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Informationen zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben gemäß Artikel 12 bis 14 der DSGVO im Vergabeverfahren
Im Rahmen des Vergabeverfahrens sind Bieter – ebenso wie öffentliche Auftraggeber – regelmäßig als Verantwortliche zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Normen nach DSGVO verpflichtet.
Vor diesem Hintergrund möchten wir Sie wie folgt informieren:
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Zweck / Rechtsgrundlage Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren und die daraus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollständige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Wettbewerbsteilnehmern und der Vergabestelle bzw. den späteren Vertragspartnern sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens und die spätere Vertragsabwicklung verwendet. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung für die Vertragsdurchführung erhoben und verarbeitet. Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt im Vergabeportal bei Registrierung und Angebotsabgabe. Die Datenangabe bei Registrierung ist erforderlich, um ein Angebot, einen Teilnahmeantrag oder eine Interessenbekundung abzugeben (Einzelheiten zu den im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten entnehmen Sie bitte dem Punkt „Datenschutz“ auf der Seite des Bieterportals DTVP unter www.dtvp.de/datenschutz). Weitere personenbezogene Daten sind ggf. bei der Abgabe eines Angebots, eines Teilnahmeantrags oder einer Interessenbekundung anzugeben. Im Einzelfall werden personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit sie gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder ihre Einwilligung vorliegt (z.B. werden Daten vom Gewerbezentralregister oder von Wirtschaftsauskunfteien abgefragt). Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt im Wesentlichen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und GWB, VgV sowie UVgO, GRfW.
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Kategorie der Daten Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet: o Identifikations- und Kontaktangaben (Beispiel: Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Eintrags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer) o Angaben zur Überprüfung der Bietereignung (Beispiel: im Rahmen der Eignungsprüfung etwa Daten zur Überprüfung von Referenzen, Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter/innen u.ä.)
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o Erhebung von Daten bei Dritten (Beispiel: Gewerbezentralregisterauskünfte, Wirtschaftsauskünfte von Auskunfteien u.ä.)
- Daten-Weitergabe Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann übermittelt werden, wenn Sie der Übermittlung zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurchführung werden Ihre personenbezogenen Daten z.B. an folgende Stellen weitergegeben: o Auftraggeber der HMC, wenn HMC als Durchführungsgesellschaft tätig ist ➢ Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) ➢ Behörde für Wirtschaft, Verkehr und Innovation (BWVI) o Sonstige Gremien Die HMC hat bestimmte Vergabeverfahren z.B. dem Vergabeausschuss oder sonstigen Gremien vor der Zuschlagserteilung vorzulegen. In diesem Zusammenhang werden den Deputierten oder Gremienmitgliedern neben Einzelheiten zum Ablauf des Verfahrens auch die Namen der beteiligten Bieter und die Ergebnisse der Angebotswertung mitgeteilt. o Vergabekammern/Gerichte (im Falle von Nachprüfungsverfahren oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten).
Weitere datenschutzrechtliche Details finden Sie unter www.hamburg- messe.de/datenschutz/.
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