Allgemeine Verfahrenshinweise_Instandhaltung DIFA.pdf

[Seite 1]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

Allgemeine Verfahrenshinweise zum Vergabeverfahren

Instandhaltung DIFA Kundeninformationssysteme:

EDIAS, EDIAL, KAMA

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

gem. § 15 Abs. 1 SektVO

Seite 1 Stand: 10/2026

[Seite 2]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

Gender-Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit werden im Rahmen dieser Ausschreibung sämtliche

Personenbezeichnungen und personengebundene Wörter in der männlichen oder weiblichen

Form verwendet. Dabei ist festzuhalten, dass jegliche Bezeichnungsform jeweils auch alle

anderen geschlechtlichen Identitäten einschließt.

Download der Vergabeunterlagen

Das Leistungsverzeichnis inkl. Anhänge sowie die Bewertungsmatrize liegen den

bereits veröffentlichten Vergabeunterlagen nicht bei. Diese erhält der Interessent erst

nach Einreichung der ausgefüllten und unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung,

welche in den Vergabeunterlagen enthalten ist. Diese ist mittels Nachricht über die

Vergabeplattform an die Vergabestelle zu übermitteln. Anschließend erhält der

Interessent die vorgenannten Unterlagen ebenfalls per Nachricht über den

Vergabemanager.

1 Kurzbeschreibung der zu erbringenden Leistung

1.0 Kurzbeschreibung der zu erbringenden Leistung

Im Rahmen eines EU-Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb

sollen ein soll die Instandhaltung für stationäre Fahrgastinformationsstelen ausgeschrieben

werden. Es gibt drei Systemausprägungen EDIAS, EDIAL und KAMA. Diese sind auf folgende

Lose aufgeteilt:

Los 1: EDIAS

Los 2: EDIAL

Los 3: KAMA

1.1 Termine der Vergabe

Der AG veröffentlicht dieses Dokument bereits bei Einleitung des Vergabeverfahrens und

damit zu Beginn des vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs. Aus diesem Grund ist es nicht

möglich, an dieser Stelle bereits verbindliche Termine für die spätere Angebots- und

Verhandlungsphase mitzuteilen. Alle für die im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs

auszuwählenden Bieter relevanten Termine für die Angebots- und Verhandlungsphase werden

den Bietern rechtzeitig über den AI Vergabemanager mitgeteilt. Der AG wird hierbei

Seite 2 Stand: 10/2026

[Seite 3]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

angemessene Fristen für die Erstellung der Angebote festsetzen. Die nachfolgend definierten

Fristen und Termine für die Angebots- und Verhandlungsphase geben nur den zum Zeitpunkt

der Dokumentenerstellung bestehenden Zeitplan wieder. Änderungen sind vorbehalten.

• Einreichen von Bewerberfragen (Teilnahmewettbewerb): spätestens bis zum 30.11.2026, 12:00 Uhr • Frist Einreichung Vertraulichkeitserklärung: 07.12.2026, 12:00 Uhr

• Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (der für die Prüfung der Eignung zur

Ausführung der ausgeschriebenen Leistung notwendigen Dokumente)

= Ende des Teilnahmewettbewerbs: 07.12.2026, 12:00 Uhr

• Aufforderung zur Angebotsabgabe: voraussichtlich 11.12.2026

• Einreichen von Bieterfragen (Angebotsphase)

spätestens bis zum voraussichtlich 14.01.2027, 12:00 Uhr

• Frist zur Abgabe der Erstangebote: voraussichtlich 22.01.2027, 12:00 Uhr

• Verhandlungsphase: voraussichtlich ab KW 05 /2027

• Frist zur Abgabe des finalen Angebotes: voraussichtlich Ende KW 06 / 2027

• Bindefrist: bis zum Ablauf von 3 Monaten nach Abgabetermin der Angebote

(Verhandlungsphase)

• Versendung der Absageschreiben gem. § 134 GWB: voraussichtlich in KW 08 /2027

• Zuschlagserteilung: voraussichtlich Ende KW 09/2027

2 Teilnahmewettbewerb

Bei dem Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb handelt es

sich um ein zweistufiges Verfahren. Nach kostenfreier Registrierung und Download des AI

Bietercockpits ist es den Teilnehmern möglich, die eigenen Teilnahmewettbewerbs- /

Angebotsdokumente hochzuladen und dem AG elektronisch zukommen zu lassen.

2.1 Erforderliche Unterlagen (alle Lose)

Im ersten Schritt muss der Bewerber anhand der bekanntgegebenen Kriterien seine

grundlegende Eignung zur Ausführung der jeweils ausgelobten Leistung nachweisen (siehe

„Eignungsmatrix_Los x“) und die folgenden Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag auf der

Vergabeplattform digital einreichen:

Seite 3 Stand: 10/2026

[Seite 4]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

Der Teilnahmeantrag ist vollständig und rechtzeitig in digitaler Form über die Vergabeplattform

bei der Vergabestelle einzureichen. Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom

weiteren Verfahren führen. Sämtliche formale und inhaltliche Anforderungen sind zu befüllen.

Im Falle einer Bewerbung auf mehrere bzw. alle Lose ist für jedes Los ein eigener

Teilnahmeantrag (im Sinne aller erforderlichen Dokumenten) einzureichen, der sämtliche

formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen muss.

Aus technischen Gründen kann auf der Vergabeplattform nur ein Teilnahmeantrag

hochgeladen werden. Sollten Sie sich für mehrere Lose bewerben wollen, laden Sie bitte

sämtliche Unterlagen (ggf. unter Kennzeichnung der einzelnen Dateien zu den

entsprechenden Losen) in einem Vorgang hoch.

2.2 Prüfung der Teilnahmeanträge

2.2.1 Formale und kaufmännische Prüfung

Der Teilnahmeantrag wird zunächst formal geprüft auf fristgerechten Eingang, Vollständigkeit

und Rechtsverbindlichkeit. Die Unterlagen müssen in deutscher Sprache verfasst sein.

Die Teilnehmer haben mit dem Dokument “Eigenerklärung zur Eignung” eine Eigenerklärung

über das Vermögen Ihres Unternehmens einzureichen, die u.a. beinhaltet, dass kein

Insolvenzverfahren oder ein vergleichbarer gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung

beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist.

2.2.2 Fachliche und inhaltliche Prüfung

Seite 4 Stand: 10/2026

[Seite 5]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

Im Dokument „Eignungsmatrix_Los x“ sind alle rot hinterlegten Felder vom Bewerber zu

befüllen. Die Vergabestelle wird anschließend im Dokument eine Bewertung vornehmen.

Die Muss- und Kann-Kriterien zur Feststellung und Bewertung der Eignung der

Bewerber sind abschließend in der „Eignungsmatrix_Los x“ beschrieben.

Für den Nachweis der Bewertungskriterien, insbesondere der Referenzen, müssen im

Teilnahmeantrag entsprechende Erläuterungen gemacht bzw. der Hinweis auf beigefügte

Dokumente vermerkt werden. Ggf. müssen Erläuterungen formlos den Teilnahmeunterlagen

beigelegt werden.

Die erforderlichen Eignungs-Kriterien / Mindestanforderungen im Dokument

„Eignungsmatrix_Los x“ müssen für eine positive Eignung zwingend erfüllt sein. Diese Kriterien

sind in der Spalte B des Dokuments mit „M“ (=Muss) gekennzeichnet. Wird ein

Eignungskriterium / eine Mindestanforderung nicht erfüllt, wird der Teilnahmeantrag nicht

weiter berücksichtigt.

Die zu bewertenden Eignungskriterien sind in Spalte B jeweils mit „K“ (Kann) gekennzeichnet

und entsprechend der Spalte I mit dem Gewichtungsfaktor „1“, „2“ oder 3 versehen. Für jedes

Kann-Kriterium werden 0 Punkte (nicht erfüllt), 5 Punkte (teilweise erfüllt) oder 10 Punkte

(vollständig erfüllt) vergeben. Die Anforderungen zum Erreichen der Bewertung sind der

Tabelle in den Spalten E, F, G zu entnehmen. Im Rahmen der Prüfung wird die Vergabestelle

die eingereichten Angaben anhand der Referenzen prüfen. Wird ein Kann-

Bewertungskriterium nicht erfüllt, werden keine Punkte vergeben und der Bewerber bleibt

weiterhin in der Wertung. Anschließend wird in Spalte K die erreichte Punktzahl mit dem

Gewichtungsfaktor je Kriterium multipliziert, was die erreichten gewichteten Punkte je Kann-

Kriterium ergibt.

2.2.3 Auswertung der Teilnahmeanträge - 1. Beschränkung des Bewerberkreises

Zur Erstellung einer Rangfolge werden die erreichten gewichteten Punkte für die zu

bewertenden Eignungskriterien (Kann-Kriterien) je Bewerber zu einer Gesamtpunktzahl

summiert. Maximal können für die Kann-Kriterien 80 Punkte (Gesamtpunktzahl) erreicht

werden.

Zunächst liegt eine positive Eignung für einen Bewerber vor, wenn

• die formale Prüfung des Teilnahmeantrags erfolgreich war und alle ggf.

nachgeforderten Unterlagen fristgerecht nachgereicht wurden und

• alle zwingend erforderlichen Eignungs-Kriterien (Mindestanforderungen) erfüllt

wurden (alle in Spalte B mit „M“ versehenen Kriterien der „Eignungsmatrix_Los x“ in

Spalte G mit “Ja” beantwortet wurden).

Seite 5 Stand: 10/2026

[Seite 6]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

Nur die 5 Bewerber mit den in der Rangfolge höchsten Gesamtpunktzahlen werden zur

Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktegleichstand auf dem letzten zu

berücksichtigenden Platz verbleiben alle Bieter auf diesem Platz in der Wertung und

werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Die übrigen Bewerber scheiden allerdings nicht endgültig aus dem Verfahren aus:

scheidet einer der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber endgültig aus dem

Verfahren aus, behält sich die BVG vor, den nächstplatzierten Bewerber zur

Angebotsabgabe aufzufordern. In diesem Fall wird das Verfahren mit dem betroffenen

Bewerber fortgesetzt; dieser hat jedoch keinen Anspruch auf Wiederholung etwaig

versäumter Verfahrensschritte – d.h. er steigt in den aktuellen Verfahrensstand ein. Eine

Verpflichtung des Bewerbers zur weiteren Teilnahme am Verhandlungsverfahren

besteht jedoch nicht.

3 Angebotsphase

3.1 Erforderliche Unterlagen

Die gem. Punkt 2.2.3 in der Wertung verbliebenen Teilnehmer werden aufgefordert, ein

Erstangebot einzureichen. Bei diesem Angebot handelt es sich um ein indikatives

Angebot, welches die Grundlage für die Verhandlung wird. Dieses Angebot ist noch nicht

zuschlagsfähig. Die Bindefrist der Angebote beträgt 3 Monate ab Ende der Einreichungsfrist

für die Angebote. Sollten Änderungen in einem bereits abgegebenen Angebot notwendig

werden, muss zunächst das bereits eingereichte Angebot vor Ablauf der Angebotsfrist auf der

Vergabeplattform zurückgezogen werden. Anschließend kann ein neues Angebot auf der

Plattform bis zum Ende der Angebotsfrist hochgeladen werden.

Folgende Unterlagen müssen im Rahmen der Angebotsabgabe eingereicht werden:

Alle Lose:

Seite 6 Stand: 10/2026

[Seite 7]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

Das Angebot ist vollumfänglich in digitaler Form via Vergabeplattform bei der Vergabestelle

einzureichen. Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren

führen.

3.2 Hinweise zum Ausfüllen des Dokuments „Bewertungsmatrix_Los x“

Reiter „Gesamtbewertung“: Der Bieter befüllt den Namen seines Unternehmens und den

Angebotspreis gem. Preisblatt (Gesamtpreis inkl. aller Optionen und Nachlässe (gemäß

„Finale Wertungssumme“ im Preisblatt) sowie Lebenszykluskosten Gesamt.

Reiter „A-Kriterien“: Der Bieter befüllt in Spalte I ob die Anforderungen erfüllt oder nicht erfüllt

sind, in Spalte J gibt er ggf. Erläuterungen zur Erfüllung an.

Die Beschreibung der Anforderungen erfolgt in Tabellenform, wobei jeder Anforderung in

Spalte A eine eindeutige Anforderungsnummer (ID, laufende Nummerierung) und in Spalte D

eine Kriterien-Typisierung (A=Ausschlusskriterium) zugeordnet sind.

Reiter “B-Kriterien”

Die Beschreibung der Anforderungen erfolgt in Tabellenform, wobei jeder Anforderung in

Spalte A eine eindeutige Anforderungsnummer (ID, laufende Nummerierung) und in Spalte D

eine Kriterien-Typisierung (B=Bewertungskriterium) zugeordnet sind. Zusätzlich wird in der

Spalte G der Anforderungstyp gekennzeichnet. Anforderungen mit dem Typ „B“ (Binär) sind

mit JA = 6 Punkte oder NEIN = 0 Punkte zu beantworten. Bei Anforderungen vom Typ V

(Variabel) ist der entsprechende Bewertungsmaßstab der Anforderungsbeschreibung zu

Seite 7 Stand: 10/2026

[Seite 8]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

entnehmen (Bewertungsmatrix_Los x). Der Bieter trägt bei Variablen Kriterien in der Spalte K

den zugesicherten Wert ein.

In Spalte L gibt der Bieter ggf. Erläuterungen zur Erfüllung ein.

In der Spalte N ist der Entwicklungsstatus anzugeben (Standard = ist vorhanden, Customizing

= vorhandene Funktion muss zur Erfüllung des Kriteriums angepasst werden, Neuentwicklung

= Funktion wird neu programmiert). Dazu gibt der Bieter in Spalte O den entsprechend dafür

einkalkulierten Aufwand in Stunden oder Personentagen an.

3.3 Angebotsprüfung (alle Lose)

Bewertung Preis (40 %)

Das eingereichte Angebot wird zunächst formal und fachlich-inhaltlich geprüft. ggf. werden

Nachforderungen gestellt. Zu beachten ist dazu Punk 4.2 dieses Dokuments.

Der Preis wird anhand eines Direktvergleiches mit dem Angebotspreis des günstigsten Bieters

bewertet mit folgender Formel:

Gewichteter Wert [Preis]

= 0,4 * (Angebotspreis des günstigsten Bieters / Angebotspreis) * 100

Bewertung VwVBU

Bei allen Losen werden die Kosten des Lebenszyklusses anhand eines Direktvergleiches mit

den günstigsten Kosten aller eingereichten Lebenszykluskosten der Bieter bewertet. Diese

fließen zu 10 % in die Bewertung anhand folgender Formel ein:

Gewichteter Wert [VwVBU]

= 0,1 * (Kosten VwVBU des günstigsten Bieters / Kosten VwVBU des zu bewertenden

Angebotes) * 100

Seite 8 Stand: 10/2026

[Seite 9]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

3.4 Angebotsprüfung (alle Lose) – Bewertung Qualität (50 %)

3.4.1 Bewertung der A-Kriterien

Die A-Kriterien sind Ausschlusskriterien und müssen daher zwingend erfüllt sein. Ist auch nur

ein A-Kriterium nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen. Der AG bewertet die A-

Kriterien in den Spalten L und M im Dokument „Bewertungsmatrix“, Reiter „A-Kriterien“.

3.4.2 Bewertung der B-Kriterien (Gewichtung: 50 %)

Die Erfüllung bzw. der Erfüllungsgrad der B-Kriterien (Bewertungskriterien) wird vom AG

anhand der eingereichten Dokumente geprüft, in Spalte Q des Dokuments

„Bewertungsmatrix_Los x“, Reiter „B-Kriterien“, bewertet und in Spalte S ggf. erläutert.

Es sind insgesamt maximal 150 Bewertungspunkte erreichbar.

Die erreichten Leistungspunkte fließen jeweils zu 50 % in die Bewertung der Qualität ein.

3.5 Beschränkung des Bieterkreises (2. Beschränkung)

Nach Bewertung des Preises sowie der Qualitätskriterien „A-Kriterien“, „B-Kriterien“ auf Basis

der Auswertung der ersten Angebote analog zu Punkt 3.9 dieses Dokuments ergibt sich eine

erste Rangfolge auf Basis der errechneten Gesamtpunktzahl. (siehe „Bewertungsmatrix_Los

x“, Reiter „Gesamtbewertung“).

Es werden nur die 3 Bieter mit der höchsten erreichten Gesamtpunktzahl weiter

berücksichtigt und zur Verhandlung eingeladen. Bei Punktegleichstand auf dem letzten

zu berücksichtigenden Platz verbleiben alle Bieter auf diesem Platz in der Wertung und

werden zur Verhandlung eingeladen.

Die übrigen Bieter scheiden allerdings nicht endgültig aus dem Verfahren aus: scheidet einer

der zum Verhandlungsverfahren zugelassenen Bieter endgültig aus dem Verfahren aus, behält

sich die BVG vor, den nächstplatzierten Bieter zu den weiteren Verhandlungen einzuladen. In

diesem Fall wird das Verfahren mit dem betroffenen Bieter fortgesetzt; dieser hat jedoch

keinen Anspruch auf Wiederholung etwaig versäumter Verfahrensschritte, d.h. er steigt in den

aktuellen Verfahrensstand ein. Eine Verpflichtung des Bieters zur Teilnahme am

Verhandlungsverfahren besteht jedoch nicht

Seite 9 Stand: 10/2026

[Seite 10]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

3.6 Verhandlung der Angebote

Die Verhandlung dient dem Ziel, die Angebote preislich und inhaltlich zu verbessern. Offene

Fragen zu den Vertragsunterlagen und zur Vergabe können geklärt werden. Mit jedem der

zugelassenen Bieter wird mindestens eine Verhandlungsrunde durchgeführt.

3.7 Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote

Die Aufforderung zur Abgabe eines zweiten und ggf. bereits finalen Angebotes erfolgt

innerhalb einer kurz gehaltenen und angemessenen Frist. Dieses Angebot muss verbindlich

und zuschlagsfähig sein. Hierbei wird die Vergabestelle mitteilen, ob und welche

Änderungen am Vertragswerk aufgrund der Verhandlungsphase vorgenommen wurden. Die

Bindefrist der Angebote beträgt 3 Monate nach Ende der Angebotsfrist. Das Verfahren zur

Abgabe zweiter / finaler Angebote wird über den AI Vergabemanager abgebildet.

Der Auftraggeber weist vorsorglich bereits jetzt darauf hin, dass Gremienvorbehalte des

Bieters im verbindlichen Angebot des Bieters nicht zugelassen sind. Die verbindlichen

Angebote müssen vorbehaltsfrei abgegeben werden, so dass der Auftraggeber sie unmittelbar

durch entsprechende Willenserklärung annehmen kann. Es obliegt dem Bieter, etwaige

Gremienzustimmungen rechtzeitig einzuholen.

Der Auftraggeber beabsichtigt, lediglich einmal ein weiteres verbindliches (finales) Angebot

einzuholen und auf dieser Grundlage den Zuschlag zu erteilen. Der Auftraggeber behält sich

jedoch vor, auch zu verbindlichen Angeboten in erneute Verhandlungen mit den Bietern

einzutreten und im Anschluss eines oder mehrere weitere verbindliche Angebote einzuholen.

3.8 Auswertung der finalen Angebote

Nach Eingang der finalen Angebote werden diese anhand der Zuschlagskriterien abschließend bewertet. Die Zuschlagskriterien sind folgendermaßen gewichtet:

Preis (Gewichtung: 40 %)

VwVBU (Gewichtung: 10 %)

Qualitätskriterien (Gewichtung: 50 %)

untergliedert in:

A-Kriterien (zwingend zu erfüllen, ohne Gewichtung) B-Kriterien (Gewichtung: 50 %)

Seite 10 Stand: 10/2026

[Seite 11]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

Die Summe der erreichten und gewichteten Leistungspunkte aller Zuschlagskriterien werden zu einer Gesamtpunktzahl aufsummiert.

Die Gesamtpunktzahlen aller Bieter ergeben eine Rangfolge.

3.9 Zuschlagserteilung

Die Zuschlagserteilung erfolgt abschließend auf das wirtschaftlichste Angebot durch den AG. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis- Leistungs-Verhältnis (§127 Abs. 1 Satz 3 GWB).

Bei Punktegleichheit erhält der Bieter mit dem günstigsten Angebotspreis und höchster Gesamtpunkzahl den Zuschlag.

Die Entscheidung über die Zuschlagserteilung wird dem AN schriftlich mitgeteilt.

Der Vertrag zwischen AN und AG tritt mit Erteilung des Zuschlags durch die BVG in Kraft.

4 Weitere Verfahrenshinweise

4.1 Ausschlussgründe

Der AG weist darauf hin, dass das Angebot eines Bieters insbesondere in folgenden Fällen

zum Angebotsausschluss führt:

• Der Bieter reicht das Angebot nicht form- oder fristgerecht ein (es sei denn, er hat dies nicht

zu vertreten).

• Der Bieter nimmt Änderungen an den Vergabeunterlagen vor oder ergänzt diese außerhalb

der dafür vorgesehenen Stellen.

• Der Bieter gibt das Angebot unter einem Gremienvorbehalt oder einem sonstigen Vorbehalt ab.

• Der Bieter weicht mit dem Angebot von zwingenden kommerziellen Bedingungen oder

zwingenden fachlichen Anforderungen des AG ab.

• Der Bieter reicht geforderte Erklärungen oder Nachweise nicht oder nicht vollständig ein oder

er verweigert zusätzliche Auskünfte. Der AG behält sich dabei Nachforderung vor.

4.2 Prüfung der Angebote, Aufklärung und Nachforderung

Der AG wird die fristgerecht eingereichten Angebote im Hinblick auf ihre formale

Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit sowie ihre fachliche und rechnerische Richtigkeit

prüfen.

Seite 11 Stand: 10/2026

[Seite 12]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

Der AG behält sich vor, nach pflichtgemäßem Ermessen Aufklärung von den Bietern über das

erste Angebot zu verlangen. Für die Beantwortung der Aufklärungsfragen wird den Bietern

eine angemessene Frist gesetzt.

Der AG behält sich ferner vor, die Bieter nach pflichtgemäßem Ermessen sowie unter

Einhaltung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung zur Nachreichung oder

Vervollständigung von fehlenden oder unvollständigen leistungsbezogenen Unterlagen, die

bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, aufzufordern. Der Auftraggeber

behält sich hierbei vor, Angaben aller Art einschließlich fehlender Unterschriften und

einschließlich fehlender Preisangaben nachzufordern, soweit dies vergaberechtlich zulässig

ist.

Im Rahmen seiner pflichtgemäßen Ermessensbetätigung wird der AG diskriminierungsfrei

darüber entscheiden, ob eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet wird oder nicht.

Wird eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet, wird der Auftraggeber alle betroffenen

Bieter diskriminierungsfrei zur Nachreichung der fehlenden oder unvollständigen Unterlagen

auffordern. Für die Nachreichung wird eine angemessene Frist gesetzt.

Es besteht keine Berechtigung der Bieter, fehlende oder unvollständige Unterlagen außerhalb

einer allgemeinen Nachforderungsrunde nachzureichen oder zu vervollständigen.

Das Recht des Auftraggebers, nach pflichtgemäßem Ermessen fehlende Erklärungen und

Nachweise nachzufordern oder deren Vervollständigung zu verlangen, begründet keine

Verantwortung des Auftraggebers für die Vollständigkeit der eingereichten Angebote. Die

Bieter bleiben für die vollständige und fristgerechte Einreichung aller erforderlichen Unterlagen

selbst verantwortlich.

4.3 Vertragsbeginn, Laufzeit

Der Vertrag tritt mit Erteilung des Zuschlags durch die BVG in Kraft.

Die Hauptvertragslaufzeit beginnt mit dem Zeitpunkt der Zuschlagserteilung bzw. zum dort

benannten Datum des Vertragsbeginns und endet spätestens am 31.12.2028.

Es besteht für den AG das einseitige Recht, den Vertrag mit einer Frist von jeweils 3 Monaten

zum Vertragsende maximal zwei Mal zu verlängern:

1. Verlängerungsoption: 12 weitere Monate

2. Verlängerungsoption: 12 weitere Monate

Seite 12 Stand: 10/2026

[Seite 13]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

4.4 Kostenersatz, Verbleib der eingereichten Unterlagen

Ein Kostenersatz für die Beteiligung am Verhandlungsverfahren wird nicht gewährt. Die

eingereichten Unterlagen werden Eigentum des AG und werden nicht an den Bieter

zurückgesandt.

Seite 13 Stand: 10/2026

[Seite 14]

Vergabe Nr. Verfahrensleitfaden TI.ES-IE-A-0566-2026

5 Übersicht über alle Vergabeunterlagen

Seite 14 Stand: 10/2026