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Landeshauptstadt Magdeburg Bereich der Oberbürgermeisterin Team Bildung und Wissenschaft
Ausschreibung
Unterstützung und Organisation der Langen Nacht der Wissenschaft 2027
Rahmenbedingungen: Die Landeshauptstadt Magdeburg und die wissenschaftlichen Einrichtungen in der Stadt veranstalten bereits seit 2006 die Lange Nacht der Wissenschaft. Die „Lange Nacht“ hat sich zu einem lokalen Großereignis entwickelt, das durch verstärkte Werbung im Umland auch zum Anziehungspunkt innerhalb der Region geworden ist. Die beiden Hochschulen und die außeruniversitären Forschungseinrichtungen Magdeburgs aber auch Einrichtungen wie Maker Spaces und Museen in Magdeburg engagieren sich für diesen Veranstaltungshöhepunkt und bringen sich mit spannenden Programmangeboten ein.
Die Lange Nacht der Wissenschaft ermöglicht den Besucherinnen Einblicke in Wissenschaft und aktuelle Forschungsentwicklungen, die der Öffentlichkeit gewöhnlich nicht so leicht möglich sind. In anschaulichen Vorträgen, Führungen, Experimenten, Lesungen, Demonstrationen und interaktiven Präsentationen zeigen die Wissenschaftlerinnen und Forschenden aus den teilnehmenden Einrichtungen woran sie arbeiten. Dazu öffnen sie ihre Türen zu den Instituten. Ein Busshuttle verbindet die Einrichtungen miteinander und ermöglicht den Besuchern eine einfache Anfahrt zu den Instituten und teilnehmenden Einrichtungen. Dabei spielt der Magdeburger Wissenschaftshafen als zentraler Umsteigepunkt eine wichtige Rolle. Hier starten und enden die Shuttlebusse. Hier gibt es Möglichkeiten zur gastronomischen Versorgung. Im Wissenschaftshafen selbst sind aber auch einige der mitwirkenden Forschungseinrichtungen ansässig.
Der Eintritt zur Langen Nacht der Wissenschaft ist frei. Ein erster Eindruck ist auf der Webseite www.wissenschaftsnacht-magdeburg.de zu gewinnen.
Die Lange Nacht soll im kommenden Jahr am Samstag, 05. Juni 2027 stattfinden.
Das Konzept der Vorjahre ist grundsätzlich beizubehalten. Zu berücksichtigen ist, dass seit 2024 die Lange Nacht der Wissenschaft im Wechsel mit dem Tomorrow Labs Festival im Wissenschaftshafen stattfindet.
Folgende Einrichtungen und Orte werden voraussichtlich mitwirken: Otto-von-Guericke-Universität (OVGU) Hochschule Magdeburg-Stendal Fraunhofer Institut IFF Max-Planck-Institut für Dynamik komplexer technischer Systeme Experimentelle Fabrik Helmholtz Zentrum für Umweltforschung UfZ (außerhalb des Institutes, im Wissenschaftshafen) Forschungscampus STIMULATE Technikmuseum und Stadtbibliothek Leibniz-Institut für Neurobiologie Medizinische Fakultät der OVGU mit verschiedenen Instituten/ Universitätsmedizin Magdeburg
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DZNE Deutsches Zentrum für Neurodegenerative Erkrankungen ifak Institut für Automation und Kommunikation e. V. Magdeburg
Eine Abfrage unter weiteren Teilnehmern und Akteuren läuft aktuell.
Organisation: Die Lange Nacht der Wissenschaft ist eine Gemeinschaftsveranstaltung der Magdeburger Hochschulen und Wissenschaftseinrichtungen sowie der Landeshauptstadt Magdeburg. Veranstalter ist die Landeshauptstadt Magdeburg. Vorbereitungen und Umsetzungen erfolgen in Kooperation mit den wissenschaftlichen Einrichtungen, hier insbesondere mit der AG Wissenschaft. Verantwortlich für die Programminhalte und Präsentationen sind die teilnehmenden Einrichtungen.
In Anhängigkeit der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel steht ein Sachkostenbudget für die Umsetzung und Produktion zur Verfügung.
Auftrag: Zur inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung, Begleitung und Umsetzung der Lange Nacht sucht die Landeshauptstadt Magdeburg eine Veranstaltungsagentur mit Erfahrung in der Konzeption und Realisierung von Wissenschafts-, Bildungs- oder Innovationsformaten.
Die Agentur soll den Auftraggeber bei der Projektumsetzung beraten, unterstützen und koordinativ begleiten.
Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit
- Referenzen Mit dem Angebot einzureichen sind mindestens drei Referenzen über vergleichbare Veranstaltungen aus den letzten fünf Jahren. Als vergleichbar gelten insbesondere Wissenschafts-, Bildungs-, Technik- oder Innovationsveranstaltungen sowie sonstige öffentliche Großveranstaltungen mit mindestens 5.000 Teilnehmenden.
Mindestens eine Referenz muss dabei Erfahrungen in der Wissenschaftskommunikation, d.h. insbesondere in der Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungsformaten, die wissenschaftliche und technische Inhalte für eine breite Öffentlichkeit verständlich und erlebbar vermitteln (z. B. Lange Nächte der Wissenschaft, Wissenschaftsfestivals oder vergleichbare Wissenschaftsveranstaltungen) belegen.
Die Referenzen sind als Eigenerklärung oder als Steckbrief vorzulegen.
- Personelle Kapazitäten und Qualifikation Einzureichen ist eine Übersicht des vorgesehenen Projektteams mit Angaben zu Funktionen, Aufgaben, beruflichen Qualifikationen und einschlägiger Berufserfahrung (z.B. einschlägige Kenntnisse und Erfahrungen in den jeweils übernommenen Aufgabenbereichen, insbesondere Veranstaltungsorganisation, Projektkoordination, Veranstaltungslogistik sowie Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit).
Für die Projektleitung wird eine mehrjährige Erfahrung in der Organisation und Durchführung größerer Veranstaltungen vorausgesetzt.
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Leistungen des Auftraggebers: Auftraggeber ist das Team Wissenschaft und Bildung der Landeshauptstadt Magdeburg. Der Auftraggeber stellt alle weiterführenden Informationen zur Verfügung. So unter anderem auch bewährte Routenpläne der Shuttlebusse oder Marketing- und Mediapläne. Ebenso werden alle Ansprechpartner und Kontakte zu weiteren Dienstleistern und Partnern weitergegeben.
Der Auftragnehmer übernimmt die Erstansprache von Sponsoren und möglichen Ausstellern/ Mitwirkenden.
Weitere Rahmenbedingungen sind auch in der ausführlichen Leistungsbeschreibung beschrieben.
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Leistungsbeschreibung :
- Konzeption
Das Format Lange Nacht der Wissenschaft ist bewährt und dennoch in einigen Punkten weiter zu überprüfen und möglicherweise weiter anzupassen. Dabei ist insbesondere das im Wechsel stattfindende Tomorrow Labs Festival zu berücksichtigen.
Herausfordernd bleibt zudem der Umgang mit steigenden Kosten und knappen Kapazitäten sowohl personell als auch finanziell. Die Konzeptionsphase soll Ende Januar abgeschlossen sein.
- Projektmanagement:
- Koordination und Steuerung Das Team Bildung und Wissenschaft als Auftraggeber ist Ansprechpartner für die Lange Nacht der Wissenschaft. Gemeinsam mit dem Team sind sämtliche Belange zur Langen Nacht zu koordinieren. Der Auftragnehmer übernimmt das Projektmanagement, entlastet den Auftraggeber und hat alle Gewerke, Akteure, Meilensteine und Fristen im Blick. Dazu gehören auch die Überwachung und Verwaltung des Sachkostenbudgets und eine Unterstützung des Auftraggebers bei der Sponsorenansprache.
Aktuell wird von rund 25 teilnehmenden Akteuren ausgegangen. Der Auftragnehmer übernimmt die kontinuierliche Kommunikation und Organisation mit den Akteuren.
So nimmt der Auftragnehmer an den Vorbereitungstreffen der AG Wissenschaft teil und stimmt sich mit weiteren relevanten Akteuren ab. Zusätzlich sind bei Bedarf die teilnehmenden Einrichtungen bei der Programm- und Rahmenplanung zu unterstützen. Hierzu gehört beispielweise die Einholung von Angeboten für die teilnehmenden Einrichtungen ebenso wie die Kommunikation und Koordination. Die mitwirkenden Akteure sind darüber hinaus zu den Themen Besucherorientierung und Leitsystem zu sensibilisieren und bei Bedarf zu unterstützen.
Die Vorbereitungstreffen mit allen Teilnehmern (AG Wissenschaft) werden nach Bedarf terminiert. In der Regel finden sie alle 4 bis 6 Wochen statt. Darüber hinaus finden zwei Treffen im größeren Teilnehmerkreis in Präsenz statt (Kick-Off zum Start der Vorbereitungen sowie einen Termin zum Werbestart der Langen Nacht). Diese sind entsprechend vorzubereiten und umzusetzen.
Die Lange Nacht der Wissenschaft ist mit den teilnehmenden Einrichtungen und dem Auftraggeber auszuwerten.
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- Wissenschaftshafen, Kulinarische Meile und Eröffnungsveranstaltung Dreh- und Angelpunkt der Langen Nacht der Wissenschaft ist der Wissenschaftshafen: hier kreuzen sich die Shuttlebusse, hier ist der zentrale Punkt für die Gastronomie. Bisher wurde die Lange Nacht der Wissenschaft im Wissenschaftshafen eröffnet. Entsprechend ist für diesen Ort eine dem Anlass entsprechende Eröffnung zu planen. So wird der Auftragnehmer gebeten, eine kleine Eröffnungsveranstaltung zu planen und durchzuführen. Zu planen ist außerdem ein Partner-Event, z.B. eine Bustour für Partner, Sponsoren etc.
Der Wissenschaftshafen ist als zentraler Treffpunkt zur Langen Nacht der Wissenschaft zu gestalten. Dies umfasst neben weiteren Programmangeboten auch die gastronomische Versorgung. Die Koordination der weiteren Dienstleister übernimmt der Auftragnehmer. Sachkosten sind dafür im Budget berücksichtigt.
Etabliert hat sich der Aufbau und Betrieb eines zentralen Infopoints (Wissenspunkt) im Wissenschaftshafen. In Abhängigkeit des zur Verfügung stehenden Sachkostenbudgets wird der Auftragnehmer gebeten, den Einsatz zu organisieren und zu koordinieren.
Im Wissenschaftshafen präsentieren sich zudem einige Wissenschaftseinrichtungen und Partner(unternehmen) in Zelten. Diese Ausstellerpräsentationen sind zu koordinieren. Dazu gehört auch die Erarbeitung eines Angebotes für eine Stand- und Servicegebühr.
Im Rahmen der Veranstaltungsdurchführung ist die technisch-logistische Gesamtplanung mit folgenden Aufgaben zu übernehmen bzw. zu koordinieren:
- Aufbauplanung und technische Planungen,
- Einholung und Vergleich von Angeboten,
- Entwicklung einer Ablaufregie, Koordination aller Gewerke (Technik, Catering, Toiletten, Sitzgelegenheiten, Bühnenbau, Zeltbau, Parkplätze etc.)
- Vertragsabwicklung mit Dienstleistern
- Technische Abnahmen und Genehmigungen
- Koordination von Partner-Präsentationen
- Sicherheitskonzept
- Organisation des Rückbaus und der Nachbereitung,
- Personelle Betreuung während Aufbau, Durchführung und Abbau.
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- Kommunikation:
- Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Social Media Der Auftragnehmer übernimmt die kommunikative Begleitung der Veranstaltung und macht Vorschläge für werbewirksame Aktionen.
Die Kommunikationsaktivitäten schließen das Verfassen und Versenden von Pressemitteilungen ebenso ein, wie die passgenaue Zuarbeit und Aufbereitung von Informationen und Texten für unterschiedliche Medien und die Betreuung von Journalisten vor Ort.
Außerdem sind vom Auftragnehmer die Aktivitäten im Bereich social media zu übernehmen. Dies betrifft insbesondere die Fortführung und Betreuung des Instagram-Accounts und Facebook-Accounts zum Festival.
Idealerweise sind Medienpartner zu finden. Die Umsetzung der Partnerschaft wird vom Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt, koordiniert und überwacht.
Die Pressearbeit ist mit dem Auftraggeber abzustimmen. Als Beleg ist zum Abschluss ein Pressespiegel zu erstellen.
- Marketing (Corporate Design, Anzeigen und Mediaplanung) Die Lange Nacht der Wissenschaft verfügt über ein Corporate Design. Die Gestaltung des Veranstaltungsplakates und des Anzeigenmotivs sind zu übernehmen bzw. mit Dienstleistern zu koordinieren.
Die weiteren Gestaltungsarbeiten (Anzeigen, Plakate, Banner, Flyer) und die Herstellung von Drucksachen sind ebenfalls mit den entsprechenden Dienstleistern zu koordinieren.
Den teilnehmenden Einrichtungen und Partnern sind entsprechende Grafiken und Mediakits zur Verfügung zu stellen.
Die Anzeigen- und Mediaplanung ist ebenfalls in Abstimmung mit dem Auftraggeber und in Abhängigkeit des zur Verfügung stehenden Sachkostenbudgets zu koordinieren und umzusetzen.
Den teilnehmenden Einrichtungen sind entsprechende Grafiken und Mediakits zur Verfügung zu stellen. Die Koordination sämtlicher Grafikleistungen (Anzeigen, Banner, Plakate, Flyer) ist zu übernehmen.
Ebenso ist die Koordination sämtlicher Werbemittel zu übernehmen. Den teilnehmenden Einrichtungen sind außerdem Marketingpakete (Plakate, Postkarten Luftballons etc.) zur Bewerbung der Langen Nacht zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer übernimmt in Abhängigkeit des zur Verfügung stehenden Sachkostenbudgets die Zusammenstellung der „Pakete“. Die Verteilung erfolgt in Absprache mit dem Auftraggeber. Dabei sind Möglichkeiten zur Refinanzierung zu prüfen.
Öffentlichkeitswirksame events zur Bewerbung der Langen Nacht sind zu prüfen.
- Redaktion - Programm, Webseite und Lange Nacht-Guide Das Programm der Langen Nacht der Wissenschaft ist zeitgemäß zu präsentieren. Basis der Aufbereitung der Programmpunkte ist das Redaktionssystem und die Datenbank zur Erfassung der einzelnen Programmpunkte, die eigens für die Lange Nacht der Wissenschaft angelegt worden sind. Die Betreuung (Hosting, Programmierung) der Webseite ist momentan an einen IT Dienstleister vergeben. Es existiert ein Rahmenvertrag.
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Die Darstellung und Sortierung der Inhalte in der Datenbank ist zu überprüfen und anzupassen (Sortierung nach Highlights, Uhrzeit, Nennung der Akteure/Referenten). Für die Startseite sind kleinere Blogbeiträge ab Vermarktungsstart zu verfassen. Die Umsetzung (Programmierung) erfolgt in Abhängigkeit des zur Verfügung stehenden Sachkostenbudgets.
Die Programmpunkte werden von den einzelnen Partnern selbst erstellt und in die Datenbank eingetragen. Der Auftragnehmer gibt Hilfestellung beim Ausfüllen der Templates und schafft die notwendigen Zugänge in Absprache mit dem IT Dienstleiter. Das Programm soll rund sechs bis vier Wochen vor der Veranstaltung verfügbar sein. Erfahrungsgemäß werden zur Langen Nacht der Wissenschaft etwa 300 Programmpunkte angeboten.
Das Programm wird online auf www.wissenschaft.magdeburg.de präsentiert. Der Auftragnehmer übernimmt die Webredaktion. Ein CMS liegt vor
Für die Bewerbung und Kommunikation ist ein Flyer o.ä. zu erstellen. Der konkrete Inhalt, Umfang und Funktion des Programmflyers (Print) sind noch abzustimmen. Der Auftragnehmer übernimmt das komplette Handling der Flyer-Erstellung. Dies schließt die Kommunikation und ständige Abstimmung mit den Teilnehmern, dem Auftraggeber und möglicherweise eines dritten Dienstleisters (Werbeagentur/ Grafiker) mit ein.
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Übersicht der zu kalkulierenden Agentur-Leistungen
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Konzeption Weiterentwicklung und Überprüfung des Gesamtformats, v.a. im Hinblick auf das „Tomorrow-Lab-Festival“ inkl. 2 Briefingtermine
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Projektmanagement
Koordination und Steuerung o Abstimmungen mit dem Auftraggeber o Zeit- und Aufgabenplanung o Teilnahme und Mitwirkung in der AG Wissenschaft bzw. an den Vorbereitungstreffen o Koordination der und Kommunikation mit den Teilnehmern (wissenschaftliche Einrichtungen, Partner, Sponsoren, Aussteller am Wissenschaftshafen) o Unterstützung der teilnehmenden Einrichtungen bei der Programm- und Rahmenplanung o Überwachung und Verwaltung des Sachkostenbudgets o Unterstützung des Auftraggebers bei der Sponsorenansprache o Auswertung und Nachbereitung
Wissenschaftshafen, Kulinarische Meile, Eröffnungsveranstaltung o Organisation der zentralen Fläche (Wissenschaftshafen) o Logistische und technische Gesamtplanung o Ablaufregie, Koordination aller Gewerke o Einholung und Vergleich von Angeboten o Vertragsabwicklung mit Dienstleistern o Technische Abnahmen und Genehmigungen o Koordination von Partner-Präsentationen o Sicherheitskonzept o Personelle Betreuung während Aufbau, Durchführung und Abbau. o Aufbau und Betrieb eines zentralen Infopoints o Konzeption, Planung und Umsetzung der Eröffnungsveranstaltung am Wissenschaftshafen, inklusive eines VIP-events, z.B. Bustour
- Kommunikation
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, einschließlich social media o Planung kommunikativer Maßnahmen, inkl. Leitmotto o Verfassen und Versand von Pressemitteilungen in Abstimmung mit dem Auftraggeber, o Aufbereitung und Bereitstellung redaktioneller Inhalte für unterschiedliche Medien, o Betreuung von Presseanfragen und Journalist*innen vor Ort und am Tag der Veranstaltung o Betreuung der social media-Kanäle ca. sechs Wochen vor der Veranstaltung o Entwicklung und Umsetzung von social-media-Kampagnen, abh. vom Sachkostenbudget o ggf. Koordination einer Medienpartnerschaft o Erstellen eines Pressespiegels
Marketing (Corporate Design, Anzeigen-, Mediaplanung) o Koordinierung sämtlicher Gestaltungsarbeiten o Mediaplanung (Anzeigen, Plakatierung etc.)
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o Angebotseinholung, Koordination und Controlling der Produktion sämtlicher Werbemittel o Marketingpakete (Konfektionierung) für Mitwirkende und Veranstalter
Programm, Webseite und Programmplaner/Infoflyer (Web und Print) o Programmredaktion (Programmdatenbank und Programmdarstellung) o Abstimmung mit IT-Dienstleister o Webredaktion o Koordination und Gestaltung des Infoflyers / LNDW-Guides, inkl. Textredaktion
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