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2 DIE UNIVERSITÄT ZU KÖLN
INHALT
1. LEISTUNGSBESCHREIBUNG WARTUNG
MEDIENTECHNIK 3
1.1. Leistungsgegenstand 3 2. Allgemeine Hinweise und Informationen 3 2.1 Wartungsturnusse 3 2.2 Räume und Mengen 3 2.2.1 Ortsbesichtigung 3 2.3 Standorte 4 2.4 Parken an den Standorten 4 2.5 Grüne Umweltzone 4 2.6 Technische Rahmenbedingungen 4 2.7 Wartungsequipment 4 2.7.1 Besondere Anforderungen 4 3. Leistungsumfang Wartung 5 3.1 Allgemeine Wartungsleistungen 5 3.2 Reinigung 5 3.3 Gerätespezifische Wartung 5 3.3.1 Projektoren 5 3.3.2 Displays und Touch-Displays 6 3.3.3 Leinwände 6 3.3.4 Mediensteuerungen 6 3.3.5 Mikrofone 6 3.3.6 Lautsprecheranlagen 6 3.3.7 Prüfung von Diebstahlsicherungen 7 3.4 Wartungsplanung 7 4 Kleinreparaturen und Mängelbehandlung 7 5 Dokumentation 7 6 Personalanforderungen 8 7 Kommunikation und Abstimmung 8 8 Ersatzteile und Material 8 9 Qualitätssicherung 9 10 Abnahme 9
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3 DIE UN IVERSITÄT ZU KÖLN
1. LEISTUNGSBESCHREIBUNG
WARTUNG MEDIENTECHNIK
1.1. LEISTUNGSGEGENSTAND
Gegenstand des Vertrages ist die regelmäßige präventive Wartung der vorhandenen medientechnischen Anlagen.
Die zu wartenden Systeme umfassen insbesondere:
Videoprojektoren / Beamer Displays und Touch-Displays LED-Wände Audioanlagen PTZ-Kameras Mediensteuerungssysteme (insbesondere Extron und Q-SYS)
Die Wartungsleistungen sind ausschließlich präventiver Natur. Störungsbeseitigungen im Sinne eines Full- Service-Vertrages sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.
2. ALLGEMEINE HINWEISE UND INFORMATIONEN
2.1 WARTUNGSTURNUSSE
Pro Kalenderjahr ist ein Wartungsturnus durchzuführen. Der Ausführungszeitraum beträgt ca. 11 Wochen. Vorbereitungs- und Planungsphase vor der Ausführung beträgt ca. 6 Wochen.
Die Wartung erfolgt grundsätzlich während der vorlesungsfreien Zeit im Sommersemester.
Die Arbeiten sind in der Regel montags bis freitags durchzuführen.
Hinweise:
- Aufgrund von Veranstaltungen kann es erforderlich sein, Wartungen auch samstags durchzuführen. Für die Angebotskalkulation sind sechs Samstage zu berücksichtigen.
- Die vorlesungsfreie Zeit ist nicht deckungsgleich mit den Schulferien und variiert jährlich.
2.2 RÄUME UND MENGEN
Pro Wartungsturnus sind Anlagen in ca. 460 Räumen zu warten.
Eine detaillierte Raumliste wird zu Vertragsbeginn zur Verfügung gestellt..
Die Anzahl der Räume kann sich während der Vertragslaufzeit verändern.
2.2.1 ORTSBESICHTIGUNG
Eine Vorabbesichtigung von Musterräumen ist nach Abstimmung mit dem AG möglich und empfehlenswert.
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Den Bietern wird angeboten, jeweils einen Hörsaal und einen Seminarraum zu besichtigen. Die Termine für eine Ortsbesichtigung werden individuell zwischen dem Auftraggeber und den interessierten Bietern abgestimmt.
Für die Ortsbesichtigungen ist die 45. KW, 2.-6.11. 2026 vorgesehen.
2.3 STANDORTE
Die Gebäude des AG verteilen sich auf mehrere Standorte innerhalb des Kölner Stadtgebietes.
2.4 PARKEN AN DEN STANDORTEN
Das Parken an der Universität ist kostenpflichtig. Hier finden sie Informationen zum Parkticket.
https://prbwsystem.uni-koeln.de
Die Kosten sind im Gesamtpreis mit zu berücksichtigen.
2.5 GRÜNE UMWELTZONE
2008 hat die Stadt Köln eine Umweltzone eingerichtet, die nur mit Fahrzeugen befahren werden darf, die über eine entsprechende Plakette verfügen. Bitte um Beachtung der geltenden Vorschriften.
2.6 TECHNISCHE RAHMENBEDINGUNGEN
Die technische Ausstattung der Räume ist heterogen und umfasst unterschiedliche Hersteller, Gerätetypen und Installationsarten.
Die Zugänglichkeit der Anlagen variiert je nach Raum und kann u. a. erfolgen über:
Leitern oder Steighilfen Wartungsgänge oder Beleuchterbrücken
Der AN hat diese Gegebenheiten bei der Kalkulation und Leistungserbringung zu berücksichtigen.
2.7 WARTUNGSEQUIPMENT
Sämtliches zur Leistungserbringung erforderliches Equipment ist vom AN zu stellen. Dies umfasst insbesondere:
Werkzeuge Messmittel z.B. Batterietester / Multimeter Reinigungsmaterialien gemäß Herstellervorgaben Steig- und Zugangstechnik (z. B. Leitern, fahrbare Gerüste)
Eine Lagerung von Material beim AG ist grundsätzlich nicht möglich. Sämtliches Equipment ist in geprüftem und voll funktionsfähigem Zustand einzusetzen.
2.7.1 BESONDERE ANFORDERUNGEN
Die Funktionsprüfung von medientechnischen Anlagen umfasst die vollständige Prüfung und Kompatibilität mit allen folgenden 4 Endgeräten:
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Notebook mit Windows 11 Macbook mit M3 oder M4 Chip Android Tablet oder Mobile mit neustem Betriebssystem Apple iOS Tablet oder Mobile mit neustem Betriebssystem
3. LEISTUNGSUMFANG WARTUNG
3.1 ALLGEMEINE WARTUNGSLEISTUNGEN
Der AN hat folgende Leistungen zu erbringen:
Sichtprüfung aller Komponenten Funktionsprüfung aller Systeme Überprüfung der Signalwege und Steuerungsfunktionen Kontrolle von Befestigungen und Montagen Prüfung der Verkabelung
3.2 REINIGUNG
Die Reinigung ist verpflichtender Bestandteil der Wartung und gemäß Herstellervorgaben durchzuführen.
Sie umfasst insbesondere:
Reinigung der Gehäuseteile Reinigung von Lüftungsöffnungen und Luftführungen Reinigung von Filtern Austausch von Filtern bei Bedarf Reinigung von Beamer-Optiken / PTZ-Optiken und Visualizer-Optiken
3.3 GERÄTESPEZIFISCHE WARTUNG
3.3.1 PROJEKTOREN
Fachgerechte Reinigung von Gerät und Optiken Reinigung bzw. Absaugung von Filtern und Lampenschacht (Staubeintrag in das Gerät ist zu vermeiden) Technische Prüfung aller Komponenten Kontrolle von Kabel- und Steckverbindungen Kontrolle und Dokumentation der Lampen- bzw. Laserlaufzeiten Durchführung eines Testlaufs (mit geeigneter Testdatei) Justierung von Fokus, Bildlage und Bildgeometrie Überprüfung auf Bildfehler (z. B. Farbstich) Überprüfung der Montage gemäß geltenden Sicherheitsbestimmungen
Dokumentation:
Zustand und Mängel Laufzeiten (Lampe / Laser) Hersteller und Typ Halterung und Diebstahlsicherung Relevante Abweichungen
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3.3.2 DISPLAYS UND TOUCH-DISPLAYS
Reinigung inklusive Displayfront gemäß Herstellervorgaben Funktionsprüfung Prüfung der Steuerungssysteme Prüfung der Anschlussfelder Durchführung eines Testlaufs Prüfung vorhandener mechanischer Komponenten (z. B. Höhenverstellung inklusive Prüfung der rückseitigen Kabelbäume)
Dokumentation:
Zustand und Mängel Komponenten und Anschlüsse Hersteller und Typ
3.3.3 LEINWÄNDE
Dokumentation:
Maße und Format Zustand und Funktion Hersteller und Typ
3.3.4 MEDIENSTEUERUNGEN
Prüfung aller Ein- und Ausgänge Prüfung der Ein- / Ausschaltfunktionen Prüfung der Quellenumschaltung Prüfung der Audiosteuerung
Dokumentation:
Zustand und Mängel Funktionen und Komponenten Hersteller und Typ
3.3.5 MIKROFONE
Funktionsprüfung aller vorhandenen Mikrofontypen Prüfung von Verbindungen und mechanischen Komponenten Prüfung der Ladetechnik
Dokumentation:
Zustand und Mängel Systemparameter (z. B. Sender / Empfänger)
3.3.6 LAUTSPRECHERANLAGEN
Funktionsprüfung Prüfung auf Störgeräusche
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Kontrolle der Pegelverteilung
Dokumentation:
Zustand und Mängel Komponenten (inkl. Verstärker)
3.3.7 PRÜFUNG VON DIEBSTAHLSICHERUNGEN
Überprüfung mechanischer Sicherungen (Vorhängeschloss, Stahlseile etc.) Überprüfung von akustischen Diebstahlsicherungen / Prüfung und gegebenenfalls Austausch von Batterien
Dokumentation:
Zustand und Mängel Zustand Batterie / Messung / Austausch
3.4 WARTUNGSPLANUNG
Der AG legt vor der Wartung einen groben Zeitrahmen fest.
Die finale Planung erfolgt vom AN anhand der Verfügbarkeit der Räume. Die Verfügbarkeit der Räume kann über das Raumbuchungssystem KLIPS durch den AN eingesehen werden. Für nicht hinterlegte Räume erfolgt die Abstimmung mit dem AG und / oder den Nutzern.
https://klips2.uni-koeln.de/co/wbsuche.durchfuehren?pOrgNr=&pSuchTyp=9
4 KLEINREPARATUREN UND MÄNGELBEHANDLUNG
Kleinreparaturen sind im Rahmen der Wartung durchzuführen, sofern der Zeitaufwand 45 Minuten pro Raum nicht überschreitet.
Hierzu zählen insbesondere:
Kabelreparaturen oder Austausch Beseitigung von Wackelkontakten Befestigung loser Komponenten Austausch kleiner Bauteile
Bei höherem Aufwand:
Unverzügliche Information an den AG Dokumentation des Mangels
Größere Defekte sind ausschließlich zu dokumentieren und dem AG zügig zu melden.
5 DOKUMENTATION
Der AG stellt Vorlagen für Wartungsprotokolle bereit.
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Der AN ist verpflichtet:
sämtliche Leistungen digital zu dokumentieren die vorgegebenen Systeme zu nutzen eine tägliche Aktualisierung vorzunehmen
Die Dokumentation umfasst insbesondere:
Datum Dokumentation der vorhandenen Technik Eigenständig entfernte Mängel Gewartete Systeme Durchgeführte Maßnahmen Festgestellte Mängel Handlungsempfehlungen
Festgestellte Mängel sind dem AG unverzüglich mitzuteilen.
6 PERSONALANFORDERUNGEN
Der AN hat qualifiziertes Fachpersonal einzusetzen.
Das eingesetzte Personal muss über eine geeignete fachliche Qualifikation und Erfahrungen z. B. in den Berufen
- Fachkraft für Veranstaltungstechnik
- Informationselektroniker / Radio- u. Fernsehtechniker
oder vergleichbar verfügen.
Der AG behält sich vor, entsprechende Qualifikationsnachweise zu Vertragsbeginn anzufordern.
Der AN hat sicherzustellen, dass eine verantwortliche Ansprechperson benannt ist.
7 KOMMUNIKATION UND ABSTIMMUNG
Alle im Rahmen der Leistungserbringung erforderlichen Abstimmungen erfolgen ausschließlich mit den vom AG benannten Ansprechpersonen.
Eigenständige Abstimmungen mit Dritten sind unzulässig.
8 ERSATZTEILE UND MATERIAL
Ersatzteile sind nicht Bestandteil der pauschalen Vergütung.
Diese werden entweder:
durch den AG bereitgestellt oder nach Aufforderung durch den AG angeboten
Die Vergütung erfolgt gesondert.
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9 QUALITÄTSSICHERUNG
Der AG ist berechtigt, die Leistungserbringung zu überwachen, insbesondere durch:
Stichprobenkontrollen Vor-Ort-Begleitung Qualitätsprüfungen
10 ABNAHME
Die Abnahme erfolgt nach Abschluss eines Wartungsturnus.
Voraussetzungen:
Vollständige Wartung aller Räume Vollständige Dokumentation Erfolgreiche Stichprobenprüfung
Bei festgestellten Mängeln ist eine Nachbesserung innerhalb einer festgelegten Frist durchzuführen.