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Leistungsbeschreibung
zum Offenen Verfahren 019/2026
„Wartung und Prüfung MS-/NS-Schaltanlagen und Trafos“
Fachbereich ZS 9 / IB 6
Version 100
04.09.2026
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Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung 3 2 Leistungsgegenstand 4 3 Rahmenbedingungen 4 3.1 Organisatorische Rahmenbedingungen 5 3.1.1 Leistungsort und Ansprechpartner 5 3.1.2 Zutritt und Arbeiten in Sicherheitsbereichen des AG 5 3.1.3 Sicherheitsanforderungen, Vertraulichkeit und Datenschutz 6 3.1.4 Sauerstoffreduzierungsanlagen in Rechenzentren 7 3.1.5 Messgeräte 7 3.2 Ankündigung der Leistungserbringung/ Anmeldung neuer MA 7 3.3 Arbeitsorganisation 8 4 Beschreibung der Leistungen 9 4.1 Allgemeines zu Prüfungen, Wartungen und Elektroarbeiten an MS-/NS-Schaltanlagen und Trafos 10 4.2 Prüfungs-, Wartungs- und Instandsetzungsleistungen 12 4.3 Prüf- und Instandhaltungsplan, Leistungserbringung gemäß Plan 13 4.4 Vorbereitung der Prüfung 14 4.5 Prüf- / Wartungsleistungen an MS-/NS-Anlagen und Trafos 14 4.5.1 Zusammenstellung der vertragsinhaltlichen Anlagen 15 4.5.2 Wartungs- und Prüftätigkeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit 21 4.5.3 Dokumentation der Prüfung 21 4.6 Produktzyklus, EOL und EOS 22 4.7 Rufbereitschaft / Entstörungsdienst und Elektroarbeiten 22 4.8 Störungsmeldungen & Serviceaufträge 23 4.9 Revisionierung von Revisions- / Dokumentationsunterlagen 24 4.10 Dokumentation 24 4.10.1 Leistungsnachweise und Aufmaße 24 4.10.2 Prüfprotokoll/-bericht allgemein 25 4.10.3 Kennzeichnung Prüfunternehmen/Plakette 26 4.10.4 Dokumentations- / Revisionsunterlagen 27 4.11 Angebotserstellung zu Instandsetzungsmaßnahmen 28 4.12 Leistungen nach Stundenverrechnungssätzen / Leistungen auf Abruf 29 4.13 Abnahme und Abrechnung 30 5 Anforderungen an den AN/die Mitarbeitenden des AN 31
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5.1 Allgemeine Personalanforderungen 31 5.2 Persönliche Anforderungen an die Mitarbeitenden des AN 32 5.3 Mitarbeitende / Rollen 32 6 Anlagen zur Leistungsbeschreibung 32 7 Begriffsverzeichnis 34 7.1 Instandhaltung 34 7.1.1 Wartung 34 7.1.2 Inspektion 35 7.1.3 Instandsetzung 35 7.2 Produktzyklus / Support 36 7.2.1 End-of-Life (EOL) 36 7.2.2 End-of-Service (EOS) 36 7.3 Störung 36 7.3.1 Betriebsbehindernde Störung 37 7.3.2 Betriebsverhindernde Störung 37 7.4 Rufbereitschaft (Entstörungsdienst) 37 7.4.1 SLAs für Störungsbeseitigung 38 7.4.2 Reaktionszeit 38 7.4.3 Antrittszeit 38 7.4.4 Wiederherstellungszeit 38 7.5 Mangel 39 7.5.1 Unwesentlicher Mangel 39 7.5.2 Wesentlicher Mangel 40 7.6 Sonstiges 40 7.6.1 Liefern und montieren 40 7.6.2 Prüfung 40 7.6.3 Messen 41 7.6.4 Reinigen 41
Leistungsbeschreibung
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Einleitung
1 Einleitung
Das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) ist zentraler IT-Dienstleister der Berliner Verwaltung. Kernkompetenzen des ITDZ Berlin sind Digitalisierung, Standardisierung, IT-Sicherheit, Service und Beratung.
Als Partner der Berliner Verwaltung unterstützt das ITDZ Berlin täglich über 130.000 Mitarbeitende der Senats- und Bezirksverwaltungen, der Berliner Polizei und Feuerwehr, sowie den Gerichten und vielen weiteren öffentlichen Einrichtungen bei ihrer Arbeit. Das ITDZ Berlin unterstützt bei der Bereitstellung von schnellen und sicheren digitalen Bürgerservices für die 3,8 Millionen Bürgerinnen und Bürger Berlins und betreibt das Berliner Landesnetz.
Im ITDZ Berlin sind auch die Daten der Berlinerinnen und Berliner sicher. Mit höchstem Schutz von sensiblen Bürger- und Verwaltungsdaten, schafft das ITDZ Berlin Vertrauen in digitale Verwaltungsvorgänge. Für die gesamte IT-Infrastruktur sowie die Sicherheitsprozesse wurde das ITDZ Berlin durch das Bundesamt für Informationstechnik (BSI) mehrfach nach ISO 27001 zertifiziert.
Die Liegenschaften des ITDZ Berlin umfassen insgesamt etwa 23.000 m² Büroflächen und ca. 28.000 m² Nutzfläche, in teilweise räumlich voneinander getrennten Bürogebäuden (im Bereich der Berliner Straße in Berlin Wilmersdorf) und der Rechenzentren. Im ITDZ Berlin sind zurzeit etwa 1.200 Arbeitsplätze vorhanden.
Die Gebäude der Liegenschaften sind mit modernen technischen Anlagen wie z. B. Brandmeldeanlagen, Einbruchmeldeanlagen, Zutrittskontrollanlagen, Videoanlagen, Lautsprecheranlagen, Sicherheitsbeleuchtungsanlagen, Kälte- und Lüftungsanlagen ausgestattet. Ebenfalls befinden sich eine 24 Stunden besetzte Leitstelle, ein Druckzentrum sowie ein Service- (Call) Center auf dem Betriebsgelände der Berliner Straße.
Die nachfolgend beschriebene Leistung vergibt: IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) im folgenden Text: Auftraggeber genannt.
Die Leistung ist zu erbringen durch: Die/Der Auftragnehmende (bezuschlagte bietende Partei oder Bietergemeinschaften und gegebenenfalls Unterauftragnehmende), im Folgenden auch Die/Der Auftragnehmende/ Auftragnehmenden genannt.
Leistungsbeschreibung
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Leistungsgegenstand
2 Leistungsgegenstand
Zur Einhaltung der rechtlichen Vorschriften und Verordnungen sowie zur Sicherstellung der ordnungsmäßigen Beschaffenheit, Wirksamkeit und Betriebssicherheit sind Wartungen, Inspektionen, Prüfungen und Instandsetzungen an den ortsfesten elektrischen Betriebsmitteln und den technischen Anlagen notwendig, um den sicheren Betrieb der Anlagen sowie der Gebäude zu gewährleisten.
Die regelmäßigen Prüfungen sind z. B. nach der Verordnung über den Betrieb von baulichen Anlagen (Betriebs-Verordnung - BetrVO), den Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS 1201), den Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung DGUV Vorschrift 3/4 nach den Prüfnormen DIN EN 50678 (VDE 0701), DIN EN 50699 (VDE 0702), DIN VDE 0105-100, DIN VDE 0122-1 und DIN VDE 0100-722 und der Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Verwendung von Arbeitsmitteln (Betriebssicherheitsverordnung - BetrSichV) vom Auftragnehmenden vorzunehmen.
Neben den Wartungen, Inspektionen und Prüfungen sind auch Serviceleistungen wie z. B. Entstörungsdienst und Instandsetzungsleistungen zu erbringen.
Überdies müssen auch die vielfältigen Anforderungen an den Normungsstand, BSI-, Geheimschutz,- Anlagenverfügbarkeit- und Schutzbedürfnisse der verschiedenen Anlagen bei der Ausführung der technischen Instandhaltungs- und Serviceleistungen vom Auftragnehmenden beachtet werden.
Wesentliche Zielsetzung ist die stete Verfügbarkeit der technischen Geräte und Anlagen. Alle Geräte und Anlagen müssen in einem sicheren, technisch aktuellen und gepflegten Zustand gehalten werden. Dafür sind die sicherheitsrelevanten Prüfungen regelmäßig vom Auftragnehmenden durchzuführen. Mängel müssen rechtzeitig erkannt, behoben oder an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet werden.
3 Rahmenbedingungen
Das ITDZ Berlin nutzt die VOL/B als Vertragsgrundlage. Bei diesem Ausschreibungsverfahren bildet der Vertrag zur Prüfung inkl. der Anlagen die Vertragsgrundlage.
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Rahmenbedingungen
3.1 Organisatorische Rahmenbedingungen
Die Liegenschaften des ITDZ Berlin bestehen hauptsächlich aus Büroflächen mit zurzeit ca. 1.200 Mitarbeitenden, sowie Rechenzentren. Das ITDZ Berlin hat eine ständig besetzte Leitstelle (24/7) in der Berliner Str. 112-115, die sämtliche Alarmmeldungen wie z. B. Stromausfall bearbeitet.
3.1.1 Leistungsort und Ansprechpartner
Die Leistungserbringung erfolgt am Sitz des AG:
- Bürogebäude - Berliner Straße 112-115 in 10713 Berlin,
- Rechenzentren - innerhalb Autobahnring A10.
Die beiden Betriebsbereiche (Bürogebäude / Rechenzentren) sind verschiedenen Fachbereichen innerhalb des ITDZ Berlin zugeordnet. Alle terminlichen sowie fachlichen Klärungen sind mit dem jeweiligen Fachbereichsverantwortlichen herbeizuführen. Die Abrechnung der erbrachten Leistungen muss ebenfalls immer getrennt nach Fachbereichen erfolgen, da andernfalls eine Prüfung nicht möglich ist.
Grundsätzliche Angelegenheiten, das Leistungsverzeichnis als Vertragsgrundlage betreffend, sind mit dem Ausschreibungsverantwortlichen zu klären.
Die Hauptansprechpersonen werden nach Zuschlag vom Auftraggeber und vom Auftragnehmer benannt.
3.1.2 Zutritt und Arbeiten in Sicherheitsbereichen des AG
Die Räumlichkeiten, Flächen und insbesondere die Rechenzentren des ITDZ Berlin sind sicherheitsrelevante Bereiche im Sinne des BSÜG.
Um den Zugang zu den Flächen und Anlagen des AG zu erhalten (auch wenn diese von außen, z. B. mit einer Leiter, zu erreichen sind) ist die tägliche An- und Abmeldung am Empfang unmittelbar vor der Aufnahme und nach Beendigung der Tätigkeiten notwendig. Zuvor ist die Ausführung sämtlicher Leistungen rechtzeitig gem. Punkt 3.1.5 anzumelden. Gegen Vorlage des Personalausweises wird dem Mitarbeitenden des AN eine Zutrittsberechtigung ausgestellt.
Für die zu erbringenden Leistungen, durch die für Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitenden des ANs, die im Rahmen der Leistungserbringung Zugang zum Rechenzentrum des AG oder anderen sicherheitsempfindlichen Bereichen im Land Berlin oder Einsicht in geheimhaltungsbedürftigen Dokumenten mit Vermerk (Verschlusssachen, z. B. VS-VERTRAULICH)
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Rahmenbedingungen
erhalten sollen, stellt der AG bis zum Abschluss der SÜ 2 Überprüfung eine Begleitperson zur Verfügung.
3.1.3 Sicherheitsanforderungen, Vertraulichkeit und Datenschutz
Sofern nicht allgemein z. B. im Vertrag (Vertragsbedingungen) bzw. darüberhinausgehend aufgrund besonderer Anforderungen im Rahmen der Leistungserbringung geregelt, verpflichtet sich die/der Auftragnehmende, für die Laufzeit des Vertrages:
• die Regelungen des Auftraggebers zur Arbeitssicherheit, Umwelt- und Brandschutz am Einsatzort gemäß der aktuell gültigen Fremdfirmenrichtlinie zu beachten.
Der AN erklärt sich bereit, die Geheimschutzanforderungen für die Behandlung der Revisionsunterlagen, während der Leistungserbringung, nach Zuschlagserteilung für den AN zu waren. Mit Vertragsende (bzw. nach Ende des Gewährleistungsanspruches) sind sämtliche Unterlagen im Original an den AG zu übergeben und sämtliche Arbeitsdokumente, Zwischenstände zu vernichten.
Neben einschlägigen Normen der einzelnen Gewerke sind zusätzlich auch nachfolgende Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in ihrer jeweils aktuellen Fassung (https://www.bsi.bund.de) bei der Planung und Realisierung zu beachten und entsprechend einzuhalten:
• Technische Richtlinien des BSI
• IT-Grundschutz Kompendium
• Jeweils die Anforderungen aus den einschlägigen BSI-Bausteinen des jeweils aktuellen Kompendiums
• Insbesondere die Bausteine/Anforderungen aus der Schicht INF: Infrastruktur
Im Allgemeinen ist es für die Angebotserstellung nicht erforderlich, dass personenbezogene Daten angeben werden. Für die Prüfung von notwendigen Qualifikationen, Zulassungen etc. des Unternehmens und der Mitarbeitenden sind aber teilweise Angaben bzw. Dokumente zwingend erforderlich, welche auch persönliche Daten enthalten. Die im Zuge der Ausschreibung angeforderten Dokumente sind zwingend erforderlich, damit eine Bewertung im Rahmen der Ausschreibung tatsächlich erfolgen kann.
Dabei ist es besonders wichtig, dass in den Formularen (oben rechts) und bei den Dokumenten (Mitarbeiternummer wie Formular) eine fortlaufende Nummerierung (eine Nummer für einen Mitarbeitenden) erhalten, damit die eingereichten Dokumente im späteren Prozess eindeutig einer Person zugeordnet werden können. Eine nachträgliche Korrektur ist nicht möglich.
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Rahmenbedingungen
Wir stellen Ihre persönlichen Daten Dritten nicht zur Nutzung zur Verfügung.
3.1.4 Sauerstoffreduzierungsanlagen in Rechenzentren
In den Rechenzentren des ITDZ Berlin werden Sauerstoffreduzierungsanlagen betrieben. Bei Arbeiten in diesen Räumlichkeiten müssen die Mitarbeitenden des AN, neben den anderen Vorschriften und Arbeitsanweisungen, auch die Betriebsanleitung der Sauerstoffreduzierungsanlagen beachten.
Die/der Auftragnehmende stellt sicher, dass seine Mitarbeitenden die organisatorischen, personenbezogenen und ggf. arbeitsmedizinischen Maßnahmen von Räumen mit sauerstoffreduzierter Atmosphäre kennen und einhalten.
Vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sowie in regelmäßigen Abständen, mindestens jedoch einmal jährlich, müssen die Mitarbeitenden des AN anhand der Betriebsanweisung über die möglichen Gefahren sowie die erforderlichen Schutzmaßnahmen durch den AG unterwiesen werden. Die Unterweisung wird durch den Auftraggeber dokumentiert.
Die Aufenthaltszeit in Bereichen mit sauerstoffreduzierter Atmosphäre soll sich auf das für die Erfüllung der Aufgabe erforderliche Maß beschränken (max. 4 Stunden). Beschäftigte, bei denen Beschwerden auftreten, haben den Bereich mit sauerstoffreduzierter Atmosphäre umgehend zu verlassen
Im Falle eines Alarms ist der Raum unverzüglich zu verlassen.
3.1.5 Messgeräte
Alle eingesetzten Messgeräte müssen kalibriert und auf dem neuesten Softwarestand sein. Die Kalibrierzertifikate sind am Arbeitsort vorzuhalten und auf Verlangen des AG, vor der ersten Arbeitsaufnahme vorzulegen. Nach erfolgter neu Kalibrierung eines Messgerätes ist auch dieses Zertifikat wieder vorzulegen.
3.2 Ankündigung der Leistungserbringung/
Anmeldung neuer MA
Termine für die Ausführung sämtlicher Leistungen, welche nicht kontinuierlich im Rahmen des Vertrages erbracht werden bzw. die Anmeldung von neuen Mitarbeitenden, die den Zutritt zu den Flächen des ITDZ benötigen, sind unverzüglich nach bekanntwerden, spätestens jedoch 10 Arbeitstage vor entsprechender Terminfälligkeit schriftlich, in elektronischer Form (per E-Mail),
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Rahmenbedingungen
beim zuständigen Mitarbeitenden des AG anzuzeigen und bestätigen zu lassen. Die Ausführung der Leistung, Lieferung und Montage, der Wartungen/Prüfungen sowie zusätzliche Leistungen auf Abruf, können erst nach Bestätigung des Termins durch den AG erfolgen.
Erfolgte keine vorherige rechtzeitige Anmeldung und wird vom AG dadurch den Mitarbeitenden des AN der Zutritt verweigert, hat der AN die Kosten für seinen Personaleinsatz eigenständig zu tragen.
3.3 Arbeitsorganisation
Das eingesetzte Personal muss sich über Erste-Hilfe Einrichtungen, Flucht- und Rettungswege, Sammelplätze und über den Standort von Feuerlöschern informieren. Dazu werden die Mitarbeitenden des AN, vor Aufnahme ihrer Tätigkeit, durch den AG gem. der Unterweisung für Arbeitssicherheit, Umwelt- und Brandschutz für handwerklich tätige externe Mitarbeitende (Fremdfirmenrichtlinie des ITDZ Berlin) sowie Unterweisung für Arbeitssicherheit, Umwelt- und Brandschutz für externe Mitarbeiter auf dem Dienstgelände des ITDZ Berlin (Anlage 1 zu Fremdfirmenrichtlinie des ITDZ Berlin) unterwiesen.
Für die Sauberkeit der Arbeitsplätze muss der AN sorgen. Die Mitarbeitenden des AN sind für die Reinhaltung der eigenen Arbeitsbereiche zuständig. Der Bereich (Lagerplätze, Arbeitsplätze) ist in sauberem, besenreinem Zustand zu halten. Nach Abschluss Ihrer Tätigkeiten sind alle Flächen so wiederherzustellen, dass diese wie vor Beginn der Tätigkeiten wieder genutzt werden können.
Die/Der Auftragnehmende ist verpflichtet, die beim AG anfallenden Abfälle ordnungsgemäß und sofort zu entsorgen. Die einschlägigen Gesetze, Verordnungen und sonstigen öffentlich- rechtlichen Vorschriften z. B. das Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz, sind einzuhalten. Eine Zwischenlagerung von Abfällen ist nicht gestattet.
Baustoffe und Bauteile dürfen nicht in den Treppenhäusern und/oder auf anderen Verkehrsflächen gelagert werden. Die/Der Auftragnehmende ist verpflichtet, ausreichende Schutzvorkehrungen gegen Diebstahl und unbefugten Zugriff auf seine Fahrzeuge, Arbeitsgeräte sowie Materialien etc. zu treffen. Der AG übernimmt keinerlei Haftung für den Verlust oder die Beschädigung von Werkstoffen, Arbeitsmitteln, Fahrzeugen, Einrichtungen und sonstigen Eigentumswerten des AN.
Die/Der Auftragnehmende hat sich vor Arbeitsausführung über die genaue Lage von Hindernissen, wie Leitungen, Kabel, Kanäle, Vermarkungen und dergleichen zu informieren.
Fenster und Türen sind täglich nach Arbeitsschluss zu verschließen.
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Beschreibung der Leistungen
Auf der Baustelle und in den Gebäuden des ITDZ Berlin herrscht ein generelles Rauch- und Alkoholverbot.
Werbung auf der Baustelle ist nur nach vorheriger Zustimmung des AG zulässig.
Die/Der Auftragnehmende muss die Arbeiten eigenverantwortlich so planen, dass während der gesamten Leistungserfüllung die Notausgänge in den Arbeitsbereichen freigehalten werden und nutzbar sind.
4 Beschreibung der Leistungen
Gegenstand des Vertrages sind die Prüfung / Wartung von Betriebsmitteln und ortsfesten elektrischen Anlagen (MS-/NS-Schaltanlagen und Trafos) gemäß DGUV Vorschrift 4 sowie Elektroarbeiten an diesen Betriebsmitteln und Elektroanlagen.
Die vertragsinhaltlichen Betriebsmittel und Anlagen werden nachfolgend beschrieben und benannt. Detaillierte Angaben für die Betriebsmittel und Anlagen (Bestand Anlagen) befinden sich in den Anhängen zur Leistungsbeschreibung. Diese werden unter Punkt 6 (Anlagen zur Leistungsbeschreibung) benannt.
Dem AN werden nach Vertragsschluss die Prüfungs-, Wartungs- und Instandsetzungsleistungen an elektrotechnischen Anlagen für 3 Bürogebäude und der Rechenzentren des ITDZ Berlin übertragen.
Die Ausführung der erforderlichen Leistungen erfolgt im Regelfall Montag bis Freitag in der Zeit von 06:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Im Bedarfsfall sind Leistungen in darüberhinausgehenden Zeiten zu erbringen. Der entsprechende Einsatz ist vorher zwischen Auftraggeber und Auftragnehmenden abzustimmen. Die Einsatzzeiten und Leistungen werden gemäß Preisblatt vergütet.
Sämtliche Leistungen des Auftragnehmenden gemäß dieser Leistungsbeschreibung sind Bestandteil der Vergütung gemäß Preisblatt.
Folgende, nicht abschließend beschriebene, Leistungen fallen an:
• Durchführung von Prüfungen der ortsfesten elektrischen Anlagen (MS-/NS-Schaltanlagen und Trafos) gemäß der Betriebssicherheitsverordnung nach den anerkannten geltenden technischen Regeln und DGUV V4,
• Prüfung und Revision der Bestandsdokumentation
• Thermografie Prüfungen
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Beschreibung der Leistungen
• Rufbereitschaft und Entstörungsdienst mit z. B.:
- Allgemeine Störungsbehebung
- Reparatur von Kabelbrand, Sicherungen
- Reparatur von NSHV- und MSHV-Anlagen
- Reparatur von Trafoanlagen
4.1 Allgemeines zu Prüfungen, Wartungen und Elektroarbeiten
an MS-/NS-Schaltanlagen und Trafos
Grundlage für die Prüfung sind § 14 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und § 5 DGUV Vorschrift 4 (Elektrische Anlagen und Betriebsmittel) in Verbindung mit den Technischen Regeln für Betriebssicherheitsverordnung TRBS 1201 und TRBS 1203.
Die Wiederholungsprüfungen / wiederkehrende Prüfungen von Mittel- / Niederspannungsschaltanlagen sind erforderlich mit dem Ziel, wie in der Vorschrift vorgesehen, Mängel aufzudecken, die in der Zeit nach der Inbetriebnahme entstanden sind und die den ordnungsgemäßen und gefahrfreien Betrieb der Schaltanlagen beeinträchtigen / behindern können.
Die Prüfungen der stationären elektrischen Anlagen sind nach DIN VDE 0105-100 „Betrieb von elektrischen Anlagen“, DIN VDE 0101 „Hochspannungsanlagen mit Nennwechselspannungen über 1 kV“, DIN VDE 0702 bzw. DIN EN 50699 „Wiederholungsprüfung für elektrische Geräte“, der DGUV Information 203-071 „Wiederkehrende Prüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel“ sowie TRBS 1112 „Instandhaltung“, DIN VDE 0100-600 „Errichten von Niederspannungsanlagen“, den NAV „Niederspannungsanschlussverordnung“ / TAB „Technischen Anschlussbedingungen“ des Netzbetreibers bzw. den Technische Anforderungen für den Anschluss an das Mittelspannungsnetz Berlin (Stromnetz Berlin GmbH) und gem. BetrSichV fachgerecht und rechtskonform durchzuführen und zu dokumentieren.
Die Prüfung der Mittelspannungs- und Niederspannungsschaltanlagen sind nach DGUV Vorschrift 4 und gem. aktueller Gefährdungsbeurteilung alle 4 Jahre erforderlich. Die Prüfungen sind teilweise überfällig. Es sind die Fälligkeitstermine im Preisblatt zur Ausschreibung zu beachten.
Der Auftragnehmer hat Wiederholungsprüfungen von Nieder- und Mittelspannungsschaltanlagen, wie in DIN VDE 0105-100 bzw. DGUV Vorschrift 4 (Elektrische Anlagen und Betriebsmittel) gefordert, durchzuführen:
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Beschreibung der Leistungen
• Prüfung der Nieder- und Mittelspannungsschaltanlagen sowie Trafostationen gemäß den festgelegten Prüfanforderungen,
• mangelfrei geprüfte Anlagen und Geräte erhalten eine entsprechend vermerkte Prüfplakette, inkl. Erstellung einer Dokumentation sowie Prüfprotokolle,
• nicht mangelfrei geprüfte Anlagen und Geräte sind sofort zu kennzeichnen und an den Bereich Facility Management zu melden. Eine detaillierte Dokumentation, der Mängel oder Störungen, ist zu erstellen und dem Facility Management zu übermitteln.
Der Auftraggeber ist bei sämtlichen Situationen und Vorkommnissen, welche den Betrieb und/oder die Betriebssicherheit des ITDZ Berlin oder die Beschäftigten und Besucher gefährden, unverzüglich zu informieren.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle zur Erbringung der Leistungen benötigten Hilfsmittel (z. B. Messgeräte und Werkzeuge) und Hilfsstoffe (z. B. Schmier- und Reinigungsmittel) kostenfrei zu stellen bzw. zu liefern, sofern diese nicht separat ausgeschrieben werden. In die jeweiligen Einzelpositionen sind auch die zugehörige Dokumentation (Erstellen der Prüfprotokolle) sowie die An- und Abfahrt (Fahrzeug und Zeit Personal) mit einzukalkulieren.
Gemäß der DGUV Vorschrift 4, müssen Prüfungen nach DIN EN 50699 von zertifizierten Fachkräften ausgeführt werden. Wegen der teilweise komplexen Verhältnisse der zu prüfenden Anlagen, sind die geforderten Wartungen und Wiederholungsprüfungen an Mittel-/ Niederspannungsschaltanlagen sowie Trafostationen ausschließlich durch entsprechend geschulte Elektrofachkräfte mit Spezialkenntnissen und Erfahrungen im Mittelspannungsbereich und Prüferfahrung an vergleichbaren Anlagen durchzuführen, welche mindestens die Anforderungen aus den Formularen E V bis E I (Anlage zum Angebot) erfüllen.
Siehe auch Punkt 5 - Anforderungen an den AN/die Mitarbeitenden des AN
Der AN hat sämtliche Regieleistungen wie Terminabstimmungen, Anmeldungen und Klärung der Zutrittsmöglichkeiten sowie die Koordinierung der Arbeiten in Eigenleistung, in Absprache mit dem jeweiligen Ansprechpartner des ITDZ Berlin bzw. dessen Vertreter durchzuführen.
Die für die Instandsetzung, Wartung und Prüfung eingesetzten Messgeräte, müssen über die notwendigen Kalibrierungen verfügen. Der AG ist berechtigt sich vor der Messung, sowohl die Kalibrierzertifikate der zu verwendenden Messgeräte als auch die Beschäftigungsnachweis sowie Qualifikation der prüfenden Person vor Ort vorlegen zu lassen.
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Beschreibung der Leistungen
4.2 Prüfungs-, Wartungs- und Instandsetzungsleistungen
Prüfungs- und Wartungsarbeiten sind grundsätzlich nach VDMA 24186 Teil 0 bis 7 sowie DIN 31051:2019 an den Anlagen (Unterverteilungen) gemäß Preisblatt durchzuführen. Weitergehende Maßnahmen ergeben sich aufgrund rechtlicher Bestimmungen, Normen oder Wartungsanleitungen der jeweiligen Hersteller bzw. Errichter.
Die Ergebnisse der Instandhaltung sind in ausführlichen Prüfprotokollen zu dokumentieren, um den aktuellen Stand der jeweiligen Anlage anzuzeigen. Protokolle von eventuellen Sub- Unternehmen sind ebenfalls bereitzustellen. Der Nachweis der durchgeführten Wiederholungsprüfungen, wie in DIN VDE 0105-100 bzw. DGUV Vorschrift 4 gefordert, erfolgt mittels Prüfprotokoll und Prüfplakette für jede Anlage.
Mängelpunkte müssen klar dargestellt und mögliche Lösungen zur Behebung ggf. gemeinsam mit dem Auftraggeber erarbeitet werden. Immer im Hinblick auf den zukunftssicheren Betrieb der Anlagen sowie Ausrüstungen. Die allgemein anerkannten Regeln der Technik, die gesetzlichen bzw. öffentlich-rechtlichen Bestimmungen sowie die entsprechenden Normen sind bei der Auftragsdurchführung zu beachten.
Die Instandsetzung/ Störungsbeseitigung umfasst neben der eigentlichen Mängelbeseitigung auch die Beseitigung etwaiger Mangelfolgeschäden. Die Abrechnung erfolgt als Stundenlohnleistung nach Abstimmung mit dem AG.
Der Auftragnehmer erbringt die Instandhaltungsleistungen nach dem aktuellen Stand der Wissenschaft und Technik. Sie umfassen nach Art und Umfang alle Maßnahmen, die im Rahmen der Instandhaltung für einen sicheren, funktionstüchtigen und wirtschaftlichen Betrieb der Anlagen erforderlich sind. Die spezifischen Herstellervorgaben der jeweiligen Anlagen werden bei der Ausführung durch den Auftragnehmer beachtet.
Erkennt der Auftragnehmer, dass wegen Änderung der Nutzung von gesetzlichen Bestimmungen bzw. allgemein anerkannten Regeln der Technik oder aufgrund der nach einer mehrjährigen Betriebsdauer gesammelten Erfahrungen andere Wartungsintervalle notwendig werden, hat er den Auftraggeber darauf hinzuweisen.
Erweisen sich die vom Auftragnehmer vorgesehenen Maßnahmen als unzureichend, so hat er den Auftraggeber darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer hat die Leistungen so auszuführen, dass die Sicherheit der Anlagen erhalten bleibt. Die Betriebsbereitschaft ist während der Leistungserbringung aufrecht zu erhalten, soweit dies möglich ist.
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Zusammenhang mit der Inspektion und Wartung diejenigen Instandsetzungsarbeiten auszuführen, die zur Wiederherstellung des Sollzustandes unerlässlich, nicht ohnehin in der Arbeitskarte erfasst sind und den normalerweise zu erwartenden Zeitaufwand für die Wartung nicht erhöhen.
Der Auftragnehmer ist - auch außerhalb der regelmäßigen Wartungstermine - verpflichtet, Störungen, die die Anlagensicherheit beeinträchtigen oder die Gebäudenutzung gefährden, nach Aufforderung durch den Auftraggeber zu beseitigen.
Der Auftragnehmer hat für jede Anlage (Stationen) ein Instandhaltungsbuch zu führen.
Im Instandhaltungsbuch sind stichpunktartig Angaben über durchgeführte Arbeiten, eingesetzte Ersatzteile sowie wesentliche Mängel und Schäden zu machen.
Außerdem sind Mess- und Einstellwerte einzutragen. Das Instandhaltungsbuch ist am Einsatzort aufzubewahren.
Die Vergütung sämtlicher Instandsetzungsarbeiten erfolgt bezüglich der Arbeitszeiten nach tatsächlich entstandenem Aufwand in Stunden gemäß Preisblatt und für die Ersatzteile gemäß Angebotserstellung. Die Vergütung der Inspektion und Wartung erfolgt pauschal gemäß Preisblatt.
4.3 Prüf- und Instandhaltungsplan, Leistungserbringung
gemäß Plan
Zu Beginn der Vertragsleistung wird dem AN vom AG ein Prüf- und Instandhaltungsplan (ggf. nur Beschreibung im Preisblatt) übergeben, welcher den aktuellen Turnus der Leistungen aller Geräte und Anlagen beinhaltet. Dieser Plan ist vom AN, in Abstimmung mit dem AG (innerhalb der ersten 4 Wochen nach Vertragsbeginn) an seine betrieblichen Gegebenheiten für das erste Vertragsjahr anzupassen und anschließend fortzuführen. Der aktuelle Prüf- und Instandhaltungsplan ist spätestens 1 Monat vor Ende des jeweiligen Kalenderjahres für das folgende Kalenderjahr an den AG zu übergeben.
Sämtliche regelmäßig zu erbringenden Leistungen sind in einem gleichmäßigen Rhythmus zu erbringen. Werden seitens des AN Änderungen im Rhythmus der Ausführung von Prüfung / Wartung / Inspektion notwendig, bedürfen diese Änderungen immer der Zustimmung des AG.
Sollten sich wesentliche Änderungen (Verschiebung von mehr als 4 Wochen) zur Ausführung von Prüfung und Instandhaltung ergeben, die nicht vom AG zu vertreten sind, so ist der AG unverzüglich über den neuen Zeitraum der Ausführung und die Gründe für die Änderung zu
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Beschreibung der Leistungen
informieren. Es ist immer ein aktualisierter Prüf- und Instandhaltungsplan zu übergeben. Die Rückführung zum ursprünglichen Rhythmus muss erkennbar sein oder erläutert werden.
Die Vergütung für die Aufstellung und Fortführung von Prüf- und Instandhaltungsplänen ist in die Leistungskosten für Prüfung / Wartung / Inspektion einzurechnen und wird nicht gesondert vergütet.
4.4 Vorbereitung der Prüfung
Der AN hat sämtliche Regieleistungen wie Terminabstimmungen, Anmeldungen und Klärung der Zutrittsmöglichkeiten sowie die Koordinierung der Arbeiten in Eigenleistung, in Absprache mit dem jeweiligen Ansprechpartner des ITDZ Berlin bzw. dessen Vertreter durchzuführen.
Die für die Prüfung eingesetzten Messgeräte, welche vom Auftragnehmer ohne weitere Vergütung bereitgestellt werden, müssen über die notwendigen Kalibrierungen verfügen. Der AG ist berechtigt sich vor der Messung, sowohl die Kalibrierzertifikate der zur Verwendung vorgesehenen Messgeräte als auch die Beschäftigungsnachweis sowie Qualifikation der prüfenden Person(en) vor Ort vorlegen zu lassen.
4.5 Prüf- / Wartungsleistungen an MS-/NS-Anlagen und Trafos
Der AN prüft und aktualisiert die vorhandenen Bestandslisten im Zuge der Prüfungsarbeiten und führt eine fortlaufende Nachpflege/Aktualisierung durch. Die Bestandslisten sind in digitaler, bearbeitbarer Form (xlsx-Format) nach Abschluss der Prüfungsarbeiten an der jeweiligen Anlage, an den zuständigen Vertreter des AG zu übermitteln. Auf Grundlage dieser Bestandslisten erstellt der AN, in Absprache und nach Maßgabe des AG, einen Prüfungsplan. In diesen sind die geplanten Prüfarbeiten und Terminfälligkeiten je Gebäude und Anlage aufzuführen. Im Zuge der Anlaufbesprechung nach Auftragserteilung (Kick Off), ca. 10 Wochen vor Beginn der Wartungs- / Prüfungsarbeiten sind die nutzerspezifischen Besonderheiten mit dem AG zu abzustimmen. So sind z. B. der Ablaufplan und die Ausführungszeiten-/tage detailliert abzustimmen, da eine Ausführung zu den sonst üblichen Zeiten nicht möglich ist. Diese Terminpläne sind kontinuierlich zu pflegen und aktuell zu halten. Die erste Übermittlung erfolgt spätestens 6 Wochen nach Vertragsbeginn an die jeweils zuständigen Sachbearbeiter der Bereiche in elektronischer Form (vorzugsweise per E-Mail). Aktualisierungen der Terminpläne sind unverzüglich nach Bekanntwerden, spätestens jedoch 10 Arbeitstage vor entsprechender Terminfälligkeit schriftlich, in elektronischer Form, beim verantwortlichen Sachbearbeiter des Bereiches anzuzeigen
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
(vorzugsweise per E-Mail). Diese Leistungen sind Vertragsbestandteil und werden mit den Positionen zur Prüfung der Geräte und Anlagen mit vergütet.
Der Auftragnehmer übernimmt für die elektrotechnischen Anlagen die Inspektion / Wartung / Prüfung. Die Leistungen dienen der Anlagenprüfung zur Gewährleistung des Arbeits-, Brand- u. Havarie- Schutzes sowie der Funktions- und Betriebssicherheit durch Sichtprüfung, der Soll-/ lstwertvergleich der Schalt-, Schutz- und Sicherungseinrichtungen sowie der Kontrolle der Kabelanschlussräume.
Der Auftragnehmer hat Wiederholungsprüfungen von Trafo- Mittelspannungs- und Niederspannungsschaltanlagen, wie in DIN VDE 0105-100 bzw. DGUV Vorschrift 4 (Elektrische Anlagen und Betriebsmittel) gefordert, durchzuführen.
Die Prüfung der elektrischen Anlagen / Betriebsmittel setzt sich aus den nachfolgend beschriebenen Prüfungen zusammen. Die Prüfungen beinhalten immer die vollständig notwendige Leistungen gemäß DIN VDE 0105-100, auch wenn diese hier nicht explizit erwähnt werden. Werden einzelne Leistungen (wie z. B. Stellung von Messgeräten, bestimmte notwendige Einzelprüfungen, …) nicht in der Leistungsbeschreibung erwähnt und / oder im Preisblatt bzw. den Kalkulationsblättern aufgeführt, so sind diese trotzdem in der Leistungsposition mit einzukalkulieren, für welche sie notwendig sind.
Der Auftragnehmer führt die notwendigen Schalthandlungen nach Abstimmung, Übergabe und Freigabe durch den Auftraggeber eigenständig, unter Beachtung und Einhaltung der 5 Sicherheitsregeln, durch. Sind für Schalthandlungen an den Anlagen bzw. für die Prüfungen / Wartungen der Anlagen Abstimmungen mit dem EVU notwendig, so werden diese in Abstimmung mit dem Auftraggeber durch den Auftragnehmer durchgeführt.
4.5.1 Zusammenstellung der vertragsinhaltlichen Anlagen
Sämtliche Anlagen, welche zum Prüfumfang gehören, sind im Preisblatt aufgeführt bzw. unter Punkt 6, Anlagen zur Leistungsbeschreibung (Anlagen Bestand), aufgeführt. In den Anhängen zur Leistungsbeschreibung sind Art, Standort, Ausdehnung, Baujahr, technische Daten der technischen Anlage/n und Einrichtung/en sowie sonstige vertragsrelevante Angaben (gegebenenfalls unter Verwendung von Ergänzungsblättern) angegeben.
Diese Dokumente sind innerhalb der Wartung / Prüfung stets mit zu prüfen und auf dem aktuellen Stand zu halten, fehlerhafte bzw. fehlende Angaben sind zu korrigieren / zu ergänzen.
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Beschreibung der Leistungen
Zum Wartungs- / Prüfumfang gehören alle Anlagen, gemäß Dokumentation, auch wenn diese nicht explizit im Anhang 1-3 zur Leistungsbeschreibung aufgeführt sind (z. B. neue Geräte und Anlagen). Die Ausführung ist aber in jedem Fall vor Ausführung durch den AG bzw. durch einen Vertreter des AG zu bestätigen. Dies gilt insbesondere, wenn z. B. bei Neuanlagen, noch Gewährleistungen zu beachten sind.
4.5.1.1 Stationen (Ü-Station, HV und NV-Stationen sowie Trafostationen)
Stationen allgemein
• Durchführung sämtlicher, notwendiger Schalt- u. Sicherungsmaßnahmen,
• Kontrolle aller Anzeigeninstrumente,
• Kontrolle der Kabelanschlussräume,
• Kontrolle der Sekundäreinrichtungen der Starkstromanlage,
• Fehlererfassung und führen der Wartungsakte, inkl. Prüfplakette, Dokumentation und der Prüfprotokolle,
• Eintragung in das Stationsbuch und
• Bereitstellung der erforderlichen, kalibrierten Messgeräte.
Baukörper Stationen
• Kontrolle, Prüfung und Reinigung des Stationskörpers,
• Reinigung des Fußbodens,
• Reinigung aller Schaltfelder von außen sowie Trafoboxen innen und außen,
• Stationstüren und Schlösser gangbar machen,
• Reinigung Kabelkeller (wenn vorhanden),
• Station-Erdungsmessung und
• Erdungstrenner
o Sichtprüfung
o Reinigung
o Funktionstest
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
o Überprüfung der Erdungsverbindungen
Steuerschrank/ Meßsatztafel
• Wartung und Inspektion sowie
• Prüfung HS-Anzeiger
Stationszubehör
• Prüfung des Stations- u. Anlagenzubehörs auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit
4.5.1.2 Transformatoren
Prüfung Drehstrom Öl-/ Gießharztransformator
• Erden und Kurzschließen am Transformator,
• Sichtkontrolle aller Kontrollorgane (Trafoschutz usw.),
• Reinigung des Transformators,
• Kontrolle des Festsitzes aller lösbaren Verbindungen,
• Kontrolle der Lüftung,
• Entfernen der Erdungs- und Kurzschließvorrichtungen,
• Isolierölentnahme zur ISO-Prüfung (Analyse), lsolierölnachfüllung (bei Bedarf) und
• Teilentladungsmessung an den Trafos, Messung der Teilentladung mit dem PD-Scan während des Betriebes der Mittelspannungsanlage, 1x Messung der Endverschlüsse
Trafoschutz
• Überprüfung und Auslösung,
• Auslösung Hochspannung (HS),
• Auslösung Niederspannung (NS),
• Thermoschutz und
• Kaltleiterauslösung (außer Schutzrelais)
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
Transformatorenanalyse
• Ab- und Anklemmen der Kabel an der Niederspannungs- und Mittelspannungsseite Messungen,
• Wicklungswiderstand,
• Übersetzungsverhältnis,
• Erregerstrom,
• Kurzschluss-Impedanz und
• Isolationsprüfung
4.5.1.3 Mittelspannungshauptverteiler
Hochspannungsschaltfelder 10kV
• Reinigung,
• Sichtkontrolle des Festsitzes aller lösbaren Verbindungen und
• Sichtkontrolle des Zustandes der Kabelverschlüsse
Mittelspannungs-Lasttrennschalter 10kV
• Reinigung,
• Sichtkontrolle,
• Überprüfung der Löschkammer,
• Überprüfung der Kontakte,
• Messung Kontaktwiderstand und
• 3 Schaltspiele
Mittelspannungs-Sicherungstrennschalter 10kV
• Reinigung,
• Sichtkontrolle,
• Überprüfung der Löschkammer
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
• Überprüfung der Kontakte
• Messung Kontaktwiderstand
• Überprüfung der Auslösespulen
• Prüfung der mechanischen Auslöse mit einer Prüfpatrone (70Nm)
• 3 Schaltspiele
Mittelspannungs- Leistungsschalter 10 kV
• Reinigung
• Sichtkontrolle
• Überprüfung der Löschkammer
• Überprüfung der Kontakte
• Überprüfung des Ölstandes
• Messung Kontaktwiderstand
• Prüfung der Auslösespule
• Prüfung der Mitnahme
• 3 Schaltspiele
Schleifenimpendanz und Kurzschlussstrommessung
• Messung und Kontrolle der Schleifenimpedanz bis 1000A Messstrom und des Kurzschlussstromes unterhalb des Leistungsschalters Richtung Transformator
Teilentladungsmessung in der MS Zelle
• Messung der Teilentladung mit dem PD-Scan während des Betriebes
o 1x Messung der Lasttrenn- oder Leistungsschalter
o 1x Messung der Endverschlüsse der Mittelspannungsanlage
o 1x Messung der Sammelschiene
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
Überprüfung Transformator-UMZ-Differentialrelais
• Überprüfen der Einstellwerte
• Überprüfung Stromwandler
• Überprüfung der Auslöse
Überprüfung Transformator-Distanzschutzrelais
• Überprüfen der Einstellwerte
• Überprüfung Stromwandler
• Überprüfung der Auslöse
• Überprüfung Anregung
4.5.1.4 Niederspannungshauptverteiler
Niederspannungsfelder
• Feldzustand (Einspeise-/Abgangs-/Kuppelfeld)
• Reinigung
• Sichtkontrolle des Festsitzes aller lösbaren Verbindungen
• Sichtkontrolle des Zustandes der Kabelverschlüsse
Niederspannungsleistungsschalter
• Reinigung
• Sichtkontrolle
• Mechanische Prüfung
• Überprüfung der Löschkammer
• Überprüfung der Kontakte
• Messung Kontaktwiderstand
• Überprüfung der Auslösespulen
• Primärprüfung bis 2000 A zur Kontrolle der Auslösezeit
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
• Sekundärprüfung mit Prüfgerät zur Kontrolle der Auslösespulen (ohne Zeitprotokoll)
• 3 Schaltspiele
Niederspannungsleistungsschalter
4.5.2 Wartungs- und Prüftätigkeiten außerhalb der regulären
Arbeitszeit
Ein Teil der zu prüfenden Anlagen und Anlagenteile können betriebsbedingt nur außerhalb der regulären werktäglichen Arbeitszeit (außerhalb Dienstzeit ITDZ Berlin) gewartet bzw. geprüft werden. Soweit dies schon bekannt ist, wurde es bereits im Preisblatt vermerkt und ist bei der Kalkulation zu berücksichtigen.
Sollten auch andere Anlagen bzw. Anlagenteile nicht während der regulären werktäglichen Arbeitszeit gewartet bzw. geprüft werden können, so erfolgt nach Abstimmung und Beauftragung durch den Auftraggeber, die Vergütung außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu den Stundenlohnsätzen aus dieser Ausschreibung. Die kalkulierten regulären Stunden / Stundensätze (Stundenlohnleistungen aus Preisblatt) für die Wartungs- und Prüfzeiten der Mitarbeitenden des Auftragnehmers sind dafür in der jeweiligen Position in Abzug zu bringen.
Sämtliche Nebenkosten wie Fahrt- und Transportkosten, Auslösungen, Tage- und Übernachtungsgelder, Schmutz- und Erschwerniszulagen, Überstunden- sowie Sonn und Feiertagszuschläge etc., sind mit dem Einkaufspreis aus den Stundenlohnleistungen abgegolten.
4.5.3 Dokumentation der Prüfung
Es ist für jede Anlage ein Protokoll zu erstellen. Die Anlage muss über die Geräte ID in der Dokumentation (Übersicht Prüfergebnisse) und im Prüfprotokoll klar zuordenbar sein. Dafür wird jede Anlage mit einer Geräte ID (eindeutige Kennnummer, die nur einem einzigen Identitätsdokument zugeordnet ist) versehen, bzw. wird die vorhandene Geräte ID weiterverwendet. Die Geräte ID muss in Klarschrift erkennbar sein, ein Bar- oder QR-Code kann zusätzlich verwendet werden.
Nach erfolgreicher Prüfung ist die Anlage durch den Prüfenden mit einer Prüfplakette zu kennzeichnen, welcher der Termin für die nächste Prüfung klar zu entnehmen ist (z. B. Zusatztext „Nächster Prüftermin“). Die Plaketten und Geräte ID, ggf. mit Grundträger, sind an einer zentralen Stelle (Steuerung der technischen Anlagen) anzubringen. Die Prüfplakette und Geräte ID nebst
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
Anbringung sowie das entfernen bzw. unkenntlich machen alter Plaketten oder IDs gehört ebenfalls zum Leistungsumfang des Auftragnehmers.
Erfüllt die Anlage nicht die Anforderungen, ist der AG im Anschluss der Prüfung unverzüglich zu informieren und die weitere Vorgehensweise abzustimmen.
Die Auswertung der Prüfprotokolle obliegt dem AG. Obwohl eine Empfehlung für den nächsten Prüftermin abzugeben ist, gehören weder die Festlegung noch die Überwachung der Einhaltung der Prüffristen je Betriebsmittel zur Leistungspflicht des AN. Dies obliegt in Abhängigkeit der jeweiligen Gefährdungsklasse der Anlage und im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung ausschließlich dem AG.
4.6 Produktzyklus, EOL und EOS
Im Rahmen der Wartungen und Aktualisierung der Dokumentationen prüft der Auftragnehmende, ob die vertragsrelevanten Anlagen, Produkte, Komponenten oder Software vom jeweiligen Hersteller „abgekündigt“, d. h. End-of-Life (EOL) oder End-of-Service (EOS), sind (Status).
Auf Basis dieser Herstellerinformationen erstellt der Auftragnehmende einen Statusbericht für alle vertragsrelevanten Anlagen, ggf. für deren Komponenten und der verwendeten Software. Zu jeder Anlage sind der aktuelle Status mit Datum, ggf. einzeln für Produkte, Komponenten oder Software, zu benennen (z. B. bestehen Sicherheitsrisiken, ist die Sicherheit oder Betriebsbereitschaft einer Anlage gefährdet) und zu bewerten (die Folgen der eingestellten Unterstützung sind einzuschätzen). Es sind mögliche Migrationswege oder Upgrade-Optionen sowie Empfehlungen für den Wechsel zu alternativen Lösungen zu erstellen.
Ein Statusbericht ist erstmalig nach einer vollständig durchgeführten Wartung oder Prüfung und danach einmal jährlich (bei Quartalswartungen / -prüfungen), zum Ende des Vertragsjahres zu übergeben. Bei einem Turnus größer oder gleich einem Jahr, ist der Statusbericht spätestens 4 Wochen nach Abschluss der Wartung / Prüfung zu übergeben. Der Bericht wird nicht gesondert vergütet.
4.7 Rufbereitschaft / Entstörungsdienst und Elektroarbeiten
Im Zuge der Leistungserbringung müssen auch Serviceleistung zur schnellen und effektiven Behebung technischer Störungen (24-h-Entstörungsdienst) erbracht werden. Für die Zeiten außerhalb der regulären Arbeitszeiten ist eine Rufbereitschaft einzurichten.
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
Die Rufbereitschaft und der Entstörungsdienst sind für die vertragsinhaltlichen Anlagen zu erbringen. Eine Ausnahme stellt die neue 10kV Driescher-Wegberg Mittelspannungsschaltanlage im Haus 1 dar. Diese wurde gerade erneuert und ist in den Leistungen für die Wartungen und Prüfungen nicht enthalten, für die Rufbereitschaft und den Entstörungsdienst ist sie aber mit einzukalkulieren.
Bei der Behebung technischer Störungen handelt es sich um Maßnahmen zur Wiederherstellung des Soll-Zustandes / der Betriebsbereitschaft und umfasst das Beseitigen von Störungen und Mängeln, das Liefern aller erforderlichen Ersatzteile und das Erneuern oder Ausbessern von abgenutzten oder schadhaften Anlagenteilen, um die Funktion einer fehlerhaften Einheit wiederherzustellen.
Mit den Elektroarbeiten sind sämtliche Arbeiten im Bereich der Mittelspannungsanlagen und Niederspannungshauptverteiler gemeint. Die Leistungen beinhalten z. B. Kleinstaufträge wie die Überprüfung von Absicherungen oder Austausch einzelner Elektrogeräte, die Prüfung, Instandsetzungen einzelner Elektrokabel bis hin zu Instandsetzungen von NSHV oder MSHV.
Die Leistungen werden dabei ausschließlich durch entsprechend geschulten Mitarbeitende erbracht, welche mindestens die Anforderungen aus den Formularen E V bis E VI (Anlage zum Angebot) erfüllen.
4.8 Störungsmeldungen & Serviceaufträge
Der Auftragnehmer muss eine eindeutige E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer bereitstellen, über die Störungen und/oder Serviceanfragen durch den Auftraggeber eingesteuert werden können. Diese deutschsprachige „Hotline“, ist 24/7 zu betreiben. Die Rahmenbedingungen sind im Vertrag geregelt.
Alle Aufträge, Anfragen und Störungsmeldungen müssen nach Eingang mit einer eindeutigen Kennung versehen werden. Der Empfang sämtlicher eingehender Meldungen, muss durch den Auftragnehmer (automatisch) bestätigt werden. Der Einsatz eines Ticket-/Helpdesk-Systems obliegt dem Auftragnehmer.
Die Abrechnung der erbrachten Leistungen erfolgt auf Stundenlohnbasis.
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
4.9 Revisionierung von Revisions- /
Dokumentationsunterlagen
Die Revisions-/Dokumentationsunterlagen der technischen Anlagen umfassen alle Informationen, die zur Nutzung, zum Betrieb und zur Instandhaltung dieser Anlagen notwendig sind. Das Technische Gebäudemanagement (TGM) ist auf eine vollständige und stets aktuelle Dokumentation angewiesen, bei der alle Daten und Pläne eines Gebäudes geordnet und gut lesbar an geeigneter zentraler Stelle zur Verfügung stehen.
Die gesamte Dokumentation muss deshalb für die vertragsinhaltlichen Anlagen stetig aktuell gehalten werden. Die zugehörige Dokumentation muss aktualisiert werden, sobald sich Anlagen und Komponenten oder die Aufgaben und Prozesse ändern. Außerdem muss sie zusätzlich regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Gegebenenfalls muss eine Nachdokumentation erstellt werden. Dies wird separat gemäß Preisblatt Stundenlohnleistungen nach Absprache mit AG vergütet.
Die Anforderungen an die Dokumentations- / Revisionsunterlagen sind unter Punkt 4.10.4 Dokumentations- / Revisionsunterlagen beschrieben.
Da die Dokumentation vertrauliche Daten enthält, ist der Zugriff darauf entsprechend den Sicherheitsrichtlinien des ITDZ Berlin geregelt.
Ziel der Revisionierung von Revisions-/Dokumentationsunterlagen ist neben der Reduzierung der Wartungs- und Instandhaltungskosten eine rechtssichere Anlagendokumentation.
4.10 Dokumentation
Die/Der Auftragnehmende dokumentieren die vertragsgegenständlichen, erbrachten Prüfungen und Instandhaltungen sowie andere Leistungen nach Abruf in prüffähiger Weise.
4.10.1 Leistungsnachweise und Aufmaße
Die/Der Auftragnehmende hat nach jeder Leistungsausführung Art und Umfang der ausgeführten Leistungen und die bei der Ausführung getroffenen Feststellungen über den Zustand der Anlage, auch über etwaige in absehbarer Zeit notwendig werdende Instandsetzungsarbeiten, in einem Leistungsnachweis oder Aufmaß anzugeben und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Es ist ein Leistungsnachweis bzw. Aufmaß mit mindestens folgendem Inhalt zu erstellen:
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
• Name und Anschrift des AN
• Name des Mitarbeitenden, gegebenenfalls Auflistung der Monteure (Unterscheidung der jeweiligen Qualifikation wie Techniker, Monteur, etc.)
• Bauherr/Betreiber (AG)
• Zeitpunkt der Leistung, Wege- und Arbeitszeiten
• Störung (Grund) und Störungsursache(n), durchgeführte Maßnahme(n), Art der Leistung
• Anlagenstandort (Haus, Etage, Raum, ...),
• Anlagenbezeichnung und / oder Nummer, Art und Zweck der Anlage
• Beurteilungsmaßstäbe (Rechtsvorschriften, Richtlinien, Technische Regeln)
• Auftrag abgeschlossen - Ja / Nein, Beschreibung und Bewertung von gegebenenfalls vorhandenen Mängeln
• weitere Maßnahmen notwendig - Ja / Nein, ggf. Angebotserstellung zur Störungsbeseitigung als Anlage des zuvor beschriebenen Mangels
• Name / Unterschrift Mitarbeitender und Auftraggeber
4.10.2 Prüfprotokoll/-bericht allgemein
Der AN hat nach jeder Prüfung und Ausführung von Arbeiten nach Abruf, Art und Umfang der ausgeführten Leistungen und die bei der Prüfung getroffenen Feststellungen über den Zustand der Anlage, auch über etwaige in absehbarer Zeit notwendig werdende Instandsetzungsarbeiten, in einem Prüfprotokoll / -bericht anzugeben bzw. in einem Leistungsnachweis oder Aufmaß nachvollziehbar zu dokumentieren.
Nach erfolgter Prüfung sind die Prüfprotokolle / -berichte dem AG zeitnah (spätestens 14 Kalendertage nach erfolgter Prüfung) zur Archivierung digital (pdf-Format) zu übergeben.
Für jede Prüfung ist ein Prüfbericht mit mindestens folgendem Inhalt zu erstellen:
• Anlagenstandort
• Bauherr/Betreiber (AG)
• Name und Anschrift des AN
• Name des Prüfers
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
• Zeitpunkt der Prüfung
• Art der Prüfung (vor Inbetriebnahme, nach wesentlicher Änderung, wiederkehrende Prüfung, Prüfung nach Mängelbeseitigung)
• Art und Zweck der Anlage
• Kurzbeschreibung der Anlage mit Angabe der wesentlichen Teile
• verwendete Unterlagen, nicht vorliegende Unterlagen
• Beurteilungsmaßstäbe (Rechtsvorschriften, Richtlinien, Technische Regeln)
• Messergebnisse inkl. Beschreibung und Bewertung der Mess- und Prüfergebnisse
• Prüfgerätetyp(en) / Seriennummer / Datum nächste Kalibrierung (ggf. über separates Zertifikat)
• Beschreibung und Bewertung der Mängel
• Feststellung und Bestätigung der Zulässigkeit des Weiterbetriebes der baulichen Anlage bzw. Weiterbetrieb nicht zulässig, Weiterbetrieb mit Einschränkungen möglich (gegebenenfalls unter Maßgaben) oder Weiterbetrieb zulässig
4.10.3 Kennzeichnung Prüfunternehmen/Plakette
Alle durch den AN geprüften Geräte und Anlagen sind örtlich durch den AN mit einer Plakette zu kennzeichnen.
Veraltete Aufkleber sind zu entfernen, neue Aufkleber sind anzubringen. Auf der Plakette (Grundplakette/-etikett) muss mindestens die Firma ersichtlich sein. Es muss erkennbar sein, dass es sich um die mit der Prüfung für dieses Gerät bzw. diese Anlage beauftragte Firma handelt. Die Prüfplaketten bzw. Grundplaketten/ -etiketten Aufkleber muss mindestens 20 x 30 mm groß sein. Die Aufkleber aus einer selbstklebenden Folie müssen mindestens für den Inneneinsatz geeignet, temperaturbeständig von -20 bis +80°C, resistent gegen Chemikalien, wasserfest und ölbeständig sein.
Nach erfolgreicher Prüfung ist das Betriebsmittel durch den Prüfenden mit einer Prüfplakette zu kennzeichnen, welcher das Prüfdatum oder der Termin der nächsten Prüfung zu entnehmen ist.
Die Plaketten sind gut sichtbar an den Geräten bzw. an der zentralen Steuerung der jeweiligen Anlage bzw. an gut sichtbarer und der jeweiligen Anlage klar zuordenbarer Stelle anzubringen.
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
Die Vergütung für die Kennzeichnung (Plakette) sind in die Leistungs-/ Prüfkosten einzurechnen und werden nicht gesondert vergütet.
4.10.4 Dokumentations- / Revisionsunterlagen
Die Anlagendokumentation umfasst alle wichtigen Unterlagen, um einen reibungslosen und sicheren Betrieb der technischen Anlagen zu gewährleisten und sicherstellen, dass die Anlage sicher und bestimmungsgemäß in Betrieb genommen, verwendet, gewartet und gegebenenfalls entsorgt werden kann.
Das ITDZ Berlin muss ohne weiteres Zutun in die Lage versetzt werden, Wartungsverträge für alle Anlagen und Komponenten abschließen zu können und ggf. notwendige Umbauten oder Erweiterungen an den technischen Anlagen umzusetzen. Dafür sind Anzahl, Hersteller, Typ, Lage im Gebäude, Wartungsintervall, Wartungsanweisung, Ersatzteilliste, etc. der Bauteile anzugeben.
Die Dokumentation/Revisionsunterlage muss nach Abschluss der Arbeiten (Erweiterungen und Änderungen an technischen Anlagen, Umbauten etc.) anhand des vollständigen Bestandes der gerade bearbeiteten Anlage bzw. Anlagenteile (inkl. bereits vorhandener Bauteile/Komponenten) und der tatsächlichen Ausführung durch den AN erstellt und übergeben werden. Es müssen alle Dokumente, die für den Nachweis der Leistungen, Gewährleistung, Genehmigungen, Sicherheit, Betrieb sowie spätere Veränderungs-, Ergänzungs- und Instandhaltungsarbeiten erforderlich sind, eingereicht werden.
Sämtliche Dokumentations- / Revisionsunterlagen sind in deutscher Sprache zu erstellen.
Die Dokumentation muss einmal in ausgedruckter Form, Schrift/Schrittgröße mindestens Arial 10, im Ordner für DIN A4 (Hard - Top - Ordner mit beschriftetem Rücken und Inhaltsverzeichnis in jedem Ordner nach Registern geordnet) und einmal digital (übereinstimmend zur ausgedruckten Version) übergeben werden. Die digitalen Unterlagen müssen im pdf-Format oder in bearbeitbarer digitaler Form als xlsx-Format, docx-Format bzw. dwg-Format übergeben werden. Sämtliche Revisionsunterlagen, welche im laufenden Betrieb aktuell gehalten werden müssen (z. B. Schemata, Übersichtspläne, Stücklisten …), müssen auch als frei bearbeitbare Version übergeben werden. Dabei ist die Form der Übergabe (USB-Stick, Cloudlösung) mit dem AG abzustimmen.
Zu den Bestandteilen der Anlagendokumentation zählen insbesondere:
• umfassende allgemeine und funktionale Anlagenbeschreibung
• Bedienungsanleitungen, Handbücher, Wartungs- und Verwendungsanleitung aller Anlagen und Komponenten (falls erforderlich, sind diese um besondere Hinweise zur Benutzung zu
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
ergänzen) jeweils mit: Hersteller, Systemstand von Hardware und Software, Ausstattung und Alter, Kommunikationsschnittstellen, Zugriffsmöglichkeiten und gegebenenfalls sonstige spezielle Anforderungen, wie z. B. 24x7-Verfügbarkeit
• detaillierte Handbücher und Stücklisten
• Pläne, Zeichnungen, Schemata und Übersichtspläne (Verortung Anlagen und Komponenten)
• Beschreibung von Rückwirkungen auf andere Systeme oder Anlagen
• Prüfbericht zur Inbetriebnahme (Der Errichter weist damit nach, dass er die Installation fachgerecht und vollständig ausgeführt hat, das System voll funktionsfähig ist und zuverlässig funktioniert.)
Damit die Leistungen (Arbeiten zu Erweiterungen und Änderungen an technischen Anlagen, Umbauten etc.) fachgerecht abgeschlossen werden können, ist die Anfertigung einer Dokumentation (Revisionsunterlage) unabdingbar. Das Vorliegen in ordnungsgemäßem Umfang und Form ist Abnahmevoraussetzung. Sie ist Bestandteil des Liefer- und Leistungsumfanges des AN.
Dokumentationen, die offensichtlich nicht vollständig sind, werden nicht zur Prüfung angenommen.
Die Prüfung des Vorabzuges der Dokumentation durch das ITDZ Berlin erfolgt innerhalb von 10 Arbeitstagen. Nach abgeschlossener Prüfung und gegebenenfalls notwendiger Überarbeitung der Dokumentation durch den AN, ist die vollständige Ausführung der Dokumentation durch den AN, an das ITDZ Berlin zu übergeben:
• 1-fache Ausfertigung in Papier,
• 1-fache elektronische Ausfertigung.
Die vertragliche Leistung gilt erst dann als erbracht, wenn alle Abgabeexemplare übergeben und durch das ITDZ Berlin als fehlerfrei bestätigt wurden. Eine unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation- / Revisionsunterlage ist ein wesentlicher Mangel.
4.11 Angebotserstellung zu Instandsetzungsmaßnahmen
Die Erstellung von Angeboten zu Instandsetzungsmaßnahmen ist innerhalb von 5 Arbeitstagen nach der Feststellung eines Mangels zu gewährleisten. Es ist mindestens eine Vor-Ort Begehung (wenn nicht im Rahmen der Inspektion und Wartung erkannt wurde) zur Angebotserstellung
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Beschreibung der Leistungen
durchzuführen, diese Tätigkeit kann auch von Wartungs- oder Noteinsatzpersonal vorgenommen werden.
Über Verzögerungen in der Angebotserstellung aufgrund von fehlenden Informationen der Zulieferer ist der Auftraggeber zeitnah zu informieren. Sofern möglich, ist die Verfügbarkeit sowie die voraussichtliche Lieferzeit der angebotenen Komponenten anzugeben.
4.12 Leistungen nach Stundenverrechnungssätzen /
Leistungen auf Abruf
Neben den im Preisblatt, der Leistungsbeschreibung, unter Punkt 6 Anlagen zur Leistungsbeschreibung (Anlagen Bestand) und dem Preisblatt schon beschriebenen Instandhaltungs- und Prüfungsleistungen, werden zusätzliche Leistungen (Elektroarbeiten) auf Abruf benötigt.
Sie sind vorgesehen für die Ausführung von unvorhersehbaren Arbeiten wie z. B. für Störungsbeseitigungen und Instandsetzungen, für beratende Tätigkeiten oder nachträgliche Umbauten, zusätzliche, bisher nicht berücksichtigte Leistungen, Lieferungen oder ähnliches. Sie dienen nicht zur Erfüllung von Leistungen, die bereits mit anderen Positionen (Wartung/Inspektion/Prüfung) aus dem Preisblatt abgegolten sind.
Diese Leistungen (Stundenlohnarbeiten, Materialkosten und zusätzliche An- und Abfahrten), dürfen nur mit der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers aufgewendet werden (ausgenommen Störungsbeseitigungen). Bei der Abrechnung der Leistung sind nur die Positionen der Leistungsbeschreibung/des Preisblattes anzusetzen, die entsprechend beauftragt waren und ausgeführt wurden.
Eine evtl. vorhandene Position “An-/Abfahrt Pauschale“ darf grundsätzlich nur einmal pro Auftrag berechnet werden, auch wenn mehrere Anfahrten (auch an verschiedenen Tagen) erforderlich sind.
Sollten mehrere Anfahrten aus Gründen erforderlich sein, die ausschließlich der Auftraggeber zu vertreten hat, sind diese besonders zu begründen und vom Auftraggeber bestätigen zu lassen sowie als besondere Position zu kennzeichnen.
Leistungsbeschreibung
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Beschreibung der Leistungen
4.13 Abnahme und Abrechnung
4.13.1.1 Wartung und Inspektion
Die Leistungsnachweise/Berichte sind umgehend nach Abschluss der Arbeiten durch den Auftraggeber schriftlich durch Unterschrift bestätigen zu lassen. Ein Durchschlag der Nachweise verbleibt beim Auftraggeber.
Die Prüfprotokolle/-berichte, Leistungsnachweise und Aufmaße sind auch der Rechnung beizufügen.
Wegen wesentlicher Mängel kann die Abnahme bis zur Beseitigung verweigert werden.
4.13.1.2 Prüfungen
Die Leistungsnachweise/Berichte sind umgehend nach Abschluss der Arbeiten durch den AG schriftlich durch Unterschrift bestätigen zu lassen. Ein Durchschlag der Nachweise verbleibt beim AG.
Die Prüfprotokolle/-berichte (nur bei Einzelprüfungen), Leistungsnachweise und Aufmaße sind auch der Rechnung beizufügen.
Wegen wesentlicher Mängel kann die Abnahme bis zur Beseitigung verweigert werden.
4.13.1.3 Leistungen auf Abruf
Die Abnahme der Leistung auf Abruf ist nach der Fertigstellung durchzuführen. Dafür zeigt der AN die Fertigstellung schriftlich an, der AG wird einen Termin für die Abnahme benennen.
Wegen wesentlicher Mängel kann die Abnahme bis zur Beseitigung verweigert werden.
Der Befund der Abnahme ist in gemeinsamer Verhandlung schriftlich niederzulegen. In die Niederschrift sind etwaige Vorbehalte wegen bekannter Mängel und wegen Vertragsstrafen aufzunehmen, ebenso etwaige Einwendungen des AN. Jede Partei erhält eine Ausfertigung.
Werden vom AG die Leistung oder Teile der Leistung in Benutzung genommen, so gilt dies nicht als Abnahme der Leistung. Die Benutzung von Teilen einer baulichen Anlage zur Weiterführung der Arbeiten gilt ebenfalls nicht als Abnahme.
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Anforderungen an den AN/die Mitarbeitenden des AN
Die Leistungsnachweise/Aufmaße für erbrachte zusätzliche Leistungen nach Abruf, sind umgehend nach Abschluss der Arbeiten durch den AG schriftlich durch Unterschrift bestätigen zu lassen. Ein Durchschlag der Nachweise verbleibt beim AG.
Die Abnahmeniederschrift, Prüfprotokolle/-berichte, Leistungsnachweise und Aufmaße sind auch der Rechnung beizufügen.
5 Anforderungen an den AN/die Mitarbeitenden des AN
Die vertragsgegenständlichen Leistungen müssen jederzeit fachmännisch und in jeder Hinsicht für den Auftraggeber ohne Mängel erbracht werden. Alle Mitarbeitenden des Auftragnehmenden müssen Fremdfirmenausweise und Dienstkleidung des Auftragnehmenden tragen.
Der Auftragnehmende ist dafür verantwortlich, dass seine auf dem Gelände des ITDZ Berlin beschäftigten Mitarbeitenden im Besitz eines gültigen Sozialversicherungsausweises und, wenn erforderlich, einer gültigen Arbeitserlaubnis sind und diese Unterlagen mitführen.
5.1 Allgemeine Personalanforderungen
Die vertragsgegenständlichen Leistungen werden ausschließlich durch Mitarbeitende erbracht, die verglichen mit den vom Auftragnehmenden im Vergabeverfahren vorgelegten, vom Auftraggeber in die Auswertung einbezogenen und im Rahmen der Angebotsabgabe benannten Mitarbeiterprofile, mindestens eine gleichwertige Eignung und Qualifikation vorweisen. Die Mindestanforderungen an das einzusetzende Personal des Auftragnehmenden ergeben sich aus den auftragsbezogenen Erklärungen.
Der Betrieb muss über ausreichende Personal-Ressourcen verfügen, um die ordnungsgemäße Ausführung der vertragsinhaltlichen Leistungen stets gewährleisten zu können. Es ist mit angemessenen Redundanzen und Reserven zu planen. Hierbei sind auch kurzfristige Personalausfälle sowie temporär erhöhte Personalbedarfe zu berücksichtigen. Des Weiteren ist für die Personal-Ressourcen Planung auch die Eignung der Mitarbeitenden für Arbeiten in Räumen mit Sauerstoffreduzierungsanlagen zu berücksichtigen.
Die Ressourcenplanung für alle vertragsinhaltlichen Tätigkeiten muss regelmäßig und anlassbezogen überprüft und an die aktuellen Erfordernisse angepasst werden.
Ein Mitarbeitendenwechsel ist möglichst zu vermeiden (außer bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretung). Die Krankheits- bzw. Urlaubsvertretung (Springer) ist mit Vertragsbeginn zu
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Anlagen zur Leistungsbeschreibung
benennen und es muss zeitglich eine Einarbeitung erfolgen. Es gelten dieselben Vorgaben und Regelungen wie für regelmäßig eingesetzte Mitarbeitende.
5.2 Persönliche Anforderungen an die Mitarbeitenden des AN
Für die in der vorliegenden Leistungsbeschreibung und im Preisblatt verwendeten Rollen gelten die Mindestanforderungen aus den Formblättern E IV bis E VII in den Formularen sowie die Übersicht zu Erklärungen und Nachweisen zu dieser Ausschreibung. Es ist für jeden Mitarbeitenden der zur Realisierung des Auftrages vorgesehen ist, eine Eigenerklärung auszufüllen. Die Mindestanforderung Mitarbeiteranzahl und die maximale Anzahl von eingereichten Eigenerklärungen (Profilen) ist dabei zu beachten.
5.3 Mitarbeitende / Rollen
In der Anlage Formulare E IV bis E VI sind für die mit der Ausführung beauftragten Mitarbeitenden die persönlichen Profile als Eigenerklärung abzugeben.
Für die für folgende Rollen sind persönliche Profile mit dem Angebot einzureichen:
• Verantwortliche Elektrofachkraft,
• Elektrofachkraft,
• Elektrofachkraft mit Spezialkenntnissen,
• Technische/-r Zeichner/-in.
Der Auftraggeber ist berechtigt, jederzeit die Vorlage der Nachweise der Qualifikationen des Personals vom AN zu verlangen.
6 Anlagen zur Leistungsbeschreibung
Die nachfolgend aufgeführten Dokumente sind Vertragsbestandteil:
• Anhang 1 - Bestand NS-Anlagen, MS-/NS-Anlagen und Trafos Haus 1-3 Anhang_1_019_2026_OV_MS- Anl_Trafo_Bestand_HV_MS_NS_Trafo_Hs_1_allg_vertraulich.xlsx
Leistungsbeschreibung
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Anlagen zur Leistungsbeschreibung
• Anhang 2 - Bestand NS-Anlagen, MS-/NS-Anlagen und Trafos Rechenzentren Anhang_2_019_2026_OV_MS-Anl_Trafo_Bestand_HV_NS_MS_Trafo_RZ_1- 3_vertraulich.xlsx
Die Anhänge 1 und 2 werden ausschließlich nach Unterzeichnung der Vertraulichkeitserklärung zur Verfügung gestellt.
Leistungsbeschreibung
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Begriffsverzeichnis
7 Begriffsverzeichnis
7.1 Instandhaltung
Die Instandhaltung ist der Überbegriff für alle Arbeitsschritte, die die Funktionsfähigkeit von Maschinen und Anlagen gewährleisten sollen. Die Instandhaltung beinhaltet somit die Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Auch Arbeitsschritte wie die Verbesserung und Schwachstellenanalyse gehören dazu.
Die Instandhaltung ist also die Gesamtheit der Maßnahmen zur:
• Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands sowie
• Wahrung bzw. Wiederherstellung des Sollzustands einer Anlage.
7.1.1 Wartung
Bei der Wartung handelt es sich um Maßnahmen zur Bewahrung des Soll-Zustandes (Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft). Zur Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft der Anlagen gehören alle, zur Vermeidung zukünftiger Störungen, vereinbarten Maßnahmen des Auftragnehmenden. Zur Wartung gehören insbesondere folgende Maßnahmen:
• Vorbereitung der Wartung einschl. erforderlicher Schutzmaßnahmen
• Durchführung der Wartung z. B. Nachstellen, Auswechseln und Ersetzen von Betriebsstoffen/ Verbrauchsmittel, Ergänzen, Schmieren, Konservieren, Reinigen sowie funktionserhaltend
• Funktionsprüfungen
• regelmäßiger (rechtzeitig vor Ende ihres Lebenszyklus) Austausch von Verschleißteilen und den Austausch von Hardwareteilen.
Es werden auch die im Zusammenhang mit der Wartung erforderlichen Prüfungen oder Messungen vorgenommen.
Ziel der Wartung ist die Verhinderung der Fortschreitung von Abnutzungen an den Anlagen.
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Begriffsverzeichnis
7.1.2 Inspektion
Bei der Inspektion handelt es sich um Maßnahmen zur Feststellung und Beurteilung des Ist- Zustandes. Die Inspektion umfasst alle Leistungen zur regelmäßigen Überprüfung einer Anlageneinheit. Es wird die Funktionsweise, die vorhandenen Einstellungen sowie die Werte einer Anlage überprüft und dokumentiert. Zur Inspektion gehören insbesondere folgende Maßnahmen/Leistungen:
• Vorbereitung der Inspektion einschl. erforderlicher Schutzmaßnahmen
• Durchführung der Inspektion, vorwiegend die Ermittlung bestimmter Merkmalswerte durch Prüfen, Messen, Kontrollieren
• Vorlage und Auswertung der Ergebnisse
• Fehleranalyse
• Planung im Sinne des Aufzeigens und Bewertens alternativer Lösungen unter Berücksichtigung betrieblicher und außerbetrieblicher Forderungen
Ziel der Inspektion ist herauszufinden, ob sich die Anlage in einem ordnungsgemäßen, sicheren und funktionierenden Zustand befindet. Die Inspektion schließt mit Empfehlungen ab, welche Maßnahmen zur Änderung und Optimierung ergriffen werden sollen.
7.1.3 Instandsetzung
Bei der Instandsetzung handelt es sich um Maßnahmen zur Wiederherstellung des Soll-Zustandes (Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft) und umfasst das Beseitigen von Störungen und Mängeln, das Liefern aller erforderlichen Ersatzteile und das Erneuern oder Ausbessern aller abgenutzten oder schadhaften Anlagenteile (Physische Maßnahme, die ausgeführt wird, um die Funktion einer fehlerhaften Einheit wiederherzustellen) und wird auch als Störungsbeseitigung bezeichnet.
Um eine Instandsetzung handelt es sich, wenn bei der Inspektion und Wartung defekte Anlagenteile entdeckt oder der Auftraggeber dem Auftragnehmenden über defekte Anlagenteile informiert und diese vom Auftragnehmenden ausgetauscht oder repariert werden und so der Sollzustand wiederhergestellt wird.
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7.2 Produktzyklus / Support
7.2.1 End-of-Life (EOL)
Der Ausdruck EOL steht für „End-of-Life“ und beschreibt den Lebenszyklus von Produkten vom Übergang der Serienproduktion bis zur Abkündigung. Das bezieht sich auf den Zeitpunkt, zu dem die Anbieter die Produktion des entsprechenden Geräts einstellen und nicht mehr liefern. Daher ist es nicht mehr möglich, es zu kaufen – auch nicht als Ersatz für bestehende Anlagen, die das entsprechende Modell verwenden.
Der Zeitpunkt des Einstellens wird rechtzeitig angekündigt, damit der Umstieg auf neuere Lösungen oder Dienstleistungen möglich ist. Die Nutzung der Geräte ist jedoch problemlos möglich. Es besteht nach wie vor ein Support-Angebot für die Geräte.
Die Planung von Aktualisierungsstrategien ist bedeutsam, um Risiken und Probleme im Zusammenhang mit veralteter Software und Hardware zu minimieren.
7.2.2 End-of-Service (EOS)
Die Abkürzung EOS steht in der Regel für „End-of-Service“ oder „End-of-Support“, was weitestgehend gleichbedeutend ist. Es kann auch die Abkürzung EOSL (End-of-Service-Life) verwendet werden.
EOS bedeutet, dass der Anbieter den Support für die Geräte einstellt. Es ist zwar weiterhin möglich, diese einzusetzen, allerdings können dabei Sicherheitsrisiken bestehen. Dennoch gibt es Fälle, in denen sich die Verwendung auch weiterhin lohnt. In diesem Fall ist der Anwender jedoch selbst für die Wartung und die Sicherheit der Geräte verantwortlich.
End-of-Service ist entscheidend, um die Sicherheit und Zuverlässigkeit von IT-Systemen und anderen Systemen aufrechtzuerhalten. Die Planung und Umsetzung von Aktualisierungsstrategien sind bedeutsam, um End-of-Service verbundene Herausforderungen zu bewältigen.
7.3 Störung
Eine technische Störung ist eine ungeplante Fehlfunktion von Systemen, Maschinen oder Software, die zu Prozessunterbrechungen führt. Sie umfasst Hard und Softwarefehler, IT-Ausfälle oder Kabelschäden. Solche Ereignisse verursachen oft Produktionsstillstände, Lieferverzüge, finanzielle Schäden und verringerte Kundenzufriedenheit.
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Unerwünschte Änderung oder Unterbrechung eines geplanten Ablaufs durch einen technischen Defekt.
7.3.1 Betriebsbehindernde Störung
Eine betriebsbehindernde Störung ist ein unerwartetes Ereignis, das den geplanten Produktions- oder Geschäftsprozess negativ beeinflusst, behindert oder teilweise unterbricht, die Nutzung des Gesamtsystems ist erheblich eingeschränkt. Anders als bei einer vollständigen Betriebsunterbrechung läuft der Betrieb zwar weiter, jedoch nicht reibungslos oder mit verminderter Kapazität.
Der Arbeitsablauf ist gestört (z. B. langsamer, ineffizient), kommt aber nicht komplett zum Erliegen.
7.3.2 Betriebsverhindernde Störung
Eine betriebsverhindernde Störung ist ein schwerwiegender Mangel, der die Nutzung eines Systems, einer Maschine oder eines Geschäftsprozesses unmöglich macht oder schwerwiegend einschränkt. Sie erfordert sofortiges Handeln, da der Kernbetrieb stillsteht, im Gegensatz zu einer nur betriebsbehindernden Störung.
Die Funktionalität ist vollständig oder zu einem sehr großen Teil nicht gegeben.
7.4 Rufbereitschaft (Entstörungsdienst)
Die Rufbereitschaft im Entstörungsdienst erfordert, dass die Mitarbeiter des AN auch außerhalb der regulären Arbeitszeit erreichbar sind und Störungen zeitnah beheben können. 24/7 Erreichbarkeit (24-h-Entstörungsdienst).
Der Entstörungsdienst bezeichnet die Ausführung der spezialisierten Serviceleistung zur schnellen und effektiven Behebung technischer Störungen, insbesondere in Bereichen, die auf kontinuierliche Betriebsabläufe angewiesen sind. Er dient der Wiederherstellung der Funktion von Anlagen, Netzen oder Geräten (z. B. Strom-, Gas-, Wasser- oder Fernwärmeversorgung).
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7.4.1 SLAs für Störungsbeseitigung
An allen technischen Anlagen können Störungen oder Ausfällen auftreten. Um diese schnell zu beheben, werden Serviceverträge mit Herstellern oder Wartungsfirmen abgeschlossen. Diese beinhalten oft spezielle Service-Level-Agreements (SLAs), die den Support regeln.
Ein Service Level beschreibt eine festgelegte Vereinbarung zwischen dem Anbieter eines Produkts oder des Services und dem Kunden. Es legt fest, wie schnell und umfassend der Anbieter im Falle eines technischen Problems reagieren muss. Je nach Dringlichkeit und der Art des Problems können verschiedene Service-Levels definiert werden, die im Vertrag detailliert beschrieben sind.
7.4.2 Reaktionszeit
Die Reaktionszeit beschreibt die Zeitspanne in der ein Dienstleister auf eine Kundenanfrage oder Störungsmeldung reagieren muss. Dies kann telefonisch, per E-Mail oder durch einen Techniker vor Ort erfolgen. (z. B. auch bei direkter telefonischer Störungsmeldung durch den AG).
Die Zeit, die bis zur Rückmeldung durch den Auftragnehmer vergeht.
7.4.3 Antrittszeit
Die Antrittszeit beschreibt die Zeitspanne zwischen der Meldung einer Störung und dem Beginn der Fehlerbehebung durch einen Techniker vor Ort. Dies kann auch telefonisch durch einen Techniker erfolgen, wenn die Möglichkeit einer Fernwartung besteht oder Mitarbeitende des AG (ohne Fachkenntnisse, ohne Schaltberechtigungen etc.) vom Techniker, ohne Gefährdung der eigenen und anderer Personen, der technischen Anlagen oder der Gebäude, zur Störungsbeseitigung angeleitet werden können (z. B. Behebung Softwareprobleme).
Die Zeit, die bis zum Beginn der Störungsbearbeitung vor Ort vergeht.
7.4.4 Wiederherstellungszeit
Die Wiederherstellungszeit ist die maximale Zeitspanne, innerhalb derer ein System, eine Anwendung oder ein Service nach einer Störung oder einem Ausfall wieder funktionsfähig sein muss.
Sie ist ein im Voraus festgelegtes Ziel, wie lange darf es maximal dauern (nicht zwingend die tatsächlich benötigte Zeit), bis eine oder mehrere Anwendungen nach einer
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Betriebsunterbrechung (geplant, ungeplant oder Katastrophe) wiederhergestellt sind und der normale Betrieb wieder aufgenommen werden kann.
Die Zeit, die bis zur Aufnahme des regulären Betriebes vergeht.
7.5 Mangel
Ein Mangel meint die Abweichung der Ist- von der vertraglich geregelten Soll-Beschaffenheit einer Leistung oder einer Funktionalität.
Eine Leistung / Lieferung oder eine technische Anlage hat unter folgenden Voraussetzungen einen Mangel:
• Sie ist nicht oder nicht mehr für die im Vertrag vorausgesetzte Verwendung oder für die notwendige Funktionalität geeignet oder fehlerhaft.
• Sie ist nicht für die gewöhnliche Verwendung geeignet und hat nicht oder nicht mehr die Beschaffenheit, welche bei Leistungen der gleichen Art üblich ist, die der AN nach der Art der Leistung erwarten kann.
• Sie hat nicht die Eigenschaften, welche der AG nach den öffentlichen Äußerungen (jedermann zugänglichen Aussagen) oder aufgrund der Werbung/ des Angebotes des AN erwarten konnte.
• Die vereinbarte Leistung / Lieferung wird durch den AN oder dessen Erfüllungsgehilfen unsachgemäß durchgeführt.
• Die Dokumentation ist mangelhaft, Informationen zu Betrieb und Instandhaltung sind unvollständig oder fehlerhaft.
• Eine Leistung / Lieferung wird anders als vereinbart erbracht oder in abweichender Stückzahl geliefert.
7.5.1 Unwesentlicher Mangel
Ein unwesentlicher Mangel liegt vor, wenn noch ausstehende kleinere und für die Gebrauchsfähigkeit und den optischen Eindruck des Werkes unbedeutende Restleistungen fehlen oder eine Funktionalität unwesentlich beeinträchtigt ist. Die Restleistungen oder die beeinträchtigte Funktionalität dürfen der Funktionsfähigkeit und den Instandhaltungsarbeiten nicht entgegenstehen und die Gebrauchstauglichkeit des Werks darf für den AG nicht beeinträchtigt sein.
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Ein unwesentlicher Mangel an der Leistung steht der Abnahme (siehe dort) nicht entgegen.
7.5.2 Wesentlicher Mangel
Grundsätzlich liegt ein wesentlicher Mangel vor, wenn ein Mangel nach seiner Art und seinem Umfang, vor allem aber nach seinen Auswirkungen so gravierend ist, dass die Funktionalität nicht gegeben ist oder es dem Auftraggeber unter Beachtung objektiver Gesichtspunkte im Verhältnis zu dem nach dem Vertragszweck vorausgesetzten Gebrauch und dem erreichten Erfolg nicht zugemutet werden kann, letztlich auf Gewährleistungsansprüche verwiesen zu sein.
Um einen wesentlichen Mangel handelt es sich, wenn er die Gebrauchstauglichkeit des Werks für den AG beeinträchtigt ist. Weiterhin gilt eine Leistung auch dann als im Wesentlichen mangelhaft, wenn das Werk nicht den Regeln der Technik entspricht.
Auch optische Mängel und unvollständige Dokumentationen können einen wesentlichen Mangel darstellen, wenn sie gravierend sind. Wenn z. B. die Anlage, deren Aufbau und Betrieb oder deren Instandhaltung nicht ausreichend beschrieben ist.
Ein wesentlicher Mangel an der Leistung berechtigt den Auftraggeber, die Abnahme zu verweigern (siehe Punkt 4.13).
7.6 Sonstiges
7.6.1 Liefern und montieren
Unter „Liefern“ wird grundsätzlich der Transport der Ware zum Auftraggeber zum genannten Zeitpunkt und Lieferort verstanden.
Unter „Montieren“ wird grundsätzlich die planmäßige Befestigung/Anbringung mit technischen Mitteln verstanden.
7.6.2 Prüfung
Unter „Prüfen“ wird grundsätzlich eine Sicht- und Funktionskontrolle verstanden. Es wird ermittelt, ob der Prüfgegenstand die vereinbarte, vorgeschriebene oder erwartete Bedingung erfüllt, insbesondere, ob vorgegebene Toleranzen oder Fehlergrenzen eingehalten werden.
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7.6.3 Messen
Messen ist der quantitative Vergleich einer Messgröße (physikalische Größe) mit einer bekannten Größe gleicher Art.
Unter „Messen“ wird verstanden:
- Kontrolle, ob ein Grenzwert eingehalten wird. Das Ergebnis (positiv/negativ) ist zu dokumentieren.
- Feststellen eines bestimmten Betriebszustandes der Anlage. Der gemessene Wert ist zu dokumentieren.
In den Fällen 1. und 2. muss ein außerhalb des tolerierbaren Bereiches liegendes Ergebnis Veranlassung für eine weitere Aktivität (Meldung, Wartung, Instandsetzung) sein.
7.6.4 Reinigen
Unter „Reinigen“ (Funktionserhaltendes Reinigen) ist eine zur Erhaltung der Funktionsfähigkeit bzw. Funktionserfüllung notwendige Reinigung zu verstehen (z. B. freier Durchgang an den luftdurchströmten Teilen der Kühler-/ Heizregister Lamellen zur Sicherstellung des Wärmeübergangs). Sie beinhaltet die Trockenreinigung mit der Entfernung von losem Staub und Ablagerungen mit weichen Bürsten und / oder Staubsaugern.
Unter „Intensivreinigung“ ist eine darüberhinausgehende Reinigung zu verstehen. Sie beinhaltet z. B. die Nassreinigung und / oder Desinfektion bei hartnäckigen Verschmutzungen (Biofilm) an der Kondensatwanne und des Ablaufs, um Schimmelbildung zu vermeiden oder Reinigung der Kühler-/ Heizregister Lamellen zur Sicherstellung der Energieeffizienz und Hygiene.
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