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Vergabeverfahren
ZDF-121-VV-26-015
Verfahrensüberblick
Zweites Deutsches Fernsehen
Anstalt des öffentlichen Rechts
ZDF-Straße 1
55127 Mainz
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Vergabeverfahren ZDF-121-VV-26-015 Verfahrensüberblick
Inhalt
1 Zweck, Rechtsgrundlage und Verfahrensgrundsätze ............................................. 3 2 Gegenstand der Ausschreibung ............................................................................ 3
2.1 Streaming-Portal ........................................................................................... 3 2.2 ZDFheute....................................................................................................... 3
3 Allgemeine Hinweise ............................................................................................ 4
3.1 Kommunikation ............................................................................................. 4 3.2 Verbindlichkeit der Vergabeunterlagen .......................................................... 4 3.3 Vollständigkeit der Angebote ........................................................................ 4 3.4 Aufklärung und Nachforderung ...................................................................... 4 3.5 Vertraulichkeit ............................................................................................... 5 3.6 Vorbehalt der Verfahrensanpassung und Aufhebung...................................... 5 3.7 Kosten der Angebotsbearbeitung .................................................................. 5
4 Verfahren und Lose .............................................................................................. 5 5 Teilnahmewettbewerb .......................................................................................... 6
5.1 Nachweis der Eignung ................................................................................... 6 5.2 Auswahlwertung ............................................................................................ 6
6 Angebotsphase .................................................................................................... 6
6.1 Erstangebot .................................................................................................. 7 6.2 Verhandlungsrunde(n) ................................................................................... 7 6.3 Protokollierung der Verhandlungen ............................................................... 7 6.4 Auswertung der finalen Angebote .................................................................. 8
7 Zuschlagsentscheidung/Rangfolgenbildung ......................................................... 9
7.1 Information der Bieter ................................................................................... 9 7.2 Zuschlag und Vertragsschluss und Abschluss des Verfahrens ........................ 9
8 Zuschlagskriterien ................................................................................................ 9
8.1 Wirtschaftlichkeit/Preis ................................................................................. 9 8.2 Qualitative Zuschlagskriterien: .....................................................................10
9 Übernahmephase und Exit-Management ..............................................................10
9.1 Übernahmephase .........................................................................................10 9.2 Exit-Management .........................................................................................10
10 Vertragsbedingungen ..........................................................................................10
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1 Zweck, Rechtsgrundlage und
Verfahrensgrundsätze
Diese Unterlage beschreibt den vollständigen Ablauf des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb. Sie dient der Orientierung der Bieter. Die Unterlage ist als Leitfaden zu verstehen. Sie enthält keine verbindlichen Angaben.
2 Gegenstand der Ausschreibung
Das ZDF beabsichtigt, die Weiterentwicklung des ZDF Streaming-Portals und dessen Mandanten 3sat-Mediathek sowie die Weiterentwicklung des Nachrichtenportals ZDFheute neu auszuschreiben. Die bestehenden Portale sollen für die Geräteklassen Desktop, Smartphone, Tablet und Smart TV in ihrer aktuellen Konzeption und Realisierung zunächst übernommen und im Fortlauf weiterentwickelt werden. Dazu soll mit den jeweiligen Auftragnehmern pro Los ein Rahmenvertrag für die Dauer von zwei Jahren samt dreimaliger Option zur Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr geschlossen werden.
2.1 Streaming-Portal
Das ZDF Streaming-Portal ist eines der führenden deutschen Videoportale und die digitale Referenz des erfolgreichsten deutschen TV-Senders. Das Portal ist auf allen relevanten, mittlerweile über 50 Ausspielwegen zu erreichen. Zusätzlich hat das ZDF ein weiteres Online-Produkt etabliert: die 3sat-Mediathek, ein speziell zugeschnittenes Angebot im Bereich Kultur.
Nicht Bestandteil der Ausschreibung sind die folgenden Beistellungen:
• ZDF-Player • Empfehlungs- und Automatisierungssystem des ZDF Streaming-Portals
Ebenfalls nicht Bestandteil der Ausschreibung sind die Backend-Leistungen für das Streaming-Portal sowie der Betrieb (Ausnahme: Los 1b HbbTV, siehe unten).
2.2 ZDFheute
Das ZDF gehört mit ZDFheute zu den relevanten Nachrichten-Anbietern in Deutschland und steht auch im Digitalen für verlässliche Information. Gesucht werden kompetente Partner für die Übernahme und innovative Fortentwicklung des vorhandenen Portfolios und für den Ausbau der Sichtbarkeit von ZDFheute auf anderen Plattformen und Screens. Darüber hinaus ist in diesem Los ebenfalls ausgeschrieben: die Kindernachrichtenseite logo.de sowie die Unternehmensseite des ZDF.
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3 Allgemeine Hinweise
3.1 Kommunikation
Die gesamte Kommunikation zwischen dem ZDF und den Unternehmen erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform.
Fragen zu den Vergabeunterlagen sind anonymisiert und innerhalb der bekannt gemachten Fristen über die Vergabeplattform einzureichen. Mündliche Auskünfte sowie Auskünfte außerhalb der Vergabeplattform sind unverbindlich.
Soweit Antworten oder ergänzende Informationen für die Erstellung der Angebote relevant sind, werden diese allen Verfahrensbeteiligten in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt.
3.2 Verbindlichkeit der Vergabeunterlagen
Maßgeblich für die Angebotsbearbeitung sind ausschließlich die vom ZDF bereitgestellten Vergabeunterlagen einschließlich etwaiger Änderungen, Ergänzungen und Bieterinformationen.
Eigene Vertragsbedingungen, Vorbehalte, Einschränkungen oder sonstige Abweichungen des Bieters werden nur berücksichtigt, soweit das ZDF diesen ausdrücklich zustimmt.
3.3 Vollständigkeit der Angebote
Die Bieter sind verpflichtet, ihre Angebote vollständig und entsprechend den Vorgaben der Vergabeunterlagen einzureichen.
Unvollständige oder nicht fristgerecht eingereichte Angebote können nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen von der Wertung ausgeschlossen werden.
3.4 Aufklärung und Nachforderung
Das ZDF behält sich vor, Angaben der Bieter zu überprüfen sowie Aufklärungen und Erläuterungen zu einzelnen Angebotsbestandteilen anzufordern. Ferner behält sich das ZDF vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nach Maßgabe der vergaberechtlichen Bestimmungen nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung oder Nachreichung von Unterlagen besteht nicht. Nähere Angaben zu Nachforderungen und damit einhergehenden Fristen sind der Bekanntmachung zum Verfahren zu entnehmen.
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3.5 Vertraulichkeit
Die von den Bietern eingereichten Unterlagen werden vertraulich behandelt. Dies gilt nicht, soweit gesetzliche Offenlegungs- oder Auskunftspflichten bestehen.
Die Bieter haben ihrerseits sämtliche im Rahmen des Vergabeverfahrens erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Erstellung ihres Angebots zu verwenden.
Bestandteil der einzureichenden Unterlagen im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ist darüber hinaus ein Non Disclosure Agreement (NDA), das durch den Bewerber zu unterzeichnen ist.
3.6 Vorbehalt der Verfahrensanpassung und Aufhebung
Das ZDF behält sich vor, Fristen zu verlängern, Vergabeunterlagen zu ändern oder zu ergänzen sowie sonstige sachlich gebotene Anpassungen des Verfahrens vorzunehmen.
Alle Verfahrensbeteiligten werden hierüber in geeigneter Weise informiert.
Das ZDF behält sich außerdem vor, das Vergabeverfahren jederzeit ganz oder teilweise aufzuheben, soweit hierfür ein gesetzlich zulässiger Aufhebungsgrund vorliegt.
3.7 Kosten der Angebotsbearbeitung
Die Kosten für die Erstellung und Einreichung der Teilnahmeanträge und Angebote sowie für die Teilnahme an Verhandlungen, Präsentationen oder sonstigen Verfahrensschritten tragen die Unternehmen selbst.
Eine Kostenerstattung erfolgt grundsätzlich nicht.
4 Verfahren und Lose
Die Ausschreibung umfasst folgende Lose:
• Los 1a: Frontend Web und native Apps • Los 1b: Frontend HbbTV • Los 2a ZDFheute Frontend • Los 2b ZDFheute Backend • Los 2c ZDFheute Betrieb
Die Leistungsbeschreibung zu den einzelnen Losen ist jeweils den entsprechenden Leistungsverzeichnissen zu entnehmen.
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Das ZDF plant für alle fünf oben genannten Lose ein zweistufiges Verfahren. Um den Teilnehmern eine umfassende Klarheit über den Verlauf des Verfahrens zu geben, ist in diesem Abschnitt der geplante Ablauf des Verfahrens dargestellt.
• Abschluss Teilnahmewettbewerb: voraussichtlich Anfang November 2026 • Angebots- und Verhandlungsphase: Q4 2026 • Zuschlag: Ende Q1/2027
Diese Zeitplanung ist idealtypisch und unterliegt entsprechend dem tatsächlichen Verfahrensverlauf ggf. Anpassungen.
5 Teilnahmewettbewerb
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wird die Eignung aller Bewerber geprüft. Darüber hinaus wird anhand von Auswahlkriterien die Anzahl der geeigneten Bewerber je Los auf maximal 4 reduziert.
5.1 Nachweis der Eignung
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs muss die Eignung durch den jeweiligen Bewerber nachgewiesen werden. Die durch das ZDF festgelegten Kriterien sind je Los in der entsprechenden Eignungsliste beschrieben.
Nur Bewerbungen, die sämtliche A-Kriterien erfüllen und nicht aus anderen Gründen auszuschließen sind, gelangen in die Auswahlwertung.
5.2 Auswahlwertung
Liegen mehr geeignete Bewerber vor als zur nächsten Runde zugelassen werden können, erfolgt die Auswahl nach festgelegten Auswahlkriterien.
Die Kriterien sind ebenfalls in o.g. Dokument je Los (Eignungsliste) beschrieben. Dies trifft gleichermaßen auf die angewendete Bewertungsmethode zu.
Sofern auch nach Auswertung der Auswahlkriterien ein Gleichstand existiert, entscheidet das Los.
6 Angebotsphase
Die ausgewählten Bewerber fordert das ZDF zur Abgabe eines Angebots auf. In diesem Zuge werden den ausgewählten Bewerbern weitere Unterlagen als Grundlage der Angebotslegung zugänglich gemacht. Das umfasst insbesondere Dokumentationen der bestehenden Systeme.
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6.1 Erstangebot
Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter haben innerhalb der festgelegten Angebotsfrist ein vollständiges Erstangebot einzureichen. Das Erstangebot hat sämtliche in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen, Nachweise, Konzepte, Preisangaben und sonstigen Unterlagen zu enthalten.
Das ZDF behält sich vor, den Zuschlag auf Grundlage der eingereichten Erstangebote zu erteilen, ohne in Verhandlungen einzutreten. Die Bieter sind daher gehalten, bereits mit ihrem Erstangebot ihr wirtschaftlichstes und leistungsfähigstes Angebot einzureichen.
Unabhängig hiervon bleibt das ZDF berechtigt, nach pflichtgemäßem Ermessen Verhandlungen mit den Bietern durchzuführen. Ein Anspruch der Bieter auf Durchführung von Verhandlungen besteht nicht.
6.2 Verhandlungsrunde(n)
Nach Auswertung der Erstangebote kann das ZDF nach eigenem Ermessen Verhandlungen mit einem oder mehreren Bietern aufnehmen. Das ZDF ist berechtigt, die Verhandlungen stufenweise zu gestalten und die Anzahl der für die jeweils nächste Verhandlungsrunde zugelassenen Angebote anhand der bekanntgegebenen Zuschlagskriterien zu reduzieren.
Im Rahmen der Verhandlungen können insbesondere fachliche, wirtschaftliche, organisatorische, kommerzielle und vertragliche Aspekte der Angebote erörtert und präzisiert werden. Die Mindestanforderungen sowie die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung bleiben hiervon unberührt.
Sämtliche Erkenntnisse aus den Verhandlungen, die zu Änderungen, Ergänzungen oder Klarstellungen der Vergabeunterlagen führen, werden allen im Verfahren verbleibenden Bietern diskriminierungsfrei und in gleicher Weise mitgeteilt. Den Bietern wird eine angemessene Frist zur Anpassung ihrer Angebote eingeräumt.
Das ZDF behält sich vor, eine oder mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen oder das Verfahren nach einer Verhandlungsrunde abzuschließen. Nach Abschluss der Verhandlungen wird das ZDF die verbleibenden Bieter gegebenenfalls zur Abgabe eines überarbeiteten und verbindlichen endgültigen Angebots (Best and Final Offer, BAFO) auffordern.
Ein Anspruch der Bieter auf die Durchführung einer bestimmten Anzahl von Verhandlungsrunden oder auf die Zulassung zu einer weiteren Verhandlungsrunde besteht nicht.
6.3 Protokollierung der Verhandlungen
Das ZDF ist berechtigt, Verhandlungsgespräche zum Zwecke der Dokumentation, Nachbereitung und ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens unter
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Einsatz technischer Hilfsmittel zu protokollieren und auszuwerten. Hierzu können insbesondere Audioaufzeichnungen, Transkriptionssysteme, KI-gestützte Auswertungswerkzeuge, Meeting-Assistenzsysteme sowie sonstige elektronische Dokumentations- und Analysewerkzeuge eingesetzt werden.
Die hierbei erzeugten Aufzeichnungen, Transkripte, Notizen und Auswertungen dienen ausschließlich der Dokumentation und Durchführung des Vergabeverfahrens sowie der Erstellung eines Verhandlungsprotokolls.
Über jede Verhandlungsrunde erstellt das ZDF ein Verhandlungsprotokoll. Dieses wird dem jeweiligen Bieter zur Verfügung gestellt. Der Bieter erhält Gelegenheit, innerhalb einer vom ZDF festgelegten angemessenen Frist sachliche Unrichtigkeiten oder Missverständnisse mitzuteilen.
Sofern der Bieter innerhalb der gesetzten Frist keine Einwendungen erhebt, gilt der Inhalt des Protokolls als zutreffend wiedergegeben. Das ZDF entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen über die Berücksichtigung eingegangener Hinweise und erstellt gegebenenfalls eine überarbeitete Fassung.
Sämtliche Erkenntnisse aus den Verhandlungen, die zu Änderungen, Ergänzungen oder Klarstellungen der Vergabeunterlagen führen, werden allen im Verfahren verbleibenden Bietern diskriminierungsfrei und in gleicher Weise mitgeteilt.
6.4 Auswertung der finalen Angebote
Nach Ablauf der Frist zur Einreichung der finalen Angebote prüft und bewertet das ZDF die eingegangenen Angebote auf Grundlage der bekannt gemachten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung.
Die Bewertung erfolgt ausschließlich anhand der jeweils zuletzt und fristgerecht eingereichten Angebotsfassung. Maßgeblich sind die in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen sowie die im Verfahren bekannt gemachten Zuschlagskriterien.
Das ZDF behält sich vor, die Angaben der Bieter zu überprüfen sowie im gesetzlich zulässigen Umfang Aufklärungen zu einzelnen Angebotsinhalten einzuholen. Die Einholung von Aufklärungen dient ausschließlich der Klärung bestehender Unklarheiten und begründet keinen Anspruch auf weitere Verhandlungen oder eine Änderung des Angebots.
Nach Abschluss der Bewertung erstellt das ZDF eine Rangfolge der wertbaren Angebote.
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7 Zuschlagsentscheidung/Rangfolgenbildung
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot, das unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist. Siehe hierzu Zuschlagskriterien Ziffer 8.
Die Zuschlagsentscheidung erfolgt auf Grundlage der dokumentierten Angebotswertung und unter Beachtung der einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften.
7.1 Information der Bieter
Vor Erteilung des Zuschlags werden die betroffenen Bieter entsprechend den gesetzlichen Vorgaben über die beabsichtigte Zuschlagsentscheidung informiert.
Die Information enthält insbesondere den Namen des für den Zuschlag vorgesehenen Unternehmens, die Gründe für die vorgesehene Zuschlagsentscheidung sowie die weiteren gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.
Die Zuschlagserteilung erfolgt erst nach Ablauf der gegebenenfalls einzuhaltenden gesetzlichen Wartefrist.
7.2 Zuschlag, Vertragsschluss und Abschluss des Verfahrens
Der Zuschlag wird dem erfolgreichen Bieter in Textform über die Vergabeplattform oder den hierfür vorgesehenen Kommunikationsweg mitgeteilt.
Mit Zugang des Zuschlags kommt der Vertrag zustande, soweit in den Vergabeunterlagen oder den Vertragsunterlagen nichts Abweichendes bestimmt ist.
Das Vergabeverfahren endet mit dem wirksamen Zuschlag, der rechtmäßigen Aufhebung des Vergabeverfahrens oder in sonstigen gesetzlich vorgesehenen Fällen.
8 Zuschlagskriterien
Das ZDF wird nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs und Auswahl der geeigneten Bieter die Angebote in den folgenden Phasen des Verfahrens nach folgenden Kriterien bewerten:
8.1 Wirtschaftlichkeit/Preis
Das Preisblatt wird den Bietern zu einem späteren Zeitpunkt als Bestandteil der Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Angebotsabgabe sind die vom ZDF vorgegebenen Rollen und Leistungsprofile mit verbindlichen Tagessätzen zu bepreisen. Die angebotenen Tagessätze dienen als Grundlage für die Preiswertung sowie für die spätere Beauftragung von Leistungen im Rahmen des Vertrags. Nähere Vorgaben
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zur Preisstruktur, Abrechnungssystematik und Wertungsmethodik ergeben sich aus dem später bereitgestellten Preisblatt.
8.2 Qualitative Zuschlagskriterien:
Vom Bieter werden voraussichtlich Konzepte / Arbeitsproben / Testaufgaben gefordert, die durch die Vergabestelle bewertet werden. Weiterhin wird voraussichtlich die Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung betrauten Personals bewertet.
Die Details zur Bewertung der Qualität und Wirtschaftlichkeit der Angebote werden den geeigneten Bewerbern nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs im Rahmen der Angebotsaufforderung mitgeteilt. Gleiches gilt für die Gewichtung der Zuschlagskriterien.
9 Übernahmephase und Exit-Management
9.1 Übernahmephase
Zu Vertragsbeginn stehen die bisherigen Dienstleister für die Phase vom Zuschlag bis zur vollständigen Übernahme der Leistungen durch den Auftragnehmer (voraussichtlich ca. vier Monate) für unbedingt notwendige Rückfragen zur Verfügung. Der hierfür vorgesehene Unterstützungsumfang beträgt bis zu 50 Personentage pro Monat.
9.2 Exit-Management
Zum Vertragsende hat der Auftragnehmer den geordneten Übergang der Leistungen auf einen potenziellen Nachfolgeauftragnehmer oder auf den Auftraggeber sicherzustellen. Hierzu sind nach Vertragsende die in den Vergabeunterlagen festgelegten Exit- Leistungen zu erbringen.
Die Exit-Leistungen dienen insbesondere der Übergabe des für die Leistungserbringung erforderlichen Know-hows sowie der Sicherstellung einer unterbrechungsfreien Leistungserbringung während der Übergangsphase.
10 Vertragsbedingungen
Die Einzelheiten der vertraglichen Ausgestaltung ergeben sich aus den später (2. Stufe / Verhandlungsverfahren) bereitgestellten Vertragsunterlagen. Diese enthalten insbesondere Vorgaben zur personellen Kontinuität während der Vertragsdurchführung, zur Einhaltung wesentlicher Projekttermine sowie zu Rechteeinräumungen an den Arbeitsergebnissen. Zur Absicherung dieser Anforderungen behält sich das ZDF insbesondere die Vereinbarung von Vertragsstrafen bei Verstößen gegen Personal- und Terminverpflichtungen vor. Daneben sind Regelungen zur Übertragung von Nutzungs-
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und Verwertungsrechten und zur Bereitstellung der Arbeitsergebnisse als Open-Source- Software vorgesehen.
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