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Sanierung Sammlungsbau
ZUKUNFTSINITIATIVE DEUTSCHES MUSEUM
PROJEKTHANDBUCH ZUKINI RA.2 – Version 1.3
Stand: 27.01.2025
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
1 ALLGEMEINES .......................................................................................................................... 7
Zukunftsinitiative ...........................................................................................................................7
Geschichte des Deutschen Museums ...........................................................................................7
Projektchronologie ........................................................................................................................8
Ziel und Zweck des Projekthandbuchs ..........................................................................................9
Freigabe und Verwendung Projekthandbuch ............................................................................ 10
1.5.1 Aktualisierung des Projekthandbuches ......................................................................... 10
1.5.2 Verteilung Projekthandbuches / Austauschblätter ...................................................... 10
Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................................... 10
Lage des Gebäudes ..................................................................................................................... 11
2 PROJEKTZIELE ......................................................................................................................... 12
TP-Bau ........................................................................................................................................ 12
2.1.1 Bestand ......................................................................................................................... 13
2.1.2 Nutzungs- und Ausstellungsstruktur ............................................................................. 13
2.1.3 Sanierungsumfang ........................................................................................................ 14
TP Ausstellungen ........................................................................................................................ 14
Meilensteine ............................................................................................................................... 15
Qualitäten, Nutzerbedarfsprogramm ........................................................................................ 16
Vision, Projektziele und thematische Ziele als Grundlage für den RA2 ..................................... 16
2.5.1 Vision ............................................................................................................................. 17
2.5.2 Zielgruppe ..................................................................................................................... 17
2.5.3 Markenwerte ................................................................................................................ 17
2.5.4 Projektziele und Masterplan ......................................................................................... 18
2.5.5 Thematische Ziele ......................................................................................................... 18
3 AUFBAUORGANISATION ......................................................................................................... 22
Projektorganisation .................................................................................................................... 22
Deutsches Museum .................................................................................................................... 22
Organisationsstruktur Zukunftsinitiative ................................................................................... 23
Projektbeteiligte und übergeordnete Gremien ......................................................................... 23
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
3.4.1 Fördermittelgeber ......................................................................................................... 23
3.4.2 Bauherr ......................................................................................................................... 23
3.4.3 Leitungsverantwortliche ............................................................................................... 24
3.4.4 Fachbeirat ..................................................................................................................... 26
3.4.5 Fachabteilung DM ......................................................................................................... 27
3.4.6 Interne Beteiligte .......................................................................................................... 32
3.4.7 Externe Beteiligte (Auszug) ........................................................................................... 38
Schnittstellenmanagement ........................................................................................................ 40
Projektbeteiligtenlisten .............................................................................................................. 40
4 ABLAUFORGANISATION .......................................................................................................... 40
Projektkommunikation und Information ................................................................................... 40
4.1.1 Zielsetzung .................................................................................................................... 40
4.1.2 Projektkommunikationssystem PKMS .......................................................................... 41
4.1.3 Weitergabe von Informationen – Rechte und Pflichten ............................................... 45
4.1.4 Dokumentation ............................................................................................................. 46
4.1.5 Datenaustausch und CAD/CAFM-Regelungen .............................................................. 47
4.1.6 Regelungen zum Schriftverkehr .................................................................................... 51
4.1.7 Museum Plus ................................................................................................................. 51
4.1.8 Workflow Texterstellung, DM intern ............................................................................ 51
Besprechungsorganisation ......................................................................................................... 52
4.2.1 Grundsätzliches ............................................................................................................. 52
4.2.2 Einladung und Tagesordnung ....................................................................................... 53
4.2.3 Protokoll ........................................................................................................................ 54
4.2.4 Besprechungslandschaft und Besprechungskalender RA.2 .......................................... 54
4.2.5 Eskalationsebenen ........................................................................................................ 59
Kostenplanung und -steuerung .................................................................................................. 59
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
4.3.1 Kostenverfolgung .......................................................................................................... 59
4.3.1.1 Aufträge .................................................................................................................... 60
4.3.1.2 Nachträge .................................................................................................................. 60
4.3.1.3 Deckungsbestätigungen ............................................................................................ 66
4.3.2 Rechnungen .................................................................................................................. 67
4.3.2.1 Rechnungsstellung .................................................................................................... 67
4.3.2.2 Rechnungslauf /-prüfung (Planer + Firmen) ............................................................. 68
4.3.2.3 Rechnungen Werkstätten ......................................................................................... 77
4.3.3 Chancen- / Risiko- / Konfliktmanagement .................................................................... 78
Änderungsmanagement ............................................................................................................. 78
4.4.1 Grundsätzliches ............................................................................................................. 78
Vorgehen Änderungsmeldung ............................................................................................... 79
Terminplanung und Steuerung .................................................................................................. 85
4.5.1 Terminplanung .............................................................................................................. 85
4.5.2 Rahmenterminplan ....................................................................................................... 86
4.5.3 Detailterminplanung ..................................................................................................... 86
4.5.4 Terminkontrollen und Abstimmungen ......................................................................... 87
4.5.5 Freigaben des AG .......................................................................................................... 87
4.5.6 Planung der ausführenden Firmen (Firmenplanung bzw. Werk- und Montageplanung)87
4.5.7 Bemusterung ................................................................................................................. 87
Ausführungsvorbereitung Ausschreibung und Vergabe ............................................................ 88
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
4.6.1 Allgemein ...................................................................................................................... 88
4.6.2 Codierung Vergabeeinheiten / Leistungsverzeichnisse ................................................ 88
4.6.3 Rechtsgrundlagen ......................................................................................................... 88
4.6.4 Art des Vergabeverfahrens in Abhängigkeit von Wertgrenzen .................................... 89
4.6.5 LV Termine .................................................................................................................... 91
4.6.6 Vertragsbedingungen .................................................................................................... 93
4.6.7 Unterlagen zur Beauftragung ........................................................................................ 94
4.6.8 Vergabeakte .................................................................................................................. 95
4.6.9 Teilprojektübergreifende Beschaffung ......................................................................... 96
4.6.10 Beschaffung Werkstätten ........................................................................................... 98
4.6.10.1 Direktvergabe ........................................................................................................... 98
4.6.10.2 Freihändige Vergabe (Verhandlungsvergabe) 1.000 – 25.000 € netto .................... 98
4.6.10.3 Freihändige Vergabe (Verhandlungsvergabe) 25.000 – 50.000 € netto .................. 99
4.6.10.4 Beschränkte Ausschreibung...................................................................................... 99
4.6.11 Beschaffung Kurator ................................................................................................. 100
4.6.12 Bau Risk Versicherung ............................................................................................... 100
Ablauforganisation Ausführung ............................................................................................... 101
4.7.1 Planliefermanagement [in Arbeit] .............................................................................. 101
4.7.2 Vorleistungsprüfung TP Ebene .................................................................................... 101
4.7.3 Objektüberwachung.................................................................................................... 101
4.7.3.1 Vollmachten ............................................................................................................ 101
4.7.3.2 Koordination zwischen den TP ................................................................................ 101
4.7.3.3 Baulogistik ............................................................................................................... 101
4.7.4 Sicherheit, Ordnung und Umwelt ............................................................................... 102
4.7.4.1 Arbeiten auf Nachweis ............................................................................................ 102
4.7.4.2 Behinderungsanzeigen [in Vorbereitung] ............................................................... 103
4.7.4.3 Bedenkenanmeldungen [in Vorbereitung] .............................................................. 103
4.7.4.4 Mängelmanagement ............................................................................................... 103
4.7.4.5 Schadenmanagement ............................................................................................. 106
4.7.4.6 Monatsbericht der Objektüberwachung ................................................................ 110
4.7.4.7 Kernbohrmanagement ............................................................................................ 110
Ablauforganisation Inbetriebnahme, Abnahme, Übernahme ................................................. 111
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
4.8.1 Steuerungsinstrumente des IBM ................................................................................ 111
4.8.2 Inbetriebnahmeterminplan ........................................................................................ 112
4.8.3 Aufgaben und Zuständigkeiten in der Inbetriebnahmephase .................................... 112
4.8.3.1 Inbetriebnahmen der Einzelanlagen ....................................................................... 113
4.8.3.2 Übergreifende Inbetriebnahme der Einzelanlagen................................................. 113
4.8.3.3 Einregulierung ......................................................................................................... 113
4.8.3.4 Gewerkeübergreifende Funktionsprüfungen ......................................................... 114
4.8.3.5 Probebetrieb ........................................................................................................... 114
4.8.3.6 SK/SV-Prüfungen ..................................................................................................... 115
4.8.3.7 Erhaltungsbetrieb / Bedienen und Betreiben ......................................................... 115
4.8.3.8 Baubegleitende IBM-Begehungen .......................................................................... 116
4.8.3.9 Schnittstellen zur Ausstellung ................................................................................. 116
4.8.4 Abnahme und Übergabe ............................................................................................. 117
4.8.4.1 Leistungsfeststellung als Voraussetzung zur rechtsgesch. Abnahme ..................... 117
4.8.4.2 Förmliche, rechtsgeschäftliche Abnahme ............................................................... 117
4.8.4.3 Übergabe von Anlagentechnik an den Unterhalt ................................................... 118
4.8.4.4 Übergaben und Übergang in den Regelbetrieb ...................................................... 118
99 ANLAGENVERZEICHNIS ......................................................................................................... 119
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
1 ALLGEMEINES
Zukunftsinitiative
Das Deutsche Museum will mit der Zukunftsinitiative seine Stellung als eines der größten und bedeutends- ten Museen für Naturwissenschaft und Technik weltweit erhalten. Die wertvollen Schätze der Sammlungen werden für künftige Generationen gesichert und dem Museum neue Strahlkraft verliehen. Dazu wird in einem ersten Schritt das Ausstellungsgebäude auf der Museumsinsel vom Keller bis zum Dach saniert, die Ausstellungen werden modernisiert und zum größten Teil komplett neugestaltet. Während der gesamten Laufzeit der Sanierung und Modernisierung bleibt das Museum geöffnet, die Ausstellungen werden mit Führungen, Vorführungen und Sonderveranstaltungen besonders attraktiv gestaltet.
Geschichte des Deutschen Museums
Das Deutsche Museum liegt auf der Museumsinsel zwischen der großen und kleinen Isar und umfasst die Gebäudeteile Sammlungsbau, Bibliotheksbau und Forum.
Das Museum wurde auf Initiative von Oskar von Miller gegründet, der Sammlungsbau wurde nach einem Entwurf des Architekten Gabriel von Seidl errichtet. Nach knapp 20-jähriger Bauzeit wurde das Gebäude 1925 eröffnet, es war als eines der ersten großen Stahlbetonbauten wegweisend für den Stand der Bau- technik. In den 30er Jahren wurden der Bibliotheksbau, der Kongresssaalbau (heutiges Forum) und die Au- tohalle (heute ZNT) inkl. Westl. Verbindungsbau zur Autohalle erstellt.
Im zweiten Weltkrieg zerstörten Fliegerbomben ca. 80% des Gebäudebestandes und ca. 20% des Samm- lungsbestandes. Bereits 1948 konnte das Museum wiedereröffnet werden, aber erst bis Ende der 60er Jahre waren alle Kriegsschäden behoben und alle Gebäudeteile entsprechend des ursprünglichen Gebäu- debestandes wiedererrichtet. Anschließend erfolgten mehrfache Museumserweiterungen:
▪ Östlicher Verbindungsbau zur Autohalle, Baujahr 1958 ▪ Westl. und östl. Verbindungsbau, Baujahr 1970, Architekt Franz Hart ▪ Luft- und Raumfahrthalle, Baujahr 1978-1984, Architekt Sepp Ruf
Seit der Beseitigung der Kriegsschäden wurde der Gebäudebestand nicht mehr grundsaniert, entsprechend besteht ein großer Sanierungsbedarf, der in den letzten Jahren mit folgenden inzwischen fertiggestellten Maßnahmen begonnen wurde:
▪ Errichtung von zwei Treppenhäusern T13b, T14b ▪ Sanierung der Autohalle bzw. des ZNT ▪ Sanierung eines Großteils der Dächer-Fenster-Fassaden ▪ Errichtung einer Elektrozentrale ▪ Sanierung des Realisierungsabschnitt RA 1
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Projektchronologie
Das Deutsche Museum, als eines der größten naturwissenschaftlichen Museen vermittelt mit attraktiven Ausstellungen, Wissen über Wissenschaft und Technik.
Im Jahr 2006 wurde die „Zukunftsinitiative des Deutschen Museums“ (ZUKINI) ins Leben gerufen. Die ZUKINI auf Basis des Masterplans von Dezember 2010 hat ursprünglich zum Ziel, das Deutsche Museum in einem Zeitraum von 2011 bis 2025 umfassend zu modernisieren und zu sanieren, so dass das Deutsche Museum seine Aufgaben auch zukünftig in attraktiver Weise wahrnehmen kann. Derzeit wird von einer Fertigstellung des zweiten Realisierungsabschnitts im Jahr 2028 ausgegangen.
Das Maßnahmenpaket der Zukunftsinitiative umfasst im Wesentlichen:
▪ bauliche Sanierung des Sammlungsbaus ▪ Neugestaltung / Aktualisierung der Ausstellungen im Sammlungsbau ▪ die Sanierung des Bibliotheksbaus ▪ die Sanierung Kongresssaalbau (heutigen Forums) ▪ den Neubau eines Zentraldepots (zentrale Schausammlung) ▪ die Sanierung der Ufermauer
Abbildung: Museumsinsel
Die Maßnahmen des Realisierungsabschnitt RA2 wurden in einem zweiten Förderantrag mit 318 Mio. € genehmigt.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Ziel und Zweck des Projekthandbuchs
Die Zukunftsinitiative beinhaltet fünf Teilprojekte und ist in zwei Realisierungsabschnitten aufgeteilt. Das vorliegende Projekthandbuch (PHB) dient als Leitfaden für eine erfolgreiche Projektdurchführung des 2. Realisierungsabschnitts. Auf eine Aufteilung der Teilprojekte in jeweils eigene Projekthandbücher wird im 2. Realisierungsabschnitt mit Ausnahme des Teilprojekts Umzüge verzichtet, sodass dieses PHB übergeord- neten Charakter besitzt. Das Teilprojekt Umzüge besitzt ein eigenes Projekthandbuch welche im PKM ab- gelegt ist.
Abbildung: Aufteilung Realisierungsabschnitte
Ziel ist es, den Realisierungsprozess mit Verantwortung, Entscheidungs-/Weisungs-/Kontroll- und Informa- tionsbefugnissen, Regelabläufen, Vorgaben und Vereinbarungen zu systematisieren und zu strukturieren, um eine effiziente und optimale Projektdurchführung mit einem durchgängigen Informationsfluss zu errei- chen.
▪ Abbildung der Organisation, Dokumentation und Projektstruktur ▪ Bestimmungen zu Aufgaben, Verantwortung, Struktur, Schnittstellen ▪ Regelung von Prozessen und Planungsabläufen ▪ Leitfaden für den Aufbau, Ablauf und die Ablage von Dokumenten ▪ Definition von Rahmenbedingungen und Zielsetzungen (Kosten, Termine, Qualitäten)
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Freigabe und Verwendung Projekthandbuch
Das Projekthandbuch in der vorliegenden Version ist mit dem Bauherrn in der vorliegenden Form abge- stimmt und von diesem verabschiedet. Es gilt für die Projektbeteiligten als verbindliche Grundlage zur Pro- jektabwicklung. Das Projekthandbuch und Aktualisierungen dazu werden an alle Projektbeteiligte PKM ver- teilt. Die Empfänger sind selbst dafür verantwortlich, dass allen Projektmitarbeitern der Institutionen, der Behörden und der freischaffenden Büros das Projekthandbuch zur Verfügung steht und bekannt ist.
1.5.1 Aktualisierung des Projekthandbuches
Mit dem Projekthandbuch werden grundsätzliche Regelungen zum durchgängigen Informationsfluss einge- richtet. Um dies während des Projektverlaufs sicherzustellen, werden bei Bedarf Aktualisierungen erstellt. Die aktualisierten Seiten werden den Projektbeteiligten mit gelber Markierung kenntlich gemacht.
Sofern nach Auffassung der Beteiligten Ergänzungen oder Präzisierungen erforderlich sind, sind diese beim Bauherrn oder dem Projektsteuerer schriftlich vorzulegen. Über die Aufnahme in das Projekthandbuch ent- scheidet der Bauherr in Abstimmung mit dem Projektsteuerer.
1.5.2 Verteilung Projekthandbuches / Austauschblätter
| Datum | Veranlas- ser | In- dex | Version | Geänderte Kapi- tel | Freigabe | Freigabedatum |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 25.07.2023 | DM | 1.0 | Basisvers. | Ja | ||
| 05.12.2023 | DM/DS | 1.1 | 1.1 | 1.4, 1.5.1, 4.1.2, 4.3.1.2, 4.3.2.2, 4.7.4.5 | ||
| 28.08.2024 | DM/DS | 1.2 | 1.2 | 4.8 | ||
| 27.01.2025 | DM | 1.3 | 4.2.4, 4.5.2, 4.6.3, 4.6.12, 4.7.4.4 |
Abkürzungsverzeichnis
Das Abkürzungsverzeichnis fasst die wichtigsten Abkürzungen des Gesamtprojekts ZUKINI zusammen. Die Schwerpunkte liegen auf den speziell beim Deutschen Museum verwendeten, sowie im Bauablauf relevan- ten Abkürzungen.
Siehe Anlagenverzeichnis, Anlage 1.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Lage des Gebäudes
Das Deutsche Museum in München liegt eingebettet von der Isar auf der Museumsinsel.
Abbildung: Luftbild des Deutschen Museums
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
2 PROJEKTZIELE
TP-Bau
Inhalt und Ziel der Zukunftsinitiative ist die Sanierung des Sammlungsbaus und die Aktualisierung seiner Ausstellungen in zwei Realisierungsabschnitten, wobei jederzeit sichergestellt sein muss, dass ca. 50 % der Ausstellungen für die Besucher zur Verfügung stehen. Um die Sanierung und Aktualisierung durchführen zu können, müssen weitere Maßnahmen in diesem Zusammenhang ergriffen werden.
Die Maßnahmen betreffen die Bauteile Nordtrakt Mitte, Nord-Ost-Trakt, Nord-West-Trakt, Osttrakt, Östli- che kleine Seitenhalle, Mitteltrakt, Westliche kleine Seitenhalle. Der Östliche Verbindungsbau und der Westliche Verbindungsbau werden derzeit nicht saniert. Im östlichen- und westlichen Verbindungsbau werden im Bauzustand interimsmäßig notwendige Funktio- nen wie etwa Toiletten und Personalräume, sowie die Büros der Bauleitung und Firmen untergebracht.
Es ist vorgesehen, alle Maßnahmen des Realisierungsszenarios bis spätestens 2028 abzuschließen.
Abbildung: Deutsches Museum, Sammlungsbau, Bauteile
Das Gebäude lässt sich auch in die Brandabschnitte A, B, C, D, E, F, G, I und H gliedern.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Abbildung: Deutsches Museum, Sammlungsbau, Brandabschnitte
2.1.1 Bestand
Der Sammlungsbau wird begrenzt durch den im Norden anschließenden Bibliotheksbau, im Westen, Osten und Süden durch die Isar. Das Grundstück des Sammlungsbaus umfasst das Flurstück 14558 mit der Gemar- kung München Sektion, VIII und ist ein Eigentum der LHM. Die Nutzung des Grundstücks, durch das Deut- sche Museum AöR, ist im Rahmen eines Erbbaurechts gesichert.
Das Gebäude steht einschließlich seiner Ausstattung in Teilen unter Denkmalschutz und umfasst eine Fläche von ca. 74.000 m² BGF. Nicht Bestandteil des Baudenkmals sind die Luft- und Raumfahrthalle sowie der östliche und westliche Verbindungsbau. Die zugehörigen Außenanlagen betreffen den Museumshof, die Straßen und Wege zwischen Außenwänden und den Ufermauern der Isar, jeweils begrenzt durch die Tore am Ost- und am Westtreppenhaus, den Museumsgarten südlich der Luft- und Raumfahrthalle sowie die Grünanlagen bis zur Corneliusbrücke. Die Uferstraße vor dem westlichen Verbindungsbau befindet sich nicht im Erbbaurecht. Im Bereich des östlichen Verbindungsbaus stellt die Grenze die Außenwand des Ge- bäudes dar. Unter anderem wegen logistischer Abhängigkeiten sind die Straßen und Wege außerhalb der Außenmauern der Gebäudeteile Bibliotheksbau und Forum auf der gesamten Museumsinsel projektmäßi- ger Inhalt des Sammlungsbaus.
Der Sammlungsbau besteht im Wesentlichen aus vier oberirdischen Geschossen, mit entsprechenden Zwi- schengeschossen sowie bis zu drei Untergeschossen. Der Hauptturm hat 14 Geschosse und der Bereich über dem Haupteingang umfasst sechs Geschosse.
2.1.2 Nutzungs- und Ausstellungsstruktur
Der Sammlungsbau wird vorrangig für die verschiedenen, für Besucher zugänglichen, Ausstellungen ge- nutzt. Wesentlicher Schwerpunkt der Zukunftsinitiative ist die inhaltliche und technische Neugestaltung und Aktualisierung der Ausstellungen. Auf Basis des neu entwickelten Ausstellungsclusters werden die Aus- stellungen thematisch im Sammlungsbau neu verortet.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
100% der Ausstellungen werden leergeräumt und das gesamte Gebäude saniert. 60% der Ausstellungen (100% im RA1 und 20% im RA2) werden mit dem Budget der Zukunftsinitiative neugestaltet. 25% der Aus- stellungen werden baulich saniert und mit der übergreifenden Technik (Sprinkler, Lüftung, Beleuchtung, etc.) versorgt und bespielt. Grundlage der Planungen Bau und Ausstellungen sind die Nutzerbedarfspro- gramme.
2.1.3 Sanierungsumfang
Der Sammlungsbau wird im Rahmen der Sanierung brandschutztechnisch ertüchtigt, die Infrastruktur sowie die technische Gebäudeausrüstung saniert bzw. weitgehend erneuert. Die Ausstellungen werden inhaltlich, medial und gestalterisch neugestaltet oder aktualisiert und entsprechend den neu entwickelten Ausstel- lungsclustern (s. Anlage 2) im Sammlungsbau angeordnet.
Im Zuge der Sanierung Sammlungsbau wurde außerdem eine dichte Umschließung des Museums errichtet, da das Grundwasser bei hohen Flusswasserständen stark ansteigt und in die nur unzureichend abgedichte- ten Untergeschosse eindringt.
Da sich bei der Untersuchung der Ufermauer deutliche Überschreitungen der inneren und äußeren Stand- sicherheit ergaben wurde diese ebenfalls im Zuge der Sanierung des Sammlungsbaus Realisierungsab- schnitt 1 entsprechend saniert.
Die Planung der baulichen Maßnahmen (Gebäudeplanung) erfolgt für die Leistungsphasen 2-4 für den Sammlungsbau über beide Realisierungsabschnitte. Die Realisierung der baulichen Maßnahmen, Leistungs- phase 5-9, erfolgt in 2. Bauabschnitten.
Die Planung und Realisierung der Ausstellungen (raumbildender Ausbau, Szenographie, Medienplanung, Grafik) erfolgen ebenfalls in 2. Bauabschnitten und werden zu einem definierten Zeitpunkt jeweils realisie- rungsabschnittsweise in die Gebäudeplanung integriert.
TP Ausstellungen
Das Teilprojekt Ausstellungen umfasst im 2. Bauabschnitt die Ausstellungen Energie Dampf, Energie Strom und die Physik. Im Rahmen eines jeden Ausstellungsprojektes ist die Ausstellung zu konzipieren, zu entwi- ckeln, zu planen und zu realisieren. Dies umfasst alle Maßnahmen, die nach der baulichen Übergabe erfor- derlich sind, um die Ausstellung zu eröffnen und in Betrieb zu nehmen. Dazu gehört der Ausstellungsbau einschl. ausstellungsspezifischer Ein- und Ausbauten, die ausstellungsspezifische technische Gebäudeaus- rüstung (z.B. Anschlüsse an Vitrinen, Demonstrationen, Laboreinrichtungen etc.), Bodenbeläge, Entwick- lung und Bau der Demonstrationen, Restaurierung und Reinigung von Exponaten etc.
Die Ausstellungen im Sammlungsbau werden entsprechend den vom Deutschen Museum entwickelten Themenclustern übersichtlich thematisch strukturiert und mit einer verbesserten Besucherorientierung neu angeordnet.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Abbildung: Themencluster des DM
Die Ausstellungen werden inhaltlich, medial und gestalterisch neu konzipiert oder einer Aktualisierung un- terzogen. Zudem wird das Ausstellungsspektrum durch komplett neue Ausstellungsthemen, wie Biologie, Gesundheit oder Elektronik, modernisiert und ergänzt. Die einzelnen Ausstellungsprojekte sind Unterpro- jekte des Teilprojektes (TP) Ausstellungen im Rahmen der Zukunftsinitiative.
Durch das TP Bau werden alle Ausstellungsflächen im Sammlungsbau hergerichtet, so dass die Ausstellun- gen gesamthaft oder sukzessive, je nach Möglichkeit der bereitgestellten zusätzlichen finanziellen Mittel, realisiert werden können.
Für eine Aufstellung der einzelnen Ausstellungen im RA 2 siehe Anlagenverzeichnis, Anlage 4. Meilen- steine
Meilensteine
Die Ecktermine der Ausführung für den Realisierungsabschnitt 2 gem. Rahmenterminplan Stand 06/2023 lauten wie folgt:
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Qualitäten, Nutzerbedarfsprogramm
Die Nutzerbedarfsprogramme (NBP) definieren die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer des Samm- lungsbaus des Deutschen Museum in eindeutiger Weise. Diese Bedürfnisse und Anforderungen wurden zu Beginn der Projektbearbeitung festgelegt. Eine dynamische Fortschreibung der Bedürfnisse im NBP erfolgt nicht. Änderungen der Bedürfnisse werden ausschließlich über Änderungsmeldungen dokumentiert.
Das Nutzerbedarfsprogramm wurde für die unterschiedlichen Planungsbeteiligten in NBP Bau und NBP Aus- stellungen unterteilt. Das Nutzerbedarfsprogramm Bau erläutert die baulichen Rahmenbedingungen und ist zwingend in Verbindung mit dem Nutzerbedarfsprogramm Ausstellungen zu betrachten.
Das NBP Ausstellungen beschreibt die allgemeinen Anforderungen der Ausstellungen, sowie die jeweils ausstellungsbedingten Anforderungen der jeweiligen Ausstellungen. Es wurde dem 2. Realisierungsab- schnitt in einer überarbeiteten Fassung zugrunde gelegt.
Die Planungs- und Ausführungsprozesse sind auf der Grundlage des NBP auszuführen. Die Ergebnisse wer- den mit Hilfe des NBP auf die Einhaltung der Projektziele überprüft. Dabei sollen die Bedarfsanforderungen im Hinblick auf Nutzen, Funktionen, Flächen und Raumbedarf, Gestaltung und Ausstattung losgelöst von konkreten Geometrien formuliert werden.
Vision, Projektziele und thematische Ziele als Grundlage für den RA2
In den diversen RA 1 Workshops wurde vor allem aus Sicht der externen Projektbeteiligten die Notwendig- keit erkannt, den Qualitätsanspruch an die Ausstellungen besser zu verstehen.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Inhaltliche Grundlage für diese Vertiefung waren diverse im DM vorliegende Dokumente, die den Qualitäts- anspruch beschreiben. Dieser definierte Qualitätsanspruch muss allen Beteiligten bekannt sein und verin- nerlicht werden und wird den gesamten Planungsprozess begleiten.
Dazu wurden im konsolidierten Prüfbericht zur Vor- und Entwurfsplanung auf diese Definitionen Bezug ge- nommen und ggf. Abweichungen festgestellt. Falls Korrekturmaßnahmen erforderlich sind, wurde dies im Prüfbericht vermerkt.
In chronologischer Reihenfolge ist dazu Klarheit in folgenden Ebenen erforderlich:
▪ Vision ▪ Zielgruppe ▪ Markenwerte ▪ Projektziele / Masterplan ▪ Thematische Ziele ▪ Arbeitspakete ▪ Planung
2.5.1 Vision
Es gilt die Vision aus dem Leitbild des deutschen Museums mit den Schwerpunkten
▪ prägen den Dialog über die Zukunft der Erde ▪ setzt weiterhin auf die Wirkung authentischer Objekte, ergänzt durch Modelle (…) ▪ die persönliche Vermittlung steht im Vordergrund ▪ Vermittlung der Faszination von Wissenschaft und Technik (…) kompetent, anschaulich, ausgewogen
2.5.2 Zielgruppe
Eine übergeordnete Definition der Zielgruppe ist nicht zielführend da sich ausstellungsspezifisch Abwei- chungen ergeben. Die Zielgruppe wird im Grobkonzept bzw. Feinkonzept beschrieben.
2.5.3 Markenwerte
Unter Berücksichtigung der Vision und der Markenworkshops 12/2019 des DM wurde folgender Marken- kern entwickelt.
Der Markenkern kann die Entscheidungsfindung unterstützen um Prioritäten richtig zu setzen.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
2.5.4 Projektziele und Masterplan
Die Projektziele sind vorlaufend beschrieben. Der Masterplan „Die Zukunft des Deutschen Museums“ von 2010 ist seither nicht fortgeschrieben worden, aber in weiten Teilen immer noch gültig und Grundlage des Handelns.
2.5.5 Thematische Ziele
Thematische Ziele sollen themenbezogen Orientierung für das weitere Handeln geben. Dazu wurden in Workshops projektspezifisch Themencluster erarbeitet und für diese Themencluster Leitsätze entwickelt.
Struktur Ausstellungen:
Ausgangspunkt ist eine klare inhaltliche Struktur, die sich in der Gliederung und Gestaltung der Ausstellung wiederspiegelt. Anhand eines roten Fadens (z.B. ein Narrativ) findet der Besucher einfach und sinnfällig den Weg durch die Ausstellung
Wissensvermittlung:
Ziel ist eine strukturierte Vermittlung von Orientierungswissen für den größten Teil der Besucher und ggf. vertiefte Fachinformation für Spezialisten. Dies geschieht integrativ über Exponate, Texte, Demonstratio- nen, Graphik, Medienstationen und persönliche Vermittlung. Die Ausstellung ist außerdem eine Diskussi- onsplattform – soll also die Kommunikation zwischen den Besuchern anregen. (Diskussion: gibt es optisch ausgewiesene differenzierte Angebote für verschiedene Besuchergruppen).
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Interaktion mit Besuchern / Veranstaltungen:
Der Vermittlung von Wissen und Fähigkeiten in den Ausstellungen des Deutschen Museums liegt ein ganz- heitliches Konzept zugrunde. Dabei werden nach Möglichkeit alle Register der Vermittlung gezogen: Expo- nate, Modelle, Dioramen und Inszenierungen, interaktive Elemente wie Demonstrationen und Mediensta- tionen sowie die personale Vermittlung in Führungen, Laboren und Science-Shows einschließlich auf spezi- elle Besuchergruppen zugeschnittene Programme. Dabei ist das Museum stets für neue Formate offen, wie etwa Augmented-Reality-Anwendungen oder Museums-Apps.
Szenographie:
Die Szenographie übersetzt die inhaltliche Konzeption (Drehbuch) unter Berücksichtigung elementarer Ver- mittlungselemente (Exponate, Demos, Medien) – in einen ganzheitlichen Erzählstrang und ist Grundlage der Gestaltung
Aktualität:
Jede Ausstellung muss über 20 Jahre aktuell und attraktiv sein. Historische und aktuelle Exponate stehen in einer Kontinuität und nicht als Gegensatz. Aktualität betrifft Exponate, Themen, Statistiken u. ä., Präsenta- tion, Didaktik, Forschungsergebnisse. (Lösungsvorschlag: Flexibilität durch punktuelle Austauschbarkeit von vorher festgelegten Exponaten, Texten, Graphiken, Medieninhalten. Weiterhin Sonderausstellungsflächen und persönliche Vermittlung, sowie zunehmend virtuelle Möglichkeiten.
Kinder:
Ziel ist es, dass die Neugier der Kinder die Eltern ansteckt. Die Kinderspur ist ein gemeinsames Erleben des Deutschen Museums. Die Kinderspur ist kein MUSS, aber als Erzählstrang und Vermittlungsebene immer zu berücksichtigen. Dies kann z.B. über Familienstationen oder Begleitmedien erreicht werden
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Barrierefreiheit:
Das Deutsche Museum bietet für alle BesucherInnen, unabhängig von körperlichen und kognitiven Voraus- setzungen, die Möglichkeit, in seinen Ausstellungen und Angeboten, Wissen durch Exponate, interaktive Demonstrationen und zielgruppengerechte Programme zu erleben und zu erfahren.
Hierbei werden seine Wissensinhalte über mehrere Sinne und Zugangsebenen ansprechend und dem Men- schen zugewandt präsentiert.
Die vielfältigen Vermittlungsformate ermöglichen den BesucherInnen, selbstbestimmt, individuell und in eigenem Tempo die Wissensgebiete des Museums zu erschließen.
Barrierefreiheit wird als Besucherfreundlichkeit gelebt und bietet die Chance, das Erlebnis Deutsches Mu- seum für alle Menschen zu steigern, mit dem Ziel eines vielfältigen, bunten, respektvollen und würdevollen Miteinanders im Bildungsbereich.
Die Erfüllung baulicher Voraussetzungen zur barrierefreien Nutzung des Gebäudes stellt die Grundlage dar für diese ganzheitliche Herangehensweise.
Gestaltung:
Ein Museum ist facettenreich in Sprache und Interpretation.
Die Qualität eines Museums zeigt sich in einer Gestaltung, die den Besucher leitet und mit ihrer Ästhetik anspricht. Sie folgt dem Inhalt, unterstützt die Präsentation der Exponate, ist dabei zeitlos und bleibt doch aktualisierbar. Die Gestaltung folgt dem Narrativ der Ausstellung und respektiert, was vorher war, was nebenan ist und was nachfolgt. Optionen werden mit großer Offenheit und Unvoreingenommenheit betrachtet.
Exponate:
Die Exponate-Sammlung ist in der Regel die Basis jeder Ausstellung. Exponate sind originale Vertreter und Zeitzeugen und helfen bei der Vermittlung inhaltlicher Themen. Exponate sollen ihrem Wert entsprechend ausgestellt und gepflegt werden. Dabei sind ihre konservatorischen Ansprüche zu berücksichtigen. Die kon- servatorischen Ansprüche in den Ausstellungen und den Depots sind identisch.
Kontinuität RA 1 – RA 2:
Im Sinne einer einheitlichen Gesamtwahrnehmung des Deutschen Museums ist ein kontinuierlicher Um- gang mit übergeordneten Gestaltungselementen, unabhängig der unterschiedlichen Gestaltung der einzel- nen Ausstellungen, zwingend erforderlich. Hausübergreifende verbindende Elemente und technische De- taillösungen sind im Sinne des Unterhalts und Betriebs zwingend umzusetzen (Bsp. Gebäudehülle, Boden- beläge, taktiles Modell, Signaletik und Leitsystem, Kennung Museumsguide, roter Punkt, übergeordnete Richtlinien wie Medien, Demos und Corporate Design).
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Ausstellungsbau:
Der Ausstellungsbau stellt unter Berücksichtigung qualitativer Aspekte, insbesondere Funktionalität und Nachhaltigkeit, die räumliche und inszenatorische Grundlage der Präsentation zur Verfügung.
Demonstrationen:
Durch technisch ansprechende und qualitative Funktionalität, Optik und Haptik werden Besucher durch Dioramen und Demonstrationen inspiriert und motiviert, sich mit Spaß und Freude am zugehörigen Thema selbst fortzubilden, Zusammenhänge zu entdecken oder ihr Wissen zu vertiefen. Sie können ergänzend zu Exponaten wirken, aber auch alleinstehend wissenschaftlich (-e) Wirkungsweisen erklären. Demonstratio- nen und Dioramen sind ein wichtiger Erfahrungsort der Ausstellung und bedürfen daher besonderer und regelmäßiger Pflege und Überholung. Somit muss ein einfacher, problemloser und schneller Ein- und Aus- bau gewährleistet sein.
Medienstationen:
Inhalt steht vor Technik und Technik steht in enger Verbindung mit dem Ausstellungsbau. Weniger ist mehr – einzigartige Mediendemonstrationen sollen gefördert werden. Bei Einsatz neuester Technologie die Ba- lance finden und Zukunft planen. Medien sollen nicht vom Exponat ablenken, sondern den Blick darauf lenken und dabei möglichst vielen Nutzern die Inhalte zugängig gemacht werden (Barrierefreiheit, Vielspra- chigkeit, Vertiefungen)
Grafik:
Die Anforderungen an die Graphik / Ausstellungsgestaltung Corporate Design des Deutschen Museums be- schrieben.
Licht:
(Diffuses) Tageslicht und (gerichtetes, inszenierendes und funktionales) Kunstlicht bestimmen Raum- und Objektwahrnehmung und haben Einfluss auf die Exponat-Präsentation
Orientierung:
Neben der Gebäudeorientierung durch das Leitsystem ist die Ausstellungsorientierung durch gute Struktu- rierung und durch den Besucher klar erkennbare Informationshierarchien sicherzustellen.
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3 AUFBAUORGANISATION
Projektorganisation
Ziel der Projektorganisation ist es, die Basis der Projektabwicklung festzulegen. Die Projektorganisation nennt die Projektbeteiligten und definiert das Zusammenwirken der am Projekt beteiligten Parteien nach Aufgaben und Kompetenzen.
Die Aufgaben der Projektorganisation sind:
▪ Eindeutige Festlegungen zu Aufgaben und Kompetenzen ▪ Eindeutige Eskalations- und Reporting-Wege ▪ Festlegung von Prozessabläufen ▪ Festlegung der Entscheidungsträger ▪ Einbindung der erforderlichen Entscheidungsträger bei Entscheidungsprozessen ▪ Schnittstellenmanagement ▪ Einhaltung der Entscheidungsinstanzen ▪ Verfassen von Entscheidungsvorlagen ▪ Frühes Erkennen von Konflikten ▪ Erarbeiten von Anpassungsmaßnahmen bei Termin-, Kosten- und Qualitätsabweichungen
Deutsches Museum
Das Deutsche Museum ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. Es hat das Recht der Selbstver- waltung im Rahmen seiner Satzung und steht unter dem Schutz und der Aufsicht der Bayerischen Staatsre- gierung. Die Organe des Deutschen Museums sind:
▪ Das Kuratorium ▪ Der Verwaltungsrat ▪ Der wissenschaftliche Beirat ▪ Der Generaldirektor
Abbildung: Organigramm-Projektstruktur ZUKINI Deutsches Museum
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Organisationsstruktur Zukunftsinitiative
Die Entwicklung und Durchführung der Zukunftsinitiative erfolgt im Rahmen einer eigenständigen Projekt- struktur. Kernpunkte der Projektstruktur Zukunftsinitiative bilden
▪ die Einsetzung eines Lenkungsausschusses, ▪ die Formulierung der Vorgaben für das Projekt durch den Bauherrn / Nutzer ▪ die Übertragung der Verantwortung für die Umsetzung des Projektes auf den ▪ Generalbevollmächtigten Bau. ▪ Die inhaltliche Verantwortung der Ausstellungen verbleibt beim kuratorischen Gesamtverantwort- lichen (s. a. Kap. 4.5.5)
Projektbeteiligte und übergeordnete Gremien
3.4.1 Fördermittelgeber
Die Zukunftsinitiative des Deutschen Museums wird vom Bund und von Bayern – jeweils hälftig und im Rahmen der gemeinsamen Forschungsförderung auf Grundlage des Art. 91 b GG sowie des GWK- Abkommens und der AV WGL – finanziert. Für die Zuwendungen an das Deutsche Museum gilt dann das Zuwendungsrecht des Freistaates Bayern.
3.4.2 Bauherr
Der Bauherr bzw. Nutzer formuliert die Aufgabenstellung der Ausstellungen und der Belange des Betriebs für den Bau in Form des Nutzerbedarfsprogramm. Dieses steht im Einklang mit dem Masterplan vom De- zember 2010 sowie der Verwaltungsvereinbarung vom Juni 2011 bzw. 2021. Die Umsetzung der Aufgaben- stellung (Planung und Ausführung) liegt im Verantwortungsbereich des Generalbevollmächtigten.
Generaldirektor
Der Generaldirektor führt die Geschäfte des Deutschen Museums. Er wird unterstützt durch den Verwal- tungsrat, das Kuratorium und den wissenschaftlichen Beirat. Ihm zur Seite stehen der Freundes- und Förderkreis, die Mitglieder und insbesondere die Mitarbeiter des Deutschen Museums.
Der Generaldirektor unterschreibt Aufträge ab einer Höhe von 3.000.000 € brutto.
Der Generaldirektor unterschreibt Bauanträge und Tekturen.
Kaufmännischer Direktor
Der Kaufmännische Direktor dient als Unterstützung für den Generaldirektor. Als kaufmännischer Leiter kümmert er sich um die Verwaltung und unterstützt bei strategischen Aufgaben.
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Generalbevollmächtigter Bau
Der Generalbevollmächtigte nimmt im Rahmen der Zukunftsinitiative Bauherrenaufgaben wahr. Dazu setzt er für die jeweiligen Teilprojekte Teilprojektleiter ein, die über die erforderliche Qualifikation verfügen.
Alle Teilprojektleitungen berichten direkt an ihn.
Der Generalbevollmächtigte gibt Änderungsmeldungen frei, soweit diese mit dem Förderbescheid und den genehmigten Nachträgen vereinbar sind.
Der Generalbevollmächtigte unterschreibt Aufträge bis zu einer Höhe von 3.000.000 € brutto.
Stellvertreter Generalbevollmächtigter Bau
Der Stellvertreter des Generalbevollmächtigten Bau übernimmt ergänzend die Aufgaben der übergeordne- ten Projektkoordination, die Koordinierung der Mittelbedarfsplanung und das interne Kostenmanagement.
3.4.3 Leitungsverantwortliche
Teilprojektleitung
Aufgabe in einem Satz:
Die jeweiligen Teilprojektleitungen verantworten ihr Teilprojekt hinsichtlich Kosten, Terminen und Quali- tät und haben den Gesamtprojekterfolg im Blick. Die Teilprojekte werden durch einen TPL und eine Stell- vertretung geleitet.
Eskalation und Reporting:
Die Teilprojektleitung berichtet und eskaliert turnusmäßig an die Gesamtprojektleitung bestehend aus Ge- neralbevollmächtigtem Bau und dessen Stellvertretung (gilt nicht bei Personalfragen).
wird informiert durch:
Die jeweiligen Projektleiter und die Projektsteuerung
Aufgaben (Teilprojekt Ausstellungen):
▪ Die TPL-A ist für die Einbindung der standardgebenden Stellen verantwortlich (Ausstellungen und Sammlungen) ▪ Die TPL-A hat die Titel- und Budgetverantwortung für die übergeordneten Maßnahmen (ÜMA) und wird durch die Abteilung elektronische Medien, die Fachabteilung Barrierefreiheit und die Abteilung Publikation unterstützt ▪ Die TPL-A ist für die Eskalation in Richtung Generalbevollmächtigte verantwortlich und wird durch die Projektsteuerung unterstützt.
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▪ Die TPL-A ist zur Abnahme von Bauleistungen gemeinsam mit der unterschriftsberechtigten Pro- jektleitung Ausstellung bevollmächtigt ▪ Gibt den gestalterischen Entwurf der Ausstellung frei und ist übergeordnet für die Gestaltung der Ausstellung verantwortlich ▪ Gemeinsame Abstimmung zur Erstellung der Leistungsbilder der zu beteiligenden Planer in Zu- sammenarbeit mit der Projektsteuerung und dem Projektleiter
Aufgaben (Teilprojekt Bau):
▪ Der TPL-B ist für die Sicherstellung des Informationsflusses und dessen Dokumentation in Teilpro- jektbeteiligte, Generalbevollmächtigter und anderer Teilprojekte verantwortlich ▪ Der TPL-B ist zur Abnahme von Bauleistungen gemeinsam mit einem unterschriftsberechtigten Teammitglied bevollmächtigt.
Aufgaben (Teilprojekt Umzüge):
▪ Beräumung der alten und Bestückung der neuen Ausstellungen ▪ Inventuren in den Depots ▪ Pflegen der Museumsdatenbank durch Identifizierung von Gefahrstoffen und Erheben von Grund- daten ▪ Berücksichtigung erforderlicher Transportwege in der Bau- und Ausstellungsplanung ▪ Mitwirken bei der zeitlichen Einräumplanung
Aufgaben (Teilprojekt Kommunikation):
▪ Erklären von Ablauf und Zweck, sowie Begründung der Notwendigkeit ▪ Publikationen zur Steigerung der Attraktivität des Museums auf geeigneten Kanälen ▪ Vermeidung von Besucherschwund oder Verlust an Relevanz während der Bauarbeiten
Aufgaben (Teilprojekt Digitalisierung):
▪ Digitale Erfassung und Dokumentation der Sammlungen des DM ▪ Online-Publikation der (Forschungs-)daten aus Archiv, Bibliothek und Objektsammlungen ▪ Aufbau, Pflege und Erweiterung des integrierten Sammlungsportals digital.deutsche-museum.de ▪ Aufbau, Pflege und Erweiterung der technischen Infrastruktur ▪ Konzeption und Umsetzung digitaler Arbeitsprozesse ▪ Sicherung der nachhaltigen Speicherung und Langzeitverfügbarkeit der Daten ▪ Unterstützung digitaler Projekte der Ausstellungen
Aufgaben (Teilprojekt Personal):
▪ Monatliches IST-Zahlen Reporting der ZI Personalkosten (intern an SAM, Digitalisierung, extern an DreSo) ▪ Kostenverfolgung und Datenpflege in der ZI PK Übersicht ▪ Aktualisieren der ZI PK Prognose, Anpassung der Hochrechnung bei Tarifverhandlungen, Präsenta- tion von mögl. Szenarien ▪ Neben TP-P: Abstimmung mit der Bereichsleitung Bau zwecks ZI Mittelabruf beim Bayrischen Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst
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Stellvertretende Teilprojektleitung
Übernimmt sämtliche Funktionen der Teilprojektleitung im Vertretungsfall. Unterstützt die Teilprojektlei- tung in allen übergeordneten Sonderthemen.
Projektleitung Ausstellungen
Aufgabe in einem Satz:
Operative Projektleitung verantwortet die Ausstellung hinsichtlich Kosten, Terminen und definierter Quali- tät unter Berücksichtigung der Projektziele und der Grundlagen in Abstimmung mit dem Kurator. Jedem Ausstellungsprojekt sind ein Projektleiter und ein stellvertretender Projektleiter, sowie ggf. weitere Mitar- beiter zugeordnet.
Eskalation und Reporting:
An Teilprojektleitung Ausstellung und Projektsteuerung
Wird informiert durch:
Alle Projektbeteiligten und Teilprojektleitung Ausstellungen und Projektsteuerung
Aufgaben:
▪ Einbindung des Kurators, Restaurators, Technischen Leiters, Grafikers und der Abteilung elektroni- sche Medien sowie der Fachstelle Barrierefreiheit bei Teaminternen Abstimmungen der Ausstel- lung sowie übergeordnete Koordination des Ausstellungsgestalters ▪ Führung der externen Planer LPH 1-8 (inhaltlich in Abstimmung mit dem Kurator) ▪ Einbindung weiterer Fachstellen über den Nutzerkoordinator (u.a. Unterhalt, Betrieb, Sicherheit, Ausstellungsgestaltung) ▪ Titelverantwortung (Ausnahme Budgetverantwortung Titel 20 und 60) für das jeweilig zu verant- wortende Ausstellungsprojekt ▪ Schnittstellen im Projekt zu den verschiedenen Fachabteilungen des Deutschen Museums sowie zu den externen beauftragten Beteiligten im Bedarfsfall erkennen, abstimmen, definieren und fest- schreiben unter Einbindung des Nutzerkoordinators ▪ Überprüft die Planungsergebnisse und die dazugehörigen Varianten auf Konformität unter Berück- sichtigung der Projektziele (Qualitäten, Kosten, Termine) und der Grundlagen in enger Abstimmung mit dem Ausstellungsteam ▪ Gibt Planungsphasen bis einschließlich der HOAI Leistungsphase 3 frei und nimmt Planungsleistun- gen ab ▪ Ist für die Durchsetzung der Vertragspflichten verantwortlich ▪ Trifft Projektentscheidungen im Rahmen der Zielvorgaben unter Berücksichtigung von Kosten und Terminen
3.4.4 Fachbeirat
Um den höchsten wissenschaftlichen Ansprüchen eines Forschungsmuseums gerecht zu werden, ist die Mitarbeit eines wissenschaftlichen Fachbeirats (FB) integraler Bestandteil jeder Ausstellungsplanung im
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Deutschen Museum. Als wichtiges Instrument der Qualitätssicherung prüft und kommentiert er das Aus- stellungskonzept auf wissenschaftliche Korrektheit und Ausgewogenheit, auf schlüssige Strukturiertheit und berät das Kuratorische Team in allen inhaltlichen und konzeptionellen Belangen.
Ein Fachbeirat besteht in der Regel aus 4 bis 6 hervorragenden Fachleuten, die unterschiedliche Kompe- tenzfelder der zu planenden Ausstellung abdecken. Die Mitglieder werden der Museumsleitung (ML) bei der Vorstellung des Grobkonzeptes durch das Kuratorische Team vorgeschlagen, deren Kompetenzen dis- kutiert und abschließend von der ML bestätigt.
Ein Fachbeirat begleitet den iterativen Prozess der Ausstellungsentwicklung bis zur Eröffnung und steht im dynamischen Austausch mit dem kuratorischen Team. Gemeinsame Treffen von FB und Team sollten ins- besondere in der Anfangsphase des Projektes (u.a. Vorstellung des Grobkonzepts, Vorstellung des Feinkon- zepts) und dann zu besonderen Meilensteinen (Vorstellung der Entwurfsplanung) stattfinden. Bei Bedarf kann ein Fachbeirat ein Ausstellungsprojekt auch nach der Eröffnung weiter begleiten und unterstützen, bspw. zur Entwicklung von Begleitprogrammen und -publikationen.
3.4.5 Fachabteilung DM
Die Fachabteilungen des Deutschen Museums sind in den Planungsprozess laufend einzubinden. Vor Frei- gabe einer Leistungsphase (Ausnahme LPH 5) durch die Teilprojektleitung bzw. Projektleitung ist die Zu- stimmung folgender Fachabteilung übergeordnet durch den Nutzerkoordinator zu erwirken und zu doku- mentieren:
▪ Ausstellungsbetrieb ▪ Gestaltung ▪ Bildung ▪ Technik und Unterhalt ▪ Sicherheit ▪ Barrierefreiheit ▪ Abteilung Elektronische Medien
Werkstattkoordination
Aufgabe in einem Satz:
Unterstützt die Technischen Leiter in der Realisierung und Verantwortung für Kosten, Termine und Qualität bzgl. Demos, Dioramen und Restaurierung von Exponaten sowie deren Einbringung und Aufbau in allen übergeordneten Themen.
Eskalation und Reporting:
An Teilprojektleitung Ausstellung und Projektsteuerung
Wird informiert durch:
Die Technischen Leiter der Ausstellung
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Aufgaben:
▪ Übergeordnete Koordination (nur Demo-Bau) und Priorisierung der Werkstätten ▪ Koordination übergeordneter Themen (z.B. EMV, etc.) ▪ Nimmt mit den Technischen Leitern am Werkstatt JF ZUKINI und RT JF teil (übergeordnete Termin- abstimmung) ▪ Leistet Beitrag der Leistungsstände Demos zum Monatsbericht ▪ Verantwortet das Stecken der 4. Woche im Zuge der Tafelplanung
Technische Leitung
Aufgabe in einem Satz:
Realisierung und Verantwortung für Kosten, Termine und Qualität bezüglich Demos, Dioramen und Restau- rierungsobjekte sowie deren Aufbau in Abstimmung mit den Projektbeteiligten. Jedem Ausstellungsprojekt ist im Rahmen der Zukunftsinitiative ein technischer Leiter zugeordnet. Die Stelle der Technischen Leitung wird aus der Abteilung Technik besetzt. Die Technische Leitung arbeitet eng mit dem Kurator, der Projekt- leitung und dem Ausstellungsgestalter zusammen.
Eskalation und Reporting:
An Projektleitung Ausstellung und Projektsteuerung, Werkstattkoordinator (Werkstätten/Standards)
Wird informiert durch:
Die Projektleitung Ausstellung und Projektsteuerung, Werkstattkoordinator (Werkstätten/Standards)
Aufgaben:
▪ Bindet standardgebende Stellen des Museums (Fachabteilungen, z.B. Sicherheit, Unterhalt) ein ▪ Beauftragt und koordiniert Werkstätten ▪ Achtet auf planerische Integration der verantworteten Objekte beim Ausstellungsgestalter sowie die Einhaltung du deren Auf- und Abbau ▪ Nimmt Abruf der zu verantworteten Objekte nach Flächenfreigabe OÜ vor ▪ Planung (inkl. Abstimmung mit dem Tragwerksplaner) und Überwachung der Ausführung aller durch die Werkstatt hergestellten Objekthalterungen unter Berücksichtigung der Schnittstellenbe- schreibung TP-B zu TP-A ▪ Bewertet in Bezug auf Realisierbarkeit und Kosten der durch den Kurator vorgesehenen Demonst- rationen und Dioramen ▪ Bewertet die Planstunden der Werkstätten auf Basis des Restaurierungsbedarfs für die geplanten Exponate / Objekte der Ausstellung nach den Vorgaben des Restaurators ▪ Budget- und Kostenverantwortung für den Titel „Ausstellungstechnik“ (20) ▪ Monatlicher Abgleich der gebuchten Zahlungen mit der Finanzverwaltung für den zu verantworten- den Titel ▪ Entwicklung und Bau von Demonstrationen und Dioramen gemäß inhaltlichen Vorgaben des Kura- tors und unter Berücksichtigung von gestalterischen Vorgaben des Ausstellungsgestalters
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
▪ Sofern erforderlich: Ausschreibung und Vergabe, Überwachung und Abnahme für den externen Bau von Demonstrationen ▪ Definiert erforderliche Anschlüsse und Anschlussleistungen für die Fachplaner und für den Betrieb von Demonstrationen. Meldet an den Ausstellungsgestalter, der die Liste technischer Anschlüsse führt ▪ Rückbau von Demonstrationen in bestehenden Ausstellungen im Rahmen des Teilprojekts Umzüge, inklusive Bestandsaufnahmen ▪ Einbau und Inbetriebnahme von Demonstrationen in den Ausstellungen mit Unterstützung des Sammlungsmanagements, inklusive Risikobeurteilung und CE Kennzeichnung für Demos und be- wegte Exponate ▪ Unterstützung des Kurators bei der Identifizierung und Klassifizierung möglicher Verletzungsgefah- ren bei bewegten Exponaten inklusive Abstimmung mit dem Ausstellungsgestalters und der Abtei- lung Sicherheit DM zu den erforderlichen Schutzmaßnahmen ▪ Übergreifendes Qualitätsmanagement für Demonstrationen in den Ausstellungen, inklusive War- tungs- und Betriebskonzept und Dokumentation ▪ Bis zur Übergabe an Betrieb: Verantwortet Demonstrationen durch die Werkstätten. Gilt analog für Exponate, die durch die Werkstätten aufgebaut werden ▪ Organisation und Dokumentation der Abnahmen zu den durch die Werkstatt hergestellten Objek- ten ▪ Erstellen von übergeordneten Ablaufterminplänen für die Entwicklung und Realisierung von De- monstrationen und erforderlichen Restaurierungsarbeiten für die jeweiligen Ausstellungen auf Ba- sis der Grobablaufplanung ▪ Bereitstellung von Entwicklungsbögen für Demos und Dioramen sowie Planunterlagen ▪ Erstellung von Montagekonzepten für den Aufbau von Objekten ▪ Prüft, vergleicht und bewertet die Auswirkungen der Varianten zur Vorplanung in enger Abstim- mung mit dem Ausstellungsgestalter und dem Ausstellungsteam DM und unter Berücksichtigung der Projektziele und Grundlagen
Abteilung Elektronische Medien
Aufgabe in einem Satz:
Realisierung und Verantwortung für Kosten, Termine und Qualität in Abstimmung mit den Kuratoren und Projektleitung bezüglich Medientechnik und Medieninhalten sowie Einbringung in den Ausstellungsbau.
Eskalation und Reporting:
An Projektleitung Ausstellung und Projektsteuerung
Wird informiert durch:
Die Projektleitung Ausstellung und Projektsteuerung
Aufgaben:
▪ Unterstützung, Überprüfung und Freigabe der gesamten Entwicklung medialer Elemente und Sys- teme bis zur Abnahme
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
▪ Gemeinsame Konzeptionierung von medialen Inhalten mit den Kuratoren und den Ausstellungs- teams ▪ Fortschreibung des einheitlichen Medienkonzepts inklusive Informationsdesign und technischer Ausführung unter Einbindung der standardgebenden Stellen des DM, u.a. Fachstelle Barrierefrei- heit und Unterhalt ▪ Führung des Ausstellungsgestalters in Hinblick auf die Medienleistungen sowie Durchsetzung der Vertragspflichten ▪ Überprüfen der Planungsergebnisse auf Konformität mit den Projektzielen und Grundlagen für die Medienleistungen. Gibt Planungsstände des externen Planers über den Projektleiter Ausstellung frei ▪ Teilnahme am Projekt JF der Ausstellung nach Bedarf sowie reguläre Teilnahme am Medien JF ▪ Unterstützung der Teilprojektleitung hinsichtlich der Kostenverantwortung zu den in den überge- ordneten Maßnahmen erfassten Medienleistungen ▪ Kostenverantwortung für den Titel Medien in den jeweiligen Ausstellungsmaßnahmen ▪ Entwickelt in Zusammenarbeit mit dem Ausstellungsgestalter ein System zur Erfassung des Bedarfs an Medienstationen und deren Inhalten ▪ Teilnahme an Bemusterungen vor und nach Vergabe inkl. Freigabe ▪ Organisation der Bemusterungen nach Vergabe ▪ Prüft, vergleicht und bewertet die Auswirkungen der Varianten zur Vorplanung in enger Abstim- mung mit dem Ausstellungsgestalter und dem Ausstellungsteam DM und unter Berücksichtigung der Projektziele und Grundlagen ▪ Begleitung der Vorbereitung und Durchführung der Vergabeverfahren für die Medienleistungen in enger Abstimmung mit der Vergabestelle ZUKINI und rechtsanwaltlicher Beratung DM. ▪ Mitwirkung bei der Teilprojektübergreifenden Festlegung von Schnittstellen ▪ Begleitung der Prozesse rund um die Durchführung der Übergabe und Übernahme bzw. Inbetrieb- nahme und Nutzung ▪ Abnahme der Leistungen Ausstellungsgestalter / Medienplaner RA2 ▪ Prüfung der Dokumentation der medialen Anwendungen ▪ Verantwortlich für das CMS ▪ Unterstützung der Projektleitung Museumsguide
Fachstelle Barrierefreiheit
Aufgabe in einem Satz:
Die Fachstelle Barrierefreiheit unterstützt den Projektleiter Ausstellung bei der Wahrnehmung seiner Ver- antwortung für Termine und Qualitäten hinsichtlich der Integration von barrierefreien Angeboten, sowohl bei der baulichen Gestaltung als auch bei inhaltlichen Vermittlungszielen für definierte Zielgruppen. Die Fachstelle ist darüber hinaus abteilungsübergreifend beratend tätig in allen Fragen zur Barrierefreiheit im Museum für das Haupthaus und seine Niederlassungen.
Eskalation und Reporting:
An Teilprojektleitung Ausstellung und Projektsteuerung (ZUKINI) / übergeordnet noch offen.
Wird informiert durch:
Die Projektleitung Ausstellung, Teilprojektleitung Ausstellung, Projektsteuerung (ZUKINI) / übergeordnet noch offen.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Aufgaben:
Die Beauftragte für Belange der Barrierefreiheit als Leitung der Fachstelle Barrierefreiheit prüft und beglei- tet folgende Themenschwerpunkte:
▪ Projektübergreifende Konzeption von Mehr-Sinne-Stationen und Hands-on Modellen in enger Zu- sammenarbeit mit den kuratorischen Teams. Identifikation von geeigneten Exponaten für inklusive Vermittlung in passenden Formaten. Begleitung und Beratung intern durch alle Leistungsphasen. ▪ Budgeterstellung für FÖA RA2 für Barrierefreiheit. Diese kalkulierten Budgets werden auf die jewei- ligen Ausstellungsprojekte verteilt und dort im Rahmen des Projektcontrollings integriert und ver- waltet.
- Die Ausstellungsgestalter sind für die Entwicklung, Umsetzung, Beschaffung und Integration der beschlossenen, barrierefreien Maßnahmen im Bereich der Exponate, der Tastmodelle, Diora- men und Demonstrationen verantwortlich.
- Die PL TP-A verantwortet die Themen der Barrierefreiheit in der Ausstellungsgestaltung, der Grafik, Texte und Szenografie. Unterschied zu RA1: keine Trennung der Zuständigkeit, sondern Integration in das Projekt, sowohl kostentechnisch als auch gesteuert über PL/ARGE. ▪ Berät und beurteilt die Maßnahmen in ihren jeweiligen Bearbeitungsphasen und prüft die Qualität der Umsetzung als standardgebende Stelle. Die Fachstelle Barrierefreiheit hat das Recht, korrigie- rend einzugreifen ▪ Beratung und Unterstützung der PL/ der AUS im Ausschreibungsprozess Grafik und Druckproduk- tion taktile Beschriftungen für Hands-on Stationen RA2 ▪ Beratung und Unterstützung der PL/der AUS im Ausschreibungsprozess Entwicklung und Herstel- lung Tastmodelle und Mehr-Sinne-Stationen RA2 ▪ Beratung und Unterstützung der PL/der AUS im Ausschreibungsprozess Gestaltung und Druckpro- duktion TOS / Pläne: Entwicklung der Orientierungspläne mit Auftragnehmer, in Abstimmung mit PL und Kuratoren ▪ Zusammenarbeit mit Medientechnik zur Sicherstellung barrierefreier Angebote in Medienstationen (DGS, Untertitel, barrierefreies Screen-Design) ▪ Zusammenarbeit mit Abt. Kommunikation zur Entwicklung eines barrierefreien Museumsguides mit Angeboten in DGS, Einfacher Sprache und Audiodeskription ▪ Erstellung von Informationen für BesucherInnen mit Eröffnung RA1 und RA2: Aktualisierung der Informationen auf der Homepage. Erstellung einer Veröffentlichung / Broschüre/ eines Flyers für BesucherInnen mit besonderen Bedürfnissen zur Erläuterung der Orientierung und des Inklusions- konzeptes (erste Version bereits mit Eröffnung RA1 zu erstellen). ▪ Entwicklung von Führungsprogrammen mit Kuratoren und Museumspädagogik für diverse Ziel- gruppen unter Einbindung der entwickelten Hands-on Stationen: z.B. Koordination des Projektes "Museum Signers" mit dem GMU und der Landesstelle. ▪ Fortlaufend hausinterne Schulungen zur Sensibilisierung des Personals ▪ Kontaktpflege zu regionalen Verbänden und Aufbau eines Netzwerkes zum Austausch mit Betroffe- nen und Beratungsstellen.
Sicherheit
Die Abteilung Sicherheit ist übergreifend für alle Dependancen des Deutschen Museums für die einheitliche Gestaltung des Brandschutzes, des Objekt-/ Sachschutzes und die Notfallplanung im Rahmen des Kultur- gutschutzes verantwortlich. Während der Baumaßnahme sorgt der Sigeko für die Einhaltung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Projektleitung Technik Mechanik + Elektro
Die technischen Bauherrnaufgaben werden im Projekt durch die technische Projektleitung wahrgenom- men. Diese vertritt sowohl die Belange des Baus als auch der Ausstellungen.
3.4.6 Interne Beteiligte
Nutzerkoordination DM
Aufgabe in einem Satz:
Erfasst und konsolidiert den Nutzerbedarf. Unterstützt die Teilprojektleitung in allen übergeordneten The- men hinsichtlich Nutzerbedarf.
Eskalation und Reporting:
Über die Gesamtprojektleitung und die BLB
Wird informiert durch:
Die Teilprojektleitung Ausstellung, die Teilprojektleitung Bau und Projektsteuerung
Aufgaben:
Anforderungen, Belange und Bedürfnisse des Betriebes (d.h. Betrieb, technischer Unterhalt, Veranstaltun- gen, Sammlungsmanagement, Bildung) werden durch den Nutzerkoordinator gesammelt, koordiniert und mit den jeweiligen Teilprojektleitern abgestimmt.
Kurator / Inhaltliche Ausstellungsleitung (KUR)
Aufgabe in einem Satz:
„Ausstellungschef“ verantwortet Inhalt, Didaktik und die Qualität in enger Abstimmung mit der Projektlei- tung Ausstellung und trägt die Kostenverantwortung für das Teilbudget Kurator.
Eskalation und Reporting:
An den Bereichsleiter Ausstellungen und Sammlungen, Report an die Projektleitung Ausstellung und Pro- jektsteuerung
Wird informiert durch:
Die Projektleitung Ausstellung und Projektsteuerung
Aufgabe:
▪ Die Kuratorische Arbeit in den jeweiligen Ausstellungsprojekten erfolgt durch einen Kurator des Deutschen Museums gemeinsam mit seinem wissenschaftlichen Team ▪ Vertritt die Ausstellung nach innen gegenüber der Museumsleitung und nach außen u.a. gegenüber Stiftern und Sponsoren, Fach- und wissenschaftlichen Beiräten sowie den beteiligten staatlichen
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Fachstellen. Die Ergebnisse der Leistungsphasen 2 und 3 werden durch den Kurator bei der Muse- umsleitung, dem Ausstellungsbeirat und dem Fachbeirat vorgestellt ▪ Entwickelt und verantwortet das inhaltliche, wissenschaftliche und didaktische Ausstellungskon- zept. Bereits vor Beginn der Ausstellungsplanung erstellt der Kurator das Grobkonzept für die Aus- stellung und stellt dieses beim Ausstellungsbeirat und bei der Museumsleitung vor. Die Grob- bzw. Feinkonzepte werden mit dem wissenschaftlichen Beirat abgestimmt ▪ Auf Basis des genehmigten Grobkonzeptes erarbeitet der Kurator das Feinkonzept. Das Feinkon- zept wird durch den Kurator mit dem Fachbeirat und dem Ausstellungsbeirat abgestimmt. Das Fein- konzept bildet mit dem Nutzerbedarfsprogramm die wesentliche Grundlage für die Planung und soll zum Beginn des Vergabeverfahrens im Entwurf und spätestens vollständig mit Zuschlagsertei- lung vorliegen. Das Feinkonzept wird bis zum Abschluss der Maßnahme durch den Kurator in Form des Drehbuchs fortgeschrieben und zu abgestimmten Zeitpunkten an den Ausstellungsgestalter übergeben ▪ Gibt inhaltliche und didaktische Vorgaben für die Entwicklung der Demonstrationen und Medien- stationen bzw. -inhalten sowie Grafik und begleitet diese fortlaufend bis zu den Endabnahmen in- klusive deren Freigaben und Abnahmen. ▪ Gibt inhaltliche und didaktische Vorgaben für die Entwicklung der Kataloge, entwickelt das Konzept, erstellt die Texte und stimmt sich dabei eng mit der Abteilung Publikationen ab. Begleitet die Kata- logerstellung bis zur Druckproduktion ▪ Erstellt das Drehbuch einschließlich Fortschreibung als Grundlage für die Ausführung. Das Dreh- buch besteht aus dem Feinkonzept, den Objektlisten, den Entwicklungsbögen (die Erstellung und Fortschreibung erfolgt durch den Technischen Leiter) sowie den Texten und anderen Vorlagen für die Grafik- und Medieninhalte. Das Drehbuch wird bis zum Abschluss der Maßnahme fortgeschrie- ben und zu abgestimmten Zeitpunkten an den Ausstellungsgestalter übergeben ▪ Wird durch den Projektleiter Ausstellung eng über den Projektfortschritt informiert ▪ Überprüft die Planungsergebnisse auf Konformität mit den Projektzielen und Grundlagen (insbe- sondere Inhalt). Gibt Planungsstände des externen Planers über den Projektleiter Ausstellung frei ▪ Direkte Anweisungen an externe Auftragnehmer werden ausschließlich in enger gemeinsamer Ab- stimmung mit dem Projektleiter vorgenommen ▪ Vorschlag der Mitglieder des Fachbeirats (Entscheidung durch die Museumsleitung) ▪ Koordinierung der Sitzungen des Fachbeirats ▪ Ist für die planungsbegleitende Einbindung des Fachbeirates verantwortlich ▪ Teilnahme an allen relevanten Projektbesprechungen insbesondere Projekt JF und Kuratoren JF. ▪ Trägt die Budget- und Kostenverantwortung für das Teilprojekt Kurator im Titel 60 und verantwor- tet entsprechend die Kostensteuerung. Dazu erfolgt ein regelmäßiger Soll-Ist-Abgleich zum Report an die Projektleitung und weiteren Besprechungen im Kosten-Risiken-JF sowie K1 JF ▪ Mitwirken bei kosten- und terminrelevanten Entscheidungen unter Berücksichtigung der Projekt- ziele und Grundlagen, Erstellen von Entscheidungsvorlagen in Abstimmung mit der Projektleitung ▪ Berücksichtigung der durch die Projektsteuerung definierten Vorgaben zu den Workflows, der Vergaben und Abrechnungen ▪ Mitwirkung bei der Erstellung der Förderantragsunterlagen für die einzelnen Ausstellungen gemäß Vorgaben ▪ Einwerben von Exponaten und zusätzlichen Geldern ▪ Ist verantwortlich für die Exponate bzw. das Bereitstellen von notwendigen Planungsgrundlagen für den Ausstellungsbau zur Integration von Objekten. Dabei obliegt ihm die Pflege von Informati- onen und Daten zum jeweiligen Exponat und Objekt im Ausstellungsexplorer von Museum Plus:
- unterstützt bei der Festlegung der Kategorien zur Verantwortung der Einräumung je Objekt
- Kommuniziert die konservatorischen Vorgaben des Restaurators (ZB)
- legt die aktuellen Versicherungswerte fest und kommuniziert diese
- legt in Abstimmung mit dem Ausstellungsgestalter die erforderliche Sicherungskategorie (Alarmierung) fest
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- legt in Abstimmung mit dem Ausstellungsgestalter die Halterungsart fest und entscheidet darüber, ob neue oder vorhandene Halterungen zum Einsatz kommen
- organisiert und koordiniert erforderliche Vermessungen, Abwiegen sowie Foto-Erstellun- gen inkl. der späteren Aufnahme in Museum Plus
- kommuniziert die Ergebnisse der Analytik zur Schadstoffuntersuchung n den Ausstellungs- gestalter
- identifiziert und klassifiziert mögliche Verletzungsgefahren bei bewegten Exponaten und stimmt sich mit der Abteilung Sicherheit DM und dem Technischen Leiter zu den erforder- lichen Schutzmaßnahmen ab ▪ Ist Ansprechpartner für die Objektüberwachung und des Teilprojektes Umzugs bei der Einbindung von Fachfirmen bzw. -beteiligten, die beim Auf- und Abbau der Exponate beteiligt sind ▪ Stimmt sich mit der Fachabteilung Barrierefreiheit zu den Inhalten des Barrierefrei-Konzepts ab und entwickelt das Barrierefrei-Konzept ▪ Abstimmung mit ZB (Restauratoren) bei der Ermittlung und dem Umfang des Restaurierungsbe- darfs zur Erfassung in Mawek durch den Technischen Leiter ▪ Ist in die Auswahl des Ausstellungsgestalters eingebunden ▪ Prüft, vergleicht und bewertet die Auswirkungen der Varianten zur Vorplanung in enger Abstim- mung mit dem Ausstellungsgestalter und dem Ausstellungsteam DM und unter Berücksichtigung der Projektziele und Grundlagen ▪ Stimmt sich zur gestalterischen Einbindung sämtlicher Objekte (u.a. Demos, Medien, Grafik, Diora- men) mit dem Ausstellungsgestalter ab ▪ Entwicklung der Inhalte von Medien: Verantwortlich für die Qualität und Beschaffung von wissen- schaftlichen Inhalten der Medienstationen. Informationsdesign und technische Ausführung wird in enger Absprache mit der Abteilung Elektronische Medien entwickelt ▪ Teilnahme an Bemusterungen vor und nach der Vergabe inklusive Freigabe ▪ Begleitet den gesamten Einräumprozess der Ausstellungsobjekte bis zur Abnahme der Leistungen des Objekteinrichters
Projektmitarbeiter Ausstellungsgestaltung ZUKINI
Aufgabe in einem Satz:
Unterstützt die Projektleitung in den organisatorischen, konstruktiven und gestalterischen Belangen auf Ausstellungsebene sowie die Teilprojektleitung Ausstellung in ausstellungsübergreifenden Themen. Die Planungs-Verantwortung verbleibt beim Ausstellungsgestalter.
Eskalation und Reporting:
An die Projektleitung, Teilprojektleitung Ausstellung und Projektsteuerung
Wird informiert durch:
Die Projektleitung, Teilprojektleitung Ausstellung und Projektsteuerung
Aufgaben:
▪ Übernimmt Aufgaben der Bauherrenvertretung in Abstimmung mit der Projektleitung
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
▪ Teilnahme am Team JF (Alle PL, alle Projektmitarbeiter AG, Teilprojektleitung Ausstellung), Ausstel- lungs JF (Team je Ausstellung: Projektleiter, Technische Leiter, Grafiker, Kuratoren, Projektmitar- beiter AG), Schnittstellen JF (RA1), Arbeitstermine und Projekt JF je Ausstellung (RA2), Baubege- hung AG ▪ Überprüft die Planungsergebnisse und die dazugehörigen Varianten auf Konformität unter Berück- sichtigung der Projektziele (Qualitäten) und der „Grundlagen“ ▪ Ablage und Dokumentation im Hausnetzwerk ▪ Sichtung der M+W Planung sowie anschließenden Report ins Ausstellungsteam sowie an externe Planer ▪ LV-Prüfung Ausstellungsbau ▪ Teilnahme an Bemusterungen, ohne Freigabe
Abteilung Publikation
Eskalation und Reporting:
An Projektleiter, Teilprojektleitung und Projektsteuerung
wird informiert durch:
Die Teilprojektleitung und Projektsteuerung
Aufgaben:
▪ Abstimmung zur Konzeption innerhalb des Katalogbeirates ▪ Qualitätssicherung der Inhalte
- Fachliche Absicherung der Inhalte in Zusammenarbeit mit dem Katalogbeirat
- Sicherstellung der Einhaltung des Reihenkonzepts
- Qualitätssicherung der Bilder ▪ Lektorat und Korrektorat ▪ Projektmanagement: Planung und Koordination des Herstellprozesses
- Autorenmanagement
- Organisation und Abwicklung von Übersetzungen
- Koordinierung externer Dienstleister (Layout/Lektorat) ▪ Satz und Layout des fertigen Manuskripts, Erstellen der Druckfahne ▪ Planung, Organisation und Überwachung des Drucks ▪ Preisfestsetzung und Übermittlung von Metadaten an VIB und Handel ▪ Unterstützung / Anstoß von Marketing- und Werbemaßnahmen sowie Buchbesprechungen ▪ Verwaltung und Koordinierung der zur Verfügung stehenden Mittel, Vergaben und Rechnungsprü- fung
Vergabestelle ZUKINI
Die Vergabestelle ZUKINI ist frühzeitig in den Vergabeprozess einzubinden.
Für jedes Teilprojekt ist spätestens mit Beginn der Ausführungsplanung ein Vergabeterminplan zu erstellen und mit der Vergabestelle abzustimmen. Im Vergabeterminplan sind die Vergabeeinheiten zu definieren
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sowie das jeweilige Vergabeverfahren und der geschätzte Auftragswert. Bei der Terminierung sind die Ab- hängigkeiten von geplanten Ausführungs- und Fertigstellungterminen sowie alle vergaberechtlichen Fristen und die DM internen Abläufe zu berücksichtigen.
Grundsätzlich ist vor Einleitung des Vergabeverfahrens, das Vergabeinfoblatt auszufüllen und an die Verga- bestelle zu senden. Durch die Vergabestelle wird eine Vergabenummer vergeben, erst dann ist die Einlei- tung des Vergabeverfahrens möglich.
Bei allen anstehenden Beauftragungen sind grundsätzlich die Bestimmungen des Bayr. Haushaltsgesetz, die ANBest, die VgV, VOB, VOL, UVgO zu berücksichtigen sowie sonstige gesetzlichen Vorgaben.
Das Deutsche Museum hat die elektronische Vergabeplattform für Ausschreibungen und Aufträge | evergabe.de des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des Inneren zur elektronischen Vergabeab- wicklung eingeführt.
Buchhaltung
Die DM Buchhaltung führt und verantwortet die Finanzbuchhaltung im Projekt ZUKINI.
Die Buchungen zur ZUKINI erfolgen im Rahmen eines abgestimmten Workflows zwischen Teilprojekten und Buchhaltung. Monatliche Buchungsabgleich zwischen den Teilprojekten und der Buchhaltung sichern die Richtigkeit und Übereinstimmung der Buchungsvorgänge.
Textbüro
Das Textbüro des Deutschen Museums hat die Aufgabe, die Texte für die neuen Dauerausstellungen des Museums zu redigieren, zu lektorieren und für die Übersetzungen der Texte ins Englische zu sorgen. Die Texte müssen den hohen Maßstäben des Deutschen Museums gerecht werden: Sie müssen wissenschaft- lich korrekt, fehlerfrei und leicht verständlich sein und zudem Leseanreize bieten. Insgesamt müssen rund fünf Millionen Zeichen Text redigiert werden.
Restaurierung (ZB)
Aufgabe in einem Satz:
Unterstützt den Kurator in seiner Exponat-Verantwortung hinsichtlich der Erhaltung und Präsentation der Objekte. Dabei erstellt er die Zustandsbewertung der Exponate und leitet die konservatorischen Vorgaben als Planungsgrundlage ab. Die konservatorischen Bedingungen enthalten Vorgaben zur Restaurierung, Kon- servierung, Handhabung und/oder Präsentation des Exponats sowie die Verpackung und den Transport des Objektes. Innerhalb der Linie des Deutschen Museums gehören die Restauratoren zu den Werkstätten.
Eine Besonderheit des Deutschen Museums sind unterschiedlichste historische Originalobjekte, die in Be- trieb gehalten werden. Dafür ist es wichtig, dass die Restauratoren aus den Werkstätten neben ihrem kon- servatorischen Wissen alle eine umfassende handwerkliche und technische Erfahrung haben, die den Erhalt und sogar einen eingeschränkten Betrieb von Objekten unter bestimmten Voraussetzungen gewährleisten kann. Folgende Restaurationsbereiche werden in den Werkstätten des Deutschen Museums abgedeckt:
▪ Technisches Kulturgut / Großobjekte (Landverkehr und Maschinen) ▪ Luftfahrzeuge
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▪ Wissenschaftliche Instrumente, Uhren und Automaten ▪ Holz, Leder und Musikinstrumente ▪ Ausstellungsmaler ▪ Herstellung und Konservierung von Dioramen und Modellen ▪ Forschungslabor Restaurierung mit Schwerpunkt Kunststoffe
Eskalation und Reporting:
An den Kurator und die Projektleitung Ausstellung
Wird informiert durch:
Die Projektleitung Ausstellung, Kurator und Projektsteuerung
Aufgaben:
▪ Sichtung der Objekte im Depot und der Ausstellung und Erstellung des Zustandsbewertung der Ex- ponate ▪ Formulierung der konservatorischen Vorgaben, bezogen auf die Raumvorgaben sowie im Einzelfall, inklusive Eintrag in Museum Plus. Dabei werden die Schadstoffverdachtsfälle bzw. -analytik eben- falls berücksichtig. Vorgaben zu/zur:
- Verortung und Einbringung von wertvollen Objekten, insbesondere Großobjekten
- Art der Aufstellung und Auswahl der umfassenden Materialitäten (u.a. Vitrine, Podest, ge- ständert, abgehängt)
- Schaffung von Raumsituationen bzgl. Klima, Licht, Größe etc.
- Betriebszeit z.B. Zugänglichkeit der Objekte (Wartung), Betriebsmittel (TGA-Medien), even- tuell nötige Betriebsräume
- Exponat-Schutz, Monitoring und Sammlungspflege inklusive Umsetzung der Pflege
- Häufigkeit und Länge einer Vorführung
- Häufigkeit und Länge von Veranstaltungen
- „Objekt-Verträglichkeit“ bzgl. ihrer Wirkung auf Umgebung ▪ Prüfung der planerischen Einhaltung der konservatorischen Vorgaben im Zuge der Werk- und Mon- tageplanung ▪ Festlegung zu dem Erfordernis und Umfang eines Oddytests ▪ Teilnahme am Projekt JF der Ausstellung nach Bedarf sowie Beratung des Ausstellungsgestalters, Objektplaners und Fachplaners zur konstruktiven Umsetzung ▪ Abstimmung mit dem Kurator bei der Ermittlung und dem Umfang des Restaurierungsbedarfs zur Erfassung in Mawek durch den Technischen Leiter
Abteilung Grafik
Aufgabe in einem Satz:
Unterstützt den Projektleiter bei der Wahrnehmung seiner Verantwortung für Termine und Qualitäten hinsichtlich des analogen und digitalen Grafikprozesses.
Eskalation und Reporting:
An Projektleitung
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Aufgaben:
▪ Bauherrenvertretung gegenüber externen Gestaltern in allen grafischen Gestaltungsfragen sowie Koordination der externen Gestalter in allen grafischen Schnittstellen und Belangen. Kommunika- tion mit dem externen Gestalter erfolgt dabei immer über die Projektleitung ▪ Vermittlung und Prüfung auf planerische Integration der Hausstandards (Nutzerbedarfsprogramm, Corporate Design, insb. Texthierarchien, Schriften, Schriftgrößen, Lesbarkeit etc.) ▪ Prüfung der Einhaltung der Vorgaben der grafischen Barrierefreiheit (z. B. Lesbarkeit, Schriftgrößen, Lesewinkel, Höhen von Texttafeln etc.) ▪ Prüfung auf Einhaltung der geplanten Textvolumina durch die Kuratoren ▪ Beratung des Projektteams bei der Materialauswahl und Produktionsart von Grafikoberflächen hin- sichtlich Haltbarkeit und Einsatz im musealen Bereich sowie deren Bemusterung. Haftung und Qua- litätsgewährleistung obliegt dem externen Gestalter ▪ Grafische Gestaltung oder Mitentwicklung von Demonstrationsoberflächen ▪ Koordination der Werkstätten und externen Gestalter bei der Entwicklung von grafischen Oberflä- chen beim Bau der Demonstrationen und Hand-Ons ▪ Leitung Freigabeprozess sämtlicher Grafiken inkl. Kommunikation mit dem externen Grafiker ▪ Federführende Fortschreibung der Steuerungsliste bzw. Erstellung einer Übersicht zum Leistungs- stand ▪ Steuert den Korrekturlauf und die Freigabe jeder einzelnen Grafik unter Einbindung der Kuratoren ▪ Technische Qualitätssicherung (Stichproben) nach Beauftragung im Zuge der Mustererstellung bei kritischen Kombinationen aus Trägermaterial und Druckverfahren ▪ Teilnahme am Ausstellungs JF ▪ Sichtprüfung der Produktionsdaten und Abnahme der Druckprodukte vor Einbau (LPH7) ▪ Teilnahme an Abnahmen (LPH8)
3.4.7 Externe Beteiligte (Auszug)
Das Deutsche Museum bedient sich verschiedener externer Berater:
Projektsteuerung
Bei der Wahrnehmung der Bauherrenaufgaben bedient sich der Generalbevollmächtigte professioneller externer Projektsteuerer. Die Projektsteuerung unterstützt die Teilprojektleitung und die Projektleiter bei der Wahrnehmung ihrer Verantwortung für Kosten, Termine und Qualitäten sowie Reporting. Dabei wirkt sie als „Zugmaschine“ und sorgt mit vollem Einsatz für den Projekterfolg.
Eskalation und Reporting:
An GBB und Teilprojektleitung
Wird informiert durch:
Alle Projektbeteiligte
Aufgaben:
▪ Mediation Planer ▪ Entwicklung von übergeordneten Methoden für Kommunikation, Dokumentation, Kosten- und Ter- minverfolgung, Berichtswesen etc. und Durchsetzen der Anwendung
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▪ Sichert die Umsetzung aller PM Standards in dem Ausstellungsprojekt ▪ Führt und bearbeitet alle Werkzeuge und Methoden zur Termin- und Kostenverfolgung, sowie der Qualitätssicherung, Kommunikation und Dokumentation ▪ Abweichungen auf Basis der Angaben der Projektbeteiligten des DMs (Kurator, Projektleitung, Technischer Leiter) erkennen, bewerten, Steuerungsmaßnahmen vorschlagen und einleiten und er- forderliche Entscheidungen herbeiführen, sofern auf Projektebene möglich ▪ Abstimmen der Monats- und Quartalberichte für die jeweiligen Ausstellungsprojekte auf Basis der Beiträge und Kostenberichte der Projektsteuerung Sammlungsbau ▪ Koordinierung und Strukturierung der Nachträge zum Förderantrag für die einzelnen Ausstellungen ▪ Formale Prüfung der Leistungsverzeichnisse, jedoch keine inhaltliche Prüfung ▪ IAÜ ▪ Ist die für die Sicherstellung des Informationsflusses und dessen Dokumentation in Richtung Teil- projektbeteiligte, Generalbevollmächtigter Bau und Teilprojektleitungen anderer Teilprojekte ver- antwortlich ▪ Ist für die Nachhaltung offener Punkte der Teilprojektbeteiligten bzw. deren Eskalation in Richtung Generalbevollmächtigte verantwortlich
Planer und Fachplaner
Im Einklang mit geltendem Vergaberecht werden die Planungs- und Überwachungsleistungen für Bau und Ausstellungen an externe Planungs- und Fachplanungsteams vergeben. Dabei bedient sich der Generalbe- vollmächtigte in Zusammenarbeit mit der internen Vergabestelle des Deutschen Museums externer Spezi- alisten bei der Durchführung der Vergabeverfahren. Die genauen Prozesse der Planung und Ausführung werden in den jeweiligen Projekthandbüchern der Teilprojekte detailliert erläutert.
Das Deutsche Museum beauftragt nach Durchführung eines Vergabeverfahrens einen Gestalter mit den Leistungen des raumbilden Ausbau einschl. Szenografie, Grafik, Produktdesign für Demonstrationen mit der Konzeption, Planung und Gestaltung der Ausstellung auf Basis des inhaltlichen, wissenschaftlichen, didak- tischen Konzepts des Deutschen Museums für diese Ausstellung. Im Rahmen seiner Koordinierungspflicht hat der beauftragte Architekt die Planung der fachlich Beteiligten zu koordinieren und in seine Planung zu integrieren. Die Planungsaufgabe ergibt sich aus dem Nutzerbedarfsprogramm und dem jeweiligen Fein- konzept.
Das Deutsche Museum hat bereits Fachplaner für die baulichen Maßnahmen (Teilprojekt Bau) und für die ausstellungsbedingten Maßnahmen (Teilprojekt Ausstellungen) beauftragt für folgende Leistungen:
▪ Innenraumgestaltung ▪ Ausstellungsgestaltung ▪ Tragwerksplanung ▪ HLSK-Planung ▪ Elektroplanung ▪ Brandschutzgutachten ▪ Bauphysik, Bau- und Raumakustik ▪ EMV-Beratung ▪ Vermessung ▪ Geotechnik
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Name, Ansprechpartner, Kontaktdaten sind der Projektbeteiligtenliste zu entnehmen.
Externe Ausstellungsplanung RA2 (LPH 5 – 9)
Ausführende Firmen
Die ausführenden Firmen werden regelmäßig in einer Projektbeteiligten-Liste erfasst. Die Projektbeteilig- tenliste wird in der CDE bereitgestellt.
Schnittstellenmanagement
Planungsschnittstellenkatalog
Alle Projektbeteiligten stimmen sich nach dem vom Architekten entwickelten und laufend zu aktualisie- rendem Planungsschnittstellenkatalog ab.
Siehe Anlagenverzeichnis, Anlage 5.
Der Schnittstellenkatalog gilt für die HOAI Leistungsphasen 2 und 3. Werden nachfolgend Änderungen vorgenommen werden diese in einer Änderungsmeldung dokumentiert.
Projektbeteiligtenlisten
Das Projekt ZUKINI führt eine eigene Projektdatei, in der alle Projektbeteiligten aufgelistet sind. Die jewei- ligen Projektdateien werden den Beteiligten turnusmäßig zur Verfügung gestellt und entsprechend im PKM für alle Projektbeteiligten zugänglich abgelegt. Die Liste wird bei Eingang von Änderungen dem Projektfort- schritt angepasst.
Folgende Angaben sind in der Datei erfasst:
Firmenname Adresse(n) Mitarbeiter mit Angabe von Zuständigkeit sowie Telefon-, Fax- und Mail-Verbindungen
4 ABLAUFORGANISATION
Projektkommunikation und Information
4.1.1 Zielsetzung
Ziel ist es, eine Informationsstruktur einzurichten, die den ergebnisorientierten, dauerhaften und durch- gängigen Informationsaustausch gewährleistet.
Im Ergebnis ist sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten sowie die eingerichteten Gremien entsprechend ihren Aufgaben über die erforderlichen Informationen zum Planungsstand, zum Ausführungsstand sowie zu ausstehenden Entscheidungen verfügen.
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Zukunftsinitiative Deutsches Museum Projekthandbuch ZUKINI RA.2
Grundsätzlich erfolgt der Informationsaustausch in direktem Kontakt der Beteiligten (z.B. Telefonat, E-Mail, Conclude CDE) über den Schriftverkehr oder in Besprechungen.
Wesentlich für den Informationsaustausch und die Übergabe von Arbeitsergebnissen ist, dass die vorgege- benen Prozesse eingehalten werden und dass der Informationsfluss vom Absender an den Empfänger ge- zielt d.h. unter Adressierung von Erwartungen (Rückmeldung, Weiterleitung, Bearbeitung etc.) stattfindet. Der Informationsverlust im Projektgeschehen soll durch die Festlegung einer verbindlichen Kommunikati- onsstruktur minimiert werden.
Ein verbessertes IT-basiertes Projektkommunikationssystem (Conclude CDE, vormals PKMS) wurde für den RA2 neu eingerichtet. Alle Beteiligten sind verpflichtet Ihre Projektunterlagen in diesem System zu verwal- ten. Die Conclude CDE dient als Datenraum für den Austausch, die Dokumentation und die Archivierung aller projektrelevanten Daten innerhalb und zwischen den TP (siehe auch Kap. 4.1.2).
Der Informationsaustausch in Besprechungen ist im Kap. 4.2.4 beschrieben.
4.1.2 Projektkommunikationssystem PKMS
Es wird das projektspezifisch konfigurierte internetbasierte Projektkommunikations-System – Common Data Environment (PKM, PKMS, CDE oder Conclude-Plattform) der Firma Conclude eingesetzt und von die- ser betrieben.
Die CDE dient zum einen dem Austausch von Informationen der einzelnen Teilprojekte, sowie der Doku- mentation und Ablage projektrelevanter Pläne und Dokumente. Dieses findet Anwendung, nicht nur, aber insbesondere in der Einstellung und gezielten Verteilung folgender Inhalte: z.B. Planungsrelevante und bau freie Planunterlagen und alle fertigen Arbeitsergebnisse sowie allen vom AN erstellten Protokollen und übergeordneter Schriftverkehr. Diese projektrelevanten Dateien und Dokumente werden ausschließlich über die CDE verteilt.
Die Verwendung als tägliches Kommunikationsmittel ist nicht vorgesehen, diese erfolgt in der Regel auf E- Mail-Basis.
Sogenannte „Workflows“, nämlich fest eingerichtete prozessbasierte Arbeitsabläufe über die CDE finden für Vorgänge wie Nachtrags- und Rechnungsbearbeitung, Behinderungsanzeigen, Änderungsmanagement, Mängelmanagement und Bedenkenanmeldungen Anwendung.
Das Mängelmanagement gem. Kap. 4.7.4.4 ist ebenfalls über die Conclude Plattform erreichbar und inte- griert.
Die Benutzerverwaltung der CDE stellt sicher, dass alle Beteiligten entsprechend ihren Rollen einen direkten Zugriff auf die zur Verfügung gestellten Daten und alle sie betreffenden Vorgänge am Datenserver erhalten. Damit erleichtert sich für alle Beteiligten die Dokumentation des Datenaustausches. Die Benutzung der CDE soll für alle Benutzer sicher, schnell, einfach und bequem sein.
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Für den Einsatz der Conclude Plattform benötigen die Teilnehmer lediglich einen leistungsfähigen Web- Zugang und einen aktuellen Browser. Weiterhin muss das Up- und Downloaden von Dateien über das https- Protokoll von der jeweiligen Firewall gestattet werden.
Der AG benötigt alle Planunterlagen und sonstige projektrelevanten Dokumente in digitaler Form. Sie sind aus diesem Grund so zu erstellen, dass eine schnelle Identifikation und leichte Weiterbearbeitung möglich ist.
Die zwischen Objektplanung, Projektsteuerung und Deutschem Museum abgestimmte Dateinamenskon- vention ist zu verwenden. Hierdurch erfolgt eine zielgerichtete und automatische Zuordnung eingestellter Planunterlagen in die Archive der CDE. Weitere Festlegungen zum Umgang mit der Plattform sind als PDF im FAQ-Bereich der Plattform hinterlegt. Die Einhaltung der Vorgaben ist von jedem Teilnehmer sicherzu- stellen.
Eine umfangreiche Erklärung können Sie dem PKM Schulungsvideo entnehmen. Dieses finden Sie auf der 2 Seite der Kachelansicht (s. Abbildung). Mit einem Klick auf die Kachel werden Sie unmittelbar zum Schu- lungsvideo weitergeleitet.
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Ordnerstruktur
Die übergeordnete Ordnerstruktur für die Ablage von Dokumenten im PKMs wurde festgelegt.
Die Dateien auf der sog. Wolke (Datenbestand aus 2015 und 2016) sind in das PKMS integriert, jedoch nur über einen gesonderten Login erreichbar. Bei Bedarf sind Projektsteuerung oder Teilprojektleitung zu kon- taktieren.
Dokumentenbezeichnung
Derzeit bestehen folgende Dateinamenskonventionen im PKM:
a) Für 3D Modelle b) Für 2D CAD-Dateien und Pläne c) Für sonstige Dokumente
Die Dateinamenskonventionen können im Infocenter unter Wichtige Dokumente und Informationen nachgeschlagen werden.
Abbildung: PKM-Auszug Dateinamenskonverter
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Bezeichnungen Pläne und Modelle
Die Planbezeichnung folgt den Strukturfestlegungen des Projekts
Bauteilgruppe = Teilprojekte
Bauteile = Trakte des Sammlungsbaus und seine Verbindungsbauten
Zonen = Ausstellungsbereiche
Phase = Leistungsphase nach HOAI
Zusätzlich ist im Infocenter unter Stammdaten ein Dateinamensgenerator zur clientseitigen Anpassung von Dateinamen verfügbar, so dass auch sog. Multiuploads verschiedener Dateien und Pläne über „Datei- namen auswerten“ möglich sind. Dies gelingt besonders einfach, wenn mehrere Dateien über ein zip-Ar- chiv hochgeladen werden. Die CDE entpackt dieses Archiv und ordnet die Dateien entsprechend ihrem Namen in die jeweils vorgesehenen Archive einschl. ggf. erforderlicher Versionierungen bestehender Da- teien.
Nachdem die Dateinamenskonvention für Pläne zwingend einzuhalten ist, wird diese Vorgehensweise un- bedingt empfohlen. Weiter gilt zu beachten, dass im Ablageverzeichnis CAD|Pläne und zugehörigen Unter- verzeichnissen keine gepackten Dateien eingestellt werden dürfen und können. Dies sichert im Projekt, dass Pläne nach Dateinamen versioniert und gestapelt abgelegt werden, so dass der neueste, letztgültige Plan immer zuoberst in einem Dateistapel liegt.
Pläne sind in der linken unteren Ecke mit einem QR-Code versehen, der eine Überprüfung der Aktualität per Mobilgerät erlaubt.
Für 3D gilt eine vereinfachte Dateinamenskonvention, die keinen Status enthält.
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Bezeichnungen allgemeine Dokumente
Die Dateinamenskonvention für allgemeine Unterlagen zur Ablage auf der CDE gibt grundlegende Struktur- festlegungen vor. Ein Freitext im Dateinamen ist notwendig um Dateien zu spezifizieren. Dieser entspricht dem Dateinamen, den der Dateiersteller auf seinem System gewählt hat.
Administration der CDE
Die inhaltliche Administration obliegt den TP Leitungen, die sich mit dem stlv. GBB und der externen Pro- jektsteuerung abstimmen. Die first-level-Administration erfolgt durch Drees & Sommer. Dies betrifft das Anlegen und Entfernen von PKMS-Teilnehmern, das Anlegen von zusätzlichen Ordnern oder Merkmalen sowie die Rechteverwaltung.
Die weitere technische Administration obliegt thinkproject/Conclude.
Für Fragen zum Handling steht der Conclude ServicePoint während der üblichen Bürozeiten zur Verfügung. Die Kontaktdaten sind auf der Webseite ausgewiesen.
4.1.3 Weitergabe von Informationen – Rechte und Pflichten
Gesetzlich und vertraglich festgelegte Rechte und Pflichten der Projektbeteiligten ändern sich durch den Einsatz der Conclude Plattform und durch die Regeln zur Kommunikation nicht.
Das Projekthandbuch in der letzten online gestellten Version ist für alle Projektbeteiligten bindend.
Alle ausschreibenden Stellen im Projekt müssen darauf achten, dass die Regeln zur Projektkommunikation in allen Verträgen Vertragsbestandteil werden.
Für den Datenaustausch zwischen den Projektbeteiligten ist jeder Projektbeteiligte eigenverantwortlich. Mit dem Datenaustausch über die CDE und der Ablage dort ergeben sich Pflichten zum Bereitstellen von Information und Pflichten zum Holen von Informationen:
Pflicht zum Einliefern von Daten (Bringschuld)
Ziel des Datenaustausches ist, jederzeit die Möglichkeit des Zugriffs auf alle projektrelevanten, aktuellen Dokumente zu schaffen. Jeder Projektbeteiligte ist daher verpflichtet, projektrelevante Unterlagen in die entsprechenden Archivverzeichnisse einzustellen.
Die Unterlagen sind vom Verfasser oder vom letzten Bearbeiter eines Dokuments einzustellen. Unterlagen von Nicht-Projektbeteiligten z.B. Behörden werden vom Empfänger eingestellt.
Dabei müssen die vordefinierten Merkmale zugewiesen werden und die Datei durch einen Freitext im Kom- mentar näher beschrieben werden. Jeder Teilnehmer ist verpflichtet, Dateien nach den Vorgaben der Re- geln zur Kommunikation (richtige Dateibezeichnungskonvention, richtige Beschreibung) an die CDE zu über- geben und durch die richtige Verteilung die Benachrichtigung an alle notwendigen Adressaten anzustoßen. Dazu gehört auch die Benachrichtigung und Aufgabenadressierung an die jeweils zuständigen Beteiligten per E-Mail bzw. Systemnachricht der Conclude Plattform.
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Die Verteilung von Daten ist auf die erforderlichen Adressaten zu begrenzen.
Pflicht zum Abholen von Informationen (Holschuld)
Der CDE-Teilnehmer ist verpflichtet, sich in regelmäßigen Abständen, unabhängig der standardmäßigen Emailbenachrichtigungen, im System über neue Vorgänge (Termine, Aufgaben oder Dokumente) zu infor- mieren. Sobald neue Benachrichtigungen vorliegen, entsteht die Pflicht zum Abholen der Daten aus dem System. Alle Pläne, Unterlagen und Planlisten sind bei Eintreffen durch den Teilnehmer selbständig vom Server herunterzuladen. Als Zustellungstermin gilt jeweils der Übergabezeitpunkt in der CDE. Wenn die Da- ten vom System abgeholt oder gelesen markiert wurden, gelten die Daten dem Empfänger als bekannt.
Alle Projektbeteiligten sind verpflichtet, die Teilprojektleiter und Teilprojektsteuerer bei den regelmäßig stattfindenden Projekt-Jour-fixe-Besprechungen über den Stand der Planung bzw. der Projektdurchführung und eventuelle Probleme zu informieren.
4.1.4 Dokumentation
Zu unterscheiden sind folgende Arten der Dokumentation: ▪ Projektdokumentation ▪ Bestandsdokumentation ▪ Bewirtschaftungsdokumentation
Insbesondere für die technische Gebäudeausstattung sind von Seiten des Deutschen Museums zusätzlich folgende Dokumentationsstrukturen vorgegeben:
▪ Richtlinie für die technische Dokumentation von Bauwerken und technischen Anlagen (Anlage7) ▪ Anlagen-Kennzeichnungsschlüssel (Anlage 8)
Die Ablagestruktur der Richtlinie für die technische Dokumentation gibt die Strukturierung der Dokumen- tation vor, die für Papierordner und Datenträger dringend eingehalten werden muss.
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4.1.5 Datenaustausch und CAD/CAFM-Regelungen
Der AG hat sich 2022 entschlossen eine 3D-Planung zuzulassen, damit die unterschiedlichen Fachdisziplinen die Teilmodelle besser kollisionsfrei synchronisieren können. Dies erhöht die Transparenz über die Pla- nungsqualität. Die Plandateien sind gemäß der Richtlinie zum CAD-Datenaustausch des Deutschen Museums (Anlage 11) zu erstellen und zu bearbeiten. Das CAD-Büro des Deutschen Museums behält sich Konformitätskontrollen vor. Die erforderlichen Anpassungen bei festgestellten Abweichungen gehen zu Lasten des Plan- bzw. Layer- Verfassers.
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Auf Anforderung ist dem Bauherrn und den weiteren Projektbeteiligten der jeweilige Planungszustand in Form von 3D Modell- bzw. CAD-Daten zu übergeben. Nach Projektabschluss bzw. vor Abnahme der vom AN erbrachten Leistungen erhält der Bauherr die Dokumentation (Bestandspläne) der Planer sowie der aus- führenden Firmen als PDF- und DWG-Dateien analog der hier genannten Vorgaben.
Die zu übergebenden Daten müssen kompatibel sein. Kompatibel heißt,
▪ dass die Daten referenziert werden können, ▪ dass einzelne Layer zu- bzw. abgeschaltet werden können, ▪ dass die Daten skalierbar sind, ▪ dass die Daten geplottet werden können, ▪ dass die Daten lagerichtig übergeben werden (im definierten Koordinatensystem), Projektkoordi- natensystem und mit dem definierten Azimut.
Der Datenaustausch zwischen Projektbeteiligten mit verschiedenen CAD-Systemen erfolgt im sogenannten PDF- und IFC- bzw. DWG-Format der jeweils aktuellen AutoCAD-Version nach Vorgabe des Objektplaners Gebäude. Jeder Projektbeteiligte trägt die Verantwortung dafür, dass sein CAD-System über einwandfrei funktionierende Schnittstellenprogramme verfügt. Der Koordinationsplan zur 3D Planung ist in Anlage 12 beigefügt.
Die Planverteilung erfolgt grundsätzlich über die Conclude Plattform. Papierpläne werden auf Anforderung erstellt, wobei die Kostenübernahme durch den Besteller erfolgt, sofern nicht anderweitige vertragliche Regelungen vorliegen. Die Papierpläne können über den in der CDE integrierten Reprodienstleister zu des- sen Projektkonditionen geordert werden.
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Planindizierung:
Eine Indizierung des Plans erfolgt nur bei wesentlichen und größeren Planänderungen bzw. auf Anfrage von Projektbeteiligten. Kleinere Planänderungen werden mit Hilfe von Deckblättern verteilt (mit Änderungs- wolke und Indexpfeilen gekennzeichnet). Es sind maximal 5 Deckblätter je Plan zulässig bevor ein neuer Index herauszugeben ist.
Planversionen erhalten eine eindeutig dem jeweiligen Planstand zugeordnete numerische Indexbezeich- nung. Alle Versionen eines Plans werden in Versionsstapeln in der CDE unter gleichem Dateinamen abge- legt. Jede Planstatus z.B. VA- (Vorabzug) oder FR-Fassung (Freigabe zur Ausführung) erhält einen neuen Index.
Die Weiterbearbeitung zur Koordination der Planungsbeteiligten wird wie folgt gehandhabt:
Z.B. Index 00 wurde als Freigabe WP3 an die ausführenden Firmen verteilt. Somit steht im Plankopf unter dem Bearbeitungsstand „Freigabe WP3“ und im Indexfeld sind die Änderungen kurz beschrieben.
00 01
Abbildung: Planindizierung
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Wenn der nächste Index (z.B. Index 01) nur zur Koordination mit den Fachplaner benötigt wird, steht im Plankopf unter Bearbeitungsstand und im Indexfeld „Vorabzug WP3“ und dieser Planstand wird dann nicht an die Firmen versendet.
Zur Bezeichnung der Deckblätter ist das Merkmal Detaillierung zu verwenden. Beispiel der Plannummer:
Offiziell verteilter Index an alle Projektbeteiligten: TPB-UEB_ABH_GR_1UG_UEB_011_001_BPL_5_02_FR
Deckblatt 01 zum oben genannten Plan: TPB-UEB_ABH_GR_1UG_UEB_011_[Auswahl aus Dropdown- Liste]_BPL_5_02_FR
QR-Code
Jeder Plan, der hochgeladen wird, erhält automatisch einen QR-Code. Dieser ermöglicht eine Überprüfung der Aktualität im Abgleich zu den im System hinterlegten Versionen (Indices) per Smartphone oder Tablett in Echtzeit.
Um zu verhindern, dass Planinhalte verdeckt werden, sollte in der unteren linken Ecke ein Platz von 2x2 cm mit 0,5 cm Abstand zum Blattrand freigehalten werden. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Pläne in richtig gedrehter Position auf PKM hochgeladen werden, da der QR-Code immer an die untere linke Ecke gesetzt wird.
Per QR-Code erhält man Informationen über die Aktualität des vorliegenden Planstands.
Abbildung: Position des QR-Codes auf Plänen
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Abbildung: Anzeige bei einem aktuellen Plan
4.1.6 Regelungen zum Schriftverkehr
Im Interesse aller Beteiligten, ist der Schriftverkehr auf das unerlässliche Maß zu begrenzen. Es ist darauf zu achten, dass der jeweilige Sachverhalt kurz, prägnant, sachlich, übersichtlich und verständlich formuliert wird. Jedes Schriftstück muss die folgenden Informationen liefern:
▪ Adressat ▪ Projektbezeichnung ▪ Betreff und Datum ▪ Sachverhalt ▪ Teilnehmer/Verteiler ▪ bei Anlagen, Nennung der Anlagen
Bei E-Mail-Verkehr ist im Betreff das Teilprojekt z.B. für Sanierung des Sammlungsbaus mit der Kurzbe- zeichnung („SSB: …“) zu nennen.
Im Teilprojekt Ausstellung sind die Ausstellungskürzel voran zu stellen (Bsp. „STS, : …).
Zu verwenden sind die vom jeweiligen Projektbeteiligten veröffentlichten Projekt-E-Mail-Adressen, sofern vorhanden. Im Text ist der jeweilige Ansprechpartner zu benennen.
Die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung sowie die zuständige Projektsteuerung erhalten den projektrelevanten Schriftverkehr in Kopie.
4.1.7 Museum Plus
Die Datenbank Museum Plus kommt ursprünglich aus dem Sammlungsmanagement des DM. Aktuell wird sie zur Inventarisierung aller Exponate genutzt und stellt das zentrale Tool der Kuratoren für die Ausstel- lungsgestaltung dar.
4.1.8 Workflow Texterstellung, DM intern
Der Workflow startet hausintern durch die Bearbeitung durch das Textbüro:
- Ausstellungsteams stellen Texte in den Lektorats-Eingangsordner
- Textbüro redigiert Texte und stellt sie in einen Ordner „Zur Prüfung“
- Ausstellungsteam prüft Texte und transferiert sie in den Ordner „zur Korrektur“.
- Textbüro macht eine Endkorrektur (nur Korrektur) und transferiert die Texte in einen Ordner der jeweiligen Ausstellung, der „zur Übersetzung“ heißt. Die Texte werden an den jeweiligen Überset- zer übergeben.
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- Die Texte kommen vom Übersetzer zurück
- Ausstellungsteams prüfen beide Sprachversionen und transferiert sie in einen Ordner „zur Grafik“
- Texte werden an die Ausstellungsgestalter übergeben und kommen vom Ausstellungsgestalter gra- fisch gestaltet zurück
- Ausstellungsteams und Textbüro erteilen Freigabe
- Daten werden an den Druck übergeben
Abbildung: DM interne Ordnerstruktur
Ebenso werden im Anschluss die Texte für die Medienstationen redigiert, lektoriert und übersetzt, außer- dem die Kataloge und Museumsführer, die Texte für die Webseite des Museums und für den Medien- guide.
Zeitgleich zur Bearbeitung durch das Textbüro werden durch die Kuratoren Bilder angekauft sowie Vorla- gen für Info und Erklär-Grafiken hergestellt.
Besprechungsorganisation
4.2.1 Grundsätzliches
Die Besprechungsorganisation dient dazu, den projektinternen und projektübergreifenden Informations- fluss gezielt abzuwickeln.
Der TP Leiter ist für die Sicherstellung des Informationsflusses und dessen Dokumentation in Richtung Teil- projektbeteiligte, Generalbevollmächtigter und anderer Teilprojekte verantwortlich.
Er ist für die Nachhaltung offener Punkte der Teilprojektbeteiligten bzw. deren Eskalation in Richtung Ge- neralbevollmächtigte verantwortlich.
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Die Besprechungen werden immer protokolliert und verteilt. Übergreifende Protokolle werden auf dem PKMS abgelegt.
Das Protokoll dient zur Dokumentation besprochener Punkte und erzielter Besprechungsergebnisse.
4.2.2 Einladung und Tagesordnung
Für Regeltermine erfolgt keine gesonderte Einladung. Das letzte Protokoll dient als Tagesordnung und wird Punkt für Punkt durchgearbeitet.
Für Sondertermine erfolgt eine gesonderte Einladung. Die Einladungen haben die folgenden Informationen zu enthalten:
▪ Art der Projektbesprechung ▪ Besprechungsort (online-Link; ggf. Raumangabe; ggf. Treffpunkt) ▪ Datum und Uhrzeit ▪ Dauer ▪ Erforderliche Teilnehmer ▪ Optionale Teilnehmer
Der Versand muss spätestens drei Arbeitstage vor dem Besprechungstag per E-Mail an die Teilnehmer erfolgen.
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Die Tagesordnung ist zusammen mit der Einladung zu versenden. Sie ist folgendermaßen zu gliedern:
▪ Nummer des TOP ▪ Besprechungspunkt ▪ Zuständigkeit
4.2.3 Protokoll
Jede Besprechung ist mit einem Ergebnisprotokoll zu protokollieren. Normalerweise erstellt der Einladende das Protokoll in dem auch die Anwesenheit dokumentiert wird. Bei Sonderthemen verfasst der fachkom- petente Planer das Protokoll. Auf jeden Fall ist vor der Besprechung der Protokollant festzulegen. Alle Be- sprechungsprotokolle haben die folgenden Informationen zu enthalten:
▪ Fortlaufende Nummerierung ▪ Art der Besprechung ▪ Besprechungsort ▪ Datum und Uhrzeit ▪ Teilnehmer/Verteiler ▪ Überschrift der TOP aus der Einladung ▪ Inhalt ▪ Zuständigkeiten ▪ Termin zur Erledigung
Der Versand des Protokolls erfolgt durch Ablage im PKMS und ist an alle Teilnehmer/Verteilerzuzustellen.
4.2.4 Besprechungslandschaft und Besprechungskalender RA.2
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Abbildung: Regelbesprechungskalender
Zielsetzungen
Gesamtprojektleiter Jour fixe Teilnehmer: DM GBB, DM NK, DM AG, DM ZB, alle TPLs, kuratorischer Gesamtverantwortlicher
Termin: Dienstag 9.00 Uhr, 14-tägig Zielsetzung: Austausch von wesentlichen Informationen aus dem Projekt und der Museumsorganisation Protokoll: DM stellv. GBB
Begehung RA2 EC Teilnehmer: DM, E&Y, StMWK, D&S, ggf. OÜ Termin: Dienstag 11:00 Uhr, 1 Stunde, monatlich
Zielsetzung: Information des EC und des Fördergebers Protokoll: nicht erforderlich
EYRE Jour fixe / Externes Controlling Teilnehmer: EYRE, DM, StMWK, D&S
Termin: Dienstag 13:00 Uhr, 3 Stunden, monatlich Zielsetzung: Information über den Status des Projektes.
Protokoll: EYRE
Durchsprache Monatsbericht Teilnehmer: D&S, GBB, stlv. GBB, TPL B, TPL A, TPL U, TPL K, TPL D
Termin: Montag 13:30 Uhr, 1 Stunde, monatlich Zielsetzung: Durchsprache Monatsbericht
Protokoll: D&S
Leitungs Jour fixe Teilnehmer: D&S, GBB, stlv. GBB, TPL-B, TPL-A, PL-A, PL Haustechnik, (TPL-U)
Termin: Dienstag 09:00 Uhr, 2 Stunden, 14-tägig Zielsetzung: Information über relevante Entwicklungen zum Projekt, Herbeiführen von Entscheidungen nach Vorbereitung und deren Dokumentation, Nachhalten von offenen Themen, Entschei- dung über Antrag Änderungsmeldungen Protokoll: D&S (wesentliche Entscheidungen werden zudem in die Projektbesprechung übernommen)
Projekt Jour fixe
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Teilnehmer: D&S, TPL-B, TPL-A, TPL-U, PL-A, PL Haustechnik, CLM, IBO, PRO, HRF|PGB, KB-KE, Ausstel- lungsplaner, NK, Barrierefreiheit, weitere Planer/Beteiligte nach Bedarf
Termin: Donnerstag 09:00 Uhr, 2 Stunden, wöchentlich (ab Januar 2024 geändertes Zeitfenster) Zielsetzung: Information über relevante Entscheidungen und Entwicklungen im Projekt, Nachhalten von offenen Themen der Teilprojektbeteiligten, Schnittstellenthemen mit TP A und TP U sowie betrieblichen Belangen
Protokoll: D&S
Risiko Jour fixe Teilnehmer: D&S, GBB, stellv. GBB, TPL-B, TPL-A
Termin: Montag 13:00 Uhr, 2 Stunden, 2-monatlich Zielsetzung: Neuerfassung von Risiken und Überprüfung von Mitigationsmaßnahmen
Protokoll: Anpassung erfolgt anhand Risikoliste im Termin
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Bau-JF RA2 Teilnehmer: CLM, D&S, IBO, PRO, Firmen, ggf. SIGEKO, ggf. TPL-B
Termin: Mittwoch 10:00 Uhr, 1,5 Stunden, 14-tägig Zielsetzung: Koordination der beteiligten Firmen, Soll-Ist-Vergleich Termine
Protokoll: CL Map Änderungsmeldungs Jour fixe
Teilnehmer: D&S, GBB, stellv. GBB, TPL-B, TPL-A, PL-A, CLM, IBO, PRO, hrf-pgb, Ausstellungsplaner, NK, weitere Beteiligte nach Bedarf
Termin: Donnerstag 11:00 Uhr, 1 Stunde, 14-tägig (ab Januar 2024 neues Zeitfenster) Zielsetzung: Informationen über Status und inhaltliche Aspekte von Änderungsmeldungen, Entschei- dungen Protokoll: D&S
Ausstellungs Jour fixe (ab Januar 2024) Teilnehmer: D&S, TPL-A, PL-A, Ausstellungsplaner, Kurator:innen, techn. Leiter, PL Medien, NK
Termin: Montag 10:30 Uhr, 1,5 Stunden, monatlich Zielsetzung: Information über relevante Entscheidungen und Entwicklungen im Bereich Ausstellungen, Nachhalten von offenen Themen der Teilprojektleitung
Protokoll: D&S
Planungsvorstellung Jour fixe Teilnehmer: CLM, D&S, GBB, stlv. GBB, TPL-B, TPL-A, PL-A, PL Haustechnik , IBO, PRO, Ausstellungspla- ner, weitere Planer/Beteiligte nach Bedarf Termin: Donnerstag 13:00 Uhr, 2 Stunden, wöchentlich Zielsetzung: Information über relevante Planungsthemen, Agenda und Inhalt wird im Rahmen des Pro- jekt-JF festgelegt Protokoll: CLM
Realisierungskonzept-JF Teilnehmer: CLM, D&S, TPL-B, TPL-UDM-Unterhalt, DM-Betrieb, IBO, PRO, Termin: Mittwoch 10:00 Uhr, 1 Stunde, monatlich
Zielsetzung: Betriebsverträglich Maßnahmenplanung für den Bauablauf und rechtzeitige Information darüber Protokoll: CL Map
Integrations-JF
Teilnehmer: Techn. Leiter, D&S, TPL-A, PL-A, Ausstellungsplaner, Kurator:Innen, DM-Unterhalt, Ausstel- lungstechn./Werkstatt Termin: Dienstag 15:00 Uhr, 1 Stunde, monatlich
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Zielsetzung: Informationsaustausch zur Integration von Demonstrationen und Ausstellungsobjekten Protokoll: Technische Leiter
Planer – Jour fixe Teilnehmer: CLM, IBO, hrf|PGB, Pro E, Ausstellungsplaner, weitere Planer/Beteiligte nach Bedarf
Termin: Dienstag 9:00 Uhr, wöchentlich Zielsetzung: Koordination der Planungsbeteiligten, gemeinsames Entwickeln von Lösungen Protokoll: Objektplanung (wesentliche Themen werden in das Projekt-JF übernommen)
Besprechungen zu Sonderthemen wie Nutzerabstimmungen, Termine mit Behörden, Denkmalschutz etc. werden nach Bedarf festgelegt und in den Regelbesprechungen bekannt gegeben, um Teilnehmerkreis und Termin abzustimmen. Protokoll: gem. jeweiliger Festlegung
Bauanlaufbesprechung nach Beauftragung Gemäß Einladung CLM & Fachbauleitung
Krisenbesprechungen / Sonstige Besprechungen zu Sonderthemen Teilnehmer: Nach Bedarf, CLM , DM, D&S
Termin: Bei Erfordernis
Medien Jour fixe TP-A
Zielsetzung: Fortschritt der Planung und Ausführung Content Standardvorgaben
Werkstatt Jour fixe ZUKINI
Zielsetzung: Eskalation aus Werkstatt. Priorisierung techn. Leiter
Grafik Jour fixe TP-A
Zielsetzung: Abstimmung und Festlegung des Grafik-Prozesses bis zur Abnahme Nachhalten des Grafik-Prozesses
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4.2.5 Eskalationsebenen
Abbildung: Besprechungslandschaft Zukini
Kostenplanung und -steuerung
4.3.1 Kostenverfolgung
Das Gesamtbudget ist in Teilprojekte, Maßnahmen und Einzelbudgets (Vergabeeinheiten) gegliedert, wel- che von den einzelnen Planungsbeteiligten zu „beplanen“ und gemäß den vertraglichen Grundlagen zu ver- antworten sind.
Verschiebungen zwischen den Teilprojekten und Maßnahmen bedingen gem. den Regelungen des Förder- bescheids und dessen Nachträgen die förmliche Zustimmung des Fördergebers, jedenfalls aber die Zustim- mung des GBB über eine Änderungsmeldung.
Verschiebungen zwischen den Einzelbudgets unter Einhaltung des TP-budgets sind nach den Regelungen dieses Projekthandbuchs anzuzeigen und ggf. im Rahmen des Änderungsmanagements freigeben zu lassen. Die Aufteilung in Einzelbudgets erfolgt anhand der von den Planern entwickelten und mit dem DM abge- stimmten Vergabepaketen. Die Projektsteuerung übernimmt unter Zuarbeit der beteiligten Planer hierzu das jeweilige Vergabebudget. Dieses Budget wird herangezogen zur Kostendeckung im Zuge der Beschaf- fung.
Die einheitliche Kostensteuerung und -verfolgung für alle ZUKINI-Teilprojekte erfolgt in der COOR Kosten- verfolgungs-Software.
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4.3.1.1 Aufträge
Jeder Vergabeeinheit ist ein Teilbudget zugewiesen. Im Regelfall umfasst die Vergabeeinheit einen Auftrag. Ausnahmen können in der KG 700 durch die Bildung von Sammelposten für Kleinaufträge o.ä. festgelegt werden. Die Verantwortung für die Budgeteinhaltung liegt beim jeweiligen Teilprojektleiter. Die freigege- benen Aufträge werden durch die Projektsteuerung in die Kostenverfolgung aufgenommen.
Zur Beschaffung wird auf Kapitel 4.6 verwiesen.
4.3.1.2 Nachträge
Im Fall zusätzlich erforderlicher Leistungen sind gem. den Regelungen der VOB/B die Mehrkosten dem AG anzuzeigen und Nachtragsangebote via PKMs-Workflow einzureichen und damit in den Prüfprozess einflie- ßen zu lassen. Es wird dabei zwischen Planernachträgen und Firmennachträgen unterschieden. Die beiden Workflows sind den folgenden beiden Abbildungen zu entnehmen.
Abbildung: Nachtragsworkflow Planer via Contrace
Abbildung: Nachtragsworkflow Firmen via Contrace
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Ablauf Nachtragsworkflow
Schritt 1: Workflow starten
Mit Klick auf den Button „Neu“ öffnet sich ein Dropdown-Menü. Hier können Sie zwischen Planernachtrag und Firmennachtrag wählen. Im Anschluss füllen Sie bitte die erforderlichen Felder (mit Stern markiert) aus. Der Ablauf eines Nachtragsworkflow wird nachfolgend anhand eines Firmennachtrags erklärt.
Wichtig:
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Hierbei ist unbedingt auf die korrekte Angabe der prüfenden Stelle zu achten! (Bei Planernachträgen ist die prüfende Stelle immer Drees & Sommer, bei Firmennachträgen die jeweilige OÜ). Der Nachtragstitel ist zwingend in folgender Form (NA-Nr. // VE-Nr. // NA-Titel ; Beispiel: NA101 // TPB.731.01 // Erstellung Pro- jekthandbuch) anzugeben. Nur mit einer korrekten Angabe der genannten Punkte kann ein reibungsloser Ablauf des Nachtrags-Workflow gewährleistet werden. Anschließend klicken Sie auf die Taste „Speichern“.
Schritt 2: Prüfung Nachtrag
Die zuständige Prüfstelle kann unter dem Reiter „Meine Vorgänge“ die zu prüfenden Nachträge einsehen. Weiterhin können die Ersteller unter den Reitern „Nachträge Firmen“ und „Nachträge Planer“ ihren eige- nen Workflowstand unter „Alle meine Nachträge“ verfolgen.
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Nach Auswahl des zu prüfenden Nachtrag gibt es nun 3 Auswahlmöglichkeiten (Prüfen, Zurück zur Überar- beitung und Ablehnen).
• Prüfen: In diesem Schritt sind von der prüfenden Stelle die Pflichtfelder zu befüllen und das Prüfexemplar dem Workflow zu ergänzen. Durch Speichern wird der Workflow zur Freigabe an den Bauherren (Planernachträge) oder zur Plausibilisierung an die Projektsteuerung (Firmennachträge) weiterge- leitet. Die Nachtragsprüfung der Bauleitungen erfolgt mittels Formblatt Nachtragsbearbeitung (s. Anlage 16). Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass beim Upload des Prüfexemplars das richtige Verzeichnis aus- gewählt wird. Bei einem Firmennachtrag wäre eine thematisch angemessene Verortung unter [V] Rechnung, Vertrag -> [VG] Zusatz- und Nachtragsangebote auszuwählen.
• Zurück zur Überarbeitung: In diesem Schritt kann der Workflow zur Überarbeitung zurück an den Ersteller gesendet werden. Es ist zu beachten, dass für einen schnellen Ablauf eine möglichst präzise Begründung im Textfeld „Mitteilung“ notwendig ist. • Ablehnen: In diesem Schritt wird der Workflow abgelehnt. Das Ablehnen des Workflows ist im Textfeld „Mit- teilung“ zu begründen.
Schritt 3: Plausibilisierung Nachtrag
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Im Schritt „Plausibilisierung“ hat die Projektsteuerung ebenfalls 3 Auswahlmöglichkeiten (Plausibilisieren, Schritt zurück und Ablehnen).
• Plausibilisieren: Das geprüfte Nachtragsexemplar wird in diesem Schritt von der Projektsteuerung plausibilisiert. Zudem wird in diesem Schritt die Vergabeempfehlung sowie die Deckungsbestätigung generiert und dem Prüfexemplar beigefügt.
Abbildung: Formblatt Vergabeempfehlung (links) und Formblatt Deckungsnachweis (rechts) • Schritt zurück: Hierrüber kann der Workflow zur Überarbeitung zurück an die OÜ gesendet werden. Es ist auf ein möglichst präzise Begründung zu achten.
• Ablehnen: In diesem Schritt wird der Workflow abgelehnt. Das Ablehnen des Workflows ist im Textfeld „Mit- teilung“ zu begründen.
Schritt 4: Freigabe Nachtrag
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Die zuständigen Freigabeberechtigten können die freizugebenden Nachträge unter „Meine Vorgänge“ -> „ToDo Freigabe“ einsehen.
Die Freigabeberechtigten haben ebenfalls die Möglichkeit den Workflow unter Angabe einer Begründung zurück an die Projektsteuerung zu senden oder aber den Nachtrag abzulehnen. Mit Klick auf den Button „Zur NV Erstellung schicken“ kann die freigegeben Summe ergänzt werden. Anschließend wird der Work- flow über Speichern an das Sekretariat DM weitergeleitet. Hier wird vom Sekretariat DM nun die NV er- stellt und hochgeladen. Der Nachtrag gilt nun als Beauftragt. Im Falle von besonderer Dringlichkeit der Ausführung kann der AG eine Beauftragung dem Grunde nach mit dem Formblatt Ausführungsanordnung (s. Anlage 14) vor Nachtragsvereinbarung erteilen.
Wir verweisen zusätzlich zu der hier beschriebenen Vorgehensweise auf das Schulungsvideo zum Nach- tragsmanagement. Das Schulungsvideo finden Sie in der PKM-Kachelübersicht (s. Abbildung). Mit einem Klick auf die Kachel werden Sie unmittelbar zum Schulungsvideo weitergeleitet.
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4.3.1.3 Deckungsbestätigungen
Jeder Vergabeeinheit ist zur Beschaffung eine Kostendeckungsbestätigung (KDB) beigefügt. Zunächst ist zwischen einer Deckungsbestätigung für Aufträge und für Nachträge zu unterscheiden.
Die Deckungsbestätigungen für Aufträge erfordern den Vergleich der Soll-Werte für Vergabeeinheiten mit den Angeboten von Bietern. Im Fall der Überschreitung der Soll-Werte durch die Angebote sind geeignete Deckungsmöglichkeiten zu erarbeiten.
Deckungsbestätigungen für Nachträge sind entweder durch bei der Vergabe gebildete Rückstellungen oder durch Einsparungen bei anderen Teilleistungen oder aber durch Budgeterhöhungen nachzuweisen.
Voraussetzungen jeder ordnungsgemäßen Erst- und Nachtragsbeauftragung sind der Nachweis und die Be- stätigung der finanziellen Deckung durch eine Deckungsbestätigung bzw. bei TP-übergreifenden Beauftra- gungen mehrere Teildeckungsbestätigungen.
Die Deckungsbestätigung wird im Teilprojekt erstellt und wird durch den Teilprojektleiter verantwortet so- wie vor Auftragserteilung geprüft und abgezeichnet.
Siehe Anlagenverzeichnis, Anlage 13.
Aufträge, Nachträge, Risiken
Kostendeckung Hauptaufträge
▪ Anpassung Budget aktuell auf eine angemessene Nachtragsrückstellung (Orientierung an Empfeh- lung des Planers, meist jedoch 10%) ▪ Vergabegewinne werden in die TPB.900.01 abgeführt
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▪ Unterdeckungen werden aus der TPB.900.01 gedeckt, sofern nicht ein besonderes Risikobudget vorgesehen ist
4.3.2 Rechnungen
4.3.2.1 Rechnungsstellung
Generelle Verfahrensanweisungen
Die Rechnungsanschrift lautet:
Deutsches Museum
Bauabteilung
Museumsinsel 1
D-80538 München
Die Rechnungen müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
▪ Projektbezeichnung ▪ Bezug des Auftrages: Angabe des Planer- oder Bauvertrages mit Datum und VE-Nummer oder Auf- tragsnummer, Kostenstelle ▪ Verweis auf die Rechnungsart (Abschlags-/Schlussrechnung); bei Abschlagsrechnungen ist auf die lau- fende Nummer der AR bzw. SR zu verweisen. ▪ Hinweis auf den Leistungszeitraum/-Zeitpunkt: Es muss der Beginn und das Ende der Leistungserbrin- gung genannt werden. Wenn eine separate Stunden-Aufstellung beigefügt ist, muss auf diese in der Rechnung explizit verwiesen werden. ▪ Angabe der Steuer-Nr. oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nr. ▪ Angabe der Bankverbindung sowie die gesetzlichen Formalien zur Rechnungslegung. ▪ Für ausführende Unternehmen gilt zusätzlich: Der Rechnung muss eine zum Zeitpunkt der Zahlung gültige Freistellungsbescheinigung zum Steuerabzug bei Bauleistungen nach § 48b EStG beigefügt sein.
▪ Des Weiteren ist folgendes zu beachten: Planer-Rechnungen sind mit entsprechenden Nachweisen (nachvollziehbare Honorarberechnung mit kumulierten Leistungsstand, Stundennachweise etc.) zu versehen. ▪ Bauleistungs-Rechnungen sind vollständig, kumuliert und prüffähig aufzustellen und mit entsprechen- den Nachweisen zu belegen (Aufmaße, Massenzusammenstellungen etc.). ▪ Das Eingangsdatum der Postzustellung ist mit Stempel auf dem Original der Rechnung zu dokumentie- ren. ▪ Alle Rechnungen sind über das PKMS und zeitgleich einfach im Original an den Auftraggeber zu über- senden. Die Vertragsfristen für die Rechnungsbearbeitung beginnt mit Einreichung der Rechnung via PKMS-Workflow (Rechnungsupload) zu laufen.
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Schlussrechnungen:
Bei Schlussrechnungen von Bauleistungen sind zusätzlich folgende Unterlagen beizufügen:
▪ Mengenzusammenstellungen ▪ von der Objektüberwachung geprüfte (Rest)-Aufmaße (AVA-unterstützte, digitale Aufmaß-Prüfung) ▪ von (Firma), Objektüberwachung und Bauherrnvertreter unterzeichnetes Abnahmeprotokoll, sowie die Bestätigung der Objektüberwachung, dass festgestellte, wesentliche Mängel beseitigt wurden und sämtliche Bestandsunterlagen (Dokumentation) mit Betriebsbeschreibungen und Plänen durch den AN vorliegen. ▪ Soweit vertraglich vereinbart, Bürgschaft nach Vorgabe des AG (Formblatt 422 VHB Bayern) im Original zur Ablösung des Einbehalts für Mängelansprüche. Etwaige bisherige Bürgschaften (Vertragserfül- lungsbürgschaft, Vorauszahlungsbürgschaft) werden ausgetauscht. ▪ Mit Vorlage der geprüften Schlussrechnung ist die Checkliste zur Prüfung einer Schlussrechnung aus- gefüllt einzureichen (s. Anlage 15)
4.3.2.2 Rechnungslauf /-prüfung (Planer + Firmen)
Alle Rechnungen sind über einen PKMs Workflow zu starten. Es wird hierbei zwischen Planer- und Firmen- rechnungen entschieden. Die zugehörigen Workflows sind den beiden Grafiken zu entnehmen.
Abbildung: Workflow Planerrechnung
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Abbildung: Workflow Firmenrechnung
Ablauf Rechnungs-Workflow
- Start des Workflows
Mit Klick auf den „Neu-Button“ öffnet sich ein Dropdown-Menü. Hier können Sie zwischen Planerrech- nung und Firmenrechnung wählen. Im Anschluss füllen Sie bitte die erforderlichen Felder (mit Stern mar- kiert) aus. Der Ablauf eines Rechnungsworkflow wird nachfolgend anhand einer Firmenrechnung erklärt.
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Wichtig: Bei der Erstellung eines Rechnungsworkflows sind die ausführenden Firmen dazu angehalten, die prüfende Stelle korrekt zu benennen (bei Planerrechnungen ist die prüfende Stelle immer Drees & Som- mer, bei Firmenrechnungen die jeweilige OÜ). Der Rechnungstitel ist zwingend in folgender Form (VE-Nr. // Firmenkürzel // AZ-Nr.; Beispiel: TPB.713.01 // D&S // 1. AR) anzugeben. Nur mit einer korrekten An- gabe der genannten Punkte kann ein reibungsloser Ablauf Rechnungs-Workflows gewährleistet werden. Im Anschluss ist der
- Prüfung Rechnung Die zuständige Prüfstelle kann unter dem Reiter „Meine Vorgänge“ die zu prüfenden Rechnungen einsehen. Weiterhin können die Ersteller unter den Reitern „Rechnung Firmen“ und „Rechnung Planer“ ihren eigenen Workflowstand unter „Alle meine Rechnungen“ einsehen.
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Nach Auswahl des zu prüfenden Nachtrag gibt es nun 2 Auswahlmöglichkeiten (Prüfen, Zurück zur Überar- beitung)
• Prüfen: In diesem Schritt sind von der prüfenden Stelle die Pflichtfelder zu befüllen und das Prüfexemplar dem Workflow zu ergänzen. Durch Speichern wird der Workflow zur Freigabe an den Bauherren (Planerrechnungen) oder zur Plausibilisierung an die Projektsteuerung (Firmenrechnungen) weiter- geleitet. Das Ergebnis der Prüfung ist im Rechnungsbegleitblatt (s. Anlage 21) zur entsprechenden Rechnungsart auszuweisen. Es ist mit der geprüften Rechnung einzureichen. Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass beim Upload des Prüfexemplars das richtige Verzeichnis aus- gewählt wird. Bei einer Firmenrechnung wäre eine thematisch angemessene Verortung unter [V] Rechnung, Vertrag -> [VR] Rechnungen auszuwählen.
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• Zurück zur Überarbeitung: Bei Unvollständigkeit oder mangelnder Prüffähigkeit kann der Workflow in ist diese umgehend mit Begründung zurückzuweisen.
- Plausibilisierung Rechnung
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Im Schritt „Plausibilisierung“ hat die Projektsteuerung 3 Auswahlmöglichkeiten (Plausibilisieren, Schritt zu- rück und Zurück zur Überarbeitung).
• Plausibilisieren: Das geprüfte Rechnungsexemplar wird in diesem Schritt von der Projektsteuerung plausibilisiert. Zudem wird in diesem Schritt das Rechnungsbegleitblatt generiert und dem Prüfexemplar beige- fügt.
Abbildung: COOR Rechnungsbegleitblatt
• Schritt zurück: Hierrüber kann der Workflow zur Überarbeitung zurück an die OÜ gesendet werden. Es ist auf ein möglichst präzise Begründung zu achten. • Zurück zur Überarbeitung:
Über diesen Schritt kann die Rechnung direkt zum Ersteller zur Überarbeitung zurückgesendet wer- den. Es ist auf eine möglichst präzise Begründung zu achten.
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- Freigabe Rechnung
Die zuständigen Freigabeberechtigten können die freizugebenden Nachträge unter „Meine Vorgänge“ -> „ToDo Freigabe“ einsehen.
Die Freigabeberechtigten haben die Möglichkeit den Workflow unter Angabe einer Begründung zurück an die Projektsteuerung zu senden oder aber die Rechnung freizugeben. Mit Klick auf den Button „Freigabe“ kann die freigegeben Summe ergänzt werden. Anschließend wird der Workflow über Speichern an das Sekretariat DM weitergeleitet. Die Buchungsabteilung wird den Auszahlbetrag nun mit dem nächsten Zahllauf anweisen. Weitere Schritte sind im Projekt nicht definiert und im Projekthandbuch nicht be- schrieben.
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Wir verweisen zusätzlich zu der hier beschriebenen Vorgehensweise auf das Schulungsvideo zum Rech- nungsmanagement. Das Schulungsvideo finden Sie in der PKM-Kachelübersicht (s. Abbildung). Mit einem Klick auf die Kachel werden Sie unmittelbar zum Schulungsvideo weitergeleitet.
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Rechnungen und Zahlungen
Rechnungsfreigaben und Zahlungsabgleich:
▪ Prüfungsdurchlauf wird über Rechnungsworkflow im PKMS gesteuert, kontrolliert und dokumen- tiert ▪ einheitliche Rechnungsbegleitblätter der prüfenden Bauleitung ▪ einheitliche Rechnungsbegleitblätter der Projektsteuerung und Projektleitung aus COOR ▪ Bürgschaften, Abzüge Bau Risk, Schadenseinbehalte, etc. werden pro Auftrag festgelegt
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4.3.2.3 Rechnungen Werkstätten
Rechnung - Direktvergabe
Im Zuge einer Direktvergabe ohne Durchführung eines Verfahrens ist der Ablauf der Rechnungsstellung für den Demo-Bau Intern (VE 899) wie folgt:
bei geschätzten Auftragswerten bis
Liefer- und Dienstleistungen 1.000 € netto Bauleistungen 5.000 € netto Freiberufliche Dienstleistungen 10.000 € netto
Abbildung: Ablauf Rechnungsstellung - Direktvergabe
Rechnung - Freihändige Vergabe/Beschränkte Ausschreibung
Im Zuge einer freihändigen Vergabe (Verhandlungsvergabe) ist der Ablauf der Rechnungsstellung für den Demo-Bau Intern (VE 899) wie folgt:
bei geschätzten Auftragswerten bis
Bau-, Liefer- und Dienstleistungen 50.000 € netto
Abbildung: Ablauf Rechnungsstellung – Freihändige Vergabe/Beschränkte Ausschreibung
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Rechnung – Beschränkte Ausschreibung
Im Zuge der beschränkten Ausschreibung ist der Ablauf der Rechnungsstellung für den Demo-Bau intern wie folgt:
Bei geschätzten Auftragswerten ab 50.000 € netto
Umgang mit Mawek
Die technischen Leiter führen die Budget- und Zahlungsdaten im Programm Mawek. Ein monatlicher Ab- gleich zwischen Mawek und Buchhaltungs-Kontoauszügen soll durch die technischen Leiter der Projektlei- tung zugearbeitet werden. Ein monatlicher Auszug aus Mawek wird unter SPM/Controlling_ZUKINI zur Ein- sicht durch die PL bereitgestellt.
4.3.3 Chancen- / Risiko- / Konfliktmanagement
Das Chancen- / Risikomanagement hat zum Ziel, in jeder Projektphase einen vollständigen und nachvoll- ziehbaren Überblick über die monetären Chancen (=potenzielle Einsparungen) und Risiken (= potentielle Kostenerhöhungen) des Projekts zu erhalten.
Zu diesem Zwecke sind sowohl Chancen als auch Risiken durch das jeweilige Planungsteam zu benennen und zu beschreiben, geeignete Maßnahmen auszuweisen, maximale Einsparungen bzw. Kosten monetär zu schätzen und mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit zu bewerten.
Aus den geschätzten Einsparungen bzw. Kosten in Verbindung mit der Eintrittswahrscheinlichkeit werden gewichtete geschätzte Einsparungen bzw. Kosten ermittelt und in der COOR-Kostenverfolgung hinterlegt. Entsprechende Umbuchungen zur Kostendeckung sind durchzuführen.
Grundsätzlich werden Interessenskonflikte zunächst innerhalb des Projektes auf Arbeitsebene besprochen. Dort wird nach einer Möglichkeit für eine einvernehmliche Lösung gesucht. Sollte daraus ein Konflikt zwi- schen dem Generalbevollmächtigten und dem Bauherrn / Nutzer entstehen, kann dieser sowohl vom Ge- neralbevollmächtigten Bau als auch vom Bauherrn / Nutzer an den Lenkungsausschuss zur Entscheidung herangetragen werden.
Die Chancen-/Risiken-Bewertung erfolgt monatlich durch die Teilprojekte.
Zusätzlich wird eine Risikomatrix mit übergeordneten Risikoeinschätzungen von den Teilprojekten geführt und regelmäßig überprüft.
Änderungsmanagement
4.4.1 Grundsätzliches
Das Änderungsmanagement hat zum Ziel, Umplanungen und begründete Änderungen in einem geordneten Verfahren zu untersuchen, freizugeben bzw. abzulehnen und jederzeit nachvollziehbar zu dokumentieren.
Änderungsmeldungen werden erstellt bei relevanten Abweichungen zum Förderantrag aufgrund
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▪ Leistungssollfortschreibung des Bauherrn ▪ VE Verschiebungen von Leistungen maßnahmen-, teilprojekt- bzw. planer-übergreifend (innerhalb der Maßnahme bei gleichem Planer mit Umbuchungsliste) ▪ Normen, Auflagen ▪ Planer-Erkenntnissen
Dabei sollen stets die Auswirkungen auf die Zielfelder „Kosten“, „Termine“, „Betriebskosten“, „Funktion“ und „Erscheinungsbild“, sowie die Auswirkungen auf die anderen Teilprojekte untersucht werden.
Die Kostenauswirkungen haben in Bezug auf Detailliertheit und Gliederung einer ergänzenden Kostenbe- rechnung zu entsprechen.
Terminliche Auswirkungen werden auf der Änderungsmeldung erfasst.
Hier ist zu differenzieren zwischen
▪ Auswirkung auf Vertragstermine (Planvorlage und Ausführungsfristen) ▪ Auswirkungen auf den Fertigstellungstermin
Das Änderungsmanagement kann entsprechend seiner Auswirkungen verschiedene Stufen und Instanzen durchlaufen. Im Änderungsmeldung JF bzw. RA2 JF werden Änderungsmeldungen erhoben und Entschei- dungen vorbereitet, die den RA2 betreffen.
Eine Änderungsmeldung wird erfasst, wenn eine Veränderung des Leistungssolls (Bauherrenwunsch), Än- derungen von Normen, Planer-Erkenntnisse und Teilprojektübergreifende Umbuchungen die Ursache sind. Die Änderungsmeldungen werden von der Projektsteuerung nach Absprache mit dieser als Workflow im Contrace gestartet.
Abbildung: Ablauf Änderungsmeldung
Vorgehen Änderungsmeldung
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-
Start durch Projektsteuerung
-
Bearbeitung Objekt- und Fachplaner
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-
Empfehlung (Teil-)Projektleitung
-
Entscheidung Gesamtprojektleitung
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Terminplanung und Steuerung
4.5.1 Terminplanung
Die beiden Teilprojekte TP Bau und TP Ausstellung erstellen entsprechend Ihrem jeweiligen Projektfort- schritt Terminpläne. Hierbei sind jeweils die einzelnen Terminpläne der anderen Teilprojekte zu berücksich- tigen und Konflikte kurzfristig dem jeweiligen Teilprojektleiter und der Teilprojektsteuerung zu melden.
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4.5.2 Rahmenterminplan
Der Rahmenterminplan TP-Bau vom 01/2025 ist Grundlage der weiteren zu detaillierenden Terminplanun- gen.
4.5.3 Detailterminplanung
Entsprechend dem Projektfortschritt werden vom Objektplaner in Zusammenarbeit mit dem Projektsteue- rer Terminpläne erstellt.
Die Detailterminplanung gliedert sich im Wesentlichen in folgende Abschnitte:
▪ Terminplan der Planung (Vorentwurfs-, Entwurfs-, Ausführungsplanung) ▪ Terminplan der Ausschreibungen und Vergaben ▪ Terminplan Ausführung (kann im Zuge der LSM-Prozessplanung hierdurch ersetzt werden) ▪ Terminplan Abnahmen/ Übergabe / Inbetriebnahme
Relevant für die Terminverfolgung sind die jeweiligen Detailterminpläne der einzelnen Leistungsphasen.
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4.5.4 Terminkontrollen und Abstimmungen
Das Teilprojekt führt eigenverantwortlich die nötigen Terminkontrollen für die Planung der Planung und Ausschreibung und Vergabe sowie die Prüfung und Freigaben der Montage- und Werkstattplanung durch, um die in der LSM Prozessplanung vereinbarten Ausführungstermine sicherzustellen.
Sind Abweichungen zu erkennen, die die Ausführungstermine gefährden und können diese nicht durch Ge- genmaßnahmen ausgeglichen werden, erfolgt die Meldung in der 2. Eskalationsebene (z.B. Projektbespre- chung).
Der bauliche Fortschritt wird durch die jeweiligen Objektüberwachungen wöchentlich im Rahmen des Ko- ordinationstermins mit den ausführenden Firmen (z.B. Bau JF) mit der LSM Prozessplanung verglichen und bei Abweichungen Gegenmaßnahmen eingeleitet. Ist dies nicht möglich erfolgt die Meldung in die nächste Besprechungsebene (z.B. Bauleitungs-jour fixe).
4.5.5 Freigaben des AG
Es erfolgt keine Freigabe der Ausführungsplanung. Der AG geht davon aus, dass die freigegebene Entwurf- splanung und alle nachfolgend getroffenen Vereinbarungen umgesetzt werden. Ist dies in Einzelfällen er- forderlich (z.B. veränderte Türpositionen), wird dies im Protokoll der Projektbesprechung dokumentiert.
4.5.6 Planung der ausführenden Firmen (Firmenplanung bzw. Werk- und Montageplanung)
Als Firmenplanung ist die von den ausführenden Firmen zu erstellende Werkstatt- und Montageplanung zu verstehen.
Die ausführenden Firmen erstellen auf der Grundlage der AG-seitigen Ausführungs- bzw. Ausschreibungs- planung ihre eigene (Firmen-)Planung.
Die Vorlage der W+M-Planung hat rechtzeitig unter Berücksichtigung des Prüflaufs bis zur Freigabe zu er- folgen. Die Prüffristen und einzubindenden Stellen sind spätestens in der Bauanlaufbesprechung des Ge- werks zu klären und zu vereinbaren.
Der koordinierende Architekt erstellt die Planlieferliste auf der Grundlage der o.g. Planlauferfordernisse und überwacht diese. Bei Abweichungen sind die entsprechenden Eskalationsschritte (s. Kap. 4.2.5) vorzu- nehmen.
4.5.7 Bemusterung
Grundlage der Bemusterungen sind das freigegebene Gestaltungskonzept sowie die Bemusterungsmatrix.
Im Gestaltungskonzept wurden die gestalterischen Rahmenbedingungen festgelegt. In der Bemusterungs- matrix sind Art und Teilnehmer, sowie der Bemusterungen vor und nach Vergabe festgelegt.
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Ausführungsvorbereitung Ausschreibung und Vergabe
4.6.1 Allgemein
Grundlage für die Organisation der Ausführungsvorbereitung ist die Festlegung der Vergabestrategie. Es werden die Teil- und Fach-Lose, die Art des Vergabeverfahrens und die Termine für die einzelnen Ausschrei- bungen festgelegt.
Der externe Jurist für Vergaberecht unterstützt das Projekt ZUKINI in Fragen des Beschaffungswesens im Bedarfsfall. Die Bezeichnung der Vergabeeinheiten unterscheidet sich bei den einzelnen Teilprojekten.
4.6.2 Codierung Vergabeeinheiten / Leistungsverzeichnisse
Die Umgliederung der Kostenberechnung in Vergabeeinheiten (Vergabeumbruch) erfolgt durch den Ob- jektplaner zu Beginn der Ausführungsplanung. Die Festlegung von Vergabeeinheitennummern und -be- zeichnungen erfolgt durch die Projektsteuerung. Nach Überprüfung durch die Projektsteuerung werden die budgetierten Vergabeeinheiten durch den Bauherrn genehmigt.
Spätere Anpassungen erfolgen ausschließlich in Abstimmung mit der Projektsteuerung. Diese erfasst die Vergabeeinheiten im ‚Vergabeartenplan‘ (s. Anlage 5) und organisiert die Aufnahme in den Datenraum nach Erfordernis.
Grundsätzlich ist vor Einleitung des Vergabeverfahrens, das Projektinfoblatt auszufüllen und an die Verga- bestelle zu senden. Durch die Vergabestelle wird eine Vergabenummer (RuV) vergeben, erst dann ist die Einleitung des Vergabeverfahrens möglich.
4.6.3 Rechtsgrundlagen
▪ Folgende Rechtsgrundlagen sind unter anderem zu berücksichtigen: Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV), EG ▪ Vergaberichtlinien 4. Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ▪ Vergabeverordnung (VgV) ▪ Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) ▪ Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen Teil A (VOL/A) ▪ Bayerisches Haushaltsrecht ▪ Bayerisches Gesetz über wirtschafts- und vergaberechtliche Vorschriften (BayWiVG) ▪ Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) ▪ UVgO und die Regelungen und Wertgrenzen aus der Mitteilung vom 18.05.2018 (Bekanntmachung für Vergaben im Kommunalen Bereich)
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4.6.4 Art des Vergabeverfahrens in Abhängigkeit von Wertgrenzen
Zu beachten sind folgende Regelwerke:
Abbildung: Regelwerke
Wertgrenzen für europaweite Ausschreibungen
Abbildung: Wertgrenzen europaweite Ausschreibungen
Alle angegebenen Werte sind Nettowerte!
Wegen der regelmäßigen Überschreitung der Schwellenwerte kommt als Regelverfahren das europaweite Vergabeverfahren nach VOB A zur Anwendung (Offenes Verfahren).
Die aktuellen Wertgrenzen sind nachzuschlagen unter
http://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Dossier/oeffentliche-auftraege-und-vergabe.html
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Vergabeverfahren mit Fristen gemäß VOB/A § 3 EU
Abbildung: Fristen Vergabeverfahren
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80 – 20 Regel
Das 20 % Kontingent von Leistungen, für die eine Beschaffung über Nationale Verfahren zulässig ist, be- misst sich nach den Kosten des Gesamtprojekts. Zu beachten ist ferner, dass der Auftragswert des betref- fenden Auftrags (Los) 1 Mio. € (netto) bei Bauleistungen und 80.000 € (netto) bei Liefer- und Dienstleis- tungen nicht übersteigen darf.
Maßgebend für den Schwellenwert ist bei der Aufteilung eines Auftrags in Lose grundsätzlich nicht der Wert des Loses, das zu erhalten ein antragstellender Bieter anstrebt, sondern der Auftragswert des gesamten zur Ausschreibung anstehenden Auftrags.
4.6.5 LV Termine
Der Ablauf bei Erstellung von Vergabeunterlagen erfolgt gem. nachstehender Grafik:
Abbildung: Durchlauf LV Erstellung
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Abbildung: Übersicht Durchlauf Vergabe
Auf der Grundlage der oben dargestellten Prozesse wird vom Objektplaner Hochbau ein Terminplan für Ausschreibung + Vergabe erstellt und bei Bedarf angepasst.
Folgende Ausschreibungstermine werden in den Vergabeterminplänen regelmäßig verfolgt:
- Erstellung LV
- Prüfung LV
- Überarbeitung LV
- Veröffentlichung im EU-Amtsblatt / Bayerischen Staatsanzeiger / e-Vergabeplattform
- Versand LV
- Submission
- Auswertung und Vergabevorschlag
- Aufklärungsgespräche / Entscheidung über Vergabe
- Information der Bieter/Wartefrist nach §101 GWB
- Beauftragung / Veröffentlichung der Vergabe im EU-Amtsblatt
- Leistungsbeginn
- Bindefrist
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4.6.6 Vertragsbedingungen
- Leistungsbeschreibung - Planer
- Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) - Vergabehandbuch Bayern
- Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) - Vergabehandbuch Bayern
- Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen (ZTV) (Planer)
- Allgemeine Technische Vertragsbedingungen (ATV) – VOB/C - DM
- Allgemeine Vertragsbedingungen (AVB) – VOB/B – DM
- Richtlinien des Deutschen Museums (Formblätter, Bau Risk Versicherung, Errichterdokumentation etc.)
Das „Versand-LV“ wird vom Planer über PKM ans DM verschickt und ist gegliedert in Unterlagen:
A_ verbleiben beim Bieter und sind im Vergabeverfahren zu beachten
L 211EU-Aufforderung zur Abgabe eines Angebots EU
L 211EU-Aufforderung zur Abgabe eines Angebots EU_Instandhaltung
211EU-Fortsetzung Aufforderung_Ergänzung Instandhaltung
L 212EU-Teilnahmebedingungen EU
216_Verzeichnis vorliegender Unterlagen
216_Verzeichnis vorzulegender Unterlagen_Instandhaltung
242.H Instandhaltung
B_ verbleiben beim Bieter und werden Vertragsbestandteil
241-Abfall
244-Datenverarbeitung
L 214 Besondere Vertragsbedingungen
L 215 Zusätzliche Vertragsbedingungen
Anlage 1_BauRisk-Versicherung
Anlage 2_ Logistikhandbuch_aktuellster Stand
Anlage 2_2_Bauteiluebersicht-A4-RA2
Anlage 2_3_Bauteiluebersicht Sammlungsbau
Anlage 3_Sicherheitsmerkblatt_Zutrittsbedingungen für Fremdfirmen
Anlage 4_LSM
Anlage 5_IBM_Inbetriebnahmemanagement
Anlage 9_Hinweise zur Duebelbefestigung-RA2
Anlage 10_1_Dokumentenablage
Anlage 10_Richtlinie Bauwerksdokumentation
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Anlage 11_1_CAD_Systemanforderungen
Anlage 11_CAD_Richtlinien 2023
C_ soweit erforderlich mit dem Angebot ausgefüllt einzureichen
L 124 Eigenerklärung zur Eignung
L 127 Erklärung_Bezug_Russland
L 213 Angebotsschreiben bis 6 Lose
L 213 Angebotsschreiben ohne Lose
221 Preisermittlung bei Zuschlagkalkulation
222 Preisermittlung bei Kalkulation über die Endsumme
225 Stoffpreisgleitklausel
225a Stoffpreisgleitklausel ohne Basiswert
228 Nichteisenmetalle
233 Verzeichnis der NU
L 234 Bietergemeinschaft
L 235 Verzeichnis des Unternehmerleistung
D_ auf gesondertes Verlangen einzureichen
L 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen
4.6.7 Unterlagen zur Beauftragung
Der LV Ersteller hat die Prüfung der Angebote durchzuführen und ggf. Unterlagen gem. VOB/A abzufordern. Bei Bedarf und in Abstimmung mit der TP Leitung sind Bieteraufklärungsgespräche zu koordinieren und durchzuführen. Die Unterlagen werden durch den jeweiligen Ersteller auf dem PKMS abgelegt.
Unterlagen Beauftragung
Vergabevorschlag - Planer Deckungsbestätigung – Drees & Sommer Ggf. Protokoll des Aufklärungsgespräches Geprüfte Angebote – Planer
Folgende Informationen sollen im Vergabevorschlag enthalten sein:
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Weitere Vergabeunterlagen nach Vergabehandbuch sind zur Vergabeakte zusammenzustellen und sukzes- sive in das PKMS einzustellen:
Submissionsprotokoll Preisspiegel Nachgereichte Unterlagen
Zur Beauftragung ist zudem das mit den vereinbarten Preisen versehene Auftrags-Leistungsverzeichnis als Grundlage für die Abrechnung zu erstellen. Ein eventueller Nachlass ist hierbei von der Gesamtsumme ab- zuziehen (keine Einrechnung in die Einheitspreise).
Das Auftrags-LV umfasst alle vertragsrelevanten Unterlagen:
▪ Zuschlagsschreiben/Bestellung
▪ Ggf. Protokoll des Aufklärungsgespräches
▪ Unterlagen nach B_ verbleiben beim Bieter und werden Vertragsbestandteil
▪ FB 223 – Aufgliederung der EPs
▪ Vertragstermine gem. Auftragsschreiben bzw. FB 214.H
▪ Leistungsbeschreibung mit Preisen und ggf. vereinbarten Bauprodukten (Fabrikats-Liste o.ä.)
▪ Ggf. weitere
Das Auftrags-LV ist als PDF zusammenzufassen und zu übergeben. Als Grundlage für das digitale Aufmaß wird eine d86 bzw. x86 Datei erzeugt. Das Auftrags-LV ist jedenfalls zu verteilen an:
▪ Ausführenden Firma
▪ Objektüberwachung bzw. Fachbauleitung
▪ Projektsteuerung
▪ Auftraggeber
Ggf. weitere
4.6.8 Vergabeakte
Der einzelne Bieter nach § 97 Abs. 1 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) hat einen Anspruch darauf, dass alle wesentliche Schritte und Entscheidungen im Vergabeverfahren im Wege transparenter Vergabeverfahren vom Auftraggeber schriftlich niedergelegt werden. So werden z.B. nach § 20 VOB/A die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen in Textform festgehalten.
Dokumentation des Vergabeverfahrens:
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Veröffentlichung
▪ Veröffentlichung einer Bekanntmachung national VOL und VOB für öffentliche Ausschreibungen ▪ Veröffentlichung einer Bekanntmachung national VOL und VOB für Teilnahmewettbewerbe (bei Freihändigen Vergaben/Beschränkten Ausschreibungen) ▪ Veröffentlichung einer Bekanntmachung EU ▪ Veröffentlichung einer Vorinformation (Ex-Ante)
Aufforderung
▪ Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ▪ Aufforderung zur Abgabe eines Angebots elektronisch für Freihändige Vergaben
Bedingungen / Erklärungen
▪ Bewerbungsbedingungen ▪ Eigenerklärungen zur Eignung VOL ▪ Eigenerklärungen zur Eignung VOB (Vergabehandbuch Bayern) ▪ Abschließende Nachweisliste VOL
Angebot
▪ Angebot
Submission
▪ Niederschrift über die Öffnung der Teilnahmeanträge ▪ Niederschrift über die Öffnung der Angebote
Information
▪ Absageschreiben nach § 101a GWB (EU) oder Bieterinformation nach Zuschlag ▪ Ex-Post-Transparenz: Information über vergebene Aufträge national Bekanntmachung über verge- bene Aufträge (EU) ▪ Mitteilung über die Aufhebung der Ausschreibung (VOL)
Dokumentation
▪ Dokumentation der Vergabe ▪ Auftrag ▪ Beim Verhandlungsverfahren alle wesentlichen Maßnahmen und Entscheidungen gem. Anlage 2 zum Schreiben des Staatsministeriums des Innern und für Integration vom 18.05.2018
4.6.9 Teilprojektübergreifende Beschaffung
In Einzelfällen kann zwischen TP Bau und TP Ausstellungen eine übergreifende Beschaffung sinnvoll sein. Diese ist stets mit der Teilprojektleitung und der Projektsteuerung abzustimmen. Bei deren Planung ist folgendes zu berücksichtigen:
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Abbildung: Übergreifende Beschaffungen
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4.6.10 Beschaffung Werkstätten
Die Beschaffungen der Werkstätten werden in deren Disponierungstool Mawek budgetiert und dokumen- tiert. Die Beschaffung folgt den nachstehend beschriebenen Vorgehensweisen in Abhängigkeit der Wert- grenzen nach UVgO.
Zu Beginn einer Beschaffung ist ein Vergabeinfoblatt des DM auszufüllen. Dieses findet Verwendung für Beschaffungen im Haushalt und in der ZUKINI. In der ZUKINI erfolgt die Zuordnung der Zuständigkeiten wie folgt:
Technischer Projektlei- Technischer Projektlei- Leiter ter TPA Leiter ter TPA
ZUKINI Vergabestelle
Abbildung : Ausschnitt Vergabeinfoblatt DM
Die Projektleitung gleicht die monatlichen Mawek-Auszüge mit den Buchhaltungs-Kontoauszügen ab und veranlasst ggf. Korrekturen.
4.6.10.1 Direktvergabe
Direktvergabe ohne Durchführung eines Verfahrens gem. UVgO zu geschätzten Auftragswerten bis
Liefer- und Dienstleistungen: 1.000 € netto Bauleistungen: 5.000 € netto freiberufliche Dienstleistungen: 10.000 € netto
Im Zuge der Direktvergabe erfolgt kein Rechnungslauf via PKM.
4.6.10.2 Freihändige Vergabe (Verhandlungsvergabe) 1.000 – 25.000 € netto
Bestellungen im Wege der freihändigen Vergabe (Verhandlungsvergabe) bis
Bau-, Liefer- und Dienstleistungen 25.000 € netto
Im Zuge der freihändigen Vergabe erfolgt kein Rechnungslauf via PKM.
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Abbildung: Ablauf freihändige Vergabe (Verhandlungsvergabe) ohne Vergabestelle ZUKINI
4.6.10.3 Freihändige Vergabe (Verhandlungsvergabe) 25.000 – 50.000 € netto
Bestellungen im Wege der freihändigen Vergabe (Verhandlungsvergabe)
Bau-, Liefer- und Dienstleistungen 25.000-50.000 € netto
Im Zuge der freihändigen Vergabe erfolgt kein Rechnungslauf via PKM.
Abbildung: Ablauf freihändige Vergabe (Verhandlungsvergabe) mit Vergabestelle ZUKINI
4.6.10.4 Beschränkte Ausschreibung
Bestellungen im Wege der beschränkten Ausschreibung bis
Liefer- und Dienstleistungen 100.000 € netto
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Abbildung: Ablauf beschränkte Ausschreibung
4.6.11 Beschaffung Kurator
Die Beschaffungen beschränken sich im Wesentlichen auf Exponate, Bildrechte, Reise- und Nebenkosten. Die Exponat- und Bildrechtebeschaffung unterliegt ihrer Natur nach den Alleinstellungsmerkmalen der zu beschaffenden Sache, so dass die Direktbeschaffung im Rahmen des zur Verfügung gestellten Budgets die Regel ist.
Direktvergabe ohne Durchführung eines Verfahrens gem. UVgO zu geschätzten Auftragswerten bis
Liefer- und Dienstleistungen: 1.000 € netto
4.6.12 Bau Risk Versicherung
Seitens des AG ist eine BauRisk-All in One-Versicherung (Kombinierte Bauleistungs- und Haftpflicht-Versi- cherung) für alle Auftragnehmer abgeschlossen.
Die Versicherungssumme in der Planungs-Haftpflicht-Versicherung beträgt 10.000.000 € pauschal für Per- sonen und sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden), 4-fach maximiert während der Gesamtlaufzeit des Bauprojektes. Der Selbstbehalt beträgt 5.000 € je Versicherungsfall. Bei Personenschäden wird kein Selbstbehalt in Abzug gebracht.
Der Selbstbehalt je Bauleistungsschaden beträgt 2.500 € je Versicherungsfall.
In die Versicherung sind alle beteiligten Dienstleistungserbringer und Errichterunternehmen über eine ver- traglich vereinbarte Prämienumlage eingeschlossen.
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Ablauforganisation Ausführung
4.7.1 Planliefermanagement [in Arbeit]
4.7.2 Vorleistungsprüfung TP Ebene
An den Schnittstellen zwischen Teilprojekten hat das jeweils nachfolgende Teilprojekt vor Leistungserbrin- gung der Ausführungsleistungen eine Vorleistungskontrolle im Hinblick auf die vereinbarten Eigenschaften zum Zeitpunkt der Übernahme durchzuführen und zu dokumentieren.
Vor Anlieferung von Demonstrationen der Werkstätten sollte eine Überprüfung des Aufstellorts und erfor- derlicher Medienverfügbarkeit (Strom etc.) durch den Aufsteller erfolgen.
4.7.3 Objektüberwachung
4.7.3.1 Vollmachten
Die Vollmacht der Objektüberwachungen erstreckt sich auf:
▪ Mahnungen, Inverzugsetzung, Auskünfte, Mängelanzeigen, Mangelbeseitigungsaufforderungen nebst Fristsetzung, Ersatzvornahmeandrohungen, Kündigungsandrohungen (nicht Erklärung der Ersatzvornahme oder Kündigung); ▪ Zurückweisung von Bedenkenanmeldungen, Behinderungsanzeigen, Mehrkostenanmeldungen sowie Nachtragsforderungen; ▪ Leistungsfeststellungen und technische Abnahmen sowie Abstimmungen zur Abnahmevorberei- tung (Vorbegehung zur Abnahme).
4.7.3.2 Koordination zwischen den TP
Die Koordination erfolgt direkt auf Arbeitsebene. Die Eskalationsebenen (s. Kapitel 4.2.5) sind wie oben beschrieben vorgesehen.
4.7.3.3 Baulogistik
Das Deutsche Museum hat einen externen Dienstleister mit der Wahrnehmung der Baulogistik beauf- tragt. Dieser stimmt mit dem Auftraggeber das Logistikhandbuch ab und verteilt die aktuelle Fassung über PKMS.
Bauseits werden Büro-, Aufenthalts-, Sanitär- und Materialcontainer bzw. geeignete Flächen im Bestand vorgehalten (Betreibermodell). Der Auftragnehmer kann in einem angemessenen Umfang Büro-, Aufent- halts-, Materialcontainer bzw. Flächen anmieten.
Ein Anspruch des AN auf die Zuteilung eines Materialcontainers besteht aufgrund der beschränkten Platz- verhältnisse nicht. Die Zuteilung richtet sich nach der momentanen Verfügbarkeit und Abstimmung mit dem Baulogistik-Dienstleister. Über die Anmietung von Containern schließt der Baulogistik-Dienstleister sog. Logistikeinzelvereinbarungen mit den ausführenden Firmen.
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4.7.4 Sicherheit, Ordnung und Umwelt
Ordnung und Sauberkeit auf der Baustelle erhöhen die Arbeitssicherheit und führen darüber hinaus zu qua- litativ besseren Ausführungsergebnissen. Die Baustellenordnung wird vom SiGe-Koordinator in Zusammen- arbeit mit den Objektüberwachungen erstellt, der diese zentral verwaltet und aktualisiert.
Durch ständige Kontrollen der Baustelle muss die Einhaltung mindestens folgender Bestimmungen, Richtli- nien und Verordnungen überwacht werden:
▪ Arbeitsschutzbestimmungen und die Unfallverhütungsvorschriften Gerüste und Leitern ▪ Persönliche Schutzausrüstung, z. B. Helmpflicht und Sicherheitsschuhe ▪ Baustellenordnung ▪ Lärmschutzbestimmungen ▪ Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeiten (Nachtarbeit) ▪ Stichprobenhafte Überprüfung der fachgerechten Lagerung der Materialien zur Vermeidung von Verschmutzungen, Beschädigungen und Unfallgefahren ▪ Abfalltrennung und -beseitigung gem. Baulogistikhandbuch ▪ Gefahrenstoffverordnung ▪ Genehmigung für brandgefährdende Arbeiten, wie z. B. Schweiß-, Schneid- und Trennschleifar- beiten ▪ Einhaltung Genehmigungsfragen
Da die Objektüberwachung das Hausrecht auf der Baustelle ausübt, muss bei groben Verstößen und erfolg- losen Abmahnungen Konsequenzen durchgesetzt werden (z. B. Baustellenverbot).
4.7.4.1 Arbeiten auf Nachweis
Im ZUKINI Projekt werden keine Regieleistungen, sondern Leistungsnachweise für die Dokumentation von unverzüglich auszuführenden Leistungen verwendet.
Der Leistungsnachweis gliedert sich nach dem voraussichtlichen Aufwand und dem tatsächlichen Aufwand. Der geschätzte Aufwand wird von der Firma benannt und von der Bauleitung mit einer Begründung verse- hen, geprüft und freigegeben. Nach Fertigstellung der Arbeiten wir der tatsächliche Aufwand angegeben. Die kompletten Leistungsnachweise inklusive notwendiger Mengenübersichten werden den jeweiligen Teil- projektleitern übergeben.
Verfahrensanweisung
Arbeiten auf Nachweis dürfen ausschließlich gemäß folgender Vorgehensweise angemeldet und abgerufen werden (Anlage 6):
- Es ist ausschließlich das Formblatt „Arbeiten auf Nachweis“ zu verwenden.
- Die Arbeiten auf Nachweis sind vom AN bei der OÜ unter Verwendung des Formulars „Arbeiten auf Nachweis“ vor deren Beginn anzumelden.
- Der voraussichtliche Aufwand / Umfang ist vom AN anzugeben.
- Die Anmeldung von „Arbeiten auf Nachweis“ ist von der OÜ zu prüfen. Das Erfordernis ist zu be- gründen und schriftlich zu bestätigen.
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- Vor Beginn der Arbeiten auf Nachweis muss der zuständige Projekt- bzw. TP Verantwortliche des AG oder dessen Vertreter die Anmeldung zu „Arbeiten auf Nachweis“ durch seine Unterschrift be- stätigen. Dieses Erfordernis ist ab einem Leistungswert von 1.500 € brutto gegeben.
- Der Abruf / Beauftragung der „Arbeiten auf Nachweis“ durch den Auftraggeber erfolgt grundsätz- lich vorbehaltlich des Nachweises der Durchführung von „Arbeiten auf Nachweis“ nach den, vom Auftragnehmer einzureichenden und vom Auftraggeber abzuzeichnenden Leistungsnachweisen. Mit diesem Abruf / Beauftragung ist der Einwand des Auftraggebers nicht ausgeschlossen, dass der Auftrag von Leistungen auf Nachweis bereits vom Hauptauftrag umfasst und daher nicht zusätzlich zu vergüten ist.
4.7.4.2 Behinderungsanzeigen [in Vorbereitung]
Werden Behinderungsanzeigen nach § 6 VOB/B notwendig, können diese mittels Workflow der Conclude Plattformverteilt und der Bearbeitung zugeführt werden.
[Workflow Grafik folgt]
Für das Benennen der Behinderungsanzeigendateien gilt folgende Regel:
Jede Behinderungsanzeige muss einen eindeutigen Dateinamen erhalten, der noch nicht vergeben ist, um sicher zu stellen, dass unterschiedliche Behinderungsanzeigen identifizierbar d.h. vom System getrennt abgelegt werden.
4.7.4.3 Bedenkenanmeldungen [in Vorbereitung]
Sofern Bedenkenanmeldungen nach § 4 abs. 4 VOB/B notwendig sind, können diese auf dem Desktop der Conclude Plattform verteilt und der Bearbeitung zugeführt werden.
Für das Benennen der Bedenkenanmeldungsdateien gilt folgende Regel:
Jede Bedenkenanmeldung muss einen eindeutigen Dateinamen erhalten, der noch nicht vergeben ist, um sicher zu stellen, dass unterschiedliche Bedenkenanmeldungen identifizierbar d.h. vom System getrennt abgelegt werden.
4.7.4.4 Mängelmanagement
Das Deutsche Museum lässt ein cloudbasiertes, teilprojektübergreifendes Mängelmanagement während des Realisierungsabschnitts 2 und ggf. für den Verjährungszeitraum von Mängelansprüchen betreiben. Es stellt den mit den Leistungsphasen 8 und 9 HOAI beauftragten Planern eine IT-Plattform für deren Leis- tungserbringung zur Verfügung und schafft damit für die Projektbeteiligten die notwendige Transparenz. Das Mängelmanagement ist über das CDE erreichbar.
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Abbildung: Zugriffspunkt Mängelmanagement
Die Mängelrügen der beauftragten Objektüberwachungen, sowie die Freimeldung von Mängelbeseiti- gungsleistungen durch Errichter erfolgen ausschließlich über die CDE Plattform.
Abbildung: Menue /Listenansicht
Aufgrund der Rechtestruktur kann die Menue-Ansicht im Einzelfall abweichen, z.B. Errichterfirmen
Bitte beachten Sie, dass die Erfassung neuer Mängel über ein mobile Device erfolgen sollte. Nur in der mobilen App können Sie den Mangel im entsprechenden Plan verorten und mittels Pin fixieren. Laden Sie
dazu die App aus dem App Store herunter und melden Sie sich dort mit
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Ihren CDE Zugangsdaten an. Die App ist für Apple und Android Geräte erhältlich.
Am Desktop können Sie Übersichtspläne mit allen gesetzten Pins (Mangelverortungen) einsehen
Die Erfassung ist vom Desktop aus nur ohne Planverortung möglich.
Ersatzvornahme für nicht geleistete Mängelbeseitigungsleistung:
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Die Ersatzvornahme setzt die Teilkündigung der entsprechenden Leistung durch das DM voraus. In der KV wird daher ein negativer Zusatzauftrag beim teilgekündigten AN und ein Auftrag bzw. Zusatzauftrag beim neuen Auftragnehmer angelegt, sowie eine Budgetumbuchung vorgenommen.
4.7.4.5 Schadenmanagement
Das Schadenmanagement erfolgt auf der Grundlage der in Kapitel 4.6.12 genannten Versicherungspolicen. Hierzu wurde den am Bau Beteiligten mit dem Vertrag das Merkblatt zum Schadenmanagement (s. auch Anlage 22) ausgehändigt.
Grundsätzlich wird zwischen folgenden Schadensereignissen unterschieden:
- Schaden an einer Leistung vor der VOB-Abnahme a. ohne Verschulden Dritter (z.B. Sturm, Hagel, Leitungswasser) b. mit bekanntem Verursacher c. mit unbekanntem Verursacher
- Schaden am Gebäudebestand, oder an einer Leistung nach der VOB-Abnahme a. mit bekanntem Verursacher b. mit unbekanntem Verursacher c. ohne Verschulden Dritter (z.B. Sturm, Hagel, Leitungswasser)
- Planungsfehler / Planungsschaden
Schadenserfassung Schadenserfassung mit -bestätgigung AG oder PS durch OÜ
Stand 13.02.2024 1 L e A S i c b s h t n u a a d n h g e m n v e o a r n ode 2 r L S b e c is i h s a F tu d e n r e t g n ig n a s a n te c B l h l e u A s n t b g a n * n a d h me Planungsfehler / -schaden
1a) ohne Verschulden Dritter 1b) Verursacher bekannt 1c) Verursacher unbekannt 2a) Verursacher bekannt 2b) Verursacher unbekannt 2c) ohne Verschulden Dritter (z.B. Sturm, Hagel, (HaftpflichtV) (BauleistungsV) (HaftpflichtV) (BauleistungsV) (z.B. Sturm, Hagel, L (B e a it u u l n e g is s t w un a g ss s e V r ) Au E f r fo ri r c d h e te ru rs n g z u d r e s L (B e a it u u l n e g is s t w un a g ss s e V r ) Wiederherstellung DM meldet den E d r e r n ic h S F t c e h u r a n m d k e e n ld a e n t ( L ( b § M e 4 m e is ä s A t a n c u z b n h g u n s g ä s e e g s . e l d t i r 7 l n i d . ü h g u O e V g a t r e r e O f Ü c t n B h g e e n d / d B m ) .h i ) e . . E im in D m b A i r e e n u b r c z s e h p t i a g o u h e l n i l z d b e e / e i r o l i f i d c . h e e r ( S U ch n a V t A e d O e n r e r s z Ü u n t e ) ü r s i s g b t d a e u e u c n i d h r m g c e e h s z r u A s G t. F A u d G z n g u u k e m r r c m ( h e R U . l e d n d V O g e i t o e u e Ü t r r l B S ) g i s e c a a t r ü h u b u a t R e n z d n i u g s e k n n g S D ch M a d m e e n ld a e n t F d u e n n k S A c H h b a a s E t d f w i i t m e n p e n z m i f e t a l e l i u f n c r a n e h F l g l u t i V n m k ; Sc b h E u a r n d r g i e c d n h u s t b e rc e r h h e u b E a n e r u d i r m f i i c A n R h V n f e t o e s e g r p r r m u u r m u l r i i e s c e e a h r r l t c u d h n D e e g M t r d E z g u u r e r r r c m i c h S R h . c d e t F h V e g i u a o e r u n d r B m l k g i e e a a n e r u b l u d R e n e n is g t k V R e d e V r ie g u S o u c r B r s h g li a a a e a u c r d b h R u e e e i n n n s r g k F m z d g u u e u e n r m r l k d c e . h t A e K P n r o b ü t s r s f e t u t e c a n n h n g n n d d u a e u n c n h r g e c n d h e r Info an Funk über Versicherer Erfassung des Schadens ggf. S g c e h d a e d c e k n t . i . s . t Eins G ch u a ta lt c u h n t g e r e s ines R E e i p n a le ra it t u u n r g d d u e rc r h Veru S r c s h a a c d h e e n r m zu e r l det nein ja Au ge sw ei a g h n l e e t i e n n e s Z d a a n ie h E V lu r e r n i r c g s h e ic t n h e r e le r g i u s e n t m e g t . R d e V ie g o u r B g li a a e u r b R u e n i n s g k F d g u u e n r m k ch . Einbind. Sc u h n a F g d r e a e i b n g a s 2 b b 5 e e T h € eb F d ac u h rc u h n t O e Ü rn u e n h d m A e G ns Angabe des DM K m lä it r u A n G g Ver g s u ic ta h c e h r t u e n r g s- A en b t r s e t c a h n n d u e n n g e n d er Z d a a n ie h E V lu r e r n i r c g s h e ic t n h e r e le r g i u s e n t m e g t . z.B. Glas S s t c u h r a m den oder nein ja R A E e i u p n s a l w e ra it a t u h u n l r g e d i d n u e r e c r s h K P V D r o e M ü s r f t s u e ic n n h g n e d r a e u c r h r c a h n s B p A e r s u o c s z h f e ü a s h f s f r u u u n n n g g d s -
G d K e ( d V . n h o w e e s u . s r i t r o n s e E i h n E n c r n , i F r h a g i B e u e u e c G n h r f W n e s k t K k t e r a o e + r ü g l s s l b n t A u e a e i n G s n n r g K + ) aAnn gE Sturm nein S u ch n a d G d u - e f t r n a e e c i r h g f t a a e b s r e s u d n . g ja F d ac u A B h r p u e g c u r s e h s o n c we t z O h i e e ag a Ü r s hn f n s l f e u u e e u t n n h ie n n d g m n d e s A e - s G ns DM *Der Versicherungsschutz .... endet mit der S u ch n a d a F u d r s f V e e b c e i n h g e r a a w s m d i b a c h i e h t h a r e F d f e r o u t n e e t r r o c T b h d e is o i l k e u K d V o e e s s r t s e E i n c r F r h a i u e u c n h r fs e k t t e r e r ü l s l b u a e n n r g Ausführung G s v G p o e e ä r s s a t a a e u m m s s t s t t e f i f c e n e h r s r t t t i l a i g i g c b s s h e t t e e e r n l l z l l u u w n n e g g i s M d te e o r s n m B a i a t n u e . p ( n E r a o .2 c j h e .1 k d ) te em s,. ..
| Schadensbehe bung durch Errichter | |||
|---|---|---|---|
| Kostenaufstellung (nur Eigenkosten d.h. ohne Wagnis + Gewinn, BGK + AGK) des Errichters an Verursacher |
Versicherer
Abbildung: Flowchart Schadensmanagement
Hinweis zu den BGK, AGK und WuG im Versicherungsfall
Kosten der Wiederherstellung, die zu Lasten eines versicherten Unternehmers gehen
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a) Bei Schäden, die zu Lasten eines versicherten Unternehmers gehen, der die Bauleistung ausgeführt hat, leistet der Versicherer für die Kosten für Wiederherstellung in eigener Regie des Unternehmers Entschädi- gung ohne Zuschläge für
aa) Wagnis und Gewinn;
bb) nicht schadenbedingte Baustellengemeinkosten;
cc) allgemeine Geschäftskosten.
Dies gilt auch für Eigenleistungen des Bauherrn.
b) Wird nach dem Leistungsverzeichnis abgerechnet, so werden Prozent der Preise ersetzt, die in dem Bauvertrag vereinbart oder auf gleicher Grundlage ermittelt worden sind.
Durch diesen Prozentsatz ist der Ausschluss von Zuschlägen gemäß Nr. 2 a) aa) bis 2 a) cc) berücksichtigt.
c) Unabhängig von den Preisen des Bauvertrages kann über die Wiederherstellungskosten nur mit Zustim- mung des Versicherers abgerechnet werden, die jedoch erteilt werden muss, wenn der versicherte Unter- nehmer sie aus wichtigem Grund verlangt.
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- Schaden an einer Bauleistung vor VOB-Abnahme:
Grundsätzlich gilt:
Wenn die Leistung eines Unternehmers vor der Abnahme beschädigt wird, ist der Unternehmer aufgrund des Bauvertrages zur – für den Bauherren kostenfreien – Wiederherstellung verpflichtet.
Der Schaden ist werkvertraglich zugleich ein Mangel in der Gefahrtragung des Unternehmers (VOB, Teil B, §13), welcher durch diesen zu beseitigen ist. Der Unternehmer hat hier also keinen Anspruch auf einen neuen Auftrag und somit auf die Erstattung der Instandsetzungskosten durch den Bauherrn.
Es liegt ein Eigenschaden des Unternehmers vor. Ein Unternehmen, das seinen eigenen Schaden behebt, kann sich selbst dafür keine Rechnung stellen. Es fehlt hier also die Grundlage für eine Rechnungslegung. Erforderliche Leistungen zur Schadenbehebung, auf welche der Betrieb des geschädigten Unternehmens nicht eingerichtet ist, können an ein Fachunternehmen vergeben werden. Die Beauftragung des Fachun- ternehmens hat durch das vom Schaden betroffenen Unternehmer zu erfolgen. Die Rechnung ist auf das vom Schaden betroffene Unternehmen auszustellen.
Der Versicherer deckt zunächst bei allen betroffenen Gewerken die Selbstkosten Ihrer Eigenschadenbehe- bung auf Basis der vertraglichen Einheitspreise.
Die Kosten der Schadensbehebung sind in Form von Kostenauflistungen aufzustellen und zu dokumentie- ren. Die Kostenaufstellungen sind gebündelt zur Regulierung vorlegen.
Sollten zusätzliche Kosten z.B. durch Materialpreissteigerungen geltend gemacht werden sind diese vorab mit entsprechenden Dokumenten zu belegen, ein pauschaler Verweis auf allgemeine Kostensteigerungen ist nicht ausreichend.
a) Mit bekanntem Verursacher
In dieser Schadenskonstellation hat die geschädigte Firma den Schaden selbständig beim Verursa- cher schriftlich anzuzeigen und seine Ansprüche geltend zu machen (-> „Anspruchschreiben“).
Der Schadenverursacher tritt nach den Regelungen des BGB für den entstandenen Schaden und seine Regulierung gegenüber dem Geschädigten direkt und ohne Mitwirkung des Auftraggebers ein.
Es ist ratsam, wenn die geschädigte Partei eine Kopie des Anspruchschreibens zur Information der Funk Gruppe (E-Mail: O.Eichler@funk-gruppe.de) übermittelt. Dem Verursacher obliegt eine Rückmeldung/Stellungnahme zum Anspruchschreiben sowie ggf. die Schadensmeldung mit dem bereit gestellten Formular (Anlage XXX (wird nachgereicht)) bei der Funk-Gruppe.
b) Mit unbekanntem Verursacher (Bauleistungsschaden)
Sofern kein Schädiger ermittelbar ist, deckt die Bauleistungsversicherung entstandene Schäden im Rahmen der Police ab. Dazu ist der Schaden durch die geschädigte Firma mit dem bereit gestell- ten Formular (Anlage XXX (wird nachgereicht)) bei der Funk-Gruppe (E-Mail: O.Eichler@funk- gruppe.de) zu melden.
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- Schaden am Gebäudebestand, oder an einer Bauleistung nach der VOB-Abnahme:
Abwicklung für Beauftragung, Abrechnung und Kostenverfolgung
Für die Schadensabwicklung wird ein leistungsneutraler Zusatzauftrag für die für die Schadenbeseitigung einzubindende Firma erstellt. Da es sich um keine Mehrleistung im Projekt handelt, wird dadurch ein evtl. bestehender Auftragsstand des Schadenbeseitigers nicht erhöht. Vielmehr handelt es sich bei der Scha- den-beseitigung aus Projektsicht nur um eine Zwischenfinanzierung bis zur endgültigen Kostentragung durch den Verursacher oder die zuständige Versicherung (wird durch DM nicht in seiner Eigenschaft als Körperschaft des öffentlichen Rechts beschafft). Abgerechnet werden muss deshalb zwingend mit einer Einzelrechnung um die Gegenverrechnung in gleicher Höhe mit dem Schadenverursacher in der Kosten- verfolgung durchführen zu können.
Schadenbeseitigungsauftrag:
• Angebot mit Angebotsprüfung
• keine KDB; Erfassung in COOR KV als Schadenbeseitigungsnachtrag mit Wert 0
• Auftragsschreiben des DM mit geprüftem Angebotswert und Einzelrechnungsanforderung an den Scha- denbeseitiger
• Abrechnung zwingend mit Einzelrechnung
• Verarbeitung als Regiegegenverrechnung in COOR KV (zu Lasten TPR RA1/2 (Auftrag TPR RA1 Schaden- sausgleich BauRisk), wenn Verursacher unbekannt).
a) Mit bekanntem Verursacher
In dieser Schadenskonstellation zeigt das Deutsche Museum selbst den Schaden schriftlich beim Verursacher an und macht seine Ansprüche geltend (-> „Anspruchsschreiben“).
Der Schadenverursacher tritt nach den Regelungen des BGB für den entstandenen Schaden und seine Regulierung gegenüber dem Deutschen Museum ein.
Das Deutsche Museum übermittelt eine Kopie des Anspruchsschreibens zur Information der Funk Gruppe (E-Mail: O.Eichler@funk-gruppe.de). Dem Verursacher obliegt eine Rückmeldung/Stellungnahme zum Anspruchsschreiben sowie ggf. die Schadensmeldung mit dem bereit gestellten Formular (Anlage XXX (wird nachgereicht)) bei der Funk-Gruppe.
b) Mit unbekanntem Verursacher (Bauleitungsschaden)
Sofern kein Schädiger ermittelbar ist, deckt die Bauleistungsversicherung entstandene Schäden im Rahmen der Police ab. Dazu wird der Schaden vom Deutschen Museum mit dem bereit gestellten Formular (Anlage XXX (wird nachgereicht) bei der Funk-Gruppe (E-Mail: O.Eichler@funk-gruppe.de) gemeldet.
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- Planungsfehler / Planungsschaden
Alle Planungsbeteiligten sind gegen mögliche Planungsschäden gem. Versicherungspolice mitversichert. Planungsfehler werden von der Projektsteuerung erfasst und nach Abstimmung mit Deutschen Museum dem Planungsbüro angezeigt.
Die Projektsteuerung übermittelt eine Kopie des Anspruchsschreibens zur Information der Funk Gruppe (E-Mail: O.Eichler@funk-gruppe.de). Dem Planungsbüro obliegt eine Rückmeldung/Stellungnahme zum Anspruchsschreiben sowie ggf. die Schadensmeldung mit dem bereit gestellten Formular (Anlage XXX (wird nachgereicht) bei der Funk- Gruppe.
Wenn versicherte Schäden klar einem Verursacher zuzuordnen sind (Beurteilung erfolgt durch Projekt- steuerung und DM in gemeinsamer Absprache), erfolgt ein Einbehalt in Höhe des Versicherungs-Selbstbe- halts.
Wenn nicht versicherte Schäden klar einem Verursacher zuzuordnen sind (Beurteilung erfolgt durch Pro- jektsteuerung und DM in gemeinsamer Absprache), erfolgt ein Einbehalt in voller Höhe des Schadens.
4.7.4.6 Monatsbericht der Objektüberwachung
Der monatliche Kurzbericht soll übersichtlich und prägnant über folgende Themen informieren:
▪ Terminsituation (Soll–Ist–Vergleich, Fazit, Auswirkungen, Maßnahmen, Entscheidungen) ▪ Kostensituation ▪ Änderungs-/Entscheidungsbedarf ▪ Qualitätssicherung während der Bauausführung ▪ Aktuelle Aktivitäten im Projekt
4.7.4.7 Kernbohrmanagement
Sofern trotz erfolgter Schlitz- und Durchbruchsplanung zusätzlich Durchführungen in Massivbauteilen er- forderlich werden wurde folgende Vorgehensweise zur Bearbeitung durch Einzel-Kernbohranträge abge- stimmt:
- Anfragen von IBO und PRO an CLM (Fach-OÜ; ca. 1 Tag)
- Prüfung durch CLM (ca. 2 Tage)
- Weiterleitung an hrf | PGB zur Prüfung und Freigabe
Die Umsetzung vor Ort erfolgt bei tragenden Bauteilen, Neubau und Bestand, immer in eigenständi- ger Abstimmung mit hrf | PGB. Folgende Schritte sind hierzu zwingend zu beachten:
a) Anzeichnen der Durchbrüche (bei großen Durchmessern oder Durchbrüchen; ca. 1 Tag) b) Ferroscan und Meldung an hrf | PGB (bei großen Durchmessern oder Durchbrüchen; ca. 1 Tag) c) Entscheidungen möglichst vor Ort durch Einbindung der Planer zur Ortsbegehung mit hrf | PGB einzuladen. (bei großen Durchmessern oder Durchbrüchen; ca. 1 Tag)
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- Freigabe von hrf | PGB (1 Tag)
- Rücksendung an CLM zum Übertrag in Werkpläne/Deckblätter
- Verteilung an die Baustelle (Leitwerk; ca. 1 Tag)
- Ausführung durch Rohbaufirma oder TGA-Firma (Firma)
Der Gesamtprozess bis zur Ausführungsfreigabe beträgt insgesamt ca. 5 AT bei kleinen (nicht vor Ort zu prüfenden Bohrungen) und ca. 8 AT bei großen Durchmessern oder Durchbrüchen.
Der Prozess wird durch den Kernbohrantrag gem. Anlage 9 begleitet.
Ablauforganisation Inbetriebnahme, Abnahme, Übernahme
Von Seiten des Deutschen Museums ist ein Inbetriebnahmemanagement (IBM) beauftragt.
Der Zweck einer Inbetriebnahme ist die bestimmungsgemäße Funktion des Werkes umfassend zu simulie- ren, zu kontrollieren, nachzuweisen und wo nötig vom Sachverständigen/Behörde prüfen zu lassen, damit evtl. Mängel frühzeitig, also vor Bezug der Gebäude, erkannt und beseitigt werden können. Ferner ver- mindert sich durch eine geordnete Inbetriebnahme der Aufwand zur Nachbesserung von Mängeln im Rah- men der Gewährleistung, was für die ausführenden Firmen und den Bauherrn gleichermaßen vorteilhaft ist.
Die Inbetriebnahme stellt die Phase zwischen der mechanischen Fertigstellung der einzelnen technischen Anlagen und der Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems dar. Die Inbetriebnahme der einzelnen techni- schen Anlagen führen die ausführenden Firmen in Eigenverantwortlichkeit durch. Die Objektüberwachungen haben dafür Sorge zu tragen, dass die Möglichkeiten für einen gewerkeüber- greifenden Probebetrieb / Testbetrieb rechtzeitig geschaffen werden. Die Anforderungen einschl. der gewerkeübergreifenden Abstimmungen müssen rechtzeitig vor der Fertig- stellung der jeweiligen Leistungen festgelegt werden bzw. erfolgen. Das bedeutet, dass die logischen Pro- zessabhängigkeiten im Vorfeld geklärt sein müssen.
4.8.1 Steuerungsinstrumente des IBM
Das Inbetriebnahmemanagement hat zum Ziel die technischen und terminlichen Abhängigkeiten einzelner Anlagen transparent darzustellen und die Schnittstellen zwischen Gewerken oder Teilprojekten aufzuzei- gen. Es wird insbesondere auf die Schnittstelle zwischen TP-Bau und TP Ausstellung hingewiesen. Als Werkzeug zur Umsetzung werden
- alle IBN-relevanten Anlagen in einer Anlagenliste dokumentiert,
- Versorgungsbereiche definiert,
- für wesentliche Anlagen Prozessketten erstellt und eine
- IBN-Statusgrafik geführt.
Die Visualisierung der Schnittstellen einer Inbetriebnahme erfolgt dabei durch Prozessketten, aus denen Schnittstellen abgelesen werden können. Jede Anlageneinheit wird zudem in die IBN-Statusgrafik über- führt, um den Fortschritt aller IBN-Prozesse zu überwachen. Aus den Abhängigkeiten und Dauern der Einzelprozesse lassen sich nachfolgend Termine ableiten, die in die Prozessplanung des LSM eingepflegt werden.
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4.8.2 Inbetriebnahmeterminplan
Die Inbetriebnahmephase orientiert sich an den geplanten Fertigstellungsterminen gemäß Rahmentermin- plan. Alle Erkenntnisse aus der Analyse der Planungsunterlagen und den Abstimmungsgesprächen fließen in den Inbetriebnahmeterminplan ein. Um sämtliche Tätigkeiten des Inbetriebnahmemanagements zeitlich abzubilden, ist es erforderlich, die organisatorischen und technischen Themen zu betrachten und in einem Terminplan darzustellen. Der Inbetriebnahmeterminplan wird durch das IBM aus den erarbeiteten Abhängigkeiten und insbesondere auf Basis der Angaben der Fachplaner zusammengeführt. Die Einhaltung der Vorgaben aus dem Inbetriebnahmeterminplan obliegt der Objektüberwachung.
In den Terminplänen des technischen Inbetriebnahmemanagements werden folgende Abläufe terminiert: • Inbetriebnahmebereitschaft der Einzelgewerke für gewerkeübergreifende Inbetriebnah- men • Übergreifende Inbetriebnahmen
• Gewerkeübergreifende Funktionsprüfungen • Gewerkeübergreifender Probebetrieb • Dokumentation und Einweisungen
• Sachverständigen-Termine • Nachregulierungen • VOB-Abnahme
Für die Übermittlung der Terminangaben an das IBM sowie deren Einhaltung ist die jeweilige Objektüber- wachung/Fachbauleitung verantwortlich.
4.8.3 Aufgaben und Zuständigkeiten in der Inbetriebnahmephase
Die Projektbeteiligten mit Ihren Aufgaben und Zuständigkeiten werden in der IBM-Planungsphase identifi- ziert und die konkreten Tätigkeiten in Aufgaben- und Zuständigkeitslisten geführt. Die folgende Abbildung stellt den Ablauf ab Fertigstellung der Bauleistung bis zum Übergang in den Regelbetrieb dar.
Abbildung 2: Ablauf ab Fertigstellung der Bauleistung zum Übergang in den Regelbetrieb
Die strukturierte Inbetriebnahme setzt sich aus den folgenden Punkten zusammen, worauf im Laufe dieses
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Kapitels weiter eingegangen wird:
• Inbetriebnahme der Einzelgewerke • Übergreifende Inbetriebnahmen • Gewerkeübergreifende Funktionsprüfungen / Lasttests etc. • Probebetrieb
4.8.3.1 Inbetriebnahmen der Einzelanlagen
Erstmalige Überführung der Anlage/Teile oder Bauteile einer Anlage in ihren bestimmungsgemäßen Zu- stand. Voraussetzung: Anlage ist fertig installiert, befüllt o.Ä. und elektrisch angeschlossen sowie weitge- hend mangelfrei. Bei den Inbetriebnahmen der Einzelgewerke handelt es sich um eine Grundleistung nach VOB/C. Die Durch- führung ist Aufgabe des zuständigen Gewerke-Fachbauleiters des AN unter der Überwachung und Koordi- nation der Objektüberwachung. Das IBM sichtet die erstellten Protokolle und Nachweise stichprobenartig. Anhand der erarbeiteten Unterlagen aus dem Inbetriebnahmekonzept wird der Fertigstellungsgrad für die übergreifenden Inbetriebnahmen bestimmt.
4.8.3.2 Übergreifende Inbetriebnahme der Einzelanlagen
Erst nach der Inbetriebnahme der Einzelanlagen und dem Vorliegen der erforderlichen Protokolle, ist eine übergreifende Inbetriebnahme möglich. Bei Anlagen oder Anlagenteilen, die mit anderen Anlagen aus an- deren Gewerken in Verbindung stehen und die sich gegenseitig beeinflussen (nachfolgend Gesamtsystem genannt), ist die Inbetriebnahme anlagen- und gewerkeübergreifend durchzuführen. Durch das IBM wer- den die Schnittstellen zwischen den Gewerken abgebildet und verantwortliche Gewerke für zusammenhän- gende Gesamtsysteme identifiziert und benannt. Die Federführung für die übergreifende Inbetriebnahme sowie die Verantwortung für das funktionsfähige Gesamtsystem liegen beim AN des verantwortlichen Ge- werks. Die Objektüberwachung bleibt im Rahmen Ihrer Tätigkeit in der Verantwortung für die werkvertrag- lich geschuldeten Leistungen. Die Inbetriebnahme des Gesamtsystems kann nur in gemeinsamen Terminen mit den Beteiligten der Gewerke erfolgen. Diese Inbetriebnahmetermine sind durch das verantwortliche Gewerk zu koordinieren und mit den Beteiligten der ausführenden Firmen abzustimmen (auch wenn dazu kein Vertragsverhältnis besteht). Mitwirkende Gewerke - dabei handelt es sich um die Anlagen, die nicht durch den AN geliefert, aber den- noch in der Schnittstelle bedient werden müssen, haben bis zum Erreichen der vollumfänglichen Funktion Unterstützung zu leisten, insbesondere durch personellen Einsatz vor Ort. Die gewerkeübergreifenden In- betriebnahmen sind so durchzuführen, dass die Gesamtfunktion bzw. die Leistungsfähigkeit des Gesamt- systems nachgewiesen werden kann und der bestimmungsgemäße Betrieb eingestellt ist. Die übergrei- fende Inbetriebnahme ist durch das verantwortliche Gewerk zu dokumentieren. Hierbei sind insbesondere Protokolle von übergreifenden Funktionstests, Vollständigkeitsprüfungen und Protokolle von ggf. notwen- digen Nachregulierungen zu nennen.
4.8.3.3 Einregulierung
Alle Anlagen- und Bauteile sind auf den geforderten Soll-Wert einzustellen. Einstellwerte sind geeignet und dauerhaft zu dokumentieren. Leistungsdaten sind zu prüfen, einzustellen, zu messen und in einem Protokoll
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zusammenzufassen. Eine anlagen-übergreifende Einregulierung kann je nach Anlagentyp aufgrund der ge- genseitiger Beeinflussung notwendig sein. Die Einstellwerte sind je Anlage zu dokumentieren und in einer Soll-Ist-Wert-Tabelle zu protokollieren.
4.8.3.4 Gewerkeübergreifende Funktionsprüfungen
Für geplante Funktionen der Bauteile/Anlagenteile sowie sukzessive für die gesamte Anlage sowie deren Bestätigung, sind Funktionsprüfungen durchzuführen. Die Prüfung von sicherheitstechnischen Bauteilen ist nachzuweisen. Die gewerkeübergreifenden Funktionsprüfungen erfolgen nach den erfolgreichen gewerkeübergreifenden Inbetriebnahmen bzw. nach den Inbetriebnahmen der Einzelgewerke gemäß VOB/C samt vorliegender Pro- tokolle. Die gewerkeübergreifenden Funktionsprüfungen gehen über die VOB erforderliche Funktionsprü- fung hinaus.
Beispiele einer gewerkeübergreifenden Funktionsprüfung gemäß Brandfallsteuerung (VDI 3819, VDI 6017)
- BMA steuert im Alarmfall die Entrauchung, ELA-Anlage und Sicherheitsbeleuchtung.
- Auslösung der Evakuierungsfahrten für Aufzuganlagen (VDI 6017)
- Schließen automatischer Rauchschutztüren
- Nach Brandalarm Rückschaltung in den Betriebsstatus, Protokollierung usw.
4.8.3.5 Probebetrieb
Der Probebetrieb der Anlage wird in allen geplanten und geforderten Betriebszuständen über einen vorge- gebenen Zeitraum durchgeführt. Sofern Witterungsverhältnisse oder andere Einflüsse dies nicht zulassen, ist der Probebetrieb vollständig oder für die entsprechenden Betriebszustände nachzuholen. Anlagenüber- greifender Probebetrieb bei gegenseitiger Beeinflussung von Anlagen. Die VOB/C sowie darüber hinaus und ergänzende geltende projektspezifische Grundlagen sind zu beachten. Der Probebetrieb bezieht sich typischerweise auf alle ausgeschriebenen Anlagen, ein-schließlich zugehöri- ger Gebäudeautomation und aller beteiligten Gewerke. Je Jahreszeit ist ein Zeitraum von mindestens zwei Wochen vorzusehen. Während des Probebetriebes werden sämtliche Anlagen-, Verbrauchs- und Kommunikationsdaten, Stör-, Betriebs und Wartungsmeldungen, Ausfälle usw. lückenlos dokumentiert. Weiterhin werden auftretende Fehler und Störungen während des Probebetriebes behoben. Nach der Mangelbeseitigung erfolgt ein er- neuter Start des Probebetriebes. Sämtliche Ergebnisse sind durch den AN zu dokumentieren, zu bewerten und als Dokumentation zur Abnahme vorzulegen. Fehlende Unterlagen verhindern die Abnahme. Die Do- kumentation der einzelnen Probebetriebsschritte ist Bestandteil der Revisionsunterlagen. Der Probebetrieb wird nach Abschluss der gewerkeübergreifenden Inbetriebnahmen durchgeführt. Im Rahmen des Probebe- triebes ist die Funktion für jede technische Anlage durch aussagekräftige Trends auf Basis von mind. sechs Datenpunkten je Trendausdruck Tag genau nachzuweisen. Jeder dieser Trends ist durch geeignete Mittel zu dokumentieren und als DIN A4- oder DIN A3-Ausdruck vorzulegen. Festgestellte Mängel werden der Ob- jektüberwachung dem jeweiligen AN angezeigt. Ein nicht erfolgreich durchgeführter Probebetrieb verhin- dert die Abnahme der Werkleistung. Die exakte Dauer und die Umfänge des Probebetriebs sind mit Fachplaner, Bauherr und IBM im Zuge der LPh5, spätestens vor Erstellung der LVs abzustimmen und einheitlich über alle Gewerke auszuschreiben.
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Die Festlegung der Datenpunkte, die als Trend wie vor beschrieben dargestellt werden sollen, sind mit dem IBM abzustimmen und durch den jeweiligen AN festzulegen. Die Überwachung der festgelegten Daten- punkte erfolgt durch die Objektüberwachung. Gleiches gilt für die Auswertung der Trends am Ende des jeweiligen Probebetriebes. Die Anlagen sind nach dem Probebetrieb zu reinigen und in einen neuwertigen Zustand zurück zu versetzen. Für den Probebetrieb muss eine umfassende Koordination mit allen am Bau beteiligten Gewerken erfolgen. Es sind ein gemeinsamer Terminplan sowie Abstimmungstermine zu vereinbaren und einzuhalten. Dies gilt auch für Firmen, zu denen kein Vertragsverhältnis besteht.
4.8.3.6 SK/SV-Prüfungen
Umfang, Inhalt und Ablauf von Prüfungen sind zwischen Anlagen Errichter, Planer und Sachverständigen mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf abzustimmen. Der Anlagen Errichter hat hierzu die Prüfvorausset- zungen im Vorfeld zu schaffen, die geforderten Unterlagen/Informationen zu beschaffen und die Prüfung zu begleiten. Sachverständigenprüfung und deren Zustimmung sind Abnahmevoraussetzung gemäß VOB/B bzw. BGB sowie für die baubehördliche Abnahme. Dabei dürfen die Anlagen keine wesentlichen Mängel aufweisen. Die SV-Prüfungen müssen durch den Bauherrn angeordnet und beauftragt werden. Der Abruf der SV-Prüfungen wird durch die zuständige Objektüberwachung erfolgen. Ebenfalls erfolgt die Koordina- tion der einzelnen SV-Prüfungen und SV-Begehungen durch die OÜ. Das IBM koordiniert die Sachverstän- digen übergeordnet, lädt bei Bedarf zu Klärungsgesprächen und überwacht die Abarbeitung von wesentli- chen SV-Mängeln.
Neben den SV-Prüfungen sind Sachkundigenprüfungen durchzuführen. Dies ist bei allen Anlagen zu beach- ten. Die Sachkundigenprüfung ist die Prüfung durch eine befähigte Person des Errichters oder einen dritten Prüfer mit dem protokollierten Ergebnis und der Bescheinigung, dass die anerkannten Regeln der Technik eingehalten worden sind.
4.8.3.7 Erhaltungsbetrieb / Bedienen und Betreiben
Nach Inbetriebnahme der technischen Anlagen und Systeme entsteht bis zur Übergabe an den Nutzer ggf. ein Zeitraum, in dem die Anlagen zu betreiben sind, um beispielsweise weitere Inbetriebnahmen zu ermög- lichen oder die Hygiene zu gewährleisten. Der Erhaltungsbetrieb wird in der Regel durch die Errichterfirma durchgeführt.
Durch die Schnittstellen mit dem RA1 ist jedoch nicht für alle Anlagen gleichartig zu verfahren. Es gilt zu unterscheiden:
- Anlagen, die autark den RA2 versorgen (z.B. Hebeanlagen)
- Anlagen, die Unterzentralen im RA2 besitzen aber deren Hauptzentrale im RA1 sitzt (und durch den Unterhalt betrieben wird, z.B. BMA)
- Anlagen, die durch Zentralen im RA1 versorgt werden (z.B. Lüftung E1, Heizung etc.)
- Anlagen, die im RA2 errichtet werden und den RA1 versorgen (z.B. Lüftung C1) Eine besondere Beachtung ist bei der Elektrotechnik in den Kernen K2 und K4 notwendig, da die Schnitt- stelle dort im bestehenden Schaltschrank liegt. Im Detail wurde das Bedienen&Betreiben durch das IBM mit den Fachplanern und dem Unterhalt anlagenscharf erarbeitet und abgestimmt:
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Abbildung 3: Anlagenauflistung zum Bedienen&Betreiben
4.8.3.8 Baubegleitende IBM-Begehungen
Vor und während den Inbetriebnahmen der Einzelgewerke werden stichprobenhafte IBM-Begehungen bau- begleitend zum Bauprozess bis zur VOB Abnahme durch das IBM durchgeführt. Ziel der Begehungen ist die frühzeitige Aufdeckung von Mängeln und das Verhindern von Verzögerungen im Inbetriebnahme-Ablauf, die unverzüglich an die Objektüberwachungen gemeldet werden. Die Mängel und Beanstandungen sind durch die Objektüberwachung abzustellen, zu verfolgen und frei zu melden.
4.8.3.9 Schnittstellen zur Ausstellung
Neben der gewerkeübergreifenden Inbetriebnahme des TP-Bau, bestehen zudem Schnittstellen zum TP- Ausstellung. Dabei handelt es sich um Abhängigkeiten zwischen technischen Sonderanlagen der Ausstel- lungen und Anlagen der technischen Gebäudeausrüstung, die eine gemeinsame Inbetriebnahme erfor- dern.
Beispielanlagen sind: • Objektsprinkler • Medientechnik • Vitrinenüberwachung • Induktive Höranlage • Sonderbeleuchtung
Wesentlich wird diese Schnittstelle insbesondere bei sicherheitsrelevanten Anlagen, die im Sinne des TP- Bau zunächst nicht fertig gebaut und damit nicht abschließend geprüft werden können. Eine Nachprüfung mit fertig installiertem Ausstellungsbau wird nötig werden, bevor der Verbundtest durchgeführt werden kann.
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Bei der Inbetriebnahme eines solchen Schnittstelle ist auch das Projekthandbuch TP Ausstellung zu beach- ten.
4.8.4 Abnahme und Übergabe
4.8.4.1 Leistungsfeststellung als Voraussetzung zur rechtsgesch. Abnahme
Rechtzeitig vor den rechtsgeschäftlichen Abnahmen mit dem Auftraggeber sind von der Objektüberwa- chung / Fachbauleitung Leistungsfeststellungen durchzuführen, um möglichst wenige Mängel zu den Ab- nahmen erfassen, nachhalten und u.U. übergeben zu müssen. Dies insbesondere vor dem Hintergrund, dass eine in Betrieb genommene Anlage erhebliche Erschwernisse für eine nachlaufende Mängelbeseitigung mit sich bringt, und soll zugleich auch eine drohende Ablehnung der Abnahme und Übernahme durch den Auf- traggeber aufgrund erheblicher Mängel vermeiden.
Insbesondere für Leistungen, die nach Fertigstellung, auch durch Leistungen Dritter, nicht mehr einsehbar sind, sind zeitnah durch Vorbegehungen zu überprüfen und fotodokumentarisch festzuhalten (z. B. Schacht- belegungen vor Verschluss der Schächte).
Die Leistungsfeststellungen sind durch die zuständigen Objektüberwachungen zu organisieren.
4.8.4.2 Förmliche, rechtsgeschäftliche Abnahme
Die förmliche Abnahme ist vom Auftraggeber oder seinem rechtsgeschäftlichen Vertreter vorzunehmen. Ohne Vollmacht darf die Objektüberwachung dieses Rechtsgeschäft für den Bauherrn nicht wahrnehmen. Die Objektüberwachung hat die Abnahme entsprechend den vorgegebenen Fristen zu koordinieren. Nachdem die Objektüberwachung dem Auftraggeber die Abnahmereife der Leistungen des Auftragneh- mers bestätigt hat, wird die Objektüberwachung die technischen Begehungen zur Mängelfeststellung direkt mit dem Auftragnehmer abstimmen. Grundsätzlich ist in den Verträgen mit den Auftragnehmern eine formelle Abnahme der Leistungen ver- einbart. Nachdem die Objektüberwachung die Mängelbegehungen mit dem Auftragnehmer durchge- führt hat und zur Auffassung gelangt, dass die Leistung formell durch den Auftraggeber abgenommen werden kann, wird durch die Objektüberwachung in Abstimmung mit der Projektsteuerung zur förmli- chen Abnahme eingeladen. Das Führen des Abnahmeprotokolls obliegt der Objektüberwachung. Technische Abnahme von Leistungen, die durch den Baufortschritt der weiteren Prüfung entzogen wer- den (§ 4 Abs. 10 VOB/B) sind auch ohne Verlangen des Auftragnehmers durchzuführen. Hierzu gehören insbesondere Bereiche, die verdeckt werden oder besonders schadensanfällig sind.
Mit und durch die Abnahme werden an rechtlichen Folgen ausgelöst:
– Beginn der Gewährleistungsphase – Beginn der Verjährungsfrist für Gewährleistungsansprüche – Gefahrenübergaben auf den Auftraggeber
Das Abnahmeprotokoll wird von der Objektüberwachung ausgefüllt und ist vom TP Leiter und einem wei- teren unterschriftsberechtigten Bauherrnvertreter zu unterschreiben. Evtl. erfasste Mängel sind über das Mängelmanagement des Deutschen Museums nachzuhalten und abzu- arbeiten.
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4.8.4.3 Übergabe von Anlagentechnik an den Unterhalt
Die Übergabe der Anlagentechnik an den Unterhalt wird kompakt und kurz vor gesamthafter Fertigstellung angestrebt. Bis zur Fertigstellung sind die Anlagen durch die Errichter zu betreiben (siehe Konzept zum Er- haltungsbetrieb / Bedienen und Betreiben). Die nachfolgende Prozessabfolge wurde im Projektteam abge- stimmt und visualisiert die Randbedingungen. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass im Einzelfall von dem Vorgehen abgewichen werden muss.
Abbildung 4: Prozesskette zur Übergabe an den Unterhalt
4.8.4.4 Übergaben und Übergang in den Regelbetrieb
Wenn es sich anbietet, so kann die Zeit des Probetriebs genutzt werden, um das Betreiber-Personal einzu- weisen und zu schulen. Dieses Lernen durch eigenes Handeln hat sich in der Praxis bestens bewährt. Auf allen Ebenen, sowohl bei der Ereignisbearbeitung wie auch beim Nachführen von Daten, können Erfahrun- gen und eine gewisse Sicherheit im Umgang mit dem System erlernt werden. Nach erfolgreichem Probebetrieb und einer eventuellen Mängelbeseitigung kann die offizielle Übergabe an den Nutzer erfolgen. Um alle Systeme und Zustände zu prüfen, dauert die Einregulierung einen gesamten Jahreszyklus.
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99 ANLAGENVERZEICHNIS Anlage 1: Abkürzungsverzeichnis
Anlage 2: Ausstellung ZUKINI – Clusterzuordnung Anlage 3: Projektorganigramm ZUKINI
Anlage 4: Liste der Ausstellungen Anlage 5: Schnittstellenkatalog Anlage 6: Vorlage Anordnung Arbeiten auf Nachweis (Leistungsnachweis)
Anlage 7: Richtlinie-Bauwerksdokumentation Anlage 8: Anlagen-Kennzeichnungsschlüssel
Anlage 9: Kernbohrantrag Anlage 10: Dokumentenablage Anlage 11: CAD-Richtlinie 2023
Anlage 12: Koordinationsplan Anlage 13: Vorlage Deckungsbestätigung
Anlage 14: Vorlage Ausführungsanordnung Anlage 15: Checkliste Prüfung Schlussrechnung
Anlage 16: Formblatt Nachtragsbearbeitung Anlage 17: Formblatt-441 Anlage 18: Formblatt-442.H
Anlage 19: Vorlage Schadensanzeige des DM (wird nachgereicht) Anlage 20: Richtlinie Barrierefreiheit
Anlage 21: Rechnungsbegleitblatt RA2 Anlage 22: Schadensmeldeformular der FUNK Bau Risk-Versicherung
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