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Fachhochschule Südwestfalen
VG-Nr. 2026 / 0505
Leistungsbeschreibung über
Wach- und Sicherheitsleistungen an der
Fachhochschule Südwestfalen
am Standort Iserlohn – Los 1
Diese Leistungsbeschreibung ist Vertragsbestandteil.
Hinweis:
Die Veröffentlichung der Vergabeunterlagen darf nur zur Erstellung eines
Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung, auch nur auszugsweise, ist
ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht erlaubt.
Abkürzungen
AN Auftragnehmer*in
AG Auftraggeber*in
FH SWF Fachhochschule Südwestfalen
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1 Rahmenbedingungen
1.1 Ausgangslage
Die Fachhochschule Südwestfalen beabsichtigt für den Standort Iserlohn, Wach- und
Sicherheitsleistungen, für den Zeitraum vom 01.02.2027 bis 31.01.2031, vertraglich zu regeln.
Für diese Ausschreibung sind in dieser Reihenfolge maßgebend: o diese Ausschreibungsbedingungen, o die als Anlage beigefügten „Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW“.
Die Angebotssummen sind in das Dokument „Leistungsverzeichnis.xlsx“ einzutragen.
Das Dokument ist zwingend den Vergabeunterlagen beizufügen.
Fehlende oder unvollständige Angaben können zum Ausschluss des Angebots führen.
Es sind ausschließlich die von der ausschreibenden Stelle ausgegebenen Unterlagen zu verwenden.
2 Leistungsbeschreibung
Nachstehende Kriterien sind zwingende Mindestanforderungen und Vertragsgrundlage. Werden diese
seitens der Bieter nicht erfüllt, erfolgt keine Wertung des Angebotes und führt zum Ausschluss aus
dem Vergabeverfahren.
2.1 Gegenstand der Leistung
Der Leistungsumfang beinhaltet die Durchführung von Wach- und Sicherheitsleistungen im Innen- und
Außenbereich aller Liegenschaften der Fachhochschule Südwestfalen durch die Erfüllungsgehilfen des
künftigen Auftragnehmers.
2.2 Dokumentation und Berichtswesen
Innerhalb der Vertragslaufzeit ist ein regelmäßiges Reporting und Berichtswesen durchzuführen.
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2.2.1 Dokumentation
o Der künftige Auftragnehmer hat vor Beginn der Dienstleistung Einsatzpläne für das Objekt zu erstellen.
Der Einsatzplan beschreibt, wie die Anforderungen der Ausschreibung erfüllt werden. o Die Einsatzpläne beinhalten: Dienstplan
Standardarbeitsanweisung
Backupplan
Schulungsplan
Leistungskontrolle und -beurteilung
Berichtsstruktur/-Systeme o Der künftige AN ist verpflichtet ein elektronisches Wachbuch zu führen. o Der künftige AN ist verpflichtet die Dokumentation stets aktuell zu halten und in Abstimmung mit der FH SWF zu führen. Die Dokumentation ist halbjährlich auf Ihre
Wirksamkeit, Gültigkeit und Aktualität durch den AN zu prüfen und gegebenenfalls
anzupassen. o Stellt die FH SWF Mängel in Bezug auf Aktualität, Inhalt oder Struktur fest, so ist der künftige AN verpflichtet, die Dokumentation auf eigene Kosten, innerhalb von 14 Tagen,
nachzupflegen.
2.2.2 Reporting
An dieser Stelle werden nur die Berichte des künftigen AN behandelt, die regelmäßig an die FH
SWF zu übergeben sind.
Ein internes Berichtswesen des künftigen AN wird nicht behandelt.
Folgende Berichte sind vom künftigen AN abzugeben:
o durchgeführte Leistungen je Personaleinsatz o Festgestellte Mängel; Vorkommnisse,
Schadensberichte mit Meldungen als Wochenbericht
o Durchgeführte Kontrollgänge mittels Kontrollpunkterfassung
2.2.3 Einsatz einer elektronischen Dokumentation
Im Falle der Zuschlagserteilung erhält die FH SWF einen Onlinezugang zu dem elektronisch
geführten Wachbuch des Auftragnehmers.
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2.3 Anforderungen an das Personal
Zum Nachweis der Erfüllung dieser Anforderungen ist der künftige AN verpflichtet, dass in allen
Bereichen einzusetzende Personal namentlich zu benennen und zu bestätigen, dass nach seinem
Kenntnisstand keine Bedenken gegenüber der Erfüllung von Anforderungen bestehen. Diese
Bestätigung hat der künftige AN bei jedem Personalwechsel sowie mindestens einmal im Jahr zu
wiederholen.
2.3.1 Allgemeine Personalanforderungen
o Es werden ausschließlich sozialversicherungspflichtig beschäftigte Mitarbeiter*innen zur Arbeitserledigung im Hause der FH SWF entsendet. o Das Wach- und Sicherheitspersonal trägt Dienstkleidung mit Namensschild und ist somit auf den ersten Blick eindeutig als Wachdienst zu erkennen. o Das Personal ist mit einem Mobiltelefon und einer Taschenlampe ausgestattet. Dieses ist vom AN zu stellen. o Das eingesetzte Personal verfügt über ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis. o Das eingesetzte Personal hat die Sachkundeprüfung nach § 34a Gewerbeordnung. o Es beherrscht die deutsche Sprache in Wort und Schrift. o Es kommen kontinuierlich die gleichen Mitarbeiter zum Einsatz, die dauerhaft für die FH SWF tätig sind. o Stellt die FH SWF fest, dass das, vom künftigen AN, eingesetzte Personal ungeeignet ist, so ist dieser verpflichtet, das Personal auszutauschen.
2.3.2 Allgemeine regelmäßige Schulungen mit Nachweis
o gültige Ersthelferausbildung o Brandschutz- und Evakuierungshelferausbildung o Diese sind alle 2 Jahre aufzufrischen
2.3.3 Qualifikation Objektleitung
o Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 5 Jahre) in der Leitung von vergleichbaren Projekten o Erfahrung in Personalführung, Führungskraft o Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch, Englisch (Grundkenntnisse) o EDV-Kenntnisse o Führerscheinklasse B o Ersthelferausbildung
2.3.4 Qualifikation Schranke
o Mehrjährige Berufserfahrung in diesem Bereich o gute Umgangsformen o körperliche Einsatzbereitschaft o wünschenswert gutes Durchsetzungsvermögen
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2.3.5 Qualifikation Empfang
o abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. Hotelfachkraft oder vergleichbarer Tätigkeit / mehrjährige Berufserfahrung) o EDV-Grundkenntnisse o Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch, Englisch o sprachsichere Telekommunikation o wünschenswert zwei Jahre Diensterfahrung o Persönliche Eigenschaften: hohe Einsatzbereitschaft
gutes Durchsetzungsvermögen
ausgeprägte Serviceorientierung
gute Umgangsformen
Verantwortungsbewusstsein
flexibles Reagieren auf Kundenanforderungen
gepflegtes Auftreten Kundenorientierung und freundliches Auftreten
2.3.6 Qualifikation Alarmverfolgung, Revier-/Streifendienst
o gute Umgangsformen o körperliche Einsatzbereitschaft o wünschenswert gutes Durchsetzungsvermögen o Führerscheinklasse B
2.4 Bewachungsobjekt
Fachhochschule Südwestfalen
Frauenstuhlweg 31
58644 Iserlohn
Allen Bietern wird auf Wunsch die Gelegenheit gegeben, die ausgeschriebenen Objekte
vor Angebotsabgabe zu besichtigen.
Die Ortstermine sind mindestens 2 Tage vorab direkt mit der zuständigen
Ansprechpartnerin der FH SWF in der Zeit von 08:00 - 15:30 Uhr,
vorzugsweise telefonisch, abzustimmen.
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Für die Besichtigungen stehen folgende Zeitfenster sowie Kontaktdaten zur
Terminabstimmung zur Verfügung:
Ansprechpartnerin: Frau Weisler
Telefon-Nr. 02371 / 566 – 1417
E-Mail-Adresse: weisler.stefanie@fh-swf.de
Ortsbesichtigung Zeitfenster: 12.10.2026 bis 16.10.2026
2.5 Preisblatt / Kalkulationsgrundlage
Bitte beachten Sie:
o Alle im Leistungsverzeichnis angegebenen Zeitfenster (z. B.: Montag – Freitag 07:00 Uhr – 14:00 Uhr, usw.) entsprechen den aktuellen benötigten Dienstzeiten. o Bei den angegebenen Stundenzahlen handelt es sich ausschließlich um geschätzte Werte, die als Kalkulationsgrundlage dienen sollen. o Alle angebotenen Preise müssen sämtliche Nebenkosten je Personalkategorie beinhalten, z. B. für:
An- und Abfahrten (zum Dienstbeginn und Dienstende),
Urlaubs-, Kranken-, und Weihnachtsgeld,
usw. o Alle relevanten Zuschläge sind in dem Dokument „VG-Nr. 2026 – 0505_LV- Zuschläge“ einzutragen.
2.6 Einweisung der Mitarbeiter des Wach- und
Sicherheitsdienstes
Im Falle der Zuschlagserteilung werden auf allen Liegenschaften der FH SWF zu Beginn die
Besonderheiten im Umgang mit den Nutzern der Gebäude vermittelt.
Die Einweisungen erfolgen durch die Mitarbeiter des Gebäudemanagements der FH SWF.
2.7 Detaillierter Leistungsumfang
2.7.1 Objektleitung
o 1 Person o Anwesenheitszeit vor Ort 1x pro Monat o 4 Stunden/Monat
Leistungsumfang Objektleitung
o Steuerung des zur Leistungserfüllung eingesetzten Personals o Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen
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o Erstellung von Arbeits- und Dienstanweisungen für das eingesetzte Wachpersonal (diese sind dem AG vorzulegen) o Melde- und Berichtswesen o Notfallplanung o Koordination der Alarmverfolgung; Konzeptionierung o Sicherheitspersonalführung; permanentes Personaltraining (Learning on the Job); Planung und Durchführung von Sonderschutzmaßnahmen o Interne Sicherheits-Fachberatung o Ansprechpartner des AG o Regelmäßige Unterweisung und Schulung des eingesetzten Personals in die Arbeitsabläufe sowie hinsichtlich des Arbeitsschutzes, der Unfallverhütung sowie des
Brandschutzes im Aufgabenbereich o Bestandsdokumentation und Reporting (Quartals- und Jahresberichte, laufende Maßnahmen) o Für Abwesenheit, Krankheit oder Urlaub ist ein/e Stellvertreter/in zu bestellen.
2.7.2 Zufahrtskontrolle an der Schranke
o Einsatzort: Frauenstuhlweg 31, 58644 Iserlohn o Einsatzzeit: Montag – Freitag 07:00-14:00 Uhr o Nach Bedarf der FH SWF können sich andere Dienstzeiten ergeben. o Die Reaktionszeit der Einsatzleitung für die zusätzlichen bzw. geänderten Anforderungen beträgt 1 Tag. o Während der Semesterferien erfolgt kein Einsatz (ca. 15 Wochen/Jahr).
Leistungsumfang Zufahrtskontrolle an der Schranke
o Zufahrtskontrollen gemäß der an der FH SWF gültigen Parkordnung o Kontrolle der Parkausweise auf Gültigkeit o Kontrolle der Parkflächen o Einweisung des Shuttlebusses mithilfe von Einweiser Zeichen
2.7.3 Empfangsdienste, Kontrollgänge
o Einsatzort: Frauenstuhlweg 31, 58644 Iserlohn o Einsatzzeit: Empfangsdienst: Montag – Freitag 15:00 – 19:30 Uhr Samstag 08:00 – 18:00 Uhr
Kontrollgänge: Montag – Freitag 06:30 – 07:00 Uhr *
19:30 – 20:30 Uhr
Samstag 07:00 – 08:00 Uhr
18:00 – 19:00 Uhr
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- Die Kontrollgänge Montag bis Freitag, von 06:30 Uhr bis 07:00 Uhr, sind nur während einer
Mitarbeitervertretung wahrzunehmen.
o Nach Bedarf der FH SWF können sich andere Dienstzeiten ergeben. o Die Reaktionszeit der Einsatzleitung für die zusätzlichen bzw. geänderten Anforderungen beträgt 1 Tag. o Am Standort Iserlohn ist eine Mitarbeitervertretung wahrzunehmen, dadurch kann es regelmäßig zu längeren Einsatzzeiten kommen (Vertretungszeit von 06:30 - 15:00 Uhr). o In den Semesterferien des Verbundstudiums entfallen die Einsatzzeiten an Samstagen (ca. 6 Wochen/Jahr).
Leistungsumfang Empfangsdienste
o Ansprechpartner/in mit Auskunftserteilung o Aufsicht des Foyers und des Haupteingangs o Annahme und Übermittlung von Telefongesprächen, Führen der Telefonzentrale o Besucheranmeldung o Koordinierung und Buchung von Besprechungsräumen und Dienstwagen o Fundsachenverwaltung o Schlüsselausgabe o Unterhaltung der Kopiergeräte auf den Fluren o Pakete und Speditionslieferungen auf Rechtmäßigkeit prüfen und annehmen o Überwachung der Einhaltung der Hausordnung o Überprüfung auf Auffälligkeiten o Überwachung der reservierten Parkflächen vor dem Haupteingang o Meldung besonderer Vorkommnisse und Dokumentation im Wachbuch o Einleitung von Maßnahmen zur Gefahrenabwehr und zur Objektsicherung o sofortige Meldung an den Bereitschaftsdienst der FH SWF bei
Auslösung des Notrufs der Aufzugsanlagen
Auslösung der Brandmeldeanlage (BMA)
Auslösung der Einbruchmeldeanlage (EMA)
Einbruch sowie Beschädigung bzw. Einbruchversuchen an Gebäude Außenhüllen
Sonstigen besonderen Vorkommnissen
Leistungsumfang Kontrollgänge
o Schließdienst
(Die Dienstleistung des Schließdienstes umfasst das Verschließen der Gebäude. Das
Schließen/Öffnen beginnt zu den o.g. Einsatzzeiten. Es sollte zum Ende der o.g.
Einsatzzeiten abgeschlossen sein. Dies ist abhängig von der Nutzung der Gebäude, also der
Dauer der Veranstaltungen.
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Dies bedeutet zu prüfen, dass sich keine unbefugten Personen mehr im Gebäude befinden,
genutzte Anlagen (hier Medientechnik, z.B. Beamer) ausgeschaltet und alle Fenster und
Außentüren ordnungsgemäß verschlossen sind.
Der Schließdienst ist nicht mit einer einfachen Schließrunde auszuführen, je nach Gebäude
sind mehrere Prüfungen durchzuführen.)
o Scharfschaltung der Alarmanlagen o Zustandskontrollen o Aufenthaltskontrollen o Kontrollgang aller Räume der Bibliothek außerhalb der Servicezeiten o bei Schadensfeststellung Meldung nach Vorgabe des AG o Alarmierung; Melde- und Berichtswesen o Überwachung der Einhaltung der Hausordnung o Überprüfung auf Auffälligkeiten o Meldung besonderer Vorkommnisse und Dokumentation im Wachbuch o Einleitung von Maßnahmen zur Gefahrenabwehr und zur Objektsicherung o sofortige Meldung an den Bereitschaftsdienst der FH SWF bei
Auslösung des Notrufs der Aufzugsanlagen
Auslösung der Brandmeldeanlage (BMA)
Auslösung der Einbruchmeldeanlage (EMA)
Einbruch sowie Beschädigung bzw. Einbruchversuche an der Gebäude-Außenhülle
Sonstigen besonderen Vorkommnissen o Kontrolle und Verschlussprüfung der Gebäudeaußenhülle (Türen und Fenster) nach Schließung des Gebäudes o Bei Dienstschluss schließen der Schranke
2.7.4 Interventionsdienste, Alarmverfolgung
o zertifizierte VdS-anerkannte Interventionsstelle nach Richtlinie VdS 2172 oder ein gleichwertiges Zertifikat o An die Interventionsstelle werden Betriebs-, Stör- und Alarmmeldungen der technischen Anlagen übertragen. Hierzu gehören:
Alarmanlage IT-Services, Z-Gebäude, EG / 2.UG
Alarmanlage LFM-Gebäude, EG
Alarmanlage Audimax-Gebäude
Optional weitere Anlagen
Leistungsumfang Interventionsdienste, Alarmverfolgung, Alarmeinsatzdienst
o Annahme und Auswertung der Alarme bzw. Notmeldungen o Ereignisse, Alarme und Störmeldungen aus den übertragenden technischen Anlagen werden an die benannten Stellen weitergegeben
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o Alarmverfolgung; Nothilfe; Einsatzmaßnahmen festlegen und Aktivierung von Notdiensten nach aktueller Notwendigkeit; Tatortsicherung; EMA-Reaktivierung (scharf/unscharf); Not-
und Verschlussmaßnahmen; Melde- und Berichtswesen o Bei Alarm der Einbruchmeldeanlage ist der Einsatz einer Interventionskraft notwendig. Diese muss in 30 Minuten mit Einsatzfahrzeug am Einsatzort sein.
2.7.5 Revier-/Streifendienst
o Einsatzort: Frauenstuhlweg 31, 58644 Iserlohn o Einsatzzeit: außerhalb der Öffnungszeiten (20:30 – 06:30 Uhr) o Ein Kontrollgang je Nacht, durchzuführen zu unregelmäßigen Zeiten o Die Kontrollpunkte werden mit der FH SWF abgestimmt
Leistungsumfang Revier-/Streifendienst
o Zustands- und Aufenthaltskontrollen auf dem Gelände o Verschlusskontrollen sämtlicher Außentüren und ebenerdigen Fenster o Bei Auffälligkeiten im Bedarfsfall auch Kontrollen innerhalb des Gebäudes o Begehung, Kontrolle und Verschlussprüfung der Gebäudeaußenhülle o bei Schadensfeststellung Meldung nach Vorgabe der FH SWF o Überprüfung auf Auffälligkeiten o Meldung besonderer Vorkommnisse und Dokumentation im Wachbuch o Einleitung von Maßnahmen zur Gefahrenabwehr und zur Objektsicherung
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