vordruck_lieferanteninfo_e_rechnung_20250618.pdf

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Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes

Informationen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen

Auftraggebern

Aufgrund bestehender rechtlicher Regelungen für die Rechnungsverarbeitung in der

Bundesverwaltung sind Sie seit dem 27. November 2020 verpflichtet, Ihrem Auftraggeber der

Bundesverwaltung Rechnungen elektronisch zu übermitteln.

Die Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung besteht nicht, wenn eine

Ausnahmeregelung greift. Ausnahmen können Sie dem § 3 der E-Rechnungsverordnung des

Bundes (PDF)(E-RechV) entnehmen. Beispielsweise ist das Einreichen von Papierrechnungen

weiterhin möglich, sollte die vertragliche Grundlage Ihrer Rechnung einem Direktauftrag

entsprechen und die Höhe Ihrer Rechnung 1000 € netto nicht übersteigen.

Was bedeutet elektronische Rechnung im Standard XRechnung?

Nach der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und der E-RechV gelten

Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format

ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss das Format eine automatische

und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. Eine bloße Bilddatei oder ein

einfaches PDF-Dokument sind demnach keine elektronische Rechnung.

Die Grundlagen für die Anforderungen sind die europäische Norm EN-16931 und die deutsche

Konkretisierung der Norm. Die Normen wurden mit dem Standard XRechnung für die

Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen an die öffentliche Verwaltung umgesetzt.

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Der Standard XRechnung ist gleichermaßen für eine Rechnungsstellung an die Länder und an

die Kommunen verwendbar. Die jeweils aktuelle Version des Standards ist auf der Webseite

XStandards Einkauf zum Thema XRechnung frei zugänglich.

Bei einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung handelt es sich um eine Rechnung

in einem strukturierten einheitlichen XML-Datensatz. Solche Rechnungen ermöglichen es,

Rechnungsdaten in einem Buchhaltungssystem elektronisch zu verarbeiten und sämtliche

rechnungsbegründenden Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten.

Wo kann eine elektronische Rechnung an die Bundesverwaltung

eingereicht werden?

Für die elektronische Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung betreibt der Bund derzeit

zwei funktionsähnliche Plattformen. Für die Rechnungsstellung an angebundene Einrichtungen

der mittelbaren Bundesverwaltung (z.B. Stiftungen oder Anstalten ö.R.) steht Ihnen seit 2019 die

kostenfreie OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung. Für die

Rechnungsstellung an die unmittelbare Bundesverwaltung können Sie bis zum 31.12.2025 die

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) nutzen.

Sie erreichen die Plattformen über die E-Rechnungswebseite, die ZRE direkt und die OZG-RE.

Dort können Sie sich für die Nutzung anmelden. Der Anmeldeprozess unterscheidet sich nicht

wesentlich von denen, anderer Plattformen im Internet: Nach der Eingabe aller erforderlichen

Daten sowie dem anschließenden Akzeptieren der Nutzungsbedingungen und der

Datenschutzerklärung der jeweiligen Plattform erhalten Sie über Ihre hinterlegte E-Mail-

Adresse einen Aktivierungslink. Über diesen Link können Sie den Registrierungsprozess

erfolgreich abschließen. Ihr Nutzerkonto steht anschließend für Sie bereit.

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Es werden auch elektronische Rechnungen nach anderen Standards angenommen.

Voraussetzung dafür ist, dass diese mit der europäischen Norm zur elektronischen

Rechnungsstellung konform sind, den Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform und den

Anforderungen der E-RechV entsprechen.

Zum Sommer 2025 sollen beide Plattformen konsolidiert werden. Damit wird künftig nur noch

die OZG-RE als alleinige Eingangsrechnungsplattform des Bundes betrieben, der Betrieb der

ZRE zum 31.12.2025 eingestellt. Neben dem OZG-RE-Account (Nutzerkonto der OZG-RE) ist

die Nutzung von „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER seit Anfang Februar 2024

auf der OZG-RE möglich. Es findet keine Datenübertragung/Synchronisation zwischen diesen

beiden Accounts statt. Das bedeutet z. B., dass der Status von Rechnungen, die über den

OZG‑RE‑Account eingereicht wurden, auch nur auf der Seite „Status eingereichter Rechnungen“

des OZG-RE-Accounts eingesehen werden können. Weitere Informationen zur Registrierung

und Nutzung von „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER finden Sie auf der FAQ-

Seite von „Mein Unternehmenskonto“.

Wie kann eine elektronische Rechnung über die Plattformen

eingereicht werden?

Zum Einreichen von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen die folgenden fünf

Übertragungskanäle zur Verfügung:

Weberfassung: Sie können elektronische Rechnungen mithilfe eines geführten

Webformulars direkt manuell erstellen, übermitteln und für die eigene

Archivierung herunterladen.

Upload: Sie können selbst erstellte elektronische Rechnungen hochladen und

übermitteln.

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E-Mail: Sie können selbst erstellte elektronische Rechnungen per E-Mail an

xrechnung@portal.bund.de über die ZRE einreichen. Bitte beachten Sie bei der

Verwendung der ZRE, dass Sie diesen Kanal über die Verwaltung Ihrer

Nutzerdaten freischalten und Ihre E-Mail-Adresse hinterlegen müssen.

Bei der Nutzung der OZG-RE erhalten Sie nach erfolgter Registrierung eine

individuelle E-Mail-Adresse, die Sie für die Rechnungsstellung nutzen können.

Peppol: Sie können elektronische Rechnungen über einen automatisierten

Informationsaustausch (Maschine-zu-Maschine Kommunikation) schnell und

medienbruchfrei aus Ihrer eigenen Software heraus übermitteln. Bitte beachten

Sie dazu, dass Sie diesen Kanal über die Verwaltung Ihrer Nutzerdaten in der

ZRE freischalten müssen, um den Status der eingereichten Rechnungen

nachvollziehen zu können.

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Was muss bei selbst erstellten elektronischen Rechnungen

beachtet werden?

Sollten Sie elektronische Rechnungen eigenständig erzeugen können, können Sie die

Übertragungskanäle Upload, E-Mail oder Peppol wählen. Bei der Erstellung elektronischer

Rechnungen im Standard XRechnung oder anderen CEN-konformen Rechnungen ist zu

beachten, dass gemäß § 5 E-RechV mindestens die folgenden Pflichtinformationen erforderlich

sind:

Tabelle 1: Pflichtinformationen

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Bitte beachten Sie, dass die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die Informationen zur

aktuellen Version Standard XRechnung zur Verfügung stellt. Seit dem 01.02.2024 sind die BT-

Felder „Geschäftsprozesstyp“ (BT-23) sowie „elektronische Adresse des Verkäufers“ (BT‑34) und

„elektronische Adresse des Käufers“ (BT‑49) verpflichtend. Weitere Informationen hierzu finden

Sie auf der Webseite E-Rechnung Bund.

Wie gelangt meine Rechnung über die Plattform an den richtigen

Rechnungsempfänger?

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnung von der jeweiligen Plattform an den adressierten

Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss eine sogenannte Leitweg-ID zur

eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers angegeben werden. Ihr Auftraggeber teilt

Ihnen die Leitweg-ID mit. Liegt sie Ihnen nicht vor, fragen Sie Ihren Auftraggeber. Bei der

Nutzung des Übertragungskanals Peppol wird zudem eine Participant-ID (auch Peppol-ID

genannt) zur Adressierung benötigt. Für die Einrichtungen der Bundesverwaltung, die an die

ZRE und OZG-RE angeschlossen sind, kann die Participant-ID wie folgt erstellt werden: Die

Participant-ID setzt sich zusammen aus dem Präfix 0204 und einer Leitweg-ID (Bsp.: 0204:991-

33333TEST-33).

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Wie kann der Status eingereichter elektronischer Rechnungen

eingesehen werden?

Nach Übermittlung Ihrer E-Rechnung prüft die jeweilige Plattform unmittelbar die

Verarbeitungsfähigkeit der Rechnungsdaten hinsichtlich der formalen Richtigkeit und

Vollständigkeit. Den Status Ihrer eingereichten E-Rechnung können Sie unabhängig von der

Wahl des Übertragungskanals in Ihrem Nutzerkonto einsehen. Bei der Verwendung des

Übertragungskanals Peppol erhalten Sie eine automatische Rückmeldung, ob die Übertragung

der Rechnung technisch funktioniert hat.

Wo können Skontoinformationen eingetragen werden?

Das Informationselement „Zahlungsbedingungen“ (BT-20) kann genutzt werden, um

Skontoinformationen anzugeben. In der Weberfassung der Plattformen erfolgt dies unter

„Zahlungsbedingungen“.

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Können auch Anlagen zu einer elektronischen Rechnung

hinzugefügt werden?

Ihre E-Rechnung können Sie durch Einbetten in das XML bis zu 200 Anlagen beifügen. Eine

technische Lösung für den Versand von rechnungsbegründenden Anlagen mit einer Größe von

über 15 MB (große Anlagen) wurde erfolgreich auf der OZG-RE und ZRE ausgerollt.

Folgende Arten von Anlagen sind zulässig:

• PDF-Dokumente

• Bilder (PNG, JPEG)

• Textdateien (CSV)

• Excel-Tabellendokumente (XLSX)

• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

• XML (ab 01.01.2021, bei Anwendung der Extension XRechnung)

Wie können Sie die termingerechte Zahlung Ihrer Rechnung

unterstützen?

Damit eine Rechnungsbearbeitung ohne weitere Eingriffe bis hin zur Zahlung durchgeführt

werden kann, ist es hilfreich, wenn Sie in Ihren Rechnungsdaten auf Zeichen verzichten, die im

Zahlungsverkehr nicht gestattet sind (Bsp.: / | § | %).

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Wo gibt es zusätzliche Informationen?

Auf der Internetseite der KoSIT erhalten Sie viele Informationen rund um den Standard

XRechnung.

Die offizielle Webseite zum Thema E-Rechnung enthält weitere hilfreiche Informationen für

Rechnungssender.

Gibt es einen Support für weitere Fragen und Probleme?

Zur Beantwortung allgemeiner Fragen zum Thema elektronische Rechnung für

Rechnungssteller und Rechnungseingangsplattformen des Bundes steht Ihnen ein Support zur

Verfügung.

Bei Fragen zur ZRE und OZG-RE:

Telefon: +49 30 2598 4436

E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de

Sie erreichen den telefonischen Support von Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr.

Für individuelle Fragen (Leitweg-ID, Teilnahme an der ZRE, OZG-RE) wenden Sie sich bitte an

Ihren Auftraggeber.

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