02_Vergabebedingungen.pdf

[Seite 1]

Inhaltsverzeichnis:

1. Auftraggeberin.................................................................................................................2

2. Ausschreibungsgegenstand/Vertragslaufzeit......................................................................2

3. Laufzeit.............................................................................................................................2

4. Art des Verfahrens.............................................................................................................3

5. Allgemeiner Hinweis zur Einreichung von Unterlagen/Angeboten……...............................3

6. Anlagen Vertragsbestandteil..............................................................................................4

7. Kommunikation................................................................................................................5

8. Angebote.........................................................................................................................5

9. Einreichen des Angebots...................................................................................................6

10. Bindefrist……...................................................................................................................6

11. Bewertungskriterien ….....................................................................................................6

12. Zuschlagsentscheidung.....................................................................................................6

13. Nicht berücksichtige Angebote.........................................................................................7

14. Bewerbungsbedingungen.................................................................................................8

15. Preisgleitklausel.................................................................................................................8

16. DSGVO.............................................................................................................................8

17. Grant Agreement..............................................................................................................8

[Seite 2]

1. Auftraggeberin

Fraunhofer IEM

Wie sieht das Engineering der Zukunft aus? Zu dieser Frage entwickelt das Fraunhofer IEM in Paderborn überzeugende Lösungen – von der Geschäftsidee über die Umsetzung bis zum Markterfolg. Im Fokus stehen intelligente Produkte, Produktionssysteme, Dienstleistungen und Softwareanwendungen. Unsere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler arbeiten interdisziplinär an neuen Methoden, Werkzeugen sowie Prozessen und setzen innovative Technologien ein, um die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden und Partner langfristig zu sichern.

Weitere Informationen zur Auftraggeberin finden sich unter https://www.iem.fraunhofer.de/

2. Ausschreibungsgegenstand/ Vertragslaufzeit

Das Fraunhofer-IEM für Entwurfstechnik Mechatronik, in Paderborn, schreibt folgende Leistungen aus:

Wartung Sanitärtechnik und Brandschutztechnik

Eine detaillierte Beschreibung des Auftragsgegenstandes ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und den Anhängen.

3. Laufzeit

Die Vertragslaufzeit beträgt 2 Jahre mit der Option der Vertragslaufzeitverlängerung um jeweils 1 Jahr bis zu einer Gesamtvertragsdauer von maximal 4 Jahre, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Der geplante Beginn dieser Vertragslaufzeit ist der 01.01.2027.

Das Recht auf außerordentliche Kündigung bleibt davon unberührt.

[Seite 3]

4. Art des Verfahrens

Die Ausschreibung der angegebenen Leistungen erfolgt im Wege eines öffentliche Ausschreibung nach UVgO.

Es ist darauf hinzuweisen, dass der Bieter sich eigenständig über das Verfahren zu informieren hat. Die erforderlichen Informationen werden über die E-Mail-Funktion der Vergabeplattform der Deutschen eVergabe bereitgestellt. Während der Vergabe ist eine Kommunikation ausschließlich über die Vergabeplattform gewährleistet.

5. Allgemeiner Hinweis zur Einreichung von Unterlagen/Angeboten

Die Bietenden füllen die zur Verfügung gestellten Formulare entsprechend den Vorgaben aus und reichen diese elektronisch ein. Hierzu ist es erforderlich, dass die Bietenden ihr Angebot als PDF-Dokument hochladen. Die Dokumente dürfen nicht als Anhang einer Nachricht übermittelt werden, auch die Versendung in Papierform ist nicht zulässig.

Die Angebotsunterlagen, samt der darin geforderten Unterlagen/Erklärungen, sind bis zum 28.10.2026 um 23:59 Uhr

über die deutsche E-Vergabe über folgenden Link einzureichen:

https://www.deutsche-evergabe.de/

Es wird darauf hingewiesen, dass Änderungen oder Ergänzungen in den Vergabeunterlagen nicht zulässig sind und einen Ausschluss des Angebots aus dem weiteren Vergabeverfahren bewirken können

(dabei handelt es sich insbesondere um Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen oder das Hinzufügen eigener AGB).

[Seite 4]

Für den Fall, dass einzelne Antwortfelder in den Vergabeunterlagen für die Angaben der Bietenden nicht ausreichen, sind weitere Angaben von den Bietenden auf Anlagen, die entsprechend zu kennzeichnen sind, zu machen und mit den Angebotsunterlagen bis zum Ende der Angebotsfrist einzureichen, indem diese als Anlage zum Angebot auf der Vergabeplattform hochgeladen werden.

Das Angebot muss vollständig sein, die Preise und die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Angaben enthalten sowie sämtliche in den Vergabeunterlagen dargestellten Vorgaben erfüllen.

Nach § 56 VgV können Erklärungen und Nachweise, die nicht bis zum Ende der Angebotsfrist vorgelegt wurden, nachgefordert werden. Dies liegt jedoch im Ermessen der Aufraggeberin. Angebote, welche die geforderten Angaben bzw. Unterlagen nicht enthalten, werden (ggf. nach erfolgloser Nachforderung) ausgeschlossen.

6. Anlagen Vertragsbestandteil

Vertragsbestandteil werden folgende Inhalte und Anlagen:

Teile der Leistungsbeschreibung

Beschreibung, Pläne, sonstige Anlagen

Allgemeine Einkaufsbedingungen der Fraunhofer-Gesellschaft April 2026

Siehe Anlage "Allgemeine Geschäftsbedingungen (AEB)"

Nachhaltigkeitsstandarts (NHS) für Lieferanten der Fraunhofer-Gesellschaft Juni 2024

Siehe Anlage "Nachhaltigkeitsstandards (NHS)"

Kaufmännische Bedingungen

Siehe Anlage "15. Kaufmännische_Bedingungen"

[Seite 5]

Wettbewerbsregister

Die Auftraggeberin wird ab einer Auftragssumme von 50.000 € für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, gem. § 6 Abs. 1 WRegG eine Abfrage des Wettbewerbsregisters durchführen.

7. Kommunikation

Die Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform.

Stellung von Rückfragen / Beantwortung der Rückfragen:

Ausschließlich über die Vergabeplattform. Bieterfragen sollen grundsätzlich in deutscher Sprache gestellt werden und werden auch in deutscher Sprache beantwortet.

Bieterfragen können bis 8 Kalendertage vor Ende der Angebotsfrist gestellt werden. Die Beantwortung der Bieterfragen erfolgt bis 4 Kalendertage vor Ende der Angebotsfrist.

Kommunikation nach Ablauf der Fristen

Die Kommunikation nach Ablauf der Angebotsfrist, z.B. zum Zwecke der Nachforderung von Unterlagen oder Aufklärung erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform.

Da in diesem Zusammenhang Fristen gesetzt werden können, die im Falle der Nichteinhaltung den Ausschluss bedingen, obliegt es dem Bieter, sich stets tagesaktuell darüber zu informieren, ob entsprechende Mitteilungen für ihn auf der Plattform hinterlegt sind. Dies umfasst auch die Prüfung von SPAM-Mail-Ordnern. Die Versäumung derart bekanntgegebener Fristen geht zu Lasten des Bieters.

8. Angebote

Das Angebot ist grundsätzlich in deutscher Sprache auszufertigen. Einzelne Erklärungen oder Unterlagen (z. B. Datenblätter) sind auch in englischer Sprache zulässig.

[Seite 6]

9. Einreichen des Angebots

Das Angebot ist bis zu dem von der Vergabestelle angegebenen Ablauf der Angebotsfrist einzureichen.

Ein nicht form- oder fristgerecht eingereichtes Angebot wird ausgeschlossen.

10. Bindefrist

Die Bindefrist der Angebote endet am 13.11.2026.

11. Bewertungskriterien

Die Bewertung der Angebote erfolgt auf Grundlage der Zuschlagskriterien:

Preis (70%), Reaktionszeit (30%).

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, d.h. auf das Angebot, das das beste Preis-/Leistungs-Verhältnis aufweist.

12. Zuschlagsentscheidung

Preisauswertung:

Für die Angebotswertung wird der Preis wie folgt in eine Punkteskala von 0,00 bis 100,000 aufgeteilt.

100,000 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis (Wertungssumme)

0,000 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem 2,00-fachen des niedrigsten Preises. Alle Angebote darüber erhalten ebenfalls 0 Punkte.

Die Punktebewertung für die dazwischen liegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu drei Stellen nach dem Komma.

[Seite 7]

13. Nicht berücksichtige Angebote

Bieter und Bewerber unterliegen mit der Abgabe von Angeboten auch den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote, gem. §§ 57 & 62 VgV

14. Bewerbungsbedingungen

Wir weisen darauf hin, dass Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind und zum Ausschluss führen können.

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Der Bieter erklärt ferner, dass die Festlegung in den von der Auftraggeberin erstellten Vertragsunterlagen (Vertragsbedingungen, Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Fraunhofer Gesellschaft und Leistungsbeschreibung/Leistungsverzeichnis) allein verbindlich sind und etwaige hiervon abweichende Angaben in dem Angebot keine Gültigkeit haben.

Mitteilung von Unklarheiten

Sollten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler enthalten, ist der Bieter verpflichtet, dies vor der Angebotsabgabe unverzüglich in Textform über die Vergabeplattform der Vergabestelle mitzuteilen.

Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietern, die sich im Rahmen dieses Vergabeverfahrens an unzulässigen Wettbewerbsbeschränkungen beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen ist der Bieter auf Verlangen verpflichtet, Auskünfte darüber zu erteilen, ob und in welcher Form er wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden ist.

[Seite 8]

15. Preisgleitklausel

Eine Preisanpassung aufgrund gestiegener Kosten ist während der ersten 24 Monate der Vertragslaufzeit nicht zulässig. Nach Ablauf der Festlaufzeit kann eine Anpassung für Änderungen der Einkaufs- und Marktpreise, die um mehr als 3 Prozent im Vergleich zum Zeitpunkt der Angebotserstellung gestiegen sind, vor Ablauf der jeweiligen vereinbarten Vertragslaufzeit, schriftlich beantragt werden. Sofern keine Anpassung schriftlich beantragt wird, gilt der zuvor vereinbarte Festpreis für weitere 12 Monate.

Voraussetzung für die Preisanpassung ist, dass der AN die Mehr- und Minderkosten gemäß, seiner der Ausschreibung zu Grunde liegende Großkalkulation, nachweist.

Die Änderung der Kosten hat der AN umgehend nachzuweisen. Eine Preisanpassung erfolgt jedoch nur in der Höhe der prozentualen Erhöhung der Preise des Angebotes. Als Berechnungsbasis für die Preisanpassung gilt das Antragsdatum; sie kann nicht rückwirkend geltend gemacht werden. Eine vorgenommene Preisanpassung ist für 12 Monate bindend.

Kann kein Einvernehmen hinsichtlich der Preisanpassung zwischen den Parteien erzielt werden, besteht ein außerordentliches Kündigungsrecht.

16 DSGVO

Die von Ihnen erbetenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens gemäß der bestehenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gespeichert und verarbeitet. Sie erklären sich mit der Abgabe Ihres Angebotes hiermit einverstanden. Wir weisen darauf hin, dass gem. unserer zuwendungsrechtlichen Vorgaben die Daten bis zu 30 Jahre gespeichert werden können.

17. Grant Agreement

Kontrollen, Prüfungen, Rechnungsprüfungen bei Erwerb von Gütern sowie Bau und Dienstleistungen gem. Art. 22 und 23 des Grant Agreement bei EU geförderten Projekten: Der Auftragnehmer erkennt die Rechte der EU-Kommission, des Europäischen Rechnungshofs (EuRH), des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF) oder von durch die EU- Kommission benannten Dritten an, Kontrollen und Prüfungen sowie Bewertungen dieses Vertrags gemäß den Regelungen aus Artikel 22 und 23 der Finanzhilfevereinbarung vorzunehmen.