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Rechnungsausstellung
Folgende Angaben sind in Rechnungen an die Deutschen Welle obligato- risch: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers DW, Steuernummer oder UstIdNr des Leistenden mit Sitz im Inland, UstIdNr des Leistenden mit Sitz im EU-Ausland, Ausstellungsda- tum und fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (mindestens: Kalender- monat/e), Nettoentgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (in Deutsch- land 19 % bzw. 7 %) und eventuelle Steuerbefreiungen, im Voraus vereinbarte Minderungen (z.B. Skonti, Rabatte), auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag (jeweils gesondert ausweisen) oder Hinweis auf Steuerbefreiung, Bruttobetrag, Währung, vollständige Bankverbindung.
Vermerken Sie bitte zusätzlich unbedingt mindestens eine der folgenden Angaben auf der Rechnung: Kontrakt / Rahmenvertrag (8-stellige Ziffer) oder Bestellnum- mer (9-stellige Ziffer), Ausschreibungs-/Vergabenummer (z.B. DW-VMS XX.XXXX), Produktionsauftragsnummer /Lizenzvertragsnummer, Kostenstelle (8-stellige Ziffer), PSP-Elemente (Aufwandsprojekte 16-stellige Ziffer; Projekt-PSP DW-Akademie 24-stellige Ziffer), Projekttitel/ Projektnummer, Fachbereich und/oder Ansprechpartner der DW.
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Zentraler Rechnungseingang
- Elektronischer Weg
Seit dem 1. Januar 2024 werden Rechnungen über einen zentralen elektronischen Eingangsrechnungsworkflow bearbeitet:
Schicken Sie Ihre Rechnungen ausschließlich an: dw-invoice@dw.com
Folgende Voraussetzungen sind dabei zu beachten: Zulässiges Format für die Rechnung und die Anlagen ist PDF. Max. Datenvolumen pro E-Mail sind 10 MB. Jeweils nur eine PDF-Rechnung mit den dazugehörigen Anla- gen pro E-Mail. Der Name der Rechnungsdatei darf nicht das Wort „Anlage“ oder „Attachment“ beinhalten. Die Rechnungsdatei kann beispielswei- se auf die Rechnungsnummer lauten (Rechnung 122345.pdf). Die Anlagen zur Rechnung bitte als separates PDF-Dokument an- fügen. Der Dateiname muss den Zusatz „Anlage“ oder „Attach- ment“ enthalten. Für PDF-Dokumente sind folgende technische Einschränkungen zu beachten a. Nicht verschlüsselt b. Nicht passwortgeschützt c. Auflösung 300 DPI bei PDFs mit eingebettetem TIF.
Rechnungen, die an einer anderen Stelle/E-Mail-Adresse der DW eingehen, können nicht bezahlt werden. Diese E-Mails/Rechnungen werden Ihnen zurückgesandt, verbunden mit der Bitte die E-Mail-Adresse dw- invoice@dw.com zu nutzen.
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oder
- Postweg
Sofern Sie uns Rechnungen alternativ weiterhin in Papierform auf dem Postweg übermitteln möchten, senden Sie Ihre Rechnung bitte aus- schließlich an das folgende Postfach:
Deutsche Welle Invoice Postfach 12 01 23 53043 Bonn
Wir bitten darum, die Rechnung nicht in doppelter Ausführung (E-Mail und Postweg) oder inkl. einer Rechnungskopie an unsere Rechnungs- adresse zu schicken.
Wir erwarten eine zügige Rechnungsausstellung möglichst bis zum 15. Tag des Folgemonats der Lieferung oder Leistung. Zur Vermeidung von Zah- lungsverzögerungen überprüfen Sie ihre Rechnung bitte vor Übermittlung auf vollständige Angaben.
Stand: Dezember 2023
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