350 26 BW5 Vertragsbedingungen RV.pdf

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Anlage BW5

Vertragsbedingungen

Fortführung und Weiterentwicklung einer Social-Media-

und Web-basierten Informations- und Werbekampagne zur

Steigerung der Auslandsmobilität von Studierenden an

deutschen Hochschulen

Vergabe-Nr. 350/2026

Bonn, den 28. September 2026

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Der erfolgreiche Bieter wurde über die Annahme seines Angebots mindestens in Textform nach § 126b BGB unterrichtet (Zuschlagserteilung).

Mit Zuschlagserteilung kam der Vertrag mit dem öffentlichen Auftraggeber zustande. Es gelten folgende Regeln:

Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für (…) werden Vertragsbestandteil

Der Auftragnehmer erbringt seine Leistung auf Grundlage der Leistungsbeschreibung und seines Angebots gemäß den in der Preistabelle angebotenen Preisen.

Die Rechnungen sind mit den Vertragspreisen ohne Umsatzsteuer (Nettopreise) aufzustellen; der Umsatzsteuerbetrag ist am Schluss der Rechnung mit dem Steuersatz einzusetzen, der zum Zeitpunkt des Entstehens der Steuer, bei Schlussrechnungen zum Zeitpunkt des Bewirkens der Leistung gilt. Beim Überschreiten von Vertragsfristen, die der Auftragnehmer zu vertreten hat, wird die Differenz zwischen dem aktuellen Umsatzsteuerbetrag und dem bei Fristablauf maßgebenden Umsatzsteuerbetrag nicht erstattet.

In jeder Rechnung sind Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben.

Der Auftragnehmer hat bei der Ausführung des öffentlichen Auftrags alle für ihn geltenden rechtlichen Verpflichtungen einzuhalten, insbesondere Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung zu entrichten, die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen einzuhalten und den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestentgelts zu gewähren, die nach dem Mindestlohngesetz, einem nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder nach dem Tarifvertragsgesetz für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag oder einer nach § 7, § 7a oder § 11 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder einer nach § 3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes erlassenen Rechtsverordnung für die betreffende Leistung verbindlich vorgegeben werden.

Der Auftragnehmer muss den zur Leistungserbringung eingesetzten Arbeitnehmern für die die Dauer, in der sie in Ausführung dieses Vertrags tätig sind, mindestens die Arbeitsbedingungen gewähren, die in einschlägigen Rechtsverordnungen nach § 5 Bundestariftreuegesetz festgesetzt sind, sofern diese bestehen.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, mittels geeigneter Unterlagen zu dokumentieren, dass

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er seine Tariftreueversprechen nach § 3 Bundestariftreuegesetz einhält. Er ist außerdem verpflichtet, diese Unterlagen auf Anforderung der Prüfstelle Bundestariftreue vorzulegen. Die Pflicht gilt nicht, sofern die Bedingungen des § 10 BTTG zutreffen.

Verstoß gegen § 13 Bundestariftreuegesetz (Vertragsstrafe, außerordentliche Kündigung) Stellt die Prüfstelle Bundestariftreue einen Verstoß nach § 13 Bundestariftreuegesetz fest, ist eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 Prozent, bei mehreren Verstößen maximal 5 % der anteiligen Vergütung verwirkt, die für die bis zur Feststellung des Verstoßes erbrachten Leistungen geschuldet ist oder geschuldet sein wird. Der Auftraggeber hat in diesem Fall ein Recht zur außerordentlichen Kündigung.

Der Auftragnehmer hat spätestens bei Beginn der Auftragsausführung die Namen, die Kontaktdaten und die gesetzlichen Vertreter seiner Unterauftragnehmer und jede im Rahmen der Auftragsausführung eintretende Änderung auf der Ebene der Unterauftragnehmer mitzuteilen.

Der Auftragnehmer wird Unterauftragnehmern keine schlechteren vertraglichen Bedingungen auferlegen, als die zwischen ihm und dem öffentlichen Auftraggeber bestehenden vertraglichen Bedingungen.

Der Auftragnehmer muss von Unterauftragnehmern und von ihm oder den Unterauftragnehmern beauftragten Verleihern verlangen und durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass sie ihre Pflichten nach § 4 Absatz 1 und 3 Bundestariftreuegesetz erfüllen. Keine Untrauftragnehmer sind unmittelbare oder mittelbare Zulieferer im Sinne von § 2 Abs. 5 Satz 2 Nr. 2 und § i.V.m. Abs. 7 und 8 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, soweit diese Zulieferer keine eigene Verpflichtung des Auftragnehmers erfüllen. Verleiher sind solche nach § 1 Abs. 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes.

Es gilt folgende Nutzungsrechteregelung:

(1) Übertragung sämtlicher Rechte

1. Der Auftragnehmer überträgt dem Auftraggeber mit Entstehung aller im Rahmen dieses Vertrages erbrachten Arbeitsergebnisse (im Folgenden zusammen „Werke“) sämtliche ausschließlichen, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungs-, Verwertungs- und Bearbeitungsrechte. Die Rechteübertragung erfolgt

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unwiderruflich, vergütungsabgegolten und umfasst sämtliche gegenwärtig bekannten sowie künftig entstehenden Nutzungsarten.

2. Die Rechteübertragung schließt insbesondere ein, aber ist nicht hierauf beschränkt: a. Körperliche Verwertung (§ 15 Abs. 1 UrhG): Vervielfältigung, Verbreitung, Ausstellung, Vermietung, Verleih, einschließlich sämtlicher analogen und digitalen Druck- und Reproduktionsverfahren; b. Unkörperliche Verwertung (§ 15 Abs. 2 UrhG): öffentliches Zugänglichmachen, Vortrags-, Aufführungs- und Vorführrecht, Senderecht (unbeschadet des Übertragungsweges, z. B. terrestrisch, Kabel, Satellit, IP-Streaming) sowie sämtliche On-Demand-Formen und Abrufdienste; c. Daten- und Plattformnutzung: Einspeicherung in Datenbanken, Clouds und sonstige Speichersysteme, Verbreitung via Internet, Intranet, Extranet, mobile Anwendungen, Social-Media-Plattformen und zukünftige digitale Netzwerke; d. Bearbeitung und Weiterentwicklung: Recht zur Übersetzung, Umgestaltung, Kürzung, Erweiterung, Synchronisation, Vertonung, Untertitelung, Kombination, Verwendung von Ausschnitten sowie Verwertung der bearbeiteten oder umgestalteten Fassungen wie des Originals; e. Technische Neuerungen: Nutzung in allen heute bekannten und zukünftig entstehenden technischen Verfahren, Formaten und Medien (z. B. XR/AR/VR, KI-basierte Systeme, 3-D-Druck, Holografie); f. Rechteübertragung und Unterlizenz: Recht, die vorstehend eingeräumten Rechte ganz oder teilweise auf Dritte zu übertragen sowie einfache oder ausschließliche Unterlizenzen jeder Art zu erteilen.

3. Die Rechte werden für die gesamte Dauer ihrer gesetzlichen Schutzfrist übertragen. Die vereinbarte Vergütung gilt als angemessene Gesamtvergütung im Sinne des § 32 UrhG; § 32a UrhG bleibt unberührt.

4. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber das ausschließliche, unwiderrufliche Recht ein, das Werk erstmals zu veröffentlichen (§ 12 UrhG). Der Auftragnehmer erklärt, dass er auf eine Namensnennung verzichtet, solange dem keine berechtigten Interessen entgegenstehen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sein Zugangsrecht nach § 25 UrhG nur auszuüben, wenn dies die berechtigten Belange des Auftraggeber nicht beeinträchtigt. Die Parteien erkennen an, dass Urheberpersönlichkeitsrechte unveräußerlich sind; diese Vereinbarung stellt eine dauerhafte Zustimmung des Auftragnehmer zur Ausübung durch den Auftraggeber dar.

(2) Drittwerke und Unteraufträge

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1. Beauftragt der Auftragnehmer Dritte oder erwirbt er Rechte von Dritten, stellt er sicher, dass die Rechte gemäß Absatz (1) mit identischem Umfang exklusiv auf den Auftraggeber übertragen werden. Ist eine ausschließliche Übertragung rechtlich unmöglich, darf der Auftragnehmer solche Inhalte nur verwenden, wenn er vorab die schriftliche Zustimmung des Auftraggebers eingeholt und mindestens eine weltweite, zeitlich unbefristete, übertragbare und unterlizenzierbare einfache Lizenz für den Auftraggeber erworben hat.

2. Sämtliche für den Rechteerwerb erforderlichen Kosten trägt der Auftragnehmer. Der Auftragnehmer dokumentiert den Rechteerwerb und legt dem Auftraggeber auf Anforderung geeignete Nachweise vor. Die Parteien können in Schriftform (§ 126 BGB) hinsichtlich definierter zu erbringender Leistungsergebnisse einvernehmlich eine hiervon abweichende Kostentragung vereinbaren.

(3) Rechtegarantie und Rechtsmängelbeseitigung

1. Der Auftragnehmer garantiert, dass er zu der in Absatz (1) vereinbarten Rechteübertragung berechtigt ist und keine Rechte Dritter entgegenstehen.

2. Stehen der vertragsgemäßen Nutzung Rechte Dritter entgegen, beseitigt der Auftragnehmer unverzüglich auf eigene Kosten den Rechtsmangel, indem er die erforderlichen Rechte erwirbt oder die Werke gleichwertig und rechtssicher umgestaltet.

3. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber sowie dessen Rechtsnachfolger von sämtlichen Ansprüchen Dritter inkl. aller Kosten (Gerichts-, Vergleichs- und angemessene Rechtsverfolgungskosten) frei, die aus oder im Zusammenhang mit einer behaupteten oder tatsächlichen Rechtsverletzung entstehen, und unterstützt den Auftraggeber bei der gerichtlichen und außergerichtlichen Verteidigung. Das alleinige Prozessführungs- und Vergleichsrecht liegt beim Auftraggeber.

(4) Fortführung nach Vertragsende

Beendet sich dieser Vertrag vorzeitig, ist der Auftraggeber berechtigt, sämtliche bis dahin entstandenen Werke uneingeschränkt zu nutzen, zu bearbeiten und/oder durch Dritte fertigstellen zu lassen.

(5) Kein Nutzungszwang

Der Auftraggeber ist zur Nutzung der Werke nicht verpflichtet.

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(6) Besondere Bestimmungen für Foto-, Film-, Video- und Podcast-Beiträge

1. Für audiovisuelle Werke (Foto, Film, Video, Podcast) überträgt der Auftragnehmer dem Auftraggeber über Absatz (1) hinaus alle ausschließlichen, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungsrechte an sämtlichen urheber- und leistungsschutzrechtlich geschützten Bestandteilen (Bild-, Ton-, Musik-, Daten-, Layout- und Metadatenbestandteile). Die Übertragung umfasst insbesondere: a. alle Nutzungsarten des Rechts der öffentlichen Wiedergabe (Video-on-Demand, Streaming, Broadcast, simulcast, webcast, Social Media, Pay-TV, Free-TV, Kino usw.); b. das Recht zur nicht-theatralischen Auswertung (z. B. Messen, Festivals, Bildungs- und Forschungseinrichtungen, Behörden, Ausstellungen); c. das Recht zur Vervielfältigung und Verbreitung auf sämtlichen Trägermedien (insbesondere Blu-ray, DVD, USB-Medien, Speicherkarten, Print-Erzeugnisse) sowie zum Download; d. das Recht zur Bearbeitung, Erstellung und Nutzung von Ausschnitten, Trailern, Teasern, Making-ofs, Untertitel-, Sprach- und Versionierungsfassungen sowie Derivaten jeglicher Art.

2. Grafische Gestaltungselemente, Corporate-Design-Bausteine, Jingles, Intro-/Outro-Sequenzen sowie ähnliche Gestaltungsmerkmale werden dem Auftraggeber ebenfalls exklusiv gemäß Absatz (1) übertragen und dürfen vom Auftraggeber in zukünftigen Produktionen beliebig eingesetzt werden.

3. In fertigen Audiovisionswerken darf ausschließlich GEMA-freies oder durch Pauschallizenz vollständig abgedecktes Repertoire verwendet werden, sofern der Auftraggeber nichts anderes schriftlich genehmigt. Der Auftragnehmer übernimmt sämtliche Meldungen, Gebühren und Verpflichtungen gegenüber Verwertungsgesellschaften und weist dies dem Auftraggeber auf Anforderung nach, wenn die Parteien nicht eine abweichende Regelung von der Kostentragung gem. Abs. 2 Nr. 2 oben vereinbart haben.

(7) Besondere Bestimmungen für Software

1. Der Auftragnehmer überträgt dem Auftraggeber zusätzlich zu Absatz (1) sämtliche ausschließlichen, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkten Nutzungs-, Verwertungs-, Bearbeitungs-, Weiterentwicklungs-, Anpassungs-,

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Reverse-Engineering-, Dekompilierungs-, Vervielfältigungs-, Verbreitungs-, öffentlichen Zugänglichmachungs-, Unterlizenzierungs-, Vermietungs- und Verleihrechte an sämtlicher im Rahmen dieses Vertrages erstellter oder bereitgestellter Software einschließlich Source- und Object-Code, Datenbanken, Test- und Build-Umgebungen, Skripten, Interfaces, Konfigurationsdateien sowie der vollständigen technischen und anwenderbezogenen Dokumentation.

2. Die Rechteübertragung umfasst insbesondere das Recht, die Software auf sämtlichen Hardware- oder Cloud-Umgebungen des Auftraggeber und Dritter zu installieren, zu betreiben, zu vervielfältigen, zu hosten, in andere Systeme zu integrieren, mit anderer Hard- und Software zu verbinden, zu übersetzen, zu portieren, zu migrieren, zu analysieren, Fehler zu korrigieren und abgeleitete Werke zu erstellen sowie solche modifizierten oder weiterentwickelten Fassungen wie das Original zu verwerten und zu unterlizenzieren.

3. Der Auftragnehmer liefert dem Auftraggeber spätestens mit Abnahme die jeweils aktuelle vollständige Fassung des Source-Codes (inklusive Build- und Test-Skripten), aller Entwicklungs- und Systemdokumentationen sowie sämtlicher Schlüssel, Zertifikate und sonstiger für den uneingeschränkten Betrieb der Software erforderlicher Hilfsmittel in einem üblichen elektronischen Format. Auf Verlangen richtet der Auftragnehmer ein branchenübliches Treuhand- bzw. Escrow-Depot ein, aus dem der Auftraggeber jederzeit unmittelbar auf den aktuellen Source-Code zugreifen kann, wenn der Auftragnehmer seine vertraglichen Pflege- oder Weiterentwicklungspflichten nicht mehr erfüllt oder insolvent wird.

4. Bezieht der Auftragnehmer Third-Party-Software, Open-Source-Komponenten oder sonstige fremde Bibliotheken, hat er zuvor die schriftliche Zustimmung des Auftraggeber einzuholen und auf eigene Kosten dauerhaft übertragbare sowie unterlizenzierbare Nutzungsrechte für den Auftraggeber zu beschaffen, deren Umfang mindestens den Regelungen dieses Absatzes entspricht. Der Auftragnehmer dokumentiert alle Fremdkomponenten einschließlich Versionsstand, Lizenztyp und Lizenztext und weist ihre Kompatibilität mit den Nutzungsrechten des Auftraggeber nach. Copyleft- oder „Viral-Lizenz“-Pflichten dürfen nur nach ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Auftraggeber eingegangen werden.

5. Der Auftragnehmer garantiert, dass die Software frei von Rechten Dritter, Open-Source-Verpflichtungen, Hintertüren, Schadcode und technischen

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Schutzmaßnahmen ist, die die vertragsgemäße Nutzung beschränken könnten. Absatz (3) (Rechtegarantie und Freistellung) gilt entsprechend.

6. Wartungs-, Weiterentwicklungs- und Sicherheits-Updates, die der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit oder im Rahmen vereinbarter Service-Level erbringt, unterliegen denselben Rechteübertragungen wie die Ursprungsversion der Software.

Bei den folgenden Leistungen handelt es sich um Werkleistungen, die der Abnahme im Sinne des § 640 BGB unterliegen:

1. Von der Redaktion verfasste Social-Media-Beiträge, Online-Beiträge, Printpublikationen
2. Foto-, Film-, Video- und Podcast-Beiträge
3. Werbemittel
4. Monitoringberichte

Darüber hinaus gelten die Abnahmekriterien des Einzelauftrags, soweit solche festgelegt wurden.

Spezielle Abnahmerechtsregelungen in Bezug auf die Erstellung von von der Redaktion verfassten Social-Media-Beiträgen, Online-Beiträgen und Printpublikationen:

Soweit im Einzelauftrag nicht gesondert geregelt, gelten folgende Abnahmekriterien: • Weder redaktionelle noch orthographische oder grammatikalische Fehler • Schlüssigkeit/Nachvollziehbarkeit • Das Layout entspricht dem vorgegebenen Corporate Design. • Es liegen keine Fehler im Layout vor. • Fristen mit AG und Partnern (etwa Druckereien) werden eingehalten. • Bildrechte der verwendeten Fotos bzw. Videos sind gesichert und korrekt angegeben.

Spezielle Abnahmerechtsregelungen in Bezug auf die Erstellung von Foto-, Film-, Video- und Podcast-Beiträgen:

Soweit im Einzelauftrag nicht gesondert geregelt, gelten folgende Abnahmekriterien:

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1. Der AN hat die Foto-, Film-, Video- und Podcast-Beiträge spätestens zum vereinbarten Termin zur Abnahme vorzulegen. Teilabnahmen sind grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn der DAAD hat sie zuvor im Einzelauftrag zugelassen;

2. Wegen unwesentlicher Mängel, die die Tauglichkeit des Werkes zum vertraglich vorausgesetzten Gebrauch nicht beeinträchtigen, kann der AG die Abnahme nicht verweigern;

3. Ein Foto-, Film-, Video- und Podcast-Beitrag gilt als abgenommen, wenn der AG den Beitrag offiziell nutzt, etwa auf die Webseite einstellt. Das Mangelgewährleistungsrecht bleibt unberührt;

4. Der AG kann die Abnahme ablehnen, wenn durch die Herstellung oder öffentliche Wiedergabe der Produktion gegen Gesetze, die öffentliche Ordnung oder die Bestimmungen dieses Vertrages verstoßen wird. Öffentliche Ordnung ist dabei die Gesamtheit der ungeschriebenen Regeln für das Verhalten des Einzelnen in der Öffentlichkeit, deren Beachtung nach den jeweils herrschenden Anschauungen als unerlässliche Voraussetzung eines geordneten staatsbürgerlichen Zusammenlebens betrachtet wird;

5. Die Abnahme bedeutet keine Billigung der Foto-, Film-, Video- und Podcast-Beiträge unter rechtlichen Gesichtspunkten. Der AN haftet weiterhin für alle Rechtsverletzungen, insbesondere für die Verletzung von Persönlichkeitsrechten, die durch die Herstellung und Ausstrahlung der Produktion eintreten, und für Verstöße gegen das Verbot der Werbung.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gem. Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)1 (Anlage BW4) noch vor Beginn der jeweils betreffenden Leistung zu unterzeichnen, soweit dies datenschutzrechtlich erforderlich werden sollte.

Anforderungen an Informationssicherheit Der DAAD betreibt ein Managementsystem zur Informationssicherheit (ISMS) nach den BSI-

1 Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) Seite 9 von 18

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Standards 200-1 bis 200-4. Die hier ausgeschriebenen Leistungen müssen mit den Anforderungen des ISMS vereinbar sein und dürfen dessen Schutzziele nicht beeinträchtigen. Im Rahmen der hier ausgeschriebenen Leistungen gelten in diesem Zusammenhang für den gesamten Leistungszeitraum die nachfolgenden Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers:

1. Der Auftragnehmer hat bei der Leistungserbringung den allgemein anerkannten Stand der Technik einzuhalten. Dies umfasst insbesondere: a. die Einhaltung der einschlägigen BSI-Anforderungen aus dem IT- Grundschutz, b. die Beachtung der relevanten DIN/ISO/IEC-Normen, insbesondere ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27002, c. die Berücksichtigung der Vorgaben der DSGVO sowie des BDSG bei der Verarbeitung personenbezogener Daten,
2. Der Auftragnehmer hat durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sicherzustellen, dass die Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Informationen und Systeme des Auftraggebers jederzeit gewahrt bleiben. Dies gilt insbesondere für: a. den Schutz von Informationen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation, b. die sichere Übertragung und Speicherung von Daten durch dem Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren, c. die Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit beauftragter Leistungen, soweit vereinbart gemäß den vereinbarten Service-Level-Anforderungen. d. die Sicherstellung der raschen Wiederherstellung nach einem Zwischenfall
3. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugang zu Systemen, Netzwerken und Informationen des Auftraggebers erhalten. Hierzu sind insbesondere folgende Maßnahmen umzusetzen: a. Einführung und Durchsetzung des Prinzips der minimalen Rechtevergabe (Least Privilege), b. Einsatz geeigneter Authentifizierungsverfahren; bei Fernzugriffen ist eine Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) einzusetzen, c. Dokumentation und regelmäßige Überprüfung vergebener Zugriffsberechtigungen, d. unverzügliche Sperrung von Zugängen ausgeschiedener oder nicht mehr beauftragter Personen.
4. Der Auftragnehmer hat einen Ansprechpartner zu Themen der Informationssicherheit und des Datenschutzes im Rahmen der hier ausgeschriebenen Leistungen dem Auftraggeber bekanntzugeben.
5. Der Auftragnehmer hat ein Verfahren zur Erkennung, Behandlung und Meldung von Informationssicherheitsvorfällen zu etablieren. Im Falle eines Informationssicherheitsvorfalls, der Systeme oder Daten des Auftraggebers betrifft oder betreffen könnte, ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Die Meldung

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hat mindestens folgende Angaben zu enthalten: a. Art und Umfang des Vorfalls, b. betroffene Systeme, Daten oder Dienste, c. bereits eingeleitete Gegenmaßnahmen, d. Ansprechpartner auf Seiten des Auftragnehmers. e. Die weiteren Pflichten zur Meldung gegenüber Behörden (z. B. gemäß Art. 33 DSGVO) bleiben hiervon unberührt. 6. Beabsichtigt der Auftragnehmer, Teile der Leistung durch Unterauftragnehmer erbringen zu lassen, so hat er sicherzustellen, dass diese Unterauftragnehmer den Anforderungen dieses Abschnitts in einer gleichwertigen Weise verpflichtet werden. Der Auftraggeber ist über den Einsatz von Unterauftragnehmern vorab zu informieren. Auf Verlangen des Auftraggebers ist der Nachweis der Verpflichtung der Unterauftragnehmer zu erbringen. 7. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Umsetzung der vereinbarten Sicherheitsanforderungen auf Anforderung des Auftraggebers nachzuweisen. Als Nachweisformen werden anerkannt: a. gültige Zertifizierungen (z. B. ISO/IEC 27001, BSI IT-Grundschutz-Zertifikat, C5-Testat) für den relevanten Scope dieser Ausschreibung, b. aktuelle Auditberichte oder Prüfberichte anerkannter Dritter (z. B. nach ISAE 3000/3402), c. ausgefüllte Sicherheitsfragebögen in der vom Auftraggeber vorgegebenen Form. d. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, im begründeten Einzelfall eigene Audits oder Vor-Ort-Prüfungen beim Auftragnehmer durchzuführen oder durch Dritte durchführen zu lassen. Aufwände hierfür trägt jede Partei selbst. 8. Nach Beendigung der Leistungsbeziehung hat der Auftragnehmer alle Daten des Auftraggebers auf dessen Verlangen hin vollständig an diesen zurückzugeben. Ebenfalls hat der Auftragnehmer diese Daten (anschließend) nachweislich zu löschen. Die Löschung hat nach einem dem Stand der Technik entsprechenden Verfahren zu erfolgen (z. B. gemäß DIN 66399 oder NIST SP 800-88). Über die erfolgte Löschung ist dem Auftraggeber ein schriftlicher Nachweis zu übermitteln.

Folgende Vertraulichkeitsvereinbarung wird Vertragsbestandteil:

Der Auftragnehmer behandelt alle Informationen und Unterlagen, die diesem über den Auftraggeber zugehen oder bekannt werden, streng vertraulich. Gegenstände und Unterlagen werden so verwahrt und gesichert, dass Kenntnisnahme und Gebrauch durch unbefugte Dritte ausgeschlossen sind. Dies gilt auch über die Beendigung des Vertrages hinaus. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit sind die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen an diesen zurückzugeben. Als vertraulich gelten insbesondere solche

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Informationen, die vom Auftraggeber als vertraulich bezeichnet werden oder nach sonstigen Umständen als vertraulich erkennbar sind.

Informationen und Unterlagen dürfen nur für Zwecke der Durchführung des o.g. Vertrages eingesetzt werden. Sie dürfen nur an solche Mitarbeitende/Subunternehmen weitergegeben werden, die sie zur Durchführung des Vertrages kennen müssen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich durch geeignete vertragliche Abreden mit den für ihn tätigen Arbeitnehmenden und beauftragten Dritten sicherzustellen, dass auch diese unbefristet jede eigene Verwertung, Weitergabe oder unbefugte Aufzeichnung von vertraulichen Informationen unterlassen.

Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen und Unterlagen, die offenkundig sind oder werden, ohne dass dies auf einen Vertragsverstoß des Auftragnehmers beruht, oder die der AN von Dritten erhalten hat, die befugt sind, sie der Allgemeinheit zu offenbaren. Beruft sich der AN auf diese Ausnahme von der Geheimhaltung, trägt er die Beweislast.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die geltenden rechtlichen Bestimmungen zum Datenschutz zu beachten und trägt dafür Sorge, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung des Vertrages betraut werden, diese ebenfalls beachten. Die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen. Auf Anforderung weist der AN die Verpflichtung der von ihm eingesetzten Mitarbeitenden und Subunternehmer/ Erfüllungsgehilfen/-innen auf das Datengeheimnis nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz nach.

Folgende besondere Bedingungen für die Ausführung eines Auftrags (Ausführungsbedingungen) werden darüber hinaus festgelegt:

Austausch von Projektmitarbeitenden

Die Kontinuität der Leistungsqualität und des Einsatzes der Mitarbeitenden ist durch den Auftragnehmer möglichst zu gewährleisten. Der Auftragnehmer hat das Personal einzusetzen, das er im Rahmen seines Angebots als konkret einzusetzendes Personal mit Qualifikationsprofilen benannt hat. Unabhängig davon hat er nur solches Personal einzusetzen, das für die jeweils zu erbringende Leistung hinreichend qualifiziert ist. Die Parteien werden durch organisatorische Maßnahmen gewährleisten, dass die im Rahmen der Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeitenden des Auftragnehmers ausschließlich dessen Direktionsrecht und Disziplinargewalt unterstehen. Es erfolgt keine

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Eingliederung des zur Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeitenden des Auftragnehmers in die Organisation des Auftraggebers. Der Auftragnehmer bestimmt grundsätzlich den Ort der Leistungserbringung selbst. Jedoch sind räumliche und fachliche Anforderungen zu beachten, soweit sie in zwischen den Parteien abgestimmten Termin- oder Leistungsplänen enthalten oder zur Erreichung des Vertragszwecks erforderlich sind. Für die zur Erbringung der Leistungen notwendigen Arbeitsmittel ist der Auftragnehmer selbst verantwortlich, soweit nicht anders vereinbart. Der Austausch der im Angebot benannten Personen ist grundsätzlich zulässig, bedarf aber der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers mindestens in Textform. Der Auftraggeber wird seine Zustimmung im Hinblick auf das Personal, das der Auftragnehmer mit Qualifikationsprofilen benannt hat, erteilen, wenn der Austausch aufgrund von Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit oder Ausscheiden der betreffenden Person aus dem Unternehmen des Auftragnehmers oder vergleichbarer Umstände bedingt ist und ein gleichwertiger Ersatz benannt wird. Die Umstände sind vom Auftragnehmer darzulegen und plausibel zu machen. Die Gleichwertigkeit eines Ersatzes orientiert sich anhand des für die auszutauschende Person vorliegenden Qualifikationsprofils, wobei nicht nur die Ausbildung, sondern auch die Berufserfahrung und die Kenntnis der einzusetzenden Entwicklungswerkzeuge eine Gleichwertigkeit begründen können. Aus diesem Grund hat der Auftragnehmer vor einem beabsichtigten Austausch ein Qualifikationsprofil anhand des Formulars Anlage 6 der Ausschreibungsunterlagen einzureichen. Einarbeitungszeiten von neuem Personal sind gesondert nachzuweisen und werden nicht vergütet. Der Auftraggeber kann bei begründeten Zweifeln an der Qualifikation oder Zuverlässigkeit des eingesetzten Personals jederzeit den Austausch der betreffenden Person oder andere mildere Maßnahmen verlangen, soweit diese geeignet sind, die Zweifel auszuräumen.

Den eingesetzten Personen steht es frei, Drittaufträge zu bearbeiten, sofern eine Kollision mit dem zugrundeliegenden Auftrag nicht zu befürchten ist.

Preisanpassungen während der Laufzeit des Rahmenvertrages

Preiserhöhungen im Rahmen der Vertragslaufzeit werden nur dann vom Auftraggeber akzeptiert, wenn sie auf Preiserhöhungen von Rohstoffen oder Tarifsteigerungen basieren, die die Leistung betreffen und dem Auftraggeber nachgewiesen wurden. Erhöhungen können nur jährlich bis zum 31.12. geltend gemacht werden, im Jahre 2027 ist eine Erhöhung ausgeschlossen. Zulässig sind Erhöhungen erst, sobald sie mindestens 5 % zum aktuellen Preis betragen. Eine jeweilige Erhöhung darf außerdem maximal 10 % betragen. Der erhöhte Preis gilt erst ab dem Zeitpunkt, an dem der DAAD der Erhöhung zustimmt. Der DAAD stimmt der Erhöhung innerhalb von 14 Tagen zu, wenn die Erhöhungsgründe nachvollziehbar nachgewiesen wurden. Schweigt der DAAD bis zum Ablauf von 14 Tagen auf ein Erhöhungsbegehren, so gilt die Erhöhung ab dem 15. Tag als

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akzeptiert.

Bei dem zu vergebenden Auftrag handelt es sich um eine Rahmenvereinbarung, die nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen mit einem oder mit mehreren Unternehmen abgeschlossen wurde. Das in Aussicht genommenen Auftragsvolumen ergibt sich aus den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung.

Es gelten folgende vertragliche Bedingungen zur Einzelbeauftragung:

1. Bestandteile der Rahmenvereinbarung

(1) Die Rechte und Pflichten der Parteien hinsichtlich dieser Rahmenvereinbarung regeln sich im Fall etwaiger Widersprüche nach der folgenden Rangfolge: a) Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gem. § 62 BDSG, Art. 28 DSGVO b) der Text dieser Vertragsbedingungen in der aktuellen Fassung im Zeitpunkt der Zuschlagserteilung; c) die Leistungsbeschreibung in der aktuellen Fassung im Zeitpunkt der Zuschlagserteilung; d) die Regelungen eines jeweiligen Einzelauftrags. Die beigefügte Anlage ist Bestandteil der Rahmenvereinbarung. Einzelaufträge dürfen grundsätzlich nicht von der nachfolgenden Ziffer 2 abweichen; e) die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (im Folgenden als „VOL/B“ bezeichnet) in der zum Zeitpunkt des jeweiligen Einzelauftrags geltenden Fassung. f) das bezuschlagte Angebot; (2) Allgemeine Geschäfts-, Nutzungs- oder Lizenzbedingungen des AN finden keine Anwendung, selbst wenn der AG ihrer Geltung – auch im Rahmen eines Einzelauftrags – nicht ausdrücklich widersprechen sollte.

2. Einzelbeauftragung

(1) Für die Beauftragung von Einzelaufträgen auf Basis dieser Rahmenvereinbarung gilt folgendes Verfahren unter Zugrundelegung der Anlage Einzelauftrag:

Vor einem Einzelauftrag fordert der AG mit einer Anfrage den AN auf, ein verbindliches Einzelangebot abzugeben. Die Anfrage enthält in der Regel folgende Bestandteile:

• Angemessene Angebotsfrist; • Beschreibung der Leistung; • Verbindlicher Zeitrahmen für die Auftragsdurchführung; Seite 14 von 18

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• erwartete Ergebnisse/Ergebnisdokumente als Grundlage für die Festlegung von Abnahmekriterien im Falle einer Werkleistung; • ggf. (Höchst-)Vorgabe des Auftragsbudgets. Das Einzelangebot des AN ist

mind. in Textform, § 126b BGB

schriftlich, § 126 BGB

einzureichen und beinhaltet regelmäßig folgende Bestandteile:

• Ausführungs- /Lieferfristen • Angebotspreis ▪ berechnet anhand der verbindlichen Einzelpreise des Angebots • Meilensteinplanung • Ressourcenplanung • Benennung des für die Auftragsausführung vorgesehenen Personals Sollte eine Leistung nicht in der Preistabelle enthalten bzw. mit keiner enthaltenen Leistung vergleichbar sein, werden die Parteien eine einvernehmliche Lösung anstreben und die Preistabelle um die entsprechende Leistung ergänzen. Auf Basis der Aufwandsschätzung erfolgt eine einvernehmliche Abstimmung zwischen den Parteien.

(2) Ein Einzelauftrag erfolgt, • indem der AG das in Textform erhaltene Einzelangebot zumindest in Textform annimmt. • indem der AG das vom AN unterzeichnete Einzelangebot gegenzeichnet und ein Exemplar an den AN übermittelt. (3) Der AN hat den Erhalt des Einzelauftrags unverzüglich gegenüber dem AG in Textform zu bestätigen. (4) Verlängerungen des Leistungszeitraumes eines Einzelauftrags können nach gemeinsamer Abstimmung erfolgen. (5) Eine Verpflichtung zur Erteilung von Einzelaufträgen wird durch diese Rahmenvereinbarung nicht begründet. Eine Abnahmeverpflichtung besteht nur, sofern diese explizit in der Leistungsbeschreibung der Höhe nach beziffert wird.

Anlage Einzelauftrag

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Einzelauftrag

I. Anfrage für Einzelauftrag durch AG

Ansprechpartner/in beim AG: Herr/Frau [●●●]

Tel.: [●●●] E-Mail: [●●●]

Aufgrund der bestehenden Rahmenvereinbarung fragen wir die Erbringung der nachfolgenden Leistung an:

Gewünschte Umsetzungsfrist / Liefertermin für die unter I. angefragten Leistungen:

[TT/MM/JJJJ] bis [TT/MM/JJJJ]

Kriterien der Leistungserbringung: z. B. Abnahmekriterien, (Höchst-)Vorgaben des Auftragsbudgets

Besondere vertragliche Regeln, ggf. gesonderte Anlage:

II. Einzelangebot des AN

Ansprechpartner/in beim AN: Herr/Frau [●●●]

Tel.: [●●●] E-Mail: [●●●]

Die unter I. angefragten Leistungen können im gewünschten Zeitraum / zum gewünschten Liefertermin innerhalb des gewünschten Auftragsbudgets (falls vorgesehen) erbracht Seite 16 von 18

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Beschreibung der Vorgehensweise durch AN (Meilensteine, Ressourcen, Personal, erforderliche Mitwirkungen des AG, etc., ggf. gesonderte Anlage):

Kalkulation und Preis für die Erbringung der Leistungen (ggfs. mit dem Zusatz:“, die nicht im Preisblatt enthalten bzw. mit keiner enthaltenen Leistung vergleichbar ist“): (ggf. gesonderte Anlage):

III. Unterschriften

Der Einzelauftrag erfolgt unter den o.g. Konditionen.

Für den AG: Für den AN:

Name: [●●●] Name: [●●●]

Funktion: [●●●] Funktion: [●●●]

Datum: [●●●] Datum: [●●●]

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