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VERGABEUNTERLAGEN

DP31-202600112

Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

Offenes Verfahren (EU) (VgV)

Ausschreibung

AUFTRAGGEBER Freie und Hansestadt Hamburg - Landesbetrieb ZAF/AMD Normannenweg 26, 20537 Hamburg, Deutschland

24.09.2026

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Inhaltsverzeichnis

Vergabeunterlagen........................................................................................................................................................... 1

Projektinformation.................................................................................................................................................... 1

Vertragsbedingungen/Formulare.............................................................................................................................. 3

Teil A - Allgemeiner Teil................................................................................................................................... 3

Teil A - Anlage Bewertungsmatrix.................................................................................................................... 26

Teil B - Leistungsbeschreibung........................................................................................................................ 29

Teil D - Ergänzende Vertragsbedingungen...................................................................................................... 69

Teil D - Anlage Vertragshierarchie................................................................................................................... 78

ANLAGE Verpflichtungserklärung Tariftreue + Mindestlohn FHH.................................................................... 79

EVB-IT Cloud AGB........................................................................................................................................... 81

1 Gegenstand des Vertrages................................................................................................................... 82

2 Art und Umfang der Leistungen............................................................................................................ 83

3 Nutzungsverbote................................................................................................................................... 84

4 Leistungsort........................................................................................................................................... 84

5 Zugriff/Speicherplatz............................................................................................................................. 85

6 Datenschutz, IT-Sicherheit und Vertraulichkeit..................................................................................... 85

7 Datensicherungsservice/Backup/Herausgabe- und Löschungsanspruch............................................. 87

8 Verfügbarkeit......................................................................................................................................... 87

9 Reportingpflichten................................................................................................................................. 88

10 Störungsklassifizierung....................................................................................................................... 89

11 Störungsbeseitigung............................................................................................................................ 89

12 Änderung der Leistung nach Vertragsschluss durch den Auftragnehmer........................................... 89

13 Pflichten und Leistungen im Zusammenhang mit dem Vertragsende................................................. 90

14 Nutzungsrechte................................................................................................................................... 91

15 Unterauftragnehmer............................................................................................................................ 91

16 Vergütung............................................................................................................................................ 92

17 Mitwirkung des Auftraggebers............................................................................................................. 93

18 Rechte des Auftraggebers bei Mängeln der Leistungen..................................................................... 94

19 Haftungsbeschränkung....................................................................................................................... 94

20 Laufzeit und Kündigung....................................................................................................................... 94

21 Haftpflichtversicherung........................................................................................................................ 95

22 Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte...................................................................... 95

23 Textform.............................................................................................................................................. 95

24 Anwendbares Recht, Gerichtsstand.................................................................................................... 95

ZVB Dataport FHH........................................................................................................................................... 100

Produkte/Leistungen................................................................................................................................................ 104

Eignungskriterien...................................................................................................................................................... 107

Leistungskriterien..................................................................................................................................................... 113

Anlagen.................................................................................................................................................................... 114

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INFORMATIONEN ZUR AUSSCHREIBUNG

Es ist beabsichtigt, die in anliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen im Namen und für Rechnung des unten angegebenen Auftraggebers zu vergeben. Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Angebotsfrist 27.10.2026 12:00:00

ANTWORTEN AUF HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Sollten während der Bearbeitung Ihres Angebotes Fragen zur Verwendung der eVergabe auftreten, so finden Sie hier Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Wird Ihre Frage dort nicht beantwortet, senden Sie uns gerne eine E-Mail mit Ihrem Anliegen an dataportevergabe@dataport.de. Wir werden diese schnellstmöglich beantworten.

Inhaltliche Fragen zum Vergabeverfahren werden über dieses Postfach nicht beantwortet. Nutzen Sie hierfür bitte das Frage-/Antwortforum. Weitere Informationen dazu erhalten Sie am Ende dieser Seite und in den Vergabeunterlagen.

INFORMATIONEN

ALLGEMEIN

VERFAHREN

VERFAHRENSEIGENSCHAFTEN

ANGEBOTE

SONSTIGE ANGABEN

TERMINE

ALLGEMEIN

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BEKANNTMACHUNG

FRAGEN-/ANTWORTENFORUM

ANGEBOTE UND BEWERTUNG

AUFTRAGSDAUER

HINWEIS

Der Auftraggeber bemüht sich, den Zeitplan einzuhalten. Unvorhergesehene Ereignisse können aber Anpassungen erfordern, die der Auftraggeber allen Bietern jeweils zeitnah mitteilen wird. Bei der Anpassung des Zeitplans wird der Auftraggeber nach Möglichkeit auf die Bedürfnisse der Bieter Rücksicht nehmen.

Für die Bieter ist der Zeitplan in seiner jeweils vom Auftraggeber mitgeteilten Fassung verbindlich.

Abweichend von der Verbindlichkeit von Anpassungen des Zeitplans für die Bieter gilt im Hinblick auf die Bindefrist: Jeder Bieter ist bis zum Ablauf der hier veröffentlichten Bindefrist an sein Angebot gebunden. Der Auftraggeber behält sich aber vor, die Bindefrist angemessen zu verlängern, wenn das erforderlich wird. Bieter, die einer solchen Fristverlängerung widersprechen, scheiden aus dem Vergabeverfahren aus.

ELEKTRONISCHE TEILNAHME

Bitte melden Sie sich auf der Bekanntmachungsplattform unter https://vergabeverfahren.dataport.de mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an.

Sofern Sie im System noch nicht registriert sind, können Sie dies auf der Plattform vornehmen. Die Registrierung ist kostenfrei.

Anschließend können Sie auf der Startseite bspw. nach dem Titel des Verfahrens über die Direktsuche als Suchbegriff suchen. Folgen Sie anschließend der Anleitung im System, um an dem Verfahren teilzunehmen.

BIETERFRAGEN

Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den Vergabeunterlagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.

Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums zu dem in der Projektinformation als ‚Schluss Frageforum‘ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner jede Frage im Freitext eingangs mit einem Hinweis zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z.B. Teil B – Leistungsbeschreibung). Fragen auf anderen Kommunikationswegen, wie telefonische, schriftliche oder E-Mail Anfragen werden nicht beantwortet.

Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin ‚Fragen und Antworten an alle Bieter‘ zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich der Auftraggeber Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird der Auftraggeber Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird der Auftraggeber unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage/n eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er Antworten versendet.

Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

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Projektnummer: DP31-202600112

Teil A – Allgemeiner Teil

Bewerbungsbedingungen

Vergabegegenstand: Gegenstand der Beschaffung ist die zeitlich begrenzte Lizenzierung und Nutzung einer web-basierten, responsiven (Selbst-)Coaching und Lernplattform. Die Progressive Web-App (PWA) soll Führungskräften zu den fünf Führungsperspektiven des FLBs ein strukturiertes, eigen- verantwortliches Selbstcoaching ermöglichen und kollegiale Lern- und Reflexionsformate anbieten.

Kurzbezeichnung: „Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF“

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Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

WICHTIG! BITTE LESEN!

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite zum Download zur Verfügung (https://vergabeverfahren.dataport.de). Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portal- seite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Bitte beachten Sie hierzu den Leitfaden Registrierung und Administration sowie die FAQ.

Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sicherge- stellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabe- verfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können (siehe dazu weitere Hinweise unter Ziffer 4.1.3).

Weitere wichtige Hinweise zum Vergabeverfahren: Das Offene Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkun- gen (GWB) und § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) ist ein streng formalisiertes Verfahren.

Das Vergabeverfahren erfolgt nach den Abschnitten 1, 2 und 7 der VgV. Die Ausführungen und Bestimmungen in den Vergabeunterlagen konkretisieren diese Regelungen der VgV, die uneingeschränkt gelten.

Die in Teil A – Allgemeiner Teil (Bewerbungsbedingungen) genannten Normen sind jeweils mit einem Hyperlink versehen, über den Bieter die jeweilige Norm online aufrufen können. Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass die Links funktionieren oder die verlinkten Web- seiten die Normen in der aktuell geltenden Fassung darstellen. Es gelten die genannten Nor- men in der jeweils zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geltenden Fassung.

In den Vergabeunterlagen werden unter anderem Anforderungen an das Angebot gestellt, Bedingungen definiert und Angaben verlangt (Bsp.: Angaben über den Bieter); werden diese nicht entsprechend den Vergabeunterlagen bei Erstellung des Angebotes berücksichtigt, kann das Angebot gemäß § 57 VgV vom Verfahren ausgeschlossen werden. Es ist für eine erfolgreiche Teilnahme am Verfahren daher unbedingt erforderlich, die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig zu lesen.

Erkennt ein Bieter Fehler, Unklarheiten, Widersprüche oder Ähnliches in den Vergabeunter- lagen, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen (siehe auch Zif- fer 4.1.2).

Zur Klarheit wird darauf hingewiesen, dass mit dem Begriff „Vergabeunterlagen“ sämtliche im Rahmen des Vergabeverfahrens auftraggeberseitig elektronisch zur Verfügung gestellten Do- kumente und Informationen umfasst sind.

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Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

Inhalt

1 Allgemeines .................................................................................................................. 4 1.1 Auftraggeber im Vergabeverfahren .................................................................. 4 1.2 Grundlegendes ................................................................................................ 4

2 Beschreibung von Dataport ........................................................................................ 5

3 Beschaffungsgegenstand ........................................................................................... 6 3.1 Inhalt der Beschaffung ..................................................................................... 6 3.2 Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ............................................ 6 3.3 Losaufteilung ................................................................................................... 7

4 Durchführung des Vergabeverfahrens ....................................................................... 8 4.1 Allgemeines / Kommunikation .......................................................................... 8 4.1.1 Informationen und Kommunikation .................................................................. 8 4.1.2 Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen / Zusätzliche Auskünfte ........................................................................................................ 9 4.1.3 Fragen- und Antwortenforum ........................................................................... 9 4.1.4 Zusätzliche Mitteilungspflichten ......................................................................10 4.2 Bietergemeinschaften / Unterauftragnehmer / Eignungsleihe .........................10 4.2.1 Bietergemeinschaften .....................................................................................10 4.2.2 Unterauftragnehmer und Eignungsleihe .........................................................11 4.3 Anforderungen an das Angebot und die Abgabe ............................................12 4.3.1 Allgemeine Anforderungen an das Angebot und an die Angebotsabgabe ......12 4.3.2 Anforderungen an die Preisgestaltung ............................................................13 4.3.3 Anforderungen an die Angebotsinhalte ...........................................................14 4.3.4 Erklärungen und Nachweise zur Eignungsprüfung .........................................15

5 Eingang, Prüfung und Wertung der Angebote ..........................................................16 5.1 Eingang der Angebote ....................................................................................16 5.2 Öffnung der Angebote ....................................................................................16 5.3 Prüfung der Angebote.....................................................................................16 5.4 Wertung der Angebote ....................................................................................16 5.4.1 Ausschlussgründe ..........................................................................................17 5.4.2 Eignung ..........................................................................................................17 5.4.3 Ungewöhnlich niedrige Angebote ...................................................................20 5.4.4 Wirtschaftlichkeitsbewertung ..........................................................................20 5.5 Information über die Zuschlagsabsicht / Erteilung des Zuschlags ...................21

6 Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren ............................................................22

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1 Allgemeines

1.1 Auftraggeber im Vergabeverfahren Freie und Hansestadt Hamburg Landesbetrieb ZAF Normannenweg 26 20537 Hamburg

Dataport führt dieses Vergabeverfahren in seiner Funktion als zentrale IT-Beschaffungsstelle für den Träger Freie und Hansestadt Hamburg durch, welcher Bedarfsträger ist/sind.

Der Vertrag wird mit Dataport geschlossen; dennoch werden alle Rechte daraus dem Land Freie und Hansestadt Hamburg übertragen.

1.2 Grundlegendes Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden; die Ver- wendung für andere Zwecke bedarf der Zustimmung. Der Inhalt der Vergabeunterlagen und sämtliche im Verfahren getätigte Kommunikation sind vertraulich zu behandeln; dies gilt auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens. Darauf hat der Bieter auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter/innen sowie einbezogene Dritte (z.B. Unterauftrag- nehmer und Lieferanten) hinzuweisen.

Mit dem in Teil A der Vergabeunterlagen (dieses Dokument) und seinen Anlagen einheitlich verwendeten Begriff „Bieter” ist das sich um den Auftrag bemühende Unternehmen gemeint, unabhängig davon, ob die korrekte Bezeichnung je nach Verfahrensstand „Interessent“, „Be- werber“, „Bieter“ oder „Auftragnehmer“ ist.

Für die Erstellung des Angebotes wird keine Vergütung gewährt. Die Angebotsunterlagen wer- den nicht zurückgegeben. Anderslautende Hinweise im Angebot des Bieters sind unwirksam und werden ignoriert.

Nicht verlangtes Prospektmaterial (allgemeine Werbebroschüren etc.) sollte nicht beigefügt werden. Es bleibt bei der Wertung der Angebote unbeachtet.

Die Vergabestelle weist auf die Vorschriften zur Bezeichnung der technischen Anforderungen gemäß § 31 Abs. 2 Nr. 2 und Nr. 3 VgV hin. Demgemäß gilt für jede technische Anforderung dieser Ausschreibung, die auf ein Produkt bzw. eine Norm (DIN, EN etc.) Bezug nimmt, der Zusatz „oder gleichwertig“.

Es liegt im eigenen Interesse eines jeden Bieters, im Hinblick auf ein eventuelles Nachprü- fungsverfahren schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzu- weisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (Geheimnisse, ins- besondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse). Der allgemeine Hinweis auf die Vertraulichkeit der Unterlagen reicht nicht aus.

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2 Beschreibung von Dataport

Dataport ist der IT-Dienstleister für die öffentliche Verwaltung. Als Partner in allen Digitalisie- rungsvorhaben begleitet das Unternehmen den öffentlichen Sektor von der ersten Idee bis zum sicheren Betrieb. Dataport stellt der Verwaltung alle IT-Services bereit, die sie für ihre Arbeit benötigt. Dazu gehören der Betrieb von Infrastrukturen wie Rechenzentrum, Netze und Clients sowie die Entwicklung und der Betrieb von Software. Darüber hinaus bietet das Unter- nehmen dem öffentlichen Sektor umfassende Dienstleistungen: Das Angebot reicht von IT- Beschaffung über Schulungen bis hin zu Projektmanagement und Beratung. Als Anstalt öf- fentlichen Rechts mit Unternehmenssitz in Altenholz bei Kiel wird Dataport getragen von den Ländern Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein sowie dem kommunalen IT-Verbund Schleswig-Holstein. Dataport betreibt Niederlassungen in Bremen, Kiel, Halle, Hamburg, Lüneburg, Magdeburg, Rostock und Pots- dam. Das Unternehmen hat 6.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erzielte 2025 einen voraussichtlichen Umsatz von 1,5 Mrd. Euro.

Weitere Informationen über Dataport siehe www.dataport.de.

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3 Beschaffungsgegenstand

3.1 Inhalt der Beschaffung

Gegenstand der Beschaffung ist die zeitlich begrenzte Lizenzierung und Nutzung einer web- basierten, responsiven (Selbst-)Coaching- und Lernplattform. Die Progressive Web-App (PWA) soll Führungskräften zu den fünf Führungsperspektiven des FLBs ein strukturiertes, eigenverantwortliches Selbstcoaching ermöglichen und kollegiale Lern- und Reflexionsfor- mate anbieten.

Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf die weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere die Leis- tungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) verwiesen.

Für die Ausführung dieser Leistungen werden gemäß § 128 Abs. 2 GWB zusätzliche beson- dere Bedingungen für die Ausführung des Auftrags (Ausführungsbedingungen) gestellt. Dazu sind von den Bietern mit Einreichung des Angebotes entsprechende verbindliche Verpflich- tungserklärungen abzugeben, dass sie die an die Ausführung gerichteten zusätzlichen Anfor- derungen im Fall eines Zuschlags einhalten werden.

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:

• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,

• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,

• Erklärungen zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Ham- burgisches Vergabegesetz (HmbVgG),

• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,

• Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG),

• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022,

• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung,

3.2 Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

Wir begrüßen ausdrücklich die Teilnahme kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU)

an den von Dataport durchgeführten Vergabeverfahren. Zur Stärkung der Beteili-

gungsmöglichkeiten von KMU sind unsere Vergabeverfahren bis auf wenige zwin-

gende Ausnahmen so ausgestaltet, dass sich KMU mit gleichen Chancen einzeln oder

als Konsortien in Form von Bewerber- und Bietergemeinschaften diskriminierungsfrei

und ohne Benachteiligung gegenüber Großunternehmen am Vergabeverfahren betei-

ligen können. Unsere Vorgaben zur Erbringung der Eignungsnachweise und auch die

Zuschlagskriterien sind so gestaltet, dass auch bei großen Aufträgen nach Möglichkeit

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stets die Beteiligung von KMU – ggf. in Form von Bietergemeinschaften - möglich ist.

Auch durch die Berücksichtigung regionaler Stärken und Besonderheiten tragen wir

der Förderung von KMU Rechnung, wenn der Auftragsgegenstand dies zulässt.

3.3 Losaufteilung Es werden keine Lose gebildet.

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4 Durchführung des Vergabeverfahrens

4.1 Allgemeines / Kommunikation

4.1.1 Informationen und Kommunikation Zur Teilnahme an der Kommunikation mit der Vergabestelle sind eine Registrierung des inte- ressierten Unternehmens (siehe Hinweis oben, Seite 2) sowie die Einrichtung mindestens ei- ner Benutzerkennung in der eVergabe-Software erforderlich. Zur Kommunikation im Vergabe- verfahren sowie zur Angebotserstellung und -einreichung können vom Bieter mehrere Benut- zerkennungen verwendet werden. Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass die Stammdaten und insbesondere die E-Mail-Adresse der Benutzerkennungen aktuell gehalten werden.

Interessierte Unternehmen, die nach dem Download der Vergabeunterlagen Informationen der Vergabestelle zum laufenden Vergabeverfahren erhalten möchten (siehe dazu auch Zif- fer 4.1.3 Fragen- und Antwortenforum), können dies im Bieterassistenten entweder mit der Funktion „Nachrichten bestellen“ oder durch die Aufnahme der Angebotsbearbeitung veran- lassen.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus technischen Gründen im laufenden Vergabever- fahren E-Mail-Benachrichtigungen über eingehende Mitteilungen der Vergabestelle aus- schließlich an die E-Mail-Adresse der Benutzerkennung gesendet werden, die die Bearbeitung des Angebotes erstmalig initiiert hat. Der Bieter hat daher dafür Sorge zu tragen, dass die Kenntnisnahme und Bearbeitung eingehender Nachrichten jederzeit sichergestellt ist.

Sämtliche Kommunikation im Rahmen des Vergabeverfahrens findet ausschließlich in deut- scher Sprache über den Bieterassistenten (Abschnitt „Nachrichten“) statt.

Verstöße gegen diese Kommunikationsregel (z.B. telefonische Kontaktaufnahmen) können als Verletzung vergaberechtlicher Grundsätze bewertet werden (Wettbewerbsprinzip, Gleichbe- handlungs- und Transparenzgebot) und zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.

Im Einzelfall können durch die Vergabestelle auch andere elektronische Mittel (z.B. E-Mail über die in der Auftragsbekanntmachung angegebene Kontaktadresse) zur Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall wird die Vergabestelle Nachrichten ebenfalls an die im Verga- beverfahren bekannte E-Mail-Adresse des Bieters (s.o.) senden.

Für das Angebot sind nur die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vergabeunterla- gen zu verwenden.

Dem Bieter obliegt die Pflicht zur Vollständigkeitsprüfung der Vergabeunterlagen gemäß bei- gefügter Checkliste. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage un- vollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters.

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4.1.2 Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen / Zusätzliche Auskünfte Erkennt ein Bieter Fehler, Unklarheiten, Widersprüche o. Ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.

Der Bieter bestätigt mit Abgabe des Angebots, dass nach seiner fachlichen Expertise die Leis- tungen in der Leistungsbeschreibung abschließend und erschöpfend beschrieben und im Preisblatt vollständig aufgeführt sind und insbesondere auch keine Teilleistungen fehlen, die zur einwandfreien Erfüllung der Leistungen notwendig sind.

Nach Zuschlag durch den Auftragnehmer angesetzte Mehraufwendungen oder Zuschläge auf- grund fehlender oder fehlerhafter Vergabeunterlagen und/oder durch den Auftragnehmer nicht beschaffter Ortskenntnisse werden seitens des Auftraggebers nicht anerkannt.

4.1.3 Fragen- und Antwortenforum Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektin- formation als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bie- terassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlas- sen. Die Vergabestelle bittet ferner jede Frage im Freitext eingangs mit einem Hinweis zu ver- sehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z.B. Teil B – Leistungsbeschreibung).

Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ über den Abschnitt „Nachrichten“ zur Kenntnis gegeben. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen im Bieterassistenten entweder Nachrichten zum Vergabeverfahren bestellt oder die Angebotsbearbeitung aufgenommen haben. Darüber hinaus erhält jedes interessierte Unternehmen mit dem Download der Vergabeunterlagen alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits versandten öffentlichen Nachrichten der Vergabestelle zur Kenntnis.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass eine Angebotseinreichung ohne Kenntnisnahme aller versandten Mitteilungen der Vergabestelle nicht möglich ist.

Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fra- gestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.

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Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Verga- bestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

4.1.4 Zusätzliche Mitteilungspflichten Ist bereits jetzt oder wird im Laufe des Vergabeverfahrens die Eröffnung des Insolvenzverfah- rens oder eines vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über das Vermögen des Bieters er- öffnet oder beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt, oder befindet sich der Bieter bereits jetzt oder im Laufe des Vergabeverfahrens in Liquidation oder stellt er seine Tätigkeit ein, so ist dies unverzüglich mitzuteilen.

Im Falle von geplanten Unternehmensumstrukturierungen und einem damit verbundenen Rechtsträgerwechsel im laufenden Vergabeverfahren ist es aus Transparenzgründen gebo- ten, dass betroffene Bieter die Rechtsnachfolge rechtzeitig der Vergabestelle anzeigen. Das gilt insbesondere für diejenigen Arten der Rechtsnachfolge, bei denen eine Veröffentlichung grundsätzlich nicht vorgesehen ist. Der Sachverhalt wird durch die Vergabestelle geprüft, um etwaige Auswirkungen auf das laufende Vergabeverfahren bewerten zu können. Zeigt der Bie- ter eine entsprechende Rechtsnachfolge nicht oder nicht rechtzeitig an, gehen daraus resul- tierende Nachteile zu seinen Lasten.

Ebenso mitzuteilen ist jeder Umstand, der eine/mehrere Erklärung/en des Angebotes nach- träglich in Frage stellt.

4.2 Bietergemeinschaften / Unterauftragnehmer / Eignungsleihe Soweit sich Unternehmen mit anderen Unternehmen zu Bietergemeinschaften zusammen- schließen, die Kapazitäten eines Dritten zum Eignungsnachweis in Anspruch nehmen (Eig- nungsleihe) und/oder entsprechende Unterauftragnehmer hinzuziehen möchten, gelten die nachstehenden Anforderungen.

Hinweis: Der Begriff „Nachunternehmer“ wird in den Vergabeunterlagen und entsprechenden Anlagen – ohne inhaltliche Unterscheidung – synonym zu dem Begriff „Unterauftragnehmer“ verwendet.

4.2.1 Bietergemeinschaften Einzelne Unternehmen können sich zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. In die- sem Fall haben sie in der (ANLAGE Erklärung Bewerber-Bietergemeinschaft) alle Bieter- gemeinschaftsmitglieder sowie das federführende Bietergemeinschaftsmitglied zu benennen und die in dem Formblatt geforderten Angaben sowie Erklärungen an- und abzugeben.

Sämtliche Eigenerklärungen des Bieters in der eVergabe (wie z.B. über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen) gelten nicht allein für die Bietergemeinschaft als solche, sondern zu- dem auch für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.

Bezüglich der unter Ziffer 5.4.2.1 (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und Zif- fer 5.4.2.2 (technische und berufliche Leistungsfähigkeit) aufgeführten Angaben sind für jedes

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Bietergemeinschaftsmitglied die jeweiligen Vordrucke bzw. Anlagen ausgefüllt einzureichen. Bezüglich der einzureichenden Nachweise und der Berücksichtigung der Angaben und Nach- weise bei der Eignungsprüfung und -bewertung wird auf die untenstehenden jeweiligen Be- schreibungen zu den Eignungskriterien und -nachweisen verwiesen.

Im Falle einer Bietergemeinschaft ist für die Bietergemeinschaft eine gesonderte Anmeldung auf der Portalseite der Vergabestelle erforderlich. Eine ggf. vorhandene Benutzerkennung ei- nes beteiligten Unternehmens kann nicht für das Vergabeverfahren verwendet werden.

Eine parallele Beteiligung an diesem Vergabeverfahren als Einzelbieter und zugleich als Mit- glied einer Bietergemeinschaft ist grundsätzlich unzulässig und führt zum Ausschluss der be- troffenen Angebote; es sei denn, die beteiligten Unternehmen weisen unaufgefordert und be- reits mit Angebotsabgabe nach, dass es vorliegend entgegen der in der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 16.09.2003-Az.: VII-Verg 52/03) getroffe- nen Annahme ausnahmsweise zu keiner Beeinträchtigung des Wettbewerbsprinzips gekom- men ist oder kommen wird. In diesem Fall prüft die Vergabestelle für den jeweiligen Einzelfall, ob die Angebote zwingend auszuschließen oder ausnahmsweise zuzulassen sind.

Das Gleiche gilt für eine parallele Beteiligung als Mitglied zweier oder mehrerer Bietergemein- schaften oder Unterauftragnehmer eines Bieters oder einer Bietergemeinschaft.

Angebote von Bietergemeinschaften sind vom Vergabeverfahren auszuschließen, wenn die Vereinbarung über die Bildung einer Bietergemeinschaft zugleich eine wettbewerbsbeschrän- kende Abrede im Sinne von § 1 GWB darstellt. Denn eine solche Vereinbarung kann die Markt- verhältnisse durch Beschränkung des Wettbewerbs spürbar einschränken.

Anlass für eine Überprüfung der Bildung von Bietergemeinschaften besteht für die Vergabe- stelle insbesondere dann, wenn sich Unternehmen zusammenschließen, die auch als Einzel- bieter den Auftrag (allein) ausführen könnten. Die unternehmerischen Entscheidungen der be- teiligten Unternehmen für die Bildung einer Bietergemeinschaft müssen nach wirtschaftlichen und kaufmännischen Gesichtspunkten nachvollziehbar sein. Dazu wertet die Vergabestelle die entsprechenden Angaben in ANLAGE Erklärung Bewerber-Bietergemeinschaft aus. Er- scheint demgemäß die Bildung der Bietergemeinschaft als wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännisch vernünftige Entscheidung vertretbar, so wird die Bietergemeinschaft zugelas- sen.

Dabei ist je nach Natur des Beschaffungsgegenstandes, des jeweiligen Marktes sowie nach Größe, Geschäftstätigkeit und Marktpositionierung der beteiligten Unternehmen der Prüfungs- maßstab enger oder weiter anzuwenden.

Soweit im Folgenden der Begriff „Bieter“ verwendet wird, umfasst dieser auch Bietergemein- schaften.

4.2.2 Unterauftragnehmer und Eignungsleihe Beabsichtigt der Bieter, Teile des Auftrags durch Unterauftragnehmer (Nachunternehmer/Sub- unternehmer, die nicht lediglich Lieferanten/ Vorlieferanten sind) zu erbringen, hat er die hier- von betroffenen Auftrags-/Leistungsanteile (s. ANLAGE Angabe Unterauftragnehmerein- satz) anzugeben. Der Bieter ist noch nicht verpflichtet, den / die Unterauftragnehmer

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namentlich zu benennen, deren Einsatz er bei der Vertragsdurchführung plant. Die Vergabe- stelle behält sich jedoch vor, den Bieter aufzufordern, den / die konkreten Unterauftragnehmer zu benennen und für sie die erforderlichen Angaben und Nachweise gemäß ANLAGE Erklä- rung Unterauftragnehmer unverzüglich, spätestens jedoch vor dem Zuschlagstermin, nach- zureichen.

Will sich ein Bieter aber die Eignung eines Unterauftragnehmers zurechnen lassen (sog. „Eig- nungsleihe“ gem. § 47 VgV), ist es jedoch erforderlich, dass dieser Unterauftragnehmer bereits im Angebot unter Verwendung des von der Vergabestelle dafür zur Verfügung gestellten Vor- drucks seinen Einsatz rechtsverbindlich zusagt und dass für ihn die geforderten Nachweise eingereicht werden (ANLAGE Angabe Unterauftragnehmereinsatz und ANLAGE Erklä- rung Unterauftragnehmer). Zudem sind entsprechend des Umfangs der beabsichtigten Eig- nungsleihe die für die jeweiligen Eignungskriterien geforderten Unterlagen (Nachweise oder Angaben in den entsprechenden Vordrucken / Anlagen) für den Unterauftragnehmer einzu- reichen. Ein solcher Unterauftragnehmer, dessen Eignung zugunsten des Bieters gewertet wird, wird im Sinn dieser Bewerbungsbedingungen als „privilegierter Unterauftragnehmer“ be- zeichnet.

Der Unterauftragnehmer steht nicht zum Auftraggeber, sondern nur zu dem Auftragnehmer, der mit ihm die Vereinbarung getroffen hat, in vertraglichen Beziehungen.

Das Ausscheiden oder der Austausch eines „privilegierten Unterauftragnehmers“ im laufenden Verfahren kann nur auf Antrag erfolgen und bedarf der vorherigen Zustimmung der Vergabe- stelle / des Auftraggebers. Die Vergabestelle / der Auftraggeber ist für diesen Fall verpflichtet, die Eignung des Bieters erneut festzustellen. Auf die Nachweise gemäß Ziffer 5.4.2 wird ver- wiesen. Im Rahmen der Ermessensentscheidung durch die Vergabestelle / den Auftraggeber werden auch praktische Gesichtspunkte erwogen.

Liegen die Voraussetzungen für die Berücksichtigung der Eignung eines privilegierten Unter- auftragnehmers vor und erhält der Bieter den Auftrag, ist er berechtigt und verpflichtet, den privilegierten Unterauftragnehmer in dem von ihm bezeichneten oder mit ihm ausgehandelten Umfang einzusetzen.

Im Übrigen wird auf § 47 VgV verwiesen und darauf hingewiesen, dass ein anderes Unterneh- men i.S.v. § 47 VgV nach der Rechtsprechung nicht nur ein selbständiges, von dem Bieter rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernver- bundenes/-angehöriges Unternehmen zu verstehen ist (vgl. OLG München, Beschluss vom 15.03.2012, Az.: Verg 2/12; OLG Düsseldorf, Beschluss vom 30.06.2010, Az.: VII-Verg 13/10).

4.3 Anforderungen an das Angebot und die Abgabe

4.3.1 Allgemeine Anforderungen an das Angebot und an die Angebotsabgabe Für das Angebot sind die von der Vergabestelle auf der in der EU-Bekanntmachung genannten eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen zu verwenden. Das Angebot ist - soweit nichts anderes geregelt ist - einschließlich aller Anlagen in deutscher Sprache ab- zufassen.

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Angebote können nur über den Bieterassistenten der o.g. eVergabe-Plattform elektronisch eingereicht werden (Funktion „Angebot einreichen“). Das Angebot ist in Textform nach § 126b BGB, d.h. von einer autorisierten Person des Bieters durch Eingabe von Vor- und Nachnamen (Druckbuchstaben) zu signieren. Eine handschriftliche bzw. eingescannte Unterschrift ist nicht erforderlich.

Die Angebotseinreichung wird durch die eVergabe-Plattform mit einer E-Mail bestätigt.

Angebote können nur bis zum festgelegten Ende der Angebotsfrist eingereicht werden.

Sofern fremdsprachige Nachweise - dazu gehören auch Datenblätter oder ähnliches - einge- reicht werden, sind jeweils Übersetzungen in deutscher Sprache beizufügen. Auf ausdrückli- ches Verlangen der Vergabestelle hat der Bieter die Übersetzung durch einen in der Bundes- republik Deutschland für die jeweilige Sprache amtlich vereidigten Übersetzer nachzureichen.

Eingereichte eigene Anlagen sind mit Namen zu bezeichnen, die den Inhalt wiedergeben.

4.3.2 Anforderungen an die Preisgestaltung Bei der Erstellung des Angebotes sind im Preisblatt (Teil C) die Preise für alle Einzelpositionen vollständig auszufüllen.

Wichtiger Hinweis!

Das Preisblatt (Excel-Datei) ist ggf. mit einem Passwort vor Veränderungen ge- schützt. Die Zellen, in denen der Bieter Eintragungen vornehmen soll, sind kenntlich gemacht und dergestalt formatiert, dass sie auch bei aktiviertem Blattschutz bearbei- tet werden können. Das Aufheben des Blattschutzes durch den Bieter ist nicht ge- stattet.

Jegliche Änderungen oder Ergänzungen an den Unterlagen (dazu zählen u.a. das Entfernen etwaiger Tabellenblätter, das Hinzufügen von Kommentaren, die Änderung hinterlegter Formeln) sind unzulässig.

Das Preisblatt ist nur an den dafür vorgesehenen Stellen durch den Bieter zu bearbeiten. Das Dateiformat des Preisblattes ist beizubehalten.

Sollten Unklarheiten bestehen oder Fragen auftauchen, sind diese rechtzeitig über die Bieterkommunikation der Vergabeplattform an den Auftraggeber zu richten.

Als ausgefüllt gilt ein Feld/eine Zelle im Preisblatt auch dann, wenn darin die Angabe „0“, „0,00“ bzw. „0,00 €“ oder eine ähnliche eindeutige Angabe enthalten ist. Alle Preise sind im Preisblatt als Netto-Preise anzugeben. Das Preisblatt ermittelt die Gesamtangebotssumme automatisch

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anhand der hinterlegten Formel. Die im Preisblatt angezeigte Gesamtangebotssumme (Zelle E7) ist im Abschnitt Produkte / Leistungen der eVergabe zu übertragen.

Entspricht der Gesamtbetrag einer einzelnen Angebotsposition nicht dem Ergebnis der Multi- plikation von Mengensatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend. Entspricht der Gesamtbetrag aller Angebotspositionen nicht der Summe der einzelnen Angebotspositio- nen, so sind die einzelnen Angebotspositionen maßgebend.

Die Einzelpreise aller Positionen im Abschnitt Produkte / Leistungen sind vom Bieter als Netto- Preise anzugeben. Zur Ermittlung der Brutto-Preise wird grundsätzlich ein Umsatzsteuersatz in Höhe von 19% zugrunde gelegt. Der Bieter kann, sofern entsprechende Voraussetzungen vorliegen, in seinem Angebot einen abweichenden Umsatzsteuersatz angeben. In diesem Fall ist dem Angebot eine formlose Begründung beizufügen. Der Auftraggeber behält sich vor, un- abhängig von dem im Angebot ausgewiesenen Brutto-Preis, unter der Beachtung der in der Bundesrepublik Deutschland und in den jeweiligen Mitgliedsstaaten der EU geltenden Steuer- gesetze (insbesondere das Reverse-Charge-Verfahren), im Rahmen der Wirtschaftlichkeits- prüfung (siehe Ziffer 5.4.4) eine relevante Brutto-Preis-Bewertung heranzuziehen.

Abrechnungen für erbrachte Leistungen erfolgen unabhängig davon, welcher Umsatzsteuer- satz im Angebot ausgewiesen worden ist, nach dem jeweils gesetzlich vorgesehenen Umsatz- steuersatz.

4.3.3 Anforderungen an die Angebotsinhalte Mit dem Angebot sind die in der Checkliste Angebotserstellung genannten Unterlagen einzu- reichen bzw. die im eVergabe-Tool geforderten Angaben zu machen.

Eine Beschreibung der angebotenen Leistung ersetzt nicht die Leistungsbeschreibung des Auftraggebers. Alle darin enthaltenen Anforderungen gelten vorrangig. Etwaige Abweichun- gen können zum Ausschluss des Angebots führen, § 57 VgV! Die Beschreibungen des Bieters dienen nur zur näheren Konkretisierung der angebotenen Leistung, um sie entsprechend an- hand der Bewertungskriterien bewerten zu können und – im Zuschlagsfall – dem Vertrag als Anlage beizufügen.

Hinsichtlich der Vertragsbedingungen gilt folgendes: Der Vertrag wird auf Grundlage eines EVB-IT-Vertrages geschlossen. Die Vertragsbedingungen sind den Vergabeunterlagen als Teil D beigefügt, ebenso die dazugehörigen EVB-IT-Cloud-AGB. Sollten am Vertrag / an den Vertragsbedingungen Änderungswünsche oder Verbesserungsvorschläge bestehen, können diese im Rahmen dieses offenen Verfahrens lediglich in Form von Bieterfragen adressiert und im Rahmen der Beantwortung etwaige Änderungen umgesetzt werden. Die Bieter haben je- doch keinen Anspruch darauf, dass ihre Änderungsvorschläge auch tatsächlich umgesetzt werden.

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4.3.4 Erklärungen und Nachweise zur Eignungsprüfung Der Auftraggeber und die Vergabestelle haben sich entschieden, für die Prüfung der Eignung bestimmte Nachweise bzw. Erklärungen abzufordern (siehe Checkliste). Sie behalten sich vor, jederzeit weitere Nachweise bzw. Erklärungen abzufordern sowie zusätzliche Erkenntnisquel- len heranzuziehen bzw. getätigte Angaben / Aussagen zu überprüfen.

Bezüglich der angeforderten Unterlagen wird darauf aufmerksam gemacht, dass ein Hinweis des Bieters auf bei dem Auftraggeber oder der Vergabestelle ggf. bereits vorliegende Unterla- gen nicht ausreicht.

Sämtliche Nachweise sind in jedem Fall vorzulegen. Für den Fall, dass sie nicht zutref- fen (z. B. keine Bietergemeinschaft, keine Unterauftragnehmer etc.), ist das dafür vor- gesehene Feld anzukreuzen.

Bieter, die die geforderten Nachweise noch nicht oder nicht vollständig erbringen können (z. B. neu gegründete Unternehmen), haben das dafür vorgesehene Feld im Vordruck anzukreu- zen und entsprechende andere Unterlagen (z. B. Konzepte, Unternehmensplanungen, Ausbil- dungsnachweise etc.) vorzulegen, die eine Beurteilung in wirtschaftlicher und finanzieller bzw. in technischer und beruflicher Hinsicht zulassen. Dadurch soll diesen Bietern die Möglichkeit eröffnet werden, am Wettbewerb teilzunehmen. Der Auftraggeber und die Vergabestelle sind nicht dazu verpflichtet, solche Angebote mit vollständigen Angeboten als gleichwertig anzuse- hen.

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5 Eingang, Prüfung und Wertung der Angebote

5.1 Eingang der Angebote Das Angebot muss im Bieterassistenten über die Funktion „Angebot einreichen“ in Textform nach § 126b BGB signiert und eingereicht werden (siehe dazu auch die Hinweise unter Zif- fer 4.3.1). Eingereichte aber nicht signierte Angebote können von der Vergabestelle nicht ge- wertet werden.

Bearbeitete Angebote, die nicht explizit eingereicht wurden, gelten als nicht abgegeben und können von der Vergabestelle auch nach der Angebotsöffnung nicht eingesehen werden. Sich in Bearbeitung befindliche oder eingereichte Angebote werden bis zur Angebotsöffnung ver- schlüsselt und für niemandem außer dem Bieter zugänglich aufbewahrt.

Der Bieter kann das Angebot bis zum Ablauf der in den Vergabeunterlagen angegebenen An- gebotsfrist bearbeiten.

5.2 Öffnung der Angebote Auf eingereichte Angebote erhält die Vergabestelle frühestens nach Ablauf der Angebotsfrist Zugriff.

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden unverzüglich alle eingereichten Angebote in nicht-öf- fentlicher Sitzung geöffnet und entschlüsselt. Die Öffnung der Angebote wird von zwei Perso- nen der Vergabestelle, die darüber hinaus nicht an dem Vergabeverfahren mitwirken, gemein- sam durchgeführt und dokumentiert.

Dabei wird mindestens festgehalten:

• Name und Anschrift der Bieter, • die Endbeträge der Angebote und andere den Preis betreffende Angaben, • ob und von wem Nebenangebote eingereicht worden sind.

5.3 Prüfung der Angebote In dieser Prüfung werden die Angebote auf Vollständigkeit sowie auf fachliche und rechneri- sche Richtigkeit geprüft (§ 56 Abs. 1 VgV). Die Prüfung der rechnerischen Richtigkeit erfolgt durch zwei Personen des Auftraggebers.

5.4 Wertung der Angebote Sodann werden alle Angebote in folgenden vier Stufen gewertet (nach §§ 122 bis 127 GWB, §§ 57 bis 60 VgV), wobei die Reihenfolge der Wertungsschritte von der im Folgenden aufge- führten Reihenfolge abweichen kann:

• Ausschlussgründe (§ 57 VgV) siehe Ziffer 5.4.1 • Eignung (§§ 122 bis 126 GWB, §§ 42 bis 51 und 57 VgV) siehe Ziffer 5.4.2

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• Ungewöhnlich niedrige Angebote (§ 60 VgV) siehe Ziffer 5.4.3 • Wirtschaftlichstes Angebot (§ 127 GWB, §§ 58, 59 VgV) siehe Ziffer 5.4.4

Hinweis: Aus technischen Gründen werden die Punktwerte, die gemäß der nachfolgend be- schriebenen Bewertungsregeln vergeben werden, in der Softwareanwendung der Vergabe- stelle unabhängig von der zu vergebenden Maximalpunktzahl im Rahmen der Bewertung im- mer durch einen Prozentwert (Beispiel: Maximalpunktzahl = 5 = 100%; erreichte Punktzahl = 3 = 60%) dargestellt. Dies hat keine Auswirkungen auf die Ergebnisse und Rangfolge der An- gebote.

5.4.1 Ausschlussgründe Zunächst wird geprüft, ob die Angebote gemäß § 57 VgV oder gemäß einzelner Regelungen der Vergabeunterlagen ausgeschlossen werden müssen.

In den Vergabeunterlagen sind an mehreren Stellen weitere Regelungen bzw. Anforderungen an das Angebot definiert, deren Nichteinhaltung unter Umständen zum Ausschluss führt. Es empfiehlt sich daher, die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig zu lesen. Diese Rege- lungen/Anforderungen füllen die o. a. rechtlichen Bestimmungen aus bzw. konkretisieren sie.

5.4.2 Eignung In der zweiten Stufe wird die Eignung (gemäß § 122 GWB) sowie das Nichtvorliegen von Aus- schlussgründen (gemäß §§ 123, 124 GWB) geprüft.

Im Falle einer Eignungsleihe bzw. privilegierte Unterauftragnehmerschaft gemäß § 47 VgV wird geprüft, ob die Unternehmen, deren Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen und ob Ausschlussgründe vorliegen. Ergibt die Prüfung, dass das eignungsverleihende Unterneh- men das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt oder bei ihm zwingende Ausschluss- gründe nach § 123 GWB vorliegen, wird der Bieter aufgefordert, dieses Unternehmen zu er- setzen. Liegen fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vor, behält sich die Vergabe- stelle vor, den Bieter aufzufordern, das Unternehmen zu ersetzen.

Im Falle eines beabsichtigten Unterauftragnehmereinsatzes gemäß § 36 VgV wird vor Zu- schlagserteilung geprüft, ob fakultative oder zwingende Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB beim Unterauftragnehmer vorliegen. Ergibt die Prüfung, dass beim Unterauftragnehmer zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen, wird der Bieter aufgefordert, dieses Unternehmen zu ersetzen. Liegen fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vor, behält sich die Vergabestelle vor, den Bieter aufzufordern, das Unternehmen zu ersetzen.

5.4.2.1 Schritt 1: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.

Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass er insoweit über die erforderlichen Kapazitäten verfügt.

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Der Auftraggeber und die Vergabestelle behalten sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bieter zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können.

5.4.2.2 Schritt 2: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Der Bieter muss über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausrei- chende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu kön- nen.

5.4.2.2.1 Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähig- keit Es wurden folgende Mindestkriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit eines Bieters festgelegt:

5.4.2.2.1.1 Referenzen: [Auswertung der ANLAGE Referenzbeschreibung] Es sind mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte anzugeben. Hierzu ist die ANLAGE Re- ferenzbeschreibung vollständig ausgefüllt (mehrfach für Benennung mehrerer Referenzpro- jekte) mit dem Angebot einzureichen.

Im Wesentlichen Vergleichbar =

Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar,

wenn es den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) er- gebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht. Das bedeutet vorliegend insbesondere, wenn die Re- ferenzleistung pro Referenzprojekt aus der Überlassung von Lizenzen für mindestens 200 Nutzer einer Webapp für ein (Selbst-)Coaching- und Lernangebot für Führungs- kräfte mit einem vergleichbaren Inhalt der ausgeschriebenen Leistung innerhalb der letzten drei Jahre (gerechnet ab zur/bis zur Angebotsfrist) besteht.

Erfolgreich erbracht =

bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Auftragsdurchführung (bislang) planmäßig ver- laufen und nicht vorzeitig beendet worden ist. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass das Vertragsverhältnis bereits beendet ist. Es können auch Referenzaufträge gewertet wer- den, die aktuell noch laufen. In dem Falle müssen jedoch bereits Lizenzen für mindestens 200 Nutzer überlassen worden sein. Sollte eine Überprüfung der Referenz beim Referenz-An- sprechpartner ergeben, dass die Leistungen erhebliche Mängel aufwiesen und zu einem nicht unerheblichen Teil nicht vertragskonform erbracht worden ist, gilt die Referenz als nicht „er- folgreich abgeschlossen“ mit den Folgen wie unten unter „Überprüfung / Referenzansprech- partner“ beschrieben.

Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanz- ahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:

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Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit eine Betrachtung von 2 vergleichbaren Referenzen grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist je- doch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bieter im Falle eines Einreichens von mehr als 2 Referenzen keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, maximal 2 vergleichbare Referenzen einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hin- sichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbei- tungszeit beanspruchen.

Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschrei- bung die Prognose nicht zu, dass der Bieter den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch ausdrücklich im Vordruck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde.

Der Auftraggeber und die Vergabestelle werden ggf. stichprobenweise oder auch verdachts- abhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bieter auf Anforderung eine/n Ansprechpart- ner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benen- nung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bieters reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprech- partner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätig- ten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen wer- den, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen.

Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die ein- gereichten Referenzen insgesamt betrachtet.

5.4.2.2.2 Weitere Anlagen / Angaben Neben den o.a. Unterlagen/Angaben werden für die Feststellung der technischen und berufli- chen Leistungsfähigkeit die ANLAGEN Angabe Unterauftragnehmereinsatz, Erklärung Un- terauftragnehmer sowie Erklärung Bewerber-Bietergemeinschaft ausgewertet.

5.4.2.2.3 Ergebnis technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit Ein Bieter gilt nur dann als leistungsfähig in diesem Sinne, wenn er die an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit gestellten Mindestkriterien erfüllt.

Der Auftraggeber und die Vergabestelle behalten sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bieter zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können.

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5.4.2.3 Schritt 3: Gesamtergebnis Eignung Ein Bieter ist nur dann geeignet, wenn er sowohl fachkundig als auch wirtschaftlich und finan- ziell leistungsfähig sowie technisch und beruflich leistungsfähig gemäß der oben beschriebe- nen Eignungsanforderungen ist. Zusätzlich ist zu prüfen, ob der Bieter nach den §§ 123 oder 124 GWB auszuschließen ist.

Die Vergabestelle behält sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bieter zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können (§ 48 Abs. 7 VgV und § 56 Abs. 2 VgV).

5.4.3 Ungewöhnlich niedrige Angebote Sodann wird untersucht, ob der Preis oder die Kosten der Angebote im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen (§ 60 Abs. 1 VgV). In diesem Falle führt die Vergabestelle eine Aufklärung gem. § 60 Abs. 1 und 2 VgV durch. Diese kann in den Fällen von Absatz 3 und Absatz 4 dazu führen, dass der Zuschlag nicht erteilt werden kann.

5.4.4 Wirtschaftlichkeitsbewertung Anschließend wird das wirtschaftlichste Angebot anhand der mitgeteilten Zuschlagskriterien ermittelt.

Anschließend wird das wirtschaftlichste Angebot anhand der mitgeteilten Zuschlagskriterien ermittelt. Dies erfolgt im hiesigen Vergabeverfahren anhand der freien Verhältniswahl in Form eines additiven Punktbewertungsverfahrens mit relativer Leistungsbewertung und linear interpolierter, degressionsbegrenzter Preisbewertung.

Die Zuschlagskriterien „Preis“ (P) und „Leistung“ (L) werden mit einer Gewichtung von 30 % (Preis) bzw. 70 % (Leistung) bewertet und gemäß ihrer Gewichtung zu einer Gesamtpunkt- zahl (Z) zusammengeführt. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl (Z) erhält den Zuschlag. Die Ermittlung von L, P und Z erfolgt dabei wie nachfolgend beschrieben.

5.4.4.1 Bewertung des Zuschlagskriteriums „Leistung“

Die Bewertung der Leistung (L) erfolgt gemäß der Anlage Leistungsbewertung. Dazu hat der Bieter das Dokument „Teil A – Formblätter“ vollständig auszufüllen.

5.4.4.2 Bewertung des Zuschlagskriteriums „Preis“

Die Bewertung des Preises erfolgt durch eine degressionsbegrenzte Preisbewertung mit- tels linearer Interpolation. Dabei wird jedem Angebotspreis (A ) eine Preispunktanzahl (P) n wie folgt zugewiesen.

1. Das Angebot mit dem niedrigsten Preis (A ) erhält als P die Maximalpunktzahl von min 100 Preispunkten (P).

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2. Angebote mit einem Preis, der dem 0,4-fachen von A oder mehr entspricht, erhal- min ten 0 Preispunkte (P).

3. Zur Ermittlung der jeweiligen Preispunkte (P) für alle anderen Angebote werden diese anhand ihres Preises (A ) im Verhältnis zum niedrigsten Angebotspreis (A ) nach n min folgender Formel linear interpoliert:

𝑨 − 𝑨

𝒏 𝒎𝒊𝒏

𝑷 = {𝟏𝟎𝟎 − ( ) ∗ 𝟏𝟎𝟎}

𝟎,𝟒 ∗ 𝑨

𝒎𝒊𝒏

Diese Bewertung stellt sicher, dass bei stark überhöhten Preisen eine angemessene Begren- zung der Bewertung erfolgt.

5.4.4.3 Gesamtbewertung

Für die Gesamtbewertung des Angebots ist die Gesamtpunktzahl (Z) des Angebots maßgeb- lich; sie ergibt sich aus der gewichteten Addition der umgerechneten Leistungspunkte (L) und der interpolierten Preispunkte (P):

Der ermittelte Punktwert L wird mit dem Gewichtungsfaktor 0,7 (entspricht 70 %) multipliziert, sodass maximal 70 Punkte in die Gesamtwertung eingehen.

Der ermittelte Punktwert P wird mit dem Gewichtungsfaktor 0,3 (entspricht 30 %) multipliziert, sodass maximal 30 Punkte in die Gesamtwertung eingehen.

𝒁 = (𝑳 ∗ 𝟎,𝟕) + (𝑷 ∗ 𝟎,𝟑)

Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl (Z) gilt als das wirtschaftlichste Angebot im Sinne von § 127 GWB i. V. m. § 58 VgV.

Bei Punktgleichheit erhält zunächst das Angebot den Vorzug, das die höhere Leistungs- punktzahl erzielt hat. Besteht auch hierbei Gleichstand, entscheidet das Los, sofern eine wettbewerbsbeschränkende Absprache ausgeschlossen werden kann.

5.5 Information über die Zuschlagsabsicht / Erteilung des Zuschlags Der Bieter, dessen Angebot den Zuschlag erhalten soll, wird darüber benachrichtigt. Die übri- gen Bieter werden voraussichtlich in der KW 47 gemäß § 134 Abs. 1 GWB informiert.

Ein Zuschlag wird erst nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB, also voraussicht- lich in der KW 48 erteilt.

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6 Vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:

㤠160 GWB Einleitung, Antrag.

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung er- kennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung be- nannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftrag- geber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn- bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur An- gebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“

Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, im Falle von Rügen diese über den Bieteras- sistenten der eVergabe zu senden.

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Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB:

Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg Postfach 30 17 41 20306 Hamburg

Telefon: +49 40 42823-1690 Fax: +49 40 427923080

E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de

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Bewertungsmatrix für die Ermittlung der Leistungspunktzahl (L)

Die Bewertungsmatrix dient der transparenten und nachvollziehbaren Bewertung der eingereichten Angebote. Sie gewährleistet eine objektive Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots anhand vorab definierter Zuschlagskriterien. Dabei werden sowohl die Preispunktzahl (P) als auch die Leistungspunktzahl (L) berücksichtigt und ergeben entsprechend ihrer Gewichtung die zuschlagsrelevante Gesamtpunktzahl (Z). In dieser Anlage wird die Ermittlung der Leistungspunktzahl (L) beschrieben. Die Informationen zur Bildung der Preispunktzahl (P) und sodann der Gesamtpunkt- zahl (Z) ergeben sich aus Ziffer 5.4.4 des Dokuments Teil A – Allgemeiner Teil.

Für die Bewertung der Leistungspunktzahl (L) Kriterien und Gewichtungen sind vorgesehen:

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Ergebnisermittlung:

• Punktevergabe je Kriterium (0-10 Punkte) o 10 Punkte: Sehr überzeugende, vollständige Erfüllung des Kriteriums o 6-9 Punkte: Gute bis weitgehend vollständige Erfüllung mit ggf. kleineren Einschränkungen o 0-5 Punkte: Kriterium nicht, unzureichend oder nur teilweise erfüllt • Multiplikation mit der Gewichtung (zum Beispiel bei 10 Punkten in „Fachlich-didaktisches Konzept = 10 x 3,5 = 35 gewichtete Punkte) • Summe der gewichteten Punkte = Leistungspunktzahl (L) (max. 100 Punkte)

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ZAF 31-3, 31. August 2026

Leistungsbeschreibung: Coaching-Web-App für Führungskräfte (Lizenzen)

1. Einleitung ......................................................................................................... 3

1.1 Hintergrund und Zielsetzung ........................................................................ 3

1.2 Anwendungsbereich und Zielgruppe ............................................................ 4

2. Leistungsgegenstand ......................................................................................... 4

2.1 Beschreibung des digitalen (Selbst-)Coaching- und Lernangebots ................. 4

3. Leistungsumfang ............................................................................................... 4

3.1 Anzahl Lizenzen und Nutzungsdauer ............................................................ 4

3.2 Inhalte und Coaching-Formate .................................................................... 6

3.3 Integration in bestehende Systeme .............................................................. 7

3.4 Support und Betreuung ............................................................................... 8

4. Didaktisches Konzept und Methodik ................................................................... 8

4.1 Lern- und Entwicklungsziele ........................................................................ 9

4.2 Coaching-Ansatz und didaktische Grundannahmen ..................................... 9

4.3 Lernformate und -methoden ..................................................................... 10

4.4 Personalisierung und individuelle Lernpfade............................................... 11

4.4.1 Personalisierung und Individualisierung .............................................. 11

4.4.2 Einsatz von KI-Technologien (optional) ................................................ 12

4.5 Transfer- und Nachhaltigkeitskonzept ........................................................ 13

4.6 Einsatzszenarien ...................................................................................... 14

4.6.1 Integration in die Modulreihe Führung ................................................. 14

4.6.2 E-Learning-Angebot für Einzelteilnehmende ........................................ 14

4.6.3 Umfassendes Lernangebot einschließlich Netzwerk- und

Transferformaten ............................................................................................. 15

4.6.4 Dienststellenbezogene Nutzung ......................................................... 15

5. Funktionale Anforderungen .............................................................................. 16

6. Technische Anforderungen ............................................................................... 17

6.1 Ergonomie und Nutzendenfreundlichkeit ................................................... 19

6.2 Barrierefreiheit (BITV 2.0 / EN 301 549) ....................................................... 20

1

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6.3 Hosting, Verschlüsselung und Zugriffsschutz .............................................. 20

6.4 Integration in das ZAF-Lernportal ............................................................... 20

6.5 Einsatz von KI-Technologien (optional) ....................................................... 21

7. Anforderungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit ............................. 23

7.1 Einhaltung der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) ............................. 24

7.2 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) .................................. 24

7.3 Rechte der Nutzenden .............................................................................. 24

8. Implementierung und Rollout ........................................................................... 25

8.1 Onboarding-Prozess ................................................................................. 25

8.2 Schulungen und Einführungsveranstaltungen ............................................. 25

8.3 Zeit- und Ablaufplan ................................................................................. 26

9. Monitoring und Erfolgskontrolle ........................................................................ 26

9.1 Nutzungsstatistiken und Reporting ............................................................ 27

9.2 Nutzungsbezogene Erfolgsindikatoren ....................................................... 28

9.3 Umgang mit Abweichungen von Zielgrößen................................................. 28

10. Anforderungen an den Anbieter ..................................................................... 29

10.1 Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance ................................ 29

10.2 Support- und Betriebsorganisation ............................................................ 30

11. Vertragsbedingungen und Vergabe ................................................................ 31

11.1 Vertragsform, Laufzeit und Rahmenbedingungen ........................................ 31

11.2 Preisgestaltung und Abrechnung ............................................................... 31

11.3 Einsatz von Unterauftragnehmern .............................................................. 32

11.4 Risiken und Maßnahmen zur Risikominimierung ......................................... 32

12. Anhang ........................................................................................................ 34

12.1 Glossar .................................................................................................... 34

12.2 Führungsleitbild der FHH .......................................................................... 36

12.3 Übersicht Einsatzszenarien (Kurzfassung) .................................................. 37

12.4 ZAF und Führungsfortbildung .................................................................... 38

12.5 Technische Einordnung/ Systemlandschaft (Übersicht) ............................... 39

12.6 Kontaktinformationen ............................................................................... 40

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1. Einleitung

1.1 Hintergrund und Zielsetzung

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) verfolgt mit ihrem Führungsleitbild (FLB) das Ziel, eine werteorientierte, lernende und zukunftsfähige Führungskultur in der öffentlichen Verwal- tung nachhaltig zu verankern. Führungskräfte sollen ihre Rolle reflektiert wahrnehmen, Mitar- beitende stärkenorientiert entwickeln, bereichsübergreifend kooperieren, Veränderungspro- zesse aktiv gestalten und strategische Ziele wirksam umsetzen. Das FLB (siehe Anhang) be- inhaltet fünf Führungsperspektiven:

1. Führungskraft als reflektiertes Vorbild
2. Führungskraft als Coach & Talentmanager:in
3. Führungskraft als Vernetzer:in
4. Führungskraft als Change Manager:in & Innovator:in
5. Führungskraft als Strateg:in & Umsetzer:in

Als zentraler Dienstleister der FHH im Bereich der beruflichen Bildung ist es Aufgabe des Landesbetriebs Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF) Führungskräfte durch gezielte Fort- bildung beim Kompetenzerwerb und Transfer dieser Werte in die tägliche Führungspraxis zu unterstützen, um dadurch eine vertrauensvolle, innovative und wirksame Zusammenarbeit ermöglichen.

Zur systematischen Unterstützung der nachhaltigen Entwicklung der Führungskräfte der FHH in diesen fünf Perspektiven des FLBs beabsichtigt das ZAF neben anderen Fortbil- dungsangeboten auch ein digitales (Selbst-)Coaching- und Lernangebot einzusetzen. Es soll Führungskräfte über einen längeren Zeitraum hinweg in ihrem Arbeitsalltag begleiten. Im Mit- telpunkt steht dabei der systematische Transfer von Führungswissen und -haltung in konkre- tes Handeln sowie die Förderung von Selbstreflexion, Eigenverantwortung und kollegialem Lernen. Insbesondere folgende Prozesse sollen ermöglicht werden:

• Transfer der im FLB beschriebenen Führungsperspektiven in das konkrete Führungs- handeln • Förderung der Selbstreflexion und Persönlichkeitsentwicklung von Führungskräften • Unterstützung einer einheitlichen Führungskultur über Ämter, Behörden und Bezirke hinweg • Förderung der Vernetzung und kollegialen Unterstützung über Bereichsgrenzen hin- weg • Stärkung der Nachhaltigkeit von Führungsfortbildungen durch digitale Begleitung (bspw. in der Modulreihe Führung zwischen den Modulen)

Das digitale Angebot soll bestehende Präsenz‑ und Blended‑Learning‑Formate der Füh- rungsfortbildung ergänzen und dazu beitragen, Lernprozesse zeit‑ und ortsunabhängig fort- zuführen, individuelle Entwicklungsbedarfe passgenau zu adressieren und bereichsübergrei- fende Vernetzung zu fördern. Ziel der Beschaffung ist ein skalierbares, wissenschaftlich fun- diertes und datenschutzkonformes Instrument, das sowohl für kleinere Nutzungskohorten als auch für eine steigende Anzahl von Führungskräften einsetzbar ist und die Qualität, Nachhal- tigkeit und Wirksamkeit der Führungskräfteentwicklung der FHH messbar erhöht. Der Ein- satz soll die Umsetzung eines werteorientierten FLBs in konkretes Führungshandeln unter- stützen und die Führungskultur innerhalb der FHH nachhaltig stärken.

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1.2 Anwendungsbereich und Zielgruppe

Die zu beschaffende Web-App richtet sich an Führungskräfte der öffentlichen Verwaltung der FHH in allen Führungsrollen (A-D). Es ist angestrebt, mindestens 400 Führungskräften pro Jahr die Nutzung der Web-App für jeweils sechs bis zwölf Monate zu ermöglichen. Dabei soll diese zum einen als integraler Bestandteil in bestehende Führungsfortbildungsprogramme (insbesondere Modulreihe Führung) aufgenommen werden. Zum anderen soll die Web-App als eigenständiges (Selbst-)Coaching- und Lernangebot genutzt werden können. Der Ein- satzbereich umfasst sowohl die individuelle als auch die peergruppenbasierte Entwicklung überfachlicher Führungskompetenzen. Der Zugang erfolgt über die Führungsfortbildungen in der Hanse-Akademie.

2. Leistungsgegenstand

2.1 Beschreibung des digitalen (Selbst-)Coaching- und Lernangebots

Gegenstand der Beschaffung ist die zeitlich begrenzte Lizenzierung und Nutzung einer web- basierten, responsiven (Selbst-)Coaching- und Lernplattform. Die Progressive Web-App (PWA) soll Führungskräften zu den fünf Führungsperspektiven des FLBs ein strukturiertes, eigenverantwortliches Selbstcoaching ermöglichen und kollegiale Lern- und Reflexionsfor- mate anbieten.

Hierfür soll die Plattform multimediale, lerndidaktisch fundierte Selbstcoachinginhalte bereit- stellen und diese mit interaktiven Funktionen zur Vertiefung, Reflexion und Anwendung im beruflichen Alltag kombinieren. Die Umsetzung von Peer-to-Peer- und Gruppen-Coachings sowie optionale KI-gestützte Funktionen sind zentral. Ziel ist kein reines Wissensangebot, sondern ein entwicklungsorientierter Prozess, der individuelles Lernen, Peer-Lernen und or- ganisationale Lernziele systematisch miteinander verbindet. Sie soll die Entwicklung von Kompetenzen wie Selbstführung, emotionale Intelligenz, kritisches Denken, Anpassungsfä- higkeit, Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung unterstützen. Die Inhalte sollen auf be- währten Coachingmethoden und wissenschaftlich fundierten Ansätzen bzw. anerkannten Er- kenntnissen aus der Psychologie, Coaching- und Führungsforschung beruhen. Ein formaler wissenschaftlicher Nachweis im Sinne von Studien oder Publikationen ist nicht erforderlich.

Die Plattform muss sowohl als integraler Bestandteil bestehender Fortbildungsprogramme als auch als eigenständiges digitales Lern- und Coaching-Angebot einsetzbar sein. Eine ska- lierbare Nutzung für größere Nutzendengruppen muss ermöglicht werden.

3. Leistungsumfang

3.1 Anzahl Lizenzen und Nutzungsdauer

Es soll ein Rahmenvertrag über die zeitlich befristete Nutzung von Lizenzen für ein digitales (Selbst-)Coaching- und Lernangebot geschlossen werden.

Das Lizenz‑ und Abrufmodell ist so ausgestaltet, dass eine flexible Skalierung der Nutzung bei gleichbleibender Qualität innerhalb der vertraglich festgelegten Höchstgrenzen möglich ist, ohne dass zusätzliche vertragliche Anpassungen erforderlich werden. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf eine bestimmte Mindestabnahmemenge besteht ausdrücklich nicht.

Die Beauftragung der Lizenzen erfolgt abrufweise durch die Auftraggeberin über Dataport. Abrufe können während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit und mehrfach pro Vertrags- jahr, auch in zeitlich engem Abstand, erfolgen.

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Die Abrechnung erfolgt jeweils abrufbezogen für die im jeweiligen Abruf beauftragte Anzahl an Lizenzen. Die Vergütung der im jeweiligen Abruf beauftragten Lizenzen erfolgt unabhän- gig vom tatsächlichen Beginn der individuellen Nutzungslaufzeiten mit Einrichtung der jewei- ligen Kohorten. Maßgeblicher Leistungszeitpunkt im Sinne der Abrechnung ist die vertrags- gemäße Bereitstellung der Lizenzen durch den Auftragnehmer, insbesondere die Einrichtung der Kohorte und die Bereitstellung der Zugangsmöglichkeiten. Der Beginn der individuellen Nutzung kann hiervon abweichen und erfolgt entsprechend den im Abruf festgelegten Start- zeitpunkten. Die Struktur des Abruf- und Abrechnungsmodells ermöglicht eine haushaltsjahr- bezogene Beauftragung und Abrechnung der Lizenzen unabhängig vom individuellen Nut- zungsbeginn.

Die konkrete Beauftragung und Verwaltung der Lizenzen erfolgt kohortenbezogen und soll für die Auftraggeberin administrativ schlank und effizient umsetzbar sein. Die Auftraggeberin übermittelt dem Auftragnehmer über Dataport im Rahmen eines Abrufs mindestens folgende Angaben: Anzahl der benötigten Lizenzen, Bezeichnung der Kohorte (zur eindeutigen Zuord- nung und Abrechnung), gewünschtes Startdatum der Nutzung und gewähltes Nutzungsmo- dell. Der Auftragnehmer richtet auf dieser Grundlage die entsprechende Kohorte systemsei- tig ein. Die Lösung muss eine vereinfachte Zuordnung von nutzenden Personen zu Kohorten ermöglichen, ohne dass hierfür ein aufwändiger manueller Einzelanlage- oder Pflegeprozess durch die Auftraggeberin erforderlich ist. Hierzu sind geeignete Verfahren bereitzustellen, z.B. Registrierung über Zugangscodes, kohortenbezogene Registrierungslinks oder ver- gleichbare Lösungen. Diese Verfahren sind so auszugestalten, dass sie von der Auftragge- berin organisatorisch einfach genutzt und bei Bedarf an die jeweiligen Kohorten weitergege- ben werden können. Die Lösung muss gleichzeitig sicherstellen, dass jeder Zugang eindeu- tig einer nutzenden Person zugeordnet ist.

Abrufe können sowohl zur Umsetzung zentral durch das ZAF über Dataport gesteuerter Fort- bildungsangebote als auch zur Nutzung durch einzelne Dienststellen der FHH erfolgen. Dienststellen können im Rahmen dieses Rahmenvertrags über das ZAF Lizenzen für die ei- gene Nutzung beziehen. Ein Anspruch der Dienststellen auf bestimmte Abrufmengen besteht nicht.

Der Beginn der Laufzeit einzelner Lizenzen ist unabhängig vom Vertragsjahr des Abrufs.

Jede beauftragte Lizenz wird für eine feste Laufzeit von entweder sechs oder zwölf Monaten bereitgestellt und läuft nach Ablauf dieses Zeitraums automatisch und ohne gesonderte Kün- digung aus. Eine automatische Verlängerung einzelner Lizenzen erfolgt nicht.

Bei jedem Abruf ist durch die Auftraggeberin über Dataport verbindlich festzulegen, welches der folgenden Nutzungsmodelle für die jeweiligen Lizenzen Anwendung findet:

1. 12-Monats-Modell Die Lizenz wird für die Laufzeit von zwölf Monaten einer einzelnen nutzenden Person zugeordnet.

2. 6-Monats-Modell Die Lizenz wird für die Laufzeit von sechs Monaten einer einzelnen nutzenden Per- son zugewiesen.

Eine parallele Nutzung einer Lizenz durch mehrere Personen ist ausgeschlossen.

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Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin jederzeit eine aktuelle Übersicht über die Anzahl aktiver Lizenzen, Beginn und Ende der jeweiligen Lizenzlaufzeiten sowie den aktuellen Aus- schöpfungsgrad des jährlichen Abrufrahmens zur Verfügung.

3.2 Inhalte und Coaching-Formate

Das digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot umfasst inhaltlich strukturierte, praxisnahe Entwicklungsangebote zur Unterstützung der Führungskräfteentwicklung. Die Inhalte und Formate dienen der individuellen Reflexion, der kollegialen Beratung sowie dem nachhalti- gen Transfer von Führungskompetenzen in den beruflichen Alltag.

Inhaltlich müssen die bereitgestellten (Selbst-)Coaching- und Lernangebote an das FLB an- docken und die Führungsperspektiven systematisch unterstützen. Die benötigten Themenfel- der umfassen insbesondere folgende, aus dem FLB abgeleitete Kompetenz- und Entwick- lungsbereiche:

• Selbstführung, einschließlich Werteorientierung, Selbstreflexion und persönlicher Hal- tung und Wirksamkeit • Personalentwicklung, einschließlich förderlicher Kommunikation, Feedback, Vertrau- ensaufbau sowie Entwicklung und Förderung von Mitarbeitenden • Zusammenarbeit, einschließlich bereichsübergreifender Kooperation, Vernetzung, Perspektivwechsel, Wissensaustausch und kollegialem Handeln • Umgang mit Veränderung und Wandel, einschließlich Bewältigung von Unsicherheit und Komplexität • Strategische Orientierung und Umsetzung, einschließlich Entscheidungsfindung, Pri- orisierung, Zielklärung und Ergebnissicherung im Führungsalltag

Die Inhalte müssen so gestaltet sein, dass sie auf typische Führungssituationen in der öffent- lichen Verwaltung übertragbar sind und eine unmittelbare Anwendung im beruflichen Alltag unterstützen. Der Fokus liegt dabei auf handlungsorientierten Reflexions‑, Lern‑ und Ent- wicklungsimpulsen und nicht auf reiner Wissensbereitstellung.

Formatseitig muss die Plattform folgende digitale Coaching‑ und Lernformate unterstützen:

• Individuelle Selbstcoaching‑Formate, z.B. in Form von geführten Reflexionen, Übun- gen, Impulsen, Aufgabenstellungen und/ oder Transferaufträgen • Peer‑Coaching‑Formate, die einen strukturierten kollegialen Austausch zwischen Führungskräften ermöglichen und durch Leitfragen und/ oder methodische Impulse unterstützt werden • Gruppencoachings und Community‑Formate, die einen moderierten Austausch zu ausgewählten Führungsthemen sowie die gemeinsame Reflexion und den Lerntrans- fer unterstützen; hierbei sollen qualifizierte Coaches des ZAF eingesetzt werden kön- nen • Ergänzende digitale Lern‑ und Transferformate (z.B. kurze Lernimpulse, multimediale Inhalte), die zeit‑ und ortsunabhängig genutzt werden können

Optional kann auch die Umsetzung von Einzelcoachings unterstützt werden, wobei ebenfalls qualifizierte Coaches des ZAF eingesetzt werden können.

Die Coaching‑ und Lernangebote müssen modular aufgebaut sein und eine flexible, bedarfs- orientierte Nutzung ermöglichen. Sie müssen sowohl als begleitendes Angebot im Rahmen

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bestehender Führungsfortbildungen als auch als eigenständiges digitales Entwicklungsange- bot einsetzbar sein. Das Produkt soll Führungskräfte über einen Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten begleiten, Präsenz‑ und Blended-Learning-Formate ergänzen und den Trans- fer in den Arbeitsalltag nachhaltig fördern.

Optional können KI‑gestützte Funktionen zur Unterstützung von Reflexions‑, Lern‑ oder Transferprozessen vorgesehen sein, sofern deren Nutzung freiwillig erfolgt, transparent ge- staltet ist und den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht.

3.3 Integration in bestehende Systeme

Die Inhalte und Formate der Plattform sind praxisnah und alltagsbezogen zu gestalten und so zu integrieren, dass sie sich einfach in bestehende Fortbildungs‑ und Arbeitsstrukturen des ZAF einfügen.

Im Rahmen der Einführung, des laufenden Betriebs sowie bei funktionalen oder technischen Weiterentwicklungen der Web-App müssen alle erforderlichen Dienstleistungen zur reibungs- losen Integration in bestehende Systeme der Auftraggeberin erbracht werden. Dies umfasst insbesondere:

• Einbindung der Web-App in das ZAF-Lernportal in enger Abstimmung und Zusam- menarbeit mit der Fachlichen Leitstelle ZAF-Lernportal, dabei mindestens nutzer- freundliche Weiterleitung zur Web-App ohne erneute Anmeldung (Single‑Sign‑On [SSO] auf Basis etablierter Standards, insbesondere SAML 2.0 und OpenID Connect [OIDC], einschließlich Benutzerprovisionierung und Rollenübergabe soweit technisch möglich) • Bereitstellung geeigneter Schnittstellen und technischer Unterstützung, um eine stabile und wartungsarme Integration sicherzustellen, auch bei Updates der Web-App oder des ZAF-Lernportals • Bereitstellung und laufende Aktualisierung einer vollständigen technischen Dokumen- tation zur Integration der Web-App in die bestehende Systemlandschaft der Auftrag- geberin; die Dokumentation umfasst insbesondere Authentifizierungsverfahren (z.B. SSO), Schnittstellenbeschreibungen, Datenflüsse, Rollen- und Berechtigungskon- zepte, technische Voraussetzungen, Fehlerbehandlungsmechanismen sowie Anfor- derungen an den Datenaustausch mit dem ZAF-Lernportal • Bereitstellung von Lern- und Selbstreflexionsinhalten – ohne optionale KI-Funktionali- täten – als SCORM-Pakete (mindestens SCORM 1.2 oder SCORM 1.3/2004) zur di- rekten Einbindung in das ZAF-Lernportal und zur Nutzung als eigenständiges E-Lear- ning-Angebot außerhalb der Web-App • Unterstützung bei Tests, Abnahmen und Funktionsprüfungen im Rahmen der Erstin- tegration sowie bei relevanten Updates, einschließlich Fehleranalyse und -behebung • Sicherstellung, dass die Integration keinen zusätzlichen administrativen Aufwand für die Auftraggeberin verursacht und im laufenden Betrieb stabil funktioniert • Sicherstellung der Abwärtskompatibilität bestehender Schnittstellen oder rechtzeitige Ankündigung notwendiger Anpassungen mit angemessener Vorlaufzeit vor produkti- ven Änderungen

Die für die Integration, den Betrieb und die Einspielung von Updates erforderlichen Leistun- gen sind vollumfänglich Bestandteil der Lizenzgebühren; gesonderte Entgelte für Integrati- ons- oder Updateleistungen werden nicht vergütet. 7

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3.4 Support und Betreuung

Die Lizenzgebühren umfassen sämtliche Support-, Betriebs- und Betreuungsleistungen, die für einen stabilen, sicheren und nutzerfreundlichen Betrieb erforderlich sind. Zu erbringen sind insbesondere folgende Leistungen:

• Technische Betreuung der Web-App einschließlich Second- und Third-Level-Support sowie Fehleranalyse, Störungsbehebung und technischer Beratung • Betrieb und Wartung der Plattform, einschließlich regelmäßiger Updates, Sicherheits- und Funktionsaktualisierungen sowie Überwachung der Systemverfügbarkeit • Unterstützung bei technischen Rückfragen der Auftraggeberin sowie bei systembe- dingten Fragen im Zusammenhang mit der Nutzung der Web-App durch Führungs- kräfte oder Coaches des ZAF • Bereitstellung von Datenreportings und Nutzungsstatistiken in aggregierter und ano- nymisierter Form gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben, einschließlich der Bereitstellung eines Dashboards oder vergleichbarer Auswertungsmöglichkeiten • Unterstützung bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen sowie transparente Doku- mentation sämtlicher personenbezogener Datenverarbeitungen, Datenflüsse und ein- gesetzter Unterauftragnehmer • Unterstützung bei der Nutzung und Administration, z.B. bei Lizenzverwaltung, Nutzer- und Rollenmanagement oder der Einbindung von Coaches; im Hinblick auf die Li- zenzverwaltung umfasst die Unterstützung insbesondere die Einrichtung und Verwal- tung von Nutzungskohorten sowie die operative Umsetzung von Lizenzabrufen ge- mäß den Vorgaben der Auftraggeberin

Hierfür werden der Auftraggeberin feste Ansprechpersonen sowie definierte Support‑ und Es- kalationswege zur Verfügung gestellt. Reaktions‑ und Behebungszeiten sind im Angebot dar- zustellen.

Geplante Wartungsarbeiten an der Web-App und deren voraussichtliche Dauer sind der Auf- traggeberin rechtzeitig in geeigneter Form anzukündigen und so zu planen, dass Beeinträch- tigungen für die Nutzenden möglichst gering gehalten werden. Wartungsfenster sollen grund- sätzlich außerhalb der üblichen Nutzungszeiten liegen.

Es ist eine hohe, marktübliche Verfügbarkeit der Plattform im Rahmen eines professionellen SaaS-Betriebs (Software as a Service) sicherzustellen. Geplante und ungeplante kurzzeitige, technisch bedingte Unterbrechungen, insbesondere im Zusammenhang mit Wartungs- oder Sicherheitsmaßnahmen, sind auf das notwendige Maß zu beschränken.

Alle im Rahmen des Supports und der Betreuung anfallenden Leistungen sind mit den Li- zenzgebühren abgegolten. Eine gesonderte Vergütung erfolgt ausschließlich für ausdrücklich beauftragte Zusatz‑ oder Anpassungsleistungen, die über die in dieser Leistungsbeschrei- bung beschriebenen Anforderungen hinausgehen.

Der Support des Auftragnehmers umfasst auch die Unterstützung bei dienststellenbezoge- nen Nutzungen der Plattform. Die Koordination, Kommunikation und organisatorische Steue- rung gegenüber den Dienststellen erfolgt über das ZAF. Der Auftragnehmer ist nicht ver- pflichtet, eigenständig Absprachen mit einzelnen Dienststellen zu treffen.

4. Didaktisches Konzept und Methodik

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Das digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot dient ausschließlich der individuellen Ent- wicklung und Reflexion von Führungskräften. Es ist nicht auf Leistungs-, Verhaltens‑ oder Eignungsbewertungen ausgerichtet und ersetzt keine dienstlichen Beurteilungs- oder Bewer- tungsverfahren.

4.1 Lern- und Entwicklungsziele

Das digitale (Selbst-)Coaching- und Lernangebot soll Führungskräfte durch situative Hand- lungs- und Reflexionsimpulse dabei unterstützen, die im FLB formulierten Anforderungen systematisch in die eigene Führungspraxis zu übertragen und ihre persönliche Führungs- kompetenz kontinuierlich weiterzuentwickeln. Damit soll das Angebot neben der individuellen Reflexion und praxisnahen Weiterentwicklung der eigenen Führungsrolle auch einen Beitrag zu einer gemeinsamen Führungskultur in der FHH leisten.

Ziel ist die nachhaltige Stärkung einer reflektierten, werteorientierten und wirksamen Führung im beruflichen Alltag. Die Lern- und Entwicklungsziele orientieren sich dabei an den im FLB beschriebenen Führungsperspektiven und Werten und umfassen inhaltlich insbesondere:

• Selbstreflexion und Integrität, insbesondere die bewusste Auseinandersetzung mit ei- genen Werten, Stärken, Führungsmotiven und dem eigenen Führungshandeln • Empathie und Vertrauen, insbesondere die Förderung wertschätzender Zusammen- arbeit sowie die Entwicklung und Förderung von Mitarbeitenden und Teams • Weitblick und Ganzheitlichkeit, insbesondere die Stärkung auch bereichsübergreifen- der Kommunikation, Wissensteilung und Zusammenarbeit • Mut und Veränderungsbereitschaft, insbesondere der konstruktive Umgang mit Unsi- cherheit, Wandel und komplexen Situationen sowie die Förderung kritischen Denkens und reflektierter Entscheidungsfindung • Ergebnis- und Zielorientierung, insbesondere das Setzen klarer Ziele, deren Steue- rung und Überprüfung sowie die Sicherstellung nachhaltiger Umsetzung im Füh- rungsalltag

Die Lern‑ und Entwicklungsziele sind nicht auf reinen Wissenserwerb ausgerichtet, sondern auf die Förderung von Haltung, Reflexionsfähigkeit und handlungsorientierter Umsetzung im Führungsalltag. Das Angebot soll an realen Führungssituationen ansetzen und Führungs- kräfte dabei unterstützen, eigenes Führungshandeln zu hinterfragen, weiterzuentwickeln und wirksam in unterschiedlichen Führungssituationen anzuwenden. Die Lern‑ und Entwicklungs- ziele bilden die Grundlage für die Wirksamkeit des Angebots.

4.2 Coaching-Ansatz und didaktische Grundannahmen

Das digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot basiert auf einem entwicklungs- und res- sourcenorientierten Coaching‑Ansatz. Ausgangspunkt ist ein positives, reflektiertes Men- schenbild, nach dem Führungskräfte grundsätzlich über die Fähigkeit und Motivation verfü- gen, ihr eigenes Führungshandeln weiterzuentwickeln und Verantwortung für ihre persönli- che Lern‑ und Entwicklungsprozesse zu übernehmen.

Lernen wird dabei als individueller, erfahrungs- und praxisbasierter Prozess verstanden, der insbesondere durch Reflexion realer Führungssituationen, den Austausch mit anderen Füh- rungskräften sowie die Anwendung im beruflichen Alltag wirksam wird. Das Angebot zielt da- her nicht auf die Aneignung standardisierter „richtiger“ Lösungen, sondern auf die Förderung

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von Selbstreflexion, Perspektivwechsel, Entscheidungsfähigkeit und eigenverantwortlichem Handeln.

Die Rolle der Plattform besteht darin, diesen Entwicklungsprozess strukturiert zu begleiten, Reflexions- und Lernimpulse bereitzustellen und den Transfer in den Arbeitsalltag zu unter- stützen. Die Rolle von Coaches des ZAF besteht insbesondere in der Moderation, Strukturie- rung und Prozessbegleitung kollegialer Lern‑ und Austauschformate. Eine individuelle Leis- tungsbewertung der Teilnehmenden ist ausgeschlossen.

Das Coaching‑ und Lernangebot ist damit bewusst auf die Stärkung von Haltung, Hand- lungskompetenz und nachhaltiger Wirksamkeit ausgerichtet und ergänzt bestehende Fortbil- dungs- und Qualifizierungsangebote um eine kontinuierliche, alltagsnahe Entwicklungsbe- gleitung. Dabei dienen vorgesehene Peer‑, Gruppen- und Community‑Formate auch der För- derung dienststellenübergreifender Vernetzung und dem kollegialen Austauschs zwischen Führungskräften unterschiedlicher Organisationseinheiten.

Die angebotenen Lern‑ und Coaching‑Formate sollen auf anerkannten, praxisbewährten An- sätzen der Führungskräfteentwicklung und des Coachings beruhen.

4.3 Lernformate und -methoden

Zur Erreichung der in Kapitel 4.1 beschriebenen Lern- und Entwicklungsziele muss das digi- tale (Selbst-)Coaching- und Lernangebot eine Kombination aus selbstgesteuerten Lern- und Reflexionsformaten, transferorientierten Übungen sowie synchronen kollegialen Austausch- und Coaching-Formaten bereitstellen.

Die Lernformate und -methoden sind so zu gestalten, dass sie eine flexible, zeit- und ortsun- abhängige Nutzung ermöglichen und zugleich eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit dem eigenen Führungshandeln fördern.

Das Angebot muss insbesondere folgende Lernformate und methodischen Elemente enthal- ten:

• Modulare Micro-Lernangebote, bestehend aus kurzen Texten, Videos und Audio-Im- pulsen, die sich an den Perspektiven des FLBs orientieren und in überschaubaren Lerneinheiten nutzbar sind • Geführte Selbstreflexionsformate, die Führungskräfte bei der systematischen Refle- xion ihres Führungshandelns unterstützen; diese können durch strukturierte Fragen, Analysen und/ oder kurze Selbsttests ergänzt werden • Transferübungen und anwendungsorientierte Aufgabenstellungen, insbesondere in Form szenariobasierter Problemlösungen, Checklisten und/ oder Reflexionsaufträge, die den Transfer in den Führungsalltag unterstützen • Praktische Handlungs- und Umsetzungshilfen, die konkrete Impulse für den Ar- beitsalltag geben und die Umsetzung der Lerninhalte in unterschiedlichen Führungs- situationen erleichtern • Kollegiale Austausch- und Coaching-Formate, insbesondere Peer-to-Peer Coachings sowie Gruppensessions, die den strukturierten Erfahrungsaustausch und die gemein- same Reflexion fördern; hierbei sollen qualifizierte Coaches des ZAF zur Moderation eingesetzt werden können

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Optional können einzelne Lern‑ und Reflexionsformate durch KI‑gestützte Funktionen er- gänzt werden, z.B.:

• KI‑geleitete Reflexionsimpulse und/ oder Auswertungen, • KI‑basierte Rollenspiele zur Simulation von Führungssituationen mit individuellem Feedback

Der Einsatz KI‑gestützter Funktionen darf ausschließlich auf freiwilliger Basis erfolgen und muss den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen.

Die Lernformate und ‑methoden sollen didaktisch aufeinander abgestimmt sein und eine wie- derholte Reflexion, Anwendung und Vertiefung ermöglichen. Ziel ist nicht der einmalige Kon- sum von Lerninhalten, sondern die kontinuierliche Entwicklung von Haltung, Handlungskom- petenz und Reflexionsfähigkeit über einen längeren Zeitraum.

4.4 Personalisierung und individuelle Lernpfade

Das digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot soll eine personalisierte und bedarfsorien- tierte Nutzung ermöglichen, die unterschiedlichen Führungserfahrungen, Rollen, Entwick- lungsschwerpunkten und Lernbedarfen der Führungskräfte Rechnung trägt.

Ziel ist es, Führungskräften individuelle Lern‑ und Reflexionsprozesse zu ermöglichen, ohne dabei starre Lernpfade oder verpflichtende Abfolgen vorzugeben. Die Verantwortung für den individuellen Lernprozess verbleibt bei den Nutzenden.

4.4.1 Personalisierung und Individualisierung

Die Plattform muss Funktionen zur Personalisierung der Lern‑ und Coaching‑Angebote be- reitstellen. Dies umfasst insbesondere:

• Flexible Auswahl und Nutzung von Lern‑ und Reflexionsangeboten entsprechend in- dividueller Interessen, aktueller Führungssituationen und persönlicher Entwicklungs- schwerpunkte • Anpassung von Lernimpulsen und Empfehlungen auf Basis der von den Nutzenden ausgewählten Inhalte, individuellen Entwicklungsschwerpunkte sowie des jeweiligen Lern- und Reflexionsfortschritts • Unterstützung bei der Bildung von Peer-Coaching-Gruppen nach vorab definierten Kriterien (z.B. Führungsrolle, Organisationseinheit, gewünschte Heterogenität), insbe- sondere durch systemseitige Vorschläge, Workflows oder vergleichbare unterstüt- zende Funktionen, um kollegialen Austausch und Perspektivwechsel zu fördern • Transparente Darstellung des eigenen Lern‑ und Entwicklungsverlaufs im privaten Bereich der Nutzenden

Die Grundlagen für personalisierte Empfehlungen und Vorschläge müssen für die jeweilige nutzende Person in nachvollziehbarer und verständlicher Form erläutert werden. Die Perso- nalisierung darf nicht zu einer Leistungs‑ oder Verhaltensbewertung durch Dritte führen. Indi- viduelle Lern‑ und Reflexionsverläufe sind ausschließlich für die jeweilige nutzende Person einsehbar.

Personalisierungs- und Empfehlungsfunktionen dienen ausschließlich der Unterstützung indi- vidueller Lern- und Reflexionsprozesse. Sie ersetzen nicht die Eigenverantwortung der Nut- zenden für die Auswahl, Nutzung und Umsetzung der Angebote. Sie dürfen nicht zur

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Bewertung, Klassifizierung, Rangbildung Überwachung oder Prognose von Fähigkeiten, Leistungsvermögen, Verhalten oder Entwicklungspotenzialen der Nutzenden verwendet wer- den. Eine Nutzung für Personal-, Auswahl-, Beförderungs-, Beurteilungs- oder sonstige be- schäftigungsbezogene Entscheidungen ist ausgeschlossen.

4.4.2 Einsatz von KI-Technologien (optional)

Der Einsatz von KI-Technologien zur Unterstützung der Personalisierung und individueller Lernprozesse ist optional und darf ausschließlich erfolgen, wenn die jeweilige nutzende Per- son dem Einsatz von KI aktiv zustimmt. In der Standardeinstellung muss die Nutzung von KI dementsprechend ausgeschaltet sein. Die Zustimmung muss freiwillig erfolgen und jederzeit selbstständig im Nutzendenkonto erteilt sowie widerrufen werden können. Die Zustimmung zur Nutzung optionaler KI-Funktionen ist durch die jeweilige nutzende Person eigenständig und getrennt von der Nutzung der Basisplattform zu erteilen.

Die Nutzung optionaler KI-Funktionen ist technisch und organisatorisch von der Nutzung der übrigen Plattform zu trennen. Die Entscheidung über die Aktivierung oder Nichtaktivierung von KI-Funktionen darf keine Auswirkungen auf den Zugang zu Inhalten, Funktionen, Coaching-Angeboten oder den Nutzungsumfang der Plattform haben. Die Ablehnung oder der Widerruf der Zustimmung darf keine Nachteile bei der Nutzung der Basisplattform verur- sachen.

Die Auftraggeberin darf keine Informationen darüber erhalten, welche nutzenden Personen optionale KI-Funktionen aktiviert, genutzt oder deaktiviert haben. Entsprechende Informatio- nen dürfen weder über Administrationsoberflächen, Reports, Dashboards, Schnittstellen noch sonstige Auswertungsfunktionen bereitgestellt werden.

Sofern optional KI-gestützte Funktionen eingesetzt werden, können diese insbesondere in folgenden Bereichen zur individuellen Lernunterstützung genutzt werden:

• KI-basierte Rollenspiele zur Simulation von Führungssituationen mit personalisiertem Feedback • Nutzendenbezogene Empfehlungen von weiteren Lern-, Reflexions- und/ oder Trans- ferangeboten • Zusammenfassungen von Lernergebnissen, Reflexionsprozessen und/ oder Coaching-Sessions zur individuellen Weiterarbeit

Bei Nutzung von KI-Technologien sollen erzielte persönliche Entwicklungsschritte, Erkennt- nisse und Empfehlungen zur Weiterarbeit ausschließlich im privaten Bereich der Nutzenden angezeigt werden. Der Einsatz solcher Funktionen darf keine automatisierten Bewertungen von Leistung, Verhalten oder Eignung enthalten.

Die Nutzung von Eingaben, Reflexionen, Coaching-Beiträgen, Interaktionen oder sonstigen nutzendenbezogenen Daten für das Training, Nachtraining, Fine-Tuning oder die Weiterent- wicklung von KI-Modellen ist ausgeschlossen, sofern die jeweilige nutzende Person hierzu nicht ausdrücklich und gesondert zugestimmt hat.

Der Einsatz von KI‑Technologien muss transparent gestaltet sein und den geltenden daten- schutz‑ und datensicherheitsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Die zugrunde liegende Funktionsweise sowie die Grundlagen von Empfehlungen und Ausgaben müssen für die je- weilige nutzende Person in nachvollziehbarer und verständlicher Form erläutert werden. Eine

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Nutzung von KI‑Funktionen in Gruppen‑ oder Peer‑Formaten ist nur zulässig, wenn alle be- teiligten Nutzenden dem Einsatz ausdrücklich zustimmen.

KI-Funktionen dürfen weder unmittelbar noch mittelbar zur Vorbereitung, Unterstützung oder Ableitung von Personal-, Auswahl-, Beförderungs-, Beurteilungs- oder sonstigen beschäfti- gungsbezogenen Entscheidungen genutzt werden.

4.5 Transfer- und Nachhaltigkeitskonzept

Das digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot soll insbesondere die Transferwirksamkeit bestehender Führungsfortbildungen erhöhen, indem es Präsenz‑, Online‑ und/ oder Blen- ded-Learning-Formate mit arbeitsalltagsnahen Reflexions‑ und Coaching‑Impulsen ver- knüpft.

Dabei muss das Angebot darauf ausgerichtet sein, die nachhaltige Umsetzung der Lern‑ und Entwicklungsziele im Führungsalltag zu unterstützen. Ziel ist es, einen kontinuierlichen Lern‑ und Reflexionsprozess zu ermöglichen, der über den punktuellen Konsum einzelner Inhalte hinausgeht und die langfristige Wirksamkeit der Führungskräfteentwicklung stärkt.

Der Lern‑ und Entwicklungsprozess ist daher als zeitlich gestreckte Entwicklungsbegleitung konzipiert, die Führungskräfte über einen Zeitraum von mehreren Wochen oder Monaten hin- weg begleitet und wiederkehrende Reflexions‑, Anwendungs- und Austauschelemente mitei- nander verbindet. Die Begleitung über mehrere Monate hinweg soll dazu beitragen, kurzfris- tige Impulse in nachhaltige Veränderungen des Führungshandelns zu überführen.

Zur Sicherstellung von Transfer und Nachhaltigkeit muss das Angebot insbesondere fol- gende Elemente umfassen:

• Verknüpfung von Lern‑ und Reflexionsimpulsen mit konkreten Führungssituationen, so dass die Auseinandersetzung mit Inhalten stets an reale Herausforderungen aus dem Führungsalltag anknüpft • Transferorientierte Aufgabenstellungen und Reflexionsanlässe, die Führungskräfte dazu anregen, neue Perspektiven, Handlungsansätze oder Entscheidungen gezielt im eigenen Arbeitskontext auszuprobieren und anschließend zu reflektieren • Wiederkehrende Reflexionsschleifen, die es ermöglichen, Erfahrungen aus der Praxis aufzugreifen, einzuordnen und in den weiteren Lernprozess einzubinden • Einbindung kollegialer Austausch‑ und Coaching‑Formate, um Lernerfahrungen zu vertiefen, unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen und den Transfer durch ge- meinsames Reflektieren zu unterstützen • Unterstützung der individuellen Zielklärung, z.B. durch persönliche Entwicklungsziele oder Schwerpunkte, die im Verlauf der Nutzung regelmäßig aufgegriffen und weiter- entwickelt werden können

Das Transfer‑ und Nachhaltigkeitskonzept zielt darauf ab, Führungskräfte zu einer kontinuier- lichen Auseinandersetzung mit ihrem Führungshandeln zu befähigen und nachhaltige Verän- derungen in Haltung, Entscheidungsverhalten und Zusammenarbeit zu fördern. Eine einma- lige Bearbeitung von Lerninhalten ist hierfür nicht ausreichend.

Das Angebot ergänzt bestehende Präsenz‑ und Blended‑Learning‑Formate der Führungs- kräfteentwicklung und trägt dazu bei, Lernprozesse zu stabilisieren und zu vertiefen. Die

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Verantwortung für die Umsetzung im Führungsalltag verbleibt dabei bei den jeweiligen Füh- rungskräften. Das digitale Angebot dient der strukturierten Begleitung und Unterstützung die- ses Prozesses.

Durch die langfristige Begleitung und den strukturierten Transfer leistet das Angebot einen Beitrag zur nachhaltigen Verankerung des FLBs in der Führungskultur der FHH.

4.6 Einsatzszenarien

Vor dem Hintergrund des bestehenden Führungsfortbildungsangebots des ZAF muss das di- gitale (Selbst-)Coaching- und Lernangebot flexibel in unterschiedliche Nutzungskontexte in- tegrierbar sein. Die Plattform muss daher die nachfolgend beschriebenen Einsatzszenarien unterstützen. Die Szenarien stellen typische Anwendungsfälle dar; ein Anspruch des Auftrag- nehmers auf gleichzeitige oder vollständige Nutzung aller Szenarien besteht nicht.

Die Nutzung der digitalen (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebote erfolgt im Rahmen der je- weiligen Fortbildungs‑ oder Nutzungskontexte. Eine verpflichtende Nutzung einzelner Funkti- onen oder Formate ist nicht vorgesehen. Das Angebot dient der Ergänzung bestehender Fortbildungs- und Entwicklungsangebote und begründet keine neuen verpflichtenden Ar- beitsmethoden im Arbeitsalltag.

4.6.1 Integration in die Modulreihe Führung

Die (Selbst-)Coaching- und Lernangebote werden als begleitendes digitales Element in be- stehende Führungsfortbildungsprogramme integriert und sind Bestandteil der Modulreihe Führung, Führungsrolle A, B, C und D.

Die in der Regel 14 Teilnehmenden pro Gruppe erhalten zu Beginn der Modulreihe, optima- lerweise während Modul 1 (Selbstmanagementkompetenz), Zugang zur Web-App. Über ei- nen Zeitraum von bis zu zwölf Monaten bearbeiten sie eigenständig Inhalte entlang der Füh- rungsperspektiven des FLBs und reflektieren deren Umsetzung im eigenen Führungsalltag.

Alle in der Web-App verfügbaren Lern- und Reflexionsangebote stehen den Teilnehmenden während des Nutzungszeitraums grundsätzlich uneingeschränkt zur Verfügung. Die Auswahl erfolgt selbstgesteuert entsprechend der individuellen Bedarfe und Interessen. Es wird emp- fohlen, sich inhaltlich an den Themen und Schwerpunkten der jeweiligen Module der Füh- rungsreihe zu orientieren, um den Transfer zwischen den synchronen Präsenz- bzw. Online- Formaten und der individuellen Reflexion zu unterstützen.

Der Lern- und Entwicklungsprozess wird durch eine gemeinsame virtuelle Gruppen- Coaching-Sessions ergänzt, die gegen Ende des zwölfmonatigen Nutzungszeitraums der Web-App stattfindet. Ziel dieser Session ist die gemeinsame Reflexion der individuellen Lern- und Entwicklungserfahrungen, die Verankerung zentraler Erkenntnisse für die weitere Füh- rungspraxis sowie die Stärkung des Teilnehmendennetzwerks für die Zeit nach der Modul- reihe. Die Session wird durch die in der jeweiligen Modulreihe eingesetzten Dozierenden oder qualifizierte Coaches des ZAF moderiert. Diese legen – optimalerweise im letzten Mo- dul – in Abstimmung mit den Teilnehmenden den Termin und die Inhalte für die Session fest.

Zusätzlich können die Teilnehmenden alle weiteren Funktionalitäten der Web-App nutzen, insbesondere Micro-Lernangebote, Selbstreflexionsformate sowie – sofern aktiviert – optio- nale KI-gestützte Reflexions- und Transferübungen.

4.6.2 E-Learning-Angebot für Einzelteilnehmende 14

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Die Lern- und Selbstreflexionsinhalte müssen auch als orts- und zeitunabhängiges, individu- ell nutzbares Fortbildungsangebot über das ZAF-Lernportal buchbar sein (E-Learning).

Teilnehmende Führungskräfte können die (Selbst-)Coaching- und Lerninhalte für einen Zeit- raum von sechs Monaten für ihre individuelle Entwicklung nutzen. Alle vorgesehenen Inhalte sind unmittelbar im ZAF-Lernportal verfügbar und werden hierfür als SCORM-Pakete bereit- gestellt.

In diesem Einsatzszenario erfolgt keine Weiterleitung zur Web-App. Peer-Coaching-Formate, Gruppen- oder Community-Sessions oder KI-Unterstützung sind nicht vorgesehen. Der Fo- kus liegt auf individueller Selbstreflexion und selbstgesteuertem Lernen.

4.6.3 Umfassendes Lernangebot einschließlich Netzwerk- und Transferformaten

Die Nutzung des (Selbst-)Coaching- und Lernangebots muss auch als umfassendes, eigen- ständiges Fortbildungsangebot mit allen vorgesehenen Lern-, Coaching- und Austauschfor- maten buchbar sein. Die Buchung erfolgt individuell über das ZAF-Lernportal. Ein Einstieg ist jeweils zu Beginn eines Halbjahres möglich.

Zu Beginn der Nutzung werden Peer-Coaching-Gruppen automatisiert gebildet. Dabei ist si- cherzustellen, dass:

• die Teilnehmenden einer Gruppe derselben Führungsrolle (A, B, C oder D) angehö- ren und • keine Gruppe ausschließlich aus Teilnehmenden derselben Dienststelle besteht.

Das Peer-Coaching wird durch strukturierende Leitfragen und methodische Impulse unter- stützt. Optional darf eine KI-basierte Unterstützung genutzt werden, die die Gruppe durch den synchronen und asynchronen Austausch leitet, sofern alle beteiligten Teilnehmenden dem Einsatz ausdrücklich zustimmen.

Ergänzend finden regelmäßige virtuelle Community-Sessions statt, die durch qualifizierte Coaches des ZAF moderiert werden. Diese dienen dem gezielten Erfahrungsaustausch zu Schwerpunktthemen des FLBs sowie der gemeinsamen Reflexion des Transfers in den Füh- rungsalltag.

Optional können Teilnehmende – bei Kostenübernahme durch ihre Dienststellen – ein beglei- tendes digitales Kurzzeit-Coaching, das ist ein online durchgeführtes Einzelcoaching im Um- fang von drei Zeitstunden, hinzubuchen.

Zu allen Coaching- und Austauschterminen werden auf der Plattform Materialien zur Vor- und Nachbereitung sowie strukturierende Leitfäden bereitgestellt. Sofern KI-gestützte Funkti- onen genutzt werden, können diese zur individuellen Zusammenfassung von Terminen und Ergebnissen eingesetzt werden.

In diesem Einsatzszenario stehen den Teilnehmenden sämtliche Funktionalitäten der Web- App vollumfänglich zur Verfügung.

4.6.4 Dienststellenbezogene Nutzung

Neben den vom ZAF zentral geplanten Einsatzszenarien muss die Plattform auch eine dienststellenbezogene Nutzung ermöglichen.

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Dienststellen der FHH können über das ZAF Lizenzen für die eigenständige Nutzung der Web‑App abrufen, z.B. zur Unterstützung interner Entwicklungs- oder Führungsvorhaben.

Die Nutzung erfolgt innerhalb des bestehenden Funktionsumfangs der Plattform. Die kon- krete Ausgestaltung (z.B. Nutzung bestimmter Lern‑ oder Coaching‑Formate) richtet sich nach dem jeweiligen Bedarf der Dienststelle und den im Rahmenvertrag vorgesehenen Mög- lichkeiten.

Die dienststellenbezogene Nutzung ergänzt die zentralen Fortbildungsangebote des ZAF. Sie begründet keinen Anspruch auf individuelle Anpassungen der Plattform oder gesonderte Support‑ oder Betreuungsleistungen über den vertraglich vereinbarten Umfang hinaus.

5. Funktionale Anforderungen

Die nachfolgenden Anforderungen sind als Mindestanforderungen (Muss‑Kriterien) sowie Qualitätsanforderungen (Soll‑Kriterien) ausgestaltet. Angebote, die eine Muss‑Anforderung nicht oder nicht vollständig erfüllen, sind zwingend von der Wertung auszuschließen. Soll‑Kri- terien dienen der qualitativen Differenzierung der Angebote im Rahmen der Zuschlagswer- tung.

Die zu beschaffende Plattform muss mindestens folgende funktionale Anforderungen erfül- len:

• Die Plattform muss ein digitales, webbasiertes (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot für Führungskräfte bereitstellen. • Die Plattform muss zu allen fünf Führungsperspektiven des FLBs Inhalte bieten. • Die Plattform muss sowohl individuelle Lern‑ und Selbstreflexionsformate als auch Peer‑Coaching‑ und Gruppenformate unterstützen, wobei die Moderation und Durch- führung von Coachingformaten unter Einbindung von Coaches des ZAF erfolgt, die auch Materialien zur Vor‑ und Nachbereitung bereitstellen und nutzen. • Die Plattform muss eine eigenständige Rolle „Coach“ unterstützen, die für von der Auftraggeberin eingesetzte Coaches nutzbar ist. • Die Plattform muss ohne Installation über einen Standard‑Webbrowser nutzbar sein. • Die Plattform muss eine kohortenbasierte Lizenzverwaltung bereitstellen, die eine einfache, skalierbare und administrativ aufwandsarme Nutzung ermöglicht. Die Li- zenzverwaltung ist so auszugestalten, dass die Zuordnung von Nutzenden zu Kohor- ten ohne aufwändigen manuellen Einzelanlage- und Pflegeprozess durch die Auftrag- geberin erfolgen kann. Dies kann beispielsweise durch vereinfachte Registrierungs- verfahren (z.B. Zugangscodes, Registrierungslinks oder vergleichbare Lösungen) un- terstützt werden. • Die Plattform muss bei der Lizenzverwaltung zudem sicherstellen, dass jede Lizenz jeweils eindeutig genau durch eine Person genutzt wird und für entweder zwölf Mo- nate oder sechs Monate zugeordnet ist (automatischer Ablauf der Lizenz nach dem jeweiligen Nutzungszeitraum). • Die Plattform muss sämtliche für die Nutzung vorgesehenen Inhalte (insbesondere Lern-, Reflexions-, Coaching- und Transferinhalte sowie sämtliche für die Nutzenden relevanten Bestandteile der Nutzendenoberfläche) vollständig in deutscher Sprache bereitstellen.

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Soweit einzelne, in dieser Leistungsbeschreibung beschriebene Inhalte zu den fünf Füh- rungsperspektiven oder Funktionen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht vollstän- dig produktiv verfügbar sind, sind diese im Rahmen der angebotenen Standard‑Produktwei- terentwicklung bis spätestens zum ersten Nutzungszeitpunkt (voraussichtlich ab 1.1.2027) bereitzustellen, ohne hierfür gesonderte Entgelte zu verlangen.

Die Plattform soll zudem folgende funktionale Anforderungen erfüllen:

• Multimediale Inhalte: Bereitstellung strukturierter Lern‑ und Selbstcoachinginhalte in unterschiedlichen Medienformaten (Text, Video, Audio, interaktive Übungen), die auch in kurzen Lerneinheiten („Micro‑Learning“) nutzbar sind • Selbstreflexion: Geführte Reflexionsformate, die Führungskräfte mit situativen Hand- lungsimpulsen dabei unterstützen, konkrete Führungssituationen systematisch zu analysieren und Handlungsalternativen zu entwickeln • Peer‑Coaching: Funktionen zur Bildung, Organisation und Begleitung von Peer‑Coaching‑Gruppen, einschließlich Unterstützung bei der Gruppenzusammen- stellung nach vorab zentral definierten Kriterien (z.B. Führungsrolle, Organisations- einheit, gewünschte Heterogenität), insbesondere durch systemseitige Vorschläge, Workflows oder vergleichbare unterstützende Funktionen, sowie Terminorganisation, Gesprächsleitfäden und Dokumentation für den persönlichen Bereich der Nutzenden • Gruppen‑ und Community‑Sessions: Unterstützung synchroner virtueller Formate zur Förderung des kollegialen Austauschs und der bereichsübergreifenden Vernetzung einschließlich Zugangsoptionen für externe, vom ZAF beauftragte Coaches • Optionale KI‑Unterstützung: Einsatz KI‑gestützter Funktionen (z.B. personalisierte Empfehlungen von Lerninhalten, KI-basierte Rollenspiele mit individuellem Feedback) ausschließlich auf freiwilliger und widerrufbarer Basis der Nutzenden • Organisationskontext: Integration organisationsspezifischer Rahmenwerke wie bspw. des FLB der FHH oder anderer organisationsspezifischer Orientierungsrahmen zu Werten, Rollenbildern oder Kompetenzmodellen in die Lern-, Reflexions- und Coachingprozesse; sofern entsprechende Funktionen bereitgestellt werden, sollen Inhalte, Empfehlungen, Reflexionsimpulse, Entwicklungsziele oder vergleichbare Un- terstützungsangebote unter Berücksichtigung dieser organisationsspezifischen Rah- menwerke kontextbezogen ausgestaltet sein • Nutzungsübersicht: Bereitstellung einer übersichtlichen Darstellung des individuellen Lern- und Nutzungsstands, anstehender Aktivitäten sowie geplanter und bereits wahrgenommener Peer-, Gruppen- oder Community-Termine, ohne Leistungs-, Ver- haltens- oder Eignungsbewertungen und ausschließlich im privaten Bereich der Nut- zenden • Datengestützte Steuerung: Bereitstellung von datenschutzkonformen Auswertungs- möglichkeiten, die eine Nutzungsauswertung und Steuerung auf aggregierter Ebene und ohne Rückschluss auf einzelne Personen ermöglichen; die Auswertungen sind in Form eines kontinuierlich verfügbaren, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand zugänglichen und automatisiert aktualisierten Dashboards bereitzustellen, das eine übersichtliche Darstellung der relevanten Nutzungsdaten ermöglicht

6. Technische Anforderungen

Die Plattform muss folgende technische Mindestanforderungen erfüllen:

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• Die Plattform muss als browserbasierte Web‑Applikation nutzbar sein, ohne dass eine Installation aus einem App‑Store erforderlich ist. • Die Plattform muss barrierefrei gemäß BITV 2.0 in Verbindung mit EN 301 549 nutz- bar sein. • Die Plattform muss Daten mit einer durchgängigen Transport‑ und Speicherverschlüs- selung (TLS, AES) gemäß Stand der Technik absichern und einen rollen- und rechte- basierten Zugriffsschutz gewährleisten. • Das Hosting der Plattform einschließlich des Betriebs der Datenbanken und Ba- ckend-Services muss ausschließlich auf Servern in Deutschland (bevorzugt) oder der Europäischen Union (EU) erfolgen. • Die Plattform muss technisch so ausgelegt sein, dass sie eine skalierende Anzahl von Nutzenden und parallelen Zugriffen unterstützt, ohne dass hierfür strukturelle Än- derungen an der Systemarchitektur erforderlich sind. • Die Plattform muss ein differenziertes Rollen‑ und Rechtekonzept bereitstellen, das mindestens die Rollen „Nutzende Person“, „Coach“ und „Administration“ unterschei- det. • Für Coaches des ZAF muss ein separater, rollenbasierter Zugang zur Plattform ein- gerichtet werden können. Der Zugang ist ausschließlich auf die jeweils zugewiesenen Gruppen‑ oder Community‑Formate beschränkt, erlaubt keinen Zugriff auf individuelle Nutzungs‑ oder Reflexionsdaten außerhalb dieser Formate und ist zeitlich begrenzt und widerrufbar. Zugriffe von Coaches sowie Zuordnungen zu Gruppen oder Sessi- ons müssen systemseitig protokolliert und für die Auftraggeberin nachvollziehbar sein. • Die Plattform muss technische Funktionen zur Durchführung und Organisation digita- ler Coaching Sessions bereitstellen oder integrieren, insbesondere Termin- und Grup- penverwaltung, Bereitstellung von Einwahllinks oder integrierten Kommunikations- funktionen und Ablage von Materialien im Rahmen der jeweiligen Coaching-Formate. • Die Umsetzung der Nutzendenregistrierung und Kohortenzuordnung muss sicher, nachvollziehbar und mit marktüblichen Authentifizierungsverfahren vereinbar sein. • Die Umsetzung der Lizenzzuordnung, ‑freigabe und ‑neuzuordnung muss systemsei- tig und automatisiert erfolgen, das beinhaltet die zeitgesteuerte automatische Aktivie- rung und Deaktivierung von Lizenzen, den technischen Ausschluss der parallelen Nutzung einer Lizenz und die revisionssichere Protokollierung von Lizenzwechseln und ‑freigaben. • Die Nutzung der Leistung muss orts- und zeitunabhängig möglich sein und unter- schiedliche Nutzungsszenarien unterstützen.

Die Plattform soll zudem folgende technische Anforderungen erfüllen:

• Vollständige Kompatibilität mit behördlichen Sicherheitsvorgaben, insbesondere Nut- zung über abgesicherte Browserumgebungen (HP Sure Click) auf gängigen dienstli- chen Endgeräten (Smartphones, Tablets, Laptops; sowohl iOS und Android bzw. Sa- fari-, Chrome- und Edge-Browser) • Integration in bestehende IT-Infrastruktur: Mindestens der Plattform-Zugang soll über das ZAF-Lernportal (Scheer IMC Lernmanagementsystem [LMS], imc Learning Suite

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ab Version 23.6.0)1 per SSO gemäß Standard SAML 2.0 und OIDC möglich sein; die Lösung soll zudem eine Integration unterstützen, die aus Sicht der Nutzenden ein einheitliches Nutzungserlebnis ermöglicht, indem Unterschiede zwischen den Plattfor- men möglichst reduziert werden • Die Plattform soll die Übermittlung des Teilnahmestatus (gestartet – mindestens ein- malige Anmeldung an der Plattform / bestanden – mindestens einmalige Anmeldung an der Plattform und Ablauf der für die jeweilige Lizenz vorgesehenen Nutzungs- dauer) an das ZAF-Lernportal über geeignete Standardschnittstellen (z.B. SCORM, xAPI/LTI 1.3 oder vergleichbare Verfahren) unterstützen. Die Übermittlung ist auf die für die Dokumentation der Teilnahme erforderlichen Informationen zu beschränken. Sofern entsprechende Schnittstellen bereitgestellt werden, ist die Übermittlung perso- nenbezogener Coaching-, Reflexions-, Nutzungs- oder Interaktions- oder KI-bezoge- ner Daten auszuschließen. • Hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit im Sinne cloudbasierter SaaS‑Architekturen • Die Plattform soll Nutzende und Coaches bei der Vor- und Nachbereitung von Coaching-Formaten unterstützen, z.B. durch die automatisierte Zuweisung struktu- rierter Leitfäden, Zusammenfassungsfunktionen oder Dokumentationshilfen. • Die Zuweisung von Coaches zu Gruppen oder Formaten soll flexibel und kurzfristig durch die Auftraggeberin anpassbar sein. • Vollständig automatisierte Nutzungsauswertungen über ein integriertes Dashboard innerhalb der Plattform oder eine gleichwertige Oberfläche, die aktuelle, skalierbare, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand abrufbare, aggregierte und vollständig anony- misierte Daten präsentiert

Diese Anforderungen orientieren sich u.a. an den Empfehlungen des Bundesamtes für Si- cherheit in der Informationstechnik (BSI) zu sicheren Webanwendungen sowie an den IT‑Grundschutz‑Bausteinen für Web‑Services.

Die Plattform ist so zu gestalten, dass sie über den vorgesehenen Nutzungszeitraum wart- bar, erweiterbar und an technische Weiterentwicklungen anpassbar ist.

6.1 Ergonomie und Nutzendenfreundlichkeit

Die Plattform soll ergonomisch und nutzendenfreundlich gestaltet sein, um eine einfache, in- tuitive und effiziente Nutzung im Führungsalltag, auch ohne besondere technische Vorkennt- nisse, zu ermöglichen. Ziel ist es, Nutzungshürden zu minimieren und die kontinuierliche Nutzung der Plattform zu unterstützen.

Dies umfasst insbesondere:

• Klare, übersichtliche Struktur der Nutzendenoberfläche • Intuitive und konsistente Navigation mit möglichst wenigen Interaktionsschritten • Verständliche und übersichtliche Darstellung von eigenen Lern- und Bearbeitungsfort- schritten, anstehenden Aktivitäten und Terminen • Konsistente Nutzendenführung über alle Funktionen hinweg

Die Plattform soll ergonomischen Grundsätzen der Dialoggestaltung folgen. Dies beinhaltet insbesondere eine aufgabenangemessene, selbstbeschreibungsfähige und

1 Aktuell wird die Einspielung eines Patches vorbereitet: Version 27.3.1 19

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erwartungskonforme Nutzendenführung, die sich an den Bedürfnissen und Erwartungen der Nutzenden sowie am Lern‑ und Arbeitskontext orientiert.

Die Nutzung der Plattform soll lernförderlich, steuerbar und fehlertolerant gestaltet sein. Nut- zende sollen Arbeitsschritte nachvollziehen, unterbrechen oder korrigieren können, ohne un- beabsichtigte Nachteile zu erfahren.

Die Plattform soll in angemessenem Umfang individualisierbar sein, z.B. durch anpassbare Darstellungen oder Einstellungen, ohne dass die Verständlichkeit oder Konsistenz der Nut- zerführung beeinträchtigt wird.

Die Benutzungsoberfläche der angebotenen Lösung soll so gestaltet sein, dass eine konsis- tente und nahtlose Nutzendenführung im Zusammenspiel mit dem ZAF‑Lernportal gewähr- leistet ist. Insbesondere soll der Wechsel zwischen dem ZAF‑Lernportal und der angebote- nen Lösung aus Sicht der Nutzenden möglichst intuitiv und ohne wahrnehmbare Brüche in der Nutzerführung erfolgen. Hierzu ist eine visuelle und funktionale Abstimmung an die Nut- zeroberfläche des ZAF‑Lernportals anzustreben, soweit dies im Rahmen des Standardpro- dukts möglich ist.

6.2 Barrierefreiheit (BITV 2.0 / EN 301 549)

Die Plattform muss barrierefrei gemäß der Barrierefreie‑Informationstechnik‑Verordnung (BITV 2.0) in der jeweils geltenden Fassung sowie gemäß der europäischen Norm EN 301 549 gestaltet sein. Dies umfasst insbesondere:

• Wahrnehmbarkeit: Ausreichende Kontraste, skalierbare Schriftgrößen, Alternativtexte für Nicht‑Text‑Inhalte • Bedienbarkeit: Vollständige Tastaturbedienbarkeit, logische Fokusführung • Verständlichkeit: Klare und konsistente Navigation, verständliche Sprache • Robustheit: Kompatibilität mit gängigen Assistenztechnologien (z.B. Screenreader) sowie zuverlässige barrierefreie Nutzung über aktuelle Versionen gängiger Webbrow- ser

Der Anbieter muss auf Anforderung eine Barrierefreiheitserklärung bzw. einen BITV‑Selbst- test oder Prüfbericht vorlegen.

6.3 Hosting, Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Das Hosting muss bevorzugt in Deutschland erfolgen. Alternativ ist das Hosting innerhalb der EU zulässig, sofern sämtliche Datenschutz‑ und Sicherheitsanforderungen erfüllt werden. Unterauftragnehmer für Hosting‑Leistungen sind offenzulegen.

Eine durchgängige Verschlüsselung der Datenübertragung muss nachgewiesen werden (TLS, Stand der Technik). Insbesondere personenbezogene Daten müssen verschlüsselt ge- speichert werden.

Die Plattform muss ein rollen‑ und rechtebasiertes Zugriffskonzept aufweisen. Der Zugriff auf personenbezogene Inhalte darf ausschließlich durch die jeweilige nutzende Person erfolgen. Administrative Zugriffe müssen protokolliert werden.

6.4 Integration in das ZAF-Lernportal

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Die angebotene Lösung ist technisch und funktional in das bei der Auftraggeberin einge- setzte Scheer IMC LMS, imc Learning Suite ab Version 23.6.0, zu integrieren. Hierfür sind folgende Anforderungen zu erfüllen:

• Authentifizierung und Zugriff: Unterstützung von SSO aus dem ZAF-Lernportal her- aus, sodass Nutzende nach Anmeldung im ZAF-Lernportal ohne erneute Authentifi- zierung auf die Web‑App zugreifen können; Nutzung etablierter Authentifizierungs- standards wie SAML 2.0 und OIDC • Kurs‑ und Inhaltsintegration: Möglichkeit zur Einbindung von Inhalten der Web‑App als SCORM‑Pakete (mindestens SCORM 1.2 oder SCORM 1.3/2004) in das ZAF- Lernportal; Steuerung der Freischaltung von Inhalten und Nutzungszeiträumen über das ZAF-Lernportal • Nutzenden‑ und Statusdaten: Übergabe grundlegender Nutzendendaten (z.B. pseu- donymisierte Nutzenden‑ID, Rolle, Kurszugehörigkeit) vom ZAF-Lernportal an die Web‑App; Rückmeldung aggregierter Statusinformationen (z.B. Teilnahme abge- schlossen / nicht abgeschlossen) an das ZAF-Lernportal, ohne Übermittlung perso- nenbezogener Leistungsdaten • Betrieb und Wartung: Sicherstellung der Integrationsfähigkeit bei regulären Updates und Releasewechseln des ZAF-Lernportals; notwendige Anpassungen an Standard- schnittstellen sind Bestandteil des laufenden Betriebs; Benennung technischer An- sprechpersonen für Integrations‑ und Schnittstellenfragen • Bereitstellung und laufende Aktualisierung einer technischen Integrationsdokumenta- tion einschließlich Authentifizierungsverfahren, Schnittstellenbeschreibungen, Daten- flüssen, Rollen- und Berechtigungskonzepten sowie Fehler- und Supportprozessen • Unterstützung von Integrations-, Test- und Abnahmeverfahren einschließlich Bereit- stellung geeigneter Testzugänge und technischer Ansprechpersonen

Die Integrationsfähigkeit ist im Angebot konkret zu beschreiben und durch Referenzen, tech- nische Dokumentation oder eine Funktionsbeschreibung zu belegen.

6.5 Einsatz von KI-Technologien (optional)

Der Einsatz von KI‑gestützten Funktionen ist optional und ausschließlich nach expliziter, in- formierter Einwilligung der Nutzenden zulässig. Dabei sind die Grundsätze von „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ umzusetzen, d. h. datenschutzfreundliche Voreinstellungen und minimale Datenverarbeitung sind verpflichtend vorzusehen.

Zur Wahrung der Freiwilligkeit der Nutzung optionaler KI-Funktionen sowie zur datenschutz- rechtlichen Trennung zwischen Basisnutzung und freiwilliger KI-Nutzung ist die Lösung nach dem Prinzip eines getrennten Basis- und KI-Nutzungsraums auszugestalten.

Die Basisplattform umfasst insbesondere die Nutzung von Lern-, Reflexions-, Transfer-, Peer-, Gruppen- und Community-Formaten. Optionale KI-Funktionen bilden einen hiervon getrennten Funktionsbereich, dessen Nutzung ausschließlich auf Grundlage einer eigenstän- digen Entscheidung der jeweiligen nutzenden Person erfolgt.

Optionale KI-Funktionen sind technisch und organisatorisch von der Basisnutzung der Platt- form zu trennen. Die Nutzung von Lern-, Reflexions-, Coaching- und Austauschformaten der Basisplattform muss unabhängig von der Nutzung von KI-Funktionen möglich sein. Die

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Aktivierung oder Nichtaktivierung von KI-Funktionen darf keine Auswirkungen auf den Zu- gang zu Inhalten, Formaten, Nutzungsmöglichkeiten oder Teilnahmeoptionen innerhalb der Basisplattform haben.

Für optionale KI-Funktionen ist ein von der Basisnutzung getrennter Zustimmungs-, Nut- zungs- und Datenverarbeitungsprozess vorzusehen. Hierbei soll ein eigenständiges Nut- zungsverhältnis zwischen der nutzenden Person und dem Anbieter der KI-Funktion begrün- det werden. Die Auftraggeberin darf keine Informationen darüber erhalten, welche nutzenden Personen optionale KI-Funktionen aktiviert, genutzt oder abgelehnt haben. Entsprechende Informationen dürfen weder über Administrationsoberflächen, Reports, Dashboards, Schnitt- stellen noch sonstige Auswertungsfunktionen bereitgestellt werden.

Eingaben, Inhalte, Reflexionen, Coaching-Beiträge, Interaktionen oder sonstige nutzenden- bezogene Daten dürfen nicht im Rahmen der Auftragsverarbeitung für die Auftraggeberin für das Training, Nachtraining, Fine-Tuning oder die Weiterentwicklung von KI-Modellen verwen- det werden. Eine Nutzung zu diesen Zwecken ist ausschließlich auf Grundlage einer aus- drücklich und gesondert gegenüber dem KI-Anbieter abgegebenen Entscheidung und Zu- stimmung der jeweiligen nutzenden Person zulässig.

Die Nutzung der Plattform und aller wesentlichen Lern‑, Reflexions‑ und Coaching‑Funktio- nen muss auch ohne Aktivierung KI‑gestützter Funktionen vollumfänglich möglich sein. KI- gestützte Funktionen dürfen ausschließlich ergänzende Unterstützungs-, Komfort- und/ oder Individualisierungsfunktionen bereitstellen und dürfen keine Voraussetzung für die Nutzung oder Wirksamkeit der Kernfunktionen der Plattform sein.

KI‑Systeme dürfen keine automatisierten Leistungs‑, Verhaltens- oder Eignungsbewertungen von nutzenden Führungskräften für Dritte erzeugen. KI‑gestützte Funktionen dürfen weder unmittelbar noch mittelbar zur Vorbereitung, Unterstützung oder Ableitung von 22

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Entscheidungen über Beschäftigte verwendet werden. Insbesondere dürfen durch KI‑Funkti- onen keine Aussagen, Empfehlungen oder Bewertungen erzeugt werden, die für Personal-, Beurteilungs-, Auswahl-, Beförderungs-, Leistungs- oder Entwicklungsentscheidungen ge- nutzt werden können. KI‑Funktionen dürfen zudem keine Profilbildung im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO vornehmen, soweit diese der Bewertung, Klassifizierung, Rangbildung oder Prog- nose von Leistung, Verhalten, Eignung oder Entwicklungspotenzialen der Nutzenden dient.

Alle KI‑gestützten Auswertungen sind ausschließlich im privaten, durch andere Personen nicht einsehbaren Bereich der jeweiligen Nutzenden darzustellen. Sofern KI‑gestützte Funkti- onen eingesetzt werden, müssen die zugrunde liegenden Empfehlungen oder Unterstüt- zungsleistungen für die Nutzenden in nachvollziehbarer und verständlicher Form erläutert werden. Die jeweilige KI-Unterstützung muss für die Nutzenden als KI-gestützte Funktion eindeutig erkennbar sein.

Sofern im Rahmen der Plattform KI‑gestützte Funktionen eingesetzt werden, sind die jeweils einschlägigen regulatorischen Anforderungen an den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu berücksichtigen, insbesondere die Vorgaben der Verordnung zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für Künstliche Intelligenz (EU AI Act) in der jeweils geltenden Fassung.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass eingesetzte KI‑Funktionen keine verbotenen oder hochriskanten KI‑Anwendungen im Sinne des EU AI Act darstellen. Der Auftragnehmer hat in seiner technischen Dokumentation die Zweckbestimmung der eingesetzten KI-Systeme ge- mäß Art. 3 Nr. 12 KI-VO (Verordnung über künstliche Intelligenz) so zu definieren und zu do- kumentieren, dass die angebotene Lösung nicht unter Anhang III Nr. 4 KI-VO (Beschäfti- gung, Arbeitnehmermanagement) fällt. Eine nachträgliche Umstufung oder Änderung der Zweckbestimmung durch die Auftraggeberin ist ausgeschlossen (Art. 25 KI-VO). Der Auftrag- nehmer hat die Nichteinstufung als Hochrisiko-KI-System nachvollziehbar zu dokumentieren.

Der Auftragnehmer stellt weiterhin sicher, dass er Anbieter des im Rahmen der Plattform ein- gesetzten KI‑Systeme im Sinne des EU AI Act bleibt. Die Lösung ist durch geeignete techni- sche und organisatorische Maßnahmen so auszugestalten, dass die Auftraggeberin durch Nutzung, Administration oder Konfiguration der Plattform nicht in die Rolle eines Anbieters der eingesetzten KI‑Systeme übergeht. Insbesondere dürfen der Auftraggeberin keine Funk- tionen bereitgestellt werden, die eine eigenständige wesentliche Änderung des KI‑Systems, eine Änderung seiner Zweckbestimmung oder eine Kennzeichnung des KI‑Systems mit Na- men, Marken oder sonstigen Kennzeichen der Auftraggeberin ermöglichen, soweit hierdurch eine Anbieterstellung der Auftraggeberin begründet werden könnte.

Die Nutzung KI‑gestützter Funktionen erfolgt ausschließlich unter Wahrung der Grundsätze von Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Nicht‑Diskriminierung und menschlicher Entschei- dungsfreiheit. Eine automatisierte Bewertung oder Klassifizierung von Leistung, Verhalten oder Eignung von Nutzenden ist ausgeschlossen.

7. Anforderungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit

Die zu beschaffende Plattform muss mindestens folgende datenschutzrechtlichen Anforde- rungen erfüllen:

• Die Plattform muss eine vollständige DSGVO‑Konformität nachweisen, inklusive Auf- tragsverarbeitungsvertrag (AVV). 23

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• Die Datenverarbeitung muss ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands (be- vorzugt) oder der EU erfolgen. • Die Plattform muss by default eine personenbezogene Leistungs‑ oder Verhaltensbe- wertung für Dritte ausschließen. Auch eingesetzte Coaches dürfen keinen Zugriff auf individuelle Selbstreflexionen oder persönliche Inhalte der Nutzenden erhalten, sofern diese nicht ausdrücklich durch die jeweilige nutzende Person freigegeben wurden.

Die Plattform soll aggregierte und anonymisierte Nutzungsstatistiken zum Zweck des Monito- rings und der Steuerung bereitstellen (Details siehe Kapitel 9).

7.1 Einhaltung der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO)

Die angebotene Lösung muss vollständig den Anforderungen der DSGVO, des Bundesda- tenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Hamburgischen Datenschutzgesetzes (HmbDSG) ent- sprechen. Insbesondere sind die Grundsätze der Datenverarbeitung nach Art. 5 DSGVO ver- bindlich umzusetzen, darunter:

• Rechtmäßigkeit, Transparenz und Zweckbindung • Datenminimierung und Speicherbegrenzung • Integrität und Vertraulichkeit der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer klar definierten Rechtsgrundlage bzw. freiwilliger Einwilligungen der Nutzenden und nur für die Zwecke der Nutzung der Plattform. Transparente Datenschutzerklärungen und Einwilligungs- prozesse sichern dies ab. Personenbezogene Daten werden nur im minimal erforderlichen Umfang verarbeitet und Nutzende haben Kontrolle über Datenfreigaben.

7.2 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Der Anbieter muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO nachweisen. Dazu zählen insbesondere:

• Verschlüsselung personenbezogener Daten • Pseudonymisierung, wo sinnvoll • Zugriffsbeschränkungen nach dem Need‑to‑know‑Prinzip • Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe • regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests

Die Maßnahmen müssen dem Stand der Technik entsprechen und sich an anerkannten Standards wie dem BSI IT‑Grundschutz orientieren.

7.3 Rechte der Nutzenden

Die Plattform muss technische und organisatorische Voraussetzungen schaffen, um die Rechte der betroffenen Personen gemäß Art. 12 ff. DSGVO sicherzustellen, insbesondere:

• Recht auf Auskunft • Recht auf Berichtigung • Recht auf Löschung • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen

Diese Rechte müssen ohne unzumutbaren Aufwand ausgeübt werden können und dürfen keine negativen Konsequenzen für die Nutzenden haben.

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8. Implementierung und Rollout

Die Regelungen zu Implementierung und Rollout ergänzen die Support‑ und Betreuungsleis- tungen gemäß Kapitel 3.4 und ersetzen diese nicht.

Die Implementierungs‑ und Onboarding‑Leistungen sind so auszugestalten, dass sie auch bei wiederholten Abrufen, neuen Nutzungskohorten oder dienststellenbezogenen Nutzungen skalierbar eingesetzt werden können.

Produktdokumentationen, Nutzendenhilfen sowie Schulungs‑ und Unterstützungsangebote sollen barrierefrei gestaltet sein, soweit sie Bestandteil der vertraglich geschuldeten Leistun- gen sind.

Die organisatorische Einführung und Nutzung der Plattform erfolgt durch die Auftraggeberin im Rahmen der geltenden Mitbestimmungs- und Beteiligungsregelungen.

8.1 Onboarding-Prozess

Der Auftragnehmer muss einen strukturierten und praxistauglichen Onboarding‑Prozess be- reitstellen, der eine reibungslose Einführung der Plattform für alle relevanten Zielgruppen si- cherstellt.

Der Onboarding‑Prozess umfasst insbesondere:

• Planung, Durchführung und Nachbereitung von Einführungssessions zur Nutzenden- registrierung, Anmeldung und grundlegenden Nutzung der Plattform • Bereitstellung verständlicher und zielgruppenspezifischer Onboarding‑Materialien, z.B. digitale Nutzendenhandbücher, Kurzanleitungen, Erklärvideos oder vergleichbare Hilfsmittel • Unterstützung der Auftraggeberin bei der Erstkonfiguration der Plattform, insbeson- dere im Hinblick auf Lizenzverwaltung, Rollen‑ und Rechtevergabe, die Einbindung von Coaches des ZAF sowie die Einrichtung von Schnittstellen, Authentifizierungsver- fahren und Integrationen in bestehende Systeme • Sicherstellung, dass der Onboarding‑Prozess keinen erhöhten administrativen Auf- wand für die Auftraggeberin verursacht

Der Onboarding‑Prozess ist so zu gestalten, dass sowohl einzelne Kohorten als auch wie- derkehrende Abrufe von Lizenzen effizient unterstützt werden können. Die Onboarding‑Mate- rialien und ‑Formate sind zudem so bereitzustellen, dass sie bei Bedarf für weitere Nut- zungszyklen, Kohorten oder dienststellenbezogene Nutzungen wiederverwendet werden können.

8.2 Schulungen und Einführungsveranstaltungen

Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin durch begleitende Schulungs- und Einfüh- rungsmaßnahmen, um eine sichere und zielgerichtete Nutzung der Plattform zu ermöglichen.

Dies umfasst insbesondere:

• Einführungsschulungen für Führungskräfte, die die Nutzung der Plattform im Kontext der jeweiligen Einsatzszenarien (z.B. Modulreihe Führung, umfassendes Lernange- bot) erläutern

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• Einweisung und Unterstützung für Moderierende und Coaches des ZAF, insbeson- dere im Hinblick auf Gruppen‑, Peer‑ und Community‑Formate sowie die Nutzung der hierfür vorgesehenen Plattformfunktionen • Einweisung und Unterstützung der mit der Administration, Organisation, Betreuung, Teilnehmendenunterstützung und Durchführung des Angebots befassten Mitarbeiten- den des ZAF, insbesondere hinsichtlich Nutzendenverwaltung, Lizenzmanagement, Rollenverwaltung, FAQ, grundlegender Fehleranalyse sowie der technischen und or- ganisatorischen Einbindung in die Prozesse des ZAF • Unterstützung bei der didaktischen und organisatorischen Einbettung der Plattform in bestehende Fortbildungsprogramme und Lernformate des ZAF • Bereitstellung von Schulungs- und Informationsmaterialien in durch die Auftraggebe- rin bearbeitbarer oder dauerhaft nutzbarer Form (z.B. bei neuen Kohorten oder dienststellenbezogenen Nutzungen)

Die Schulungs- und Einführungsleistungen sind so auszurichten, dass sie eine selbststän- dige Nutzung der Plattform durch die Auftraggeberin und die eingesetzten Coaches ermögli- chen.

8.3 Zeit- und Ablaufplan

Der Auftragnehmer muss zu Beginn der Vertragslaufzeit einen nachvollziehbaren und realis- tischen Zeit‑ und Ablaufplan für die Implementierung und den Rollout der Plattform vorlegen.

Der Zeit‑ und Ablaufplan muss mindestens folgende Phasen abbilden:

• Initiale Abstimmungs- und Vorbereitungsphase, einschließlich technischer Einrich- tung, Integration in bestehende Systeme und Onboarding‑Vorbereitung • Test- und Abnahmephase einschließlich technischer Integrationstests, Funktionstests und Freigabe durch die Auftraggeberin • Onboarding‑Phase, einschließlich Einführung der ersten Nutzenden und begleitender Unterstützungsmaßnahmen • Nutzungs- und Umsetzungsphase, bestehend aus Selbstcoaching‑, Peer‑Coaching‑, Gruppen‑ und Community‑Formaten gemäß den jeweiligen Einsatzszenarien • Abschluss‑ und Übergangsphase, einschließlich Abschlussreflexion und Vorbereitung weiterer Abrufe

Der Zeit‑ und Ablaufplan ist so zu gestalten, dass eine kontinuierliche Entwicklung von Teil- nehmenden über einen Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten je Nutzungszyklus unterstützt wird. Anpassungen des Zeit‑ und Ablaufplans an unterschiedliche Einsatzszenarien (z.B. Mo- dulreihe Führung, dienststellenbezogene Nutzung) müssen möglich sein. Der Zeit‑ und Ab- laufplan ist mit der Auftraggeberin abzustimmen und bei Bedarf fortzuschreiben.

Die Leistungen im Rahmen der Implementierung und des Rollouts sind so zu erbringen, dass auf Seiten der Auftraggeberin keine projektähnlichen Mitwirkungspflichten entstehen. Die Mit- wirkungsleistungen der Auftraggeberin sind auf das für Abstimmung, Abnahme und fachliche Entscheidungen erforderliche Maß zu beschränken.

9. Monitoring und Erfolgskontrolle

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Die Plattform muss eine skalierbare, datengestützte Auswertung der Nutzung des Angebots ermöglichen. Ziel ist es, durch automatisiert bereitgestellte, aggregierte Nutzungsdaten eine transparent nachvollziehbare Grundlage für Monitoring, Erfolgskontrolle und Weiterentwick- lung des Angebots und der Führungsfortbildung zu schaffen. Sie begründet keinen Anspruch auf individuelle Anpassungen für einzelne Nutzende oder Dienststellen.

Die Datenauswertung erfolgt ausschließlich auf Basis aggregierter und anonymisierter Nut- zungsdaten. Die Verarbeitung und Darstellung der Daten darf keine Rückschlüsse auf ein- zelne Nutzende und keine personen- oder dienststellenbezogenen Leistungs-, Verhaltens- oder Eignungsbewertungen ermöglichen.

Die Auswertungsfunktion ist so auszugestalten, dass sie auch bei einer steigenden Anzahl von Nutzenden skalierbar nutzbar bleibt und eine kontinuierliche Analyse der Nutzung auf aggregierter Ebene ermöglicht.

9.1 Nutzungsstatistiken und Reporting

Zur Unterstützung des Monitorings und der Erfolgskontrolle stellt der Auftragnehmer der Auf- traggeberin über ein Dashboard der Web‑App kontinuierlich aktuelle, aggregierte und anony- misierte Nutzungsdaten zur Verfügung. Die Nutzungsdaten sollen geeignet sein, den Umfang und die Intensität der Inanspruchnahme des Angebots nachvollziehbar darzustellen und da- mit Rückschlüsse auf die Wirtschaftlichkeit und den Ressourceneinsatz zu ermöglichen. Die Daten müssen so aufbereitet und bereitgestellt sein, dass insbesondere auch zeitliche Ent- wicklungen der Nutzung nachvollziehbar sind (z.B. Nutzungsverläufe bzw. wiederholte Nut- zung über mehrere Wochen oder Monate).

Die Anonymisierung muss auch bei kleinen Nutzungskohorten oder Dienststellen sicherge- stellt sein. Hierfür sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vorzusehen, z.B. Mindestgruppengrößen für Auswertungen, Zusammenfassung von Datenbeständen oder Unterdrückung von Auswertungen bei zu geringer Fallzahl.

Die bereitgestellten Nutzungsdaten dienen ausschließlich der übergreifenden Steuerung des Angebots, der Überprüfung von Zielerreichung und Nutzung des eingesetzten Angebots ins- gesamt, der Bewertung der Wirtschaftlichkeit sowie der Weiterentwicklung der Führungsfort- bildung. Sie dürfen nicht für Leistungs‑, Verhaltens- oder Eignungsbewertungen einzelner Nutzender genutzt werden.

Über das Dashboard sind mindestens folgende Informationen bereitzustellen:

• Anzahl aktivierter Lizenzen (6- und 12-Monats-Modell) • Anzahl aktiver Nutzender • Nutzungsintensität (z.B. Nutzungsdauer, Nutzungsfrequenz) • Abschluss- bzw. Nutzungsraten der einzelnen Micro-Lernangebote, Selbstreflexionen und Transferübungen • Informationen zur Wiederholungs- und Kontinuitätsnutzung (z.B. Anteil der Nutzen- den mit wiederkehrenden Aktivität über mehrere Nutzungswochen) • Beteiligung an Austauschformaten (z.B. durchschnittliche Häufigkeit von Peer- Coaching-Austauschen, Beteiligungsraten an Gruppen- und Community-Sessions) • Themen- und Inhaltsnutzung in aggregierter Form

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Das Reporting und die Nutzungsstatistiken dürfen keine Informationen zur Aktivierung, Nut- zung, Häufigkeit oder Ablehnung optionaler KI-Funktionen auf Personenebene enthalten. So- weit Auswertungen zu KI-Funktionen bereitgestellt werden, dürfen diese ausschließlich voll- ständig anonymisiert und aggregiert erfolgen.

Die bereitgestellten Informationen müssen kumuliert und nicht personenspezifisch sowie voll- ständig anonymisiert sein. Rückschlüsse auf einzelne Personen oder Dienststellen sowie personen- und dienststellenbezogene Leistungsbewertungen sind auszuschließen.

Die im Rahmen der nutzungsbezogenen Erfolgsindikatoren gemäß Kapitel 9.2 herangezoge- nen Kennzahlen basieren ausschließlich auf den beschriebenen Nutzungsdaten und sind vollständig über das Dashboard abzubilden. Darüber hinausgehende Datenerhebungen sind nicht erforderlich.

Die Web‑App soll es den Nutzenden zudem ermöglichen, Feedback, Hinweise zu Funktions- einschränkungen und Verbesserungsvorschläge direkt über die Plattform an den Support des Auftragnehmers zu übermitteln.

Die Behebung von Fehlern (Bugs) ist mit den Lizenzgebühren abgegolten.

9.2 Nutzungsbezogene Erfolgsindikatoren

Zur Bewertung der Nutzung und der Umsetzung des digitalen (Selbst-)Coaching- und Lern- angebots werden indikative Erfolgskennzahlen herangezogen. Diese basieren ausschließlich auf den gemäß Kapitel 9.1 bereitgestellten aggregierten und anonymisierten Nutzungsdaten der Plattform. Die nutzungsbezogenen Erfolgsindikatoren erlauben keine Rückschlüsse auf einzelne Personen oder Dienststellen und ermöglichen keine Leistungsbewertungen.

Die Erfolgsindikatoren dienen der Steuerung, Reflexion und Weiterentwicklung des Angebots sowie der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit. Sie begründen keine vertragli- chen Erfolgspflichten, Garantien oder Mindestleistungen des Auftragnehmers.

Als Zielgrößen werden insbesondere herangezogen:

• Nutzungsintensität: Mindestens 70% der zugewiesenen Lizenzen werden über einen Zeitraum von mindestens drei Monaten aktiv genutzt. • Kontinuität der Nutzung: Mindestens 70% der aktiven Nutzenden greifen innerhalb eines Zeitraum von acht aufeinanderfolgenden Wochen in mindestens zwei unter- schiedlichen Nutzungswochen auf Inhalte, Selbstreflexions- und/ oder Austauschfor- mate der Plattform zu. • Nutzungstiefe: Mindestens 70% der aktiven Nutzenden greifen auf mindestens zwei unterschiedliche Formate (z.B. Lerninhalte, Selbstreflexionsangebote, Transferübun- gen) zu. • Beteiligung an Austauschformaten: Mindestens 70% der Nutzenden (ausgenommen Einsatzszenario E-Learning) beteiligen sich innerhalb von sechs Monaten an mindes- tens zwei Peer-Coaching- und/ oder Gruppenformaten.

Die konkreten Zielgrößen und Schwellenwerte können durch die Auftraggeberin im Laufe der Nutzung weiterentwickelt werden.

9.3 Umgang mit Abweichungen von Zielgrößen

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Die Zielgrößen dienen der transparenten Steuerung und Bewertung des Angebots sowie der Schaffung einer belastbaren Entscheidungsgrundlage für die Weiterentwicklung, Anpassung oder Beendigung der Nutzung. Die Auswertung der Zielgrößen ermöglicht insbesondere Rückschlüsse auf die tatsächliche Inanspruchnahme und Nutzung des Angebots und unter- stützt damit die Beurteilung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit.

Werden einzelne Zielgrößen nicht erreicht, dient dies als Anlass für eine gemeinsame Ana- lyse zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer. Ziel ist es, mögliche Ursachen zu identifi- zieren und geeignete Anpassungs- oder Weiterentwicklungsmaßnahmen für das Fortbil- dungsangebot des ZAF abzuleiten (z.B. Anpassung von Nutzungsunterstützung, Kommuni- kation oder Einbindung in Fortbildungsangebote). Dabei wird erwartet, dass der Auftragneh- mer sich aktiv beteiligt und seine fachliche und systembezogene Expertise in geeigneter Weise einbringt.

Das Nichterreichen einzelner Zielgrößen begründet jedoch keine Sanktionen, Vertragsstrafen oder automatischen Kündigungsrechte. Die Erfolgsindikatoren sind als Steuerungs‑ und Ent- wicklungsinstrumente zu verstehen.

10. Anforderungen an den Anbieter

10.1 Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance

Der Anbieter muss die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen und regulatorischen An- forderungen sicherstellen, insbesondere der DSGVO.

Dies umfasst insbesondere:

• Vollständige DSGVO‑Konformität, einschließlich des Abschlusses eines AVVs gemäß Art. 28 DSGVO • Umsetzung geeigneter TOM zum Schutz personenbezogener Daten • Betrieb der Plattform auf Servern innerhalb Deutschlands (bevorzugt) oder der EU • Transparente Regelungen zur Datenverarbeitung, -speicherung und -löschung, ein- schließlich klar geregelter Zugriffs- und Berechtigungskonzepte • Einhaltung der Grundsätze der Datensparsamkeit, Zweckbindung und Zugriffsbe- schränkung

Der Anbieter stellt sicher, dass die Plattform nach den Grundsätzen des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen („Privacy by De- sign“ und „Privacy by Default“) betrieben wird.

Änderungen an Art, Umfang oder Zweck der Datenverarbeitung sind der Auftraggeberin rechtzeitig mitzuteilen, soweit sie datenschutzrechtlich relevant sind. Der Anbieter unterstützt die Auftraggeberin bei der Erstellung und Aktualisierung datenschutzrechtlicher Dokumentati- onen, übernimmt jedoch keine datenschutzrechtliche Verantwortung für behördliche Verfah- rensentscheidungen.

Der Anbieter stellt sicher, dass sämtliche personenbezogenen Daten im Einklang mit der DSGVO verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere:

• Eine nachvollziehbare Beschreibung der Datenverarbeitungsprozesse

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• Die Unterstützung der Auftraggeberin bei der Wahrnehmung ihrer datenschutzrechtli- chen Pflichten • Die fortlaufende Überprüfung und Anpassung der Datenschutz‑ und Sicherheitsmaß- nahmen

Der Anbieter unterstützt die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen gemäß Art. 12 ff. DSGVO, insbesondere Auskunft, Berichtigung und Löschung personenbezogener Daten. Die Umsetzung dieser Rechte erfolgt ohne Einsichtnahme in inhaltliche Selbstreflexi- onen oder vertrauliche Coaching‑Inhalte der Nutzenden.

Die Plattform ist nicht zur Überwachung, Bewertung oder Kontrolle des Verhaltens oder der Leistung von Beschäftigten bestimmt. Eine entsprechende Nutzung ist ausgeschlossen.

Die Informationssicherheitsmaßnahmen des Anbieters sollen sich am IT‑Grundschutz des BSI orientieren und ein dem Schutzbedarf angemessenes Sicherheitsniveau gewährleisten. Der Anbieter stellt sicher, dass die getroffenen Maßnahmen zur Informationssicherheit regel- mäßig überprüft und bei veränderten Rahmenbedingungen oder technischen Entwicklungen angemessen angepasst werden.

Sicherheitsrelevante Vorfälle sind der Auftraggeberin unverzüglich in geeigneter Form mitzu- teilen, soweit sie die Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit der Plattform oder der ver- arbeiteten Daten betreffen.

Die Plattform dient der Nutzung durch Beschäftigte der FHH. Eine Verarbeitung personenbe- zogener Daten externer Dritter ist nicht vorgesehen, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart wird.

Bei der Entwicklung, dem Betrieb oder der Erweiterung der Plattform werden anerkannte Prinzipien der sicheren und qualitätsgesicherten Softwareentwicklung berücksichtigt. Für in- dividuell angepasste oder erweiterte Funktionalitäten (z.B. Customizing) ist eine angemes- sene technische Dokumentation bereitzustellen.

Bei der Gestaltung und Weiterentwicklung der Plattform werden die Anforderungen an die barrierefreie Nutzung digitaler Dienstleistungen für natürliche Personen berücksichtigt. Soll- ten einzelne Anforderungen der Barrierefreiheit aus technischen Gründen nicht vollständig umsetzbar sein, sind diese Abweichungen transparent darzustellen und zu begründen. Wei- tergehende datenschutzrechtliche Anforderungen bleiben hiervon unberührt.

10.2 Support- und Betriebsorganisation

Der Anbieter muss eine geeignete Support‑ und Betriebsorganisation vorhalten, um den stabilen und sicheren Betrieb der Plattform zu gewährleisten.

Dies umfasst insbesondere:

• Bereitstellung eines Second‑ und Third‑Level‑Supports • Klare Support‑ und Eskalationswege • Unterstützung der Auftraggeberin bei technischen, organisatorischen und nutzungs- bezogenen Fragestellungen • Fähigkeit zur Bereitstellung von aggregierten Nutzungs‑ und Betriebsinformationen im Rahmen des Reportings

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Die Support‑ und Betriebsleistungen sind dauerhaft und unabhängig von einzelnen Nut- zungsszenarien sicherzustellen.

11. Vertragsbedingungen und Vergabe

11.1 Vertragsform, Laufzeit und Rahmenbedingungen

Der Auftrag wird als EU‑weiter Rahmenvertrag über die zeitlich befristete Nutzung von Lizen- zen für ein digitales (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot geschlossen.

Der Rahmenvertrag wird mit einer festen Laufzeit von vier Jahren abgeschlossen. Eine auto- matische Verlängerung oder Verlängerungsoption über diese Laufzeit hinaus ist ausge- schlossen. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit endet der Vertrag ohne gesonderte Kündigung.

Lizenzen, die vor Ablauf der Vertragslaufzeit wirksam beauftragt wurden, können unabhängig vom Vertragsende bis zum Ablauf ihrer jeweiligen individuellen Laufzeit vollständig genutzt werden. Das Vertragsende berührt die Laufzeit bereits beauftragter Lizenzen nicht.

Innerhalb der Vertragslaufzeit können durch Dataport für die Auftraggeberin abrufweise Li- zenzen gemäß den in dieser Leistungsbeschreibung definierten Rahmenbedingungen beauf- tragt werden. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf eine bestimmte Mindestabnahmemenge oder auf Ausschöpfung der vorgesehenen Höchstwerte besteht nicht.

Die Leistungserbringung erfolgt auf Grundlage der einzelnen Abrufe. Nicht abgerufene Volu- mina begründen keinen Vergütungsanspruch.

Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Plattform einschließlich aller für die Nutzung in den vorgesehenen Einsatzszenarien erforderlichen Funktionen, Inhalte und Integrationen spätes- tens bis zum ersten Nutzungszeitpunkt (voraussichtlich ab 1.1.2027) einsatzbereit ist. Die Festlegung des spätesten Einsatztermins dient der Sicherstellung der Einbindung des Ange- bots in bestehende Führungsfortbildungsprogramme. Sofern für die vollständige Bereitstel- lung der Leistungen inhaltliche, technische oder organisatorische Anpassungen erforderlich sind, sind diese innerhalb des vertraglich vereinbarten Leistungsumfangs und ohne geson- derte Vergütung bis zu diesem Zeitpunkt umzusetzen.

Die Einhaltung der Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0 und EN 301 549 stellt ein wesentliches Leistungsmerkmal dar. Die Einsatzfreigabe der Plattform zur Nutzung im Rahmen dieses Vertrages setzt voraus, dass die Barrierefreiheit in dem ver- einbarten Umfang gewährleistet ist.

Der Übergang in den Produktivbetrieb erfolgt erst nach bestandener fachlicher und techni- scher Abnahme durch die Auftraggeberin.

11.2 Preisgestaltung und Abrechnung

Das Angebot muss eine transparente, nachvollziehbare und vollständig kalkulierbare Preis- struktur enthalten.

• Dazu ist das Dokument Teil C – Preisblatt vollständig auszufüllen.

Die angebotenen Lizenzpreise müssen sämtliche in der Leistungsbeschreibung beschriebe- nen inhaltlichen, funktionalen, technischen sowie betrieblichen Leistungen abdecken,

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einschließlich Betrieb, Wartung, Hosting, Support, Onboarding, Schulungen, Integration und Reporting.

Die Abrechnung erfolgt abrufbezogen auf Grundlage der jeweils beauftragten Lizenzmengen und unabhängig davon, ob die Lizenzen im Rahmen zentraler ZAF‑Angebote oder dienststel- lenbezogener Nutzungen eingesetzt werden. Es gelten stets die im Rahmenvertrag verein- barten Konditionen. Ein Anspruch auf Ausschöpfung der Höchstmenge besteht nicht.

11.3 Einsatz von Unterauftragnehmern

Der Einsatz von Unterauftragnehmern ist zulässig, sofern dadurch keine Einschränkungen der Leistungserbringung, keine zusätzlichen Aufwände für die Auftraggeberin und keine ge- sonderten Abrechnungsbeziehungen entstehen.

Der Auftragnehmer bleibt in jedem Fall alleiniger Vertragspartner gegenüber Dataport bzw. der Auftraggeberin und trägt die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Leistungser- bringung, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Informationssicherheit und Support.

11.4 Risiken und Maßnahmen zur Risikominimierung

Zur Sicherstellung einer erfolgreichen Einführung, Nutzung und nachhaltigen Wirkung des Angebots sind durch den Auftragnehmer geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung vor- zusehen.

Hierzu zählen insbesondere:

• Maßnahmen zur Steigerung der Nutzendenakzeptanz, z.B. durch strukturierte Einfüh- rung, verständliche Onboarding‑Materialien und nutzerfreundliche Gestaltung • Unterstützung der Nutzungskontinuität durch optionale, nutzendenfreundliche Erinne- rungs- und Hinweisfunktionen, z.B. digitale Reminder, die datenschutzkonform gestal- tet sind, keine Leistungs-, Verhaltens- oder Eignungsbewertungen ermöglichen und durch die Nutzenden individuell konfigurierbar oder deaktivierbar sind • Transparente Regelungen und Funktionen zur Stärkung des Datenschutz‑ und Ver- trauensverständnisses der Nutzenden, insbesondere bei sensiblen Reflexions- und Entwicklungsinhalten, z.B. durch transparente Kommunikation zur Datenverarbeitung, klare Trennung privater Nutzungsbereiche und aktive Steuerungsmöglichkeiten für die Nutzenden • Technische und organisatorische Maßnahmen zur Reduzierung von Nutzungshürden bei unterschiedlichen digitalen Vorerfahrungen der Nutzenden, z.B. durch eine intui- tive Benutzungsoberfläche und niedrigschwellige Einstiegsmöglichkeiten sowie unter- stützende Onboarding-Materialien • Barrierefreie Gestaltung der Plattform zur Reduzierung von Nutzungshürden durch eingeschränkte Barrierefreiheit sowie Maßnahmen gegen geringe Nutzendenfreund- lichkeit, z.B. durch ergonomische, konsistente und intuitive Nutzendenführung • Maßnahmen, um Überforderung durch Umfang und/ oder Komplexität der Plattform zu reduzieren, z.B. durch einen modularen Aufbau der Angebote, klare Nutzenden- führung sowie die Möglichkeit, Funktionen und Formate schrittweise und bedarfsori- entiert zu nutzen

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• Transparente Rollen‑ und Erwartungsklarheit für Teilnehmende, Coaches und die Auf- traggeberin, z.B. durch transparente Informationen zu Rollen, Verantwortlichkeiten und Nutzungsmöglichkeiten • Maßnahmen zur Unterstützung einer zeitlich gut integrierbaren Nutzung in den Füh- rungsalltag und nachhaltigen Nutzung über einen längeren Zeitraum, insbesondere durch Micro‑Learning‑Ansätze und flexible Formate sowie digitale Transfer- und Aus- tauschformate

Die Maßnahmen zur Risikominimierung dienen der Unterstützung der Nutzung und Wirksam- keit des Angebots und begründen keine Erfolgspflichten oder Garantien des Auftragnehmers.

Im laufenden Betrieb festgestellte Mängel der Barrierefreiheit sollen dokumentiert und im Rahmen von Weiterentwicklungen angemessen berücksichtigt werden.

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12. Anhang

12.1 Glossar

Abruf Einzelne Beauftragung von Lizenzen oder Leistungen im Rahmen des abgeschlossenen Rahmenvertrags. Ein Abruf begründet jeweils eine eigenständige Leistungspflicht innerhalb der vertraglich vereinbarten Rahmenbedingungen.

Coach (ZAF) Vom ZAF eingesetzte qualifizierte Person zur Moderation, Begleitung und Unterstützung von Peer‑, Gruppen‑ oder Community‑Coaching‑Formaten. Coaches nehmen keine Leistungs-, Verhaltens- oder Eignungsbewertungen der Teilnehmenden vor.

Community‑Session Moderiertes Austauschformat für mehrere Teilnehmende zu ausgewählten Führungsthemen, das dem Erfahrungsaustausch, der gemeinsamen Reflexion und dem Transfer in den Füh- rungsalltag dient.

Digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lern-Plattform Web-App zur individuellen Reflexion, zum kollegialen Austausch und zur begleitenden Ent- wicklung von Führungskompetenzen, die zeit‑ und ortsunabhängig genutzt werden kann.

Einsatzszenario Beschriebener Nutzungskontext der Plattform (z.B. Integration in die Modulreihe Führung, E‑Learning‑Angebot, umfassendes Lern‑ und Netzwerkformat).

KI‑gestützte Funktionen Optionale Funktionen, bei denen Verfahren der Künstlichen Intelligenz zur Unterstützung von Lern‑, Reflexions- oder Transferprozessen eingesetzt werden. Die Nutzung erfolgt aus- schließlich freiwillig und auf Basis einer aktiven Zustimmung der Nutzenden.

Kohorte

Gruppe von Nutzenden, die im Rahmen eines Abrufs eine definierte Anzahl von Lizenzen ab einem bestimmten Zeitpunkt und für einen festgelegten Zeitraum von sechs oder zwölf Mo- naten nutzt.

Lizenz Zeitlich befristetes Nutzungsrecht für Personen zur Nutzung der Plattform und ihrer Inhalte gemäß den vertraglich vereinbarten Bedingungen.

Micro‑Learning Kurzformatige Lern‑ oder Reflexionsimpulse, die in überschaubaren Zeiteinheiten bearbeitet werden können und eine flexible Integration in den Arbeitsalltag ermöglichen.

Modulreihe Führung Bestehendes Führungsfortbildungsprogramm des ZAF mit mehreren Modulen, das durch das digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot ergänzt werden soll.

Peer‑Coaching Strukturiertes kollegiales Austausch‑ und Reflexionsformat zwischen Führungskräften auf Augenhöhe, ggf. moderiert oder durch Leitfragen unterstützt.

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Personalisierung Anpassung von Lern‑, Reflexions- oder Empfehlungselementen an individuelle Interessen, Nutzungsmuster oder Entwicklungsbedarfe der Nutzenden, ohne Leistungs-, Verhaltens- oder Eignungsbewertungen.

Rahmenvertrag Vertragliche Vereinbarung, die die Bedingungen für künftige Einzelabrufe von Leistungen oder Lizenzen festlegt, ohne eine Mindestabnahme zu begründen.

SCORM Technischer Standard zur Bereitstellung und Nutzung digitaler Lerninhalte in Lernmanage- mentsystemen (LMS).

Selbstreflexion Angeleitete Auseinandersetzung mit eigenem Führungshandeln, Erfahrungen und Entschei- dungsprozessen mit dem Ziel persönlicher Weiterentwicklung.

Transfer Übertragung von Lern‑ und Reflexionsimpulsen in konkrete Handlungen und Entscheidungen im beruflichen Führungsalltag.

ZAF Zentrum für Aus‑ und Fortbildung der Freien und Hansestadt Hamburg.

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12.2 Führungsleitbild der FHH

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12.3 Übersicht Einsatzszenarien (Kurzfassung)

Die nachfolgende Übersicht fasst die in Kapitel 4.6 beschriebenen Einsatzszenarien des digi- talen (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebots zusammen. Sie dient der Orientierung und stellt keine zusätzlichen oder abweichenden Anforderungen gegenüber den im Hauptdokument beschriebenen Szenarien dar.

Ergänzende Hinweise:

• Die dargestellten Einsatzszenarien können je nach Bedarf einzeln oder kombiniert umgesetzt werden.

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• Die konkrete Ausgestaltung erfolgt stets im Rahmen des vertraglich vereinbarten Funktions- und Leistungsumfangs. • Ein Anspruch auf individuelle Anpassungen oder Sonderleistungen außerhalb des Rahmenvertrags besteht nicht.

12.4 ZAF und Führungsfortbildung

Das ZAF ist die zentrale Einrichtung der FHH für die Aus‑ und Fortbildung von Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung. Es verantwortet die Konzeption, Organisation und Durchführung eines breiten Qualifizierungsangebots für unterschiedliche Zielgruppen und Laufbahnen.

Ein zentraler Bestandteil des Angebots des ZAF ist die Führungsfortbildung, die sich an Füh- rungskräfte der öffentlichen Verwaltung in unterschiedlichen Führungsrollen richtet. Ziel der Führungsfortbildung ist es, Führungskräfte in ihrer fachlichen, methodischen und persönli- chen Entwicklung zu unterstützen und eine gemeinsame, werteorientierte Führungskultur in der FHH zu fördern.

Grundlage der Führungsfortbildung ist das FLB der FHH, das zentrale Führungsperspektiven und Erwartungen an Führungshandeln beschreibt. Die Fortbildungsangebote des ZAF sind darauf ausgerichtet, diese Perspektiven praxisnah zu erarbeiten und deren Umsetzung im Führungsalltag zu unterstützen.

Die Führungsfortbildungen des ZAF sind in der Hanse-Akademie gebündelt und als Prä- senz‑, Online-, Blended-Learning und E-Learning-Formate angelegt. Im Mittelpunkt steht meist die Kombination aus Lern‑, Reflexions‑ und Austauschangeboten. Neben themenspe- zifischen Einzelveranstaltungen im Umfang von etwa einem halben bis zu drei Tagen gehört auch die Modulreihe Führung zum Angebot der Hanse-Akademie. Diese besteht aus mehre- ren aufeinander aufbauenden Modulen und begleitet feste Gruppen von Führungskräften über einen Zeitraum von sieben bis neun Monaten hinweg.

Weitere Informationen zum ZAF sind auf der Internetseite des ZAF abrufbar: https://www.hamburg.de/politik-und-verwaltung/behoerden/personalamt/landesbetriebe/zent- rum-fuer-aus-und-fortbildung. Die dort bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung. Sie sind nicht Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung und begründen keine zusätzlichen oder weitergehenden Anforderungen an die angebotene Leis- tung.

Das in dieser Leistungsbeschreibung beschriebene digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernan- gebot ergänzt die bestehenden Fortbildungsformate des ZAF. Es dient insbesondere dazu,

• Lern‑ und Reflexionsprozesse von Führungskräften zu unterstützen, • den Transfer von Lerninhalten in den Führungsalltag zu fördern, • kollegialen Austausch und Vernetzung über organisatorische Grenzen hinweg zu er- möglichen und • individuelle Entwicklungsprozesse von Führungskräften kontinuierlich zu begleiten.

Die digitale Plattform ist dabei nicht als Ersatz, sondern als ergänzendes und integrierbares Element der Führungsfortbildung vorgesehen. Sie kann sowohl im Rahmen zentral durch das ZAF gesteuerter Fortbildungsangebote als auch für dienststellenbezogene Nutzungen eingesetzt werden.

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12.5 Technische Einordnung/ Systemlandschaft (Übersicht)

Die nachfolgende Darstellung dient der orientierenden Einordnung der technischen System- landschaft der Auftraggeberin, in die das in dieser Leistungsbeschreibung beschriebene digi- tale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernangebot eingebettet werden soll. Sie stellt keine abschlie- ßende technische Spezifikation dar und begründet keine über die Leistungsbeschreibung hinausgehenden Anforderungen.

Ziel der technischen Einordnung ist es, den Bietern ein gemeinsames Verständnis der beste- henden Systemumgebung zu ermöglichen und die vorgesehenen Integrations- und Nut- zungskontexte transparent darzustellen. Maßgeblich für die Umsetzung sind ausschließlich die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen funktionalen und technischen Anforderun- gen.

Die Systemlandschaft der Auftraggeberin umfasst insbesondere folgende Komponenten:

• ZAF‑Lernportal: Das ZAF‑Lernportal dient als zentraler Zugangspunkt für digitale Fortbildungsangebote des ZAF. Es wird zur Buchung, Organisation und Bereitstellung von Lernangeboten genutzt und ist für Führungskräfte der FHH zugänglich. • Scheer IMC Lernmanagementsystem: Das ZAF‑Lernportal basiert auf dem Scheer IMC LMS (imc Learning Suite ab Version 23.6.0 oder einer Nachfolgeversion). Das LMS wird zur Verwaltung von Kursen, Teilnehmenden und Lerninhalten eingesetzt und unterstützt u.a. die Nutzung von SCORM‑Inhalten. • Digitale (Selbst‑)Coaching‑ und Lernplattform (Gegenstand der Ausschreibung): Die zu beschaffende Plattform ist eine webbasierte Anwendung, die eigenständig betrie- ben wird und über definierte Schnittstellen in die bestehende Systemlandschaft ein- gebunden wird. Sie stellt die Coaching‑, Lern‑, Reflexions‑ und Austauschformate be- reit.

Die Einbindung der digitalen (Selbst‑)Coaching‑ und Lernplattform erfolgt abhängig vom je- weiligen Einsatzszenario:

• Integration über das ZAF‑Lernportal: Führungskräfte greifen über das ZAF‑Lernportal auf Angebote zu, z.B. im Rahmen der Modulreihe Führung oder bei dienststellenbe- zogenen Nutzungen. • SSO (Standard: SAML 2.0 und OIDC): Bei Nutzung der Web‑App erfolgt eine Weiter- leitung ohne erneute Anmeldung. • SCORM‑basierte Nutzung: Für reine E‑Learning‑Szenarien werden Inhalte der Platt- form als SCORM‑Pakete (mindestens SCORM 1.2 oder SCORM 1.3/2004) im ZAF- Lernportal bereitgestellt, ohne Weiterleitung zur Web‑App.

Die konkrete Ausgestaltung der Integration richtet sich nach den in der Leistungsbeschrei- bung beschriebenen Einsatzszenarien.

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Führungskräfte

ZAF-Lernportal SCORM-Inhalte SSO / (E-Learning) Weiterleitung

Digitale (Selbst-)Coaching- und Lernplattform

Selbstcoaching- und Trans- Peer-, Gruppen- und Com- Micro-Lerninhalte ferformate munity-Formate

Die skizzierte Systemlandschaft dient ausschließlich der Orientierung. Es werden keine kon- kreten Technologien, Programmiersprachen oder Architekturen vorgegeben. Maßgeblich sind ausschließlich die in der Leistungsbeschreibung definierten funktionalen, technischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen. Änderungen oder Weiterentwicklungen der System- landschaft bleiben vorbehalten und begründen keinen Anspruch auf zusätzliche Leistungen, soweit die Änderungen die in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Integrationsan- forderungen nicht wesentlich verändern.

12.6 Kontaktinformationen

Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt ausschließlich über die Vergabestelle.

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Projektnummer: DP31-202600112

Teil D – Ergänzende Vertragsbedingungen

Vergabegegenstand: Gegenstand der Beschaffung ist die zeitlich begrenzte Lizenzierung und Nutzung einer web-basierten, responsiven (Selbst-)Coaching und Lernplattform. Die Progressive Web-App (PWA) soll Führungskräften zu den fünf Führungsperspektiven des FLBs ein strukturiertes, eigen- verantwortliches Selbstcoaching ermöglichen und kollegiale Lern- und Reflexionsformate anbieten.

Kurzbezeichnung: Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

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Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

Inhalt

§ 1 Vertragsgegenstand ............................................................................................. 3

§ 2 Preisliche Regelungen ......................................................................................... 3

§ 3 Geltungsbereich / Abrufberechtigung / Abnahmemengen ................................ 3

§ 4 Abrufverfahren ...................................................................................................... 4

§ 5 Vertragslaufzeit ..................................................................................................... 5

§ 6 Rechnungsstellung ............................................................................................... 5

§ 7 Datenschutz und Verschwiegenheit .................................................................... 6

§ 8 Complianceklausel ............................................................................................... 7

§ 9 Kommunikationsvereinbarungen ........................................................................ 7

§ 10 Freelancer ............................................................................................................. 7

§ 11 Verhaltenskodex ................................................................................................... 8

§ 12 Sonstige Vereinbarungen ..................................................................................... 8

DP31-202600112 Teil D – Ergänzende Vertragsbedingungen Seite 2 von 9

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§ 1 Vertragsgegenstand

1.1 Gegenstand dieses Rahmenvertrages ist die Bereitstellung von Lizenzen und weitere Dienstleistungen. Der Vertrag besteht aus den in der Anlage Vertragshierarchie aufge- führten Vertragsbestandteilen, deren Auflistung gleichzeitig als Vertragshierarchie (in ab- steigender Reihenfolge) gilt.

1.2 Der Auftragnehmer übernimmt die Verantwortung dafür, dass die vertragsgegenständli- chen Leistungen entsprechend diesem Vertrag und seinen Anlagen ordnungsgemäß er- bracht und den Bedarfsstellen alle benötigten Leistungen jederzeit zu den vereinbarten Bedingungen zur Verfügung gestellt werden.

1.3 Für alle in diesem Vertrag genannten Beträge gilt einheitlich der Euro als Währung.

§ 2 Preisliche Regelungen

2.1 Die angebotenen Preise sind Festpreise (ohne Umsatzsteuer) zzgl. der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Umsatzsteuer, und gelten für die gesamte Vertragslaufzeit, sofern der Auftraggeber in diesem Vertrag oder seinen Anlagen nichts Abweichendes vorgesehen hat. Sie beinhalten sämtliche Nebenkosten, einschließlich der Kosten für die Lieferung in die vom Auftraggeber bezeichneten Räume. Die Übernahme von Fracht-, Speditions-, Verpackungs- oder sonstigen im Leistungsverzeichnis bzw. im Preisblatt nicht genannten Kosten durch den Auftraggeber ist ausgeschlossen.

2.2 Materialkosten, Reisezeiten, Reisekosten und Nebenkosten sind ebenfalls im angebote- nen Preis enthalten.

2.3 Die Abrechnung erfolgt jeweils abrufbezogen für die im jeweiligen Abruf beauftragte An- zahl an Lizenzen. Die Vergütung der im jeweiligen Abruf beauftragten Lizenzen erfolgt unabhängig vom tatsächlichen Beginn der individuellen Nutzungslaufzeiten mit Einrich- tung der jeweiligen Kohorten. Maßgeblicher Leistungszeitpunkt im Sinne der Abrechnung ist die vertragsgemäße Bereitstellung der Lizenzen durch den Auftragnehmer, insbeson- dere die Einrichtung der Kohorte und die Bereitstellung der Zugangsmöglichkeiten. Der Beginn der individuellen Nutzung kann hiervon abweichen und erfolgt entsprechend den im Abruf festgelegten Startzeitpunkten. Die Struktur des Abruf- und Abrechnungsmodells ermöglicht eine haushaltsjahrbezogene Beauftragung und Abrechnung der Lizenzen un- abhängig vom individuellen Nutzungsbeginn.

2.4 Die Fälligkeit der Vergütung ergibt sich aus den für die jeweilige Leistung jeweils vom Auftraggeber einbezogenen EVB-IT AGB (s. Anlagen des Vertrages), soweit nicht in den im Verhältnis zu den EVB-IT AGB vorrangig geltenden Vertragsbestandteilen etwas an- deres vereinbart wurde.

§ 3 Geltungsbereich / Abrufberechtigung / Abnahmemengen

3.1 Die Bestellung von Leistungen aus dem Rahmenvertrag erfolgt direkt durch den Auftrag- geber beim Auftragnehmer durch die Erteilung von Einzelaufträgen (Abrufe). Mit jedem Abruf kommt ein Einzelvertrag zwischen Auftraggeber und dem Auftragnehmer zustande. Die Anlieferungsstellen werden in den Abrufen benannt.

DP31-202600112 Teil D – Ergänzende Vertragsbedingungen Seite 3 von 9

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Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

3.2 Aufgrund des Rahmenvertrages besteht keine unmittelbare Abnahmeverpflichtung. Diese entsteht erst durch die jeweiligen gesonderten schriftlichen Bestellungen (Abrufe) zu den in den Preislisten genannten Konditionen.

3.3 Bei den in den Preisblättern aufgeführten Mengenangaben handelt es sich um sorgfältig geschätzte Mengenangaben, ermittelt auf der Grundlage des Bedarfs zum Zeitpunkt des Beginns des Vergabeverfahrens. Für die Leistungsabrufe aus diesem Vertrag maßge- bend ist der tatsächliche Bedarf. Eine abschließende verbindliche Festlegung ist mit die- ser Bedarfsschätzung nicht verbunden, so dass keine (Mindest-)Abnahmeverpflichtung besteht. Der Auftraggeber wird auf Grundlage der Entscheidung C-23/20 des Europäi- schen Gerichtshofs vom 17.06.2021 jedoch maximal bis zu einem Höchstwert in Höhe von 150% des bezuschlagten Auftragswertes Leistungen aus diesem Rahmenvertrag abrufen. Wird dieser Höchstwert erreicht, ist der Auftraggeber gem. Ziffer 5.2 berechtigt, den Rahmenvertrag fristlos zu kündigen.

3.4 Dem Auftraggeber sind quartalsweise zum Ende eines jeden Quartals nachfolgende In- formationen in elektronisch auswertbarer Form (Excel-Tabelle) an das Funktionspostfach

dataporteinkaufvertragsmanagement@dataport.de

bezogen auf alle Lieferungen / Leistungen aus diesem Vertrag zur Verfügung zu stellen:

a) Die Summe der bisherigen Einzelabrufe aus diesem Rahmenvertrag (inkl. der be- stellten, aber noch nicht erbrachten Leistungen) nach Menge und Nettowert

b) Die Summe aller bis zum Stichtag aus diesem Rahmenvertrag gelieferten Waren/ erbrachten Leistungen nach Menge und Nettowert

c) Die verbleibende Restsumme / Differenz zu Schätzmenge und Höchstwert

3.5 Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber ungeachtet der regelmäßigen Reports nach 3.4 darauf hinzuweisen, wenn mit einem Abruf 90 % des Höchstwertes erreicht werden würde. Dieser Hinweis hat vor der Bestätigung des Abrufs zu erfolgen, damit der Auftrag- geber vor der Erreichung des Höchstwertes ggf. über eine Anpassung des Abrufs ent- scheiden kann.

§ 4 Abrufverfahren

4.1 Sämtliche Abrufe aus diesem Rahmenvertrag werden im Wege eines vereinfachten Ver- fahrens durch die abrufenden Stellen mit Abrufaufträgen erteilt, in denen die relevanten Bestelldaten wie z. B. Bestell-Nr., Anzahl, Preise, Liefertermine, Lieferadressen, An- sprechpartner, Dienstleistungen aufgeführt sind.

4.2 Auf die Erstellung der EVB-IT Scheine wird bei den einzelnen Abrufen verzichtet. Je nach Beschaffungsfall gelten ergänzend die entsprechenden EVB-IT Vertragsbestimmungen.

4.3 Der Auftragnehmer wird den Auftragseingang in Textform (elektronisch per E-Mail) einen Tag nach geklärtem Auftragseingang unter Mitteilung von Lieferumfang, Preis und

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Liefertermin bestätigen. Sofern einem Abrufauftrag vom Auftragnehmer nicht innerhalb von 3 Werktagen in Textform widersprochen wird, wird dieser mit seinem Bestelldatum wirksam.

4.4 Jeder individuelle Abrufauftrag stellt einen Einzelvertrag dar, der den Bestimmungen die- ses Rahmenvertrages unterliegt.

4.5 Abrufe können bis zum letzten Tag der Laufzeit des Vertrages erfolgen. Die Vertragslauf- zeit bezieht sich auf das Bestelldatum, nicht auf das Lieferdatum.

§ 5 Vertragslaufzeit

5.1 Die Vertragslaufzeit beginnt mit dem Zuschlag und hat eine Laufzeit von 4 Jahren. Der Vertrag endet nach Ablauf von 4 Jahren, ohne dass es einer besonderen Kündigung be- darf. Für die im Vertragszeitraum erfolgten Abrufe gelten sämtliche sich auf die ordnungs- gemäße Erbringung der Leistungen beziehende Regelungen (z.B. Gewährleistung, Pflege, Datenschutz) auch über das Ende des Rahmenvertrages hinaus.

5.2 Wird während der Vertragslaufzeit der Gesamt-Höchstwert erreicht, ist der Auftraggeber berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen.

5.3 Der Auftraggeber kann diesen Rahmenvertrag einseitig um 3 Monate verlängern, wenn das für den Nachfolgevertrag erforderliche Vergabeverfahren nicht rechtzeitig beendet werden konnte und ansonsten ein „vertragsloser“ Zustand bestünde. Diese Verlängerung muss schriftlich bis 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit gegenüber dem Auftragneh- mer mitgeteilt werden. Der daraus resultierende Mehrbedarf ist nicht in den Schätzmen- gen/ im Höchstwert enthalten; diese erhöhen sich entsprechend anteilig.

5.4 Bei einem schwerwiegenden Verstoß gegen die Vertragspflichten kann der Auftraggeber diesen Rahmenvertrag ohne Einhaltung einer Frist schriftlich kündigen.

5.5 Im Falle von geplanten Unternehmensumstrukturierungen und einem damit verbundenen Rechtsträgerwechsel während der Vertragslaufzeit ist es aus Transparenzgründen gebo- ten, dass der Auftragnehmer die Rechtsnachfolge rechtzeitig beim Auftraggeber über das Funktionspostfach dataporteinkaufvertragsmanagement@dataport.de anzeigt. Das gilt insbesondere für diejenigen Arten der Rechtsnachfolge, bei denen eine Veröffentlichung grundsätzlich nicht vorgesehen ist. Der Sachverhalt wird durch den Auftraggeber geprüft, um etwaige Auswirkungen auf die Vertragsausführung bewerten zu können. Zeigt der Auftragnehmer eine entsprechende Rechtsnachfolge nicht oder nicht rechtzeitig an, ge- hen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.

§ 6 Rechnungsstellung

6.1 Rechnungen sollen möglichst ausschließlich per E-Mail im Format PDF als Anlage unter Angabe der Dataport-Bestellnummer im Betreff an die Adresse

dataportlieferantenrechnungen@dataport.de

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versendet werden. Andere Formate können nicht verarbeitet werden. Es soll nur jeweils eine Rechnung pro E-Mail versendet werden. Anlagen zur Rechnung sind dieser E-Mail in einer gesonderten Datei im Format PDF mit der ergänzenden Bezeichnung „Anlage“ im Dateinamen beizufügen.

6.2 Die Rechnung kann alternativ auch schriftlich in Papierform eingereicht werden (Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts, RS 9, Wikingerweg 1, 20537 Hamburg).

6.3 Die Rechnung ist grundsätzlich in Übereinstimmung mit dem Angebot mit den Festpreisen ohne Umsatzsteuer aufzustellen. Von den Festpreisen sind alle vereinbarten Nachlässe, Skonti usw. abzuziehen. Zu dem verbleibenden Nettorechnungsbetrag ist neben dem Steuersatz die Umsatzsteuer am Schluss der Rechnung in einem Betrag gesondert hin- zusetzen und der geforderte Rechnungsbetrag, der die Umsatzsteuer einschließt, aufzu- führen.

6.4 Die Rechnungstellung hat auf Basis der im Preisblatt genannten Mengen- und Preisein- heiten zu erfolgen.

6.5 Für selbstständige Teilleistungen (Teillieferungen) können nach Vereinbarung Teilrech- nungen eingereicht werden.

6.6 Soweit Abschlags- oder Vorauszahlungen vereinbart sind, sind in den Rechnungen hier- über der zutreffende Steuersatz und die darauf entfallende Umsatzsteuer offen auszuwei- sen. Diese Steuerbeträge sind in der Schlussrechnung vom Gesamtbetrag der Umsatz- steuer wieder abzusetzen.

6.7 Der Auftragnehmer wird die Rechnungsstellung für die erbrachten Lieferungen und Leis- tungen gemäß den Vorschriften des § 14 Umsatzsteuergesetz vornehmen. Dies gilt un- abhängig von ggf. vereinbarten Zahlungsplänen.

6.8 Rechnungen ohne Angabe der Bestellnummer können vom Auftraggeber nicht bearbeitet werden. Sollte die Bestellnummer fehlen und es daraufhin zu einer verspäteten Zahlung kommen, ist diese Verzögerung nicht vom Auftraggeber zu vertreten.

6.9 Zahlungen erfolgen innerhalb von 45 Tagen nach Rechnungstellung.

§ 7 Datenschutz und Verschwiegenheit

7.1 Dataport unterliegt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten den Vorschriften der einschlägigen Landesdatenschutzgesetze (zzt. die Datenschutzgesetze der Dataport- Träger-Länder Schleswig-Holstein, Hamburg, Bremen, Sachsen-Anhalt, Mecklenburg- Vorpommern und Niedersachen) sowie der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)

7.2 Der Auftragnehmer hat – auch nach Beendigung und Abschluss des Vergabeverfah- rens – über die ihm dabei bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die mit der Sache befassten Mitarbeiter zu verpflichten.

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7.3 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Regelungen der DSGVO einzuhalten.

§ 8 Complianceklausel

8.1 Die Leistungserbringung erfolgt im Rahmen einer konsequenten Beachtung der dienst- vertragstypischen Abgrenzung der von dem Auftragnehmer zur Vertragsdurchführung eingesetzten Personen einerseits und der Mitarbeiter des Auftraggebers und sonstiger von diesem beauftragter Dritter andererseits. Eine arbeitsteilige Integration der von dem Auftragnehmer eingesetzten Personen in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers ist unbedingt zu vermeiden. Es ist insbesondere auch vertragliche Verpflichtung des Auf- tragnehmers, für eine strenge Beachtung dieser Vorgaben Sorge zu tragen und etwaige Verstöße hiergegen unverzüglich schriftlich an den Auftraggeber zu melden.

§ 9 Kommunikationsvereinbarungen

9.1 Der Auftragnehmer benennt im Angebot einen verantwortlichen Ansprechpartner. Der Auftraggeber wird seinerseits einen Ansprechpartner nach Zuschlagserteilung mitteilen.

9.2 Die gesamte Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber im Rahmen der Durchführung des Vertrages ist mündlich und schriftlich in deutscher Sprache zu führen. Ebenso sind sämtliche vom Auftragnehmer an den Auftraggeber im Rahmen der Durch- führung des Vertrages zu übergebenden Unterlagen in deutscher Sprache abzufassen.

9.3 Der Auftragnehmer schlägt ohne konkreten Abruf durch den Auftraggeber, siehe § 4 Ziffer 4.1, dem Auftraggeber keine Dienstleistungsangebote vor. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass auch seine Unterauftragnehmer dies beachten.

§ 10 Freelancer

10.1 Der Auftragnehmer erklärt,

a) dass für die von ihm sowie von seinen Subunternehmern eingesetzten Personen ar- beitgeberseitige Sozialversicherungsbeiträge in ausreichender Höhe nach den ge- setzlichen Anforderungen abgeführt werden, oder b) die zur Leistungserbringung eingesetzte Person geschäftsführendes Organ einer Gesellschaft ist, die mindestens drei Personen sozialversicherungspflichtig beschäf- tigt, oder c) zwar Personen zur Leistungserbringung eingesetzt werden, die weder die Voraus- setzungen der Ziff. a. noch diejenige der Ziff. b. erfüllen, für die jedoch trotzdem So- zialversicherungsbeiträge in der Höhe abgeführt werden, wie für einen Angestellten mit einem entsprechenden Arbeitsentgelt nach den gesetzlichen Anforderungen zu entrichten wären (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge). Hinweis: freiwillig ge- zahlte Beiträge, die von einer solchen eingesetzten Person geleistet werden, reichen insoweit nicht aus.

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Sollten sich diesbezüglich Änderungen ergeben, werden wir den Auftraggeber umgehend in Textform darüber informieren. Auf Anforderung weisen wir die vollständige Zahlung nach.

10.2 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auf Verlangen des Auftraggebers im konkreten Einzel- fall ein sog. Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung durch- zuführen und das Ergebnis der Prüfung inklusive den Entscheidungsgründen zur Verfü- gung zu stellen. Setzt der Auftragnehmer Subunternehmer ein, hat er sicherzustellen, dass auch diese auf Verlangen des Auftraggebers zur Durchführung eines entsprechen- den Statusfeststellungsverfahrens verpflichtet werden und die Ergebnisse einschließlich der Entscheidungsgründe dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden.

§ 11 Verhaltenskodex

11.1 Dataport und der Auftraggeber bekennen sich zu einer ökologisch und sozial verantwor- tungsvollen Unternehmensführung und setzen sich insbesondere aktiv für ein respekt- volles Miteinander, Diversität, Frauenförderung und Inklusion ein. Unser Handeln fußt auf den Grundsätzen einer freiheitlich demokratischen Grundordnung. Dataport und der Auftraggeber verstehen Vielfalt als Stärke und lehnt jede Form der Diskriminierung auf- grund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion, Behinderung, sexu- eller Orientierung oder sozialem Hintergrund ab. Wir erwarten das gleiche Verhalten von all unseren Lieferanten und dem eingesetzten Personal. Wir setzen voraus, dass die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Verhaltens beachtet und in die Unter- nehmenskultur integriert werden. Weiter sind wir bestrebt, laufend unser unternehmeri- sches Handeln und unsere Produkte und Dienstleistungen im Sinne der Nachhaltigkeit und sozialen Verantwortung zu optimieren und fordern unsere Lieferanten auf, dazu im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes beizutragen.

11.2 Ein Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex kann für das Unternehmen in letzter Konse- quenz Grund und Anlass sein, die Geschäftsbeziehungen einschließlich aller zugehöri- gen Lieferverträge zu beenden.

§ 12 Sonstige Vereinbarungen

12.1 Auf diesen Vertrag und die sich daraus ergebenden rechtlichen Beziehungen zwischen den Vertragsparteien ist ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss aller Vorschriften des Deutschen Internationalen Privatrechtes anwendbar. Die Anwendung des Rechts eines dritten Staates einschließlich dessen Vorschriften zum Kollisionsrecht sowie auch die Anwendung des UN-Kaufrechtes sind ausdrücklich aus- geschlossen.

12.2 Ein Streitfall berechtigt den Auftragnehmer nicht, die zu erbringenden Leistungen zu un- terbrechen oder endgültig einzustellen.

12.3 Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Dies gilt auch für den Verzicht auf das Textformerfordernis.

12.4 Erfüllungsort ist der jeweilige Ort der Leistungserbringung.

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12.5 Gerichtsstand ist Hamburg.

12.6 Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages oder der Vergabeunterlagen oder der in Bezug genommenen Unterlagen unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Vertragsbestimmungen und/oder Unterlagen nicht berührt. Das gleiche gilt, soweit sich herausstellen sollte, dass der Vertrag oder eine Unterlage eine Regelungslücke enthält. Anstelle der unwirksamen, undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke soll eine angemessene Regelung gelten, die dem am nächsten kommt, was die Vertragsparteien vereinbart hätten, sofern sie bei Abschluss des Vertra- ges oder bei der späteren Ergänzung einer Bestimmung diesen Punkt bedacht hätten.

Anlage(n)

Teil D – Anlage Vertragshierarchie

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Vertragshierarchie

für das Verfahren „Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF“

Im Falle der Zuschlagserteilung im Vergabeverfahren: DP31-202600112 gilt folgende Auflis- tung als Vertragshierarchie (in absteigender Reihenfolge, das heißt, dass beispielsweise Teil B – Leistungsbeschreibung Vorrang hat vor den EVB-IT Cloud-AGB):

DP31-202600112 Vertragshierarchie Seite 1 von 1

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Zum Antrag des Bewerbers / Angebot des Bieters

im Vergabeverfahren

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Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes

gemäß Hamburgischem Vergabegesetz (HmbVgG)

Der Bewerber / Bieter / Auftragnehmer erklärt hiermit:

Ich/Wir werde/n im Fall der Auftragserteilung das Tarifvertragsgesetz, das

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und andere gesetzliche Bestimmungen über

Mindestentgelte beachten (§ 3 Abs. 1 u. 2 HmbVgG).

Mein/Unser Unternehmen entlohnt seine Beschäftigten

nach folgendem allgemeinverbindlichen Mindestlohntarifvertrag, an den es nach

Arbeitnehmerentsendegesetz gebunden ist:

nach folgendem Tarifvertrag:

(ohne Auszubildende) bei der Leistungsausführung innerhalb der Bundesrepublik

Deutschland unter Einhaltung der Vorgaben für den Mindestlohn nach § 1 Abs. 2

Mindestlohngesetz (MiLoG vom 11.08.2014, BGBl. I S. 1348) in der jeweils

geltenden Fassung, da es keinem Tarifvertrag unterliegt (§ 3 Abs. 2 HmbVgG).

Mein/Unser Unternehmen beschäftigt keine Mitarbeiter und ist daher nicht an das

Mindestlohngesetz gebunden.

(Hinweis: von der vorstehenden Auswahl ist die zutreffende Variante anzukreuzen und ggf. weiter auszufüllen!)

Dataport | 1

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Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

Zudem erkläre/n ich / wir folgendes:

Bei der Leistungsausführung durch Leiharbeiter sorge/n ich/wir dafür, dass der Verleiher

seinen Beschäftigten bei der Leistungsausführung das gleiche Arbeitsentgelt gewährt wie

vergleichbaren Arbeitnehmern meines/unseres Unternehmens (§ 3 Abs. 3 HmbVgG).

Ich/Wir werde/n vollständige und prüffähige Entgeltabrechnungen über die eingesetzten

Beschäftigten bereithalten. Auf Verlangen werden sie dem Auftraggeber vorgelegt und

Einblick in die Unterlagen über die Abführung von Steuern und Beiträgen sowie die

geschlossenen Unteraufträge gewährt. Die Beschäftigten wurden auf die Möglichkeit

solcher Kontrollen hingewiesen (§ 10 HmbVgG).

Ich/wir werde/n bei der Leistungsausführung nur Unterauftragnehmer einsetzen, die sich

verpflichten, ihren Beschäftigten (ohne Auszubildende) die vorgenannten Mindestentgelte

nach Tarif oder Mindestlohngesetz zu zahlen und vollständige und prüffähige

Entgeltabrechnungen bereitzuhalten. Ich/Wir werde/n die Einhaltung dieser Vorgaben

kontrollieren (§ 5 Abs. 4 Nr. 4 HmbVgG).

Ich/wir werde/n Leistungen nur auf Unterauftragnehmer übertragen, die sich zur

Einhaltung der §§ 3, 5 und 10 HmbVgG verpflichtet haben, und werde/n ihre Einhaltung

kontrollieren (§ 5 Abs. 4 Nr. 4 HmbVgG). Ich/wir werde/n für die Unterauftragnehmer alle in

Nr. 4 geforderten Nachweise vor Auftragserteilung (§ 7 Abs. 2 HmbVgG) sowie alle übrigen

Nachweise auf Verlangen vorlegen.

Mir/Uns sind die Sanktionsmöglichkeiten des § 11 HmbVgG bei schuldhafter

Nichterfüllung der Pflichten aus §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG bekannt (Vertragsstrafe,

Kündigung und Rücktritt vom Vertrag).

Mir/Uns ist bekannt, dass eine falsche, unvollständige oder unterlassene Erklärung oder

Angabe zum Ausschluss vom Wettbewerb, zu Vergabesperre und Eintragung in das GRfW-

Register führen kann.

Mir/Uns ist bekannt, dass alle in diesem Vordruck geforderten Nachweise, Angaben und

Unterlagen vollständig und fristgerecht (nach Wahl der Vergabestelle mit dem

Teilnahmeantrag, dem Angebot oder auf gesondertes Verlangen) vorzulegen sind.

Andernfalls kann die Vergabestelle berechtigt sein, das Angebot vom Wettbewerb

auszuschließen (§ 7 Abs. 1 HmbVgG i.V.m. § 41 UVgO bzw. § 56 VgV).

Dataport | 2

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Cloud-AGB

Ergänzende Vertragsbedingungen für Cloudleistungen

– EVB-IT Cloud-AGB –

Inhaltsangabe 1 Gegenstand des Vertrages............................................................................................................ 2 2 Art und Umfang der Leistungen .................................................................................................... 3 3 Nutzungsverbote ........................................................................................................................... 4 4 Leistungsort ................................................................................................................................... 4 5 Zugriff/Speicherplatz ...................................................................................................................... 5 6 Datenschutz, IT-Sicherheit und Vertraulichkeit ............................................................................. 5 7 Datensicherungsservice/Backup/Herausgabe- und Löschungsanspruch ..................................... 7 8 Verfügbarkeit ................................................................................................................................. 7 9 Reportingpflichten .......................................................................................................................... 8 10 Störungsklassifizierung .................................................................................................................. 9 11 Störungsbeseitigung ...................................................................................................................... 9 12 Änderung der Leistung nach Vertragsschluss durch den Auftragnehmer .................................... 9 13 Pflichten und Leistungen im Zusammenhang mit dem Vertragsende ........................................ 10 14 Nutzungsrechte ........................................................................................................................... 11 15 Unterauftragnehmer .................................................................................................................... 11 16 Vergütung .................................................................................................................................... 12 17 Mitwirkung des Auftraggebers ..................................................................................................... 13 18 Rechte des Auftraggebers bei Mängeln der Leistungen ............................................................. 14 19 Haftungsbeschränkung ................................................................................................................ 14 20 Laufzeit und Kündigung ............................................................................................................... 14 21 Haftpflichtversicherung ................................................................................................................ 15 22 Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte .............................................................. 15 23 Textform....................................................................................................................................... 15 24 Anwendbares Recht, Gerichtsstand ............................................................................................ 15

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Cloud-AGB

Ergänzende Vertragsbedingungen für Cloudleistungen

– EVB-IT Cloud-AGB –

1 Gegenstand des Vertrages 1.1 Gegenstand des Vertrages sind die dort vereinbarten Leistungen des Auftragnehmers. Die Leistungen des Auftragnehmers können insbesondere umfassen: ● Software as a Service (SaaS), ● Platform as a Service (PaaS), ● Infrastructure as a Service (IaaS), ● Managed Cloud Services (MCS), ● Sonstige mit den vorgenannten Leistungen in Zusammenhang stehende Leistungen, wie zum Beispiel initiale Leistungen. Soweit der Auftragnehmer bei der Leistungserbringung im Auftrag Daten des Auftraggebers verarbeitet und/oder hostet, ist dies Teil der geschuldeten Leistungen. 1.2 Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen unter Einhaltung des bei Vertragsschluss jeweils aktuellen Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue - C5 (Basiskriterien). Zudem beachtet der Auftragnehmer die durch den Auftraggeber zum Vertragsinhalt gemachten Sicherheitsanforderungen, z.B. aus seiner Sicherheitsrichtlinie im Sinne des Mindeststandard(s) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zur Nutzung externer Cloud-Dienste. Sofern sich der Anforderungskatalog C5 (Basiskriterien) während der Laufzeit des Vertrages ändert, wird sich der Auftragnehmer bemühen, auch die neuen bzw. geänderten Anforderungen innerhalb angemessener Frist zu erfüllen. Sollte der Auftragnehmer nicht innerhalb von zwölf Monaten (vorbehaltlich einer anderen vom Gesetzgeber vorgegebenen Umsetzungsfrist, die in jedem Fall einzuhalten ist) ab der Veröffentlichung des Nachfolgedokumentes gegenüber dem Auftraggeber auf Anforderung erklären, dass er die neuen und die geänderten Anforderungen erfüllt, hat der Auftraggeber ein mit einer Frist von einem Monat auszuübendes Sonderkündigungsrecht bezogen auf die betroffenen Leistungen. Der Auftraggeber verliert das Sonderkündigungsrecht nicht dadurch, dass er es nicht unverzüglich ausübt. Die Erneuerung eines etwaigen Testats erfolgt im üblichen Prüfungsturnus. 1.3 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, seine Leistungen ständig mit geeigneten technischen Mitteln (Monitoring*) zu überwachen. Die Reportingpflicht aus Ziffer 9 wird hierdurch nicht erweitert. 1.4 Der Auftragnehmer stellt die Leistungen frei von Schaden stiftender Software zur Verfügung. Dies gilt auch für etwaige dem Auftraggeber überlassene Software (z.B. Zugangssoftware*). Der Auftragnehmer gewährleistet darüber hinaus, dass die Leistungen frei von Funktionen sind, die die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten des Auftraggebers oder vom Auftraggeber eingebrachte andere Daten bzw. von ihm eingebrachte Software gefährden und den Vertraulichkeits- oder Sicherheitsinteressen des Auftraggebers zuwiderlaufen durch ● Funktionen zum unerwünschten Absetzen/Ausleiten von Daten, ● Funktionen zur unerwünschten Veränderung/Manipulation von Daten oder der Ablauflogik oder ● Funktionen zum unerwünschten Einleiten von Daten oder unerwünschte Funktionserweiterungen. Unerwünscht ist eine mögliche Aktivität einer Funktion, wenn die Aktivität so weder vom Auftraggeber in seiner Leistungsbeschreibung gefordert, noch vom Auftragnehmer unter konkreter Beschreibung der Aktivität und ihrer Funktionsweise angeboten, noch den Anforderungen des Anforderungskataloges C5 gemäß Ziffer 1.2 genügt. 1.5 Eine Einbeziehung auftragnehmerseitiger AGB* zu Art und Umfang der Cloudleistungen, die als Anlage zum Vertrag aufgenommen wurden, erfolgt nachrangig zum Vertrag und zu den EVB-IT Cloud

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Cloud-AGB

AGB und nur, soweit sie allen anderen vertraglichen Regelungen weder entgegenstehen noch diese beschränken. Wie vorstehend wirksam einbezogen sind die auftragnehmerseitigen AGB* zu Art und Umfang der Cloudleistungen auch, insoweit sie einen dynamischen Änderungsvorbehalt vorsehen, soweit die Änderungen nicht zum Nachteil des Auftraggebers sind und dem Auftraggeber bekannt gemacht wurden. Abweichend hiervon gelten hinsichtlich einzelner konkreter Anforderungen entsprechende Regelungen aus auftragnehmerseitigen AGB* zu Art und Umfang der Cloudleistungen vorrangig zu den EVB-IT Cloud AGB, soweit dies im Kriterienkatalog ausdrücklich vereinbart ist.

2 Art und Umfang der Leistungen 2.1 Software und Platform as a Service (SaaS* und PaaS*) 2.1.1 Soweit eine SaaS*- oder PaaS*-Leistung geschuldet ist, stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ab dem vereinbarten Bereitstellungszeitpunkt die im Vertrag vereinbarte Anwendung/Plattform zur Nutzung in einer vom Auftragnehmer betriebenen Cloudinfrastruktur einschließlich der notwendigen Zugänge zur Verfügung. Der Auftragnehmer sorgt für die vereinbarte Verfügbarkeit gemäß Ziffer 8.1, die vereinbarte Qualität der Leistung (funktional und nichtfunktional) sowie für die Sicherheit im Rahmen seines Verantwortungsbereichs während der gesamten Laufzeit der Leistung. Insbesondere hat der Auftragnehmer die Cloudinfrastruktur und die Anwendung bzw. Plattform so zu dimensionieren, dass diese mit einer im Hinblick auf die zu erwartenden bzw. vereinbarten Zugriffe angemessenen Reaktions- und Ausführungsgeschwindigkeit und mit einem für die bestimmungsgemäße Nutzung ausreichendem bzw. dem vereinbarten Speicherplatz verfügbaren aktuellen Sicherheitspatches und auch im Übrigen den vereinbarten Anforderungen entsprechend zur Verfügung steht. Soweit bei PaaS* der Auftraggeber Anwendungen auf der Plattform betreibt, ist er für diese, deren Verfügbarkeit, Inhalte und Architektur sowie deren Leistungsfähigkeit ebenso wie für seine Entwicklungstätigkeiten verantwortlich. Der Auftraggeber wird ohne vorherige Zustimmung des Auftragnehmers keine Penetrationstests in der jeweiligen Cloudinfrastruktur durchführen oder autorisieren. Darüber hinaus ergibt sich der Umfang der Leistungen aus dem Vertrag. 2.1.2 Soweit vereinbart, ist der Auftragnehmer zur Installation und Integration der im Vertrag vereinbarten Programmstände* der Anwendung/Plattform verpflichtet. Dies erfolgt jeweils innerhalb angemessener Frist, nachdem der Programmstand* verfügbar ist, jedoch unter Beachtung von Ziffer 2.1.5. 2.1.3 Soweit bei SaaS* vereinbart, ist der Auftragnehmer verpflichtet, Programmstände* zur Umsetzung von Änderungen solcher Rechtsvorschriften und technischer Normen zu installieren und zu integrieren, die die Nutzbarkeit der Anwendung/Plattform für den bestimmungsgemäßen Gebrauch beeinflussen. Im Vertrag können darüber hinaus weitere Fälle vereinbart werden, in denen Programmstände* zu installieren und zu integrieren sind. Hierzu können z.B. Anpassungen an geänderte Verwaltungsvorschriften, Tarife oder Schnittstellenanpassungen gehören. Sind derartige Programmstände* nicht verfügbar, hat der Auftragnehmer diese zu erstellen bzw. erstellen zu lassen. 2.1.4 Soweit eine Verpflichtung nach Ziffer 2.1.2 und/oder 2.1.3 besteht, installiert und integriert der Auftragnehmer die geschuldeten Programmstände* innerhalb angemessener Zeit vor, spätestens aber mit dem Inkrafttreten der jeweiligen Vorschrift oder Norm bzw. dem Zeitpunkt der vorgesehenen Änderung bzw. Anpassung. Erfolgt dies nicht spätestens zu diesen Terminen, ist der Auftragnehmer unbeschadet davon verpflichtet, dem Auftraggeber eine Übergangslösung bereitzustellen. Soweit ihm beides zu diesen Terminen zeitlich nicht zumutbar ist, hat die Erbringung innerhalb einer angemessenen Frist zu erfolgen. 2.1.5 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber zur Vermeidung von Inkompatibilitäten, Unterbrechungen und sonstigen Störungen rechtzeitig (beispielsweise per E-Mail oder über die Administrationskonsole) über die Absicht von Systemanpassungen zu unterrichten. 2.2 Infrastructure as a Service (IaaS*) 2.2.1 Soweit eine IaaS*-Leistung geschuldet ist, stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ab dem vereinbarten Bereitstellungszeitpunkt die im Vertrag vereinbarte Cloudinfrastruktur zur Nutzung zur Verfügung und sorgt für die vereinbarte Verfügbarkeit, die vereinbarte Qualität der Leistung (funktional

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Cloud-AGB

und nichtfunktional) sowie für die Sicherheit der Cloudinfrastruktur. Ziffer 2.1.1 Sätze 3 ff. gelten entsprechend. 2.2.2 Der Auftraggeber ist für die Einhaltung der vereinbarten Zugriffs- und Systemvoraussetzungen verantwortlich. Darüber hinaus ist der Auftraggeber verantwortlich für nicht vom Auftragnehmer stammende oder bereitgestellte Betriebssysteme, Software, Anwendungen und Inhalte, die er auf dieser Cloudinfrastruktur betreibt. 2.2.3 Der Auftragnehmer ermöglicht dem Auftraggeber den Zugang zur vereinbarten Cloudinfrastruktur zur eigenverantwortlichen Nutzung. Der Auftraggeber ist berechtigt, auf der Cloudinfrastruktur Daten zu verarbeiten und Programme zu betreiben. Der Auftraggeber wird ohne vorherige Zustimmung des Auftragnehmers keine Penetrationstests in der jeweiligen Cloudinfrastruktur durchführen oder autorisieren. 2.3 Managed Cloud Services (MCS*) 2.3.1 Soweit eine MCS*-Leistung geschuldet ist, übernimmt der Auftragnehmer im vereinbarten Umfang Leistungen im Zusammenhang mit SaaS*, PaaS* oder IaaS*, für die ansonsten der Auftraggeber verantwortlich ist (beispielsweise Mitwirkungsleistungen nach Ziffer 17) sowie weitere Leistungen (beispielsweise Beratungsleistungen oder Arbeiten zur Herstellung des Zugangs). 2.3.2 Soweit in Ergänzung von mit dem Auftragnehmer vereinbarten SaaS*, PaaS* oder IaaS*-Leistungen für diese Leistungen MCS*-Leistungen geschuldet sind, erbringt der Auftragnehmer diese zusätzlich zu den SaaS*-, PaaS* oder IaaS*-Leistungen. 2.3.3 Soweit SaaS*-, PaaS* oder IaaS*-Leistungen nicht vom Auftragnehmer geschuldet sind, ist der Auftragnehmer für diese Leistungen Dritter nicht verantwortlich, auch wenn die Integration, Steuerung oder Verwendung der Leistungen des Dritten Teil seiner Leistungen ist.

3 Nutzungsverbote 3.1 Weder der Auftraggeber noch die Nutzer, die über den Auftraggeber auf die Leistungen des Auftragnehmers zugreifen, sind berechtigt, die Leistungen zu nutzen, ● auf eine Weise, die dem Auftraggeber durch Gesetze, Rechtsverordnungen oder dem Auftraggeber bekannte behördliche Anordnungen verboten ist, ● um die Rechte anderer zu verletzen. 3.2 Soweit der bestimmungsgemäße Gebrauch der Leistung nicht explizit beschrieben ist, ist eine Verwendung der Leistung im Hochrisikobereich ausgeschlossen (Betrieb von Kernenergieanlagen, Flugsicherungssystemen, Kriegswaffen, lebenserhaltenden Apparaten oder vergleichbare risikobehaftete Anwendungen, bei denen Leistungsstörungen typischerweise unmittelbar zum Tod von Menschen oder zu Großschadenslagen führen). 3.3 Verstöße gegen die Nutzungsverbote gemäß Ziffer 3 berechtigen den Auftragnehmer zur Aussetzung seiner Leistung, sofern er dem Auftraggeber, dort mindestens der nach Ziffer 6.2.2 benannten Person, vor Aussetzung der Leistung eine angemessene Frist zur Beendigung der Verstöße gesetzt hat und diese erfolglos abgelaufen ist. Beendet der Auftraggeber den Verstoß, ist die Leistung unverzüglich wieder zu erbringen. Soweit die von der Aussetzung betroffenen Leistungen für mehr als 10 Stunden im Bezugszeitraum* ausgesetzt sind, schuldet der Auftraggeber auch keine Vergütung für die ausgesetzte Leistung.

4 Leistungsort Die Speicherung und sonstige Verarbeitung von Daten des Auftraggebers durch den Auftragnehmer erfolgt ausschließlich innerhalb der EU und des EWR sowie, sofern ein Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 DSGVO besteht, der Schweiz, es sei denn, der Auftraggeber hat in der Administrationskonsole (Self-Service-Portal o.ä.) zusätzlich weitere Regionen für die Leistungen ausgewählt. Die Verarbeitung von Metadaten im Sinne des Anforderungskataloges C 5 (in Version 2020: OPS 11) ist unabhängig von Satz 1 nach dessen Maßgabe möglich, soweit die dort geforderten Maßnahmen zur sicheren Handhabung der Metadaten tatsächlich umgesetzt sind; für personenbezogene Metadaten gelten die Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten vorrangig.

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5 Zugriff/Speicherplatz 5.1 Der Zugriff auf die Leistung erfolgt über das öffentliche Internet mit einem marktüblichen Web-Browser ohne unangemessene oder marktunübliche Browser-Einstellungen und ohne spezielle Zugriffssoftware. Der Übergabepunkt ist das Gateway des Auftragnehmers in das Internet. 5.2 Ist der Zugriff auf die Leistung mit einer speziellen Zugriffssoftware vereinbart, ist der Auftragnehmer verpflichtet, diese rechtzeitig dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. 5.3 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Zugriff auf die Daten des Auftraggebers durch unberechtigte Stellen und Personen mit angemessenen Maßnahmen zu verhindern. 5.4 Der Zugriff des Auftragnehmers oder Dritter auf Daten des Auftraggebers ist nur in den vereinbarten Fällen gestattet und auf das für diese Fälle erforderliche Maß zu beschränken. Auf Anforderung des Auftraggebers hat der Auftragnehmer die dazu von ihm ergriffenen Maßnahmen innerhalb angemessener Frist darzustellen. 5.5 Soweit der Auftraggeber die Größe des ihm zur Verfügung stehenden Speicherplatzes nicht selbst bestimmen kann, z.B. durch Konfiguration des Dienstes und auch keine bestimmte Größe vereinbart ist, stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber für die vertragsgemäße Nutzung der Leistung ausreichenden Speicherplatz zur Verfügung.

6 Datenschutz, IT-Sicherheit und Vertraulichkeit Die nachfolgenden Regelungen lassen weitergehende gesetzliche und regulatorische Anforderungen unberührt. 6.1 Datenschutz 6.1.1 Die Parteien werden die bei der Erbringung der Leistung jeweils auf sie anwendbaren Bestimmungen über den Datenschutz in der jeweils geltenden Fassung einhalten. Der Auftragnehmer verfügt über eine hinreichende Dokumentation über die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen, die der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anforderung zugänglich macht. 6.1.2 Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers betraut sind, die auf den Auftragnehmer anwendbaren Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Soweit eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis erforderlich ist, ist diese spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen. 6.1.3 Sofern Gegenstand der beauftragten Leistung zumindest auch die Verarbeitung personenbezogener Daten ist, schließen die Parteien vor der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV). Im Zuge des Abschlusses der AVV treffen die Parteien entsprechende angemessene technisch organisatorische Maßnahmen (TOM). Dabei sind jeweils die Mindestvorgaben für die Leistung aus diesen EVB-IT Cloud AGB, dem EVB-IT Cloudvertrag sowie die Vorgaben gemäß Artikeln 28 und 32 DSGVO und weiterer auf den Auftragnehmer als Auftragsverarbeiter anwendbarer gesetzlicher Bestimmungen in vollem Umfang einzuhalten. 6.1.4 Der Auftragnehmer verfügt, soweit gesetzlich erforderlich, über einen bestellten betrieblichen Datenschutzbeauftragten mit der erforderlichen Fachkunde und teilt dem Auftraggeber auf Anfrage dessen Kontaktdaten mit. 6.2 IT-Sicherheit 6.2.1 Der Auftragnehmer verfügt für die Bereitstellung der Leistung (inklusive der dazu notwendigen infrastrukturellen, organisatorischen, personellen und technischen Komponenten) über ein angemessenes, dokumentiertes und implementiertes Sicherheitskonzept und ein Informationssicherheits- Managementsystem (ISMS) jeweils gemäß ISO 27001 einschließlich eines Notfall-Managements. Das Sicherheitskonzept hat sich an ISO 27017 auszurichten. Sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden, hat es sich zudem an ISO 27018 auszurichten.

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Soweit vereinbart, weist der Auftragnehmer dies durch gültige Zertifikate oder gleichwertige Nachweise nach. Sicherheitskonzept, ISMS und Zertifikate müssen, soweit auf die zu erbringende Leistung anwendbar, diese vollumfänglich abdecken und sind entsprechend des festgelegten Prüfungsturnus im relevanten Standard zu erneuern. 6.2.2 Der Auftragnehmer verfügt über einen IT-Sicherheitsbeauftragten mit der erforderlichen Fachkunde und teilt dem Auftraggeber dessen Kontaktdaten auf Anforderung mit. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber zeitnah und in angemessener Form von ihn betreffenden Sicherheitsvorfällen*. Sofern durch den Auftraggeber ein IT-Sicherheitsbeauftragter oder eine andere Person für den Empfang solcher Informationen benannt wurde, folgt die Information unmittelbar an diesen. 6.3 Vertraulichkeit 6.3.1 Die Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht an unberechtigte Dritte weiterzugeben oder anders als zu vertraglichen Zwecken zu verwerten. Die vorgenannte Pflicht zur Vertraulichkeit schränkt jedoch keine Partei darin ein, für sie tätige Personen, die Zugang zu vertraulichen Informationen hatten, in anderen Projekten einzusetzen. Der Erfahrungsaustausch des Auftraggebers mit und innerhalb der öffentlichen Hand bleibt unbenommen, ebenso wie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. 6.3.2 Vertrauliche Informationen sind Informationen, die ein verständiger Dritter als schützenswert ansehen würde oder die als vertraulich gekennzeichnet sind; dies können auch solche Informationen sein, die während einer mündlichen Präsentation oder Diskussion bekannt werden. Vertrauliche Informationen dürfen ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertrag eingesetzt bzw. verwertet werden. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nicht für Informationen, die den Parteien bereits rechtmäßig bekannt sind oder außerhalb des Vertrages ohne Verstoß gegen eine Vertraulichkeitsverpflichtung bekannt werden. 6.4 Prüfrechte 6.4.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Einhaltung der Vorgaben an die IT-Sicherheit nachzuweisen. Auf Anforderung des Auftraggebers legt der Auftragnehmer insbesondere die gemäß Mindeststandard für externe Cloudleistungen des BSI geforderten Sicherheitsnachweise vor; dies kann auch durch die regelmäßige Bereitstellung einer aktuellen C5-Berichterstattung vom Typ2 erfolgen. Auf Anforderung des Auftraggebers legt der Auftragnehmer außerdem Nachweise über die regelmäßige Durchführung von Audits, Sicherheitsprüfungen, Penetrationstests und Schwachstellenanalysen vor, z.B. durch entsprechende Bestätigungen von Auditoren. 6.4.2 Bestehen Zweifel des Auftraggebers in Bezug auf die vom Auftragnehmer nach Ziffer 6.4.1 zur Verfügung gestellten Unterlagen, die der Auftragnehmer auf Nachfrage innerhalb angemessener Frist auszuräumen nicht in der Lage ist, ist der Auftragnehmer verpflichtet, entsprechend qualifiziertem bzw. ausgebildetem Personal des Auftraggebers oder einer vom Auftraggeber beauftragten unabhängigen zur Berufsverschwiegenheit verpflichteten Prüfungsgesellschaft während der normalen Geschäftszeiten Zugang insbesondere zu den für die Verarbeitung der Daten des Auftraggebers relevanten Verarbeitungssystemen, Einrichtungen sowie zu unterstützenden Unterlagen zu gewähren, sodass der Auftraggeber prüfen kann, ob der Auftragnehmer die Vorgaben einhält. Die Prüfung ist unter Beachtung der Sicherheitsbelange und der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers sowie der weiteren Kunden des Auftragnehmers durchzuführen. Der Auftragnehmer ist verantwortlich dafür, dass die Prüfung gleichwohl effektiv und im erforderlichen Umfang erfolgen kann. Jede Partei trägt die ihr entstehenden Kosten für derartige Prüfungen selbst. Soweit zielführend, sollte sich die Prüfung an dem Leitfaden „Anwendung des BSI C5 durch Interne Revision und Informationssicherheit“ der ISACA Germany Chapter e.V. orientieren. Die Grundsätze von Verhältnismäßigkeit und Wirtschaftlichkeit sind dabei grundsätzlich im Interesse aller Parteien zu wahren. Sofern das Prüfungsergebnis lediglich unwesentliche Beanstandungen ergibt, zahlt der Auftraggeber eine Vergütung, sofern eine solche für diesen Fall im Kriterienkatalog vorgesehen ist. 6.4.3 Die Prüfung hat mit angemessener Vorankündigung für den Auftragnehmer sowie unter Einhaltung der vertraglichen Vertraulichkeitsregeln zu erfolgen. Sie findet grundsätzlich, soweit kein besonderer Anlass besteht, nur einmal innerhalb eines 12 Monatszeitraums statt. Vor Beginn einer solchen Prüfung teilt der Auftraggeber den initialen Prüfungsgegenstand und den geplanten Umfang mit, damit der

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Auftragnehmer entsprechend disponieren kann. Über Ort, Datum und Ansprechpartner stimmen sich die Parteien ab. 6.5 Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung Der Auftraggeber kann den Vertrag ganz oder teilweise innerhalb angemessener Frist kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten gemäß Ziffern 6.1 bis 6.4 ● schuldhaft innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist nicht nachkommt oder ● diese Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt. Ein Recht zur Kündigung besteht nicht, wenn es sich um eine unwesentliche Pflichtverletzung handelt. Soweit vorgenannte Pflichtverletzungen einmalig zu erbringende Leistungen betreffen, tritt an die Stelle des Rechts zur Kündigung der Rücktritt von der jeweiligen Leistung.

7 Datensicherungsservice/Backup/Herausgabe- und Löschungsanspruch 7.1 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, in angemessener Frist auf Anforderung des Auftraggebers Daten sicher und entsprechend der zum Zeitpunkt der Löschung geltenden Standards zu löschen oder dem Auftraggeber eine entsprechende Löschmöglichkeit einzuräumen. Bei personenbezogenen Daten gelten zudem die Regelungen der AVV. Dies gilt nicht, soweit der Auftragnehmer zur Aufbewahrung von bestimmten Daten nach dem Recht der EU oder eines Mitgliedstaats verpflichtet ist. Für den Fall einer solchen Aufbewahrungspflicht, ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, die Daten sicher vor dem Zugriff Dritter zu schützen und soweit im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zulässig, nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik verschlüsselt aufzubewahren. 7.2 Soweit die Erstellung von Backups der Daten des Auftraggebers vereinbart ist, ist der Auftragnehmer verpflichtet, auf Anforderung des Auftraggebers in angemessener Frist eine Wiederherstellung von Dateien aus einem Backup auf den vom Auftraggeber gewünschten vorhandenen Stand vorzunehmen. 7.3 Die Leistung ist so auszugestalten, dass die Daten des Auftraggebers entweder zu jeder Zeit selbstständig durch den Auftraggeber oder, soweit dies aus technischen Gründen nicht möglich ist, mit Unterstützung durch den Auftragnehmer aus der Cloudinfrastruktur in einem marktüblichen Austauschformat exportiert werden können. Damit muss auch der Export von vom Auftraggeber bestimmten Teilen der Daten möglich sein. Soweit die Daten verschlüsselt sind, ist diese Pflicht nur dann erfüllt, wenn der Auftraggeber über den Schlüssel verfügt. Für den Export der Daten und deren Sicherung bei dem Export ist der Auftraggeber verantwortlich.

8 Verfügbarkeit 8.1 Der Auftragnehmer schuldet die vereinbarte Verfügbarkeit der Leistung am geschuldeten Übergabepunkt unter Verwendung des vereinbarten Zugriffs während der Betriebszeit*. Die Anbindung des Rechenzentrums des Auftragnehmers an den Übergabepunkt ist so ausreichend zu dimensionieren, dass die Nutzung der Leistung auch unter vertraglich vereinbarter Maximallast (z.B. einem vereinbarten Mengengerüst oder einer anderen vereinbarten Dimensionierung) nicht eingeschränkt ist. Der Prozentsatz der Verfügbarkeit wird nach folgender Formel berechnet:

Gesamtzeit Minuten − Ausfallzeit Minuten

Verfügbarkeit = ∗ 100 Gesamtzeit Minuten Die Gesamtzeit Minuten ergibt sich aus der vereinbarten Betriebszeit* je Kalendermonat. Ausfallzeit* sind diejenigen Minuten, an denen der Auftraggeber innerhalb der Betriebszeiten* keine Konnektivität zu der vom Auftragnehmer bereit zu stellende Cloudinfrastruktur herstellen kann oder die betroffene Leistung insgesamt nicht oder nicht in allen ihren wesentlichen Grundfunktionalitäten für mehr als einen unwesentlichen Teil der Nutzer zur Verfügung steht. 8.2 Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit mindern die Verfügbarkeit nicht, es sei denn, sie fallen in eine vereinbarte Kernbetriebszeit*. 8.3 Bezüglich der Verfügbarkeit gilt Folgendes:

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● Der Auftragnehmer schuldet während der Betriebszeit* eine Verfügbarkeit von mindestens der Verfügbarkeitsklasse* VK1 im Bezugszeitraum. ● Der Bezugszeitraum ist der Kalendermonat. ● Alle Zeitangaben verstehen sich als Angaben nach mitteleuropäischer Zeit (MEZ) bzw. ● Sommerzeit (MESZ). ● Die Betriebszeit* ist die Zeit von Montag bis Sonntag von 0:00 bis 24:00 Uhr. ● Die Zeit von 04:00 bis 08:00 Uhr ist an Sonntagen Zeit geplanter Nichtverfügbarkeit (z.B. für Wartungsarbeiten) und wird bei der Berechnung der Verfügbarkeit nicht berücksichtigt. ● Ausfallzeiten*, die auf einem der folgenden Ereignisse beruhen, mindern die Verfügbarkeit nicht: o Probleme innerhalb des Netzwerks oder der Infrastruktur des Auftraggebers oder von vom Auftraggeber beauftragten Dritten, o Ausfall/Beeinträchtigung der Netzanbindung des Auftraggebers, o Ausfälle/Beeinträchtigungen, die auf dem Handeln oder Unterlassen des Auftraggebers oder eines nicht vom Auftragnehmer beauftragten Dritten beruhen, o nicht vertragsgemäße Nutzung der Leistung des Auftragnehmers durch den Auftraggeber, o Versäumnisse des Auftraggebers, vereinbarte Vorgaben zu erforderlichen Konfigurationen und Architekturen einzuhalten sowie fehlerhafte Eingaben beziehungsweise Anweisungen durch Nutzer des Auftraggebers, o Handlungen nicht autorisierter Nutzer, soweit die Handlungsmöglichkeit des nicht autorisierten Nutzers dem Auftraggeber zuzurechnen ist (bspw. durch die Nichtbeachtung angemessener Sicherheitsverfahren), o Aussetzen des Zugangs durch einen Sicherheitsvorfall* zum Schutz auch des Auftraggebers, sofern die internen Richtlinien (operative Maßnahmen), die Grundlage der Erfüllung der C5 Anforderungen sind, vergleichbar mit den IT-Grundschutz Bausteinen DER.2.X „Security Incident Management“ des BSI sind und aufgrund der Schwere des Sicherheitsvorfalls* eine Aussetzung als Maßnahme erlauben, o Ereignisse, die auf höherer Gewalt beruhen und nicht durch angemessene Maßnahmen des Auftragnehmers kompensiert werden können. ● Der Auftragnehmer ist für die Messung der Verfügbarkeit verantwortlich.

9 Reportingpflichten 9.1 Bezüglich der Pflichten des Auftragnehmers zum Reporting wird Folgendes vereinbart: ● Der Auftragnehmer ist für das laufende monatliche Reporting an den Auftraggeber verantwortlich; Reporting umfasst in Bezug auf die Verfügbarkeit sowie etwaige vereinbarte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten mindestens folgende Informationen: o Aufzeichnung der Zeiten der Verfügbarkeit und der Nichtverfügbarkeit, o die sich daraus errechnende Verfügbarkeit/ Nichtverfügbarkeit pro Bezugszeitraum und o im Bezugszeitraum aufgetretene, die Leistung betreffende und ggf. bereits behobene sicherheitsrelevante Störungen*, o im Bezugszeitraum vom Auftraggeber gemeldete Störungen sowie deren Bearbeitungsstand (ggf. über ein eingesetztes Ticketsystem) o Aufzeichnung der Überschreitung (in Minuten) von vereinbarten Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten pro Überschreitungsfall. ● Das Reporting umfasst im Falle einer nutzungsabhängigen Vergütung alle vergütungsrelevanten Parameter. ● Das Reporting umfasst zudem etwaig geschuldete Gutschriften, wobei diese alternativ in der Abrechnung ausgewiesen werden können. 9.2 Das Reporting ist unverzüglich nach Ende des jeweiligen Reportingzeitraums in elektronischer Form z.B. zum Download auf einer zugangsgeschützten Website (z.B. einer Administrationskonsole) verfügbar zu machen oder zur Verfügung zu stellen und dem Auftraggeber auf dessen Wunsch zu erläutern.

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9.3 Das Auftraggeber hat an den Reports Rechte gemäß Ziffer 14.1, wobei die Nutzungsrechte zeitlich nicht beschränkt sind. 9.4 Für den Fall, dass der Auftragnehmer seinen Reportingpflichten auch nach Ablauf einer angemessenen, vom Auftraggeber gesetzten Frist nicht nachkommt, hat der Auftraggeber Anspruch auf eine angemessene Gutschrift.

10 Störungsklassifizierung Es wird zwischen folgenden drei Störungsklassen unterschieden: 10.1 Eine schwerwiegende Störung* liegt vor, wenn für mehr als einen unwesentlichen Teil der vom Auftraggeber vertragsgemäß berechtigten Nutzer die Nutzung der betroffenen Leistung insgesamt oder in wesentlichen Funktionen unmöglich oder schwerwiegend eingeschränkt ist. 10.2 Eine erhebliche Störung* liegt vor, wenn die Nutzung der betroffenen Leistung erheblich eingeschränkt ist. Eine erhebliche Störung* liegt auch vor, wenn die leichten Störungen* insgesamt zu einer nicht unerheblichen Einschränkung der Nutzung der betroffenen Leistung führen. 10.3 Eine leichte Störung* liegt vor, wenn die Nutzung der betroffenen Leistung ohne oder mit unwesentlichen Einschränkungen möglich ist.

11 Störungsbeseitigung 11.1 Liegt bei SaaS* oder PaaS* eine Störung* vor, hat der Auftragnehmer alle für die Störungsbeseitigung zur Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft* notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Diese können z.B. Instandsetzungsleistungen oder Pflegeleistungen für die eingesetzte Software zur Beseitigung von Störungen* umfassen. Liegt die Störung in einer eingesetzten Drittsoftware, ist der Auftragnehmer verpflichtet, einen die Störung* beseitigenden Programmstand* einzusetzen, sofern ein solcher verfügbar ist. Trifft dies nicht zu, hat der Auftragnehmer eine Umgehungslösung* zur Verfügung zu stellen. Ist ihm dies unzumutbar, hat er sich beim Hersteller der Drittsoftware für die baldmögliche Überlassung eines die Störung* beseitigenden Programmstandes* einzusetzen. Auf Verlangen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer hierüber Auskunft erteilen. Sind keine Reaktionszeiten* vereinbart, ist mit der Störungsbeseitigung unverzüglich nach Zugang der entsprechenden Meldung oder Eintritt des vereinbarten Ereignisses innerhalb der vereinbarten Servicezeiten* zu beginnen. Sind keine Wiederherstellungszeiten* vereinbart, ist die Störungsbeseitigung* in angemessener Frist abzuschließen. Hält der Auftragnehmer vereinbarte Reaktions- und/oder Erledigungszeiten* nicht ein, gerät er nach deren Überschreitung auch ohne Mahnung in Verzug, es sei denn, dass er die Fristüberschreitung nicht zu vertreten hat. 11.2 Liegt bei IaaS* eine Störung vor, hat der Auftragnehmer alle für die Störungsbeseitigung zur Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft* notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Sind keine Reaktionszeiten* vereinbart, ist mit der Störungsbeseitigung unverzüglich nach Zugang der entsprechenden Meldung oder Eintritt des vereinbarten Ereignisses innerhalb der vereinbarten Servicezeiten* zu beginnen. Sind keine Erledigungszeiten* vereinbart, ist die Störungsbeseitigung in angemessener Frist abzuschließen. Hält der Auftragnehmer vereinbarte Reaktions- und/oder Erledigungszeiten* nicht ein, gerät er nach deren Überschreitung auch ohne Mahnung in Verzug, es sei denn, dass er die Fristüberschreitung nicht zu vertreten hat.

12 Änderung der Leistung nach Vertragsschluss durch den Auftragnehmer Um die Funktionalität der Leistungen zu verbessern oder die Leistungen dem Stand der Technik anzupassen, kann der Auftragnehmer die Leistungen nach Vertragsbeginn ohne Zustimmung des Auftraggebers anpassen. Eine solche Änderung darf aber nicht dazu führen, dass dem Auftraggeber die ursprünglich vereinbarten Funktionalitäten nicht mehr zur Verfügung stehen oder ursprünglich vereinbarte Anforderungen nur noch wesentlich eingeschränkt erfüllt werden. Wesentlich und damit unzulässig sind Änderungen bzw. Einschränkungen in jedem Fall dann, wenn diese zu einer schlechteren Bewertung der Leistungen im Vergabeverfahren geführt hätten.

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13 Pflichten und Leistungen im Zusammenhang mit dem Vertragsende 13.1 Bereitstellung von Informationen, Verfügbarmachung Der Auftragnehmer ist gemäß Ziffer 7.3 ohne gesonderte Vergütung verpflichtet, die Daten des Auftraggebers verfügbar zu machen (beispielsweise durch die Möglichkeit des Herunterladens). Es bleibt dem Auftraggeber unbenommen, die Zurverfügungstellung in einem anderen als dem vereinbarten Format zu verlangen, soweit dies dem Auftragnehmer nicht unzumutbar ist. Soweit diese Form der Zurverfügungstellung nachweislich zu einem wesentlichen Mehraufwand führt, kann der Auftragnehmer die Zurverfügungstellung von der Vereinbarung einer gesonderten zu vereinbarenden Vergütung abhängig machen. 13.2 Migrationsunterstützung Der Auftraggeber ist für die Migration auf ein anderes System selbst verantwortlich. Soweit vereinbart, ist der Auftragnehmer auf Verlangen im zumutbaren Umfang zur Erbringung von Leistungen verpflichtet, die erforderlich sind, um einen neuen Auftragnehmer oder den Auftraggeber in die Lage zu versetzen, die Leistung zu übernehmen. In diesem Zusammenhang schuldet der Auftragnehmer insbesondere folgende Leistungen: 13.2.1 Im Rahmen einer vereinbarten Migration nach Ziffer 13.2 wird der Auftragnehmer sich auf Wunsch des Auftraggebers mit dem von diesem mitgeteilten Ansprechpartner des geplanten Nachfolgers für die Leistungserbringung ins Benehmen setzen, sofern dieser vorab nachweislich zur Vertraulichkeit gegenüber Dritten verpflichtet wurde. Der Auftragnehmer wird mit dem Nachfolger die notwendigen, insbesondere die im Zusammenhang mit der Übertragung erforderlichen Leistungen abstimmen, z.B. ein Migrationskonzept. Unabhängig davon ist der Auftragnehmer verpflichtet, mit dem geplanten Nachfolger angemessen zusammenzuarbeiten und nach Möglichkeit zu gewährleisten, dass während der Übertragung keine schwerwiegenden oder erheblichen Störungen der Erbringung der geschuldeten Leistung auftreten. Der Nachfolger ist entsprechend zu verpflichten. Die Vergütung für die Migrationsunterstützung erfolgt nach Aufwand zu den vereinbarten Vergütungssätzen. 13.2.2 Soweit sich die Migration verzögert, gleichgültig aus welchem Grund, wird der Auftragnehmer einmalig die Leistung auf Anforderung des Auftraggebers im bisherigen Umfang über das ursprüngliche Vertragsende hinaus weiter erbringen, bis die Übertragung erfolgreich vollzogen ist, unabhängig hiervon maximal jedoch für einen Zeitraum von sechs Monaten. Die Leistungserbringung erfolgt zu den bisherigen Konditionen. Für den Fall, dass dem Auftragnehmer darüber hinaus durch notwendige Leistungen Mehraufwände entstehen, kann der Auftragnehmer eine angemessene Anpassung der Vergütung verlangen. 13.3 Pflichten nach Verfügbarmachung und Migration 13.3.1 Soweit sich nach der Verfügbarmachung gemäß Ziffer 13.1 an den dort genannten Gegenständen und/oder an den gespeicherten Daten Änderungen oder Ergänzungen ergeben haben, sind diese auf Anforderung des Auftraggebers erneut zur Verfügung zu stellen, soweit sie nicht rechtmäßig gelöscht wurden. 13.3.2 Der Auftragnehmer ermöglicht dem Auftraggeber zu einem vom Auftraggeber bestimmten Zeitpunkt die von ihm gespeicherten Daten sicher, d.h. nicht rekonstruierbar zu löschen bzw. zur Löschung zu markieren; in diesem Fall wird der Auftragnehmer die Daten sicher, d.h. nicht rekonstruierbar, löschen. Die Löschung ist dem Auftraggeber auf Verlangen und durch entsprechende Erklärung oder anderweitig nachzuweisen. Das Löschverfahren wird auf Anforderung nachgewiesen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Auftragnehmers bleiben unter Berücksichtigung der Vorgaben in Ziffer 13.1 unberührt. 13.3.3 Der Auftraggeber bleibt zum Export der Daten gemäß Ziffer 7.3 bis zu deren Löschung berechtigt. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die hierfür erforderliche Schnittstelle zur Verfügung zu stellen; dies gilt für einen Zeitraum von drei Monaten nach Vertragsende, soweit eine Löschung bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt ist. Sind diese Leistungen nach Vertragsende mit mehr als unerheblichem Aufwand des Auftragnehmers verbunden, hat dieser Anspruch auf eine angemessene, keinesfalls aber eine höhere Vergütung.

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14 Nutzungsrechte 14.1 Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber mit Bereitstellung das nicht ausschließliche, zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränkte, nach der vertraglichen Vereinbarung ordentlich und im Übrigen nur außerordentlich kündbare oder aussetzbare, nicht übertragbare Recht ein, die Leistung einschließlich etwaig zur Nutzung der Leistung körperlich zur Verfügung gestellter Zugangssoftware* unter Berücksichtigung etwaiger im Vertrag vorgesehener quantitativer Metriken wie Useranzahl, Volumen etc. zu nutzen, das heißt auch, die zur Verfügung gestellte Software temporär zu speichern und zu laden, sie anzuzeigen und ablaufen zu lassen, soweit dies zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Leistung erforderlich ist. Dies gilt auch, soweit hierfür Vervielfältigungen notwendig werden. Das Nutzungsrecht besteht weltweit bis auf diejenigen Länder, in denen der Auftragnehmer aufgrund staatliche Rechtsakte (beispielsweise Exportbeschränkungen) die jeweilige Leistung nicht allgemein anbietet und der Zugang zu den Leistungen bestimmungsgemäß nicht möglich ist. Bestimmungsgemäß ist der Zugang nicht möglich, wenn bei einer zutreffenden Geolokalisierung der Zugang für alle Kunden in dem betreffenden Land aufgrund staatlicher Rechtsakte gesperrt ist. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich die Länder nennen, in denen der Auftragnehmer die Leistungen aufgrund vorgenannter Regelung nicht verfügbar macht. Die vorgenannten Rechte gelten unbeschadet weitergehender Rechte an individuell zu erbringenden Leistungen gemäß Ziffer 14.2. 14.2 Soweit individuelle Leistungen vereinbart sind, räumt der Auftragnehmer dem Auftraggeber an den betreffenden Leistungen (z.B. Konfigurationsleistungen) jeweils mit der Erbringung das nicht ausschließliche, örtlich unbeschränkte, in jeder beliebigen Hard- und Softwareumgebung ausübbare, übertragbare, dauerhafte, unwiderrufliche und unkündbare Recht ein, die individuellen Leistungen im Original oder in abgeänderter, übersetzter, bearbeiteter oder umgestalteter Form zu nutzen, abzuändern, zu übersetzen, zu bearbeiten oder auf anderem Wege umzugestalten auf einem beliebigen bekannten Medium oder in anderer Weise zu speichern, zu vervielfältigen, auszustellen, in körperlicher oder unkörperlicher Form zu verbreiten, mit Ausnahme eines etwaig überlassenen Quellcodes zu veröffentlichen, durch Dritte bestimmungsgemäß nutzen zu lassen, für den Auftraggeber betreiben zu lassen, nicht nur für eigene Zwecke zu nutzen, sondern auch zur Erbringung von gewerblichen und nicht gewerblichen Leistungen an Auftraggeber gemäß §§ 99 bis 101 GWB sowie nicht gewerbliche Leistungen an sonstige Dritte. 14.3 Sofern und soweit durch die Nutzung der Leistungen durch den Auftraggeber Daten, Datenbanken oder Datenbankwerke oder andere Ergebnisse (z.B. Software, Dokumente) entstehen, stehen dem Auftraggeber alle Rechte aus Ziffer 14.2 an den von ihm neu generierten Werken mit der Maßgabe zu, dass er diese Rechte ausschließlich hält und die dort vereinbarten Beschränkungen der Rechte des Auftraggebers, insbesondere zur Veröffentlichung sowie zur Nutzung auch für Leistungen an Dritte nicht gelten. Soweit die vom Auftraggeber neu generierten Werke Leistungen des Auftragnehmers (z.B. Bibliotheken) als integralen Bestandteil umfassen oder die Wahrnehmung der Rechte an den Werken die Nutzung von Leistungen des Auftragnehmers erfordert, verbleibt es in Bezug auf die Nutzung solcher Leistungen des Auftragnehmers bei den jeweiligen Rechten gemäß Ziffer 14.1. bzw. Ziffer 14.2. Der Auftraggeber räumt dem Auftragnehmer an den vom Auftraggeber neu generierten Werken, mit denen er die Leistung nutzt oder die er in die Leistung einbringt, maximal auf die Vertragslaufzeit befristete Rechte ein, diese Werke ausschließlich zur Vertragserfüllung und im dafür erforderlichen Umfang zu nutzen. 14.4 Soweit die Inanspruchnahme von Leistungen durch den Auftraggeber nach Vertragsende vereinbart ist, stehen ihm die hierfür erforderlichen Nutzungsrechte zu. 14.5 Der Auftraggeber räumt dem Auftragnehmer und den an der Leistungserbringung beteiligten Dritten die zur Erbringung der Leistungen erforderlichen Rechte an den vom Auftraggeber eingebrachten Daten und Software ein.

15 Unterauftragnehmer 15.1 Der Auftragnehmer darf zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer nur einsetzen oder eingesetzte Unterauftragnehmer nur auswechseln, wenn der Auftragnehmer den bzw. die Unterauftragnehmer und deren jeweiligen Leistungsbereich (Art und Umfang der Auslagerung an den Unterauftragnehmer) benennt. Die Benennung kann entfallen, wenn es sich nur um Zulieferer oder solche Unternehmen handelt, deren Leistung keine vereinbarten C5-Kriterien betreffen und die nicht in die Erbringung der Leistungen eingebunden sind oder lediglich Nebenleistungen erbringen.

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15.2 Soweit im Verhältnis zwischen Auftragnehmer und Unterauftragnehmer Vereinbarungen geändert werden sollen, die die vereinbarten C5-Kriterien betreffen, hat der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber mitzuteilen. Die Benennung bzw. die Mitteilung geplanter Vertragsänderungen kann auch durch eine für den Auftraggeber zugängliche Web-Site in Verbindung mit einer individuellen Benachrichtigung, z.B. per Push Nachricht, erfolgen. Der Auftraggeber ist berechtigt, dem Einsatz von Unterauftragnehmern bzw. vorgenannten Änderungen aus sachlichem Grund innerhalb 30 Tagen ab der individuellen Benachrichtigung zu widersprechen. Können sich die Parteien nicht binnen 90 Kalendertagen seit dem Zugang der individuellen Benachrichtigung auf die geplante Vertragsänderung bzw. den Austausch des Unterauftragnehmers einigen, hat der Auftraggeber das Recht, das Vertragsverhältnis ganz oder teilweise außerordentlich zu kündigen. 15.3 Soweit vereinbart, gilt alternativ zu Ziffer 15.1, dass der Auftragnehmer zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer nur einsetzen oder eingesetzte Unterauftragnehmer nur auswechseln darf, wenn der Auftragnehmer den bzw. die Unterauftragnehmer namentlich benennt und der Auftraggeber dem Einsatz ausdrücklich zustimmt. Voraussetzung für eine Zustimmung ist zunächst, dass sich der Unterauftragnehmer, soweit dies seine Leistungen betrifft, zuvor dem Auftragnehmer gegenüber mindestens in gleichem Umfang zur Einhaltung der vertraglichen Regelungen verpflichtet hat, wie der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber und der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber auf Verlangen nachweist. Eine Zustimmung ist auch dann erforderlich, wenn der Auftragnehmer eine Leistung, die er bisher über einen Unteraufragnehmer erbringt, nunmehr selbst durchzuführen beabsichtigt. Der Auftraggeber wird zustimmen, wenn sich unter Berücksichtigung des neuen Unterauftragnehmers oder des Auftragnehmers anstelle des alten Unterauftragnehmers keine andere Zuschlagsentscheidung ergeben hätte und auch sonst kein sachlicher Grund dem Einsatz des Unterauftragnehmers entgegensteht. Die Einarbeitung des neuen Unterauftragnehmers erfolgt auf Kosten des Auftragnehmers. Für die im Angebot des Auftragnehmers oder sonst im Vergabeverfahren benannten Unterauftragnehmer gilt die Zustimmung des Auftraggebers als erteilt. 15.4 Voraussetzung für den Einsatz eines Unterauftragnehmers ist, dass dieser sich, soweit dies seine Leistungen betrifft, zuvor dem Auftragnehmer gegenüber mindestens einem seinem jeweiligen Anteil an der Leistungserbringung entsprechenden Umfang zur Einhaltung der vertraglichen Regelungen verpflichtet hat, wie der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber. 15.5 Der Auftragnehmer darf vertrauliche Informationen nur an solche Unterauftragnehmer weitergeben, deren Einsatz der Auftraggeber nicht ausdrücklich widersprochen hat und nur wenn und soweit diese vertraulichen Informationen für die Erbringung der jeweiligen Leistungen durch den Unterauftragnehmer erforderlich sind („Need-to-know“-Prinzip) und der Unterauftragnehmer mindestens im gleichen Maße zur Vertraulichkeit verpflichtet ist wie der Auftragnehmer. 15.6 Unterauftragnehmer in diesem Sinne sind auch solche, die wiederum von Unterauftragnehmern eingesetzt werden (Unterauftragnehmerkette).

16 Vergütung 16.1 Die Vergütung der Leistungen kann in Form von monatlichen Pauschalen, nach Aufwand durch nutzungsabhängige Vergütungen („Pay-as-you-go“) oder aufwandsbezogene Vergütungen (beispielsweise nach Zeitaufwand) erfolgen. Die Vergütung ist jeweils zum 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Monats fällig. 16.2 Ist für eine Leistung durch auftragnehmerseitig eingesetztes Personal eine Vergütung nach Zeitaufwand vereinbart, gilt Folgendes: 16.2.1 Bei einer Vergütung nach Zeitaufwand für Leistungen gemäß Ziffer 16.2 sind mit dem Entgelt für den Zeitaufwand alle weiteren Kosten, insbesondere Nebenkosten, Reisekosten und Materialkosten abgegolten. Reisezeiten werden nicht vergütet. Die Vergütung ist jeweils zum 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Monats fällig. 16.2.2 Ist bei Vergütung nach Zeitaufwand gemäß Ziffer 16.2 eine Obergrenze vereinbart, ist der Auftragnehmer auch bei Überschreitung dieser Grenze zur vollständigen Erbringung der vereinbarten Leistung verpflichtet. Dies gilt nicht, wenn der Auftragnehmer die Überschreitung nicht zu vertreten hat. Der Auftragnehmer ist jedoch in diesem Fall verpflichtet, die vereinbarte Leistung gegen zusätzliche

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Vergütung nach Aufwand zu den vereinbarten Sätzen vollständig zu erbringen, sofern der Auftraggeber dies verlangt. 16.2.3 Je Kalendertag wird bei einer Vergütung nach Aufwand gemäß Ziffer 16.2 nicht mehr als ein Tagessatz vergütet. Ein vereinbarter Tagessatz kann nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn mindestens acht Zeitstunden geleistet wurden. Werden weniger als acht Zeitstunden pro Tag geleistet, sind diese anteilig in Rechnung zu stellen. Ist ein Stundensatz vereinbart, werden angefangene Stunden anteilig vergütet. Pausen sind auszuweisen und werden nicht vergütet. Werden mehr als sechs Zeitstunden geleistet, wird vermutet, dass der Auftragnehmer eine halbstündige Pause eingelegt hat. Dies gilt nicht, wenn der Auftragnehmer nachweist, keine Pause gemacht zu haben. 16.3 Eine fällige Vergütung ist innerhalb von 30 Tagen nach Zugang einer prüffähigen Rechnung zu zahlen. Rechnungen sind in elektronischer Form gemäß E-Rechnungsverordnung auszustellen und zu übermitteln. Im Falle wiederkehrender Vergütungen ist eine einmalige prüfbare Dauerrechnung ausreichend, solange sich die Vergütung nicht geändert hat. 16.4 Geschuldete Gutschriften sind in der Rechnung von der Vergütung in Abzug zu bringen. Anderenfalls kann der Auftraggeber diese selbst mit geschuldeter Vergütung verrechnen oder die Auszahlung der geschuldeten Gutschriften verlangen, soweit eine Verrechnung nicht möglich ist. 16.5 Ist eine Preisanpassung für Leistungen vereinbart, gilt, falls keine anderweitige Regelung vorgesehen ist, Folgendes: Eine Erhöhung der Vergütung kann erstmalig 12 Monate nach Beginn der Leistungserbringung, weitere Erhöhungen frühestens jeweils 12 Monate nach Wirksamwerden der vorherigen Erhöhung angekündigt werden. Eine Erhöhung wird drei Monate nach der Ankündigung wirksam. Die Erhöhung hat angemessen und marktüblich zu sein und darf maximal 3% der zum Zeitpunkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Vergütung betragen. 16.6 Alle Preise verstehen sich netto und, soweit Umsatzsteuerpflicht besteht, zuzüglich der geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

17 Mitwirkung des Auftraggebers 17.1 Dem Auftraggeber obliegen die im Vertrag aufgeführten Mitwirkungsleistungen. Er wird dem Auftragnehmer die erforderlichen Informationen und Unterlagen aus seiner Sphäre zur Verfügung stellen. 17.2 Der Auftraggeber unterhält angemessene Sicherheitsstandards für die Nutzung der Leistungen durch seine Nutzer. Dem Auftraggeber obliegt es, die „Korrespondierenden Kriterien für Kunden“ aus dem jeweils für die vertragliche Leistung gemäß Ziffer 1.2 vereinbarten Stand des Anforderungskatalogs C5 des BSI zu beachten. 17.3 Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass die Systeme und Daten, die er dem Auftragnehmer im Zuge der Leistungserbringung zugänglich macht, auch durch den Auftragnehmer dafür betrieben bzw. verarbeitet werden dürfen. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung prüft der Auftraggeber eigenverantwortlich, ob die von ihm im Zusammenhang mit der Nutzung der Leistung an den Auftragnehmer übermittelten Daten personenbezogene Daten darstellen und die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten im Wege der Auftragsverarbeitung zulässig ist. 17.4 Der Auftraggeber ist für Art und Inhalt der dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Daten und Software verantwortlich. 17.5 Nutzt der Auftraggeber die Leistungen -z.B. IaaS*-, um den Nutzern Software und andere Serviceangebote zur Verfügung zu stellen, ist er auch für deren Nutzung verantwortlich. Der Auftraggeber unterrichtet die jeweiligen Nutzer im erforderlichen Umfang über die für sie relevanten Leistungen, deren Grenzen und über relevante Mitwirkungsleistungen. 17.6 Der Auftraggeber hat Störungen* bzw. Mängel unter Angabe der ihm bekannten und für deren Erkennung zweckdienlichen Informationen zu melden. Eine Meldung in der Administrationskonsole oder der Eintrag in ein Ticketsystem ist ausreichend. Soweit die Meldung formlos erfolgt ist, hat der Auftragnehmer die Störungsmeldung unverzüglich in das hierfür vorgesehene System (Administrationskonsole oder Ticketsystem) einzustellen.

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17.7 Bei vereinbartem Remoteservice* wird der Auftraggeber entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen die notwendigen technischen Einrichtungen beim Auftraggeber bereitstellen, soweit dies für den Zugriff auf das System nötig ist. 17.8 Dem Auftraggeber obliegt es zudem, die Funktionalitäten in einer bereitgestellten Administrationskonsole des Auftragnehmers zu nutzen, insbesondere die Empfangsberechtigten für Mitteilungen des Auftragnehmers zu benennen. 17.9 Der Auftraggeber ergreift wirtschaftlich angemessene Maßnahmen, um einen nicht autorisierten Zugriff bzw. eine nicht autorisierte Nutzung über die ihm zur Verfügung gestellten Zugänge zu verhindern oder zu beenden. Unbenommen ist die Pflicht des Auftragnehmers, angemessene Maßnahmen zu treffen, die Leistung und die Zugänge dazu vor nicht autorisiertem Zugriff zu schützen. Der Auftraggeber haftet nicht für unautorisierten Zugriff, wenn dieser durch eine solche Maßnahme des Auftragnehmers hätte verhindert werden können. 17.10 Auf einen entsprechenden Hinweis des Auftragnehmers hin, dass nicht vom Vergabeverfahren bzw. vom Vertrag gedeckte zusätzliche Beauftragungen von Leistungen über den Zugang zu den Leistungen möglich sind, z.B. mit Hilfe einer Administrationskonsole, trifft der Auftraggeber insoweit angemessene organisatorische Maßnahmen zur Überwachung der Art und des Umfangs der Nutzung der Leistungen. Sofern der Auftragnehmer dem Auftraggeber entsprechende Administrationsmöglichkeiten, insbesondere eine Rechte- und Rollenstruktur zur Verfügung stellt, obliegt dem Auftraggeber in dem dadurch ermöglichten Umfang die Verhinderung von über die Administrationskonsole möglichen Beauftragungen zusätzlicher Leistungen des Auftragnehmers.

18 Rechte des Auftraggebers bei Mängeln der Leistungen Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber die vereinbarte Leistung während der Vertragslaufzeit vertragsgemäß zur Verfügung zu stellen. Für die Zeit, in der die Nutzbarkeit der Leistung wegen eines Mangels oder einer Schlechtleistung gemindert ist, hat der Auftraggeber nur eine angemessen herabgesetzte Vergütung für die Leistung zu entrichten, soweit für diese Schlechtleistung nicht eine andere Kompensation (wie Nichterfüllungsgutschriften) vereinbart ist. Die sonstigen gesetzlichen Ansprüche des Auftraggebers wegen Mängeln oder Schlechtleistung bleiben unberührt.

19 Haftungsbeschränkung Sofern keine andere vertragliche Haftungsvereinbarung vorliegt, gelten für alle gesetzlichen und vertraglichen Schadens-, Freistellungs- und Aufwendungsersatzansprüche des Auftraggebers folgende Regelungen: 19.1 Bei leicht fahrlässigen Pflichtverletzungen wird die Haftung für den Vertrag insgesamt grundsätzlich auf den Auftragswert* beschränkt. Die Haftung in diesem Fall beträgt jedoch mindestens das Doppelte und maximal das Vierfache der Vergütung, die für das erste Vertragsjahr zu zahlen ist. Beträgt der Auftragswert* weniger als 50.000,- Euro wird die Haftung auf 50.000,- Euro beschränkt. Im Falle von Sachschäden ist die Haftung auf eine Million Euro beschränkt, wenn der Auftragswert* geringer als eine Million Euro ist. 19.2 Soweit nicht anders vereinbart, sind Ansprüche aus entgangenem Gewinn ausgeschlossen. 19.3 Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche wegen Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Arglist, soweit das Produkthaftungsgesetz zur Anwendung kommt sowie bei Garantieversprechen.

20 Laufzeit und Kündigung 20.1 Ist kein Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit vereinbart, kann dieser mit einer Frist von sechs Monaten zum Ablauf eines Kalendermonats ganz oder teilweise gekündigt werden, frühestens jedoch zum Ende einer vereinbarten Mindestvertragsdauer. Im Vertrag kann eine andere Kündigungsfrist vereinbart werden.

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20.2 Zudem kann der Vertrag von jedem Vertragsteil bei Vorliegen eines wichtigen Grundes - ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist - innerhalb einer angemessenen Zeit ab Kenntnis des Kündigungsgrundes ganz oder teilweise gekündigt werden. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn Tatsachen gegeben sind, aufgrund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen der Vertragspartner die Fortsetzung des Vertrages nicht mehr zugemutet werden kann. Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer vertraglichen Pflicht, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe gesetzten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig, soweit nicht gemäß § 314 i.V.m. § 323 Absatz 2 BGB eine Fristsetzung entbehrlich ist. Im Falle der Kündigung aus wichtigem Grund hat der Auftragnehmer Anspruch auf Vergütung für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung aufgrund des Vertrages erbrachten Leistungen. Die Vergütung entfällt aber für solche Leistungen, für die der Auftraggeber darlegt, dass sie für ihn aufgrund der Kündigung ohne Interesse sind.

21 Haftpflichtversicherung 21.1 Soweit vereinbart, weist der Auftragnehmer bei Abschluss des Vertrages dem Auftraggeber nach, dass er über eine im Rahmen und Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU verfügt. 21.2 Der Auftragnehmer wird diesen Versicherungsschutz bis zum Ende des Vertrages und darüber hinaus bis zur Verjährung sämtlicher Mängelansprüche aufrechterhalten. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, ist der Auftraggeber nach erfolgloser angemessener Fristsetzung zur Kündigung des Vertrages berechtigt, wenn ihm ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zuzumuten ist. Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers, insbesondere Schadensersatzansprüche, bleiben hiervon unberührt.

22 Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte des Auftragnehmers sind unbeschadet von Ziffer 3 ausgeschlossen, es sei denn, der Auftraggeber bestreitet die zugrunde liegenden Gegenansprüche nicht oder diese sind rechtskräftig festgestellt. Dies gilt auch für ein etwaiges Vermieterpfandrecht in Bezug auf gehostete Daten und Anwendungen des Auftraggebers.

23 Textform Soweit nichts anderes geregelt ist, bedürfen vertragliche Mitteilungen und Erklärungen mindestens der Textform. Auch Eintragungen in der Administrationskonsole* entsprechen der Textform. Für Störungsmeldungen und Mängelrügen ist der Eintrag in ein Ticketsystem ausreichend.

24 Anwendbares Recht, Gerichtsstand 24.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Normen, die in eine andere Rechtsordnung verweisen, und unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG). 24.2 Liegen die Voraussetzungen für eine Gerichtsstandsvereinbarung nach §§ 38, 40 ZPO vor, richtet sich der Gerichtsstand für alle Streitigkeiten über die Gültigkeit des Vertrages und aus dem Vertragsverhältnis ausschließlich nach dem Sitz der für die Prozessvertretung des Auftraggebers zuständigen Stelle. Der Auftraggeber ist auf Verlangen verpflichtet, die ihn im Prozess vertretende Stelle mitzuteilen.

Begriffsbestimmungen

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Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)

Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen

Hinweis: Die Paragrafen beziehen sich, soweit nicht anders angegeben, auf die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom 05.08.2003 - (BAnz. Nr. 178a).

1. Art und Umfang der Leistungen (zu § 1)

1.1 Die angebotenen Preise sind Festpreise ohne Umsatzsteuer. Dem Preis ist der Umsatzsteuerbetrag im Angebot unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes hinzuzufügen.

1.2 Durch die vereinbarten Preise sind im Zweifel sämtliche Leistungen des Auftragnehmers abgegolten, ein- schließlich aller Nebenleistungen wie die Erstellung von Betriebs-, Bedienungs-, Gebrauchsanweisungen u. ä. in deutscher Sprache, der Transport inkl. Verpackung, Versicherung und Anlieferung an den bestim- mungsgemäßen Leistungsort, das Aufstellen bzw. Installieren vor Ort und sonstige Kosten und Lasten wie Patentgebühren und Lizenzvergütungen.

2. Änderungen der Leistung (zu § 2)

2.1 Beansprucht der Auftragnehmer bei Leistungsänderungen oder anderen Anordnungen der Auftraggeberin eine höhere Vergütung, muss er das unverzüglich vor der Ausführung, möglichst der Höhe nach, schriftlich anzeigen. Die Vorschriften des § 132 GWB bzw. des § 47 UVgO bleiben unberührt.

2.2 Sind Einheitspreise vereinbart, ist der Auftragnehmer bei marktgängigen Erzeugnissen verpflichtet, auf Verlangen der Auftraggeberin eine Mehrleistung bis zu 10 % der beauftragten Mengen auf Grundlage des vertraglichen Einheitspreises zu erbringen oder mit einer Minderung bis zu 10 % einverstanden zu sein. Dies gilt nicht für Rahmenvereinbarungen.

2.3 Nummer 2.2 gilt nicht bei Minderleistungen, wenn nach Mengen gestaffelte Preise oder Rabatte wirksam gebunden sind.

3. Ausführungsunterlagen (zu §§ 3, 4)

3.1 Der Ausführung dürfen nur Unterlagen zu Grunde gelegt werden, die die Auftraggeberin ausdrücklich als zur Ausführung bestimmt gekennzeichnet hat. Die vertragliche Verantwortung und Haftung des Auftrag- nehmers, insbesondere nach § 4 Nr. 1 Absatz 1 und § 14 VOL/B, werden hierdurch nicht eingeschränkt.

3.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers gelten nur, soweit sie den Bedingungen der Auftraggeberin nicht widersprechen. Beinhalten sie – ggf. nach Auslegung – eine Änderung der Vergabe- unterlagen, führt das zum Angebotsausschluss (§ 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO bzw. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

4. Ausführung der Leistung (zu §§ 4, 10)

4.1 Der Auftragnehmer hat bei der Leistungsausführung stets die landesrechtlichen Regelungen im Hambur- gischen Vergabegesetz (HmbVgG) vom 13.02.2006 (HmbGVBl. S. 57) in aktueller Fassung zu beachten.

4.2 Solange der Vertrag nicht vollständig erfüllt ist, hat der Auftragnehmer jede Änderung der geforderten Nachweise, Angaben und Unterlagen der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.

4.3 Die Auftraggeberin ist befugt, sich von der vertragsgemäßen Leistungsausführung zu unterrichten.

4.4 Der Auftragnehmer hat ihm zur Leistungsausführung überlassene Gegenstände vor unbefugtem Gebrauch zu schützen.

4.5 Die Bewachung und Verwahrung des Besitzes des Auftragnehmers oder seiner Erfüllungsgehilfen (inkl. Unterkünfte, Arbeitsgeräte, Arbeitskleidung usw.) ist Sache des Auftragnehmers, auch wenn sich diese Gegenstände auf Grundstücken oder in Räumen der Auftraggeberin befinden.

4.6 Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin spätestens zum Zeitpunkt des Gefahrübergangs (Nr. 9.3) das Eigentum an dem geleisteten Gegenstand uneingeschränkt und frei von Rechten Dritter zu verschaffen.

4.7 Ein Leistungsgegenstand ist an den von der Empfangsstelle bezeichneten Leistungsort (z.B. Räume, Grundstücksteile) zu liefern. Jeder Lieferung ist ein Lieferschein beizufügen, der die Bestellscheinnummer, das Geschäftszeichen, die Warenbezeichnung und das Lieferdatum enthält.

4.8 Zu liefernde Geräte müssen den zum Lieferzeitpunkt geltenden Gesetzen, Normen und Standards entspre- chen, insbesondere dem Produktsicherheitsgesetz (Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt, BGBl. I 2021, S. 3146) in der jeweiligen Fassung.

4.9 Im Angebot benannte Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) oder Bezugsquellen darf der Auftragneh- mer nicht ohne die vorherige Zustimmung der Auftraggeberin wechseln.

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Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) 5. Pflichtverletzungen (zu § 7)

Hat die Auftraggeberin einem Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers gesetzlichen Schadensersatz zu leis- ten, steht ihr der Rückgriff gegen den Auftragnehmer zu, soweit der Schaden durch den Auftragnehmer oder seine Erfüllungsgehilfen schuldhaft verursacht wurde. Hat ein Verschulden der Auftraggeberin oder ihrer Erfüllungsgehilfen mitgewirkt, ist § 254 BGB entsprechend anwendbar.

6. Kündigung und Rücktritt (zu § 8)

6.1. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen, wenn über sein Vermögen die Eröff- nung eines Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens beantragt wird.

6.2. Die Auftraggeberin kann den Vertrag fristlos kündigen oder von ihm zurücktreten, wenn der Auftragnehmer eine Person, die auf Seiten der Auftraggeberin mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst ist, oder ihr nahe stehenden Personen oder einem Dritten in ihrem Interesse einen Vorteil anbietet, verspricht oder gewährt. Den Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.

6.3. Die Auftraggeberin kann den Vertrag fristlos kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn der Auftragneh- mer oder seine Unterauftragnehmer schuldhaft gegen ihm obliegende Anforderungen oder Verpflichtungen aus den §§ 3, 3a, 5 oder 10 HmbVgG verstoßen.

7. Vertragsstrafe (zu § 11)

7.1 Der Auftragnehmer ist zur Zahlung einer Vertragsstrafe verpflichtet, wenn er schuldhaft gegen eine der Verpflichtungen aus den §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG verstößt. Dies gilt auch dann, wenn der Verstoß von einem seiner Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) zu vertreten ist.

7.2 Die Vertragsstrafe beträgt je Verstoß bis zu 1 % der Abrechnungssumme. Die Summe aller zu zahlenden Vertragsstrafen wird auf maximal 5 % der Abrechnungssumme begrenzt.

7.3 Vertragsstrafenvereinbarungen und Schadensersatzansprüche für die Überschreitung von Ausführungs- fristen bleiben unberührt; hierbei werden die Vertragsstrafen auf die Schadensersatzansprüche angerech- net.

7.4 Der Anspruch auf eine vereinbarte Vertragsstrafe erlischt erst nach vorbehaltlos geleisteter Schlusszah- lung.

8. Güteprüfung (zu § 12)

8.1 Zu einem Angebot eingereichte Muster und Proben müssen die in der Leistungsbeschreibung bezeichnete Beschaffenheit haben. Sie verbleiben bis zur Vertragserfüllung als verbindliches Qualitätsmuster bei der Auftraggeberin.

8.2 Fordert der Auftragnehmer die Muster und Proben nicht binnen eines Monats nach Vertragsende auf ei- gene Kosten zurück, werden sie bis zum Stückwert von 10 Euro ohne Berechnung von der Auftraggeberin übernommen. Ab einem Stückwert von 10 Euro werden die Muster und Proben nach Vertragsende in Ab- sprache mit den Vertragspartnern

• entweder von der letzten Teillieferung abgesetzt, gegen Empfangsbestätigung an den Auftragnehmer ausgehändigt bzw. im Ausnahmefall auf dessen Kosten zurückgesandt,
• oder anderen Dienststellen der Freien und Hansestadt Hamburg überlassen.

8.3 Verlangt die Auftraggeberin eine im Vertrag nicht vereinbarte Güteprüfung, hat sie die dadurch entstande- nen Kosten des Auftragnehmers zu tragen. Zeigt die Güteprüfung, dass die gelieferten Waren nicht den Anforderungen entsprechen, hat der Auftragnehmer die Kosten für die Güteprüfung zu tragen und die durch die Güteprüfung verbrauchten oder wertlos gewordenen Waren werden nicht vergütet.

9. Abnahme (zu § 13)

9.1 Bei Aufbauleistungen hat der Auftragnehmer die (Teil-) Abnahme rechtzeitig in Textform zu beantragen.

9.2 Die Leistung gilt als abgenommen

• bei Lieferungen: mit der vorbehaltlosen Schlusszahlung oder
• bei Aufbauleistungen: 12 Werktage nach Eingang des in Textform gestellten Antrages auf Abnahme, soweit die Auftraggeberin die Abnahme nicht verweigert.

9.3 Die Gefahr geht auf die Auftraggeberin über

• bei Lieferungen: mit der Entgegennahme durch die Empfangsstelle oder
• bei Aufbauleistungen: mit der Abnahme.

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Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) 10. Mängelansprüche und Verjährung (zu § 14)

Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt mit Gefahrübergang (Nr. 9.3). Bei wiederkehrenden Leis- tungen ist die Einzelleistung maßgeblich.

11. Rechnung (zu § 15)

11.1 Rechnungen sollen möglichst ausschließlich per E-Mail im Format PDF als Anlage unter An-gabe der Dataport-Bestellnummer im Betreff an die Adresse

dataportlieferantenrechnungen@dataport.de

versendet werden. Andere Formate können nicht verarbeitet werden. Es soll nur jeweils eine Rechnung pro E-Mail versendet werden. Anlagen zur Rechnung sind dieser E-Mail in einer gesonderten Datei im Format PDF mit der ergänzenden Bezeichnung „Anlage“ im Dateinamen beizufügen.

11.2 Die Rechnung kann alternativ auch schriftlich in Papierform eingereicht werden (Dataport, Anstalt des öffentlichen Rechts, RS 9, Billstraße 82, 20539 Hamburg).

11.3 Die Rechnung ist grundsätzlich in Übereinstimmung mit dem Angebot mit den Festpreisen ohne Umsatzsteuer aufzustellen. Von den Festpreisen sind alle vereinbarten Nachlässe, Skonti usw. abzuziehen. Zu dem verbleibenden Nettorechnungsbetrag ist neben dem Steuersatz die Umsatzsteuer am Schluss der Rechnung in einem Betrag gesondert hinzusetzen und der geforderte Rechnungsbetrag, der die Umsatzsteuer einschließt, aufzuführen.

11.4 Die Rechnungstellung hat auf Basis der im Preisblatt genannten Mengen- und Preiseinheiten zu erfolgen.

11.5 Für selbstständige Teilleistungen (Teillieferungen) können nach Vereinbarung Teilrechnungen eingereicht werden.

11.6 Soweit Abschlags- oder Vorauszahlungen vereinbart sind, sind in den Rechnungen hierüber der zutreffende Steuersatz und die darauf entfallende Umsatzsteuer offen auszuweisen. Diese Steuerbeträge sind in der Schlussrechnung vom Gesamtbetrag der Umsatzsteuer wieder abzusetzen.

11.7 Der Auftragnehmer wird die Rechnungsstellung für die erbrachten Lieferungen und Leistungen gemäß den Vorschriften des § 14 Umsatzsteuergesetz vornehmen. Dies gilt unabhängig von ggf. vereinbarten Zahlungsplänen.

11.8 Rechnungen ohne Angabe der Bestellnummer können vom Auftraggeber nicht bearbeitet werden. Sollte die Bestellnummer fehlen und es daraufhin zu einer verspäteten Zahlung kommen, ist diese Verzögerung nicht vom Auftraggeber zu vertreten.

11.9 Zahlungen erfolgen innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungstellung.

12. Zahlung (zu § 17)

12.1 Der Rechnungsbetrag wird ausschließlich bargeldlos auf ein in der Rechnung angegebenes Konto gezahlt.

12.2 Skontofristen beginnen mit dem Rechnungseingang (Eingangsdatum der E-Rechnung oder Eingangsda- tum der E-Mail), jedoch

• bei Aufbauleistungen: nicht vor dem Tag der Abnahme und
• bei allen anderen Leistungen: nicht vor dem Tag der Erfüllung.

12.3 Die Auftraggeberin ist berechtigt, mit allen Gegenforderungen – auch aus anderen Rechtsverhältnissen – aufzurechnen. Unter Verzicht auf das Erfordernis der Gegenseitigkeit nach § 387 BGB willigt der Auftrag- nehmer ein, dass Forderungen der Bundesrepublik Deutschland oder der FHH gegen Forderungen des Auftragnehmers an eine dieser Körperschaften aufgerechnet werden. Dabei ist unerheblich, ob der Auf- tragnehmer die Lieferungen oder Leistungen allein übernommen hat oder als gesamtschuldnerisch haften- des Mitglied einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft.

13. Sicherheitsleistung (zu § 18)

13.1 Für die Vertragserfüllung kann eine Sicherheit in Höhe von fünf Prozent der Netto-Auftragssumme und für die Erfüllung von Mängelansprüchen eine Sicherheit in Höhe von drei Prozent der Netto-Auftragssumme verlangt werden. Nach Feststellung der Abrechnungssumme ist diese maßgeblich. Sicherheitsbeträge wer- den auf volle 10,- Euro nach unten abgerundet.

13.2 Leistet der Auftragnehmer die Sicherheit nicht binnen 18 Werktagen nach Zuschlagserteilung, behält die Auftraggeberin zehn Prozent von jeder Abschlagszahlung ein, bis die Höhe der Sicherheit erreicht ist. Wer- den keine Abschlagszahlungen geleistet, wird die Sicherheit von der Abrechnungssumme einbehalten.

13.3 Die Sicherheit wird nach Ablauf der Verjährungsfrist für Mängelansprüche freigegeben, wenn während die- ser Frist keine Mängel festgestellt werden. Werden Mängel vor Fristablauf festgestellt, bleibt die Sicherheit bis zur Mängelbeseitigung gesperrt.

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Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) 14. Streitigkeiten (zu § 19)

14.1 Bei Meinungsverschiedenheiten ist zunächst die Entscheidung der für die Abnahme der Leistung zustän- digen Stelle herbeizuführen. Deren Entscheidung gilt als anerkannt, wenn der Auftragnehmer nicht binnen eines Monats bei der Auftraggeberin schriftliche Einwendungen erhebt.

14.2 Für die Auslegung des Vertrages ist der Vertragswortlaut in deutscher Sprache maßgeblich. Erklärungen und Verhandlungen erfolgen in deutscher Sprache.

14.3 Die vertraglichen und außervertraglichen Beziehungen der Vertragspartner regelt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.4 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist Hamburg.

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LEISTUNGSVERZEICHNIS 24.09.2026

Ausschreibung

Verfahren: DP31-202600112 - Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

SKONTO

AUFLISTUNG ALLER POSITIONEN

ALLE PREISE SIND OHNE UMSATZSTEUER ANZUGEBEN

Hinweis zum Umsatzsteuersatz:

Die Einzelpreise aller Positionen im Abschnitt Produkte/Leistungen sind vom Bieter als Netto-Preise anzugeben. Zur Ermittlung der Brutto-Preise wird grundsätzlich ein Umsatzsteuersatz in Höhe von 19% zugrunde gelegt. Der Bieter kann, sofern entsprechende Voraussetzungen vorliegen, in seinem Angebot einen abweichenden Umsatzsteuersatz angeben. In diesem Fall ist dem Angebot eine formlose Begründung beizufügen. Der Auftraggeber behält sich vor, unabhängig von dem im Angebot ausgewiesenen Brutto-Preis, unter der Beachtung der in der Bundesrepublik Deutschland und in den jeweiligen Mitgliedsstaaten der EU geltenden Steuergesetze (insbesondere das Reverse-Charge-Verfahren), im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsprüfung (siehe Teil A - Allgemeiner Teil, Ziffer 5.4.4.) eine relevante Brutto-Preis-Bewertung heranzuziehen.

Abrechnungen für erbrachte Leistungen erfolgen unabhängig davon, welcher Umsatzsteuersatz im Angebot ausgewiesen worden ist, nach dem jeweils gesetzlich vorgesehenen Umsatzsteuersatz.

1 Gesamtbetrag USt. [%] Menge Einheit Einzelpreis [EUR] Gesamtpreis [EUR] 19% 1,00 Gesamtpreis ................ pro 1,00 Gesamtpreis ................ Hier ist der in "Teil C - Preisblatt", Zelle "E7" ausgewiesene Preis als Summe für die vom Auftraggeber geschätzten Bedarfe und Leistungen einzutragen.

Das vollständig ausgefüllte Dokument "Teil C - Preisblatt" ist dem Angebot als eigene Anlage beizufügen.

Sofern der vorgegebene Umsatzsteuersatz von 19% vom Bieter geändert wird, ist dem Angebot zwingend eine Erläuterung beizufügen (s.a. Teil A - Allgemeiner Teil Ziffer 4.3.2).

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ANGEBOTSSUMME(N)

Leistungsverzeichnis - 2/3 105

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LEISTUNGSVERZEICHNIS 24.09.2026

Ausschreibung

Verfahren: DP31-202600112 - Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

AUFLISTUNG ALLER DATEIANLAGEN ZU DEN POSITIONEN

Name Dateiname Größe MIME-Type

Leistungsverzeichnis - 3/3 106

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KRITERIENKATALOG 24.09.2026

Ausschreibung

Verfahren: DP31-202600112 - Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

EIGNUNGSKRITERIEN

Gewichtung: 0,00% 1.1.1.1 Hinweis

Im Falle von Bewerber-/Bietergemeinschaften ist hier die entsprechende Nummer vom federführenden Mitglied einzutragen; die Nummern der anderen Bewerber-/Bietergemeinschaftsmitglieder sind in der ANLAGE Erklärung Bewerber-Bieter-Gemeinschaft anzugeben.

1.1.1.2 Handelsregisternummer

Handelsregisternummer (wenn vorhanden):

1.1.1.3 Registergericht

Zuständiges Registergericht

1.1.2 Steuernummern

Gewichtung: 0,00% 1.1.2.1 Hinweis

Es wird nachfolgend um Angabe mindestens einer Steuernummer gebeten. Die Angabe mehrerer Nummern ist möglich.

Im Falle von Bewerber-/Bietergemeinschaften ist hier eine (oder mehrere) entsprechende Nummer vom federführenden Mitglied einzutragen; die Nummern der anderen Bewerber-/Bietergemeinschaftsmitglieder sind in der ANLAGE Erklärung Bewerber-Bieter-Gemeinschaft anzugeben.

1.1.2.2 Steuer-IDNr.

Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-IDNr.):

1.1.2.3 USt-IdNr.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.):

1.1.2.4 W-IdNr.

Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.):

1.1.3 KMU [Mussangabe]

Wir sind in Anlehnung an die Empfehlung (2003/361/EG) der Europäischen Kommission ein Unternehmen der folgenden Größenklasse, die sich nach Beschäftigten- und Umsatzgrößenklassen definiert:

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Kleinstunternehmen (bis 9 tätige Personen und bis 2 Mio. EUR Jahresumsatz) (0) [ ] Kleine Unternehmen (bis 49 tätige Personen und bis 10 Mio. EUR Jahresumsatz) (0) [ ] Mittlere Unternehmen (bis 249 tätige Personen und bis 50 Mio. EUR Jahresumsatz) (0) [ ] Großunternehmen (über 249 tätige Personen oder über 50 Mio. EUR Jahresumsatz) (0)

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1.1.4 Start-up-Kennzeichnung (freiwillige Angabe)

Bei meinem/unseren Unternehmen handelt es sich um ein Start-up im Sinne der u. a. Definition:

Definition: Ein Start-up liegt vor, wenn das Unternehmensalter weniger als 10 Jahre beträgt und das Unternehmen ein schnelles Wachstum plant und/oder hochinnovativ ist.

Hinweis: Für Fragen/Hilfestellung zu Ihrer Selbsteinschätzung bietet Ihnen Staat-up e. V. kostenfreie Unterstützung. Nutzen Sie dafür bitte folgende E-Mailadresse als Anlaufstelle: mitgestalten@staat-up.net.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Kriterienkatalog - 1/6 107

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Nur eine Antwort wählbar

1.2 Eigenerklärungen

Gewichtung: 0,00% 1.2.1 Erklärung

Wir erklären: (Die Erklärung erfolgt durch die Bestätigung mit 'Ja' im Anschluss an die Eigenerklärungen)

1.2.2 Vergabeunterlagen

1. Wir haben sämtliche Vergabeunterlagen des Vergabeverfahrens zur Kenntnis genommen und unseren Teilnahmeantrag / unser Angebot auf dieser Grundlage erstellt.

1.2.3 Unzulässige Absprachen

2. Unser/en Teilnahmeantrag/Angebot haben wir unabhängig von anderen Bietern erstellt und uns ist bekannt, dass andernfalls ein Ausschluss von diesem oder einem anderen Vergabeverfahren gem. § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB wegen unzulässiger Absprachen droht.

1.2.4 Einhaltung in Deutschland gültiger Gesetze

3. Wir verpflichten uns, während der Dauer des Vergabeverfahrens sowie im Falle einer Zuschlagserteilung des Vertrages die in Deutschland gültigen Gesetze einzuhalten.

1.2.5 Sprachkenntnisse

4. Bei der Auftragsdurchführung werden im Kontakt zum Auftraggeber nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt, die in ausreichendem Maße über Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen.

1.2.6 "Technologie von L. Ron Hubbard"

5. Wir verpflichten uns sicherzustellen, dass die zur Erfüllung des Auftrages eingesetzten Personen bei der Auftragserfüllung nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten, und erklären hiermit, dass der Auftraggeber bei einem Verstoß gegen diese Verpflichtung unbeschadet weitergehender Rechte berechtigt ist, den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen.

1.2.7 Interessenkonflikte

6. § 6 Vergabeverordnung (VgV) bzw. § 4 Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) normiert für Personen, bei denen ein Interessenkonflikt besteht, ein Mitwirkungsverbot bei Vergabeverfahren. Uns liegen keine Erkenntnisse vor, dass in unserem Unternehmen bzw. auf Bewerber- / Bieterseite bei einer Person ein Interessenkonflikt im Sinne dieser Vorschrift vorliegt.

1.2.8 Vertraulichkeitserklärung

7. Vertraulichkeitserklärung:

1. Sämtliche Informationen, die wir in Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren oder der Durchführung sowie der Gestaltung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses erlangen, werden wir gegenüber jedem Dritten streng vertraulich behandeln (im Folgenden „Vertrauliche Informationen“).

2. Ausgenommen von dieser Vertraulichkeitsvereinbarung sind Informationen, die entweder zur Zeit ihrer Bekanntgabe oder danach öffentlich zugänglich und/oder bekannt werden oder zum Zeitpunkt der Bekanntgabe bereits bekannt sind.

3. Die Vertraulichkeitsverpflichtung findet keine Anwendung, soweit hierfür gesetzliche Offenlegungspflichten bestehen, etwa gegenüber Stellen der Börsenaufsicht, Regulierungsbehörden oder der Finanzverwaltung. In diesem Fall verpflichten wir uns, den Auftraggeber unverzüglich hierüber in Kenntnis zu setzen und ihm vorab schriftlich mitzuteilen, welche Vertraulichen Informationen an wen bekannt gegeben werden sollen.

4. Für den Fall, dass unserem Angebot nicht der Zuschlag erteilt wird, verpflichten wir uns, überlassene vertrauliche Informationen auf schriftliche Anforderung zurückzugeben sowie alle angefertigten Kopien und Vervielfältigungen zu vernichten.

5. Wir verpflichten uns sicherzustellen, dass die Vertraulichkeitsverpflichtung im Sinne von Ziffern 1. bis 4. auch von unseren Mitarbeitern und Angestellten sowie anderen Personen, die bei uns Zugang zu diesen Vertraulichen Informationen haben (zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater), übernommen wird. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gemäß den vorstehenden Regelungen besteht unabhängig vom Fortschritt des Vergabeverfahrens sowie nach Zuschlagserteilung unbefristet das heißt auch über die Vertragslaufzeit fort.

1.2.9 Fremdfirmenordnung

8. Sofern die Erbringung der Leistung nach Zuschlag eine Tätigkeit an oder in Dataport-Standorten und -Betriebsstätten bedingt, ist die Fremdfirmenordnung von Dataport anzuwenden: https://www.dataport.de/agb/ Mit Einreichung des Angebots verpflichten wir uns in diesem Fall, nach Zuschlagserteilung alle geforderten Angaben, insbesondere gem. Ziffer 10.5 der Fremdfirmenordnung einem noch zu bestimmenden Ansprechpartner von Dataport zu benennen.

1.2.10 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

9. Für den Fall, dass wir dem Anwendungsbereich des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - LkSG) unterliegen erklären wir, dass wir die in § 3 LkSG festgelegten Sorgfaltspflichten erfüllen und die übrigen im LkSG genannten Anforderungen einhalten.

Wir erklären, dass wir innerhalb der letzten drei Jahre nicht mit einer Geldbuße im Sinne des § 22 LkSG belegt worden sind.

Kriterienkatalog - 2/6 108

[Seite 111]

Für den Fall, dass wir innerhalb der letzten drei Jahre seit Veröffentlichung dieses Verfahrens mit einer Geldbuße im Sinne des § 22 LkSG belegt worden sind, informieren wir den Auftraggeber über die Höhe der Geldbuße und bereits erfolgte Selbstreinigungsmaßnahmen. Sollte ein Fall des § 22 Abs. 2 Nr. 3 LkSG vorliegen, teilen wir dem Auftraggeber zusätzlich den durchschnittlichen Jahresumsatz im Sinne des § 22 Abs. 2 Nr. 3 LkSG mit. Wir stehen in diesen Fällen für eine Anhörung durch den Auftraggeber im Sinne des § 22 Abs. 3 LkSG zur Verfügung.

1.2.11 5. EU-Sanktionspaket (VgV/VOB/A EU)

10. In Umsetzung der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 erklärt der Auftragnehmer, dass er

a. kein russischer Staatsangehöriger und keine in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisation oder Einrichtung ist, b. keine juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, c. keine natürliche oder juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handeln, d. sich zur Erfüllung des Auftrags oder zwecks Eignungsleihe keines Nachunternehmers oder Lieferanten bedient, auf den die Eigenschaften der Buchstaben a. – c. zutreffen und soweit auf diesen mehr als 10% des Auftragswertes entfällt.

1.2.12 Bestätigung [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Wir bestätigen hiermit die vorstehenden Eigenerklärungen 1) bis 10)

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

1.3 Eigenerklärungen zur DSGVO

Gewichtung: 0,00% 1.3.1 DSGVO [Mussangabe]

Ausschlusskriterium

1. Bei der Auftragsdurchführung werden wir die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Zudem beantworten wir nachfolgende Fragen 2 - 3 und geben die entsprechenden Erklärungen ab.

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

1.3.2 Personenbezogene Daten im Auftrag [Mussangabe]

2. Würden für den gegenständlichen Auftrag voraussichtlich personenbezogene Daten im Auftrag durch den Bieter/Auftragnehmer oder dessen Unterauftragnehmer erhoben, verarbeitet oder genutzt werden?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.3.3 Hinweis zu den Fragen 3.1) - 3.3)

3. Falls vorstehende Frage 2 mit „Ja“ beantwortet wurde, bitte folgende weitere Fragen beantworten und Erklärungen abgeben. Falls vorstehende Frage mit „Nein“ beantwortet wurde, bitte jeweils „Nicht zutreffend“ auswählen:

1.3.4 Vertraulichkeit betrautes Personal [Mussangabe]

3.1) Wir haben Frage 2 mit „Ja“ beantwortet und erklären daher, dass wir dafür sorgen werden, dass alle Personen, die von uns mit der Bearbeitung oder Erfüllung des Vertrages betraut werden würden, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Wir werden die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung auf die Vertraulichkeit personenbezogener Daten nach Art. 5 Abs. 1 f, Art. 32 Abs. 4 DSGVO spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vornehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen nachweisen.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0) [ ] Nicht zutreffend (Frage 2 wurde mit „Nein“ beantwortet) (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.3.5 Datenübertragung in Drittländer oder EU [Mussangabe]

3.2) Falls Frage 2 mit „Ja“ beantwortet wurde: Würde hinsichtlich der personenbezogenen Daten, für welche der Auftraggeber entweder Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter ist, im Rahmen der Leistungserbringung durch Sie als Bieter/Auftragnehmer oder durch Ihre Unterauftragnehmer eine Übertragung personenbezogener Daten aus der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz in Drittländer stattfinden?

Kriterienkatalog - 3/6 109

[Seite 112]

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja, es erfolgt eine Datenübertragung in Drittländer, es folgen somit die weiteren erforderlichen Erklärungen in Frage 3.3 und ggf. 3.4. (0) [ ] Nein, es erfolgt keine Datenübertragung in Drittländer, aber innerhalb der EU (dazu zählt auch Deutschland), dem EWR oder der Schweiz. Um die Anforderungen des Art. 28 Abs. 3 und 4 DSGVO zu erfüllen, erklären wir uns damit einverstanden, dass die hierfür einschlägigen Standardvertragsklauseln (s. Anlage „Standardvertragsklauseln V.1 für Übertragung innerhalb EU“ gem. Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln (ABl. 2021, L 199/18)) zum Vertragsgegenstand werden. Die Anhänge I – IV dieser Standardvertragsklauseln füllen wir aus und fügen sie als gesonderte Anlage dem Teilnahmeantrag/Angebot bei. (0) [ ] Nicht zutreffend (Frage 2 wurde mit „Nein“ beantwortet). (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.3.6 Datenübertragung in Drittländer [Mussangabe]

3.3) Falls Frage 3.2 mit „Ja“ beantwortet wurde, also eine Übertragung personenbezogener Daten aus der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz in Drittländer bei Auftragsausführung erfolgen würde, erklären Sie bitte, wie Sie die Einhaltung der Anforderungen der DSGVO sicherstellen:

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. des EU-U.S. Data Privacy Framework) im Sinne des Art. 45 Abs. 3 DSGVO. Um die Anforderungen des Art. 28 Abs. 3 und 4 DSGVO zu erfüllen, erklären wir uns damit einverstanden, dass die hierfür einschlägigen Standardvertragsklauseln (s. Anlage „Standardvertragsklauseln V.1 für Übertragung innerhalb EU“ gem. Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln (ABl. 2021, L 199/18)) zum Vertragsgegenstand werden. Die Anhänge I – IV dieser Standardvertragsklauseln füllen wir aus und fügen sie als gesonderte Anlage dem Teilnahmeantrag/Angebot bei. In diesem Fall ist auch Frage 3.4) zu beantworten. (0) [ ] Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich auf den Grundlagen der einschlägigen Module der Standardvertragsklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 1, Abs. 2 lit. c) DSGVO (s. Anlage „Standardvertragsklauseln V.2 für Übertragung in Drittländer“ gem. Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln (ABl. 2021, L 199/31)) und weder wir noch unsere Unterauftragnehmer sind durch geltende lokale Gesetze gehindert, die in den Standardvertragsklauseln enthaltenen Zusicherungen einzuhalten. Damit der Auftraggeber die erforderliche Einzelfallprüfung vornehmen kann, füllen wir die Anhänge I – III der aktuellen Standardvertragsklauseln aus und fügen sie als gesonderte Anlage dem Teilnahmeantrag/Angebot bei. Zudem erklären wir uns damit einverstanden, im Falle des Zuschlags gemeinsam mit dem Auftraggeber die einschlägigen Module der Standardvertragsklauseln zu ermitteln und zum Vertragsgegenstand zu machen. (0) [ ] Die Datenübertragung erfolgt auf Grundlage anderer Garantien im Sinne des Art. 46 Abs. 2 DSGVO. Diese beschreiben wir ausführlich und leicht nachvollziehbar in einer gesonderten Anlage und fügen sie dem Teilnahmeantrag/Angebot bei, um dem Auftraggeber eine entsprechende Einzelfallprüfung zu ermöglichen. (0) [ ] Keine der vorgenannten Antwortvorschläge trifft zu bzw. trifft nicht vollständig zu. Wir fügen daher eine ausführliche und leicht nachvollziehbare Erläuterung über unsere Maßnahmen zur Einhaltung der Anforderungen der DSGVO als gesonderte Anlage dem Teilnahmeantrag/Angebot bei, um dem Auftraggeber eine entsprechende Einzelfallprüfung zu ermöglichen. (0) [ ] Nicht zutreffend (Frage 2 oder Frage 3.2 wurde mit „Nein“ beantwortet). (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.3.7 Angemessenheitsbeschlüsse gem. § 45 Abs. 3 DSGVO

3.4) Falls die Datenübertragung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses gem. § 45 Abs 3 DSGVO erfolgt (siehe Frage 3.3), ist hier zu beschreiben, in welche Drittländer und auf Grundlage welcher Angemessenheitsbeschlüsse die Datenübertragung erfolgt.

Sofern eine Datenübertragung auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF) erfolgt, ist insbesondere zu erklären, ob die an der Leistungserbringung beteiligten Unternehmen unter dem EU-U.S.DPF zertifiziert sind und in der DPF-Liste (https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search) aufgeführt sind. Dabei ist jedes beteiligte Unternehmen (dies umfasst auch Unterauftragnehmer und Beteiligte an einer Bietergemeinschaft) mit vollständiger Firmenbezeichnung anzugeben, so dass die Informationen vom Auftraggeber in der DPF-Liste überprüft werden können.

Alle Angaben können wahlweise auch formlos als eigene Anlage beigefügt werden.

2 Eignungskriterien

Gewichtung: 0,00% 2.1 Hinweis zur Eignungsprüfung

Ein Bewerber/Bieter ist nur dann geeignet, wenn er sowohl fachkundig als auch wirtschaftlich und finanziell leistungsfähig sowie technisch und beruflich leistungsfähig ist.

Bei den nachfolgenden Kriterien kann es sich auch dann um Mindestanforderungen an die Eignung handeln, wenn diese im Softwaretool "eVergabe" nicht explizit als solche gekennzeichnet sind. Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn sich die Beantwortung eines Kriteriums nicht auf "Ja/Nein" beschränkt. Maßgeblich ist ausschließlich die Beschreibung in der Unterlage "Teil A - Allgemeiner Teil / Teilnahmeunterlage" der Vergabeunterlagen (im Abschnitt Vertragsbedingungen/Formulare).

Gewichtung: 0,00% 2.2.1.1 Hinweis

Der Bewerber/Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen. Der Auftraggeber behält sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bewerber/Bieter zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können.

2.2.1.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit [Mussangabe]

Ausschlusskriterium

Kriterienkatalog - 4/6 110

[Seite 113]

Wir verfügen über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung dieses Auftrags. Uns ist bekannt, dass der Auftraggeber jederzeit weitere Informationen und Nachweise von einem Bieter verlangen kann, um seine Angaben überprüfen zu können.

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

2.2.2 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Gewichtung: 0,00% 2.2.2.1 Hinweis

Der Bewerber/Bieter muss über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können. Der Auftraggeber behält sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bewerber/Bieter zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können.

Gewichtung: 0,00% 2.2.2.2.1.1 Referenzen [Mussangabe]

Hinsichtlich der im Zusammenhang mit den Erfahrungen mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand geforderten Nachweise erklären wir:

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Wir können die geforderten Nachweise vollständig erbringen und fügen für jede Referenz die geforderte Referenzbeschreibung („ANLAGE Referenzbeschreibung“) bei. (0) [ ] Wir können die geforderten Nachweise noch nicht oder nicht vollständig erbringen (z.B. neu gegründete Unternehmen). Dafür legen wir entsprechende andere Unterlagen (z.B. Konzepte, Unternehmensplanungen, Ausbildungsnachweise etc.) vor, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht bzw. in fachlicher und technischer Hinsicht zulassen. (0)

Nur eine Antwort wählbar

2.3 Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB

Gewichtung: 0,00% 2.3.1 Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Es liegen keine zwingenden Ausschlussgründe i.S.v. § 123 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vor. Es liegen auch keine entsprechenden Verfehlungen vor.

Es bestehen auch keine fakultativen Ausschlussgründe i.S.v. § 124 GWB. Uns ist bekannt, dass wir vom Verfahren ausgeschlossen werden können, wenn Ausschlussgründe i.S.v. § 124 GWB vorliegen.

Sollte einer der Ausschlussgründe gemäß den §§ 123 und 124 GWB bei uns (d.h. dem Bewerber/Bieter / der Bewerber-/Bietergemeinschaft oder einem Bewerber-/Bietergemeinschaftsmitglied) oder einem Unterauftragnehmer vorliegen oder sollten wir oder ein Unterauftragnehmer von einer öffentlichen Stelle von Auftragsvergaben ausgeschlossen worden sein oder werden, werden wir den Auftraggeber unverzüglich davon in Kenntnis setzen. Diese Verpflichtung gilt über die Dauer des Vergabeverfahrens hinaus auch für die Vertragslaufzeit. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtung führt zu einem außerordentlichen Kündigungsrecht des Auftraggebers.

(Hinweis: Bitte bestätigen Sie, dass KEINE der vorgenannten Ausschlussgründe vorliegen mit JA !)

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

2.4 Erklärungen für Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmereinsatz

Gewichtung: 0,00% 2.4.1 Bewerber-/Bietergemeinschaft [Mussangabe]

Hinsichtlich der Bildung einer Bewerber- / Bietergemeinschaft erklären wir:

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Es liegt keine Bewerber- / Bietergemeinschaft vor. Hinweis: In diesem Fall sind keine weiteren Angaben und Erklärungen erforderlich. (0) [ ] Wir bilden für dieses Vergabeverfahren eine Bewerber- / Bietergemeinschaft im Sinne von § 43 Abs. 2 VgV bzw. § 32 Abs. 2 UVgO. Im Falle einer Auftragserteilung beschließen wir die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft. Unserem Teilnahmeantrag / Angebot fügen wir die ANLAGE Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft bei. (Hinweis: s. dazu Abschnitt 4.2.1. des Teil A - Bewerbungsbedingungen) (0)

Nur eine Antwort wählbar

2.4.2 Einsatz von Unterauftragnehmern [Mussangabe]

Zum Einsatz von Unterauftragnehmern erklären wir:

Kriterienkatalog - 5/6 111

[Seite 114]

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Wir beabsichtigen keinen Unterauftragnehmereinsatz im Sinne von Nr. 4.2.2 der Bewerbungsbedingungen. Hinweis: In diesem Fall sind keine weiteren Angaben und Erklärungen erforderlich. (0) [ ] Wir beabsichtigen einen Unterauftragnehmereinsatz im Sinne von Nr. 4.2.2 der Bewerbungsbedingungen und fügen dazu die ANLAGE Angaben Unterauftragnehmereinsatz sowie ggf. für jeden Unterauftragnehmer die ANLAGE Erklärung Unterauftragnehmer bei. (0)

Nur eine Antwort wählbar

2.4.3 Privilegierter Unterauftragnehmer (Eignungsleihe) [Mussangabe]

Zum Einsatz von privilegierten Unterauftragnehmern (Eignungsleihe) erklären wir:

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Wir beabsichtigen keinen Einsatz von privilegierten Unterauftragnehmern (Eignungsleihe) im Sinne von Nr. 4.2.2 der Bewerbungsbedingungen. Hinweis: In diesem Fall sind keine weiteren Angaben und Erklärungen erforderlich. (0) [ ] Im Falle des Einsatzes von privilegierten Unterauftragnehmern (Eignungsleihe) fügen wir unserem Angebot die geforderte ANLAGE Angabe Unterauftragnehmereinsatz sowie für jeden genannten Unterauftragnehmer die ausgefüllte ANLAGE Erklärung Unterauftragnehmer bei. Zudem fügen wir entsprechend des Umfangs der beabsichtigten Eignungsleihe die für die jeweiligen Eignungskriterien geforderten Angaben (Anlagen/Vordrucke) für den/die Unterauftragnehmer sowie ggf. weitere Erklärungen/Nachweise ein. (Hinweis: s. dazu Abschnitt 4.2.2 des Teil A - Bewerbungsbedingungen) (0)

Nur eine Antwort wählbar

Kriterienkatalog - 6/6 112

[Seite 115]

KRITERIENKATALOG 24.09.2026

Ausschreibung

Verfahren: DP31-202600112 - Digitale Coaching- und Lernplattform ZAF

LEISTUNGSKRITERIEN

1 Fachlich-Didaktisches Konzept

Gewichtung: 25,00% Maximalpunktzahl: 35 Der Bieter hat das Dokument "Teil A - Anlage Formblätter" vollständig auszufüllen. Für das fachlich-didaktische Konzept können dabei 0-10 ungewichtete Punkte erreicht werden. Diese werden mit dem Gewichtungsfaktor 3,5 multipliziert (gewichtete Punktzahl).

Folgende gewichtete Punktzahl wird erreicht: (Hinweis: Dieses Textfeld wird vom Auftraggeber nach Auswertung der Angebote ausgefüllt.)

2 Funktionaler Umfang und Nutzendenfreundlichkeit

Gewichtung: 25,00% Maximalpunktzahl: 25 Der Bieter hat das Dokument "Teil A - Anlage Formblätter" vollständig auszufüllen. Für den funktionalen Umfang/Nutzendenfreundlichkeit können dabei 0-10 ungewichtete Punkte erreicht werden. Diese werden mit dem Gewichtungsfaktor 2,5 multipliziert (gewichtete Punktzahl).

Folgende gewichtete Punktzahl wird erreicht: (Hinweis: Dieses Textfeld wird vom Auftraggeber nach Auswertung der Angebote ausgefüllt.)

3 Technische Umsetzung und Integration

Gewichtung: 25,00% Maximalpunktzahl: 25 Der Bieter hat das Dokument "Teil A - Anlage Formblätter" vollständig auszufüllen. Für die technische Umsetzung/Integration können dabei 0-10 ungewichtete Punkte erreicht werden. Diese werden mit dem Gewichtungsfaktor 2,5 multipliziert (gewichtete Punktzahl).

Folgende gewichtete Punktzahl wird erreicht: (Hinweis: Dieses Textfeld wird vom Auftraggeber nach Auswertung der Angebote ausgefüllt.)

4 Datenschutz, Compliance und KI-Governance

Gewichtung: 25,00% Maximalpunktzahl: 15 Der Bieter hat das Dokument "Teil A - Anlage Formblätter" vollständig auszufüllen. Für Datenschutz, Compliance und KI-Governance können dabei 0-10 ungewichtete Punkte erreicht werden. Diese werden mit dem Gewichtungsfaktor 1,5 multipliziert (gewichtete Punktzahl).

Folgende gewichtete Punktzahl wird erreicht: (Hinweis: Dieses Textfeld wird vom Auftraggeber nach Auswertung der Angebote ausgefüllt.)

Kriterienkatalog - 1/1 113

[Seite 116]

Typ Dateiname Größe MIME-Type Dateianlage Teil C - Preisblatt.xlsx 22,84 KB xlsx Dateianlage Teil A - Anlage Formblätter.docx 486,90 KB docx Dateianlage ANLAGE Referenzbeschreibung.docx 52,31 KB docx Dateianlage ANLAGE Erklärung Bewerber-Bietergemeinschaft.pdf 72,98 KB pdf Dateianlage ANLAGE Angabe Unterauftragnehmereinsatz.pdf 20,65 KB pdf Dateianlage ANLAGE Erklärung Unterauftragnehmer.pdf 135,25 KB pdf Dateianlage Standardvertragsklauseln V.1 Übertragung innerhalb der EU.pdf 127,37 KB pdf Dateianlage Standardvertragsklauseln V.2 Übertragung in Drittländer.pdf 411,09 KB pdf Dateianlage SVK V.1 Anhänge I - IV Übertragung innerhalb der EU.docx 79,16 KB docx Dateianlage SVK V.2 Anhänge I - III Übertragung in Drittländer.docx 80,31 KB docx Dateianlage Checkliste Angebotserstellung.docx 106,56 KB docx Dateianlage Checkliste Vergabeunterlagen.docx 104,55 KB docx

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