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Fachhochschule Südwestfalen
VG-Nr. 2026 / 0505
Leistungsbeschreibung über
Wach- und Sicherheitsleistungen an der
Fachhochschule Südwestfalen
am Standort Meschede – Los 3
Diese Leistungsbeschreibung ist Vertragsbestandteil.
Hinweis:
Die Veröffentlichung der Vergabeunterlagen darf nur zur Erstellung eines
Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung, auch nur auszugsweise, ist
ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht erlaubt.
Abkürzungen
AN Auftragnehmer*in
AG Auftraggeber*in
FH SWF Fachhochschule Südwestfalen
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1 Rahmenbedingungen
1.1 Ausgangslage
Die Fachhochschule Südwestfalen beabsichtigt für den Standort Meschede, Wach- und
Sicherheitsleistungen, für den Zeitraum vom 01.02.2027 bis 31.01.2031, vertraglich zu regeln.
Für diese Ausschreibung sind in dieser Reihenfolge maßgebend:
diese Ausschreibungsbedingungen, o die als Anlage beigefügten „Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW“. o
Die Angebotssummen sind in das Dokument „Leistungsverzeichnis.xlsx“ einzutragen.
Das Dokument ist zwingend den Vergabeunterlagen beizufügen.
Fehlende oder unvollständige Angaben können zum Ausschluss des Angebots führen.
Es sind ausschließlich die von der ausschreibenden Stelle ausgegebenen Unterlagen zu verwenden.
2 Leistungsbeschreibung
Nachstehende Kriterien sind zwingende Mindestanforderungen und Vertragsgrundlage. Werden diese
seitens der Bieter nicht erfüllt, erfolgt keine Wertung des Angebotes und führt zum Ausschluss aus
dem Vergabeverfahren.
2.1 Gegenstand der Leistung
Der Leistungsumfang beinhaltet die Durchführung von Wach- und Sicherheitsleistungen im Innen- und
Außenbereich aller Liegenschaften der Fachhochschule Südwestfalen durch die Erfüllungsgehilfen
des künftigen Auftragnehmers.
2.2 Dokumentation und Berichtswesen
Innerhalb der Vertragslaufzeit ist ein regelmäßiges Reporting und Berichtswesen durchzuführen.
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2.2.1 Dokumentation
Der künftige Auftragnehmer hat vor Beginn der Dienstleistung Einsatzpläne für das Objekt zu o erstellen.
Der Einsatzplan beschreibt, wie die Anforderungen der Ausschreibung erfüllt werden.
Die Einsatzpläne beinhalten:
• Dienstplan • Standardarbeitsanweisung • Backupplan • Schulungsplan • Leistungskontrolle und -beurteilung • Berichtsstruktur/-Systeme •
Der künftige AN ist verpflichtet ein elektronisches Wachbuch zu führen. o Der künftige AN ist verpflichtet die Dokumentation stets aktuell zu halten und in Abstimmung o mit der FH SWF zu führen. Die Dokumentation ist halbjährlich auf Ihre Wirksamkeit, Gültigkeit
und Aktualität durch den AN zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Stellt die FH SWF Mängel in Bezug auf Aktualität, Inhalt oder Struktur fest, so ist der künftige o AN verpflichtet, die Dokumentation auf eigene Kosten, innerhalb von 14 Tagen,
nachzupflegen.
2.2.2 Reporting
An dieser Stelle werden nur die Berichte des künftigen AN behandelt, die regelmäßig an die FH
SWF zu übergeben sind.
Ein internes Berichtswesen des künftigen AN wird nicht behandelt.
Folgende Berichte sind vom künftigen AN abzugeben:
durchgeführte Leistungen je Personaleinsatz o Festgestellte Mängel; Vorkommnisse, o Schadensberichte mit Meldungen als Wochenbericht
Durchgeführte Kontrollgänge mittels Kontrollpunkterfassung o
2.2.3 Einsatz einer elektronischen Dokumentation
Im Falle der Zuschlagserteilung erhält die FH SWF einen Onlinezugang zu dem elektronisch geführten Wachbuch des Auftragnehmers. Zusätzlich wird ein Nachweis der Präsenz, durch ein Erfassungs- und Dokumentationssysteme für die Kontrollrunden (Wächterkontrollsystem), mit Zugangsberechtigung erbracht. Seite 3 von 10
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2.3 Anforderungen an das Personal
Zum Nachweis der Erfüllung dieser Anforderungen ist der künftige AN verpflichtet, dass in allen
Bereichen einzusetzende Personal namentlich zu benennen und zu bestätigen, dass nach seinem
Kenntnisstand keine Bedenken gegenüber der Erfüllung von Anforderungen bestehen. Diese
Bestätigung hat der künftige AN bei jedem Personalwechsel sowie mindestens einmal im Jahr zu
wiederholen.
2.3.1 Allgemeine Personalanforderungen
Es werden ausschließlich sozialversicherungspflichtig beschäftigte Mitarbeiter*innen zur o Arbeitserledigung im Hause der FH SWF entsendet.
Das Wach- und Sicherheitspersonal trägt Dienstkleidung mit Namensschild und ist somit auf o den ersten Blick eindeutig als Wachdienst zu erkennen.
Das Personal ist mit einem Mobiltelefon und einer Taschenlampe ausgestattet. Dieses ist vom o AN zu stellen.
Das eingesetzte Personal verfügt über ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis. o Das eingesetzte Personal hat die Sachkundeprüfung nach § 34a Gewerbeordnung. o Es beherrscht die deutsche Sprache in Wort und Schrift. o Es kommen kontinuierlich die gleichen Mitarbeiter zum Einsatz, die dauerhaft für die FH SWF o tätig sind.
Stellt die FH SWF fest, dass das, vom künftigen AN, eingesetzte Personal ungeeignet ist, so o ist dieser verpflichtet, das Personal auszutauschen.
2.3.2 Allgemeine regelmäßige Schulungen mit Nachweis
gültige Ersthelferausbildung o Brandschutz- und Evakuierungshelferausbildung o Diese sind alle 2 Jahre aufzufrischen o
2.3.3 Qualifikation Objektleitung
Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 5 Jahre) in der Leitung von vergleichbaren Projekten o Erfahrung in Personalführung, Führungskraft o Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch, Englisch (Grundkenntnisse) o EDV-Kenntnisse o Führerscheinklasse B o Ersthelferausbildung o
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2.4 Bewachungsobjekte
Fachhochschule Südwestfalen
Lindenstraße 53
Jahnstraße 23-25
Le Puy Straße 15
Allen Bietern wird auf Wunsch die Gelegenheit gegeben, die ausgeschriebenen Objekte
vor Angebotsabgabe zu besichtigen.
Die Ortstermine sind mindestens 2 Tage vorab direkt mit dem zuständigen Ansprechpartner der FH SWF in der Zeit von 08:00 - 15:30 Uhr,
vorzugsweise telefonisch, abzustimmen.
Für die Besichtigungen stehen folgende Zeitfenster sowie Kontaktdaten zur Terminabstimmung zur Verfügung:
Ansprechpartner: Marc Wagner | SG 7.4
Telefon-Nr. 0291 / 9910 - 4180
E-Mail-Adresse: wagner.marc@fh-swf.de
Ortsbesichtigung Zeitfenster: 12.10.2026 bis 16.10.2026
2.5 Preisblatt / Kalkulationsgrundlage
Bitte beachten Sie:
Alle im Leistungsverzeichnis angegebenen Zeitfenster (z. B.: Montag – Freitag 07:00 Uhr – o 14:00 Uhr, usw.) entsprechen den aktuellen benötigten Dienstzeiten.
Bei den angegebenen Stundenzahlen handelt es sich ausschließlich um geschätzte Werte, o die als Kalkulationsgrundlage dienen sollen.
Alle angebotenen Preise müssen sämtliche Nebenkosten je Personalkategorie beinhalten, o z. B. für:
An- und Abfahrten (zum Dienstbeginn und Dienstende), o Urlaubs-, Kranken-, und Weihnachtsgeld, usw. o Alle relevanten Zuschläge sind in dem Dokument „VG-Nr. 2026 – 0505_LV- Zuschläge“ o einzutragen. Seite 5 von 10
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2.6 Einweisung der Mitarbeiter des Wach- und
Sicherheitsdienstes
Im Falle der Zuschlagserteilung werden auf allen Liegenschaften der FH SWF zu Beginn die
Besonderheiten im Umgang mit den Nutzern der Gebäude vermittelt.
Die Einweisungen erfolgen durch die Mitarbeiter des Gebäudemanagements der FH SWF
2.7 Detaillierter Leistungsumfang
2.7.1 Objektleitung
1 Person o Anwesenheitszeit vor Ort 1x pro Monat o 4 Stunden/Monat o
Leistungsumfang Objektleitung
o Steuerung des zur Leistungserfüllung eingesetzten Personals o Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen o Erstellung von Arbeits- und Dienstanweisungen für das eingesetzte Wachpersonal (diese sind dem AG vorzulegen) o Melde- und Berichtswesen o Notfallplanung o Koordination der Alarmverfolgung; Konzeptionierung o Sicherheitspersonalführung; permanentes Personaltraining (Learning on the Job); Planung und Durchführung von Sonderschutzmaßnahmen o Interne Sicherheits-Fachberatung o Ansprechpartner des AG o Regelmäßige Unterweisung und Schulung des eingesetzten Personals in die Arbeitsabläufe sowie hinsichtlich des Arbeitsschutzes, der Unfallverhütung sowie des
Brandschutzes im Aufgabenbereich o Bestandsdokumentation und Reporting (Quartals- und Jahresberichte, laufende Maßnahmen) o Für Abwesenheit, Krankheit oder Urlaub ist ein/e Stellvertreter/in zu bestellen.
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2.7.2 Wach- und Schließdienst
Einsatzorte: Lindenstraße 53, o Jahnstraße 23 - 25,
Le Puy Le Puy Straße15, 59872 Meschede
Einsatzzeiten: Montag bis Freitag 15:30 – 21:30 Uhr o Samstag 08:00 – 17:00 Uhr
Sonn- und Feiertage nach Bedarf - 01:00 Uhr
o Nach Bedarf der FH SWF können sich andere Dienstzeiten ergeben. Die Reaktionszeit der Einsatzleitung für die zusätzlichen bzw. geänderten o Anforderungen beträgt 1 Tag. Bereitstellung / Erstellung einer Arbeits- und
Dienstanweisung für das eingesetzte Wachpersonal ist dem AG vorzulegen
Leistungsumfang Wach- und Schließdienst
Schließdienst o Die Dienstleistung des Schließdienstes umfasst das Verschließen der Gebäude. Das
Schließen beginnt ab ca. 18:30 Uhr. Es sollte gegen 20:30 Uhr abgeschlossen sein. Dies
ist abhängig von der Nutzung der Gebäude, also der Dauer der Veranstaltungen.
Dies bedeutet zu prüfen, dass sich keine unbefugten Personen mehr im Gebäude
befinden, genutzte Anlagen (hier Medientechnik, z.B. Beamer) ausgeschaltet und alle
Fenster und Außentüren ordnungsgemäß verschlossen sind.
Der Schließdienst ist nicht mit einer einfachen Schließrunde auszuführen, je nach
Gebäude sind mehrere Prüfungen durchzuführen.)
Über die Besonderheiten im Umgang mit den Nutzern der Gebäude erfolgt eine o Einweisung durch Mitarbeiter des Gebäudemanagements der Hochschule. Diese werden
in den ersten Wochen den Schließdienst gemeinsam mit den Mitarbeitern des
Wachdienstes durchführen.
Der Wachdiensthabende informiert sich mit Dienstbeginn über die Raumbelegung o (Internet)
Scharfschaltung der Alarmanlage Gebäude 1 (IT-Services) o Kontrolle und Verschlussprüfung der Gebäudeaußenhülle (Türen und Fenster) o Schließen der Tore o Präsenzdienst an den Liegenschaften o Seite 7 von 10
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Nachweis der Präsenz durch ein Erfassungs- und Dokumentationssysteme für die o Kontrollrunden (Wächterkontrollsystem) mit Zugangsberechtigung durch den AG
Der Wachdienst ist aufzuteilen in Kontroll- und Schließrunden an den einzelnen o Liegenschaften. Die Kontrollen dürfen nicht zu festen, immer gleichen, vorhersehbaren
Zeiten erfolgen. Gelegentlich können, bedarfsorientiert, Kontrollen auch unmittelbar
hintereinander erfolgen
Die Wach- und Sicherheitsleistung ist zum Teil in Form von Streifengängen auf dem o Gelände durchzuführen
Das Schließen geöffneter Fenster, das Ausschalten von Beleuchtungen, die Kontrolle der o Tee- Küchen auf eingeschaltete Geräte und deren Ausschalten sowie die Kontrolle und
Schließung der Notausgänge gehört ebenfalls zum Leistungsumfang.
Weiterhin umfasst die Dienstleistung des Wach- und Sicherheitsdienstes um 20:00 Uhr o den Schließ- und Kontrolldienst der Ein-/Ausgänge, nach Anweisung des Auftraggebers.
Dies bedeutet zu prüfen, dass sich keine unbefugten Personen mehr im Gebäude o befinden, genutzte Anlagen (z.B. Licht, usw.) ausgeschaltet und alle Fenster (auch
Rauchabzüge) und Außentüren ordnungsgemäß verschlossen sind.
Der Wach- und Sicherheitsdienst umfasst u.a. ein Eingreifen im Notfall, z. B. Brandfall, o Erste-Hilfe-Maßnahmen, sowie die Durchführung von Kontrollgängen (Türkontrollen etc.)
in den Liegenschaften.
Besondere Vorkommnisse/Schäden: o Besondere Vorkommnisse, eingetretene Schäden oder drohende Gefährdungen von o Personen oder Sachen sind dem Rufbereitschaftshabenden des Auftraggebers umgehend
mitzuteilen. Weitere Details/Informationen werden beim Abschluss der
Rahmenvereinbarung mit dem künftigen Auftragnehmer abgestimmt.
Zur Erreichbarkeit ist eine Handynummer zu benennen. o Der Wach- und Sicherheitsdienst des künftigen Auftragnehmers wird bei einer Begehung o über die Liegenschaften informiert. Die Funktionsweise der Schließanlage,
Einbruchmeldeanlage sowie der Brandmeldeanlage wird erklärt. Der Umfang des Wach-
und Sicherheitsdienstes wird erläutert. Zusätzlich erfolgt eine Grundunterweisung zu dem Thema Brandschutz und Arbeitsschutz.
2.6.3 Post- und Botengänge
Einsatzorte: Lindenstraße 53, o Jahnstraße 23, Jahnstraße 25, Le Puy Straße 15, 59872 Meschede
Einsatzzeiten: Montag bis Freitag 14:30 – 15:30 Uhr o
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Nach Bedarf des AG‘s können sich andere Dienstzeiten ergeben. Die Reaktionszeit der o Einsatzleitung für die zusätzlichen bzw. geänderten Anforderungen betragen 1 Tag
Leistungsbeschreibung Post- und Botengänge
Eingangspost (Briefe / Päckchen) aus der Poststelle auf die Postfächer der Liegenschaften o entsprechend verteilen
Postfächer Verwaltung leeren (alle 2 Liegenschaften) o Postfahrt (Lindenstraße/Jahnstraße/Post) o Postfahrt Lindenstraße > Postannahme Meschede Zentrum (Abgabe von Einschreiben) o
Zusatzqualifikationen Post – und Botendienst
Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch, Englisch (Grundkenntnisse) o gute Umgangsformen o körperliche Einsatzbereitschaft o gutes Durchsetzungsvermögen o Führerscheinklasse B o Persönliche Eigenschaften: hohe Einsatzbereitschaft, ausgeprägte Serviceorientierung, o Verantwortungsbewusstsein, flexibles Reagieren auf Kundenanforderungen,
Kundenorientierung sowie gepflegtes und freundliches Auftreten.
2.6.4 Brandwache
Einsatzort: Lindenstraße 53, 59872 Meschede o Einsatzzeiten: 4 Tage pro Jahr / Montag – Freitag 07:00 – 14:00 Uhr o
Leistungsbeschreibung Brandwache
Brandwache für die Dauer der Wartungsarbeiten an der Brandmeldeanlage o Aufsicht über die Brandmeldeanlage o Rundgänge nach Absprache mit der Wartungsfirma o Bei Auslösung/Alarmmeldung Rücksprache mit der Wartungsfirma ggfs. o Meldung an die örtliche Feuerwehr o
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Zusatzqualifikationen Brandwache
Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch o gute Umgangsformen o körperliche Einsatzbereitschaft o gutes Durchsetzungsvermögen o Persönliche Eigenschaften: Verantwortungsbewusstsein, flexibles Reagieren auf o Kundenanforderungen
Qualifikation zum Brandschutz und Evakuierungshelfer o
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