seiten berücksichtigt. Darüberhinausgehende Inhalte werden nicht gelesen und fließen nicht in die Angebotswertung ein.

Anforderungen an das Konzept zur Leistungserbringung

1.1 Herangehensweise und Organisation (Max. 15 Punkte)

Anforderungen an das Konzept der Bieter Die Bieter haben in ihrem Konzept nachvollziehbar darzustellen, wie sie die wiederkehrenden Prüfungen der elektrotechnischen Anlagen gemäß PrüfVO organisatorisch vorbereiten, koordinieren und durchführen. Die Darstellung muss erkennen lassen, dass eine kontinuierliche, wirtschaftliche und zuverlässige Leistungserbringung auch unter wechselnden Rahmenbedingungen gewährleistet ist.

Insbesondere ist im Detail darzulegen:

Terminplanung und Abstimmung zum Jahresbeginn und Kontaktaufnahme mit dem Standort vor Beginn der Prüfung:

• wie die jährliche Terminplanung grundsätzlich aufgebaut ist und die Abstimmung mit dem Auftraggeber zum Jahresbeginn erfolgt • in welchem zeitlichen Vorlauf die Kontaktaufnahme zu den einzelnen Standorten vor Prüfungsbeginn erfolgt und dokumentiert wird

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Organisation / Arbeitsplanung: Aufteilung der Prüfsachverständige, Arbeitsplanung des Jahres:

• wie die Arbeitsorganisation und Einsatzplanung grundsätzlich aufgebaut und die jährliche Arbeitsplanung strukturiert ist • wie die Kapazitätsplanung und Aufteilung der Prüfsachverständige auf die verschiedenen Standorte und Aufgaben erfolgt • wie Pufferzeiten für unvorhergesehene Verschiebungen in die Planung integriert werden

Dokumentation der Prüfung und Mangelbeschreibung

• wie der Inhalt der Prüfbescheinigungen und Prüfberichte strukturiert ist • wie Mängel so beschrieben und dokumentiert werden, dass Anlage, Gebäude, Raumnummer und vermutete Mangelursache nachvollziehbar sind, und wie sicherheitsrelevante Mängel beziehungsweise defekte Anlagen mit sofortigem Handlungsbedarf unverzüglich telefonisch und persönlich an den AG, den SHM und die anwesende Wartungsfirma gemeldet werden • wie die Digitalisierung der Prüfbescheinigungen und Prüfberichte erfolgt, damit sie digital verwertbar (durchsuchbar, kopierbar) bleiben und Mängel, ohne sie händisch abzutippen, zur Entstörung und internen Dokumentation weiterverarbeitet werden können • wie die revisionssichere Speicherung und Übermittlung der Dokumente erfolgt (Cloud/OneDrive)

Darüber hinaus ist darzustellen:

• Benennung fester Ansprechpartner mit den Kontaktdaten • Sicherstellung der durchgehenden Erreichbarkeit, während der regulären Arbeitszeit, auch bei kurzfristigen Terminänderungen • verbindliche Kommunikations- und Abstimmungswege zwischen AN und AG

1.2 Durchführungsmanagement (Krisenmanagement) (Max. 12 Punkte)

Anforderungen an das Konzept der Bieter

Die Bieter haben in ihrem Konzept nachvollziehbar darzustellen, wie das Durchführungsmanagement und das Krisenmanagement organisatorisch, personell und operativ sichergestellt werden. Die Darlegung muss erkennen lassen, dass die Leistungserbringung auch bei Personalausfällen, Nachprüfungen sowie ungeplanten Ereignissen zuverlässig, fristgerecht und ohne Unterbrechung erfolgt.

Insbesondere ist im Detail darzulegen:

Umgang mit Personalausfällen, interne Vertretung bei Urlaub und Krankheit, wie und wann wird der AG informiert, um nach Lösungen zu suchen:

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• wie die interne Vertretung bei Urlaub und Krankheit organisiert ist und mit Personalausfällen auf Seiten der AN umgegangen wird • wie durch geeignete personelle und organisatorische Vorkehrungen die Verfügbarkeit qualifizierter Prüfsachverständiger sichergestellt wird • wie die Durchgängigkeit der Prüfleistungen sichergestellt wird • wie und wann der Auftraggeber über Personalausfälle informiert wird, um nach Lösungen zu suchen

Umgang mit Terminverschiebungen, die seitens des AG notwendig werden:

• wie Terminverschiebungen organisatorisch erfasst und bearbeitet werden • wie die Kommunikation und Abstimmung bei Terminänderungen und bei kurzfristigen Terminänderungen erfolgt • wie Folgetermine nach Verschiebungen durch den Auftraggeber geplant werden und in welchen Zeiträumen verschobene Termine nachgeholt werden • wie sichergestellt wird, dass die Prüfungen des jeweiligen Jahres termingerecht durchgeführt werden

Darüber hinaus ist darzustellen:

• ein strukturiertes Krisen- und Ausfallmanagementsystem • Prozesse zur Priorisierung, Terminierung und schnellen Durchführung von Nachprüfungen nach erfolgter Mängelbeseitigung

1.3 Nachhaltigkeit (Max. 3 Punkte)

Die Bieter haben in ihrem Konzept nachvollziehbar darzustellen, wie ökologische Nachhaltigkeit und Umweltmanagement in die Leistungserbringung integriert sind. Die Darstellung muss erkennen lassen, dass ressourcenschonende und umweltfreundliche Aspekte berücksichtigt und umgesetzt werden.

Insbesondere ist im Detail darzulegen:

Fahrzeugflotte / Umweltmanagement / Ökologische Nachhaltigkeit:

• wie der Fuhrpark hinsichtlich Umweltstandards (Euronorm, E-Mobilität, Umweltplakette) ausgestattet ist • wie viele Fahrzeuge mit emissionsgeminderten Antriebssystemen ausgestattet sind (z. B. Hybrid, Plug-In-Hybrid, batteriebetriebene Fahrzeuge) und welchen Anteil emissionsgeminderte Fahrzeuge am gesamten Fahrzeugbestand haben • wie die Routen- und Einsatzplanung zur Effizienzsteigerung und CO₂-Reduktion erfolgt • welche weiteren Maßnahmen zur ökologischen Nachhaltigkeit im Betrieb umgesetzt werden

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Bewertungsmethodik

Die Bewertung erfolgt je Themenbereich als Gesamtbewertung. Eine gesonderte Punktevergabe für einzelne Unteraspekte erfolgt nicht, diese dienen als Bewertungsmaßstab für die Gesamtbewertung des jeweiligen Themenbereichs.

Die Konzeptwertung umfasst insgesamt 30 Wertungspunkte und gliedert sich in folgende Themenbereiche:

Bewertungsstufen für die Themenbereiche

1.1 Herangehensweise und Organisation (0–5 Punkte)

Die erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 3 multipliziert. Es können somit maximal 15 Wertungspunkte erreicht werden.

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1.2 Durchführungsmanagement (Krisenmanagement) (0–4 Punkte)

Die erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 3 multipliziert. Es können somit maximal 12 Wertungspunkte erreicht werden.

1.3 Nachhaltigkeit (0–3 Punkte)