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Vergabeverfahren des Deutschen

Krebsforschungszentrums

- Stiftung des öffentlichen Rechts -

Sicherheitsdienstleistungen

Vergabenummer: EK-ID 26/13 v2

Ansprechpartner:

Abteilung Beschaffung / Materialwirtschaft

Dienstleistungseinkauf

Renate Klaus / Laura Eller

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Inhaltsverzeichnis

1. Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes ........................................................................ 3

2. Allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren ............................................................ 5

2.1 Kurzbeschreibung der Beschaffung ............................................................................ 5

2.2 Wahl des Vergabeverfahrens ..................................................................................... 5

2.3 Verfahrensablauf ........................................................................................................ 6

2.3.1 Abgabe eines Teilnahmeantrags ........................................................................ 6

2.3.2 Abgabe eines Angebotes .................................................................................... 6

2.4 Fragen zu Inhalt und Ablauf ....................................................................................... 7

2.5 Auswertung der Angebote ......................................................................................... 7

2.5.1 Formale Angebotsauswertung ........................................................................... 7

2.5.2 Inhaltliche Angebotsauswertung ....................................................................... 7

2.5.3 Gesamtbewertung der Angebote, weiterer Verfahrensablauf ........................ 12

3. Anlagen ............................................................................................................................. 13

Anlage 1 – Vertragsbedingungen ......................................................................................... 13

Anlage 2 – Leistungsbeschreibung ....................................................................................... 19

Anlage 3 – Konzepte (Konzept 1, 2 und 3) ........................................................................... 33

Anlage 4 – Richtigkeit der gemachten Angaben .................................................................. 34

Anlage 5 – Kalkulationsdatei (Excel-Datei)

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1. Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

Abteilung Beschaffung/Materialwirtschaft Deutsches Krebsforschungszentrum | M230 | PF 101949 | 69009 Heidelberg M230 Leiter: Dr. jur. Rolf Zimmermann

Im Neuenheimer Feld 280 D-69120 Heidelberg Telefon +49 6221 42-2775 Telefax +49 6221 42-2778 www.dkfz.de r.zimmermann@dkfz.de

Gruppe: Einkauf Investitionsgüter/Dienstleistungen EK-ID 26/13 v2: Sicherheitsdienstleistungen Gruppenleiter: Tobias Emmerich Sachbearbeiter: Laura Eller

• Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes - Telefon +49 6221 42-2275 laura.eller@dkfz.de

Sehr geehrte Damen und Herren, Heidelberg, den 08.10.2026 wir bedanken uns für Ihr Interesse an dem im Betreff genannten Vergabeverfahren und die Einreichung Ihres Teilnahmeantrages.

Nach Prüfung der eingegangenen Anträge möchten wir Sie nun bitten, bis spätestens zum 18.12.2026 um 12:00 Uhr ein Angebot abzugeben. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte den beigefügten Unterlagen.

Als Angebot sind bis zur benannten Frist folgende Dokumente einzureichen:

Es ist nur eine Unterschrift (Anlage 4) erforderlich, mit der Sie alle gemachten Angaben verbindlich bestätigen.

Die Kalkulationsdatei (Anlage 5) ist vollständig ausgefüllt im Originalformat (.xlsx) einzureichen; sie ist Bestandteil des Angebots. Änderungen an den Stiftung des öffentlichen Rechts Vorgaben des Auftraggebers, insbesondere an Qualifikationen, Einsatzzeiten, Stiftungsvorstand Besetzungsstärken, Stunden je Arbeitstag, Arbeitstagen je Jahr sowie an den Prof. Dr. med. Dr. h. c. Michael Baumann hinterlegten Formeln und Blattstrukturen, sind unzulässig. Angebote, bei Shalini Saxena (komm.) Deutsche Bank Heidelberg denen solche Änderungen vorgenommen wurden, werden nach § 57 Abs. 1 IBAN: DE09 6727 0003 0015 7008 00 Nr. 4 VgV ausgeschlossen. Fehlt die Kalkulationsdatei oder ist sie unvollständig BIC (SWIFT): DEUT DES M672 ausgefüllt, gilt § 56 VgV; wird sie auf Anforderung nicht fristgerecht vorgelegt, Deutsche Bundesbank Karlsruhe IBAN: DE39 6600 0000 0067 0019 02 erfolgt der Ausschluss nach § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV. BIC (SWIFT): MARK DEF 1660

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Wir würden uns freuen, wenn Sie uns in o. g. Vergabeverfahren ein Angebot abgeben würden.

Mit freundlichen Grüßen

Abt. Beschaffung / Materialwirtschaft Deutsches Krebsforschungszentrum

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2. Allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren

Das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ) ist mit mehr als 3.650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die größte biomedizinische Forschungseinrichtung in Deutschland. Über 1.300 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen im DKFZ, wie Krebs entsteht, erfassen Krebsrisikofaktoren und suchen nach neuen Strategien, die verhindern, dass Menschen an Krebs erkranken. Sie entwickeln neue Methoden, mit denen Tumore präziser diagnostiziert und Krebspatienten erfolgreicher behandelt werden können.

2.1 Kurzbeschreibung der Beschaffung

Das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ, nachfolgend Auftraggeber) ist eine der größten biomedizinischen Forschungseinrichtungen Deutschlands und betreibt an seinen Standorten Labor-, Forschungs- und Verwaltungsgebäude mit zugangsbeschränkten und sicherheitssensiblen Bereichen. Der Schutz von Personen, Sachwerten sowie von Forschungsdaten und -ergebnissen vor Gefahren und materiellen wie immateriellen Schäden – etwa durch Diebstahl, Sabotage, Betriebsspionage oder unbefugten Zutritt – ist für die Aufrechterhaltung des Forschungs- und Dienstbetriebs von wesentlicher Bedeutung. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Vergabe von Wach- und Sicherheitsdienstleistungen für Dienstgebäude des DKFZ an ein externes Fachunternehmen (nachfolgend Auftragnehmer). Die Leistung umfasst insbesondere den Bewachungs- und Streifendienst, den Pforten- und Empfangsdienst, anteilig Alarm- und Interventionsdienste sowie wiederkehrende Sicht- und Funktionskontrollen, einschließlich der Kontrolle von Erste-Hilfe-Einrichtungen und Messgeräten. Der Auftragnehmer hat die ihm übertragenen Liegenschaften durch Präsenz, regelmäßige Kontrollen und gezielte Einsätze im Bedarfsfall sowie durch den Einsatz geeigneter technischer Lösungen vor Gefahren zu bewahren und die Aufrechterhaltung von Ordnung und Sicherheit zu gewährleisten. Ziel des Vergabeverfahrens ist es, ein Fachunternehmen zu beauftragen, das die Sicherheitsdienstleistungen fachlich, personell und organisatorisch professionell und auf einem hohen Qualitätsniveau erbringt. Als zu erbringende Leistung wird „ein Stück Bewachung" vereinbart, die über definierte Qualitätskriterien beschrieben und monatlich abgenommen wird. Dies bedeutet: Der Auftragnehmer schuldet nicht eine bestimmte Zahl von Stunden, sondern die vollständige und ordnungsgemäße Erbringung der in den Personaleinsatzplänen (Anlage 2) festgelegten Besetzungs- und Kontrollzeiten. Die Vergütung erfolgt als monatliche Pauschale auf Grundlage des angebotenen Jahrespreises. Wird die geschuldete Besetzung nicht erbracht, kürzt sich die Vergütung nach Maßgabe des § 6 Abs. 1 der Vertragsbedingungen (Anlage 1); Vertragsstrafen sowie weitergehende gesetzliche und vertragliche Ansprüche bleiben unberührt. Diese Leistungsbeschreibung ist grundlegendes Ausschreibungsdokument; sie wird mit Vertragsabschluss Vertragsbestandteil. Der Vertrag wird mit einer festen Laufzeit von zwei Jahren geschlossen. Er verlängert sich viermal um jeweils ein Jahr, sofern er nicht jeweils bis zum 30.09. schriftlich gekündigt wird; die Gesamtlaufzeit soll sechs Jahre nicht überschreiten. Beginn der Leistungserbringung ist der 01.03.2027.

2.2 Wahl des Vergabeverfahrens

Die Vergabe erfolgt im Wege eines EU-weiten Nichtoffenen Verfahrens gem. § 14 Abs. 2 VgV. Zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße kann sich der Bieter an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Str. 76, 53123 Bonn wenden. Es wird auf die Rüge-

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und Antragsfristen des § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Vergabeverfahren erkannt werden, sind innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis zu rügen; Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist zu rügen.

2.3 Verfahrensablauf

2.3.1 Abgabe eines Teilnahmeantrags

Es handelt sich um ein zweistufiges Vergabeverfahren. Im ersten Schritt ist lediglich der Teilnahmeantrag zur Prüfung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit der Unternehmen und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen elektronisch über das Vergabeportal https://www.tender24.de/ einzureichen. Die Abgabe eines Angebots erfolgt erst in der zweiten Stufe des Verfahrens.

2.3.2 Abgabe eines Angebotes

Das Leistungsverzeichnis (Anlage 2) enthält besonders sensible Informationen, die zunächst nicht öffentlich zum Download bereitgestellt werden. Denjenigen Bewerbern, die sich nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs als geeignet erwiesen haben, sendet das DKFZ das Leistungsverzeichnis mit Aufforderung zur Angebotsabgabe gesondert zu (§ 41 Abs. 3 Satz 1 VgV).

Die Angebote sind anschließend bis spätestens 18.12.2026, 12:00 Uhr elektronisch über das Vergabeportal https://www.tender24.de/ einzureichen.

Als Angebot sind die Unterlagen gemäß Seite 3 einzureichen.

Nebenangebote sind nicht zugelassen. Änderungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen sind nicht zugelassen. Zusammen mit dem Angebot sind die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe aufgeführten Unterlagen einzureichen. Mit Unterzeichnung dieser Unterlagen erkennt der Bieter die Vergabeunterlagen in vollem Umfang und ohne Vorbehalt an.

Falls Klärungsbedarf besteht, ist vorgesehen, die drei erstplatzierten Bieter zu Klärungsgesprächen einzuladen. Diese würden voraussichtlich in der Kalenderwoche 1 (2027) stattfinden.

Der Zuschlag wird voraussichtlich am 01.02.2027 erteilt. Das Angebot ist für den Bieter verbindlich und behält bis zu diesem Datum seine Gültigkeit.

Es können ausschließlich Angebote zugelassen werden, die fristgerecht wie oben beschrieben elektronisch über das Vergabeportal eingereicht werden. Angebote, die nicht auf diesem Wege eingereicht werden, müssen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Bitte beachten Sie, dass für den Teilnahmeantrag und die elektronische Angebotsabgabe die Bietersoftware AI Bietercockpit erforderlich ist. Die Nutzungsbedingungen, technischen Voraussetzungen und Erklärvideos sind abrufbar unter: https://www.staatsanzeiger.de/vergabe/bieter/servicebereich/ Bei der Installation hilft Ihnen der Bietersupport (Tel.: 0711/66601-476 oder per E-Mail: bieter@staatsanzeiger.de). Bitte

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berücksichtigen Sie bei Ihrem Teilnahmeantrag und Ihrer Angebotsabgabe ebenso, dass aufgrund einer ggf. großen Datenmenge eine vollständige Übertragung Ihrer Daten längere Zeit in Anspruch nimmt!

2.4 Fragen zu Inhalt und Ablauf

Fragen sowohl zum Inhalt als auch zum Ablauf des Vergabeverfahrens sind über das Vergabeportal https://www.tender24.de/ einzureichen. Die Bieterfragen sind unverzüglich nach Kenntnis des Klärungsbedarfes, spätestens bis 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, der Vergabestelle über die Vergabeplattform vorzulegen.

2.5 Auswertung der Angebote

2.5.1 Formale Angebotsauswertung

Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt zunächst eine formale Angebotsauswertung. Dabei wird zunächst überprüft, ob alle eingegangenen Angebote rechtzeitig und vollständig eingegangen sind.

2.5.2 Inhaltliche Angebotsauswertung

Alle Angebote die den formalen Anforderungen entsprechen, werden im zweiten Schritt inhaltlich überprüft.

Die Gewichtung der folgenden Zuschlagskriterien, die keine Ausschlusskriterien sind, stellt sich wie folgt dar:

Die Auswertung der Angebote erfolgt gemäß der folgenden Beschreibung:

a) Wertung des Kriteriums „Preis“

Die Ermittlung des Quotienten „Preis-Leistungs-Verhältnis“ ist nicht vorgesehen.

Bewertet wird das „Verhältnis zum niedrigsten Preis“.

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Dies bedeutet: Der niedrigste Preis erhält die maximal erreichbare Punktzahl für das „Kriterium Preis“ und geht mit 600 Punkten in die Gesamtwertung ein.

Das Angebot, das doppelt so teuer (oder noch teurer) ist wie das niedrigste, erhält 0 Punkte.

Die Punkte für die Angebote innerhalb dieser Spanne werden durch lineare Interpolation ermittelt.

Die erreichte Punktzahl geht in die Gesamtwertung ein. Sämtliche Punktzahlen werden kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Beispiel: Es werden insgesamt drei Angebote abgegeben:

Angebot 1 erhält als Angebot mit dem niedrigsten Preis 600 Punkte.

Angebot 2 erhält 0 Punkte, da es mehr als doppelt so teuer, wie das Angebot mit dem niedrigsten Preis ist.

Angebot 3 wird gemäß der Formel y = y1 + ((x – x1)/(x2 - x1) * (y2 - y1)) interpoliert, wobei y der gesuchte Wert in Punkten ist, x der Preis des Angebots 3 von 1.750,-- EUR, x1 der Preis des günstigsten Angebots von 1.000,-- EUR und x2 der doppelte Preis des günstigsten Angebots von 2.000,-- EUR. Y1 ist die Höchstpunktzahl von 600 Punkten und y2 sind 0 Punkte. Hieraus ergibt sich in diesem Beispiel für Angebot 3 beim Kriterium „Preis“ eine Punktzahl von 150.

Berechnung:

600 Punkte + ((1750 EUR – 1000 EUR) / (2000 EUR – 1000 EUR) * (0 – 600)) Punkte = 150 Punkte

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b) Wertung des Kriteriums „Konzept 1, 2 und 3“

Die qualitative Wertung erfolgt anhand von drei vom Bieter einzureichenden Konzepten. Es gelten folgende Maßgaben: Die Konzepte werden Vertragsbestandteil; der Auftraggeber erwirbt hierauf einen Anspruch. Die Bewertung nimmt ein Wertungsgremium des Auftraggebers im Rahmen seines Beurteilungsspielraums vor; der Auftraggeber kommt dabei seiner Dokumentationspflicht nach. Gewertet werden ausschließlich Angaben innerhalb der vorgesehenen Textfelder; Angaben außerhalb dieser Felder sowie reine Unternehmensdarstellungen bleiben unberücksichtigt. Die Angaben müssen sich ausschließlich auftrags- und objektbezogen auf die ausgeschriebene Leistung beziehen (Trennung von Eignung und Zuschlag).

Bewertungsskala für die Konzepte (sechs Wertungsstufen) Jedes Konzept wird anhand der folgenden sechsstufigen Skala bewertet. Die Wertungspunkte ergeben sich aus dem jeweiligen Faktor multipliziert mit der Maximalpunktzahl des Konzepts (Konzept 1: 200 Punkte; Konzept 2 und Konzept 3: je 100 Punkte). − sehr gut – die Angaben erfüllen die Anforderungen und Erwartungen in besonderem Maße (Faktor 1,0): 200 bzw. 100 Punkte; − gut – die Anforderungen werden voll erfüllt (Faktor 0,8): 160 bzw. 80 Punkte; − befriedigend – die Anforderungen werden im Allgemeinen erfüllt (Faktor 0,6): 120 bzw. 60 Punkte; − ausreichend – die Angaben weisen Mängel auf, erfüllen die Anforderungen aber im Ganzen noch (Faktor 0,4): 80 bzw. 40 Punkte; − mangelhaft –die Anforderungen werden überwiegend nicht erfüllt; die Angaben lassen lediglich Grundzüge einer geeigneten Lösung erkennen (Faktor 0,2): 40 bzw. 20 Punkte; − ungenügend – die Anforderungen werden nicht erfüllt (Faktor 0,0): 0 Punkte.

c) Wertung des Kriteriums „Konzept 1 – Implementierungs- und Ausführungskonzept“ (max. 200 Wertungspunkte)

Fragestellung: Stellen Sie dar, wie Sie die Leistung ab Zuschlagserteilung implementieren und anschließend auftrags- und objektbezogen ausführen, sichern und steuern. Beschreiben Sie dabei nachvollziehbar und objektbezogen sowohl die unterbrechungsfreie Implementierung in der Phase zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn (01.03.2027) als auch die anschließende Ausführung, Organisation, Überwachung und Steuerung über die gesamte Vertragslaufzeit. Gehen Sie konkret auf die zu bewachenden Gebäude, die vereinbarten Dienst- und Kontrollzeiten sowie die sicherheitssensiblen Labor- und Forschungsbereiche des DKFZ ein.

Kriterienkatalog: − Implementierung/Start-up: realistischer Zeit- und Maßnahmenplan mit Meilensteinen bis zum Leistungsbeginn, Personalgewinnung und ggf. -übernahme (auch im Fall eines Betriebsübergangs nach § 613a BGB), rechtzeitige Anmeldung und Überprüfung der eingesetzten Kräfte im Bewacherregister (§ 16 BewachV) einschließlich Vorlage der erforderlichen Nachweise, Einweisung und begleitete Mindesteinarbeitung, Einrichtung und Inbetriebnahme des webbasierten Wächterkontrollsystems, Aufbau von elektronischem

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Wachbuch und Berichtswesen, Erstellung der objektbezogenen Dienstanweisung sowie geordnete Übernahme von einem etwaigen Bestandsdienstleister; − Ausführungs- und Organisationskonzept: Einsatz- und Schichtorganisation zur lückenlosen Abdeckung der vereinbarten Besetzungs- und Kontrollzeiten, Erreichbarkeit und Rolle der Objektleitung als zentrale, weisungsbefugte Ansprechperson, Steuerung der gebäudeübergreifenden Kontrollgänge sowie Schnittstellen zur Zentralen Leitwarte, zu den Stabsstellen (Sicherheit, Strahlenschutz, Biologische Sicherheit) und zur Hausverwaltung; − Personalkonzept (auftragsbezogen): Organigramm und Verantwortlichkeiten für diesen Auftrag, Sicherstellung der geforderten Mindestqualifikationen des eingesetzten Personals, Vertretungs- und Ausfallmanagement unter Einhaltung der vereinbarten Reaktionszeiten und der je Objekt festgelegten Mindestbesetzung, Qualifikations- und Schulungssteuerung sowie Maßnahmen zur Personalkontinuität; − Qualitätsmanagement: EDV-gestütztes Qualitätssicherungssystem, regelmäßige unangemeldete Eigenkontrollen zu unterschiedlichen Tages- und Nachtzeiten mit Protokollierung und Wirksamkeitskontrolle, kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), monatlicher Sicherheitsbericht sowie monatlicher Jour fixe mit dem Auftraggeber; − Reklamations- und Beschwerdemanagement: Aufnahme, Bearbeitungs- und Reaktionsfristen, abgestufte Eskalation, Wirksamkeitskontrolle und Rückmeldung an den Auftraggeber. Zielsetzung: Die Maßnahmen sollen einen reibungslosen Leistungsbeginn, eine stabile und qualitativ hochwertige Leistungserbringung sowie eine wirksame Qualitäts- und Mängelsteuerung über die gesamte Vertragslaufzeit gewährleisten. Bewertet wird, wie schlüssig, vollständig und realistisch die dargestellten Maßnahmen auf die konkreten Anforderungen, Objekte und Risiken des DKFZ zugeschnitten sind und eine transparente, jederzeit prüf- und nachweisbare Leistungserbringung sicherstellen.

d) Wertung des Kriteriums „Konzept 2 – Mitarbeiterkonzept (soziale Faktoren)“ (max. 100 Wertungspunkte)

Fragestellung: Stellen Sie dar, mit welchen Maßnahmen Sie das für diesen Auftrag vorgesehene Personal langfristig binden, fördern und unterstützen, um eine hohe Leistungsqualität und eine geringe Fluktuation zu sichern. Beziehen Sie Ihre Ausführungen ausschließlich auf das konkret für die Ausführung dieses Auftrags vorgesehene Personal und legen Sie dar, wie die beschriebenen Maßnahmen im Leistungszeitraum tatsächlich zur Anwendung gelangen.

Kriterienkatalog: − Personalbindung und Fluktuationsreduktion: Bindungs- und Entwicklungsstrategien, berufliche Weiterentwicklung und Aufstiegsmöglichkeiten, Anerkennungs- und Feedbackkultur sowie Einarbeitung und Begleitung der für diesen Auftrag eingesetzten Kräfte; − Arbeitszeitgestaltung und Mitbestimmung: arbeitsmedizinisch fundierte, gesundheitsförderliche Schicht- und Dienstplangestaltung, verlässlicher Planungsvorlauf, Berücksichtigung persönlicher Bedürfnisse sowie Beteiligungs- und Mitbestimmungsmöglichkeiten;

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− Sozialleistungen über das gesetzliche Minimum, jeweils bezogen auf das eingesetzte Personal: z. B. Jobticket/JobRad, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Gesundheitsvorsorge und Stressmanagement, übertarifliche Zuschläge und Sonderzahlungen; − Diversität, Gleichstellung und Inklusion: Maßnahmen zu Frauenanteil, Entgeltgleichheit, Inklusion, interkultureller Zusammenarbeit und Gleichbehandlung im eingesetzten Team. Hinweis zur Wertung (Auftragsbezug): Gewertet werden ausschließlich solche Maßnahmen, die nachweislich dem für die Vertragsausführung vorgesehenen Personal zugutekommen und im Leistungszeitraum tatsächlich zur Anwendung gelangen (Auftragsbezug gemäß § 127 Abs. 3 GWB). Rein unternehmensbezogene, lediglich allgemein vorgehaltene oder auf andere Aufträge bezogene Angaben ohne konkreten Bezug zum eingesetzten Personal bleiben unberücksichtigt.

Zielsetzung: Die Maßnahmen sollen ein nachhaltiges, langfristiges Personalmanagement gewährleisten, die Attraktivität als Arbeitgeber steigern und über eine hohe Personalzufriedenheit und geringe Fluktuation die Qualität der Sicherheitsdienstleistung sichern. Bewertet wird, wie wirksam und nachvollziehbar die dargestellten Maßnahmen gerade beim eingesetzten Personal zu Bindung, Zufriedenheit und Leistungsqualität beitragen.

e) Wertung des Kriteriums „Konzept 3 – Notfallkonzept“ (max. 100 Wertungspunkte)

Fallszenario: Es ist Freitag, 22:45 Uhr, außerhalb der Kernarbeitszeit; im Dienst ist die reguläre Nachtbesetzung gemäß Einsatzplanung. Eine Sicherheitskraft befindet sich auf dem zweiten nächtlichen Kontrollgang; die Anrufumleitung zur Zentralen Leitwarte ist aktiviert. Die Zentrale Leitwarte meldet der Kraft über Funk die Auslösung der Einbruchmeldeanlage (Glasbruchmelder) an einer Außentür eines Laborgebäudes (S2-Bereich). Nahezu zeitgleich geht über die umgeleitete Telefonleitung der Anruf einer allein in diesem Gebäude verbliebenen wissenschaftlichen Mitarbeiterin ein, die über Unwohlsein und einen stechenden Geruch im Flur berichtet und zunehmend verwirrt wirkt. An der Pforte wartet zu diesem Zeitpunkt eine Beschäftigte, die um Begleitung zum Parkhaus gebeten hat.

Fragestellung: Schildern Sie das abgestufte Vorgehen Ihres eingesetzten Personals in der beschriebenen Situation. Stellen Sie das priorisierte Vorgehen Ihrer zum Zeitpunkt eingesetzten Nachtbesetzung von der Erstmeldung bis zur Nachbereitung dar und benennen Sie die jeweils zu treffenden Entscheidungen sowie die Melde- und Eskalationsschritte.

Kriterienkatalog: − Lagebeurteilung, Handlungsoptionen und Priorisierung bei parallelen, konkurrierenden Ereignissen unter Berücksichtigung der vorhandenen Personalstärke, mit eindeutigem Vorrang des Schutzes von Leben und Gesundheit vor dem Objektschutz sowie sachgerechter Einordnung nachrangiger Serviceanforderungen; − Melde- und Eskalationswege entsprechend der gestuften Meldesystematik: sofortige Alarmierung von Notruf (112), Betrieblicher Katastrophenschutzorganisation (BKO), Zentraler Leitwarte und Objektleitung bei Gefahr für Leben und Gesundheit; Unterstützung der Kommunikation zwischen Zentraler Leitwarte, Stabsstelle Sicherheit, Strahlenschutz,

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Bereitschaftsleitung und Bereitschaftsdienst sowie Zusammenwirken mit den anrückenden Einsatzkräften; − Eigensicherung sowie verhältnismäßiges und rechtssicheres Handeln im Gefahrstoff- und Laborumfeld: Alarmverfolgung nur nach Abmeldung bei der Zentralen Leitwarte und mit eingeschaltetem Funkgerät; kein Betreten gefährdeter Bereiche ohne geeigneten Schutz; eigenhändige Eingriffe nur bei unmittelbarer Gefahr für Personen und wenn Gefahren für die eigene Person auszuschließen sind; geeignete Absperr- und Warnmaßnahmen sowie Sicherung des Ereignisortes ohne Veränderungen; − Dokumentation und Nachbereitung: vollständige Vorfallmeldung und Eintragung im elektronischen Wachbuch mit Angabe der Uhrzeit, Vermerk des unterbrochenen Kontrollgangs mit Grund und Uhrzeit sowie dessen Nachholung, geordnete Schichtübergabe, Nachbereitung des Einsatzes sowie Fürsorge- und Unterstützungsangebote (z. B. psychische Nachsorge) für das eingesetzte Personal.

Zielsetzung: Die beschriebenen Maßnahmen sollen ein professionelles Notfallmanagement gewährleisten, das in zeitlicher, personeller und organisatorischer Hinsicht eine Eskalation verhindert und ein schnelles, verhältnismäßiges und rechtssicheres Handeln zum Schutz aller Beteiligten sicherstellt. Bewertet wird, wie nachvollziehbar, sachgerecht und priorisiert das dargestellte Vorgehen die konkurrierenden Schutzgüter (Leben und Gesundheit, Gefahrenabwehr, Objektschutz) im Forschungs- und Laborumfeld des DKFZ in Einklang bringt.

2.5.3 Gesamtbewertung der Angebote, weiterer Verfahrensablauf

Die Wertungspunkte des Kriteriums Preis und der drei Konzepte (Konzept 1, Konzept 2 und Konzept 3) werden addiert. Falls Klärungsbedarf besteht, ist vorgesehen, die drei erstplatzierten Bieter zu Klärungsgesprächen einzuladen. Diese würden voraussichtlich in den Kalenderwoche 1 (2027) stattfinden. Das Angebot mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.

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3. Anlagen

Anlage 1 – Vertragsbedingungen

Zwischen

dem Deutschen Krebsforschungszentrum

Stiftung des öffentlichen Rechts

vertreten durch Frau Shalini Saxena

(Komm. administrativ-kaufmännischer Stiftungsvorstand)

Im Neuenheimer Feld 280, 69120 Heidelberg

- nachfolgend „Auftraggeber“ –

und

dem bezuschlagten Bieter

- nachfolgend „Auftragnehmer“ –

im Folgenden „Vertragsparteien“ genannt

wird folgender Vertrag geschlossen:

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§ 1 Auftragsgegenstand

1. Vertragsinhalt ist die Beschaffung von Sicherheitsdienstleistungen für Dienstgebäude des Deutschen Krebsforschungszentrums gemäß Ausschreibung EK-ID 26/13 v2.

2. Das DKFZ ist bestrebt, das in den Anlagen dargestellte Beschaffungsvolumen über den mit der Ausschreibung ausgewählten Auftragnehmer abzuwickeln. Gleichwohl kann der Auftraggeber aufgrund der Besonderheiten des Wissenschafts- und Forschungsbetriebs eine Verpflichtung, eine bestimmte Anzahl an Leistungen abzunehmen, ebenso wenig übernehmen wie die Verpflichtung, die Dienstleistungen ausschließlich bei dem ausgewählten Auftragnehmer zu beschaffen. Das dargestellte Beschaffungsvolumen stellt deshalb einen Orientierungswert dar, der nicht garantiert werden kann.

§ 2 Vertragsinhalt

1. Der Inhalt des Vertrages ist mit diesen Vergabeunterlagen und mit den nachstehend in Bezug genommenen Regelungen bzw. Dokumenten abschließend und in folgender Rangfolge (Erstnennung vorrangig) festgelegt:

• diese Vergabeunterlagen einschließlich Anlagen

• die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

• die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen / Teil B (VOL/B) in der zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Ausschreibung geltenden Fassung

• das Angebot des Bieters einschließlich der Konzepte 1 bis 3

Die vom Auftraggeber verfassten Vertragsbestandteile erkennt der Bieter als verbindlich an.

2. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter und von den Bietern vorgelegte Vertragsmuster bleiben bei der Wertung der Angebote grundsätzlich unberücksichtigt. Zur Vermeidung des Ausschlusses von Angeboten, denen der Bieter seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Vertragsmuster beifügt oder mit denen der Bieter in anderer Weise die Ausschreibungsbedingungen ändert, wird daher klargestellt, dass diese Unterlagen lediglich informatorischen Charakter haben und der Inhalt der Ausschreibung hierdurch nicht abgeändert wird.

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§ 3 Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag wird mit dem Zuschlag geschlossen und beginnt am 01.03.2027. Der Vertrag wird für zwei Jahre geschlossen und verlängert sich viermal um ein Jahr, wenn er nicht jeweils bis zum 30.09. schriftlich gekündigt wird. Die Laufzeit soll sechs Jahre nicht überschreiten. Beginn der Leistung ist am 01.03.2027. Die Zeit bis einschließlich 31.08.2027 gilt als Probezeit, innerhalb dieser kann der Auftraggeber den Vertrag mit einer Frist von 6 Wochen zum Monatsende kündigen.

2. Die angebotenen Preise sind Festpreise. Ändern sich die gültigen Lohntarife, der Rahmentarifvertrag und/oder gesetzliche Bestimmungen zur Regelung der Mindestlöhne und/oder die gesetzlichen Sozialaufwendungen (lohngebundene Kosten), so verändern sich zum Inkrafttreten der neuen Mindestlohnregelung / des neuen Tariflohnes das an den Auftragnehmer zu zahlende Entgelt entsprechend der nachfolgenden Lohngleitklausel: Der Vergütung liegen die bei Vertragsabschluss gültigen Lohn- und Rahmentarifverträge für das Wach- und Sicherheitsgewerbe in Baden-Württemberg zugrunde. Der Auftragnehmer ist berechtigt, eine Anpassung der Vergütung zu verlangen, wenn und soweit die nachfolgend genannte/n Kostenposition/en aufgrund eines allgemein verbindlichen Tarifvertrages oder aufgrund Gesetzes oder einer Anpassung des gesetzlichen Mindestlohns im Sinne des § 1 in Verbindung mit §§ 9 ff. MiLoG erhöht werden: • Grundlohn • Sozialversicherungsbeiträge bezogen auf Grundlohn Der Auftragnehmer kann anschließend schriftlich eine entsprechende Erhöhung der Vergütung verlangen, jedoch nur für den Lohnkostenanteil in Höhe von 90,00 % an der Vergütung, wenn eine Erhöhung der Lohnkosten für den Leistungszeitraum durch einen Lohn- und Rahmentarifverträge für das Wach- und Sicherheitsgewerbe in Baden- Württemberg oder zu einer anderen für den Auftragnehmer verbindlichen und noch nicht eingepreisten Erhöhung lohngebundener Kosten für den Leistungszeitraum, erfolgt. Die Veränderung der Vergütung wird wie folgt berechnet: Lohnkostenanteil (90,00 %) x Änderungssatz (Prozentwert)

100 Eine Anpassung der Vergütung tritt frühestens mit dem Tag des Inkrafttretens der gesetzlichen Änderung oder der Allgemeinverbindlichen Erklärung, jedoch nicht vor Stellung des Änderungsverlangens, in Kraft.

3. Eine Kündigung durch den Auftraggeber aus wichtigem Grund ist möglich. Ein wichtiger Grund ist insbesondere die Nichteinhaltung wesentlicher Verpflichtungen, die sich aus dieser Ausschreibung ergeben sowie mangelnde Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers.

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Ein wichtiger Grund liegt ferner insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer die geforderten Mindestqualifikationen des eingesetzten Personals wiederholt nicht einhält, wenn er die geforderten Versicherungsnachweise trotz angemessener Fristsetzung nicht vorlegt, wenn er gegen die mindestlohn- oder tarifrechtlichen Vorgaben verstößt oder wenn in seiner Person nachträglich ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB eintritt. Die Kündigungsrechte nach § 133 GWB bleiben unberührt.

§ 4 Zahlungsabwicklung

1. Zahlungen leistet der Auftraggeber jeweils binnen 30 Tage netto nach Rechnungsstellung, einwandfreie Bereitstellung bzw. Leistung vorausgesetzt.

2. Der Auftragnehmer gibt auf allen Rechnungen die aus den Bestellungen zu entnehmende Bestellnummer an. Die unvollständige Angabe der Rechnungsdaten kann die Rechnungsprüfung beeinträchtigen und die Bezahlung der Rechnungen verzögern. Die Rechnungsanschrift ist aus der Bestellung zu ersehen.

3. Die Abnahme der jeweiligen Ziele erfolgt auf schriftliche Anforderung des Auftragnehmers und wird schriftlich bestätigt.

§ 5 Mindestlohn, Tariftreue, Personalübergang und Nachunternehmer

1. Der Auftragnehmer setzt das eingesetzte Personal ausschließlich nach den jeweils geltenden gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen ein und hält insbesondere den nach dem AEntG für Sicherheitsdienstleistungen geltenden Mindestlohn sowie den für das Wach- und Sicherheitsgewerbe in Baden-Württemberg maßgeblichen Lohn- und Rahmentarifvertrag ein. Die Einhaltung weist er dem Auftraggeber auf Verlangen nach.
2. Die wesentlichen Kernleistungen (Objektleitung, Schichtführung sowie Pfortendienst sowie Schließ- und Kontrolldienst) erbringt der Auftragnehmer selbst (Selbstausführungsvorbehalt). Der Einsatz von Nachunternehmern ist nur nach Maßgabe der Vergabeunterlagen und nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig (§ 47 VgV); der Auftragnehmer verpflichtet etwaige Nachunternehmer auf die Einhaltung der vertraglichen Pflichten, insbesondere der mindestlohn- und tarifrechtlichen Vorgaben.
3. Findet ein Betriebsübergang nach § 613a BGB statt, kann der Auftragnehmer hieraus keine Rechte gegenüber dem Auftraggeber geltend machen; die Pflicht zur Zahlung der vereinbarten Vergütung bleibt unberührt.

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§ 6 Leistungsstörung, Minderung und Vertragsstrafe

1. Die Vergütung erfolgt nur für die tatsächlich erbrachte und ordnungsgemäß nachgewiesene Leistung. Wird die geschuldete Leistung nicht erbracht, ist der Auftraggeber berechtigt, die Vergütung entsprechend zu kürzen; die Höhe der Kürzung entspricht dem Produkt aus den nicht erbrachten Stunden und dem jeweiligen Stundenverrechnungssatz. Die fehlenden Stunden werden anhand der nach dem elektronischen Wachbuch nachgewiesenen tatsächlichen Leistungsstunden gegenüber den vertraglich geschuldeten Stunden ermittelt.
2. Bei schuldhafter Nicht- oder Schlechtleistung kann der Auftraggeber je Verstoß eine Vertragsstrafe nach Maßgabe des folgenden Kataloges verlangen: a) nicht oder nicht vollständig durchgeführte Kontrollrunde oder nicht bzw. unvollständig dokumentierter Wachbucheintrag: 25 EUR je Einzelfall; b) Nichteinhaltung einer vereinbarten Reaktionszeit: 50 EUR je Einzelfall; c) verspätetes Erscheinen einer Sicherheitskraft zum Schichtbeginn um mehr als 30 Minuten ohne rechtzeitige Gestellung von Ersatzpersonal: 75 EUR je Einzelfall; d) vollständig unbesetzte Schicht: 100 EUR je Einzelfall. Die Summe der nach diesem Absatz 2 verwirkten Vertragsstrafen ist je Vertragsjahr auf 5 % der jährlichen Auftragssumme begrenzt. Verwirkte Vertragsstrafen werden auf einen weitergehenden Schadensersatzanspruch angerechnet. Unabhängig von der Vertragsstrafe gilt: Nicht erbrachte Leistungen werden nicht vergütet. Der Vergütungsabzug bemisst sich nach den nicht erbrachten Leistungsstunden auf Grundlage des elektronischen Wachbuchs; die Geltendmachung einer Minderung sowie weitergehender gesetzlicher oder vertraglicher Ansprüche bleibt unberührt.
3. Mängel sind nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung (Anlage 2) unverzüglich und ohne gesonderte Aufforderung zu beseitigen. Das Recht des Auftraggebers zur Ersatzvornahme sowie zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 3) bleibt unberührt.

§ 7 Haftung und Versicherung

1. Der Auftragnehmer haftet für alle von ihm, seinen Mitarbeitern oder Beauftragten verursachten Schäden nach den gesetzlichen Bestimmungen. Nehmen Dritte den Auftraggeber in Anspruch, stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich frei.
2. Der Auftragnehmer unterhält für die Vertragsdauer eine Betriebs- /Berufshaftpflichtversicherung, die mindestens folgende Risiken mit den genannten Mindestdeckungssummen je Schadensereignis abdeckt: Personenschäden 5.000.000 EUR, Sachschäden 5.000.000 EUR, Vermögensschäden 5.000.000 EUR, Tätigkeits-

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/Bearbeitungsschäden 500.000 EUR, Allmählichkeits- und Abwasserschäden 500.000 EUR, Abhandenkommensschäden 500.000 EUR, Schlüsselverlustschäden 1.000.000 EUR sowie Schäden an Gerätschaften und Einrichtungen Dritter 500.000 EUR. Die Deckungssummen müssen je Versicherungsjahr mindestens zweifach maximiert zur Verfügung stehen. 3. Die Haftung für Schlüssel- und Transponderverlust umfasst auch den Ersatz der betroffenen Schließanlage. Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber vor Vertragsbeginn sowie auf Verlangen, mindestens jedoch einmal jährlich, eine nicht älter als drei Monate alte Deckungszusage seines Versicherers vor. 4. Der Auftragnehmer trägt im Rahmen der von ihm geschuldeten Leistungen die Verkehrssicherungspflicht. In Fällen höherer Gewalt, die die Leistungserbringung unmöglich machen, sind die Parteien für die Dauer der Störung von der Leistungspflicht befreit.

§ 8 Datenschutz, Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung

1. Der Auftragnehmer beachtet bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die DSGVO und das BDSG. Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO; ein hierdurch entstehender Mehraufwand wird nicht gesondert vergütet.
2. Der Auftragnehmer und das eingesetzte Personal sind zur Verschwiegenheit über alle ihnen im Zusammenhang mit der Leistungserbringung bekannt gewordenen Tatsachen verpflichtet; die Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertrages fort. Jede eingesetzte Kraft gibt vor dem Ersteinsatz eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung ab und wird nach dem Verpflichtungsgesetz verpflichtet.
3. Ein Verstoß gegen die Pflichten dieses Paragraphen berechtigt den Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund.

§ 9 Gerichtsstand, anwendbares Recht, unwirksame Bestimmungen

1. Für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist ausschließlicher Gerichtsstand Heidelberg.

2. Es gelten das deutsche BGB und HGB unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG).

3. Sollte eine oder mehrere Vertragsbedingungen ganz oder teilweise rechtsunwirksam sein, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmungen tritt rückwirkend eine inhaltliche möglichst gleiche Regelung, die dem Zweck der gewollten Regelung am nächsten kommt.

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Anlage 2 – Leistungsbeschreibung

Diese Kurzfassung gibt den Leistungsgegenstand und die wesentlichen Anforderungen wieder. Sie ermöglicht Unternehmen die Prüfung, ob sie fachlich, personell und organisatorisch zur Leistungserbringung in der Lage sind, sowie eine belastbare Einschätzung des Leistungsumfangs. Die vollständige Leistungsbeschreibung enthält objektbezogene sicherheitsrelevante Informationen und wird nicht öffentlich bereitgestellt; sie wird ausschließlich den im Teilnahmewettbewerb als geeignet festgestellten Bewerbern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe übermittelt (§ 41 Abs. 3 Satz 1 VgV). Maßgeblich für Angebot und Vertrag ist allein die vollständige Leistungsbeschreibung.

Die vollständige Leistungsbeschreibung enthält für jede Liegenschaft einen eigenen Abschnitt mit objektspezifischen Aufgaben. Diese Abschnitte beschreiben unter anderem die Lage und Bedienung sicherheitstechnischer Einrichtungen, die objektbezogenen Verschlussregelungen, die Alarmverfolgung sowie die jeweiligen Melde- und Alarmierungswege. Die objektspezifischen Aufgaben ergänzen und konkretisieren Aufgabenarten und lösen keinen Personalbedarf aus, der über die im Abschnitt „Einsatzplanung“ ausgewiesenen Besetzungszeiten hinausgeht.

1. Vorbemerkung zum folgenden Anforderungskatalog

1.1 Bieterfragen / Verständnisprobleme

Jeder Bieter ist angehalten, den Auftraggeber bzw. die Vergabestelle auf unklare oder unverständliche, aber auch auf nicht umsetzbare Punkte des folgenden Anforderungskataloges in Form einer Bieterfrage hinzuweisen.

Die Bieterfragen sind unverzüglich nach Kenntnis des Klärungsbedarfes, spätestens bis 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, der Vergabestelle über die Vergabeplattform vorzulegen.

2. Leistungsanforderungen

Die nachfolgenden Ziffern beschreiben die Objektstruktur, die zu erbringenden Aufgaben und den Umfang der vorzuhaltenden Besetzung. Sie geben den Leistungsgegenstand in der für die Bewerbungsentscheidung erforderlichen Tiefe wieder.

2.1 Übergreifende Anforderungen an Personal, Organisation, Qualität,

Dokumentation und Datenschutz

Die nachfolgenden Anforderungen gelten objektübergreifend und ergänzen die anschließenden allgemeinen Hinweise sowie die objektspezifischen Aufgaben. Sie sind Mindestanforderungen im Sinne der vorstehenden Ausschlussregelung und vollständig zu erfüllen.

Rechtliche Grundlagen, Bewachungserlaubnis und Bewacherregister − Der Auftragnehmer verfügt über die erforderliche Erlaubnis nach § 34a GewO und weist diese auf Verlangen nach. Der Einsatz von Schusswaffen, Reizstoffsprühgeräten und Diensthunden ist nicht Gegenstand des Auftrags und ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers unzulässig. Das eingesetzte Personal nimmt keine hoheitlichen Befugnisse wahr; es handelt ausschließlich auf Grundlage der ihm nach Maßgabe des nachstehenden

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Abschnitts zum Hausrecht übertragenen Befugnisse sowie auf Grundlage der Jedermannrechte (§ 127 StPO, §§ 227, 229, 859 BGB, § 32 StGB). − Alle eingesetzten Kräfte sind vor dem Ersteinsatz gemäß § 16 BewachV über das Bewacherregister angemeldet und überprüft. Die behördlichen elektronischen Bestätigungen mit den zulässigen Einsatzmöglichkeiten sind dem Auftraggeber spätestens 5 Werktage vor dem Ersteinsatz vorzulegen; ohne Bestätigung darf die Kraft nicht eingesetzt werden. − Zu beachten sind insbesondere GewO und BewachV, die einschlägigen DGUV-Vorschriften, DSGVO und BDSG sowie die für das Bewachungsgewerbe geltenden tarif- und mindestlohnrechtlichen Bestimmungen (AEntG).

Hausrecht und Befugnisse des eingesetzten Personals − Das Hausrecht an den Liegenschaften des Auftraggebers steht ausschließlich dem Stiftungsvorstand des Auftraggebers zu; bei dessen Abwesenheit wird es an den Leiter der Technischen Infrastruktur, hilfsweise an die Bereitschaftsleitung, delegiert. Ein Übergang des Hausrechts auf den Auftragnehmer findet nicht statt. − Das eingesetzte Personal wird als Besitzdiener und Erfüllungsgehilfe des Auftraggebers tätig und übt hausrechtliche Befugnisse nur insoweit aus, als sie ihm durch diese Leistungsbeschreibung und die objektbezogene Dienstanweisung ausdrücklich übertragen sind. Übertragen sind insbesondere: die Zutrittskontrolle einschließlich Ausweis- und Besucherverwaltung, die Kontrolle und der Verschluss von Gebäuden, Türen und Fenstern, die Ansprache von Personen bei Verstößen gegen die Hausordnung und die Verweisung auf die vorgesehenen Zugangs-, Verkehrs- und Parkflächen sowie die Sicherung des Ereignisortes. − Über den übertragenen Rahmen hinausgehende Maßnahmen, insbesondere die Erteilung eines Hausverweises oder eines Hausverbots, sind dem Auftraggeber vorbehalten. Sie dürfen vom Personal des Auftragnehmers nur nach ausdrücklicher Einzelanweisung einer der vorgenannten hausrechtsbefugten Personen ausgesprochen oder vollzogen werden. − Kann in Eilfällen eine Weisung nicht rechtzeitig eingeholt werden, beschränkt sich das Personal auf die zur Gefahrenabwehr unerlässlichen Maßnahmen auf Grundlage der Jedermannrechte, meldet den Vorgang unverzüglich der Zentralen Leitwarte und dokumentiert ihn im elektronischen Wachbuch. − Die jeweils hausrechtsbefugten Personen und deren Erreichbarkeiten werden in der objektbezogenen Dienstanweisung hinterlegt und vom Auftraggeber fortgeschrieben.

Qualifikationsanforderungen an das eingesetzte Personal Die nachstehenden abgestuften Mindestqualifikationen sind durch Vorlage entsprechender Nachweise zu belegen.

Allgemeines Sicherheitspersonal (Pforten-, Wach- und Kontrolldienst): − mindestens Abschluss Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft (GSSK) der IHK oder Fachkraft für Schutz und Sicherheit (FKSS) oder eine höherwertige Qualifikation (z. B. Meister für Schutz und Sicherheit); eine Sachkundeprüfung oder eine Unterrichtung nach § 34a GewO ist nicht ausreichend; − Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mindestens auf Niveau B2 GER; − Englischkenntnisse in Wort und Schrift mindestens auf Niveau B1; − Brandschutzhelfer-Ausbildung (DGUV Information 205-023) mit Auffrischung in höchstens 4- jährigem Intervall; − körperliche und geistige Eignung, Schicht- und Nachtdiensttauglichkeit, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, gepflegtes und höfliches Auftreten sowie eine Deeskalationsschulung.

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Objekt- und Schichtverantwortung (Objektleitung, Schichtführung): − mindestens Abschluss Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft (GSSK) der IHK, bevorzugt Fachkraft oder Meister für Schutz und Sicherheit; − mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion; − Führungs- und Organisationsbefähigung sowie sichere Kenntnisse im Umgang mit Gefahrenmelde- und Zutrittskontrolltechnik; die Objektleitung ist zentrale, weisungsbefugte Ansprechperson des Auftraggebers und während der üblichen Dienstzeiten telefonisch erreichbar. − Kopien der Ausbildungs- und Qualifikationsnachweise sind spätestens 5 Werktage vor dem Ersteinsatz vorzulegen; hinsichtlich der Führungszeugnisse gilt die Regelung im Abschnitt „Allgemeine Hinweise“. Auf Verlangen sind Qualifikationsnachweise unverzüglich beizubringen.

Personalplanung, Vertretung und Ausfallmanagement − Der Auftragnehmer hält eine ausreichende Personaldecke vor, sodass die vereinbarten Besetzungs- und Einsatzzeiten jederzeit vollständig sichergestellt sind und Ausfälle (z. B. Urlaub, Krankheit) lückenlos und ohne Qualitätsverlust ausgeglichen werden. − Das eingesetzte Personal muss sich gegenseitig vollumfänglich vertreten können und hierfür die jeweils erforderliche Mindestqualifikation aufweisen. − Bei ungeplantem Ausfall stellt der Auftragnehmer innerhalb von 60 Minuten eine qualifizierte Ersatzkraft; die je Objekt festgelegte Mindestbesetzung darf zu keinem Zeitpunkt unterschritten werden. − Personalkontinuität ist anzustreben; ein Wechsel der Objektleitung ist rechtzeitig anzukündigen und die qualifizierte Einarbeitung des Nachfolgers sicherzustellen. − Selbstausführungsvorbehalt: Objektleitung und Schichtführung sowie die zentralen Kernleistungen (Pfortendienst, Schließ- und Kontrolldienst) sind vom Auftragnehmer selbst zu erbringen. Die abschließende Festlegung der dem Selbstausführungsvorbehalt unterliegenden Kernleistungen erfolgt durch den Auftraggeber.

Objektbezogene Dienstanweisung − Nach Zuschlag und vor Leistungsbeginn erstellt der Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Auftraggeber eine objektbezogene Dienstanweisung (§ 10 BewachV, DGUV Vorschrift 23). Sie konkretisiert die in dieser Leistungsbeschreibung festgelegten Pflichten, ohne zusätzliche Leistungspflichten zu begründen. − Mindestinhalte sind insbesondere: Dienstantritt, -ende und -übergabe; Verhalten im Dienst; Dienstkleidung und Ausrüstung; Dokumentation und Meldewesen; Führung des elektronischen Wachbuchs; Verhalten im Alarm- und Notfall bezogen auf jede Gefahrenmeldeanlage; Erste Hilfe und Brandschutz; Daten- und Umweltschutz; Weisungs- und Eskalationswege; Objekt- und Technikbeschreibung. − Die Dienstanweisung ist jedem Mitarbeiter gegen Empfangsbestätigung auszuhändigen, mit einem Änderungsverzeichnis zu versehen, fortlaufend aktuell zu halten und in Vorversionen zu archivieren. Der Aufwand wird nicht gesondert vergütet.

Dokumentation und elektronisches Wachbuch

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− Der Auftragnehmer führt ein elektronisches Wachbuch, das dem Auftraggeber jederzeit Lese- und Auswertungszugriff ermöglicht. Darin sind je eingesetzter Kraft mindestens Vor- und Nachname, Dienstbeginn und -ende, Pausenzeiten sowie die ordnungsgemäße, vollständige Schichtübergabe zu erfassen. Sämtliche Eintragungen sind sorgfältig, lückenlos und mit Angabe der Uhrzeit vorzunehmen. − Bei jedem Schichtwechsel weist die abzulösende Kraft die ablösende Kraft in laufende Vorgänge, Vorfälle und Besonderheiten ein; die Schichtübergabe ist im elektronischen Wachbuch zu dokumentieren. Die übergebenen Schlüssel und Zutrittsmedien sind beim Schichtantritt zu quittieren und beim Schichtwechsel quittieren zu lassen (Schlüsselinventur). − Alle Kontrollgänge, besonderen Vorkommnisse und sonstigen sicherheitsrelevanten Vorfälle sind im elektronischen Wachbuch mit Angabe der Uhrzeit zu dokumentieren. Augenscheinliche technische Mängel, die während des Dienstes oder der Kontrollgänge festgestellt werden, sind zu dokumentieren und der Zentralen Leitwarte des Auftraggebers unverzüglich zu melden. − Ergänzend zu den nachstehenden Regelungen zum webbasierten Wächter-Kontrollsystem stehen dessen Auswertungen dem Auftraggeber jederzeit zur Verfügung; bei Vertragsende sind die Kontrollpunkte rückstandslos zu entfernen. − Aus- und Rückgabe von Schlüsseln sowie die Vergabe von Besucher- und Tageszugangsberechtigungen sind lückenlos zu dokumentieren.

Vorfallmeldung, Meldewege und Eskalation − Eine Vorfallmeldung enthält mindestens: Melde-ID, Erfassungsdatum und -zeit, erfassende Person, Ereignisart, Ereignisort und -zeit, meldende Person, Sachverhaltsschilderung, eingeleitete Maßnahmen, Meldeverteiler sowie die Bestätigung durch die Schichtführung. − Es gelten gestufte Meldewege: (1) Routinevorgänge werden im Wachbuch erfasst; (2) sicherheitsrelevante Feststellungen und Störungen sind unverzüglich an die Zentrale Leitwarte zu melden; (3) bei Notfällen oder Gefahr für Leben und Gesundheit erfolgt die sofortige Alarmierung von Notruf/BKO, Leitwarte und Objektleitung. − Reaktionszeiten: Die Verfolgung von Alarm- und Störungsmeldungen ist unverzüglich, spätestens binnen 10 Minuten aufzunehmen; bei unmittelbarer Personengefahr ist sofort zu handeln. Die maßgeblichen Eskalationskontakte des Auftraggebers und des Auftragnehmers sind in der Dienstanweisung zu hinterlegen.

Zeiterfassung − Der Auftragnehmer führt eine nachvollziehbare elektronische Zeiterfassung der tatsächlich geleisteten Einsatzzeiten je Kraft und Objekt; sie tritt an die Stelle einer manuellen Anwesenheitsliste und ermöglicht einen Soll-Ist-Abgleich der vereinbarten Besetzung, dient der Leistungskontrolle und ist Grundlage der Abrechnung; Auswertungen sind auf Verlangen vorzulegen.

Dienstkleidung und Kennzeichnung Das Personal trägt eine einheitliche, saubere und dem Forschungs- und Klinikumfeld angemessene Dienstkleidung; verschmutzte oder kontaminierte Dienstkleidung ist unverzüglich zu wechseln. Jede eingesetzte Kraft führt einen vom Auftragnehmer ausgestellten, vollständig nach § 18 Abs. 1 BewachV ausgefüllten Dienstausweis mit und trägt diesen während des gesamten Dienstes gut sichtbar an der Dienstkleidung. Der Auftragnehmer stellt seinem Personal auf eigene Kosten die zur Auftragsdurchführung erforderliche Ausrüstung – insbesondere Taschenlampe und persönliche Schutzausrüstung –

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in funktionsfähigem, den gesetzlichen und berufsgenossenschaftlichen Anforderungen entsprechendem Zustand zur Verfügung; die vom Auftraggeber gestellten Funkgeräte sind pfleglich zu behandeln und mitzuführen. Vollzähligkeit und Zustand von Dienstkleidung, Dienstausweis und Ausrüstung sind vom Auftragnehmer bei jedem Schichtantritt zu prüfen; der Auftraggeber kann dies jederzeit stichprobenartig kontrollieren, Beanstandungen sind unverzüglich abzustellen. Sämtliche Kosten sind in die Stundenverrechnungssätze einzukalkulieren.

Qualitätssicherung, Kontrollen und Berichtswesen − Der Auftragnehmer setzt ein EDV-gestütztes Qualitätssicherungssystem ein und betreibt einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). − Die vertragsgemäße Leistungserbringung ist mindestens monatlich unangemeldet, zu unterschiedlichen Tages- und Nachtzeiten, durch qualifizierte Personen des Auftragnehmers zu kontrollieren. Über jede Kontrolle ist ein Protokoll (Umfang, Ergebnis, Maßnahmen, Wirksamkeitskontrolle) zu erstellen; die Protokolle des letzten halben Jahres sind auf Verlangen unverzüglich vorzulegen. − Die Objektleitung stimmt sich mit dem benannten Verantwortlichen des Auftraggebers in einem monatlichen Jour fixe (Vor-Ort-Termin) ab und ist während der üblichen Dienstzeiten telefonisch erreichbar. − Der Auftragnehmer übersendet bis zum 10. des Folgemonats einen monatlichen Sicherheitsbericht mit den Qualitätskontrollberichten, den Daten und Eintragungen des elektronischen Wachbuchs (insbesondere Vorfallmeldungen), der Auswertung des Wächterkontrollsystems sowie dem Dienstplan des Berichtszeitraums. − Der Auftraggeber ist berechtigt, die Leistungserbringung jederzeit durch eigene oder beauftragte Stichprobenkontrollen zu überprüfen. Festgestellte Mängel sind ohne gesonderte Aufforderung unverzüglich zu beseitigen.

Datenschutz, Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung − Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden (u. a. Besucher-, Ausweis-, Zutritts- und Anwesenheitsdaten sowie Eintragungen im Wachbuch), erfolgt dies unter Beachtung der DSGVO und des BDSG. − Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Der Auftragnehmer weist auf das Vorliegen einer Auftragsverarbeitung hin; ein etwaiger Mehraufwand wird nicht gesondert vergütet. − Der Auftragnehmer und das eingesetzte Personal sind zur Verschwiegenheit verpflichtet; jede Kraft gibt vor dem Ersteinsatz eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung ab und wird nach dem Verpflichtungsgesetz verpflichtet. Die Verpflichtung gilt auch nach Vertragsende fort.

Implementierungs-/Start-up-Phase − In der Phase zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn stellt der Auftragnehmer die Erstellung der Dienstanweisung, die Auswahl, Qualifizierung und Einweisung des Personals, die Einrichtung und Inbetriebnahme des Wächterkontrollsystems sowie den Aufbau von Wachbuch und Berichtswesen sicher, benennt die verantwortlichen Ansprechpersonen und gewährleistet einen reibungslosen Übergang von einem etwaigen Bestandsdienstleister.

Vertragsbeendigung und Überleitung

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− Die Objektleitung bereitet die Überleitung bei Vertragsende vor: Unterstützung der Übergabe an das Nachfolgeteam, Durchführung einer förmlichen Übergabe, Vorlage eines Abschlussberichts, Rückgabe von Schlüsseln, Unterlagen und überlassenen Daten sowie rückstandslose Entfernung der Kontrollpunkte.

Arbeitssicherheit und Gefährdungsbeurteilung − Der Auftragnehmer erstellt für die übertragenen Tätigkeiten die arbeitsschutzrechtlich erforderliche Gefährdungsbeurteilung und gewährt dem Auftraggeber auf Verlangen Einsicht; die DKFZ-spezifischen sicherheitsrelevanten Vorschriften sind gemäß den nachstehenden Regelungen zu beachten.

2.2 Allgemeine Hinweise

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber entsprechend dem Bewachungsgewerberecht geeignete Mitarbeiter zur Verfügung. Der Auftraggeber kann aus sachlichen Gründen – insbesondere bei wiederholter oder gravierender Pflichtverletzung oder bei Störung des Vertrauensverhältnisses – den Austausch einzelner Kräfte verlangen; der Auftragnehmer stellt in diesem Fall unverzüglich gleich qualifizierten Ersatz. Vor dem Ersteinsatz hat der Auftragnehmer für jede eingesetzte Kraft ein Führungszeugnis einzuholen, das bei Aufnahme der Tätigkeit nicht älter als 3 Monate ist, und dem Auftraggeber schriftlich zu bestätigen, dass keine Eintragungen wegen Straftaten gegen das Leben, die körperliche Unversehrtheit, die persönliche Freiheit, die sexuelle Selbstbestimmung, das Eigentum oder das Vermögen sowie keine Verstöße gegen das Betäubungsmittel-, Waffen- oder Sprengstoffrecht vorliegen. Der Auftraggeber kann die erneute Bestätigung während der Vertragslaufzeit, längstens im Abstand von drei Jahren sowie anlassbezogen, verlangen. Eine Überlassung von Kopien der Führungszeugnisse an den Auftraggeber erfolgt nicht; bei berechtigten Zweifeln kann der Auftraggeber Einsichtnahme im Beisein des Auftragnehmers verlangen. Die Anmeldung und Überprüfung im Bewacherregister nach § 16 BewachV bleibt unberührt. Als Ansprechpartner beim Auftragnehmer ist ein Objektleiter zu benennen. Genaue Angaben bzgl. Identität, Fertigkeiten und Erfahrungen dieser Person sowie des eingesetzten Personals sind dem Auftraggeber auf Verlangen mitzuteilen. Des Weiteren ist dem Auftraggeber eine Aufstellung von ggf. vorhandenen Qualitätszertifikaten und Auszeichnungen auf Verlangen auszuhändigen. Der Objektleiter fungiert als Ansprechpartner vor Ort bei allen Belangen im Zusammenhang mit der Durchführung des Auftrags.

Der verantwortliche Objektleiter des Auftragnehmers wird mit Beginn der Leistungserbringung erstmalig durch den Auftraggeber eingewiesen. Im Anschluss daran werden die Mitarbeiter des Auftragnehmers durch den Objektleiter des Auftragnehmers unterwiesen. Über die Vertragslaufzeit hinweg sind die Mitarbeiter des Auftragnehmers mindestens einmal jährlich sowie zeitnah bei Änderungen zu unterweisen. Bei einem Personalwechsel erfolgt die notwendige Einarbeitung auf Initiative und Kosten des Auftragnehmers. Die jährlichen Unterweisungen ebenso wie die Unterweisungen bei Personalwechsel sind durch den Objektleiter des Auftragnehmers zu dokumentieren und der Hausverwaltung des Auftraggebers zu übergeben. Der Auftragnehmer ist verantwortlich, dass Fertigkeiten und Qualifikation seiner Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen geschult werden. Auf Verlangen des Auftraggebers sind entsprechende Nachweise zu erbringen. Zusätzlich werden die Mitarbeiter des Auftragnehmers durch die Stabsstellen Sicherheit und Strahlenschutz des Auftraggebers sowie von Beauftragten für Biologische Sicherheit möglichst zeitnah nach Aufnahme ihrer Tätigkeit beim Auftraggeber über DKFZ-relevante Vorschriften sowie interne Regelungen unterwiesen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese Unterweisung in Absprache mit den Stabsstellen zu initiieren. Vor dem

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Ersteinsatz durchläuft jede Kraft je Einsatzobjekt eine begleitete Mindesteinarbeitung von 3 Schichten auf Kosten des Auftragnehmers. Die regelmäßige Fortbildung des Personals (u. a. Rechts- und Dienstkunde, Brandschutz, Erste Hilfe, Sicherheitstechnik und Deeskalation) ist sicherzustellen, vollständig zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.

Der Auftragnehmer haftet im vollen Umfang für die den Mitarbeitern des Auftragnehmers übergebenen Schlüssel und bei Verlust eines Generalschlüssels entsprechend der nachgewiesenen Versicherungshöhe bei Auftragserteilung. Überlassene Schlüssel und Zutrittsmedien sind sicher zu verwahren (Schlüsselschrank, Schlüsselplomben), verbleiben grundsätzlich im Objekt und werden bei Ausgabe und Rücknahme lückenlos quittiert; ein Verlust ist dem Auftraggeber unverzüglich am Tag der Feststellung zu melden.

Der Auftragnehmer verzichtet auf alle Ansprüche, die er gegen den Auftraggeber mit der Begründung geltend machen könnte, dass der Auftraggeber seiner Verkehrssicherungspflicht nicht nachgekommen ist. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber auch von allen Ansprüchen seiner Mitarbeiter frei, die diese aus dem gleichen Rechtsgrund geltend machen könnten.

Der Auftragnehmer setzt ausschließlich Personal ein, das die unter dem Abschnitt „Qualifikationsanforderungen an das eingesetzte Personal“ festgelegten Mindestqualifikationen erfüllt; maßgeblich ist mindestens der Abschluss Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft (GSSK) oder Fachkraft für Schutz und Sicherheit (FKSS) bzw. eine höherwertige Qualifikation; eine Sachkundeprüfung oder Unterrichtung nach § 34a GewO ist nicht ausreichend, für die Objekt- bzw. Schichtverantwortung die dort genannte weitergehende Qualifikation. Er bestätigt, dass mit dem eingesetzten Personal ein ordnungsgemäßes Arbeitsverhältnis besteht, und beschäftigt dieses ausschließlich nach den jeweils geltenden gesetzlichen und tarifvertraglichen Bestimmungen, insbesondere unter Einhaltung des für das Bewachungsgewerbe maßgeblichen Mindestlohns. Die im Abschnitt „Personalplanung, Vertretung und Ausfallmanagement“ als zentrale Kernleistungen gekennzeichneten Tätigkeiten hat der Auftragnehmer selbst auszuführen (Selbstausführungsvorbehalt); im Übrigen ist der Einsatz von Nachunternehmern nur nach Maßgabe dieser Vergabeunterlagen und nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig (§ 47 VgV).

Die Leistungsbeschreibung inklusive Anlagen des Auftraggebers ist jedem Mitarbeiter des Auftragnehmers durch den Objektleiter des Auftragnehmers vor Aufnahme der Tätigkeit auszuhändigen und ist damit Gegenstand des Vertrages.

Die Objektsicherung erfolgt durch Pfortendienst und regelmäßige Kontrollgänge innerhalb und außerhalb der Dienstgebäude. Der Pfortendienst umfasst in besonderen Fällen auch den Telefondienst. Bei den Kontrollgängen ist ein Funksprechgerät (wird vom Auftraggeber gestellt) und eine Taschenlampe mitzuführen. Persönliche Schutzaus-rüstung für die eingesetzten Mitarbeiter ist, auch für Sonderanforderungen (z.B. Baustellenbewachung) vom Auftragnehmer zu stellen. Außerhalb der Kontrollgänge muss sich der Mitarbeiter am Pförtnertisch aufhalten.

Die eingesetzten Mitarbeiter des Auftragnehmers sind – je nach Einsatzzeit – für die Erledigung der in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Aufgaben in den jeweiligen Gebäuden zuständig und verantwortlich.

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Der Auftragnehmer weist nach, dass seine Mitarbeiter in Erster Hilfe ausgebildet und in höchstens 2-jährigem Intervall fortgebildet werden (DGUV Vorschrift 1; Erste-Hilfe-Training); die Befähigung zur automatisierten externen Defibrillation (AED) ist einzuschließen. Bei Verletzungen leistet der Mitarbeiter entsprechend seiner Ausbildung Erste Hilfe. Unfälle und Verletzungen (auch eigene) sind der Zentralen Leitwarte des Auftraggebers umgehend zu melden. Die Unfallstelle ist zu sichern. Veränderungen sind zu unterlassen. Eigensicherung beachten!

Begleitung zum Parkhaus: In den Nachtstunden sind Beschäftigte, Gäste und Besucher auf Wunsch zum Parkhaus zu begleiten, soweit dies mit den vorrangigen Aufgaben des Wach- und Kontrolldienstes und der festgelegten Mindestbesetzung vereinbar ist. Kann einer Anfrage wegen vorrangiger Aufgaben nicht entsprochen werden, ist dies der anfragenden Person mitzuteilen und im elektronischen Wachbuch zu vermerken.

Gesetzliche Vorschriften, Unfallverhütungsvorschriften und die DKFZ-spezifischen, sicherheitsrelevanten Vorschriften (z.B. Brandschutzordnung / Strahlenschutzbestimmungen / Zutritts- und Hygieneregeln / Abfall-Richtlinien / Betriebsanweisungen) sind zu befolgen (Unterweisung durch die Stabsstellen und Fachabteilungen des Auftraggebers).

Unnötige Lichtquellen in den Allgemeinbereichen (Toiletten, Duschen, Umkleide- und Pausenräume, Flure etc.) und in Räumen, in welchen keine Mitarbeiter mehr anwesend sind, sind auszuschalten.

Fundgegenstände sind unverzüglich bei der Leitung der Hausverwaltung des Auftraggebers abzugeben.

Der zum Winterdienst eingeteilte Mitarbeiter des Auftraggebers ist im Winterhalbjahr (01.11.- 31.03.) bei Neuschneefall oder Glatteis zu den im Winterdienstplan aufgeführten Zeiten umgehend telefonisch zu verständigen. Der Winterdienstplan wird dem Auftragnehmer nach Fertigstellung, jedoch spätestens vor Beginn des Winterdienstes ausgehändigt.

In sämtlichen DKFZ-Gebäuden ist das Rauchen verboten.

2.3 Liegenschaften des Auftraggebers

Die Leistung ist derzeit an 13 Liegenschaften des Auftraggebers in Heidelberg zu erbringen; einzelne Liegenschaften umfassen mehrere Teilgebäude. Es handelt sich um Labor-, Forschungs- , Verwaltungs- und Nebengebäude sowie eine Parkierungsanlage an drei Standortbereichen im Stadtgebiet. Für die Einsatzplanung sind die Liegenschaften zu vier Einsatzbereichen (Objektgruppen A bis D) zusammengefasst; die Besetzungszeiten je Objektgruppe ergeben sich aus dem Abschnitt „Einsatzplanung“. Eine Vergabe nach Losen erfolgt nicht. Die namentliche Bezeichnung der Gebäude, ihre Nutzung und ihre Zuordnung zu den Objektgruppen sind Gegenstand der vollständigen Leistungsbeschreibung.

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2.4 Gebäudeüberwachung und Kontrollgänge

a) Webbasiertes Wächter-Kontrollsystem In allen Gebäuden sind gemäß den Kontrollgangplänen des Auftraggebers Kontrollstellen für ein webbasiertes Wächter-Kontrollsystem anzubringen. Der Auftragnehmer stellt, installiert, betreibt und wartet das System einschließlich aller Kontrollpunkte, Erfassungsgeräte und Lizenzen. Das System muss die lückenlose Erfassung von Zeitpunkt, Kontrollpunkt und erfassender Kraft, die nachträglich nicht veränderbare Speicherung sowie eine Soll-Ist-Auswertung je Kontrollgang ermöglichen. Der Auftraggeber erhält einen eigenen lesenden Zugang mit Auswertungs- und Exportfunktion; die Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Bei Vertragsende sind die Daten des gesamten Vertragszeitraums in einem gängigen maschinenlesbaren Format zu übergeben und die Kontrollpunkte rückstandslos zu entfernen. Für dieses System sind im Preisblatt gesonderte Preise für Installation und laufenden Betrieb anzugeben.

b) Allgemeine Aufgaben und Hinweise • Die Kontrollgänge sind nach den Kontrollgangplänen des Auftraggebers innerhalb und außerhalb der Gebäude durchzuführen. Sie umfassen insbesondere Verschluss-, Beleuchtungs- und Brandschutzkontrollen sowie die Kontrolle der Außenanlagen. • Während der Kontrollgänge besteht Funkerreichbarkeit zur Zentralen Leitwarte des Auftraggebers. Beginn, Ende und Unterbrechungen einer Runde sind zu melden und im elektronischen Wachbuch zu dokumentieren; die Kontrollstellen sind bei jedem Kontrollgang zu erfassen. • Festgestellte Unregelmäßigkeiten und technische Mängel sind unverzüglich der Zentralen Leitwarte des Auftraggebers zu melden. Eigenhändige Eingriffe sind nur zulässig, wenn Personen in unmittelbarer Gefahr sind und Gefahren für die eigene Person auszuschließen sind. • Für Bereiche mit besonderen Schutz- und Zutrittsauflagen gelten gesonderte Vorgaben des Auftraggebers, die Gegenstand von Unterweisungen sind; für einen Teil dieser Bereiche besteht ein Betretungsverbot. Die sicherheitstechnischen Einrichtungen des Auftraggebers sind nach dessen Vorgaben zu bedienen und zu kontrollieren.

c) Sonstige Aufgaben • Beflaggung der Dienstgebäude an den vom Auftraggeber mitgeteilten Terminen. • Wiederkehrende Sicht- und Funktionskontrollen an den vom Auftraggeber benannten Erste- Hilfe-Einrichtungen und Geräten. Geschuldet sind Feststellung, Dokumentation und Meldung; eine Instandsetzung, Auffüllung oder messtechnische Prüfung ist nicht geschuldet. • Annahme und Weiterleitung von Sendungen an den Pforten sowie Sicherstellung der Ordnung im Eingangs- und Zufahrtsbereich, jeweils nach den Vorgaben des Auftraggebers. • Die Kontrollgangpläne, die objektbezogenen Vorgaben zu den sicherheitstechnischen Einrichtungen sowie die Listen der zu kontrollierenden Einrichtungen und Geräte sind Gegenstand der vollständigen Leistungsbeschreibung.

2.5 Sonderwachdienst

Über die in den Personaleinsatzplänen festgelegte Regelleistung hinaus kann der Auftraggeber im Einzelfall zusätzliche Bewachungsleistungen abrufen (Sonderwachdienst), etwa bei

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Veranstaltungen, Bau- und Umzugsmaßnahmen, Störungen der Sicherheitstechnik oder in besonderen Gefährdungslagen. − Der Sonderwachdienst ist Bedarfsleistung. Der Abruf erfolgt ausschließlich in Textform durch die vom Auftraggeber benannte Stelle. Ohne Abruf besteht weder eine Leistungspflicht noch ein Vergütungsanspruch. − Der Abruf erfolgt in der Regel mit einem Vorlauf von mindestens fünf Werktagen. In unvorhergesehenen Fällen kann kurzfristig abgerufen werden; der Auftragnehmer stellt in diesem Fall innerhalb von 60 Minuten eine qualifizierte Kraft. − Es gelten dieselben Anforderungen wie für das allgemeine Sicherheitspersonal, insbesondere mindestens der Abschluss Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft (GSSK) oder Fachkraft für Schutz und Sicherheit (FKSS) oder eine höherwertige Qualifikation. − Der Auftraggeber schätzt den jährlichen Bedarf auf 150 Stunden. Diese Schätzmenge dient ausschließlich der Vergleichbarkeit der Angebote und der Angebotswertung. Sie begründet weder eine Abnahmeverpflichtung noch eine Mindest- oder Höchstmenge; ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf besteht nicht. Ein Über- oder Unterschreiten der Schätzmenge begründet keinen Anspruch auf Anpassung der Preise. − Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich geleisteten Stunden auf Grundlage des für die jeweilige Qualifikationskategorie und Zeitzone angebotenen Stundenverrechnungssatzes; angefangene Stunden werden viertelstundengenau abgerechnet. Die Leistungen des Sonderwachdienstes werden gesondert und nicht über die monatliche Pauschale abgerechnet und sind im elektronischen Wachbuch sowie in der Zeiterfassung getrennt auszuweisen. − Rufbereitschaftsleistungen sind nicht Gegenstand des Auftrags.

2.6 Ergänzende Hinweise zur Einsatzplanung und zur Kalkulation

− Die in den Personaleinsatzplänen ausgewiesenen Besetzungs- und Kontrollzeiten sind verbindliche Mindestvorgaben und Grundlage der Kalkulation. Anzahl und Dauer der Kontrollgänge sind innerhalb der ausgewiesenen Besetzungszeiten zu erbringen und lösen keinen zusätzlichen Personalbedarf aus. − Der Auftragnehmer hat eine Personaldecke vorzuhalten, die Ausfälle durch Urlaub, Krankheit und Fortbildung lückenlos und ohne Qualitätsverlust ausgleicht. Einarbeitungs-, Unterweisungs- und Fortbildungszeiten gehen zulasten des Auftragnehmers und sind einzukalkulieren. − Die Stundenverrechnungssätze sind je Qualifikationskategorie, nämlich Objektleitung, Schichtleitung sowie Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft, und je Zeitzone getrennt anzugeben. Zu unterscheiden sind Werktag Tag, Werktag Nacht, Sonntag Tag, Sonntag Nacht, Feiertag Tag und Feiertag Nacht, jeweils mit der Zeitgrenze 06:00 bzw. 20:00 Uhr. − Für die Angabe ist ausschließlich die vom Auftraggeber bereitgestellte Kalkulationsdatei (Anlage 5) zu verwenden. Sie ist vollständig ausgefüllt und im Originalformat (.xlsx) mit dem Angebot einzureichen. Die Eingaben müssen sämtliche tariflich und gesetzlich geschuldeten Bestandteile abbilden, insbesondere den maßgeblichen Tariflohn, die Sozialversicherungsbeiträge sowie die tariflich geschuldeten Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge. − Die angebotenen Stundenverrechnungssätze sind verbindlich. Sie sind Grundlage für die Abrechnung des Sonderwachdienstes sowie für die Kürzung der Vergütung nach § 6 Abs. 1 der Vertragsbedingungen (Anlage 1).

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2.7 Einsatzplanung

Die nachstehenden Übersichten stellen die verbindlich vorzuhaltende Besetzung dar. Sie sind Grundlage der Kalkulation. Die Angaben beruhen auf den Personaleinsatzplänen des Auftraggebers; das Kalenderjahr ist mit 250 Werktagen (Mo–Fr), 51 Samstagen, 51 Sonntagen und 13 Feiertagen angesetzt.

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Verteilung der Regelleistung auf Zeitzonen

Die folgende Aufteilung ermöglicht die Kalkulation der Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge, ohne die Schichtlage einzelner Objekte offenzulegen.

Verteilung der Regelleistung auf Qualifikationen

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3. Preisblatt

Bitte beachten Sie, dass lediglich die angegebene Summe in die Angebotsauswertung einfließt. Andere Preisangaben sind verbindlich, fließen aber nicht in die Angebotsauswertung mit ein. Die gewertete Summe ist die Summe aus dem Preis für die Installation des Wächterkontrollsystems, dem Preis für dessen laufenden Betrieb für ein Jahr und dem Preis für die Bewachungsleistung für ein Jahr (Netto-Gesamtsumme pro Jahr aus der Kalkulationsdatei, einschließlich Sonderwachdienst).

Die vollständig ausgefüllte Kalkulationsdatei (Anlage 5) ist Bestandteil des Angebots und im Originalformat (.xlsx) einzureichen.

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Anlage 3 – Konzepte (Konzept 1, 2 und 3)

Bitte reichen Sie zur qualitativen Wertung die drei nachfolgenden Konzepte ein. Inhalt, Fragestellung und Bewertung der Konzepte ergeben sich aus den Zuschlags- und Wertungskriterien (Abschnitt 2.5.2).

Einzureichen sind die folgenden drei Konzepte: Konzept 1 – Implementierungs- und Ausführungskonzept (max. 200 Wertungspunkte); Konzept 2 – Mitarbeiterkonzept / soziale Faktoren (max. 100 Wertungspunkte); Konzept 3 – Notfallkonzept (max. 100 Wertungspunkte).

Die Konzepte sind in einem vom Bieter selbst erstellten Dokument mit dem Angebot einzureichen. Ein Formular des Auftraggebers wird hierfür nicht vorgegeben. Das Dokument ist so zu gliedern, dass die drei Konzepte klar voneinander abgegrenzt und jeweils eindeutig als Konzept 1, Konzept 2 und Konzept 3 gekennzeichnet sind. Innerhalb der einzelnen Konzepte ist erkennbar auf die in Abschnitt 2.5.2 genannten Kriterien einzugehen.

Für alle Angaben gilt: Aussagen können nur dann mit bewertet werden, wenn sie innerhalb der beschriebenen Leistungen und Aufgaben liegen und die gemäß den Wertungskriterien dargestellten Inhalten und Angaben entsprechen. Fehlende Angaben oder Angaben außerhalb der beschriebenen Leistungen / Aufgaben sowie den vertraglichen Vorgaben führen zwingend zu 0 Wertungspunkten. Grundsätzlich ist die Leistungsbeschreibung als Mindestanforderung im Rahmen der Vertragsausführung zu verstehen. Ergänzt wird die Anforderung mit den konzeptionellen Angaben des Auftragnehmers. Die konzeptionellen Angaben werden Vertragsbestandteil, so dass der Auftraggeber hierauf einen Anspruch erwirbt.

Angaben sind ausschließlich in Textform zu machen. Grafische Darstellungen bzw. Visualisierungen sind nicht gefordert und werden nicht gewertet. Allgemeine Auszüge aus unternehmensinternen Prospekten und Handbüchern werden nicht berücksichtigt und nicht bewertet. Auch Anlagen zu den Konzepten fließen nicht in die Bewertung mit ein. Rein unternehmensbezogene Kriterien (z. B. Ausbildungsstand des Unternehmenspersonals, Firmenprofil, Ausstattungsgrad allgemein) können an dieser Stelle im Rahmen der Angebotswertung nicht berücksichtigt werden. Der Gesamtumfang der drei einzureichenden Konzepte darf 20 DIN-A4-Seiten nicht überschreiten. Eine Vorgabe zur Aufteilung des Seitenumfangs auf die einzelnen Konzepte besteht nicht; die Verteilung steht dem Bieter frei. Ausführungen, die über den zulässigen Höchstumfang hinausgehen, werden bei der Wertung nicht berücksichtigt. Jedes Konzept wird anhand der folgenden sechsstufigen Skala bewertet. Die Wertungspunkte ergeben sich aus dem jeweiligen Faktor multipliziert mit der Maximalpunktzahl des Konzepts (Konzept 1: 200 Punkte; Konzept 2 und Konzept 3: je 100 Punkte). − sehr gut – die Angaben erfüllen die Anforderungen und Erwartungen in besonderem Maße (Faktor 1,0): 200 bzw. 100 Punkte; − gut – die Anforderungen werden voll erfüllt (Faktor 0,8): 160 bzw. 80 Punkte; − befriedigend – die Anforderungen werden im Allgemeinen erfüllt (Faktor 0,6): 120 bzw. 60 Punkte; − ausreichend – die Angaben weisen Mängel auf, erfüllen die Anforderungen aber im Ganzen noch (Faktor 0,4): 80 bzw. 40 Punkte; − mangelhaft –die Anforderungen werden überwiegend nicht erfüllt; die Angaben lassen lediglich Grundzüge einer geeigneten Lösung erkennen (Faktor 0,2): 40 bzw. 20 Punkte; − ungenügend – die Anforderungen werden nicht erfüllt (Faktor 0,0): 0 Punkte.

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Anlage 4 – Richtigkeit der gemachten Angaben

Mit der Unterzeichnung bestätigt der Bieter, dass alle Angaben vollständig und korrekt sind und dass er die in den Vergabeunterlagen geforderten Anforderungen erfüllt und anerkennt.

Ort / Datum Name

Unterschrift

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Anlage 5 – Kalkulationsdatei (Excel-Datei)

Die Kalkulationsdatei (Anlage 5) wird als gesonderte Excel-Datei bereitgestellt. Sie ist vollständig ausgefüllt im Originalformat (.xlsx) mit dem Angebot einzureichen und Bestandteil des Angebots. Es gelten die Vorgaben der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes sowie des Abschnitts „Ergänzende Hinweise zur Einsatzplanung und zur Kalkulation“ der Leistungsbeschreibung (Anlage 2).

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