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Allgemeine Informationen zur Umsetzung datenschutzrechtlicher
Vorgaben gemäß Artikel 12 – 14 der DSGVO im Vergabeverfahren
Vorbemerkungen
Die Vergabestelle vergibt öffentliche Aufträge und Konzessionen im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren gemäß § 97 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbe- schränkung (GWB).
Im Rahmen der Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen ver- arbeitet die Vergabestelle personenbezogene Daten von Bewerbern, Bietern und Vertrags- partnern, indem sie diese zum Beispiel erhebt, speichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht. Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymi- sierte Daten.
Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei wem er- hoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die
ReGe Hamburg Projektrealisierungsgesellschaft mbH Überseeallee 1 20457 Hamburg
E-Mail: Info@rege-hamburg.de Telefon: +49 40 380 880 - 0
Hinweis für elektronische Vergabeverfahren (e-Vergabe): Bitte beachten Sie, dass Fragen zum Inhalt oder Ablauf des Vergabeverfahrens ausschließlich über die Bieterkommunikation der E-Vergabe gestellt und nur über diese beantwortet werden dürfen.
2 Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbe- zogenen Daten verarbeitet?
Für die Beteiligung als Bewerber oder Bieter am Vergabeverfahren sowie die spätere Durch- führung der daraus resultierenden Verträge werden personenbezogene Daten benötigt.
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Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren und die daraus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollständige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Wettbe- werbsteilnehmern und der Vergabestelle bzw. den späteren Vertragspartnern sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens, insbesondere die Überprüfung der Bietereignung und die spätere Vertragsabwicklung verwendet. Die personenbezogenen Daten werden grund- sätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und im Falle der Auftragser- teilung für die Vertragsdurchführung erhoben und verarbeitet.
Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c bzw. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 58 LHO sowie § 4 HmbDSG, GWB, VgV, VOB/A und UVgO, GRfW u. a.
3 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
• Identifikations- und Kontaktangaben Beispiel: Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Eintrags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer • Angaben zur Überprüfung der Bietereignung Beispiel: im Rahmen der Eignungsprüfung etwa Daten zur Überprüfung von Referen- zen, Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter/in- nen u.ä. • Erhebung von Daten bei Dritten Beispiel: Gewerbezentralregisterauskünfte, Wirtschaftsauskünfte von Auskunfteien u.ä.
4 Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?
Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffent- liche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie der Übermittlung zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurchführung werden ihre personenbezogenen Daten an folgende Stel- len weitergegeben:
• Vergabekammern/Gerichte Die Vergabestelle ist im Fall von Nachprüfungsverfahren oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten verpflichtet, der Vergabekammer oder dem zuständigen Gericht die vollständige Vergabeakte vorzulegen. Der Antragsteller eines Nachprüfungsverfah- rens kann Akteneinsicht beantragen. Es erfolgt jedoch in diesen Fällen eine Schwär- zung der personenbezogenen Daten sowie der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der übrigen Bieter.
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5 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den Löschfristen der gesetzlichen Bestimmungen. Danach dürfen Daten nur solange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unter Beachtung von Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforderlich ist.
Es gelten u.a. die gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbu- ches (BGB), die Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO – VV-ZBR (Zahlungen, Buchführung, Rechnungsle- gung)).
6 Welche Rechte haben Sie?
Ihnen stehen in Bezug auf Ihren personenbezogenen Daten verschiedene Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung zu. Einzelheiten ergeben sich aus Artikeln 15 bis 18, 21 und 77 DSGVO.
• Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. • Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO) Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unver- züglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung eine Vervollständigung ver- langen. • Recht auf Löschung /„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ob Sie die unverzügliche Löschung verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die betreffenden Daten von der zuständigen Vergabe- bzw. Dienststelle noch zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben oder rechtli- cher Verpflichtungen benötigt werden. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO) Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. • Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) Sie haben unter den Voraussetzungen des Artikel 21 DSGVO das Recht, aus Grün- den, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem Widerspruch nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
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• Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO) Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personen- bezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie Beschwerde bei der zu- ständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (der bzw. dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit) einlegen. Die Kontaktdaten der bzw. des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ludwig-Erhard-Str. 22 20459 Hamburg Tel.: (040) 4 28 54 – 40 40 E-Fax: (040) 4 279 – 11 811 E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
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