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Bieterfragen, Antworten und Hinweise Stand: 22.09.2026
zur Vergabe „Vergabe von Video- und Audiodolmetschleistungen in einem offenen Verfahren“
Aktenzeichen/ Vergabenummer: Vergabe_VAD-08.2026
Hinweis vom 10.09.2026:
Aufgrund der angekündigten Wartung der e-vergabe-Plattform für den Zeitraum vom 08.10.26 0:00 Uhr bis zum 13.10.26 23:59 Uhr wird die Angebotsfrist um sechs Tage verlängert. Angebote können bis Montag, den 19.10.2026, 14 Uhr eingereicht werden. Die Bewerbungsbedingungen werden nicht gesondert angepasst.
Fragen:
1.) Frage vom 11.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026: Nach welcher exakten mathematischen Berechnungsformel wird das Leistungs-Preis- Verhältnis (LPV) gemäß Ziffer 5.1.10 der Bekanntmachung aus den Leistungspunkten und dem Minutenpreis ermittelt?
Das Leistungs-Preis-Verhältnisses (LPV) in Zelle F63 wird wie folgt ermittelt: »Leistungspunkte gesamt« (Zelle F25) geteilt durch »gebotenen durchschnittlichen Minutenpreis« (Zelle F35). Das Ergebnis wird kaufmännisch gerundet auf 2 Nachkommastellen.
Die Gesamtzahl der Leistungspunkte bildet sich aus der Summe der Leistungspunkte auf den Tabellenblättern „Anl. 4.1“ (Zellen F16 und F18) und „Anl. 4.2“ (Zelle F23).
Der gebotene durchschnittliche Minutenpreis (Zelle F35) wird kaufmännisch gerundet auf 2 Nachkommastellen.
2.) Frage vom 11.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026: Würde die Vergabestelle zur Gewährleistung eines breiten Bieterwettbewerbs auch Referenzen anerkennen, bei denen die geforderten Teilkriterien (1.000 Einrichtungen, 1.000 Nutzerzugänge, 2.500 Monatsdolmetschungen) auf bis zu drei vergleichbare Projekte verteilt nachgewiesen werden?
Gefordert wird das Vorliegen von zwei vergleichbaren Referenzprojekten. Maßstab für die Vergleichbarkeit ist die Erbringung der Dienstleistung Video- und Audiodolmetschen für jeweils mehr als 1.000 Einrichtungen. Dabei müssen in mindestens einem Projekt mit Video- und Audiodolmetschen auch Dolmetschleistungen per Telefon, bei mindestens einem Projekt mindestens 1.000 Nutzerzugänge für Video- und Audiodolmetschen angeschlossen und bei mindestens einem Projekt durchschnittlich mindestens 2.500 Dolmetschleistungen pro Monat über einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten erbracht worden sein. Alternativ werden
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parallel laufende Projekte als Referenz anerkannt, solange in Summe die geforderten Teilkriterien erfüllt sind.
3.) Frage vom 11.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026: Findet die Entgeltvorgabe von 1,50 Euro über dem Mindestlohn nach § 6 Abs. 4 ThürVgG ausschließlich auf festangestellte Arbeitnehmer des Auftragnehmers Anwendung, oder erstreckt sich diese Verpflichtung auch auf selbstständige Honorardolmetscher?
Unter den weiteren in § 6 Abs. 4 Satz 4 ThürVgG geregelten Voraussetzungen dürfen Aufträge nur dann an Unternehmen vergeben werden, wenn diese ihren Arbeitnehmern bei der Ausführung der Leistung ein Mindeststundenentgelt zahlen, das mindestens 1,50 Euro über dem aktuell gültigen gesetzlichen Mindestlohn liegt. Nachunternehmer haben dies ebenfalls für deren beschäftigte Arbeitnehmer sicherzustellen (§ 6 Abs. 5 Satz 4 ThürVgG). Für nicht als Arbeitnehmer beschäftigte Dolmetscher gelten die Vorgaben nicht.
4.) Frage vom 11.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026: Ist unter dem Anschluss von mindestens zwei Kameras auf Nutzerseite das unterbrechungsfreie Umschalten zwischen Kameras oder das gleichzeitige Übertragen zweier paralleler Videostreams eines Endgeräts zu verstehen?
Vordergründig benötigt wird die Möglichkeit, Videokonferenzen mit mehr als zwei Teilnehmenden durchführen zu können (Multipoint-Konferenzen). Ergänzend soll es möglich sein, dass zwei Teilnehmende am gleichen Ort sich mit demselben Endgerät aber jeweils eigener Kamera zuschalten können, z.B. wenn Patient und Arzt sich an verschiedenen Stellen im Raum befinden oder mehrere Gesprächsteilnehmende im Bild sein sollen. Bieter mögen nach eigenem Ermessen geeignete Umsetzungsmöglichkeiten vorschlagen. (Beide in der Frage genannten Optionen wären denkbar.)
5.) Frage vom 11.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
In den Vergabeunterlagen wird als Maßstab für die Vergleichbarkeit der Referenzen die Erbringung von Video- und Audiodolmetschleistungen für jeweils mehr als 1.000 Einrichtungen genannt.
Zur einheitlichen Angebotserstellung bitten wir um Klarstellung folgender Punkte:
- Wie ist der Begriff „Einrichtung“ zu verstehen: als rechtlich bzw. organisatorisch selbstständige Institution, oder als einzelne Nutzungsstelle (z. B. Dienststelle, Standort, Abteilung oder einzelner Sachbearbeiterplatz mit eigenem Zugang)?
Berechtigte Einrichtungen sind Einrichtungen, die den Video- und Einrichtungen Audiodolmetschdienst potentiell kostenfrei nutzen dürfen. Die berechtig- ten Einrichtungen sind unter Ziffer II. 4 der Leistungsbeschreibung genannt. Die Einrichtungen umfassen teils mehrere berechtigte Stellen, die potentiell den Dienst nutzen können.
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Nutzende sind die einzelnen Mitarbeitenden der angemeldeten Einrichtungen und Stellen, die die Dienste von Dolmetschenden über einen Zugang in Anspruch nehmen (können).
- Erfüllt eine Referenz die Anforderung, wenn die Leistung über einen Rahmenvertrag mit einer zentralen Stelle erbracht wird und daraus mehr als 1.000 abruf- bzw. nutzungsberechtigte Einrichtungen bedient werden?
Eignungs- und damit Referenzanforderungen können durch den Bieter selbst oder im Wege der Eignungsleihe durch Dritte erfüllt werden, d. h. Bieter und/oder Dritter müssen die Referenzleistungen erbracht haben. Voraussetzungen und Anforderungen zum Nachweis der Eignungsleihe sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Ob es sich um einen Rahmenvertrag mit einer zentralen Stelle handelt oder nicht, ist nicht entscheidend.
- Ist der Zeitpunkt der Zählung der Stand bei Vertragsende bzw. zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe, oder die Summe der im Referenzzeitraum bedienten Einrichtungen?
Maßgebend ist der Zeitpunkt der Angebotsabgabe. Wir weisen darauf hin, dass damit aber keine Aufsummierung im Zeitablauf gemeint ist.
- In welcher Form ist die Anzahl nachzuweisen – genügt die Angabe im Eigenerklärungsformular, oder sind zusätzliche Nachweise bzw. Auftraggeberbestätigungen erforderlich?
Die Anzahl ist durch Eigenerklärung nachzuweisen. Es wird auf Punkt III. 5. b. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen, wonach sich die Vergabestelle ausdrücklich vorbehält, Nachweise anzufordern.
- Ergänzend bitten wir um Klarstellung, ob es genügt, wenn eine Referenz über einen Rahmenvertrag mit einer zentralen Beschaffungsstelle erbracht wird, aus dem mehr als 1.000 abrufberechtigte Einrichtungen bzw. Nutzungsstellen berechtigt sind, und wie der Nachweis der Anzahl zu erbringen ist (Eigenerklärung mit Angabe der Anzahl oder zusätzlicher Nachweis). Es wird auf die Antworten zu Frage 2 und Frage 4 verwiesen.
6.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Wer ist der derzeitige Auftragnehmer für das laufende Video-/Audio- Dolmetschprogramm, und was ist der Grund für die Neuausschreibung?
Die derzeitige Auftragnehmerin ist die LingaTel GmbH aus München. Die Neuausschreibung erfolgt aufgrund des bevorstehenden Ablaufs der maximal möglichen Vertragslaufzeit.
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7.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Dolmetscher sind oft freiberuflich tätig; gelten sie im Rahmen dieser Ausschreibung als Subunternehmer? Ja.
Gelten freiberufliche Dolmetscher, die vom Bieter beauftragt werden, als „Nachunternehmer“ im Sinne von § 7 ThürVgG, was eine formelle Erklärung, die Zustimmung des Auftraggebers und die Weitergabe von Tarif- und Mindestlohnverpflichtungen erfordert? Ja.
8.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Müssen Dolmetscher bei der Einreichung eines Angebots namentlich genannt werden? Und müssen zusätzliche Qualifikationsnachweise vorgelegt werden? Müssen einzelne Dolmetscher mit dem Angebot Lebensläufe einreichen (anonymisiert oder namentlich genannt), oder reicht eine allgemeine Beschreibung der Qualifikationen und Erfahrungen aus?
Nein, es ist keine namentliche Nennung oder Zusendung von Einzelnachweisen für alle Dolmetschenden mit der Angebotsabgabe erforderlich. Eine allgemeine Beschreibung der Qualifikationen und Erfahrungen für den Dolmetschendenpool ist im Angebot ausreichend.
Bieter müssen aber sicherstellen, dass die Anforderungen und Qualifikationen der Dolmetschenden erfüllt sind und jederzeit geprüft werden können.
9.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Gibt es eine Seitenbegrenzung oder Formatvorgaben für die als Freitext beigefügten Konzepte (Dienstleistungspräsentation, Protokollführungskonzept, Qualitätssicherungskonzept, Sicherheitskonzept usw.)?
Nein, aufgrund der Unterschiedlichkeit der Unterlagen gibt es keine allgemeinverbindliche Vorgabe. Unabhängig davon werden die Bieter darum gebeten, den Umfang der Angebotsunterlagen auf das tatsächlich Notwendige zu beschränken. Aus den Erfahrungen vergangener Vergabeverfahren stellt sich dar, dass regelmäßig nicht mehr als 4 bis 5 DIN A4-Seiten je Anlage erforderlich sein dürften, sofern die Art des Dokuments nichts anderes erfordert (z.B. Muster einer Auftragverarbeitungsvereinbarung).
10.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Wird ein eigenständiger Notfall-/Ausfallplan für den Fall der Nichtverfügbarkeit von Dolmetschern als separates Dokument erwartet, oder wird davon ausgegangen, dass dieser durch das Protokollmanagementkonzept und die SLA- /Verzugsstrafenbestimmungen abgedeckt ist?
Der Auftragnehmer hat die Verfügbarkeit der vertraglich vereinbarten Leistungen für den gesamten Vertragszeitraum sicherzustellen und mitzuteilen, wenn aufgrund nicht
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verfügbarer Dolmetschpersonen eine Leistung bzw. Sprache grundsätzlich nicht oder nicht mehr erbracht werden.
Soweit die Anfrage das Nicht-Zustandekommen von Dolmetschleistungen im Einzelfall betrifft, ist dies im Rahmen der monatlichen Berichtspflichten als einzelnes Dokument oder in einem Gesamtdokument darzustellen.
11.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Können für Einsätze außerhalb der regulären täglichen Dienstzeiten (08:00–18:00 Uhr Mo–Fr) Zuschläge anfallen, oder muss der einheitliche Misch-Minutensatz bereits einen Aufschlag für Einsätze außerhalb der regulären Dienstzeiten enthalten?
Bei dem gebotenen durchschnittlichen Minutenpreis handelt es sich um eine Mischkalkulation des Bieters für die Bereitstellung des Dienstes innerhalb und außerhalb des Tagesdienstes.
12.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Ist eine Preisänderung/Indexierung (z. B. an den Verbraucherpreisindex gekoppelt) für die beiden optionalen Verlängerungszeiträume von jeweils einem Jahr zulässig, da der Vertragstext die Gebühr für das Verlängerungsjahr auf den Satz von 2027 festlegt?
Nein.
13.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Sind Stornogebühren zu erheben (z. B. für einen vom Kunden stornierten gebuchten/vereinbarten Termin oder ein Nichterscheinen des Nutzers)?
Nein.
14.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Wird eine Zertifizierung nach ISO 17100/18841/9001 (oder ein gleichwertiges Qualitätsmanagement-Zertifikat) erwartet oder geschätzt?
Es wird auf die Eignungs- und Zuschlagskriterien verwiesen.
15.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Handelt es sich bei dem Mechanismus „bis zu zwei zusätzliche Sprachen pro Jahr, die von optional auf obligatorisch hochgestuft werden können“ um eine Verpflichtung des Bieters, die bei der Auftragsvergabe geprüft wird, oder um eine dauerhafte Option, die der Auftraggeber während der Vertragslaufzeit einseitig in Anspruch nehmen kann?
Beides. Der Bieter muss die Option ermöglichen, pro Kalenderjahr bis zu 2 Sprachen innerhalb der Kategorien Pflicht- und Zusatzsprachen zu tauschen. Über die Inanspruchnahme der Option entscheidet einseitig der Auftraggeber.
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Durch die Definition als Ausschlusskriterium ist die Erfüllung prüfrelevant für die Auftragsvergabe. Vgl. Leistungsbeschreibung Nr. II.2.
16.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Wirkt sich die Ausnahmeregelung im Zusammenhang mit den Russland-Sanktionen auf die Beschaffung/Beauftragung von Dolmetschern mit russischer Staatsangehörigkeit für die obligatorische Sprachlinie „Russisch“ selbst aus, oder betrifft sie ausschließlich Unternehmens- oder Eigentumsverbindungen zu Russland?
Wir verstehen Ihre Frage so, dass Sie wissen möchten, ob sich die Sanktionen auch gegen bestimmte Personen richten. Eine Liste der betroffenen natürlichen und juristischen Personen, Einrichtungen und Organisationen finden Sie im Anhang 1 unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:02014R0269- 20221114 .
17.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Welche Telemedizin-/Videomedizin-Plattform wird derzeit genutzt?
Das Angebot der Telemedizin wird aktuell und bis Ende 2026 umgesetzt durch die A+ Videoclinic GmbH aus Gräfelfing. Die Leistung der Telemedizin wird neu ausgeschrieben. Der Auftragnehmer muss insoweit eine technische Lösung für die Kompatibilität der Video- und Audiodolmetschplattform mit dem Angebot der „Telemedizin“ bzw. „Videomedizin“ mit dem TMJMV und dem künftig unter Vertrag stehenden Anbieter der Telemedizin abstimmen und zur Verfügung stellen. (vgl. Leistungsbeschreibung III.2.)
18.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Wie werden die 1.505 bestehenden Einrichtungen und 5.800 Nutzer übertragen?
Die Kontakt-/Anmeldedaten der bestehenden Einrichtungen sollen dem Auftragnehmer digital zur Verfügung gestellt werden (voraussichtlich per Excel- oder csv-Dateiformat).
19.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Gibt es historische Nutzungszahlen, aufgeschlüsselt nach Sprache?
Die Unterscheidung von Pflicht- zu Zusatzsprachen bildet die Verteilung der genutzten Sprachen ab. In 2025 entfielen 84,29 % der Dolmetschleistungen auf die zehn Pflichtsprachen.
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20.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Wie verteilen sich die Sprachen anteilig auf die einzelnen Lose?
Es gibt keine Fachlose, vgl. § 30 VgV.
21.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Wie verteilt sich das Volumen nach Einrichtungstyp auf Audio- und Videokonferenzen?
Das Volumen je Einrichtungstyp verteilt sich wie folgt:
22.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Gibt es eine bestehende API- oder SSO-Integration mit dem aktuellen System?
Die Übermittlung von Daten seitens des Auftraggebers an den Dienstleister erfolgt bislang ohne integrierte Schnittstelle: Die Anmeldedaten der anzuschließenden Einrichtungen bspw. werden dem Auftragnehmer per Excel-Datei zur Verfügung gestellt.
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23.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
Wie werden Bieter aus anderen EU-Ländern, wie beispielsweise der Schweiz, behandelt und bewertet?
Bitte konkretisieren Sie Ihre Frage.
24.) Frage vom 14.09.2026 und Antwort vom 18.09.2026:
In "08_Eigenerklärungen und andere Nachweise zur Eignung_20260907" geben Sie an, dass eine deutschsprachige Ansprechperson bei Referenzprojekten genannt werden soll. Ist eine englischsprachige Ansprechperson ebenfalls akzeptiert, sofern in den entsprechenden Referenzprojekten sämtliche in den Vergabeunterlagen genannten Anforderungen an Umfang, Einrichtungen, Nutzerzugänge, Dolmetschvolumen und Leistungszeitraum erfüllt sind?
Es werden auch englischsprachige Ansprechpersonen bei den Referenzprojekten akzeptiert. Die Vergabeunterlagen werden dahingehend geändert. Es wird darauf verzichtet das Dokument „08_Eigenerklärungen und andere Nachweise zur Eignung_20260907“ unter Punkt II.2.a entsprechend anzupassen.
25.) Frage vom 18.09.2026 und Antwort vom 21.09.2026:
Welche Vergütung fällt gegebenenfalls an, wenn ein vereinbarter Dolmetschereinsatz storniert wird oder der Auftraggeber nicht erscheint, nachdem ein Dolmetscher gebucht wurde?
Wir verweisen auf die Antwort zu Frage 13.
26.) Frage vom 21.09.2026 und Antwort vom 22.09.2026:
Können Sie uns einen Zeitraum nennen, an denen die Kontaktpersonen unserer Referenzen kontaktiert werden sollen?
Der Zeitraum betrifft voraussichtlich die KW 43 bis einschließlich KW 47.
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