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FAQs für Ausschreibungen via Vergabeportal:
• Auf welchem Vergabeportal finde ich die Vergabeverfahren der Deutschen Welle (DW)? Die Deutsche Welle (DW) veröffentlicht ihre Vergabeverfahren auf dem DTVP Deutsches Vergabeportal (HIER klicken)
Folgen Sie dem Link unterhalb des jeweiligen Ausschreibungstitels (mehr) Dort finden Sie alle Unterlagen zum Download und erhalten alle Informationen zur gewählten Ausschreibung. Auch unsere Antworten auf Bieterfragen sind dort einsehbar.
• Wer beantwortet technische Fragen zum DTVP? Bitte wenden Sie sich an das Support-Center für Unternehmen von Cosinex: https://support.cosinex.de/
In dringenden Fällen steht Ihnen eine kostenpflichtige Hotline der Firma Cosi- nex zur Verfügung. Die Durchwahl sowie durch cosinex erhobenen Gebühren finden Sie ebenfalls unter dieser Webadresse.
• Gibt es eine Dokumentation / Anleitung für die Verwendung des DTVP? Bitte wenden Sie sich an das Support-Center für Unternehmen von Cosinex: https://support.cosinex.de/
Hier finden Sie auch Hinweise zu erforderlichen Systemvoraussetzungen so- wie Video-Tutorials.
• Was kostet die Nutzung des DTVP für Bieter? Die Nutzung ist des DTVP ist kostenlos.
• Ist die Registrierung meines Unternehmens auf dem Deutschen Vergabeportal notwendig? Die Vergabeunterlagen können grundsätzlich elektronisch, kostenfrei und ohne vorherige Registrierung unter www.dtvp.de abgerufen werden. Dennoch empfehlen wir die Registrierung, da nur registrierte Interessenten / Bieter automatisch und zeitnah alle Informationen erhalten, die im Rahmen von Bieterfragen von der Vergabestelle herausgegeben werden.
Nicht registrierte Unternehmen müssen selbst prüfen, ob neue Informationen vorliegen. Bitte beachten Sie, dass die Einreichung veralteter Unterlagen zum Ausschluss aus dem Verfahren führen kann.
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Sind Unternehmen, die zur Angebotsabgabe (z. B. Beschränkte Ausschreibung) aufgefordert werden sollen, noch nicht registriert, erhalten diese eine Registrierungsaufforderung, um auf die Ausschreibungsunterlagen zugreifen zu können. Sofern die Registrierung mit dem in der Registrierungsaufforderung (E- Mail) enthaltenen (Deep-) Link erfolgt (Auto- Einlademechanismus), kann das Unternehmen automatisch auf die Unterlagen zugreifen. Für die Teilnahme an einem Vergabeverfahren ist jedoch die Registrierung bis zur Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge/Angebote zwingend erforderlich. Doppelte Registrierungen sind zu vermeiden. Ferner sollten Sie eine Vertreterregelung sicherstellen. Dies gilt auch im Falle mehrerer Accounts, welche gepflegt und abgerufen werden sollten, damit Ihnen stets der aktuelle Verfahrensstand zur Verfügung steht.
• Wie werden Bieterfragen im Rahmen des Vergabeverfahrens gestellt? Bitte registrieren Sie sich auf dem DTVP, wenn Sie Bieterfragen stellen möchten.
Nach der Registrierung und Anmeldung klicken Sie für das entsprechende Vergabeverfahren auf den Bereich AKTION; anschließend auf JETZT TEILNEHMEN
Linksseitig finden Sie über die Schaltfläche KOMMUNIKATION den Zugang zum Kommunikationsraum für Bieter und Vergabestelle.
Bitte stellen Sie Ihre Fragen möglichst rechtzeitig und ausschließlich im Kom- munikationsraum. Nutzen Sie hierfür unbedingt den mit ihren Fragen befüllten Dateianhang “Bieterfragen_Template”, welcher als Download über die Schaltfläche VERGABEUNTERLAGEN unter “Sonstiges” bereitgestellt wird.
Alle Kommunikationsnachrichten der DW können ebenfalls dort eingesehen werden. Sie werden sofort per Mail benachrichtigt, wenn die Vergabestelle eine Nachricht veröffentlicht hat und neue Informationen das Vergabeverfahren betreffend vorliegen bzw. abzuholen sind. Antworten auf Bieterfragen werden kumuliert und anonymisiert dann ebenfalls unter der Schaltfläche VERGABEUNTERLAGEN, dort unter “Sonstiges” als “Bieterfragenkatalog” bereitgestellt.
Auch wenn in den Vergabeunterlagen (z.B. Auftragsbekanntmachung auf SIMAP) eine Mailadresse angegeben ist, erfolgt die Kommunikation mit der Vergabestelle primär über die Kommunikationsfunktionen des DTVP. Bitte öffnen Sie dazu das entsprechende Projekt um Nachrichten unter dem Bereich "Kommunikation (eingehend/ausgehend)" zu lesen und erstellen zu können. Bei Aktivierung dieser Funktion ist auf die Einstellung des Pop-Up- Blockers zu achten.
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Wichtige Hinweise:
• Ihr Teilnahmeantrag/Angebot befindet sich auf der Vergabeplattform in Vorbereitung:
Bei der Nutzung der lokal installierten Version des Cosinex Desktop-Bietertools wird um Beachtung folgender Hinweise gebeten: Gegebenenfalls vorbereitete Unterlagen werden komplett überschrieben und sind im Falle von Änderungen an den Vergabeunterlagen in dem Verfahren (bspw. gem. Fragen- und Antwortenkatalog) sind unter Berücksichtigung der aktualisierten Unterlagen einzureichen.
Dem Bieter steht zudem die Möglichkeit der Nutzung einer webbasierten Anwendung zur Verfügung. In diesem Falle werden die Unterlagen automatisch aktualisiert. Die Aktualität der jeweiligen Angebotsinhalte selbst, ist durch Bieter sicherzustellen.
Teilnahmeantrag/Angebot bereits eingereicht:
Sollten Sie bereits einen Teilnahmeantrag/ein Angebot eingereicht haben, beachten Sie bitte, dass der Antrag bzw. das Angebot, unter Berücksichtigung von Bieterfragen und Antworten der DW hierauf, möglicherweise nicht mehr aktuell ist. Ziehen Sie bitte in diesem Fall Ihren Teilnahmeantrag bzw. Ihr Angebot zurück und reichen Sie dann einen neuen Teilnahmeantrag bzw. ein neues Angebot ein. Wie dies geht, ist unter der Frage „Kann ein abgegebenes Angebot zurückgezogen / durch ein neues Angebot ersetzt werden?“ des vorliegenden Dokuments erläutert.
• Wie erfahren Bieter von Änderungen (z.B. Terminverschiebungen) oder sonstigen wichtigen Informationen zu den jeweiligen Vergabeverfahren?
Registrierte Bieter werden mittels einer Mail durch das DTVP, wie oben beschrieben, über Änderungen der Ausschreibung informiert.
Nicht registrierte Bieter müssen sich selbstständig, regelmäßig und fortlaufend informieren.
• Wie wird das Angebot abgegeben? Die Angebotsabgabe muss über das Bietertool des DTVP erfolgen. Alle ggf. geforderten Anlagen müssen über das Bietertool hochgeladen werden.
Das Bietertool finden Sie unter der Schaltfläche ANGEBOTE. Bitte senden Sie Ihr Angebot NICHT über den Kommunikationsbereich.
• Muss ich als Bieter in mehrstufigen Verfahren (z.B. Teilnahmewettbewerb und anschließender Angebotsphase) alle Unterlagen, die in der ersten Stufe eingereicht wurden, mit dem Angebot erneut einreichen? Ja, alle Unterlagen, Nachweise oder Erklärungen, die Bieter im Teilnahmewettbewerb eingereicht haben, müssen in der Angebotsphase erneut eingereicht werden.
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Nur so kann sichergestellt werden, dass eventuelle Änderungen im Falle der Zuschlagserteilung berücksichtigt werden. • Wie und wo werden Angebotspreise hinterlegt? Um ein gültiges Angebot abzugeben, müssen Sie an zwei Stellen Angebots- preise angeben:
• Leistungsverzeichnis.xlsx (Preisblatt) Hier müssen Angebotspreise, einzeln je abgefragter Ordnungszahl (OZ), als Einzelpreis und Gesamtpreis je (OZ), und dann am Ende als Gesamtpreis (Ins- gesamt exklusive Mehrwertsteuer) angegeben werden. Optionale Positionen sind ebenfalls vom Bieter zu befüllen und wertungsrelevant.
• Unter „Rahmendaten“ Die sich im Leistungsverzeichnis.xlsx (Preisblatt) ergebende Gesamtsumme muss der separat, im Bereich Rahmendaten vom Bieter anzugebenden „Endsumme (Netto)“, entsprechen.
Grundsätzlich gilt: Die Gesamtpreisangabe des Bieters (Endsumme (Netto) entspricht dem Gesamtpreis in Euro (netto), exklusive Skonto, aus der Anlage: „Leistungsverzeichnis.xlsx“.
Vom Bieter gewährte Skontierung ist am Ende der o.a. Anlage unter: „abzgl. Endsumme Skonto“ anzugeben und muss sich ebenfalls im Bereich Gesamtangebot/ Rahmendaten unter: „Skonto-Angaben/ Satz: und Zahlungsziel“ wiederfinden.
Gewährte Skonti sind nicht wertungsrelevant. Rabatte sind direkt innerhalb der Angebotspreise, je OZ, zu berücksichtigen oder alternativ unter: „Nachlass ohne Bedingungen (nicht in der Endsumme enthalten)“ bei den Bieterangaben zum Gesamtangebot anzugeben.
• Was bedeutet Angebotsabgabe in Textform? Bei dieser Art der Angebotsabgabe ist darauf zu achten, dass unbedingt der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, in den Feldern für die Unterschriften im Angebots- und den sonstigen unterschriftspflichtigen Formularen lesbar einzutragen ist. Es wird keine elektronische Signatur benötigt.
Angebote, die per E-Mail oder im Kommunikationsbereich abgegeben werden, müssen vom Verfahren ausgeschlossen werden, da sie nicht den Formvorschriften entsprechen. • Ist mein Angebot eingegangen? Wie kann ich das erkennen? Klicken Sie dafür auf das entsprechende Projekt (Ausschreibung) und wählen im Menü links oben den Bereich „Angebote“ aus. Dort finden Sie die Übersicht der von Ihnen abgegebenen Angebote.
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• Können abgegebene Angebote bereits vor Ausschreibungsende von der Vergabestelle eingesehen werden? Nein. Alle Angebote werden auf einem verschlüsselten Server verwahrt und können erst nach Ablauf der Abgabefrist von der Vergabestelle übernommen und geöffnet werden. Aus diesem Grund kann die Vergabestelle z.B. auch vor Ablauf der Angebotsfrist nicht den Eingang des Angebotes bestätigen. Beachten Sie, dass Sie den Upload der Dokumente Ihres Angebotes rechtzeitig vor Angebotsfrist beginnen, um den fristgerechten Eingang zu gewährleisten.
• Ist es möglich einen Test vor Abgabe des Angebotes durchzuführen? Ja, dies wird auch empfohlen.
Unter www.dtvp.de hat die Vergabestelle unter dem Titel „Testausschreibung“ zu diesem Zweck eine Test-Ausschreibung angelegt. Es wird empfohlen, eine Testangebotsabgabe rechtzeitig vor Angebotsfristende der Abgabe eines realen Angebotes durchzuführen.
Die Testausschreibung bietet den Bietern den Vorteil, sich rechtzeitig mit den technischen Voraussetzungen des Bietertools auseinanderzusetzen, die Bedienbarkeit zu testen und ggf. technische Fragen rechtzeitig zu klären.
• Kann ein abgegebenes Angebot zurückgezogen / durch ein neues Angebot er- setzt werden? Ja, dies ist möglich. Klicken Sie dafür auf das entsprechende Projekt (Ausschreibung) und wählen im Menü links oben den Bereich „Angebote“ aus. Dort finden Sie die Übersicht der von Ihnen abgegebenen Angebote.
Zu ersetzende Angebote sollten in der Regel vor Angebotsfrist gelöscht und in Folge das überarbeitete Angebot eingestellt werden.
• Werden meine Unterlagen vertraulich behandelt? Ja, sämtliche Unterlagen werden vertraulich behandelt. Die Vergabestelle behält sich vor, Unterlagen unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen elektronisch zu speichern und abzulegen, sowie allen Vergabebeteiligten (Projekt- beteiligten) seitens der Vergabestelle unter dem Hinweis der Vertraulichkeit - soweit dies zur Bearbeitung notwendig ist - zur Verfügung zu stellen. • Wie erhalten die Bieter die Information über den Ausgang des Verfahrens? Die Vergabestelle versendet die Informationen über das Kommunikationstool, per E- Mail oder per Fax. Bitte geben Sie daher unbedingt die aktuelle Faxnummer Ihres Unternehmens in dem Dokument („Unternehmensdaten“) an.
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Stand: 01/2026