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Anhang 1
Anforderungen im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung
Im Folgenden werden die wichtigsten Anforderungen in Bezug auf die Inhalte einer elektronischen Rechnung, das zu verwendende Rechnungsformat sowie die elektronische Übermittlung einer Rechnung zusammengefasst.
Anforderungen an die Rechnungsinhalte
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine elektronische Rechnung gemäß § 5 E-Rechnungs-Verordnung des Bundes folgende Angaben enthalten: • Leitweg-Identifikationsnummer Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt. • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers • De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden: • Bestellnummer Alle abrechnungsrelevanten Angaben müssen in einer allgemein maschinell lesbaren Form übermittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein.
Anforderungen an das Rechnungsformat
• Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen entspricht. • Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden. • Ihrer E-Rechnung können Sie rechnungsbegründende Unterlagen durch Einbetten in das XML als Anlage beifügen. • Weiterführende Informationen sowie die jeweils gültige Version zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) unter https://xeinkauf.de/xrechnung/. • Weiterführende Informationen zu rechnungsbegründenden Unterlagen finden Sie im Downloadbereich für Rechnungssteller sowie im FAQ Bereich zur E-Rechnung auf der Webseite des BMI unter https://www.e-rechnung-bund.de/. • Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).
Anforderungen an die Rechnungsübermittlung
• Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zu nutzen, die unter https://xrechnung-bdr.de/ abgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle voraus. Unter der Adresse https://www.e-rechnung- bund.de/ finden Sie zudem weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung. • Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden. • Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier zu übersenden. Bitte nutzen Sie zukünftig nur das elektronische Rechnungsformat, um die Zahl möglicher Duplikate zu verringern.