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Fachhochschule Südwestfalen
VG-Nr. 2026 / 0505
Leistungsbeschreibung über
Wach- und Sicherheitsleistungen an der
Fachhochschule Südwestfalen
am Standort Soest – Los 4
Diese Leistungsbeschreibung ist Vertragsbestandteil.
Hinweis:
Die Veröffentlichung der Vergabeunterlagen darf nur zur Erstellung eines
Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung, auch nur auszugsweise, ist
ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht erlaubt.
Abkürzungen
AN Auftragnehmer*in
AG Auftraggeber*in
FH SWF Fachhochschule Südwestfalen
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1 Rahmenbedingungen
1.1 Ausgangslage
Die Fachhochschule Südwestfalen beabsichtigt für den Standort Iserlohn, Wach- und
Sicherheitsleistungen, für den Zeitraum vom 01.02.2027 bis 31.01.2031, vertraglich zu regeln.
Für diese Ausschreibung sind in dieser Reihenfolge maßgebend:
o diese Ausschreibungsbedingungen, o die als Anlage beigefügten „Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW“.
Die Angebotssummen sind in das Dokument „„Leistungsverzeichnis.xlsx““ einzutragen. Das Dokument
ist zwingend den Vergabeunterlagen beizufügen.
Fehlende oder unvollständige Angaben können zum Ausschluss des Angebots führen.
Es sind ausschließlich die von der ausschreibenden Stelle ausgegebenen Unterlagen zu verwenden.
2 Leistungsbeschreibung
Nachstehende Kriterien sind zwingende Mindestanforderungen und Vertragsgrundlage. Werden diese
seitens der Bieter nicht erfüllt, erfolgt keine Wertung des Angebotes und führt zum Ausschluss aus
dem Vergabeverfahren.
2.1 Gegenstand der Leistung
Der Leistungsumfang beinhaltet die Durchführung von Wach- und Sicherheitsleistungen im Innen- und
Außenbereich aller Liegenschaften der Fachhochschule Südwestfalen durch die Erfüllungsgehilfen des
künftigen Auftragnehmers.
2.2 Dokumentation und Berichtswesen
Innerhalb der Vertragslaufzeit ist ein regelmäßiges Reporting und Berichtswesen durchzuführen.
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2.2.1 Dokumentation
o Der künftige Auftragnehmer hat vor Beginn der Dienstleistung Einsatzpläne für das Objekt zu erstellen.
Der Einsatzplan beschreibt, wie die Anforderungen der Ausschreibung erfüllt werden. o Die Einsatzpläne beinhalten: Dienstplan
Standardarbeitsanweisung
Backupplan
Schulungsplan
Leistungskontrolle und -beurteilung
Berichtsstruktur/-Systeme o Der künftige AN ist verpflichtet ein elektronisches Wachbuch zu führen. o Der künftige AN ist verpflichtet die Dokumentation stets aktuell zu halten und in Abstimmung mit der FH SWF zu führen. Die Dokumentation ist halbjährlich auf Ihre
Wirksamkeit, Gültigkeit und Aktualität durch den AN zu prüfen und gegebenenfalls
anzupassen. o Stellt die FH SWF Mängel in Bezug auf Aktualität, Inhalt oder Struktur fest, so ist der künftige AN verpflichtet, die Dokumentation auf eigene Kosten, innerhalb von 14 Tagen,
nachzupflegen.
2.2.2 Reporting
An dieser Stelle werden nur die Berichte des künftigen AN behandelt, die regelmäßig an die FH
SWF zu übergeben sind.
Ein internes Berichtswesen des künftigen AN wird nicht behandelt.
Folgende Berichte sind vom künftigen AN abzugeben:
o durchgeführte Leistungen je Personaleinsatz o Festgestellte Mängel; Vorkommnisse,
Schadensberichte mit Meldungen als Wochenbericht
o Durchgeführte Kontrollgänge mittels Kontrollpunkterfassung
2.2.3 Einsatz einer elektronischen Dokumentation
Im Falle der Zuschlagserteilung erhält die FH SWF einen Onlinezugang zu dem elektronisch
geführten Wachbuch des Auftragnehmers.
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2.3 Anforderungen an das Personal
Zum Nachweis der Erfüllung dieser Anforderungen ist der künftige AN verpflichtet, dass in allen
Bereichen einzusetzende Personal namentlich zu benennen und zu bestätigen, dass nach seinem
Kenntnisstand keine Bedenken gegenüber der Erfüllung von Anforderungen bestehen. Diese
Bestätigung hat der künftige AN bei jedem Personalwechsel sowie mindestens einmal im Jahr zu
wiederholen.
2.3.1 Allgemeine Personalanforderungen
o Es werden ausschließlich sozialversicherungspflichtig beschäftigte Mitarbeiter*innen zur Arbeitserledigung im Hause der FH SWF entsendet. o Das Wach- und Sicherheitspersonal trägt Dienstkleidung mit Namensschild und ist somit auf den ersten Blick eindeutig als Wachdienst zu erkennen. o Das Personal ist mit einem Mobiltelefon und einer Taschenlampe ausgestattet. Dieses ist vom AN zu stellen. o Das eingesetzte Personal verfügt über ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis. o Das eingesetzte Personal hat die Sachkundeprüfung nach § 34a Gewerbeordnung. o Es beherrscht die deutsche Sprache in Wort und Schrift. o Es kommen kontinuierlich die gleichen Mitarbeiter zum Einsatz, die dauerhaft für die FH SWF tätig sind. o Stellt die FH SWF fest, dass das, vom künftigen AN, eingesetzte Personal ungeeignet ist, so ist dieser verpflichtet, das Personal auszutauschen.
2.3.2 Allgemeine regelmäßige Schulungen mit Nachweis
o gültige Ersthelferausbildung o Brandschutz- und Evakuierungshelferausbildung o Diese sind alle 2 Jahre aufzufrischen
2.3.3 Qualifikation Objektleitung
o Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 5 Jahre) in der Leitung von vergleichbaren Projekten o Erfahrung in Personalführung, Führungskraft o Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch, Englisch (Grundkenntnisse) o EDV-Kenntnisse o Führerscheinklasse B o Ersthelferausbildung
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2.3.3 Revier-/Streifendienst
o gute Umgangsformen o körperliche Einsatzbereitschaft o wünschenswert gutes Durchsetzungsvermögen o Führerscheinklasse B
2.4 Bewachungsobjekte
Fachhochschule Südwestfalen
Lübecker Ring 2
59494 Soest
Fachhochschule Südwestfalen
Detmolder Straße 7
59494 Soest
Allen Bietern wird auf Wunsch die Gelegenheit gegeben, die ausgeschriebenen Objekte
vor Angebotsabgabe zu besichtigen.
Die Ortstermine sind mindestens 2 Tage vorab direkt mit dem zuständigen
Ansprechpartner der FH SWF in der Zeit von 08:00 - 15:30 Uhr,
vorzugsweise telefonisch, abzustimmen.
Für die Besichtigungen stehen folgende Zeitfenster sowie Kontaktdaten zur
Terminabstimmung zur Verfügung:
Ansprechpartnerin: Herr Dirk Schluck
Telefon-Nr. 02921 / 378 – 3256
E-Mail-Adresse: schluck.dirk@fh-swf.de
Ortsbesichtigung Zeitfenster: 12.10.2026 bis 16.10.2026
2.5 Preisblatt / Kalkulationsgrundlage
Bitte beachten Sie:
o Alle im Leistungsverzeichnis angegebenen Zeitfenster (z. B.: Montag – Freitag 07:00 Uhr – 14:00 Uhr, usw.) entsprechen den aktuellen benötigten Dienstzeiten. o Bei den angegebenen Stundenzahlen handelt es sich ausschließlich um geschätzte Werte, die als Kalkulationsgrundlage dienen sollen. o Alle angebotenen Preise müssen sämtliche Nebenkosten je Personalkategorie beinhalten, z. B. für:
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An- und Abfahrten (zum Dienstbeginn und Dienstende),
Urlaubs-, Kranken-, und Weihnachtsgeld,
usw. o Alle relevanten Zuschläge sind in dem Dokument „VG-Nr. 2026 – 0505_LV- Zuschläge“ einzutragen.
2.6 Einweisung der Mitarbeiter des Wach- und
Sicherheitsdienstes
Im Falle der Zuschlagserteilung werden auf allen Liegenschaften der FH SWF zu Beginn die
Besonderheiten im Umgang mit den Nutzern der Gebäude vermittelt.
Die Einweisungen erfolgen durch die Mitarbeiter des Gebäudemanagements der FH SWF
2.7 Detaillierter Leistungsumfang
2.7.1 Objektleitung
o 1 Person o Anwesenheitszeit vor Ort 1x pro Monat o 4 Stunden/Monat
Leistungsumfang Objektleitung
o Steuerung des zur Leistungserfüllung eingesetzten Personals o Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen o Erstellung von Arbeits- und Dienstanweisungen für das eingesetzte Wachpersonal (diese sind dem AG vorzulegen) o Melde- und Berichtswesen o Notfallplanung o Koordination der Alarmverfolgung; Konzeptionierung o Sicherheitspersonalführung; permanentes Personaltraining (Learning on the Job); Planung und Durchführung von Sonderschutzmaßnahmen o Interne Sicherheits-Fachberatung o Ansprechpartner des AG o Regelmäßige Unterweisung und Schulung des eingesetzten Personals in die Arbeitsabläufe sowie hinsichtlich des Arbeitsschutzes, der Unfallverhütung sowie des
Brandschutzes im Aufgabenbereich o Bestandsdokumentation und Reporting (Quartals- und Jahresberichte, laufende Maßnahmen) o Für Abwesenheit, Krankheit oder Urlaub ist ein/e Stellvertreter/in zu bestellen.
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2.7.2 Wach- und Schließdienste
Leistungsumfang Wach- und Schließdienst
Einsatzort: Lübecker Ring 2, 59494 Soest
Einsatzzeiten - Mitarbeiter A: Montag bis Freitag 16:00 - 24:00 Uhr
Einsatzzeiten - Mitarbeiter A: Samstag 08:00 - 18:00 Uhr
Einsatzzeiten - Mitarbeiter A: Samstag, Sonn- und Feiertag 18:00 - 05:00 Uhr
Optionen:
Einsatzort: Gebäude Detmolder Straße 7, 59494 Soest
Einsatzzeiten - Mitarbeiter A: Montag bis Freitag 17:00 – 21:00 Uhr
Einsatzzeiten - Mitarbeiter B: Montag bis Freitag 16:00 – 24:00 Uhr
Einsatzzeiten - Mitarbeiter B: Samstag, Sonn- und Feiertag 18:00 – 05:00 Uhr
Mitarbeiter B kommt nur dann zum Tragen, wenn die Entscheidung für einen zweiten Mitarbeiter
getroffen wird.
Nach Bedarf des AG können sich andere Dienstzeiten ergeben. Die Reaktionszeit der
Einsatzleitung für die zusätzlichen bzw. geänderten Anforderungen beträgt 1 Tag.
Leistungsbeschreibung Wach- und Schließdienst
o Ansprechpartner/in mit Auskunftserteilung o Überwachung der Einhaltung der Hausordnung o Überprüfung auf Auffälligkeiten o Schließdienst am Abend o (Die Dienstleistung des Schließdienstes umfasst das Verschließen der Gebäude. Das Schließen beginnt ab ca. 18:30 Uhr. Es sollte gegen 20:30 Uhr abgeschlossen sein.
Dies ist abhängig von der Nutzung der Gebäude, also der Dauer der Veranstaltungen. o Im Detail bedeutet es zu prüfen, dass sich keine unbefugten Personen mehr im Gebäude befinden, genutzte Anlagen (hier Medientechnik, z.B. Beamer) ausgeschaltet
und alle Fenster und Außentüren ordnungsgemäß verschlossen sind. Der Schließdienst
ist nicht mit einer einfachen Schließrunde auszuführen, je nach Gebäude sind mehrere
Prüfungen durchzuführen.) o Der Wachdiensthabende informiert sich mit Dienstbeginn über die Raumbelegung (Internet). o Kontrolle und Verschlussprüfung der Gebäudeaußenhülle (Türen und Fenster) o Präsenzdienst o Nachweis der Präsenz durch ein Erfassungs- und Dokumentationssysteme für die Kontrollrunden (Wächterkontrollsystem) mit Zugangsberechtigung durch den AG
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o Der Wachdienst ist aufzuteilen in Kontroll- und Schließrunden an den einzelnen Gebäuden der Liegenschaft. Die Kontrollen dürfen nicht zu festen, immer gleichen,
vorhersehbaren Zeiten erfolgen. Gelegentlich können, bedarfsorientiert, Kontrollen auch
unmittelbar hintereinander erfolgen. o Die Wach- und Sicherheitsleistung ist zum Teil in Form von Streifengängen auf dem Gelände durchzuführen. o Das Schließen geöffneter Fenster, das Ausschalten von Beleuchtungen, die Kontrolle der Tee- Küchen auf eingeschaltete Geräte und deren Ausschalten sowie die Kontrolle
und Schließung der Notausgänge gehört ebenfalls zum Leistungsumfang. o Der Wach- und Sicherheitsdienst umfasst u.a. ein Eingreifen im Notfall, z. B. Brandfall, Erste-Hilfe-Maßnahmen, sowie die Durchführung von Kontrollgängen (Türkontrollen
etc.) auf der Liegenschaft. o Erste Reaktion bei besonderen Vorkommnissen/Schäden/ Meldung Rufbereitschaft: o Besondere Vorkommnisse, eingetretene Schäden oder drohende Gefährdungen von Personen oder Sachen sind dem Rufbereitschaftshabenden des AG umgehend
mitzuteilen. Weitere Details/Informationen werden beim Abschluss der
Rahmenvereinbarung mit dem künftigen AN abgestimmt.
Optional o Im Zeitfenster Montag – Freitag zwischen 17:00 und 21:00 ist täglich eine Kontrollrunde, d.h. Schließdienst der Flurtüren des Gebäudes Detmolder Str. 7 erforderlich o Für die An- und Abfahrt Lübecker Ring 2 / Detmolder Str. 7 (Pendelverkehr für Hin-u. Rückfahrt ca. 2 km) muss das Wach- und Sicherheitspersonal über ein Kraftfahrzeug
verfügen
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