065_2026_OV_RV_Vor-Ort Service_Bewerbungsbedingungen_V100.pdf

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Bewerbungsbedingungen zum Vergabe-

verfahren

065/2026 OV RV Vor-Ort Service

Version 100

01.10.2026

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Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Bestimmungen zum Vergabeverfahren 2 2 Grundsätzliche Bestimmungen 2 3 Auftraggeber und ausschreibende Stelle 2 4 Elektronische Vergabe (eVergabe) 2 5 Kommunikation 3 6 Aufteilung in Lose 3 7 Form und Inhalt des Angebotes 3 8 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes 4 9 Zahl der Haupt- bzw. Nebenangebote 4 10 Kosten und Vergütung 4 11 Eignung und Bedingungen für die Ausführung des Auftrags 4 12 Generalunternehmerschaft 5 13 Unteraufträge 5 14 Bietergemeinschaften 5 15 Zusatz für ausländische Bieter 5 16 Hinweise zur Leistungsbeschreibung 5 17 Hinweise zum Kriterienkatalog und zum Preisblatt 6 18 Prüfung und Wertung der Angebote 6 19 Vorgehen bei der Bewertung der Leistung 7 20 Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote / Informationspflicht 7 21 Zuschlagserteilung 8 22 Rechtsbehelf 8 23 Angabe der Vergabekammer 9 24 Vertraulichkeit 9 25 Datenschutz 9 26 Schutzrechte / Kennzeichnung von Betriebsgeheimnissen 9

Bewerbungsbedingungen zum Vergabeverfahren

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Allgemeine Bestimmungen zum Vergabeverfahren

1 Allgemeine Bestimmungen zum Vergabeverfahren

Der Auftraggeber (AG), das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) ist der zentrale IT- Dienstleister für die Berliner Verwaltung. Das ITDZ Berlin unterstützt beim Einsatz der Informa- tions- und Kommunikationstechnik und stellt dafür umfassende IT-Dienstleistungen bereit. Diese Aufgabe möchte das ITDZ Berlin mit modernster Technik, innovativen Lösungen und einem Full- Service-Angebot erfüllen.

Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens sucht das ITDZ Berlin einen Vertragspartner, der für das ITDZ Berlin und seine Kunden einen Vor-Ort Service liefert.

Kunden des ITDZ Berlin sind Stellen des Landes Berlin inklusive Bildungseinrichtungen.

Stellen des Landes Berlin sind die unmittelbare Landesverwaltung mit der Hauptverwaltung und den Bezirksverwaltungen, die Gerichte, die Verwaltung des Abgeordnetenhauses, die Berliner Be- auftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, der Rechnungshof, der Verfassungsgerichts- hof, die mittelbare Landesverwaltung mit ihren landesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie Einrichtungen in privatwirtschaftlicher Rechtsform mit unmittelbarer Beteiligung des Landes Berlin.

2 Grundsätzliche Bestimmungen

Das ITDZ Berlin schreibt die Leistung als Offenes Verfahren nach dem Gesetz gegen Wettbewerbs- beschränkung (GWB) in Verbindung mit der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) in der jeweils zum Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung aktuellen Fassung aus.

Es gilt deutsches Recht.

3 Auftraggeber und ausschreibende Stelle

Siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf Absatz 1.

4 Elektronische Vergabe (eVergabe)

Auf der Vergabeplattform Berlin werden alle Unterlagen, die für die Erstellung eines Angebotes im Rahmen dieses Vergabeverfahrens erforderlich sind zum Herunterladen zur Verfügung gestellt.

Interessenten wird eine Registrierung zum Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin empfohlen. Damit erhalten Sie die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form und werden über Antworten auf Bieterfragen und Änderungen an den Vergabeunterlagen informiert. Für eine

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Kommunikation

Abgabe von Angeboten ist eine Registrierung unter https://www.berlin.de/vergabeplattform/ zwingend erforderlich. Zu den technischen Voraussetzungen siehe Anlage Datei: „IV2121_V2121_Wirt_2121_Teilnahmebeding_elektr_Vergabeverf-0423.pdf“.

Es wird dringend empfohlen, mit dem Hochladen der Angebotsbestandteile Stunden vor Ablauf der Angebotsfrist zu beginnen.

Weitere Details siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf –, Absatz 10.

5 Kommunikation

Siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf –, Absatz 2

Fragen zum Ausschreibungsverfahren sind ausschließlich als einzelne Anfragen über die Vergabe- plattform des Landes Berlin zu stellen, um Transparenz und Gleichbehandlung für alle Interessen- ten/Bieter sicherstellen zu können. Bitte verwenden Sie außerdem sprechende Bezeichnungen für den Betreff, um Ihnen und der Vergabestelle eine Zuordnung der Fragen zu ermöglichen.

Für den Fall, dass Sie kein Angebot einreichen, bitten wir um eine Absage über die Vergabeplatt- form.

6 Aufteilung in Lose

Siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf – Absatz 5

7 Form und Inhalt des Angebotes

Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Formulare zu verwenden.

Das Angebot sowie sämtliche beizubringende Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer anderen Sprache abgefasst ist, ist eine Übersetzung beizufügen. Abweichend hiervon können Datenblätter und Zertifikate in eng- lischer Sprache dem Angebot beigefügt werden. Die ausschreibende Stelle behält sich vor, Über- setzungen nachzufordern.

Weitere Details siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf – Anlagen A bis D, Absatz 3

Inhaltliche Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes. Soweit Änderungen an den Vergabeunterlagen vor Zuschlag nicht erkannt werden, entfalten diese keine Wirkung.

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Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters dürfen dem Angebot nicht beigefügt werden und auf ihre Geltung darf auch nicht verwiesen werden. Anderenfalls gilt dies als unzulässige Änderung oder Ergänzung an den Vergabeunterlagen im Sinne des § 57 Abs. 1 Ziff. 4 VgV und führt ggf. zum Ausschluss des betroffenen Angebots.

8 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes

Der Bieter kann sein Angebot nur bis Ablauf der Angebotsabgabefrist berichtigen, ändern oder zu- rückziehen. Berichtigungen oder Änderungen müssen zweifelsfrei sein.

9 Zahl der Haupt- bzw. Nebenangebote

Pro Bieter ist ein Hauptangebot zulässig. Bei Abgabe mehrerer Hauptangebote führt das zum Aus- schluss aller Angebote eines Bieters.

Weitere Details siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf – Absatz 6.

10 Kosten und Vergütung

Für die Erstellung der Angebotsunterlagen werden Kosten nicht erstattet.

11 Eignung und Bedingungen für die Ausführung des Auftrags

Zur Prüfung der Fachkunde und der Leistungsfähigkeit von Unternehmen (Eignung) gemäß § 122 GWB i. V. m. §§ 42 ff VgV sollen dem Angebot die in Anlage „Übersicht Erklärungen und Nach- weise“, Datei: 065_2026 OV_RV_Vor-Ort Service_Übersicht Erklärungen und Nachweise_Vxxx*.pdf aufgeführten Eigenerklärungen bzw. Nachweise beigefügt werden.

Nimmt ein Bieter zum Nachweis seiner Eignung die Kapazitäten eines oder mehrerer anderer Un- ternehmen in Anspruch (Eignungsleihe), hat er seine eigene Eignung zusammen mit der jedes ein- zelne der in Anspruch genommenen Unternehmen nachzuweisen. Zudem muss er darlegen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen, beispielsweise durch Vorlage einer entsprechenden Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen, § 47 Abs. 1 VgV; vgl. dazu auch Tz. 12 bzw. 13.

Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft seine eigene Eignung nachzu- weisen.

Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen akzeptiert der öffentliche Auftraggeber die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nach § 50 VgV, vgl. § 48 Abs. 3 VgV.

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Generalunternehmerschaft

12 Generalunternehmerschaft

Der Bieter hat alle enthaltenen Leistungen anzubieten. Er ist berechtigt, alle Leistungen durch sein Unternehmen allein oder aber als Generalunternehmende zu erbringen. In letzterem Falle behält er aber gegenüber dem Auftraggeber die Gesamtverantwortung für die Ausführung der betreffen- den Leistung.

13 Unteraufträge

Der Bieter hat bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die er im Wege der Unterauftragsver- gabe an Dritte zu vergeben beabsichtigt und soweit bekannt, die vorgesehenen Unterauftragneh- menden zu benennen.

Bei bekannten Unterauftragnehmenden sind deren Namen und Adressen anzugeben und deren Fachkunde und Leistungsfähigkeit durch die im Bekanntmachungstext bzw. in der Anlage „Über- sicht Erklärungen und Nachweise“, Datei: 065_2026 OV Vor-Ort Service_Übersicht Erklärungen und Nachweise_Vxxx*.pdf aufgeführten Eigenerklärungen bzw. Nachweise sowie Bedingungen an die Auftragsausführung beizubringen.

14 Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen.

Mit dem Angebot sind sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot zu erklären, dass im Auf- tragsfall eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird (Anlage: Wirt 238).

Für die Prüfung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bietergemeinschaft und für die Bedingungen an die Auftragsausführung gilt Tz. 11.

Ein Mitglied einer Bietergemeinschaft darf nicht Mitglied in einer weiteren Bietergemeinschaft sein, welche ein konkurrierendes Angebot einreicht.

Weitere Details siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf –, Absatz 4.

15 Zusatz für ausländische Bieter

Siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf –, Absatz 8.

16 Hinweise zur Leistungsbeschreibung

Die Leistung ist in Form:

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Hinweise zum Kriterienkatalog und zum Preisblatt

• einer Leistungsbeschreibung (Datei: 065_2026 OV Vor-Ort Service_Leistungsbeschrei- bung_Vxxx*.pdf) inkl. Anlagen,

• eines Kriterienkataloges (Datei 065_2026 OV Vor-Ort Service_Kriterienkatalog_Vxxx*.xlsx),

• eines Preisblatts (Datei: 065_2026 OV Vor-Ort Service_Preisblatt_Vxxx*.xlsx),

• einer Rahmenvereinbarung (Datei: 065_2026 OV Vor-Ort Service_Rahmenvereinba- rung_Vxxxx*.pdf) und

• eines Mustervertrages zur Auftragsdatenverarbeitung (Datei: 065_2026 OV_RV_Vor-Ort Service _Muster Vertrag zur Auftragsverarbeitung.pdf

beschrieben.

17 Hinweise zum Kriterienkatalog und zum Preisblatt

Hinweise zur Bearbeitung des Kriterienkataloges und des Preisblattes entnehmen Sie bitte den Ta- bellenblättern „Hinweis“ in den Dokumenten Kriterienkatalog (Datei: 065_2026 OV Vor-Ort Ser- vice_Kriterienkatalog_Vxxx*) und Preisblatt (Datei 065_2026 OV Vor-Ort Service_Preis- blatt_Vxxx*).

18 Prüfung und Wertung der Angebote

Die Prüfung der eingehenden Angebote erfolgt gemäß §§ 122 ff. GWB i. V. m. § 56 VgV.

Ausgeschlossen werden alle Angebote, die nicht den Maßgaben des GWB und der VgV entspre- chen, insbesondere den Erfordernissen des § 53 VgV, Angebote von Unternehmen, die die Eig- nungskriterien nicht erfüllen und/oder die nicht den Vorgaben der Leistungsbeschreibung und des Systemvertrages genügen oder die nicht alle allgemeinen Ausschlusskriterien (A-Kriterien) erfül- len.

Zuschlagskriterien sind die Leistungspunkte und der Wertungspreis. Demnach bestimmt sich das wirtschaftlichste Angebot nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die Wertung erfolgt nach der Einfachen Richtwertmethode der gemäß UfAB.

Bei der hier angewandten Einfachen Richtwertmethode wird das Verhältnis von Preis und Leistung als Quotient zu einer Kennzahl „Z“ errechnet:

Dabei werden die Formelparameter wie folgt definiert:

Z = Kennzahl für Preis-Leistungsverhältnis des zu bewertenden Angebots

L = Leistungspunktzahl des zu bewertenden Angebotes

P = Preis (in EUR) des zu bewertenden Angebotes (= Wertungspreis gemäß Preisblatt)

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Vorgehen bei der Bewertung der Leistung

𝐿 (𝐿𝑒𝑖𝑠𝑡𝑢𝑛𝑔) 𝑍 = 𝑃 (𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠)

Beispiel:

Hinweis: Die Kennzahl Z ist beliebig skalierbar, um ganze Zahlen zu erhalten. So kann etwa die Kennzahl Z für alle Ergebnisse mit dem Faktor 1.000 multipliziert werden, ohne dass sich die Rang- folge verändert.

Hinweise zur Ermittlung der Leistungspunktzahl:

Die Leistungspunktzahl wird anhand der in dem Dokument „065_2026_OV_RV_Vor-Ort Ser- vice_Kriterienkatalogs_Vxxx“ vorgegebenen Kriterien und der dort jeweils zu erreichenden Punkte bemessen. Es können maximal 410 Punkte erreicht werden.

19 Vorgehen bei der Bewertung der Leistung

Die Leistungsbestandteile (Kriterienkatalog inkl. Anlagen) der Angebote werden von 3 fachlichen Mitarbeitenden (Auswertenden) des Auftraggebers geprüft und bewertet.

Dabei wird die Auswertung der jeweiligen Kriteriengruppen nach den Fachgebieten der Auswerten- den aufgeteilt.

Dies erfolgt für alle Angebote gleichermaßen.

Weichen die Auswertungsergebnisse der einzelnen Auswertenden voneinander ab, kommt es zu einer Einigung auf ein Ergebnis (Punktzahl gemäß Erfüllungsgrad des Wertungsmaßstabs je Krite- rium).

20 Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote / Informationspflicht

Der Auftraggeber informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, gemäß § 134 GWB.

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Zuschlagserteilung

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Bieter mit Abgabe seines Angebotes ebenfalls den Bestim- mungen über nicht berücksichtigte Angebote gem. § 62 VgV unterliegt.

Der Auftraggeber informiert gemäß § 39 VgV über die Auftragsvergabe nach Zuschlag.

Weitere Details siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf - Absatz 11.

21 Zuschlagserteilung

Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung, d. h. mit Zugang der Mitteilung über den erfolgten Zu- schlag zustande.

Mit Abgabe seines Angebotes ist der Bieter bis zum auf der Vergabeplattform Berlin veröffentlich- ten Bindefristdatum an sein Angebot gebunden (Bindefrist).

Eine etwaige Aufhebung der Ausschreibung wird den Bietern mitgeteilt.

22 Rechtsbehelf

I. Ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer ist gemäß § 160 Absatz 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertage gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsab- gabe oder zur Bewerbung gegenüber dem AG gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebots- abgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem AG gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AGs, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

II. Gemäß § 135 Absatz 2 GWB kann die von Anfang an bestehende Unwirksamkeit eines Ver- trages gemäß § 135 Absatz 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im

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Angabe der Vergabekammer

Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der be- troffenen Bietenden und Bewerbenden durch den öffentlichen Auftraggeber über den Ab- schluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäi- schen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amts- blatt der Europäischen Union.

23 Angabe der Vergabekammer

Siehe Anlage Wirt-211EU_Aufforderung_zur_Abgabe_eines_Angebots-0726.pdf - Absatz 14.

24 Vertraulichkeit

Alle Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden. Jede Veröf- fentlichung oder Weiterverwendung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung des ITDZ Berlins nicht statthaft. Der Bieter hat nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bekannt gewordenen Interna des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Diese Verpflich- tung muss der Bieter an seine Arbeitnehmenden und eventuelle Unterauftragnehmende weiterge- ben, auch über die Dauer des bestehenden Arbeitsverhältnisses bzw. Unterauftragsverhältnisses hinaus.

25 Datenschutz

Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie dem Merkblatt zum Datenschutz (Datei: ITDZ- Merkblatt_ Datenschutz.pdf).

26 Schutzrechte / Kennzeichnung von Betriebsgeheimnissen

Der Bieter hat anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte beste- hen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind oder erwogen werden.

Im Rahmen von Vergabenachprüfungsverfahren oder Anträgen nach dem Informationsfreiheitsge- setz kann die ausschreibende Stelle verpflichtet sein, Akteneinsicht zu gewähren. Soweit Teile des Angebotes schützenswerte Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse des Bieters enthalten oder der Bieter dadurch ein nicht nur unwesentlicher wirtschaftlicher Schaden entstehen kann (§ 7 Berliner Informationsfreiheitsgesetz), sind die betroffenen Passagen (je nach Einzelfall einzelne Wörter, Absätze oder Seiten) des Angebotes deutlich mittels Aufdruck oder Stempel zu kennzeichnen und zu begründen.

Es wird darauf hingewiesen, dass aus Gründen des effektiven Rechtsschutzes in Vergabenachprü- fungsverfahren eine Offenlegung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen erfolgen kann. Nimmt

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Schutzrechte / Kennzeichnung von Betriebsgeheimnissen

der Bieter keine entsprechende Kennzeichnung an seinen Angebotsunterlagen vor, so darf der Auftraggeber davon ausgehen, dass keine Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse im Angebot ent- halten sind.

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